20150318 gpm regionalgruppe

46
The Prevention of Project Knowledge Amnesia Jäger des verlorenen Wissens

Transcript of 20150318 gpm regionalgruppe

The Prevention of Project

Knowledge AmnesiaJäger des verlorenen Wissens

Wer bin ich?!

Post-

Doktorandin

Kaninchen

Dompteur

Chemie-

laborantinWirtschafts-

informatikerin

Bau-

arbeiterin

Tennis-

spielerinTaucherin

www.lego.com/de-de/minifigures/characters/

2

Agenda

1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit

Lessons Learned

2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und

Forschungsergebnisse zu Lessons Learned

3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned

Methoden für den Alltag

4. Diskussion und Austausch

3

Meine Erfahrungen

Klassische Lessons Learned Workshops:

Klassische Lessons Learned:

„Die Prozesse und Verantwortlichkeiten sind nicht immer klar gewesen.“

Feedback zu klassischen Lessons Learned :

„Damit kann ich nichts anfangen.“

„Ich kenne den Kontext des Projektes ja gar nicht.“

„Unser Projekt ist in einer ganz anderen Situation.“

„Die Workshops sind langweilig und totale Zeitverschwendung.“

Klassische Lessons Learned:

• werden nicht wiederverwendet

• verschwinden im Datenchaos

• erzeugen keinen Mehrwert

4

Agenda

1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit

Lessons Learned

2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und

Forschungsergebnisse zu Lessons Learned

3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned

Methoden für den Alltag

4. Diskussion und Austausch

5

Motivation

Was ist der Unterschied zwischen…und…

Dampfmaschine

Heron von Alexandria (1. Jhd)

Dampfmaschine

Denis Papin (ca. 1690)

6

Motivation

Schon seit Anbeginn der Menschheit geht Wissen verloren

Im heutigen Wissenszeitalter jedoch weniger massiv als im damaligen Mittelalter

Dennoch geht auch heute wertvolles Wissen immer wieder verloren

Insbesondere Unternehmen haben mit diesem Wissensverlust zu kämpfen

Herausforderungen des Wissensmanagements in Projekten:

Mitarbeiterfluktuation im Projekt

Unterschiedliche Mitarbeiter mit

unterschiedlicher Wissensbasis

Erstellung eines neuartigen

Produktes oder Services

7

Ziele des Forschungsprojektes

Forschungsfrage:

Wie muss ein sozio-technisches Wissensmanagementsystem gestaltet

sein, dass die Wiederverwendung von projektbezogenem Wissen nicht

nur in Projekten sondern auch über die Projektgrenzen hinweg

gesteigert werden kann?

Ziele:

1. Verstehen der Herausforderungen und Bedürfnisse von Projektteams zur

Wiederverwendung von bereits im Unternehmen existierendem Wissen

2. Ableitung einer Design Theorie mit Design Prinzipien eines

Projektwissensmanagementsystems

3. Gestaltung und Umsetzung eines sozio-technischen

Projektwissensmanagementsystems

4. Überprüfung der Design Theorie in einem realen Setting

8

Ein bisschen Theorie

Organisationales Lernen

Lerntheorie nach Argyris & Schön (1978)

Single-Loop-Learning

Geschieht innerhalb bereits bestehender

mentaler Modelle, Normen, Regeln und

zugrundliegender Annahmen

Anwendung von Wissen

Double-Loop-Learning

Änderung bestehender mentaler

Modelle, Normen, Regeln und

zugrundliegender Annahmen

Weiterentwicklung von Wissen

Action Result Reflection

9

Noch etwas mehr Theorie

Situatives Lernen

Situated Learning Theory nach Lave & Wenger

(1991)

Lernen in Unternehmen kann nicht mit dem

Lernen in Klassenzimmern verglichen werden

Situiertes Lernen = Veränderung mentaler Model

durch soziale Interaktionen in einem bestimmten

Kontext (Goel et al., 2010)

Zentrales Konzept: Community of Practice

10

Was wir bereits wissen

Barrieren des Wissensmanagements

Personenbezogene Barrieren

Mangelnde Motivation

(Carrillo et al., 2013; Davidson & Lamb, 2000)

Mangelnde Fähigkeiten und Möglichkeiten

(Schindler & Eppler, 2003; Terajetgul et al., 2009)

Interner Wettbewerb

(Carrillo et al., 2013; Rastogi, 2000)

Mangelndes Vertrauen & Kommunikation

(Hsu et al., 2007; McEvily et al., 2003; Bondarouk, 2006)

11

Was wir bereits wissen

Barrieren des Wissensmanagements

Organisationale Barrieren

Organisationsstrukturen

(Boh, 2007; Bresnen et al., 2003; Swan et al., 2010)

Mangel an standardisierten Wissensmanage-

mentprozessen

(Carrillo et al., 2013; Tan et al., 2007; Kivrak et al., 2008)

Organisationskultur

(Ajmal & Koskinen, 2008; Eskerod & Skriver, 2007; Sutton, 2001)

Zeitdruck/ Arbeitsbelastung

(Carrillo et al., 2013; Keegan & Turner 2001; Tan et al., 2007)

12

Was wir bereits wissen

Wissensmanagementtechnologien

Technologie

Intellektuelles Kapital

Netzwerke

Change Processes

Soziales KapitalVirtual SpacesImproved

Communications

Reward System

KM

S

Org

. W

and

el

Mehrwert durch:

Wissensteilung & -erstellung mittels

Internet, Intranet & KMS

Mehrwert durch:

Kollaborationen auch über

größere Entfernungen hinweg

Mehrwert durch:

Sozialer Zusammenhalt,

Vertrauen, Motivation

Mehrwert durch:

Best Practices, Training

Weiterbildung

Mehrwert durch:

Motivation, effektive KM Praktiken,

Partizipation, Technologienutzung

1. GENERATION 2. GENERATION 3. GENERATION

Organisationaler Wandel

Basiert auf: Vorakulpipat & Rezgui, 2008

13

Was wir noch nicht wissen

Die sogenannte Forschungslücke

Nur wenige Richtlinien, wie ein Wissensmanage-

mentsystem gebaut werden muss, damit es die

Wissenswiederverwendung fördert

Wenig Forschung und Erkenntnisse im Gebiet

der Wissenswiederverwendung

Wenig Überprüfung der Forschungsergebnisse

in realen Umgebungen

THEORIE PRAXIS

14

Das Vorgehen

REFLECTION &

PROBLEM DEFINITION

REFLECTIONINTERVENTIONEVALUATIONINTERVENTION EVALUATIONPROBLEM DEFINITION

ARTIFACT

Pra

ctition

ers

Re

se

arc

hers

En

d U

se

rs

Research

Question

Definition

Sample

SelectionIntervention

Design

Design

Evaluation

Intervention

Redesign

Intervention

Implemen-

tation

Design

Principles

Project

Knowledge

Management

System

Ability to

reuse project

knowledge

2ND ADR CYCLE1ST ADR CYCLE

Status Quo

Exploration

Intervention

Evaluation

Data

Analysis

Design

Principles

Literature

Validation

Design

Principles

Data

Analysis

Literature

Validation

Design

Principles

Data

Analysis

Design

Principles

Research

Planning

Action Design Research nach Sein et al., 2011

15

Agenda

1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit

Lessons Learned

2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und

Forschungsergebnisse zu Lessons Learned

3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned

Methoden für den Alltag

4. Diskussion und Austausch

16

...AUS DER LERNTHEORIE:

Gamification

Spiel-

zeug

Spiel

Komplett ElementeVollständigkeit

Um

gebung

Playful interaction

Serious Games

Game-based Learning

Digital Game-

based Learning

Edutainment

eLearning

Quelle: Csíkszentmihályi, M. (1997a). Finding flow: The psychology of engagement with everyday life.

New York: Basic Books.

...AUS DER PSYCHOLOGIE:

Noch ein bisschen mehr Theorie…

Flow

Channel

Angst(zu schwer/ verwirrend/

herausfordernd)

Langeweile(zu leicht)

Fähigkeiten hoch

hoch

niedrig

Hera

usfo

rderu

ng

niedrig

Spiele können lernen fördern

17

Lessons Learned Games 18

Grundstruktur19

20 Ein paar Methoden

21 Ein paar Methoden

22 Anwendungsfälle

Agenda

1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit

Lessons Learned

2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und

Forschungsergebnisse zu Lessons Learned

3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned

Methoden für den Alltag

4. Diskussion und Austausch

23

AppendixVorgehen und Ergebnisse meiner Dissertation

24

Schritt 1: Anforderungserhebung

Durchführung einer explorativen Interviewstudie

Kodierung der Interviews:

RolleAbteilungs-

leiterProjekt

Manager

Professional Development

ManagerFunctional

AnalystTechnicalSpecialist Gesamt

Anzahl 1 14 2 2 8 27

Durchschnittl. Interviewdauer 0:34:18 0:34:55 0:50:25 0:39:04 0:28:10 0:37:22

Erstes Lesen

der Transkripte

Identifikation von

relevanten

Textstellen

Benennung der

Textstellen und

Kategorienbil-

dung

Entfernung von

Überschnei-

dungen und

Redundanzen

Erstellung eines

Modells über die

wichtigsten

Kategorien

355

Seiten Text

971

Textstellen

51

Kategorien

20

Kategorien

4

Kategorien

25

Schritt 2: Design Prinzipien

Zugang zu Projektwissen für alle Mitarbeiter

Zentrale Speicherung inkl. konsistenter Ablage &

Suchfunktionalitäten

Ermöglichung von informellen Wissensaustausch Zu

ga

ng

Erweiterung des Projektteams mit Experten des

Wissensmanagements

Sicherstellung der Wartung des Wissens

Standardisierte WissensmanagementprozesseSu

pp

ort

Dokumentationsstrukturen durch Tagging,

Hyperlinking, Indizierung, etc.

Bereitstellung vorstrukturierter Dokumente

Bereitstellung von Freitextfeldern für Erklärungen

Str

uktu

r

Einbindung von Kontextinformationen

Kurz, präzise und klar verständliche Sprache

Bereitstellung von Feedback auf WissenFSicherstellung des Zugangs zu Experten

und dokumentiertem Wissen

Design Prinzip I

Erweiterung des Projektteams mit einem

Wissensintermediär als Unterstützung für

das Management von Projektwissen

Design Prinzip II

Bereitstellung von kontextbezogenem

und gebündeltem Wissen in strukturier-

ten Dokumenten unter Verwendung

einer verständlichen Sprache

Design Prinzip III

Wartung des Wissens über Feedback-

mechanismen

Design Prinzip IV

26

Schritt 3: Gestaltung eines Projekt KMS

Soziales Teilsystem: Technisches Teilsystem:

Spezifikation eines Projekt-

Knowledge-Intermediärs

Definition von Aufgaben und

Verantwortlichkeiten Spezifikation eines Projekt-

Wissensmanagement-systems

Festlegung von Funktionalitäten und

Aufbau

27

Schritt 4: Evaluation des konzeptionellen Designs

Offenes Feedback

1. Workshop

Teilnehmer:

1 Abteilungsleiter

1 Professional Development Manager

1 Projekt Manager

Ziel:

- Feedback von Forschungsprojekt-

beteiligten

Erkenntnisse: Guter Ansatz, der Probleme lösen

könnte

Besseres Feedback könnte von den

Benutzern des Systems kommen

SWOT-Analyse

2. Workshop

Teilnehmer:

1 Professional Development Manager

4 Projekt Manager

Ziel:

- Stärken und Schwächen des

Konzepts identifizieren

Erkenntnisse: Intermediär benötigt Hilfsmittel

Konsistenz durch Templates

Karriereentwicklung der Intermediäre

Verfügbarkeit der Intermediäre

Arbeitslast der Intermediäre

Offenes Feedback

3. Workshop

Teilnehmer:

1 Professional Development Manager

3 Projekt Manager

4 Projekt Teammitglieder

Ziel:

- Feedback von unterschiedlichen

Projektmitgliedern

Erkenntnisse: Realisierung des Systems für eine

Bewertung notwendig

Verwendung von existierenden

Systemen

Pilotisierung des Intermediärs

28

Schritt 6: Überarbeitung der Design Theorie

Dokumentation und Wiederverwen-

dung von Projektwissen in allen Phasen

eines Projektes

Design Prinzip V

Motivation von Wissensmanagement

durch emotionale und affektive

Funktionen

Design Prinzip VI

29

Schritt 7: Überarbeitung des Designs

PROJECT PLANNING PROJECT CLOSURE

PROJECT MILESTONE EXECUTION

PROJECT MONITORING AND CONTROLLING

Knowledge Reuse

as Preparation

Develop

Project

Plan

Defiine

Activities for

Milestone

Execute

Milestone

Activities

Project

complete?

Knowledge Reuse as

Preparation and Recap

Knowledge Reuse

as Recap

No

Yes

Milestone n...

Milestone 2Milestone 1

Activtiy m

...

Activity 2

Activity 1

Project Plan Activity Plan

Knowledge Reuse as

Preparation

Knowledge Reuse as

Preparation and Recap

Knowledge Reuse as

Recap

Soziales Teilsystem:

Einführung des Knowledge-

Centric Project Management

Process

Technisches Teilsystem:

Gamifiziertes Wissensmanage-

mentsystem

The Project World

30

Schritt 8: Umsetzung des konzeptionellen Designs31

Soziales Teilsystem:

Ausbau, Training und Engagement

der Lessons Learned Community als

Projekt-Knowledge-Intermediär

Entwicklung eines Methodenkata-

logs für die Durchführung von

Lessons Learned Sessions

Technisches Teilsystem:

Realisierung des traditionellen

Wissensmanagementsystems

31

Schritt 9: Evaluation des Designs32

Fokus auf soziales Teilsystem, da technisches Teilsystem nicht so umgesetzt, wie

designed

Umsetzung des technischen Teilsystems geht nur schleppend voran

Soziales Teilsystem hingegen stark nachgefragt

Viele Aufträge der Lessons Learned Community als Projekt-Knowledge-

Intermediäre

32

Bhattacherjee, 2001

KMS Success Model

Schritt 9a: Theoretische Grundlagen33

SATISFACTION WITH

SOCIAL INITERACTION

Chiu et al., 2011

CONTINUOUS

INTENTIONS TO

SOCIALLY INITERACT

PROJECT-BASED

LEARNING

Situated Learning Theory

SATISFACTION WITH

KNOWLEDGE QUALITY

SATISFACTION WITH

PROCEDURE QUALITY

DESIGN ARTIFACT

PROJECT KNOWLEDGE

INTERMEDIARY

H1+

H1: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediären

geleitet werden, erhöhen die Zufriedenheit mit der sozialen Interaktion.

EXPECTATIONS

33

Schritt 9b: Überprüfung von Hypothese 134

Studie 1:

5 Workshops im Umfeld von

Magellan

5 Projekt-Knowledge

Intermediäre

1 Vorgehen

AUSFÜLLEN EINES FRAGEBOGENS ZUR ZUFRIEDENHEIT MIT

BISHERIGEN LESSONS LEARNED SESSIONS

TEIL 1

LESSONS LEARNED WORKSHOPTEIL 2

AUSFÜLLEN EINES FRAGEBOGENS ZUR ZUFRIEDENHEIT MIT

LESSONS LEARNED SESSION

TEIL 3

BLUE OCEAN METHODETEIL 2A

Circle of Concern

Increase Create

Decrease Eliminate

Keep

Circle of Influence

Increase Create

Decrease Eliminate

Keep

CLUSTERUNG & BEWERTUNGTEIL 2B

Cluster 1

insight

insight

Cluster 2

insight

insight

Cluster n

insight

insight

...

ACTION ITEMSTEIL 2BWho What When

... ... ...

... ... ...

34

Schritt 9c: Auswertung Studie 1 – alle Teilnehmer35

Studie 1:

27 komplett ausgefüllte Fragebögen

9 Teilnehmer kannten bereits das Konzept des Projekt-Knowledge-Intermediärs

(Gruppe: Experten)

18 Teilnehmern war das Konzept neu (Gruppe: Novicen)

Auswertung der Daten mit Hilfe des Wilkoxon-Tests

Keine Signifikanten Unterschiede in den Erwartungen zwischen den Gruppen (t-

Wert = 0,889)

n = 27

t0 t1∆ Mean T(WRS) P SigL

Mean SD Mean SD

SAT 3,407 1,010 4,550 0,442 1,143 4,227 < 0,001 ***

SAT_KQ 3,111 0,892 4,433 0,568 1,322 3,997 < 0,001 ***

SAT_PQ 3,370 0,967 4,667 0,480 1,297 3,891 < 0,001 ***

35

Schritt 9c: Auswertung Studie 1 – nach Gruppen36

Gruppe: Experten

Gruppe Novicen:

n = 9

t0 t1∆ Mean T(WRS) P SigL

Mean SD Mean SD

SAT 4,444 0,527 4,722 0,363 0,278 1,394 0,163 n.s.

SAT_KQ 4,000 0,707 4,667 0,500 0,481 1,897 0,058 n.s.

SAT_PQ 4,444 0,527 4,780 0,441 0,239 1,342 0,180 n.s.

n = 18

t0 t1∆ Mean T(WRS) P SigL

Mean SD Mean SD

SAT 2,889 0,758 4,476 0,460 1,549 3,429 0,001 **

SAT_KQ 2,667 0,594 4,333 0,577 1,666 3,745 < 0,001 ***

SAT_PQ 2,833 0,618 4,620 0,498 1,787 3,681 < 0,001 ***

36

Schritt 9d: Studie 1 – Ergebnis37

5

SATISFACTION WITH KNOWLEDGE

QUALITY (SAT_KQ)

4

3

2

1

Without PKI With PKI0

5

SATISFACTION WITH PROCEDURE

QUALITY (SAT_PQ)

4

3

2

1

Without PKI With PKI0

Novices

Experts *** p < 0,001; ** p < 0,01; * p < 0,05; n.s. nicht signifikant

H1: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediären

geleitet werden, erhöhen die Zufriedenheit mit der sozialen Interaktion.

37

Noch einmal zurück zur Theorie38

Bhattacherjee, 2001

KMS Success Model

Chiu et al., 2011

PROJECT-BASED

LEARNING

Situated Learning Theory

SATISFACTION WITH

KNOWLEDGE QUALITY

SATISFACTION WITH

PROCEDURE QUALITY

DESIGN ARTIFACT

PROJECT KNOWLEDGE

INTERMEDIARY

H1+

EXPECTATIONS

SATISFACTION WITH

SOCIAL INITERACTION

CONTINUOUS

INTENTIONS TO

SOCIALLY INITERACT

38

PROJECT KNOWLEDGE

INTERMEDIARY

Schritt 9e: Erweiterung der Theorie39

PROJECT-BASED

LEARNING

DESIGN ARTIFACT

CONTINUOUS

INTENTIONS TO

SOCIALLY INITERACT

SATISFACTION WITH

KNOWLEDGE QUALITY

SATISFACTION WITH

PROCEDURE QUALITY

SATISFACTION WITH

SOCIAL INITERACTION

KNOWLEDGE QUALITY

RELEVANCE

UNDERSTANDABILITY

RELIABILITY

ADEQUACY

USEFULNESS

PROCEDURE QUALITY

ACCESS

EASE OF USE

ENTERTAINMENT

PROJECT KNOWLEDGE

INTERMEDIARY

KNOWLEDGE-CENTRIC

PROJECT

MANAGEMENT

PROCESS

H2+

H3+

H4+

39

Schritt 9f: Überprüfung der Hypothesen40

Studie 2:

Langzeitstudie

2 Workshops in einem Projekt

Sammlung von Wissen aus

dem Vorgängerprojekt

Erster Workshop zu

Projektbeginn

Juni 2013Team Briefing

September

2013

Lessons Learned Session im

Vorgängerprojekt

September

2013

Projekt Kick-off mit Lessons

Learned Session

Präsentation der Ergebnisse

des Vorgängerprojekts

Erfahrungsaustausch im Team

September

2013

Projekt –Meilenstein mit Lessons

Learned Session

Rekapitulation der Aktivitäten

Erfahrungsaustausch im Team

40

Schritt 9g: Auswertung & Ergebnis Studie 241

*** p < 0.001

** p < 0.01

* p < 0.05

n.s. not significant

5

RELIABILITY (KQ_RELI)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

UNDERSTANDABILITY

(KQ_UND)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

RELEVANCE (KQ_RELI)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

ADEQUACY (KQ_ADE)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

SCOPE (KQ_SCO)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

USEFULNESS (KQ_USE)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

ACCESS (PQ_ACC)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

EASE OF USE (PQ_EOU)

4

3t0 t1

7

6

t2

0.13 n.s.

5

ENTERTAINMENT (PQ_ENT)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

PROCEDURE QUALITY (PQ)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

SATISFACTION WITH KQ

(SAT_KQ)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

SATISFACTION WITH PQ

(SAT_PQ)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

CONTINUED USAGE INTENTION

(CUI)

4

3t0 t1

7

6

t2

KNOWLEDGE QUALITY (KQ)

5

4

3t0 t1

7

6

t2

H2 teilweise

bestätigt (Scope)

H3 teilweise

bestätigt (Access

& Entertainment)

H4 nicht bestätigt

41

Schritt 9h: Langzeiteffekt – Studie 342

Studie 3: Quick & Dirty

Fragebogen an 89 Mitarbeiter der Deutschen Bank versendet

33 Mitarbeiter haben Umfrage ausgefüllt

Ergebnisse:

69,7% der Teilnehmer gaben an, dass die letzte Lessons Learned Session, an der

sie teilgenommen haben, von einem neutralen Moderator geleitet wurde

36,3% der Teilnehmer gaben an, dass die letzte Lessons Learned Session, an der

sie teilgenommen haben, entweder zu Beginn des Projektes oder während des

Projektes durchgeführt wurde

42

Wissensmanagement erfordert soziale Interaktion zwischen Wissensträgern

Technologie kann nur als Tool zur Unterstützung genutzt werden

In der Deutschen Bank kommt das Konzept des Projekt-Knowledge-Intermediär sehr

gut an

Von Projekten gern genutzt

Zeitweise zu hohe Auslastung der Lessons Learned Community

Wissensaustausch mit methodischem Vorgehen führt zu projekt-basiertem Lernen und

Verringerung von Fehlern, die bereits bekannt waren oder hätten vermieden werden

können

Lessons Learned nicht nur zur Rekapitulation des eigenen Projektes nutzen, sondern auch

als Vorbereitung

Austausch über die Projekte hinweg wertvoll

Für die Aufbereitung der Lessons Learned und den erleichterten Zugriff ist dennoch ein

zentrales Wissensmanagementsystem erforderlich

Fazit4343

Anstellung als Post-Doc an der Universität Mannheim

Paralleler Ausbau der Selbständigkeit

Wissensmanagement Beratung

Trainings

Lessons Learned Workshops

Wissenstransfer & -austausch

Beratung

Ausblick4444

Referenzen45

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