1Risikomanagement

Inhalt:

Durchführung:

Ergebniserwartung:

Risikomanagement

Methoden der Risikoerfassung und der Risikobehandlung

Lehrgespräch, praktische Übungen, Präsentationen

Erwerb von Kenntnissen zur Risikobehandlung

und Sensibilisierung von Projektmitarbeitern bezüglich

dieses Themas

2

Es gibt kaum ein Aufgabengebiet innerhalb des Projektmanagements, bei dem Anspruch und Akzeptanz der Bedeutung des Themas einerseits und die Praxis andererseits derart stark voneinander abweichen. Risiken in Projekten treten nicht einfach ein. Risiken haben ihre Ursachen. Projektmanagement und Risikomanagement bedeutet, daß in dieser Hinsicht agiert bzw. reagiert wird.

Hier wird ein Überblick über das Risikomanagement verschafft. Das Eintreten von Risiken darf nicht tatenlos abgewartet werden, sondern muß durch Planung, Auswahl und Vorbereitung von Maßnahmen, Risiken rechtzeitig erkannt und behandelt werden. Dies geschieht durch

Risikomanagement: Begriffsbestimmung

präventive, d.h. schadensverhindernde Maßnahmen und korrektive, d.h. schadensmindernde Maßnahmen.

Risikomanagement

3

Das Managen von Chancen und Risiken wird als Risikomanagement bezeichnet.

Dabei sind Zustandsänderungen als Abweichungen von geplanten oder vorausgesetzten Zuständen zu definieren. Das bedeutet zum einen, daß eine Planung Vorbedingung ist. Nur dort, wo Soll-Zustände vorgegeben sind, kann man auch Abweichungen feststellen. Zum zweiten bedeutet dies, daß die Analyse von Abweichungen nur so genau sein kann, wie es auch die Sollwerte sind. Als Basis für Risikobetrachtungen sind beispielsweise zu nennen:

Risikomanagement: Begriffsbestimmung

Ein Risiko ist die Möglichkeit des Eintritts einer schädlichen, negativen Zustandsänderung. Eine Chance ist die Möglichkeit des Eintritts eines nützlichen, positiven Ereignisses.

Zieldefinitionen für das Projekt (i.S.v. Projektergebnissen und -strukturen) Kalkulationen bezüglich Aufwand, Kosten, Terminen, Personaleinsatz u.ä. Allgemeine Rahmenbedingungen

Risikomanagement

4

Ein Risiko bezeichnet den Unkenntnisgrad, bei dem für das Eintreten zukünftiger Ereignisse objektive Wahrscheinlichkeiten vorliegen. Das setzt voraus, daß die möglichen Zukunftslagen und deren Wahrscheinlichkeiten bekannt sind.

Übersetzung aus dem Italienischen: Wagnis, Gefahr, Verlustmöglichkeit

umgangssprachlich: Unvorhersehbarkeit

betriebswirtschaftlich: Ereignisse, die eintreffen können und wahrscheinlich einen einen Schaden verursachen können (kostenmässige Auswirkung)

Ein Risiko ist ein Ereignis, das mit einer (Risiko-) Wahrscheinlichkeit eintritt und einen Schaden (des Risikos) als Wirkung nach sich zieht.

Ein Schaden ist die negative Wirkung eines Ereignisses.

Risikomanagement

Risikomanagement: Begriffsbestimmung

5

sichersicher

ungewißungewiß

unsicherunsicher

Kein RisikoKein Risiko

Risiko

RisikoRisiko

(hohes) Risiko(hohes)

Risiko

Kein RisikoKein Risiko

Kein RisikoKein Risiko

Kein RisikoKein Risiko

sichersicher ungewißungewiß unsicherunsicher

SchadenSchadenE

reig

nis

Ere

igni

sLiegt ein

Risiko vor?

Liegt ein

Risiko vor?

Risiko-Matrix

Risikomanagement

6

wirtschaftlich: Projektfinanzierung, geringes Kosten-/ Nutzen- bzw. Kosten-/ Ertrags-Verhältnis

technisch: bei Entwicklung, Produktion, Einsatz eines Produktesspeziell: Beeinträchtigung der Produktfunktionen

terminlich: durch Fehlplanung und Fehlschätzung

sozio-kulturell: mangelnde Berücksichtigung der familiären, religiösen,(stammes-) geschichtlichen Hintergründe

politisch: Handelsrestriktionen (z.B. Zölle), steuerliche Benach-teiligungen, bewaffnete Auseinandersetzung, Mafia

juristisch: Verträge, Gesetze, Verordnungen

Risikoarten

Risikomanagement

7

Ein wichtiges Merkmal beim Management von Risiken im Projekt ist die Wahrscheinlichkeit. Sie drückt die Möglichkeit des Eintritts eines Ereignisses (Risikowahrscheinlichkeit) oder eines Schadens (Schadenswahrscheinlichkeit) aus. Sie reicht von 0% („tritt nicht ein“) bis 100% („tritt ein“). Zur Wahrscheinlichkeitsermittlung gibt es drei Auffassungen:

1. Laplace’sche Wahrscheinlichkeit (z.B. Würfel)2. Statistische Wahrscheinlichkeit (große Anzahl von Beobachtungen)3. Subjektive Wahrscheinlichkeit (Experteneinschätzung)

Realistisch für die Handhabung von Risiken in der Projektwirtschaft ist die Einschätzung der Risikowahrscheinlichkeit durch Projektmitarbeiter und Experten.

Dabei müssen folgende Arten der Wahrscheinlichkeit unterschieden werden:

Risikowahrscheinlichkeit: Eintrittswahrscheinlichkeit des Ereignisses Schadenswahrscheinlichkeit: Wahrscheinlichkeit für die (angenommene) Höhe des Schadens

Risikowahrscheinlichkeit

Risikomanagement

8

Aufgabe der Risikoanalyse ist es, Faktoren, welche die Realisierung

eines Projektes gefährden könnten

auszuweisen,

zu analysieren,

zu bewerten sowie

Gegenmaßnahmen durchzuführen.

Risikoanalyse

Risikomanagement

9

Risikoerkennung

Risikodokumentation

Risikobewertung

vorbeugende Maßnahmen zur Risikobewältigung

korrektive Maßnahmen zur Risikobewältigung

Grundschritte und Grundfunktionen des Risikomanagements und

der Risikoanalyse:

Risikomanagement

10

Risikoerkennung

Es werden schrittweise die spezifischen Projektrisiken, die einen signifikanten

Einfluß auf die Projektziele haben, aufgedeckt. Die vollständige Identifikation ist

dabei weder möglich noch (wirtschaftlich) sinnvoll.

Die wichtigsten Methoden und Techniken zur Identifikation von Projektrisiken sind:

Kreativitätstechniken

Risiko-Checklisten

Stakeholderanalysen

Annahmeanalysen

Abhängigkeitsanalysen

Risikomanagement

11

Risikoerkennung

Eine effektive Risikoerkennung kann mittels des Projektstrukturplanes anhand

einer systematischen Untersuchung sämtlicher Arbeitspakete durchgeführt

werden. Dabei ist eine Differenzierung hinsichtlich

sachlicher (technischer),

terminlicher sowie

finanzieller Aspekte vorzunehmen.

Risikomanagement

12

Risikokategorien: Arten von Projektrisiken

Risiken aus dem sachlich-inhaltlichen Projektumfeld

Risiken aus dem sozialen Umfeld

Projektinterne Risiken

Risikomanagement

13

Risiken aus dem sachlich-inhaltlichen Umfeld

Umfeld: Risiken:Naturrisiken

TechnischeRisiken

Wirtschafts-risiken

Klimafaktoren, Sturm Flut, Überschwemmungen Erdbeben, Lawinen Blitzschlag, Großfeuer Seuchen Bodenbeschaffenheit Schadstoffemissionen Sonstiges

Technologiesprünge gefährliche Technologie Transportverhältnisse Sonstiges

Streik Inflation, Konjunktur Konkurrenzverhalten Geld- und Steuerpolitik Handelsrestriktionen Änderungen im Kreditwesen Währungsrisiko Finanzierungsrisiko Sonstiges

Umfeld: Risiken:Soziokulturelle Risiken /Infrastruktur

Rechtliche /Politische Risiken

Diebstahl, Betrug Aufruhr Fahrlässigkeit Zeitungskampagnen Änderung des Konsumverhaltens Sprache (Verträge, Kommunikation) Sonstiges

Enteignung, Verstaatlichung Politische Unruhen, Krieg Behördenwillkür unklare Rechtsgrundlage Sonstiges

Risikomanagement

14

Risiken aus dem sozialen Umfeld

Umfeld: Risiken:Kunde

Partner

Sub-Kontraktor

Bonität Leistungssicherheit Zusammenarbeit Änderungswünsche Personen-, Sachschäden Sonstiges

Zusammenarbeit Personen-, Sachschäden Weitergabe von Technologie Umgang mit Dritten Sonstiges

Zusammenarbeit Personen-, Sachschäden Weitergabe von Technologie Umgang mit Dritten Sonstiges

Umfeld: Risiken:Eigenes Projektteam Technische Planung

Kapazitätsplanung Terminplanung Kosten-, Finanzplanung Projektorganisation Projektinformations-System Personen-, Sachschäden Technische Fehler Organisatorische Fehler Umgang mit Dritten Sonstiges

Risikomanagement

15

Projektinterne Risiken

Umfeld: Risiken:Technisch bedingteRisiken

VertragsbedingteRisiken

FinanzbedingteRisiken

unklare Leistungsbeschreibung neues Produkt neues Fertigungsverfahren neue Technologie technische Normen Sonstiges

Zulieferverträge Produkthaftpflicht Folgeschäden Pönale und Konventionalstrafe Leistungsabgrenzungen Sonstiges

Auftragswert Kalkulationsfehler Gewährleistung Finanzierung Abnahme Kompensationsgeschäfte Sonstiges

Umfeld: Risiken:Personalbedingte Risiken

OrganisationsbedingteRisiken

Informationsbedingte Risiken

Personalmangel Qualifikation Ausbildung Leistungsanreizsystem Konflikte Sonstiges

Kompetenzverteilung Kooperationspartner Sonstiges

Datenverluste Berichtswesen Verzögerungen Sonstiges

Risikomanagement

16

Mangel an qualifiziertem Personal

Unrealistische Zeitpläne und Budgets

Entwicklung falscher Produktfunktionen

Entwicklung falscher Benutzerschnittstellen

Ausstattung des Produkts mit überflüssigen Funktionen

Mängel bei extern gelieferten Komponenten und vergebenen Aufträgen

Zu hohe Erwartungen an die Möglichkeiten des Produkts

Checkliste: Risikofaktoren

Risikomanagement

17

Checkliste zur Risikovorsorge

Risikofaktoren:

Mangel an qualifiziertem Personal

Unrealistische Zeitpläne und Budgets

Entwicklung falscher Produktfunktionen

Entwicklung falscher Benutzerschnittstellen

Ausstattung des Produkts mit überflüssigen Funktionen

Mängel bei extern gelieferten Komponenten und extern vergebenen Aufträgen

Zu hohe Erwartungen an die Möglichkeiten des Produkts

Maßnahmen der Risikovorsorge:

„Einkauf“ von Spezialisten; Maßnahmen der Teambildung; Training; langfristige Einsatzplanung der Schlüsselkräfte

Detaillierte Zeit- und Kostenplanung; Vermeidung von „Luxusfunktionen“ des Produkts; Stufenweise Entwicklung in Versionen

Organisationsanalyse; Erstellung eines Prototyps; Einbindung des potentiellen Nutzers

Erstellung eines Prototyps; Aufgabenanalysen; Einbindung des potentiellen Nutzers

Erstellen eines Prototyps; Kosten-Nutzen-Analysen

Einholen von Referenzen; Festpreisverträge; Einbinden der Zulieferer und Zuarbeiter in das Team

Machbarkeitsstudien; Erstellen eines Prototyps

Risikomanagement

18

„Einkauf“ von Spezialisten Maßnahmen der Teambildung langfristige Einsatzplanung der Schlüsselkräfte Detaillierte Kosten- und Zeitplanung Vermeidung von „Luxusfunktionen“ des Produkts Stufenweise Entwicklung in Versionen Organisationsanalyse Erstellung eines Prototyps Einbindung der potentiellen Nutzer Aufgabenanalysen Kosten-Nutzen-Analysen Einholen von Referenzen Festpreisverträge Integration der Zulieferer und Zuarbeiter in das Team Machbarkeitsstudien (Feasibility-Studies)

Maßnahmen der Risikovorsorge

Risikomanagement

19

Checkliste zur Risikovorsorge (Personal) Gibt es kritische Aufgaben, für die noch niemand vorgesehen ist ? Gibt es Zwänge, bestimmte Mitarbeiter in das Projekt zu übernehmen ? Gibt es Zwänge, in den frühen Phasen des Projektes zu viele Mitarbeiter zu beschäftigen ? Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen ? Haben die Mitglieder des Projektteams realistische Erwartungen, welche Aufgaben sie im Projekt erwarten ? Sind die Mitglieder des Projektteams für die ihnen übertragenen Aufgaben geeignet ? Stehen die wichtigsten Mitglieder des Projektteams voraussichtlich für die gesamte Projektdauer zur Verfügung ? Sind die wichtigsten Mitglieder des Projektteams vollständig für das Projekt abgestellt ?

Risikomanagement

20

Risikodokumentation

Ermittlung und Bewertung möglicher Faktoren, die das Eintreffen eines

Risikos verursachen könnten.

Analyse der Auswirkungen der ermittelten Risiken auf andere

Arbeitspakete (z.B. SWOT, Scoring) oder Funktionen und Bereiche des

Projektes (Motivation, Image, Außenwirkung, etc.).

Die erkannten Risiken werden dokumentiert und eingeordnet:

Risikomanagement

21

RisikodokumentationDie Dokumentation der identifizierten Risiken sollte folgende Punkte beinhalten:

Bezeichnung des Risikos Kurzbeschreibung des Risikos Mögliche Ursachen des Risikos Zeitliche Einordnung der Risiken mit Hilfe der Ablaufplanung Darstellung von Wirkungszusammenhängen verschiedener Ereignisse Mögliche Auswirkungen des Risikos / der Risiken in Bezug auf

Kosten Termine Ergebnisqualität spezielle Arbeitspakete Sonstiges

Abhängigkeiten zu anderen Risiken Mögliche vorbeugende Maßnahmen Mögliche korrigierenden Maßnahmen, falls schon Auswirkungen auftreten

Die Wirkungszusammenhänge bieten die Möglichkeit der Gruppierung von Risiken. Damit schließt man Mehrfachbewertungen aus und erleichtert später eine effiziente Maßnahmenplanung. Die Dokumentation soll schriftlich, möglichst sogar in standardisierter Form erfolgen.

Risikomanagement

22

Risikobewertung

Im ersten Schritt der Risikoanalyse werden die Risiken hinsichtlich ihrer:

1. Risikowahrscheinlichkeit,

2. Schadenswahrscheinlichkeit,

3. Schadenshöhe und

4. Abhängigkeiten

bewertet. Die Risiko-Analyse wird für jede Schadensart getrennt

vorgenommen. Durch die sich daraus ergebende einheitliche

Bewertungseinheit, lassen sich die Risiken untereinander vergleichen sowie

konkrete Auswirkungen und mögliche Gegenmaßnahmen einschätzen.

Risikomanagement

23

Projekt:

Arbeitspaket Nr.:

Risikensachlich terminlich finanziell

Bearbeiter:(verantwortlich)

RisikoanalyseDatum:

Auswirkungen auf Arbeitspaket Nr.:

möglicheUrsachen

vorbeugende Maßnahmen

korrigierendeMaßnahmen

Arbeitsblatt zur Risikoanalyse

PMF Bild 25 / 13

Risikomanagement

24

Risikobewertung

Zur Festlegung von Maßstäben können Begriffe aus der Statistik

herangezogen werden. Statistiker unterscheiden von Ihnen erhobene

Größen nach

Kardinal skalierbare Risiken sind am ehesten "rechenbar" und bieten sich zum Vergleich mit dem ebenfalls rechenbaren Aufwand an.

kardinal skalierbaren Größen: das sind solche, zwischen denen meßbare Abstände bestehen (z.B. DM-Beträge),

ordinal skalierbare Größen: das sind solche, zwischen denen lediglich Reihenfolgen festzulegen sind, ohne daß die Abstände in der Rangfolge meßbar wären (z.B. Schulnoten),

nominal skalierbare Größen: das sind solche, die nur aufgezählt werden, zwischen denen aber keine Rangfolge festzulegen ist (z.B. rote, blaue und weiße Autos).

Risikomanagement

25

RisikobewertungAm einfachsten ist die Bewertung dann, wenn ein Risiko eindeutig, in der Regel mit einem DM-Betrag, zu bewerten ist. Der DM-Wert eines möglichen Schadens als Tragweite, multipliziert mit der Wahrscheinlichkeit des Eintretens, kann einen Beurteilungsmaßstab für das Durchführen ebenfalls in DM bewerteter Maßnahmen bieten (Aussage für Risikorückstellungen).

Diese eindimensionale Betrachtung wird dem Charakter von Risiken aber häufig nicht gerecht. Es gibt in der Regel nicht nur eine, z.B. in Geld ausdrückbare, Tragweite, es existieren vielmehr verschiedene Wirkungszusammenhänge.

Ein verspäteter Termin kann sowohl Geld kosten, in Form von Vertragsstrafen, als auch das Image bei den Kunden verschlechtern, die eigene Projektmannschaft verunsichern usw..

Die meisten Risiken werden in der Praxis aus diesem Grund nur durch eine ordinale Skalierung zu bewerten sein. Schließlich bleiben noch Risiken, die sich so gut wie jeder Bewertung entziehen. Solche Risiken werden aufgeschrieben und unternehmerisch-gefühlsmäßig bewertet. Das bedeutet, daß über Maßnahmen ohne versachlichende Analysen der Tragweite entschieden werden muß. Firmen-Image, nationales Image, Marktverlust, volkswirtschaftliche Verantwortung sind hier mögliche Wertmaßstäbe. Eine andere als die nominale Skalierung ist damit ausgeschlossen.

Risikomanagement

26

Risikobewertung

Übliche Methoden zur Risikobewertung sind:

Delphi-Methode

Monte-Carlo-Simulation

Regressions- und Korrelationsanalyse

Probabilistic-Event-Analyse

Risikomanagement

27

Risikobewertung

Durch die Risikobewertung werden die mit der Risikoanalyse

ausgewiesenen Risiken in monetären Einheiten erfaßt und der Grad

ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet, um eine

Vergleichsgrundlage zu erstellen und Entscheidungen vorzubereiten

Methode (z.B.): Expertenbefragung Varianzermittlung Scoring-Modelle

Risikomanagement

28

RisikoklassifizierungDie Bedeutung der identifizierten und bewerteten Risiken ist unterschiedlich.

Risiken mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit und großer Schadenshöhe

werden als signifikant eingestuft. Aufgabe der Risikoklassifizierung ist es

nun, diese Risiken hinsichtlich der schließlich einzuleitenden

Gegenmaßnahmen zu sortieren.

Ein wichtiges Hilfsmittel ist die grafische Darstellung der Risiken als

Entscheidungsvorbereitung. Mögliche Methoden sind hierbei:

Risiken-Portfolio Equi-Risk-Methode (Risikolinien) Paretho-Diagramm Wirkungsanalyse

Risikomanagement

29

Risiken-Portfolio

Folgen beiRisikoeintritt

Risikoeintritts-wahrscheinlichkeit

2 4

1 3

Risiko

signifikanter Bereich

Risikomanagement

30

Risikodokumentation

Aufdeckung und Dokumentation der Risiken mit Hilfe der SWOT-

Analyse: Ausweisung von Stärken und Schwächen sowie Chancen und

Risiken der Projektteilbereiche.

Scoring: Bewertung der Chancen und Risiken mit Punkten, um eine

Vergleichsgrundlage zu erzielen.

Risikomanagement

1.

2.

31

Risiko-Beobachtung (Monitoring)

Ein gut funktionierendes Informationssystem muß die laufende Entwicklung (zumindest der wesentlichen Risiken) permanent beobachten und dem Projektmanagement in strukturierter Weise mitteilen.So können z.B. Risiken, die im Anfangsstadium des Projektes als schwerwiegend bewertet wurden, im Laufe des Projektes an Bedeutung verlieren und letztlich aus dem detaillierten Risikoanalyse-Programm eliminiert werden.Bei bestimmten Risiken wird dies in der Praxis auch wahrgenommen (z.B. Währungsparität, Devisenkurse, Preisindizes etc.), andere werden in ihrer Entwicklung jedoch sträflich vernachlässigt. Es ist die ausdrückliche Aufgabe jedes Projektmitarbeiters, frühe Anzeichen, auch wenn diese nicht in seinem Zuständigkeitsbereich liegen, zu melden.

Risikomanagement

32

RisikobehandlungFür die nun bewerteten und visualisierten Risiken muß über deren weitere Behandlung entschieden werden. Dazu gibt es im allgemeinen fünf Alternativen:

Eliminierung: Einsatz erprobter Technologien, Veränderung der Betriebsprozesse (wichtig: Aufwand-Nutzen-Betrachtung)

Akzeptieren: zunächst keine Gegenmaßnahmen, Rücklagenbildung (kalkulatorische Risikovorsorge)

Versicherung: Abwägen des Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit mit der Versicherungsprämie

Übertragung: vertragliche Regelungen (z.B. durch AGB oder zusätzliche vertragliche Regelungen)

Verminderung: Mitarbeiterqualifizierung, Einhaltung von Arbeits-/ Unfallschutzregelungen

Risikomanagement

33

Risiko-Steuerung

Im Sinne eines Regelkreises befaßt sich die Risiko-Steuerung mit der Analyse

des Einsatzes und der Eignung der gewählten Gestaltungsmaßnahmen, der

Ermittlung von Abweichungen gegenüber der Planung (aktuell und als

Prognose) und mit der Ausarbeitung von möglichen Korrekturmaßnahmen

(Kompensation, Schadensbegrenzung u.ä.).

Durch bewußtes Ansprechen von Risiken könnte dies in der Praxis in den

wesentlichen Projektsitzungen umgesetzt werden.

Risikomanagement

34

Risikomanagement als RückkoppelungsprozeßRisikopolitik

RisikoanalyseProjektumfeld

RisikoidentifikationRisikobewertung

Risiko-GestaltungRisikovermeidung

RisikoverminderungRisikoüberwälzungRisiko selbst tragen

Risiko-ControllingÜberwachung von Eignung und Einsatz der gewählten Maßnahmen

Überwachung der RisikoentwicklungAusarbeitung korrekter Maßnahmen

RisikodokumentationProjektevaluierung

Speicherung von Projekt-RisikoerfahrungenEntwicklung von Vorgehensregeln, Tools

Projektziele

Durchführung

Risikomanagement

35

Risiko-Controlling

Die Problematik, daß Maßnahmen der Risikogestaltung nicht wie

geplant greifen, zeigt die Notwendigkeit eines Risiko-Controlling auf.

Im Rahmen des Risiko-Controlling wird einerseits die Risiko-

Entwicklung überwacht und andererseits der Einsatz und die Eignung

der gewählten Maßnahmen der Risikogestaltung überprüft.

Risikomanagement

36

Hinweise zum Risikomanagement

Projektrisiken sollten möglichst früh identifiziert werden.

Auf Projektrisiken sollte man nicht nur reagieren, sondern man muß diese gezielt gestalten.

Projektrisiken dürfen nicht ignoriert werden.

Projektrisiken sind immer im Zusammenhang mit den korrespondierenden Projektchancen zu beurteilen. Risikomanagement ist zugleich auch Chancenmanagement.

Alle Konsequenzen von Projektrisiken (auch mittelbare) sollten berücksichtigt werden.

Die Auswirkung von sich gegenseitig beeinflussenden Risiken sollte nicht unterschätzt werden.

Risikomanagement

37

Hinweise zum Risikomanagement

Wesentliche Projektentscheidungen sollten erst nach Kenntnis der Projektrisiken getroffen werden.

Die Gestaltung von Projektrisiken hat nach Kosten- und Sicherheitsaspekten zu erfolgen.

Die Analyse von Projektrisiken hat während der gesamten Projektdauer, nicht nur zu Projektbeginn, zu erfolgen, um der Dynamik von Projekten zu entsprechen.

Die Wirkung von Maßnahmen zur Gestaltung von Projektrisiken ist laufend zu überprüfen.

Projekt-Risikomanagement ist Aufgabe aller am Projekt Beteiligten und damit Teil der Projektkultur.

Sich mit Projektrisiken zu befassen, ist kein Eingeständnis, daß man das Projekt nicht unter Kontrolle hat, sondern ein Zeichen professioneller Kompetenz.

Risikomanagement

38

Risikopotentiale:

unklare Verantwortlichkeiten unklare Aufgabenstellungen mangelnde Planung schleppender Start unzureichende Überwachung hohe Komplexität sich ändernde Prioritäten Ressortegoismen Teamstreitigkeiten Projektleiterwechsel Verzögerung von Entscheidungen

Risikomanagement

39

Einsatzbereiche der Riskobetrachtung

Beschreibung des Projektergebnisses als Systemstruktur

Projektstrukturierung

Phaseneinteilung

Ablauf- und Terminplanung

Kostenkalkulation

Mitarbeitereinsatzplanung

Sachmitteleinsatzplanung

Zahlungsplanung

Risikomanagement

40

Für 3 Risiken wird von 3Experten der jeweiligeProjektschaden geschätzt.

Risiko 1Risiko 1

Risiko 2Risiko 2

Risiko 3Risiko 3

Experte 1Experte 1 Experte 2Experte 2 Experte 3Experte 3

3 4 8

1 3 4

2 5 7

in TDM

Bestimmen Sie die mittlere Gesamtrisikovorsorge.

Welcher Schaden kann minimal/ maximal im Projekt entstehen?

Wie viele Kombinationsmöglichkeiten gibt es?

Ermitteln Sie für jede Kombinationsmöglichkeit die jeweiligeGesamtrisikovorsorge.

Fertigen Sie ein Risikoprofil an.Interpretieren Sie Ihre Ergebnisse.

Beispiel: Risikoanalyse und -bewertung

Risikomanagement

41

mangelnde Akzeptanzmangelnde Akzeptanz

FehlplanungFehlplanung

EigentumsrechteEigentumsrechte

ArbeitsqualitätArbeitsqualität

22 11 0,40,4

0,50,5 0,80,8 11

11 2,52,5 0,90,9

5 00 0,250,25

in Mio. DM

1,1

0,7

1,4

1,75

8,5 4,3 2,55

mittlere Gesamtrisikovorsorge: 15,35 / 3 = 5,12

minimaler / maximaler Schaden: 1,8 / 10,5

Anzahl Kombinationsmöglichkeiten: Anzahl Experten/Anzahl Risiken = 3 4 = 91

Experten-gruppe 1

Experten-gruppe 1

Experten-gruppe 2

Experten-gruppe 2

Experten-gruppe 3

Experten-gruppe 3

Beispiel: Risikoanalyse und -bewertung

Risikomanagement

42

Risikobewußtsein im ProjektEine wesentliche Aufgabe des Risikomanagements in Projekten ist das Initiieren und die Implementation eines Verfahrens zur Risikoanalyse. Daraus ergibt sich eine Basis, um Maßnahmen zur Gesamtminimierung der Risiken und deren Folgen (Schäden) einleiten zu können. Nur durch die regelmäßige Wiederholung dieser Verfahren ist eine Maßnahmenkontrolle möglich, die Wirkung (Effektivität) eingeleiteter Gegenmaßnahmen zur Risikobewältigung beurteilen zu können.

Die Managementaufgabe in Projekten liegt also einerseits in der Organisation permanenter Risikoanalysen über den gesamten Projektlebenszyklus sowie andererseits in der Entscheidung über Maßnahmen zur Schadensminimierung und Festlegung der dem jeweiligen Projektstatus entsprechenden Risikovorsorge.

Der transparenten Dokumentation der Gesamtrisikosituation in Projekten kommt daher eine besondere Rolle zu. Durch entsprechende Systemunterstützung muß die Projektrisikosituation sowohl innerhalb eines laufenden Projekts als auch bei abgeschlossenen Projekten beobachtet und bearbeitet werden.

Nicht zu unterschätzen ist dabei die psychologische Komponente beim Projektpersonal. Zwischen der Akzeptanz der Notwendigkeit des Risikomanagements und der Durchführung in der Praxis bestehen meist große Unterschiede. Diese Barrieren können bei den einzelnen Beteiligten, aber auch in der Unternehmenskultur begründet sein.

Risikomanagement

43

Risikobewußtsein im Projekt: Projektbeginn

Ein junger Projektleiter, der soeben die Projektplanung fertiggestellt hat, kann

sich vielleicht nur schwer vorstellen, sein Plan würde wegen imaginärer Risiken

nicht realisierbar sein. Ein Entscheidungsträger hängt vielleicht an dem damit

verbundenen Umsatz, möchte keine Kritik an seiner Vertriebsplanung oder

ähnlichem und könnte leichtfertig unkontrollierten Verträgen zustimmen.

Projektmanagement nach dem Motto “es wird schon gut gehen" ist aber nicht

akzeptabel. Entscheidungsträger müssen dafür sorgen, daß der gesamte

Planungsprozeß, einschließlich der Risikobetrachtung, geregelt abläuft.

Risikomanagement

44

Risikobewußtsein im Projekt: Projektende

Ziel eines jeden Beteiligten, Entscheidungsträger, Projektleiters, Controllers muß es sein, das Projekt letztendlich erfolgreich abzuschließen. Am Ende zählt nur der Gesamterfolg und leider oder zum Glück interessiert niemanden mehr, wieviel Kritiken, Korrekturschritte und Maßnahmen gegen Risiken dazu nötig waren.

Am Projektende ist der Projektabschlußbericht fällig. Die Diskussion darüber muß sich sowohl auf die guten als auch auf die schlechten Erfahrungen beziehen, damit sie für neue Projekte und andere Projektleiter verfügbar gemacht werden können.

Leider gibt es hier mitunter Defizite seitens der Projektleiter und des Managements, weil Erfahrungen oft leidvolle Erfahrungen sind. Man möchte sie am Ende nicht wieder bloßlegen, um damit das persönliche Image zu schützen.

Risikomanagement

45

Risikobewußtsein im Projekt: Projektmanagement-Kultur

Wie geht das Management mit Mißerfolgen um und bezieht es sich auch selbst in die Kritik mit ein?

Hier liegt ein wichtiger, persönlicher Aspekt verborgen, wie Entscheidungsträger ihre Projektleiter zur Offenheit ermutigen, oder auch nicht. Jeder könnte noch viel mehr von guten und schlechten Projekterfahrungen profitieren, wenn es einen Anreiz gäbe, die Angst vor dem persönlichen Imageverlust zu überwinden. Das ist mit einem guten Führungsstil machbar, der damit zur Voraussetzung einer vorbildlichen Projektmanagement-Kultur wird.

Vorstehende Hinweise und die angebotenen Arbeitstechniken sollen helfen, das Thema zu versachlichen. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte trägt zum gegenseitigen Verständnis der Projektbeteiligten bei.

Risikomanagement

46

Übungsbeispiel: SWOT-Analyse und Risikobewertung

Risikomanagement

Führen Sie für Ihr bearbeitetes Projekt eine SWOT-Analyse durch.

Quantifizieren Sie die Chancen und Risiken.

Arbeiten Sie jeweils eine Methode der Risiko-Behandlung aus und

begründen Sie diese.

Präsentieren Sie Ihre Vorgehensweise und Ihr Ergebnis.

1.

2.

3.

4.