15 01 22 präsenationen gesamt

Einführung in das QS-System

Frauke Hillenbach

Erstschulung für Auditoren, 22. Januar 2015, Bonn

November 2000: Vertrauen erschüttertErster BSE-Fall in Deutschland

Erstschulung22.01.2015

Neuausrichtung der Qualitätssicherung für Lebensmittel

Lebensmittel aus guten Händen

Das Ziel:

„Ziel ist es, für alle Stufen der Wertschöpfungskette strenge,

nachprüfbare Qualitätsvorgaben festzulegen, um ein transparentes,

stufenübergreifendes Qualitätssicherungssystem zu schaffen.“Auszug aus der Präambel des Gesellschaftsvertrages der QS Qualität und Sicherheit GmbH


Die Idee:

Die beteiligten Wirtschaftsstufen sitzen an einem Tisch

kurze Abstimmungswege nutzen

gemeinsame Ziele verfolgen

einheitliches Grundverständnis herstellen

gemeinsame Krisenbewältigung leisten

gegenseitiges Vertrauen aufbauen

Stufenübergreifende Qualitätssicherung

Selbstverpflichtung der gesamten Wertschöpfungskette

Stufenübergreifendes System

Gemeinsam getragen von der ganzen Kette

Prozesskontrollen in allen Unternehmen

Produktkontrollen an kritischen Punkten

Koordination Ereignisse und Krisen

Kennzeichnung mit dem QS-Prüfzeichen

Orientierung für Verbraucher

Identifizierung innerhalb der Kette

Unabhängigkeit und Souveränität

Unabhängig von Wirtschaft oder Verwaltung

Frei von politischer oder sonstigerEinflussnahme


Fleisch-wirtschaft

Landwirtschaft

Futtermittel-wirtschaft

Lebensmittel-einzelhandel

http://www.karstadt.de/

http://www.real.de/

http://www.globus.net/sbw/index.htm

http://194.64.227.161/produktion/Edeka/WebSite/Content/EdekaMaerkte/maerkte.jsp?area=3

http://www.edeka.de/Content/EdekaMaerkte/maerkte.jsp?area=3

http://www.plaza.de/plaza/start/index.html

http://www.sky.de/sky/start/index.html

http://www.toom.de/index.asp

http://www.famila-nordost.de/start/index.html

http://www.ccschaper.de/index.php?p=1&l=1&sid=63c01f09740e47db74372f3fda9fe472

http://www.extra.de/set/set.php?cont=home

Internationale Zusammenarbeit in Europa

EMA und A-Net als Grundlage für bilaterale Vereinbarungen

Erstschulung

A-Net

22.01.2015

http://www.q-s.de/images/flaggen-mit-lizenz/niederlande-1.png

http://www.q-s.de/images/flaggen-mit-lizenz/niederlande-1.png

Erstschulung

Das QS Prüfzeichen ….

für Glaubwürdigkeit, Vertrauen und Transparenz

22.01.2015

QS-Ware: Nutzung des QS-Prüfzeichens

Welche Informationen enthält der Gestaltungskatalog?

Ziel: Wiedererkennung bei den Verbrauchern durch ein einheitliches Design

Das QS-Prüfzeichen darf nur in Ausnahmefällen in der Schwarz-Weiß-Umsetzung verwendet werden (gesonderte Freigabe durch QS nötig)


Negativ-Beispiel- Fehlerhafte Verwendung QS-Prüfzeichen


http://www.q-s.de/

http://www.q-s.de/

http://www.q-s.de/

Stufenbezogene Standards - Leitfäden


Zuverlässigkeit durch mehrstufiges Kontrollsystem

Kontrollebenen im QS-System - Dreistufiges System


Kontrollebene I: Die Eigenkontrollen

Beispiel: Landwirtschaft Schweinehaltung

Durchführung und Dokumentation der Eigenkontrolle

Die regelmäßige Durchführung von Eigenkontrollen ist mindestens einmal jährlich anhand einer Checkliste zu dokumentieren.

Dokumente und Aufzeichnungen der … internen Kontrollen müssen … mindestens drei Jahre aufbewahrt werden.

Umsetzung eingeleiteter Maßnahmen aus der Eigenkontrolle

Die bei der Durchführung der Eigenkontrolle festgestellten Abweichungen sind so schnell wie möglich zu beseitigen. Dazu sind Fristen zum Zeitpunkt der Eigenkontrolle festzulegen.


Erstschulung

Kontrollebene III: Das Ständige Interne Kontrollsystem (SIKS)

Geschäfts-stellen-audits

Auswert-ungen d. QS-Datenbank(Anzahl, Dauer,

Ergebnisse)

Zertifizierungsstellen und Auditoren

Parallel-audits

Begleit-audits

Audit-berichts-kontrolle

unange-kündigte

Audits(Fleisch)

Stichproben-audits

QS-GAP

Rückverfolg-barkeits-checks

Systempartner

Stichproben-audits QS

Sonder-audits

Laboraudits

Labore

Ring-versuche

Labor-kompetenz-tests (OGK)

22.01.2015

Zusätzliche Produktkontrollen

Monitoringprogramme

Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse und Kartoffeln

Untersuchung auf Rückstandshöchstgehalte und Grenzwerte für Pflanzenschutzmittel, Nacherntebehandlungsmittel, Wachstums-regulatoren, Schadstoffe, Schwermetalle sowie Kontrolle, ob eingesetzte Mittel zugelassen sind.

Futtermittelmonitoring

Untersuchung auf Einhaltung von Grenz- und Richtwerten für Mykotoxine, Umwelttoxine, Pflanzenschutzmittel, Schwermetalle und Mikroorganismen

Salmonellenmonitoring

Untersuchung auf Salmonellenbelastung in landwirtschaftlichen Betrieben (Schweinemast) und in Schlachtbetrieben.

Antibiotikamonitoring

Erfassung des Antibiotikaeinsatzes in Geflügel- und Schweinemast-betrieben

betriebsspezifische Auswertungen um Handlungsbedarf aufzudecken (Transparenz)

Verpflichtende Einbindung von Landwirten und Tierärzten


Ereignis- und Krisenmanagement im QS-System


Ereignis- und Krisenmanagement

Krisenmanagement immer erreichbar

Das Ereignis- und Krisenmanagement im QS-System ist 24 Stunden/365 Tage erreichbar.

Ereignisfallblätter: liegen allen Systempartnern vor,werden für Meldung an QS und an die zuständigen Aufsichtsbehörden eingesetzt

Krisentelefon: bekannte Rufnummer, ständig genutzt


Ereignis- und Krisenmanagement 2014

73 Ereignismeldungen (Stand 31. Dezember 2014)

67 Routinefälle

Futtermittelwirtschaft(34 x)

Landwirtschaft (17 x)

Schlachtung und Zerlegung (11 x)

u.a. (5 x)

3 Ereignisfälle

Verarbeitung von genussuntauglichen

Schweinefleisch

Ausbruch hochpathogener AI-Virus in

Putenbestand LK Vorpommern-Greifswald

Verdacht auf Milzbrand bei Rindfleisch aus

Polen

3 Routinefälle

Rückstände Pflanzenschutzmittel

Falsche Herkunftskennzeichnung

Verdacht auf EHEC

Systemkette Fleisch und Fleischwaren

Krisentagebuch


Systemkette Obst, Gemüse, Kartoffeln

Sanktionsverfahren

Vorgehen bei Verstößen

1. Feststellung eines Verstoßes gegen

QS-Anforderungen (z.B. im Audit, Monitoring-

programm oder Ereignis- und Krisenfall)

2. Prüfung, ob Sofortmaßnahmen eingeleitet werden müssen

3. Anforderung einer Stellungnahme des Systempartners

4. Entscheidung über Einleitung eines Sanktionsverfahrens

5. Sanktionsbeirat spricht Empfehlung über Abmahnung, Geldbuße,

zeitweiligen oder dauerhaften Ausschluss, erhöhte Auditfrequenzen

u.a. aus. Umsetzung durch die QS- Geschäftsstelle.

6. Ggf. Einspruch des Systempartners gegen die Entscheidung.


http://www.qs-live.de/




QS-live: Was ist eigentlich QS?

Ein kurzer Filmbeitrag

http://www.qs-live.de/steckt-eigentlich-hinter-qs




























Informationen für Auditoren und Zertifizierungsstellen

Geschlossener Bereich

News für Zertifizierungsstellen und Auditoren

Schulungen

Arbeitsmaterial für Auditoren

Informationen für Zertifizierungsstellen

Rundschreiben

Ansprechpartner mit Kontaktmöglichkeit

Erstschulung

www.q-s.de

22.01.2015

http://www.q-s.de/

http://www.q-s.de/

http://www.q-s.de/

Wir sind QS.

Gemeinsam für Qualitätssicherung.


QS Qualität und Sicherheit GmbH GF: Dr. H.-J. Nienhoff, Schedestraße 1-3, 53113 Bonn, Tel +49 228 35068-0, [email protected]

mailto:[email protected]



Auditierung und Zertifizierung

Dr. Alois Fenneker

Erstschulung für Auditoren, 22. Januar 2015, Bonn

http://www.q-s.de/

http://www.q-s.de/

http://www.q-s.de/

Anforderungen zur Aufrechterhaltung der Zulassung

Auditoren

mind. 20 Audits je Stufe in den letzten zwei Jahren(auf Stufe Landwirtschaft 20 Audits je Tierart)

jährliche Teilnahme an mindestens einer Schulung je Zulassungsstufe,einschl. stufenspezifischer Test bei Testergebnis ≥90 % alle zwei Jahre

bei Nichtbestehen eines Tests erfolgreiche Teilnahme an einem Nachschreibetest

Jährliche Teilnahme an mind. einer internen Schulung durch die Zertifizierungsstelle

Unterschriebene Zustimmungserklärung zum Verhaltenskodes für das QS-System


Schulungen/Tests

Es dürfen keine unterstützenden Unterlagen verwendet werden.

Bei jedem Test sind 10 Fragen je Zulassungsstufe zu beantworten.

(überwiegend Multiple-Choice)

Die maximale Punktzahl des Tests beträgt 50.

Für jede richtige Antwort gibt es einen Punkt.

Für jede falsche Antwort wird ein Punkt abgezogen.

Als niedrigste Punktzahl für eine Aufgabe wird Null angesetzt.

Bei einem Testergebnis von …≥ 60% gilt der Test als bestanden. ≥ 90% muss die entsprechende Schulung erst im übernächsten Jahr wieder besucht werden.

≥ 30% und < 60% muss zur Aufrechterhaltung der Zulassung ein Nachschreibetest in dem Jahr erfolgreich absolviert werden.

< 30% wird die Zulassung für die Stufe vier Wochen nach Zugang des Testergebnisses entzogen.

Bei der Erstschulung ist der "Test Grundlagen" zu absolvieren. Zusätzlich kann für jedeangestrebte Zulassungsstufe bereits ein "stufenspezifischer Test" absolviert werden.

Bei den jährlichen Schulungen durch QS ist je Zulassungsstufe ein stufenspezifischer Test zu absolvieren.


Audits

Erstschulung

System-audits

Spotauditsnur bei angekündigten

Systemaudits in der Systemkette Fleisch

Ständiges Internes Kontrollsystem (SIKS)

Stichproben-audits

(ohne 10% QS-GAP)

Sonder-audits

Parallel-audits

Wer beauftragt und bezahlt das Audit?

beauftragt und bezahlt durch den Systempartner beauftragt und bezahlt durch QS

Wer führt das Audit durch?

durchgeführt von Auditoren derunabhängigen Zertifizierungsstellen

durchgeführt von …

Auditoren der unabhängigen Zertifizierungsstellen

Auditoren der unabhängigen Zertifizierungsstellen oder QS-Sonderauditoren

QS-Sonder-auditoren

Erfolgt das Audit angekündigt?

Systemkette Fleisch: unangekündigt;wenn angekündigt,zus. Spotaudits

unangekündigt

unangekündigt (frühestens 24 Stunden zuvor)

Systemkette OGK:nur angekündigte Systemaudits

-

Werden im Audit alle Kriterien bewertet?

Bewertung aller Kriterien anhand von vorgegebenen Checklisten

Bewertung einzelner Kriterien, „Fokus Produktionsprozess“

normalerweise Bewertung einzelner Kriterien

Wie häufig wird auditiert?

risikoorientierte Fest-legung der Auditfre-quenz (Status I/II/III)

Auswirkungen auf die Auditfrequenz nur im Fall von K.O.-Bewertungen

Auswirkungen auf die Auditfrequenznur im Fall von K.O.-Bewertungen

22.01.2015

Unangekündigte Audits in der Systemkette Fleisch

Erstschulung

Unangekündigte Systemaudits oder Spotaudits

Zwei Optionen

1. Unangekündigtes Systemaudit

Inhalt und Ablauf entsprechen dem bisherigen Systemaudit

Überprüfung der vollständigen Checkliste

2. Unangekündigtes Spotaudit zwischen zwei Systemaudits

Schwerpunkt: Kontrolle des Produktionsprozesses, visuelle Kontrolle vor Ort

i.d.R. Überprüfung ausgewählter Kriterien

Kontrolle von Dokumenten und weiteren Kriterien bei Auffälligkeiten

Einfluss auf QS-Status nur bei K.O.-Feststellungen

ACHTUNG: Im Lebensmitteleinzelhandel erfolgen ausschließlich unangekündigte Systemaudits.

Unangekündigte Audits …

werden seit 2013 auf allen Stufen der Systemkette

Fleisch und Fleischwaren durchgeführt.

sind fester Bestandteil der Prüfsystematik

(Leitfaden Zertifizierung).

erfolgen in Verantwortung der Zertifizierungsstelle.

22.01.2015


Erstschulung

Wechsel der gewählten Option

Seit dem 1. Juni 2014 ist ein Wechsel zwischen den Optionen möglich

Wechsel von „Spotaudit“ zu „unangekündigten Systemaudits“ uneingeschränkt möglich

Wechsel von „unangekündigten Systemaudits“ zu „Spotaudits“ spätestens 6 Monate vor Ablauf der Lieferberechtigung

Nicht gebündelte Standorte nehmen den Wechsel selber in der QS-Datenbank vor.

Bei gebündelten Standorten (Landwirtschaft) erfolgt der Wechsel über den zuständigen Bündler.

Für Betriebe, die über die QS-Inspektion eingebunden werden (z.B. Kleinsterzeuger), erfolgt die Hinterlegung durch die zuständige Zertifizierungsstelle.

Im Falle eines Wechsels wird die Zertifizierungsstelle automatisch per E-Mail informiert.

22.01.2015


Erstschulung

Spotaudits auf der Stufe Landwirtschaft

Stichtagsbezogene Festlegung einer Stichprobe (jeweils zum 1. Juli)

Tierartbezogen, d.h….

Geflügel: 50%

Schwein: 20%

Rind: 5 %

…der jeweils von einem Bündler für Spotaudits angemeldeten Standorte.

Den Zertifizierungsstellen wird in der Software-Plattform eine Abfragemöglichkeit zur Festlegung der Stichproben-Grundgesamtheit bereitgestellt.

Aus dieser Grundgesamtheit wählt die Zertifizierungsstelle die zu kontrollierenden Standorte entsprechend der o.g. Stichprobenanteile aus.

22.01.2015


Erstschulung

Anwesenheit einer Auskunftsperson

Zur Sicherstellung der Anwesenheit einer geeigneten Auskunftsperson ist eine vorherige Benachrichtigung des Systempartners möglich:

Maximal 48 Stunden zuvor (2 Werktage):

Futtermittelwirtschaft

Landwirtschaft Rind/Schwein

Elterntierbetriebe in der Geflügelmast

Maximal 24 Stunden zuvor (1 Werktag):

Landwirtschaft Geflügel

Brütereien

Schlachtung/Zerlegung

Verarbeitung

Fleischerhandwerk

Fleischgroßhandel

Keine Vorankündigung:

Lebensmitteleinzelhandel

Auf der Stufe Landwirtschaft sind die zuständigen Bündler frühestens zeitgleich über das bevorstehende, unangekündigte Audit in Kenntnis zu setzen.

22.01.2015


Erstschulung

Vorgehen bei Ablehnung eines unangekündigten Audits

Entscheidung über die Ablehnung erfolgt in Verantwortung der Zertifizierungsstelle

Dokumentation des Verfahrens

Nachweis gegenüber QS

Bei einer unbegründeten Ablehnung

Umgehende Eingabe in der Datenbank mit General-K.O.

Schriftliche Information an den Systempartner über mögliche Konsequenzen einer Verweigerung (ggf. Verlust der Lieferberechtigung, Sanktionsverfahren).

Auf Nachfrage ist gegenüber QS nachzuweisen, dass eine entsprechende Informationerfolgt ist.

Bei einer begründeten Ablehnung

Information an den Systempartner, dass derzeit auf die Durchführung verzichtet wird.

INTERN: Spätestens vier Wochen später ist das Audit unangekündigt nachzuholen.

22.01.2015


Erstschulung

Verschiedenes

Fristen

Unangekündigte Systemaudits sind fristgerecht vor Ablauf der Zertifizierung und damit zur Aufrechterhaltung der Zulassung durchzuführen.

Bei Spotaudits ist grundsätzlich ein Abstand von mindestens zwei Monaten zum nächsten Systemaudit einzuhalten (davor und dahinter).

Auditoreneinsatz

Unangekündigte Systemaudits können maximal drei Mal in Folge durch den gleichen Auditor durchgeführt werden.

Ein Spotaudit wird bei der Anzahl der nacheinander durchgeführten Systemaudits nicht mitgezählt.

Kombi-Audits

Die gleichzeitige Durchführung mit anderen Audits ist möglich (z.B. Kombination mit anderen Produktionsarten innerhalb des QS-Systems).

Es ist dann sicherzustellen, dass die Kontrolle der anderen Teile des Kombiaudits ebenfalls unangekündigt erfolgt.

22.01.2015

Auditverweigerung/Auditabbruch/fehlende Unterschrift

Erstschulung

Rücksprache mit Zertifizierungsstelle und QS

Grundsätzlich

Ein Audit darf nicht durch den Auditor abgebrochen werden.

Auditverweigerung

Zertifizierungsstelle/Auditor entscheiden, ob die Verweigerung begründet ist.

Der Systempartner ist (schriftlich) über mögliche Konsequenzen zu informieren(ggf. Verlust der Lieferberechtigung, Eröffnung eines Sanktionsverfahrens).

Der Auditbericht ist als General-K.O. in der Datenbank zu hinterlegen.

Auditabbruch/verweigerte Unterschrift

Der verantwortliche Mitarbeiter der Zertifizierungsstelle ist umgehend zu informieren, damit dieser die Situation ggf. mit dem Betriebsleiter klärt.

Für den Fall, dass eine Fortführung des Audits/Unterzeichnung des Auditberichts weiterhin nicht möglich ist, ist umgehend Kontakt durch den verantwortlichen Mitarbeiter der Zertifizierungsstelle mit der QS-Geschäftsstelle aufzunehmen.

Die weitere Vorgehensweise ist zwischen Zertifizierungsstelle und QS abzustimmen(z.B. bzgl. Eingabe des Auditberichts, ggf. Durchführung eines weiteren Audits).

Liegen keine ausreichenden Gründe für einen Auditabbruch vor, ist ein General-K.O. zu vergeben.

Der Auditbericht darf nicht ohne Abstimmung mit QS in der Datenbank ein- und freigegeben werden.

22.01.2015

Auditergebnis und QS-Status (1)

Berechnung:

Punktzahl je Bewertung (A = 100, B = 75, C = 50, D = 0)

Gewichtung einzelner Kriterien (in jeweiliger Checkliste hinterlegt)

Zur Berechnung des Auditergebnisses sind zu berücksichtigen:

1. Die Prüfkennziffer (PKZ), die als Anteil der erreichten Punktzahl an der max. erreichbaren Punktzahl errechnet wird.

Beispiel: 12 x A = 12 x 100 Punkte = 1.200 Punkte5 x B = 5 x 75 Punkte = 375 Punkte1 x C = 1 x 50 Punkte = 50 Punkte2 x D = 0 Punkte

Summe = 1.625 Punkte

Maximal mögliche Punktzahl = 20 x 100 Punkte = 2.000 Punkte PKZ = 1.625/2.000 = 81%

2. Der Anteil der insgesamt realisierten C- und D-Bewertungen an den anwendbaren Kriterien.

Die QS-Anforderungen sind erfüllt, wenn

1. alle KO-Kriterien erfüllt sind

2. die Prüfkennziffer mind. 70% beträgt.


Auditergebnis und QS-Status (2)

* Bei Vorliegen von zusätzlichen D-Bewertungen darf die Summe aus C- und D-Bewertungen den Anteil von 10 % nicht übersteigen.

PrüfkennzifferAnteil

C-BewertungenAnteil

D-BewertungenAuditergebnis

90 – 100 % maximal 5 % 0 % QS-Status I

80 – 89 % maximal 10 %* maximal 3 %* QS-Status II

70 – 79 % (keine Begrenzung) QS-Status III

< 70 % QS-Anforderungen nicht erfüllt.

K.O. QS-Anforderungen nicht erfüllt.

General K.O./Wiederholte D-

BewertungQS-Anforderungen nicht erfüllt.


Ein- und Freigabe von Auditberichten

Der Auditbericht wird durch den Auditor erstellt.

Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, den Auditbericht spätestens sechs Wochen

nach Durchführung des Audits in der Software-Plattform ein- und freizugeben.

Andernfalls wird der Bericht in der Software-Plattform für die Freigabe gesperrt

erneute Auditdurchführung erforderlich.

Bei K.O.-Abweichungen in Folgeaudits muss der Auditbericht sofort ein- und

freigegeben werden.

Spätestens vor der Eingabe des Auditberichts überprüft die Zertifizierungsstelle, ob die

in der Software-Plattform für den Systempartner hinterlegten Stammdaten korrekt sind.

Die Freigabe des Auditberichts erfolgt im Vier-Augen-Prinzip.

Das Auditergebnis wird automatisch in der QS Software-Plattform generiert.


Wir sind QS.







Anwendungen in der Software-Plattform

Frauke Hillenbach

Bonn, 22. Januar 2015

Auditvorbereitung

Stammdaten Standort


3 Schritte der Eingabe eines Auditberichts

Schritt 1: Wo war ich wann?

a) Auswahl des auditierten Standorts

b) Eingabe des Auditdatums

Schritt 2: Eingabe Auditbericht

a) Eingabe der Audit-Berichtsdaten

b) Bewertung der Anforderungen

c) ggf. Eingabe von Korrekturmaßnahmen

Schritt 3: Speicherung des Auditberichts


Schritt 1b: Eingabe des Auditdatums


Schritt 2a: Eingabe der Auditdaten


Schritt 2b: Bewertung der Anforderungen


Ergebnisberechnung


https://www.q-s.de/qs-system/qs-softwareplattform-datenbanken.html









Wir sind QS.







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