1 Logica ECM als notwendige Infrastruktur Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT...

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ECM als notwendige

Infrastruktur

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2008

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ECM als notwendige InfrastrukturDr. Ulrich Kampffmeyer

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Agenda

• Einführung• Was ist ECM?

• Ziele und Komponenten von ECM• Anspruch• Grundprinzipien• Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver

• Markt und Trends• Die Rolle der Integratoren• Ausblick

• Compliance• 2.0• Die Zukunft des Informationsmanagements

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Einführung

ECM Enterprise Content Management

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ECM: Die Definition

“Enterprise Content Management is the Technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.”

AIIM Association for Information and Image Management International, 2005

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ECM: Die Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content

Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

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Ziele und Komponenten von ECM

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ECM: Das 5-Komponenten-Modell

PRESERVE

CAPTURE DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

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ECM: Das ECM-Haus

Collaboration

Scanning

Document Imaging

Forms Processing

Recognition

Categorization

Indexing

Document Management

Records Management

E-Mail Management

Digital Asset Management

Web Content Management

Business Process

Management

Workflow

EAI

Repositories

Storage

Long-Term Archival

Backup / Recovery

Migration

Content Integration

Search / Retrieval

Syndication

Localization

Personalization

Publish

Paper

CA

PT

UR

EM

AN

AG

E ST

OR

EP

RE

SE

RV

ED

ELI

VE

R

Enabling Web Client other Devices

Usage

PKI DRMUser ManagmentDirectory Service

User RightsManagement

SE

CU

RIT

Y

Firewall

Electronic

Electronic Signature

Fat Client

Entry Exit

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

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Was ist neu im ECM-Portfolio?

• DAM Digital Asset Management

• EMM eMail Management

• EAI Enterprise Application Integration

• Search/Retrieval

• Content Integration

• Backup/Recovery

• Longterm Archival

• Migration

• Localization

• DRM Digital Rights Management

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Grundprinzipien

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ECM ist Infrastruktur

Infrastruktur ist die Gesamtheit aller technischen und logischen Elemente innerhalb einer Organisation, die zur automatisierten Informationsverarbeitung eingesetzt werden.

ECM ist eine notwendige Infrastruktur!

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ECM als Unternehmensinfrastruktur

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplicationsEnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagement

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

ManagementDoc MgmtImaging

Domino Exchange RDMSFile

System

Workflow Collaboration

Data WarehousingMining

EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructureInfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegrationIntegrationIntegration

Source: AIIM 2001 Industry Study

AP/AR RM/A CRM HRM

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Integrative Middleware

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications




System



EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 1

Integrative Middleware

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Dienstekonzept

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 2

Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen

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Einheitlicher Speicherort

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 3

Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp

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Markt und Trends

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Lösungsanbieter im Wettbewerb

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Lösungsanbieter im Wettbewerb

ECM

Collaboration

Outputmanagem

ent

Storage/Archivierung

Hard

wa

re

Datab

ase

ER

P-W

ork

flo

w/

Rec

ord

s M

ana

g.

WCM

/Porta

l

Integration

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Internationale ECM Anbieter

• IBM / FileNet• EMC Documentum• OpenText• HP Hewlett Packard• Oracle

• ASG, BancTec, Hyland, CA u.v.a.

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Deutsche ECM Anbieter

• Ceyoniq• COI• d.velop• Docuware• Easy• ELO• Optimal Systems• Saperion• SER

• und rund 30 weitere

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Collaboration

• MicrosoftVista mit Workflow, Sharepoint

Portal Server, InfoPath, Exchange

• IBM Websphere, Domino, Quickr

• Oracle 10g Content Services, Workflow

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Output Management

• Adobe• Betasystems• ISIS• XEROX

• und andere

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23

„Drucker“-Hardware

• XEROX• CANON• Brother• Lexmark• Ricoh• HP

• und andere

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Datenbanken

• IBM• Oracle• Microsoft

• und andere

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Speichersystemanbieter

• EMC• HDS• HP• IBM• NetApp• SUN

• und andere

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Systemhäuser

• Postkorb, elektronische Akte

und andere Anwendungen• immer mehr …

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ERP Standardsoftware

• SAP• Oracle• Sage

• und andere

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Web Content Management

• Vignette• Day• Interwoven• Hyperwave

• und viele andere

• … und auch Open Source …

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Der Markt wächst stürmisch…

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Der Markt wächst stürmisch…Das Wachstum verteilt sichjedoch auf viele alte und neue Anbieter

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Marktpositionierung

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„Magic Quadrant“ der Gartner Gruppefür ECM, September 2007

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33

„Magic Quadrant“ der Gartner Gruppefür ECM, September 2008

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Die Gartner „Magic Quadrants“für ECM (September 2007 & 2008)

September 2007

September 2008

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Kundenzufriedenheit:Benchpark ECM

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Benchpark: ECM Top 10 – August 2008 (Gruppe A)

Benchpark ECM Gruppe A

Rating: 10 = Exzellent, 0 = schwach

Firma (Produkt)JüngsteWertung

Aktueller WertLetzter

Newsletter

1OpenText: Hummingbird (docs open)

7,33 7,24 7,23

2 EMC (Documentum) 7,67 6,76 6,76

3IBM (Content Manager, Common Store)

6,67 6,67 6,67

4 OpenText: Hummingbird: RedDot (liveserver, XCMS)

6,33 6,30 6,32

5 OpenText (Livelink) 7,67 5,67 5,09

6Open Text: IXOS (eCon-Suite, LEA)

4,67 5,56 5,57

6Microsoft (Sharepoint Server/Biztalk)

7,33 5,56 5,56

8 IBM: FileNet (P8) 5,2 4,33 4,33

9 ./. ./. ./. ./.

10 ./. ./. ./. ./.

Stichtag: 13.08.2008. Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten.

http://www.benchpark.de/ECMPROJECT CONSULT Newsletter

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Benchpark: ECM Top 10 – August 2008 (Gruppe B)

Benchpark ECM Gruppe B

Rating: 10 = Exzellent, 0 = schwach

Firma (Produkt)Jüngste Wertung

Aktueller Wert

Letzter Newsletter

1eZ systems (Open Source eZ Publish)

10,00 10,00 10,00

2Lemon42 (cms42, filebase42)

10,00 10,00 10,00

3Step One Software (Solution Server)

9,67 9,67 9,67

4InterRed (InterRed Enterprise)

10,00 9,67 9,65

5 Coextant (hyper.net) 9,33 9,33 9,33

6 INS (INS-CMS) 9,00 9,00 9,00

6GFT inboxx (Hyparchiv)

9,00 9,00 9,00

6EMC: Captiva (InputAccel, Digital Mailroom)

9,00 9,00 9,00

6COI (COI-BusinessFlow, Intelliger)

9,00 9,00 9,00

10 EGOTEC (Egotec CMS) 8,67 8,78 ./.

Stichtag: 13.08.2008. Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten.

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20 ECM Trends Herbst 2008

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20 ECM-Trends

(1) Integration

Integration von ECM Funktionalität in Standardan-wendungen und betriebssystemnahe Funktionen. Eigentliche ECM Produkte verlieren an Bedeutung.

(2) SOA

Weiterentwicklung von SOA-Ansätzen und Web services zu einer „echten“ SOA Service oriented Architecture. Portale und Enterprise-Service-Bus-Konzepte gewinnen dabei an Bedeutung.

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20 ECM-Trends

(3) ProzessmanagementNutzung von SOA-Architekturen für durchgängiges Prozessmanagement. Business Process Management und Business Intelligence beginnen zu verschmelzen.

(4) Open-Source-Produkte

Open-Source-Produkte gewinnen im engeren WCM- und im eigentlichen ECM-Markt an Bedeutung.

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20 ECM-Trends

(5) Mobile DevicesVerstärkte Unterstützung von Mobile Devices mit Einbindung in die Unternehmensprozesse und Nutzung von ECM-Funktionalität.

(6) SaaSSaaS Software as a Service wird stärker angenommen und die Anwender vertrauen immer stärker auf von Providern angebotene Anwendungen. Cloud Computing und Grid Computing gewinnen an Bedeutung.

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20 ECM-Trends

(7) InformationsqualitätDas Thema Informationsqualität gewinnt über die bisherigen Ansätze der Verbesserung der Datenqualität auch im ECM-Umfeld an Bedeutung. Master Data Management wird auch für ECM als nutzende und zuliefernde Systeme wichtig.

(8) OrganisationsentwicklungDie Unterstützung der Organisationsentwicklung im Umfeld von Collaboration-, Workflow-, Wissens-management- und E-Learning-Anwendungen, besonders zur Unterstützung der Einführung, und Nutzung von Enterprise Content Management eröffnet neue Einsatzgebiete für integrierte Werkzeuge.

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20 ECM-Trends

(9) VerfügbarkeitBusiness Continuity wird unter dem Gesichtspunkt der Verfügbarkeit und Sicherheit der Informationssysteme und gespeicherten Informationen wird durch die zunehmende Abhängigkeit der Unternehmen bedeutsam.

(10) ComplianceCompliance ist und bleibt einer der Markttreiber für den Einsatz von Enterprise Content Management und besonders Records Management. Fazetten sind E-Mail-Management und Dokumenten-Management mit Ablösung der Fileshares.

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20 ECM-Trends

(11) Marktkonzentration

Hersteller- und Produktkonsolidierung im Sinne einer Marktkonzentration. Die großen Softwarehersteller nehmen verstärkt Einfluss und bestimmen die Trends der Weiterentwicklung.

(12) Sicherheit und Vertraulichkeit

Mehr Funktionalität für Sicherheit und Vertraulichkeit für Daten und Dokumente. Themen wie Verschlüsselung, Watermarks, Nutzungsprotokollierung, kontrollierter Export etc. werden angesichts der Datenschutz-skandale in Deutschland wichtiger.

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20 ECM-Trends

(13) Ready-to-work

„Ready-to-work“ - vorkonfigurierte, einfach einzu-führende Branchen- und Fachlösungen werden gerade von mittelständischen Anwendern bevorzugt.

(14) Automatisierung

Automatisierung der Erfassung, Erschließung, Indizierung und Verteilung von Informationen machen das Capture für Papierdokumente ebenso wie für elektronische Dokumente zu einer der wichtigsten Anwendungen.

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20 ECM-Trends

(15) Virtuelle Akte

„Virtuelle Akte“ und „elektronischer Posteingangskorb“ sind aktuell die wichtigsten ECM-typischen Anwendungen.

(16) ILM

Ablösung dedizierter Archive durch Archivspeicher in netzwerkbasierten ILM-Information-Lifecycle-Management-Konzepten, die von allen Anwendungen genutzt werden können, stehen bei Speicherkonsolidierungsprojekten im Vordergrund.

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20 ECM-Trends

(17) MOSS

Die vermehrte Einführung von MOSS für projektorientierte und einfache Dokumenten-managementlösungen öffnet den Markt für ECM-Zusatzprodukte.

(18) Web-2.0-Funktionalität

Die Integration oder Nutzung von Web-2.0-Funktionalität wird wieder auf ein sinnvolles Maß bei Enterprise-Lösungen reduziert.

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20 ECM-Trends

(19) Browser-basierte Oberflächen

Oberflächen und das Enabling von anderen Browser-basierte Anwendungen über Standardschnittstellen oder als Portlets sind State-of-the-Art.

(20) Geringere Projektbudgets

Es wird im nächsten Jahr geringere Projektbudgets durch die drohende wirtschaftliche Verschlechterung in Deutschland geben. Dies wird zu dem von den Anbietern selbst durch den Preiskampf gefördert.

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Die Rolle der Integratoren

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Die Rollen der Softwarehersteller und der Integratoren

• Softwarehersteller liefern hauptsächlich „leere“ Basisprodukte, die erst durch die Integratoren zu Lösungen gestaltet werden.

Aber …• Immer Softwarehersteller fertigen und

implementieren selbst Lösungen beim Endkunden.

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Die Rolle der Integratoren:Das traditionelle Geschäft

• Erstellung individueller Applikationen auf Basis von Standardprodukten:

• Costumizing• Zusatzprogrammierung• Integration in bestehende Umgebungen

• Projektorientierte Lösungen mit unterschiedlichem Grad an indviduellem Charakter

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Die Rolle der Integratoren:Eigene Zusatzprodukte

• Erstellung eigener, produktähnlicher Zusatzkomponenten oder „Aufsatzlösungen“

• Schnittstellen-Konnektoren• Postkorb-Lösungen• Virtuelle-Akte-Lösungen• Integrationskomponenten in Standardsoftware

• Der Integrator wird selbst zum Softwarehersteller?• Das benutzte Standardprodukt als Basis der Lösung ist

häufig für den Endanwender nicht mehr sichtbar• Basisprodukte werden austauschbar

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Die Rolle der Integratoren:Vorteile für den Anwender

• Größere Kundennähe und direkter Kundenkontakt• Anwendungs-Knowhow• Branchen-Knowhow• Implementierungs-Knowhow

• Einbettung der ECM-Lösungen in die Kunden-IT-Infrastruktur

• Vermeidung von Insellösungen• An die Enduser angepasste Benutzeroberflächen

• Schlüsselfertige Lösungen statt „leerem Produkt“

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Ausblick

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Compliance treibt den Markt für

Enterprise Content Management

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Compliance: Definition

Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren

Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines

Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und

seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen

Ge- und Verbote begründen.

Compliance ist die Übereinstimmung mit und

die Erfüllung von rechtlichen und regulativen

Vorgaben.

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Compliance: Grundsätzliche Kriterien

• Authentizität

• Vollständigkeit

• Nachvollziehbarkeit

• Zugriffssicherheit

• Geordnetheit

• Integrität

• Auffindbarkeit

• Reproduzierbarkeit

• Unverändertheit

• Richtigkeit

• Prüfbarkeit

• Portabilität

• Vertrauenswürdigkeit

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2.0

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Web 2.0

Gesellschaftliche Sicht

• Marketing-Schlagwort, das die veränderte Wahrnehmung und Benutzung des Internets beschreibt.

• Keine zentralisiert verbreiteten Informationen mehr, sondern auch Verbreitung durch unabhängige Leute, die sich untereinander vernetzen (Beispiele: Wikis oder Blogs).

• Das Web 2.0 gibt jedem mit Internet-Zugang eine Stimme, schneller - aber auch unkontrollierter - als je zuvor.

• Es gibt neue Wege, wie sich Information verbreitet, unzensiert aber auch mit nicht gesicherter Qualität und Authentizität.

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Web 2.0

Technische Sicht

• „Web 2.0“ als Kombination der bereits Ende der 1990er Jahre entwickelten Techniken, die durch die große Zahl breitbandiger Internetzugänge erst jetzt großflächig verfügbar sind. (z.B. Web-Service-APIs, AJAX, RSS)

• „Web 2.0“ existiert nicht wirklich: bezeichnet eher das Zusammenwirken verschiedener Technologien und eine vermutete bzw. gewollte Entwicklungsrichtung.

• Häufige Kritik: der Begriff ist unscharf und nahezu beliebig verwendet, um die Popularität von Angeboten & Techniken zu fördern, oder neue „Trends“ wichtig & revolutionär erscheinen zu lassen.

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Enterprise 2.0

„Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist eine Anspielung darauf, dass Social Software zunehmend auch im Unternehmenskontext zum Einsatz kommt und die Zusammenarbeit in Unternehmen (positiv) beeinflusst.“

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ECM 2.0

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Herausforderungen an ECM 2.0

• Wiederstrebende InteressenGleichzeitig Information verfügbar machen und Information zu schützen

• Information langzeitig nutzbar erhaltenHerauslösen von Sicherungsattributen aus den Dokumenten, jedoch die ursprünglichen Rechte kenntlich machen, um die Information lesbar und nutzbar zu halten

• Wegfall des UrheberschutzesLösungen für die Wahrung von Rechten, Schutz vor Kopien und Verfälschung bei gleichzeitigem Offenlegen aller Inhalte

• Transport von Rechten und BerechtigungenRechte und Berechtigungen in Offline- und Home-Office-Situationen verfügbar machen und Objekten wie Dokumenten, elektronischen Akten oder anderen Containern mitgeben

• Rollen und neutrale BenutzerklassenAuch bei Änderung von Organisation und Berechtigungsstrukturen, bei Weggang von Mitarbeitern und Änderung von Zugriffsrechten, für interne wie auch für externe Nutzergemeinschaften, muss der der Zugriff auf archivierte Dokumente immer erhalten bleiben. Durch Änderung von Rechten dürfen keine wichtigen Dokumente im Archiv „verschwinden“.

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67

Von ECM zu Informationsmanagement

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ECM und führende Anwendungen

• ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen, wo es um Dokumenten-orientierte Bearbeitung geht, als führende Oberfläche akzeptiert werden – als virtuelle Akte, bei bestimmten Typen von Workflow, als einheitlicher Posteingangskorb, als anwendungsunabhängiger Archivzugang.

• ECM verschwindet im Bauch anderer Anwendungen. ECM ist so nicht mehr als eigenständige Anwendung für den Nutzer sichtbar.

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Die Zukunft von ECM: Enabling

• Ergänzung von vorhandenen Anwendungen um Dokumentenmanagement-Funktionen auf Client- und/oder Serverebene, damit mit gleicher Funktionalität die gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden können.

• Nutzung von ECM-Funktionalität über integrierte Funktionen und Aufrufe direkt aus der führenden, vom Anwender für seine Tätigkeit am häufigsten genutzten Anwendung heraus.

• Keine eigene Oberfläche, allenfalls Öffnung von Fenstern, sondern Bereitstellung der ECM-Funktionalität innerhalb der aufrufenden Anwendung selbst.

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Der ECM Desktop

• ECM-Funktionalität muss in jeder Anwendung integriert zur Verfügung stehen. Irgendwann reduziert sich dann die Funktionalität auf die „drei Knöpfe“:

• Informationen speichern,

• Informationen wiederfinden,

• Informationen strukturiert bereitstellen.

• Vielleicht überlebt ECM nur als kleines Portlet, integriert in Internet- und Intranet-Portale.

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ParadigmaECM = Unternehmenssoftware

• ECM-Software ist relativ komplex, besonders wenn sie Prozesse unterstützen soll. Man muss die Anwender schulen, damit die Software optimal genutzt werden kann.

• Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus – die Software ist für Unternehmen und die Nutzung im Unternehmen ausgelegt.

• ECM richtet sich an den professionellen Anwender, der geschult wird, der ständig mit der Software arbeitet und ECM als Bestandteil seiner Arbeitsumgebung betrachtet.

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Paradigmenwechsel

• Nicht mehr nur Unternehmen sondern jeder von uns hat soviel Information, dass sie nicht mehr mit herkömmlichen Mitteln verwaltet werden können – Gigabytes auf Stick und MP3-Player, TeraBytes am Heim-PC und Fernsehrecorder.

• Bisher haben die ECM-Anbieter den Massenmarkt komplett übersehen – oder übersehen wollen. In dem Maße, wie die Unterschiede zwischen der Nutzung von Software im Unternehmen und Zuhause verschwinden, muss sich auch ECM auf neue Benutzergruppen einrichten.

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Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung– zum Ersten …

ECM im öffentlichen Raum – Web-Angebote:

• Einfache, intuitive Benutzeroberflächen auf Basis des Browsers

• Keine eigene Installation von Software

• Bedarfsorientierte Nutzung von Einzelfunktionalität oder Einzelangeboten

• Reduzierte Komplexität

• Weite Verbreitung

• Ortsunabhängige Nutzbarkeit

• Medium-Unabhängigkeit

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Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung– zum Zweiten …

ECM im privaten Raum –Angebote für Multi-Media-PC, digitalen Rekorder, Fernseher, Stereo-Anlage und „Kühlschrank“:• Verwaltung von eigenen Photos, Videos, etc.• Verwaltung von Downloads wie Webseiten,

Videos, Musik, Bilder, Filme, eBooks, etc.• Verwaltung von Dokumenten, E-Mail, signierten

Rechnungen, Listen, Präsentationen, etc.• Verwaltung von eigenen und fremden

Forenbeiträgen, Blogeinträgen, Profilen, etc.• Management der Sicherung aller Informationen

lokal oder mit Backup über das Internet

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Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung– zum Dritten …

ECM in der Kommunikation –Angebote für Mobiltelefon, PDA, Tablet undHandtaschen-PC:• Verwaltung von SMS, MMS, E-Mail, Voice-Mail,

etc.• Bereitstellung von Nachrichten und Dokumenten

aus dem Unternehmens-ECM• Elektronische Signierfunktion mit Erstellung und

Signierung von elektronischen Dokumenten• Anzeige von komplexen Informationsobjekten,

Multi-Media und anderen Dokumenten nebst Archivierung, Recherche, Workflow, etc.

• Collaboration im Kleinen

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Die Zukunft der Usability

• Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran messen lassen müssen, dass sie nicht nur von professionellen Anwendern, sondern von jede beliebigen Menschen bedient werden können müssen. Maßstab wird die Bedienung des Fernsehers, des Mobiltelefons oder der Musikanlage zu Hause sein!

• Der Browser ist nicht der Weisheit letzter Schluss – die wahre Revolution der einfach zu nutzenden, intuitiven Benutzeroberflächen steht noch aus!

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77

Die Zukunft von ECM

„Der Einsatz von Enterprise-Content- Management-Technologien ist längst nicht mehr eine Frage des ‚Ob‘ sondern nur noch des ‚Wie‘ und ‚Wann‘.“

Aber …

“ECM hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft – es wird im Informationsmanagement aufgehen.”

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78

Die Zukunft des Informationsmanagements

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Selbsterfüllende Prophezeiung:Zusammenführung strukturierter und unstrukturierter Informationen

Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

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ECM neu definiert

Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für

Enterprise Change Management

benutzen!

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81

Informationsmanagement

• Enterprise Content Management geht auf im allgemeinen Informationsmanagement.

• Die ECM-Funktionalität wird zunehmend in andere Produkte direkt integriert.

• ECM überlappt sich immer mehr mit angrenzenden Bereichen der ITK.

• Immer mehr Anbieter drängen aus angrenzenden Anwendungsgebieten in den ECM-Markt.

• DRT Document Related Technologies wird dagegen überleben, weil es immer Technologien geben wird, die sich speziell mit den Anforderungen elektronischer Dokumente beschäftigen müssen.

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82

Der Wert von Information ist der

Maßstab für die Investition

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Der Wert von Information

• Der Wert und Charakter einer Information oder eines Dokumentes ergibt sich in der Regel erst durch inhaltliche, prozessabhängige, zeitliche oder fachliche Zusammenhänge.

• Der Wert von Information kann sich in Zeit, Kosten, Wiederbeschaffung, Verfügbarkeit, Aktualität oder anderen Parametern ausdrücken.

• Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der Geschäftsform des Unternehmens abhängig.

• Der Wert der Information ist in starkem Maße von der temporären Einschätzung in einer spezifischen Situation des jeweiligen Nutzers abhängig.

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Der Wert von Information ändert sich über die Zeit

Der Wert von Informationen ändert sich mit der Zeit: Informationen die heute wertlos scheinen, können morgen Millionen wert sein

Konsequenzen:• Der zukünftige Wert kann bei der Entstehung oder dem

Empfang von Informationen nicht eindeutig abgeschätzt werden

• Jeder Mitarbeiter, der Information empfängt oder erstellt, muss den Wert der Information zumindest grob bestimmen können

• Information muss ständig neu bewertet werden, damit sie ihren Wert behält

• Falsche, ungültige oder veraltete Information muss rechtzeitig und kontrolliert entsorgt werden

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Der Wert von Information -Grundlage für Investition

• Der Umfang einer Investition für eine Enterprise-Content-Management-Lösung hat sich am Wert der Information zu orientieren.

• Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie als Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird.

• ECM-Technologien sind die Lösung, wenn es gilt den Wert der Information zu wahren, Informationsschätze zu heben, und Information ständig, orts-, personen- und zeitunabhängig nutzbar zu machen.

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