2012-10-20 Workshop SharePoint Days - Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow

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Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow Workshop

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Die elektronische Unterstützung von einfachen Business Prozessen gewinnt in Unternehmen mehr und mehr an Bedeutung. SharePoint ist eine ideale Plattform um einfache, papierbasierte Prozesse mit wenig Aufwand umzusetzen. In diesem Workshop stellen wir die Grundlagen der InfoPath-Entwicklung und die Grundlagen über Nintex Workflow vor. Mit InfoPath lassen sich Formulare für eine komfortable Datenerfassung erstellen. Wir zeigen wie Sie z.B. abhängige Listen oder einfache Berechnungen innerhalb der Formulare realisieren. Mit Nintex Workflow können Sie dann browserbasiert den Workflow modellieren.

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Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop

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- Thorsten Firzlaff - 2

Agenda

Vorstellungsrunde 09:00-09:30

Einführung Infopath 2010 09:30-13:00Übersicht

Navigation, Felder und Steuerelemente

Datenverbindungen

Regeln

Mittagspause 13:00-14:00

Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30Übersicht

Bedienung und Navigation

Erstellen eines (einfachen) Workflows

Zusammenfassung 17:30-18:00

Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow

Workshop 20.11.2012

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- Thorsten Firzlaff - 3

Thorsten Firzlaff

Diplom Informatiker

15 Jahre Erfahrungen im Bereich Collaboration

8 Jahre SharePoint Consulting

3 Jahre Innovation Manager

3 Jahre Leitung Web2.0 Competence Center

Referent auf vielen internationalen Konferenzen

20.11.2012

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- Thorsten Firzlaff - 4

Anforderungen an einen Informationworker

20.11.2012

Social Network

Wiki

Blogs, Podcasts

Foren Aufgaben

Kalender

Mediengallerie

Formulare

Genehmigungs-prozesse

Dokumente

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- Thorsten Firzlaff - 5

Formulare und Prozesse

20.11.2012

Genehmigungsprozesse

• QM-Dokumentation, Investitionsanträge, Bestellungen

ESS Szenarien

• Urlaubsgenehmigung, Seminare usw.

Berechtigungsanträge

Laufzettel für neue Mitarbeiter

Formular

SharePoint Liste oder

Formularbibliothek Workflow

SP Designeroder

Visual Studiooder

Nintex

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Beispiel Stundenabrechnung

Kunden Projekte

Stundenzettel

Bundes-länder

Stunden

20.11.2012- Thorsten Firzlaff - 6

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Beispiel Stundenabrechnung

20.11.2012- Thorsten Firzlaff - 7

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Stundenzettelausfüllen

Stundenkontingent prüfen

Stundenzettelgenehmigen

Stundenzettelversenden

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- Thorsten Firzlaff - 8

Agenda

Vorstellungsrunde 09:00-09:30

Einführung Infopath 2010 09:30-13:00Übersicht

Navigation, Felder und Steuerelemente

Datenverbindungen

Regeln

Mittagspause 13:00-14:00

Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30Übersicht

Bedienung und Navigation

Erstellen eines (einfachen) Workflows

Zusammenfassung 17:30-18:00

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Workshop 20.11.2012

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- Thorsten Firzlaff - 9

Vorstellung von Infopath 2010Designer und Filler

20.11.2012

Infopath ist ein eigenständiges Microsoft Office Produkt

Zwei Komponenten:

Einschränkungen:

• Filler Formulare benötigen den Infopath Filler auf dem Client

• Formulare können nur über den Client erstellt/angepasst werden

• Keine Webbearbeitung möglich

DesignerFiller

Erstellen und Anpassen von

Formularen

+ Ausfüllen von Formularen+ Unabhängig von

Zugangsgrenzen (z.B. SharePoint)

+ Geringere Serverbelastung

Webformular

+ Unabhängig vom Client+ Benötigt kein Infopath- Wird vollständig vom Server

gerendert

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- Thorsten Firzlaff - 10

Vorstellung von Infopath 2010Infopath und SharePoint

Infopath Forms Services müssen als SiteCollection Feature aktiviert werden

Welche Formulare können bearbeitet werden?

20.11.2012

Liste Bibliothek Formular-bibliothek

Dokumenten-informationsbereich

Contenttypes (Liste/Bibliothek)

Bearbeitung Ja Nein Ja Ja Ja (mit Ausnahmen)

Wie? Listentools Liste Formular anpassen (Bereich Liste anpassen)

BibliothekstoolsÞ BibliothekÞ Bibliothekeinstellung

en (Bereich Einstellungen)

Þ Erweiterte Einstellungen

BibliothekstoolsÞ BibliothekÞ Bibliothekeinstellungen

(Bereich Einstellungen)Þ Den Inhaltstyp der

Dokumentvorlage auswählen

ListentoolsÞ ListeÞ ListeneinstellungenÞ Formulareinstellungen

Im SharePoint Designer Listeneinstellungen Formulare in Infopath entwerfen (Bereich Aktionen)

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- Thorsten Firzlaff - 11

Infopath 2010 DesignerNavigation

Datei

• Veröffentlichen

• Formularoptionen

Start

• Steuerelemente

• Regeln

• Vorschau

Seitenentwurf

• Konfigurieren von und Wechsel der Ansichten

Daten

• Datenverbindungen verwalten

• Absendeoptionen

• Absenderegeln

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- Thorsten Firzlaff - 12

Infopath 2010 DesignerNavigation - Datei

Veröffentlichungsoptionen

• Veröffentlichen einer ungebundenen Vorlage für eine SharePoint Liste oder Bibliothek

• Festlegen und Konfigurieren der Datenverbindung zum Senden der Daten

• Sonstige Veröffentlichungsoptionen (Attributfelder für Formularbibliotheken aus dem Formular)

Formularoptionen

• Aktivieren/Ausblenden der Infopath Befehlsoptionen für das Webformular/Filler

• Konfiguration der Attributfelder für Formularbibliotheken

• Sicherheitsrichtlinien

• Festlegen der Standardanzeigeansicht für vorhandene Elemente in Listen

• Offlinefunktionalität

• Sonstige übergeordnete Formularoptionen

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- Thorsten Firzlaff - 13

Infopath 2010 Designer Felder und Steuerelemente

Felder

• Sind die Datenfelder der Quelle (Listenspalten)

• Können über Infopath neu hinzugefügt oder gelöscht werden

20.11.2012

Steuerelemente• Eingabeelemente des Formulars• Sind an Felder gebunden• Können für eine angepasste

Darstellung formatiert werden

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- Thorsten Firzlaff - 14

Infopath 2010 Designer Felder und Steuerelemente

Konfiguration von Dropdown-Listenfeldern:

• Feldeigenschaften öffnen Listenfeldauswahl

a) Auswahl manuell eingeben (Definition der Optionen im Formular)

b) Auswahl aus den Feldern des Formulars abrufen (z.B. eine Auswahl aus allen Einträgen eines Feldes einer wiederholten Gruppe/eines wiederholten Feldes)

c) Auswahl aus einer Auswahldatenverbindung (Vordefinierte Auswahloptionen für eine Auswahlspalte im SharePoint)

d) Auswahl aus einer externen Datenquelle (eine der angelegten Datenverbindungen)

• Konfiguration einer Datenverbindung für das Auswahlfeld:

a) Einträge = Gruppe, in der die ausgelesenen Felder stehen (wird automatisch durch Wahl der Datenverbindung ausgefüllt)

Þ Erlaubt die Konfiguration für gefilterte Datenauswahl

b) Wert = der Wert, der in das Feld Gespeichert wird

c) Anzeigename = Wert, der in der Auswahl angezeigt wird

Þ Entsprechend des geplanten Anzeigenamens sollten die Daten der Datenverbindung sortiert werden

20.11.2012

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- Thorsten Firzlaff - 15

Infopath 2010 Designer Datenverbindungen

Erlauben das Einbinden weiterer (sekundärer) Datenquellen

• SharePoint Listen

• Webdienste

• XMLs

• Datenbank (nur Microsoft SQL Server)

In der SharePoint Liste angelegte Lookups erstellen automatisch Datenverbindungen

Lookup-Datenverbindungen können nicht angepasst werden

Mögliche Absendeoptionen

• Über Absendebutton

- An Primäre Verbindung (Liste)

- An beliebige Absende-Datenverbindung (Formularbibliothek)

• Mit Regeln

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- Thorsten Firzlaff - 16

Regeltypen• Überprüfung• Formatierung• Aktion

Regeln können bereits für den Formularladevorgang definiert werden

Regeln können für das Absenden definiert werden

Die Ausführung von Regeln kann durch Bedingungen gesteuert werden

Xpath-FunktionenErlauben definierte Modifikationen von Werten (z. B. Berechnungen)

Sehr begrenzter Umfang

Infopath 2010 Designer Regeln

20.11.2012

Den Wert eines Feldes setzen

Daten abfragen

Daten senden

Daten an Webpart senden

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- Thorsten Firzlaff - 17

Infopath 2010 Designer Regeln - Aufbau

Neu: Aktion (Überprüfung, Formatierung)

Þ Regelname definieren (Was macht die Regel?)

Bedingungen festlegen (Wann soll die Regel aktiv werden? Was soll vergleichen werden?)

• Z.B.:

Aktionen hinzufügen

• Z.B. Den Wert eines Feldes setzen: Wenn die Bedingung erfüllt ist, dann soll die Nummer des aktuellen Formulars um eins erhöht werden:

Þ setze den Wert von Laufnummer (Primäre Daten-verbindung) gleich der maximalen Laufnummer(sekundäre Datenverbindung) + 1

20.11.2012

Wert Vergleichsoperation Vergleichswert

Laufnummer Ist vorhanden

(Prüft in der Quellliste, ob es bereits einen Eintrag für das Feld Laufnummer gibt)

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- Thorsten Firzlaff - 18

Infopath 2010 Designer Regeln - Aufbau

Aktionen hinzufügen: Setze das Feld auf einen Wert aus einer sekundären Datenverbindung, dessen Hilfsattribut gleich einem gewählten Wert im aktuellen Formular ist.

Z.B. Setze Straße (Primäre Datenverbindung) auf den Wert von Straße (sekundäre Datenverbindung) sodass gilt: Kunde (sekundäre Straßenverbindung) = Kunde (primäre Datenverbindung – also die im Formular getroffene Auswahl)

Þ Zu setzendes Feld auswählen

Þ Für den Wert eine Formel einfügen

Þ Feld oder Gruppe einfügen

Þ Sekundäre Datenquelle wählen

Þ Entsprechendes Feld wählen

Þ Filter hinzufügen (siehe Bedingungen festlegen)

Filter für weitere Regeln?

Þ Die Reihenfolge der Regeln lässt sich auch anpassen, um neue Regeln als Filter vor andere setzen zu können.

Þ Z.B. wenn die Laufnummer bereits angepasst wurde, dann müssen keine Regeln geprüft werden, die bei anderen (nicht erfüllten) Bedingungen auch die Laufnummer auf einen anderen Wert setzen würden.

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- Thorsten Firzlaff - 19

Infopath 2010 Designer Ansichten

Mehrere Ansichten möglich

Auswahl erfolgt über Regeln oder manuell

Individuelle Eigenschaften

• Standardansicht (Standardbearbeitungsansicht)

• Schreibgeschützt

• Formatierungen

• Druckoptionen

Wizards

• Bestehen aus mehreren Ansichten

• Wechsel der Ansichten durch Buttons und Regeln

Druckansichten erstellen

• Eingestellte Druckoptionen funktionieren nur mit dem Infopath Filler

• Druck eines Webformulars erfordert manuelle Einstellung und Einrichtung des Browserdrucks

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- Thorsten Firzlaff - 20

Agenda

Vorstellungsrunde 09:00-09:30

Einführung Infopath 2010 09:30-13:00Übersicht

Navigation, Felder und Steuerelemente

Datenverbindungen

Regeln

Mittagspause 13:00-14:00

Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30Übersicht

Bedienung und Navigation

Erstellen eines (einfachen) Workflows

Zusammenfassung 17:30-18:00

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Workshop 20.11.2012

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- Thorsten Firzlaff - 21

Agenda

Vorstellungsrunde 09:00-09:30

Einführung Infopath 2010 09:30-13:00Übersicht

Navigation, Felder und Steuerelemente

Datenverbindungen

Regeln

Mittagspause 13:00-14:00

Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30Übersicht

Bedienung und Navigation

Erstellen eines (einfachen) Workflows

Zusammenfassung 17:30-18:00

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- Thorsten Firzlaff - 22

SharePoint Workflows

SharePoint out-of-the-box

• Einfache Workflows wie z.B. Approval, Collect Feedback,Collect Signatures

SharePoint Designer

• Einfache Workflows möglich

• Keine Schleifen, keine komplexe Verzweigungen

• Grafische Darstellung nur mittels Visio 2010 Premium, umständliche Umsetzung

Visual Studio

• Nur für Entwickler

• Komplexes Deployment

20.11.2012

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Nintex Workflow

Browser basiertes Userinterface

• Drag&Drop-Workflow Designer

• Schnelle Erstellung von Workflows

• Kein zusätzlicher Client

Baut auf den Funktionen von Windows Workflows Foundation auf

Erweitere Aktivitäten

• Schleifen, Verzweigungen, Gruppierung von Aktivitäten

Workflowverfolgung

• Grafische Verfolgung des Workflowverlaufs

Eingaben können über Infopath und ContentTypen gestaltet werden

20.11.2012- Thorsten Firzlaff -

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- Thorsten Firzlaff - 24

Vorstellung Nintex WorkflowVorteile

Web-Anwendung – keine Clientsoftware notwendig

Drag and Drop ohne Code

Workflow Templates

Benutzerfreundliches Workflow-Management

Nintex Live

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- Thorsten Firzlaff - 25

Nintex Workflow Designer

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Workflow Aktionen

Design Fenster

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- Thorsten Firzlaff - 26

Workflow AktionenKategorien

20.11.2012

Benutzerinteraktion

Benutzerkontenverwaltung

Berechnungen

Bibliotheken und Listen Integration

Logik und Fluss

User defined Actions

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- Thorsten Firzlaff - 27

Workflow AktionenBenutzerinteraktion - Beispiele

Flexi Aufgabe zuweisen

Aufgabe zuweisen

Genehmigung beantragen

Benutzereingabe anfordern

Benachrichtigung senden

Termin erstellen

20.11.2012

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- Thorsten Firzlaff - 28

Workflow AktionenBenutzerkontenverwaltung - Beispiele

Webseitensammlung erstellen

Webseite erstellen

Webseite löschen

Zielgruppe erstellen

Zielgruppe löschen

Benutzerprofil aktualisieren

20.11.2012

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- Thorsten Firzlaff - 29

Workflow AktionenBerechnungen - Beispiele

Datum berechnen

Collection-Vorgang

Mathematische Berechnung

Anhalten bis

Daten abrufen

Workflowvariable setzen

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- Thorsten Firzlaff - 30

Workflow AktionenBibliotheken und Listen - Beispiele

Element ein-/auschecken

Element kopieren

Element in andere SharePoint Webseite kopieren

Liste erstellen

Dokument konvertieren

Mehrere Elemente aktualisieren/löschen

20.11.2012

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- Thorsten Firzlaff - 31

Workflow AktionenIntegration - Beispiele

Business Connectivity Services abfragen

LDAP-Quelle abfragen

Informationen über HTTP-Anforderung senden/empfangen

XML abfragen/aktualisieren

Web Services aufrufen

Benutzerprofile abfragen und nach Status suchen

20.11.2012

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Workshop

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- Thorsten Firzlaff - 32

Workflow AktionenLogik und Fluss - Beispiele

Action Sets

Bedingte Action Sets

Loops

State Machines

Bedingungen und Filter

Wertabhängige Aktionsketten

20.11.2012

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- Thorsten Firzlaff - 33

Workflow AktionenUser Defined Actions

Speicherung von Action Sets als Aktionen

Wiederverwendbarkeit und Integration von einfachen, benutzerdefinierten Aktionsketten in komplexe Workflows

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- Thorsten Firzlaff - 34

Agenda

Vorstellungsrunde 09:00-09:30

Einführung Infopath 2010 09:30-13:00Übersicht

Navigation, Felder und Steuerelemente

Datenverbindungen

Regeln

Mittagspause 13:00-14:00

Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30Übersicht

Bedienung und Navigation

Erstellen eines (einfachen) Workflows

Zusammenfassung 17:30-18:00

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Vielen Dank

Thorsten FirzlaffGeschäftsführer

Adolf-Kaschny-Str. 1951373 Leverkusen

[email protected]