1 GDPdU und elektronische Archivierung UEBERREUTER MANAGEMENT AKADEMIE Tagung Digitale...

GDPdU und elektronischeArchivierung

UEBERREUTERMANAGEMENT AKADEMIE

TagungDigitale Betriebsprüfungund elektronische Archivierung

Darmstadt26.11.2003

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2003

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Teilnehmerunterlagen

GDPdU und elektronische Archivierung


P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

ÜBERREUTER MANAGER AKADEMIE

Tagung

Digitale Betriebsprüfung und elektronische Archivierung

26.11.2003 in Darmstadt

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Referent

Dr. Ulrich Kampffmeyer • Geschäftsführer der PROJECT CONSULT

Unternehmensberatung GmbH, Hamburg• Managing Partner der PROJECT CONSULT

International Ltd., London• Mitglied des Board of Directors des internationalen

Dachverbands der Dokumentenmanagement-Branche, AIIM International, Silver Springs/Washington D.C.

• Mitglied im DLM Network, Graz, und Vorsitzender des wissenschaftlichen Kommitees des DLM Forum, Brüssel

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Agenda

• Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung

• Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement

• Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierung

• Ausblick

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Unterlagen zum Vortrag

• Handout der vollständigen Folien im Tagungsordner

• Auf der Webseite von PROJECT CONSULT ab Freitag mittag:- vollständiges Skript zum Thema (100 Seiten)- Folien als Powerpoint (90 Folien)http: // www.PROJECT-CONSULT.com / StartseiteLogin:

Organisation: GDPdUE-Mail: [email protected]: ueber

oder individuell




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Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung

Das elektronische Dokument

Dokumentenmanagement im engeren und weiteren Sinn

Elektronische Archivierung

Content Management

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Ein uraltes Thema

• Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren – es basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung

• Durch die Erfindung der Schrift vor 5000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: das Dokument war geboren

• Die Verwaltung der Dokumente, modern Dokumentenmanagement genannt, entstand ebenfalls bereits vor 5000 Jahren in den frühen Kulturen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002

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Physische und virtuelle Dokumente

• Der Dokumentbegriff orientierte sich bis zur Erfindung des Computers an einer physisch greifbaren, an ein Medium gebundener Form: in sich geschlossen, authentisch, jederzeit lesbar

• In der elektronischen Welt werden Dokumente nur durch „Bits & Bytes“ repräsentiert. Sie sind nicht mehr physisch greifbar


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Daten, Informationen, Dokumente und Content (1)

• Daten werden in elektronischen Systemen durch binäre Werte abgebildet. Sie können

• als unstrukturierte, binäre Objekte, z.B. Bildpunkte, oder• als Zeichensatz mit einer durch eine Syntax definierte

Form, z.B. ein Buchstabe,

vorliegen. • Informationen sind in einem Kontext stehende

Daten. Informationen können strukturiert, schwach strukturiert oder unstrukturiert sein:

• Ein Datensatz ist strukturiert und kann automatisch ausgewertet werden.

• Eine Textdatei ist häufig nur schwach strukturiert. • Ein Bild ist unstrukturiert und kann nicht ohne weiteres

ausgewertet werden.


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Daten, Informationen, Dokumente und Content (2)

• Elektronische Dokumente sind in der Regel schwach strukturiert oder unstrukturiert. Sie sind Informationen, die zu einem gegebenen Zeitpunkt zusammenhängend, geschlossen und authentisch sind. Sie liegen in einem elektronischen System als Datei, Bestandteil einer Datei oder digitales Objekt vor.

• Bei elektronischem Content erfolgt eine Auflösung des Dokumentes in beschreibende und strukturierende Daten sowie eine Inhaltskomponente, deren Gestalt durch die separate Struktur beschrieben ist. Die einzelnen Komponenten können unabhängig von einander verwaltet werden und unterschiedlich aufgebaut sein.


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Das Dokument und seine rechtliche Bedeutung

• Mit dem Begriff des Dokuments ist sehr eng eine implizierte Bedeutung verknüpft:

• es dokumentiert eine Vereinbarung oder ein Geschäft• es überliefert eine wahre, unverfälschte Information• durch eine Unterschrift identifiziert es den Verfasser und

authentifiziert den Inhalt• es stellt einen Wert dar• etc.

• Im angloamerikanischen Sprachgebrauch ist der Dokumentbegriff in elektronischen Systemen nicht mit dieser rechtlichen Bedeutung und Wichtigkeit verknüpft


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Der neue Dokumenten-Begriff

Ein Dokument kann heute alles sein:

• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachment• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

• Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• dreidimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten

• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

© PROJECT CONSULT 2002

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Elektronische Archivierung

• Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Dokumenten und Content.

• Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Dies entspricht der Aufbewahrungsfrist von Handelsbriefen.

• Unter „revisionssicherer elektronischer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben von §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und GoBS beliebige Informationen sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.


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Dokumentenmanagement

• Dokumentenmanagement im engeren Sinn dient zur Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus bis zur Archivierung.

• Dies bezeichnet man heute auch als DLM Document Life-cycle Management.

• Mit DMS Dokumentenmanagementsystemen im weiteren Sinn bezeichnet man die gesamte Angebotspalette der Branche mit Scannen, Archivieren, Dokumentenmanagement, Workflow u.a.

• Dieses umfassende Portfolio bezeichnet man heute auch als ECM Enterprise Content Management oder DRT Document Related Technologies.


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Der Document Life-cycle


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Erfassung Verwaltung Ausgabe

Speicherung

Nutzung

Der Dokumenten-Lebenszyklus


Elektr.Archivierung




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Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement

HGB, AO und GoBS

BGB

SigG

ZPO

weitere Gesetze und Verordnungen

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Die Spitze des Eisberges

• Die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente ist nur die Spitze des Eisberges!

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt, z.B.

• Dynamische Dokumente• Elektronisch signierte Dokumente• Automatisch erzeugte Massendrucke• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und

Formatinformationen erst zum Dokument werden

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter.


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HGB Handelsgesetzbuch

• Die §§ 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen Dokumenten – unabhängig davon, ob in Papier oder in elektronischer Form

• Die grundsätzlichen Anforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Ordnungsmäßigkeit• Vollständigkeit• Sicherheit des Gesamtverfahrens• Schutz vor Veränderung und Verfälschung• Sicherung vor Verlust• Nutzung nur durch Berechtigte• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen• Dokumentation des Verfahrens• Nachvollziehbarkeit• Prüfbarkeit

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AO Abgabenordnung

• In der Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 AO sind die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfung von kaufmännischen Dokumenten aufgeführt.

• Die Änderungen in der AO führten zur digitalen Steuerprüfung, die in den GDPdU beschrieben ist.

• Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können

• Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen

• Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

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GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

• Die GoBS besteht aus einem BMF-Schreiben und einer Ausarbeitung der AWV, die im Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995 veröffentlicht wurde

• Die Anforderungen gelten nicht nur für Buchführungssysteme sondern sind auch für Dokumenten-Management und elektronische Archivsysteme anzuwenden

• In der GoBS ist im Detail geregelt:• wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen

Daten umgegangen werden muss,

• wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss,

• welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen bestehen,

• dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist,

• etc.

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GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

• Die GoBS sind daher von grundlegenderer Bedeutung für das Thema Archivierung als die GDPdU.

• Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung.

• Die GoBS sind in der GDPdU als maßgebliches Dokument referenziert.

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BGB Bürgerliches Gesetzbuch

• Die Änderungen des BGB sind von grundlegender Natur für alle elektronischen Dokumente!

• Die Einführung der elektronischen Form betrifft alle Rechtsbereiche und zog eine Vielzahl von Gesetzesänderungen und Änderungen von Formvorschriften nach sich.

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BGB Bürgerliches Gesetzbuch

• Durch das „Gesetz zur Anpassung der Formvor-schriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom 3.7.2001 werden in den §§ 126, 127 BGB elektronische Dokumente rechtlich anerkannt:

• Die schriftliche Form kann nach § 126 (3) BGB durch die elektronische Form ersetzt werden

• In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur verankert, die verwendet werden muss, um eine Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form zu erreichen.

• In § 127b BGB wird auch die vereinbarte Form für die Verwendung elektronischer Dokumente und Übertragungsformen geöffnet

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Elektronisch signierte Dokumente

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist.

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers.

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Elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur entspricht...

„Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit

ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“

§2 SigG

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Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk

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Dokument




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43otip342top34 3

3



Inhalt

AB15Gf7889436

Prüfsumme

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Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender

AB15Gf7889436

PrüfsummeSignaturprivater Schlüssel




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3


4t432tpoiuopu e35porpof ----------------------------------------------------

-

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Elektronischer Versand

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Elektronische Signatur Funktionsweise / Empfänger




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3


4t432tpoiuopu e35porpof ----------------------------------------------------

-

XXXXXXXXXXXX -----------------------------------------------------

-----------------------------------------------------

XXXXXXXXXXXX -----------------------------------------------------

AB15Gf7889436

Prüfsumme

Entschlüsselung der Prüfsumme

Vom Trustcenter:

• Öffentlicher Schlüssel

• Zertifikat (Authentizität)

AB15Gf7889436

Prüfsumme




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3



InhaltIntegrität

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SigG Signaturgesetz

• Die Grundlage des aktuellen Signaturgesetzes ist die RLES Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen.

• Es gibt drei Formen mit unterschiedlicher Qualität der elektronischen Signatur:

• Einfache elektronische Signaturen• Fortgeschrittene elektronische Signaturen• Qualifizierte elektronische Signaturen

• In Deutschland gilt im offiziellen Rechtsverkehr die qualifizierte elektronische Signatur, die zu dem eine Anbieterakkreditierung aufweisen muss.

• Elektronisch signierte Dokumente existieren rechtskräftig nur in elektronischer Form und sind daher elektronisch sicher zu speichern.

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Akkreditierte, qualifizierte elektronische Signatur

• Bereitstellung der PKI durch ein Trustcenter, das sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung unterzogen hat.

• Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des Gesetzes und der Signaturverordnung nach.

• Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit erbracht.

• Die Regulierungsbehörde RegTP sichert die Rechtskraft und die Verfügbarkeit qualifizierter elektronischer Signaturen.

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ZPO Zivilprozessordnung

• Nach § 286 ZPO unterliegen elektronische Dokumente der freien Beweiswürdigung.

• Durch den § 292a ZPO wird jedoch eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt als sogenannter Beweis des ersten Anscheins anerkannt.

• Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde.

• Das Prozessrisiko wird durch die elektronische Unterschrift reduziert.

• Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze: Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden.

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Weitere Gesetze und Verordnungen

• Besonders die europäische Gesetzgebung im Bereich des E-Commerce, der elektronischen Signatur und des Urheberrechts führt zu Änderungen an Gesetzen und Verordnungen zum Thema elektronische Dokumente in allen nationalen Gesetzgebungen.

• In Deutschland wurden im Zuge der Umsetzung der europäischen Richtlinien zahlreiche Gesetze und Verordnungen geändert oder neu erlassen:

• BDSG, EGG, SGB, SigG, SigV, TDDSG, TDG, VwVfG (mit zahlreichen Folgeänderungen), u.v.a.




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Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierung

10 Grundsätze zur elektronischen Archivierung

Architektur

Funktionalität

Speicher

Anwendungsgebiete

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1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden.

2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.

4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.

6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

Grundsätze der elektronischen ArchivierungDie 10 Merksätze des VOI

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7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können.

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.

10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Grundsätze der elektronischen ArchivierungDie 10 Merksätze des VOI

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Anforderungen an unternehmensweite elektronische Archivsysteme

• Speicherung aller Arten von Informationen• Konsistente Langzeitspeicherung unveränderlicher

Informationen• Dienstekonzept• Eigener Recherche-Client oder Integration in

vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Modular ausbaubar• Schutz für den Zugriff auf Informationen• Sicherheit der Systeme• Einfache Nutzbarkeit und einfacher Betrieb


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Architektur von elektronischen Archivsystemen

ArchivsystemManagement

ArchivsystemSpeicher

IndexDatenbank

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© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

Architektur von ArchivsystemenTraditionelle Referenz-Datenbank

Pointer

JukeboxMagnetplatteBandarchiv

„Referenz-Datenbank“

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IndexDatenbank

AusgebenErfassen

Anwendungen

ERP

Client

E-Mail Office ...

Client Client

AusgebenErfassen

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© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur

ViewerFAX E-Mail SAPRecher-

cheScan-nen

Benutzer-verwal-

tung

FAXDienst

E-MailDienst

SAP

Ablage-Ebene / Dynamisches Dokumentenmanagement

dynami-schesDMS

ZugriffschutzSicherheit

Single Login

ZugriffschutzSicherheit

Web-Service

Applet

Index-DB

Office-Integration

Anwen-dungs-

Enabling

Work-flow

Work-flow-

Engine

Archiv-Ebene

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Was heißt dies für die GDPdU ?



IndexDatenbank

KaufmännischeAnwendung

Client

Übergibt an das Archiv auswertbare Daten

Erhält auswertbare Daten zurück

Erlaubt Zugriff nach Z1 und Z2Z1 & Z2

Erstellt Daten für Z3 Überlassung

Z3

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Was heißt dies für die GDPdU ?



IndexDatenbank

KaufmännischeAnwendung

Kaufmännische Anwendungkann Daten nicht verarbeiten

Spezielle Anwendungauf dem Archivsystem

SpezielleAnwendung

Erlaubt Zugriff nach Z1 und Z2

Z1 & Z2

Erstellt Daten für Z3 Überlassung

ClientZ3

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Erfassung und Archivierung steuer-relevanter Daten

Archivsystem

Hauptsystem

ERP

Vorgelagerte Systeme

Neben -

systeme

Validierung

SpeichersystemIndex

DB

Periodengerechte Übergabe fertig strukturierter Daten und Strukturinformationen

Übergabe Daten

und Strukturinformationen

Protokollierung

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Bereitstellung steuerrelevanter Daten zur Auswertung

IDEA

Z3 Hauptsystem ERP

„Mandant für historische Daten“

Z1, Z2

Archivsystem

Speichersystem

Index

DB

Daten und Strukturinformationen „IDEA-Format“

Client

Archiv

IDEA Client

Z1, Z3

Filesystem

Z3-Dateien

Protokollierung

Anfrage Ergebnis-liste

Daten und Struktur- informationen „ERP-Format“

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Funktionale Anforderungen

Grundfunktionen• Erfassen• Erschließen• Verwalten• Speichern• Finden• Zugänglich machen• Sichern• Reproduzieren• Integrieren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

• Migrieren© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002


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Erfassung

• Arten von Daten und Informationen die erfasst werden

• Computergestützte Erfassung (=Document Imaging) • Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache,

Ton, Video etc., die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Kodierte Informationen (WORD, etc.)

• Arten der Erfassung von Informationen• vollautomatisch (OCR, ICR)• teilautomatisch • manuell


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ScannenUnterschiede und Problemfelder

• Individuelles Schriftgut• Eindeutig identifizierbar• Schlecht identifizierbar• „No-Scans“

• Vordrucke• Selbst gestaltet• Fremdvordrucke

• Gleichbehandlung• Scannen und Fax• E-Mail• Internet-Formulare


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Speicherung (1)

• Speichern eines Dokumentes im Archiv (Dokumentbibliothek)• Lokale Speicherung eines Dokumentes (außerhalb des

zentralen Archives)• Speichern in einem anderen Dokumentenformat, damit

Dokumente von verschiedenen Applikationen angezeigt und geändert werden können (Konverter)

• Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren

• Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten


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Speicherung (2)

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung

• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten


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Speicherung (3)

• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen

• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen

• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen


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Berechtigungssystem (1)

• Zugriffsberechtigungen, Sichten und Funktionen werden über die Rollen und Gruppen der Benutzerverwaltung gesteuert

• Entsprechend der Benutzergruppen und Rolle sind unterschiedliche Sichten vorhanden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Berechtigungen:• Benutzer:

Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden.

• Benutzergruppe: Neutrale Benutzergruppe beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination


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Berechtigungssystem (2)

Berechtigungen:• Dokumentklasse:

Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben.

• Sicherheitsanforderungen: Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können


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Datenbank

• Dient der Indexverwaltung in einem elektronischen Archiv und Verpointerung auf die Dokumente

• Erlaubt Replikationen über verteilte Standorte und Roaming User (Mobile User)

• Einheitliches Datenmodell ist wichtig für spätere Migrationen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Zugriffssteuerung über mehrere physikalische Archive über ein einheitliches logisches Archiv

• Unterschiedliche Typen:• Volltext Datenbank• Relationale Datenbank• BLOB Datenbank


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Konverter

• Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format für die langfristige Archivierung

• Wandlung beliebiger Originalformate in definierte Zielformate zur plattformunabhängigen Dokumentenbereitstellung

• Konverter sollten verlustfrei arbeiten, Viewer müssen dies nicht

• Hinzufügen des Headers bei der Archivierung• Interpretation des Headers bei der Rückgabe aus

dem Archiv


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Protokollierung

• Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBS• Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit

der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten „elektronischen Dokument hoher Qualität“

• Protokollierung von:• Wartung und Softwareupdates

• Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten

• Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten

• Änderung am Datenmodell

• Fehlern

• Verlustbehafteten Konvertierungen

• etc.

• Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Informationsobjekts, etc.


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Journale

• Verbesserung der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung

• Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der elektronischen Unterschrift und der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten ”elektronischen Dokument hoher Qualität” mit einer verbesserten Rechtssicherheit

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Journale

Notwendige Protokollierungen sind im Bereich:• Pflege• Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten,• Einstellen und Löschen von Signaturen, wenn diese

auf dem Server hinterlegt sind,• Nutzung• Protokollsätze mit den Angaben Benutzer,

Signaturcode, Datum/Uhrzeit und Unique Identifier des Informationsobjekts.

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Journale

Die Sicherheitsmerkmale sind:• die Prüfsumme im Dokumentenheader,• die Eindeutigkeit des Unique Identifier,• die Unveränderbarkeit des Dokuments und des

Protokolls beim Speichern,• die Verfahren sind in sich geschlossen, d. h. es

existiert keine manuelle Eingriffsmöglichkeit,

das Verfahren ist nach GoBS in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

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Restart - Wiederanlauf

• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des IRS• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme

kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können

• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen

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Verfahren zum Wiederanlauf

• Redundante Systeme• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.

innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren

• Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb

• Einspielen von Sicherungen• z.B. Bandsicherungen

Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich

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Teil-Recovery

• Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar

• Teil-Recovery, z.B.• Recovery über einen bestimmten Zeitraum• Recovery eines Mediums• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe

oder eines bestimmten Dokumentenortes• Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery

und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

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Voll-Recovery

• Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen

• Voll-Recovery• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des

gesamten Systems von den optischen Speichermedien

• Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

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Herkömmlich• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst

(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig)

Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim

Dokument gespeichert• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der

optischen Platte geschrieben• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die

im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)

Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall

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WORM SpeichermedienTraditionelle WORM (Write Once Read Many)

• Lagerung in einer geschützten „Cartridge“• True WORM sind physisch nur einmal

beschreibbare Medien• Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare

Medien• Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“• 5 ¼“ ist am weitesten verbreitet• Aufnahmekapazität bis zu 9,1 GB je Medium• Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ

gering• Teure Medien (ca. 40 €)


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WORM SpeichermedienCD (Compact Disk)

• CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar)• CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar)• CD-RW (ca. 1000-fach beschreibbar, dann nur

noch lesbar)• CD-I (Interaktive Spiele etc.) • Photo-CD • CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander)• Lesbarkeit der Daten 10-15 Jahre• Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium• Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.)• Günstige Medien (ca. 0,25 €)


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WORM SpeichermedienDVD (Digital Versatile Disk)

• Gleiche Abmessung wie eine CD• Zwei Schichten pro Seite (beidseitig)• Verschiedene Formate, weitere zu erwarten• Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium• Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.)• Teurere Medien (ca. 10 €)


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Der Speichermanagement für die WORM: die Jukebox

Jukeboxen sind softwaregesteuerte, automatische Medienverwaltungssysteme für rotierende Speichermedien. Sie verwalten:

• „online“ Medium befindet sich im Laufwerk

• „nearline“ Medium befindet sich in der Jukebox und wird von der Steuersoftware automatisch gefunden und in ein freies Laufwerk eingelegt

• „offline“Medium muss auf Anforderung der Steuersoftware der Jukebox manuell zugeführt werden; anschließend wie „Nearline“

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Datensicherheit von WORM Speichern Technische Datensicherheit

• wesentlich höherer Grad an Datensicherheit als magnetische Speicher

• ECC Verfahren (Error Correction Code) gewährleisten eine Fehlerrate kleiner 10-12 Bit

• 1.000.000.000.000 Bits speichern, 1 Bit falsch interpretieren• etwa 1000 Gigabyte oder ca. 2000 Stunden ununterbrochener

Schreib-(= Archivier-)Betrieb, ehe ein gespeichertes Bit falsch wiedergegeben wird

• geschützt gegen Einflüsse von magnetischen Feldern und Headcrashes

• keine Aufbewahrung in klimatisierten Räumen erforderlich • lediglich Schutz vor Überhitzung über 50 Grad Celsius und

direkter physikalischer Zerstörung erforderlich


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WORM-Tapes

• Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe)• Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar• Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem

Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration

• Aufnahmekapazität bis zu 260 GB je Medium (komprimiert)

• Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller

• Medien durch große Kapazität relativ günstig (120€)


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Festplattenspeicher

• Z.B. Centera von EMC• Einfaches Management• Sehr schnell Datenzugriffe• Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität

der Daten• Wahrung der Integrität• Replikation• Ein 19inch Rack fasst bis zu 9,6TB (gespiegelt)


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Anwendungsgebiete

• Imaging-Archive für die Speicherung gescannter Dokumente• E-Mail-Archive für E-Mails und Attachments • Web-Archive für die Speicherung von Transaktionen und

Webseiten• COLD-Archive für die Speicherung von Listen und Output-

Dateien• Multimedia-Archive für Video, Filme, Sprache und

multimediale Objekte (Rich Media oder Media Assets)• CAD-Archive für die Speicherung großformatiger Pläne und

Plandateien• ...

Das Ziel:• Universal-Archive für die Speicherung aller Formen von

Daten, Informationen, Dokumenten, Content und Media Assets



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Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht

Fremdbestimmt EigennutzungDFÜ

E-Mail- Attachment- SignaturFaxPosteingang- Scan Akte- Scan DokumenteInternet-Formular„no-Scans“

Eigenbestimmt

E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenVordrucke

IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck

Fremdnutzung

DFÜDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung

DRT-Lösung

Vorgangs-bearbeitung

WF DMS Akte

Archiv

Aus-sonderung

Historisches

Archiv

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Zusammenfassung

• Archivsysteme schützen Information vor Verlust, Veränderung und unautorisierter Benutzung

• Archivsysteme sind Infrastruktur-Komponenten• Archivsysteme stehen als Dienst jeder Anwendung

einheitlich zur Verfügung• Archivsysteme bilden die universelle, übergreifend

nutzbare Wissensbasis des Unternehmens• Archivsysteme speichern alle Formen von Daten

und Dokumenten und erschließen sie über Datenbanken

• Archivsysteme unterstützen die Nutzung von Informationen in geschlossenen und offenen Kommunikationsgemeinschaften






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Ausblick

10 Thesen zum Thema Archivierung und GDPdU

Kontinuierliche Migration

Elektronische Archive sind das Gedächtnis des Informationszeitalters

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10 Thesen zum ThemaGDPdU und elektronische Archivierung

1. Die GDPdU betrifft vorrangig Daten in kaufmännischer Software

• Die GDPdU betrifft in erster Linie Daten in kaufmännischer Software wie z.B. Finanzbuchhaltungen und hat nur indirekt mit elektronischer Archivierung zu tun. Erst wenn Daten ausgelagert werden sollen, stellt die elektronische Archivierung eine Option dar.

2. Der GOBS-konforme Betrieb der Buchhaltungssoftware erfüllt fast alle Anforderungen der GDPdU

• Bezüglich der Revisionssicherheit gibt es durch die GDPdU kaum neue Anforderungen, die nicht bereits durch die bisherige GOBS geregelt wären.

3. Die GDPdU enthalten keine neue Definition für Revisionssicherheit

• Die geänderten Paragraphen der Abgabenordnung setzen bezüglich der Revisionssicherheit der von Unternehmen zu verwendenden DV-Systeme wie bisher auf die bereits in den GOBS von 1995 dargestellten Anforderungen.

4. Neu sind nur Aufbewahrung von und Zugriff auf steuerrelevante Daten

• Die Dauer der Aufbewahrungsfrist für originär elektronische Daten (anstelle von Papierausdrucken) hat sich verlängert und die Zugriffsmethoden auf die Daten sind in den GDPdU neu geregelt.



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5. Revisionssicherheit definiert sich nicht allein durch das Speichermedium

• Das gesamte Verfahren der Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und Reproduktion von steuerrechtlich und handelsrechtlich relevanten Daten mit allen organisatorischen, Betriebs- und technischen Faktoren muss revisionssicher sein.

6. Elektronische Archive nur für die GDPdU sind unwirtschaftlich• Der Einsatz elektronischer Archivsysteme nur zur Erfüllung der rechtlichen

Anforderungen ist unwirtschaftlich. Elektronische Archive müssen als universeller Wissensspeicher für alle Informationen des Unternehmens nutzbar sein.

7. Die GDPdU schreibt keine besonderen Medien für die Aufbewahrung vor

• Die Daten der normalen kaufmännischen Anwendungen können wie bisher auf denjenigen Speichern aufbewahrt werden, die nach GOBS zulässig sind. Hierzu zählen Diskette, Magnetband, Magnetplatte, digitale optische Medien und andere elektronische Speicher.



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8. Strukturierte Daten sind durch wahlfreien Zugriff auswertbar, unstrukturierte Dokumente nicht

• Der Begriff der maschinellen Auswertbarkeit bezieht sich in erster Linie auf kaufmännische Daten, die in einer Struktur vorliegen, die den direkten Zugriff auf beliebige Daten erlaubt. Die meisten Dokumente sind in diesem Sinne nicht maschinell auswertbar, da sie naturgemäß schwach oder unstrukturiert sind.

9. Die Verantwortung für die technische Auslegung liegt beim Steuerpflichtigen

• Die GDPdU regeln, wie eine Prüfung durchgeführt wird und wie Daten bereitgestellt werden müssen. Sie enthält keine Vorgaben, was für Systeme beim Steuerpflichtigen vorhanden und wie diese ausgelegt sein müssen.

10. Eine Verfahrensdokumentation nach GoBS ist wichtig• In einer Verfahrensdokumentation nach GoBS wird nachvollziehbar

beschrieben, wie alle kaufmännisch relevanten Informationen entstehen, geordnet gespeichert, indiziert, geschützt, wiedergefunden und verlustfrei reproduziert werden können.



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Migration

Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:

• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren

• Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...


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Migration

Entscheidung

Realisierung Produktions-betrieb

GeänderteAnforderungen

Migration

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Die Konsequenz der Abhängigkeit: Migration

• Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall

• Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen

• Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „Continuous“, kontinuierliche Migration zu planen


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MigrationUrsachen und Notwendigkeit (1)

Migration von Informationen• Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein

anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien • Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere

Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien

Migration bei technologischer Weiterentwicklung• wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden,• wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben,• wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren

Zugriff erlauben © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer


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MigrationUrsachen und Notwendigkeit (2)

Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen

• Die Skalierbarkeit und Kaskadierbarkeit eines Archivsystems ist hier von Bedeutung

Migration durch Unternehmenszusammenführung

• Die Zusammenführung lässt sich nur durch eine integrierende Middleware mit Anpassung vorhandener Archive oder durch die Migration in eine Lösung bewältigen


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MigrationTypen im Archivierungsumfeld (1)

Erst-Migration• Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit

Stammdaten und Informationen aus anderen Anwendungen

Migration auf Medien• Umkopieren von Festplatten-Caches auf

Archivsystem-Speichermedien im laufenden Betrieb


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Kampffmeyer

Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken,

Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)


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Kampffmeyer

Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation

und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)

Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-

Datenbank bei einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt


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Kampffmeyer

Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation

und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)

Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei

einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt

Integrative Migration• Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen

oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung)


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MigrationStrategie

• Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus

• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel

sicherzustellen

• Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden


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Die Herausforderungen der Zukunft

Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft

Erkki LiikanenEU-Kommissar für die Informationsgesellschaft

DLM-Forum Brüssel, 1999


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Wert und Abhängigkeit

• Der Wert von Information• Information hat nur dann einen inhärenten Wert,

wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht

• Abhängigkeit von Information• Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der

Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig

• Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden



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Information Overflow, Information Gap und Information Divide

• Information Overflow• Wir leiden an einer Informationsüberflutung und

müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen

• Information Gap• Die ersten Lücken in der elektronischen

Überlieferung treten auf. Elektronisches Wissen ist bereits unwiderbringlich verloren gegangen

• Information Divide• Information steht nicht jedem gleichermaßen zur

Verfügung. Die Trennung betrifft Kontinente und Gesellschaftsschichten, aber auch die einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung



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Die Bedeutung elektronischer Archive

Wir ertrinken in Informationenund dürsten nach Wissen.

John NaisbittMegatrends 2000

Die elektronische Archivierung liefert einen wichtigen Beitrag zur Lösung der Probleme der Bewahrung und Erschließung von Information. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002






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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Dr. Ulrich KampffmeyerE-Mail: [email protected]

Beratung, WebSite, Newsletter, Informationen ...http://www.PROJECT-CONSULT.com

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Unterlagen zum Vortrag

• Handout der vollständigen Folien im Tagungsordner

• Auf der Webseite von PROJECT CONSULT ab Freitag mittag:- vollständiges Skript zum Thema (100 Seiten)- Folien als Powerpoint (90 Folien)http: // www.PROJECT-CONSULT.com / StartseiteLogin:

Organisation: GDPdUE-Mail: [email protected]: ueber

oder individuell

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