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Rechtsänderung im IT-UmfeldElektronische Signatur & Elektronische ArchivierungDr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Rechtsänderung im IT-UmfeldGDPdU, elektronische Signatur & Elektronische ArchivierungDr. Ulrich Kampffmeyer

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Rechtsänderungim IT-UmfeldElektronische Signatur & Elektronische ArchivierungDr. Ulrich Kampffmeyer



Verunsicherung im MarktWas ist die GDPdU?

Quelle: DoQ.de

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Verunsicherung im Markt

• Muß ich archivieren?• Was muß archiviert werden?• Wie verhindere ich, daß der Steuerprüfer in allen

Dokumenten recherchiert?• Wie sichere ich die Verfügbarkeit über Jahrzehnte?!• Wie sieht es mit magnetischen Speichermedien aus?!• Brauche ich eine individuelle Verfahrensdokumentation?• Kommt da noch etwas nach?!• Muß ich jetzt für alle Mitarbeiter eine Chipkarte mit digitaler

Signatur anschaffen?!• Was macht der Steuerprüfer mit meinen Daten, wenn er die

Medien mitnimmt?!• usw.

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Agenda

• Das elektronische Dokument• Die elektronische Signatur• GDPdU und andere Gesetze• Die Spitze des Eisberges

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Das elektronische Dokument

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• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

• Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein:• gescannte Seiten• digitales Fax• Farbbilder• Email-Dateien• Screen-Dumps• Output-Dateien• MultiMedia-Objekte• Sprachdateien• digitales Video• Office Dokumente ...

Das elektronische Dokument

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Das elektronische DokumentGleichstellung von Dokumenten

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt

• Dynamische Dokumente• Elektronisch signierte Dokumente• Automatisch erzeugte Massendrucke• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und

Formatinformationen erst zum Dokument werden

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter

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Das elektronische DokumentElektronisch signierte Dokumente

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist

• Die digitale Signatur ist durch das Signaturgesetz seit dem 01.05.2001 gültig

• Weitere Anpassungen an die europäische Gesetzgebung und technische Besonderheiten sind noch zu erwarten

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Die elektronische Signatur

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Die elektronische Signatur EU Richtlinie vom 18.11.1999

• Es werden 3 Arten der elektronischen Signatur vorgesehen:

• Einfache Signatur• Wahrung der Authentizität des Unterzeichners durch

Verwendung biometrischer Verfahren (Iris Recognition, Fingerprint, etc.)

• Fortgeschrittene Signatur• Wahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung

eines Public- / Private-Key-Verfahrens, ohne die besondere Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities (PGP u. a.)

• Qualifizierte Signatur• Wahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung

eines Public- / Private-Key-Verfahrens, mit expliziter Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities

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• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur

• Auswirkungen des geänderten SigG:• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-

Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde

• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)

• Protokollierung der Zertifikatserstellung• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das

Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß

Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)

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Die elektronische Signatur Teletrust

• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt:

• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten

• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen

• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-

MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt. • Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:

• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG Trustcenter e.V. i.G.

• MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V.. • Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust

e.V. beseitigt.

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Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur

• Zeitlich begrenzte Gültigkeit• Speicherung

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat• Persönliche Signatur nicht für automatische

Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet• Mehrfach-Signaturen, z.B.:

• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener

Reihenfolge• Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv

führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr

angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)

• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration

• usw.

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• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie

• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben

• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet

• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben

• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität

• Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“

• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen

Die elektronische Signatur USA - Digitale Signatur & Kryptographie

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GDPdU und andere Gesetze

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GDPdU und andere Gesetze

Was heißt GDPdU ?„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld

• Buchhaltungsdaten• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und

Dokumente• Gültigkeit

• Brief vom BMF 16.07.2001• Umzusetzen ab 01.01.2002• Übergangsregelungen

• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)• HGB AO

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Änderungen im HGB AO

Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)• Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten

jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können

• Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen

• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

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Wichtige Aussagen der GDPdU

I. Datenzugriff

• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit

• Drei Formen des Zugriffs:a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit

Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)

b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)

c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)

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II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

• Elektronische Unterlagen sind:• Elektronische Abrechnungen• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der

elektronischen Abrechnung• Elektronisch signierte Dokumente• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1

AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden• Aufbewahrungsfristen• Speicherung von Zertifikaten• Protokollierung

• Konvertierung• Verarbeitung• Indexänderungen• Transformationen

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III. Archivierung digitaler Unterlagen

• Maschinelle Auswertbarkeit• COM-Verfilung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für

auswertbare Dateien nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher

(WORM-Verfahren: write once read many)

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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht

• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen

• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein

Verfahrensdokumentation nach GoBS

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• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben

• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist

• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern

• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben

• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT

Verfahrensdokumentation nach GoBSUmfang und Struktur

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Die Spitze des Eisberges

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Elektronische Archivierung

„Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters“

Erkki LiikanenEU-Kommissar„Information Society“

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Fehleinschätzung ?!

• Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren

• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, daß der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...

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Fehleinschätzung ?!

• Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren

• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, daß der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...

• Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20%• Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme• Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration (nicht mehr

vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.)

• E-Mail-, Transaktions - , Web -, Content - und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang

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Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce

• Transaktionsarchivierung• Eingang• Ausgang• Verarbeitung

• Zeitstempel / Zeitzonen• Authentifizierung• Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten• Angebote auf Websites• Informationsnutzung entsprechend Copyright und

Urheberrecht• Kommunikation und Konsolidierung mit operativen

Systemen

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Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness

• Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E...• Harmonisierung elektronischer Signaturen im

internen und externen Gebrauch• Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein• Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position

und Rolle

• Medienbrüche zwischen internen und externen Content

• Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme

• Unified, federated Repositories als Enterprise Content Management Infrastruktur

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Änderungen in nationalen Gesetzen

• BDSG• In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter

Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden

• BGB• Änderung von „Schriftform“ in „Textform“ geplant und

dringend zur Gleichstellung elektronischer Dokumente erforderlich. „Textform“ beschreibt zur Zeit nur ein geschlossenes Dokument mit nur einer elektronischen Signatur

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Änderungen in nationalen Gesetzen

• UStG• Anwendung digitaler Signaturen auf systemerzeugte

Belege beinhaltet Verschärfung der Formvorschriften, da z.B. die Signatur personengebunden ist.

• EGG• Anforderungen an Archivierung abgesendeter und

empfangener kaufmännischer Dokumente als „elektronischer Poststempel“ zu erwarten

• Steuerrecht• Weitere Ausführungs – und

Konkretisierungsbestimmungen kurzfristig zu erwarten

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Auswirkungen im internationalen Umfeld

• England• Elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung

bis 2004 Pflicht

• USA• Elektronische Archivierung im Militär – und

Militärzulieferbereich standardisiert und Pflicht

• EU• Elektronisch signierte Dokumente rechtskräftig und

revisionssicher zu speichern• Richtlinie ist von den Mitgliedsstaaten umzusetzen

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Die Zukunft der elektronischen Archivierung

• Neue Standards• ISO 15489• OAIS• MoReq, Dublin Core, etc.

• Nachgeordnete Dienste• Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme• Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation• Konverter, Lokalisierer, Viewer• Standardschnittstellen• Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme

• Neue neutrale Dokumentformate• Selbstbeschreibend• Einheitliche Metadaten• Migrationssicher• Plattformunabhängig• Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte

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Thesen

• Wir stehen erst am Anfang und nicht am Ende einer Ära zum Thema elektronische Archivierung

• Elektronische Archivierung ist eine Basistechnologie, die allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung stehen muß

• Man soll nicht auf den Druck oder die Auslegung der Gesetzgebung warten, da diese der Entwicklung hinterher hinkt

• Ziel muß sein, das digitale Gedächtnis für die Unternehmen langfristig auslegen und kurzfristig einzuführen

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Dr. Ulrich KampffmeyerE-Mail: [email protected]

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