Post on 06-Feb-2018
1 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
EINFÜHRUNG IN DIE
LITERATURVERWALTUNG MIT ENDNOTE X3
Das Skript zum Kurs Einführung in EndNote X3
Erstellt von Dennis Block für das ZDV, Universität Tübingen
2 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Inhaltsverzeichnis
1 Das Endnote Programmfenster ............................................................................................ 3
2 Eingabe einer neuen Referenz .............................................................................................. 6
3 Suchen in eigenen Datenbanken ........................................................................................ 10
4 Suche in Online-Datenbanken ............................................................................................ 11
5 Arbeiten mit Gruppen ......................................................................................................... 14
6 Löschen von Referenzen und Gruppen .............................................................................. 17
7 Importieren von Referenzen ............................................................................................... 18
8 Suche nach Volltext ............................................................................................................. 25
9 Thematische Bibliographie ................................................................................................. 25
10 Feldinhalte ändern .............................................................................................................. 29
11 Einfügen von Literaturverweisen in Word .......................................................................... 29
12 Bearbeiten von Literaturverweisen in Word ...................................................................... 32
13 Anpassen von Output Styles ............................................................................................... 33
14 Duplikate identifizieren ....................................................................................................... 37
15 Ein Backup erstellen - die Compressed Library................................................................... 39
16 Letzte Worte ....................................................................................................................... 39
3 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
1 Das Endnote Programmfenster
Hier sehen Sie das Endnote Programmfenster mit einer geöffneten Datenbank:
Geöffnet ist die Datenbank mit dem Namen Test-Lib_2.enl, wobei die Dateiendung .enl für
EndNote Library steht. Der Name steht oben im Fensterrahmen der Datenbank sowie im
Programmfenster selbst. Wenn Sie mehrere Datenbanken geöffnet haben, steht dort jeweils
der Titel des gerade aktiven Datenbankfensters.
Es gibt im Wesentlichen vier wichtige Bereiche:
Das große Inhaltsfenster mit den eigentlichen Datensätzen Ihrer Bibliographie
An der linken Seite eine Übersicht über vorhandene Datensatzgruppen
Unten ein Zusatzfenster, das entweder (wie bei Abbildung 1) eine Vorschau anzeigt,
wie die Literaturangabe in Ihrer Bibliographie ausgegeben wird, oder die Möglichkeit
bietet, nach Literatur zu suchen
Oben eine Symbolleiste für häufige Befehle sowie ganz oben das Programmmenü.
Zuerst schauen wir uns das Inhaltsfenster mit Ihrer Literaturliste an (Abbildung 2 oben). Sie
sehen mehrere Spalten, nach denen Sie Ihre Liste sortieren können, z.B. nach Autor, Jahr oder
Zeitschrift. Sie können bis zu acht Spalten frei konfigurieren (EDIT – PREFERENCES – DISPLAY
Abbildung 1: Das EndNote Programmfenster
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FIELDS). Innerhalb des Fensters können Sie sich entweder mit der Maus oder den üblichen
Tasten bewegen (Bildlauf, Cursor, Pos 1, Ende).
Sofern Sie im unteren Fenster den Reiter Preview angewählt haben, zeigt End Note Ihnen die
Vorschau Ihrer Referenz in Abhängigkeit des gewählten Output Styles an (siehe Abbildung 2
unten). Der Output Style legt fest, wie Ihre Literaturliste formatiert wird (Form und Angaben
z.B. zu Autor, Titel, Jahr etc.). Dazu ein paar grundsätzliche Worte:
EndNote bringt bereits über 3.000 Output Styles mit. Die meisten dieser Styles sind
nach Fachzeitschriften benannt, die eine bestimmte Formatierung für die Biblio-
graphie verlangen. Wenn Sie also für einen wissenschaftlichen Artikel eine Literaturlis-
te anlegen, brauchen Sie EndNote nur zu sagen, wo der Artikel publiziert werden soll.
Die korrekte Formatierung erfolgt dann automatisch.
Wenn Sie Zitate in Word einfügen, übernimmt Word die gewünschte Formatierung
automatisch. Diese Formatierung lässt sich auch in Word jederzeit mit EndNote wieder
ändern.
Daran erkennen Sie bereits den wichtigsten Grundsatz an der Arbeit mit EndNote:
Ändern Sie möglichst nie eine Referenz oder die Formatierung Ihrer Literaturanga-
ben in Word, sondern stets in EndNote selbst. Ansonsten gehen bei der weiteren Ar-
beit entweder Ihre Änderungen wieder verloren, wenn EndNote das Dokument neu
formatiert, oder EndNote kann Ihre Angaben nicht mehr aktualisieren.
Abbildung 2: Das Hauptfenster einer Datenbank mit Referenzen und Ausgabevorschau
5 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Im linken Bereich Groups können Sie Ihre Literatur in
verschiedenen Gruppen verwalten (siehe Abbildung 3). Es gibt
Standardgruppen, die immer angezeigt werden, weiterhin
temporäre Gruppen und von Ihnen selbst erstellte Gruppen.
Im folgenden Screenshot sehen Sie Beispiele für alle drei
Kategorien. All References und Trash beispielsweise stehen
ständig zur Verfügung. Die Gruppen wie Custom Groups und
Smart Groups werden von Ihnen selbst festgelegt. Dazu später
mehr.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, in Online-Datenbanken
direkt zu recherchieren. EndNote verfügt bereits von Haus aus
über die nötigen Connection Files für die Online-Recherche bei
vielen Datenbankanbietern. Schließlich sehen Sie hier blau
markiert die temporäre Gruppe Imported References. In
diesem Fall haben wir aus einer Internetdatenbank
ausgesuchte Referenzen importiert. Sobald wir neue
Datensätze importieren, verschwinden die alten aus dieser
Gruppe wieder.
Den letzten wichtigen Bereich der Endnote Programmoberflä-
che schließlich bilden die Befehlsleisten in der jeweils geöffne-
ten Datenbank sowie im EndNote-Hauptfenster (siehe Abbil-
dung 4). Im Datenbankfenster lassen sich per Mausklick prakti-
sche Befehle abrufen, z.B. das Hinzufügen einer neuen Refe-
renz, die Online-Suche oder das Einfügen einer Literaturanga-
be in Word.
Weiterhin finden sich in der Symbolleiste auch eine Schnellauswahl für den Output Style
sowie die Eingabe für die Quick Search. Über das Menü lassen sich diese und eine Vielzahl
weiterer Befehle aufrufen. Für die Referenzen sowie Gruppen gibt es gesonderte Menüpunk-
te, um die umfangreichen Funktionen abzubilden. Zudem stehen über Tools Möglichkeiten
bereit, zusätzliche Arbeiten wie das Erstellen einer thematischen Bibliographie oder das Ver-
ändern von Datenbankfeldern durchzuführen.
Abbildung 4: Die Symbol- und Menüleisten
Abbildung 3: Verschiedene Gruppen
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2 Eingabe einer neuen Referenz
Durch einen Klick auf das grüne Plus in der Symbolleiste (siehe Abbildung 4) ruft man das
Eingabefenster für eine neue Referenz auf (siehe Abbildung 5).
Die Eingabe funktioniert weitgehend intuitiv. Man kann den Autor z.B. als Vorname Nachna-
me eingeben oder Nachname, Vorname. Mehrere Autoren werden einfach durch Drücken der
Enter-Taste voneinander getrennt. Sollte im Autorennamen ein Komma vorkommen, z.B. weil
als Urheber eine Organisation genannt ist, so doppelt man das Komma einfach: University of
California,, Berkley. Auf die Weise versteht EndNote, dass nach dem Komma kein Vorname
kommt und der Name entsprechend nicht umgestellt werden darf.
Abbildung 5: Eine leere Referenz
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Bei Namenszusätzen wie Jr. Oder III gibt man den ganzen Namen am besten nach folgendem
Muster ein: Nachname, Vorname, Zusatz also z.B. Winemaker, John, Jr. Alles nach dem zwei-
ten Komma wird wieder wie oben als Zusatz betrachtet und an den gesamten Namen ange-
hängt. Falls Sie möchten, dass bestimmte vorangestellte Zusätze wie von oder de la bei Na-
men oder The in Titeln nicht als maßgeblich für die alphabetische Sortierung betrachtet wer-
den, können Sie das in den Optionen ausschließen. Wählen Sie dazu aus dem Menü EDIT –
PREFERENCES – SORTING (siehe Abbildung 6).
Eine praktische Unterstützung bei der Eingabe von Daten bieten die Term Lists. Diese Listen
speichern alle Eingaben in bestimmten Feldern (standardmäßig Author, Journal, Keywords).
So müssen Sie beim Anlegen neuer Daten z.B. nicht mehrmals denselben Zeitschriftentitel
eingeben – die Anfangsbuchstaben reichen bereits und EndNote erledigt den Rest für Sie.
Sobald EndNote den Vorschlag blau unterlegt anzeigt, müssen Sie nur Enter oder die Tabula-
tortaste drücken. Mehrere Vorschläge können Sie mit den Cursor-Tasten nach oben und nach
unten auswählen.
Sie können die Listen am effizientesten über das Menü TOOLS – DEFINE TERM LISTS verwalten
(siehe Abbildung 7) Über diesen Dialog gelangen Sie zu allen Einstellmöglichkeiten für Term
Lists. Wenn Sie im Reiter Lists einen Eintrag markieren und dann zum anderen Reiter Terms
wechseln, können Sie die bisher gespeicherten Eingaben sehen und über die entsprechenden
Abbildung 6: Hinzufügen von Ausnahmen zum Sortieren
8 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Schaltflächen bearbeiten, löschen oder neue hinzufügen. Die Angaben sämtlicher Referenzen
bleiben hierbei gespeichert, selbst wenn Sie die ursprünglichen Referenzen mittlerweile
längst gelöscht haben sollten.
Sie können auch eigene Listen für
bestimmte Felder definieren und
automatisch erzeugen lassen. Wir
wollen das einmal am Beispiel
des Feldes Notes nachvollziehen.
Dabei gehen wir in drei Schritten
vor. Zuerst klicken Sie auf die
Schaltfläche Create List. Im fol-
genden Dialog vergeben Sie einen
beliebigen Namen (sinnvollerwei-
se denselben Namen, den auch
das Feld hat, also hier Notes,
siehe Abbildung 8). Bestätigen Sie
Ihre Auswahl mit OK.
Zurück im Fenster aus Abbildung 7 klicken Sie
nun auf Update List, um bereits vorhandene
Informationen Ihrer Referenzen aus dem Feld
Notes mit unserer neuen Liste gleichen Namens
zu verknüpfen. Wählen Sie im neuen Fenster
unter Add Field das Feld Notes aus (siehe Abbil-
dung 9). Bestätigen Sie mit OK.
Im letzten Schritt müssen
wir nun noch die neue
Liste mit dem Feld Notes
verknüpfen, damit das
Autovervollständigen der
Einträge auch funktioniert.
Dafür wählen Sie zurück
im schon bekannten
Fenster Link List aus und
scrollen dann bis zum Feld
Notes herunter. In der
DropDown-Liste wählen
Sie die Liste Notes aus und
bestätigen wieder mit OK.
Abbildung 7: Das Term Lists Fenster
Abbildung 8: Den Namen der neuen Liste eingeben
Abbildung 9: Update der neuen Liste Notes
9 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Fertig! Nun werden neue Eingaben im Feld Notes automatisch vervollständigt.
Die zur Verfügung stehenden Felder wie Author, Title, Type of Article etc. hängen generell
vom gewählten Referenztyp ab (siehe Auswahlliste in Abbildung 5 oben). Beim Typ Book z.B.
gibt es andere Felder als bei Journal Article, Figure oder Pamphlet. Darüber hinaus gibt es
aber auch einige Felder, die bei allen Typen gleich sind, wie Keywords. In diesem Feld ist es
ratsam, inhaltliche Schwerpunkte zu verschlagworten, um so später z.B. eine Übersicht der
Literatur zu einem bestimmten Thema generieren zu können. Weiterhin kann dieses Feld
auch hervorragend zur Benotung der Quellen genutzt werden. So können Sie sich später auf
einen Blick z.B. alle vielversprechenden Referenzen anzeigen lassen.
Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, einzelne Referenzen mit Dateien oder Dateipfaden
zu verknüpfen. Sie können z.B. den Volltext eines Artikels als Anhang an die Referenz anfügen
oder ein Bild, eine PowerPoint- oder Excel-Datei, ein Diagramm, eine URL usw. Dafür gibt es
die Felder File Attachment, Figure und URL (siehe Abbildung 10).
Abbildung 10: Hinzufügen eines Anhangs
Am einfachsten geht das, indem Sie irgendwo in den weißen Bereich der Eingabemaske mit
der rechten Maustaste klicken und die passende Option auswählen (siehe Abbildung 10). Es
lässt sich jede beliebige Datei anhängen (max. 45 pro Referenz), die dann als Symbol unter
File Attachments erscheint und über einen Doppelklick geöffnet werden kann. Ähnlich verfah-
ren Sie bei Diagrammen (max. 1 pro Referenz), unter Caption können Sie auch gleich die
10 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Bildunterschrift hinzufügen. Die URL tippen Sie einfach ein oder übertragen sie per Copy &
Paste aus dem Browser. Zum Speichern Ihrer Änderungen klicken Sie einfach auf das X oben
rechts. EndNote fragt Sie dann, ob Sie die Änderungen übernehmen wollen.
3 Suchen in eigenen Datenbanken
Gesucht werden kann entweder über die
Quick Search (siehe Abbildung 11) oben in
der Symbolleiste oder das Suchfenster unter-
halb der Datensätze (siehe Abbildung 12).
Die Quick Search sucht dabei in jedem Feld nach dem Vorkommnis des Wortes oder Worttei-
les. Insofern ist sie also eine schnelle Möglichkeit, nach einem Kriterium zu filtern. Allerdings
kann hier keine weitere Feinjustierung vorgenommen werden, was besonders bei großen
Datenbanken mit vielen Referenzen das Suchergebnis nicht ausreichend genug einschränkt.
Für diesen Zweck gibt es die Library Search.
Im obigen Beispiel suchen wir nach vier Kriterien, die über unterschiedliche Operatoren (And,
Or, Not) verknüpft sind. Mindestens einer der Autoren einer Arbeit soll Smith oder Miller
heißen, wobei das Erscheinungsdatum zwischen 2000 und heute liegen soll. Weiterhin möch-
ten wir nur diejenigen Referenzen angezeigt bekommen, bei denen die Zeichenfolge DNA
nicht in den Keywords enthalten ist.
Unten rechts im Fenster haben wir die Möglichkeit, nach Groß- und Kleinschreibung zu unter-
scheiden (Match Case) sowie einen Datensatz nur dann auszugeben, wenn die gesuchte Zei-
chenkette ein eigenes Wort bildet (Match Words). Beispiel: Die Eingabe Smith wird auch
smith, Smithsonian Institution oder Blacksmith als Ergebnisse auswerfen, wenn Sie die ent-
sprechenden Häkchen nicht setzen.
Über die Schaltfläche Options… können Sie Suchkonfigurationen speichern oder die gefunde-
ne Literatur in eine Smart Group überführen. Wie Sie mit Gruppen arbeiten, schauen wir uns
nach der Online-Suche an.
Abbildung 11: Schnellsuche nach therapy
Abbildung 12: Suchfenster mit vier Kriterien
11 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
4 Suche in Online-Datenbanken
EndNote erlaubt Ihnen neben der Suche in selbst angelegten oder importierten Datensätzen
auch die direkte Suche in einer Vielzahl von Online-Datenbanken. Der Besuch der entspre-
chenden Websites der Datenbanken entfällt und auch um den Import müssen Sie sich keine
Gedanken machen. Sie können aus dem Suchergebnis direkt die gewünschten Literaturhin-
weise übernehmen. Es stehen Ihnen in EndNote bereits standardmäßig die nötigen Verbin-
dungsdateien (Connection Files) für sehr viele Datenbanken zur Verfügung. Das klingt sehr
praktisch und bequem (und ist es auch), allerdings sollten Sie dabei einige Dinge beachten:
Die Filtermöglichkeiten für die Suche nach passenden Literaturangaben sind in der Re-
gel auf der Website des Datenbankanbieters noch umfangreicher als in EndNote. Das
Programm ermöglicht Ihnen nur die Suche in bestimmten Feldern. Die Website hinge-
gen wird häufig auch noch bestimmte inhaltliche Filter anbieten wie bei pubmed z.B.
die Optionen, beim Stichwort diarrhea nur nach Artikeln zu klinischen Versuchen bei
Kleinkindern bis 23 Monaten zu suchen (siehe Abbildung 13).
Nicht alle Datenbanken erlauben Ihnen die kostenlose Recherche. Bei manchen müs-
sen Sie sich anmelden oder sich über eine universitäre IP-Adresse als berechtigt aus-
weisen (über Zugriff aus dem Uni-Netz oder per VPN-Client). EndNote kann diese Au-
thentifizierung in einigen Fällen auch vornehmen, allerdings ist zuweilen der direkte
Zugriff über die Website unvermeidlich.
Schließlich gibt es einige Datenbanken, die den Zugriff aus einem Literaturprogramm
wie EndNote komplett unterbinden oder die der Hersteller von EndNote Thomson
Reuters noch nicht für die Suche implementiert hat. In diesen Fällen bleibt Ihnen nur
der direkte Kontakt entweder zum Datenbankanbieter oder zu Thomson Reuters.
Abbildung 13: Ausschnitt aus der erweiterten Suche auf der Website von pubmed
12 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Bevor Sie mit der eigentlichen Suche beginnen, empfiehlt es sich, in der Symbolleiste des
Datenbankfensters oben links das Symbol für Online Search Mode anklicken (siehe Abbildung
14). Standardmäßig ausgewählt ist der Integrated Mode. Der Unterschied wird schnell deut-
lich, wenn Sie versehentlich mal vergessen, den Online-Modus zu wählen. Dann nämlich
werden alle Suchergebnisse erst einmal pauschal zu Ihrer vorhandenen Bibliographie hinzuge-
fügt, obwohl Sie möglicherweise nur drei von 100 Ergebnissen benötigen.
Im Onlinemodus hingegen bleiben die Er-
gebnisse isoliert von Ihrer eigentlichen
Datenbank. Benutzen Sie nun wie bei der
Offline-Suche die Suchmaske im unteren Teil
des Fensters für Ihre Abfrage. Wenn Sie
dann im Online-Modus sind, wählen Sie eine
der vielen Datenbanken aus. Einige sind in der Gruppenleiste schon voreingestellt, diese
müssen Sie nur anklicken. Ansonsten klicken Sie auf more (siehe Abbildung 15).
Nach dem Klick auf More öffnet sich ein weiteres Fenster
namens Choose A Connection, mit dem Sie eine der Tausende
Datenbanken auswählen können. Dazu stehen Ihnen drei
Möglichkeiten zur Verfügung.
Entweder Sie browsen tat-
sächlich mit der Bildlaufleis-
te durch alle durch oder Sie
schränken die Anzahl nach
Anbieter über die Schaltflä-
che Find By ein oder Sie
machen es wie wir in diesem
Beispiel und tippen den
Namen der gewünschten
Datenbank in das Feld Quick
Search. Wenn Sie nun pub-
med eingeben und Enter
drücken, zeigt EndNote nur
noch die Datenbanken mit
Abbildung 15: Online-Suche
Abbildung 14: Die drei Such-Modi
Abbildung 16: Online-Datenbank auswählen
13 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
dieser Zeichenfolge an. In unserem Fall ist dies tatsächlich nur eine, nämlich die gewünschte
Datenbank. Schauen Sie sich gegebenenfalls noch die Informationen unter Comments an und
klicken Sie dann auf Choose (siehe Abbildung 16).
Anschließend erhalten Sie wiederum im unteren Fensterbereich eine Suchmaske, die Sie
ähnlich wie bei der Offline-Search bedienen können (siehe Abbildung 17). Hier hängen die zur
Verfügung stehenden Felder zum Teil von der jeweiligen Datenbank ab.
Abbildung 17: Suchmaske der Online-Suche
Ein kleiner Tipp für die Sichtung Ihrer Ergebnisse: Um sie möglichst schnell auswerten zu
können, wählen Sie oben aus der DropDown-Liste den Output Style Show All Fields. Gleichzei-
tig wechseln Sie unten von der Suchmaske (Reiter Online Search) zur Vorschau (Reiter Pre-
view). Auf die Weise bekommen Sie direkt angezeigt, welche Informationen zu welchen Fel-
dern hinterlegt sind (siehe Abbildung 18). Sie können die Größe des Vorschaufensters nach
Belieben anpassen, indem Sie mit der gedrückten linken Maustaste den oberen Rahmen des
Suchfensters nach oben bzw. unten ziehen.
Abbildung 18: Vorschau der hinterlegten Informationen
Wählen Sie nun einfach die Referenzen aus, die Sie übernehmen möchten, indem Sie z.B. die
Strg-Taste gedrückt halten, während Sie die gewünschten Referenzen anklicken. Anschließend
14 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
klicken Sie auf das Icon rechts neben der Liste mit den Output Styles, um die gewünschten
Referenzen in Ihre Datenbank zu übertragen (siehe Abbildung 19). Alternativ klicken Sie mit
der rechten Maustaste auf eine der markierten Referenzen, wählen Copy References To und
bestimmen die Datenbank, in die Sie die Ergebnisse übernehmen möchten.
Abbildung 19: Übernehmen ausgewählter Referenzen aus der Online-Suche
Wenn Sie dann wieder auf den Integrated Mode klicken, fragt EndNote nach, ob alle Ergeb-
nisse der Online-Suche gelöscht werden sollen. Sie können die Frage mit OK beantworten.
Wieder zurück im Integrated Mode sehen Sie nun bei den Gruppen eine weitere mit dem
Namen Copied References. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine Übersicht mit den ko-
pierten Literaturangaben (siehe Abbildung 20), die Sie so auch leicht weiter bearbeiten oder
gegebenenfalls wieder löschen können. Beachten Sie jedoch, dass dies eine temporäre Grup-
pe ist – beim nächsten Kopieren von Referenzen werden die Referenzen aus dieser Gruppe
wieder entfernt, bleiben aber natürlich unter All References erhalten.
Abbildung 20: Kopierte Literaturangaben
5 Arbeiten mit Gruppen
Gruppen bieten eine gute Möglichkeit, Ihre Referenzen zu strukturieren. Wenn Sie für eine
Hausarbeit über Bilanzpolitik im internationalen Vergleich recherchieren, möchten Sie viel-
leicht gerne bestimmte Quellen auf einen Blick haben, die sich mit den Rechnungslegungsvor-
schriften nach IFRS beschäftigen und solche, die auf das HGB Bezug nehmen. Nachdem Sie
15 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
also fleißig gesammelt haben, erstellen Sie zwei Groups mit den Namen IFRS und HGB. Groups
sind, wie der Name schon andeutet, individuell von Ihnen erstellte Gruppen. Ihr Inhalt ist
statisch, d.h. er ändert sich nicht, solange Sie nicht selbst Referenzen hinzufügen oder löschen.
Wie alle Gruppen bilden auch die Groups nur einen Ausschnitt der Gesamtmenge aller Refe-
renzen ab. Sie werden also immer noch unter All References alle Ihre Literaturstellen sehen.
Das Erstellen von Gruppen geht auf mehreren Wegen, wobei wir uns die zwei nächstliegen-
den anschauen werden. Bei der ersten Methode erstellen wir eine leere neue Gruppe. Dazu
klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich My Groups und wählen Create Group
(siehe Abbildung 21).
Nun geben Sie dem Kind einen Namen, z.B. IFRS. Wiederholen Sie das Ganze für eine neue
Gruppe, die Sie HGB nennen. Wenn Sie nun Referenzen diesen Gruppen zuweisen möchten,
wählen Sie einfach (z.B. unter All References) die passenden Literaturstellen aus. Führen Sie
gegebenenfalls eine Suche in Ihren vorhandenen Referenzen durch und Markieren Sie die
gewünschten Referenzen mit gedrückter Strg-Taste. Ziehen Sie sie dann per Drag & Drop mit
gedrückter linker Maustaste in die entsprechende Gruppe (siehe Abbildung 22).
Bei der zweiten Methode wählen Sie zuerst diejenigen Literaturstellen aus, für die Sie dann
eine Gruppe bilden möchten. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markier-
ten Referenzen und wählen die Option Add References To – Create Custom Group aus (siehe
Abbildung 23). Anschließend sind alle ausgewählten Referenzen in der neuen Gruppe, die Sie
nur noch benennen müssen.
Abbildung 22: Ziehen von Referenzen auf eine Gruppe
Abbildung 21: Methode 1 zum Erstellen einer Custom Group
16 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Neben den eben vorgestellten Custom Groups gibt es noch die Smart Groups. Die tragen
diesen stolzen Namen, weil sie selbsttätig die von Ihnen nach bestimmten Kriterien definier-
ten Gruppen verwalten. Ein Beispiel: Angenommen Sie planen eine Arbeit zum Thema Die
Haselnuss als Kulturgut im Wandel der Zeit. Sie haben sich klugerweise angewöhnt, das Feld
Keywords für eine Bewertung Ihrer Quellen zu verwenden und möchten nun, dass alle Litera-
tur mit den Bewertungen sehrgut_1 oder gut_2, die zwischen 2000 und heute erschienen ist,
in einer Gruppe organisiert wird. Das soll für alle bestehenden wie auch noch künftig neu
hinzuzufügenden Quellen automatisch geschehen.
Ähnlich wie bei den Custom Groups gibt es auch bei den Smart Groups verschiedene Wege
der Erstellung, von denen wir uns zwei anschauen wollen. Im ersten Fall klicken Sie rechts auf
den Bereich My Groups und wählen Create Smart Group. Anschließend bekommen Sie ein
Suchfenster, dessen Bruder Sie bereits von unseren anderen Suchen kennen.
Dort können Sie entsprechende Filterkriterien definieren, in unserem Fall also das
Erscheinungsdatum und die Noten. Jetzt wollen Sie der Gruppe noch einen aussagekräftigen
Namen geben. Danach klicken Sie einfach auf Create (siehe Abbildung 24).
Abbildung 23: Methode 2 zum Erstellen einer Custom Group
Abbildung 24: Erstellen einer Smart Group nach Methode 1
17 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Der zweite Weg geht ganz ähnlich. Sie führen einfach eine normale Suche durch und klicken
dann im Suchbereich auf die Schaltfläche Options. Dort wählen Sie Convert to Smart Group
und schon haben Sie Ihre Smart Group (siehe Abbildung 25). Jetzt müssen Sie Ihr wieder nur
einen entsprechenden Namen geben.
Sobald Sie eine Referenz dieser Gruppe an anderer Stelle löschen oder neue Quellen hinzufü-
gen, auf die die Filterkriterien passen, ändert sich Ihre Smart Group automatisch. Grundsätz-
lich kann man also sagen: Wenn Sie gerne Gruppen aus all solchen Referenzen bilden möch-
ten, die bestimmte Kriterien erfüllen, sind Smart Groups eine gute Wahl. Wenn Sie dahinge-
gen Quellen zu einer Gruppe zusammenfügen möchten, die bestimmte Kriterien nicht exklu-
siv erfüllen, so sind Custom Groups anzuraten.
In EndNote X3 können Sie nun auch Group Sets, also zu einem Thema Untergruppen erstellen,
die sowohl aus Custom Groups als auch aus Smart Groups bestehen dürfen. Klicken Sie dafür
mit der rechten Maustaste z.B. auf My Groups und wählen Sie Create Group Set. Gehen Sie
anschließend bei der Erstellung von Untergruppen genauso vor wie oben beschrieben.
6 Löschen von Referenzen und Gruppen
Auch das Löschen von Referenzen oder Gruppen ist mit EndNote problemlos möglich. Es gibt
allerdings einen kleinen aber feinen Unterschied. Gelöschte Referenzen werden in die Gruppe
Trash verschoben und sind so zumindest während der laufenden Session noch wiederherstell-
bar. Wenn Sie EndNote schließen, werden Sie gefragt, ob Sie die gelöschten Angaben endgül-
tig entfernen wollen. Sobald Sie aber eine Gruppe löschen, ist sie unwiederbringlich verloren.
Auch darauf weist Sie EndNote beim Löschvorgang noch einmal hin.
Eine oder mehrere Referenzen löschen Sie, indem Sie diese wie gewohnt markieren. An-
schließend ziehen Sie sie per Drag & Drop auf die Gruppe Trash. Alternativ benutzen Sie die
rechte Maustaste und klicken auf Move References to Trash oder gehen den ganz kurzen Weg
und drücken auf Ihrer Tastatur einfach auf Del bzw. Entf.
Sie können die gelöschten Literaturangaben problemlos wiederherstellen, solange Sie noch
nicht endgültig aus der Gruppe Trash entfernt sind. Dazu verfahren Sie analog zum Löschen,
Abbildung 25: Erstellen einer Smart Group aus der Suche heraus
18 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
sprich Sie ziehen die Referenzen wieder in die Gruppe All References oder bedienen sich der
rechten Maustaste mit der entsprecenden Option.
Zum Löschen einer Gruppe klicken Sie rechts auf die entsprechende Gruppe (siehe Abbildung
27). Sie können die Gruppe nun umbenennen oder löschen. Wichtig: Wenn Sie eine Gruppe
löschen, werden nicht auch die enthaltenen Referenzen gelöscht. Es geht lediglich Ihre Zu-
ordnung dieser Referenzen zur besagten Gruppe verloren. Beachten Sie jedoch: Wenn Sie
einzelne Referenzen aus einer Smart Group löschen, werden diese auch aus Ihrer Grundge-
samtheit gelöscht!
7 Importieren von Referenzen
Wir haben uns bereits angeschaut, wie man Informationen aus Online-Datenbanken direkt
aus EndNote heraus finden und nutzen kann. Allerdings ist dies nicht immer möglich oder
sinnvoll, wie im Kapitel Die Suche in Online-Datenbanken erklärt. Wie aber bekommt man
dann die benötigten Referenzen in EndNote?
Es gibt grundsätzlich zwei Wege. Viele Datenbanken bieten auf ihrer Website bereits die
Möglichkeit, die gewünschten Referenzen im EndNote-Format herunterzuladen. So kann man
recht sicher sein, dass beim Import tatsächlich alle Daten an der richtigen Stelle landen. Aber
EndNote versteht auch einige andere tagged Textdateien, also Dateien mit bestimmten Codes,
die die Inhalte den richtigen Feldern zuordnen. Da jede Datenbank das Sammeln und Expor-
tieren von Datensätzen anders handhabt, schauen wir uns hier exemplarisch zwei Beispiele an.
Zuerst widmen wir uns dem Import einer nativen EndNote-Datei. Dazu rufen wir die Website
der Datenbank Highwire Press der Stanford University über http://highwire.stanford.edu/ auf
und suchen in der Eingabemaske nach hazelnut (siehe Abbildung 28). Ein Klick auf Search
bringt uns auf die nächste Seite mit einer ausführlichen Darstellung der Suchergebnisse.
Hier setzen Sie ein Häkchen in diejenigen Referenzen, die Sie übernehmen wollen (siehe
Abbildung 29). Gegebenenfalls informieren Sie sich zuvor noch über die genaueren Inhalte
der jeweiligen Quellen oder – eine Besonderheit von Highwire – Sie schauen sich die Citation
Map an, die Ihnen zeigt, welche anderen Artikel auf den ausgewählten verweisen.
Abbildung 26: Löschen einer Gruppe Abbildung 27: Löschen einer Gruppe
19 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Abbildung 29: Ergebnisauswahl und Vorbereitung für das Herunterladen in EndNote
Abbildung 28: Eingabe des Suchbegriffs
20 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Nachdem Sie die gewünschten Quellen ausgewählt haben, klicken Sie in den Radio Button mit
der Beschriftung download to citation manager und dann auf die Schaltfläche Go. Im näch-
sten Fenster bekommen Sie noch einmal eine Übersicht über Ihre gewählten Referenzen und
klicken dann auf download citations to Citation Manager (siehe Abbildung 30).
Wählen Sie im nächsten Schritt EndNote als Zitationsprogramm aus (siehe Abbildung 31).
Abbildung 30: Bestätigen der Auswahl
Abbildung 31: Auswahl von EndNote
21 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Der Download der Datei beginnt. Wählen Sie einen Speicherort und speichern Sie die Datei ab.
Anschließend gehen Sie zurück zu EndNote und klicken im Menü File auf Import (siehe Abbil-
dung 32).
Im folgenden Dialog geben Sie über die Schaltfläche Choose den Speicherort der herunterge-
ladenen Datei an. Wählen Sie als Import Option aus der Liste EndNote Import aus. Bestimmen
Sie den Umgang mit Duplikaten und legen Sie gegebenenfalls eine Umcodierung des Zeichen-
satzes unter Text Translation fest. Klicken Sie dann auf Import (siehe Abbildung 33).
Wie Sie sehen, erhalten Sie nun eine neue temporäre Gruppe namens Imported References.
Dort bekommen Sie die Importe so angezeigt, wie Sie EndNote angekommen sind. Ein nützli-
Abbildung 32: Importieren einer EndNote-Datei
Abbildung 33: Importoptionen
22 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
cher Tipp am Rande: Kontrollieren Sie nach Möglichkeit immer die Qualität der Datenüber-
nahme. Wenn sich hier ein Fehler einschleicht, den Sie nicht sofort bemerken, kann es später
sehr aufwendig werden, die Ursache noch zu finden. Gehen Sie dazu wie bei der Ergebnissich-
tung der Online-Suche vor, indem Sie als Output Style wieder Show All Fields wählen und
unten den Preview-Reiter anklicken sowie das Vorschaufenster entsprechend groß ziehen
(siehe Abbildung 34).
Geschafft! Etwas schwieriger kann es werden, wenn die Datenbank keinen EndNote-Export
per se vorsieht. Dann steht zumeist immerhin ein Export in eine tagged Textdatei zur Verfü-
gung. Das wollen wir uns am Beispiel der Datenbank pubmed anschauen. Rufen Sie dazu die
Website www.pubmed.gov auf (Sie werden automatisch weitergeleitet). Auch hier verfahren
Sie wieder wie zuvor, d.h. Sie geben in der Schnellsuche oder wahlweise der erweiterten
Suchmaske die gewünschten Begriffe ein und markieren die Kästchen derjenigen Ergebnisse,
die Sie übernehmen wollen.
Anschließend klicken Sie auf die DropDown-Liste Send to und wählen Clipboard (siehe Abbil-
dung 36). Jetzt werden Ihre ausgewählten Ergebnisse in eine Art Merkliste übernommen. Sie
könnten nun weiter in pubmed suchen und immer wieder interessante Ergebnisse an das
Clipboard schicken. Die maximale Größe beträgt bei pubmed 500 Einträge.
Abbildung 34: Kontrolle der importierten Datensätze
23 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Wenn Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, gehen Sie zum Clipboard, indem Sie auf den
entsprechenden Reiter klicken. Dort wählen Sie bei Display MEDLINE aus (siehe Abbildung 35).
Abbildung 36: Kopieren der Ergebnisse ins Clipboard
Abbildung 35: Auswählen von MEDLINE
24 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Anschließend gehen Sie wieder zur Liste Send to und wählen File. Dann beginnt der Download
einer Textdatei. Wiederholen Sie die Importschritte wie vorher. Wählen Sie im in Abbildung
33 dargestellten Dialog nun aber bei Import Option den Eintrag Other Filters. Im folgenden
Fenster geben Sie in der Suche pubmed ein und drücken Enter (siehe Abbildung 37).
Bevor Sie auf Choose klicken, lohnt sich ein genauerer Blick auf die Comments. Hier erfahren
Sie nämlich Schritt für Schritt, wie Sie bei dieser Datenbank vorgehen müssen, um eine von
EndNote verwertbare Datei zu erhalten. Hier steht auch, dass Sie dafür die Darstellungsva-
riante MEDLINE wählen müssen. Im Zweifelsfall können Sie also dieses Fenster aufrufen, um
sich vor dem Download einer Importdatei über den richtigen Prozess zu informieren.
Bei dieser Form des Imports gilt noch mehr, dass Sie jede Referenz überprüfen sollten. In der
Regel klappt der Import sehr zuverlässig, aber Murphy’s Law schlägt besonders dann gerne zu,
wenn Sie nächste Woche abgeben müssen und eh schon zu spät dran sind. Investieren Sie
also lieber gleich zu Beginn ein paar Minuten, um die Korrektheit der Daten festzustellen.
Abbildung 37: Auswahl des Importfilters
25 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
8 Suche nach Volltext
Eine sehr praktische Funktion ist die Suche nach den vollständigen Texten Ihrer Quellen.
EndNote kann für Sie automatisch nach Volltexten suchen, diese herunterladen und der ent-
sprechenden Referenz hinzufügen. Beachten Sie dabei aber, dass viele Volltexte nur aus dem
Uni-Netz bzw. über VPN zugänglich sind, da die Uni entsprechende Abkommen mit den An-
bietern geschlossen hat, die ihren Mitgliedern den kostenlosen Zugriff auf Volltexte gestatten.
Sie werden dabei über die universitäre IP automatisch identifiziert.
Es kann für bis zu 1.000 Referenzen gleichzeitig nach Volltexten gesucht werden – was natür-
lich eine Weile dauert und gegebenenfalls Ressourcen Ihres Computers bindet. Markieren Sie
die Referenzen, für die Sie nach Volltexten suchen wollen. Anschließend klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf den markierten Bereich und wählen Find Full Text. Das war schon alles.
EndNote sucht dann für Sie anhand bestimmter Daten wie Autor, Titel, Jahr etc. nach verfüg-
baren Texten. Sie können die Präzision noch erhöhen, wenn Sie eindeutige Identifikations-
nummern wie die ISBN, ISSN oder DOI in Ihren Referenzen haben.
Nach einer erfolgreichen Suche bekommen Sie eine neue temporäre Gruppe Full Text found.
Außerdem wird die Referenz mit einer Büroklammer versehen, wie Sie es von Anhängen in
Email-Programmen kennen (siehe Abbildung 38).
Sie öffnen den Text genauso wie jeden anderen Anhang, d.h. Sie öffnen per Doppelklick die
Referenz, scrollen zum Feld File Attachments und doppelklicken auf das Dateisymbol. Voilà!
9 Thematische Bibliographie
EndNote kann für Sie Ihre Referenzen nach bestimmten Kriterien sortiert ausgeben. Auf die
Weise können Sie z.B. Bibliographien nach Jahr, Thema, Autor, Journal etc. geordnet erzeugen
und entweder drucken oder als Datei speichern. Gehen Sie dazu wie folgt vor.
Zuerst sorgen Sie dafür, dass nur die Referenzen im Datenbankfenster angezeigt werden, von
denen Sie die thematische Bibliographie (Subject Bibliography) erstellen wollen. Das können
Sie z.B. über Custom oder Smart Groups erreichen oder über eine Suche. Dann wählen Sie aus
dem Menü TOOLS – SUBJECT BIBLIOGRAPHY. Im neuen Fenster wählen Sie das Kriterium aus,
nach dem Sie sortieren möchten (siehe Abbildung 39).
Abbildung 38: Referenz mit Volltext
26 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
In unserem Beispiel wählen wir Year. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um eine Auswahl
der Häufigkeit pro Einheit (hier: Titel pro Jahr) zu erhalten (siehe Abbildung 40).
Sofern Sie alle Jahre in die Bibliographie aufnehmen wollen, klicken Sie einfach auf Select All.
Das nächste Fenster zeigt Ihnen dann eine Vorschau, wie Ihre Bibliographie aussehen wird. Sie
Abbildung 39: Kriterien für eine thematische Bibliographie
Abbildung 40: Subject Terms
27 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
können hier noch einmal den Output Style anpassen und, sofern Sie zufrieden sind, das Er-
gebnis direkt drucken oder speichern (siehe Abbildung 41).
Aber was, wenn Sie gerne den Titel ändern oder das jüngste Jahr zuerst ausgeben möchten?
Für derlei Änderungen klicken Sie auf die Schaltfläche Layout. Dort stehen Ihnen noch einmal
viele Formatierungsoptionen zur Verfügung, von denen hier auszugsweise einige vorgestellt
werden sollen.
Zum einen können Sie im Reiter References den Titel frei festlegen, z.B. Bibliographie nach
Jahren. Weiterhin legen Sie die weitere Sortierreihenfolge fest, z.B. innerhalb des Jahres nach
Autor oder Titel etc. Sie können über den Punkt Other bis zu fünf weitere Kriterien definieren.
(siehe Abbildung 42).
Im Reiter Terms lässt sich u.a. festlegen, ob auf- oder abwärts sortiert werden soll (z.B. By
Term – Inverse Alphabetical) und ob die Anzahl jeweils mit genannt wird (siehe Abbildung 43).
Page Layout legt Formatierungen wie Schriftart und Seitenränder fest, während man bei
Bibliography Layout bestimmte Zusatzinformationen oder Leerzeilen etc. einfügen kann.
Abbildung 41: Vorschau Ihrer thematischen Bibliographie
28 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Abbildung 42: Reiter References
Abbildung 43: Reiter Terms
29 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
10 Feldinhalte ändern
Angenommen Sie haben aus einer Online-Recherche viele Referenzen übernommen, deren
Titel jeweils in eckigen Klammern erscheinen – die Sie aber nicht in Ihrer Literaturliste haben
wollen. Wie werden Sie die jetzt wieder los? Auch das geht in EndNote. Dafür gibt es im Menü
den Befehle EDIT – CHANGE TEXT. Aber auch hier dürfen wieder nur die Referenzen im Da-
tenbankfenster sichtbar sein, die geändert werden sollen. In unserem Beispiel würde es sich
anbieten, in der Suche unten im Feld Title nach dem Zeichen [ zu suchen. Anschließend dann
gehen Sie zum oben genannten Menüpunkt.
Im erscheinenden Fenster wählen Sie als Feld Title aus. Geben Sie bei Search For die eckige
Klammer [ ein. Wenn Sie die Klammer aus allen Titeln entfernen möchten, geben Sie bei
Change the text to einfach nichts ein. Wichtig: Spätestens wenn Sie den Vorgang mit der
geschlossenen Klammer wiederholen, müssen Sie das Häkchen bei Match Words entfernen,
weil EndNote sonst keine Ergebnisse findet (siehe Abbildung 44).
11 Einfügen von Literaturverweisen in Word
Ein absolutes Killer-Feature von EndNote ist die Möglichkeit, Literaturhinweise schnell und in
beinahe beliebiger Formatierung in MS Word einfügen zu können. Dafür gibt es eine Symbol-
leiste (Word 2003) bzw. eine eigene Registerkarte (Word 2007). Diese Funktionsgruppe heißt
bei EndNote Cite While You Write (CWYW). In kurzen Worten ausgedrückt kann man mit
CWYW im Text oder in einer Fußnote die Kurzform einer Quellenangabe einfügen lassen (z.B.
Abbildung 44: Text in vielen Referenzen gleichzeitig ändern
30 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Walter, 1999). Gleichzeitig erstellt EndNote dann am Ende des Dokuments ein Literaturver-
zeichnis mit den ausführlichen Angaben. Das Einfügen von Verweisen geht sowohl aus Word
wie auch aus EndNote heraus. In jedem Falle sollten immer das Word-Dokument und die
entsprechende EndNote-Datenbank geöffnet sein.
In Word 2007, das wir für die weitere Erklärung nutzen werden, fügt EndNote nach der Instal-
lation eine weitere Registerkarte namens EndNote X2 ein (siehe Abbildung 46). In Word 2003
bekommen Sie eine Symbolleiste, die Sie auch unter ANSICHT-SYMBOLLEISTEN aktivieren
können.
In der Befehlsgruppe Citations stehen Ihnen Befehle zum Einfügen und Bearbeiten von Litera-
turverweisen zur Verfügung. Wenn Sie aus Word heraus eine Quelle einfügen möchten,
setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle im Text und wählen Sie Insert Citation –
Find Citation (siehe Abbildung 46). Dann öffnet sich ein Fenster, über das Sie den Eintrag in
Ihrer Datenbank suchen können (siehe Abbildung 45).
Abbildung 46: Die Registerkarte EndNote X3 in Word 2007
Abbildung 45: Suche nach der passenden Quelle
31 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Zumeist werden Sie wahrscheinlich nach dem gewünschten Autor suchen, aber Sie können
grundsätzlich den Inhalt eines beliebigen Feldes für die Suche nutzen, also z.B. Keywords,
Journal Title, Notes, Abstract etc. Falls mehrere Ergebnisse auf Ihre Suche zutreffen, werden
sie alle im oberen Bereich des Fensters angezeigt. Sie markieren dann einfach den passenden
Eintrag und klicken auf Insert. Im unteren Teil sehen Sie die hinterlegten Felder aus der Da-
tenbank zum Abgleich. EndNote fügt dann im Text den Verweis ein und erstellt automatisch
ein Literaturverzeichnis mit ausführlichen Angaben.
Das Ganze funktioniert nicht nur im Text, sondern auch in Fußnoten. Dafür legen Sie zuerst in
Word eine Fußnote an, z.B. mit dem Tastatur-Shortcut ALT-STRG-F. Der Cursor sollte nun
automatisch in der Fußzeile stehen. Anschließend gehen Sie genauso vor wie oben beschrie-
ben. Wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass die Angaben in Fußnoten ausführlicher sind
als im Text. Das wird durch den Output Style definiert, dessen Bearbeitung wir uns später
anschauen werden. Sie können den Output Style jederzeit in Word ändern, indem Sie in der
Befehlsgruppe Bibliography (siehe Abbildung 46) aus der Liste einen auswählen. EndNote
formatiert dann alle Angaben für Sie automatisch um.
Aus EndNote heraus funktioniert das Einfügen von Literaturverweisen ähnlich. Sie setzen erst
in Word wieder den Cursor an die gewünschte Position im Text und wechseln dann zu EndNo-
te, z.B. über Go to EndNote unter Citations. Dort markieren Sie die gewünschten Quellen und
klicken dann auf die Schaltfläche mit dem roten Pfeil (siehe Abbildung 47).
Mit EndNote X3 können Sie nun einen ähnlichen Komfort auch in Open Office Writer 3 nützen,
wo ebenfalls eine Toolbar zur Verfügung steht. Bei älteren Versionen können Sie aus EndNote
heraus die markierten Quellen mit STRG-C kopieren und in Writer mit STRG-V an der ge-
wünschten Stelle einfügen. Die Zitate erscheinen unformatiert in geschweiften Klammern, ein
Gesamtverzeichnis wird vorerst nicht erstellt. Wenn Sie fertig geschrieben haben, speichern
und schließen Sie das Writer-Dokument. Gehen Sie dann zu EndNote und klicken Sie auf
TOOLS – FORMAT PAPER – FORMAT PAPER und wählen Sie das Dokument aus. Wählen Sie
den gewünschten Output Style und klicken Sie auf Format. Speichern Sie das neue Dokument
unter einem anderen Namen, da es nun keine Feldbefehle mehr enthält. Wenn Sie nachträgli-
che Änderungen vornehmen wollen, benutzen Sie das Original-Dokument und wiederholen
Sie dann den eben beschriebenen Prozess.
Abbildung 47: Einfügen von Zitaten aus EndNote
32 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Über die Befehlsgruppe Bibliography (siehe Abbildung 46) können Sie Ihre Literaturverweise
formatieren. Sie wählen z.B. einen passenden Output Style. Wenn Sie auf das kleine Quadrat
unten rechts in der Befehlsgruppe klicken, bekommen Sie ein Fenster mit weiteren Optionen
angezeigt. Unter dem Reiter Instant Formatting können Sie festlegen, ob EndNote automa-
tisch alle Änderungen und neu eingefügten Literaturverweise passend formatieren soll oder
ob sie erst mal als temporary citations in geschweiften Klammern zu sehen sein sollen. Stan-
dardmäßig ist diese Funktion eingeschaltet – und sofern Sie sich Ärger mit falsch bearbeiteten
Zitaten ersparen wollen, rate ich Ihnen, dies auch so zu lassen.
Wenn Sie doch irgendwann einmal die Zitate entformatieren möchten, wählen Sie aus der
Befehlsgruppe Bibliography die Schaltfläche Convert Citations and Bibliography und dort dann
Convert to Unformatted Citations. Wenn Sie vorher nur ein Zitat inklusive Klammern markie-
ren, wird nur dieses entformatiert, ansonsten alle. In jedem Falle ist danach die Funktion
Instant Formatting ausgeschaltet, Sie müssen Sie also wie beschrieben wieder von Hand
einschalten.
Ein Warnhinweis: Betätigen Sie niemals die Schaltfläche Convert to Plain Text (siehe Abbil-
dung 48), solange Sie die endgültige Bearbeitung des Dokuments noch nicht abgeschlossen
haben. Das führt dazu, dass alle EndNote-Formatierungen in normalen Text umgewandelt und
nicht mehr automatisch geändert werden können. Manche Magazine z.B. verlangen, dass ein
Artikel so abgegeben wird, also ohne EndNote Field Codes. Wenn Sie das ganze Dokument in
normalen Text umwandeln müssen, speichern Sie es auf jeden Fall unter anderem Namen,
sonst können Sie es nachher mit EndNote nicht mehr bearbeiten!
12 Bearbeiten von Literaturverweisen in Word
Manchmal muss man einzelne Literaturverweise im Text bearbeiten, z.B. um Seitenzahlen
hinzuzufügen oder ein Wort voranzustellen. Schreiben Sie dazu nicht einfach in eines der
Zitate etwas hinein. Je nach Word-Einstellung sind sie grau hinterlegt, wenn Sie mit Ihrer
Maus hinein klicken. Das bedeutet, dass es sich hier um ein Feld handelt, das automatisch von
Abbildung 48: Die verbotene Schaltfläche
33 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
EndNote verwaltet wird. Bei jedem neuen Update der Felder werden Ihre Änderungen daher
wieder überschrieben.
Wenn Sie etwas ändern oder hinzufügen möchten, klicken Sie in den Literaturverweis im Text
oder der Fußnote und wählen Sie dann die Schaltfläche Edit Citation(s) in der Gruppe Citati-
on(s) aus der EndNote-Registerkarte in Word. Sie können links die Quelle auswählen (Text ist
in Blau dargestellt, die jeweiligen Quellen eingerückt und untereinander in Schwarz) und
rechts Prefix, Suffix oder Pages auswählen und die Nennung von Autor oder Jahr entfernen
(siehe Abbildung 49).
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Beachten Sie, dass für die Darstellung von Seitenangaben
im In-Text-Zitat Ihr Output Style entsprechend angepasst sein muss. Wie das geht, schauen
wir uns jetzt an.
13 Anpassen von Output Styles
Wenn keiner der über 3.000 Output Style in EndNote für Sie infrage kommt, können Sie auch
neue erstellen. Das geht am einfachsten, wenn Sie als Basis einen vorhandenen Stil nehmen,
der Ihrem Wunsch ähnlich ist. Wählen Sie diesen Stil in EndNote oben in der DropDown-Liste
aus und gehen Sie dann auf EDIT – OUTPUT STYLES – EDIT „xxxx“, wobei xxxx für den Namen
des gerade aktiven Stils steht. Wenn sich das Output Style-Fenster geöffnet hat, speichern Sie
Abbildung 49: Editieren von Quellenangaben
34 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
den aktuellen Stil zuallererst unter einem neuen Namen ab. Nur so können Sie sicherstellen,
dass der alte Stil unverändert bleibt. Gehen Sie dazu auf FILE – SAVE AS (siehe Abbildung 50).
Output Styles können in fünf Kategorien geändert werden: Allgemeines (im linken Teil ganz
oben ), Citations, Bibliography, Footnotes und Figures & Tables. Die allgemeinen Sachen ge-
lten im Wesentlichen für alle darunter genannten Kategorien. Die unteren Abschnitte legen
fest, wie die in EndNote hinterlegten Informationen zu den verschiedenen Feldern wie Author,
Title, Year etc. jeweils ausgegeben werden. So sollte ja ein In-Text-Zitat üblicherweise kurz
sein, während es in der Fußnote gerne auch mal mehr Angaben enthalten darf. Informieren
Sie sich vorher bei der Stelle, wo Sie die Arbeit einreichen, welche Anforderungen an die
Formatierungen gestellt werden.
Ein Tipp am Rande: EndNote bringt außerdem schon eine Reihe an Word-Vorlagen mit, die
für Sie ein komplettes Dokumenten-Layout bereitstellen. Sie finden die Vorlagen in EndNote
unter TOOLS – MANUSCRIPT TEMPLATES.
Die Syntax für die Formatierung der Quellen funktioniert für alle Orte gleich. Die Felder aus
den Datensätzen werden als eine Art Variable für die Formatierung benutzt. Es gibt vier
grundsätzliche Regeln, nach denen man die Formatierung gestalten kann.
Abbildung 50: Anlegen eines neuen Output Styles
35 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
1) Was zusammen steht, bleibt zusammen.
Wenn kein Leerzeichen zwischen Variable und Text oder Interpunktion steht, werden Text
oder Interpunktion nur dann ausgegeben, wenn in dem Variablenfeld etwas steht.
Beispiel: Volume•(Issue), wobei • ein normales Leerzeichen darstellen soll.
Wirkung: 63 (3) und
93
Das bedeutet: Die Klammern um Issue werden nur ausgegeben, wenn auch im Feld Issue in
Ihrer EndNote-Datenbank etwas hinterlegt ist.
2) Vorher hat Vorfahrt.
Wenn Text oder Interpunktion ohne Leerzeichen zwischen zwei Variablen steht, dann richtet
sich das Erscheinen nach der vorderen Variable.
Beispiel: Volume:Issue
Wirkung: 69:3 aber auch
93:
Der Doppelpunkt wird immer ausgegeben, wenn etwas im Feld Volume hinterlegt ist, auch
wenn bei Issue nichts stehen sollte. Das wäre in den meisten Fällen wohl unerwünscht. So
etwas lässt sich vermeiden, wenn man die Abhängigkeit des Doppelpunktes von der vorderen
auf die hintere Variable verschiebt. Das geht mit dem Trennstrich für Forced Seperation, den
man dann zwischen Volume und den Doppelpunkt schreibt: Volume|:Issue
3) Das erste Leerzeichen ist abhängig von der vorherigen Variable
Wenn zwei Variablen (ggf. mit Interpunktion) direkt aufeinander folgen und durch ein Leer-
zeichen getrennt sind, so findet dieses nur dann Berücksichtigung, wenn im Feld der vorheri-
gen Variable auch tatsächlich etwas steht.
Beispiel: Author. • Title , wobei • wieder ein normales Leerzeichen ist.
Wirkung: Schinderhannes, J. Vom hohen Rosse und
Ich bin ein Titel ohne Autor
Wer also auf jeden Fall ein Leerzeichen möchte, müsste hier entsprechend zwei setzen.
4) Unabhängiger Text bleibt immer stehen.
Wenn eine Variable und Text durch ein Leerzeichen getrennt sind, bleibt der Text immer
stehen, auch wenn in der Variablen kein Inhalt hinterlegt ist.
Beispiel: Edition • ed. , wobei • wieder ein normales Leerzeichen ist.
Wirkung: 3rd ed. aber auch
ed.
36 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Selbst wenn kein Wert in dem Feld Edition steht, wird der Text ed. ausgegeben. Um so etwas
zu vermeiden, gibt das Zeichen für Link Adjacent Text, das wie ein kleiner Diamant aussieht:
Dieses Symbol führt dazu, dass der spätere Text an die vorherige Variable sozusagen geklebt
wird. Wenn vorne nichts steht, steht dann auch hinten nichts mehr.
Wir schauen uns das einmal anhand eines Beispiels in Citations an. Wir wollen den Stil Har-
vard so ändern, dass er nun auch nachträglich von uns in Word eingefügte Seitenzahlen im
Text ausgibt. Zuerst speichern wir den Stil unter einem neuen Namen, z.B. Harvard_Cited-
Pages (siehe Abbildung 50).
Dann gehen wir zum Punkt Templates unterhalb von Citations. Dort finden wir folgenden
Eintrag (siehe Abbildung 51):
(Author|, Year)
Wir möchten, dass künftig auch von uns nachträglich in Word über Edit Citation(s) eingefügte
Seitenzahlen angezeigt werden, und zwar mit p. bei einer Seite und pp. Bei mehreren. Bei-
spiel: (Heidrich, 1999, p.14) bzw. (Heidrich, 1999, pp.14-19). Dazu tragen wir Folgendes ein:
(Author|, Year|, p.^pp. Cited Pages)
Sie erreichen die Symbole und Variablen über die Schaltfläche Insert Field (siehe Abbildung
51). Neu hinzugekommen ist ein Zeichen für die Singular/Plural-Auswahl: ^. Das führt dazu,
dass EndNote automatisch erkennt, ob Sie eine oder mehrere Seitenzahlen in Word eingetra-
gen haben. Je nachdem schreibt es also entweder p. oder pp.
Abbildung 51: Standardeintrag für In-Text-Zitation im Stil Harvard
37 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Ein Tipp aus der Praxis: Wenn Sie etwas Bestimmtes erreichen möchten, das Ihr gewählter
Stil nicht bietet, dann suchen Sie nach einem Output Style, der so etwas hat und schauen sich
an, wie es dort gelöst ist. So können Sie häufig einfach Sachen übernehmen.
14 Duplikate identifizieren
Wenn Sie Daten aus mehreren Quellen für Ihre Bibliothek nutzen, kann es leicht passieren,
dass Sie dieselbe Referenz mehrfach importieren. Vielleicht haben Sie z.B. ein Werk schon
einmal von Hand eingegeben oder aus einer Online-Suche gewonnen und importieren es nun
unabsichtlich aus einer weiteren Datenbankrecherche erneut. Da wäre es doch praktisch,
wenn EndNote für Sie automatisch solche Doubletten identifizieren könnte, oder? Die gute
Nachricht lautet: Dafür gibt es in EndNote eine eigene Funktion. Zur schlechten Nachricht
kommen wir etwas später.
So gehen Sie vor: Zuerst definieren Sie in den EndNote-Einstellungen (EDIT – PREFERENCES -
DUPLICATES), was Sie unter einer Doublette verstehen. Dafür sagen Sie EndNote, welche
Felder es für eine Duplikatesuche als maßgeblich betrachten soll. Standardmäßig voreinges-
tellt sind Author, Year, Title und Reference Type (siehe Abbildung 52.)
Abbildung 52: Felder für die Duplikatesuche festlegen
38 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Legen Sie jetzt noch fest, ob Sie einen Exact Match benötigen oder auch solche Referenzen als
Duplikate identifizieren lassen wollen, wo z.B. der Vorname des Autors einmal ausgeschrieben
und einmal abgekürzt ist (Ignore Spacing and Punctuation). Schließlich können Sie durch ein
Häkchen in der unteren Checkbox noch bestimmen, ob bei einer Online-Suche automatisch
Duplikate aussortiert werden sollen.
Klicken Sie als Nächstes im EndNote-Menü auf REFERENCES und wählen Sie FIND DUPLICATES.
Dann erscheint in EndNote X3 nun eine sehr übersichtliche Auswahl zur Überprüfung von
Duplikaten (siehe Abbildung 53). In früheren Versionen von EndNote müssen Sie mit der
reinen Listenansicht vorlieb nehmen.
Hier können Sie nun bequem alle Felder schnell vergleichen und über die Schaltfläche Keep
This Record diejenige Referenz auswählen, die Sie behalten möchten. Die andere Referenz
wird automatisch in den Trash verschoben.
Das alles funktioniert sehr zuverlässig, aber auch in sehr engen Grenzen, womit wir zu der
angekündigten schlechten Nachricht kommen. Wie Sie oben sehen können, haben wir eine
doppelt vorhandene Referenz mit sehr vielen Autoren. Sollte nun z.B. in einer der Doubletten
einer der Autoren nicht genannt sein, wird die Referenz von EndNote nicht als Duplikat er-
kannt, sofern Sie in den Einstellungen mit dem Feld Author für die Suche arbeiten. Dieses
Verhalten lässt sich nicht individuell einstellen.
Das Gleiche gilt, wenn zwar alle Autoren in beiden Referenzen gleich sind, aber lediglich die
Reihenfolg eine andere ist – auch dann werden die Datensätze von EndNote nicht als Duplika-
te erkannt. Sie sehen also, dass EndNote es sehr genau mit den Feldinhalten. Manchmal kann
es daher sinnvoll sein, in den Einstellungen nach einer ersten genauen Duplikatesuche das
eine oder andere Feld abzuschalten und nochmals zu suchen.
Abbildung 53: Duplikate vergleichen
39 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
15 Ein Backup erstellen - die Compressed Library
Zum Schluss möchte ich Ihnen noch den expliziten Hinweis geben, Ihre EndNote-Datenbanken
immer zu sichern. Am besten erstellen Sie dafür eine Kopie in Form einer Compressed Library.
Die führt sowohl die .enl-Datei als auch den dazugehörigen Datenordner in eine einzelne
Datei zusammen, die gegenüber den Originalen eine kleinere Speichergröße aufweist.
Speichern Sie die Datei am besten auf einem externen Laufwerk, um auch gegen einen Plat-
ten-Crash gefeit zu sein. Wenn Sie die Datei wieder entpacken möchten, genügt ein Doppel-
klick. Sodann werden die ursprüngliche .enl-Datei als auch der Datenordner wiederhergestellt.
Klicken Sie dazu auf FILE – COMPRESSED LIBRARY (.ENLX). Sie können dann auswählen, ob die
Dateianhänge mitgespeichert werden sollen und welche Referenzen Sie sichern wollen: alle,
nur diejenigen, die Sie vorher ausgewählt haben, oder solche, die Sie in eine bestimmte
Gruppe einsortiert haben (siehe Abbildung 54). Klicken Sie auf Next und wählen Sie einen
Speicherort aus.
16 Letzte Worte
Wenn Sie einmal nicht mehr weiter wissen oder sich tiefer über einige Funktionen in EndNote
informieren möchten, empfehle ich Ihnen das sehr gut gemachte und umfangreiche Hand-
buch, das bei jeder Installation von EndNote mit auf die Festplatte gelangt. Sie finden es in
der entsprechenden Programmgruppe der Windows-Startschaltfläche oder im EndNote-
Programmverzeichnis (die Datei heißt EndNote.pdf).
Abbildung 54: Ihre Bibliothek sichern
40 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen
Für technische Fragen und Support bietet es sich auch an, den Hersteller Thomson Reuters
(http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/EndNote) oder den deut-
schen Vertrieb Adept Science (http://www.adeptscience.de/bibliographie/endnote/) zu kon-
taktieren.
Ich wünsche Ihnen viel Freude und Erfolg mit Ihrer Arbeit und EndNote!