1 Inhalt: Instrument des Berichtswesens Durchführung: Lehrgespräch Ergebniserwartung: Erwerb von...

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• Inhalt: Instrument des Berichtswesens

• Durchführung: Lehrgespräch

• Ergebniserwartung: Erwerb von Kenntnissen in Bezug auf gängige Berichterstattungsformen

Projektsteuerung / BerichtswesenWIP- CONSULTING

Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektsteuerung / Berichtswesen

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Berichtswesen

Voraussetzung für eine effiziente Projektsteuerung ist, daß die

Entscheidungsträger Kenntnis sämtlicher relevanter Informationen

besitzen.

Ziel der Berichterstellung ist es daher, die richtige Information in

der richtigen Qualität und Quantität zur richtigen Zeit und am

richtigen Ort für die richtige Person zur Verfügung zu stellen.



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Berichtswesen:Häufig auftretende Probleme in der Praxis

Die Projektteammitglieder reden aneinander vorbei, da Begriffe unterschiedlich ausgelegt und Situationen unterschiedlich interpretiert werden.

Vom Projektleiter oder einzelnen Projektteammitgliedern werden Entscheidungen getroffen, ohne sie mit den betroffenen Personen abgestimmt oder diese informiert zu haben.

Aufgrund mangelnder Informationen über den aktuellen Projektstatus oder zukünftige Projektstrategien sind die Beteiligten verunsichert oder verfolgen selbst definierte Ziele.

Alle am Projekt Beteiligten erhalten die gleichen Projektberichte, so daß es für den einzelnen fast unmöglich wird, die für ihn relevanten Informationen zu selektieren.



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Komponenten eines Projektinformationssystems

INFORMATIONSSYSTEM

Mündliche Kommunikation Berichtswesen Dokumentation

Informelle Gespräche

Kick-off-Meeting

Projekt-Start-Sitzung

Projektplanungsworkshops

Koordinationssitzungen

Projektabschlusssitzung

Projektdefinition

Projektfortschrittsberichte

Protokolle

Projektabschlußbericht

Projekthandbuch

Ablagesystem



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Aufgaben des Berichtswesens

Aufgaben desBerichtswesens

Es soll einen schnellen, einfachen

Projektüberblickermöglichen.

Es soll frühzeitigund klar Probleme

und Risikenaufzeigen.



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Arten des Informationsaustausches

Wie

Worüber

Wann

Warum

Wen

Wer

Arten desInformationsaustausches

Die formelle Artdes

Informationsaustausches

Die informelle Artdes

Informationsaustausches

Es gibt Regelnund Formen

des Informationsaustausches.

Der Informationsaustauschist keinen Regeln unterworfen.



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Aufbau und Planung eines Projektinformationssystems

Bei Realisierung der Projektstartsitzung sollten auch die wesentlichen

Bestandteile des Projektinformationssystems zwischen den Beteiligten vereinbart

werden. Dazu eignet sich der folgende Ablauf:

1. Analyse der Zielgruppen (Projektumfeldanalyse).

2. Definition der Aufgaben des Projektes (PSP).

3. Erhebung und Definition des Informationsbedarfs je Zielgruppe.

4. Auswahl der geeigneten Kommunikationsintrumente.



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Aufbau und Planung eines Projektinformationssystems

Kommunikations-instrument

Ersteller,Absender

Adressat,Zielgruppe

Ziel,Inhalt

Häufigkeit,Termin



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Hinweise zum ProjektinformationssystemInformationen sollten immer auf den jeweiligen Adressaten abgestimmt sein.

Moderne EDV-Anwendersoftware ermöglicht ein professionelles und doch einfach zu handhabendes Informationssystem.

Auf jedes Dokument sollte die dazugehörige Arbeitspaketnummer geschrieben werden.

Der PSP sollte als Inhaltsverzeichnis für die Ablage verwendet werden.

Auch bei der Ablage mittels des PC sollte dieselbe Ablagestruktur verwendet werden.

Unternehmen, die des öfteren Projekte durchführen, haben eine Projektmanagementstelle, die Erfahrungen über die bereits realisierten und gerade laufenden Projekte sammelt (z.B. Projektdefinitionen, Projektabschlußberichte, Projekthandbücher etc.).



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Merkmale des Berichtswesens

1. Hierarchische Gliederung.

2. Wenige standardisierte Dokumente für jeden Benutzer.

3. Projektstatus muß auf einen Blick erkennbar sein.

4. Harte und weiche Daten sollten enthalten sein.

5. Probleme und Risiken sollten klar gekennzeichnet sein.

6. Trendanalysen sollten enthalten sein.

7. Bei Planabweichungen sollten mögliche Gegenmaßnahmen aufgezeigt werden.

8. Rechtzeitige Entscheidungen und Aktionen sollten sichergestellt sein.



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Berichtszeitpunkte während des Projektablaufs

Projekt Start-Up

Projektabschlußbericht

regelmäßiger Bericht

täglich wöchentlich 14tägig monatlich usw.

Bericht in Ausnahmesituationen

Die Statusermittlung wird sofort durchgeführt.

Meilenstein-Bericht

Bericht im Falle des erfolgreichen Eintretens eines Meilensteines.



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Berichtsplan

Berichtsarten Ersteller Empfänger Form Berichtszyklus

Auftraggeberorientiert:

Sofortberichte Statusberichte Zwischenpräsentationen Endpräsentationen

Interne Berichte:

Situationsbericht Abschlußbericht

AP / TPL / PL

TPL / PL

PL / TPL / AL

PL / TPL / AL

PL

PL

PK / GL / AG

PK / GL / AG

PK / GL / AG

PK / GL / AG

GL

GL

Formblatt

Formblatt

Vortrag

Vortrag

Formblatt

Formblatt

bei Bedarf

monatlich

meilensteinabhängig

nach Projektabschluß

monatlich

nach Projektabschluß

AG = Auftraggeber GL = Geschäftsleitung TPL = TeilprojektleiterAL = Abteilungsleiter PL = ProjektleiterAP = Arbeitspaketverantwortlicher PK = Projektkomitee



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ProjektberichtAdressat:

Zeitpunkt /Häufigkeit:

Inhalt:

Umfang:

interner Auftraggeber Mitglieder der Projektorganisation

zu Projektbeginn bei wesentlichen Planänderungen

Problemstellung, Ausgangssituation Zielsetzungen, geplantes Arbeitsergebnis kritische Erfolgsfaktoren Hauptaufgaben Meilensteine / Termine grobe Kostenplanung, geschätzter Arbeitsaufwand Rollen, Kompetenzen, Verantwortung (Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektmitarbeiter, Ansprechpartner)

1-4 Seiten (ohne Beilagen)



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Projektfortschrittsberichte

Adressat:

Zeitpunkt /Häufigkeit:

Inhalt:

Umfang:

Projektauftraggeber gesamte Projektorganisation

zu den bei Projektbeginn festgelegten Zeitpunkten (z.B. monatlich)

Leistungsfortschritt, Terminfortschritt, Kostenstatus besondere Problemstellungen, Abweichungen Feststellen eines Entscheidungsbedarfs wichtige inhaltliche Ergebnisse Wie geht es weiter ? (nächste Schritte)

je nach Projekt 2-10 Seiten



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ProjektfortschrittsberichtProjekt: Projekt-Nr.: Stand: Projektauftraggeber: Projektleiter:

Termine:

Status:

Abweichungsbegründung / Konsequenzen / Maßnahmen:

Anlagen

Kosten:

Aufwände:

% abgeschlossen Start Erwartetes Ende Planende Abweichung

Ist-Kosten Rest-Kosten Erw. Ges.-Kosten Plan-Kosten Abweichung

Ist-Aufwand Rest-Aufwand Erw. Ges.-Aufwand Plan-Aufwand Abweichung

Vorstandsbeschluß erforderlich: Ziel des Beschlusses: janein

Terminplan Kostenplan Aufwandsplan Ressourcenhistogramm

Begründung Konsequenzen Maßnahmen Sonstige



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Projektstatusbericht: Inhalt

1. Schlagzeilen:

2. Sachstand:

3. Terminsituation:

4. Kostensituation:

5. Unterauftragnehmer, Vertragssituation, Sonstiges:

wichtigste gegenwärtige und zu erwartende Ereignisse, Probleme und Trends

wesentliche Ereignisse, Ergebnisse, technische Problemzonen, Lösungsmöglichkeiten, Maßnahmen und Risikoeinschätzung im gegenwärtigen Berichtszeitraum;vorgesehene Ziele, Ereignisse, Tätigkeiten für den folgenden Zeitraum.

Meilenstein-Trendanalyse mit Erläuterungen zu den dargestellten Situationen, Problemen,Verschiebungen;

oder Balkenplan mit Plan-Ist-Vergleich und zugehörigen Kommentaren

Plan-Ist-Vergleich mit Freigabe, Obligo, Vertragswert, Überzügen sowie entsprechende Bemerkungen zu Abweichungen, Veränderungen;

Fertigstellungswert, Kosten-Trendanalyse

ggf. Situation bei den Unterauftragnehmern; Stand der Vertragsverhandlungen,Angebote; nicht erfüllbare Garantieleistungen, Gewährleistungen;

Markt- und Wettbewerbssituation



17Projektsteuerung / Berichtswesen

WIP- CONSULTING


Der Projektabschlußbericht:Anforderungen und Inhalte

Adressat:

Zeitpunkt:

Inhalt:

Umfang:

interner Auftraggeberausgewählte Personen der Projektorganisation

zu Projektende

Gesamtbeurteilung des abgewickelten ProjektesDarstellung des Projektverlaufs: Ausgangslage, VorgehensweiseDarstellung der Projektergebnisse: erbrachte Leistungen, Termine, verbrauchte Kosten und Personaleinsatz, AbweichungsanalysenBesondere Ereignisse, Problemstellungen und Lösungen im ProjektverlaufGemachte Erfahrungen für zukünftige Nutzung, Stärken-Schwächen-AnalyseWie geht es nach Projektende weiter (Empfehlungen) ?

je nach Projekt 2- 10 Seiten, zusätzlich diverse Beilagen

(nach Patzak)

18Projektsteuerung / Berichtswesen

WIP- CONSULTING


(nach Patzak)

Projektabschlußbericht vorläufig:endgültig:

Projekt:

Projektleiter:

Ziele:Ursprüngliche Ziele: Zieländerungen:

Projekt-Nr.: Datum:

Interner Auftraggeber:

Termine:

Kosten:

Aufwände:

Ergebnis:

Ist-Ende Plan-Ende Abweichung

Ist-Kosten Plan-Kosten Abweichung

Ist-Aufwand Plan-Aufwand Abweichung

Abweichungsbegründung / Konsequenzen / offene Angaben:

Projektleiter: Auftraggeber:

Anlagen: Terminplan Kostenplan Aufwandsplan Begründung Konsequenzen Maßnahmen Sonstige

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Projekthandbuch1. Zieldefinition und Leistungsplanung: 1.1 Abgrenzung, Ziele (Projektdefinition) 1.2 Objektgliederung (Pflichtenheft und Leistungsspezifikation) 1.3 Aufgabengliederung (Projektphasen, Projektstrukturplan) 1.4 Aufgabenspezifikation 1.5 Schnittstellen im Projekt 1.6 Definition der Abnahmeprozedur

2. Projektumfeld:

3. Projektorganisation: 3.1 Beschreibung der Rollen und Teams 3.2 graphische Darstellung der Projektorganisation 3.3 Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung 3.4 Ansprechpartner und Adressen

4. Projektplanung: 4.1 Terminplanung 4.2 Ressourcenplanung 4.3 Kostenplanung

5. Qualitätsmanagement: 5.1 Definition von Qualitätskriterien 5.2 organisatorische Regelungen 5.3 laufende Qualitätssicherung

6. Projektinformationswesen und -kommunikation 6.1 Sitzungsplanung 6.2 Fortschrittsberichte 6.3 Sitzungsprotokolle 6.4 Ablagestrukturen

7. Projekt-Controlling

8. Projektabschluß



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Projektbezogene AblageDokumentation ist ganz allgemein die nutzungsgerechte Zusammenstellung und Ordnung sowie Nutzbarmachung von Dokumenten:

Die Zusammenstellung umfaßt im Projektmanagement die Auswahl all jener Dokumente (Akten, Schriftstücke und Projektunterlagen), die für eine Nutzung in kommenden Projektphasen sowie nach Projektbeendigung in weiteren Projekten benötigt werden.

Die Ordnung umfaßt das Aufbauen von Ablagekriterien und Zuordnen der Dokumente (Klassifizieren) zu diesem Ordnungssystem. Hierfür ist eine logisch strukturierte Ablageordnung zu schaffen. Im Projektmanagement hat sich eine den PSP abbildende Logik der Projektlage bewährt.

Die Nutzbarmachung von Dokumenten umfaßt alle Maßnahmen, die das Auffinden, den Zugriff und die rasche Aufnahme von Information für zukünftige Projektaufgaben erleichtern.

Hierfür ist das Beschlagworten (Indizieren) der ausgewählten Projektdokumente, im Fall einer physischen Ablage auch das Vorsehen eines Deckblattes zur Orientierung über Inhalt und Nutzung (Kommentar) erforderlich (kontextorientierte Inhaltsanalyse).



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Projektdokumentation: Ziele

Den im Projektteam neu aufgenommenen Mitarbeitern, z.B. bei

Personalwechsel sowie bei Eintritt in neue Projektphasen, die

Einarbeitung zu erleichtern und eine rasche Orientierung über das

Projekt zu ermöglichen.

Im Sinne einer Qualitätssicherung und Produkthaftung die

Nachvollziehbarkeit des Projektablaufs zu garantieren.

Interessierten Personen nach Projektabschluß die Nutzung von im

Projekt gemachten Erfahrungen zu erleichtern.

Ziele einer Projektdokumentation sind:



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Projektdokumentation: VoraussetzungenEin Projektdokumentationssystem sollte folgende Voraussetzungen

erfüllen:

transparente, nachvollziehbare Gliederung

durchgängige Gliederung (chronologisch, nach Sachthemen,

Arbeitspaketen etc.)

Verweissystem, wo weitere Dokumente zu finden sind

möglichst personenunabhängige Lesbarkeit und Verständlichkeit



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Daten des BerichtswesensDas Berichtswesen muß grundsätzlich alle Größen darstellen, bei denen Abweichungen auftreten können und die daher gesteuert werden müssen.

Harte Daten Weiche Daten

objektiv meßbare, erfaßbare Daten, wie z.B.: Termine Kosten Personalsituation Projektorganisation

subjektive, psychisch / soziale Daten, wie z.B.: aufgetretene Probleme Motivation der Beteiligten Verhalten von Projektmitarbeitern Kommunikation / Information Erwartungen / Gerüchte



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Bearbeitungsstufen des Berichtswesens

Datengewinnung

Datenerfassung

Datenauswahl

Datenkontrolle

Datendarstellung

Datennutzung

Wie erhält man die gewünschten Daten ?

Wo werden diese Daten erfaßt ?

Welche Daten wählt man aus ?

Sind die Daten zuverlässig ?

Welche Form der Darstellung eignet sich für die Daten ?

Wer nutzt die Daten, wie und wofür ?



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Methoden der Datengewinnung

Datengewinnung

formale Abfragen Beobachtung Review teamorientierteDatengewinnung

Formale Abfragendurch einen Mitarbeiter.

„Terminjäger“

Formale Berichterstattung über: Rückmeldelisten Kostenerfassungsbelege Stundenschreibung

Meilenstein-Trendanalyse Kosten-Trendanalyse



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Erfassung der Daten

Projekt

AP TP APTP TP

AP

AP

AP

AP

AP

AP

AP

AP

AP

TP

AP

AP

AP

TP

TP

Ebenen der Datenerfassung:

Arbeitspakete

Teilprodukte, -systeme

ausführende Stellen



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Ist-Daten-Erfassung

A. Leistung

B. Termine

C. Ressourcen

D. Kosten

Menge

Qualität

% Fertigstellungsgrad je Arbeitspaket

Abnahmeergebnisse durchgeführte Qualitätsprüfungen Dokumentation der Erfüllung von Qualitätsmerkmalen

Ist-Start der laufenden Arbeitspakete Ist-Ende der laufenden Arbeitspakete noch zu erwartende Dauer (Restdauer)

bis zum Stichtag eingesetzte Mengen (Personenstunden, Materialmengen, etc.) noch zu erwartende Mengen (Restmengen)

Ist-Kosten Noch zu erwartende Kosten (Restkosten / Cost-to-Completion)



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Darstellung der Daten

Berichtszeitpunkte

Meilenstein-Trendchart

Mei

lens

tein

term

ine1 42 3

BalkenplanNetzplan Meilensteinplan

Kosten-Trendanalyse Kosten / Zeit Kurve Formblätter / Tabellen Business-Graphiken

Eine prägnante graphische Darstellung ist einer umfangreichen textlichen Darstellung vorzuziehen.



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