InLoox Produktpräsentation

Funktionen von InLoox 4Länge ca. 20 Minuten

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Was ist InLoox?

InLoox ist die Projektverwaltung, die mitten in Outlook© arbeitet.Die Software erleichtert das kombinierte Management von Projekten, Dokumenten und Budgets – eine leistungsfähige Unterstützung für den Business-Alltag.

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Inhalt dieser Präsentation

Die Kapitel (Kick auf Schaltfläche startet Kapitel)

Projekt-Listen, Einbindung in Outlook

Wechseln Sie zwischen den Kapiteln durch Klick auf die Navigations-Zeile (unten)

Basisdaten, Ansprechpartner, Vorgänge

Meilensteine, Phasen, Ressourcen

Ablage für Dateien und Outlook-Elemente

Projektkosten, Kalkulationen, Rechnungen

Detail-Überblick, Rentabilität, Warnungen

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InLoox erweitert Microsoft Outlook©

Kommunizieren, planen organisieren: Outlook

Projekte verwalten in Outlook – mit InLoox

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InLoox verbessert die Übersicht

Vorteile: maximale Verfügbarkeit und Erreichbarkeit für jeden Mitarbeiter

Alle Projekte in einer zentralen Übersicht

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Ein Klick – ein Blick

Verantwortlichkeiten: Intern, Kunde, Partner

Frei definierbare Informations-Regeln• fett = neues Projekt, ungelesen• rot = negativer Rohertrag

InLoox-Felder zur Verwaltung von Projekten• Rohertrag, Projektstatus• Firmen, Kunden, etc.

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Strukturierte Projekt-Information

Outlook-Power zur Datenorganisation• Zeitstrahl• nach Kunden• nach Verantwortlichkeit• nach offenen Kalkulationen• nach Status

Definieren Sie eigene persönliche Ansichten

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Globale Sichten & Workflows

Suchen, Gruppieren Filtern, Kennzeichen –nach vielen Kriterien

InLoox unterstützt Exchange-Ansichten und erlaubt Workflows

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Volle Netzwerk-Unterstützung

Exchange-Arbeitsgruppen werden vollständig zentral eingebunden (optional)Integration in öffentliche Projekt-Ordner über Exchange Server

InLoox unterstützt Team-, Offline-, Caching- und Einzelplatzbetrieb

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Der InLoox-Toolbar

InLoox ist ständig erreichbar mit einem Klick

InLoox bietet mächtige Excel-Berichtsfunktion

Dokumente (Emails, Anhänge, Dateien…) einfach ablegen / ordnen

Vorgänge erfassen –direkt aus Outlook-Aufgaben, Kalender, Posteingang, Journal, …

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Ein Projekt öffnen

In der Projekt-Liste entspricht eine Zeile einem Projekt

Ein Doppelklicköffnet Ihr Projekt

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Ein Projekt im Detail

„Die Philosophie“InLoox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund – nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung

Ein Kartei-Reiter fürjedes Projekt-Modul:• Betreuung• Planung• Dokumente• Budgets• Auswertung

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Projekt-Zuordnung und Identifikation

Projektname

Kategorie als frei definierbares Ordnungskriterium

Zum Beispiel:• Geschäftsfeld• Kundengruppe• Abteilung

Eindeutige ProjektnummerFormat frei definierbar

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Klare Verantwortlichkeiten

Weitere Kontakte, z.B. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten

Projekt-Ansprechpartner: Intern, Kunde, PartnerOutlook-Adressbücher und Exchange-Adresslisten (GAL) werden ohne Dubletten/Synchronisation verwendet

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Übergaben und zeitlicher Rahmen

„weiche“ oder „harte“ Deadline

Zeitplan• Start/Ende• Priorität

Status: frei definierbar

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Projektnotizen mit Änderungsinfo

Umfangreiche Eintragungen möglich

Automatische Autoren- und Datums-DokumentationFestschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben

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Vorgangs-, und Zeit-Dokumentation

Erinnerungen und StatusEine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum „Nachhaken“. Verfolgung auch nach Status möglich ( ).

Vorgänge mit Phasen-CodeGruppierung ermöglicht Verfolgung von Aktivitäten/Vorgängen ohne eigene Planung und Zusatzaufwand

Mehrzeilige Dokumentation

Leistungsgruppe (optional)

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Vorgänge: Export nach Excel

Individuelle Export-Funktionen, alle Vorlagen über Excel frei anpassbar

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Vorgänge buchen: aus Kalender

Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Kalender

Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt

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Vorgänge buchen: aus Journal

Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Journal

Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt

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Phasen und Meilensteine im Griff

Projekt-Zeitplanung

Meilensteine, Phasen und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren

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Übersicht: Gantt-Darstellung

Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen

Erinnerungen und StatusEine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum „Nachhaken“. Verfolgung auch nach Status möglich ( ).

Abhängigkeiten zwischen Planungs-Elementen (Vorgänger/Nachfolger)

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Planungsvorlagen

Auswahl einer VorlageVorlagen sind frei definierbar, z.B.:• Mitarbeitereinführung• QS-Projekt• Strategieprojekt• IT-Planung

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Projektplanung: Ausdrucke

Ausdrucke, z.B. in A4-Bannerformat verfügbar

Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer©

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Excel-Exporte – Projektübergreifend

Masterplanung nach Microsoft Excel übertragen

Ein Projekt oder komplette Projekt-Liste in MS Excel

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Zeitplanung eingeben

Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen

Kennzeichnung

Projekt-Strukturplan-Code

Beginn, Dauer oder Ende

Anweisungen, Ergebnisse

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Ressourcen hinzufügen

Externe (Kontakte) und interne Ressourcen (GAL) werden unterstützt

Automatische und manuelle Aufwandsschätzung

Automatische Ressourcen-Benachrichtigungz.B. via E-Mail oder über InLoox

Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert

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Einfacher Ressourcen-Überblick

Ressourcenplanung je Phase, Auslastung je Mitarbeiter zur Verfügbarkeitsplanung von Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte)

Über Outlook: Frei/GebuchtKalenderdaten und Auslastung der Personen und Geräte incl. Besprechungszeiten, Abwesenheiten, Urlauben, etc. ohne Mehraufwand

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Automatische Info für Ressourcen 1

Übergabe in die Outlook-Kalender der beteiligten Personen und Ressourcen

InLoox kommuniziert fortlaufend mit Ressourcen -wahlweise per E-Mail oder über interne Mitteilungen

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Automatische Info für Ressourcen 2

Interne InLoox-Mitteilungfür Ressourcen mit InLoox

Klick öffnet den Meilenstein

InLoox überträgt PlanungOutlook-Kalender eines jeden Benutzers regelt die Verfügbarkeit und Abgabetermine der Person

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Automatische Info für Ressourcen 3

Aufgaben und Tätigkeiten entsprechend der Beschreibung in InLoox

Weitere Personen (auch Externe) leicht erkennbar

Erinnerung an Aufgabe

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Automatische Aufgaben-Delegation

Automatische Outlook-AufgabenanfragenRessourcen werden automatisch informiert, Projektleiter haben bei Änderungen im Ablauf keinen Zusatzaufwand in der Kommunikation

Ablauf-VerfolgungAuch bei Mehrfach-Delegation werden Statusinformationen an den Projektleiter gemeldet

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Dokumente ablegen und ordnen

Dateiablage-Funktion

Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente werden zum Projekt zugeordnet

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Automatische Projekt-Ordner

Automatisches ArchivAlle Dokumente eines Projekts werden in einen Ordner auf einem Datei-Server abgelegt. Somit wird Speicherplatz in Outlook gespart, ein automatisches Archiv entsteht

Dokumente zuordnenAlle Dokumente, Emails, Freigaben, Protokolle, Berichte eines Projekts werden zentral abgelegt

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Outlook, Dateisystem, Internet-Links

Ordnung und Übersicht der Dateien eines ProjektesUnterstützt werden: Outlook, Windows-Dateisysteme, Internet-Intranet-Netzwerke direkt in InLoox

Kennzeichnung von Dokumenten im Dateisystem

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Öffnen von Einträgen

Doppelklick startet Datei…

…nur falls entsprechende Berechtigung vorhandenVorhandene Zugriffsbeschränkungen werden voll unterstützt (z.B. je nach Speicherort, Postfach und/oder Login)

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Zugriffs-Rechte vergeben

Berechtigungen für Dateien direkt aus Outlook vergebenStandard-Berechtigungen (NTFS) bzw. Active Directory Sicherheit

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Zugriffs-Rechte

Datei auswählen

Frei definierbarer Statusz.B. Freigabe erforderlich, Neu, 30%…

Mehrzeilige Kommentare und Zusatzinformationen

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Intelligenter Dokumenten-Manager

InLoox spart Speicherplatz und schafft Ordnung im Datei-System und in Outlook / MS Exchange

Bestehende Sicherheits- und Backup-Konzepte werden unterstützt – InLoox verweistlediglich auf die Dokumente

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Windows Server und Exchange Server

InLoox unterstützt:

•lokale Speicherung•Outlook-Postfächer und Datendateien•MS SharePoint Sites•Internet-Verknüpfungen•Speicherung auf Netzlaufwerken (UNC-Shares), z.B. Datei-Server, Team-Stores, Offline-Dateien

Outlook-Objekte wie Emails, können incl. Anhänge ebenfalls einem Projekt zugeordnet werden

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Speicherstruktur frei definierbar

Struktur der Ablage einfach über Optionen konfigurierbar

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Dokumente buchen: aus Posteingang

Projekt-Dokumente direkt aus Outlook-Posteingang

Buchung direkt inIhr InLoox-Projekt

Intelligenter Umgang mit Datei-Anhängen

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Projekte einfach budgetieren

InLoox Projekt-Budgets

Kosten, Kalkulationen und Abrechnungen einfach und unternehmensweit erstellen, abrufen und exportieren

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Budget-Dokumente & Posten

Projekt-Budgets sind in Dokumenten organisiert:•Kosten•Kalkulationen•Abrechnungen

Budgets enthalten eine beliebige Anzahl Posten

Jedes Budget und jeder Posten hat eine eindeutige Identifikations-Nummer

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Automatische Vorgangskosten

Jeder Vorgang wird automatisch erfasst. Interne Kostensätze errechnen Ihre Eigen-AufwendungenKostensätze, Kostenstellen sind über die InLoox-Optionen frei definierbar

InLoox erfasst den Abrechnungsgrad Ihrer Kalkulationen und Kosten

Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein. Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung

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Budget-Status

Projekt-Budgets besitzen einen Status ( )

Status und Beträge sind automatisch projekt-übergreifend verfügbarRechte/Ansichten lassen sich auf Exchange Server konfigurieren

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Projekt-Abrechnung

InLoox erstellt aus Kosten und Kalkulationen mit einem Klick Projekt-Rechnungen

Kostensätze, Kostenstellen sind über die InLoox-Optionen frei definierbar

InLoox-Kontrolle verhindert ungewollte Mehrfach-Abrechnung von Posten

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Neues Budget erstellen

Typ des Budget-Dokuments

Eindeutige Zuordnung

Datum / Status

Posten aus bestehenden Dokumenten übertragen:

•nicht abgerechnete•alle•keine

Autorenkennung: Anwendername ausMS Exchange / Outlook

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Neuen Posten erstellen

Gruppe des Postens

Mehrzeilige Beschreibung

Flexible Einheiten, z.B.:•Minuten, Stunden, Tage, Monate, …•Meter, Kubikmeter, Gebinde, …•Pauschal, nach Aufwand, frei

Name des PostensInLoox lädt automatisch Preise Beschreibung, Anzahl, Einheiten. Ein unternehmensweites Budget-Postenverzeichnis wird erstellt

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Übergabe nach Excel

Übergabe nach Excel•Vorlagen frei definierbar•Farben, Felder anpassbar•Formeln, Makros verfügbar

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InLoox-Budgetposten anlegen

Postenliste in Microsoft Outlook verwaltbarFunktion ist berechtigten Anwendern (Exchange-Sicherheit) vorbehalten

Unternehmens- oder Abteilungsweites Leistungs-Verzeichnis definieren

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Auswertung während des Projekts

Live-Projektauswertung

Alle Kosten (Plan, Ist, Soll) sowie Budgets jederzeit transparent - auf einen Blick

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Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 1

Gruppenwerte, Summen

PlanaufwendungenRessourcen- und Zusatzkosten

Reale KostenRessourcen- und Zusatzkosten

Kosten- bzw. Gewinnalarm

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Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 2

Vergleich zwischenPlan- und Ist-Kosten

Beliebige Währungen:EUR, $, CHF, …

Kostenüberschreitungen werden rot dargestellt

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Controlling auch über MS Excel

Übergabe nach Excel•Sicherheitsschema für Vorlagen•Vorlagen frei definierbar•Farben, Felder anpassbar•Formeln, Makros verfügbar

Textdaten oder Grafiken

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Weitere Module

Erweiterungen, z.B.•Projekt-Risikobewertung•Kostenganglinien•etc.

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InLoox ist flexibel anpassbar

Formular-Editor

Eigene Felder, Module, etc.

Entwicklungsumgebung

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Geplant: InLoox Enterprise Server

InLoox Enterprise ServerSystemdienst zur bidirektionalen Synchronisation der Datenbestände von Outlook und InLoox.

Brücke zwischen Exchange Server und ODBC-Datenbanken (MS SQL Server, Oracle, Access, …)

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Ende - Vielen Dank

Vielen Dank für Ihr Interesse an InLoox

Informationen im Web: www.inloox.de

Ihr Ansprechpartner

IQ medialab GmbHHerr Andreas Tremel

tremel@iqmedialab.de+49 (0)89 - 323 919 22

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