Rechtsfragen elektronischer Kommunikation und

Dokumentation

Referat von Rechtsanwalt

Dr. Ivo Geis

im Rahmen des Seminars an der Universität Jena am 12.Juni 2008

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 2

Inhalt

• 1.0 Übersicht• 2.0 IT Compliance• 3.0 Rechtswirksamkeit der E-Mail• 4.0 Elektronische Archivierung• 5.0 Beweisqualität• 6.0 Elektronische Rechnungen• 7.0 Private Nutzung• 8.0 Web 2.0

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 3

1.0 Übersicht

• Die Leitung einer Organisationseinheit ist für die E-Mail-Kommunikation verantwortlich: für die Rechtswirksamkeit, die elektronische Archivierung, die Beweissicherheit und die Erlaubnis oder das Verbot privater Nutzung des E-Mail-Accounts. Mit dem Web 2.0 hat die elektronische Kommunikation eine weitere Qualitätsstufe erreicht. Die Klärung der Rechtsfragen steht erst am Anfang.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 4

2.0 IT-Compliance

• Compliance als Organisationspflicht

• Pflicht des Vorstandes nach KontraG:

• Gefahren für den Fortbestand der Gesellschaft erkennen, § 91 Abs. 1 AktG

• Schadensersatzpflicht gegenüber der Gesellschaft, § 93 Abs. 2 AktG

• Organisationspflicht für die IT-Sicherheit.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 5

2.0 IT-Compliance

• IT-Sicherheit: § 2 Abs. 2 BSIG

• Verfügbarkeit:

• Schutz vor Informationsverlust

• Unversehrtheit:

• Schutz vor Veränderung der Information

• Vertraulichkeit:

• Schutz vor Zugriff Unberechtigter

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 6

3.0 Rechtswirksamkeit

• 3.1 Grundsatz der Formfreiheit

• 3.2 Pflichtangaben nach EHUG

• 3.3 Zugang der E-Mail

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 7

3.0 Rechtswirksamkeit

• 3.1 Grundsatz der Formfreiheit

• Rechtswirksamkeit der E-Mail, die den Erklärenden erkennen lässt.

• Rechtsrisiko des Absenders:

• - Erklärungen Unberechtigter, die Unternehmen zugerechnet werden.

• - Organisationspflicht: Zugriffssicherheit des E-Mail-Accounts.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 8

3.0 Rechtswirksamkeit

• 3.2 Pflichtangaben

• Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG).

• Angaben:

• Anschrift, Gesellschaftsform

• Handelsregisternummer, Registergericht

• Geschäftsführer/Vorstand/Aufsichtsrat

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 9

3.0 Rechtswirksamkeit

• 3.3 Zugang der E-Mail• Wirksamkeit im Zeitpunkt des Zugangs, • § 130 BGB• Das Risiko geht auf den Empfänger über,

wenn die E-Mail abrufbar ist.• Mail-Box des Empfängers.• Organisationspflicht: Abruf von E-Mail

während der „Geschäftszeiten“.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 10

4.0 Archivierung

• 4.1 Grundsätze zum Datenzugriff und zur

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

• 4.2 Grundsätze ordnungsmäßiger

DV-gestützter Buchführungssysteme

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 11

4.0 Archivierung

• 4.1 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

• Datenzugriff der Finanzbehörde auf originär elektronische Dokumente.

• Steuerlich erhebliche eMail ist „maschinell auswertbar“ elektronisch zu archivieren.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 12

4.0 Archivierung

• 4.2 Grundsätze ordnungsmäßiger

DV-gestützter Buchführungssysteme

• Allgemeingültige Anforderungen an die elektronische Archivierung, um die Integrität sicherzustellen durch

• Speichermedien

• Speicherformate

• Indexierungsverfahren.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 13

5.0 Beweissicherheit

• 5.1 Freie Beweiswürdigung der Beweisqualität elektronischer

Dokumente.

• 5.2 Ordnungsmäßige Archivierung als Indiz für die Beweissicherheit.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 14

5.0 Beweissicherheit

• 5.1 Freie Beweiswürdigung

• elektronisches Dokuments als Objekt des Augenscheins, § 286 ZPO

• abhängig von:

• Qualität der Authentizität und

• Qualität der Integrität

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 15

5.0 Beweissicherheit

• 5.2 Ordnungsmäßige Archivierung als Indiz für die Beweisqualität.

• GDPdU: Zugriff Berechtigter sichergestellt.

• GoBS: Integrität sichergestellt.

• Beweisqualität im Rahmen der freien Beweiswürdigung.

• Qualifizierte elektronische Signatur:

• wie eine Urkunde.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 16

6.0 Elektronische Rechnungen

• 6.1 Zustimmung des Empfängers

• 6.2 Übermittlung durch E-Mail

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 17

6.0 Elektronische Rechnungen

• 6.1 Zustimmung des Empfängers

• Keine besondere Form erforderlich

• Möglich ausdrücklich oder

• stillschweigend durch elektronische Übermittlung.

• § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 18

6.0 Elektronische Rechnungen

• 6.2 Übermittlung durch E-Mail

• Qualifizierte elektronische Signatur, um Authentizität und Integrität zu sichern.

• Signieren durch Rechnungsaussteller oder in automatisiertem Massenverfahren.

• Zulässig Rechnungen in einer Datei zusammenzufassen.

• § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 19

7.0 Private Nutzung

• 7.1 Erlaubnis und Verbot

• 7.2 Betriebsvereinbarung

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 20

7.0 Private Nutzung

• 7.1 Erlaubnis und Verbot: die Rechtsfalle

• Private E-Mail-Nutzung erlaubt:

• Unternehmen als TK-Diensteanbieter.

• Verletzung strafbar nach § 206 StGB.

• Private E-Mail-Nutzung verboten:

• Informationelles Selbstbestimmungsrecht

• Verletzung strafbar nach § 303a StGB.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 21

7.0 Private Nutzung

• 7.2 Betriebsvereinbarung

• Recht zum Filtern von E-Mail, die nicht dem Unternehmenszweck noch der angemessenen privaten Nutzung entspricht.

• Recht zur Kontrolle der angemessenen privaten Nutzung.

• Zugriffsrecht bei Abwesenheit.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 22

8.0 Web 2.0

• 8.1 Die Web 2.0 Welle

• 8.2 Web 2.0 und Telemedien

• 8.3 Datenschutz und Web 2.0

• 8.4 Störerhaftung

• 8.5 Fazit

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 23

8.0 Web 2.0

• 8.1 Die Web 2.0 Welle

• Social Networking und Freinding

• Bloggen als Bestandteil traditioneller Websiten.

• Probleme:

• Schutz der Nutzerdaten und

• Verantwortlichkeit für Inhalte.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 24

8.0 Web 2.0

• 8.2 Telemediendienste

• Informations- und Kommunikationsdienst Telemediendienst, § 1 Abs. 1 TMG.

• Diensteanbieter nach § 2 Nr. 1 TMG.

• Datenschutzvorschriften:

• §§ 11-15 TMG und BDSG.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 25

8.0 Web 2.0

• 8.3 Schutz der Nutzungsdaten

• Gestaltung der Plattform zum Schutz der Nutzungsdaten

• 8.3.1 Löschung der Nutzungsdaten

• 8.3.2 Einwilligung des Nutzers

• 8.3.3 Privacy Policy

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 26

8.0 Web 2.0

• 8.3.1 Löschung von Nutzungsdaten

• Nutzungsdaten: Merkmale über die Dauer der Nutzung und die genutzten Dienste,

• Pflicht zur Löschung nach Ende des Nutzung.

• Ausnahme: Abrechnungszwecke.

• Werbezwecke: Einwilligung des Nutzers.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 27

8.0 Web 2.0

• 8.3.2 Einwilligung des Nutzers

• für die Verwertung der Nutzungsdaten für Werbezwecke, § 12 Abs. 2 TMG.

• Elektronische Einwilligung, § 13 TMG.

• „Freie Entscheidung“, § 4a Abs. 1 BDSG, als informierte Einwilligung durch Privacy Policy.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 28

8.0 Web 2.0

• 8.3.3 Privacy Policy

• Registrierungsdaten:

• Nutzung des Portals ohne Registierung,

• Ausnahmsweise Registrierung für Blogs.

• Nutzerdaten:

• Pseudonymisierte Erhebung, keine Verknüpfung zu den Registrierungsdaten.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 29

8.0 Web 2.0

• 8.4 Störerhaftung (I)

• Das Lehrerbewertungsportal

• Konflikt zwischen allgemeinem Persönlichkeitsrecht und dem Recht auf freie Meinungsäußerung.

• Schmähkritik und Beleidigung verletzten das Persönlichkeitsrecht.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 30

8.0 Web 2.0

• 8.4 Störerhaftung (II)

• Haftungsprivileg des § 10 TMG gilt nur für Strafrecht und Schadensersatzhaftung nicht für Unterlassungsansprüche.

• Nach der Gesetzeslage müssen Forenbetreiber Inhalte auf ihre Rechtmäßigkeit prüfen.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 31

8.0 Web 2.0

• 8.4 Störerhaftung (III)

• Reduzierung des gesetzlichen Haftungsrisikos durch Nutzungsbedingungen.

• Identität des Blog-Verfassers durch Vor- und Nachname.

• Für Inhalte ist der Blog-Verfasser verantwortlich nicht der Plattformbetreiber.

Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis 32

8.0 Web 2.0

• 8.5 Fazit• Auf Web 2.0 Plattformen ist das staatliche

Recht verflüchtigt und ersetzt durch eine Privacy Policy, die von den Betreibern der Plattform bestimmt ist.