© Q_PERIOR AG Operational Excellence durch Einsatz von BPM Potentiale für Unternehmen SAP Forum...

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Operational Excellence durch Einsatz von BPMPotentiale für Unternehmen

SAP Forum 12.06.2013

Seite 2© Q_PERIOR AG |

Inhalt

1. Kurze Vorstellung Q_PERIOR2. Was ist SAP BPM?3. Herausforderungen bei der Einführung4. Fragen & Diskussion


Rahmendaten, Standorte und Kunden

Q_PERIOR ist Special Expertise Partner für SAP BPM

Rahmendaten

• Markterfahrung: seit 1977• Umsatz: 90 Mio. EUR*• Mitarbeiter: 460*• Mehrheitlich im Besitz des Managements

Standorte

• Deutschland• Schweiz• Österreich• Slowakei• USA, Kanada

Kunden

• Erst- und Rückversicherungen• Banken• Industrie• Öffentlicher Sektor

2007 2009 2011 2012 2013*0

20

40

60

80

100

Umsatz in Mio. €

2007 2009 2011 2012 2013*0

100

200

300

400

500

Mitarbeiter gesamt

* 2013 geplant


Unsere Auszeichnungen

Wir stellen unsere Kompetenz unter Beweis.

Weitere Auszeichnungen entnehmenSie bitte unserem Internetauftritt unter www.q-perior.com

Lünendonk 2012 / 2013• Q_PERIOR zählt nach 2012 auch 2013 zu den TOP 5 der deutschen mittelständischen Management-

Beratungsunternehmen. In dem vom Analystenhaus Lünendonk herausgegebenen Ranking belegt Q_PERIOR den fünften Platz.

SAP Partner Zertifikate 2012• SAP Schweiz verleiht Q_PERIOR zum wiederholten Male die Auszeichnung „Service Partner 2012“. SAP

Österreich zeichnet Q_PERIOR als „Innovation Partner 2012“ aus.

Great Place to Work 2010 / 2012• Das Handelsblatt zeichnet Q_PERIOR im Ranking „Great Place to Work 2012“ als einen von Deutschlands 100

besten Arbeitgebern aus. Nach der erfolgreichen Fusion von agens, ESPRiT und paricon bestätigen die Mitarbeiter Q_PERIOR eine weiterhin exzellente Unternehmenskultur.

Hoppenstedt Top Rating 2011 / 2012 / 2013• Q_PERIOR hat 2013 nach Prüfung durch die unabhängige Rating Agentur Hoppenstedt bereits zum dritten

Mal in Folge die bestmögliche Bonitätseinschätzung bekommen. Davon profitieren unsere Mitarbeiter, Kunden und Zulieferer.

ASCO Award 2012• Der Branchenverband der Schweizer Managementberater zeichnet Q_PERIOR Schweiz mit dem Zertifikat

„Excellent Business Transformation“ aus.


Inhalt

1. Kurze Vorstellung Q_PERIOR2. Was ist SAP BPM?

– Funktionen – Beispiele aus Referenzprojekten

3. Herausforderungen bei der Einführung4. Fragen & Diskussion


BPM: Zentrale Prozesssteuerung

Einheitliche Plattform zu Analyse, Optimierung und Ausführung von Prozessen

Prozess Owner Überwachung der Performance Identifizierung von Optimierungs-

potentialen Definition von KPI´s

Prozessexperte Modellieren der Prozesse Definition von

Geschäftsregeln

IT Modellbasierte, grafische

Umsetzung Zentrales, zeitgesteuertes

Deployment

Anwender Ausführung auf beliebigen

Endgeräten Empfang von

Benachrichtigungen bei anstehenden Aufgaben

Offline Bearbeitung von Aufgaben wo notwendig

Monitorin

g Modellierung

UmsetzungNutzung


Typische Bedenken und Lösungsansätze

Anwender (Leitung)

Process Owner

Process owner

Anwender

Aber unser Prozess weicht ein wenig von diesem ab!

Ich möchte gerne eine andere Benutzerober-fläche (UI)?

Was ist, wenn wir ein Regelwerk (Business Rule) ändern müssen?

Wie kann ich unsere heterogene Systemlandschaft integrieren?Prozessexperte

… das Prozess Modell einfach anpassen

… Implementieren und Zuweisen einer neuen

Benutzeroberfläche

… dem Business die Pflegehoheit der

Regelwerke übertragen

… Applikationen und Systeme über WebServices

integrieren

Was für Auswirkungen hat es auf meine definierten KPIs?

… Echtzeitanalysen zu den Geschäftsprozessen

unterstützen


Beispiel: Monitoring und Diagnose von Prozessen

Aufbau von Dashboards direkt auf Basis von Prozessdaten

• Wie lange laufen meine Prozesse? • Wann sind die Peaks? • Wie viele Prozesse sind abgeschlossen?Process

Owner


Pflege von Regelwerken (Rules)

….durch den Fachbereich

Direkte Pflege von Regeln und Werten durch berechtigte Benutzer aus dem Fachbereich

Import/Export von Microsoft Office Excel spreadsheets

• Ich muss die Grenzwerte für Rechnungsfreigaben anpassen.• Entsprechen die Regeln unseren aktuellen Policies?

ProzessExperte


Einheitliche Kommunikationsbasis

Gleiches Verständnis auf Seiten Fachdienst und IT

ProcessModel

Von der Modellierung…

… zur Implementierung

• Kein Verlust an Informationen durch Übersetzung• Ausführbare Modelle • Grafische Darstellung des Prozessverlaufs und -

status

• Modellierung auf Basis eines offenen Standards

• Ablauf und involvierte Personen in einem Diagramm

• Direkte Verwendung des Modells für die Umsetzung

• Keine Übersetzung was wirklich gemeint warProzess

ExperteIT


Prozesssteuerung durch beliebige Endgeräte

iPad, iPhone, Android, Widgets… - Sie haben die Wahl!

Task list auf dem iPad Task UI auf dem Telefon

Browserbasiertes UI auf PC

• Nutzung des optimalen Endgerätes pro Prozessschritt • Darstellung des gleichen Prozessschritts auf unterschiedlichen

Endgeräten • Interaktive PDF-Formulare für Offline-User (Mail-Integration)

Interaktives PDF Formular

(auch offline einsetzbar)

IT


Endbenutzer Integration in die Prozesse

Bearbeiten der Aufgaben und Sicht auf den Gesamtprozess

Detailsicht der Aufgabe Process viewer (Aufgabe im Prozesskontext)Aufgabenübersicht

• Zeige mir alle meine aktuellen Aufgaben

• Sortiere nach Prioritäten

• Zeige mir, wo der Prozess steht und welches meine Aufgabe istAnwender


Inhalt

1. Kurze Vorstellung Q_PERIOR2. Was ist SAP BPM?

– Funktionen – Beispiele aus Referenzprojekten

3. Herausforderungen bei der Einführung4. Fragen & Diskussion


Ausgangslage

BPM-Beispiel: Kanton Aargau

• Verwaltungsprozesse nur rudimentär online zugänglich• Individuelle Lösungen pro Department – Verwirrung auf Seiten Anwender, da nicht

klar, welche Prozesse wo zugeordnet sind• Unterschiedlichste Technologien• Kein zentraler Zugang auch für interne Mitarbeiter – Vielzahl von Applikationen für

Teilprozesse• Keine zentrale Sicht auf Prozesse und Statis

http://www.google.de/imgres?imgurl=http://www.rennhard.com/landschaftstheater/bilder/logo%20kanton%20aargau.gif&imgrefurl=http://www.rennhard.com/landschaftstheater/programm-frame.htm&usg=__-x5LFw05ftDkRPqcEa_ZcpfWpWo=&h=274&w=543&sz=11&hl=de&start=19&um=1&itbs=1&tbnid=ywEPmTwcRDW9sM:&tbnh=67&tbnw=132&prev=/images?q=kanton+aargau&um=1&hl=de&sa=N&tbs=isch:1


Lösungsansatz: Prozessplattform für Verwaltungsprozesse


• Von einzelnen heterogenen Funktionen zum zentralen Online-Schalter• Von vertikalen dezentralen Lösungen zu horizontalen zentralen / shared Services• Von heterogenen Insellösungen zur zentralen Prozess-Plattform• Von Arbeiten mit vielen spezialisierten Applikationen zum zentralen elektronischen

Verwaltungsarbeitsplatz




Detaillierte Beschreibung der IT-Lösung: Impressionen – BPM Modelle

SAP Portal und UWL SAP BPM

Bild

Gesuchstellungsprozess

Abrechnungsprozess

Mahnprozess




Detaillierte Beschreibung der IT-Lösung: Impressionen UIs

Adobe interactive Forms WebDynpro 4 Java




Bewilligungsprozess aus Portal (Web)

Erfassung eines Gesuchs Prüfen der Daten

Genehmigung

Stornierung

Korrektur

AufgabenlisteSachbearbeiterAntragssteller

Korrektur eines Gesuchs

1 2

http://www.q-perior.com/kundenreferenzen-im-umfeld-von-BPM.html





Bewilligungsprozess aus elektronischen Formular

Prüfen der Daten

Genehmigung

Stornierung

Korrektur

Aufgabenliste

SachbearbeiterAntragssteller-> Online/ Offline Formular

Korrektur eines Gesuchs

Response aus Prozessz.B. ID

Online senden+ Authentifizierung





Ausgangslage

BPM-Beispiel: Inselspital

• Behandlungsprozesse verwenden unterschiedliche Systeme, welche stationär zugänglich sind

• Ärzte als klassische „mobile Worker“ beziehen und erfassen Informationen nur periodisch (bei Zugang zu Systemen)

• „Prozesssteuerung“ meist papierbasiert mit hohem manuellem Aufwand am Prozessende

Lösungsansatz• Zentrale Prozesssteuerung durch SAP BPM• Oberflächen auf iPad zur mobilen Erfassung während der Behandlung an

unterschiedlichen Behandlungsplätzen


Taskliste (UWL) einmal anders…

BPM-Beispiel: Inselspital

Patientenliste = Taskliste


Taskliste (UWL) einmal anders…

BPM-Beispiel: Inselspital Drehen des iPads öffnet Details zum

Task/zum Patienten

1

2


Inhalt



• Strategisches Ziel: Optimierung der Kosten innerhalb bestehender ProzesseProblemstellung:– Prozesstransparenz und agile Steuerung als notwendige Voraussetzung oft nicht

gegeben– Interne abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf Grund organisatorischer und

technischer Grenzen oft schwierig

• Strategische Ziel: Kundenbindung/-gewinnung durch neue innovative ServicesProblemstellung:– Zusammenarbeit mit Partnern / Kunden zur Erbringung neuer Services erfordert

Erweiterung der bestehenden Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus– Prozesse müssen flexibel aber gleichzeitig auch transparent sein, um notwendige

Qualitätsstandards im Service erfüllen zu können (sonst geringe Marktchancen)

BPM als neue Lösung für typische Problemstellungen (I/II)

Fachliche Sicht: Kosten senken und Innovationen fördern


• Strategisches Ziel: Flexible und schnelle Umsetzung von Business AnforderungenProblemstellung:– IT Silos mit langen Release-Zyklen erschweren Umsetzung übergreifender Prozesse auf

technischer Seite– Änderungen nur langfristig implementierbar– Benutzerschnittstellen (Oberflächen) oft nicht mit aktuellen Technologien umsetzbar

(z.B. Mobile Geräte)

• Strategische Ziel: Stabilität und Effizienz (minimale Kosten)Problemstellung:– Implementierung neuer integrativer Prozesse auf einer bestehenden Plattform quasi

nicht möglich, da Einsatzbereich für bestehende Business definiert und optimiert wurde– Häufige Änderungen an Kernsystemen gefährden Stabilität und erhöhen Kosten– Monitoring plattformübergreifender Prozesse nicht möglich– Übergreifende Regeln zur Ablaufsteuerung nicht zentral verfügbar

BPM als neue Lösung für typische Problemstellungen (II/II)

Technische Sicht: Flexibilität vs. Stabilität / Zuverlässigkeit


Umdenken auf der Supply-Side bezüglich möglicher Lösungen• BPM ermöglicht Umsetzung kundenspezifischer Prozesse• Prozesse aus Kundensicht umfassen SAP und Non-SAP Systeme• SAP Mobile Plattform stellt Transaktionen auf beliebige Geräte dar• Oberflächen sind beliebig (Web, Mobile, SAP GUI, PDF-Formulare, etc.)• In-Memory-DB stellen auch Massendaten für Prozesse zur Verfügung

SAP ist auch Technologieanbieter und somit Basis für Individual-Software

Herausforderungen bei der Einführung

Neue Möglichkeiten erzeugen auch neue Herausforderungen (1/2)


Umdenken auf Projektseite• Neue Möglichkeiten müssen vermarktet werden• BPM-Projekte sind agil und interaktiv mit der Demand-Side zu führen• Dokumentationen starten mit Prozess-Definitionen in BPMN• Fachwissen (Prozessverständnis) wird IT-Seite immer wichtiger

Erweiterte Ausbildung auf Entwickler / PL Seite notwendig

Umdenken auf der Betriebsseite• Prozessfehler nicht mehr einfach eingrenzbar aus Anwendersicht

(z.B. Bestätigung über mobiles Gerät funktioniert nicht)• Support Prozesse werden „interdisziplinär“ besetzt werden müssen

(Abgleich mit bestehender Support Organisation)

Höhere Anforderungen an Support-Mitarbeiter

Herausforderungen bei der Einführung

Neue Möglichkeiten erzeugen auch neue Herausforderungen (2/2)


Rolle, Prozesse und Skills werden durch BPM verändert• Aktive Zusammenarbeit mit der Fachseite auf Basis von Prozessmodellen

– Nicht nur bei „typischen“ SAP Prozessen (Accounting, Logistik, HR)– Innovative, differenzierende Prozesse als Individuallösungen auf Basis von SAP

• Neue Supportstrukturen– Fehler in BPM Prozessen sind vielschichtiger, da auch Non-SAP Systeme integriert werden können– Monitoring, Ticketing-Systeme, Analyse und Test nicht nur in der „SAP-Welt“

• Neue Skill-Sets– Modulkenntnisse nach wie vor wichtig (fast alle BPM Prozesse integrieren ein oder mehrere SAP

Module)– Erfahrungen aus dem Bereich „Individual-SW-Entwicklung“ erforderlich– Agile Projektmethoden– Mehrere Programmiersprachen (ABAP, JAVA, HTML5,…)

Herausforderungen für CC SAPs

Neuen SAP Technologien (vor allem BPM) ändern die Positionierung eines CC SAP


Inhalt



Diskussion/ Fragen

Fragen?

Diskussion

Next Steps


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