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Agile Ressourcenplanung

1.0

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Evolution Ressourcenplanung - Ansatz 1: Papiergestütztes Planning Board je Team

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• Karten, Pinwand

– dann kamen die Motten....• Kapazität: Ausdruck Team-Monatskalender

• Kann funktionieren bei:– Teams mit sehr konstanter Fremdverplanung

und sehr konstanter Auslastung

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Evolution Ressourcenplanung – Ansatz 2 Excel Sheet je Team

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– kannste mal das Excel zumachen?...

• Pflegeaufwände beherrschbar bei:– Wenigen Teams mit eindeutiger

Teamzuordnung je Mitarbeiter

• Taskliste in Excel

• Kapazität: Excel Blatt

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Evolution Ressourcenplanung – Ansatz 3 Dezentrales Kalenderwerkzeug je Team

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• Team Kalender in MS Project

• Kapazität: Ressourcenkalender

• Große Versuchung, von Listenplanung abzuweichen– Kalender bleibt dezentral– ….ausser man kauft den Team-Server….

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Java, XML und Open Source seit 1998

) Competence Center)) Object Rangers )

• Schulungen , Coaching , Weiterbildungsberatung , Train & Solve-Programme

• Methoden , Standards und Tools für die Entwicklung von offenen, unternehmens-weiten Systemen

• Unterstützung laufenderJava Projekte

• Perfect Match• Rent-a-team• Coaching on the project• Inhouse Outsourcing

• Schlüsselfertige Realisierungvon Java Software

• Individualsoftware• Pilot- und Migrationsprojekte• Sanierung von Software• Software Wartung

) Software Factory )

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m7

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Dirk malt Vogelschwärme

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Folie 5

m7 Was wollen wir als Einsteiger bringen?* Schwarmbild mit Wo sind Schnittstellen zur Organisation bzw. Rest* Firmenbild erklären und dadurch die Disponierbarkeit der Mitarbeiter in den Fokus setzen* ???mniete; 28.06.2012

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Querschnittsthemen bei Scrum

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• Architektur Board

• Release Board

• Qualitäts Board

• Urlaube Krankheiten Schulungen, die sich nicht immer mitteln

• Verfolgung einer eigenen Laufbahn / Mitarbeiter Ziele

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Motivation transparenter Ressourcenplanung (Scrum-Master Sicht)

• Erhaltung der kurz- und langfristigen Mitarbeitermotivation

• Ein Team-Mitglied ist motivierter wenn– eigene Ressourcenzusagen transparent– neben dem Hauptprojektgeschäft eigene Mitarbeiter-Ziele nicht

vernachlässigtwerden.

• Mehrfachverplanung von Teammitgliedern wird transparent und kann gesteuert werden

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Motivation transparenter Ressourcenplanung (Disponenten Sicht)

• Ein Unternehmen möchte– die Mitarbeiter-Kapazitäten optimal einsetzen– den Mitarbeiter nicht unter- oder überfordern

• Ein Kunde möchte möglichst variabel Ressourcen des Unternehmens nutzen

• Fluktuationskosten sind enorme Kosten => Zufriedenheit der Mitarbeiter ist hohes Management Ziel

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Agiles Manifest

Manifesto for Agile Software Development

(Beck, Fowler, Cockburn, uvm,. 2001)

• Einzelpersonen und Interaktionen wichtiger alsProzesse und Werkzeuge

• Laufende Systeme wichtiger alsumfangreiche Dokumentation

• Zusammenarbeit mit dem Kunden wichtiger alsVertragsverhandlungen

• Fähigkeit auf Änderungen zu reagieren wichtiger als Verfolgen eines Plans

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Fazit für eine agile Ressourcenplanung

• Aus – „Fähigkeit auf Änderungen zu reagieren wichtiger als Planverfolgung“

• folgt– Änderungsbedarfe erkennen und verstehen– Pläne immer aktuell halten– Pläne minimal halten

• Aus – „Einzelpersonen und Interaktionen wichtiger als Prozesse und

Werkzeuge“

• folgt– Maximales Feedback (Transparenz) für Einzelpersonen– Schlanke praktikable Prozesse wo nötig

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Evolution Ressourcenplanung – heutiger Ansatz

• Werkzeug– Issue Tracker integriert mit

zentralem Ressourcenkalender

• Planungseinheiten– Fixdate

konkreter Arbeitstag Kapazität wird benötigt

– Project AssignmentKapazitätsanteil in einem Zeitintervall wird benötigt

• Prozess– Ressourcenverbuchung durch

neue Rolle Disponent

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Planung ca. 2-3 Sprints

im voraus

Iterationsplan

Planungsprozess

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Ist-Daten

Direkte NachsteuerungPlananpassung

ArbeitsaufträgeKomponente k

Iteration i

Planung im Sprint

ArbeitsaufträgeKomponente k

Iteration iArbeitsaufträgeKomponente k

Iteration iArbeitsaufträgeKomponente k

Sprint i

Mikroprozessagil

Makroplanklassisch

Grobplanung des Backlogs

ProjektplanLA-Sicht

Zielplanung Iteration iZielplanung

Iteration iZielplanung Sprint i

Soll-Ist-Vergleich

nach jeder Iteration

Review-ErgebnisseReview-

ErgebnisseReview-Ergebnisse

Messung

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Ressourcenplanungsprozess

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Mikroprozessagil

Makroplanklassisch

Grobplanung des Backlogs

ProjektplanLA-Sicht

Planung ca. 2-3 Sprints

im voraus

Iterationsplan

Grobe Ressourcenallokation

Zielplanung Iteration iZielplanung

Iteration iZielplanung Sprint i

Ressourcen-Feinplanung

ArbeitsaufträgeKomponente k

Iteration i

Planung im Sprint

ArbeitsaufträgeKomponente k

Iteration iArbeitsaufträgeKomponente k

Iteration iArbeitsaufträgeKomponente k

Sprint i

Daily Scrum

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Rollen in der Agilen Ressourcenplanung

• (Scrum) Team– Übernimmt Verantwortung für Aufgabenbereich– Findet, priorisiert und verfolgt Aufgaben eigenverantwortlich– Disponiert vorhandene Kapazität eigenständig

• Disponent– Verspricht und verbucht Kapazität für Teams– Vermittelt zwischen konkurrierenden Anforderungen von Teams– Makelt freie Kapazität zwischen Teams– Verbraucht Projekt-freie Kapazität

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Fallbeispiel: Sprint- und Kapazitätsplanung Aufgaben

• Sprintdauer bestimmen– vorgegeben durch Timeboxing 19.03.-01.04.2012

• Kapazitätsbedarf ermitteln

• Kapazität reservieren

• Commited Stories bestimmen– Auf Zeitbasis Tasks schätzen und gegen Kapazität halten

• Kapazität buchen

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Fallbeispiel Unternehmenssicht der Mitarbeiterverplanung

• Jeder Mitarbeiter hat seine bereits im Unternehmen bekannten Kapazitätsversprechen transparent auf Knopfdruck (seine Kollegen auch)

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Fallbeispiel Ermittlung der Einzel-Kapazitäten (innere Sicht)

• Wie viel Kapazität hat ein bestimmtes Teammitglied im nächsten Sprint voraussichtlich frei?

• Kurze Zeit vor dem Sprint Planung wird das Team je Person gefragt:

"Was hast Du vor, wie viel Kapazität kannst Du vom 19. März -1. April 2012 committen?"

• Folgendes „Mitarbeiter-Kopfwissen“ wird hier abgeholt:– Nicht eingereichte Urlaube– Verfolgung von kleineren Mitarbeiterzielen– Arzttermine

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Fallbeispiel Ermittlung der Team Kapazität (innere Sicht)

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Fallbeispiel: Sprint- und Kapazitätsplanung Aufgaben

• Sprintdauer bestimmen– vorgegeben durch Timeboxing 19.03.-01.04.2012

• Kapazitätsbedarf ermitteln

• Kapazität reservieren

• Commited Stories bestimmen– Auf Zeitbasis Tasks schätzen und gegen Kapazität halten

• Kapazität buchen

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Fallbeispiel Disponent prüft Kapazitätsanfrage

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Teamwunsch: 22h Sippach?

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Fallbeispiel Disponent reserviert Kapazitätsanfrage für das Team

• Reservierte Kapazität für den gesamten Sprint

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Fallbeispiel: Sprint- und Kapazitätsplanung Aufgaben

• Sprintdauer bestimmen– vorgegeben durch Timeboxing 19.03.-01.04.2012

• Kapazitätsbedarf ermitteln

• Kapazität reservieren

• Commited Stories bestimmen– Auf Zeitbasis Tasks schätzen und gegen Kapazität halten

• Kapazität buchen

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Fallbeispiel Sprint Planung Teil I – Commited Stories

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Fallbeispiel Sprint Planung Teil II – Aufgaben basiert schätzen

• „Grobe Stories“ werden in „feine Aufgaben“ zerlegt

• Design-Entscheidungen werden besprochen

• Unklare Anforderungen werden adressiert

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Fallbeispiel: Sprint- und Kapazitätsplanung Aufgaben

• Sprintdauer bestimmen– vorgegeben durch Timeboxing 19.03.-01.04.2012

• Kapazitätsbedarf ermitteln

• Kapazität reservieren

• Commited Stories bestimmen– Auf Zeitbasis Tasks schätzen und gegen Kapazität halten

• Kapazität buchen

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FallbeispielSprint Planung – Rückfluss an den Disponenten

• Nun ist der geplante Aufwand im Sprint-Zeitraum bekannt und commited

• Die Kapazität des Teams und der einzelnen Mitglieder wird gemeldet

• Über- bzw. Unterplanungen können verarbeitet werden

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Fallbeispiel Disponent verbucht Kapazitätszusage

• Zugesagte Kapazität für den gesamten Sprint

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• Kapazität je Teammitglied

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Fallbeispiel: Sprint- und Kapazitätsplanung Aufgaben

• Sprintdauer bestimmen– vorgegeben durch Timeboxing 19.03.-01.04.2012

• Kapazitätsbedarf ermitteln

• Kapazität reservieren

• Commited Stories bestimmen– Auf Zeitbasis Tasks schätzen und gegen Kapaztät halten

• Kapazität buchen

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Szenario 1 – Mitarbeiter erkrankt

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Ein Mitarbeiter meldet sich für 1 Woche arbeitsunfähig.

Die Meldung wird im Kapazitätsplaner verbucht

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Szenario 1 – Mitarbeiter erkrankt

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Warnungen für den Disponenten besagen:

Die Schulung muss abgesagt werden (Fixdate)Im Projekt müsste Überzeit gearbeitet werden

Der Detail-Report zeigt: Es geht um 8h Überzeit

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Szenario 1 – Mitarbeiter erkranktAuswirkung auf den Sprint

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Glück gehabt:

Die Arbeit war schon (fast) erledigt.

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Mehr von OIO zum Thema…

• Seminar: Scrum Jumpstart– http://www.oio.de/seminar/methodik-prozess-management-soft-

skills/training-kompakt-kurs-scrum-schulung.htm

• Seminar: Scrum mit Greenhopper– http://www.oio.de/seminar/methodik-prozess-management-soft-

skills/greenhopper-schulung-jira-seminar-training-scrum.htm

• Seminar: Soft Skills für Agile Projekte– http://www.oio.de/seminar/methodik-prozess-management-soft-

skills/training-moderation-kommunikation-kurs-scrum-master-schulung.htm

• Referenz: JIRA als Scrum Projektmanagement Tool– http://www.oio.de/competence-center/referenzen/beratung/referenz-

beratung-atlassian-jira-scrum-greenhopper.htm

• Jira Plugin für Ressourcenplanung und Zeiterfassung – http://agileplan.oio.de

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