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«Beschaffung agiler Projekte mithilfe des agile.agreements»

Forum agile Verwaltung 2020, 27.02.2020

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Volatilität die zunehmende Geschwindigkeit und das Ausmass der

meist ungeplanten Veränderungen.

Unsicherheit die abnehmende Vorhersehbarkeit von Ereignissen.

Komplexität die steigende Anzahl von Verknüpfungen und

Abhängigkeiten.

Ambiguität die Mehrdeutigkeit von Fakten, die es schwieriger macht.

Warum braucht es Agilität?

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• Die Fähigkeit auf Veränderung zu reagieren.

• Geschwindigkeit

• Anpassungsfähigkeit

• Kundenzentriertheit

• Haltung

Was ist Agilität?

Agilität ist eine Haltung, beschrieben durch 4 Werte, definiertdurch 12 Prinzipien, manifestiert durch eine Vielzahl an Praktiken,Zusammengesetzt zu Methoden/Frameworks/Prozessen.

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Wann braucht es Agilität?

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Change the Game!

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Was möchten wir ändern?Ganzheitliche agile Projekte

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• Ein offenes Problem

• ein fester Termin und

• ein festes Budget

• Diese 3 Dimension beeinflussen die Qualität, wobei wir ein Minimum

an Qualität bestimmen das wir einhalten möchten.

HerausforderungZieldimensionen

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HerausforderungSchlüsselfragen

• Wie schreibe ich heute etwas aus, dass sich morgen verändern kann

(Ungewissheit)?

• Was ist in einem solchen Kontext der Leistungsgegenstand

(Verbindlichkeit)?

• Wie kann ich ein agiles Projekt (zum Festpreis) beschaffen und dafür

sorgen, dass meine Ziele (Vision mit variablem Scope, feste Termine &

Budget) eingehalten werden?

• Was sind die relevanten Erfolgsfaktoren?

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Beschaffung intellektuelle Dienstleistungen

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«intellektuelle Dienstleistung beruht auf

der kreativen schöpferischen Leistung»

(JP. Wymann, 2012)

Beschaffungintellektueller Dienstleistungen

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Beschaffungintellektueller Dienstleistungen

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Sourcing

Klassisch Werk

Dilemma

Kombination

Beschaffungintellektueller Dienstleistungen

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Und was machen wir jetzt?

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Die heutigen gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung sind zwar verbesserungswürdig, lassen jedoch genügend Spielraum offen, damit wir sofort mit der Umsetzung solcher «neuartigen» Ausschreibungen beginnen können. (T. Molitor)

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Change the Game!!!(Der Change fängt bei Dir an)

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Kooperation vor SpezifikationWerte

«Kooperation vorSpezifikation»

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• Regle zuerst die Kooperation, das Vorgehen und den Umgang mit

dem Ungewissen (Komplexität) im Projekt.

• Erhalte dafür Verlässlichkeit, Transparenz und Qualität

• Beschreibe danach den groben Rahmen des Leistungsumfangs

nach EDU (Enough design upfront) statt BDU (Big design upfront)

• Fokussiere auf Bedürfnisse – nicht auf Anforderungen

• Involviere beide Parteien in den Prozess – erhalte höher Effektivität

Kooperation vor SpezifikationPrinzipien

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Wir glauben dass…

• Verlässlichkeit vor allem anderen steht

• Vertrauen durch Verlässlichkeit entsteht

Verlässlichkeit ist die Basis der KooperationPrinzipien

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Je unklarer der Leistungsumfang, desto ausführlicher und präziser müssen die «Spielregeln» geregelt sein. (T. Molitor)

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Fahr·zeug

(ein technische Gerät zur Fortbewegung)

EDU statt BDUPrinzipien

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EDU statt BDUPrinzipien

EDU BDU

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agile.agreement canvasRules of Game

Ku

nd

en-A

spek

teLieferan

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Partnerschaft

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agile.agreement canvasRules of Game

codexForm der Kollaboration

gestützt durchWerte,

Prinzipien und Praktiken

Problem & ScopeVision (Warum), Bedürfnis (Was, Wozu)

agile.frameworkRollen, Phasen, Prozesse, Inspektionen und Abnahmen

Budget & Road mapBusiness case, Road map, Kommerzielles

value.bonusForm der Belohnung

scope.governanceChange management, Eskalationsprozess

check.pointsExits

FähigkeitenMenschen, Skills, Factory

Lösung & AngebotKosten, Lösungsansatz (Wie)

safety.charge & risk.shareForm der RisikoadressierungK

un

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-Asp

ekte

Lieferanten

-Asp

ekte

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Partnerschaft

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• Kunde: Schweizerischer Energieversorger

• Publikation: 2017 > www.simap.ch

• Scope: Digitales Kundenportal und CRM Plattform

• Verfahren: WTO, Selektiv

• Umfang: > CHF 10 Mio

agile.agreement canvasCase «Digitales Kundenportal und CRM Plattform»

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agile.agreement canvasCase «Digitales Kundenportal und CRM Plattform»

codexForm der Kollaboration

Gemeinsamer Codex erarbeitet und im Rahmenvertrag verankert:

Unsere Werte (Warum?)Unsere Prinzipien (Was?)Unsere Praktiken (Wie?)

Ergebnis: Geklärte Erwartungshaltungen und Spielregeln.

Problem & ScopeVision (Warum), Bedürfnis (Was, Wozu)Problembeschreibung nach EDU, Bedürfnisse viaStory Map, definierter MVP, Priorisierung nachBusiness Value

agile.frameworkRollen, Phasen, Prozesse, AbnahmenGemeinsames agiles Vorgehensmodell etabliert(angelehnt an HERMES und Scrum), KooperativesRollenverständnis geschaffen, Start mit Ramp-Upund grobem Design, iterative Umsetzung vonArbeitspaketen mittels Releases (~3 Monate)

Budget & Road mapBusiness case, Road map, KommerziellesWert <> Kosten, Business Case, Marktanalyse, RFI,rollende Planung, Split in GL (Setup, MasterDesign) und OP (MVP, Erweiterungen, Weiterentw.,Betrieb), Rahmenvertrag mit Einzelabruf(Kostendach)value.bonusForm der BelohnungWo Malus da Bonus, Geschwindigkeit (schneller &günstiger), Qualität (Technische Schuld,Wissenstransfer)

scope.governanceChange management, Eskalationsprozess

Definiertes proaktives Change Management:1. Vereinfachen, 2. Reduzieren, 3. Eliminieren, 4. Kompensieren, 5. Eskalieren

Definierter mehrstufiger Eskalationsprozess(PO/Team > PLs > PAS)

check.pointsExits

Gegenseitiges Exits (Kündigungsrecht) nach:Grobes Design, MVP, Beliebig mit einem Vorlaufvon 4 Sprints (3 Wochen), Rahmenvertrag über 3Jahre mit Option auf Verlägerung

FähigkeitenMenschen, Skills, Factory

Evaluation des Teams & Experten, vertraglicheSicherstellung der Verfügbarkeiten undKapazitäten, Factory, Standards &Vorgehensmodelle

Lösung & AngebotKosten, Lösungsansatz (Wie)

Problemverständnis, Lösungsvorschlag fürArchitektur, Verständnis für TechnischeVerschuldung, Maximalpreis, Referenz Stories

safety.charge & risk.shareForm der Risikoadressierung

risk.share: Kostenteiler bei «in Scope» Changes(Kunde: 30% - Lieferant: 70%), kein safety.charge

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6 107Partnerschaft

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Schlüsselpunkte!

• Ganzheitlicher Ansatz für Beschaffungs-Strategie und Projekt-Governance.

• Richtet sich nach der Projektumsetzung aus, statt nach deren Beschaffung.

• Beschafft Fähigkeit und Verbindlichkeit, statt die konkrete Funktionalität (Spezifikation).

• Stellt die Kooperation (Partnerschaft) ins Zentrum und richtet das Projektvorgehen konsequent danach aus.

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Was war Dein persönliches Take-away?

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Mehr unter:www.agileagreement.com

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Autor & Kontakt

Thomas Molitor

crossmind inc.

Senior Consultant, Partner

thomas.molitor@crossmind.ch

+41 78 659 96 78

agilist.cooperative

Executive Consultant, Co-Founder

thomas.molitor@agilist.ch

+41 78 659 96 78