Post on 20-Aug-2020
B. AckermannGeschäftsführer, Wissenstransfer GmbH
Relevantes Wissen • identifizieren• strukturieren• effizient anwenden• weiter entwickeln
Die agile, lernende Organisation
... durch strukturierten Wissenstransfer
Wissenstransfer GmbH… und Wissen bewegt!
• Praxistaugliche Konzeptarbeit Wissensmanagement in der agilen, lernenden Organisation in Strategie und im beruflichen Alltag verankern
• SkillsmanagementExpertenskills transparent machen und die richtigen Experten finden und weiterentwickeln, SOLL-IST Profile und Entwicklung
• Umsetzung und Begleitung direkt vor OrtDurchführung von Wissens-transfers für Schlüsselpersonen, im Kontext des Arbeitsplatzes
• Awareness Training, Referat, WorkshopWissensmanagement als Führungsthema verstehen und erfolgreich-realistisch nutzen
• Ihre Organisation befähigen, Wissenstransfers intern zu begleitenTrain the Trainer – bilden Sie interne Wissenstransfer Coaches aus
• Support und Umsetzungs-unterstützungVerwenden von Vorlagen, Tools und operative Unterstützung
Benno AckermannGeschäftsführer Wissenstransfer GmbH, Lenzburg
http://www.wissenstransfer.ch, Worksphere Map©
Wissenstransfer Coach von mehr als 750 Wissenstransfers für
Schlüsselpersonen / Train the Trainer / Beratung von Wirtschaft und
Verwaltung / realisierbare Wissensmanagagement Konzepte,
Lernende Organisation, Awareness Trainings, Kaderweiterbildungen
Dozent: u.a. FHNW MBA, Eidg. Personalamt (EPA), HWZ, SAQ-Qualicon, ikf MBA, Universitäten
Bern und St. Gallen, ETH Zürich, IFWI, firmeninterne Weiterbildungen für Wirtschaft und Verwaltung
Autor, Springer Verlag: Erfolgreicher Wissenstransfer in agilen Organisationen,
Wissensmanagement, Wissenstransfer
2007 - 2014: Credit Suisse AG, Head Knowledge Transfer, global CFO Award 2012 für
Wissenstransfer Service (Cost Avoidance von CHF 3.08 Mio durch beschleunigte Einarbeitung für
Schlüsselpersonen), Coaching von 450 Wissenstransfers für Schlüsselpersonen
(Experten - AVP – VP – DIR - MDR – ExB, GL Mitglied)
2001 - 2007: Senior Projectmanager Blended Learning und Wissensmanagement bei sunrise und
Tata Interactives (Tertia Edusoft)
MAS / MBA Knowledge Management, Grundlage “Strukturierter Wisenstransfer für
Schlüsselpersonen”
1991 – 2001: Sekundarlehrer / Erwachsenenbildung IT: Dozent SIZ Supporter Ausbildung
Benno Ackermann
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Wissenstransfer GmbH… und Wissen bewegt!
Verwaltung
• Kanton AargauAmt für Bildung-Kultur-Sport, Kaderseminar
• Stadt ZürichWissensmanagement Konzept
• Kantonsspital AarauPersonalentwicklung und Wissenstransfer
• Inselspital BernQM und WissensmanagementEvaluation Software
• BAKOMWissenstransfer für Schlüsselpersonen, z.B. STV Direktion, Fachexperten, Führungskräfte
• BFSSkillsmanagement (Taxonomie, Tool, Prozesse), MA
• VBS/NDBTeam Zusammenarbeit optimieren: echteStellvertretungen aufbauen
• BAGNachfolgelücken durch Karenzfrist – Wissen erhalten
• ASTRAAwareness für FührungskräfteArbeitgeber Attraktivität
• EPAFührungs-Seminarien Wissenstransfer
• EDA/DEZAEntwicklungsprojekte und Wissenstransfer
Wirtschaft
• DSMLernende Organisation: Team Zusammenarbeitoptimieren, Arbeitgeber-Attraktivität steigern (flexible Arbeitsmodelle, Transparenz), NachfolgeSchlüsselpersonen
• GeneraliTrain the Trainer Wissenstransfer, NachfolgeSchlüsselpersonen
• HPBurnout Prävention für Führungskräfte durchVisualisierung, Transparenz und Priorisierung
• SBBNachfolge Schlüsselpersonen, Teamarbeit optimieren
• DBSchenkerWissenstransfers GL Nachfolge
• Credit Suisse AG / UBS AGNachfolge Schlüsselpersonen (Fach-, Führungspersonen, GL), Projektübergaben, Burnout Prävention
• BERNMOBILNachfolge SchlüsselpersonenTrain the Trainer
• RocheNachfolge Schlüsselpersonen
• BaloiseWissenstransfer Coaching für neue Führungskräfte
Wissenstransfer GmbH… und Wissen bewegt!
Verbände
• Travail SuisseWissenstransfer GL Nachfolge
• Bio SuisseWissenstransfer GL Nachfolge
• Kaufmännischer Verband ZürichWissenstransfer GF Nachfolge
• Orte zum LebenWissenstransfer: Zusammenführung von zweiStandorten, GF
• Arwo – Leben ganz normalWissenstransfer Bereichsleitung
?
Einarbeitung von SchlüsselpersonenRamp-Up / Onboarding / Stellvertretung
• Onboarding in der Organisation
• eLearning• TrainingNeues
Arbeitsumfeld
Neue Tätigkeit, Job-Rolle, Funktion, Projekt
Wechselndes Arbeitsumfeld
Aufgaben des WissenstransferCoaches:
→ Planung / Durchführung
→ Visualisierung, Überblick
→ Priorisierung der Themen
→ Katalysator
→ Beschleunigung und Verbesserung der Qualität
Strukturiertes und individuelles Lernen
• direkt am Arbeitsplatz
• von den Experten
• im Kontext
• mit den richtigenPrioritäten
Direktes Anwenden des Gelernten, Mehrwert wirdsofort sichtbar
Einarbeitung von Schlüsselpersonenmit strukturiertem Wissenstransfer
70:20:10
Neue Tätigkeit, Job-Rolle, Funktion, Projekt
Wechselndes Arbeitsumfeld
Implizites Wissen ist personengebundenPerson weg – Wissen weg
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Explizites Wissen(Information)
… in Büchern, Dokumenten, SOP, Systemen, …
Implizites Wissen(Erfahrungswissen)
… in Personen, im Arbeitskontext
Explizites Wissen entfaltet den vollen Nutzennur im Kontext, mit dem darunterliegendenimpliziten Erahrungswissen. Papier allein macht keine Experten…
Implizites Erfahrungswissen ermöglicht unsdie tägliche Komplexität im Arbeitsumfeld auf die wesentlichen Faktoren zu reduzieren, auf diese zu fokussieren und erfolgreich zu arbeiten.
“I don’t know how I get through the day –every day – on instinct alone...”
Sidney Harris
Der Verlust von Schlüsselpersonen beeinflusstdirekt das organisationelle Erfahrungswissen, die Produktivität, die Qualität der Arbeitsergebnisse
ExpertinExperte
Generation 1Nachfolge
Hoher Verlust an Erfahrungswissen, wenn Schlüsselpersonen gehen (Jobrotation, Urlaub, Pension/Rente, …)
Wis
sen
Zeit
Generation 2Nachfolge
WertvolleInformation(z.B. Dok)
WertvollesErfahrungs-wissen
ExpertinExperte
Generation 1Nachfolge
Wis
sen
Zeit
Vorteile
• Ermöglicht effiziente und motivieren-de Einarbeitung für Schlüsselpersonen
• Minimimiert den Verlust an Erfahrungswissen
• Unterstützt bei der Identifikation und demAusfüllen von Wissenslücken
• Ermöglicht den direkten Aufbau einespersönlichen Netzwerks
Einsparung an Zeit = Effizienzgewinn Kosten vermeiden, Einarbeitung verkürzen, Risiken managen, Motivation erhöhen
WertvolleInformation(z.B. Dok)
WertvollesErfahrungs-wissen
… bis 30%Beschleunigung
Der Verlust von Schlüsselpersonen beeinflusstdirekt das organisationelle Erfahrungswissen, die Produktivität, die Qualität der Arbeitsergebnisse
MethodikStrukturierter Wissenstransfer
PHASE 3 – Dokumentation
Transformation des Wissens
von Implizit nach Explizit
Struktur mit Mindliner,
Transfer Dokument,
Wiki /KMS / Sharepoint / …
PHASE 2 – Details
- Option1: Transfer Person 1:1
- Option2: iCast
Unterstützung auf
Nachfrage
PHASE 1 – Übersicht
Arbeitsumfeld, Kontext,
Stakeholder, Prozesse, …
identifizieren
Worksphere Map ©
Themen priorisieren
Einarbeitungsplan
Identifizierung Transfer Transformation
Initia
lisie
rung
Feed
back
Einbezug Führungskraft, falls gewünscht
Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 1-2 Halbtage
ROI
- Erfahrungswissen bleibt intern verfügbar
- Wissensverteilung im Team fördern
- Motivation MA steigern
- Verkürzung der Einarbeitungszeit bis 30%
Investition
- Wissenstransfer nach Bedarf
- Fokus auf Schlüsselpersonen
- Aufwand total 3–7 Halbtage
Verkürzung der Einarbeitungszeit bis 30%Wissensverteilung im Team fördern Motivation MA steigern
PHASE 3 – Dokumentation
Transformation des Wissens
von Implizit nach Explizit
Struktur mit Mindliner,
Transfer Dokument,
Wiki /KMS / Sharepoint / …
PHASE 2 – Details
- Option1: Transfer Person 1:1
- Option2: iCast
Unterstützung auf
Nachfrage
PHASE 1 – Übersicht
Arbeitsumfeld, Kontext,
Stakeholder, Prozesse, …
identifizieren
Worksphere Map bac
Themen priorisieren
Einarbeitungsplan
Identifizierung Transfer Transformation
Initia
lisie
rung
Feedback
Einbezug des Auftraggebers, falls gewünscht
Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 1-2 Halbtage
Begleitung / Coaching für SchlüsselpersonenWissenstransfer nach Bedarf Investition: total 3–7 Halbtage Coaching
Phase 1
MethodikStrukturierter Wissenstransfer
ArbeitsproduktWissenslandkarte, visio
StrukturierteVisualisierung mit
• Arbeitsumfeld• Prozesse und
Aktivitäten• Persönliches Netzwerk• Applikationen,
Systeme• Business Cases• Prioritäten• Herausforderungen /
Probleme• Heatmap
Phase 1
Phase 1
StrukturierteVisualisierung mit
• Arbeitsumfeld• Prozesse und
Aktivitäten• Persönliches Netzwerk• Applikationen,
Systeme• Business Cases• Prioritäten• Herausforderungen /
Probleme• Heatmap
ArbeitsproduktWissenslandkarte, visio
Verkürzung der Einarbeitungszeit bis 30%Wissensverteilung im Team fördern Motivation MA steigern
PHASE 3 – Dokumentation
Transformation des Wissens
von Implizit nach Explizit
Struktur mit Mindliner,
Transfer Dokument,
Wiki /KMS / Sharepoint / …
PHASE 2 – Details
- Option1: Transfer Person 1:1
- Option2: iCast
Unterstützung auf
Nachfrage
PHASE 1 – Übersicht
Arbeitsumfeld, Stakeholder,
Prozesse, …identifizieren
Worksphere Map bac
Themen priorisieren
Einarbeitungsplan
Identifizierung Transfer Transformation
Initia
lisie
rung
Feedback
Einbezug des Auftraggebers, falls gewünscht
Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 1-2 Halbtage
Begleitung / Coaching für SchlüsselpersonenWissenstransfer nach Bedarf Investition: total 3–7 Halbtage Coaching
Phase 2
MethodikStrukturierter Wissenstransfer
Phase 2Option 1
Wissensempfänger ist im «Driver-Seat» und
- baut das benötigte Wissen auf- Wendet es direkt im Arbeitsumfeld an
Orientierung anhand Worksphere Map
Phase 2
Strukturierter WissensaufbauMACHEN, PULL Lernen
Verkürzung der Einarbeitungszeit bis 30%Wissensverteilung im Team fördern Motivation MA steigern
PHASE 3 – Dokumentation
Transformation des Wissens
von Implizit nach Explizit
Struktur mit Mindliner,
Transfer Dokument,
Wiki /KMS / Sharepoint / …
PHASE 2 – Details
- Option1: Transfer Person 1:1
- Option2: iCast
Unterstützung auf
Nachfrage
PHASE 1 – Übersicht
Arbeitsumfeld, Stakeholder,
Prozesse, …identifizieren
Worksphere Map bac
Themen priorisieren
Einarbeitungsplan
Identifizierung Transfer Transformation
Initia
lisie
rung
Feedback
Einbezug des Auftraggebers, falls gewünscht
Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 1-2 Halbtage
Begleitung / Coaching für SchlüsselpersonenWissenstransfer nach Bedarf Investition: total 3–7 Halbtage Coaching
Phase 2
MethodikStrukturierter Wissenstransfer
Arbeitsprodukt: iCast Keine direkte Nachfolge vorhanden
Phase 2Option 2
Coach / Experte erstellen iCast (keineNachfolge vorhanden)Aufzeichnung: Wissensträger erklärt sein Arbeitsumfeld in strukturiertenThemenblöcken: Worksphere Mapbac
Verwendbar für 1 … x Person(en)• Bildschirm: Zoom und Bewegung in
Wissenslandkarte• Audio: Wissensträger erklärt
Arbeitsumfeld, Netzwerk, …• Ablage in Sharepoint, Wiki, KMS
Ziele• Virtuelle Collaboration (weniger, keine
Reisetätigkeit)• Zeitliche Lücke der Nachfolge
überbrücken
Phase 2
Phase 2Option 2
Coach / Experte erstellen iCast (keineNachfolge vorhanden)Aufzeichnung: Wissensträger erklärt sein Arbeitsumfeld in strukturiertenThemenblöcken: Worksphere Mapbac
Verwendbar für 1 … x Person(en)• Bildschirm: Zoom und Bewegung in
Wissenslandkarte• Audio: Wissensträger erklärt
Arbeitsumfeld, Netzwerk, …• Ablage in Sharepoint, Wiki, KMS
Ziele• Virtuelle Collaboration (weniger, keine
Reisetätigkeit)• Zeitliche Lücke der Nachfolge
überbrücken
Phase 2
Arbeitsprodukt: iCastKeine direkte Nachfolge vorhanden
Phase 2Option 2
Coach / Experte erstellen iCast (keineNachfolge vorhanden)Aufzeichnung: Wissensträger erklärt sein Arbeitsumfeld in strukturiertenThemenblöcken: Worksphere Mapbac
Verwendbar für 1 … x Person(en)• Bildschirm: Zoom und Bewegung in
Wissenslandkarte• Audio: Wissensträger erklärt
Arbeitsumfeld, Netzwerk, …• Ablage in Sharepoint, Wiki, KMS
Ziele• Virtuelle Collaboration (weniger, keine
Reisetätigkeit)• Zeitliche Lücke der Nachfolge
überbrücken
Phase 2
Arbeitsprodukt: iCastKeine direkte Nachfolge vorhanden
Phase 2Option 2
Phase 2
Coach / Experte erstellen iCast (keineNachfolge vorhanden)Aufzeichnung: Wissensträger erklärt sein Arbeitsumfeld in strukturiertenThemenblöcken: Worksphere Mapbac
Verwendbar für 1 … x Person(en)• Bildschirm: Zoom und Bewegung in
Wissenslandkarte• Audio: Wissensträger erklärt
Arbeitsumfeld, Netzwerk, …• Ablage in Sharepoint, Wiki, KMS
Ziele• Virtuelle Collaboration (weniger, keine
Reisetätigkeit)• Zeitliche Lücke der Nachfolge
überbrücken
Arbeitsprodukt: iCastKeine direkte Nachfolge vorhanden
Phase 2Option 2
Phase 2
Coach / Experte erstellen iCast (keineNachfolge vorhanden)Aufzeichnung: Wissensträger erklärt sein Arbeitsumfeld in strukturiertenThemenblöcken: Worksphere Mapbac
Verwendbar für 1 … x Person(en)• Bildschirm: Zoom und Bewegung in
Wissenslandkarte• Audio: Wissensträger erklärt
Arbeitsumfeld, Netzwerk, …• Ablage in Sharepoint, Wiki, KMS
Ziele• Virtuelle Collaboration (weniger, keine
Reisetätigkeit)• Zeitliche Lücke der Nachfolge
überbrücken
Arbeitsprodukt: iCastKeine direkte Nachfolge vorhanden
Verkürzung der Einarbeitungszeit bis 30%Wissensverteilung im Team fördern Motivation MA steigern
PHASE 3 – Dokumentation
Transformation des Wissens
von Implizit nach Explizit
Struktur mit Mindliner,
Transfer Dokument,
Wiki /KMS / Sharepoint / …
PHASE 2 – Details
- Option1: Transfer Person 1:1
- Option2: iCast
Unterstützung auf
Nachfrage
PHASE 1 – Übersicht
Arbeitsumfeld, Stakeholder,
Prozesse, …identifizieren
Worksphere Map bac
Themen priorisieren
Einarbeitungsplan
Identifizierung Transfer Transformation
Initia
lisie
rung
Feedback
Einbezug des Auftraggebers, falls gewünscht
Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 1-2 Halbtage
Begleitung / Coaching für SchlüsselpersonenWissenstransfer nach Bedarf Investition: total 3–7 Halbtage Coaching
Phase 3
MethodikStrukturierter Wissenstransfer
Phase 3
ArbeitsproduktTransfer Dok, Wiki / SharePoint / …
Transfer Implizit – Explicit, Nachfolge dokumentiert: “Lernjournal”, individueller LerntypReview durch SME/Wissensträger, Planungsgrundlage für Vorgesetzte
Mindliner WSMStrukturierter Wissenstransfer
Create WorkSphere Map© over multiple team areas, structure
and prioritize important topics, autom. generated views (Mindmap,
Heatmap, Taskbuilder, Brizwalk, … build up detail knowledge,
apply, structure and document new knowledge, realize risk
mitigation, set proper baseline for next knowledge transfer Cooperation Partner:
Phase 1-3
Atlassian Confluence Wiki / GliffyStrukturierter Wissenstransfer
Create WorkSphere Map© over multiple team areas, structure
and prioritize important topics, link to Confluence wiki pages,
internet, intranet, iCasts
Phase 1-3
Methodik angepasstChange Management
Manager on Move
Team on Move
Optimized Project Handover
• Increase “Time to Market” of keyperson
• Create stability and continuity in organization
• Realize potential for corporate development
• Reduce risk due to project change
• Fasten induction for new PM or team
• Enable efficient rampup or rampdown of projects
• Support an enable reorganizations
• Avoid loss of knowledge due to organizational changes
• Build up efficient deputies and support transition of team
Aktuelle / zukünftige Herausforderungenz.B. Relocation von Services, Applikationen,
Prozessen, Outsourcing, Insourcing, …
Coaching / Begleitung: Schritte zum Erfolg
Checkliste
1–3 Monate Zeitrahmen zur Einarbeitung (mit oder ohne Überlappungszeit)
Abklärung bezüglich Rahmenbedingungen, involvierte Personen, Vorgehensweise abstimmen
Investition von 3–6 Halbtagen für die Begleitung des Wissenstransfers
Kosten: Silver (CHF 3500.-), Gold (CHF 4500.-), Platinum (CHF 6500.-) Paket
Initialisierung mit allen Beteiligten
Phase 1: Wissenslandkarte erstellen, Priorisierung der Themen
Phase 2: Transfer, Coaching auf Nachfrage, evtl. iCast erstellen bei örtlicher/zeitlicher Lücke
Vorbedingungen
Phase 3: Explizierung des Wissens, Team/individueller Wiki, Transfer Dok
Coaching / Train the Trainer / VISIOTemplates / Symbole / Checklisten
• Coaching / Begleitung: Silver / Gold / Platin• Beratung / Train the Trainer• Templates• Stencils / Symbole• Checklisten
www.wissenstransfer.ch/shop
Webshop
Herzlichen Dank!
www.wissenstransfer.ch www.worksphere-map.org
benno.ackermann@wissenstransfer.ch
Kontakt / email
F & A
Kunden Feedbacks
Quelle: Kundenfeedbacks 2016
https://www.wissenstransfer.ch/kundenaussagen/
«Der Gedankenaustausch beim Erstellen der
Wissenslandkarte war äusserst wertvoll und hat dazu
geführt, dass zahlreiche Inhalte unmittelbar
abgearbeitet waren und sich Inhalte, die eine
Vertiefung brauchten herauskristallisierten. Dank dem
strukturierten Wissenstransfer war ich bei der
Schlüsselübergabe überzeugt, alle relevanten
Aspekte des Verantwortungsbereiches besprochen
und weiterführende Infos dokumentiert zu haben. So
macht ein Abschluss Spass.»
«Der Wissenstransfer hilft, die
Prozesse, Systeme und Schnittstellen
der zukünftigen Position zu
visualisieren. Gleichzeitig unterstützt er
in der Priorisierung der
wichtigsten/dringlichen
Herausforderungen im neuen Bereich.
Der gewonnen Überblick gewährt
Sicherheit für anstehende
Herausforderungen.»«Super Sache. Werde noch
lange davon profitieren.»
«Bei Bedarf einen Wissenstransfer
durch-zuführen erachte ich als sehr
sinnvoll. Das Instrument des
„Wissenstransfers“ mit der „Worksphere
Map“ hat uns eine vollstän-dige
Übersicht über die zu transferierenden
Aufgaben gegeben.
Wir sind nach wie vor regelmässig
daran, gewisse wichtige Abläufe zu
besprechen und zu dokumentieren,
damit wir im Falle eines Falles bereit
wären, diese Aufgaben zu übernehmen
und zu erledigen.»
«Danke für die offenen
Gespräche und die gute
Atmosphäre»
Der ganze Wissenstransfer-Prozess war eine gewinnbringende Unterstützung
Quelle: Kundenfeedbacks 2016
Ich schätze die Verkürzung der Einarbeitungszeit auf
Quelle: Kundenfeedbacks 2016
Quelle: Kundenfeedbacks 2016
Der Wissenstransfer hat das Team entlastet
Wissenstransfer Anwendung… im Mitarbeiter Lifecycle
Onboarding
• Beschleunigung des “time to market”
• Erzeugen von Transparenz in komplexen Arbeitsumgebungen
• Project Rampup verbessern
• Qualität verbessern• Schlüsselpersonen im
Kontext, individuell einarbeiten
• Risiken und Fehlentscheide vermeiden
• Komplexe, neue Arbeitsumgebung verstehen
• Change Management unterstützen
• Echte Stellvertreter aufbauen
• Längere Abwesen-heiten vorbereiten
• Projektübergaben verbessern
• Potentielle Risiko-Personen begleiten
• Transparenz in Offshoring Projekten
• Nahtlose Übergabe an Nachfolge
• Wissensverlust minimieren bei (Früh-) Pensionierung / Rente
• Projekt Rampdownunterstützen
• Vermeiden von kostspieligen Reengi-neering Projekten
• Risiken durchfehlende Schlüssel-person entschärfen
Daily work Offboarding
70 : 20 : 10 Lernen in Organisationen
online
Identifizieren von Erfahrungswissen, “unsichtbares” Wissen strukturieren
Anknüpfen am Vorwissen der Lernenden
Komplexität reduzieren, Übersicht
Theorie und Praxis parallel schalten , individuelle Bedürfnisse
Multitasking (→ Gloria Mark, Uni California)
Im K
on
tex
t Sel
bst
ver
ant-
wo
rtli
ch
Vis
ual
isie
run
g
→P
rax
is70
% Fo
ku
s
Wissenstransfer Herausforderungen