2012-10-20 Workshop SharePoint Days - Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
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Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop
- Thorsten Firzlaff - 2
Agenda
Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln
Mittagspause 13:00-14:00
Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows
Zusammenfassung 17:30-18:00
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 20.11.2012
- Thorsten Firzlaff - 3
Thorsten Firzlaff
Diplom Informatiker
15 Jahre Erfahrungen im Bereich Collaboration
8 Jahre SharePoint Consulting
3 Jahre Innovation Manager
3 Jahre Leitung Web2.0 Competence Center
Referent auf vielen internationalen Konferenzen
20.11.2012
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 4
Anforderungen an einen Informationworker
20.11.2012
Social Network
Wiki
Blogs, Podcasts
Foren Aufgaben
Kalender
Mediengallerie
Formulare
Genehmigungs-prozesse
Dokumente
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 5
Formulare und Prozesse
20.11.2012
Genehmigungsprozesse
• QM-Dokumentation, Investitionsanträge, Bestellungen
ESS Szenarien
• Urlaubsgenehmigung, Seminare usw.
Berechtigungsanträge
Laufzettel für neue Mitarbeiter
Formular
SharePoint Liste oder
Formularbibliothek Workflow
SP Designeroder
Visual Studiooder
Nintex
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
Beispiel Stundenabrechnung
Kunden Projekte
Stundenzettel
Bundes-länder
Stunden
20.11.2012- Thorsten Firzlaff - 6
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
Beispiel Stundenabrechnung
20.11.2012- Thorsten Firzlaff - 7
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Workshop
Stundenzettelausfüllen
Stundenkontingent prüfen
Stundenzettelgenehmigen
Stundenzettelversenden
- Thorsten Firzlaff - 8
Agenda
Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln
Mittagspause 13:00-14:00
Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows
Zusammenfassung 17:30-18:00
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 20.11.2012
- Thorsten Firzlaff - 9
Vorstellung von Infopath 2010Designer und Filler
20.11.2012
Infopath ist ein eigenständiges Microsoft Office Produkt
Zwei Komponenten:
Einschränkungen:
• Filler Formulare benötigen den Infopath Filler auf dem Client
• Formulare können nur über den Client erstellt/angepasst werden
• Keine Webbearbeitung möglich
DesignerFiller
Erstellen und Anpassen von
Formularen
+ Ausfüllen von Formularen+ Unabhängig von
Zugangsgrenzen (z.B. SharePoint)
+ Geringere Serverbelastung
Webformular
+ Unabhängig vom Client+ Benötigt kein Infopath- Wird vollständig vom Server
gerendert
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 10
Vorstellung von Infopath 2010Infopath und SharePoint
Infopath Forms Services müssen als SiteCollection Feature aktiviert werden
Welche Formulare können bearbeitet werden?
20.11.2012
Liste Bibliothek Formular-bibliothek
Dokumenten-informationsbereich
Contenttypes (Liste/Bibliothek)
Bearbeitung Ja Nein Ja Ja Ja (mit Ausnahmen)
Wie? Listentools Liste Formular anpassen (Bereich Liste anpassen)
BibliothekstoolsÞ BibliothekÞ Bibliothekeinstellung
en (Bereich Einstellungen)
Þ Erweiterte Einstellungen
BibliothekstoolsÞ BibliothekÞ Bibliothekeinstellungen
(Bereich Einstellungen)Þ Den Inhaltstyp der
Dokumentvorlage auswählen
ListentoolsÞ ListeÞ ListeneinstellungenÞ Formulareinstellungen
Im SharePoint Designer Listeneinstellungen Formulare in Infopath entwerfen (Bereich Aktionen)
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
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- Thorsten Firzlaff - 11
Infopath 2010 DesignerNavigation
Datei
• Veröffentlichen
• Formularoptionen
Start
• Steuerelemente
• Regeln
• Vorschau
Seitenentwurf
• Konfigurieren von und Wechsel der Ansichten
Daten
• Datenverbindungen verwalten
• Absendeoptionen
• Absenderegeln
20.11.2012
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 12
Infopath 2010 DesignerNavigation - Datei
Veröffentlichungsoptionen
• Veröffentlichen einer ungebundenen Vorlage für eine SharePoint Liste oder Bibliothek
• Festlegen und Konfigurieren der Datenverbindung zum Senden der Daten
• Sonstige Veröffentlichungsoptionen (Attributfelder für Formularbibliotheken aus dem Formular)
Formularoptionen
• Aktivieren/Ausblenden der Infopath Befehlsoptionen für das Webformular/Filler
• Konfiguration der Attributfelder für Formularbibliotheken
• Sicherheitsrichtlinien
• Festlegen der Standardanzeigeansicht für vorhandene Elemente in Listen
• Offlinefunktionalität
• Sonstige übergeordnete Formularoptionen
20.11.2012
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 13
Infopath 2010 Designer Felder und Steuerelemente
Felder
• Sind die Datenfelder der Quelle (Listenspalten)
• Können über Infopath neu hinzugefügt oder gelöscht werden
20.11.2012
Steuerelemente• Eingabeelemente des Formulars• Sind an Felder gebunden• Können für eine angepasste
Darstellung formatiert werden
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 14
Infopath 2010 Designer Felder und Steuerelemente
Konfiguration von Dropdown-Listenfeldern:
• Feldeigenschaften öffnen Listenfeldauswahl
a) Auswahl manuell eingeben (Definition der Optionen im Formular)
b) Auswahl aus den Feldern des Formulars abrufen (z.B. eine Auswahl aus allen Einträgen eines Feldes einer wiederholten Gruppe/eines wiederholten Feldes)
c) Auswahl aus einer Auswahldatenverbindung (Vordefinierte Auswahloptionen für eine Auswahlspalte im SharePoint)
d) Auswahl aus einer externen Datenquelle (eine der angelegten Datenverbindungen)
• Konfiguration einer Datenverbindung für das Auswahlfeld:
a) Einträge = Gruppe, in der die ausgelesenen Felder stehen (wird automatisch durch Wahl der Datenverbindung ausgefüllt)
Þ Erlaubt die Konfiguration für gefilterte Datenauswahl
b) Wert = der Wert, der in das Feld Gespeichert wird
c) Anzeigename = Wert, der in der Auswahl angezeigt wird
Þ Entsprechend des geplanten Anzeigenamens sollten die Daten der Datenverbindung sortiert werden
20.11.2012
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- Thorsten Firzlaff - 15
Infopath 2010 Designer Datenverbindungen
Erlauben das Einbinden weiterer (sekundärer) Datenquellen
• SharePoint Listen
• Webdienste
• XMLs
• Datenbank (nur Microsoft SQL Server)
In der SharePoint Liste angelegte Lookups erstellen automatisch Datenverbindungen
Lookup-Datenverbindungen können nicht angepasst werden
Mögliche Absendeoptionen
• Über Absendebutton
- An Primäre Verbindung (Liste)
- An beliebige Absende-Datenverbindung (Formularbibliothek)
• Mit Regeln
20.11.2012
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
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- Thorsten Firzlaff - 16
Regeltypen• Überprüfung• Formatierung• Aktion
Regeln können bereits für den Formularladevorgang definiert werden
Regeln können für das Absenden definiert werden
Die Ausführung von Regeln kann durch Bedingungen gesteuert werden
Xpath-FunktionenErlauben definierte Modifikationen von Werten (z. B. Berechnungen)
Sehr begrenzter Umfang
Infopath 2010 Designer Regeln
20.11.2012
Den Wert eines Feldes setzen
Daten abfragen
Daten senden
Daten an Webpart senden
…
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 17
Infopath 2010 Designer Regeln - Aufbau
Neu: Aktion (Überprüfung, Formatierung)
Þ Regelname definieren (Was macht die Regel?)
Bedingungen festlegen (Wann soll die Regel aktiv werden? Was soll vergleichen werden?)
• Z.B.:
Aktionen hinzufügen
• Z.B. Den Wert eines Feldes setzen: Wenn die Bedingung erfüllt ist, dann soll die Nummer des aktuellen Formulars um eins erhöht werden:
Þ setze den Wert von Laufnummer (Primäre Daten-verbindung) gleich der maximalen Laufnummer(sekundäre Datenverbindung) + 1
20.11.2012
Wert Vergleichsoperation Vergleichswert
Laufnummer Ist vorhanden
(Prüft in der Quellliste, ob es bereits einen Eintrag für das Feld Laufnummer gibt)
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 18
Infopath 2010 Designer Regeln - Aufbau
Aktionen hinzufügen: Setze das Feld auf einen Wert aus einer sekundären Datenverbindung, dessen Hilfsattribut gleich einem gewählten Wert im aktuellen Formular ist.
Z.B. Setze Straße (Primäre Datenverbindung) auf den Wert von Straße (sekundäre Datenverbindung) sodass gilt: Kunde (sekundäre Straßenverbindung) = Kunde (primäre Datenverbindung – also die im Formular getroffene Auswahl)
Þ Zu setzendes Feld auswählen
Þ Für den Wert eine Formel einfügen
Þ Feld oder Gruppe einfügen
Þ Sekundäre Datenquelle wählen
Þ Entsprechendes Feld wählen
Þ Filter hinzufügen (siehe Bedingungen festlegen)
Filter für weitere Regeln?
Þ Die Reihenfolge der Regeln lässt sich auch anpassen, um neue Regeln als Filter vor andere setzen zu können.
Þ Z.B. wenn die Laufnummer bereits angepasst wurde, dann müssen keine Regeln geprüft werden, die bei anderen (nicht erfüllten) Bedingungen auch die Laufnummer auf einen anderen Wert setzen würden.
20.11.2012
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 19
Infopath 2010 Designer Ansichten
Mehrere Ansichten möglich
Auswahl erfolgt über Regeln oder manuell
Individuelle Eigenschaften
• Standardansicht (Standardbearbeitungsansicht)
• Schreibgeschützt
• Formatierungen
• Druckoptionen
Wizards
• Bestehen aus mehreren Ansichten
• Wechsel der Ansichten durch Buttons und Regeln
Druckansichten erstellen
• Eingestellte Druckoptionen funktionieren nur mit dem Infopath Filler
• Druck eines Webformulars erfordert manuelle Einstellung und Einrichtung des Browserdrucks
20.11.2012
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 20
Agenda
Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln
Mittagspause 13:00-14:00
Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows
Zusammenfassung 17:30-18:00
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 20.11.2012
- Thorsten Firzlaff - 21
Agenda
Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln
Mittagspause 13:00-14:00
Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows
Zusammenfassung 17:30-18:00
20.11.2012
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 22
SharePoint Workflows
SharePoint out-of-the-box
• Einfache Workflows wie z.B. Approval, Collect Feedback,Collect Signatures
SharePoint Designer
• Einfache Workflows möglich
• Keine Schleifen, keine komplexe Verzweigungen
• Grafische Darstellung nur mittels Visio 2010 Premium, umständliche Umsetzung
Visual Studio
• Nur für Entwickler
• Komplexes Deployment
20.11.2012
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Nintex Workflow
Browser basiertes Userinterface
• Drag&Drop-Workflow Designer
• Schnelle Erstellung von Workflows
• Kein zusätzlicher Client
Baut auf den Funktionen von Windows Workflows Foundation auf
Erweitere Aktivitäten
• Schleifen, Verzweigungen, Gruppierung von Aktivitäten
Workflowverfolgung
• Grafische Verfolgung des Workflowverlaufs
Eingaben können über Infopath und ContentTypen gestaltet werden
20.11.2012- Thorsten Firzlaff -
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
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- Thorsten Firzlaff - 24
Vorstellung Nintex WorkflowVorteile
Web-Anwendung – keine Clientsoftware notwendig
Drag and Drop ohne Code
Workflow Templates
Benutzerfreundliches Workflow-Management
Nintex Live
20.11.2012
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Nintex Workflow Designer
20.11.2012
Workflow Aktionen
Design Fenster
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 26
Workflow AktionenKategorien
20.11.2012
Benutzerinteraktion
Benutzerkontenverwaltung
Berechnungen
Bibliotheken und Listen Integration
Logik und Fluss
User defined Actions
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
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- Thorsten Firzlaff - 27
Workflow AktionenBenutzerinteraktion - Beispiele
Flexi Aufgabe zuweisen
Aufgabe zuweisen
Genehmigung beantragen
Benutzereingabe anfordern
Benachrichtigung senden
Termin erstellen
20.11.2012
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- Thorsten Firzlaff - 28
Workflow AktionenBenutzerkontenverwaltung - Beispiele
Webseitensammlung erstellen
Webseite erstellen
Webseite löschen
Zielgruppe erstellen
Zielgruppe löschen
Benutzerprofil aktualisieren
20.11.2012
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- Thorsten Firzlaff - 29
Workflow AktionenBerechnungen - Beispiele
Datum berechnen
Collection-Vorgang
Mathematische Berechnung
Anhalten bis
Daten abrufen
Workflowvariable setzen
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Workshop
- Thorsten Firzlaff - 30
Workflow AktionenBibliotheken und Listen - Beispiele
Element ein-/auschecken
Element kopieren
Element in andere SharePoint Webseite kopieren
Liste erstellen
Dokument konvertieren
Mehrere Elemente aktualisieren/löschen
20.11.2012
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- Thorsten Firzlaff - 31
Workflow AktionenIntegration - Beispiele
Business Connectivity Services abfragen
LDAP-Quelle abfragen
Informationen über HTTP-Anforderung senden/empfangen
XML abfragen/aktualisieren
Web Services aufrufen
Benutzerprofile abfragen und nach Status suchen
20.11.2012
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
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Workflow AktionenLogik und Fluss - Beispiele
Action Sets
Bedingte Action Sets
Loops
State Machines
Bedingungen und Filter
Wertabhängige Aktionsketten
20.11.2012
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 33
Workflow AktionenUser Defined Actions
Speicherung von Action Sets als Aktionen
Wiederverwendbarkeit und Integration von einfachen, benutzerdefinierten Aktionsketten in komplexe Workflows
20.11.2012
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
- Thorsten Firzlaff - 34
Agenda
Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln
Mittagspause 13:00-14:00
Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows
Zusammenfassung 17:30-18:00
20.11.2012
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Vielen Dank
Thorsten FirzlaffGeschäftsführer
Adolf-Kaschny-Str. 1951373 Leverkusen