Behördenschulung Kirchenpflegen 2010

Einführung Ressort Aktuariat

28. Juni und 23. August 2010

Referenten:

Benedikt Minzer (Bezirksratsschreiber Horgen)

Bernhard Neyer (Kirchgemeindeschreiber KG Bülach)

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Persönlich

• Studium der Rechte Uni BS• Gerichtsschreiber am Obergericht des Kantons

AG (Verwaltungsgericht)• Jur. Sekretär im Generalsekretariat der

Volkswirtschaftsdirektion ZH• Bezirksratsschreiber Horgen• MAS in Public Management (ZHAW)

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Kontakt

• lic. iur. Benedikt Minzer, Ratsschreiber• Bezirksratskanzlei Horgen• Seestrasse 124• 8810 Horgen• 044 728 54 11• benedikt.minzer@ji.zh.ch

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Agenda

• Einstieg• Grundlagen• Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte• Beschlüsse und Verfügungen• Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv• Weitere Hinweise

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Einstieg

• Zu welchem Zweck schreibt man ein Protokoll der Kirchenpflegesitzungen?

– In Gruppen diskutieren

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Einstieg

→Antwort ergibt sich aus den Ausführungen des heutigen Abends!

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Agenda

• Einstieg• Grundlagen• Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte• Beschlüsse• Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv• Hinweise

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Aufgaben des Aktuars

• Dokumentation der Vorgänge (Nachvollziehbarkeit)

• Korrespondenz• Protokollierung der Behördensitzungen und der

Gemeindeversammlung (Protokollführer)• Archivierung • weitere Punkte..?

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Aufgaben des Aktuars

• § 68 Abs. 1 GG:

Über die Verhandlungen jeder Gemeindebehörde wird ein Protokoll geführt.

Dieses enthält sämtliche Beschlüsse, die Präsidialverfügungen und auf Verlangen die Anträge einzelner Mitglieder oder Minderheiten.

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Stellung des Aktuars

• Aktuar oder Schreiber kann Mitglied der Behörde sein, muss aber nicht

• Jede Gemeindebehörde wählt einen Schreiber. Der Präsident einer Behörde kann nicht ihr Schreiber sein. Der Schreiber, der nicht Mitglied ist, hat beratende Stimme (§ 58 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 GG) (= Angestellter)

• Protokoll wird durch Aktuar verfasst, kann auch an Sekretariat delegiert werden

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Rechtsgrundlagen zur Protokollierung

• § 68 Gemeindegesetz• Allenfalls in der Gemeindeordnung (insbesondere

zum Umfang des Gemeindeversammlungs-protokolls)

• Geschäftsordnung der Kirchenpflege• Stellenbeschrieb des Aktuars

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Definition Protokoll

• Festhalten des Inhalts der Verhandlungen der Gemeindebehörden

• Enthält die – Beschlüsse– Präsidialverfügungen– Anträge einzelner Mitglieder oder Minderheiten

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Definition Protokoll

• Inhalt– Name der Behörde– Datum– Zeit– Teilnehmer mit Funktion (Vorsitz, Protokoll, Gäste)– Ausstand und -grund– Schlussergebnisse der Abstimmungen– Entscheidgründe, soweit sie sich nicht aus den Akten

ergeben– Stichwortregister abgestimmt mit Registraturplan

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Definition Protokoll

• Form wird von Kirchenpflege bestimmt– Beschlussesprotokoll– Verhandlungsprotokoll– Wortprotokoll

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Umfang und Form des Protokolls

• Definiert Kirchenpflege • Meist bestehende Praxis• Beispiele finden sich immer (Nachbargemeinden)

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Anhänge und Beilagen zum Protokoll

• Das Protokoll muss selbsterklärend sein; kein Verweis auf weitere Akten

• Beilagen aus dem Geschäftsdossier gehören nicht in den Protokollband

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Genehmigung des Protokolls

• In jeder Sitzung wird das Protokoll über die vorausgegangene Sitzung und über die in der Zwischenzeit getroffenen Präsidialverfügungen und Zirkularbeschlüsse zum Zwecke der Genehmigung verlesen oder aufgelegt.

• Berichtigungen werden nicht ins vorhergehende Protokoll geschrieben, sondern im neuen vermerkt.

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Protokoll der Kirchgemeinde-versammlung

• Gewisse Besonderheiten im Vergleich zum Behördenprotokoll

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Protokoll der Kirchgemeinde-versammlung

• Form wird von Vorsteherschaft

oder der Gemeindeversammlung bestimmt

oder steht in der Kirchgemeindeordnung

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Protokoll der Kirchgemeinde-versammlung

• Inhalt (Formalien)

– Datum, Zeit, Ort, Vorsitz, Protokollführer, Stimmenzähler, Zahl der Anwesenden, Feststellungen zur Stimmberechtigung, Traktandenliste, Schluss der Versammlung, Genehmigungsvermerk

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Protokoll der Kirchgemeinde-versammlung

• Inhalt

– Ergebnisse der Wahlen und Abstimmungen mit Stimmenverhältnis

– Ordnungs- und Änderungsanträge mit Ergebnis– Beanstandungen der Verhandlungsführung oder des

Verfahrens (Rechtsmittel!)

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Protokoll der Kirchgemeinde-versammlung

• Genehmigung nicht durch nächste Versammlung, sondern durch Präsidenten und Stimmenzähler innert sechs Tagen mit Unterschrift

• Nachher liegt das Protokoll zur Einsicht auf

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Protokoll der Kirchgemeinde-versammlung

• Rechtsmittelbelehrung bei der Protokollauflage (Publikation):

„Begehren um Berichtigung des Protokolls sind in der Form eines Rekurses innert 30 Tagen, vom Beginn der Auflage an gerechnet, beim Bezirksrat XY, einzureichen. Das Protokoll liegt für die Stimmberechtigten im Sekretariat ab xy zur Einsichtnahme auf.“

• Bezeichnung Publikationsorgan

Vorbereitung und Durchführung KGV

• Zur Vorbereitung und Durchführung von Kirchgemeindeversammlungen, inkl. Wortlaut der Rechtsmittelbelehrungen siehe:

www.zh.ref.ch Gesamtkirchliche Dienste > Hirschengraben 50 > Gemeindeaufbau und Leitung > Behördenschulung > Downloads > Kirchenpflege >

Abwicklung Kirchgemeindeversammlung.PDF

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Agenda

• Einstieg• Grundlagen• Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte• Beschlüsse und Verfügungen• Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv• Hinweise

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Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte

(alphabetische Behandlung der offenen Punkte)

vgl. neu erstellte Wegleitung der ev.-ref. Landeskirche

zh.ref.ch >

Gesamtkirchliche Dienste >

Hirschengraben 50 >

Gemeindeaufbau und Leitung >

Behördenschulung >

Downloads >

Kirchenpflege >

Wegleitung zur Protokollführung.PDF

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Absenzen

• Teilnahme an den Sitzungen ist Pflicht• Kein Mitglied darf ohne dringende Gründe und

unentschuldigt der Sitzung fernbleiben (§ 65 GG)• Entschuldigungsgründe sind zu protokollieren

(Beruf, Krankheit, Ferien, etc.)

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Anträge

• Geschäftsordnungen sehen z.T. vor, dass nur vorgängig traktandierte Geschäfte behandelt werden können

• Der Behörde ist es trotzdem nicht verboten, kurzfristig zusammen zu treten, unangemeldete Geschäfte zu behandeln oder die Traktandenliste zu ändern, wenn die Dringlichkeit des Geschäfts es erfordert (kein vorbereiteter schriftlicher Antrag)

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Archivierung

• Für die „Ewigkeit“• Auffindbarkeit von Geschäften wesentlich• Sachwortregister (Inhaltsverzeichnis) auf

Registraturplan des Archivs aufbauend

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Ausstand

• Falls streitig, ob Ausstandspflicht gegeben, darf betroffenes Mitglied bereits bei dieser Frage nicht mitwirken

• Der Grund für den Ausstand ist zu protokollieren

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Auszüge

• Beachten der Schweigepflicht

• Bei Unterschrift nur des Aktuars (Auszug und nicht formeller Beschluss) Zusatz empfehlenswert:

Für die Kirchenpflege

Der Aktuar:

(Unterschrift)

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Auszüge

• Entweder zur Information (mindestens Unterschrift des Aktuars)

• Bei direkter Betroffenheit der Adressaten Eröffnung des Beschlusses mit Rechtsmittelbelehrung

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Nummerierung der Seiten

• Die aktuellen, laufenden Bände müssen noch nicht durchgehend nummeriert werden

• Spätestens beim Binden mit Register sind die Seiten durchgehend zu nummerieren

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Sachverständige

• Im Protokoll ist die Anwesenheit zu vermerken• Zu beachten sind:

– Schweigepflicht– kein Stimmrecht

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Schweigepflicht

• Gilt auch für die elektronische Weitergabe des Protokolls (Versand per E-Mail)

• Gilt auch für Externe (Sekretariat, Nicht-Behördenmitglieder wie Pfarrer, etc.)

• Gilt auch beim Austritt aus dem Amt

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Sachwortregister

• Auf dem Registraturplan (Archivierung!) aufbauendes, laufend nachgeführtes Sachwortregister (Inhaltsverzeichnis)

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Stimmenverhältnis

• Stimmzwang• Offene, nicht geheime Abstimmungen• Ausgang, nicht Verhältnis ist zu protokollieren

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Titel

• Titel/Randtitel/Marginale eines jeden Geschäfts ist mit dem Sachwortverzeichnis abzustimmen

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Unterschrift

• Am Ende des Protokolls der Sitzung (nicht jedes einzelnen Beschlusses) hat der Protokollführer das Protokoll zu unterzeichnen

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Binden

• Regelmässig• Mindestens amtsdauerweise• Sachwortregister

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Agenda

• Einstieg• Grundlagen• Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte• Beschlüsse und Verfügungen• Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv• Hinweise

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Beschlüsse vs. Verfügungen

• Beschluss ergeht von einer Kollegialbehörde• Verfügung, erlassen von einem Einzelnen

(Präsident).

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Beschlüsse und Verfügungen

• Antrag = schriftlicher Beschlussesentwurf • Ablauf:

Traktandiertes Geschäft →

Schriftlicher Antrag →

Beurteilung an Sitzung →

Allenfalls Ergänzung mit Erwägungen aus der Sitzung/Beratung →

Beschluss/Protokollauszug →

Protokollband →

Archiv

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Aufbau eines Beschlusses

1. Betreff (Worum geht es?)

2. Sachverhalt (wertungsfrei)

3. Erwägungen (mit Fazit)2. und 3. bilden zusammen die Begründung

4. Dispositiv (mit Rechtsmittelbelehrung Verteiler)

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Beschluss und Verfügungen

(Beispiel)

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„nicht traktandierte“ Beschlüsse

• Besser: kurzfristig (während der Sitzung) aufgenommene Traktanden

• Sind grundsätzlich zulässig • Sind genau zu protokollieren, da kein schriftlicher

Antrag vorliegt

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Verantwortlichkeiten

• Präsident– für ordnungsgemässen Ablauf und klare

Beschlussfassung– hat das Protokoll vor der Auflage nicht „gegen zu lesen“

• Aktuar– für saubere und verständliche Protokollierung

(nachfragen!)

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Agenda

• Einstieg• Grundlagen• Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte• Beschlüsse und Verfügungen• Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv• Hinweise

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Persönlich – Bernhard Neyer

• Diakon (Schule für Diakonie Greifensee)• Seit 1999 Geschäftsleiter der Kirchgemeinde

Bülach• MAS Sozialmanagement• CAS Politische Kommunikation• Präsident des VPK (Verband des Personals

Zürcherischer Evangelisch-reformierter Kirchgemeindeverwaltungen)

• Seit 2003 Mitglied der Synode

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Kontakt

• Bernhard Neyer• Ev.-ref. Kirchgemeinde Bülach• Grampenweg 5• 8180 Bülach• 043 411 41 40• bernhardneyer@refkirchebuelach.ch

Weisheit

• Information macht mächtig – die richtige Weitergabe von Information in Berichtsform macht unentbehrlich!

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Sitzungsvorbereitung

• Das „Büro“ als ein mögliches Planungsorgan

Als Alternative:• Präsidium zusammen mit

Gemeindekonventsleitung und/oder Vorsitz des Pfarrkonvents

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Sitzungsvorbereitung

Regeln in einem Reglement festlegen!

Anträge einreichen bis …Standardisierte Form der AnträgeAnträge sind einzureichen an …Deklaration des Traktandums nach

Diskussion (D) Information (I) oder Beschluss (B)

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Sitzungseinladung

• Inhalte:– Adressaten– Gremium– Datum, Ort und Zeit (von – bis)– Traktanden (Traktanden einzeln aufführen, resp.

differenzieren und nummerieren) evtl. zu Traktanden Zeitangabe und Referent vermerken

– Vorsitzende/Einladende Person– Beilagen/Aktenauflage

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Aktenauflage

• Zu umfassenderen Anträgen weitere Unterlagen in der Aktenauflage bereitlegen

• Weitere zu genehmigende Protokolle• Kirchenaustritte

Kann auch elektronisch angeboten werden mittels

VPN (Virtual Private Network)-Zugang auf die

Homepage auf welcher PDF-Dokumente hinterlegt

sind

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Vorbereitung der Sitzung

• Arbeitsbedingungen für ein gutes Protokoll schaffen (Notebook, Vorprotokoll, Aufnahmegerät)

• eine gute Vorbereitung der Sitzung• eine gute Sitzungsstruktur, Ordnung und

Disziplin • eine gute Sitzungsführung

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Weitere Grundregeln

• Mitschreiben während der Sitzung• In der Gegenwart schreiben• Sich Abkürzungen aneignen (im Protokoll selber

sind jedoch Abkürzungen zu vermeiden)• Kurze Sätze machen• Beschluss evtl. an der Sitzung wiederholen• Das Protokoll möglichst rasch nach der Sitzung

schreiben

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Bekanntmachung von Beschlüssen

• Bei jedem Beschluss sollte die Frage nach der „Mitteilung an“ geklärt werden.

• Beispielsweise:– Antragsteller– Andere Behörde– Presse– Kirchenbote – Lokalteil– Homepage– Kommission– RPK– …

• Publikationspflicht beachten!

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Protokollauszüge

• Inhalte:– Gremium– Datum– Registratur-Nr.– Geschäftsbezeichnung– Betreff/Rubrum– Sachverhalt– Erwägungen (mit Fazit)– Dispositiv (mit Rechtsmittelbelehrung Verteiler)– Aktuar/Protokollführer mit Unterschrift

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Unterschriftenregelung

Wir geregelt:• In der Kirchgemeindeordnung und/oder• Konstituierenden Sitzung der Kirchenpflege

und/oder• Geschäftsordnung

Das Kirchenpflegeprotokoll wird nur vom Verfasser

unterzeichnet!

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Publikationsorgane

• Sind in der Regel in der Kirchgemeindeordnung bezeichnet

• Oft in Anlehnung an die Regelung der politischen Gemeinde

Bsp:• Lokalpresse (Landbote, Zürcher Unterländer, …)

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Informationspflicht

• Art. 165. 1 Die Kirchenpflege erstattet der Kirchgemeinde-versammlung und der weiteren Öffentlichkeit jährlich Bericht über ihre Tätigkeit und das kirchliche Gemeindeleben.

• 2 Sie stellt dem Kirchenrat alle Unterlagen und Angaben zur Verfügung, die dieser für die Planung und Erfüllung der Aufgaben der Landeskirche sowie für die Berichterstattung gemäss Kirchengesetz benötigt. Sie gibt dem Kirchenrat namentlich Rechenschaft über die Verwendung der finanziellen Mittel der Kirchgemeinde.

• 3 Die Kirchenpflege sorgt für die Information der Pfarrerinnen, Pfarrer, Angestellten und Freiwilligen.

• 4 Sie informiert die Kirchgemeinde, die weitere Öffentlichkeit, die Bezirkskirchenpflege und den Kirchenrat über wesentliche Gemeindeangelegenheiten.

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Gesetzliche Grundlagen

• Archivgesetz (LS 432.11)• Archivverordnung (LS 432.111)

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§ 6 ArchivG

• Die Gerichte, Notariate, Bezirke, Gemeinden, staatliche anerkannte Kirchen und unselbständige Anstalten führen eigene Archive.

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Richtlinien und Checklisten

• Sind auf dem Internet auf www.staatsarchiv.zh.ch → Archivierungshilfen für Behörden → Gemeindearchive

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Registraturplan

• vgl. Musterregistraturplan aufwww.staatsarchiv.zh.ch

• und aufwww.zh.ref.ch abrufbar

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Verantwortlichkeit

• Die Gemeinde hat die für das Archiv verantwortliche Person zu bezeichnen (§ 12 ArchivG und § 7 ArchivV).

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Datenschutz und -Herrschaft

• Mit der Archivierung richtet sich die Zugriffs- und Zutrittsberechtigung nach Archivrecht

→ kein freier Zugang ins Archiv!

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Papierqualität

• Akten, die dauernd archiviert werden, müssen von Büroklammern, Plastikfolien u. dergl. befreit werden. Büroordner sind für die dauernde Archivierung untauglich. Die Akten müssen in spezielle Archiv- schachteln überführt werden. Für die dauernde Archivierung sind Vertikalschachteln aus säurefrei-em 2 mm-Karton optimal.

• Für Dokumente, die für Jahrhunderte archiviert werden müssen, sind Umweltschutzpapiere Unge-eignet, da sie nur wenige Jahrzehnte haltbar sind. Insbesondere für Protokolle, Verträge und über-haupt wichtige Akten ist alterungsbeständiges Papier zu verwenden.

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Räumlichkeiten

• Raumklima (16° - 20° Celsius/ 40% - 50% rel. Luftfeuchtigkeit)

• Brandgefahr• Wassereinbruch• Datensicherheit (Einbruch)

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Aufsicht über Kirchgemeinden

• Bis anhin Bezirksrat • Beinhaltet unter anderem:

– Mitwirkung beim Amtswechsel– Visitationen– Prüfung der Jahresrechung/Gemeindehaushalt

• Übergangsfrist: Ab 1. Juli 2011 eigene Organisation (Bezirkskirchenpflegen)

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Agenda

• Einstieg• Grundlagen• Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte• Beschlüsse und Verfügungen• Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv• Hinweise

Weitere Hinweise

• Mustervorlagen– Antrag– Einladung– Protokoll– Beschluss

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Weitere Hinweise

• … (SJ)

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