Die doppischen Prozesse -der Weg zum ersten Jahresabschluss

Andreas HellenbrandKompetenzzentrum für Verwaltungsreform undIntegriertes öffentliches Rechnungswesen (IöR)

andreas.hellenbrand@de.pwc.com(030) 2636–4227 (0160) 7424025

Salzgitter, 27. Oktober 2005

P w C

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Definition der „doppischen Prozesse“

Als doppische Prozesse werden Arbeitsabläufe, Belegflüsse, Buchungsvorfälle etc. bezeichnet, die

• bei der Umstellung auf Doppik das bisher kameraleRechnungswesen der Kommunen ergänzen und

• eine ordnungsmäßige Fortschreibung bilanzieller Wertansätze gewährleisten bzw.

• die nicht zahlungswirksamen Vorgänge in der Ergebnisrechnung berücksichtigen.“

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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss

Eröffnungs-bilanz 01.01.

Schluss-bilanz 31.12.

Fortschreibung (doppische Prozesse):

- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten

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Weiterentwicklung der Anlagenbuchhaltung

Sachbearbeitungund HÜL-Buchung

Finanzbuchhaltung(Kasse)

Investition oderInstandhaltung?Zuwendungen?

Anlagenbuchhaltung(Kämmerei)

Schluss-bilanz 31.12.

Kontrolle:Vollständigkeit,

Zuordnung,Wertansatz,

Belegfluss (Dokumentenmanagement, Workflow)?

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Investition versus Instandhaltungsaufwand (1)

kamerale Sicht

doppische Sicht

VermögenshaushaltVerwaltungshaushalt

Instandhaltung InvestitionZuwendung

VermögensrechnungErgebnisrechnung

InstandhaltungAbschreibung

AnlagenaktivierungSonderposten

Aktivierungsfähigkeit?Vereinfachungsregeln?

Sonderfall: AktivierteEigenleistungen?

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Investition versus Instandhaltungsaufwand (2)

Ausgewählte Fragestellungen:• Die Erneuerung der Teerdecke für eine Straße ist mit 100.000 Euro im Vermögenshaushalt angesetzt. Aus doppischer Sicht handelt essich jedoch in der Regel um eine Instandhaltungsmaßnahme.

• Eine grundlegende Gebäudesanierung ist über einen Zeitraum vonmehreren Jahren angelegt. Die Einzelmaßnahmen stellen Instand-haltungsaufwand dar, die Gesamtheit der Sanierung eventuell eine aktivierungsfähige Investition.

• In der Eröffnungsbilanz wurde der schlechte Straßenzustand durchWertabschläge berücksichtigt. Eine geplante Maßnahme verbessertdie Zustandsklasse und verlängert die Restnutzungsdauer.

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Unterlassene Instandhaltung (1)

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Unterlassene Instandhaltung (2)

Aktiva Passiva

Sachanlagevermögen

Sonderposten

Rückstellung fürunterlassene Instandhaltung

Abwertungsbedarf durchaußerplanmäßige Abschreibung?

außerplanmäßige Auflösung?

Nachholungszeitraum?Nachholbar über planmäßige

Instandhaltungen hinaus?

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Fertigstellung von Anlagen im Bau

Maßgeblich für die Umbuchung ist derZeitpunkt der Fertigstellung, der sichregelmäßig an der Abnahme orientiert.

Problemfelder bei der Fertigstellung:

• Abnahmevorbehalte (Nacharbeiten)

• späte Erteilung der Schlussrechnung

• nicht aktivierungsfähige Elemente

• spätere Zuwendung (z.B. Beiträge)

• Fertigstellung in Bauabschnitten

• etc.

Aktiva

Sachanlagevermögen

Grundstücke,Gebäude,Anlagen

Anzahlungen,Anlagen im Bau

Umbuchung

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Zusammenarbeit der betroffenen Bereiche

geplante Maßnahmen(an Gebäuden, Straßen etc.)

Hochbau, Tiefbau,Liegenschaften

Anlagenbuchhaltungund Kämmerei

technischer undingenieurmäßiger

Blickwinkel

bilanzieller undhaushalterischer

Blickwinkel

„runderTisch“

gemeinsame Ableitung von Abgrenzungsregeln und Formularen,Diskussion von Grenzfällen, Optimierung der Abläufe und Kommunikation

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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss

Eröffnungs-bilanz 01.01.

Schluss-bilanz 31.12.

Fortschreibung (doppische Prozesse):

- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen

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Vorratsvermögen und Bestandsveränderungen

01.01.2005 körperliche Inventur 10.000 €

keine laufende Anpassung /Beschaffungen zunächst als Aufwand

31.12.2005 körperliche Inventur 12.000 €

+ 2.000 €

Bestandsveränderung

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Grundstücksentwicklung als Sonderfall

Vorratsvermögen

Grundstücke des Umlauf-vermögens zur späterenVeräußerung

+ erbrachte Eigenleistung

+ Inanspruchnahme von fremden Entwicklungs-leistungen

= “unfertige Erzeugnisse”

buchhalterischeUmsetzung?

Schulden

Empfangene Anzahlungen(auf Vorratsvermögen)

Ergebnisrechnung

Aktivierte Eigenleistungen(Personal-/Sachaufwand)

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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss

Eröffnungs-bilanz 01.01.

Schluss-bilanz 31.12.

Fortschreibung (doppische Prozesse):

- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen- Forderungen und Verbindlichkeiten

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Aufgliederung der Kontensalden Debitoren

Debitoren

Forderungsstandzum 31.12.2005

Vorschüsse

Gebühren

Personal

Fachsysteme

...

Steuern

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Wertberichtigungen auf Forderungen

kameral

doppisch

BeitreibungNiederschlagung

zweifelhaft Wertberichtigunguneinbringlich Abschreibung

ForderungenAlterstruktur

2005200420032002

...

Einzel- oder Pauschalwertberichtigung?Eingang auf abgeschriebene Forderung?Verknüpfung mit Debitoren/Mahnwesen?

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Aufgliederung der Kontensalden Kreditoren

Kreditoren

Schuldenstandzum 31.12.2005

Verwahrbuch

Darlehen

Personal

Fachsysteme

...

Steuern

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Darstellung in der Schuldenübersicht

Regelfall bei Verbindlichkeitenaus Lieferungen und Leistungen,

Transferverbindlichkeiten undsonstigen Verbindlichkeiten

Informationen sind inder Darlehensverwaltung

zusammenzustellen

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Darlehen aus kameraler und doppischer Sicht

kameral doppisch

Aufnahme / Tilgung

Vermögens-haushalt

Zinsen Verwaltungs-haushalt

Bilanz

Ergebnisrechnung

Bestandsführung und -fortschreibung

auch Liquiditätskredite !

einschließlich Abgrenzung vonim Folgejahr fälligen Zinsen

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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss

Eröffnungs-bilanz 01.01.

Schluss-bilanz 31.12.

Fortschreibung (doppische Prozesse):

- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen- Forderungen und Verbindlichkeiten- Durchführung der Periodenabgrenzung

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vor dem Bilanzstichtag für eine bestimmte Zeit

nach dem Bilanzstichtag

Ausgaben Aufwendungen

• Ausgaben im alten Jahr, Aufwendungen für eine bestimmte Zeitim neuen Jahr

• Instrument zur zeitlichen Abgrenzung von Aufwendungen zwecksperiodengerechter Gewinnermittlung

• keine Vermögensgegenstände!

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (1)

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Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (2)

Beispiele für Abgrenzungen:

• Beamtenbezüge für den Januar des Folgejahres, die schon im Dezember des laufenden Jahres gezahlt werden

• Vorauszahlungen auf soziale Leistungen für das Folgejahr

• Gezahlte Versicherungsprämien und Steuern (z.B. für Kfz),die (teilweise) das Folgejahr betreffen

• Unterschiedsbetrag zwischen Ausgabe- und Rückzahlungs-betrag bei Verbindlichkeiten (Disagio)

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vor dem Bilanzstichtag für eine bestimmte Zeit

nach dem Bilanzstichtag

Einnahmen Erträge

• Einnahmen im alten Jahr, Erträge für eine bestimmte Zeit im neuen Jahr

• Instrument zur zeitlichen Abgrenzung von Erträgen

• keine Verbindlichkeiten!

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (1)

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Passive Rechnungsabgrenzungsposten (2)

Beispiele für Abgrenzungen:

• Anteilige Gebühren und Entgelte, die bereits für das Folge-jahr vereinnahmt wurden (z.B. Grabpflege)

• erhaltene ertragswirksame Zuwendungen für mehrere Jahre(z.B. Instandhaltungsmittel des Bundes für Straßen)

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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss

Eröffnungs-bilanz 01.01.

Schluss-bilanz 31.12.

Fortschreibung (doppische Prozesse):

- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen- Forderungen und Verbindlichkeiten- Durchführung der Periodenabgrenzung- Fortschreibung der Rückstellungen

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Fortschreibung der Rückstellungen

Ansatz01.01.

Ansatz31.12.

kamerale Verbuchung

Rückstellungsspiegel

- Inanspruchnahme - Auflösung + Zuführung

Sachbearbeitung,Hauptbuchhaltung

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Sonderfälle der Rückstellungsbildung

• Pensionsrückstellungen(Anforderung eines Pensionsgutachtens einschließlichMeldung der zwischenzeitlichen Veränderungen)

• Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten(ggf. Umbuchung in die Verbindlichkeiten, Überprüfungdes fachlich eingeschätzten Rückstellungsbedarfs)

• Rückstellungen aus fälligen Bürgschaften u.ä.(Überprüfung der Eintrittsvoraussetzungen insbesonderebei Patronatserklärungen im Beteiligungsbereich)

• Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung (s.o.)

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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss

Eröffnungs-bilanz 01.01.

Schluss-bilanz 31.12.

Fortschreibung (doppische Prozesse):

- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen- Forderungen und Verbindlichkeiten- Durchführung der Periodenabgrenzung- Fortschreibung der Rückstellungen- Vorschüsse und Verwahrungen

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Beispiele zu den Vorschüssen

Lohn-, Gehalts-, Vergütungs-vorschüsse an Beschäftigteaus der Personalabrechnung

Handvorschüsse gemäߧ 4 GemKVO

Kassenfehlbeträge gemäߧ 32 Abs. 2 GemKVO:Ausbuchung, wenn längerals 6 Monate unaufgeklärt

Sonst. Vermögensgegenstände

Flüssige Mittel (Kassenbestand)

Sonst. Vermögensgegenstände(mit Pauschalwertberichtigung)oder Buchung in den Aufwand

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Beispiele zu den Verwahrungen (1)

Einzahlungen, für die keineAnnahmeanordnung vorliegt(§ 10 Abs. 1 GemKVO)

Einnahmen für das neueHaushaltsjahr

Irrläufer, nicht ausführbareZahlungen (Rückläufer),Fund- und Mündelgelder

Forderung / Ertrag nachbuchen

Passive Rechnungsabgrenzung

Sonstige Verbindlichkeiten

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Beispiele zu den Verwahrungen (2)

noch abzuführende Lohn-und Kirchensteuer gemäߧ 13 Nr. 1 GemHVO

Sicherheitseinbehalte imRahmen von Bauleistungen

Kassenkredite (§ 94 NGO)

Rücklageninanspruchnahme

Sonstige Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten aus L&L

Geldschulden (Liquiditätskredit)

Passivtausch im Eigenkapital

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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss

Eröffnungs-bilanz 01.01.

Schluss-bilanz 31.12.

Fortschreibung (doppische Prozesse):

- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen- Forderungen und Verbindlichkeiten- Durchführung der Periodenabgrenzung- Fortschreibung der Rückstellungen- Vorschüsse und Verwahrungen- Überleitungsrechung kameral/doppisch

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Abstimmung zwischen den Zahlenwerken

Haushaltsbuchungen,Personenkonten

(Kasse)

Anlagenbuchhaltung,Hauptbuchhaltung

(Kämmerei)

Plan-Ist-Vergleich über dieHaushaltsstellen

Vorschuss- und Verwahrbuch

Haushaltseinnahme- undHaushaltsausgabereste

Jahresrechnung

Plan-Ist-Vergleich über dieSachkonten

doppische Zusatzbuchungen

Bilanz und Ergebnisrechnungsowie Anlagennachweis

Jahresabschluss

Ich bedanke mich fürIhre Aufmerksamkeit

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