01 Präsentation Veranstaltungen RM IKS 190107 - hss.ch¤sentation... · 5 Agenda 1. Begrüssung,...

Herzlich willkommen Risikomanagement und IKS in Luzerner Gemeinden

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Was ist Risikomanagement?

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Risikomanagement und IKS in Luzerner Gemeinden

Welches sind aus Ihrer Sicht die drei grössten Risiken

für Ihre Gemeinde / Stadt?

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Auch das noch!

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Agenda

1. Begrüssung, Vorstellung, Einstieg

2. Kurzer Input zum Risikomanagement und IKS

3. Entwicklung mit den Gemeinden Nottwil, Rothenburg und Schüpfheim

4. Erfahrungen aus der Wirtschaftsprüfung

5. Unser Angebot an Luzerner Gemeinden

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Agenda






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Auseinandersetzung mit Risiken ist Führungsaufgabe

Risiko

Neue Themen

Grundwerte, Haltungen und unsere Kultur

Strategische Ziele

LEI

TBILD

t t + 2 t + 4 t + 6 t + 8 t + 10 t + 12

Rahmenbedingungen

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Gesetzliche Anforderungen an die Luzerner Gemeinden

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Gesetzliche Anforderungen an die Luzerner Gemeinden - 2

betrieblich

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Führungsinstrumente nach FHGG im Überblick

Gemeinden bisher Gemeinden neu

Leitbild

LeitbildLeitbild

Legislaturziele

Finanz- und Aufgabenplan

Jahresprogramm

Voranschlag

(politischer Leistungsauftrag)

Betrieblicher Leistungsauftrag

Zielvereinbarung

Mitarbeiterbeurteilung

Controllingberichte

Jahresbericht

Jahresrechnung

Optional:

Leitbild

politisch

politischQ

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anage

me

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Risiko

man

agem

en

t

IKS

Jahresbericht

(inkl. Jahresrechnung)

Controllingberichte

Mitarbeiterbeurteilung

Zielvereinbarung

Betrieblicher Leistungsauftrag

Budget mit politischem

Leistungsauftrag,Globalbudget

Aufgaben- und Finanzplan

Legislaturprogramm

Gemeindestrategie

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Prozess Risikomanagement

4. Risikobewältigung 1. Risikoidentifikation

3. Risikobewertung 2. Risikoanalyse

Risikosteuerung

Risikoreporting

Strukturierte Risikoerfassung

1 2 3 4

1.1 2.1 3.1 4.1

1.2 2.2 3.2 4.2

1.3 2.3 3.3 4.3

1 2 3 4

1.1 2.1 3.1 4.1

1.2 2.2 3.2 4.2

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Eintrittshäufigkeit

Strukturierte Auseinandersetzung

Massnahmen und Verantwortlichkeiten

Massnahme A (Person 1)

Massnahme B (Person 2)

Massnahme C (Person 3)

Massnahme D (Person 1)

Exekutive

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Prozess IKS

1. Planung

Konzept IKS*

2. Implementierung

3. Betrieb und Überwachung

Auswahlverfahren relevanter IKS-Prozesse

«Light-Variante» mit 7 Schlüsselprozessen*

Erarbeitung gemeindespezifische IKS-Prozessdokumentation

Info

rmatio

n / K

om

mu

nikatio

n / B

efäh

igun

g

Analyse von Kontrollschwächen Etablierung Aktualisierungs-prozesse

Aktionsplan

Analyse internes Umfeld*

Identifikation und Bewertung von Schlüsselrisiken*

Dokumentation Schlüsselkontrollen*

*Konzepte / Instrumente aus der gemeindeübergreifenden Arbeitsgruppe sind verfügbar.

*Konzepte / Instrumente aus der gemeindeübergreifenden Arbeitsgruppe sind verfügbar.

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Agenda






gemeindespezifische Weiterentwicklung

Projektidee: Gemeinsame Basis - spezifische Weiterentwicklung

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gemeinsame Basis

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Gemeinsame Stossrichtung für die Umsetzung

«Gemeinsamer Kleiderschrank» mit Raum für Individualität

Einheitlicher Rahmen in Anlehnung an bestehende Philosophie (EFQM)

Grundprozesse als gemeinsame Basis

Einfache, klare, pragmatische und damit «lebbare» Umsetzung

Einfache technische Umsetzung (z.B. Word); keine spezifische Software-Lösung

«keine» Arbeitsanleitungen, «keine» Flussdiagramme

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Risikomanagement: Workshops vom 16. März 2018 und 5. Juni 2018

• Jeweils ca. 25 Teilnehmende

• Arbeit in 4 Themengruppen

− Bau & Infrastruktur

− Finanzen & Steuern

− Gesundheit & Soziales

− Bildung

• Aufträge

− Identifikation Risiken

− Ableitung Massnahmen

− Bewertung Risiken

Auszug Erarbeitungsergebnisse

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IKS: 6 Workshops von April 2018 bis September 2018

• Erarbeitung der 7 IKS-Schlüsselprozesse

• Arbeit mit den Finanzfachpersonen der drei Gemeinden

Konzepte Instrumente

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ProjektergebnisseR

isik

om

anag

em

en

tIK

S

Konzept

Risikomanagement

Konzept IKS

Tool

Risikomanagement• Risikoanalyse-

und bewertung• Risikomatrix

Schlüsselprozess 1Zahlungen / flüssige Mittel

Schlüsselprozess 2Fakturierung / Debitoren /

Inkasso

Schlüsselprozess 7Projekte / Sonderkredite /

Zusatzkredite

Schlüsselprozess 6Budgetierung / Nachtragskredit

Schlüsselprozess 5Bericht-erstattung /

Rechnungs-legung

Schlüsselprozess 4 Personal-administration /

Löhne

Schlüsselprozess 3Leistungsbezug / Einkauf /

Kreditoren

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Agenda






Januar 2019 | Seite 21Risikomanagement / IKS

10 Jahre IKS in der KMU-Welt (Obligationenrecht)Erfahrungen und «lessons learned»

weniger ist manchmal mehr externer Pilot notwendig?

besser in Etappen, als ein zu ambitioniertes Grossprojekt, welches nur halbherzig umgesetzt wird oder an mangelnden Ressourcen scheitert

ganze Organisation involviert

Führung muss dahinter stehen Vorbildfunktion / Top-Down-Ansatz

in bestehende Prozesse einbinden

Umsetzung mit Augenmass

Mit Risikomanagement arbeiten (Diskussion und Beschlussfassung 1x jährlich im obersten Leitungsgremium)

Jährliches IKS-Report

IT gestütztes IKS (langsam) im Aufbau


RisikomanagementUmsetzung in der Praxis


Internes KontrollsystemUmsetzung in der Praxis

IKS-Konzept ( Verbindung zu übrigen Reglementen und Verordnungen)

Definition Hauptprozesse

Definition Schlüssel-Kontrollen

Definition Dokumentation / Checklisten o.ä.

angemessene Dokumentation notwendig (§ 17 FHGV)

Jährlicher Report und Behandlung Risikomanagement im Gemeinderat/Stadtrat


Existenzprüfung Internes KontrollsystemAnforderungen an die Prüfbarkeit des IKS

Das IKS ist vorhanden und überprüfbar, d.h. dokumentiert.

Das IKS ist den Geschäftsrisiken und der Geschäftstätigkeit angepasst.

Das IKS ist den zuständigen Mitarbeitenden bekannt.

Das definierte IKS wird angewandt.

Ein Kontrollbewusstsein ist in der Gemeinde vorhanden.


Risikomanagement & Internes KontrollsystemNutzen und Chancen Risikomanagement und IKS

Umgang und Erkennung von Risiken, Risikominimierung

Instrument Erfassung Veränderungen im Umfeld und bei Anspruchsgruppen

Instrument für Vermögensschutz

Deliktische Handlungen und Fehler feststellen bzw. vermeiden

Instrument Sicherstellung Einhaltung gesetzliche Vorschriften

Sicherstellung korrekte finanzielle Berichterstattung

Fördert das Prozessdenken

Effiziente und Effektive Prozesse

Sicht Bürger: RM / IKS gehört zu einer modernen Gemeindeführung

…


Risikomanagement & Internes KontrollsystemMuster-Umsetzungsfahrplan

Genehmigung & Inkraftsetzung

Risikomanage-ment und IKS

durch Gemeinderat bzw. Stadtrat

1. Projektdefinition / Planung / Konzeption

Identifizierung Rahmenbe-dingungen, Übersicht gewinnen über OrganisationZielsetzungenTerminplanung

Risikomana-gemententwerfen

IKS-Konzept erarbeiten

Dokumentation und Beurteilung der Internen Kontrollen (IKS) und Schlüssel-kontrollen

Beurteilung der Wirksamkeit der Kontrollen, Identifikation von Schwachstellen, Verabschiedung von Massnahmen

2. Gemeinderat 5. Inkaftsetzung

• Kick-off-Meeting

• Bestimmung Projektteam

• Definition Vorgehen / Terminplanung

• Definition SOLL-Zustand, gemeinsames Verständnis

• Definition der IKS-Grundsätze/-Konzept, Zielsetzung und Vorgehensweise/Strategie

• Risikomanagement entwerfen

• Grobaufnahme IST-Zustand (Kontrollen IT, Tools, Schnittstellen usw.)

• IKS-Konzept erarbeiten-IKS-Grundsätze-Schlüsselprozesse

• Risikoorientierte Priorisierung von Prozessen

• Evaluation Tools für Dokumentation IKS

• Diskussion und Genehmigung Risikomanagement

• Beurteilung und Dokumentation Massnahmen und Optimierungen

• Vorstellung des definierten IKS-Konzepts,

• Genehmigung IKS-Konzept

• Zeitplan und Umsetzung beschliessen

• Nachbearbeitung Besprechung Gemeinderat / Stadtrat

• Bestimmung der wesentlichen Konten & relevanten Prozesse

• Verständnis für gemeinsame Schlüsselprozesse und Schlüsselkontrollen

• Identifizierung, Dokumentierung & Evaluation der präventiven / auf-deckenden Schlüsselkontrollen

• Dokumentation der Schlüsselprozesse und Schlüsselkontrollen durch die Verantwortlichen

• Review Prozesse und Schlüsselkontrolle hinsichtlich der Zielsetzung

• Erstellung Massnahmenplan und Überwachungsprozess für die Behebung der wesentlichsten Mängel

• Zeitplan, bis wann die Mängel/Optimierungen behoben sein sollen

• Vorbereitung Inkraftsetzung durch Gemeinderat / Stadtrat

Möglicher Zeitplan

Besprechung & Genehmigung Gemeinderat

Risikomana-gement und IKS-Konzept

3./4. IKS-Dokumentation, Beurteilung Kontrollen

Phase 1: bis Sommer 2019 Phase 2: Ende August Phase 3/4: vollständig bis Ende November Phase 5: Dezember

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Agenda






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Grundangebot HSS und Balmer Etienne AG

• Übernahme der vorliegenden Projektergebnisse (Konzepte, Instrumente) und Start-Veranstaltung mit den Projektverantwortlichen (1 Halbtag)

• Kosten (exkl. MwSt. und Spesen)

• Grundangebot ist Voraussetzung für gemeindespezifische Weiterentwicklung

• Weitere Begleitung erfolgt nach Bedarf

Sockelbeitrag Fr. 1’000 je Gemeinde

Individueller Beitrag Fr. 0.10 je Einwohner/in

Schulungs- und Planungsveranstaltung mit den Projektverantwortlichen der Gemeinde

Fr. 1’000 (1 Halbtag)

Total bei 5’000 Einwohner/innen Fr. 2’500

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