2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund...

42
Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben, Funktionen und Rollen Klassifizierung * Nicht klassifiziert Status ** Abgeschlossen Projektname Projekt Erschliessung und Aussonderung Projektabkürzung EA Projektleiter Beat Siegrist Auftraggeber Delegierte des Bundesrats für das Programm GEVER Bund Autoren Beat Siegrist (PGB), Thomas Schärer (Rexult AG), Daniel Wittwer (IBM Schweiz AG) Prüfende Fachgruppe GEVER: Programmausschuss GEVER Bund Genehmigende Generalsekretärenkonferenz (GSK) Verteiler Fachgruppe GEVER * Nicht klassifiziert, Intern, Vertraulich ** In Arbeit, In Prüfung, Abgeschlossen Änderungskontrolle, Prüfung, Genehmigung Version Datum Beschreibung, Bemerkung Name oder Rolle 1.0 01.07.2011 Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund 1.1 19.10.2012 Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund

Transcript of 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund...

Page 1: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Bundeskanzlei BK

Programm GEVER Bund

Beat Siegrist, 19. Oktober 2012

Organisationshandbuch GEVER

Teil II: Aufgaben, Funktionen und Rollen

Klassifizierung * Nicht klassifiziert

Status ** Abgeschlossen

Projektname Projekt Erschliessung und Aussonderung

Projektabkürzung EA

Projektleiter Beat Siegrist

Auftraggeber Delegierte des Bundesrats für das Programm GEVER Bund

Autoren Beat Siegrist (PGB), Thomas Schärer (Rexult AG), Daniel Wittwer (IBM Schweiz AG)

Prüfende Fachgruppe GEVER: Programmausschuss GEVER Bund

Genehmigende Generalsekretärenkonferenz (GSK)

Verteiler Fachgruppe GEVER

* Nicht klassifiziert, Intern, Vertraulich ** In Arbeit, In Prüfung, Abgeschlossen

Änderungskontrolle, Prüfung, Genehmigung

Version Datum Beschreibung, Bemerkung Name oder Rolle

1.0 01.07.2011 Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund

1.1 19.10.2012 Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund

Page 2: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

2/42

Definitionen, Akronyme und Abkürzungen

Begriff/Abkürzung Bedeutung

AD Active Directory

BAR Schweizerisches Bundesarchiv

BBL Bundesamt für Bauten und Logistik

BIT Bundesamt für Information und Telekommunikation

BJ Bundesamt für Justiz

BK Bundeskanzlei

BPMN Business Process Model Notation

CD Corporate Design

EA Projekt Erschliessung und Aussonderung

eCH Verein eCH, Plattform zur Förderung von eGovernment-Standards

etc. et cetera

GEVER Elektronische Geschäftsverwaltung

GL Geschäftsleitung

GS Generalsekretariat

GSK Generalsekretärenkonferenz

IGRM Interessengemeinschaft Records Management

IKT Informatik Kommunikation Technologie

inkl. inklusive

ISB Informatiksteuerungsorgan des Bundes

LE Leistungserbringer

OCR Optical Character Recognition

OE Organisationseinheit

PDF Portable Document Format

QSÄ Querschnittsämter (ISB, BAR, BBL, BIT etc.)

SIP Submission Information Package

RM Records Management

UG User Group

VSA Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivaren

VE Verwaltungseinheit

z.B. zum Beispiel

Page 3: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

3/42

Referenzen

Erkennungszeichen Titel, Quelle

[BGA] Bundesgesetz vom 26. Juni 1998 über die Archivierung (Archivierungsgesetz)

[BinfV] Verordnung vom 9. Dezember 2011 über die Informatik und Telekommunikation in der Bundesverwaltung (Bundesinformatikverordnung)

[BRB 23.01.2008] Bundesratsbeschluss vom 23.01.2008: Bericht zum Umgang mit elektronischen Akten, Daten und Dokumenten und Umsetzung

[BRB 15.02.2012] Bundesratsbeschluss vom 15.02.2012: Programm GEVER Bund: Stand der Umsetzung und Nachfolgeorganisation GEVER Bund

[A290] Standardeinsatzgebiet Geschäftsverwaltung (GEVER)

[P015] Reglement User Group Fabasoft

[S001] IKT-Teilstrategie GEVER (2008-2012)

Page 4: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

4/42

Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung .......................................................................................................................................... 6

1.1 Zweck des Dokuments .............................................................................................................. 6 1.2 Geltungsbereich ........................................................................................................................ 6 1.3 Grundlage ................................................................................................................................. 6

2 Organisation der GEVER in der Bundesverwaltung ......................................................................... 7

2.1 Steuerungsausschuss GEVER Bund ....................................................................................... 8 2.2 Bundeskanzlei (BK) .................................................................................................................. 8 2.3 Schweizerisches Bundesarchiv (BAR) ..................................................................................... 8 2.4 Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) .......................................................................... 8 2.5 Fachgruppe GEVER ................................................................................................................. 8 2.6 User Group (UG) GEVER-Anwendung ................................................................................... 10 2.7 Departement (BK und GS) ...................................................................................................... 11 2.8 Amt .......................................................................................................................................... 12 2.9 Leistungserbringer (LE) .......................................................................................................... 13 2.10 Diverse Gremien ..................................................................................................................... 14

2.10.1 Geschäftsstelle eGovernment ...................................................................................... 14 2.10.2 eCH ............................................................................................................................... 15 2.10.3 Interessengemeinschaft Records Management (IGRM) .............................................. 15 2.10.4 Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivaren (VSA) ..................................... 16

2.11 Zusammenarbeit ..................................................................................................................... 17 2.11.1 Bund Departemente ................................................................................................. 17 2.11.2 Departemente Ämter ........................................................................................... 17 2.11.3 Departemente Fachgruppe GEVER ........................................................................ 17 2.11.4 Fachgruppe GEVER User Group GEVER-Anwendungen ....................................... 17 2.11.5 Fachgruppe GEVER) Informatiksteuerungsorgan Bund (ISB) ............................ 18 2.11.6 Schweizerisches Bundesarchiv (BAR) Departemente und Ämter ...................... 18 2.11.7 Departemente/Ämter Leistungserbringer ............................................................ 18

3 Rollenmodell ................................................................................................................................... 19

3.1 Fachspezifische Rollen ........................................................................................................... 19 3.2 Organisationsspezifische Rollen ............................................................................................. 20 3.3 Systemfunktionsspezifische Rollen ........................................................................................ 20

4 Rollen in der Nutzung von GEVER ................................................................................................. 21

4.1 Linie ......................................................................................................................................... 21 4.2 Adressverantwortlicher ........................................................................................................... 22 4.3 Anwendungsverantwortlicher .................................................................................................. 22 4.4 Assistenz ................................................................................................................................. 23 4.5 Controller ................................................................................................................................. 24 4.6 Auditor ..................................................................................................................................... 25 4.7 Federführender Mitarbeiter ..................................................................................................... 25 4.8 GEVER-Administrator ............................................................................................................. 27 4.9 Integrationsmanager ............................................................................................................... 28 4.10 Mitarbeiter ............................................................................................................................... 29 4.11 Prozessdesigner ..................................................................................................................... 30 4.12 Registrator............................................................................................................................... 31 4.13 Scanning-Verantwortlicher ...................................................................................................... 33 4.14 Mitarbeiter Logistik .................................................................................................................. 34 4.15 Systemadministrator ............................................................................................................... 35 4.16 1st Level Support .................................................................................................................... 36 4.17 2nd Level Support ................................................................................................................... 36 4.18 3rd-Level Support ................................................................................................................... 37

5 Gremien in der Nutzung von GEVER ............................................................................................. 38

Page 5: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

5/42

5.1 Geschäftsleitung ..................................................................................................................... 38 5.2 Arbeitsgruppe .......................................................................................................................... 39 5.3 Change Board GEVER-Lösung .............................................................................................. 39

6 Stellenbeschreibungen ................................................................................................................... 40

6.1 GEVER-Delegierter Departement ........................................................................................... 40 6.2 GEVER-Delegierter Amt ......................................................................................................... 41 6.3 Registrator............................................................................................................................... 42

Page 6: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

6/42

1 Einleitung

1.1 Zweck des Dokuments Das OHb enthält Vorgaben bezüglich Grundsätzen, Definitionen, Aufbau- und Ablauforganisation ei-ner elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER), die in der gesamten Bundesverwaltung anzuwen-den sind. Es besteht aus drei separaten Dokumenten:

Teil I: Grundlagen und Vorgaben; Teil II: Aufgaben, Funktionen und Rollen sowie Teil III: Das Verfahren.

Teil II bezieht sich auf die Aufbauorganisation der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER). Es wird aufgezeigt, welche Aufgaben im Rahmen der Geschäftsabwicklung in der GEVER wahrzuneh-men sind und wer (in welcher Rolle resp. Funktion) für deren Umsetzung zuständig ist. Somit bildet Teil II die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Rollen resp. Funktionen.

Geschlechtsneutrale Formulierung

Damit die Lesbarkeit nicht unnötig beeinträchtigt wird, wurde im Dokument stets die männliche Form angewendet. Selbstverständlich sind damit beide Geschlechter angesprochen.

Änderungen am Dokument

Änderungen am Dokument können über den Departementsvertreter in die Fachgruppe GEVER ein-gebracht werden. Dieses Gremium entscheidet über die Änderungswünsche. Genehmigte Änderun-gen werden durch das Programm GEVER Bund eingearbeitet und der Fachgruppe zur Vernehmlas-sung vorgelegt.

1.2 Geltungsbereich Die Generalsekretärenkonferenz (GSK) hat an ihrer Sitzung vom 27.04.2012 den Geltungsbereich von GEVER auf die zentrale Bundesverwaltung festgelegt. Dieser Geltungsbereich wird definitiv im Rah-men der GEVER-Verordnung festgelegt, die Ende Jahr 2012 vom Bundesrat verabschiedet wird.

1.3 Grundlage Die Regeln des vorliegenden OHb basieren auf der künftigen Verordnung des Bundesrates zu GE-VER. Das OHb selbst enthält die für alle Dienststellen der Bundesverwaltung gültigen Ausführungs-vorschriften. Die einschlägigen Vorschriften für die Informationssicherheit werden respektiert.

Page 7: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

7/42

2 Organisation der GEVER in der Bundesverwaltung

Um den Betrieb von GEVER in der Bundesverwaltung gemäss den gesetzlichen Vorgaben sicherzu-stellen, sind verschiedene Instanzen mit unterschiedlichen Aufgaben, Verantwortungen und Kompe-tenzen notwendig.

Abbildung 1: Instanzen der GEVER in der Bundesverwaltung (gültig ab 01.01.2013)

Die nachstehenden Unterkapitel beschreiben die einzelnen Instanzen mit ihren Aufgaben, Kompeten-zen und Zuständigkeiten aufgrund des Bundesratsbeschlusses Programm GEVER Bund: Stand der Umsetzung und Nachfolgeorganisation GEVER Bund vom 15.02.2012 ([BRB 15.02.2012]).

Page 8: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

8/42

2.1 Steuerungsausschuss GEVER Bund Der Steuerungsausschuss GEVER Bund (SA GEVER) hat gemäss Bundesratsbeschluss vom 15.02.2012 [BRB 15.02.2012] folgende Aufgaben:

- - stellt die kontinuierliche Umsetzung der GEVER-Strategie Bund sicher; - - sorgt für die langfristige Planung im Rahmen der GEVER-Strategie Bund; - - entscheidet über die Weiterentwicklung der GEVER-Strategie Bund - - stellt der GSK Anträge zur Finanzierung der Umsetzung der GEVER-Strategie Bund; - - sorgt für die regelmässigen Auditierung der GEVER-Systeme der Departemente und der BK.

2.2 Bundeskanzlei (BK) Die Bundeskanzlei hat gemäss Bundesratsbeschluss vom 15.02.2012 [BRB 15.02.2012] folgende Aufgaben:

- organisiert und führt die Aufgabenerfüllung aller Organe; - führt die Geschäfte des Steuerungsausschusses und erstattet ihm regelmässig Bericht; - steuert die Umsetzung der strategischen Ziele; - leitet die Fachgruppe GEVER und die User Groups standardisierter GEVER-Lösungen; - pflegt das organisatorische und fachliche GEVER-Anforderungsmanagement und entwickelt dieses

weiter; - koordiniert zusammen mit den Benutzergruppen die technische Umsetzung der GEVER-

Anforderungen in die GEVER-Standardlösungen; - erstattet dem Bundesrat jährlich Bericht.

2.3 Schweizerisches Bundesarchiv (BAR) Das Schweiz. Bundesarchiv (BAR) hat gemäss Bundesratsbeschluss vom 15.02.2012 [BRB 15.02.2012] folgende Aufgaben:

- nimmt die im Bundesgesetz über die Archivierung ([BGA]) verankerten Kompetenzen wahr; - berät und unterstützt die Verwaltungseinheiten gemäss GEVER-Dokumentation; - sorgt in Absprache mit dem Ausbildungszentrum des Bundes (AZB/EPA) für die Ausbildung im

Bereich GEVER gemäss GEVER-Dokumentation.

2.4 Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) Das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) hat gemäss Bundesratsbeschluss vom 15.02.2012 [BRB 15.02.2012] folgende Aufgaben:

- nimmt die in der [BinfV] verankerten Kompetenzen wahr.

2.5 Fachgruppe GEVER

Beschreibung:

Die Fachgruppe (FG) GEVER ist im Kontext des gesamten Anforderungsmanagements sowie der Standards im Bereich GEVER tätig.

Aufgaben:

- Koordination der verschiedenen Anspruchsgruppen bezüglich der GEVER-Standards. - Weiterleiten der Changes an die Mitglieder der Fachgruppe GEVER zur Kenntnisnahme und Berücksichti-

gung in den laufenden Arbeiten. - Sicherstellung der Kompatibilität der Anforderungen. - Bestimmung der federführenden Verwaltungseinheiten zwecks Umsetzung der Anforderungen.

Page 9: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

9/42

- Überprüfung und Begleitung der Umsetzung von definierten Anforderungen. - Fachliche Prüfung von Standardisierungsanträgen zum Einsatzgebiet [A290] GEVER

(z.B. 2. Standardlösung). - Fachliche Prüfung von Ausnahmeanträgen zum Einsatzgebiet [A290] GEVER. - Bereitstellung des Detailablaufs der Standardisierung gestützt auf die Vorgaben der [S001] - IKT-

Teilstrategie GEVER (2008-2012). - Ausarbeitung von Best Practices für das Anforderungsmanagement. - Vorbereitung der Anträge an den Steuerungsausschuss GEVER Bund.

Verantwortung:

- Verantwortlich für die Kompatibilität der Anforderungen.

Kompetenzen:

- Bestimmung der federführenden Verwaltungseinheiten zwecks Umsetzung der Anforderungen.

Mitglieder:

- Delegierte GEVER Departement. - Vertreter Querschnittsämter (ISB, BAR, BBL, BIT etc.).

Des Weitern nimmt die Fachgruppe GEVER auch die Rolle des Change Board GEVER Bund (Stan-dards) dar. Dies umfasst folgende Elemente:

Rollenbeschreibung:

Die Fachgruppe GEVER ist die Koordinationsstelle zur Prüfung von Änderungsanträgen aus den User Groups und den Mitgliedern der Fachgruppe GEVER.

Aufgaben:

- Prüfen von Änderungsanträgen aus den User Groups und der Fachgruppe GEVER. - Weiterleiten der Changes an die Fachgruppe GEVER zur Kenntnisnahme und Berücksichtigung in

den laufenden Arbeiten. - Erarbeiten von Aufträgen für genehmigte Changes aus der Fachgruppe GEVER - Beantragen von Changes beim ISB, welche den GEVER-Standard betreffen. - Erarbeiten von Aufträgen aus den genehmigten Änderungsanträgen am GEVER-Standard.

Verantwortung:

- Sicherstellung der Auftragserteilung und Umsetzung von genehmigten Änderungsanträgen.

Kompetenzen:

- Genehmigen und Ablehnen von Änderungsanträgen.

Mitglieder:

- Mitglieder der Fachgruppe GEVER.

Page 10: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

10/42

2.6 User Group (UG) GEVER-Anwendung

Beschreibung:

Die User Group ist zuständig für die Pflege und Entwicklung der GEVER-Anwendung gemäss rechtli-chen Vorgaben, Standards und den Anforderungen der Anwender in der Bundesverwaltung. Das Ver-fahren der Produktpflege erfolgt nach dem Informatikstandard [P015] für Fabasoft.

Die User Group pflegt und entwickelt auf der Grundlage der Informatikprozesse Bundesverwaltung, der Standardisierungsweisung des ISB sowie den Weisungen über die Aktenführung das GEVER-Standardprodukt entsprechend den Bedürfnissen der Mehrheit der Anwender in der Bundesverwal-tung. Die User Group übernimmt die Rolle des Anwendungsverantwortlichen für das GEVER-Standardprodukt auf Stufe Bund. Die Delegierten übernehmen die Rolle eines Anwendungsverant-wortlichen auf Stufe Departement und/oder Amt.

Aufgaben:

- Förderung und Koordination der Zusammenarbeit unter den Anwendern. - Prüfen und Genehmigen von Anträgen zur Implementierung neuer Anforderungen in das Stan-

dardprodukt. - Förderung des Standardprodukts. - Übernahme von Verbesserungen im Standardprodukt. - Einhaltung des Wartungsvertrags benutzerseitig prüfen. - Anträge bezüglich des Wartungsvertrags zuhanden des BBL erstellen. - Anträge zur Erweiterung der bestehenden GEVER-Standards erstellen.

Verantwortung:

- Entwicklung und Beibehaltung einer einheitlichen Ausprägung des GEVER-Standardprodukts (Standardkonfiguration).

- Rasche Übernahme von Verbesserungen im Standardprodukt.

Kompetenzen:

- Keine.

Mitglieder:

- Leiter User Group. - Vertreter Departemente und Querschnittsämter (ISB, BAR, BBL, BIT etc.).

Page 11: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

11/42

2.7 Departement (BK und GS)

Beschreibung:

Das Departement schafft die Voraussetzungen für die gesetzes- und standardkonforme Umsetzung der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) in den Ämtern. Das Generalsekretariat des Depar-tements erstellt entsprechende Vorgaben zur Nutzung von GEVER zuhanden der dem Departement unterstellten Ämter.

Aufgaben:

- Elektronische Geschäftsabwicklung mit den Ämtern. - Definieren von Anforderungen an das GEVER-System auf Stufe Departement. - Erstellen von Änderungsanträgen für GEVER-Systeme auf Stufe Departement. - Definieren von Vorgaben in der Nutzung von GEVER für die dem Departement unterstellten Äm-

ter. - Überwachung der Umsetzung der GEVER-Vorgaben Departement. - Einsitznahme in Gremien. - Auswahl des Leistungserbringers.

Verantwortung:

- Umsetzung und Anwendung von GEVER in den Ämtern gemäss den gesetzlichen Vorgaben. - Definition der Anforderungen an das GEVER-System auf Stufe Departement. - Stellen eines GEVER-Delegierten des Departements. - Einhaltung der Grundlagen und Vorgaben.

Kompetenzen:

- Weisungsbefugnis in der Nutzung von GEVER gegenüber den dem Departement unterstellten Ämtern.

Benötigte Stellen/Rollen:

- GEVER-Delegierter Departement. - Schulungsverantwortlicher GEVER. - Rollen, welche in der Nutzung von GEVER (siehe Kapitel 4) benötigt werden.

Page 12: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

12/42

2.8 Amt

Beschreibung:

Das Amt betreibt GEVER gemäss den gesetzlichen Vorgaben sowie den Vorgaben GEVER Bund und Vorgaben Departement.

Aufgaben:

- Abwicklung der Geschäfte mit GEVER. - Erstellen und Pflegen des Ordnungssystems. - Erstellen und Pflegen der Organisationsvorschriften im Amt (inkl. Negativliste etc.). - Mitarbeit in Fachgruppen und User Groups. - Definieren von Anforderungen an das GEVER-System auf Stufe Amt. - Erstellen von Änderungsanträgen. - Überwachung der Umsetzung der GEVER-Vorgaben Amt.

Verantwortung:

- Umsetzung und Anwendung von GEVER gemäss den gesetzlichen Vorgaben. - Definition der Anforderung an das GEVER-System auf Stufe Amt. - Definition von Vorgaben in der Nutzung von GEVER im Amt. - Stellen eines GEVER-Delegierten des Amts zur Mitarbeit in Fachgruppen. - Einhaltung der Grundlagen und Vorgaben.

Kompetenzen:

- Weisungsbefugnis in der Nutzung von GEVER im Amt (Organisationsvorschriften).

Benötigte Stellen/Rollen:

- GEVER-Delegierter Amt. - Funktionen und Rollen, welche die Aufgaben in der Nutzung von GEVER wahrnehmen (siehe Ka-

pitel 4).

Page 13: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

13/42

2.9 Leistungserbringer (LE)

Beschreibung:

Die Rolle des Leistungserbringers ist durch das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) defi-niert. Er erbringt Informatikleistungen im Rahmen der eingesetzten GEVER-Systeme zuhanden des Leistungsbezügers.

Aufgaben:

Die Informatik-Leistungserbringung beinhaltet insbesondere: - das Bereitstellen (allenfalls Entwickeln) der GEVER-Anwendung. - den Betrieb der Informatikinfrastruktur (Kommunikationsnetz, Arbeitsplatzinfrastruktur, Server,

Dienst usw.). - den Betrieb und die Wartung der GEVER-Anwendung. - die Benutzerunterstützung. - zugehörige Tätigkeiten wie Finanzmanagement, Konfigurationsmanagement, Kapazitätsmanage-

ment, Servicemanagement, Sicherheitsmanagement usw.

Verantwortung:

- Einhalten der Service Level Agreements (SLA) mit dem Leistungsbezüger. - Sicherstellung von Betrieb und Wartung der GEVER-Anwendung gemäss SLA. - Sicherstellung der Benutzerunterstützung gemäss SLA. - Sicherstellung der Funktion der GEVER-Anwendung. - Sicherstellung des Zugriffs auf die GEVER-Anwendung. - Sicherstellung des Backup sowie der Restores und Recoveries etc.

Kompetenzen:

- Sicherstellung der Wartbarkeit und Lauffähigkeit der GEVER-Anwendung. - Definition von Wartungsfenster.

Benötigte Stellen/Rollen:

Funktionen und Rollen, welche die Aufgaben in der Nutzung von GEVER wahrnehmen (siehe Ka-pitel 4).

Page 14: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

14/42

2.10 Diverse Gremien Die Gremien unterstützen GEVER in der Bundesverwaltung, indem sie richtungsweisende Empfeh-lungen erarbeiten sowie deren Mitgliedern eine Plattform für Informations- und Erfahrungsaustausch zu wichtigen Themen bieten.

Abbildung 2: Gremien der GEVER

2.10.1 Geschäftsstelle eGovernment

Beschreibung:

Die Geschäftsstelle eGovernment ist das Stabsorgan des Steuerungsausschusses und des Exper-tenrates. Die Geschäftsstelle wird durch das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) geführt und durch den Bund finanziert. Sie koordiniert die Umsetzung der eGovernment-Strategie Schweiz, die in Zusammenarbeit mit den Kantonen und Gemeinden entwickelt und am 24. Januar 2007 durch den Bundesrat verabschiedet wurde.

Sie kann in ihrer Funktion Empfehlungen, welche für die GEVER relevant sind, herausgeben.

Aufgaben:

- Sie bereitet die Geschäfte des Steuerungsausschusses und des Expertenrates vor und führt das Protokoll der Sitzungen. Sie überwacht die Umsetzung der Entscheide des Steuerungsausschus-ses.

- Sie ist Anlaufstelle für federführende Organisationen und zuständig für den Aufbau und die Pflege des Beziehungsnetzes mit den Kantonen und den involvierten Bundesstellen.

- Sie unterstützt die federführenden Organisationen bei der Ausarbeitung von Sondervereinbarun-

Page 15: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

15/42

gen und stellt in Zusammenarbeit mit der SIK insbesondere Finanzierungsmodelle und Musterver-träge bereit.

- Sie stellt durch geeignete Kommunikationsmassnahmen die notwendige Transparenz sicher, ins-besondere pflegt und aktualisiert sie im Auftrag des Steuerungsausschusses die Umsetzungsin-strumente und veröffentlicht diese im Internet.

- Sie arbeitet mit der Schweizerischen Staatschreiberkonferenz und der Geschäftsstelle der SIK als Kommunikations- und Koordinationsdrehscheibe zu den Kantonen und den Gemeinden zusam-men.

- Sie beobachtet die eGovernment-Aktivitäten in der Schweiz und im Ausland, erkennt Doppelspu-rigkeiten und mögliche Synergien.

2.10.2 eCH

Beschreibung:

eCH ist als Verein für die Förderung, Entwicklung und Verabschiedung der eGovernment-Standards in der Schweiz gemäss der eGovernment-Strategie zuständig und kann in seiner Funktion Empfeh-lungen, welche für die GEVER relevant sind, herausgeben.

Aufgaben:

- Erarbeiten von Empfehlungen, welche die Umsetzung der eGovernment-Strategie Schweiz stüt-zen.

2.10.3 Interessengemeinschaft Records Management (IGRM)

Beschreibung:

Die Interessengemeinschaft Records Management (IGRM) ist ein Verein, der im Bereich des Re-cords Management Weiterentwicklungs- und Förderungsmassnahmen betreibt sowie interessierten Mitgliedern eine Plattform zum Informations- und Erfahrungsaustausch bietet.

Aufgaben:

- Aufbau und Unterhalt eines Kommunikations- und Informationsnetzwerks unter den Mitgliedern und die Pflege der Kollegialität.

- Aufbau und Unterhalt eines Kommunikations- und Informationsnetzwerk zwischen den Mitglie-dern, Archiven und anderen im RM beteiligten Stellen.

- Mithilfe bei der Professionalisierung des RM, insbesondere durch Mitsprache bei Projekten und in Arbeitsgruppen, welche Arbeitsbedingungen, Entwicklungen und Hilfsmittel dieser Arbeitsbereiche zum Gegenstand haben.

- Erweiterung und Förderung von Aus- und Weiterbildung der im RM Tätigen. Engagement beim Ausbau der Angebotspalette in quantitativer und qualitativer Hinsicht.

- Wahrnehmung der Interessen seiner Mitglieder durch das Ergreifen der möglichen Massnahmen für die Anerkennung der Berufe im RM (oder Information Management) durch das Bundesamt für Berufsbildung und Technologie und für die Verbesserung des beruflichen Standes und der berufli-chen Stellung.

Page 16: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

16/42

2.10.4 Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivaren (VSA)

Beschreibung:

Der 1922 gegründete Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare VSA repräsentiert und vernetzt als nationaler Fach- und Berufsverband ArchivarInnen, Records Manager und Informations-spezialistInnen sowie die professionellen Archive der Schweiz.

Der VSA engagiert sich für eine koordinierte Überlieferung von Informationen im öffentlichen und pri-vaten Bereich und ist damit wesentlich mitverantwortlich für die Gestaltung der aktuellen und der zu-künftigen Informationsgesellschaft in der Schweiz.

Aufgaben:

- die Förderung der beruflichen Ausbildung und Weiterbildung ihrer Mitglieder. - die Organisation von Tagungen zur Behandlung von Archivfragen. - die Verbreitung von Informationen über die Archivwissenschaft und über die Tätigkeit schweizeri-

scher und ausländischer Archivarinnen und Archivare durch vereinseigene Publikationen. - die Anknüpfung und Pflege von Beziehungen zu in- und ausländischen Organisationen mit ver-

wandter Zielsetzung.

Page 17: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

17/42

2.11 Zusammenarbeit Nachfolgend werden die Schnittstellen und die Art der Zusammenarbeit zwischen den wichtigsten Or-ganisationseinheiten innerhalb der GEVER in der Bundesverwaltung beschrieben.

2.11.1 Bund Departemente

Die Zusammenarbeit zwischen Bund (GSK, SA GEVER, BK) und den Departementen erfolgt über den Steuerungsausschuss GEVER Bund (strategische Ebene), der Fachgruppe GEVER resp. der User Groups (taktische Ebene). Alle Departemente sowie Querschnittsämter sind in diesen Gremien vertre-ten.

2.11.2 Departemente Ämter

Erstellung und Durchsetzung von departementalen GEVER-Vorgaben.

Die Departemente erstellen in Anlehnung an das Organi-sationshandbuch GEVER Bund notwendige Regelungen für die Nutzung der GEVER.

Bereitstellung von übergrei-fenden Dienstleistungen zu-handen der Ämter.

Die Departemente haben die Möglichkeit, zentrale für alle Ämter nutzbare Schulungen und Dokumentationen zu er-arbeiten und zur Verfügung zu stellen.

Einreichen von Änderungs-anträgen.

Die in einer Verwaltungseinheit verabschiedeten Ände-rungsanträge werden durch den GEVER-Delegierten Amt dem Departement für die Weiterbearbeitung eingereicht. Die Organisation und Konsolidierung der Anträge eines Departements obliegt den Departementen.

2.11.3 Departemente Fachgruppe GEVER

Einreichen von Änderungs-anträgen.

Die in einer Verwaltungseinheit verabschiedeten Ände-rungsanträge werden durch den GEVER-Delegierten De-partement der Fachgruppe für die Weiterbearbeitung ein-gereicht. Die Entscheide über die behandelten Anträge werden zentral publiziert.

Abstimmung der Vorhaben und Austausch von Wissen.

Die Departemente stimmen die einzelnen Vorha-ben/Projekte mit der Fachgruppe GEVER ab und tau-schen das vorhandene Wissen und die gewonnen Er-kenntnisse miteinander aus. Gemeinsam sind sie für das einheitliche Verständnis von GEVER in der Bundesver-waltung verantwortlich.

2.11.4 Fachgruppe GEVER User Group GEVER-Anwendungen

Einreichung von Umsetzungs-aufträgen.

Die in der Fachgruppe GEVER eingegangenen und ver-abschiedeten sowie für die GEVER-Anwendungen rele-vanten Änderungsanträge werden in Form von Umset-zungsaufträgen durch den Leiter der Fachgruppe den User Groups GEVER-Anwendungen zur Umsetzung ein-gereicht. Die Aufträge enthalten den Umsetzungstermin und Lösungsansätze. Die User Group publiziert die ein-gegangen und behandelten Aufträge.

Page 18: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

18/42

2.11.5 Fachgruppe GEVER) Informatiksteuerungsorgan Bund (ISB)

Anpassungen von Standards. Bewilligte Änderungen, die Anpassungen an den Stan-dards erfordern, werden von der Fachgruppe GEVER dem ISB als Antrag vorgelegt. Das genaue Vorgehen ist in den geltenden Standardisierungsprozessen geregelt.

Anpassungen von Standards. Beschliesst das ISB Anpassungen an den Standards ist die Fachgruppe GEVER zu informieren.

2.11.6 Schweizerisches Bundesarchiv (BAR) Departemente und Ämter Das BAR verkehrt im Rahmen seiner Aufgaben (vgl. Ziffer 2.3) direkt mit den Departementen und Äm-tern.

2.11.7 Departemente/Ämter Leistungserbringer Siehe Kapitel 2.9.

Page 19: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

19/42

3 Rollenmodell

Eine Rolle definiert den aktuellen Arbeitskontext, in dem ein Benutzer arbeitet. Eine Rolle wird defi-niert als eine Funktion, die ein Benutzer in einer konkreten Gruppe in der GEVER-Anwendung inne-hat. Statt Benutzern Rechte direkt zuzuweisen, wird eine Benutzerrolle definiert, die dann mehreren Benutzern zugeordnet werden kann. Dieses Vorgehen erleichtert die Rechteverwaltung der Funktio-nen des Softwaresystems, da insbesondere bei Änderungen der Rechtestruktur nur die Rechte der Benutzerrolle angepasst werden müssen. Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben und seine Rechte auf die Systemfunktionen ergeben sich dann durch die Vereinigung der Rechte aller Rollen. Das Rol-lenmodell unterscheidet drei Arten von Rollen:

3.1 Fachspezifische Rollen Die fachspezifischen Rollen legen fest, welche Funktionen einer Rolle zur Verfügung stehen und an-gewendet werden können. Folgende fachspezifische Rollen stehen in einer GEVER-Anwendung zur Verfügung:

Tabelle 1: Fachspezifische Rollen

Rolle: Beschreibung: Adressverantwortlicher. Die Rolle „Adressverantwortlicher“ ist für das Erstellen und

Mutieren von Adressobjekten (Person, Organisation und Ver-teiler) zuständig.

Auditor. Mit der Rolle „Auditor“ können laufende und abgeschlossene Geschäfte geprüft werden. Die Rolle wird temporär einem ex-ternen Auditor zugewiesen. Der Auditor hat Zugriff auf die für das Audit bereitgestellten Objekte und kann von diesen un-eingeschränkt die Primär- und Sekundärdaten inkl. Logdatei-en einsehen.

Gast. Die Rolle „Gast“ kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden, der nur befristet in einem Amt arbeitet. Der Gast verfügt über die gleichen Funktionen wie der Sachbearbeiter. Standard-mässig ist die Rolle Gast keine Rechte.

GEVER-Administrator. Administration der GEVER-Anwendung pflegt den Schlag-wortkatalog, das Ordnungssystem, Vorlagen und hat die Möglichkeit, Stellvertretungen einzurichten.

Prozessdesigner. Die Rolle „Prozessdesigner“ ist für die Erstellung und Pflege von standardisierten Prozessen verantwortlich.

Registrator. Die Rolle „Registrator“ registriert die eingescannte Post und teilt diese den entsprechenden Rollen/Personen zu. Diese Rolle ist ebenfalls für das Eröffnen und Schliessen von Dos-siers sowie für den Aussonderungsprozess zuständig.

Sachbearbeiter. Die Rolle „Sachbearbeiter“ ist die Standardrolle der Ausfüh-rungsstellen in einer GEVER.

Systemadministrator. Die Rolle „Systemadministrator“ ist für den Unterhalt des Systems und die Verwaltung der Stammdaten verantwortlich.

Page 20: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

20/42

3.2 Organisationsspezifische Rollen Die organisationsspezifischen Rollen sind je nach Verwaltungseinheit unterschiedlich und entstehen durch die spezifischen Arbeiten der Organisationseinheiten. Diese Rollen können für die explizite Be-rechtigung in einem Dossier/Subdossier oder in einem Geschäftsvorfall verwendet werden. Auch wer-den diese Rollen in der Gestaltung und Ausführung von Geschäftsabläufen – anstelle von einzelnen Personen – verwendet. Organisationsspezifische Rollen stehen standardmässig in einer GEVER nicht zur Verfügung, sondern sind durch die Prozessverantwortlichen der Verwaltungseinheit zu definieren und im System zu hinterlegen. Als Beispiele können folgende Rollen genannt werden:

Tabelle 2: Organisationsspezifische Rollen

Rolle Beschreibung Übersetzer französisch. -

Jurist. -

Controller. -

Anwendungsverantwortlicher. -

etc. -

3.3 Systemfunktionsspezifische Rollen Systemfunktionsspezifische Rollen werden durch das System dynamisch vergeben. Dies durch die Anwendung einer entsprechenden Funktion oder Zuteilung aufgrund der zugewiesenen Rolle. Diese Rollen dienen der Nachvollziehbarkeit von durchgeführten Funktionen und dem Auslösen von automa-tisch generierten Ereignissen. Als Beispiele können folgende Rollen genannt werden:

Tabelle 3: Systemfunktionsspezifische Rollen

Rolle Beschreibung Ersteller eines Dokuments. -

Empfänger einer Aktivität. -

Letzter Bearbeiter eines Dokuments. -

Besteller eines Dossiers. -

Auftraggeber. -

Auftragnehmer. -

etc. -

Page 21: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

21/42

4 Rollen in der Nutzung von GEVER

Die nachfolgenden Kapitel beschreiben die Rollen in der Organisation und der Nutzung von GEVER. Eine Person kann mehrere Rollen wahrnehmen. Die Rollenbeschreibungen beziehen sich aus-schliesslich auf GEVER. Weitere Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung und Anforderungen aus-serhalb von GEVER sind nicht Teil dieser Rollenbeschreibungen.

4.1 Linie

Rollenbeschreibung:

Die Linie stellt in der Projektphase ausgewählte Mitarbeiter zur Verfügung. Sie überprüft und ent-scheidet über erarbeitete Ergebnisse. Im Betrieb stellt die Linie die rechtskonforme Aktenführung, die Geschäftsbearbeitung und -kontrolle, Ablage, Archivierung unter Einhaltung der Ordnungsvorschrif-ten und GEVER-Weisung sicher.

Aufgaben:

- Ordnungssystem erstellen: - Mitarbeiter für die Erstellung des Ordnungssystems bestimmen. - Vernehmlassung Ordnungssystem 1.+2. Ordnungsstufe durchführen. - Vernehmlassung fertig erstelltes Ordnungssystem (inkl. Metadaten) durchführen.

- Prospektive Bewertung: - Wirkt bei der Durchführung der Bewertung nach rechtlichen und administrativen Kriterien mit. - Wirkt bei der Besprechung der Bewertungsergebnisse mit oder führt diese durch.

- Rechtskonforme Aktenführung durchsetzen. - Geschäftsbearbeitung überwachen. - Geschäftskontrolle durchführen. - Einhaltung Ordnungsvorschriften und GEVER-Weisung sicherstellen.

Verantwortung:

- Mitarbeit in der GEVER-Projektphase. - Rechtskonforme Aktenführung. - Korrekte Geschäftsbearbeitung. - Geschäftskontrolle. - Durchsetzung Einhaltung Organisationsvorschriften und GEVER-Weisung. - Definiert und setzt Massnahmen bei Abweichungen um.

Kompetenzen:

Page 22: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

22/42

4.2 Adressverantwortlicher

Rollenbeschreibung:

Der Adressverantwortliche ist für das Erstellen und Mutieren von Adressobjekten zuständig.

Aufgaben:

- Adressmutation bewerten. - Adressmutation entscheiden. - Adressen im System erfassen. - Adressmutationen vervollständigen. - Adressen im System mutieren. - Antragsteller informieren: Entscheid, Mutation ja oder nein.

Verantwortung:

- Aktualität der Adressdatenbank. - Qualität der Adressdatenbank. - Korrekte und termingerechte Abwicklung der Mutation.

Kompetenzen:

- Entscheid Behandlung einer Adressmutation. - Entsprechende Administratorenrechte im GEVER-System. - Zugriff auf Adressdatenbank. - Einholen der für die Datenbank benötigten Informationen bei der Linie oder dem Personaldienst.

Fähigkeiten:

- Sehr gute Kenntnisse der Organisation. - Sehr gute Datenbankkenntnisse: Umgang und Anwendung. - Exaktes Arbeiten.

4.3 Anwendungsverantwortlicher

Rollenbeschreibung:

Der Anwendungsverantwortliche unterhält die Anwendung von der Gestaltung über die Pflege bis hin zur Aktualisierung. Er ist verantwortlich für die Planung, Beantragung und Überwachung aller Aktivitä-ten, die notwendig sind, um das GEVER-System zu nutzen und den sich ändernden Bedürfnissen und Rahmenbedingungen anzupassen (sog. „Application Life Cycle Management).

Aufgaben:

- Antragssteller informieren. - Systemänderungen bewerten. - Systemänderungsvorgehen festlegen. - Systemänderungsantrag erstellen. - Unterstützung des 1st Level Supports im Amt. - Einsitz in Gremien (Change Board GEVER-Lösung und User Group).

Verantwortung:

- Aktualität und Qualität der Applikation. - Aktualität Schlagwortkatalog. - Fristgerechte Umsetzung von Änderungen. - Fachliche Führung der Super-User im Amt. - Sicherstellung des 1st Level Supports.

Page 23: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

23/42

Kompetenzen:

- Entscheid von Änderungsvorschlägen aufgrund eines von der Geschäftsleitung genehmigten Kri-terienkatalogs

- Einsitz und Mitspracherecht bei Änderungsvorschlagen im Change Board GEVER-Lösung.

Fähigkeiten:

- Gute Analysefähigkeiten und Urteilsvermögen. - Sehr gute Kenntnisse über Bewilligungsverfahren. - Gute Kenntnisse der Informationswege und -kanäle. - Sehr gute Kenntnisse des Amts, seiner Kultur, seiner Aufgaben und ein gutes Verhältnis zu den

Mitarbeitern.

4.4 Assistenz

Rollenbeschreibung:

Die Assistenz dient als Annahmestelle von Geschäftseingängen und der Auslösung und Überwa-chung von Geschäftsvorfällen.

Aufgaben:

- Geschäftseingänge annehmen. - Geschäftseingänge registrieren. - Geschäftsvorfälle an betroffene Person weiterleiten. - Geschäftsvorfälle terminlich überwachen. - Auftragnehmer vor Terminablauf informieren. - Auftraggeber bei Terminüberschreitung informieren.

Verantwortung:

- Aktualität der offenen, monierten und abgeschlossenen Geschäftsvorfälle.

Kompetenzen:

- Keine.

Fähigkeiten:

- Gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gute Kommunikationsfähigkeiten. - Zuverlässigkeit.

Page 24: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

24/42

4.5 Controller

Rollenbeschreibung:

Der Controller stellt die Qualität der einwandfreien Geschäftsführung sicher.

Aufgaben:

- Dossiers ermitteln, die geschlossen werden müssen. - Noch nicht registrierte Dokumente ermitteln. - Analysieren von überfälligen Geschäftsfällen. - Eskalationsmeldung auslösen. - Benutzeraktualität prüfen (Ein-, Austritte, Federführung). - Einhaltung der Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen überprüfen. - Zugriffsschutz-/Zugriffsrechte sicherstellen und kontrollieren. - Controllingergebnisse an Linie rapportieren. - Aktenführung und Datenqualität (Metadaten) überprüfen. - Nutzung des GEVER-Systems überprüfen (Nutzungsstatistiken).

Verantwortung:

- Die Umsetzung der Organisationsvorschriften vollziehen. - Erstellen von Auswertungen. - Rapportierung zuhanden der Geschäftsleitung.

Kompetenzen:

- Stichproben im GEVER-System vornehmen. - Massnahmen zur verbesserten Nutzung des GEVER-Systems vorzuschlagen.

Fähigkeiten

- Sehr gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Sehr gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften. - Gute Kommunikationsfähigkeiten. - Gute Kenntnisse der Verwaltungseinheit. - Durchsetzungsvermögen.

Page 25: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

25/42

4.6 Auditor1

Rollenbeschreibung:

Der Auditor überprüft als unabhängige Instanz ausgewählte aktive und abgeschlossene Geschäfte in den Organisationseinheiten der Bundesverwaltung. In dieser Funktion kann er alle Objekte (Primär- und Sekundärdaten, inkl. Log-Informationen) ohne Einschränkung lesen.

Aufgaben:

- Keine.

Verantwortung:

- Keine.

Kompetenzen:

- Keine.

Fähigkeiten:

- Gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gute Kommunikationsfähigkeiten. - Gute Kenntnisse der Verwaltungseinheit. - Gute Kenntnisse der Vorschriften bezüglich Informationssicherheit

4.7 Federführender Mitarbeiter

Rollenbeschreibung:

Der federführende Mitarbeiter bearbeitet und registriert den persönlich adressierten Posteingang. Er bestellt neue Dossiers und nimmt diese an. Er führt das Dossier und kontrolliert den Status der Ge-schäftsvorfälle (Geschäftskontrolle). Er plant die Geschäftsvorfälle und die Geschäftsbearbeitung.

Aufgaben:

- Dokumente/Informationen entgegennehmen: - Persönliche Post öffnen. - Zuständigkeit (Federführung) prüfen. - Geschäftrelevanz kontrollieren. - Post an Mitarbeiter weiterleiten. - Information zur Kenntnis nehmen. - Information im System festhalten. - Information registrieren. - Mutation Klassifikation auslösen.

- Geschäft annehmen und planen: - Dossierstruktur definieren. - Schutzniveau im Ordnungssystem prüfen. - Mutation Schutzniveau auslösen. - Korrektur prüfen. - Dossier bestellen. - Beteiligte am Geschäft definieren. - Zugriffsrechte einrichten. - Dossier annehmen und führen. - Vorhandene Informationen ablegen.

- Geschäftsvorfälle kontrollieren: - Geschäftsvorfälle anzeigen.

1 Die Rolle „Auditor“ wird nach Fertigstellung der Fachanforderungen an die Sicherheit von GEVER als System definiert.

Page 26: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

26/42

- Offene Geschäftsvorfälle identifizieren. - Gefährdete Fristeinhaltung identifizieren. - Massnahmen planen. - Massnahmen umsetzen. - Nicht abgeschlossene Geschäftsfälle identifizieren. - Massnahmen kommunizieren. - Massnahmenumsetzung prüfen.

- Geschäftsbearbeitung planen: - Abwicklung Geschäftsvorfall festlegen. - Geschäftsvorfälle überprüfen. - Fehlender Geschäftsvorfall erstellen. - Federführung annehmen/bestimmen.

- Geschäft abschliessen: - Vollständigkeit prüfen. - Metadaten bereinigen. - Dokument konvertieren. - Analoge Dokumente suchen. - Dokumente bereinigen.

Verantwortung:

- Korrekte Registrierung der persönlich adressierten Post im GEVER-System. - Korrekte Dossiereröffnung, -führung, -kontrolle sowie Übergabe. - Planung Geschäftsbearbeitung.

Kompetenzen:

- Entscheid Struktur innerhalb seines Dossiers (=Subdossierstruktur). - Definition und Umsetzung von Massnahmen bei offenen Geschäftsvorfällen, Terminverzug und

nicht abgeschlossenen Geschäften.

Fähigkeiten:

- Sehr gute Kenntnisse der Ordnungsstruktur. - Sehr gute Kenntnisse des GEVER-Systems (Dossier). - Hohes Verantwortungsbewusstsein. - Hohes Qualitätsbewusstsein. - Zuverlässigkeit.

Page 27: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

27/42

4.8 GEVER-Administrator

Rollenbeschreibung:

Der GEVER-Administrator pflegt den Schlagwortkatalog, das Ordnungssystem, Vorlagen und hat die Möglichkeit, Stellvertretungen einzurichten.

Aufgaben:

- Ordnungssystem pflegen. - Änderungsanträge für das Ordnungssystem verwalten und bewerten. - Schlagwortkatalog verwalten. - Schlagwort im System eintragen und mit GEVER-System verbinden. - Vorlagen verwalten. - Vorlagen prüfen. - Vorlagen umsetzen. - Vorlagen an Geschäftskategorie zuweisen. - Dokumenttypen verwalten. - Zusatzkomponentenlisten verwalten. - Schutzgruppen verwalten. - Antragssteller informieren. - Stellvertretung einrichten.

Verantwortung:

- Aktualität Ordnungssystem, Schlagwortkatalog, Vorlagen. - Änderungen Ordnungssystem, Schlagwortkatalog und Vorlagen.

Kompetenzen:

- Entsprechende Administratorenrechte im GEVER-System. - Mitspracherecht bei Änderungsanträgen und Schlagwortkatalog. - Entscheid Vorlagen.

Fähigkeiten:

- Sehr gute GEVER-Kenntnisse. - Gute Fachkenntnisse für Schlagwortkatalog. - Gute Fach- und Microsoft Office-Kenntnisse für Vorlagen. - Gute Kenntnisse CD Bund.

Page 28: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

28/42

4.9 Integrationsmanager

Rollenbeschreibung:

Der Integrationsmanager stellt die Verbindung zwischen Amt und Leistungserbringer sicher und ist für das gesamte Change- und Releasemanagement verantwortlich.

Aufgaben:

- Aufträge zwischen Amt und Leistungserbringer abwickeln. - Benutzermutationen vervollständigen. - Erstellen von Verträgen und Dienstleistungsvereinbarungen mit Leistungserbringern und externen

Partnern.

Verantwortung:

- Funktionierende Verbindung zwischen Fachbereich und Leistungserbringer. - Change- und Releasemanagement.

Kompetenzen:

- Durchsetzungsrecht bezüglich Auftragsabwicklung.

Fähigkeiten:

- Gute Kenntnisse des Fachbereichs (Prozesse). - Gute technische Kenntnisse des GEVER-Systems. - Hohe Sozialkompetenz. - Hohe Kommunikationsfähigkeiten.

Page 29: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

29/42

4.10 Mitarbeiter

Rollenbeschreibung:

In der Projektphase machen die Mitarbeiter gemäss ihrem Auftrag mit. Im Betrieb halten sie die Ord-nungsvorschriften und GEVER-Weisung ein und benützen für die geschäftsrelevanten Dokumente das GEVER-System.

Aufgaben:

- Organisationsvorschriften und GEVER-Weisung einhalten. - Manuelle Prüfung des Absenders durchführen, wenn das System den Absender nicht identifizie-

ren konnte. - Zuständigkeit prüfen, wenn nicht zuständig, wird die elektronische Post weitergeleitet. - Aufträge gemäss Handlungsanweisungen bearbeiten. - Geschäfte entsprechend dem Geschäftsprozess bearbeiten. - Dokumente erstellen und bearbeiten sowie im Dossier ablegen. - Dokumente konvertieren. - Dokumente genehmigen lassen. - Dokumente prüfen. - Dokumente ablehnen oder genehmigen. - Geschäftskontrolle durchführen. - Adressverteiler erzeugen und bearbeiten. - Versand im System bestätigen. - Schlagworte beantragen. - Änderungsvorschlag formulieren. - Adressmutation formulieren. - Offene Aufgaben beim Austritt/Übertritt übergeben.

Verantwortung:

- Korrekte Ausführung aller Aufgaben (Qualität und Zeit). - Betriebskonforme Umsetzung der GEVER im Zuständigkeitsbereich.

Kompetenzen:

- Entscheidkompetenz gemäss Geschäftsprozess. - Mitspracherecht gemäss Geschäftsprozess.

Fähigkeiten:

- Sehr gute fachliche Kenntnisse - Gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften und GEVER-Weisung. - Hohes Verantwortungsbewusstsein (Qualität und Zeit). - Zuverlässigkeit.

Page 30: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

30/42

4.11 Prozessdesigner

Rollenbeschreibung:

Der Prozessdesigner ist für die Erstellung und Pflege von standardisierten Prozessen verantwortlich.

Aufgaben:

- Prozesse standardkonform beschreiben. - Hinweise auf Prozessschwächen sammeln, analysieren und auswerten. - Prozesseigner informieren. - Prozess nach Freigabe durch Prozesseigner im Intranet publizieren. - Prozessbenutzer bei Änderungen informieren und unterstützen. - Prozesse im GEVER-System hinterlegen.

Verantwortung:

- Korrekte fachliche Beschreibung der Prozesse. - Prozesseigner Verbesserungsvorschläge unterbreiten. - Aktualität der Prozesse. - Information der Prozessbenutzer.

Kompetenzen:

- Prozess nach innen und aussen vertreten. - Informationsrecht über alle prozessrelevanten Daten.

Fähigkeiten:

- Hohe Fachkompetenz im entsprechenden Prozessbereich. - Sehr gute Kenntnisse von BPMN. - Sehr gute Kenntnisse von Prozessdesign-Tools. - Gute Kenntnisse der rechtlichen Rahmenbedingungen. - Gute Kommunikationsfähigkeiten. - Sehr gute Kenntnisse der Prozess- und Workflow-Funktionalitäten des GEVER-Systems.

Page 31: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

31/42

4.12 Registrator

Rollenbeschreibung:

Der Registrator initiiert die Erstellung des Ordnungssystems (Struktur) und reicht dieses zur Abnah-me und Bewertung beim BAR ein. Er registriert die eingescannte und eventuell vorregistrierte Post. Er teilt die Post den entsprechenden Rollen/Personen zu und eröffnet/schliesst Dossiers. Er führt den Aussonderungsprozess.

Aufgaben:

- Ordnungssystem erstellen (Struktur): - Linie/BAR informieren. - Arbeitsgruppen bilden. - Kick-off Ordnungssystem durchführen. - Ordnungssystem an BAR zur Abnahme einreichen.

- Stellungnahme BAR zu Ordnungssystem (Struktur) prüfen. - Besuch Einführung Bewertung organisieren. - Bewertung nach rechtlichen und administrativen Kriterien durchführen. - Besprechung der Bewertung mit dem BAR. - Anpassungen zur Bewertung vornehmen. - Stellungnahme vornehmen. - Metadaten vervollständigen und einreichen. - Dateien im GEVER-System vorregistrieren. - Physische Dokumente weiterleiten/ablegen Originaldokumente (sofern Voraussetzungen gegeben

sind) an die zuständige Registrierungsstelle weiterleiten. - Tagesmappen führen und pflegen. - Schutzniveau anpassen. - Dossier-Bestellung prüfen. - Geschäft überprüfen, ob es bestehend ist. - Dossier eröffnen, übergeben, schliessen. - Verweise auf Vor- und Folgedossiers erfassen. - Dossier auf Archivwürdigkeit prüfen. - Dokumente zusammenstellen. - Ablieferungsverzeichnis aufbewahren. - SIP mit Aufbewahrungsfrist erstellen. - Dokumente zur Übernahme anmelden. - Aufbewahrungsfrist einhalten. - Primärdaten vernichten und dokumentieren

Verantwortung:

- Korrekte und vollständige Registrierung von Dokumenten und Post gemäss Organisationsvor-schriften.

- Korrekte Dossieröffnung, -übergabe, -abschluss und -abgabe. - Übersicht und Korrektheit Abgabeverzeichnis. - Überwachung und Einhaltung Aufbewahrungsfristen. - Verantwortlich für die physische Ablage. - Initiierung des Ordnungssystems. - Prospektive Bewertung. - Verantwortlich für die fristgerechte Aussonderung.

Kompetenzen:

- Entscheid Initiierung Ordnungssystem.

Page 32: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

32/42

- Entscheidungsrecht über Dossiereröffnung, -abschluss und -abgabe (inkl. Dokumente). - Durchsetzungsrecht der vorher festgelegten Aufbewahrungsfristen. - Vernichtung und Dokumentierung von Primärdaten (Löschprotokoll).

Fähigkeiten:

- Kennt Umgang mit anderen Datenträgern als Papier. - Kennt die Negativliste. - Kennt Schlagwortkatalog. - Gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen. - Gute Kenntnisse der VE und des Registraturplans. - Gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gute Sprachkenntnisse. - Kenntnisse, um die Vollständigkeit eines Geschäfts zu erkennen. - Gute Kenntnisse, welche Dokumente zu welchen Geschäften gehören. - Hohes Qualitätsbewusstsein.

Page 33: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

33/42

4.13 Scanning-Verantwortlicher

Rollenbeschreibung:

Der Scanning-Verantwortliche scannt die eingehende Post ein und übergibt die elektronische Datei dem GEVER-System.

Aufgaben:

- Post triagieren. - Post vorbereiten und scannen. - OCR-Erkennung durchführen. - Datei in PDF/A konvertieren. - Qualität Scan-Bild und Vollständigkeit des Dokuments prüfen. - Leerseiten aus Dokument entfernen, wo dies nicht automatisch passiert ist. - Übergabe der gescannten Datei an das GEVER-System. - Physische Dokumente an Registrator weiterleiten.

Verantwortung:

- Vollständigkeit und Qualität der Umwandlung der Papierform in eine elektronische Version.

Kompetenzen:

- Massnahmen ergreifen, wenn Scanner technisch nicht funktioniert.

Fähigkeiten:

- Beherrscht Umgang mit Scanner technisch. - Beherrscht Scangutvorbereitung. - Beherrscht Klassierung von Scangut. - Gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen.

Page 34: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

34/42

4.14 Mitarbeiter Logistik

Rollenbeschreibung:

Die zentral angelieferte Post wird durch die verantwortlichen Personen entgegengenommen. Einge-schriebene Post wird quittiert, Nachnahme beglichen. Eingeschriebene Post und Nachnahmen wer-den für die spätere Dokumentation in den Metadaten von der übrigen Post getrennt.

Aufgaben:

- Papierpost nach geltenden spezifischen Anweisungen der Verwaltungseinheit prüfen. - Zuständigkeit prüfen evt. abklären. - Falsch zugestellte Sendungen retournieren und dokumentieren. - Persönlich adressierte Post direkt an den Empfänger weiterleiten. - Unpersönlich und/oder unklassifizierte Post öffnen. - Post auf Geschäftsrelevanz prüfen. - Nicht geschäftsrelevante Post wird direkt an den Empfänger weitergeleitet. - Geschäftsrelevante und geöffnete Post wird dem Scanning-Verantwortlichen übergeben. - Postausgang sicherstellen.

Verantwortung:

- Prüfungen der Postsendungen durchführen. - Triage von relevanter und nicht relevanter Geschäftspost.

Kompetenzen:

- Entscheidkompetenz Geschäftsrelevanz. - Entscheidkompetenz beim Eingang von potentiell gefährlichen Postsendungen.

Fähigkeiten:

- Gute Kenntnisse der Negativliste. - Interpretationsfähigkeit bei der Beurteilung von Zweifelsfällen bez. Geschäftsrelevanz. - Hohes Qualitätsbewusstsein. - Zuverlässigkeit.

Page 35: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

35/42

4.15 Systemadministrator

Rollenbeschreibung:

Der Systemadministrator pflegt die Stammdaten (Benutzer). Er betreibt die Plattform und spielt die Releases ein.

Aufgaben:

- Stammdaten im GEVER-System pflegen. - Plattform betreiben. - Release einspielen. - 2nd Level Support:

- Probleme lösen. - Mitarbeitererfassung:

- AD-Account erstellen lassen. - GEVER-Account erstellen. - Rolle und OE im GEVER-System zuweisen. - Antragsteller informieren.

- Mitarbeitermutation: - AD-Account mutieren lassen. - GEVER-Account mutieren. - Rolle und OE im GEVER-System mutieren. - AD-Account löschen. - GEVER-Account deaktivieren. - Rolle im GEVER-System deaktivieren.

- Probleme an 3rd Level Support zuweisen.

Verantwortung:

- 2nd Level Support. - Aktualität Benutzerinformationen im GEVER-System.

Kompetenzen:

- Entscheidkompetenz Problemlösung. - Mitspracherecht Benutzerabbildung im GEVER-System.

Fähigkeiten:

- Sehr gute technische Fähigkeiten. - Sehr gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Hohes Qualitätsbewusstsein. - Zuverlässigkeit.

Page 36: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

36/42

4.16 1st Level Support

Rollenbeschreibung:

Der 1st Level Support hilft den Mitarbeitern beim Lösen von Problemen (User Help Desk).

Aufgaben:

- Probleme analysieren. - Problemlösung suchen. - Problem lösen. - Lösung kommunizieren. - 2nd Level Support initialisieren.

Verantwortung:

- Schnelle kompetente Problemlösung.

Kompetenzen:

- Entsprechende Rechte im GEVER-System. - Entscheidungsrecht Problem an 2nd Level Support weiterzuleiten.

Fähigkeiten:

- Sehr gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gutes Verständnis der Geschäftsprozesse. - Gute Analysefähigkeiten. - Hartnäckigkeit in der Problemfindung. - Zuverlässigkeit. - Gute Kommunikations- und Sozialkompetenz. - Gute Akzeptanz innerhalb der eigenen Verwaltungseinheit.

4.17 2nd Level Support

Rollenbeschreibung:

Der 2nd Level Support hilft bei Problemen, die vom 1st Level Support nicht gelöst werden konnten.

Aufgaben:

- Problem analysieren. - Problemlösung suchen. - Problem lösen. - Lösung kommunizieren. - 3rd Level Support initialisieren.

Verantwortung:

- Schnelle kompetente Problemlösung.

Kompetenzen:

- Entsprechende Rechte im GEVER-System. - Entscheidungsrecht Problem an 3rd-Level Support weiterzuleiten.

Fähigkeiten:

- Sehr gute technische Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gute Analysefähigkeiten. - Hartnäckigkeit in der Problemfindung. - Zuverlässigkeit.

Page 37: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

37/42

4.18 3rd-Level Support

Rollenbeschreibung:

Übersteigt ein Problem die Kompetenz des 1st und 2nd Level Supports, werden die Spezialisten (z.B. Hersteller) des 3rd Level Supports einbezogen.

Aufgaben:

- Problem analysieren. - Problemlösung suchen. - Problem lösen. - Lösung kommunizieren.

Verantwortung:

- Schnelle kompetente Problemlösung.

Kompetenzen:

- Mitentscheidungsrecht bezüglich Änderungsantragsstellung.

Fähigkeiten:

- Sehr gute technische Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gute Analysefähigkeiten. - Hartnäckigkeit in der Problemfindung.

Page 38: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

38/42

5 Gremien in der Nutzung von GEVER

5.1 Geschäftsleitung

Rollenbeschreibung:

Die Geschäftsleitung ist für die GEVER-Einführung verantwortlich und entscheidet über alle damit verbundenen Aktivitäten. Die Geschäftsleitung stellt den Betrieb des GEVER-Systems sicher und ordnet die dazu notwendigen Massnahmen an.

Aufgaben:

- Auftrag Erstellung Ordnungssystem genehmigen. - Ordnungssystem Stufe 1+2 genehmigen. - Fertigerstelltes Ordnungssystem (inkl. Metadaten) genehmigen. - Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen in Auftrag geben. - Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen genehmigen. - Geschäftsprozesse, die in GEVER abgebildet werden, genehmigen. - Konzepte und Umsetzung (Einführung/Migration, Test, Schulung) genehmigen. - GEVER-Organisation für Betrieb ernennen. - Weiterentwicklung des GEVER-Systems (Release) genehmigen.

Verantwortung:

- GEVER-Einführung. - GEVER-Betrieb. - Sicherstellung Einhaltung GEVER-Weisung und GEVER-Organisationsvorschriften.

Kompetenzen:

- Entscheidungsrecht über Ergebnisse (Meilensteine) bei der GEVER-Einführung. - Umsetzungsrecht bei Abweichungen. - Entscheidungsrecht bezüglich Weiterentwicklung des GEVER-Systems. - Weitere Ausführungsbestimmungen erlassen. - Entscheidungsrecht bezüglich Ordnungssystem.

Fähigkeiten:

- Ausgezeichnete Kenntnisse des Verantwortungsbereichs. - Hohe analytische Fähigkeiten. - Hohes Urteilsvermögen. - Hohe Zielorientierung (Qualität, Termin, Kosten). - Umsetzungswille. - Hohes Durchsetzungsvermögen. - Hohe Sozialkompetenz.

Page 39: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

39/42

5.2 Arbeitsgruppe

Rollenbeschreibung:

Die Arbeitsgruppe (aus Fachbereichen) erstellt das Ordnungssystem, ergänzt die Metadaten und er-stellt die Geschäftsprozesse, die im GEVER-System abgebildet werden.

Aufgaben:

- 1.+2. Stufe Ordnungssystem ausarbeiten. - Ordnungssystem fertigstellen. - Metadaten vervollständigen. - Anpassung am Ordnungssystem besprechen. - Geschäftsprozesse erstellen.

Verantwortung:

- Keine.

Kompetenzen:

- Keine.

Fähigkeiten:

- Sehr gute Kenntnisse der VE. - Sehr gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften. - Sehr gute Kenntnisse der Geschäftsabläufe. - Gute GEVER-Kenntnisse. - Hohes Qualitäts- und Terminbewusstsein. - Gute Kommunikationsfähigkeiten.

5.3 Change Board GEVER-Lösung

Rollenbeschreibung:

Das Change Board GEVER-Lösung ist für das Änderungsmanagement verantwortlich.

Aufgaben:

- Änderungsantrag beurteilen und behandeln. - Antragsteller informieren. - Änderungsantrag eingeben.

Verantwortung:

- Änderungsanträge zeitgerecht beurteilen und entscheiden.

Kompetenzen:

- Entscheid Änderungen.

Fähigkeiten:

- Gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Hohes Urteilsvermögen. - Gute Kommunikationsfähigkeiten.

Page 40: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

40/42

6 Stellenbeschreibungen

Die Bundeskanzlei organisiert und führt im Bereich GEVER die Aufgabenerfüllung aller Organe (vgl. Ziffer 2.1). In den nachfolgenden Unterkapiteln werden die Stellen der Delegierten auf den Ebenen Departement (GS) und Amt sowie dem Registrator mit den Aufgaben, Kompetenzen und Verantwort-lichkeiten beschrieben.

6.1 GEVER-Delegierter Departement

Stellenbezeichnung: GEVER-Delegierter Departement.

Ziel: Der GEVER-Delegierte Departement vertritt die Anforderungen und Bedürfnisse der Anwender ge-genüber der Fachgruppe GEVER. Er schafft die Voraussetzungen für die rechtskonforme Abwicklung von GEVER im Departement.

Kommunikation: - Sicherstellung der Kommunikation innerhalb des Departements. - Austausch mit Gremien in der Bundesverwaltung im GEVER-Umfeld.

Aufgaben: - Teilnahme an den Fachgruppensitzungen. - Vertretung Departementsanliegen in der Fachgruppe GEVER Bund. - Vertretung Departementsanliegen im Steuerungsausschuss GEVER Bund - Vertretung Departementsanliegen in der User Group GEVER-Anwendungen. - Mitarbeit bei der Ausarbeitung von Lösungen. - Input aus konkreten GEVER-Projekten. - Einbringen von Ausnahmeanträgen. - Change/-und Releasemanagement Departement sicherstellen. - Bereitstellung einer departementalen GEVER-Schulung.

Kompetenzen: - Durchsetzung der einheitlichen Anwendung von GEVER im Departement.

Verantwortung: (Handlungs-/Ergebnis-/Führungsverantwortung) - Einheitliche Anwendung von GEVER im Departement. - Themenspezifischer Einbezug von GEVER Delegierter Amt.

Leistungsbild: (Anforderungen an Kenntnisse, Erfahrungen, Fähigkeiten, Verhalten) - Kenntnis Geschäftsverwaltung/Aktenführung/Registratur/Archiv. - Sehr gute Kenntnisse der Dienststellen des jeweiligen Departements. - Kenntnisse der Technik und Systemumgebung. - Analytisches Denken. - Diplomatisches Vorgehen und soziale Kompetenz.

Page 41: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

41/42

6.2 GEVER-Delegierter Amt

Stellenbezeichnung: GEVER-Delegierter Amt

Ziel: Der GEVER-Delegierte Amt vertritt die Anforderungen und Bedürfnisse der Anwender gegenüber dem Departement. Er schafft die Voraussetzungen für die rechtskonforme Abwicklung von GEVER im Amt.

Kommunikation: - Sicherstellung der Kommunikation innerhalb des Amts. - Austausch mit Gremien in der Bundesverwaltung im GEVER-Umfeld.

Aufgaben: - Teilnahme an den Fachgruppensitzungen. - Vertretung Amtsanliegen in der Fachgruppe GEVER Departement. - Vertretung Amtsanliegen. - Mitarbeit bei der Ausarbeitung von Lösungen. - Input aus konkreten GEVER-Projekten. - Einbringen von Ausnahmeanträgen. - Koordination alle GEVER-Aufgaben im Amt.

Kompetenzen: - Durchsetzung der einheitlichen Anwendung von GEVER im Amt.

Verantwortung: (Handlungs-/Ergebnis-/Führungsverantwortung) - Einheitliche Anwendung von GEVER im Amt.

Leistungsbild: (Anforderungen an Kenntnisse, Erfahrungen, Fähigkeiten, Verhalten) - Kenntnis Geschäftsverwaltung/Aktenführung/Registratur/Archiv. - Sehr gute Kenntnisse der Dienststellen des jeweiligen Amts. - Kenntnisse Technik und Systemumgebung. - Analytisches Denken. - Diplomatisches Vorgehen und soziale Kompetenz.

Page 42: 2012.10.11 OHb GEVER Aufgaben Funktionen und Rollen V1€¦ · Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben,

Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen

42/42

6.3 Registrator

Stellenbezeichnung: Registrator

Ziel:

Der Registrator ist der GEVER-Spezialist im Amt. Der Registrator registriert die eingescannte und eventuell vorregistrierte Post. Er teilt die Post den entsprechenden Rollen/Personen zu und eröff-net/schliesst Dossiers. Er führt den Aussonderungsprozess.

Kommunikation: - Sicherstellung der Kommunikation mit dem BAR in Zusammenarbeit mit dem GEVER-Delegierten

Amt.

Aufgaben:

- Dokumente im GEVER-System vorregistrieren. - Physische Dokumente weiterleiten/ablegen. - Post scannen und vorregistrieren. - Klassifizierung anpassen. - Dossier-Bestellung prüfen. - Dossier eröffnen, übergeben, schliessen. - Dossier auf Archivwürdigkeit prüfen. - Dokumente zusammenstellen. - Ablieferungsverzeichnis aufbewahren. - SIP mit Aufbewahrungsfrist erstellen. - Dokumente zur Übernahme anmelden. - Aufbewahrungsfrist einhalten. - Primärdaten vernichten und dokumentieren.

Kompetenzen:

- Entscheidungsrecht über Dossiereröffnung, -abschluss und -abgabe (inkl. Dokumente). - Durchsetzungsrecht der vorher festgelegten Aufbewahrungsfristen. - Vernichtung und Dokumentierung von Primärdaten.

Verantwortung: (Handlungs-/Ergebnis-/Führungsverantwortung)

- Korrekte und vollständige Registrierung von Dokumenten und Post gemäss Organisationsvor-schriften.

- Korrekte Dossiereröffnung, -übergabe, -abschluss und abgabe. - Übersicht und Korrektheit der Abgabeverzeichnisse. - Überwachung und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. - Verantwortlich für die fristgerechte Aussonderung.

Leistungsbild: (Anforderungen an Kenntnisse, Erfahrungen, Fähigkeiten, Verhalten) - Kenntnis Geschäftsverwaltung/Aktenführung/Registratur/Archiv. - Kennt den Umgang mit anderen Datenträgern als Papier. - Kennt den Inhalt der Negativliste. - Kennt den Schlagwortkatalog. - Gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen. - Gute Kenntnisse der VE und des Registraturplans. - Gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Genügend Kenntnisse, damit die Vollständigkeit eines Geschäfts erkannt ist. - Gute Kenntnisse, welche Dokumente zu welchen Geschäften gehören. - Hohes Qualitätsbewusstsein.