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FZI Forschungszentrum Informatikan der Universität Karlsruhe

Entwicklung innovativer Versorgungsprozesse in Kliniken

Dr. Dieter Hertweck, Asarnusch Rashid

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BPEM - Forschungsthemen

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Wirtschaften in Krankenhäusern- Konsequenzen der DRG-Abrechnung -

Senkung der Betriebskosten durch Optimierung von Geschäftsprozessen als einzige Möglichkeit Mittel für notwendige Investitionen zu gewinnen

Qualität der Leistungen beibehalten oder gar erhöhen

Transparenz über erbrachte Leistungen gewinnen

In Prozessstrukturen auch jenseits der medizinischen Prozesse denken • Lenkungsprozesse• Kernprozesse• Unterstützungsprozesse

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Prozessstruktur eines Krankenhauses

Kernprozesse UnterstützungsprozesseLenkungsprozesse

Strategien planen

und überwachen

Finanzierunggewährleisten

Kostenkontrollieren

Informations-versorgungmanagen

EinkaufPatient krank

Patientgesundet

Aufnehmen

Behandeln

Pflegen

Diagnosti-zieren

InterneLogistik

VerpflegenLebensmittel

VerpflegenMedikamente

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Prozessstruktur eines Krankenhauses

Kernprozesse UnterstützungsprozesseLenkungsprozesse

Strategien planen

und überwachen

Finanzierunggewährleisten

Kostenkontrollieren

Informations-versorgungmanagen

EinkaufPatient krank

Patientgesundet

Aufnehmen

Behandeln

Pflegen

Diagnosti-zieren

InterneLogistik

VerpflegenLebensmittel

VerpflegenMedikamente

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Ausganssituation: Fallstudie Städtisches Klinikum Karlsruhe Zentrale Fragestellung:

Lassen sich zentrale Versorgungsprozesse im Klinikum (z.B. in Apotheke und Küche) mit Hilfe mobiler Systeme wirtschaftlich optimieren?

Auftraggeber und Mitwirkende:• Klinikleitung• IT-Koordinator• Controlling• Apotheke

Ergebnisse: • Erhebliche Einsparungen in Küche und Apotheke

durch den Einsatz mobiler Systeme innerhalb von 3 Jahren realisierbar

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Forschungsdesign der Studie

EssensversorgungStation Küche

ArzneimittelversorgungStation Apotheke

DL-Prozesse(heute/m.MS)

Nutzen(heute/m.MS)

Mobiles System Kosten(heute/m.MS)

Methoden: - Teilnehmende Beobachtung- Experteninterviews- Inventuren- Vergleichende Analyse (Münster, Erlangen)- Prozessmodellierung- Prozesskostenrechnung

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Berechnung der Wirtschaftlichkeit

Return on Invest (ROI)Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten?

nskostenInvestitio

)stenBetriebskoNutzen(...(1+Diskontsatz)1)stenBetriebskoNutzen(

ROI

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nn(1+Diskontsatz)n

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Berechnung der Wirtschaftlichkeit

Return on Invest (ROI)Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten?

Kosten/Nutzen

Zeit

Kosten ohne Prozessänderung(Betrieb wie bisher)

Einmalige Investition(z.B. Pappkärtchen)

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Berechnung der Wirtschaftlichkeit

Return on Invest (ROI)Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten?

Kosten/Nutzen

Zeit

Einmalige Investition(z.B. mob. System)

Kosten ohne Prozessänderung(Betrieb wie bisher)

Einmalige Investition

11

Berechnung der Wirtschaftlichkeit

Return on Invest (ROI)Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten?

Kosten nachProzessänderung

Kosten/Nutzen

Zeit

Einmalige Investition

Kosten ohne Prozessänderung(Betrieb wie bisher)

Einmalige Investition

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Berechnung der Wirtschaftlichkeit

Return on Invest (ROI)Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten?

Kosten nachProzessänderung

Kosten/Nutzen

Zeit

Einmalige Investition

Nutzen

Kosten ohne Prozessänderung(Betrieb wie bisher)

Einmalige Investition

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Berechnung der Wirtschaftlichkeit

Return on Invest (ROI)Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten?

Kosten nachProzessänderung

Kosten/Nutzen

ZeitBreak Even(t=1,2J)

Einmalige Investition

Nutzen

Kosten ohne Prozessänderung(Betrieb wie bisher)

Einmalige Investition

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Berechnung der Wirtschaftlichkeit

Return on Invest (ROI)Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten?

Kosten nachProzessänderung

Kosten/Nutzen

ZeitBreak Even(t=1,2J)

ROI (t3J) = 200%NPV= x €

Einmalige Investition

Nutzen

Kosten ohne Prozessänderung(Betrieb wie bisher)

Einmalige Investition

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Ergebnisse der Prozessanalyse

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Arzneimittelversorgung zu Projektbeginn (Ist-Prozess)

Arzneimittellagern

Arzneimittelausliefern

AM bestellen/ herstellen

Bestandprüfen

Bestellscheinannehmen

Arzneimittelliefern

Apotheke

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Schwachstellenanalyse der Arzneimittelversorgung

• Sortieren• Rückfragen• Archivieren• Rohrpost

• Großhändler• Fax• Bestellscheine

• SAP Korrektur• SAP-Artikelliste unvollständig

• Überkapazität• Durchläufer

• Buchführung

Arzneimittellagern

Arzneimittelausliefern

AM bestellen/ herstellen

Bestandprüfen

Bestellungannehmen

Arzneimittelliefern

Apotheke

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Entworfener Soll-ProzessArzneimittelversorgung in der Apotheke

(mit Mobilem System)

Arzneimittellagern

Arzneimittelausliefern

AM bestellen/ herstellen

Bestandprüfen

Bestellungannehmen

Arzneimittelliefern

Apotheke

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Nutzendimensionen Soll-Prozess

• Kontrolle• Scheine sortiert

• Lieferzeit• Kein Lärm• Weniger Anrufe

• Regelmäßig• Systematisch• Flexibel• Mobil, WLAN

• Nachlieferung automatisch• Controlling

• Lieferzeit• Fehlerfrei• Flexibel

Arzneimittellagern

Arzneimittelausliefern

AM bestellen/ herstellen

Bestandprüfen

Bestellungannehmen

Arzneimittelliefern

Apotheke

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Essensversorgung zu Projektbeginn (Ist-Prozess)

Essenkochen

Essenausliefern

Produktions-Plan erstellen

Änderungenaufnehmen

Bestellungenannehmen

Essenliefern

Küche

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Schwachstellenanalyseder Essensversorgung

• Sortieren• Rückfragen• Fehler

• Zählen• Zugänge• Backup• Diätplan

• Papier• Telefon

• Überkapazität• Unsortiert

Essenkochen

Essenausliefern

Produktions-Plan erstellen

Änderungenaufnehmen

Bestellungenannehmen

Essenliefern

Küche

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Schwachstellenanalyseder Essensversorgung

Hier wird gekocht

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Entworfener Soll-ProzessSubstitutionseffekte

Essenkochen

Essenausliefern

Produktions-Plan erstellen

Änderungenaufnehmen

Bestellungenannehmen

Essenliefern

Küche

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Nutzendimensionen Soll-ProzessEssensversorgung mit mobilen Systemen

• Kontrolle• Statistik (EDV)• Diätplan auto.• Controlling

• Lieferzeit• Fehlerfrei• Flexibel• Sortiert

Essenkochen

Essenausliefern

Produktions-Plan erstellen

Änderungenaufnehmen

Bestellungenannehmen

Essenliefern

Küche

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Wirtschaftlichkeitsanalyse

Kosten mit mobilem System

Kosten/Nutzen

ZeitBreak Even(t<1J)

ROI (t3J) = 697%

274.750 €

Einsparungen pro Jahr (Material): 30.550 €Einsparungen pro Jahr (Personal): 120.000 €Einsparungen pro Jahr (Arbeitszeit): 591.000 €NPV nach 3 Jahren: 1.580.000 €

Kosten bei bisherigem Betrieb

10.000 €

Nutzen Mobiles System für Versorgungsprozesse in Küche und Apotheke

-264.750 €

Nutzen mit mobilem System

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AusblickVersorgungsprozesse im Krankenhaus

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Mögliches Potenzial innovativer Versorgungsprozesse

-für Baden-Württemberg-

Bsp.: 40 von 325 Krankenhäuser, die neue Versorgungsprozesse einführen und dabei ca. 250.000 Euro/Jahr und Haus sparen

40*0,25 Mio. = ca. 10 Mio Euro pro Jahr

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Ursachen für ein derart hohesPotenzial

Noch immer zu viele „Informationsinseln“ in unterschiedlichen Bereichen

Es fehlt oft an geeigneten Methoden und Werkzeugen zur Informationsgewinnung

Fehlendes Controlling-Gesamtkonzept Derzeit keine Fallpauschalenbezogene

Zuordnung von Versorgungsprozesskosten auf einzelne Patienten möglich

Dringender Optimierungsbedarf im Bereich der Informationsversorgung und im Controlling

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Erhöhung des Integrationsgrads vorhandener Informationssysteme in den einzelnen Bereichen mittels mobiler Systeme, Portal- und EAI-Lösungen

Neue Controlling-Prozesse• Zeitnahe Messung von z.B. Arzneimittel- und

Materialverbräuche durch die Integration innovativer Sensorik

• Überwachung von Kostensenkungs- und Qualitätssicherungsmaßnahmen mittels BPM- und BSC-Software auf die strategischen Ziele hin

Neue Einkaufsprozesse durch den Einsatz von E-Procurement und SRM-Systeme, bzw. durch die Bildung von Einkaufsgemeinschaften

Optimierung der internen Logistik durch den Einsatz mobiler, intellegenter Maschinen z.B. im Wäscherei-bereich zum Transport schwerer Lasten

Ausblick

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Kontakt

Dr. Dieter HertweckAsarnusch Rashid

Tel. 0721 9654-552Fax. 0721 9654-553E-Mail: hertweck@fzi.de