20090424 Sachkosten Management

Sachkosten Management für Immobilienunternehmen

Düsseldorf im April 2009

1

Sachkosten sind in der Immobilienwirtschaft dominant...

SACHKOSTEN MANAGEMENT

  Geringe Kostentransparenz

  Fehlende Strategien pro Sachkostenfeld

  Breit gestreute Kostenverantwortung

  Geringe Professionalisierung der Sachkosten Einkäufer

  Häufig ist die Behandlung der Sachkosten nur ein Abfallprodukt anderer Überlegungen

TYPISCHE PROBLEME KOSTEN EINES WOHNUNGSUNTERNEHMENS1)

1) Klientenbeispiel ohne Zukauf von Wohnungen und Projektentwicklung

PERSONAL BEKO INSTAND-HALTUNG/ MODERNI-SIERUNG

SONSTIGE

18%

52%

22%

8%

SACHKOSTENANTEIL = 82%

2

...und zeigen erhebliche Einsparpotentiale


MENGENGERÜST [IN MIO EUR] MAßNAHMEN

EINKAUFS-VERBESSERUNG

PROZEßKOSTEN-SENKUNG

15 2.500 Vorgänge

18 4.000 Vorgänge

19 120.000 Vorgänge

5 3.300 Vorgänge

6,5 -

- -

1) Ggf. deutlich höhere Einsparungen bei Outsourcing 2) Zielwert

1. Modernisierung

2. Periodische Instandhaltung

3. Laufende Instandhaltung

4. BEKO/Reinigung

5. IT

6. Sonstiges

5-10%

5-10%

5%1)

10-15%

25-30%

10%2)

20-25 %

5-10 %

50%

15%

-

-

GU Vergabe

Bündelung von Leistungspaketen

Outsourcing und Rahmenverträge

Insbesondere Leistungskontrolle

Neue DL Verträge ggf. Make or Buy -

3

Betriebs- und Heizkosten sind teilweise beeinflußbar


  Energieliefercontracting, Lastgangmanagement Strom

  Neukonzepte Entsorgungsleistungen

  Ausschreibungen IFM, Gartenpflege, Schneeräumung

  Ausschreibung TFM Leistungen

  Outsourcing TFM Leistungen

  Verhandlung oder Neuvergabe Versicherungen

  Wärmecontracting

  Höhere Verteilung der Nebenkosten an die Mieter

ANSÄTZE ZUR OPTIMIERUNG TYPISCHE KOSTENBESTANDTEILE

Strom, Wasser, Entsorgung

Reinigung und Gartenpflege

TFM Leistungen

Versicherung

Heizkosten

BETRIEBSKOSTEN

0,96

0,41

0,12

0,10

0,79

SUMME 2,38

€/QM

4

Viele Budgets für Instandhaltung und Modernisierung haben Spielräume


  Erweiterung der von der Technik determinierten Budgets um eine konsequent betriebswirtschaftliche Perspektive

  Professionalisierung des Einkaufs von Bauleistungen

  Ausschreibung und ggf. Outsourcing von TFM Leistungen

  Definition und Verhandlungen von Einheitspreiskatalogen

  Festlegung von Ausstattungsstandards

MASSNAHMEN KLIENTENBEISPIELE INSTANDHALTUNGSBUDGETS [€/QM]

Kunde A Kunde B

LAUFENDE INSTAND- HALTUNG

MIETER-WECHSEL

PERIODISCHE INSTAND- HALTUNG

MODERNI- SIERUNG

5,03 4,99

1,85

2,27

1,19

3,87 3,27 3,16

5

Die IT Kosten schwanken im Markt erheblich


BENCHMARK IT KOSTEN BEISPIEL

GEMEINKOSTEN GESAMT 303 € PRO EINHEIT

IT KOSTEN 96 € PRO EINHEIT

ZIEL

1.274

20.982

6.655

3.460

MIETEINNAHMEN INKLUSIVE SUBVENTIONEN

203.500

5.384

ZIEL IT KOSTEN

DERZEITIGE IT KOSTEN 96 € PRO EINHEIT

6.655

3.460

3.195 1,7%1) -48%

BUDGET 50 € PRO EINHEIT

EINSPARZIEL (46 €)

1) Banchenbenchmark

– KLIENTENBEISPIEL –

6

Die IT Kosten sind im Schwerpunkt Einkaufskosten


SACHKOSTEN IT NACH DISZIPLINEN KOSTEN IT NACH ARTEN [IN TEUR]

PERSONAL-KOSTEN

DIENST- LEIST- UNGEN

HARD-WARE

GESAMT- BUDGET IT BEREICH

1.176,3

4.072,2 715,0

1.066,3 7.029,8

5.853,5

1.176,3

SOFT-WARE

Sachkosten Personalkosten 1) Budgetanteil

SACHKOSTEN PERSONAL-KOSTEN

17%1) 83%1)

INFRA-STRUKTUR

SAP-BASIS

SAP-ANWEN-DUNGEN

SACH-KOSTENGESAMT

2.436,6

911,8

1.279,6

1.225,5 5.853,5

NON-SAP-ANWEN-DUNGEN


7

Extrakt der wichtigsten Handlungsempfehlungen/Maßnahmenplan


HANDLUNGSBEDARF

KURZFRISTIGE WIRKSAMKEIT

HOCH

HOCH

GERING

GERING

LG ORG/IT etablieren

Mögl. ERP-System prüfen

IT-Vertrags- Management

Workflow-System etablieren

Systemlandschaft bereinigen

Schulungsdefizite beseitigen

Reporting Fremdverw. erstellen/verbessern

Interne und externe Portallösungen

Schlankes IT-Controlling

Organisation anpassen

Eindeutige ERP-Strategie

Sourcing IT-Betrieb (KI-A)


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Maßnahmen zur Begegnung von IT Kosten


OPTIMIERUNGSANSÄTZE/EFFEKTIVE KOSTEN [IN TEUR] KOSTENARTEN UND HERANGEHENSWEISE

  IT Manager ersetzen   Insourcing von SAP Know How   Reduzierung Infrastrukturpersonal

  Serverkonsolidierung von 67 auf 30   Druckerkonsolidierung von 100 auf 20   Kundenkonsolidierung von 650 auf 500   Lizenzreduzierung von 575 auf 301   Modifikationsreduzierung von 700 auf 0   Neuveröffentlichungen (2007)   Neues Internet-Dienstleistungskonzept

  Beendigung NAVISION Projekt   Konsolidierung Ticket Tool

  Insourcing von Know How   Neue kosteneffiziente Verträge

1.274

2.313

1.312

542

835

PERSONAL 1 AUSTAUSCH

INFRASTRUKTUR 2 KOMPLEXITÄTS- REDUKTION

SAP 3 ANPASSUNG NUTZERPROFIL

NON-SAP 4 LASTSTEUERUNG

IT BERATUNG 5 NEUE SLA

8

Die wichtigsten Verträge im IT Bereich


AUFWAND P. A. [IN TEUR] VERTRÄGE INHALT

LAUFZEIT

  BERATUNG

  SBS I

  WISCORE

  SHD

  GFAD

  IBM

  SAPERION

  SBS II

  TELEKOM

521,0

587,7

182,3

286,0

146,0

121,4

275,2

134,6

366,5

Projektmanagement, Verträge, Verhandlungen, Projekte SAP-Basis

SAP-Lizenzen, SAP-Wartung

Infrastrukturservice

PC-Support Geschäftsstellen

SAP-HR

Dokumentenmanagement

Massendruck, Mieterbriefe, Beko

WAN, VOIP

2007 2008 2009 2010 2011 2012

1) Entspricht 44,9% der Sachkosten IT

SUMME = 2.620,71)

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Sachkosten haben eine hohe Bedeutung in der Immobilienwirtschaft


  Ggf. technisch determinierte Budgets

  Geringer Professionalisierungsgrad im Einkauf Bauleistungen

  Erhebliche Budgetreserven

BAULEISTUNGEN 1

  Kritische Schnittlinie zwischen Eigenleistung und Zukauf

  Erhebliche Einsparpotentiale bei Zukauf von FM Leistungen

  Anstieg der Sachkosten durch Outsourcing

FACILITY MANAGEMENT LEISTUNGEN 2

  Hoher Kostenfaktor der Immobilienservices

  Hoher Zukaufanteil an technischen DL

  Hohes Einsparpotential auf den Beschaffungsmärkten

IT LEISTUNGEN 3

  Kleinteilige Einkaufsvolumen

  Geringer Professionalisierungsgrad VERWALTUNGS-SACHKOSTEN 4

BEMERKUNGEN/PROBLEME SACHKOSTENFELD

11

DÜSSELDORF

Am Keienhof 4 40629 Düsseldorf Telefon: +49 211 60 27 70 0 Telefax: +49 211 60 27 70 15

MÜNCHEN

Besselstr.4 81679 München Telefon: +49 89 21 89 58 64 Telefax: +49 89 21 89 58 65

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