1. Geschäftsprozess-Management: Einführung · Prof. Dr. Knut Hinkelmann...

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1. Geschäftsprozess-Management: Einführung Geschäftsprozess-Management
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    02-Aug-2018
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  • 1. Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Geschftsprozess-Management

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 2Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Ein Geschftsprozess ...ist eine inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und

    sachlogische Folge von Aktivitten zum Transport und Transformation von Material und Informationen,

    BearbeitungsschritteErgebnis/Produkt

    Ein-gabe

    mit dem Ziel, ein bestimmtes Ergebnis (Produkt oder Dienstleistung) zu erzeugen.

    Wertschpfende Geschftsprozesse sind durch die Geschftsziele des Unternehmens und das zentrale Geschftsfeld geprgt wird.

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 3Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Die Unternehmung in ihrer Umwelt

    Lieferant, Partner Unternehmung Kunde, Kundin

    Management

    Soll-Wert Ist-Wert

    Management = Lenkung = Informationsverarbeitung

    Wettbewerb/Markt

    Technologien

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Non-Profit Organisationen

    Partner NPO Klient/Patient/

    Management

    Soll-Wert Ist-Wert

    Gesellschaft/Politik

    Technologien

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 5Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    AUFTRAGS-GEWINNUNGMARKTANALYSE

    VERKAUF

    AUFTRAGS-ERFLLUNGBESTELLUNG ZAHLUNG

    PRODUKTE-ENTWICKLUNGKONZEPT LANCIERUNG

    Alle Aktivitten, die Forschung, Design, Konstruktion und Fertigung umfassen

    Alle Aktivitten von der Marktanalyse bis zur Ttigung eines Verkaufes

    Vom Bestellungseingang bis Warenerhalt und Zahlung durch den Kunden

    WER

    TSC

    H

    PFEN

    DE

    PRO

    ZESS

    E

    Geschftsprozesse

    ZPA

    Fhrungsprozesse

    SUPP

    OR

    TPR

    OZE

    SSE

    ProduktrcknahmeBuchhaltung

    Beschaffung KundendienstPersonal-

    rekrutierung

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 6Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Prozesse betreffen oft mehrere Funktionsbereiche

    Kunde

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 7Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Work-Centered Analysis

    Quelle: Alter, Steven: Information Systems The Foundation of E-Business, 4. Auflage, Prentice Hall, New Jersey, 2002

    Kunden/Brger/

    Unternehmen

    Produkte/Dienstleistungen

    Wertschpfung: Prozesse realisieren Produkte und Dienstleistungen fr Kunden, Brger

    Prozesse werden ausgefhrt durch Personen und

    Maschinen (Participants) verwenden, erzeugen, kommunizieren

    Informationen nutzen Informationstechnologie

    Gegenseitige Abhngigkeiten Prozesse realisieren die Produkte und

    Dienstleistungen Neue oder bessere Produkte und

    Dienstleistungen durch verbesserte Prozesse, kompetente Personen, adquate Informationen und moderne Technologien

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 8Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    1.1 Bedeutung von Geschftsprozess-Management Qualittsmanagement

    Eine exzellente Organisation verfgt ber begrndete, gut definierte und nachvollziehbare Prozesse.

    Prozessoptimierung/Business Reengineering Verbesserung von Geschftsprozessen bzgl. Kosten, Zeit,

    Qualitt und um Kundennutzen zu realisieren.

    Betriebliche Informationssysteme Potentiale zur weiteren Prozessverbesserung durch integrierte

    Informationsverwaltung

    Prozessautomatisierung/Workflow-Management Steuerung des Prozessablaufs, automatische Bereitstellung

    relevanter Informationen, Start von Anwendungssystemen (Analogie: Fliessband)

    Unternehmensfhrung Definition von Erfolgsfaktoren, Kennzahlen

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 9Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    1.1.1 Qualittsmanagement: Modellierung von Geschftsprozessen

    Fhrung

    Mitarbeiter

    Politik undStrategie

    PartnerschaftenUnd Ressourcen

    Prozesse

    Mitarbeiter-bezogeneErgebnisse

    Schlssel-ergebnisse

    Kunden-bezogeneErgebnisse

    Gesellschafts-bezogeneErgebnisse

    Befhiger Ergebnisse

    Innovation und Lernen

    Ziel: Definition und Nachvollziehbarkeit von ProzessenNicht im Fokus: Effiziente Prozessbearbeitung

    Beispiel EFQM-Modell

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann

    Prozessmodellierung

    10Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    - was ist zu tun- in welcher Reihenfolge- von wem- mit welchen Ressourcen

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 11Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    1.1.2 Prozessoptimierung

    Gleichzeitige Realisierung von Kostensenkung Zeiteinsparung Qualitts- und

    Serviceverbesserung

    Fhigkeit zur Innovation

    Zeit

    Kosten Qualitt

    Innovationsfhigkeit

    Quelle: (Osterloh & Frost, 1996, S. 17)

    Zeit-Kosten-Qualittsdreieck

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 12Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Beispiel: Prozess Ersatzteilbeschaffung vor der Optimierung

    Schwachstellen: Fhrungskrfte entscheiden in operativen Fragen bis zur Geschftsfhrung Einbindung viele Personen mit hufigen Bearbeiterwechseln Wenig Kontakt auf Sachbearbeiterebene, da die Weitergabe von Vorgngen

    hufig durch Fhrungskrfte erfolgt Keine Vertretungsregelung bei Abwesenheit

    Quelle: (Gadatsch 2002, S.12ff)

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 13Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Beispiel: Prozess Ersatzteilbeschaffung nach der Optimierung

    Positive Effekte der Prozessverbesserung: Deutlich weniger Bearbeitungsschritte (7 statt 11) keine unntige Einbindung von Vorstand oder Fhrungskrften (flache

    Kommunikation), Fhrungskrfte greifen nur in Ausnahmefllen ein, Prozess wird durchgngig aus Sachbearbeiterebene gesteuert

    der Kunde kommuniziert direkt mit den zustndigen Sachbearbeitern ohne Umwege ber Fhrungskrfte

    die Sachbearbeiter verschiedener Abteilungen kommunizieren direkt miteinander Mitarbeiter fhren einen Bearbeitungsschritt komplett durch

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 14Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Prozessoptimierung vs. Funktionsoptimierung

    Ein Funktionsbereich ist in unterschiedliche Prozesse involviert

    Optimierung einer Funktion ist nur lokal und vernachlssigt globale Optimierungsmglichkeiten

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 15Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    1.1.3 Betriebliche Informationssysteme

    Betriebliche Informationssysteme untersttzen die operativen Ttigkeiten, z.B. Auftragsbearbeitung

    Nur relevante Informationen mssen verwaltet werden Relevanz von Daten und Informationen ergibt sich aus ihrem Beitrag zu

    Prozessergebnissen Relevante Informationen mssen fr die Betroffenen effizient verfgbar sein Informationsmanagement

    basiert auf Kenntnissen der Geschftsprozessebeeinflusst die Gestaltung der Geschftsprozesse

    Bestellung Produktion Lieferung Fakturierung Zahlungs-eingangKunde

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 16Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Beispiel: Prozessausschnitt vor der Reorganisation

    Aus (sterle, 1994)

    Material-anforde-

    rung

    Material-bedarf

    ermitteln

    Bestellen

    Warenein-gang prfen

    Zugngebuchen

    Rechnungprfen undkontieren

    Rechnungerfassen

    Rechnungbuchen

    Kontieren(fallweise)

    Bestel-lungen

    Liefer-scheine

    Journal

    Rech-nungen

    Lieferant Produktion Einkauf/Lager Buchhaltung

    Lieferanten-bestellung

    Lieferschein

    Rechnung

    Rechnungskopie

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 17Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Beispiel: Prozessausschnitt nach der Reorganisation Prozessvereinfachung durch Datenintegration

    Aus (sterle, 1994)

    Zentrale Datenverwaltung,direkter Zugriff auf relevante Daten durch alle Beteiligte

    Material-bedarf

    ermitteln/kontieren

    Bestellungauslsen

    Warenein-gang prfen

    Zugngebuchen

    Rechnungprfen/buchen

    Lieferant Produktion Einkauf/Lager Buchhaltung

    Lieferanten-bestellung

    Lieferschein

    Rechnung

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 18Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Prozessorientierter Ansatz zum Informationsmanagement

    Anpassung der Informationsinfrastruktur an Geschftsprozesse (statt an funktional gegliederte Unternehmensstruktur)

    Integration der Funktionsbereiche durch Datenverarbeitung: Bereitstellung der zur Aufgabenerfllung

    notwendigen Informationen am Arbeitsplatz entlang der Prozessketten

    Untersttzung, Steuerung und Koordination der Arbeitsprozesse, die mehrere Arbeitspltze umfassen

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 19Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Einfhrung von Informationssystemen erfordert eine Prozessanalyse Nur Informationen, die bentigt werden, mssen verwaltet werden Relevanz von Daten und Informationen ergibt sich aus ihrem Beitrag zum

    Prozessergebnis Relevante Informationen mssen fr die Betroffenen effizient verfgbar

    sein.

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 20Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Informationsfluss in Prozessen

    Produktbeschreibung

    Marktdaten

    Statistiken Quotierung

    Entscheid derDirektion

    Antrag anDirektion

    Produkt-entwicklung

    EntscheidDirektion

    Versicherungs-bedingungen

    Produkt-lancierung

    Bedarfsanalyse

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 21Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Implementierung von IT-Systemen: Stolpersteine

    System-Design und Funktionalitt sind nicht auf die spezifischen Geschftsprozesse ausgerichtet

    Geschftsablufe unvollstndig abgebildet

    Chance zur Integration und Reorganisation der inner- und ausserbetrieblichen Ablufe nicht genutzt

    sowie

    Komplexitt durch redundante bzw. irrelevante Informationen

    vgl. Computerworld Nr. 40, 1. Oktober 2004

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 22Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    1.1.4 Prozessautomatisierung: Workflow-Management Workflow:

    Formal beschriebener, ganz oder teilweise automatisierter Geschftsprozess, bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben an Personen oder Anwendungsprogramme zur Bearbeitung bergeben werden.

    Workflow-ManagementSystem zur Definition und Steuerung von Workflows Verwaltung von Arbeitslisten fr Bearbeiter Integration von Anwendungssystemen (Enterprise

    Application Integration) Datenintegration und Informationsfluss im Prozess

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 23Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Geschftsprozesse vs. Workflow

    aus (Gadatsch 2002) S. 42f

    WAS ist zu tun WIE wird es umgesetzt

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 24Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Grundprinzip des Workflow-Management

    Formales Prozessmodell

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 25Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    1.1.5 Unternehmensfhrung: Erfolgsfaktoren und Kennzahlen

    Lieferant, Partner Unternehmung Kunde, Kundin

    Management

    Soll-WertIst-Wert

    Markt/Wettbwerb

    TechnologienStrategie

    Kennzahlen

    Welche (Kenn-)zahlen bentigt das

    Management fr eine adquate Steuerungder Unternehmung/

    Prozesse?

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 26Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    1.2 Geschftsprozess-Management

    Geschftsprozess-Management: Entwicklung, Ausfhrung und Kontrolle

    der Geschftsprozesse und ihres Umfeldes: Unternehmensstrategie Prozesse (Ablauf- und

    Aufbauorganisation) Informationssysteme (EDV)

    ProzessAusfhrung

    ProzessAusfhrung

    ProzessKontrolleProzessKontrolle

    ProzessEntwicklung

    ProzessEntwicklung

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 27Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Geschftsprozess- und Workflow-Management

    Strategieentwicklung

    Prozess-Management

    Workflow-Management

    Prozess-abgrenzung

    Prozess-fhrung

    Workflow-ausfhrung

    Prozess-modellierung

    Workflow-modellierung

    Quelle: (Gadatsch 2002, S. 1)

    Prozess-monitoring

    Anwendungs-systemgestaltung

    Anwendungs-systemgestaltung

    Organisations-systemgestaltung

    Organisations-systemgestaltung

    strategischeEbene

    fachlichekonzeptionelleEbene

    operativeEbene

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 28Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Vorgehensmodelle zum GPM

    Modellierungvorbereiten

    Strategieentwickeln

    Ist-ModellierungIst-Analyse

    Soll-ModellierungOptimierung

    ProzessorientierteAufbauorganisation

    Neuorganisationeinfhren

    KontinuierlichesProzessmanagement

    (Becker et al. 2002)

    Die Vorgehensmodelle zum GPM unterscheiden sich durch ihre Phaseneinteilung

    Strategische Entscheidungen

    Re-Engineering

    Umsetzung

    Ausfhrung

    Bewertungund

    Kontrolle

    BPMS

    (Karagiannis 1995)

    (Scheer 1994)

    ARIS

    (sterle 1995)

    PROMET

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 29Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Das BPMS*) Paradigma

    Strategische Entscheidungen

    Re-Engineering

    Umsetzung

    Ausfhrung

    Bewertungund

    Kontrolle

    Wo liegt unsereWertschpfung ?

    Wie erstellen wirunsere Produkte ?

    Wie knnen wir unserGeschft verbessern ?

    Wie steuern wir unser operatives Geschft ?

    Wie setzen wir unsere Geschftsprozesse um ?

    Produkte

    Geschfts-Geschfts-prozesse

    Kennzahlen

    Kennzahlen

    Workflow Mgt.,Workflow-Mgt.,ERP, Groupware

    IT / Ressourcen

    Mitar-beiter

    Organisa-tionen

    *) Nach: D. Karagiannis: BPMS - Business Process Management Systems, ACM SIGOIS Bulletin, August 1995

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 30Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    BPMS-Methodologie Strategische EntscheidungUnternehmensstrategie, Richtlinien fr die Produkte und Unternehmensprozesse

    Re-EngineeringIdentifikation, Design und Analyse der von den Produkten abgeleiteten Geschftsprozesse

    Umsetzung (Resource Allocation)Organisatorische und EDV-technische Umsetzung der Geschftsprozesse

    Ausfhrung (Execution)Durchfhrung der realisierten Geschftsprozesse

    Kontrolle (Performance Evaluation)Prozessfhrung: Auswertung der bei der Prozessausfhrung gewonnenen Informationen

    StrategischeEntscheidungen

    Re-Engineering

    Umsetzung

    Bewertungund Kontrolle

    Ausfhrung

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann 31Geschftsprozess-Management: Einfhrung

    Geschftsprozess-management-Werkzeuge: Visualisierung Modellierung Simulation

    Management IS Executive IS . . .

    Workflow-Tools Groupware-Tools Standard-Software Internet . . .

    StrategischeEntscheidung

    Bewertung und

    Kontrolle

    Ausfhrung

    Re-Engineering

    Umsetzung

    METHODEN

    Werkzeug-Untersttzung des BPMS-Rahmenwerks

    Business model(Fachkonzept)

    ExecutionModel

  • Prof. Dr. Knut Hinkelmann

    Aufgabe

    Betrachten Sie als Beispiel eine Bank, welche Konten und Depots verwaltet sowie Anschaffungs- und Hypothekarkredite vergibt.

    Welche Prozesse knnen Sie bei dieser Bank identifizieren?

    32Geschftsprozess-Management: Einfhrung