2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

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Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil III: Das Verfahren Klassifizierung * Nicht klassifiziert Status ** Abgeschlossen Projektname Projekt Erschliessung und Aussonderung Projektabkürzung EA Projektleiter Beat Siegrist Auftraggeber Nathalie Falcone, Delegierte des Bundesrats für das Programm GEVER Bund Autoren Beat Siegrist (PGB), Thomas Schärer (Rexult AG), Daniel Wittwer (IBM Schweiz AG) Initiale Sib, Sct Prüfende Fachgruppe GEVER; Programmausschuss GEVER Bund Genehmigende Generalsekretärenkonferenz (GSK) Verteiler Fachgruppe GEVER * Nicht klassifiziert, Intern, Vertraulich ** In Arbeit, In Prüfung, Abgeschlossen Änderungskontrolle, Prüfung, Genehmigung Version Datum Beschreibung, Bemerkung Name oder Rolle 1.0 01.07.2011 Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund 1.1 19.10.2012 Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund

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Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund

Beat Siegrist, 19. Oktober 2012

Organisationshandbuch GEVER

Teil III: Das Verfahren

Klassifizierung * Nicht klassifiziert

Status ** Abgeschlossen

Projektname Projekt Erschliessung und Aussonderung

Projektabkürzung EA

Projektleiter Beat Siegrist

Auftraggeber Nathalie Falcone, Delegierte des Bundesrats für das Programm GEVER Bund

Autoren Beat Siegrist (PGB), Thomas Schärer (Rexult AG), Daniel Wittwer (IBM Schweiz AG)

Initiale Sib, Sct

Prüfende Fachgruppe GEVER; Programmausschuss GEVER Bund

Genehmigende Generalsekretärenkonferenz (GSK)

Verteiler Fachgruppe GEVER

* Nicht klassifiziert, Intern, Vertraulich ** In Arbeit, In Prüfung, Abgeschlossen

Änderungskontrolle, Prüfung, Genehmigung

Version Datum Beschreibung, Bemerkung Name oder Rolle

1.0 01.07.2011 Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund

1.1 19.10.2012 Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund

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Einleitung: Geltungsbereich

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Referenzen

Erkennungszeichen Titel, Quelle

[A029] Basissoftwarestandard Arbeitsplatz Bund (BAB)

[BGA] Bundesgesetz vom 26. Juni 1998 über die Archivierung (Archivierungsgesetz, BGA), SR 152.1

[BRB 15.02.2012] Programm GEVER Bund: Stand der Umsetzung und Nachfolgeorganisation GE-VER Bund

[BRB 23.01.2008] Bundesratsbeschlusses vom 23.01.2008

[BWIS] Richtlinien des Sicherheitsdienst des Bundes, Notfallhandbuch vom Juli 2009

[DSG] Bundesgesetz vom 19. Juni 1992 über den Datenschutz (DSG), SR 235.1

[eCH0039] eCH-0039: E-Government Schnittstelle für Dossiers und Dokumente, Version 2.0

[ech-0147T1] E-Government-Schnittstelle für Dossiers und Dokumente, Version 2.0, Nachrich-tengruppe GEVER, Nachrichtentyp 1

[ech-0147T2] eCH-0147: E-Government-Schnittstelle für Dossiers und Dokumente, Version 2.0, Nachrichtengruppe GEVER, Nachrichtentyp 2

[FA Sicherheit] Fachanforderungen an die Sicherheit von GEVER als System, Version 0.37 vom 25.05.2011

[GEVER-LA] GEVER-Lösungsarchitektur, Version 1.5 vom 24.04.2012

[ISchV] Verordnung vom 4. Juli 2007 über den Schutz von Informationen des Bun-des (Informationsschutzverordnung, ISchV) (Stand am 1. August 2007), SR 510.411

[Merkblatt-DE] Merkblatt „Digitale Signaturen und Verschlüsselung“ vom 29. November 2010

[Merkblatt-EU] Merkblatt des ISB, Empfang elektronischer Unterlagen vom 29. November 2010

[Merkblatt-PP] Merkblatt des Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) „Private/Persönliche Post“

[Systemkonzept] GEVER-Systemkonzept

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Einleitung: Geltungsbereich

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Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung ....................................................................................................................................................... 5

1.1 Geltungsbereich ...................................................................................................................................... 5 1.2 Grundlage ............................................................................................................................................... 5

2 Prozesslandkarte GEVER-Verfahren ........................................................................................................... 6 2.1 Voraussetzungen .................................................................................................................................... 6

2.1.1 Stammdaten/generische Metadaten ............................................................................................ 6 2.1.2 GTV „Ordnungssystem erstellen (Struktur)“................................................................................. 7 2.1.3 GTV „Abnahme Ordnungssystem einholen (inkl. prospektiv bewerten)“ ................................... 10 2.1.4 Neue Generation OS bilden ....................................................................................................... 13

2.2 GTV „Ordnungssystem bewirtschaften“ ................................................................................................ 15

3 GV „Geschäftseingang“ .............................................................................................................................. 21 3.1 GTV „Physische Post annehmen und sortieren“ ................................................................................... 21 3.2 GTV „Physische Post öffnen“ ................................................................................................................ 24 3.3 GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“ ............................................................................. 27

3.3.1 GTV „Physische Post scannen“ ................................................................................................. 30 3.3.2 GTV „Qualität Scan-Bild prüfen“ ................................................................................................ 33

3.4 GTV „Elektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)“ ............................................................................ 36

4 GV „Geschäftsbearbeitung“ ....................................................................................................................... 40 4.1 GTV „Informationen entgegennehmen“................................................................................................. 40

4.1.1 GTV „Neueinstufung Schutzniveau vornehmen“ ........................................................................ 45 4.2 GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“ ......................................................................................... 47

4.2.1 GTV „Dossier bewirtschaften“ .................................................................................................... 50 4.3 GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“ ................................................................................................. 55

4.3.1 GTV „Geschäftsvorfall definieren/bearbeiten“ ............................................................................ 59 4.3.2 GTV „Aktivitäten festlegen“ ........................................................................................................ 63

4.4 GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“ ......................................................................................................... 66 4.4.1 GTV „Aktivitäten bearbeiten“ ...................................................................................................... 70 4.4.2 GTV „Geschäftsvorfall abschliessen“ ......................................................................................... 75

4.5 GTV „Dokument erstellen und bearbeiten“ ............................................................................................ 78 4.6 GTV „Dokument versenden“ ................................................................................................................. 84 4.7 GTV „Geschäftsfall abschliessen“ ......................................................................................................... 88 4.8 GTV „Geschäft kontrollieren“ ................................................................................................................ 91

5 GV Geschäftsabschluss ............................................................................................................................. 95 5.1 GTV „Geschäft abschliessen“ ............................................................................................................... 95

5.1.1 GTV „Dossier bereinigen“ .......................................................................................................... 99

6 GV Aussonderung/Vernichtung ............................................................................................................... 104 6.1 GTV „Aussonderung durchführen“ ...................................................................................................... 104 6.2 GTV „Vernichtung durchführen“ .......................................................................................................... 107

7 GV Aufbewahrung/Archivierung .............................................................................................................. 110 7.1 GTV „Aufbewahrung“ .......................................................................................................................... 110 7.2 GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“ ............................................................................................ 111

7.2.1 GTV „Dossiers für Ablieferung zusammenstellen“ ................................................................... 113 7.2.2 GTV „SIP erstellen“ .................................................................................................................. 116

8 GV „Unterstützung“ .................................................................................................................................. 119 8.1 GTV „Scan to Mail durchführen” ......................................................................................................... 119 8.2 GTV „LB-Wertelisten erfassen und pflegen“ ....................................................................................... 121 8.3 GTV „Mitarbeiter mutieren“ ................................................................................................................. 125 8.4 Stellvertretung einrichten und wahrnehmen ........................................................................................ 128

8.4.1 GTV „Stellvertretung einrichten“ .............................................................................................. 128 8.4.2 GTV „Stellvertretung wahrnehmen“ ......................................................................................... 131

8.5 GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“ .................................................................................... 134 8.5.1 GTV „Schutzgruppe verwalten“ ................................................................................................ 136 8.5.2 GTV „Berechtigung vergeben“ ................................................................................................. 139 8.5.3 GTV „Berechtigung aufheben“ ................................................................................................. 141

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Einleitung: Geltungsbereich

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8.5.4 GTV „Berechtigung überwachen“ ............................................................................................ 143 8.6 GTV „Vorlagen verwalten“ ................................................................................................................... 145 8.7 GTV „Änderungen verwalten“ ............................................................................................................. 148 8.8 GTV „Adressen pflegen“ ..................................................................................................................... 152 8.9 GTV „GEVER-Anwendung supporten“ ................................................................................................ 155 8.10 GTV „Controlling wahrnehmen“ .......................................................................................................... 158

Anhang A – Definitionen, Akronyme und Abkürzungen................................................................................. 160

Anhang B – Verzeichnisse ................................................................................................................................ 161 8.11 Abbildungsverzeichnis ........................................................................................................................ 161 8.12 Tabellenverzeichnis ............................................................................................................................ 161 8.13 Aufgabenverzeichnis ........................................................................................................................... 162 8.14 Serviceverzeichnis .............................................................................................................................. 167 8.15 Systemfunktionsverzeichnis ................................................................................................................ 168 8.16 Ereignisverzeichnis ............................................................................................................................. 168 8.17 Teilprozessverzeichnis ........................................................................................................................ 168

Anhang C – Entscheidtabellen ......................................................................................................................... 170

Anhang D – Erläuterungen Tabelleninhalte ..................................................................................................... 174

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Einleitung: Geltungsbereich

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1 Einleitung

Zweck des Dokuments Das Organisationshandbuch (OHb) GEVER enthält Vorgaben bezüglich Grundsätzen, Definitionen, Aufbau- und Ablauforganisation einer elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER), die von allen Organisationseinheiten der gesamten Bundesverwaltung anzuwenden sind. Es besteht aus drei sepa-raten Dokumenten:

Teil I: Grundlagen und Vorgaben; Teil II: Aufgaben, Funktionen und Rollen sowie Teil III: Das Verfahren.

Teil III befasst sich vorwiegend mit der Ablauforganisation der GEVER und zeigt den gesamten Le-benszyklus von Dokumenten (von der Entstehung bis zur Archivierung) auf. Darüber hinaus werden die für den Betrieb eines elektronischen Geschäftsverwaltungssystems notwendigen Voraussetzun-gen sowie unterstützenden Elemente (Supportprozesse) beschrieben. Die Prozesse des GEVER-Verfahrens sind nach der BPMN Version 2.0 abgebildet.

Geschlechtsneutrale Formulierung Damit die Lesbarkeit nicht unnötig beeinträchtigt wird, wurde im Dokument stets die männliche Form angewendet. Selbstverständlich sind damit beide Geschlechter angesprochen.

Änderungen am Dokument Änderungen am Dokument können über den Departementsvertreter in die Fachgruppe GEVER ein-gebracht werden. Dieses Gremium entscheidet über die Änderungswünsche. Genehmigte Änderun-gen werden durch das Programm GEVER Bund ins Dokument eingearbeitet und der Fachgruppe zur Vernehmlassung vorgelegt.

1.1 Geltungsbereich Die Generalsekretärenkonferenz (GSK) hat an ihrer Sitzung vom 27.04.2012 den Geltungsbereich von GEVER auf die zentrale Bundesverwaltung festgelegt. Dieser Geltungsbereich wird definitiv im Rah-men der GEVER-Verordnung festgelegt, die Ende Jahr 2012 vom Bundesrat verabschiedet wird.

1.2 Grundlage Die Regeln des vorliegenden OHb basieren auf der künftigen Verordnung des Bundesrates zu GE-VER. Das OHb selbst enthält die für alle Dienststellen der Bundesverwaltung gültigen Ausführungsvor-schriften. Die einschlägigen Vorschriften für die Informationssicherheit werden respektiert.

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen

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2 Prozesslandkarte GEVER-Verfahren

Abbildung 1: Prozesslandkarte GEVER-Verfahren1

2.1 Voraussetzungen Um eine GEVER zu nutzen, sind zwingend Vorleistungen zu erbringen. Zum einen handelt es sich um die Stammdaten, die eine GEVER-Anwendung benötigen; zum anderen um die Erarbeitung und pro-spektive Bewertung des Ordnungssystems, das wohl wichtigste Element einer GEVER.

2.1.1 Stammdaten/generische Metadaten Die Stammdaten sind im Anhang des GEVER-[Systemkonzept]s beschrieben. Es wird zwischen stan-dardisierten und parametrisierten Stammdaten unterschieden. Letztere werden durch den Leistungs-bezüger gepflegt.

1 Um die Einfachheit der Darstellung des GEVER-Verfahrens zu gewährleisten, entspricht sie nicht vollumfänglich der BPMN-Notation.

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen

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2.1.2 GTV „Ordnungssystem erstellen (Struktur)“

Abbildung 2: GTV „Ordnungssystem erstellen“

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen

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Aufgabe 1: Funktionale Beschreibung „Antrag initialisieren“

Objektname Antrag initialisieren Objekttyp Manuell Rolle Geschäftsleitung Funktionsweise und Beschreibung Ein Auftrag zur Überarbeitung eines bestehenden Ordnungssystems oder zur Neuerstellung eines solchen wird initialisiert.

Aufgabe 2: Funktionale Beschreibung „Linie/BAR informieren“

Objektname Linie/BAR informieren Objekttyp Manuell Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Linie und das BAR werden über das Vorhaben informiert.

Aufgabe 3: Funktionale Beschreibung „Mitarbeiter bestimmen“

Objektname Mitarbeiter bestimmen Objekttyp Manuell Rolle Linie

Funktionsweise und Beschreibung Die Mitarbeiter werden bestimmt, die zur Erstellung des Ordnungssystems oder dessen Überarbeitung in die Arbeitsgruppe delegiert werden.

Aufgabe 4: Funktionale Beschreibung „Arbeitsgruppe bilden“

Objektname Arbeitsgruppe bilden Objekttyp Manuell Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Zur Erstellung des Ordnungssystems oder dessen Überarbeitung wird eine Arbeitsgruppe gebildet.

Aufgabe 5: Funktionale Beschreibung „Kick-off Meeting Ordnungssystem durchführen“

Objektname Kick-off Meeting Ord-nungssystem durchführen

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Zur Erarbeitung des Ordnungssystems wird ein Kick-off-Meeting durchgeführt.

Aufgabe 6: Funktionale Beschreibung „1. + 2. Dekade Ordnungssystem ausarbeiten“

Objektname 1. + 2. Dekade Ordnungs-system ausarbeiten

Objekttyp Manuell

Rolle Arbeitsgruppe Funktionsweise und Beschreibung Die 1. + 2. Dekade des Ordnungssystems (Kernaufgaben mit den dazugehörigen Unteraufgaben) wird erarbei-tet.

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen

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Aufgabe 7: Funktionale Beschreibung „Vernehmlassung 1. + 2. Dekade Ordnungssystem durchführen“

Objektname Vernehmlassung 1. + 2. Dekade Ordnungssystem durchführen

Objekttyp Manuell

Rolle Linie

Funktionsweise und Beschreibung Der erste Entwurf der 1. + 2. Dekade des Ordnungssystems wird in die Vernehmlassung gegeben und an-schliessend der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorgelegt.

Aufgabe 8: Funktionale Beschreibung „Ordnungssystem 1. + 2. Dekade prüfen“

Objektname Ordnungssystem 1. + 2. Dekade prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Geschäftsleitung

Funktionsweise und Beschreibung Die erarbeitete 1. + 2. Dekade des Ordnungssystems wird geprüft. Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Ordnungssystem 1. + 2. Dekade Ordnungssystem genehmigt?

Ja 1. + 2. Dekade Ordnungs-system genehmigt: [Ordnungssystem fertigstel-len]

Nein 1. + 2. Dekade Ordnungs-system nicht genehmigt: [1. + 2. Dekade Ordnungs-system ausarbeiten]

Aufgabe 9: Funktionale Beschreibung „Ordnungssystem fertigstellen“

Objektname Ordnungssystem fertigstel-len

Objekttyp Manuell

Rolle Arbeitsgruppe

Funktionsweise und Beschreibung Die weiteren Dekaden des Ordnungssystems werden erarbeitet und die Struktur fertiggestellt.

Aufgabe 10: Funktionale Beschreibung „Ordnungssystem an BAR zur Abnahme einreichen“

Objektname Ordnungssystem an BAR zur Abnahme einreichen

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Das Ordnungssystem wird zur Prüfung der Ordnungssystem-Struktur beim BAR eingereicht.

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen

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2.1.3 GTV „Abnahme Ordnungssystem einholen (inkl. prospektiv bewerten)“

Abbildung 3: GTV „Abnahme Ordnungssystem einholen (inkl. prospektiv bewerten)“

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen

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Aufgabe 11: Funktionale Beschreibung „Stellungnahme prüfen“

Objektname Stellungnahme prüfen Objekttyp Manuell Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Stellungnahme des BAR zur Ordnungssystem-Struktur wird geprüft. Wird die Ordnungssystem-Struktur vom BAR nicht genehmigt, sind Anpassungen vorzunehmen.

Aufgabe 12: Funktionale Beschreibung „Besuch Einführung Bewertung organisieren“

Objektname Besuch Einführung Bewer-tung organisieren

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Bevor eine Bewertung des Ordnungssystems nach rechtlichen und administrativen Kriterien durchgeführt wer-den kann, haben die für die Bewertung verantwortlichen Mitarbeiter eine einmalige Einführung zur prospektiven Bewertung im BAR zu besuchen.

Aufgabe 13: Funktionale Beschreibung „Anpassungen Struktur vornehmen“

Objektname Anpassungen Struktur vornehmen

Objekttyp Manuell

Rolle Arbeitsgruppe Funktionsweise und Beschreibung

Die Ordnungssystem-Struktur wird solange angepasst, bis sie durch das BAR genehmigt wird.

Aufgabe 14: Funktionale Beschreibung „Bewertung nach rechtl. + admin. Kriterien durchführen“

Objektname Bewertung nach rechtl. + admin. Kriterien durchfüh-ren

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Das Ordnungssystem wird nach rechtlichen und administrativen Kriterien bewertet.

Aufgabe 15: Funktionale Beschreibung „Besprechung der Bewertung mit dem BAR“

Objektname Besprechung der Bewer-tung mit dem BAR

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Die an der Bewertung beteiligten Personen besprechen gemeinsam mit dem BAR allfällige Unklarheiten.

Aufgabe 16: Funktionale Beschreibung „Bereinigte Bewertung prüfen“

Objektname Bereinigte Bewertung prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Geschäftsleitung Funktionsweise und Beschreibung Das vollständig kommentierte und bewertete Ordnungssystem wird von der Geschäftsleitung geprüft. Wird die bereinigte Bewertung nicht genehmigt, ist die gewünschte Anpassung vorzunehmen. Ausserdem kann eine Stellungnahme zuhanden des BAR verfasst werden.

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen

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Aufgabe 17: Funktionale Beschreibung „Anpassungen zur Bewertung vornehmen“

Objektname Anpassungen zur Bewer-tung vornehmen

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Aufgrund der Prüfung durch die Geschäftsleitung werden die gewünschten Anpassungen vorgenommen.

Aufgabe 18: Funktionale Beschreibung „Stellungnahme vornehmen“

Objektname Stellungnahme vornehmen Objekttyp Manuell Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Die zuständigen Personen erstellen eine Stellungnahme.

Aufgabe 19: Funktionale Beschreibung „Metadaten vervollständigen und einreichen“

Objektname Metadaten vervollständi-gen und einreichen

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Die zuständigen Personen ergänzen das Ordnungssystem mit den Resultaten bezüglich der Archivwürdigkeit aus der prospektiven Bewertung. Ebenso werden die restlichen Metadaten im Ordnungssystem ergänzt.

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen

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2.1.4 Neue Generation OS bilden

Abbildung 4:GTV „Neue Generation OS bilden“

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BAR Neue Generation Ordnungssystem bilden

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen

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Aufgabe 20: Funktionale Beschreibung „Neu hinzugefügte Rubriken zur Bewertung vorlegen“

GEVER-Teilverfahren Neue Generation OS bilden Objektname Neu hinzugefügte Rubri-

ken zur Bewertung vorle-gen

Objekttyp Manuell

Input im Arbeitsschritt Neue Rubriken angelegt

Output im Arbeitsschritt OS zur Bewertung dem BAR übergeben Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Werden dem BAR neu hinzugefügte Rubriken im OS zugestellt, so müssen die Ergänzungen nicht zur struktu-rellen Prüfung, sondern ausschliesslich zu Bewertung eingereicht werden. Die Bewertung der Rubriken nach rechtlichen und administrativen Kriterien soll vom Amt mitgeliefert werden. Des Weiteren sind die für die Beur-teilung des OS notwendigen Metadaten (siehe OS-Tool) auszufüllen und mitzuliefern. Bei strukturellen Un-stimmigkeiten wird das Amt vom BAR informiert.

Aufgabe 21: Funktionale Beschreibung „Bewertung genehmigen“

GEVER-Teilverfahren Neue Generation OS bilden Objektname Bewertung genehmigen Objekttyp Manuel Input im Arbeitsschritt Vorlage der neuen OS-Generation an die Geschäftsleitung.

Output im Arbeitsschritt Bewertung ist von der Geschäftsleitung genehmigt Rolle Geschäftsleitung Funktionsweise und Beschreibung Die Geschäftsleitung genehmigt die vom BAR komplettierte Bewertung.

Aufgabe 22: Funktionale Beschreibung „Neue Generation OS bilden“

GEVER-Teilverfahren Neue Generation OS bilden

Objektname Neue Generation Ord-nungssystem bilden.

Objekttyp Manuel

Input im Arbeitsschritt Auftrag zur Bildung einer neuen OS-Generation entgegennehmen Output im Arbeitsschritt Neue OS-Generation gebildet Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Eine neue Generation muss eröffnet werden. Neue OS-Generationen werden durch die Vergabe von Buchsta-ben (alphabetisch fortlaufend) gekennzeichnet, z.B. "Generation D" (vgl. GEVER-Systemkonzept, Metadaten-element „Generation“).

Aufgabe 23: Funktionale Beschreibung „OS zur Abnahme einreichen“

GEVER-Teilverfahren Neue Generation OS bilden. Objektname Ordnungssystem zur Ab-

nahme einreichen. Objekttyp Manuel

Input im Arbeitsschritt Anpassungen am Ordnungssystems wurden vorgenommen. Output im Arbeitsschritt Ordnungssystems ist beim BAR eingereicht worden.

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Das angepasste OS resp. die neue OS-Generation ist zur Abnahme dem BAR einzureichen (vgl. Kapitel 2.1.3).

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV „Ordnungssystem bewirtschaften“

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2.2 GTV „Ordnungssystem bewirtschaften“

Abbildung 5: GTV „Ordnungssystem bewirtschaften“

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV „Ordnungssystem bewirtschaften“

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Aufgabe 24: Funktionale Beschreibung „Übergeordnete Gruppe selektieren“

Objektname Übergeordnete Gruppe selektieren

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die übergeordnete Gruppe, unter der die neue Gruppe zu erstellen ist, wird selektiert. Business Rules

Die übergeordnete Gruppe besteht im Ordnungssystem.

Aufgabe 25: Funktionale Beschreibung „Neue Gruppe erfassen“

Objektname Neue Gruppe erfassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Zur Erfassung einer neuen Gruppe wird das Objekt „Gruppe“ ausgewählt und bestätigt. Business Rules Keine

Aufgabe 26: Funktionale Beschreibung „Metadaten neue Gruppe erfassen“

Objektname Metadaten neue Gruppe erfassen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Mit der Auswahl der zu erstellenden Ordnungssystemposition des Typs „Gruppe“ wird das Metadatenformular der Gruppe angezeigt. Die entsprechenden Metadaten werden ausgefüllt.

Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Aufgabe 27: Funktionale Beschreibung „Zu ändernde Gruppe selektieren“

Objektname Zu ändernde Gruppe se-lektieren

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Gruppe, in der die Metadaten zu mutieren sind, wird selektiert.

Business Rules Die Gruppe besteht im Ordnungssystem.

Aufgabe 28: Funktionale Beschreibung „Metadaten Gruppe mutieren“

Objektname Metadaten Gruppe mutie-ren

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Die Metadaten werden angezeigt und können mutiert werden. Business Rules Der GEVER-Administrator hat die Möglichkeit festzulegen, ob die durchgeführten Mutationen auf alle darunter-liegenden Objekte oder nur auf die Gruppe angewendet werden sollen.

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV „Ordnungssystem bewirtschaften“

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Aufgabe 29: Funktionale Beschreibung „Zu verschiebende Gruppe selektieren“

Objektname Zu verschiebende Gruppe selektieren

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Gruppe, die zu verschieben ist, wird selektiert.

Business Rules Die Gruppe besteht im Ordnungssystem.

Aufgabe 30: Funktionale Beschreibung „Zielort Gruppe selektieren“

Objektname Zielort Gruppe selektieren Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Über die Suche oder Navigation im Ordnungssystem wird der Zielort Gruppe gesucht und selektiert. Business Rules

Keine

Service 1: Funktionale Beschreibung „Gruppe verschieben“

Objektname Gruppe verschieben Objekttyp Service Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Gruppe erhält aufgrund der Verschiebung die neue Gruppennummer und wird im Ordnungssystem am entsprechenden Ort dargestellt. Die Verschiebung ist nur möglich, wenn innerhalb der zu verschiebenden Gruppe sowie innerhalb der Zielgruppe keine Ablieferung stattgefunden hat. Ansonsten ist eine neue Ord-nungssystemgeneration zu schaffen.

Business Rules

In der Zielgruppe ist keine Rubrik vorhanden. Die Zielgruppe ist aktiv. In der Zielgruppe resp. in der zu verschiebenden Gruppe hat bisher keine Ablieferung ans BAR stattgefunden.

Service 2: Funktionale Beschreibung „Untergeordnete Rubriken verschieben“

Objektname Untergeordnete Rubriken verschieben

Objekttyp Service

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die in der Gruppe enthaltenen Rubriken werden mit der Verschiebung einer Gruppe mittransportiert, erhalten eine neue Nummer und werden im Ordnungssystem am entsprechenden Ort dargestellt. Die Verschiebung ist nur möglich, wenn innerhalb der Rubrik keine Ablieferung stattgefunden hat. Ansonsten ist eine neue Ord-nungssystemgeneration zu schaffen. Die untergeordneten Ebenen behalten ihre Strukturen bei. Innerhalb einer Rubrik kann es pro Hierarchieebene (Dossier, Subdossier, Subsubdossier etc.) nur eine Zu-satzkomponentenart (Laufnummer, Jahr etc.) geben.

Business Rules Keine

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV „Ordnungssystem bewirtschaften“

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Service 3: Funktionale Beschreibung „Gruppe umregistrieren“

Objektname Gruppe umregistrieren Objekttyp Service Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die von der Verschiebung betroffenen Dossiers/Subdossiers sowie die darin enthaltenen Dokumente erhalten ein neues Aktenzeichen. Dieser Vorgang wird protokolliert und das vorherige Aktenzeichen festgehalten. Die Verschiebung ist nur möglich, wenn innerhalb der Gruppe keine Ablieferung stattgefunden hat. Ansonsten ist eine neue Ordnungssystemgeneration zu schaffen.

Business Rules Keine

Aufgabe 31: Funktionale Beschreibung „Zu löschende Gruppe selektieren“

Objektname Zu löschende Gruppe selektieren

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Die Gruppe, die zu löschen ist, wird selektiert. Business Rules Die Gruppe besteht im Ordnungssystem.

Aufgabe 32: Funktionale Beschreibung „Gruppe löschen“

Objektname Gruppe löschen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die nicht mehr benötigte Gruppe und die sich darin befindenden Rubriken, Dossier/Subdossier wird durch den Befehl „Löschen“ aus dem GEVER-System entfernt.

Business Rules Geschäftsregel „Keine Dokumente in Gruppe vorhanden“ anwenden.

Aufgabe 33: Funktionale Beschreibung „Gruppe selektieren“

Objektname Gruppe selektieren Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Gruppe, unter der die Rubrik zu erstellen ist, wird selektiert.

Business Rules Die Gruppe besteht im Ordnungssystem.

Aufgabe 34: Funktionale Beschreibung „Neue Rubrik erfassen“

Objektname Neue Rubrik erfassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Zur Erstellung einer neuen Rubrik wird das Objekt „Rubrik“ ausgewählt und bestätigt. Business Rules Keine Rubrik ist unter dieser Gruppe erfasst. Übergeordnete Gruppe ist aktiv.

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV „Ordnungssystem bewirtschaften“

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Aufgabe 35: Funktionale Beschreibung „Metadaten Rubrik erfassen“

Objektname Metadaten Rubrik erfassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Mit der Auswahl der zu erstellenden Ordnungssystemposition des Typs „Rubrik“ wird das Metadatenformular der Rubrik angezeigt. Die entsprechenden Metadaten werden ausgefüllt.

Business Rules Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Aufgabe 36: Funktionale Beschreibung „Zu ändernde Rubrik selektieren“

Objektname Zu ändernde Rubrik selek-tieren

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Die Rubrik, in der die Metadaten zu mutieren sind, wird selektiert. Business Rules Die Rubrik besteht im Ordnungssystem.

Aufgabe 37: Funktionale Beschreibung „Metadaten Rubrik mutieren“

Objektname Metadaten Rubrik mutie-ren

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Die Metadaten werden angezeigt und können mutiert werden. Business Rules Der GEVER-Administrator hat die Möglichkeit festzulegen, ob die durchgeführten Mutationen auf alle darunter-liegenden Objekte oder nur auf die Rubrik angewendet werden sollen. Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Aufgabe 38: Funktionale Beschreibung „Zu verschiebende Rubrik selektieren“

Objektname Zu verschiebende Rubrik selektieren

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Rubrik, die zu verschieben ist, wird selektiert.

Business Rules Die Rubrik besteht im Ordnungssystem.

Aufgabe 39: Funktionale Beschreibung „Zielort Rubrik selektieren“

Objektname Zielort Rubrik selektieren Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Über die Suche oder Navigation im Ordnungssystem wird der Zielort Rubrik gesucht und selektiert. Business Rules Keine

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Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV „Ordnungssystem bewirtschaften“

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Service 4: Funktionale Beschreibung „Rubrik verschieben“

Objektname Rubrik verschieben Objekttyp Service Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die selektierte Rubrik wird mittransportiert, erhält eine neue Nummer und wird im Ordnungssystem am ent-sprechenden Ort dargestellt. Die Verschiebung ist nur möglich, wenn innerhalb der Rubrik keine Ablieferung stattgefunden hat. Ansonsten ist eine neue Ordnungssystemgeneration zu schaffen. Innerhalb einer Rubrik kann es pro Hierarchieebene (Dossier, Subdossier, Subsubdossier etc.) nur eine Zusatzkomponentenart (Lauf-nummer, Jahr etc.) geben.

Business Rules Keine

Service 5: Funktionale Beschreibung „Dossier/Subdossier umregistrieren“

Objektname Dossier/Subdossier umre-gistrieren

Objekttyp Service

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die von der Umregistrierung betroffenen Dossiers/Subdossiers sowie die darin enthaltenen Dokumente erhal-ten ein neues Aktenzeichen. Dieser Vorgang wird protokolliert und das vorherige Aktenzeichen wird festgehal-ten. Die Umregistrierung ist nur möglich, wenn das Dossier noch nicht archiviert ist.

Business Rules Keine

Aufgabe 40: Funktionale Beschreibung „Zu löschende Rubrik selektieren“

Objektname Zu löschende Rubrik se-lektieren

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Die Rubrik, die zu löschen ist, wird selektiert. Business Rules Die Rubrik besteht im Ordnungssystem.

Aufgabe 41: Funktionale Beschreibung „Rubrik löschen“

Objektname Rubrik löschen Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die nicht mehr benötigte Rubrik wird durch den Befehl „Löschen“ aus dem GEVER-System entfernt.

Business Rules Geschäftsregel „Keine Dokumente in Rubrik vorhanden“ anwenden.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post annehmen und sortieren“

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3 GV „Geschäftseingang“

3.1 GTV „Physische Post annehmen und sortieren“

Abbildung 6: GTV „Physische Post annehmen und sortieren“

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post annehmen und sortieren“

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Aufgabe 42: Funktionale Beschreibung „Physische Post entgegennehmen“

Objektname Physische Post entgegen-nehmen

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Logistik

Funktionsweise und Beschreibung Die zentral angelieferte Post wird durch die verantwortlichen Personen entgegengenommen. Eingeschriebene Post wird quittiert, Nachnahmen beglichen. Eingeschriebene Post und Nachnahmen werden für die spätere Dokumentation in den Metadaten von der übrigen Post getrennt. Die Dokumentation dieser Metadaten liegt im Ermessen des Amtes.

Aufgabe 43: Funktionale Beschreibung „Erste Sicherheitsprüfung durchführen“

Objektname Erste Sicherheitsprüfung durchführen

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Logistik

Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird nach den geltenden spezifischen Anweisungen der Verwaltungseinheit geprüft.

Aufgabe 44: Funktionale Beschreibung „Zuständigkeit prüfen“

Objektname Zuständigkeit prüfen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Logistik

Funktionsweise und Beschreibung Abzuklären ist, ob die Empfängeradresse mit der Dienststelle übereinstimmt. Wenn es sich um eine falsche Zustellung handelt, ist zu prüfen, ob die zuständige Dienststelle bekannt ist.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Empfängeradresse Dienststelle für physische Post

zuständig? Ja Dienststelle zuständig:

[Adressierung und Klassifika-tion prüfen]

Nein Dienststelle nicht zuständig: [Zuständige Dienststelle bekannt?]

Dienststelle Zuständige Dienststelle bekannt? Ja Zuständige Dienststelle bekannt: [Physische Post an zustän-dige Stelle weiterleiten]

Nein Zuständige Dienststelle nicht bekannt: [Physische Post an den Absender retournieren]

Aufgabe 45: Funktionale Beschreibung „Physische Post an den Absender retournieren“

Objektname Physische Post an den Absender retournieren

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Logistik

Funktionsweise und Beschreibung Die erhaltene physische Post wird ungeöffnet jenem Kurier oder Überbringer retourniert, der für die Rückgabe an den Absender zuständig ist.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post annehmen und sortieren“

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Aufgabe 46: Funktionale Beschreibung „Physische Post an zuständige Stelle weiterleiten“

Objektname Physische Post an zustän-dige Stelle weiterleiten

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Logistik Funktionsweise und Beschreibung Die fälschlich erhaltene physische Post wird via Kurier oder Überbringer an die zuständige Stelle weitergeleitet.

Aufgabe 47: Funktionale Beschreibung „Adressierung und Klassifikation prüfen“

Objektname Adressierung und Klassifi-kation prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Logistik

Funktionsweise und Beschreibung Ist physische Post persönlich adressiert (Vermerke wie "privat“, „persönlich“, „eigenhändig“, „c/o“ etc.2) oder enthält sie den Vermerk „klassifiziert“, wird sie ungeöffnet dem Empfänger zugestellt. Ansonsten wird die physi-sche Post geöffnet (siehe Kapitel 3.2, GTV Post öffnen).

Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Physische Post Physische Post persönlich adres-siert und/oder klassifiziert?

Ja Physische Post persönlich adressiert oder klassifiziert: [Physische Post ungeöffnet weiterleiten]

Nein Physische Post nicht persön-lich adressiert oder klassifi-ziert: Physische Post sortiert

Aufgabe 48: Funktionale Beschreibung „Physische Post ungeöffnet weiterleiten“

Objektname Physische Post ungeöffnet weiterleiten

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Logistik

Funktionsweise und Beschreibung Private oder klassifizierte ungeöffnete physische Post wird direkt an den Empfänger weitergeleitet. Es wird kein Vermerk gemacht, dass entsprechende Post eingegangen ist. Ist der Inhalt der persönlich adressierten Sen-dung geschäftsrelevant, liegt die Registrierung des Dokuments gemäss den Organisationsvorschriften in der Verantwortung der adressierten Person.

2 Der Begriff private/persönliche Post ist im Merkblatt des EDÖB „Private/Persönliche Post“ [Merkblatt-PP] beschrieben. Das

konkrete Vorgehen der Umsetzung muss in den Organisationsvorschriften des Amtes festgehalten werden.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post öffnen“

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3.2 GTV „Physische Post öffnen“

Abbildung 7: GTV „Physische Post öffnen“

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post öffnen“

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Aufgabe 49: Funktionale Beschreibung „Physische Post öffnen“

Objektname Physische Post öffnen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Logistik

Funktionsweise und Beschreibung Ist die physische Post nicht persönlich und/oder klassifiziert, wird sie geöffnet und ausgepackt. Die Verpackung (Umschlag, oder Paket) wird dem Inhalt beilegt sofern sie für die weitere Bearbeitung noch benötigt wird (eingeschriebene Sendungen inkl. Kopie des Rückscheins, Nachnahme, Termingeschäfte, ano-nyme und Drohbriefe usw.)3. Wird die Verpackung nicht mehr benötigt, ist sie vom Inhalt zu separieren und für eine bestimmte Zeit (in der Regel ca. 1 Monat) zentral aufzubewahren. Die Verpackung wird allenfalls für Nachkontrollen, z.B. zur Kontrolle des Poststempels oder zur Prüfung, ob sich noch ein Gegenstand in der Verpackung befindet, benötigt.

Aufgabe 50: Funktionale Beschreibung „Zweite Sicherheitsprüfung durchführen“

Objektname Zweite Sicherheitsprüfung durchführen

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Logistik Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird nach den geltenden spezifischen Anweisungen der Verwaltungseinheit geprüft. Anonyme Postsendungen oder Drohbriefe werden gemäss den Richtlinien des Bundessicherheitsdienstes ([Notfallhandbuch]) oder den speziellen Weisungen des Sicherheitsbeauftragten der Organisationseinheit be-handelt4.

Aufgabe 51: Funktionale Beschreibung „Geschäftsrelevanz prüfen“

Objektname Geschäftsrelevanz prüfen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Logistik

Funktionsweise und Beschreibung Gilt die Post- oder Kuriersendung gemäss Negativliste als nicht geschäftsrelevant, wird sie direkt dem Empfän-ger zugestellt. Steht die Post- oder Kuriersendung nicht auf der Negativliste und ist somit geschäftsrelevant, wird sie an den Scanning-Verantwortlichen zum Scannen weitergeleitet.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Postinhalt Physische Post geschäftsrele-vant?

Ja Physische Post geschäftsre-levant: [Physische Post zum Scan-nen weiterleiten]

Nein Physische Post nicht ge-schäftsrelevant: [Physische Post weiterleiten]

3 Gemäss den geltenden Bestimmung der Dienststelle. 4 Gemäss den Richtlinien des Sicherheitsdiensts des Bundes [BWIS], dem [Notfallhandbuch] vom Juli 2009 sowie den speziel-

len Weisungen des Sicherheitsbeauftragten der Organisationseinheit.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post öffnen“

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Aufgabe 52: Funktionale Beschreibung „Physische Post weiterleiten“

Objektname Physische Post weiterlei-ten

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Logistik

Funktionsweise und Beschreibung Nicht geschäftsrelevante physische Post wird – ohne zu scannen und im GEVER-System zu erfassen – dem Empfänger zugestellt. Sobald sie nicht mehr benötigt wird, ist sie zu vernichten. Sollte sich nicht geschäftsrelevante physische Post doch als geschäftsrelevant erweisen, so ist sie nachträglich zu scannen und im GEVER-System zu erfassen.

Aufgabe 53: Funktionale Beschreibung „Physische Post zum Scannen weiterleiten“

Objektname Physische Post zum Scannen weiterleiten

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Logistik Funktionsweise und Beschreibung Geschäftsrelevante physische Post wird geöffnet und an den Scanning-Verantwortlichen zum Scannen weiter-geleitet.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

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3.3 GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

Abbildung 8: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

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Teilprozess 1: Funktionale Beschreibung „Physische Post scannen“

Objektname Physische Post scannen Objekttyp Teilprozess

Teilprozess 2: Funktionale Beschreibung „Qualität Scan-Bild prüfen“

Objektname Qualität Scan-Bild prüfen Objekttyp Teilprozess

Service 6: Funktionale Beschreibung „Verarbeitete Post weiterleiten“

Objektname Verarbeitete Post weiterlei-ten

Objekttyp Service

Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Verarbeitete physische Post wird dem zuständigen Registrator (gesteuert via Barcode auf dem Deckblatt) in den Postkorb übermittelt.

Business Rules Die Post- oder Kuriersendung ist gescannt, in OCR umgewandelt und die Qualitätskontrolle durchgeführt.

Aufgabe 54: Funktionale Beschreibung „Physische Post weiterleiten“

Objektname Physische Post weiterlei-ten

Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung

Die physische Post wird dem Registrator zur Vorregistrierung weitergeleitet.

Aufgabe 55: Funktionale Beschreibung „Dokumente im GEVER-System vorregistrieren“

Objektname Dokumente im GEVER-System vorregistrieren

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Im Postkorb werden die einzelnen Dateien mit Metadaten versehen und dem federführenden Mitarbeiter mit der Aktivität "Erstzuweisung" zugeteilt. Nach Möglichkeit findet in diesem Schritt bereits die Registrierung statt.

Business Rules Geschäftsregel „Vorregistrierung“ anwenden. Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Systemfunktion 1: Funktionale Beschreibung „_Adressat_selektieren“

Systemfunktion _Adressat_selektieren Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Anhand des Namens, des Vornamens des Ortes oder Teilen davon kann der Adressat gesucht werden.

Systemfunktion 2: Funktionale Beschreibung „_Dossier_suchen“

Systemfunktion _Dossier_suchen Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Anhand des Dossiertitels, des Aktenzeichens oder Teilen davon kann das Dossier gesucht werden.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

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Aufgabe 56: Funktionale Beschreibung „Weiterleitung physischer Dokumente prüfen“

Objektname Weiterleitung physischer Dokumente prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Nicht gescannte, geschäftsrelevante Beilagen werden an die für die Bearbeitungsplanung zuständige Stelle (oder bereits direkt an den federführenden Mitarbeiter) weitergeleitet. Originaldokumente, die aus rechtlichen Gründen in Papierform aufbewahrt (z.B. bestimmte Verträge), oder nicht adäquat digitalisierbare Beglaubigungsmittel (z.B. Siegel) werden in der dafür vorgesehene Ablage (in der Regel Zentralregistratur) abgelegt. Diese Vorgaben sind in den Organisationsvorschriften (OV) der Dienststelle festzuhalten.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Originaldokument Physische Dokumente weiterlei-

ten? Ja Physische Dokumente wei-

terleiten: [Physische Dokumente wei-terleiten]

Nein Physische Dokumente nicht weiterleiten: [Physische Dokumente able-gen]

Aufgabe 57: Funktionale Beschreibung „Physische Dokumente weiterleiten“

Objektname Physische Dokumente weiterleiten

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Die physischen Dokumente werden an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

Aufgabe 58: Funktionale Beschreibung „Physische Dokumente ablegen“

Objektname Physische Dokumente ablegen

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Gescannte Dokumente werden in Tagesmappen aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beträgt drei Monate. Nach Ablauf dieser Frist werden sie vernichtet. Dieser Grundsatz sowie mögliche Abweichungen5 sind in den OV der Verwaltungseinheit zwingend festzuhalten. In den OV der Verwaltungseinheit sind zudem betreffend Zugang zu diesen Dokumenten mindestens folgende Aspekte zu regeln: Verantwortlichkeit; Örtlichkeit; Öffnungszeiten; Ausgabe und Zugang; Protokollierung; Ver-nichtung.

5 Hinweis: In der GEVER-Verordnung ([GEVER-VO]) werden die Ausnahmen, bei der eine verlängerte Aufbewahrung ange-

zeigt ist, festgehalten.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

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3.3.1 GTV „Physische Post scannen“

Abbildung 9: GTV „Physische Post scannen“

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

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Aufgabe 59: Funktionale Beschreibung „Physische Post zum Scannen vorbereiten“6

Objektname Physische Post zum Scannen vorbereiten

Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung

Die eingegangene physische Post wird vorsortiert, geöffnet und als geschäftsrelevant deklariert. Parameter Bedingung Wert Ergebnis Post Einzelscanning notwendig? Ja Einzelscanning notwendig:

[Scan-Vorgang Deckblatt starten]

Nein Einzelscanning nicht not-wendig: [Physische Post mittels Trenn- und Deckblätter un-terteilen]

Aufgabe 60: Funktionale Beschreibung „Physische Post mittels Trenn- und Deckblätter unterteilen“

Objektname Physische Post mittels Trenn- und Deckblätter unterteilen

Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird triagiert und mittels Trennblätter unterteilt (vgl. [OHb-Teil I]). Brief und Beilage(n) sind separat zu scannen.

Aufgabe 61: Funktionale Beschreibung „Stapel mittels Deckblätter unterteilen“

Objektname Stapel mittels Deckblätter unterteilen

Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird nach Empfänger (zentrale/dezentrale Registratur) triagiert und gestapelt.

Aufgabe 62: Funktionale Beschreibung „Scan-Vorgang Stapel starten“

Objektname Scan-Vorgang Stapel starten

Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Der Stapel wird mengenmässig triagiert, ins Einzugsfach des Scanning-Geräts gelegt und der Scan-Vorgang aktiviert.

Aufgabe 63: Funktionale Beschreibung „Scan-Vorgang Deckblatt starten“

Objektname Scan-Vorgang Deckblatt starten

Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Das Deckblatt wird ins Einzugsfach des Scanning-Geräts gelegt, das Scan-Format angepasst, der Scan-Typ gewählt und der Scan-Vorgang aktiviert.

Service 7: Funktionale Beschreibung „Deckblatt scannen“ 6 Die Dauer der Aufbewahrungsfrist wird im Rahmen der durch das BJ ausgeführten Aufträge (zu klärende Fragen aus dem Projekt EA sowie Erarbeitung einer Bundesrätlichen Verordnung) definiert.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

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Objektname Deckblatt scannen Objekttyp Service Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Das Deckblatt wird gescannt. Business Rules

Keine

Aufgabe 64: Funktionale Beschreibung „Scan-Vorgang physische Post starten“

Objektname Scan-Vorgang physische Post starten

Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird ins Einzugsfach des Scanning-Geräts gelegt, das Scan-Format angepasst, der Scan-Typ gewählt und der Scan-Vorgang aktiviert.

Service 8: Funktionale Beschreibung „Scan-Vorgang durchführen“

Objektname Scan-Vorgang durchfüh-ren

Objekttyp Service

Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post respektive der Stapel werden gescannt. Business Rules

Keine

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

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3.3.2 GTV „Qualität Scan-Bild prüfen“

Abbildung 10: GTV „Qualität Scan-Bild prüfen“

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

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Aufgabe 65: Funktionale Beschreibung „Bild-Datei öffnen“

Objektname Bild-Datei öffnen Objekttyp Manuell Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung

Die Bild-Datei der eingescannten Post wird geöffnet.

Aufgabe 66: Funktionale Beschreibung „Vollständigkeit und Lesbarkeit prüfen“

Objektname Vollständigkeit und Les-barkeit prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Die Datei wird zusammen mit dem Original auf Vollständigkeit (Kriterium: Seitenzahlen), Lesbarkeit des Textes sowie Lesbarkeit von Grafiken (Kriterium: Schwarz-/Weissdarstellung von Farbgrafiken) geprüft.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Bild-Datei Informationsgehalt der Datei

vollständig? Ja Informationsgehalt der Datei

vollständig: [Stapel ab-schliessen]

Nein Informationsgehalt der Datei nicht vollständig: [Post nachscannen]

Aufgabe 67: Funktionale Beschreibung „Physische Post nachscannen“

Objektname Physische Post nachscan-nen

Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird ins Einzugsfach des Scanning-Geräts gelegt, das Scan-Format angepasst, der Scan-Typ gewählt und der Scan-Vorgang aktiviert.

Aufgabe 68: Funktionale Beschreibung „Verknüpfungen mehrseitiger Dokumente prüfen“

Objektname Verknüpfungen mehrseiti-ger Dokumente prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Die Verknüpfung von mehrseitigen Dokumenten in einer Datei wird geprüft.

Zuordnung von mehrseitigen Dokumenten in derselben Datei prüfen. Parameter Bedingung Wert Ergebnis Bild-Datei Verknüpfungen korrekt? Ja Verknüpfungen korrekt:

[Stapel abschliessen]

Nein Verknüpfungen nicht korrekt: [Verknüpfungen korrigieren]

Aufgabe 69: Funktionale Beschreibung „Verknüpfungen korrigieren“

Objektname Verknüpfungen korrigieren Objekttyp Manuell

Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Mit Scanning-Gerät eingescannte oder nachgescannte Dateien werden an der richten Stelle im Dokument eingesetzt.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“

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Aufgabe 70: Funktionale Beschreibung „Leerseiten prüfen“

Objektname Leerseiten prüfen Objekttyp Manuell Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Die Datei auf leere Seiten prüfen. Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Bild-Datei Leerseiten vorhanden? Ja Leerseite(n) vorhanden: [Leerseite(n) löschbar?]

Nein Keine Leerseite(n) vorhan-den: [Stapel abschliessen]

Bild-Datei Leerseite(n) löschbar? Ja Leerseite(n) löschbar: [Leerseite(n) löschen]

Nein Leerseite(n) nicht löschbar: [Stapel abschliessen]

Aufgabe 71: Funktionale Beschreibung „Leerseite(n) löschen“

Objektname Leerseite(n) löschen Objekttyp Manuell Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Leere Seiten, welche gelöscht werden können, sind zu löschen (Kriterien: Keine Seitenzahlen, kein vertragli-ches Dokument) Die Kriterien zum Löschen solcher Seiten sind in den Organisationsvorschriften der Dienststel-le festzuhalten.

Aufgabe 72: Funktionale Beschreibung „Stapel abschliessen“

Objektname Stapel abschliessen Objekttyp Manuell Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Der Stapel-Abschluss wird aktiviert.

Service 9: Funktionale Beschreibung „Datei umwandeln“

Objektname Datei umwandeln Objekttyp Service Rolle Scanning-Verantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung

Die Datei wird in OCR umgewandelt und in ein archivtaugliches Format (bspw. PDF/A, TIFF etc.) konvertiert.7

Business Rules

Keine

Service 10: Funktionale Beschreibung „An GEVER-System übergeben“

Objektname An GEVER-System über-geben

Objekttyp Service

Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Die eingescannte Post wird ins GEVER-System übermittelt. Business Rules

Keine

7 Die archivtauglichen Formate (vgl. http://www.bar.admin.ch/) werden vom BAR definiert.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Elektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)“

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3.4 GTV „Elektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)“

Abbildung 11: GTV „Elektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)“

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Elektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)“

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Service 11: Funktionale Beschreibung „Zertifikat prüfen“

Objektname Zertifikat prüfen Objekttyp Service Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Das GEVER-System prüft, ob der elektronischen Post ein digitales Zertifikat angehängt ist, welches Angaben zur Identität des Absenders und den öffentlichen Schlüssel enthält und somit rechtsgültig ist.

Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Zertifikat Zertifikat vorhanden? Ja Zertifikat vorhanden: [Absender identifizieren]

Nein Zertifikat nicht vorhanden: [Notifikation_Zertifikat_nicht_validiert]

Service 12: Funktionale Beschreibung „Absender identifizieren“ 8

Objektname Absender identifizieren Objekttyp Service Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die elektronische Post durchläuft, bevor sie bei der adressierten Stelle eintrifft, einen Viren- und SPAM-Filter. Anschliessend wird beim Eingang von digital signierten Dokumenten der Absender überprüft. Der Service prüft, ob es sich tatsächlich um den effektiven Absender handelt, für den er sich ausgibt. Dieser Schritt wird durch den Einsatz von PKI und Zertifikaten unterstützt. Das Ergebnis der Prüfung, wird in den Metadaten des Doku-ments (_Bemerkung) eingetragen (Prüfstelle, Prüfdatum und Prüfungsergebnis usw.).

Business Rules Das digitale Zertifikat wird validiert.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Absender Absender ist identifizierbar Ja Absender identifizierbar: [Notifikati-

on_Adresse_identifiziert]

Nein Absender nicht identifizierbar: [Absender manuell identifizieren]

Ereignis 1: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Zertifikat_nicht_validiert“

Objektname Notifikation_Zertifikat_ nicht_validiert

Objekttyp Ereignis

Aufgabe 73: Funktionale Beschreibung „Absender manuell identifizieren“

Objektname Absender manuell identifi-zieren

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Da der Absender nicht automatisch identifiziert werden konnte, ist eine manuelle Prüfung notwendig.

Ereignis 2: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Adresse_identifiziert“

Objektname Notifikation_Adresse _identifiziert

Objekttyp Ereignis

Beschreibung Zwischenereignis Notifikation Das GEVER-System informiert, dass der Absender erfolgreich identifiziert wurde.

8 Die Vorgaben für die Sicherheitsprüfung von elektronischen Sendungen werden im Merkblatt des ISB, Empfang elektroni-

scher Unterlagen vom 29. November 2010 [Merkblatt-EU] beschrieben.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Elektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)“

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Aufgabe 74: Funktionale Beschreibung „Empfang bestätigen“9

Objektname Empfang bestätigen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Absender erhält bei Termingeschäften und Verfahren eine Bestätigung, dass die elektronische Post einge-troffen ist. Das Empfangssystem muss in der Lage sein, Empfangsbestätigungen zu erzeugen und an den Absender zu versenden.

Business Rules Die elektronische Post geht bei einer dezentralen Stelle ein.

Aufgabe 75: Funktionale Beschreibung „Zuständigkeit prüfen“

Objektname Zuständigkeit prüfen Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob die Empfängeradresse mit der Dienststelle übereinstimmt. Ist dies nicht der Fall, wird die zu-ständige Dienststelle ermittelt.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Empfängeradresse Stimmt Empfängeradresse mit der Dienststelle überein?

Ja Dienststelle zuständig: [Elektronische Post weiterlei-ten]

Nein Dienststelle nicht zuständig: [Zuständige Dienststelle bekannt?]

Dienststelle Zuständige Dienststelle bekannt? Ja Zuständige Dienststelle bekannt: [Weiterleiten an zuständige Stelle]

Nein Zuständige Dienststelle nicht bekannt: [Absender informieren und elektronische Post löschen]

Aufgabe 76: Funktionale Beschreibung „Weiterleiten an zuständige Stelle“

Objektname Weiterleiten an zuständige Stelle

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Fälschlich erhaltene elektronische Post wird an die zuständige Dienststelle weitergeleitet.

Aufgabe 77: Funktionale Beschreibung „Elektronische Post löschen“

Objektname Elektronische Post löschen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die elektronische Post wird gelöscht.

9 Der Datenaustausch sowie die Schnittstellen zu Umsystemen wurden im Rahmen der detaillierteren Beschreibung der GE-

VER-Lösungsarchitektur [GEVER-LA] beschrieben. Diese Beschreibung muss mit der noch zu definierenden Transportplatt-form (Standarddienst), abgestimmt werden.

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GV „Geschäftseingang“: GTV „Elektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)“

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Aufgabe 78: Funktionale Beschreibung „Elektronische Post weiterleiten“

Objektname Elektronische Post weiter-leiten

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die elektronische Post wird via E-Mail-System an den federführenden Mitarbeiter weitergeleitet.

Aufgabe 79: Funktionale Beschreibung „Absender informieren und elektronische Post löschen“

Objektname Absender informieren und elektronische Post löschen

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Der Absender wird über die Weiterleitung der elektronischen Post an die zuständige Dienststelle informiert. Der Absender ist auch zu informieren, wenn die zuständige Dienststelle nicht ermittelt werden konnte. Die einge-gangene elektronische Post wird gelöscht.

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GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Informationen entgegennehmen“

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4 GV „Geschäftsbearbeitung“

4.1 GTV „Informationen entgegennehmen“

Abbildung 12: GTV „Informationen entgegennehmen“

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GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Informationen entgegennehmen“

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Aufgabe 80: Funktionale Beschreibung „Postverarbeitung festlegen“

Objektname Postverarbeitung festle-gen

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Je nach Art der erhaltenen Post wird die weitere Verarbeitung festgelegt.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Eingangspost Art Posteingang? Physische Post geöff-

net Physische Post geöffnet oder Elektronisch weiter-geleitete Post: [Zuständigkeit prüfen]

Elektronisch weiterge-leitete Post ZIP-File via E-Mail oder ZIP-File via BUS

ZIP-File via E-Mail oder ZIP-File via BUS: [eCH-0147 anwenden]

Physische Post unge-öffnet

Physische Post ungeöff-net: [Persönliche Post öffnen]

Aufgabe 81: Funktionale Beschreibung „Persönliche Post öffnen“

Objektname Persönliche Post öffnen Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Persönliche, private und klassifizierte physische und elektronische Post wird direkt der adressierten Person zugestellt.

Service 13: Funktionale Beschreibung „[eCH0147] anwenden“

Objektname [eCH0147] anwenden Objekttyp Service Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die im ZIP enthaltenen Dokumente, Anweisung und zusätzliche Informationen werden extrahiert und für die Weiterbearbeitung aufbereitet. Der Absender erhält vom Übermittlungssystem eine Quittierung der Zustellung.

Business Rules Keine

Aufgabe 82: Funktionale Beschreibung „Zuständigkeit prüfen“

Objektname Zuständigkeit prüfen Objekttyp Manuell Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob der adressierte Mitarbeiter für die Federführung der zu verarbeitenden Information zuständig ist. Ist dies nicht der Fall, klärt er ab, wer dafür zuständig ist.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Adressat Persönlich zuständig? Ja Persönlich zuständig:

[Geschäftsrelevanz prüfen]

Nein Nicht persönlich zuständig: [Weiterleiten an zuständigen Mitarbeiter]

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GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Informationen entgegennehmen“

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Aufgabe 83: Funktionale Beschreibung „Weiterleiten an zuständigen Mitarbeiter“

Objektname Weiterleiten an zuständi-gen Mitarbeiter

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Ist der Empfänger nicht in der Lage, die an ihn adressierte Information weiterzuverarbeiten, leitet er sie an den zuständigen Mitarbeiter weiter.

Aufgabe 84: Funktionale Beschreibung „Geschäftsrelevanz prüfen“

Objektname Geschäftsrelevanz prüfen Objekttyp Manuell Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Geschäftsrelevanz von Informationen richtet sich nach der zugrunde liegenden Aufgabe und dem Bearbei-tungsinteresse. Geschäftsrelevant sind Dokumente und Informationen, die zur Nachvollziehbarkeit des Ge-schäftsverlaufs unverzichtbar sind, d.h. Informationen, die während der Geschäftsbearbeitung empfangen, bearbeitet und kommuniziert werden, sowie entsprechende Bearbeitungsinformationen sind grundsätzlich ge-schäftsrelevant. In der Negativliste werden alle Informationen aufgelistet, die nicht geschäftsrelevant sind. Die Liste wird dem BAR zur Genehmigung vorgelegt.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Postinhalt Geschäftsrelevant? Ja Geschäftsrelevant:

[Vorhandensein Dossier prüfen]

Nein Nicht geschäftsrelevant: Information entgegenge-nommen

Aufgabe 85: Funktionale Beschreibung „Vorhandensein Dossier prüfen“

Objektname Vorhandensein Dossier prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Über die Suche oder Navigation im Ordnungssystem wird das Zieldossier gesucht und selektiert. Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Ordnungssystem Dossier vorhanden und nicht

geschlossen? Ja Dossier vorhanden und nicht

geschlossen: [Informationsverarbeitung definieren]

Nein Dossier nicht vorhanden oder geschlossen: [Dossier bewirtschaften]

Teilprozess 3: Funktionale Beschreibung „Dossier bewirtschaften“

Objektname Dossier-Bewirtschaftung Objekttyp Teilprozess

Page 43: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Informationen entgegennehmen“

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Aufgabe 86: Funktionale Beschreibung „Informationsverarbeitung definieren“

Objektname Informationsverarbeitung definieren

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Je nach Art des Informationsträgers wird die Information unterschiedlich weiterbearbeitet. Geschäftsregel „Informationsverarbeitung definieren“ anwenden.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Informationsträger Art Informationsträger? E-Mail/E-Fax E-Mail/E-Fax:

[Bestehendes Geschäft?] Physisch nicht scanbar oder elektronisch

Physisch nicht scanbar oder elektronisch: [Informationen im System festhalten]

Physisch und scanbar

Physisch und scanbar: [Post scannen und vorre-gistrieren]

eCH0147 eCH0147: [Dokumente im GEVER-System vorregistrieren]

Vorhandene Geschäfte Bestehendes Geschäft? Ja Bestehendes Geschäft: [Sicherheit Information gewährleisten]

Nein Kein bestehendes Ge-schäft: Information entgegenge-nommen

Aufgabe 87: Funktionale Beschreibung „Informationen im System festhalten“

Objektname Informationen im System festhalten

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Gewisse Informationen werden auf keinem weiterverarbeitbaren Medium transportiert (Videokonferenzen, Telefonate oder auch SMS). Auch solche Informationen können geschäftsrelevant sein. Ist dies der Fall, sind sie im GEVER-System festzuhalten. Zuzüglich zur eigentlichen Information sind die entsprechenden Metadaten zu bilden, damit der Bezug zum entsprechenden Geschäft gewährleistet ist. Ist kein Primärinhalt vorhanden (z.B. nach einem Telefonat) ist eine Notiz zu erstellen, die den geschäftsrelevanten Sachinhalt widergibt, die im GEVER-System abgelegt und mit Metadaten erschlossen wird. Handelt es sich um physische, aber nicht scannbare Informationen, sind im GEVER-System ebenfalls die Me-tadaten zu erfassen. Insbesondere ist der Ablageort der physischen Dokumente zu erfassen. Die elektronischen Dateien sind im GEVER-System durch Drag und Drop (E-Mail) oder durch eine adäquate Funktion abzulegen. Auch besteht die Möglichkeit, via "Erstzuteilung" elektronische Daten weiterzuleiten.

Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefüllt. Wenn beim Attribut _Physisch_vorhanden der Wert „Ja“ eingetragen ist, dann darf das Attribut _Standort nicht leer sein.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Vorhandene Geschäfte Bestehendes Geschäft? Ja Bestehendes Geschäft:

[Sicherheit Information gewährleisten]

Nein Kein bestehendes Geschäft: Information entgegengenommen

Page 44: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Informationen entgegennehmen“

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Teilprozess 4: Funktionale Beschreibung „Post scannen und vorregistrieren“

Objektname Post scannen und vorre-gistrieren

Objekttyp Teilprozess

Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Vorhandene Geschäfte Bestehendes Geschäft? Ja Bestehendes Geschäft: [Sicherheit Information gewährleisten]

Nein Kein bestehendes Geschäft: Information entgegengenommen

Aufgabe 88: Funktionale Beschreibung „Dokumente im GEVER-System vorregistrieren“

Objektname Dokumente im GEVER-System vorregistrieren

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Im Postkorb werden die einzelnen Dateien mit Metadaten versehen und dem federführenden Mitarbeiter mit der Aktivität "Erstzuweisung" zugeteilt. Nach Möglichkeit findet in diesem Schritt bereits die Registrierung statt

Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefüllt. Geschäftsregel „Vorregistrierung“ anwenden.

Aufgabe 89: Funktionale Beschreibung „Sicherheit Information gewährleisten“

Objektname Sicherheit Information gewährleisten

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Information wird bezüglich Sicherheitsrelevanz und ggf. der korrekten Einstufung des Schutzniveaus über-prüft. Geschäftsregel „Sicherheit Information gewährleisten“ anwenden.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Schutzniveau Neueinstufung Schutzniveau notwendig?

Ja Neueinstufung Schutzni-veau notwendig: [Neueinstufung Schutzni-veau vornehmen]

Nein Neueinstufung Schutzni-veau nicht notwendig: [Dokument registrieren]

Teilprozess 5: Funktionale Beschreibung „Neueinstufung Schutzniveau vornehmen“

Objektname Neueinstufung Schutzni-veau vornehmen

Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 90: Funktionale Beschreibung „Dokument registrieren“

Objektname Dokument registrieren Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Das Dokument wird einem Dossier resp. Subdossier zugeordnet und mit den notwendigen Metadaten verse-hen. Liegt eine digitale Signatur vor, wird diese in den Metadaten des Dokuments (_Bemerkung) eingetragen (Prüfstelle, Prüfdatum und Prüfungsergebnis usw.). E-Mails und E-Fax können via Drag und Drop oder adäquate Funktion ins Dossier übernommen werden.

Business Rules Die Sicherheit der Information ist nicht höher eingestuft als die Zugriffssicherheit des bestehenden Geschäfts.

Page 45: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Informationen entgegennehmen“

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4.1.1 GTV „Neueinstufung Schutzniveau vornehmen“

Abbildung 13: GTV „Neueinstufung Schutzniveau vornehmen“

Page 46: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Informationen entgegennehmen“

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Aufgabe 91: Funktionale Beschreibung „Mutation Schutzniveau auslösen“

Objektname Mutation Schutzniveau auslösen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Entspricht das Schutzniveau des Dossiers resp. Subdossiers nicht der Anforderung des Dokuments, wird eine Mutation ausgelöst.

Business Rules Der Eingang ist als geschäftsrelevant eingestuft. Die Zugehörigkeit zu einem Dossier resp. Subdossier ist geprüft und die Sicherheit des Dokuments entspricht nicht dem Schutzniveau des Dossiers resp. Subdossier.

Aufgabe 92: Funktionale Beschreibung „Schutzniveau anpassen“

Objektname Schutzniveau anpassen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Durch die Anpassung erhalten alle Dokumente des Dossiers resp. Subdossiers das neue Schutzniveau. Business Rules Der Registrator verfügt über die notwendigen Rechte zur Anpassung des Schutzniveaus.

Aufgabe 93: Funktionale Beschreibung „Korrektur prüfen“

Objektname Korrektur prüfen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Der Mitarbeiter überprüft das Schutzniveau und registriert bei korrekter Umsetzung das Dokument. Business Rules

Keine

Page 47: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“

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4.2 GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“

Abbildung 14: GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“

Page 48: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“

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Aufgabe 94: Funktionale Beschreibung „Dossierstruktur ermitteln“

Objektname Dossierstruktur ermitteln Objekttyp Manuell Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Der federführende Mitarbeiter ermittelt die Dossierstruktur Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossierstruktur Dossierstruktur vorhanden? Ja Dossierstruktur vorhanden:

[Vorhandene Dossierstruktur wählen]

Nein Dossierstruktur nicht vorhan-den: [Dossierstruktur definieren]

Aufgabe 95: Funktionale Beschreibung „Dossierstruktur definieren“

Objektname Dossierstruktur definieren Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der federführende Mitarbeiter definiert die Dossierstruktur anhand von Subdossiers. Dabei gilt es zu beachten, welche Zusatzkomponenten für die Subdossiers zu verwenden sind.

Aufgabe 96: Funktionale Beschreibung „Vorhandene Dossierstruktur wählen“

Objektname Vorhandene Dossierstruk-tur wählen

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Aufgrund der Geschäftsart wird aus einem Katalog eine vordefinierte Dossierstruktur ausgewählt.

Aufgabe 97: Funktionale Beschreibung „Vorgabewerte (Metadaten) prüfen“

Objektname Vorgabewerte (Metadaten) prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die vorgegebenen Metadaten (Ordnungsposition, Zusatzkomponente, Dossier) werden auf Korrektheit und Vollständigkeit geprüft. Falls nötig, sind Anpassungen vorzunehmen.

Business Rules

Keine

Aufgabe 98: Funktionale Beschreibung „Dossier bestellen“

Objektname Dossier bestellen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der federführende Mitarbeiter bestellt beim Registrator ein Dossier und definiert die Ordnungsposition sowie die Zusatzkomponente.

Business Rules

Die Sicherheitseinstufung wurde korrekt durchgeführt.

Page 49: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“

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Systemfunktion 3: Funktionale Beschreibung „_Suche_Rubrik“

Systemfunktion _Suche_Rubrik Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Eingabe der Rubrik oder Navigation im OS bis zur gewünschten Rubrik; Auswahl der Rubrik und Übernahme der definierten Metadaten auf das Formular „Dossierbestellung“

Systemfunktion 4: Funktionale Beschreibung „_Dossierbestellung“

Systemfunktion _Dossierbestellung

Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Übermittlung des Formulars „Dossierbestellung“ vom Mitarbeiter zum zuständigen Registrator in Form der Aktivität „Dossierbestellung“.

Teilprozess 6: Funktionale Beschreibung „Dossier bewirtschaften“

Objektname Dossier bewirtschaften Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 99: Funktionale Beschreibung „Vorhandene Informationen ablegen“

Objektname Vorhandene Informationen ablegen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die via Vorregistrierung, externes Speichermedium oder per E-Mail zugewiesene Information wird im Dossier abgelegt. Dies geschieht durch das Hochladen der Datei in das Zieldossier im GEVER-System oder Abarbeiten der Aktivität „Erstzuteilung“.

Business Rules Die Aktivität Erstzuteilung kann erst abgeschlossen werden, wenn die Registrierung stattgefunden hat. Adressen, die während der Vorregistrierung erfasst wurden, werden dem Geschäftsvorfall zugeordnet und können für die weitere Geschäftsbearbeitung genutzt werden. Besteht das Dokument bereits im GEVER-System (wenn Dateiname identisch), wird ein entsprechender Hin-weis eingeblendet und die Möglichkeit angeboten, eine neue Version des Dokuments zu erstellen oder das Dokument unter einem neuen Namen zu speichern.

Page 50: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“

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4.2.1 GTV „Dossier bewirtschaften“

Abbildung 15: GTV „Dossier bewirtschaften“

Page 51: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“

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Aufgabe 100: Funktionale Beschreibung „Antrag prüfen“

Objektname Antrag prüfen Objekttyp Manuell Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Der Antrag wird geprüft. Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Antrag Art des Antrags? Dossier-Bestellung Dossier-Bestellung: [Geschäft bestehend?]

Antrag Wiederer-öffnung Dossier

Antrag Wiedereröffnung Dossier: [Wiedereröffnung Dossier berechtigt?]

Antrag Dos-sier/Subdossier oder Dokumente zusammenlegen

Antrag Dossier/Subdossier oder Dokumente zusam-menlegen: [Dossier/Subdossier oder Dokumente selektieren]

Bestehende Geschäfte Geschäft bestehend? Ja Geschäft bestehend: [Antragssteller informie-ren]

Nein Geschäft nicht bestehend: [Dossier mit Bandnummer gewünscht?]

Antrag Dossier mit Bandnummer gewünscht?

Bestehende Struk-tur übernehmen

Bestehende Struktur übernehmen: [Bestehende Struktur übernehmen]

Neues Dossier ohne Bandnummer

Neues Dossier ohne Bandnummer: [Neues Dossier eröffnen]

Neues Dossier mit Bandnummer

Neues Dossier mit Band-nummer: [Neues Dossier mit Band-nummer eröffnen]

Antrag Wiedereröffnung Dossier berechtigt?

Ja Wiedereröffnung Dossier berechtigt [Dossier wiedereröffnen]

Nein Wiedereröffnung Dossier nicht berechtigt: [Folge-dossier eröffnen]

Aufgabe 101: Funktionale Beschreibung „Antragssteller informieren“

Objektname Antragssteller informieren Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Der federführende Mitarbeiter erhält die Information, dass das Dossier bereits besteht und wo es sich befindet.

Business Rules Keine

Page 52: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“

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Aufgabe 102: Funktionale Beschreibung „Bestehende Struktur übernehmen“

Objektname Bestehende Struktur über-nehmen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Ist die gewünschte Dossierstruktur vorhanden, eröffnet der Registrator ein neues Dossier. Business Rules Vorgaben Dossierbildung auf Stufe Rubrik: Eine Zusatzkomponente darf unter einer Rubrik nur einmal vor-kommen. Beim Vordossier darf das Nachdossier nur eingetragen werden, wenn der Status des Vordossiers nicht abgeschlossen oder aktiviert ist.

Aufgabe 103: Funktionale Beschreibung „Neues Dossier eröffnen“

Objektname Neues Dossier eröffnen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Sind alle Voraussetzungen gegeben, eröffnet der Registrator ein Dossier. Business Rules Vorgaben Dossierbildung auf Stufe Rubrik: Eine Zusatzkomponente darf unter einer Rubrik nur einmal vor-kommen. Beim Vordossier darf das Nachdossier nur eingetragen werden, wenn der Status des Vordossiers nicht abgeschlossen oder aktiviert ist.

Aufgabe 104: Funktionale Beschreibung „Neues Dossier mit Bandnummer eröffnen“

Objektname Neues Dossier mit Band-nummer eröffnen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Sind alle Voraussetzungen gegeben, wird auf dem Dossier die Funktion „neues Dossier erstellen“ ausgewählt und das neue Dossier mit der neuen Bandnummer erstellt. Sämtliche nicht abgeschlossenen Subdossiers und die darin enthaltenen Dokumente werden in das neue Dossier übernommen. Anschliessend wird das alte Dos-sier abgeschlossen.

Business Rules Das Dossier mit Bandnummer ist vorhanden. Das Nachdossier ist im alten Band eingetragen. Das Vordossier ist im neuen Band eingetragen.

Aufgabe 105: Funktionale Beschreibung „Dossier wiedereröffnen“

Objektname Dossier wiedereröffnen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Wird der Antrag auf Wiedereröffnung des Dossiers vom Registrator gutgeheissen, setzt er den Status des Dossiers im GEVER-System von „Abgeschlossen“ auf „in Bearbeitung“.

Business Rules

Die Aufbewahrungsfrist ist nicht erreicht. Das abgeschlossene Dossier ist noch nicht archiviert.

Page 53: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“

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Aufgabe 106: Funktionale Beschreibung „Folgedossier eröffnen“

Objektname Folgedossier eröffnen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Wird der Antrag auf Wiedereröffnung vom Registrator abgelehnt, eröffnet er ein Folgedossier. Business Rules

Die Aufbewahrungsfrist ist erreicht. Das abgeschlossene Dossier ist archiviert.

Aufgabe 107: Funktionale Beschreibung „Verweis auf Vor- und Folgedossier erfassen“

Objektname Verweis auf Vor- und Fol-gedossier erfassen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Im neuen Dossier wird das Vordossier eingetragen. Im noch nicht archivierten Vordossier wird das neue auto-matisch Dossier als Nachdossier eingetragen.

Business Rules Das abgeschlossene Dossier ist noch nicht archiviert. Das neue Dossier ist erstellt.

Aufgabe 108: Funktionale Beschreibung „Dossier übergeben“

Objektname Dossier übergeben Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Das Dossier wird zur Nutzung übergeben. Business Rules Keine

Teilprozess 7: Funktionale Beschreibung „Schutzgruppe verwalten“

Objektname Schutzgruppe verwalten Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 109: Funktionale Beschreibung „Dossier annehmen und führen“

Objektname Dossier annehmen und führen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Der federführende Mitarbeiter erhält das Dossier zur Nutzung und Führung und ist somit für den Ausbau der Dossierstruktur, die Vollständigkeit der Informationen sowie der Korrektheit der hinterlegten generischen Meta-daten verantwortlich. Allfällige Änderungen an den generischen Metadaten sind mit der Registratur abzuspre-chen.

Business Rules Keine

Teilprozess 8: Funktionale Beschreibung „Berechtigung vergeben“

Objektname Berechtigung vergeben Objekttyp Teilprozess

Page 54: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“

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Aufgabe 110: Funktionale Beschreibung „Dossier/Subdossier oder Dokumente selektieren“

Objektname Dossier/Subdossier oder Dokumente selektieren

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Die gemäss Antrag zur Zusammenlegung gewünschten Dossiers/Subdossiers oder Dokumente werden selek-tiert.

Business Rules Das Dossier ist nicht abgeschlossen oder archiviert.

Aufgabe 111: Funktionale Beschreibung „Zielort selektieren“

Objektname Zielort selektieren Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Über die Suche oder Navigation im Ordnungssystem wird der Zielort gesucht und selektiert.

Business Rules Keine

Aufgabe 112: Funktionale Beschreibung „Dossier/Subdossier oder Dokument umregistrieren“

Objektname Dossier/Subdossier oder Dokument umregistrieren

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Die von der Umregistrierung betroffenen Dossiers/Subdossiers sowie die darin enthaltenen Dokumente erhal-ten ein neues Aktenzeichen. Dieser Vorgang wird protokolliert und das vorherige Aktenzeichen wird festgehal-ten. Die Umregistrierung ist nur möglich, wenn das Dossier noch nicht archiviert ist.

Business Rules

Keine

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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4.3 GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

Abbildung 16: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

Page 56: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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Aufgabe 113: Funktionale Beschreibung „Abwicklung Geschäftsfall planen“

Objektname Abwicklung Geschäftsfall planen

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Geplant wird, in welcher Form der Geschäftsfall abzuwickeln ist: Formell anhand von Geschäftsvorfällen mit vordefinierten Prozessen oder durch das Zusammenstellen von Aktivitäten inklusive der Erstellung von Dateien oder die direkte Erstellung von Dateien in Dossiers oder Subdossiers.

Aufgabe 114: Funktionale Beschreibung „Notwendigkeit Subdossier prüfen“

Objektname Notwendigkeit Subdossier prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Geprüft wird, ob die bestehende Subdossierstruktur ausreichend ist. Parameter Bedingung Wert Ergebnis Subdossierstruktur Neues Subdossier notwendig? Ja Neues Subdossier notwen-

dig: [Subdossier erstellen]

Nein Kein neues Subdossier not-wendig: [Notwendigkeit Geschäftsvor-fall prüfen]

Aufgabe 115: Funktionale Beschreibung „Subdossier erstellen“

Objektname Subdossier erstellen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Das Subdossier wird unter Berücksichtigung der Vorgaben im Amt erstellt (z.B. Zusatzkomponente). Business Rules Vorgaben Subdossierbildung auf Stufe Dossier: Eine Zusatzkomponente darf unter einem Dossier nur einmal vorkommen.

Teilprozess 9: Funktionale Beschreibung „Berechtigungen einrichten und verwalten“

Objektname Berechtigungen einrichten und verwalten

Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 116: Funktionale Beschreibung „Notwendigkeit Geschäftsvorfall prüfen“

Objektname Notwendigkeit Geschäfts-vorfall prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern nötig; die Abwicklung des Geschäftsvorfalls steuerbar; eine Geschäftskontrolle notwendig; die Abwicklung des Geschäftsvorfalls vorgegeben ist.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Prozessdefinition Prozess notwendig? Ja Prozess notwendig: [Geschäftsvorfall definieren/bearbeiten]

Nein Prozess nicht notwendig: Geschäftsfallabwicklung geplant [ohne Prozess]

Page 57: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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Teilprozess 10: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall definieren/bearbeiten“

Objektname Geschäftsvorfall definie-ren/bearbeiten

Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 117: Funktionale Beschreibung „Federführung prüfen“

Objektname Federführung prüfen Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob der federführende Mitarbeiter zur Abwicklung des Geschäftsvorfalls federführend bleibt, um die Kontrolle und Steuerung des Geschäftsvorfalls zu behalten.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Federführung Geschäftsvorfall Federführung behalten? Ja Federführung behalten: Geschäftsfallabwicklung geplant [mit Prozess]

Nein Federführung nicht behalten: [Federführung delegieren]

Aufgabe 118: Funktionale Beschreibung „Federführung delegieren“

Objektname Federführung delegieren Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Der aktuelle federführende Mitarbeiter (Ersteller Geschäftsvorfall) wird durch den neuen Benutzer/Rolle/Stelle im Geschäftsvorfall überschrieben.

Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Ereignis 3: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Federführung“

Objektname Notifikation_Federführung Objekttyp Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation

Das GEVER-System informiert: „"Name, Vorname" bittet Sie, die Federfüh-rung für den Geschäftsvorfall zu übernehmen. Bitte bestätigen Sie die An-nahme der Federführung durch das Drücken des Buttons "Übernahme der Federführung".“

Aufgabe 119: Funktionale Beschreibung „Übernahme Federführung prüfen“

Objektname Übernahme Federführung prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die vom Initiator ausgewählte Person kann die Federführung für den Geschäftsvorfall annehmen oder ableh-nen. Bei Annahme wird die formelle und inhaltliche Verantwortung übertragen. Der bisherige federführende Mitarbeiter wird zum Auftraggeber und der Auftragnehmer wird zum federführenden Mitarbeiter. Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Federführung Geschäftsvorfall Federführung annehmen? Ja Federführung annehmen:

[Federführung annehmen]

Nein Federführung ablehnen: [Federführung prüfen]

Page 58: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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Aufgabe 120: Funktionale Beschreibung „Federführung annehmen“

Objektname Federführung annehmen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Benutzer bestätigt die Übernahme der Federführung und ist für die termingerechte Erledigung des Ge-schäftsvorfalls verantwortlich.

Business Rules

Übergabe der "Federführung" an den aktuellen Benutzer.

Aufgabe 121: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall prüfen/ergänzen“

Objektname Geschäftsvorfall prü-fen/ergänzen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Geschäftsvorfall wird auf Korrektheit und Vollständigkeit geprüft: Sind alle Beteiligten in der richtigen Rei-henfolge aufgeführt? Ist die angefügte Dokumentation vollständig und aktuell? Sind die Fristen eingehalten?

Business Rules Keine

Page 59: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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4.3.1 GTV „Geschäftsvorfall definieren/bearbeiten“

Abbildung 17: GTV „Geschäftsvorfall definieren/bearbeiten“

Page 60: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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Aufgabe 122: Funktionale Beschreibung „Art der Bearbeitung bestimmen“

Objektname Art der Bearbeitung bestimmen

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Art der Bearbeitung des Geschäftsvorfalls ist zu bestimmen. Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Geschäftsvorfall Art der Bearbeitung? Neuer Ge-schäftsvorfall definieren

Neuer Geschäftsvorfall definieren: [Geschäftsvor-fall erstellen]

Geschäftsvorfall ändern

Geschäftsvorfall ändern: [Geschäftsvorfall ändern]

Geschäftsvorfall wird nicht benö-tigt

Geschäftsvorfall wird nicht benötigt: [Geschäftsvorfall löschen]

Geschäftsvorfall wird abgebro-chen

Geschäftsvorfall wird abgebrochen: [Geschäftsvorfall abbre-chen]

Aufgabe 123: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall erstellen“

Objektname Geschäftsvorfall erstellen Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Im Dossier/Subdossier wird ein Geschäftsvorfall erstellt und mit den notwendigen Merkmalen wie Bearbei-tungsfrist und Geschäftsvorfallbeschreibung versehen.

Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Aufgabe 124: Funktionale Beschreibung „Vorhandensein vordefinierter Prozess prüfen“

Objektname Vorhandensein vordefinier-ter Prozess prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob der gewünschte Prozess in der Auswahl der vordefinierten Prozesse aufgeführt ist. Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Prozess Prozess vorhanden? Ja Prozess vorhanden:

[Definierten Prozess aus-wählen]

Nein Prozess nicht vorhanden: [Aktivitäten festlegen]

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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Aufgabe 125: Funktionale Beschreibung „Definierten Prozess auswählen“

Objektname Definierten Prozess aus-wählen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der benötigte Prozess wird aus der Liste selektiert und allenfalls angepasst.

Business Rules Keine

Teilprozess 11: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten festlegen“

Objektname Aktivitäten festlegen Objekttyp Teilprozess

Teilprozess 12: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten festlegen“

Objektname Aktivitäten festlegen Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 126: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten löschen“

Objektname Aktivitäten löschen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Aktivität wird aus dem vordefinierten Prozess selektiert und gelöscht. Business Rules

Der Status der Aktivität darf nicht „Abgeschlossen“ oder „Begonnen“ sein. Vordefinierter Prozess ist vorhanden.

Aufgabe 127: Funktionale Beschreibung „Wiederverwendung Prozess prüfen“

Objektname Wiederverwendung Pro-zess prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob der Prozess wiederverwendbar ist. Falls ja, wird er als Vorlage gespeichert. Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Prozess Prozess wiederverwenden? Ja Prozess wiederverwenden: [Prozess als Vorlage spei-chern]

Nein Prozess nicht wiederverwen-den: [Geschäftsvorfall definiert]

Aufgabe 128: Funktionale Beschreibung „Prozess als Vorlage speichern“

Objektname Prozess als Vorlage spei-chern

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der definierte Prozess wird als Vorlage gespeichert.

Business Rules Keine

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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Aufgabe 129: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall löschen“

Objektname Geschäftsvorfall löschen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Der Geschäftsvorfall wird selektiert und gelöscht. Business Rules Geschäftsregel „Geschäftsvorfall löschen“ anwenden.

Aufgabe 130: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall abbrechen“

Objektname Geschäftsvorfall abbre-chen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Der Geschäftsvorfall wird selektiert und abgebrochen. Business Rules Geschäftsregel „Geschäftsvorfall abbrechen“ anwenden.

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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4.3.2 GTV „Aktivitäten festlegen“

Abbildung 18: GTV „Aktivitäten festlegen“

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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Aufgabe 131: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten auswählen“

Objektname Aktivitäten auswählen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Geschäftsvorfallabwicklung wird anhand der zur Verfügung stehenden Aktivitäten und der beteiligten Be-nutzer/Stellen festgelegt.

Business Rules Abhängig von der erst gewählten Art der Aktivität, verändert sich die Auswahl der möglichen nachfolgenden Aktivitäten. Geschäftsregel „Mögliche Aktivitäten“ anwenden.

Aufgabe 132: Funktionale Beschreibung „Zur Bearbeitung auswählen“

Objektname Zur Bearbeitung auswäh-len

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Diese Aktivität wird selektiert, wenn eine Stelle/Rolle oder Person ein oder mehrere Dokumente erstellen oder bearbeiten soll.

Business Rules

Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Aufgabe 133: Funktionale Beschreibung „Zur Stellungnahme auswählen“

Objektname Zur Stellungnahme aus-wählen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Diese Aktivität wird selektiert, um eine Stellungnahme zu einem oder mehreren Dokumenten zu erhalten. Eine Stellungnahme kann von mehreren Personen eingefordert werden. Es wird festgehalten, welche Stelle/Rolle oder Person zu welcher Version eines Dokuments Stellung genommen hat.

Business Rules

Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Aufgabe 134: Funktionale Beschreibung „Zur Genehmigung auswählen“

Objektname Zur Genehmigung aus-wählen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Diese Aktivität wird selektiert, wenn von einer Stelle/Rolle oder Person eine Genehmigung eines oder mehrerer Dokumente eingeholt werden muss.

Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Aufgabe 135: Funktionale Beschreibung „Zur Kenntnis auswählen“

Objektname Zur Kenntnis auswählen Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Diese Aktivität wird selektiert, um Beteiligten Informationen zukommen zu lassen.

Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“

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Aufgabe 136: Funktionale Beschreibung „Zum Versand auswählen“

Objektname Zum Versand auswählen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Diese Aktivität wird selektiert, um festzuhalten, von wem ein Dokument oder eine E-Mail versendet werden soll. Business Rules

Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Aufgabe 137: Funktionale Beschreibung „Zum Visieren auswählen“

Objektname Zum Visieren auswählen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Diese Aktivität wird selektiert, wenn vor einer Genehmigung eines Dokuments ein Visum von einer weiteren Stelle eingeholt werden soll.

Business Rules

Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Aufgabe 138: Funktionale Beschreibung „Externe Bearbeitung auswählen“

Objektname Externe Bearbeitung aus-wählen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Diese Aktivität wird selektiert, wenn eine externe Stelle ein Dokument erstellen oder bearbeiten soll und diese Information für die Steuerung des Geschäftsvorfalls notwendig ist.

Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Page 66: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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4.4 GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

Abbildung 19: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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Aufgabe 139: Funktionale Beschreibung „Aktivität empfangen“

Objektname Aktivität empfangen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Dem Empfänger wird die zugewiesene Aktivität im Arbeitsvorrat angezeigt. Business Rules

Keine

Ereignis 4: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Aktivität_erhalten“

Objektname Notifikation_Aktivität_er- halten

Objekttyp Ereignis

Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: „Sie haben die Aktivität "Aktivität _Vorschreibung" erhalten.“

Rolle Federführender Mitarbeiter

Aufgabe 140: Funktionale Beschreibung „Aktivität prüfen“

Objektname Aktivität prüfen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Der Empfänger prüft die erhaltene Aktivität. Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Aktivität Aktivität annehmen? Ja Aktivität annehmen:

[Aktivität annehmen] Nein: weiter-leiten

Aktivität weiterleiten: [Aktivität weiterleiten]

Nein: zu-rückweisen

Aktivität zurückweisen: [Aktivität zurückweisen]

Aufgabe 141: Funktionale Beschreibung „Aktivität annehmen“

Objektname Aktivität annehmen Objekttyp Benutzer

Rolle Empfänger einer Aktivität Funktionsweise und Beschreibung Der Empfänger bestätigt die Übernahme der Aktivität durch eine entsprechende Bestätigung (ohne Avisierung des federführenden Mitarbeiters).

Business Rules

Keine

Teilprozess 13: Funktionale Beschreibung „Aktivität bearbeiten“

Objektname Aktivität bearbeiten Objekttyp Teilprozess

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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Service 14: Funktionale Beschreibung „Status Aktivitätsbearbeitung ermitteln“

Objektname Status Aktivitätsbearbei-tung ermitteln

Objekttyp Service

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Mit dem Abschliessen der Aktivität ermittelt das GEVER-System den Status der Aktivitätsbearbeitung im ge-samten Geschäftsvorfall.

Business Rules Keine

Ereignis 5: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Letzte_Aktivität“

Objektname Notifikation_Letzte_Aktivität Objekttyp Ereignis

Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: "Name, Vorname" hat die letzte Aktivität im Geschäftsvorfall abgeschlossen.“

Rolle Federführender Mitarbeiter

Aufgabe 142: Funktionale Beschreibung „Aktivität weiterleiten“

Objektname Aktivität weiterleiten Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Ist der Empfänger der Aktivität nicht zuständig, weist er die Aktivität einem oder mehreren Empfängern zu. Der federführende Mitarbeiter wird über die Weiterleitung informiert.

Business Rules Mit der Weiterleitung der Aktivität wird die bestehende Aktivität abgeschlossen und der Service „_Aktivität_Weiterleiten“ gestartet.

Systemfunktion 5: Funktionale Beschreibung „_Aktivität_Weiterleiten“

Systemfunktion _Aktivität_Weiterleiten Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Basierend auf der Aktivität, auf der die Weiterleitung ausgelöst wird, wird eine neue Aktivität mit derselben Vorschreibung erstellt und die Notifika-tion "Notifikation_Weiterleitung" ausgelöst.

Ereignis 6: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Weiterleitung“

Objektname Notifikation_Weiterleitung Objekttyp Ereignis Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation

Das GEVER-System informiert: „Name, Vorname“ hat die ihm zugewiesene Aktivität an "Name, Vorname" weitergeleitet.“

Rolle Federführender Mitarbeiter

Aufgabe 143: Funktionale Beschreibung „Aktivität zurückweisen“

Objektname Aktivität zurückweisen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Ist der Empfänger der Aktivität nicht zuständig, weist er die Aktivität an den federführenden Mitarbeiter zurück. Business Rules Mit der Zurückweisung der Aktivität wird die bestehende Aktivität abgeschlossen und der Service „_Aktivität_Zurückweisen“ gestartet.

Systemfunktion 6: Funktionale Beschreibung „_Aktivität_Zurückweisen“

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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Systemfunktion _Aktivität_Zurückweisen Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Basierend auf der Aktivität, auf der die Zurückweisung ausgelöst wird, wird eine neue Aktivität mit derselben Vorschreibung erstellt und die Notifikation "Notifikation_Zurückweisung" ausgelöst.

Ereignis 7: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Zurückweisen“

Objektname Notifikation_Zurückweisen Objekttyp Ereignis

Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: „"Name, Vorname" hat die ihm zugewiesene Aktivität zurückgewiesen.“

Rolle Federführender Mitarbeiter

Teilprozess 14: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall abschliessen“

Objektname Geschäftsvorfall ab-schliessen

Objekttyp Teilprozess

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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4.4.1 GTV „Aktivitäten bearbeiten“

Abbildung 20: GTV „Aktivitäten bearbeiten“

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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Aufgabe 144: Funktionale Beschreibung „Aktivitätsbearbeitung starten“

Objektname Aktivitätsbearbeitung starten

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Mitarbeiter öffnet zur Bearbeitung die entsprechende Aktivität. Jede Aktivität bietet die Möglichkeit, zusätz-liche Dokumente einem Geschäftsvorfall zuzuordnen. Ist eine Aktivität mehreren Benutzern zugewiesen, so wird sie demjenigen Akteur zugeteilt, der sie als Erstes öffnet.

Business Rules Die Aktivität wurde nicht weitergeleitet oder abgelehnt. Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Aktivität Art der Aktivität? „Zum Versand“ oder „Zur externen Bearbeitung“

[Dokument versenden]

„Zur Bearbeitung“ [Dokument erstellen und bearbeiten]

ELSE [Dokument prüfen]

Teilprozess 15: Funktionale Beschreibung „Dokument versenden“

Objektname Dokument versenden Objekttyp Teilprozess

Teilprozess 16: Funktionale Beschreibung „Dokument erstellen und bearbeiten“

Objektname Dokument erstellen und bearbeiten

Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 145: Funktionale Beschreibung „Dokument prüfen“

Objektname Dokument prüfen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Basierend auf der Art der Aktivität werden die benötigten Funktionen angeboten. Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Aktivität Art der Aktivität? „Zur Stellungnahme“ Zur Stellungnahme:

[Stellungnahme verfassen]

„Zur Genehmigung“ Zur Genehmigung: [Genehmigung erteilen?]

„Zur Kenntnisnahme“ Zur Kenntnisnahme: [Dokument zur Kenntnis nehmen]

„Zum Visum“ Zum Visum: [Visum erteilen?]

Aktivität Genehmigung erteilen?

Ja Genehmigung erteilen: [Genehmigung erteilen]

Nein Genehmigung nicht erteilen: [Genehmigung ablehnen]

Aktivität Visum erteilen? Ja Visum erteilen: [Dokument visieren]

Nein Visum nicht erteilen: [Visum ablehnen]

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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Aufgabe 146: Funktionale Beschreibung „Stellungnahme verfassen“

Objektname Stellungnahme verfassen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Aktivität „zur Stellungnahme“ wird gemäss den definierten Arbeitsschritten abgearbeitet. Für jedes Doku-ment wird eine Stellungnahme erstellt. Durch das Abschliessen der Stellungnahme wird eine neue Version jedes Dokuments erstellt. Die Stellungnahme ist im Geschäftsvorfall für alle Beteiligten sichtbar und kann nicht mehr verändert werden.

Business Rules

Keine

Aufgabe 147: Funktionale Beschreibung „Genehmigung erteilen“

Objektname Genehmigung erteilen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Aktivität „zur Genehmigung“ wird gemäss den definierten Arbeitsschritten abgearbeitet. Für jedes Doku-ment wird ein Genehmigungstext verfasst. Durch das Abschliessen der Genehmigung wird eine neue Version jedes Dokuments erstellt. Der Genehmigungstext ist im Geschäftsvorfall für alle Beteiligten sichtbar und kann nicht mehr verändert werden.

Business Rules Keine

Aufgabe 148: Funktionale Beschreibung „Genehmigung ablehnen“

Objektname Genehmigung ablehnen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Aktivität „zur Genehmigung“ wird gemäss den definierten Arbeitsschritten abgearbeitet. Für jedes Doku-ment wird ein Ablehnungstext verfasst. Durch das Abschliessen der Aktivität wird eine neue Version jedes Dokuments erstellt. Der Ablehnungstext ist im Geschäftsvorfall für alle Beteiligten sichtbar und kann nicht mehr verändert werden.

Business Rules Keine

Aufgabe 149: Funktionale Beschreibung „Begründung Ablehnung Genehmigung erfassen“

Objektname Begründung Ablehnung Genehmigung erfassen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Wird das Dokument nach erfolgter Prüfung nicht genehmigt, muss eine Begründung zur Ablehnung verfasst werden.

Business Rules Die nicht genehmigten Dokumente werden in die Notifikation „Genehmigung abgelehnt ist erstellt“ eingebun-den. Notifikationstext: Die Aktivität „zur Genehmigung“ wurde durch den „Benutzer“ abgelehnt. Grund in Begründungstext festhalten.

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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Aufgabe 150: Funktionale Beschreibung „Dokument zur Kenntnis nehmen“

Objektname Dokument zur Kenntnis nehmen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die erhaltenen Dokumente können gelesen werden.

Business Rules Keine

Aufgabe 151: Funktionale Beschreibung „Dokument visieren“

Objektname Dokument visieren Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Aktivität „zum Visieren“ wird gemäss den definierten Arbeitsschritten abgearbeitet. Für jedes Dokument wird eine Stellungnahme erstellt. Durch das Abschliessen der Stellungnahme wird eine neue Version jedes Dokuments erstellt. Die Stellungnahme ist im Geschäftsvorfall für alle Beteiligten sichtbar und kann nicht mehr verändert werden.

Business Rules Keine

Aufgabe 152: Funktionale Beschreibung „Visum ablehnen“

Objektname Visum ablehnen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Aktivität „zum Visieren“ wird gemäss den definierten Arbeitsschritten abgearbeitet. Für jedes Dokument wird eine Stellungnahme erstellt. Durch das Abschliessen der Stellungnahme wird eine neue Version jedes Dokuments erstellt. Die Stellungnahme ist im Geschäftsvorfall für alle Beteiligten sichtbar und kann nicht mehr verändert werden.

Business Rules Keine

Aufgabe 153: Funktionale Beschreibung „Begründung Ablehnung Visum erfassen“

Objektname Begründung Ablehnung Visum erfassen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Wird das Visieren des Dokuments nach erfolgter Prüfung abgelehnt, ist eine Begründung zur Ablehnung zu verfassen.

Business Rules Die nicht visierten Dokumente werden in die Notifikation „Visum abgelehnt ist erstellt“ eingebunden. Notifikationstext: Die Aktivität „zum Visieren“ wurde durch „Benutzer“ abgelehnt. Grund in Begründungstext festhalten.

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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Aufgabe 154: Funktionale Beschreibung „Aktivität abschliessen“

Objektname Aktivität abschliessen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Sind die mit der Aktivität verbundenen Arbeitsschritte erledigt, wird die Aktivität abgeschlossen. Business Rules Ist die letzte Aktivität im Geschäftsvorfall abgeschlossen, wird der federführende Mitarbeiter mit dem Service „_Notifikation_letzte_Aktivität“ benachrichtigt. Sämtliche Arbeitsschritte in der Aktivität sind erledigt.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Änderung an Geschäftsvorfall

notwendig? Ja Änderung an Geschäftsvor-

fall notwendig: [Aktivität bearbeitet; Ände-rung Geschäftsvorfall not-wendig]

Nein Änderung an Geschäftsvor-fall nicht notwendig: [Aktivität bearbeitet]

Systemfunktion 7: Funktionale Beschreibung „_Notifikation_letzte_Aktivität“

Service _Notifikation_letzte_Aktivität Funktionsbeschreibung des Systemfunktion

Der Mitarbeiter erhält die Notifikation „Alle Aktivitäten im Geschäftsvorfall sind erledigt. Möchten Sie Geschäftsvorfall anpassen oder abschlies-sen.“ Link auf Geschäftsvorfall.

Page 75: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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4.4.2 GTV „Geschäftsvorfall abschliessen“

Abbildung 21: GTV „Geschäftsvorfall abschliessen“

Page 76: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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Aufgabe 155: Funktionale Beschreibung „Vollständigkeit Geschäftsvorfall prüfen“

Objektname Vollständigkeit Geschäfts-vorfall prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob alle Aufgaben des Geschäftsvorfalls ausgeführt und alle relevanten Dokumente vorhanden sind.

Business Rules Der Prozess „Dokument erstellen und bearbeiten“ und/oder „Dokument versenden“ wurde durchgeführt. Alle Arbeiten eines Geschäftsvorfalls sind ausgeführt.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Geschäftsvorfall Geschäftsvorfall vollständig? Ja Geschäftsvorfall vollständig:

[Metadaten prüfen]

Nein Geschäftsvorfall nicht voll-ständig: [Aktivitäten festlegen]

Teilprozess 17: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten festlegen“

Objektname Aktivitäten festlegen Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 156: Funktionale Beschreibung „Metadaten prüfen“

Objektname Metadaten prüfen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob alle Metadaten in der benötigten Form und Qualität vorhanden, die Anmerkungen und Bemer-kungen sprechend und vollständig sind und die enthaltenen Dokumente die richtigen Status besitzen.

Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Metadaten Metadaten korrekt? Ja Metadaten korrekt: [Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen]

Nein Metadaten nicht korrekt: [Metadaten bereinigen]

Aufgabe 157: Funktionale Beschreibung „Metadaten bereinigen“

Objektname Metadaten bereinigen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Der notwendigen Anpassungen in den Metadaten werden vorgenommen. Business Rules

Keine

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“

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Aufgabe 158: Funktionale Beschreibung „Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen“

Objektname Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Bevor ein Geschäftsvorfall abgeschlossen werden kann, wird geprüft, ob alle relevanten Dokumente genehmigt sind.

Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dokumente Relevante Dokumente geneh-

migt? Ja Relevante Dokumente ge-

nehmigt: [Geschäftsvorfall schliessen]

Nein Relevante Dokumente nicht genehmigt: [Aktivitäten festlegen]

Teilprozess 18: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten festlegen“

Objektname Aktivitäten festlegen Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 159: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall schliessen“

Objektname Geschäftsvorfall schlies-sen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Der Geschäftsvorfall wird im GEVER-System auf den Status „Abgeschlossen“ gesetzt. Business Rules Keine

Page 78: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Dokument erstellen und bearbeiten“

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4.5 GTV „Dokument erstellen und bearbeiten“

Abbildung 22: GTV „Dokument erstellen und bearbeiten“

Page 79: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Dokument erstellen und bearbeiten“

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Aufgabe 160: Funktionale Beschreibung „Dokumentbearbeitung festlegen“

Objektname Dokumentbearbeitung festlegen

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob das Dokument in dieser Version bereits im GEVER-System vorhanden ist. Falls ja, wird das Dokument überarbeitet.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Dokument Vorgehen? Bestehendes Dokument über-arbeiten

Bestehendes Dokument überarbeiten: [Metadaten überarbeiten]

Neues Dokument in Dossier erstel-len

Neues Dokument in Dos-sier erstellen: [Zieldossier wählen]

Neues Dokument ausserhalb Dos-sier erstellen

Neues Dokument ausser-halb Dossier erstellen: [Nutzung bestehender Vorlage prüfen]

Aufgabe 161: Funktionale Beschreibung „Metadaten überarbeiten“

Objektname Metadaten überarbeiten Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Die Metadaten des Dokuments werden geprüft und allenfalls ergänzt. Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Aufgabe 162: Funktionale Beschreibung „Dokumenteninhalt überarbeiten“

Objektname Dokumenteninhalt überar-beiten

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Der Inhalt des Dokuments wird angepasst. Business Rules Keine

Aufgabe 163: Funktionale Beschreibung „Zieldossier wählen“

Objektname Zieldossier wählen Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Über die Suche oder Navigation im Ordnungssystem wird das Zieldossier gesucht und selektiert.

Business Rules Keine

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Dokument erstellen und bearbeiten“

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Aufgabe 164: Funktionale Beschreibung „Vorhandensein Subdossier prüfen“

Objektname Vorhandensein Subdossier prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob das Subdossier bereits im GEVER-System vorhanden ist. Falls nein, wird ein Subdossier erstellt.

Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Subdossierstruktur Subdossier notwendig? Ja Subdossier notwendig:

[Subdossier erstellen]

Nein Subdossier nicht notwendig: [Vorhandensein Dokument prüfen]

Aufgabe 165: Funktionale Beschreibung „Subdossier erstellen“

Objektname Subdossier erstellen Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Das Subdossier wird unter Berücksichtigung der Vorgaben im Amt (z.B. Zusatzkomponente) erstellt.

Business Rules Vorgaben Subdossierbildung auf Stufe Subdossier: Eine Zusatzkomponente darf unter einem Dossier nur ein-mal vorkommen.

Aufgabe 166: Funktionale Beschreibung „Vorhandensein Dokument prüfen“

Objektname Vorhandensein Dokument prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Überprüft wird, ob das Dokument bereits ausserhalb des GEVER-Systems vorhanden ist. Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dokument Dokument vorhanden? Ja Dokument vorhanden:

[Elektronisches Dokument hochladen]

Nein Dokument nicht vorhanden: [Nutzung bestehender Vorla-ge prüfen]

Page 81: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Dokument erstellen und bearbeiten“

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Aufgabe 167: Funktionale Beschreibung „Elektronisches Dokument hochladen“

Objektname Elektronisches Dokument hochladen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Im entsprechenden Zielgefäss wird das bestehende Dokument hochgeladen.

Business Rules Das Dokument ist ausserhalb des GEVER-Systems vorhanden. Nur unterstützte Formate werden importiert, d.h. Produkte der Schale 1 + 2 des [A029] ohne Containerformate und Datenbanken.

Systemfunktion 8: Funktionale Beschreibung „_Import_Dokument_Navigation“

Systemfunktion _Import_Dokument_Navigation Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Sämtliche verfügbaren Speicherorte werden für die Auswahl des Spei-cherortes des Dokuments angezeigt. Die Suche des Dokuments oder die Navigation zum Speicherort wird unterstützt.

Systemfunktion 9: Funktionale Beschreibung „_Import_Dokument_Import“

Systemfunktion _Import_Dokument_Import Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Das selektierte Dokument (auch mehrere möglich) wird in den Zielort (Dossier/Subdossier) geladen. Die vorhandenen Metadaten der Datei (Dateiname und Ersteller) werden ins Metadatenformular des Dokuments übernommen.

Aufgabe 168: Funktionale Beschreibung „Metadaten erstmalig einpflegen“

Objektname Metadaten erstmalig ein-pflegen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Die Metadaten des Dokuments werden angezeigt. Die Pflichtfelder sind ausgefüllt. Rollen, Berechtigungen und Akteure müssen jedem einzelnen elektronischen Dokument explizit zugewiesen werden. Sind Voreinstellungen auf der Dossier-Ebene parametrisiert, werden diese automatisch übernommen und sind ggf. anzupassen.

Business Rules Keine

Page 82: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Dokument erstellen und bearbeiten“

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Aufgabe 169: Funktionale Beschreibung „Nutzung bestehender Vorlage prüfen“

Objektname Nutzung bestehender Vorlage prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob für die Dokumenterstellung eine bestehende Vorlage oder eine leere Vorlage aus einem von der Büroautomation zur Verfügung gestellten Format genutzt werden soll.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Bestehende Vorlagen im Sys-tem

Nutzung bestehender Vorlage? Ja Nutzung bestehender Vorla-ge: [Vorlage auswählen]

Nein Nutzung eines von der Büro-automation zur Verfügung gestellten Formates: [Anwendung starten]

Aufgabe 170: Funktionale Beschreibung „Vorlage auswählen“

Objektname Vorlage auswählen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Aus den vom GEVER-System zur Verfügung gestellten Formaten wird ein Datei-Typ ausgewählt. Die Möglich-keit, eine Dummy-Datei für physische Dokumente zu erstellen, muss selektierbar sein.

Business Rules

Keine

Aufgabe 171: Funktionale Beschreibung „Anwendung starten“

Objektname Anwendung starten Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die entsprechende Anwendung wird gestartet und das erstellte Objekt (Datei/Vorlage) im GEVER-System gespeichert.

Business Rules Keine

Aufgabe 172: Funktionale Beschreibung „Dokument-Metadaten erstmalig einpflegen“

Objektname Dokument-Metadaten erstmalig einpflegen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Metadaten des Dokuments werden angezeigt. Dabei können bestehende Metadaten angepasst und leere Metadatenfelder ausgefüllt werden. Dabei wird unterschieden zwischen Pflicht- und Wahlfelder. Rollen, Berechtigungen und Akteure müssen jedem einzelnen elektronischen Dokument explizit zugewiesen werden. Sind Voreinstellungen auf der Dossier-Ebene parametrisiert, werden diese automatisch übernommen und sind ggf. anzupassen.

Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefüllt.

Page 83: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Dokument erstellen und bearbeiten“

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Aufgabe 173: Funktionale Beschreibung „Dokumenteninhalt bearbeiten“

Objektname Dokumenteninhalt bearbei-ten

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Das Dokument wird bearbeitet. Ausgewählte Metadaten des GEVER-Systems werden automatisch in das elektronische Dokument übernommen (siehe Vorlagen verwenden).

Business Rules

Keine

Aufgabe 174: Funktionale Beschreibung „Dokument schliessen“

Objektname Dokument schliessen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Mit dem Schliessen des Dokuments und der Bestätigung des Speicherns wird das Dokument gespeichert und geschlossen.

Business Rules

Keine

Systemfunktion 10: Funktionale Beschreibung „_Dokument_speichern“

Systemfunktion _Dokument_speichern Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Dokument wird gespeichert. Metadaten werden übernommen.

Service 15: Funktionale Beschreibung „Autorisierung des Objekts“

Objektname Autorisierung des Objekts Objekttyp Service Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Hinweis: Die Beschreibung des Services wird mit Erarbeitung der [GEVER-LA], Version 2.0 angepasst. Business Rules Hinweis: Wird im Rahmen der Erarbeitung der [GEVER-LA] beschrieben.

Page 84: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Dokument versenden“

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4.6 GTV „Dokument versenden“

Abbildung 23: GTV „Dokument versenden“

Page 85: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Dokument versenden“

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Aufgabe 175: Funktionale Beschreibung „Empfänger erfassen“

Objektname Empfänger erfassen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Empfangsadressen werden aus der Adressdatenbank des GEVER-Systems oder einer externen Adressda-tenbank ausgewählt und ins Dokument integriert. Im Falle eines E-Mail-Versands können die Outlook Ver-zeichnisse oder Verteilerlisten genutzt werden.

Business Rules

Keine

Systemfunktion 11: Funktionale Beschreibung „_Adress-Selektion“

Systemfunktion _Adress-Selektion Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Ermöglicht die Suche und Auswahl von einer oder mehreren Adressen aus dem zentralen Adressverzeichnis aller GEVER-Mandanten.

Aufgabe 176: Funktionale Beschreibung „Dokument selektieren“

Objektname Dokument selektieren Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die zu versendenden Dokumente werden ausgewählt. Ggf. werden die Adressinformationen ins Dokument übernommen.

Business Rules Keine

Aufgabe 177: Funktionale Beschreibung „Versandart wählen“

Objektname Versandart wählen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Festgelegt wird, ob ein Versand physisch oder elektronisch erfolgen soll. Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Dokument Versandart? Via Dossier-Schnittstelle eCH0147

Via Dossier-Schnittstelle eCH0147: [Dossierschnittstelle eCH0147 anwenden]

Extern via E-Mail Extern via E-Mail: [Anlage verzippen?]

Physisch Dokument physisch versenden: [Dokument drucken]

Anlage Anlage verzippen? Ja Anlage verzippen: [ZIP-File erstellen]

Nein Anlage nicht verzippen: [Dokument als Anlage an-hängen]

Page 86: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Dokument versenden“

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Service 16: Funktionale Beschreibung „Dossier-Schnittstelle eCH0147 anwenden“

Objektname Dossier-Schnittstelle [eCH-0147] anwenden

Objekttyp Service

Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Aus den selektierten Dokumenten wird ein eCH-0147.ZIP-File erstellt. Dieses wird mit der/n Anweisung/en sowie den Dossierinformationen (gemäss Vorgaben [eCH-0147]) der Dossierschnittstelle übergeben.

Business Rules Keine

Aufgabe 178: Funktionale Beschreibung „Dokument versenden“

Objektname Dokument versenden Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Das Dokument wird elektronisch versendet. Dafür stehen die Möglichkeiten per E-Mail oder via Schnittstelle [eCH-0147] zur Verfügung.

Business Rules Keine

Aufgabe 179: Funktionale Beschreibung „ZIP-File erstellen“

Objektname ZIP-File erstellen Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die gewünschten Dateien werden an den Zipp-komprimierten Ordner gesendet.

Aufgabe 180: Funktionale Beschreibung „ZIP-File als Anlage anhängen“

Objektname ZIP-File als Anlage an-hängen

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Das Zip-File wird der E-Mail als Anlage angehängt.

Aufgabe 181: Funktionale Beschreibung „Dokument als Anlage anhängen“

Objektname Dokument als Anlage anhängen

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Dokumente werden der E-Mail als Anlage angehängt.

Service 17: Funktionale Beschreibung „E-Signatur anwenden“

Objektname E-Signatur anwenden Objekttyp Service

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die E-Signatur wird angewendet. Business Rules

Siehe Merkblatt "Digitale Signatur und Verschlüsselung" ([Merkblatt-DE]).

Page 87: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: /GTV „Dokument versenden“

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Aufgabe 182: Funktionale Beschreibung „E-Mail versenden“

Objektname E-Mail versenden Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die E-Mail wird versendet.

Aufgabe 183: Funktionale Beschreibung „Dokument drucken“

Objektname Dokument drucken Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die zu versendenden Dokumente werden ausgedruckt. Business Rules

Keine

Aufgabe 184: Funktionale Beschreibung „Dokument physisch unterschreiben“

Objektname Dokument physisch unter-schreiben

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Das Dokument ist unterzeichnet. Im GEVER-System wird das Dokument als „genehmigt“ vermerkt. Business Rules

Die Zuständigkeit der Unterschrift ist geklärt.

Aufgabe 185: Funktionale Beschreibung „Dokument versenden“

Objektname Dokument versenden Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Die zu versendenden Dokumente werden dem Postdienst zum Versand übergeben. Da bei Papierdokumenten nach der Unterzeichnung i.d.R. noch eine ganze Reihe von Arbeitsschritten folgt (Beilagen kontrollieren, einpacken, für den Postdienst bereitlegen, weiterleiten etc.), ist es wichtig, dass in der GEVER-Anwendung der Zeitpunkt, an dem das Dokument dem Postdienst übergeben wurde, und die ausfüh-rende Person festgehalten werden.

Aufgabe 186: Funktionale Beschreibung „Versand im System festhalten“

Objektname Versand im System fest-halten

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Ein elektronischer Ausgang wird, sofern gefordert oder gewünscht, digital signiert (Details sind noch zu klären). Die Korrektheit des Adressaten sowie die Beilagen werden vor dem Versand kontrolliert. Klassifizierte Informa-tionen sowie Inhalte, welche dem Datenschutz unterliegen (z.B. für den Personaldienst), sind gemäss der [ISchV], und dem [DSG] zu behandeln. Der Versand wird in der GEVER-Anwendung erfasst (sofern dies nicht automatisch erfolgt):

- Möglichkeit, das unterschriebene Dokument vor dem Versand zu scannen.10 - Erfassung der Metadaten „versandt von/am“ - Dokument in ein archivtaugliches Format konvertieren

Business Rules

Keine

10 Dieser Arbeitsschritt muss nach Inkrafttreten der [GEVER-VO] überprüft werden.

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfall abschliessen“

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4.7 GTV „Geschäftsfall abschliessen“

Abbildung 24: GTV „Geschäftsfall abschliessen“

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfall abschliessen“

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Aufgabe 187: Funktionale Beschreibung „Vollständigkeit Geschäftsfall prüfen“

Objektname Vollständigkeit Geschäfts-fall prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob alle Dokumente im Dossier/Subdossier vorhanden und alle Geschäftsvorfälle abgewickelt sind.

Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Geschäftsfall Geschäftsfall vollständig? Ja Geschäftsfall vollständig:

[Metadaten prüfen und be-reinigen]

Nein Geschäftsfall nicht vollstän-dig: [Geschäftsvorfall definie-ren/auswählen]

Aufgabe 188: Funktionale Beschreibung „Metadaten prüfen und bereinigen“

Objektname Metadaten prüfen und bereinigen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob die Metadaten vollständig und in der notwendigen Qualität erfasst sind. Ggf. werden sie korri-giert oder ergänzt.

Business Rules

Keine

Aufgabe 189: Funktionale Beschreibung „Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen“

Objektname Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob die relevanten Dokumente den richtigen Status aufweisen.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dokumente Relevante Dokumente geneh-

migt? Ja Relevante Dokumente ge-

nehmigt: [Geschäftsfall schliessen]

Nein Relevante Dokumente nicht genehmigt: [Genehmigung durchführen]

Aufgabe 190: Funktionale Beschreibung „Genehmigung durchführen“

Objektname Genehmigung durchführen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Der Mitarbeiter genehmigt oder initialisiert die Genehmigung der relevanten und nicht genehmigten Dokumen-te.

Business Rules Mit der Genehmigung wird eine neue Version des Dokuments erstellt.

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäftsfall abschliessen“

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Aufgabe 191: Funktionale Beschreibung „Geschäftsfall schliessen“

Objektname Geschäftsfall schliessen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Der Geschäftsfall wird im GEVER-System auf den Status „Abgeschlossen“ gesetzt. Business Rules Wird das Subdossier geschlossen, müssen auch alle enthaltenen Objekte geschlossen werden resp. deren Status entsprechend angepasst werden.

Teilprozess 19: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall definieren/auswählen“

Objektname Geschäftsvorfall definie-ren/auswählen

Objekttyp Teilprozess

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft kontrollieren“

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4.8 GTV „Geschäft kontrollieren“

Abbildung 25: GTV „Geschäft kontrollieren“

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GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft kontrollieren“

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Aufgabe 192: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfälle anzeigen“

Objektname Geschäftsvorfälle anzei-gen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Über die Suche oder Navigation im Ordnungssystem werden Geschäfte oder Geschäftsvorfälle gesucht und angezeigt. Die Ergebnisliste kann angezeigt und/oder ausgedruckt werden.

Business Rules Keine

Aufgabe 193: Funktionale Beschreibung „Status Geschäftsvorfall/Fristeinhaltung prüfen“

Objektname Status Geschäftsvor-fall/Fristeinhaltung prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Fristen der Geschäftsvorfälle und der Aktivitäten werden mit dem aktuellen Tagesdatum verglichen. Geprüft wird, ob die im Geschäftsvorfall vorgegebenen Fristen eingehalten werden können.

Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Geschäftsvorfall Offene Geschäftsvorfälle? Ja Offene Geschäftsvorfälle:

[Firsteinhaltung gefährdet?]

Nein Keine offenen Geschäfts-vorfälle: [Geschäftsvorfälle abge-schlossen?]

Fristeinhaltung gefährdet? Ja Fristeinhaltung gefährdet: [Massnahmen planen]

Nein Fristeinhaltung nicht ge-fährdet: [Geschäftsvorfälle anzei-gen]

Geschäftsvorfälle abgeschlossen? Ja Geschäftsvorfälle abge-schlossen: [Geschäft abgeschlossen]

Nein Geschäftsvorfälle nicht abgeschlossen: [Geschäft nicht abge-schlossen]

Ereignis 8: Funktionale Beschreibung „Frist_Geschäftsvorfall_abgelaufen“

Objektname Frist_Geschäftsvorfall_ab-gelaufen

Objekttyp Ereignis

Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: - „Ist eine Frist im Geschäftsvorfall abgelaufen erfolgt die Notifikation „Im

Geschäftsvorfall (Titel) ist die interne Frist abgelaufen“ (Aktuel-les_Datum > Geschäftsvorfall_Bearbeitungsfrist intern)

- oder "Im Geschäftsvorfall (Titel) ist die externe Frist abgelaufen“ (Aktu-elles_Datum > Geschäftsvorfall_Bearbeitungsfrist extern).

Rolle Federführender Mitarbeiter

Page 93: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft kontrollieren“

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Aufgabe 194: Funktionale Beschreibung „Status Geschäftsvorfall prüfen“

Objektname Status Geschäftsvorfall prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Status des Geschäftsvorfalls wird geprüft.

Business Rules Keine

Aufgabe 195: Funktionale Beschreibung „Massnahmen planen“

Objektname Massnahmen planen Objekttyp Manuell Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Kann die im Geschäftsvorfall vorgegebene Frist nicht eingehalten werden, sind Massnahmen wie Fristverlänge-rung, Mahnung oder Zuweisung der Aufgabe an eine andere Person festzulegen.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Geplante Massnahme Umsetzung delegieren? Ja Umsetzung delegieren:

[Massnahmen kommunizie-ren]

Nein Umsetzung nicht delegieren: [Massnahmen umsetzen]

Aufgabe 196: Funktionale Beschreibung „Massnahmen umsetzen“

Objektname Massnahmen umsetzen Objekttyp Manuell Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Die definierten Massnahmen werden umgesetzt.

Aufgabe 197: Funktionale Beschreibung „Massnahmen kommunizieren“

Objektname Massnahmen kommunizie-ren

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Beteiligten werden per Telefon, via E-Mail oder dem GEVER-System kontaktiert und über die notwendigen Massnahmen informiert.

Aufgabe 198: Funktionale Beschreibung „Delegierte Massnahmen umsetzen“

Objektname Delegierte Massnahmen umsetzen

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die delegierten Massnahmen werden umgesetzt.

Page 94: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Geschäftsbearbeitung“: GTV „Geschäft kontrollieren“

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Aufgabe 199: Funktionale Beschreibung „Massnahmenumsetzung prüfen“

Objektname Massnahmenumsetzung prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob die Massnahmen umgesetzt sind. Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Umgesetzte Massnahme Weitere Massnahmen notwen-dig?

Ja Weitere Massnahmen not-wendig: [Massnahmen kommunizie-ren]

Nein Keine weiteren Massnahmen notwendig: [Status Geschäftsvorfall prüfen]

Aufgabe 200: Funktionale Beschreibung „Status Geschäftsvorfälle prüfen“

Objektname Status Geschäftsvorfälle prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Im Geschäftsvorfall wird geprüft, ob alle Aufgaben erledigt sind. Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Geschäft Geschäftsvorfälle abgeschlos-sen?

Ja Geschäftsvorfälle abge-schlossen: Geschäft abgeschlossen

Nein Geschäftsvorfälle nicht ab-geschlossen: Geschäft nicht abgeschlos-sen

Page 95: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Geschäftsabschluss: GTV „Geschäft abschliessen“

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5 GV Geschäftsabschluss

5.1 GTV „Geschäft abschliessen“

Abbildung 26: GTV „Geschäft abschliessen“

Page 96: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Geschäftsabschluss: GTV „Geschäft abschliessen“

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Teilprozess 20: Funktionale Beschreibung „Dossier bereinigen“

Objektname Dossier bereinigen Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 201: Funktionale Beschreibung „Schutzfristkategorie hinterlegen“

Objektname Schutzfristkategorie hinter-legen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Der federführende Mitarbeiter hinterlegt dem Dossier eine Schutzfristkategorie, indem er aus einer Liste den entsprechenden [BGA]-Artikel auswählt.

Business Rules Keine

Aufgabe 202: Funktionale Beschreibung „Dossier in Abschluss geben“

Objektname Dossier in Abschluss ge-ben

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der federführende Mitarbeiter übergibt das bereinigte und vollständige elektronische Dossier sowie die dazu-gehörigen physischen Dokumente dem Registrator zum Dossierabschluss.

Business Rules Keine

Systemfunktion 12: Funktionale Beschreibung „_Dossier_in_Abschluss_geben“

Systemfunktion _Dossier_in_Abschluss_geben Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Diese Funktion protokolliert die Übergabe des Dossiers mit Aktenzei-chen, dem Datum der Übergabe und dem federführenden Mitarbeiter.

Aufgabe 203: Funktionale Beschreibung „Durchgeführte Bereinigung prüfen“

Objektname Durchgeführte Bereinigung prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Der Registrator prüft, ob der federführende Mitarbeiter Bereinigung sowohl der elektronischen als auch der allfälligen physischen Dokumente korrekt umgesetzt hat. Bei Bedarf kann der Registrator das Dossier zurück-weisen, damit der federführende Mitarbeiter eine erneute Bereinigung durchführt.

Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossier Bereinigung korrekt? Ja Bereinigung korrekt:

[Archivtauglichkeit der For-mate prüfen]

Nein Bereinigung nicht korrekt: [Dossier bereinigen]

Page 97: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Geschäftsabschluss: GTV „Geschäft abschliessen“

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Aufgabe 204: Funktionale Beschreibung „Metadaten prüfen und ergänzen“

Objektname Metadaten prüfen und ergänzen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob die Metadaten korrekt sind. Ggf. werden sie korrigiert.

Business Rules Keine

Aufgabe 205: Funktionale Beschreibung „Archivtauglichkeit der Formate prüfen“

Objektname Archivtauglichkeit der Formate prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob sämtliche Dokumente eines Dossiers in archivtaugliche Formate konvertiert sind (siehe www.bar.admin.ch).

Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dateien In archivtauglichem Format? Ja In archivtauglichem Format:

[Dossier-Typ ermitteln]

Nein Nicht in archivtauglichem Format: [Datei konvertieren]

Systemfunktion 13: Funktionale Beschreibung „_nicht_archivtaugliche_Formate_auflisten“

Systemfunktion _nicht_archivtaugliche_For-mate_auflisten

Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Der Konvertierungsservice überprüft die Dateien auf archivtaugliche Formate und liefert eine Liste der Fehler und Konvertierungsmöglichkei-ten. (Die weitere Beschreibung des Konvertierungsdienstes ist noch zu klären.)

Service 18: Funktionale Beschreibung „Datei konvertieren“

Objektname Datei konvertieren Objekttyp Service Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Der Konvertierungsservice konvertiert die Dateien in ein archivtaugliches Format. (Die weitere Beschreibung des Konvertierungsdienstes ist noch zu klären.)

Business Rules Keine

Page 98: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Geschäftsabschluss: GTV „Geschäft abschliessen“

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Aufgabe 206: Funktionale Beschreibung „Lesbarkeit prüfen“

Objektname Lesbarkeit prüfen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Qualität der konvertierten Dateien wird auf Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit geprüft. Mit der Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit wird die Rechtsgültigkeit11 einer Datei sichergestellt.

Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Datei Lesbarkeit nach Konvertierung

gegeben? Ja Lesbarkeit gewährleistet:

[Notwendigkeit neues Dos-sier prüfen]

Nein Lesbarkeit nicht gewährleis-tet: [Datei konvertieren]

Aufgabe 207: Funktionale Beschreibung „Notwendigkeit neues Dossier prüfen“

Objektname Notwendigkeit neues Dos-sier prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Geprüft wird, ob ein Nachfolgedossier nötig ist. Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossier Neues Dossier notwendig? Ja Dossier notwendig:

[Neues Dossier mit Band-nummer eröffnen]

Nein Dossier nicht notwendig: [Dossier abschliessen]

Service 19: Funktionale Beschreibung „Neues Dossier mit Bandnummer eröffnen“

Objektname Neues Dossier mit Band-nummer eröffnen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Ein neues Dossier mit Bandnummer wird eröffnet. Business Rules

Keine

Aufgabe 208: Funktionale Beschreibung „Dossier abschliessen“

Objektname Dossier abschliessen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Entspricht die Qualität des Dossiers den Anforderungen an die Aktenführung, Aufbewahrung und Archivierung, wird das Dossier im GEVER-System auf den Status „Abgeschlossen“ gesetzt. Die Zugriffsrechte auf das Dos-sier werden im GEVER-System automatisch angepasst. Business Rules

11 Die Rechtsgültigkeit wird im Rahmen der durch das BJ ausgeführten Aufträge (zu klärende Fragen aus dem Projekt EA sowie Erarbeitung einer Bundesrätlichen Verordnung) definiert.

Page 99: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Geschäftsabschluss: GTV „Geschäft abschliessen“

99/174

Keine

5.1.1 GTV „Dossier bereinigen“

Abbildung 27: GTV „Dossier bereinigen“

Page 100: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Geschäftsabschluss: GTV „Geschäft abschliessen“

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Aufgabe 209: Funktionale Beschreibung „Vollständigkeit Dossier prüfen“

Objektname Vollständigkeit Dossier prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Das Geschäft wird auf Vollständigkeit geprüft, d.h. alle geschäftsrelevanten Dokumente im GEVER-System abgelegt und alle Geschäftsvorfälle abgeschlossen sind.

Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossier Dossier vollständig? Ja Dossier vollständig:

[Auf redundante Dokumente prüfen und löschen]

Nein Dossier nicht vollständig: [Dokumente aus anderen elektronischen Ablagen importieren]

Aufgabe 210: Funktionale Beschreibung „Dokumente aus anderen elektronischen Ablagen importieren“

Objektname Dokumente aus anderen elektronischen Ablagen importieren

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob Dokumente aus anderen elektronischen Ablagen (z.B. E-Mail-Ablage, Collaboration Plattfor-men, CD, etc.) importiert sind.

Business Rules Keine

Aufgabe 211: Funktionale Beschreibung „Auf redundante Dokumente prüfen und diese löschen“

Objektname Auf redundante Dokumen-te prüfen und löschen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Redundante Dokumente werden ermittelt und gelöscht. Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossier Redundante Dokumente vorhan-

den? Ja Redundante Dokumente

vorhanden: [Redundanzen löschen]

Nein Keine redundanten Doku-mente vorhanden: [Metadaten prüfen]

Page 101: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Geschäftsabschluss: GTV „Geschäft abschliessen“

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Systemfunktion 14: Funktionale Beschreibung „_Redundante_Dateien_Anzeigen“

Systemfunktion _Redundante_Dateien_Anzeigen Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Diese Funktion zeigt alle redundanten Dateien im selektierten Dossier und in allen darin enthaltenen Subdossiers auf. Dargestellt werden die Dokumente.

Systemfunktion 15: Funktionale Beschreibung „_Redundante_ Metadateninhalte _Anzeigen“

Systemfunktion _Redundante_Metadateninhal- te _Anzeigen

Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Diese Funktion zeigt alle Dokumente mit gleichen Metadateninhalten im selektierten Dossier und in allen darin enthaltenen Subdossier auf. Dar-gestellt werden die Dokumente.

Aufgabe 212: Funktionale Beschreibung „Verweise und physische Ablagen auf Vollständigkeit prü-fen/ergänzen“

Objektname Verweise und physische Ablagen auf Vollständig-keit prüfen/ergänzen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob in den Dokumenten Verweise auf Webseiten oder andere Dokumente existieren, die nach Abschluss des Dossiers nicht mehr funktionieren. Falls ja, werden diese ergänzt und angepasst. Ebenso geprüft wird, ob allfällige physische Dokumente vollständig vorhanden und für die Aufbewahrung vor-bereitet sind. Business Rules Keine

Aufgabe 213: Funktionale Beschreibung „Metadaten auf Vollständigkeit prüfen“

Objektname Metadaten auf Vollstän-digkeit prüfen

Objekttyp Service

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob die Metadaten in der notwendigen Qualität erfasst sind. Ggf. werden zusätzliche Metadaten erfasst.

Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Metadaten Dossier Metadaten vollständig? Ja Metadaten vollständig:

[Archivtauglichkeit der For-mate prüfen]

Nein Metadaten nicht vollständig: [Auflistung fehlender Meta-daten pro Dossier]

Page 102: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Geschäftsabschluss: GTV „Geschäft abschliessen“

102/174

Aufgabe 214: Funktionale Beschreibung „Auflistung fehlender Metadaten pro Dossier“

Objektname Auflistung fehlender Meta-daten pro Dossier

Objekttyp Service

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die fehlenden Metadaten werden pro Dossier aufgelistet. Business Rules

Keine

Aufgabe 215: Funktionale Beschreibung „Metadaten vervollständigen“

Objektname Metadaten vervollständi-gen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Metadaten werden vervollständigt.

Business Rules Keine

Aufgabe 216: Funktionale Beschreibung „Archivtauglichkeit der Formate prüfen“

Objektname Archivtauglichkeit der Formate prüfen

Objekttyp Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob sämtliche Dokumente eines Dossiers in archivtaugliche Formate konvertiert sind (siehe www.bar.admin.ch).

Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dateien In archivtauglichem For-

mat? Ja In archivtauglichem Format:

[Lesbarkeit prüfen]

Nein Nicht in archivtauglichem Format: [Datei konvertieren]

Systemfunktion 16: Funktionale Beschreibung „_nicht_archivtaugliche_Formate_auflisten“

Systemfunktion _nicht_archivtaugliche _Formate_auflisten

Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Der Konvertierungsservice überprüft die Dateien auf archivtaugliche Formate und liefert eine Liste der Fehler und Konvertierungsmöglichkei-ten. (Die weitere Beschreibung des Konvertierungsdienstes sollte im Rahmen des Auftrags 15 Konvertierung durch das ISB erfolgen.)

Page 103: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Geschäftsabschluss: GTV „Geschäft abschliessen“

103/174

Service 20: Funktionale Beschreibung „Datei konvertieren“

Objektname Datei konvertieren Objekttyp Service Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Der Konvertierungsservice überprüft die Dateien auf archivtaugliche Formate und liefert eine Liste der Fehler und Konvertierungsmöglichkeiten. (Die weitere Beschreibung des Konvertierungsdienstes sollte im Rahmen des Auftrags 15 Konvertierung durch das ISB erfolgen.)

Business Rules Das Dossier ist vollständig. Ein Konvertierungsservice steht zur Verfügung. Die Dokumente sind entsprechend vorbereitet, dass in archivtaugliche Formate konvertiert werden können.

Aufgabe 217: Funktionale Beschreibung „Lesbarkeit prüfen“

Objektname Lesbarkeit prüfen Objekttyp Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Qualität der konvertierten Dateien wird auf Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit geprüft. Mit der Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit wird die Rechtsgültigkeit12 einer Datei sichergestellt.

Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Datei Lesbarkeit nach Konvertierung

gegeben? Ja Lesbarkeit gegeben:

Dossier bereinigt

Nein Lesbarkeit nicht gegeben: [Datei konvertieren]

12 Die Rechtsgültigkeit wird im Rahmen der durch das BJ ausgeführten Aufträge (zu klärende Fragen aus dem Projekt EA sowie Erarbeitung einer Bundesrätlichen Verordnung) definiert.

Page 104: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aussonderung/Vernichtung: GTV „Aussonderung durchführen“

104/174

6 GV Aussonderung/Vernichtung

6.1 GTV „Aussonderung durchführen“

Abbildung 28: GTV „Aussonderung durchführen“

Page 105: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aussonderung/Vernichtung: GTV „Aussonderung durchführen“

105/174

Service 21: Funktionale Beschreibung „Aussonderungsfrist prüfen“

Objektname Aussonderungsfrist prüfen Objekttyp Service Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Aussonderungsfrist der Dossiers wird überprüft. Ist die Aussonderungsfrist eines Dossiers erreicht, wird das Aussonderungsvorgehen ermittelt.

Business Rules Keine

Service 22: Funktionale Beschreibung „Vorgehen Aussonderung ermitteln“

Objektname Vorgehen Aussonde-rung ermitteln

Objekttyp Service

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Das Vorgehen für die Aussonderung wird ermittelt. Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossier Dossier archivwürdig? Dossier archivwür-

dig Dossier archivwürdig: [Auflistung archivwürdiger Dossiers]

Dossier nicht ar-chivwürdig; Auf-bewahrungsfrist = 0

Dossier nicht archivwür-dig; Aufbewahrungsfrist = 0: [Auflistung Dossiers Auf-bewahrungsfrist = 0]

Dossier nicht ar-chivwürdig; Auf-bewahrungsfrist > 0

Dossier nicht archivwür-dig; Aufbewahrungsfrist > 0: [Auflistung Dossiers Auf-bewahrungsfrist > 0]

Service 23: Funktionale Beschreibung „Auflistung archivwürdiger Dossiers“

Objektname Auflistung archivwürdiger Dossiers

Objekttyp Service

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Eine Liste mit archivwürdigen Dossiers wird erstellt. Business Rules

Keine

Aufgabe 218: Funktionale Beschreibung „Ablieferung ans BAR initialisieren“

Objektname Ablieferung ans BAR initia-lisieren

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Aufgrund der Liste der archivwürdigen Dossiers wird die Ablieferung ans BAR initialisiert.

Page 106: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aussonderung/Vernichtung: GTV „Aussonderung durchführen“

106/174

Service 24: Funktionale Beschreibung „Auflistung Dossiers Aufbewahrungsfrist = 0“

Objektname Auflistung Dossiers Auf-bewahrungsfrist = 0

Objekttyp Service

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Eine Liste mit zu vernichtenden Dossiers wird erstellt. Business Rules

Keine

Aufgabe 219: Funktionale Beschreibung „Vernichtung initialisieren“

Objektname Vernichtung initialisieren Objekttyp Manuell Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Aufgrund der Liste von Dossiers mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist wird die Vernichtung initialisiert.

Service 25: Funktionale Beschreibung „Auflistung Dossiers Aufbewahrungsfrist > 0“

Objektname Auflistung Dossiers Auf-bewahrungsfrist > 0

Objekttyp Service

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Eine Liste mit aufzubewahrenden Dossiers wird erstellt. Business Rules

Keine

Aufgabe 220: Funktionale Beschreibung „Aufbewahrung initialisieren“13

Objektname Aufbewahrung initialisieren Objekttyp Manuell Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Aufgrund der Liste von Dossiers mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist wird die Aufbewahrung initialisiert.

13 Die Aufbewahrung von nichtarchivwürdigen Dossiers wird durch das BAR im Rahmen das Projekt Métamorphose erarbeitet. Die Schnittstelle zum BAR ist in der [GEVER-LA] nicht abgebildet und beschrieben (vgl. Kapitel 7.1).

Page 107: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aussonderung/Vernichtung: GTV „Vernichtung durchführen“

107/174

6.2 GTV „Vernichtung durchführen“

Abbildung 29: GTV „Vernichtung durchführen“

Page 108: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aussonderung/Vernichtung: GTV „Vernichtung durchführen“

108/174

Aufgabe 221: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung auswählen“

Objektname Zusammenstellung aus-wählen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Dossiers mit dem Status „Archiviert“ werden gesucht und selektiert. Business Rules

Keine

Aufgabe 222: Funktionale Beschreibung „Vernichtung Primärdaten einer Zusammenstellung beantragen“

Objektname Vernichtung Primärdaten einer Zusammenstellung beantragen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Der Registrator beantragt beim GEVER-Administrator via Funktion „Vernichtung beantragen“ die Vernichtung der Primärdaten der selektierten Dossiers mit Status „Archiviert“.

Business Rules Keine

Systemfunktion 17: Funktionale Beschreibung „_Vernichtung beantragen“

Systemfunktion _Vernichtung beantragen Funktionsbeschreibung der Sys-temfunktion

Mit der Funktion „Vernichtung beantragen“ wird der Antrag protokolliert.

Aufgabe 223: Funktionale Beschreibung „Vergleich Ablieferungsverzeichnis/Zusammenstellung“

Objektname Vergleich Ablieferungsverzeich-nis/Zusammenstellung

Objekttyp Manuell

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Zusammenstellung der mit Status „Archiviert“ deklarierten Dossiers wird mit dem vom BAR gelieferten Ablieferungsverzeichnis (Bestandteil des SIP) verglichen.

Aufgabe 224: Funktionale Beschreibung „Beantragte Vernichtung quittieren“

Objektname Beantragte Vernichtung quittieren

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die beantragte Vernichtung der Primädaten der mit Status „Archiviert“ selektierten Dossiers wird quittiert. Business Rules

Keine

Systemfunktion 18: Funktionale Beschreibung „_Quittierung_protokollieren“

Systemfunktion _Quittierung_protokollieren

Funktionsbeschreibung der Sys-temfunktion

Mit der Funktion „_Quittierung_protokollieren“ wird die Quittierung proto-kolliert.

Page 109: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aussonderung/Vernichtung: GTV „Vernichtung durchführen“

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Service 26: Funktionale Beschreibung „Primärdaten im GEVER-System vernichten“

Objektname Primärdaten im GEVER-System vernichten

Objekttyp Service

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Primädaten der mit Status „Archiviert“ selektierten Dossiers werden im GEVER-System vernichtet.

Business Rules Falls das Dossier datenschutzrelevant ist, werden die Metadaten des Dossiers anonymisiert oder gelöscht (vgl. [DSG, Art. 21]).

Service 27: Funktionale Beschreibung „Protokoll vernichteter Daten generieren“

Objektname Protokoll vernichteter Daten generieren

Objekttyp Service

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die vernichteten Daten werden protokolliert, inkl. derjenigen Dossiers, welche datenschutzrelevant sind. Das Protokoll wird angezeigt und kann ausgedruckt werden. Das Protokoll enthält: - Abliefernde Stelle - Die Bezeichnung der Zusammenstellung - Die Ablieferungsnummer der Zusammenstellung - Datum und Uhrzeit der Löschung - Verantwortliche 2 Benutzer (GEVER-Administrator und ein Registrator), welche die Löschung freigegeben

haben (s. META.4.3.3.1) - Die Anzahl Dossiers, deren Daten gelöscht worden sind - Liste mit Aktenzeichen und Titel jener Dossiers deren Daten gelöscht wurden Business Rules Keine

Aufgabe 225: Funktionale Beschreibung „Protokoll zustellen“

Objektname Protokoll zustellen Objekttyp Manuell Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Das Protokoll wird dem BAR zugestellt.

Page 110: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV „Aufbewahrung“

110/174

7 GV Aufbewahrung/Archivierung

7.1 GTV „Aufbewahrung“ Hinweis: Die Aufbewahrung von nichtarchivwürdigen Dossiers wird durch das BAR erarbeitet.

Page 111: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“

111/174

7.2 GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“

Abbildung 30: GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“

Page 112: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“

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Teilprozess 21: Funktionale Beschreibung „Dossiers für Ablieferung zusammenstellen“

Objektname Dossiers für Ablieferung zusammenstellen

Objekttyp Teilprozess

Teilprozess 22: Funktionale Beschreibung „SIP erstellen“

Objektname SIP erstellen Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 226: Funktionale Beschreibung „SIP transferieren“

Objektname SIP transferieren Objekttyp Manuell Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung

Das SIP wird dem BAR übermittelt.14

Parameter Bedingung Wert Ergebnis SIP SIP korrekt? Ja Nachricht „SIP ist korrekt“:

[Warten auf Nachricht „SIP archiviert“]

Nein Nachricht „SIP ist nicht korrekt“: [Zusammenstellung bearbeiten]

Aufgabe 227: Funktionale Beschreibung „Vergleich Ablieferungsverzeichnis/Zusammenstellung“

Objektname Vergleich Ablieferungsverzeich-nis/Zusammenstellung

Objekttyp Manuell

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Der Registrator vergleicht das vom BAR gelieferte Ablieferungsverzeichnis mit der Zusammenstellung.

Aufgabe 228: Funktionale Beschreibung „Ablieferungsgeschäft abschliessen“

Objektname Ablieferungsgeschäft ab-schliessen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Die Informationen zu den abgelieferten Dossiers sind zu sichern. In der Zusammenstellung erfasst der Registrator: - Datum des Vergleichs Ablieferungsverzeichnis mit Zusammenstellung - Datum, an dem die Archivierung im BAR erfolgt ist Per Unterschrift Status der Zusammenstellung auf „archiviert“ setzen. Der Status der Dossiers und alle darunter liegenden Objekte wird von „in Ablieferung“ zu „archiviert“ geändert.

Business Rules Datum des Vergleichs Ablieferungsverzeichnis mit Zusammenstellung <= heute. Datum, an dem die Archivierung im BAR erfolgt ist <= heute.

Teilprozess 23: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung bearbeiten“

Objektname Zusammenstellung bear-beiten

Objekttyp Teilprozess

Teilprozess 24: Funktionale Beschreibung „SIP aus Zusammenstellung generieren“

Objektname SIP aus Zusammenstel-lung generieren

Objekttyp Teilprozess

14 Das BAR klärt derzeit die sichere Transportplattform unter Berücksichtigung bestehender Infrastrukturen des Bundes.

Page 113: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“

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7.2.1 GTV „Dossiers für Ablieferung zusammenstellen“

Abbildung 31: GTV „Dossiers für Ablieferung zusammenstellen“

Page 114: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“

114/174

Aufgabe 229: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung generieren“

Objektname Zusammenstellung gene-rieren

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Archivwürdige Dossiers, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden gesucht und selektiert. Business Rules

Keine

Aufgabe 230: Funktionale Beschreibung „Dossiers der Zusammenstellung zuordnen“

Objektname Dossiers der Zusammen-stellung zuordnen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Archivwürdige Dossiers, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden einer Zusammenstellung zugewie-sen.

Business Rules Keine

Service 28: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung prüfen“

Objektname Zusammenstellung prüfen Objekttyp Service

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Die Zusammenstellung wird auf die Einhaltung bestimmter Restriktionen geprüft: - Erwartete SIP-Grösse <8GB - Erwartete Anzahl Datei pro SIP <1 Mio. - Keine unterschiedlichen Kombinationen von Schutzfristkategorien und Schutzfristen - Keine leeren Dossiers - Keine Dokumente ohne zugehörigen Dateien vorhanden, ausser es handelt sich um Dokumente des Datei-

Typs „analog“ Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Zusammenstellung Prüfung Zusammenstellung er-folgreich?

Ja Prüfung Zusammenstellung erfolgreich: [Ablieferung anmelden]

Nein Prüfung Zusammenstellung nicht erfolgreich: [Dossiers der Zusammen-stellung zuordnen]

Aufgabe 231: Funktionale Beschreibung „Ablieferung anmelden“

Objektname Ablieferung anmelden Objekttyp Manuell Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Ablieferung wird dem BAR angemeldet.

Page 115: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“

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Aufgabe 232: Funktionale Beschreibung „Metadaten Zusammenstellung vervollständigen“

Objektname Metadaten Zusammenstel-lung vervollständigen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Die Metadaten der Zusammenstellung werden vervollständigt.

Business Rules Keine

Aufgabe 233: Funktionale Beschreibung „Status Zusammenstellung setzen“

Objektname Status Zusammenstellung setzen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Der Status der Zusammenstellung wird gesetzt. Business Rules Keine

Page 116: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“

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7.2.2 GTV „SIP erstellen“

Abbildung 32: GTV „SIP erstellen“

Page 117: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“

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Aufgabe 234: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung auswählen“

Objektname Zusammenstellung aus-wählen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Eine Zusammenstellung von Dossiers mit Status „Angemeldet“ wird ausgewählt.

Business Rules Keine

Aufgabe 235: Funktionale Beschreibung „SIP generieren“

Objektname SIP generieren Objekttyp Benutzer Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Aus der ausgewählten Zusammenstellung wird ein SIP gemäss Vorgaben des BAR generiert. Business Rules

Keine

Aufgabe 236: Funktionale Beschreibung „SIP prüfen“

Objektname SIP prüfen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Das SIP wird gemäss den Validierungsvorgaben des BAR geprüft. Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis SIP SIP Prüfung erfolgreich? Ja SIP Prüfung erfolgreich:

[Status Zusammenstellung setzen]

Nein SIP Prüfung nicht erfolgreich: [Zusammenstellung bearbei-ten]

Teilprozess 25: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung bearbeiten“

Objektname Zusammenstellung bear-beiten

Objekttyp Teilprozess

Aufgabe 237: Funktionale Beschreibung „Status Zusammenstellung setzen“

Objektname Status Zusammenstellung setzen

Objekttyp Benutzer

Rolle Registrator

Funktionsweise und Beschreibung Der Status der Zusammenstellung wird per Unterschrift auf „SIP erstellt“ gesetzt. Business Rules Keine

Page 118: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“

118/174

Aufgabe 238: Funktionale Beschreibung „SIP speichern“

Objektname SIP speichern Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung

Das SIP wird in einem speziell dafür vorgesehenen Ausgabeverzeichnis gespeichert. Business Rules Keine

Page 119: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Scan to Mail durchführen”

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8 GV „Unterstützung“

8.1 GTV „Scan to Mail durchführen”

Abbildung 33: GTV „Scan to Mail durchführen“

Page 120: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Scan to Mail durchführen”

120/174

Aufgabe 239: Funktionale Beschreibung „Physische Dokumente zum Scannen vorbereiten“

Objektname Physische Dokumente zum Scannen vorbereiten

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die geschäftsrelevanten physischen Dokumente werden zum Scannen vorbereitet. Vertrauliche Dokumente werden nur dann gescannt, wenn die Datenübertragung zwischen dem Multifunktionsgerät und dem Mitarbeiter verschlüsselt ist (vgl. [ISchV]).15 Geheime Dokumente dürfen nicht eingescannt werden.

Aufgabe 240: Funktionale Beschreibung „Scan-Vorgang physische Dokumente starten“

Objektname Scan-Vorgang physische Dokumente starten

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Das zu scannende Dokument wird ins Einzugsfach des Scanning-Geräts gelegt, der Zielort resp. die E-Mailadresse des Empfängers eingegeben, der Scan-Typ sowie ein- oder doppelseitiges Scannen gewählt und der Scan-Vorgang aktiviert. Aufgrund der Beschränkung der E-Mail-Grösse bei der Übertragung eignen sich nur Dokumente bis max. 15-18 Seiten für den Vorgang „Scan to Mail“. Ansonsten erfolgt ein Nachscannen durch die zentrale Registratur.

Service 29: Funktionale Beschreibung ““Scan to Mail“-Vorgang durchführen“

Objektname “Scan to Mail“-Vorgang durchführen

Objekttyp Service

Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die durch das Aktivieren des Scan-Vorgangs erzeugte Datei wird einer E-Mail angehängt und dem gewählten Empfänger in das E-Mail-Postfach gelegt.

Business Rules Keine

15 Die Informationssicherheit kann erst nach Vorliegen der Lösungsarchitektur GEVER und nach Fertigstellung der Fachanforde-

rungen an die Sicherheit von GEVER als System beschrieben werden.

Page 121: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „LB-Wertelisten erfassen und pflegen“

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8.2 GTV „LB-Wertelisten erfassen und pflegen“ In den „LB-Wertelisten“ werden die Werte Dokumenttyp, Schlagwort und Zusatzkomponente geführt, welche vom LB bearbeitet werden.

Abbildung 34: GTV „LB-Wertelisten erfassen und pflegen“

Page 122: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „LB-Wertelisten erfassen und pflegen“

122/174

Aufgabe 241: Funktionale Beschreibung „Antrag Mutation Werteliste prüfen“

Objektname Antrag Mutation Wertelis-te prüfen

Objekttyp Manuell

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Der Antrag wird geprüft. Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Antrag Art der Mutation Anpassung Wert

Anpassung Wert: [Wert im System anpassen]

Neuer Wert Neuer Wert: [Wert vorhanden?]

Inaktivierung Wert

Inaktivierung Wert: [Inaktivierung erlaubt?]

Bestehende Werteliste Wert vorhanden? Ja Wert vorhanden: [Antrag mit Begründung ablehnen]

Nein Wert nicht vorhanden: [Wert im System erfassen]

Wert Inaktivierung erlaubt? Ja Inaktivierung erlaubt: [Wert im System auf inaktiv setzen]

Nein Inaktivierung nicht erlaubt: [Antrag mit Begründung ablehnen]

Aufgabe 242: Funktionale Beschreibung „Wert im System anpassen“

Objektname Wert im System anpassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Der Wert wird im GEVER-System angepasst. Business Rules Kein

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Art Wert Ober-/Unterbegriff bearbeiten? Ja Ober-/Unterbegriff bearbei-

ten: [Ober-/Unterbegriff zuwei-sen/anpassen]

Nein Ober-/Unterbegriff nicht bearbeiten: [Geschäftskategorie zuwei-sen?]

Art Wert Geschäftskategorie zuweisen? Ja Geschäftskategorie zuwei-sen: [Geschäftskategorie zuwei-sen]

Nein Geschäftskategorie nicht zuweisen: [Werteliste gepflegt]

Page 123: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „LB-Wertelisten erfassen und pflegen“

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Aufgabe 243: Funktionale Beschreibung „Wert im System erfassen“

Objektname Wert im System erfassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Der Wert wird im GEVER-System erfasst. Business Rules

Kein Parameter Bedingung Wert Ergebnis Art Wert Ober-/Unterbegriff bearbeiten? Ja Ober-/Unterbegriff bearbei-

ten: [Ober-/Unterbegriff zuwei-sen/anpassen]

Nein Ober-/Unterbegriff nicht bearbeiten: [Geschäftskategorie zuwei-sen?]

Art Wert Geschäftskategorie zuweisen? Ja Geschäftskategorie zuwei-sen: [Geschäftskategorie zuwei-sen]

Nein Geschäftskategorie nicht zuweisen: [Werteliste gepflegt]

Aufgabe 244: Funktionale Beschreibung „Ober-/Unterbegriff zuweisen/anpassen“

Objektname Ober-/Unterbegriff zuwei-sen/anpassen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Der Ober- resp. Unterbegriff wird zugewiesen oder angepasst. Ausserdem wird geprüft, ob eine Geschäftska-tegorie zuzuweisen ist.

Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Art Wert Geschäftskategorie zuweisen? Ja Geschäftskategorie zuwei-

sen: [Geschäftskategorie zuwei-sen]

Nein Geschäftskategorie nicht zuweisen: Werteliste gepflegt

Aufgabe 245: Funktionale Beschreibung „Geschäftskategorie zuweisen“

Objektname Geschäftskategorie zuwei-sen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Geschäftskategorie wird zugewiesen. Business Rules

Keine

Page 124: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „LB-Wertelisten erfassen und pflegen“

124/174

Aufgabe 246: Funktionale Beschreibung „Antrag mit Begründung ablehnen“

Objektname Antrag mit Begründung ablehnen

Objekttyp Manuell

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Der Antrag mit Begründung „Wert bereits vorhanden“ wird abgelehnt.

Aufgabe 247: Funktionale Beschreibung „Wert aus System auf „inaktiv“ setzen“

Objektname Wert aus System auf „in-aktiv“ setzen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Die Referenzen dieser Werte werden auf den Objekten (Ordnungsposition/Kategorie) entfernt. Business Rules Besitzt eine Kategorie kein aktives Schlagwort, ist die Kategorie auf inaktiv zu setzten. Inaktive Schlagworte können für die Suche verwendet werden.

Page 125: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Mitarbeiter mutieren“

125/174

8.3 GTV „Mitarbeiter mutieren“

Abbildung 35: GTV „Mitarbeiter Mutation“

Page 126: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Mitarbeiter mutieren“

126/174

Aufgabe 248: Funktionale Beschreibung „Benutzermutation formulieren“

Objektname Benutzermutation formulie-ren

Objekttyp Manuell

Rolle Leiter

Funktionsweise und Beschreibung Ist eine Benutzermutation vorzunehmen, wird der Bedarf in einem Antragsformular (ist amtsintern zu regeln) schriftlich festgehalten.

Aufgabe 249: Funktionale Beschreibung „Benutzermutation vervollständigen“

Objektname Benutzermutation vervoll-ständigen

Objekttyp Manuell

Rolle Integrationsmanager

Funktionsweise und Beschreibung Der durch den Leiter eingereichte Antrag Benutzermutation wird geprüft und vervollständigt.

Aufgabe 250: Funktionale Beschreibung „Mutationsart prüfen“

Objektname Mutationsart prüfen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Mutationsart wird geprüft. Handelt es sich beim Antrag um einen Austritt eines Mitarbeiters, sind pendente Aufgaben der neu zuständigen Person zu übergeben. Ansonsten wird der Antrag Benutzermutation zur Bear-beitung weitergeleitet.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Antragsformular Austritt/Mutation Mit-arbeiter?

Ja: Austritt/Mutation Mitar-beiter

Austritt/Mutation Mitarbeiter: [Pendente Aufgaben überge-ben]

Nein: Eintritt Mitarbei-ter/Namensänderung

Eintritt Mitarbei-ter/Namensänderung: [Benutzermutation weiterlei-ten]

Aufgabe 251: Funktionale Beschreibung „Pendente Aufgaben übergeben“

Objektname Pendente Aufgaben über-geben

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Offene Aktivitäten und Geschäftsvorfälle werden der neu zuständigen Person durch Weiterleitung der Aktivitä-ten resp. Übertragung der Federführung übergeben.

Business Rules

Keine

Aufgabe 252: Funktionale Beschreibung „Arbeitsübergabe kontrollieren“

Objektname Arbeitsübergabe kontrollie-ren

Objekttyp Manuell

Rolle Leiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Arbeitsübergabe wird kontrolliert. Diese beinhaltet: - Prüfung der Dossierübergabe - Prüfung der Übernahme der physischen Dokumente - Neu-Verschlüsselung der vertraulichen Objekte

Page 127: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Mitarbeiter mutieren“

127/174

Aufgabe 253: Funktionale Beschreibung „Benutzermutation weiterleiten“

Objektname Benutzermutation weiter-leiten

Objekttyp Manuell

Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Antrag Benutzermutation wird an den Leistungserbringer weitergeleitet.

Page 128: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen

128/174

8.4 Stellvertretung einrichten und wahrnehmen

8.4.1 GTV „Stellvertretung einrichten“

Abbildung 36: GTV „Stellvertretung einrichten“

Page 129: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen

129/174

Aufgabe 254: Funktionale Beschreibung „Stellvertretung einrichten“

Objektname Stellvertretung einrichten Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Stellvertretung wird vor der Abwesenheit des Mitarbeiters eingerichtet. Business Rules

Keine

Ereignis 9: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Anfrage_Stellvertretung“

Zwischenereignis Notifikati-on_Anfrage_Stellvertretung

Objekttyp Ereignis

Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: „"Name, Vorname" hat Sie für die Zeit vom "Abwesend_Von" bis "Abwesend_Bis" als Stellvertreter definiert. Bitte bestä-tigen Sie die Annahme der Stellvertretung durch das Drücken des Buttons "Übernahme der Stellvertretung".“

Rolle Stellvertreter

Aufgabe 255: Funktionale Beschreibung „Stellvertretung prüfen“

Objektname Stellvertretung prüfen Objekttyp Benutzer Rolle Stellvertreter Funktionsweise und Beschreibung Die Anfrage der Stellvertretung wird geprüft.

Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Während der Stellvertretung anwesend?

Ja Während der Stellvertretung anwesend: [Stellvertretung annehmen]

Nein Während der Stellvertretung abwesend: [Stellvertretung anpassen]

Aufgabe 256: Funktionale Beschreibung „Stellvertretung anpassen“

Objektname Stellvertretung anpassen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Kann die Stellvertretung nicht wahrgenommen werden, wird sie neu vergeben. Business Rules Keine

Aufgabe 257: Funktionale Beschreibung „Stellvertretung annehmen“

Objektname Stellvertretung annehmen. Objekttyp Service

Rolle Stellvertreter Funktionsweise und Beschreibung Die Stellvertretung wird angenommen.

Business Rules Keine

Page 130: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen

130/174

Ereignis 10: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Bestätigung_Übernahme_Stellvertretung“

Objektname Notifikati-on_Bestätigung_Übernahme_Stellvertret-ung

Objekttyp Ereignis

Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: „"Name, Vorname" hat für die Zeit vom "Ab-wesend_Von" bis "Abwesend_Bis" die Stellvertretung übernommen.“

Rolle Mitarbeiter

Page 131: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen

131/174

8.4.2 GTV „Stellvertretung wahrnehmen“

Abbildung 37: GTV „Stellvertretung wahrnehmen“

Page 132: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen

132/174

Aufgabe 258: Funktionale Beschreibung „Rolle Stellvertreter einnehmen“

Objektname Rolle Stellvertreter ein-nehmen

Objekttyp Benutzer

Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Der Stellvertreter ist aktiviert: - Abwesend_Bis < aktuelles Datum Der Stellvertreter prüft täglich, ob er die Rolle des Stellvertreters weiterhin wahrzunehmen hat. Business Rules Keine

Aufgabe 259: Funktionale Beschreibung „Aktivität prüfen“

Objektname Aktivität prüfen Objekttyp Benutzer Rolle Stellvertreter

Funktionsweise und Beschreibung Die offenen Aktivitäten werden durch den Stellvertreter eingesehen und – falls nötig – für die Bearbeitung über-nommen.

Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Aktivität Aktivität übernehmen? Ja Aktivität übernehmen:

[Aktivität erledigen]

Nein Aktivität nicht übernehmen: [Aktivität prüfen]

Ereignis 11: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Aktivität_übernommen“

Zwischenergebnis Notifikation_Aktivität_übernommen Objekttyp Ereignis Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation

Das GEVER-System informiert: „Die übernommene Aktivität wird dem Stellvertre-ter zur Bearbeitung zugeteilt.“

Rolle Stellvertreter

Aufgabe 260: Funktionale Beschreibung „Aktivität erledigen“

Objektname Aktivität erledigen Objekttyp Benutzer Rolle Stellvertreter Funktionsweise und Beschreibung

Zur Bearbeitung wird die entsprechende Aktivität geöffnet. Business Rules Die Rechte des Mitarbeiters, für den die Stellvertretung wahrgenommen werden soll, werden auf die Dos-siers/Subdossiers nicht automatisch weitervererbt. Sie werden vor dem Einrichten der Stellvertretung zugeteilt. Die Berechtigungen auf die im Geschäftsvorfall mitgeführten Dokumente werden dem Stellvertreter übertragen.

Page 133: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen

133/174

Aufgabe 261: Funktionale Beschreibung „Rolle Stellvertreter abgeben“

Objektname Rolle Stellvertreter abge-ben

Objekttyp Benutzer

Rolle Stellvertreter Funktionsweise und Beschreibung Die Standardrolle wird eingenommen.

Business Rules Keine

Page 134: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

134/174

8.5 GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

Abbildung 38: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

Page 135: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

135/174

Teilprozess 26: Funktionale Beschreibung „Schutzgruppe verwalten“

Objektname Schutzgruppe verwalten Objekttyp Teilprozess

Teilprozess 27: Funktionale Beschreibung „Berechtigung vergeben“

Objektname Berechtigung vergeben Objekttyp Teilprozess

Teilprozess 28: Funktionale Beschreibung „Berechtigung aufheben“

Objektname Berechtigung aufheben Objekttyp Teilprozess

Teilprozess 29: Funktionale Beschreibung „Berechtigung überwachen“

Objektname Berechtigung überwachen Objekttyp Teilprozess

Page 136: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

136/174

8.5.1 GTV „Schutzgruppe verwalten“

Abbildung 39: GTV „Schutzgruppe verwalten“

Page 137: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

137/174

Aufgabe 262: Funktionale Beschreibung „Objekt selektieren“

Objektname Objekt selektieren Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Das Objekt, bei dem die Schutzgruppe zu verwalten ist, wird selektieren. Geprüft wird, ob die Schutzgruppe vorhanden ist. Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Schutzgruppe Schutzgruppe vorhanden? Ja Schutzgruppe vorhanden: [Schutzgruppe löschen?]

Nein Schutzgruppe nicht vorhan-den: [Schutzgruppe erstellen]

Schutzgruppe Schutzgruppe löschen? Ja Schutzgruppe löschen: [Schutzgruppe löschen]

Nein: mutieren

Schutzgruppe nicht löschen sondern mutieren: [Schutzgruppe umbenennen]

Aufgabe 263: Funktionale Beschreibung „Schutzgruppe erstellen“

Objektname Schutzgruppe erstellen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Schutzgruppe wird unter dem gewünschten Namen erfasst. Business Rules

Keine

Aufgabe 264: Funktionale Beschreibung „Fachspezifische Rolle zuweisen“

Objektname Fachspezifische Rolle zuweisen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Fachspezifische Rollen werden auswählt und der Schutzgruppe zugewiesen. Die fachspezifischen Rollen bein-halten die standardmässig eingerichteten Berechtigungen.

Business Rules Keine

Aufgabe 265: Funktionale Beschreibung „Akteur zuweisen“

Objektname Akteur zuweisen Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Akteure werden auswählt und der fachspezifischen Rolle zugewiesen. Business Rules

Nur aktive Akteure können ausgewählt werden.

Page 138: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

138/174

Aufgabe 266: Funktionale Beschreibung „Schutzgruppe umbenennen“

Objektname Schutzgruppe umbenen-nen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Schutzgruppe wird umbenannt. Business Rules

Keine

Aufgabe 267: Funktionale Beschreibung „Fachspezifische Rolle zuweisen/entfernen“

Objektname Fachspezifische Rolle zuweisen/entfernen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die fachspezifischen Rollen auswählt und der Schutzgruppe zugewiesen oder aus der Schutzgruppe entfernt. Die fachspezifischen Rollen beinhalten die standardmässig eingerichteten Berechtigungen.

Business Rules Nur aktive Rollen können ausgewählt werden.

Aufgabe 268: Funktionale Beschreibung „Akteur zuweisen/entfernen“

Objektname Akteur zuweisen/entfernen Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Akteure werden ausgewählt und der fachspezifischen Rolle zugewiesen oder aus der Rolle entfernt.

Business Rules Nur aktive Akteure können ausgewählt werden.

Aufgabe 269: Funktionale Beschreibung „Schutzgruppe löschen“

Objektname Schutzgruppe löschen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Schutzgruppe wird gelöscht. Business Rules

Nur aktive Schutzgruppen können ausgewählt werden.

Service 30: Funktionale Beschreibung „Beziehungen Rollen und Akteure aufheben“

Objektname Beziehungen Rollen und Akteure aufheben

Objekttyp Service

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Beziehungen zwischen den Rollen und Akteuren werden innerhalb der gelöschten Schutzgruppen entfernt. Business Rules

Keine

Page 139: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

139/174

8.5.2 GTV „Berechtigung vergeben“

Abbildung 40: GTV „Berechtigung vergeben“

Page 140: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

140/174

Aufgabe 270: Funktionale Beschreibung „Objekt selektieren“

Objektname Objekt selektieren Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Das Objekt (Dossier, Subdossier oder Dokument) wird auswählt. Business Rules Gewünschtes Objekt ist vorhanden.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Objekt Objekttyp? Dossier Objekttyp Dossier:

[Berechtigung zu Dossier zuweisen]

Subdossier Objekttyp Subdossier: [Berechtigung zu Subdos-sier zuweisen]

Dokument Objekttyp Dokument: [Berechtigung zu Dokument zuweisen]

Aufgabe 271: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Dossier zuweisen“

Objektname Berechtigung zu Dossier zuweisen

Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Mit der Zuordnung der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure auf ein Dossier werden diesem die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen.

Business Rules Nur aktive Schutzgruppen können ausgewählt werden.

Aufgabe 272: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Subdossier zuweisen“

Objektname Berechtigung zu Subdos-sier zuweisen

Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Mit der Zuordnung der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure auf ein Subdossier werden diesem die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen.

Business Rules

Nur aktive Schutzgruppen können ausgewählt werden.

Aufgabe 273: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Dokument zuweisen“

Objektname Berechtigung zu Doku-ment zuweisen

Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Mit der Zuordnung der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure auf ein Dokument werden diesem die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen.

Business Rules Keine

Page 141: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

141/174

8.5.3 GTV „Berechtigung aufheben“

Abbildung 41: GTV „Berechtigung aufheben“

Page 142: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

142/174

Aufgabe 274: Funktionale Beschreibung „Objekt selektieren“

Objektname Objekt selektieren Benutzer Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung

Das Objekt (Dossier, Subdossier oder Dokument) wird auswählt. Business Rules Gewünschtes Objekt ist vorhanden.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Objekt Objekttyp? Dossier Objekttyp Dossier:

[Berechtigung zu Dossier aufheben]

Subdossier Objekttyp Subdossier: [Berechtigung zu Subdos-sier aufheben]

Dokument Objekttyp Dokument: [Berechtigung zu Dokument aufheben]

Aufgabe 275: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Dossier aufheben“

Objektname Berechtigung zu Dossier aufheben

Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Mit dem Entfernen der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure aus einem Dossier wird die entspre-chende Berechtigung aufgehoben.

Business Rules Keine

Aufgabe 276: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Subdossier aufheben“

Objektname Berechtigung zu Subdos-sier aufheben

Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Mit dem Entfernen der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure aus einem Subdossier wird die ent-sprechende Berechtigung aufgehoben.

Business Rules

Keine

Aufgabe 277: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Dokument aufheben“

Objektname Berechtigung zu Doku-ment aufheben

Benutzer

Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Mit dem Entfernen der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure aus einem Dokument wird die entspre-chende Berechtigung aufgehoben.

Business Rules Keine

Page 143: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

143/174

8.5.4 GTV „Berechtigung überwachen“

Abbildung 42: GTV „Berechtigung überwachen“

Page 144: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“

144/174

Aufgabe 278: Funktionale Beschreibung „Handlungsbedarf ermitteln“

Objektname Handlungsbedarf ermitteln Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Die Überwachung der Berechtigungen wird aktiviert. Business Rules Die Berechtigungen sind vergeben, die Schutzgruppen erfasst.

Service 31: Funktionale Beschreibung „Berechtigungen auflisten“

Objektname Berechtigungen auflisten Objekttyp Service

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Der Service ermittelt sämtliche Objekte (Dossier, Subdossier und Dokumente), denen Schutzgruppen oder Akteure zugewiesen sind, und listet diese auf.

Business Rules Keine

Service 32: Funktionale Beschreibung „Berechtigungen mit inaktiven Akteuren auflisten“

Objektname Berechtigungen mit inakti-ven Akteuren auflisten

Objekttyp Service

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Der Service ermittelt sämtliche inaktiven Akteure innerhalb einer fachspezifischen Rolle. Business Rules Keine

Service 33: Funktionale Beschreibung „Nicht verwendete Schutzgruppen auflisten“

Objektname Nicht verwendete Schutz-gruppen auflisten

Objekttyp Service

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Der Service ermittelt sämtliche Schutzgruppen, die keinem Objekt zugeordnet sind. Business Rules

Keine

Service 34: Funktionale Beschreibung „Inaktive verwendete Schutzgruppen auflisten“

Objektname Inaktive verwendete Schutzgruppen auflisten

Objekttyp Service

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Der Service ermittelt sämtliche Schutzgruppen, die in den Metadaten im Attribut "_Aktiv" den Wert "Nein" auf-weisen.

Business Rules Keine

Page 145: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Vorlagen verwalten“

145/174

8.6 GTV „Vorlagen verwalten“

Abbildung 43: GTV „Vorlagen verwalten“

Page 146: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Vorlagen verwalten“

146/174

Aufgabe 279: Funktionale Beschreibung „Neue Vorlage erstellen“

Objektname Neue Vorlage erstellen Objekttyp Manuell Rolle Federführender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Es wird eine neue Vorlage in der Büroautomation erstellt. Diese wird als Anlage oder Link auf Speicherort der Vorlage weitergeleitet.

Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Vorhandene Vorlagen Vorlage notwendig? Ja Vorlage notwendig: [Vorlage im System hinterle-gen]

Nein Vorlage nicht notwendig: [Antrag mit Begründung ablehnen]

Aufgabe 280: Funktionale Beschreibung „Antrag mit Begründung ablehnen“

Objektname Antrag mit Begründung ablehnen

Objekttyp Manuell

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Dem Antragsteller wird die Ablehnung des Antrags zusammen mit einer Begründung, weshalb der Antrag ab-gelehnt wurde, übermittelt.

Aufgabe 281: Funktionale Beschreibung „Vorlage im System hinterlegen“

Objektname Vorlage im System hinter-legen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Vorlage wird im GEVER-System hinterlegt. Business Rules

Keine

Aufgabe 282: Funktionale Beschreibung „Doc-Properties einbinden“

Objektname Doc-Properties einbinden Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Die im GEVER-System hinterlegte Vorlage wird mit Doc-Properties versehen. Business Rules Keine

Aufgabe 283: Funktionale Beschreibung „Geschäftskategorie zuordnen“

Objektname Geschäftskategorie zuord-nen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung

Die Vorlage wird einer Geschäftskategorie zugeordnet. Business Rules Keine

Page 147: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Vorlagen verwalten“

147/174

Aufgabe 284: Funktionale Beschreibung „Vorlage anpassen“

Objektname Vorlage anpassen Objekttyp Manuell Rolle Federführender Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Die Vorlage wird in der Büroautomation angepasst und als Anlage oder Link auf Speicherort der Vorlage wei-tergeleitet.

Aufgabe 285: Funktionale Beschreibung „Vorlage im System anpassen“

Objektname Vorlage im System anpas-sen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die im GEVER-System hinterlegte Vorlage wird angepasst. Business Rules

Die Vorlage ist vorhanden.

Aufgabe 286: Funktionale Beschreibung „Doc-Properties anpassen“

Objektname Doc-Properties anpassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator Voraussetzungen

Funktionsweise und Beschreibung Die Doc-Properties der überarbeiteten Vorlage werden angepasst. Business Rules Keine

Aufgabe 287: Funktionale Beschreibung „Vorlage aus System entfernen“

Objektname Vorlage aus System ent-fernen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator

Funktionsweise und Beschreibung Die Vorlage wird durch den Befehl „Löschen“ aus dem GEVER-System entfernt. Business Rules

Die Vorlage ist im GEVER-System vorhanden. Sämtliche Referenzen dieser Vorlage auf die Objekte (Ordnungsposition/Dossier/Subdossier) sind zu entfer-nen.

Page 148: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Änderungen verwalten“

148/174

8.7 GTV „Änderungen verwalten“

Abbildung 44: GTV „Änderungen verwalten“

Page 149: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Änderungen verwalten“

149/174

Aufgabe 288: Funktionale Beschreibung „Änderungsvorschlag formulieren“

Objektname Änderungsvorschlag for-mulieren

Objekttyp Manuell

Rolle Antragssteller Funktionsweise und Beschreibung Der Änderungsvorschlag wird gemäss dem definierten Vorgehen im Departement/Amt erfasst.

Business Rules Keine

Aufgabe 289: Funktionale Beschreibung „Änderungsvorschlag bewerten“

Objektname Änderungsvorschlag be-werten

Objekttyp Manuell

Rolle Anwendungsverantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung

Der Änderungsvorschlag wird durch den Anwendungsverantwortlichen geprüft und bewertet. Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Änderungsvorschlag Änderungsvorschlag behandeln? Ja Änderungsvorschlag behan-

deln: [Änderungsantrag erstellen]

Nein Änderungsvorschlag nicht behandeln: [Ablehnung Änderungsvor-schlag kommunizieren]

Aufgabe 290: Funktionale Beschreibung „Ablehnung Änderungsvorschlag kommunizieren“

Objektname Ablehnung Änderungsvor-schlag kommunizieren

Objekttyp Manuell

Rolle Anwendungsverantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Dem Antragssteller wird die Ablehnung des Änderungsvorschlags mitgeteilt. Es ist zu begründen, weshalb die Änderung/Mutation nicht vorgenommen wird.

Business Rules Keine

Aufgabe 291: Funktionale Beschreibung „Änderungsantrag erstellen“

Objektname Änderungsantrag erstellen Objekttyp Manuell Rolle Anwendungsverantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Der Änderungsantrag wird in der definierten Form erfasst. Business Rules Keine

Page 150: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Änderungen verwalten“

150/174

Aufgabe 292: Funktionale Beschreibung „Änderungsantrag beurteilen“

Objektname Änderungsantrag beurtei-len

Objekttyp Manuell

Rolle Changeboard

Funktionsweise und Beschreibung Die Vertreter entscheiden, ob der Antrag umgesetzt wird. Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Änderungsantrag Änderungsantrag behandeln? Ja Änderungsantrag behandeln:

[Änderungsantrag eingeben]

Nein Änderungsantrag nicht be-handeln: [Ablehnung Änderungsantrag kommunizieren]

Aufgabe 293: Funktionale Beschreibung „Ablehnung Änderungsantrag kommunizieren“

Objektname Ablehnung Änderungsan-trag kommunizieren

Objekttyp Manuell

Rolle Changeboard Funktionsweise und Beschreibung Dem Antragssteller wird die Ablehnung des Änderungsantrages mitgeteilt. Es ist zu begründen, weshalb die Änderung/Mutation nicht vorgenommen wird.

Business Rules Keine

Aufgabe 294: Funktionale Beschreibung „Änderungsantrag eingeben“

Objektname Änderungsantrag einge-ben

Objekttyp Manuell

Rolle Changeboard Funktionsweise und Beschreibung Der Änderungsantrag wird in der entsprechenden User-Group eingegeben.

Business Rules Keine

Aufgabe 295: Funktionale Beschreibung „Umsetzung Änderungsantrag beurteilen“

Objektname Umsetzung Änderungsan-trag beurteilen

Objekttyp Manuell

Rolle User-Group Funktionsweise und Beschreibung

Die Vertreter entscheiden, ob der Antrag umgesetzt wird. Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Änderungsantrag Änderung umsetzen? Ja Änderung umsetzen: [Auftrag Umsetzung Änderung erteilen]

Nein Änderung nicht umsetzen: [Ablehnung Umsetzung kommunizieren]

Page 151: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Änderungen verwalten“

151/174

Aufgabe 296: Funktionale Beschreibung „Ablehnung Umsetzung kommunizieren“

Objektname Ablehnung Umsetzung kommunizieren

Objekttyp Manuell

Rolle User-Group Funktionsweise und Beschreibung Dem Antragssteller wird die Ablehnung der Umsetzung mitgeteilt. Es ist zu begründen, weshalb die Ände-rung/Mutation nicht vorgenommen wird.

Business Rules

Keine

Page 152: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Adressen pflegen“

152/174

8.8 GTV „Adressen pflegen“

Adressen pflegen

Beda

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Adre

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AdressverantwortlicherAntragssteller

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Ja

Abbildung 45: GTV „Adressen pflegen“

Page 153: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Adressen pflegen“

153/174

Aufgabe 297: Funktionale Beschreibung „Adressmutation formulieren“

Objektname Adressmutation formulie-ren

Objekttyp Manuell

Rolle Antragssteller Funktionsweise und Beschreibung Die Informationen, welche Änderungen an einer Adresse vorgenommen sind, werden erfasst.

Business Rules Keine

Aufgabe 298: Funktionale Beschreibung „Adressmutation bewerten“

Objektname Adressmutation bewerten Objekttyp Manuell Rolle Adressverantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Geprüft wird, ob die Adresse korrekt ist und ob dies bereits vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird die Ablehnung mit Begründung dem Antragsteller kommuniziert.

Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Adresse Adressmutation behandeln? Ja Adressmutation behandeln:

[Adressmutation vervollstän-digen]

Nein Adressmutation nicht behan-deln: [Antragssteller informieren]

Aufgabe 299: Funktionale Beschreibung „Adressmutation vervollständigen“

Objektname Adressmutation vervoll-ständigen

Objekttyp Manuell

Rolle Adressverantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Die Informationen, welche Änderungen an einer Adresse vorzunehmen sind, werden vervollständigt.

Business Rules Keine

Aufgabe 300: Funktionale Beschreibung „Antragssteller informieren“

Objektname Antragssteller informieren Objekttyp Manuell Rolle Adressverantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Dem Antragssteller wird die Ablehnung der Adressmutation mitgeteilt. Es ist zu begründen, weshalb die Ände-rung nicht vorgenommen wird.

Business Rules Keine

Page 154: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Adressen pflegen“

154/174

Aufgabe 301: Funktionale Beschreibung „Adresse im System mutieren“

Objektname Adresse im System mutie-ren

Objekttyp Manuell

Rolle Adressverantwortlicher

Funktionsweise und Beschreibung Die Adresse wird im System erfasst resp. mutiert. Business Rules

Keine

Aufgabe 302: Funktionale Beschreibung „Antragssteller informieren“

Objektname Antragssteller informieren Objekttyp Manuell Rolle Adressverantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung

Der Antragssteller wird über die Ausführung der Mutation informiert. Business Rules Keine

Page 155: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „GEVER-Anwendung supporten“

155/174

8.9 GTV „GEVER-Anwendung supporten“

Abbildung 46: GTV „GEVER-Anwendung supporten“Aufgabe 303: Funktionale Beschreibung „Problem melden“

Page 156: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „GEVER-Anwendung supporten“

156/174

Objektname Problem melden Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter

Funktionsweise und Beschreibung Das Problem wird gemeldet. Business Rules

Keine

Aufgabe 304: Funktionale Beschreibung „Problem analysieren“

Objektname Problem analysieren Objekttyp Manuell Rolle 1st Level Support Funktionsweise und Beschreibung

Gemeinsam mit dem Mitarbeiter wird das Problem analysiert. Business Rules Keine

Parameter Bedingung Wert Ergebnis Problem Problemlösung bekannt? Ja Problemlösung bekannt:

[Problem lösen]

Nein Problemlösung nicht be-kannt: [2nd Level Support initialisie-ren]

Aufgabe 305: Funktionale Beschreibung „Problem lösen“

Objektname Problem lösen Objekttyp Manuell Rolle 1st Level Support

Funktionsweise und Beschreibung Organisatorische Fragestellungen oder Anwendungsprobleme werden direkt gelöst. Business Rules

Keine

Aufgabe 306: Funktionale Beschreibung „Lösung kommunizieren“

Objektname Lösung kommunizieren Objekttyp Manuell Rolle 1st Level Support Funktionsweise und Beschreibung

Die Lösung wird bekanntgegeben und – falls nötig – unter „Tipps und Tricks“ festgehalten. Business Rules Keine

Aufgabe 307: Funktionale Beschreibung „2nd Level Support initialisieren“

Objektname 2nd Level Support initiali-sieren

Objekttyp Manuell

Rolle 1st Level Support Funktionsweise und Beschreibung

Neue Probleme oder komplexere Probleme werden dem 2nd Level Support übergeben. Business Rules Keine

Page 157: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „GEVER-Anwendung supporten“

157/174

Aufgabe 308: Funktionale Beschreibung „Problem analysieren“

Objektname Problem analysieren Objekttyp Manuell Rolle 2nd Level Support

Funktionsweise und Beschreibung Gemeinsam mit dem Mitarbeiter wird das Problem analysiert. Business Rules

Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Problem Problemlösung bekannt? Ja Problemlösung bekannt:

[Problem lösen]

Nein Problemlösung nicht be-kannt: [3rd Level Support initialisie-ren]

Aufgabe 309: Funktionale Beschreibung „Problem lösen“

Objektname Problem lösen Objekttyp Manuell

Rolle 2nd Level Support Funktionsweise und Beschreibung Organisatorische Fragestellungen oder Anwendungsprobleme werden direkt gelöst. Business Rules

Keine

Aufgabe 310: Funktionale Beschreibung „Lösung kommunizieren“

Objektname Lösung kommunizieren Objekttyp Manuell Rolle 2nd Level Support Funktionsweise und Beschreibung

Die Lösung wird bekanntgegeben und – falls nötig – unter „Tipps und Tricks“ festgehalten. Business Rules Keine

Aufgabe 311: Funktionale Beschreibung „3rd Level Support initialisieren“

Objektname 3rd Level Support initiali-sieren

Objekttyp Manuell

Rolle 2nd Level Support

Funktionsweise und Beschreibung Neue Probleme oder komplexere Probleme werden dem 3nd Level Support übergeben. Business Rules

Keine

Aufgabe 312: Funktionale Beschreibung „Lösung kommunizieren“

Objektname Lösung kommunizieren Objekttyp Manuell Rolle 2nd Level Support Funktionsweise und Beschreibung Die Lösung wird bekanntgegeben und – falls nötig – unter „Tipps und Tricks“ festgehalten.

Business Rules Keine

Page 158: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Controlling wahrnehmen“

158/174

8.10 GTV „Controlling wahrnehmen“

GEVER-Administrator

Info

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Abbildung 47: GTV „Controlling wahrnehmen“

Page 159: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

GV „Unterstützung“: GTV „Controlling wahrnehmen“

159/174

Aufgabe 313: Funktionale Beschreibung „Suche erstellen“

Objektname Suche erstellen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter (Controller)

Funktionsweise und Beschreibung Die Eingabemaske „Suche“ wird geöffnet und die Suchkriterien eingegeben.

Aufgabe 314: Funktionale Beschreibung „Ergebnisdarstellung festlegen“

Objektname Ergebnisdarstellung fest-legen

Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator (Controller) Funktionsweise und Beschreibung Die Ergebnisdarstellung kann aufbereitet werden.

Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis

Wiederverwendung notwendig? Ja Wiederverwendung notwen-dig: [Verwendung festlegen]

Nein Wiederverwendung nicht notwendig: [Informationen beschaffen]

Aufgabe 315: Funktionale Beschreibung „Verwendung festlegen“

Objektname Verwendung festlegen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator (Controller) Funktionsweise und Beschreibung

Festgelegt wird, für wen die Suche abrufbar ist. Business Rules Keine

Aufgabe 316: Funktionale Beschreibung „Informationen beschaffen“

Objektname Informationen beschaffen Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator (Controller) Funktionsweise und Beschreibung Das Ergebnis wird am Bildschirm dargestellt und kann gedruckt oder für die Weiterbearbeitung exportiert wer-den.

Business Rules Keine

Aufgabe 317: Funktionale Beschreibung „Massnahmen auslösen“

Objektname Massnahmen auslösen Objekttyp Benutzer

Rolle GEVER-Administrator (Controller) Funktionsweise und Beschreibung Die notwendigen Massnahmen sind identifiziert und werden den zuständigen Mitarbeitern übergeben.

Business Rules Keine

Page 160: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

Anhang A – Definitionen, Akronyme und Abkürzungen: GTV „Controlling wahrnehmen“

160/174

Anhang A – Definitionen, Akronyme und Abkürzungen

Tabelle 1: Definitionen, Akronyme und Abkürzungen

Begriff/Abkürzung Bedeutung

BAB Basissoftwarestandard Arbeitsplatz Bund

BAR Schweizerisches Bundesarchiv

BJ Bundesamt für Justiz

BPMN Business Process Model Notation

CC Competence Centre

CD Compact Disc

DIP Dissemination Information Package

EA Projekt Erschliessung und Aussonderung

EDÖB Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte

GEVER Elektronische Geschäftsverwaltung

ISB Informatikstrategieorgan Bund

OCR Optical Character Recognition§

PDF Portable Document Format

SIP Submission Information Package

SPAM oder Junk (englisch für ‚Abfall‘ oder ‚Plunder‘)

Junk oder SPAM (englisch für ‚Abfall‘ oder ‚Plunder‘)

ZIP Dateiformat

Page 161: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

Anhang B – Verzeichnisse: Abbildungsverzeichnis

161/174

Anhang B – Verzeichnisse

8.11 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Prozesslandkarte GEVER-Verfahren .................................................................................................. 6 Abbildung 2: GTV „Ordnungssystem erstellen“ ........................................................................................................ 7 Abbildung 3: GTV „Abnahme Ordnungssystem einholen (inkl. prospektiv bewerten)“ ........................................... 10 Abbildung 4:GTV „Neue Generation OS bilden“ .................................................................................................... 13 Abbildung 5: GTV „Ordnungssystem bewirtschaften“ ............................................................................................ 15 Abbildung 6: GTV „Physische Post annehmen und sortieren“ ............................................................................... 21 Abbildung 7: GTV „Physische Post öffnen“ ............................................................................................................ 24 Abbildung 8: GTV „Physische Post scannen und vorregistrieren“.......................................................................... 27 Abbildung 9: GTV „Physische Post scannen“ ........................................................................................................ 30 Abbildung 10: GTV „Qualität Scan-Bild prüfen“...................................................................................................... 33 Abbildung 11: GTV „Elektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)“ ...................................................................... 36 Abbildung 12: GTV „Informationen entgegennehmen“ ........................................................................................... 40 Abbildung 13: GTV „Neueinstufung Schutzniveau vornehmen“ ............................................................................. 45 Abbildung 14: GTV „Geschäft annehmen und vorbereiten“ ................................................................................... 47 Abbildung 15: GTV „Dossier bewirtschaften“ ......................................................................................................... 50 Abbildung 16: GTV „Geschäftsfallabwicklung planen“ ........................................................................................... 55 Abbildung 17: GTV „Geschäftsvorfall definieren/bearbeiten“ ................................................................................. 59 Abbildung 18: GTV „Aktivitäten festlegen“ ............................................................................................................. 63 Abbildung 19: GTV „Geschäftsvorfall abwickeln“ ................................................................................................... 66 Abbildung 20: GTV „Aktivitäten bearbeiten“ ........................................................................................................... 70 Abbildung 21: GTV „Geschäftsvorfall abschliessen“ .............................................................................................. 75 Abbildung 22: GTV „Dokument erstellen und bearbeiten“ ...................................................................................... 78 Abbildung 23: GTV „Dokument versenden“ ........................................................................................................... 84 Abbildung 24: GTV „Geschäftsfall abschliessen“ ................................................................................................... 88 Abbildung 25: GTV „Geschäft kontrollieren“ .......................................................................................................... 91 Abbildung 26: GTV „Geschäft abschliessen“ ......................................................................................................... 95 Abbildung 27: GTV „Dossier bereinigen“ ............................................................................................................... 99 Abbildung 28: GTV „Aussonderung durchführen“ ................................................................................................ 104 Abbildung 29: GTV „Vernichtung durchführen“ .................................................................................................... 107 Abbildung 30: GTV „Ablieferung ans BAR durchführen“ ...................................................................................... 111 Abbildung 31: GTV „Dossiers für Ablieferung zusammenstellen“ ........................................................................ 113 Abbildung 32: GTV „SIP erstellen“ ....................................................................................................................... 116 Abbildung 33: GTV „Scan to Mail durchführen“.................................................................................................... 119 Abbildung 34: GTV „LB-Wertelisten erfassen und pflegen“ ................................................................................. 121 Abbildung 35: GTV „Mitarbeiter Mutation“ ............................................................................................................ 125 Abbildung 36: GTV „Stellvertretung einrichten“ .................................................................................................... 128 Abbildung 37: GTV „Stellvertretung wahrnehmen“ ............................................................................................... 131 Abbildung 38: GTV „Berechtigung einrichten und verwalten“ .............................................................................. 134 Abbildung 39: GTV „Schutzgruppe verwalten“ ..................................................................................................... 136 Abbildung 40: GTV „Berechtigung vergeben“ ...................................................................................................... 139 Abbildung 41: GTV „Berechtigung aufheben“ ...................................................................................................... 141 Abbildung 42: GTV „Berechtigung überwachen“ .................................................................................................. 143 Abbildung 43: GTV „Vorlagen verwalten“ ............................................................................................................. 145 Abbildung 44: GTV „Änderungen verwalten“ ....................................................................................................... 148 Abbildung 45: GTV „Adressen pflegen“ ............................................................................................................... 152 Abbildung 46: GTV „GEVER-Anwendung supporten“Aufgabe 303: Funktionale Beschreibung „Problem melden“ ............................................................................................................................................................................. 155 Abbildung 47: GTV „Controlling wahrnehmen“..................................................................................................... 158

8.12 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Definitionen, Akronyme und Abkürzungen .......................................................................................... 160 Tabelle 2: Erläuterung der Tabelleninhalte für Aufgaben, Services und Systemfunktionen ................................. 174 Tabelle 3: Erläuterung der Inhalte für Entscheidtabellen ..................................................................................... 174

Page 162: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

Anhang B – Verzeichnisse: Aufgabenverzeichnis

162/174

8.13 Aufgabenverzeichnis Aufgabe 1: Funktionale Beschreibung „Antrag initialisieren“ .................................................................................... 8 Aufgabe 2: Funktionale Beschreibung „Linie/BAR informieren“ ............................................................................... 8 Aufgabe 3: Funktionale Beschreibung „Mitarbeiter bestimmen“ .............................................................................. 8 Aufgabe 4: Funktionale Beschreibung „Arbeitsgruppe bilden“ ................................................................................. 8 Aufgabe 5: Funktionale Beschreibung „Kick-off Meeting Ordnungssystem durchführen“ ........................................ 8 Aufgabe 6: Funktionale Beschreibung „1. + 2. Dekade Ordnungssystem ausarbeiten“ ........................................... 8 Aufgabe 7: Funktionale Beschreibung „Vernehmlassung 1. + 2. Dekade Ordnungssystem durchführen“ ............... 9 Aufgabe 8: Funktionale Beschreibung „Ordnungssystem 1. + 2. Dekade prüfen“ ................................................... 9 Aufgabe 9: Funktionale Beschreibung „Ordnungssystem fertigstellen“.................................................................... 9 Aufgabe 10: Funktionale Beschreibung „Ordnungssystem an BAR zur Abnahme einreichen“ ................................ 9 Aufgabe 11: Funktionale Beschreibung „Stellungnahme prüfen“ ........................................................................... 11 Aufgabe 12: Funktionale Beschreibung „Besuch Einführung Bewertung organisieren“ ......................................... 11 Aufgabe 13: Funktionale Beschreibung „Anpassungen Struktur vornehmen“ ........................................................ 11 Aufgabe 14: Funktionale Beschreibung „Bewertung nach rechtl. + admin. Kriterien durchführen“ ........................ 11 Aufgabe 15: Funktionale Beschreibung „Besprechung der Bewertung mit dem BAR“........................................... 11 Aufgabe 16: Funktionale Beschreibung „Bereinigte Bewertung prüfen“ ................................................................. 11 Aufgabe 17: Funktionale Beschreibung „Anpassungen zur Bewertung vornehmen“ ............................................. 12 Aufgabe 18: Funktionale Beschreibung „Stellungnahme vornehmen“ ................................................................... 12 Aufgabe 19: Funktionale Beschreibung „Metadaten vervollständigen und einreichen“ .......................................... 12 Aufgabe 20: Funktionale Beschreibung „Neu hinzugefügte Rubriken zur Bewertung vorlegen“ ............................ 14 Aufgabe 21: Funktionale Beschreibung „Bewertung genehmigen“ ........................................................................ 14 Aufgabe 22: Funktionale Beschreibung „Neue Generation OS bilden“ .................................................................. 14 Aufgabe 23: Funktionale Beschreibung „OS zur Abnahme einreichen“ ................................................................. 14 Aufgabe 24: Funktionale Beschreibung „Übergeordnete Gruppe selektieren“ ....................................................... 16 Aufgabe 25: Funktionale Beschreibung „Neue Gruppe erfassen“ .......................................................................... 16 Aufgabe 26: Funktionale Beschreibung „Metadaten neue Gruppe erfassen“ ........................................................ 16 Aufgabe 27: Funktionale Beschreibung „Zu ändernde Gruppe selektieren“ .......................................................... 16 Aufgabe 28: Funktionale Beschreibung „Metadaten Gruppe mutieren“ ................................................................. 16 Aufgabe 29: Funktionale Beschreibung „Zu verschiebende Gruppe selektieren“ .................................................. 17 Aufgabe 30: Funktionale Beschreibung „Zielort Gruppe selektieren“ ..................................................................... 17 Aufgabe 31: Funktionale Beschreibung „Zu löschende Gruppe selektieren“ ......................................................... 18 Aufgabe 32: Funktionale Beschreibung „Gruppe löschen“ ..................................................................................... 18 Aufgabe 33: Funktionale Beschreibung „Gruppe selektieren“ ................................................................................ 18 Aufgabe 34: Funktionale Beschreibung „Neue Rubrik erfassen“ ........................................................................... 18 Aufgabe 35: Funktionale Beschreibung „Metadaten Rubrik erfassen“ ................................................................... 19 Aufgabe 36: Funktionale Beschreibung „Zu ändernde Rubrik selektieren“ ............................................................ 19 Aufgabe 37: Funktionale Beschreibung „Metadaten Rubrik mutieren“ ................................................................... 19 Aufgabe 38: Funktionale Beschreibung „Zu verschiebende Rubrik selektieren“ .................................................... 19 Aufgabe 39: Funktionale Beschreibung „Zielort Rubrik selektieren“ ...................................................................... 19 Aufgabe 40: Funktionale Beschreibung „Zu löschende Rubrik selektieren“ ........................................................... 20 Aufgabe 41: Funktionale Beschreibung „Rubrik löschen“ ...................................................................................... 20 Aufgabe 42: Funktionale Beschreibung „Physische Post entgegennehmen“ ......................................................... 22 Aufgabe 43: Funktionale Beschreibung „Erste Sicherheitsprüfung durchführen“ ................................................... 22 Aufgabe 44: Funktionale Beschreibung „Zuständigkeit prüfen“ ............................................................................. 22 Aufgabe 45: Funktionale Beschreibung „Physische Post an den Absender retournieren“ ..................................... 22 Aufgabe 46: Funktionale Beschreibung „Physische Post an zuständige Stelle weiterleiten“ ................................. 23 Aufgabe 47: Funktionale Beschreibung „Adressierung und Klassifikation prüfen“ ................................................. 23 Aufgabe 48: Funktionale Beschreibung „Physische Post ungeöffnet weiterleiten“ ................................................ 23 Aufgabe 49: Funktionale Beschreibung „Physische Post öffnen“........................................................................... 25 Aufgabe 50: Funktionale Beschreibung „Zweite Sicherheitsprüfung durchführen“ ................................................ 25 Aufgabe 51: Funktionale Beschreibung „Geschäftsrelevanz prüfen“ ..................................................................... 25 Aufgabe 52: Funktionale Beschreibung „Physische Post weiterleiten“ .................................................................. 26 Aufgabe 53: Funktionale Beschreibung „Physische Post zum Scannen weiterleiten“............................................ 26 Aufgabe 54: Funktionale Beschreibung „Physische Post weiterleiten“ .................................................................. 28 Aufgabe 55: Funktionale Beschreibung „Dokumente im GEVER-System vorregistrieren“ .................................... 28

Page 163: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

Anhang B – Verzeichnisse: Aufgabenverzeichnis

163/174

Aufgabe 56: Funktionale Beschreibung „Weiterleitung physischer Dokumente prüfen“......................................... 29 Aufgabe 57: Funktionale Beschreibung „Physische Dokumente weiterleiten“ ....................................................... 29 Aufgabe 58: Funktionale Beschreibung „Physische Dokumente ablegen“ ............................................................. 29 Aufgabe 59: Funktionale Beschreibung „Physische Post zum Scannen vorbereiten“ ............................................ 31 Aufgabe 60: Funktionale Beschreibung „Physische Post mittels Trenn- und Deckblätter unterteilen“ ................... 31 Aufgabe 61: Funktionale Beschreibung „Stapel mittels Deckblätter unterteilen“ .................................................... 31 Aufgabe 62: Funktionale Beschreibung „Scan-Vorgang Stapel starten“ ................................................................ 31 Aufgabe 63: Funktionale Beschreibung „Scan-Vorgang Deckblatt starten“ ........................................................... 31 Aufgabe 64: Funktionale Beschreibung „Scan-Vorgang physische Post starten“ .................................................. 32 Aufgabe 65: Funktionale Beschreibung „Bild-Datei öffnen“ ................................................................................... 34 Aufgabe 66: Funktionale Beschreibung „Vollständigkeit und Lesbarkeit prüfen“ ................................................... 34 Aufgabe 67: Funktionale Beschreibung „Physische Post nachscannen“ ............................................................... 34 Aufgabe 68: Funktionale Beschreibung „Verknüpfungen mehrseitiger Dokumente prüfen“ ................................... 34 Aufgabe 69: Funktionale Beschreibung „Verknüpfungen korrigieren“ .................................................................... 34 Aufgabe 70: Funktionale Beschreibung „Leerseiten prüfen“ .................................................................................. 35 Aufgabe 71: Funktionale Beschreibung „Leerseite(n) löschen“ ............................................................................. 35 Aufgabe 72: Funktionale Beschreibung „Stapel abschliessen“ .............................................................................. 35 Aufgabe 73: Funktionale Beschreibung „Absender manuell identifizieren“ ............................................................ 37 Aufgabe 74: Funktionale Beschreibung „Empfang bestätigen“ .............................................................................. 38 Aufgabe 75: Funktionale Beschreibung „Zuständigkeit prüfen“ ............................................................................. 38 Aufgabe 76: Funktionale Beschreibung „Weiterleiten an zuständige Stelle“ .......................................................... 38 Aufgabe 77: Funktionale Beschreibung „Elektronische Post löschen“ ................................................................... 38 Aufgabe 78: Funktionale Beschreibung „Elektronische Post weiterleiten“ ............................................................. 39 Aufgabe 79: Funktionale Beschreibung „Absender informieren und elektronische Post löschen“ ......................... 39 Aufgabe 80: Funktionale Beschreibung „Postverarbeitung festlegen“ ................................................................... 41 Aufgabe 81: Funktionale Beschreibung „Persönliche Post öffnen“ ........................................................................ 41 Aufgabe 82: Funktionale Beschreibung „Zuständigkeit prüfen“ ............................................................................. 41 Aufgabe 83: Funktionale Beschreibung „Weiterleiten an zuständigen Mitarbeiter“ ................................................ 42 Aufgabe 84: Funktionale Beschreibung „Geschäftsrelevanz prüfen“ ..................................................................... 42 Aufgabe 85: Funktionale Beschreibung „Vorhandensein Dossier prüfen“ .............................................................. 42 Aufgabe 86: Funktionale Beschreibung „Informationsverarbeitung definieren“ ...................................................... 43 Aufgabe 87: Funktionale Beschreibung „Informationen im System festhalten“ ...................................................... 43 Aufgabe 88: Funktionale Beschreibung „Dokumente im GEVER-System vorregistrieren“ .................................... 44 Aufgabe 89: Funktionale Beschreibung „Sicherheit Information gewährleisten“ .................................................... 44 Aufgabe 90: Funktionale Beschreibung „Dokument registrieren“ ........................................................................... 44 Aufgabe 91: Funktionale Beschreibung „Mutation Schutzniveau auslösen“ .......................................................... 46 Aufgabe 92: Funktionale Beschreibung „Schutzniveau anpassen“ ........................................................................ 46 Aufgabe 93: Funktionale Beschreibung „Korrektur prüfen“ .................................................................................... 46 Aufgabe 94: Funktionale Beschreibung „Dossierstruktur ermitteln“ ....................................................................... 48 Aufgabe 95: Funktionale Beschreibung „Dossierstruktur definieren“ ..................................................................... 48 Aufgabe 96: Funktionale Beschreibung „Vorhandene Dossierstruktur wählen“ ..................................................... 48 Aufgabe 97: Funktionale Beschreibung „Vorgabewerte (Metadaten) prüfen“ ........................................................ 48 Aufgabe 98: Funktionale Beschreibung „Dossier bestellen“ .................................................................................. 48 Aufgabe 99: Funktionale Beschreibung „Vorhandene Informationen ablegen“ ...................................................... 49 Aufgabe 100: Funktionale Beschreibung „Antrag prüfen“ ...................................................................................... 51 Aufgabe 101: Funktionale Beschreibung „Antragssteller informieren“ ................................................................... 51 Aufgabe 102: Funktionale Beschreibung „Bestehende Struktur übernehmen“ ...................................................... 52 Aufgabe 103: Funktionale Beschreibung „Neues Dossier eröffnen“ ...................................................................... 52 Aufgabe 104: Funktionale Beschreibung „Neues Dossier mit Bandnummer eröffnen“ .......................................... 52 Aufgabe 105: Funktionale Beschreibung „Dossier wiedereröffnen“ ....................................................................... 52 Aufgabe 106: Funktionale Beschreibung „Folgedossier eröffnen“ ......................................................................... 53 Aufgabe 107: Funktionale Beschreibung „Verweis auf Vor- und Folgedossier erfassen“ ...................................... 53 Aufgabe 108: Funktionale Beschreibung „Dossier übergeben“ .............................................................................. 53 Aufgabe 109: Funktionale Beschreibung „Dossier annehmen und führen“ ............................................................ 53 Aufgabe 110: Funktionale Beschreibung „Dossier/Subdossier oder Dokumente selektieren“ ............................... 54 Aufgabe 111: Funktionale Beschreibung „Zielort selektieren“ ................................................................................ 54 Aufgabe 112: Funktionale Beschreibung „Dossier/Subdossier oder Dokument umregistrieren“ ............................ 54 Aufgabe 113: Funktionale Beschreibung „Abwicklung Geschäftsfall planen“ ........................................................ 56 Aufgabe 114: Funktionale Beschreibung „Notwendigkeit Subdossier prüfen“ ....................................................... 56

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Anhang B – Verzeichnisse: Aufgabenverzeichnis

164/174

Aufgabe 115: Funktionale Beschreibung „Subdossier erstellen“ ........................................................................... 56 Aufgabe 116: Funktionale Beschreibung „Notwendigkeit Geschäftsvorfall prüfen“ ................................................ 56 Aufgabe 117: Funktionale Beschreibung „Federführung prüfen“ ........................................................................... 57 Aufgabe 118: Funktionale Beschreibung „Federführung delegieren“ ..................................................................... 57 Aufgabe 119: Funktionale Beschreibung „Übernahme Federführung prüfen“ ........................................................ 57 Aufgabe 120: Funktionale Beschreibung „Federführung annehmen“..................................................................... 58 Aufgabe 121: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall prüfen/ergänzen“ ....................................................... 58 Aufgabe 122: Funktionale Beschreibung „Art der Bearbeitung bestimmen“ .......................................................... 60 Aufgabe 123: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall erstellen“ .................................................................... 60 Aufgabe 124: Funktionale Beschreibung „Vorhandensein vordefinierter Prozess prüfen“ ..................................... 60 Aufgabe 125: Funktionale Beschreibung „Definierten Prozess auswählen“ ........................................................... 61 Aufgabe 126: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten löschen“ .............................................................................. 61 Aufgabe 127: Funktionale Beschreibung „Wiederverwendung Prozess prüfen“ .................................................... 61 Aufgabe 128: Funktionale Beschreibung „Prozess als Vorlage speichern“ ............................................................ 61 Aufgabe 129: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall löschen“ ..................................................................... 62 Aufgabe 130: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall abbrechen“ ................................................................ 62 Aufgabe 131: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten auswählen“ ......................................................................... 64 Aufgabe 132: Funktionale Beschreibung „Zur Bearbeitung auswählen“ ................................................................ 64 Aufgabe 133: Funktionale Beschreibung „Zur Stellungnahme auswählen“ ............................................................ 64 Aufgabe 134: Funktionale Beschreibung „Zur Genehmigung auswählen“ ............................................................. 64 Aufgabe 135: Funktionale Beschreibung „Zur Kenntnis auswählen“...................................................................... 64 Aufgabe 136: Funktionale Beschreibung „Zum Versand auswählen“ .................................................................... 65 Aufgabe 137: Funktionale Beschreibung „Zum Visieren auswählen“ ..................................................................... 65 Aufgabe 138: Funktionale Beschreibung „Externe Bearbeitung auswählen“ ......................................................... 65 Aufgabe 139: Funktionale Beschreibung „Aktivität empfangen“ ............................................................................ 67 Aufgabe 140: Funktionale Beschreibung „Aktivität prüfen“ .................................................................................... 67 Aufgabe 141: Funktionale Beschreibung „Aktivität annehmen“ ............................................................................. 67 Aufgabe 142: Funktionale Beschreibung „Aktivität weiterleiten“ ............................................................................ 68 Aufgabe 143: Funktionale Beschreibung „Aktivität zurückweisen“ ......................................................................... 68 Aufgabe 144: Funktionale Beschreibung „Aktivitätsbearbeitung starten“ ............................................................... 71 Aufgabe 145: Funktionale Beschreibung „Dokument prüfen“ ................................................................................ 71 Aufgabe 146: Funktionale Beschreibung „Stellungnahme verfassen“.................................................................... 72 Aufgabe 147: Funktionale Beschreibung „Genehmigung erteilen“ ......................................................................... 72 Aufgabe 148: Funktionale Beschreibung „Genehmigung ablehnen“ ...................................................................... 72 Aufgabe 149: Funktionale Beschreibung „Begründung Ablehnung Genehmigung erfassen“ ................................ 72 Aufgabe 150: Funktionale Beschreibung „Dokument zur Kenntnis nehmen“ ......................................................... 73 Aufgabe 151: Funktionale Beschreibung „Dokument visieren“ .............................................................................. 73 Aufgabe 152: Funktionale Beschreibung „Visum ablehnen“ .................................................................................. 73 Aufgabe 153: Funktionale Beschreibung „Begründung Ablehnung Visum erfassen“ ............................................. 73 Aufgabe 154: Funktionale Beschreibung „Aktivität abschliessen“ .......................................................................... 74 Aufgabe 155: Funktionale Beschreibung „Vollständigkeit Geschäftsvorfall prüfen“ ............................................... 76 Aufgabe 156: Funktionale Beschreibung „Metadaten prüfen“ ................................................................................ 76 Aufgabe 157: Funktionale Beschreibung „Metadaten bereinigen“ ......................................................................... 76 Aufgabe 158: Funktionale Beschreibung „Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen“ ............................ 77 Aufgabe 159: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall schliessen“ ................................................................. 77 Aufgabe 160: Funktionale Beschreibung „Dokumentbearbeitung festlegen“ ......................................................... 79 Aufgabe 161: Funktionale Beschreibung „Metadaten überarbeiten“ ...................................................................... 79 Aufgabe 162: Funktionale Beschreibung „Dokumenteninhalt überarbeiten“ .......................................................... 79 Aufgabe 163: Funktionale Beschreibung „Zieldossier wählen“ .............................................................................. 79 Aufgabe 164: Funktionale Beschreibung „Vorhandensein Subdossier prüfen“ ...................................................... 80 Aufgabe 165: Funktionale Beschreibung „Subdossier erstellen“ ........................................................................... 80 Aufgabe 166: Funktionale Beschreibung „Vorhandensein Dokument prüfen“ ....................................................... 80 Aufgabe 167: Funktionale Beschreibung „Elektronisches Dokument hochladen“ .................................................. 81 Aufgabe 168: Funktionale Beschreibung „Metadaten erstmalig einpflegen“ .......................................................... 81 Aufgabe 169: Funktionale Beschreibung „Nutzung bestehender Vorlage prüfen“ ................................................. 82 Aufgabe 170: Funktionale Beschreibung „Vorlage auswählen“ ............................................................................. 82 Aufgabe 171: Funktionale Beschreibung „Anwendung starten“ ............................................................................. 82 Aufgabe 172: Funktionale Beschreibung „Dokument-Metadaten erstmalig einpflegen“......................................... 82 Aufgabe 173: Funktionale Beschreibung „Dokumenteninhalt bearbeiten“ ............................................................. 83

Page 165: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

Anhang B – Verzeichnisse: Aufgabenverzeichnis

165/174

Aufgabe 174: Funktionale Beschreibung „Dokument schliessen“ .......................................................................... 83 Aufgabe 175: Funktionale Beschreibung „Empfänger erfassen“ ............................................................................ 85 Aufgabe 176: Funktionale Beschreibung „Dokument selektieren“ ......................................................................... 85 Aufgabe 177: Funktionale Beschreibung „Versandart wählen“ .............................................................................. 85 Aufgabe 178: Funktionale Beschreibung „Dokument versenden“ .......................................................................... 86 Aufgabe 179: Funktionale Beschreibung „ZIP-File erstellen“ ................................................................................. 86 Aufgabe 180: Funktionale Beschreibung „ZIP-File als Anlage anhängen“ ............................................................. 86 Aufgabe 181: Funktionale Beschreibung „Dokument als Anlage anhängen“ ......................................................... 86 Aufgabe 182: Funktionale Beschreibung „E-Mail versenden“ ................................................................................ 87 Aufgabe 183: Funktionale Beschreibung „Dokument drucken“ .............................................................................. 87 Aufgabe 184: Funktionale Beschreibung „Dokument physisch unterschreiben“ .................................................... 87 Aufgabe 185: Funktionale Beschreibung „Dokument versenden“ .......................................................................... 87 Aufgabe 186: Funktionale Beschreibung „Versand im System festhalten“ ............................................................ 87 Aufgabe 187: Funktionale Beschreibung „Vollständigkeit Geschäftsfall prüfen“ .................................................... 89 Aufgabe 188: Funktionale Beschreibung „Metadaten prüfen und bereinigen“ ....................................................... 89 Aufgabe 189: Funktionale Beschreibung „Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen“ ............................ 89 Aufgabe 190: Funktionale Beschreibung „Genehmigung durchführen“ ................................................................. 89 Aufgabe 191: Funktionale Beschreibung „Geschäftsfall schliessen“ ...................................................................... 90 Aufgabe 192: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfälle anzeigen“ ................................................................. 92 Aufgabe 193: Funktionale Beschreibung „Status Geschäftsvorfall/Fristeinhaltung prüfen“ .................................... 92 Aufgabe 194: Funktionale Beschreibung „Status Geschäftsvorfall prüfen“ ............................................................ 93 Aufgabe 195: Funktionale Beschreibung „Massnahmen planen“ ........................................................................... 93 Aufgabe 196: Funktionale Beschreibung „Massnahmen umsetzen“ ...................................................................... 93 Aufgabe 197: Funktionale Beschreibung „Massnahmen kommunizieren“ ............................................................. 93 Aufgabe 198: Funktionale Beschreibung „Delegierte Massnahmen umsetzen“ ..................................................... 93 Aufgabe 199: Funktionale Beschreibung „Massnahmenumsetzung prüfen“ .......................................................... 94 Aufgabe 200: Funktionale Beschreibung „Status Geschäftsvorfälle prüfen“ .......................................................... 94 Aufgabe 201: Funktionale Beschreibung „Schutzfristkategorie hinterlegen“ .......................................................... 96 Aufgabe 202: Funktionale Beschreibung „Dossier in Abschluss geben“ ................................................................ 96 Aufgabe 203: Funktionale Beschreibung „Durchgeführte Bereinigung prüfen“ ...................................................... 96 Aufgabe 204: Funktionale Beschreibung „Metadaten prüfen und ergänzen“ ......................................................... 97 Aufgabe 205: Funktionale Beschreibung „Archivtauglichkeit der Formate prüfen“................................................. 97 Aufgabe 206: Funktionale Beschreibung „Lesbarkeit prüfen“ ................................................................................ 98 Aufgabe 207: Funktionale Beschreibung „Notwendigkeit neues Dossier prüfen“ .................................................. 98 Aufgabe 208: Funktionale Beschreibung „Dossier abschliessen“ .......................................................................... 98 Aufgabe 209: Funktionale Beschreibung „Vollständigkeit Dossier prüfen“ ........................................................... 100 Aufgabe 210: Funktionale Beschreibung „Dokumente aus anderen elektronischen Ablagen importieren“ .......... 100 Aufgabe 211: Funktionale Beschreibung „Auf redundante Dokumente prüfen und diese löschen“ ..................... 100 Aufgabe 212: Funktionale Beschreibung „Verweise und physische Ablagen auf Vollständigkeit prüfen/ergänzen“ ............................................................................................................................................................................. 101 Aufgabe 213: Funktionale Beschreibung „Metadaten auf Vollständigkeit prüfen“ ................................................ 101 Aufgabe 214: Funktionale Beschreibung „Auflistung fehlender Metadaten pro Dossier“ ..................................... 102 Aufgabe 215: Funktionale Beschreibung „Metadaten vervollständigen“ .............................................................. 102 Aufgabe 216: Funktionale Beschreibung „Archivtauglichkeit der Formate prüfen“............................................... 102 Aufgabe 217: Funktionale Beschreibung „Lesbarkeit prüfen“ .............................................................................. 103 Aufgabe 218: Funktionale Beschreibung „Ablieferung ans BAR initialisieren“ ..................................................... 105 Aufgabe 219: Funktionale Beschreibung „Vernichtung initialisieren“ ................................................................... 106 Aufgabe 220: Funktionale Beschreibung „Aufbewahrung initialisieren“ ............................................................... 106 Aufgabe 221: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung auswählen“ .......................................................... 108 Aufgabe 222: Funktionale Beschreibung „Vernichtung Primärdaten einer Zusammenstellung beantragen“ ....... 108 Aufgabe 223: Funktionale Beschreibung „Vergleich Ablieferungsverzeichnis/Zusammenstellung“ ..................... 108 Aufgabe 224: Funktionale Beschreibung „Beantragte Vernichtung quittieren“ ..................................................... 108 Aufgabe 225: Funktionale Beschreibung „Protokoll zustellen“ ............................................................................. 109 Aufgabe 226: Funktionale Beschreibung „SIP transferieren“ ............................................................................... 112 Aufgabe 227: Funktionale Beschreibung „Vergleich Ablieferungsverzeichnis/Zusammenstellung“ ..................... 112 Aufgabe 228: Funktionale Beschreibung „Ablieferungsgeschäft abschliessen“ ................................................... 112 Aufgabe 229: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung generieren“ .......................................................... 114 Aufgabe 230: Funktionale Beschreibung „Dossiers der Zusammenstellung zuordnen“ ....................................... 114 Aufgabe 231: Funktionale Beschreibung „Ablieferung anmelden“ ....................................................................... 114

Page 166: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

Anhang B – Verzeichnisse: Aufgabenverzeichnis

166/174

Aufgabe 232: Funktionale Beschreibung „Metadaten Zusammenstellung vervollständigen“ ............................... 115 Aufgabe 233: Funktionale Beschreibung „Status Zusammenstellung setzen“ ..................................................... 115 Aufgabe 234: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung auswählen“ .......................................................... 117 Aufgabe 235: Funktionale Beschreibung „SIP generieren“ .................................................................................. 117 Aufgabe 236: Funktionale Beschreibung „SIP prüfen“ ......................................................................................... 117 Aufgabe 237: Funktionale Beschreibung „Status Zusammenstellung setzen“ ..................................................... 117 Aufgabe 238: Funktionale Beschreibung „SIP speichern“ .................................................................................... 118 Aufgabe 239: Funktionale Beschreibung „Physische Dokumente zum Scannen vorbereiten“ ............................. 120 Aufgabe 240: Funktionale Beschreibung „Scan-Vorgang physische Dokumente starten“ ................................... 120 Aufgabe 241: Funktionale Beschreibung „Antrag Mutation Werteliste prüfen“ ..................................................... 122 Aufgabe 242: Funktionale Beschreibung „Wert im System anpassen“ ................................................................ 122 Aufgabe 243: Funktionale Beschreibung „Wert im System erfassen“ .................................................................. 123 Aufgabe 244: Funktionale Beschreibung „Ober-/Unterbegriff zuweisen/anpassen“ ............................................. 123 Aufgabe 245: Funktionale Beschreibung „Geschäftskategorie zuweisen“ ........................................................... 123 Aufgabe 246: Funktionale Beschreibung „Antrag mit Begründung ablehnen“ ..................................................... 124 Aufgabe 247: Funktionale Beschreibung „Wert aus System auf „inaktiv“ setzen“ ................................................ 124 Aufgabe 248: Funktionale Beschreibung „Benutzermutation formulieren“ ........................................................... 126 Aufgabe 249: Funktionale Beschreibung „Benutzermutation vervollständigen“ ................................................... 126 Aufgabe 250: Funktionale Beschreibung „Mutationsart prüfen“ ........................................................................... 126 Aufgabe 251: Funktionale Beschreibung „Pendente Aufgaben übergeben“ ........................................................ 126 Aufgabe 252: Funktionale Beschreibung „Arbeitsübergabe kontrollieren“ ........................................................... 126 Aufgabe 253: Funktionale Beschreibung „Benutzermutation weiterleiten“ ........................................................... 127 Aufgabe 254: Funktionale Beschreibung „Stellvertretung einrichten“ .................................................................. 129 Aufgabe 255: Funktionale Beschreibung „Stellvertretung prüfen“ ........................................................................ 129 Aufgabe 256: Funktionale Beschreibung „Stellvertretung anpassen“ .................................................................. 129 Aufgabe 257: Funktionale Beschreibung „Stellvertretung annehmen“ ................................................................. 129 Aufgabe 258: Funktionale Beschreibung „Rolle Stellvertreter einnehmen“ .......................................................... 132 Aufgabe 259: Funktionale Beschreibung „Aktivität prüfen“ .................................................................................. 132 Aufgabe 260: Funktionale Beschreibung „Aktivität erledigen“ .............................................................................. 132 Aufgabe 261: Funktionale Beschreibung „Rolle Stellvertreter abgeben“ .............................................................. 133 Aufgabe 262: Funktionale Beschreibung „Objekt selektieren“ ............................................................................. 137 Aufgabe 263: Funktionale Beschreibung „Schutzgruppe erstellen“ ..................................................................... 137 Aufgabe 264: Funktionale Beschreibung „Fachspezifische Rolle zuweisen“ ....................................................... 137 Aufgabe 265: Funktionale Beschreibung „Akteur zuweisen“ ................................................................................ 137 Aufgabe 266: Funktionale Beschreibung „Schutzgruppe umbenennen“ .............................................................. 138 Aufgabe 267: Funktionale Beschreibung „Fachspezifische Rolle zuweisen/entfernen“ ....................................... 138 Aufgabe 268: Funktionale Beschreibung „Akteur zuweisen/entfernen“ ................................................................ 138 Aufgabe 269: Funktionale Beschreibung „Schutzgruppe löschen“....................................................................... 138 Aufgabe 270: Funktionale Beschreibung „Objekt selektieren“ ............................................................................. 140 Aufgabe 271: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Dossier zuweisen“ ................................................... 140 Aufgabe 272: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Subdossier zuweisen“ ............................................. 140 Aufgabe 273: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Dokument zuweisen“ ............................................... 140 Aufgabe 274: Funktionale Beschreibung „Objekt selektieren“ ............................................................................. 142 Aufgabe 275: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Dossier aufheben“ ................................................... 142 Aufgabe 276: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Subdossier aufheben“ ............................................. 142 Aufgabe 277: Funktionale Beschreibung „Berechtigung zu Dokument aufheben“ ............................................... 142 Aufgabe 278: Funktionale Beschreibung „Handlungsbedarf ermitteln“ ................................................................ 144 Aufgabe 279: Funktionale Beschreibung „Neue Vorlage erstellen“ ..................................................................... 146 Aufgabe 280: Funktionale Beschreibung „Antrag mit Begründung ablehnen“ ..................................................... 146 Aufgabe 281: Funktionale Beschreibung „Vorlage im System hinterlegen“ ......................................................... 146 Aufgabe 282: Funktionale Beschreibung „Doc-Properties einbinden“ .................................................................. 146 Aufgabe 283: Funktionale Beschreibung „Geschäftskategorie zuordnen“ ........................................................... 146 Aufgabe 284: Funktionale Beschreibung „Vorlage anpassen“ ............................................................................. 147 Aufgabe 285: Funktionale Beschreibung „Vorlage im System anpassen“ ........................................................... 147 Aufgabe 286: Funktionale Beschreibung „Doc-Properties anpassen“ .................................................................. 147 Aufgabe 287: Funktionale Beschreibung „Vorlage aus System entfernen“ .......................................................... 147 Aufgabe 288: Funktionale Beschreibung „Änderungsvorschlag formulieren“ ...................................................... 149 Aufgabe 289: Funktionale Beschreibung „Änderungsvorschlag bewerten“ .......................................................... 149 Aufgabe 290: Funktionale Beschreibung „Ablehnung Änderungsvorschlag kommunizieren“ .............................. 149

Page 167: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

Anhang B – Verzeichnisse: Serviceverzeichnis

167/174

Aufgabe 291: Funktionale Beschreibung „Änderungsantrag erstellen“ ................................................................ 149 Aufgabe 292: Funktionale Beschreibung „Änderungsantrag beurteilen“ .............................................................. 150 Aufgabe 293: Funktionale Beschreibung „Ablehnung Änderungsantrag kommunizieren“ ................................... 150 Aufgabe 294: Funktionale Beschreibung „Änderungsantrag eingeben“ ............................................................... 150 Aufgabe 295: Funktionale Beschreibung „Umsetzung Änderungsantrag beurteilen“ ........................................... 150 Aufgabe 296: Funktionale Beschreibung „Ablehnung Umsetzung kommunizieren“ ............................................ 151 Aufgabe 297: Funktionale Beschreibung „Adressmutation formulieren“ .............................................................. 153 Aufgabe 298: Funktionale Beschreibung „Adressmutation bewerten“ ................................................................. 153 Aufgabe 299: Funktionale Beschreibung „Adressmutation vervollständigen“ ...................................................... 153 Aufgabe 300: Funktionale Beschreibung „Antragssteller informieren“ ................................................................. 153 Aufgabe 301: Funktionale Beschreibung „Adresse im System mutieren“ ............................................................ 154 Aufgabe 302: Funktionale Beschreibung „Antragssteller informieren“ ................................................................. 154 Abbildung 46: GTV „GEVER-Anwendung supporten“Aufgabe 303: Funktionale Beschreibung „Problem melden“ ............................................................................................................................................................................. 155 Aufgabe 304: Funktionale Beschreibung „Problem analysieren“ ......................................................................... 156 Aufgabe 305: Funktionale Beschreibung „Problem lösen“ ................................................................................... 156 Aufgabe 306: Funktionale Beschreibung „Lösung kommunizieren“ ..................................................................... 156 Aufgabe 307: Funktionale Beschreibung „2nd Level Support initialisieren“ ......................................................... 156 Aufgabe 308: Funktionale Beschreibung „Problem analysieren“ ......................................................................... 157 Aufgabe 309: Funktionale Beschreibung „Problem lösen“ ................................................................................... 157 Aufgabe 310: Funktionale Beschreibung „Lösung kommunizieren“ ..................................................................... 157 Aufgabe 311: Funktionale Beschreibung „3rd Level Support initialisieren“ .......................................................... 157 Aufgabe 312: Funktionale Beschreibung „Lösung kommunizieren“ ..................................................................... 157 Aufgabe 313: Funktionale Beschreibung „Suche erstellen“ ................................................................................. 159 Aufgabe 314: Funktionale Beschreibung „Ergebnisdarstellung festlegen“ ........................................................... 159 Aufgabe 315: Funktionale Beschreibung „Verwendung festlegen“ ...................................................................... 159 Aufgabe 316: Funktionale Beschreibung „Informationen beschaffen“.................................................................. 159 Aufgabe 317: Funktionale Beschreibung „Massnahmen auslösen“ ..................................................................... 159

8.14 Serviceverzeichnis Service 1: Funktionale Beschreibung „Gruppe verschieben“ ................................................................................. 17 Service 2: Funktionale Beschreibung „Untergeordnete Rubriken verschieben“ ..................................................... 17 Service 3: Funktionale Beschreibung „Gruppe umregistrieren“.............................................................................. 18 Service 4: Funktionale Beschreibung „Rubrik verschieben“ ................................................................................... 20 Service 5: Funktionale Beschreibung „Dossier/Subdossier umregistrieren“ .......................................................... 20 Service 6: Funktionale Beschreibung „Verarbeitete Post weiterleiten“ ................................................................... 28 Service 7: Funktionale Beschreibung „Deckblatt scannen“ .................................................................................... 31 Service 8: Funktionale Beschreibung „Scan-Vorgang durchführen“ ...................................................................... 32 Service 9: Funktionale Beschreibung „Datei umwandeln“ ...................................................................................... 35 Service 10: Funktionale Beschreibung „An GEVER-System übergeben“ .............................................................. 35 Service 11: Funktionale Beschreibung „Zertifikat prüfen“ ...................................................................................... 37 Service 12: Funktionale Beschreibung „Absender identifizieren“ ........................................................................... 37 Service 13: Funktionale Beschreibung „[eCH0147] anwenden“ ............................................................................. 41 Service 14: Funktionale Beschreibung „Status Aktivitätsbearbeitung ermitteln“ .................................................... 68 Service 15: Funktionale Beschreibung „Autorisierung des Objekts“ ...................................................................... 83 Service 16: Funktionale Beschreibung „Dossier-Schnittstelle eCH0147 anwenden“ ............................................. 86 Service 17: Funktionale Beschreibung „E-Signatur anwenden“ ............................................................................. 86 Service 18: Funktionale Beschreibung „Datei konvertieren“ .................................................................................. 97 Service 19: Funktionale Beschreibung „Neues Dossier mit Bandnummer eröffnen“.............................................. 98 Service 20: Funktionale Beschreibung „Datei konvertieren“ ................................................................................ 103 Service 21: Funktionale Beschreibung „Aussonderungsfrist prüfen“.................................................................... 105 Service 22: Funktionale Beschreibung „Vorgehen Aussonderung ermitteln“ ....................................................... 105 Service 23: Funktionale Beschreibung „Auflistung archivwürdiger Dossiers“ ...................................................... 105 Service 24: Funktionale Beschreibung „Auflistung Dossiers Aufbewahrungsfrist = 0“ ......................................... 106 Service 25: Funktionale Beschreibung „Auflistung Dossiers Aufbewahrungsfrist > 0“ ......................................... 106 Service 26: Funktionale Beschreibung „Primärdaten im GEVER-System vernichten“ ......................................... 109 Service 27: Funktionale Beschreibung „Protokoll vernichteter Daten generieren“ ............................................... 109

Page 168: 2012.10.11 OHb GEVER Das Verfahren V1.1 Systemkonzept V1

Anhang B – Verzeichnisse: Systemfunktionsverzeichnis

168/174

Service 28: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung prüfen“ .................................................................... 114 Service 29: Funktionale Beschreibung ““Scan to Mail“-Vorgang durchführen“ .................................................... 120 Service 30: Funktionale Beschreibung „Beziehungen Rollen und Akteure aufheben“ ......................................... 138 Service 31: Funktionale Beschreibung „Berechtigungen auflisten“ ...................................................................... 144 Service 32: Funktionale Beschreibung „Berechtigungen mit inaktiven Akteuren auflisten“ .................................. 144 Service 33: Funktionale Beschreibung „Nicht verwendete Schutzgruppen auflisten“ .......................................... 144 Service 34: Funktionale Beschreibung „Inaktive verwendete Schutzgruppen auflisten“ ...................................... 144

8.15 Systemfunktionsverzeichnis Systemfunktion 1: Funktionale Beschreibung „_Adressat_selektieren“ ................................................................. 28 Systemfunktion 2: Funktionale Beschreibung „_Dossier_suchen“ ......................................................................... 28 Systemfunktion 3: Funktionale Beschreibung „_Suche_Rubrik“ ............................................................................ 49 Systemfunktion 4: Funktionale Beschreibung „_Dossierbestellung“ ...................................................................... 49 Systemfunktion 5: Funktionale Beschreibung „_Aktivität_Weiterleiten“ ................................................................. 68 Systemfunktion 6: Funktionale Beschreibung „_Aktivität_Zurückweisen“ .............................................................. 68 Systemfunktion 7: Funktionale Beschreibung „_Notifikation_letzte_Aktivität“ ........................................................ 74 Systemfunktion 8: Funktionale Beschreibung „_Import_Dokument_Navigation“ ................................................... 81 Systemfunktion 9: Funktionale Beschreibung „_Import_Dokument_Import“ .......................................................... 81 Systemfunktion 10: Funktionale Beschreibung „_Dokument_speichern“ ............................................................... 83 Systemfunktion 11: Funktionale Beschreibung „_Adress-Selektion“ ...................................................................... 85 Systemfunktion 12: Funktionale Beschreibung „_Dossier_in_Abschluss_geben“ .................................................. 96 Systemfunktion 13: Funktionale Beschreibung „_nicht_archivtaugliche_Formate_auflisten“ ................................. 97 Systemfunktion 14: Funktionale Beschreibung „_Redundante_Dateien_Anzeigen“ ............................................ 101 Systemfunktion 15: Funktionale Beschreibung „_Redundante_ Metadateninhalte _Anzeigen“ ........................... 101 Systemfunktion 16: Funktionale Beschreibung „_nicht_archivtaugliche_Formate_auflisten“ ............................... 102 Systemfunktion 17: Funktionale Beschreibung „_Vernichtung beantragen“ ......................................................... 108 Systemfunktion 18: Funktionale Beschreibung „_Quittierung_protokollieren“ ...................................................... 108

8.16 Ereignisverzeichnis Ereignis 1: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Zertifikat_nicht_validiert“ ....................................................... 37 Ereignis 2: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Adresse_identifiziert“ ............................................................ 37 Ereignis 3: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Federführung“ ....................................................................... 57 Ereignis 4: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Aktivität_erhalten“ ................................................................. 67 Ereignis 5: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Letzte_Aktivität“ .................................................................... 68 Ereignis 6: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Weiterleitung“ ........................................................................ 68 Ereignis 7: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Zurückweisen“....................................................................... 69 Ereignis 8: Funktionale Beschreibung „Frist_Geschäftsvorfall_abgelaufen“ .......................................................... 92 Ereignis 9: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Anfrage_Stellvertretung“ ..................................................... 129 Ereignis 10: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Bestätigung_Übernahme_Stellvertretung“ ........................ 130 Ereignis 11: Funktionale Beschreibung „Notifikation_Aktivität_übernommen“ ..................................................... 132

8.17 Teilprozessverzeichnis Teilprozess 1: Funktionale Beschreibung „Physische Post scannen“ .................................................................... 28 Teilprozess 2: Funktionale Beschreibung „Qualität Scan-Bild prüfen“ ................................................................... 28 Teilprozess 3: Funktionale Beschreibung „Dossier bewirtschaften“ ....................................................................... 42 Teilprozess 4: Funktionale Beschreibung „Post scannen und vorregistrieren“ ...................................................... 44 Teilprozess 5: Funktionale Beschreibung „Neueinstufung Schutzniveau vornehmen“........................................... 44 Teilprozess 6: Funktionale Beschreibung „Dossier bewirtschaften“ ....................................................................... 49 Teilprozess 7: Funktionale Beschreibung „Schutzgruppe verwalten“..................................................................... 53 Teilprozess 8: Funktionale Beschreibung „Berechtigung vergeben“ ...................................................................... 53 Teilprozess 9: Funktionale Beschreibung „Berechtigungen einrichten und verwalten“ .......................................... 56 Teilprozess 10: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall definieren/bearbeiten“ ............................................. 57 Teilprozess 11: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten festlegen“ ......................................................................... 61 Teilprozess 12: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten festlegen“ ......................................................................... 61

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Anhang B – Verzeichnisse: Teilprozessverzeichnis

169/174

Teilprozess 13: Funktionale Beschreibung „Aktivität bearbeiten“........................................................................... 67 Teilprozess 14: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall abschliessen“ .......................................................... 69 Teilprozess 15: Funktionale Beschreibung „Dokument versenden“ ....................................................................... 71 Teilprozess 16: Funktionale Beschreibung „Dokument erstellen und bearbeiten“ ................................................. 71 Teilprozess 17: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten festlegen“ ......................................................................... 76 Teilprozess 18: Funktionale Beschreibung „Aktivitäten festlegen“ ......................................................................... 77 Teilprozess 19: Funktionale Beschreibung „Geschäftsvorfall definieren/auswählen“............................................. 90 Teilprozess 20: Funktionale Beschreibung „Dossier bereinigen“ ........................................................................... 96 Teilprozess 21: Funktionale Beschreibung „Dossiers für Ablieferung zusammenstellen“ .................................... 112 Teilprozess 22: Funktionale Beschreibung „SIP erstellen“ ................................................................................... 112 Teilprozess 23: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung bearbeiten“ ....................................................... 112 Teilprozess 24: Funktionale Beschreibung „SIP aus Zusammenstellung generieren“ ......................................... 112 Teilprozess 25: Funktionale Beschreibung „Zusammenstellung bearbeiten“ ....................................................... 117 Teilprozess 26: Funktionale Beschreibung „Schutzgruppe verwalten“ ................................................................. 135 Teilprozess 27: Funktionale Beschreibung „Berechtigung vergeben“ .................................................................. 135 Teilprozess 28: Funktionale Beschreibung „Berechtigung aufheben“ .................................................................. 135 Teilprozess 29: Funktionale Beschreibung „Berechtigung überwachen“ ............................................................. 135

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Anhang C – Entscheidtabellen: Teilprozessverzeichnis

170/174

Anhang C – Entscheidtabellen

Entscheidtabelle 1: Geschäftsregel „Keine Dokumente in Gruppe vorhanden“

Keine Dokumente in Gruppe vorhanden R1 R2 R3 R4

B1 Rubrik vorhanden J J J N B2 Dossier vorhanden N J J N B3 Subdossier vorhanden N - J N

B4 Dokumente vorhanden N N J N A1 Gruppe löschen X X X

A2 Rubriken löschen X X A3 Dossier löschen X A4 Subdossier löschen X

A5 Hinweis: „Gruppe kann nicht gelöscht werden, da innerhalb der Gruppe Dokumente vorhanden sind“.

X

A6 Hinweis: „Darunterliegende Rubriken werden auch gelöscht“.

X

A7 Hinweis: „Darunterliegende Rubrik/Dossier/Subdossier werden auch gelöscht“.

X

Entscheidtabelle 2: Geschäftsregel „Keine Dokumente in Rubrik vorhanden“

Keine Dokumente in Rubrik vorhanden R1 R2 R3 B1 Dossier vorhanden N J J B2 Subdossier vorhanden N - -

B3 Dokumente vorhanden N N J A1 Rubriken löschen X X

A2 Dossier löschen X X A3 Subdossier löschen X X A4 Hinweis:

„Rubrik kann nicht gelöscht werden, da innerhalb der Rubrik Dokumente vorhanden sind.“

X

A5 Hinweis: „Darunterliegende Dossier/Subdossier werden auch gelöscht.“

X

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Anhang C – Entscheidtabellen: Teilprozessverzeichnis

171/174

Entscheidtabelle 3: Geschäftsregel „Vorregistrierung“

Vorregistrierung R1 R2 R3 R4

B1 Geschäftsrelevant - N N J B2 Erstzuteilung geöffnet - N J N B3 Klassifiziert „geheim“ J N N N

A1 PDF löschen X X A2 PDF nicht löschen X X

A3 Aktivität löschen X X A4 Geschäftsvorfall löschen X X

Entscheidtabelle 4: Geschäftsregel „Informationsverarbeitung definieren“

Informationsverarbeitung definieren R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8

B1 Informationsträger E-Mail/E-Fax J J - - - - - - B2 Informationsträger physisch nicht

scanbar oder elektronisch16 - - J J - - - -

B3 Informationsträger physisch und scanbar

- - - - J J - -

B4 Informationsträger [eCH0147] - - - - - - J J

B5 Bestehendes Geschäft J N J N J N J N A1 Information im GEVER-System

festhalten X X

A2 Post scannen und vorregistrieren X X

A3 Dokumente im GEVER-System vorregistrieren

X X

A4 Sicherheit Information gewährleisten X X X X

A5 Geschäft annehmen und vorbereiten X

Entscheidtabelle 5: Geschäftsregel „Vorregistrierung“

Vorregistrierung R1 R2 R3 R4 B1 Geschäftsrelevant - N N J

B2 Erstzuteilung geöffnet - N J N B3 Klassifiziert „geheim“ J N N N

A1 PDF löschen X X A2 PDF nicht löschen X X A3 Aktivität löschen X X

A4 Geschäftsvorfall löschen X X

16 Der Informationsträger ist entweder physisch und nicht scanbar oder er ist elektronisch.

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Anhang C – Entscheidtabellen: Teilprozessverzeichnis

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Entscheidtabelle 6: Geschäftsregel „Sicherheit Information gewährleisten“

Sicherheit Information gewährleisten R1 R2 R3 B1 Information sicherheitsrelevant J J N

B2 Schutzniveau korrekt J N - A1 Neueinstufung Schutzniveau vornehmen X

A2 Dokument registrieren X X X

Entscheidtabelle 7: Geschäftsregel „Geschäftsvorfall löschen“

Geschäftsvorfall löschen R1 R2 R3 B1 Status aller Aktivitäten "Kann beginnen" J J N

B2 Aktueller Benutzer = Federführung J N - A1 Geschäftsvorfall löschen X

A2 Aktivitäten löschen X A3 Hinweis "Geschäftsvorfall kann nicht gelöscht werden, da Aktivitäten

bereits bearbeitet werden." X

A4 Hinweis "Nur federführender Mitarbeiter kann Geschäftsvorfall löschen."

X

Entscheidtabelle 8: Geschäftsregel „Geschäftsvorfall abbrechen“

Geschäftsvorfall abbrechen R1 R2

B1 Aktueller Benutzer = Federführung J N A1 Geschäftsvorfall Status = abgebrochen X

A2 Offene Aktivitäten Status = abgebrochen X A3 Hinweis "Nur federführender Mitarbeiter kann

Geschäftsvorfall abbrechen." X

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Anhang C – Entscheidtabellen: Teilprozessverzeichnis

173/174

Entscheidtabelle 9: Geschäftsregel „Mögliche Aktivitäten“

Mögliche Aktivitäten R1 R2 R3

B1 Zur Bearbeitung gewählt - - - B2 Zur Stellungnahme gewählt - - - B3 Zur Genehmigung gewählt N J -

B4 Zur Kenntnis gewählt - - - B5 Zum Versand gewählt N - J B6 Zum Visieren gewählt - - -

B7 Externe Bearbeitung gewählt - - - A1 Zur Bearbeitung anzeigen X

A2 Zur Stellungnahme anzeigen X A3 Zur Genehmigung anzeigen X A4 Zur Kenntnis anzeigen X X X

A5 Zum Versand anzeigen X X A6 Zum Visieren anzeigen X A7 Externe Bearbeitung anzeigen X

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Anhang D – Erläuterungen Tabelleninhalte: Teilprozessverzeichnis

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Anhang D – Erläuterungen Tabelleninhalte

Tabelle 2: Erläuterung der Tabelleninhalte für Aufgaben, Services und Systemfunktionen

Feldbezeichnung Feldinhalt Objektname Bezeichnung der Aktivität, die im GEVER-Teilverfahren ausgeführt wird.

Objekttyp Art der Aktivität: Benutzer/Manuell/Service/Geschäftsregel

Rolle Verantwortlicher für die Ausführung der Aktivität

Funktionsweise und Beschreibung Erläuterung zur Umsetzung der Aktivität

Business Rules Aufzählung der Geschäftsregeln, welche sich nicht durch den Prozess selber ergeben.

Parameter Bezeichnung des Prüfobjekts

Bedingung Frage gemäss Verzweigung

Wert Mögliche Antwort gemäss Verzweigung

Ergebnis Bedingung gemäss Antwort und auszuführende Aktivität aufgrund der Bedingung

Systemfunktion Bezeichnung der Systemfunktion Funktionsbeschreibung der Systemfunktion

Erläuterung zur Umsetzung der Systemfunktion

Tabelle 3: Erläuterung der Inhalte für Entscheidtabellen

Element der Tabelle Wert Feldinhalt Zeilenbeschriftung B Bedingung und Bezeichnung der Bedingung

A Aktivität Spaltenbeschriftung R Regel Beschreibung der Bedingung J Ja

N Nein - Irrelevant ELSE Alle andern Bedingungen

Beschreibung der Aktivität X trifft zu