Beschaffung und Personalwesen

Geschäftsprozesse Beschaffung und Personalwesen

Überblick

Beschaffung: Auswahl, Bestellung und Bezug von Waren und Dienstleistungen.

Waren und Dienstleistungen können intern oder extern bezogen werden.

Lernziele

1 Geschäftsprozesse in der Beschaffung.2 Kontrollen im Bereich Beschaffung.3 Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung.4 Geschäftsprozesse Personalwesen.5 Kontrollen in der Lohn- und

Gehaltsverrechnung.

Lernziel 1

Geschäftsprozesse in der Beschaffung

Geschäftsprozesse BeschaffungRequirement

DeterminationRequirement

DeterminationIssue

Purchase OrderIssue

Purchase Order

Selection ofa Vendor

Selection ofa Vendor

Receipt ofthe GoodsReceipt ofthe Goods

InvoiceVerification

InvoiceVerification

VendorPaymentVendor

Payment

Selection ofSource

Selection ofSource

Request forQuotationRequest forQuotation

Geschäftsprozesse Beschaffung

ERP (Enterprise Resource Planning) Systeme verwalten auch im Beschaffungsbereich alle erforderlichen Daten (großen Umfangs).

SAP R/3 unterstützt die Beschaffung im Modul MM (Material Management).

Geschäftsprozesse Beschaffung

R/3 ermöglicht online das Erstellen und Austauschen aller für diese Geschäftsfälle erforderlichen Dokumente.

Diese Dokumente sind in R/3 “on line Dokumente.”

Sie können aber auch ausgedruckt und manuell versandt werden.

Geschäftsprozesse Beschaffung

In R/3 sind u.a. folgende Beschaffungsdokumente verfügbar:

– Einkaufsanforderung– Anbots-Aufforderung– Anbot-Erstellung– Bestell-Auftrag

Geschäftsprozesse Beschaffung

– on-line Übereinkünfte– Verträge– Terminpläne– Bestellinformationen

Geschäftsprozesse Beschaffung

Alle Dokumente erhalten einen Dokumenten-Typ-Code.

Diese Codes bestimmen die am Bildschirm angezeigten Datenfelder.

Sie bestimmen auch die maximale Anzahl von Laufnummern für die Einzeldokumente.

Stammdaten

Stammdaten werden in R/3 für die “Objekte” angelegt, welche die Organisationsstruktur und die Geschäftsprozesse des Unternehmens darstellen.

Das Codierungssystem für Objekte enthält Felder, welche Unternehmen, Betrieb, Lagerort, Einkaufsorganisation und Einkaufsgruppe repräsentieren.

Lernziel 2

Kontrollen

im Bereich Beschaffung

Transaktionskontrollen im Beschaffungsbereich

Die Kontrollen im Transaktionszyklus Beschaffung werden durch die Trennung folgender Funktionen ermöglicht:

– Bedarfsmeldung– Einkauf– Warenannahme

Transaktionskontrollen im Beschaffungsbereich

– Verbindlichkeiten– Zahlungsvorgang– Hauptbuchkontenführung

Anforderung

PrepareRequisition

PrepareRequisition

PurchaseRequisition

PurchaseRequisition

ReceivingReport

ReceivingReport

DeliveryDelivery

ReceivingReport

ReceivingReport

GoodsReceipt

Processing

GoodsReceipt

Processing

RequisitionProcessingRequisitionProcessing

AccountsPayable

Purchasing

PurchaseDatabase

Receiving

VerifyGoodsVerifyGoods

Einkauf

SelectVendorSelect

Vendor

PrepareOrderPrepareOrder

InvoiceInvoice

InvoiceInvoice

InvoiceVerification

InvoiceVerification

OrderProcessing

OrderProcessing

PurchaseRequisition

PurchaseRequisition

PurchaseOrder

PurchaseOrder

PurchaseDatabase

AccountsPayable

Vendor

Vendor

Competitive Bidding

EingangVendor

ReceivingReport

ReceivingReport

DeliveryDelivery

DeliveryDelivery

PurchaseDatabase

Match toPurchase

Order

Match toPurchase

Order

EnterReceipt

EnterReceipt

OrderProcessing

OrderProcessing

BlindCountBlindCount

StoresStores

VerbindlichkeitenPurchase

RequisitionPurchase

RequisitionPurchase

OrderPurchase

OrderReceiving

ReportReceiving

ReportInvoiceInvoice

VoucherProcessing

VoucherProcessing

RetrieveDocuments

RetrieveDocuments

PrepareVoucherPrepareVoucher

JournalVoucherJournalVoucher

VoucherVoucherVoucherCheckVoucherCheck

AccountsPayable

VoucherRegister

General Ledger

PurchaseDatabase Cash Disbursements

On Due Date

Verbindlichkeiten

Die Kreditorenbuchhaltung ist für die Anweisung der Zahlungen an die Lieferanten zuständig.

Welche Dokumente sind erforderlich?– Bedarfsmeldung– Bestellung– Wareneingangsmeldung– Rechnung

Verbindlichkeiten

Die Verwendung von Quittungen, welche Zahlungen begleiten, ist ein wesentliches Kontrollinstrument im Beschaffungsbereich.

Das interne Belegsystem muß sicherstellen, dass die gesamte Dokumentation eines Geschäftsfalls erstellt, geprüft und genehmigt ist, bevor tatsächlich Zahlungen angewiesen werden.

Verbindlichkeiten

Welche weiteren Kontrollen sind möglich? Der Einkauf darf die empfangenen Waren nicht

kontrollieren. Die Warenannahme ist getrennt von der endgültigen

Empfangsbestätigung an den Lieferanten. Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich nur mit den

Belegen. Bestellanforderungen sollten unabhängig geprüft

werden.

Verbindlichkeiten

Die Rechnungen sollten vom Einkauf geprüft werden, bevor sie an die Debitorenbuchhaltung weitergeleitet werden.

Die Einkaufskonditionen sollten überwacht werden.

Die Lagerbuchhaltung sollte sofort die Zugänge ausweisen.

Integrität des Beschaffungsprozesses

Die Dokumentation im Beschaffungsbereich soll sicherstellen, dass auch die Waren erhalten wurden, die bestellt worden sind (Menge, Art, Qualität).

Der Vergleich zwischen Bestellung und Warenpapieren sollte von der physischen Kontrolle der Waren getrennt erfolgen.

Der Beschaffungsprozeß als ganzes muß von einer anderen Stelle gesteuert werden.

Eigene Kontrollen für die Integrität der Käufer-Verkäufer-Beziehungen sollten existieren.

Lieferantenauswahl durch Rating

Durch Attribute-rating einzelner Lieferanten kann eine Auswahl durch mehrere, unabhängige Experten erfolgen.

Wie geht das vor sich? Zunächst werden alle Kriterien aufgelistet,

welche bei der Lieferantenauswahl berücksichtigt werden sollten.

Lieferantenauswahl durch Rating

Sodann wird jedem Kriterium ein relatives Gewicht zugeordnet, welches seine Wichtigkeit aus der Sicht des Unternehmens repräsentiert.

Danach müssen die Experten für jeden Lieferanten entsprechende Werte für die Kriterien vergeben.

Die Ergebnisse werden summiert.

Lernziel 3

Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung

Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung

Der Zahlungsanweisungsbereich erstreckt sich sowohl auf bare als auch auf unbare Zahlungen.

Zumeist wird mittels Scheck bezahlt. Barzahlungen kommen nur im

geringbetraglichen Bereich vor.

Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung

Was ist eine Sonderkasse (imprest fund)? Eine Extrakasse, welche mit einem

vorbestimmten, fixierten Betrag dotiert ist. Dieses Konzept ist nicht auf die “Portokasse”

beschränkt. Sonderkassen existieren auch für Bezüge von

Mitarbeitern bzw. bestimmte Aufwandspositionen.

Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung

ControlTotal

ControlTotal

VoucherCheckVoucherCheck

VoucherVoucherVoucherCheckVoucherCheck

VoucherVoucher

PostPost

SignChecks

SignChecks

VoucherCheckVoucherCheck

AccountsPayable

CheckRegister

GeneralLedger

CancelVoucher

afterSigningCheck

ForwardDirect to

Payee

Hauptbuch

JournalVoucherJournalVoucher

ControlTotal

ControlTotal

ControlTotal

ControlTotal

JournalVoucherJournalVoucher

ComparePost

ComparePost

GeneralLedger

Processing

GeneralLedger

Processing

CashDisbursements

AccountsPayable

GeneralLedger

Innenrevision

BankReconciliation

BankReconciliation

BankStatement

BankStatement

CancelledChecks

CancelledChecks

BankReconciliation

BankReconciliation

Bank

CheckRegister

Independent ofCash Disbursements

Belegwesen

Die Kontrolle der Zahlungsanweisungen besteht in der Überprüfung aller Belegdokumente bevor tatsächlich Zahlungen geleistet werden.

Die Autorisierung zur Zahlungsanweisung kann auf unterschiedliche Arten erfolgen.

Belegwesen

– physische Unterschrift auf Dokumenten– durch ein eigenes Formular– durch Dateneingabe in ein EDV-System Die Kontrolle erfolgt jedoch durch die

Belegüberprüfung und nicht durch die Unterschrift!

Belegwesen

Eine grundsätzliche Frage betrifft den Zeitpunkt, wann Rechnungen als zahlbar gebucht werden sollen.

Nach der Überprüfung und Freigabe können die Rechnungen noch bis zum Fälligkeitsdatum zurückgehalten werden.

Eine andere Möglichkeit wäre die sofortige Zahlungsanweisung nach der Freigabe.

Belegwesen

Was ist ein built-up voucher system? In diesem System werden mehrere

Rechnungen ein und desselben Lieferanten gesammelt und die Bezahlung erfolgt dann mit einem Scheck für mehrere Rechnungen.

Folgende drei Dateien sind hier erforderlich:

Belegwesen

1 Eine Datei der freigegebenen, noch nicht bezahlten Rechnungen

2 Eine Datei der bezahlten Rechnungen3 Eine Lieferantendatei, in der für

jeden Lieferanten die Summe

der bezahlten und unbezahlten

Rechnungen aufscheint

Lernziel 4

Geschäftsprozesse Personalwesen

Geschäftsprozesse Personalwesen

Das HR-Informationssystem sollte Informationen zur Organisationsstruktur verwalten können.

– eine Liste aller Stellen im Unternehmen– eine Liste aller Stellenbeschreibungen– eine Liste der für die Stellen erforderlichen

Qualifikationen

HR in SAP R/3

Die HR-Daten sind für jeden berechtigten Anwender online verfügbar.

Der HR-Modul kann einzeln (standalone) oder integriert mit anderen Anwendungen implementiert werden.

HR in SAP R/3

SAP R/3 enthält zwei HR-Module:1 Die Personaladministration (HR-PA)

beschäftigt sich mit der Verwaltung der Mitarbeiterdaten.

2 Der Personalplanungs- und -entwicklungsmodul (HR-PD) verwaltet die Informationen zur Organisationsstruktur des Unternehmens.

HR Datenstrukturen

Die HR-Datenstrukturen bestehen aus drei Elementen:

1 HR-Stammdaten2 HR-Datenorganisation3 HR-Objekte

Lernziel 5

Kontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung

Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung

Die Lohn- und Gehaltsverrechnung zählt zu den kompliziertesten Unternehmensprozessen.

Es sind auch Abgabenerhebungen damit verbunden.

Diese Bestimmungen ändern sich ständig. Die entsprechenden Verarbeitungssysteme

müssen daher permanent adaptiert werden.

Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung

In den USA: für vorsätzliche Verstöße gegen die gesetzlichen Dokumentationserfordernisse nicht nur Geld- sondern auch Haftstrafen!

Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung

EmployeeTime Cards

EmployeeTime Cards

Job TimeSummaryJob TimeSummary

Authorization,Notification

Authorization,Notification

EmployeeTime Cards

EmployeeTime Cards

PayrollRegisterPayrollRegister

PaychecksPaychecks

Authorization,Notification

Authorization,Notification

Timekeeping Payroll Personnel

Employee Hiring,Terminations,

Raises, Deductions

Reconcile

Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung

Was ist eine unabhängige Auszahlungsstelle (independent paymaster)?

Die tatsächlich das Gehalt auszahlende Person ist unabhängig von den Personal-, Zeiterfassungs- und Verrechnungsaufgaben.

Erforderliche Berechnungen

Zahlreiche Dateien müssen bei der Lohn- und Gehaltsverrechnung verwaltet werden, z.B.:

– Mitarbeiterstammdaten– Gehaltsschemata– Lohnzahlungsjournal– Sozialversicherungsdaten– Lohnsteuerdaten