Beate List Institut für Softwaretechnik und Interaktive Systeme

Technische Universität WienFavoritenstr. 9-11 / 188, A-1040 Wien

email: list@wit.tuwien.ac.aturl: http://www.wit.at/teaching/courses/ss05/processEngineering_vu

Process Engineering VU 1Workflow Management

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Übersicht

BegriffsdefinitionWorkflows – GeschäftsprozesseZiele, Eigenschaften, Vorteile von WFMSArchitektur von WFMSInterdisziplinarität

Workflow Management Coalition (WfMC)Workflow StrukturKomponentenReferenzmodell

Workflowanalyse

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Was ist ein Workflow?

The automation of a business process, in whole orpart, during which documents, information or tasksare passed from one participant to another foraction, according to a set of procedural rules.

Source: WfMC

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Workflow basierte Applikation Verbindung zw. Strategie, Prozess & IS

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Kategorien von Workflows

Source: Leymann, Roller

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Klassifikation von Workflows nach Automation, Business Value, Repetition

Source: Leymann, Roller

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Workflow Management System (Überblick)

… automatisieren Geschäftsprozesse

… bieten IT Unterstützung, damit der richtigenPerson zur richtigen Zeit die richtige Arbeitzugeordnet wird

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Workflow Management System (Überblick)

Modellierung der Geschäftsprozesse mittelsgrafischem ToolKonkrete IT Umsetzung wird dann vom WfMSentsprechend gesteuert.Benutzer bekommt seine Aufgaben in seine WorklistAutomatisierung des Routings nachmodellierten Regeln

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Definition: Workflow Management System

A system that defines, creates and managesthe execution of work-flows through the useof software, running on one or more workflowengines, which is able to interpret the processdefinition, interact with workflowparticipants and, where required, invoke theuse of IT tools and applications.

Source: WfMC

Spezielle Art eines Groupware Systems, das eine Gruppe von Personen bei der Durchführung eines Geschäftsprozesses (Produkt / Leistung) unterstützt.

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3 Dimensionen eines WFMS

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Abgrenzung „GPO“ Tools - WfMS

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Eigenschaften, Vorteile von WFMS

Trennung von Prozess- und Tasklogik, dadurch flexible Anpassung und Abänderung von Aufbau-und Ablauforganisation durch z. B.

Externe Applikationen auswechseln ohne den Prozess zu beeinflussenNeue Prozesse aus bestehenden Teilprozessen erstellenÄnderungen der Ablauflogik sowie anderer Aspekte von Workflow Schemata (z. B. Rollen, Personen) vorzunehmen.

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„Key Benefits of Workflow“ (WfMC)

Improved efficiency - automation of many business processes results in the elimination of many unnecessary stepsBetter process control - improved management of business processes achieved through standardizing working methods and the availability of audit trails Improved customer service – consistency in the processes leads to greater predictability in levels of response to customers Flexibility – software control over processes enables their re-design in line with changing business needs Business process improvement - focus on business processes leads to their streamlining and simplification

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Ziele von WFMS

Verringerung von DurchlaufzeitenKontrollierter Fluß von Daten und Dokumenten durchdas UnternehmenReduktion der KostenVermeidung von Zeit- und Ressourcen-verschwendungAbflachung von HierarchienOptimierung von InformationsflüssenBeseitigung von MedienbrüchenProduktivitätssteigerung

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Einfluß von WFMS auf Organisationen 1/2

WFMS verbessern die Qualität des OutputsDokumentation des ProzessesProzessregel in Software abgebildetProzess ist transparent

WFMS führen NICHT zu modifizierten GPWFMS wurden für bereits gut strukturierte Prozesse verwendet

WFMS verbessern Arbeitsplatz ZufriedenheitWeniger manuelle Tätigkeiten (z.B. Datentransfer)Verbesserte Kommunikation und Geschwindigkeit

WFMS führen nicht zu erweiterten Verantwortlichkeitsbereichen

Hierarchische Aufbauorganisation blieb erhalten‚Job enlargement’ der Mitarbeiter (zusätzliche Tätigkeiten und Qualifikationen)

Source: Kueng, 1998

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Einfluß von WFMS auf Organisationen 2/2

WFMS führt zu Monotonie / HerausforderungRoutinearbeit wurde eliminiert – HerausforderungWFMS zwingt Mitarbeiter sich an den vordefinierten Workflow zu halten – Fließbandarbeit- Monotonie

WFMS entmachtet das operative ManagementProzesskontrolle oder Zuweisung der Tätigkeiten übernimmt das WFMSVerschiebung der Prozesskontrolle zur IS Abteilung

WFMS erleichtern die ProzessänderungWFMS verbessern die Produktivität

Source: Kueng, 1998

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Interdisziplinarität von Workflow

Source: Leymann, Roller

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Workflow Management Coalition WfMC

Gegründet August 1993Internationale, Non-Profit Organisation

Anbieter, Benutzer, WissenschafterDerzeit 285 Mitglieder

Zusammensetzung:

Ziel - Mission:Standardisierung von WFMSVerbreitung der Workflow TechnologieReduktion von Risiko für Anwender von WFMS

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WFMS System Charakteristika

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Build Time Komponente

Spezifikation des GP vor dem Start von WorkflowsVerbindung von GP mit Akteure und ApplikationenVerwendung einer graphischen Workflow Sprache -GUI, später erfolgt Transfer in WFDL (WorokflowDefinition Languague)Integration externer Applikationen

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Run Time Komponente

Laufzeit, Ausführungszeit von WorkflowsInstanzierung von Workflows nach der WorkflowdefinitionSteuerung der Ablauflogik durch eine Workflow-Engine

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Beispiel Buildtime (MQSeries WF)

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Basic Process Definition Meta-Model

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Organisationssicht : Meta Modell von MQSeries Workflow

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Prozesssicht : Meta Modell von MQSeries Workflow (Ausschnitt)

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Relationen der Basisterminologie

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Generische WFMS Struktur

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Workflow Participants

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Prozess Instanz Zustandsübergang

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Aktivität Instanz Zustandsübergang

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Aufgaben der Workflow Engine

A software service or „engine“ that provides the run time execution environment for a workflow instance. (WfMC)Interpretation der Prozess Definition (relevant data, Sequenzen, und, oder,...)Kontrolle der Prozess Instanzen –creation,...Deadline ManagementIdentifikation von Workitems für bestimmte UserExterne Applikationen anstoßenUser an- und abmeldenManagement von Workflow Relevant Data und ControlData (z. B. Für Analyse)

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Workflow Referenz Modell

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Process Definition Interchange

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Workflow Client Application Interface

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Invoked Application Interface

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Interoperability Interface

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Monitoring Interface

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Beispiel eines Workflow Audittrails

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Einschränkung gegenwärtiger WFMS

Flexibilität, Exception Handling – strikte Trennung zwischen Buildtime und Runntime, laufende Instanzen können nicht geändert werden Performance, Verfügbarkeit – eine zentrale Datenbank führt zu einem ‚Single Point of Failure‘sowie zu geringer Durchsatzrate bei ProzessinstanzenSkalierbarkeit – Kommerz. Systeme laufen mit max. 40 user und wenige 100 Instanzen parallel. Probleme bei z.B. Call-Center Anwend.

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Zusammenfassung

Ziele, Kategorien und Eigenschaften von WFMCStarke InterdisiplinaritätGenerisches Modell der WfMCEinschränkungen derzeitiger SystemeLeichtere Ändungen von GP, dadurch bessere Anpassung auf Marktanforderungen Wesentlich ist Entwicklung der Prozesssicht, WFMS als Anwendung für Prozessorientierung