2019-03-11 DEVONTHINK 3 ARBEITSBUCH PDF · Annäherungen an DEVONthink Wenn du DEVONthink zum...

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DEVONthink 3. Das Arbeitsbuch. Einarbeitung in intelligente Informationsverarbeitung

Version 2019.01


Michael Malzahn

Ausgabe 2019.01

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Imprint / Impressum

Titel und Untertitel:


Autor: Michael Malzahn

Cover: DEVONtechnologies

Copyright: ©2019 Michael Malzahn

Erstausgabe: Oktober 2019

ISBN 978-3-00-062729-3

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Wir ertrinken in Informationen. 17

Wohin mit all dem Wissen? 18

Suchen; finden und analysieren mit DEVONthink 24 ......................................................

Umfassende Informationen über Dateien 26 ................................................................................

Arbeiten mit Dateien 27 .................................................................................................................................

Drei Versionen von DEVONthink 28 ................................................................................................

Was genau kann DEVONthink? 30 ................................................................................................

Was kann DEVONthink noch? 34 .....................................................................................................

Anwendungsbeispiele für DEVONthink 35 ................................................................................

„Vereinbarungen“ zu Beginn 37 ..............................................................................................................

DEVONthink 3b und die rechtssichere Speicherung (GoBD) 41 ................................

Das solltest du nun wissen: 42 ...................................................................................................................

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Annäherungen an DEVONthink

Wenn du DEVONthink zum allerersten Mal startest, wirst du zu ein paar Aktionen aufgefordert: In einem ersten Schritt öffnet sich ein Fenster und du sollst einige Module installieren, die du nachher brauchen wirst - das Beste ist es, die Vorauswahl der Module (erst einmal) so zu belassen wie sie ist und auf „Installieren“ zu klicken.

Wir gehen die Module nachfolgend durch…

Der erste Programmstart 44 .........................................................................................................................

Datenbanken anlegen 52 ..............................................................................................................................


Die Programmoberfläche im Überblick

Auf den ersten Blick mag DEVONthink wie eine Art Finder der anderen Art erscheinen - DEVONthink ist aber deutlich mehr. DEVONthink ist sogar mehr als ein reines Dokumentenmanagementsystem

Um die vielfältigen Möglichkeiten sinnvoll nutzen zu können, bietet DEVONthink eine differenziert gestaltete Programmoberflächen für einen Zugriff auf die Inhalte der Datenbanken

Gesamtfenster 59 ...................................................................................................................................................

Seitenleiste 62 ...........................................................................................................................................................

Papierkorb 66 ...........................................................................................................................................................

Offene Datenbanken 67 ..................................................................................................................................

Benutzte Datenbanken 68 .............................................................................................................................

Intelligente Gruppen 69 ...................................................................................................................................

Intelligente Regeln 70 .......................................................................................................................................

Dateiübersicht/Dateibrowser 71 .................................................................................................................

Vorschau- und Arbeitsbereich 73 ..........................................................................................................

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Zurechtfinden in der Programmoberfläche

DEVONthink ist ein sehr umfangreiches Werkzeug und wir werden nach und nach in die Tiefe der Funktionen gehen - nun aber schauen wir uns erst einmal an, wie du die Programmoberfläche verändern und deinen Bedürfnissen anpassen kannst.

Darstellungsoptionen 78 ..................................................................................................................................

Detailansichten der Programmoberfläche 86 ...............................................................................

Anmerkungen zu QuickLook 91 ..............................................................................................................

Seitenleiste und Informationspalette 92 ............................................................................................


Die Datenbank als Speicherplatz

Datenbanken sind zum einen der Speicherort für Dokumente in der Tiefe der Benutzerbibliothek und zum anderen in der Programmoberfläche der Ort, an welchem du mit deinen Dokumenten arbeitest.

Und da es so viele Wege gibt, wie du das Material in eine Datenbank einfügen kannst, ist das vielleicht auch das umfangreichste Kapitel…

Datenbanken anlegen 95 ..............................................................................................................................

Datenbankeigenschaften 96 ........................................................................................................................

Datenbanken mit Passwort schützen 98 ..........................................................................................

Datenbank vorbereiten und mit Inhalten füllen 99 ..............................................................

Datenbankgrösse 102 ..........................................................................................................................................

Operationen mit Dateien und Gruppen 103 .................................................................................

Importieren von Informationen & Dokumenten 110 ...............................................................

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Datenbestände in die Datenbank 111 ....................................................................................................

Die Eingangsboxen 112 ......................................................................................................................................

Der Sorter 114 ..............................................................................................................................................................

Die Finderseitenleiste und das Dock 115 .............................................................................................

Das Dienste-Menü 116 ........................................................................................................................................

Das Kontextmenü 118 .........................................................................................................................................

Sichern über den Druckdialog 119 ...........................................................................................................

Import von Bilddateien mit OCR (ab DEVONthink Pro) 120 ....................................

Scannen von Dokumenten 122 ..................................................................................................................

Feeds importieren 126 ........................................................................................................................................

Sorter/Webclipper/Browserextension 130 ........................................................................................

Der DEVONthink-Webbrowser 134 ...................................................................................................

Komplette Webseiten speichern (Download-Manager) 136 .........................................

Das solltest du nun wissen: 138 ..................................................................................................................

Werkzeuge und Vorgehensweisen

Um mit einem Programm wie DEVONthink sinnvoll arbeiten zu können, musst du dich mit einigen Hilfsmittel vertraut machen und du musst individuelle Workflows entwickeln.

Spezielle Werkzeuge und Fenster 140 ...............................................................................................

Das Bearbeitungs- oder Inhaltsfenster 143 .......................................................................................


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Seitenleiste

Die Seitenleiste verwirrt auf den ersten Blick, so viele Möglichkeiten verbergen sich hier. Das augenfälligste ist die Liste der Datenbanken und Gruppen, aber am oberen und unteren Rand der Seitenleiste findest du weitere wichtige Werkzeuge.

Überblick 146 .............................................................................................................................................................

Navigation 147 .......................................................................................................................................................

Leseliste 149 ................................................................................................................................................................

Import: Scannen (nur ab DEVONthink Pro) 150 ....................................................................

Importieren von Bildern (und Videos) 154 ....................................................................................

Import: Mail 156 .....................................................................................................................................................

Extras 160 .....................................................................................................................................................................

Filter 161 .........................................................................................................................................................................

Werkzeuge 163 .......................................................................................................................................................


Informationspalette

Die Informationspalette ist ein mächtiges Werkzeug zur Eingabe von Metadaten, zum Anlegen und Editieren ergänzender Informationen, aber zum Durchsuchen von Dokumenten.

Ein Platz für Zusatzinformationen 166 ..............................................................................................

Info 167 ............................................................................................................................................................................

Annotationen & Erinnerungen 169 .......................................................................................................

Inhalt 170 ......................................................................................................................................................................

Dokument 171 .............................................................................................................................................................

Konkordanz (nur ab DEVONthink Pro) 172 ...............................................................................

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Siehe auch & Einordnen 173 ........................................................................................................................


Die Menüs kennenlernen

Die Fenstermenüs von DEVONthink folgen dem üblichen Muster von macOS-Programmen - wir gehen sie von links nach rechts durch. Und es gibt weitere Menüs im Finder, über die du DEVONthink ansprechen kannst: Das Dienstemenü, das Kontextmenü des Finders und schließlich das Dockmenü.

Doch der Reihe nach…

Fenstermenü: DEVONthink Pro 176 ....................................................................................................

Fenstermenü: Ablage 177 ...............................................................................................................................

Fenstermenü: Bearbeiten 179 .......................................................................................................................

Fenstermenü: Daten 180 ..................................................................................................................................

Format 187 ...................................................................................................................................................................

Werkzeuge 188 .......................................................................................................................................................

Darstellung 190 .......................................................................................................................................................

Gehe zu 191 ..................................................................................................................................................................

Fenster 192 ...................................................................................................................................................................

Scriptmenü 193 ........................................................................................................................................................

Hilfe 194 .........................................................................................................................................................................

Kontextmenü in DEVONthink 195 ......................................................................................................

Findermenüs 196 ....................................................................................................................................................

Dockmenü 197 ...........................................................................................................................................................


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Dokumente in DEVONthink bearbeiten

Einige Dateiformate lassen sich direkt in DEVONthink bearbeiten. Andere hingegen können zwar mit Hilfe von QuickLook im Vorschaumodus gelesen bzw. angesehen werden, müssen aber für die Bearbeitung in einem externen Programm geöffnet werden.

Auf den folgenden Seiten befassen wir uns mit den Möglichkeiten, Dokumente zu bearbeiten und klären, inwieweit eine Bearbeitung direkt in DEVONthink erfolgen kann oder ob auf du auf ein externes Programm zurück greifen musst.

Übersicht 200 ...........................................................................................................................................................

Text-Formate 202 ................................................................................................................................................

Formatierte Notiz 205 .....................................................................................................................................

Markdown 206 ......................................................................................................................................................

PDFs 212 .........................................................................................................................................................................

Bildformate 217 ........................................................................................................................................................

Tabellen 218 ...............................................................................................................................................................

HTML 220 .................................................................................................................................................................

Andere Formate 221 ...........................................................................................................................................

Dokumente extern bearbeiten 222 ........................................................................................................

Dokumente verlinken 223 .............................................................................................................................

Annotieren von Dokumenten 224 .........................................................................................................

Das solltest du nun wissen: 226 ................................................................................................................

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Mit Dokumenten arbeiten

Das Dokumentenmanagement mit DEVONthink geht weit über reine Dokumentenspeicherung hinaus: Wenn ein Dokument in den Datenbankbestand aufgenommen wird, wird dessen Inhalt analysiert und ausgewertet, das Dokument wird dabei mit anderen bereits vorhandenen Dokumenten in Beziehung gesetzt.

Dokumente anzeigen und öffnen 228 .................................................................................................

Dokumente verschieben und einordnen 230 ................................................................................

Suchen 234 ..................................................................................................................................................................


Dokumente und Informationen organisieren

Es gibt in DEVONthink einige grundlegende Wege, Informationen in eine sinnvolle Struktur zu bringen: Du kannst Gruppen anlegen, du kannst Inhalte markieren, etikettieren, mit Tags oder mit Zusatzinformationen versehen, du kannst Inhalte gruppieren etc. …

Gruppen 237 ..............................................................................................................................................................

Export als Datenbank 240 ............................................................................................................................

In den Papierkorb legen 241 ........................................................................................................................

Dateien kennzeichnen 242 ............................................................................................................................

Ausgewählte Arbeiten mit der Datenbank 243 ......................................................................


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Informationen suchen und finden

Gespeicherte Inhalte werden erst dann zu einer verwertbaren Information, wenn sie in irgendeiner Weise wiedergefunden werden können - und dieses Finden beginnt mit einer Suche. Oder anders: Eine Datenbank ist nur so gut wie die Möglichkeit, nach den darin gesammelten Inhalten zu suchen…

Das Suchfeld in der Symbolleiste 256 ................................................................................................

Individuelle Suchstrategien 259 ..............................................................................................................

Suchen mit HoudahSpot 263 ......................................................................................................................


Rechnerübergreifendes Arbeiten

DEVONthink ermöglicht die Synchronisation und das Teilen von Datenbankinhalten über Rechnergrenzen und sogar Systemgrenzen hinweg.

Zwei Möglichkeiten 266 ................................................................................................................................

Synchronisationslösungen 267 ...................................................................................................................

Serverlösung (nur DEVONthink Server) 279 ............................................................................


Aufgaben automatisieren

Um Prozesse zu vereinfachen, bieten intelligente Regeln, aber auch AppleScript praxisgerechte Möglichkeiten zur Automatisierung bestimmter Workflows.

Intelligente Regeln 290 ....................................................................................................................................

AppleScript 293 .....................................................................................................................................................

Automatisierung mit x-callback 295 ..................................................................................................

Hazel 302 ....................................................................................................................................................................

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Automator 304 .......................................................................................................................................................

Das solltest du nun wissen: 305 ...............................................................................................................

Pflege- und Reparaturarbeiten

Nichts funktioniert ohne Fehler und auch bei der Arbeit mit DEVONthink kann und wird es Probleme geben. Entweder DEVONthink hat sich verschluckt oder die Fehlerursache saß vor dem Monitor. Oder, oder…

Überprüfen und Reparieren 307 .............................................................................................................

Datenbank optimieren 308 ..........................................................................................................................

Backup 309 ................................................................................................................................................................

Neuaufbau der Datenbank 310 ...............................................................................................................


Der Weg zurück

Bei einer DEVONthink-Datenbank gibt es immer einen Weg zurück, denn DEVONthink erstellt keine Datenbank in einem proprietären Format.

Keine proprietäre Datenbank 313 ...........................................................................................................

Tastaturkürzel kennen lernen

Tastaturkürzel erleichtern die Navigation und Nutzung vom macOS-Programmen. Es gibt programmübergreifend nutzbare und programmspezifische Tastaturkürzel

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Tipps und Workflows

Dezidierte individuelle Vorgehensweisen kann ich dir nicht vorschlagen. Was zu deiner Arbeitsweise und deinem Arbeitsgebiet passt, musst du schon selbst entwickeln. Ein paar Tipps für die alltägliche Arbeit, die eigentlich für fast jeden DEVONthink-Nutzer Verbesserungen im Workflow bringen, will ich trotzdem geben

Arbeiten mit Arbeitsumgebungen 326 ............................................................................................

Mit mehreren Fenstern arbeiten 328 ..................................................................................................

Dokumente stempeln 329 ..............................................................................................................................

Eigene Vorlagen nutzen 332 .....................................................................................................................

Kontakte in DEVONthink 338 ................................................................................................................

Funktionen mit Shortcut starten 341 ....................................................................................................

Platz sparen in DEVONthink 342 ........................................................................................................

Gruppen beim Klassifizieren/Einordnen ignorieren 344 ....................................................

Eigene Buttons in der Werkzeugleiste 346 ....................................................................................

Eigene Buttons Für Gruppen 348 ............................................................................................................


Mehrdimensionales Strukturieren mit Tags

Tags sind eine Art strukturlose Strukturierung von Dokumentenbeständen - eine Ordnungsstruktur für kreative Chaoten und solche, die es werden wollen.

Taggen - Worum geht’s…? 351 ..............................................................................................................

Wie setzt man das Taggen nun um? 357 .....................................................................................

Automatisches Taggen 359 ........................................................................................................................

Die Grenzen des Taggens in DEVONthink 360 .......................................................................

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Sammeln, Ordnen, Organisieren

Nun, wo wir weitgehend am Ende angekommen sind, streifen wir beispielhaft einige Besonderheiten. Deren Darstellung soll Anregung und Aufforderung für dich sein. Das ultimative Rezept, das für alle Bedürfnisse passen wird, kann ich allerdings nicht bieten.

Gruppenstruktur 365 ..........................................................................................................................................

Datenbanken aufteilen 368 .........................................................................................................................

Rechtsgrundlagen 370 ......................................................................................................................................

Informationsmanagement für alle 373 ..............................................................................................

Szenario: Das papierlose Büro 376 ..........................................................................................................

Szenario: Selbstmanagement 380 ..........................................................................................................

Szenario: Webfundstücke sammeln 385 ..........................................................................................

Szenario: Bookmark-Verwaltung 387 ................................................................................................

Workflow in der Übersicht 388 ...............................................................................................................


DEVONthink to Go

Für die mobile Nutzung auf dem iPad oder dem iPhone gibt es eine iOS-App, die es ermöglicht, ausgewählte Dokumentenbestände zwischen iOS und macOS zu synchronisieren

Der mobile Container für deine Dokumente 393 ......................................................................

Die Programmoberfläche 394 ....................................................................................................................

Die Programmeinstellungen 400 ............................................................................................................

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Navigation in der Datenbank 403 ......................................................................................................

Aktionen in der Datenbank 404 ............................................................................................................

Editieren von Inhalten 405 .........................................................................................................................

PDF-Dokumente bearbeiten 406 .............................................................................................................

Verknüpfung mit anderen Apps 407 ................................................................................................

DEVONthink und die iCloud

Nicht alles, was in Cupertino erdacht wird, macht auch Sinn.

Die Crux mit dem Dokumente-Ordner 409 ..................................................................................

Weitere Informationsquellen

Dieses Arbeitsbuch kann bei der Fülle an Möglichkeiten, die DEVONthink bietet, nur einen Ausschnitt der Funktionsvielfalt dieses Programms aufzeigen. DEVONthink in der Tiefe kennenzulernen wird eine Zeit lang dauern - aber es lohnt sich. Wenn du weiteres Wissen suchst, findest du Hilfestellungen zuallererst in der DEVONthink-Hilfe, die du über das Fenstermenü erreichst (hier allerdings in Englisch, denn die Hilfe wurde und wird auch nicht übersetzt).

Weitere Informationen findest du z.B. im Internet...

DEVONthink-Foren 414 .................................................................................................................................

Kontaktaufnahme mit den Entwicklern 414 ................................................................................

DEVONthink-Consultants 414 ..................................................................................................................

Der Autor 415

Literaturhinweise 416

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Bild- und Textquellen 417

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Annäherungen an DEVONthink

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Wenn du DEVONthink zum allerersten Mal startest, wirst du zu ein paar Aktionen aufgefordert: In einem ersten

Schritt öffnet sich ein Fenster und du sollst einige Module installieren, die du nachher brauchen wirst - das Beste ist es,

die Vorauswahl der Module (erst einmal) so zu belassen wie sie ist und auf „Installieren“ zu klicken.

Wir gehen die Module nachfolgend durch…

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DER ERSTE PROGRAMMSTART

Programminstallation

Das ist das Fenster, das sich nach der Programminstallation und beim ersten Öffnen von DEVONthink präsentiert. Hier kannst du einige Module und Verknüpfungen zu anderen Programmen installieren - wir schauen uns die Punkte im Einzelnen an:

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Das Fenster „Zusätzliche Module installieren“

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Browsererweiterungen

Über die Browsererweiterungen verknüpfst du deinen Browser mit DEVONthink:

Im Browser wird in der Werkzeugleiste einen Button mit dem Namen Clip to DEVONthink oder auch Webclipper erstellt. Wenn du eine Webseite geöffnet hast und auf den jenen Button klickst, öffnet sich ein kleines schwebenden Fenster. Über dieses Fenster kannst du u.a. Webinhalte direkt aus dem Browser in unterschiedlichen Formatierungen einer DEVONthink-Datenbank hinzufügen. Außerdem kannst du den gefundenen Webinhalt mit Kommentaren und Tags versehen (mit den Tags befassen wir uns noch näher) oder bereits einem bestimmten Verzeichnis in einer Datenbank zuweisen; und schließlich kannst du das Dateiformat wählen, in welchem das jeweilige „Fundstück“ abgespeichert werden soll. Den Button schauen wir uns später noch einmal näher an.

Es gibt in diesem schwebenden Fenster außer dem Webclipper noch weitere Bereiche, die wir uns zu einem späteren Zeitpunkt anschauen werden.

Den Button kannst du über die Browsereinstellungen wieder entfernen - in Safari geht das über den Bereich Erweiterungen in den Safari-Programmeinstellungen).

PDF-Service-Scripte

Die PDF-Service-Scripte installieren sich im Druckdialog und im Dienstemenü - damit ist es beispielsweise möglich Inhalte direkt aus den meisten Programmen heraus über den Druckdialog oder das Dienstemenü an DEVONthink zu übergeben (Save to DEVONthink 3). Die jeweilige Information wird dann im jeweiligen Format in der Globalen Eingangsbox abgelegt (bzw. virtuell in dieses Verzeichnis „gedruckt“).

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Ordneraktionen-Scripte

Wichtig sind die DEVONthink-Ordneraktionen. Wie auch andere Scripte sind die Ordneraktionen automatisierte Abläufe, welche die Arbeit deutlich erleichtern können. Ordneraktionen öffnen sich mittels „Rechte-Maus-Taste-Klick“ (=Kontextmenü) auf einen Finderordner - du kennst das sicher schon von anderen Programmen. Anhand der Einbindung der Scanfunktion erkläre ich noch, wie man eine solche Ordneraktion anlegt.

Apple-Mail-Regeln

In Mail.app kannst du bestimmte, auf DEVONthink bezogene Workflows über Regeln festlegen.

Script-Menü-Erweiterung

Application-Scripte automatisieren einige Arbeitsabläufe oder erleichtern die Zusammenarbeit mit Drittanbieter-Software, beispielsweise mit Browsern, der Kalender.app oder Terminplanungssoftware.

Sie helfen dir aber auch bei der Erstellung eigener kleiner Routinen bzw. Workflows z.B. mit Hilfe des intelligenter Regeln, außerdem kannst du eine Fülle eigener Scripte einbinden - hier ist das DEVONtechnologies-Forum eine gute Anlaufstelle - wir kommen noch einmal darauf zurück. Welche Scripte hier zur Verfügung stehen, hängt von der Programmversion ab.

OCR

Von großem Nutzwert ist die integrierte Texterkennungssoftware (nur ab DEVONthink Pro): Damit lassen sich Textinhalte in PDF- oder Bilddateien auslesen und dadurch maschinenlesbar, also kopier- und durchsuchbar machen. Erst mit einem OCR-Workflow lässt sich ein papierloses Büro umsetzen - ohne diese Funktion fällt einer der wesentlichen Vorteile einer intelligenten Informationsverwaltung weg. Mit Hilfe eines angepassten Scriptes lässt sich der per OCR ausgelesene Text ggfs. auch gleich als RTF abspeichern.

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Plugin für Apple-Mail

Wenn das Mail-Plugin installiert ist, kannst du im Programm Mail.app einzelne oder mehrere Mails per Fenstermenü, per Kontextmenü oder Tastenkombination der Globalen Inbox deiner Datenbanken hinzufügen.

Da macOS zunehmend zu einem Hochsicherheitstrakt geworden ist, musst du in den Einstellungen von Mail.app zusätzlich noch unter

Allgemein > Plugins verwalten

das Plugins freigeben bzw. aktivieren

Die wegfallende Funktion nach einem Systemupdate führt jedes Mal zu Verwirrungen bei vielen DEVONthink-Nutzern, denn das Mail-Plugin stellt seine Arbeit leider nach (fast) jedem Update ein und muss dann erneut installiert und aktiviert werden.

Globaler Eingang in Sichern-Dialogen

Über die Option Globaler Eingang in Sichern-Dialogen erstellst du einen Ordnerverweis zur Globalen Inbox in der Seitenleiste des Finders:

Diese Inbox ist eine Eingangsbox, die wichtig für das Hinzufügen von Inhalten zur DEVONthink-Datenbank ist - wir werden sie uns noch genauer anschauen. Eine solche Eingangsbox in der Finderseitenleiste zu haben, ist u.a. auch deshalb praktisch, weil du sie im Sichern-Dialog in anderen Programmen direkt adressieren kannst. Außerdem kannst du Inhalte aus dem Finder direkt hier hineinlegen - beim nächsten Start von DEVONthink tauchen diese Inhalte dann in der Globalen Eingangsbox auf.

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Eine grobe Orientierung in der Programmoberfläche

Werfen wir einen ersten Blick auf die Programmoberfläche:

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Die grobe Aufteilung

Links siehst du eine Seitenleiste - sie dient v.a. zum Navigieren in den Datenbanken. Von oben nach unten siehst du hier

• Angelegte Favoriten

• Den Globalen Eingang und die Eingangsgruppen der Datenbanken

• Die Tags der Datenbanken

• Den Papierkorb - aufgeteilt nach Datenbanken

• Die offenen Datenbanken

• Die benutzten Datenbanken

• Die intelligenten Gruppen - ein paar sind bereits vorangelegt

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• Ganz unten siehst du eine Werkzeugleiste, über die du weitere Funktionen erreichen kannst: Du kannst hier bestimmte Aktionen durchführen, du kannst aber auch verschiedene Filter anwenden, nach denen du die Anzeige der Datenbankinhalte filtern kannst

Rechts siehst du eine Informationspalette - sie dient im Wesentlichen der Anzeige und Verwaltung verschiedener Metainformationen. Wenn du auf ein Dokument klickst, werden dir diese Metainformationen angezeigt bzw. du kannst diese editieren.

Die Informationspalette ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt, welche du über Buttons im oberen Bereich öffnen kannst. Im Einzelnen sind das:

• Allgemein Informationen

• Annotationen und Erinnerung

• Informationen zu den Inhalten: Ein Verzeichnis der Dokumenteninhalte und Miniatur-Voransichten der Dokumente

• Dokumentinformationen mit individualisierteren Feldern für Metainformation, eingefügten Bilddateien und Links

• Anzeige von im Dokument enthaltenen Stichworten - angezeigt als Liste, Cloud und Diagramm

• Ein Fenster für das Verschieben/Klassifizieren von Dokumenten und die Anzeige relevanter anderer Dokumente (Funktion „Siehe auch“)

• Eine Suchwerkzeug zum Durchsuchen der jeweiligen Dokumenteninhalte

Mitte: Der mittlere Bereich ist dazu da, Dokumenteninhalte anzuzeigen. Hier gibt es zwei grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten: Es gibt Dateiformate, die von DEVONthink nativ unterstützt werden, diese Dokumente kannst du nicht nur anzeigen lassen, sondern in diesem mittleren Bereich auch editieren. Fast alle anderen gängigen Dateiformate können hier zwar angezeigt, aber nicht editiert werden; willst du sie editieren, musst du sie extern mit einem entsprechenden Programm öffnen.

Die Art und Weise, wie die Dokumente in der Programmoberfläche anzeigt werden, hängt von der Darstellungsvariante ab, die du entweder über das Fenstermenü oder über die Buttons oben links eingestellt hast. Wenn du nichts verändert hast, sieht die Darstellung wie im obigen Screenshot aus - es handelt sich um die Standardvorschau.

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Nativ von DEVONthink unterstützte Dokumentenformate kannst du durch Doppelklick in einem eigenem Fenster Fenster öffnen. Dir bieten sich dann in der Werkzeugleiste des Fensters einige formatspezifische Bearbeitungswerkzeuge.

Eingangsbox in DEVONthink

Dateien, die du in der Inbox im Finder abgelegt hast oder auf irgendeine andere Weise an DEVONthink übergibst (z.B. über den Extensions-Button), werden der Globalen Eingangsbox von DEVONthink hinzugefügt.

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Die Eingangsboxen

In der Seitenleiste findest du die Eingangsboxen der Datenbanken und die Globale Eingangsbox. Die Globale Eingangsbox ist der übergeordnete Sammelplatz für alle Dokumente, die du DEVONthink hinzufügst ohne ein definiertes Zielverzeichnis anzusprechen. In einer zweiten Hierachieebene siehst du die Eingangsboxen der gerade geöffneten Datenbanken. Im Gegensatz zu

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DEVONthink 2 sind hier die Globale Eingangsbox und die Eingangsboxen der Datenbanken zusammengefasst. In DEVONthink 2 waren die Eingangsboxen der jeweiligen Datenbanken in den Datenbanken selbst zu finden.

Die Globale Eingangsbox kann im Rahmen deines alltäglichen Workflows in einem ersten Schritt alle Inhalte und Dokumente, die du in eine DEVONthink-Datenbank einordnen möchtest, aufnehmen. Erst in einem zweiten Schritt schaffst du dann Ordnung und ordnest die Datei einer bestimmten Datenbank oder einer bestimmten Gruppe in einer Datenbank zu. Ich möchte dir aber raten, Dokumente nicht allzu lange in der Globalen Eingangsboxe liegen zu lassen, sondern recht bald in andere Datenbanken oder in die Eingangsboxen der jeweiligen Datenbanken zu verschieben. Das kann teilweise auch automatisiert oder halbautomatisiert erfolgen. Die Globale Eingangsbox ist jedenfalls kein dauerhafter Speicherplatz.

Noch hast du vielleicht aber gar keine individuelle Datenbank angelegt - das machen im nächsten Abschnitt (später mehr dazu...).

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DATENBANKEN ANLEGEN

Im Verlauf der weiteren Programmeinrichtung wirst du irgendwann eine Datenbank anlegen müssen. Entweder wirst du dazu im Verlauf der anfänglichen Einrichtungsroutine dazu aufgefordert oder aber du machst das jetzt oder später über das Fenstermenü:

Ablage > neue Datenbank...

Standardmäßig werden Datenbanken im Verzeichnis

~/Datenbanken/

abgelegt. Möglich sind aber auch alle anderen Finderverzeichnisse.

Wenn du mit macOS Sierra oder neuer unterwegs bist, empfehle ich, die Datenbanken nicht im Dokumentenverzeichnis

~/Dokumente/

abzulegen (auch nicht in einem Unterverzeichnis), denn das Dokumentenverzeichnis wird je nach Systemeinstellung mit der iCloud synchronisiert:

Es gibt in den Systemeinstellungen die Möglichkeit, den Schreibtisch und das Dokumenteverzeichnis in die iCloud auszulagern um einerseits auf dem Rechner Platz zu sparen und anderseits Dokumente rechnerübergreifend verfügbar zu machen. Das kann im Einzelfall vorteilhaft sein, aber in die iCloud gehören DEVONthink-Datenbanken gehören nicht in die Cloud (DEVONthink hat eigene Mittel und Wege, Datenbanken rechnerübergreifend zu nutzen - siehe hierzu auch mehr im Kapitel zum Thema Synchronisation und im Kapitel DEVONthink und die iCloud am Schluss des Ebooks).

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Eine neue Datenbank anlegen

Eine neu angelegte Datenbank wird nach ihrer Einrichtung in der Seitenleiste von DEVONthink (der linken Teil des DEVONthink-Programmfensters) unter Offene Datenbanken angezeigt. Weitere Datenbanken kannst du entweder nach dem gleichen Muster über das obige Fenstermenü anlegen, aber auch über einen „Rechte-Maus-Taste-Klick“ in den Seitenbereich oder über ein Hilfsmenü, das du über ein Zahnradsymbol am unteren linken Programmfensterrand erreichst.

Grundsätzlich kannst du eine Datenbank auch auf einer externen Festplatte ablegen, allerdings sollte die gleiche Datenbank nicht in geöffnetem Zustand von unterschiedlichen Rechnern aus genutzt werden können, da es mit hoher Wahrscheinlichkeit irgendwann zu Beschädigungen der Datenbank kommen wird. Auch die Dropbox oder eine andere Cloud ist ein ungeeigneter Ablageort für eine Datenbank. Selbst ein NAS sehe ich als einen kritischen Aufbewahrungsort für eine Datenbank an - auch wenn das etliche Nutzer so machen.

Um eine Nutzung gleicher Datenbestände durch mehrere Nutzer möglich zu machen, gibt es eine Synchronisations- und eine Websharing-Lösung, die wir uns später noch erarbeiten werden.

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Favoriten definieren

Alle geöffneten Datenbanken können in der Seitenleiste von DEVONthink nicht nur unter Offene Datenbanken angezeigt werden - damit bestimmte Gruppenstrukturen oder einzelne Dokumente schneller erreichbar sind, kannst sie du auch unter den Favoriten ablegen. Favoriten ermöglichen einen direkteren und damit schnelleren Zugriff auf Datenbestände.

Um eine Datenbank oder eine Gruppe in den Favoriten einzuordnen, gehst du mit Rechte-Maus-Klick auf das Ordnersymbol und wählst

Kontextmenü > Zu Favoriten hinzufügen

Benutzte Datenbanken

Vorher genutzte Datenbanken werden unter Benutzte Datenbanken angezeigt.

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Seitenleiste: Favoriten, Eingangsgruppen, offene und benutzte Datenbanken, intelligente Gruppen

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Lizenzierung

DEVONthink kannst du eine Zeit lang (immerhin 150 Arbeitsstunden) ohne weitere Einschränkungen unlizenziert benutzen.

Du kannst DEVONthink aber eigentlich auch gleich kaufen - es wird dir ohnehin zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel werden, auf das du, wenn du es einmal kennen gelernt hast, nicht mehr verzichten willst. Und nach dem Kauf und der Einarbeitung wirst du dich fragen, wie du bislang ohne dieses Programm zurechtgekommen bist…

Die nach dem Kauf von DEVONtechnologies übermittelten Registrierungsdaten musst du im Lizensierungs-Fenster eingeben. Wenn das erfolgt ist, bedankt sich das Programm artig bei dir. Sollten dir die angebotenen 150 h Demo-Zeit nicht ausreichen, kannst du dich per Kontaktanfrage, die du im Fenstermenü unter

Hilfe > Kontakt

findest, an DEVONtechnologies wenden und um eine Verlängerung der Demo-Zeit bitten.

Solltest du ein Versionsupgrade machen wollen, z.B. von der Standard-Version auf die Office- oder auch Server-Version, gibt es reduzierte Upgrade-Preise. Ebenso gibt es reduzierte Erweiterungspreise für weitere Arbeitsplätze.

Support-Assistent

Jedes Mal, wenn du DEVONthink startest, erscheint ein Startbildschirm - zumindest, wenn du diese Funktion nicht in den Programmeinstellungen deaktiviert hast. Der Startbildschirm heißt im „offiziellen“ Wortlaut übrigens nicht „Startbildschirm“, sondern Support-Assistent.

Der Startbildschirm enthält ein paar nützliche Informationen, die hin und wieder aktualisiert werden - am Anfang mag das nützlich sein, später verzögert das nur den Programmstart. Den Startbildschirm kannst du jedoch problemlos deaktivieren, wenn dich die Informationen nicht interessieren.

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Wenn du den Startbildschirm erneut aktivieren möchtest, kannst du das im Fenstermenü unter

Hilfe > Support-Assistent

erneut aktivieren.

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DAS SOLLTEST DU NUN WISSEN:

•Verschiedene Module bieten eine Schnittstelle zu anderen Programmen, außerdem lässt sich über zahlreiche Script-Lösungen eine Zusammenarbeit mit anderen Programmen erreichen

•Eines der wichtigsten Module ist die Texterkennung, die Inhalte von ansonsten nicht lesbaren Dokumenten erfassbar- und verarbeitungsfähig macht

•Der „Globaler Eingang“ kann als Sammelbox für unterschiedlichste Inhalte und somit als Schnittstelle für den Import von Dokumenten dienen

•Datenbanken sammeln die Dokumentbestände, die Programmoberfläche von DEVONthink bietet die Werkzeuge für die Bearbeitung- und Verwaltung dieser Dokumentenbestände.

•Du kannst mit nur einer Datenbank arbeiten, du kannst aber auch mit einem differenzierten Set unterschiedlicher und projektbezogener Datenbanken arbeiten

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Auf den ersten Blick mag DEVONthink wie eine Art Finder der anderen Art erscheinen - DEVONthink ist aber deutlich mehr. DEVONthink ist sogar mehr als ein reines

Dokumentenmanagementsystem

Um die vielfältigen Möglichkeiten sinnvoll nutzen zu können, bietet DEVONthink eine differenziert gestaltete

Programmoberflächen für einen Zugriff auf die Inhalte der Datenbanken

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GESAMTFENSTER

Auf das Programmfenster hatten wir bereits einen ersten Blick geworfen. Für die Aufteilung des Programmfensters gibt es unterschiedliche Ansichtsmodi, die beiden wesentlichen sind die Standardansicht und die Breitbildansicht. Zwischen beiden Ansichten kannst du über den Button Vorschau in der Werkzeugleiste umschalten:

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Programmfenster: Standardansicht

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Programmfenster: Breitbildansicht

Die Arbeitsbereiche sind:

(1) Die Seitenleiste mit den Datenbanken und den Filtermöglichkeiten

(2) Der Dateibrowser mit den in den Datenbanken angelegten Gruppen bzw. Ordnern

(3) Die Dateivorschau für die Ansicht von Dateiinhalten

Bei beiden Ansichtsmodi siehst du rechts die bereits erwähnte Informationspalette und oben eine Werkzeugleiste, wie du sie auch von anderen Programmen kennst

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Um dir nun die Programmoberfläche zu erarbeiten, suchst du dir auf deinem Rechner vielleicht einmal zur Übung ein paar Dateien, die du für die Arbeit mit DEVONthink verwenden kannst, z.B.:

• Eine Bilddatei, eine Audiodatei, eine Videodatei, eine PDF-Datei, je eine Datei aus einer Office-Suite (eine Textdatei, eine Präsentation und eine Tabelle)

Mit Hilfe dieser Übungsdateien kannst du einzelne Vorgänge, die im Arbeitsbuch beschrieben werden, nachspielen - dann wird die ganze Einarbeitung nicht ganz so trocken und theoretisch.

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SEITENLEISTE

In der Seitenleiste auf der linken Seite siehst du:

• Ganz oben die Favoriten

• Darunter die Globale Eingangsbox und die datenbankspezifischen Inboxen

• Den programminternen Papierkorb und die datenbankspezifischen Papierkörbe

• Die geöffneten Datenbanken

• Die benutzten Datenbanken

• Die Intelligenten Gruppen

Ggfs. musst du die Bereiche erst aufklappen. Die Seitenleiste kannst du -vielleicht weil sie im Weg ist- verbergen indem du in der Werkzeugleiste auf den Button Seitenleiste ganz links klickst.

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Global

In der Seitenleiste siehst du unter Global:

• Den Eingang der Globalen Inbox

• Hierarchisch untergeordnet sieht du die Eingänge der einzelnen geöffneten Datenbanken

Es mag anfangs etwas verwirrend erscheinen, dass die Eingangsboxen hierarchisch gegliedert sind und möglicherweise wirst du dich hier anfangs mitunter verirren. Aber diese hierarchisch gegliederte Anzeige macht ihren Sinn

Die Eingänge sind optional aufklappbar - wenn du sie aufklappst, werden dir die diversen Gruppen im jeweiligen Eingang angezeigt. Du siehst in der Seitenleiste selbst allerdings nur die Gruppen in der Inbox, nicht die angelegten Gruppenstrukturen und die in den Gruppen liegenden Inhalte (die in den Gruppen eingeordneten Inhalte siehst du im Dateibrowser im Arbeitsbereich.

Globale Eingangsbox

In der mit „Eingang“ bezeichneten Globalen Inbox wird alles gesammelt, was du aus dem Finder per Ordneraktion, per Drag-and-Drop in den angelegten Ordner der Finderleiste, per Scanfunktion oder beispielsweise per Sorter in DEVONthink einfügen willst.

Die Globale Eingangsbox ist die große Sammelbox, in der ohne weitere Ordnung alle Fundsachen gesammelt werden können - das entspricht dem GTD-Prinzip (GTD = „Getting Things Done®), bei dem in einem ersten Arbeitsschritt Objekte und erfasst werden und erst in weiteren Schritten eine Bearbeitung und Zuordnung erfolgt. Nach diesem Prinzip kannst du deinen kompletten Workflow innerhalb DEVONthink gestalten.

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Eingänge der Datenbanken

Unterhalb der Globalen Inbox befinden sich die Eingänge der gerade geöffneten Datenbanken.

Workflow

Eine endgültige Ordnung schaffst du erst dann, wenn du die Dokumente und die gesammelten Inhalte einer bestimmten Datenbank zuweist bzw. an einen bestimmten Platz in einer Datenbank einordnest. Die einzige überdauernde Ordnung, die du innerhalb einer Inbox schaffen solltest, ist das Editieren von Metadaten und das Taggen - (die angelegten Tags bleiben bei Verschieben der Dateien in andere Gruppen oder Datenbanken erhalten). Mit dem Editieren von Metadaten und dem Taggen befassen wir uns noch eingehender…

Eine grau unterlegte Zahl zeigt an, wie viele Dateien sich in der Eingangsbox befinden.

Tags

Dokumente, die du in den Dokumentenbestand einfügst, kannst du mit Metadaten versehen - dazu gehören auch Tags. Unter den Eingangsboxen findest du die Tag-Listen. Unter den Eingangsboxen findest du die Tag-Listen der Datenbanken und des Globalen Eingangs:

• Die Tag-Liste der Globalen Inbox

• Hierarchisch untergeordnet sieht du die Tag-Listen der einzelnen geöffneten Datenbanken

Die Tag-Listen sind aufklappbar - wenn du sie aufklappst, werden dir die Tags der jeweiligen Datenbank alphabetisch geordnet angezeigt. Neben dem einzelnen Tag findest du eine kleine Zahl, die dir anzeigt, wieviele Dokumente mit diesem Begriff getaggt sind. Eine Tag-Darstellung in Cloudform ist auch möglich - diese erreichst du über die Filter am unteren Ende der Seitenleiste. Damit werden wir uns

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aber noch befassen, da deren Funktion etwas von der alphabetischen Tag-Liste abweicht.

Um Dokumente zu taggen kannst du sie ganz einfach in einen oder mehrere dieser Tags ziehen. Um den Tag zu entfernen, löschst du das Dokument aus dem Tag in gleicher Weise wie du auch ein Dokument aus einer Gruppe bzw. einem Ordner löschen würdest. Keine Angst, das Dokument verliert nur sein Tag und wird nicht gelöscht

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PAPIERKORB

Weiterhin siehst du in der Seitenleiste unterhalb der Tag-Liste die programminternen Papierkörbe:

• Den Papierkorb mit der Globalen Inbox

• Darunter die Papierkörbe der einzelnen geöffneten Datenbanken

Bei den Papierkörben handelt es sich um DEVONthink-spezifische „Mülleimer“, die nichts mit dem Papierkorb des Finders zu tun haben. In diese Papierkörbe wird all das verschoben, was du aus den Datenbanken löschst. Eine Zahl zeigt an, wie viele Dateien sich im Papierkorb befinden.

Was du hier hinein entsorgst, bleibt erst einmal dort liegen und das ist auch gut so - wie oft habe ich schon eine Datei in diesen Papierkorb gezogen und hätte sie dann doch noch einmal brauchen können...

Löschen kannst du den Papierkorb-Inhalt über das Kontextmenü oder aber über ein Hilfsmenü, das du über das mit einem Zahnradsymbol in der Fußleiste des Programmfensters erreichst. Die auf diese Weise gelöschten Dateien sind aber auch dann noch nicht unwiederbringlich verloren, sondern werden erst einmal in den Papierkorb des Finders verschoben. Erst wenn du die Dateien aus dem Finder-Papierkorb löschst, sind sie endgültig weg.

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OFFENE DATENBANKEN

Hier werden alle gerade aktiven Datenbanken angezeigt und du hast Zugriff auf deren Inhalte.

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BENUTZTE DATENBANKEN

Hier werden die benutzten Datenbanken und aktuell geschlossenen Datenbanken angezeigt - allerdings nicht jene, die bereits unter den Favoriten abgelegt sind. Das macht Sinn, weil auf diese Weise -gerade wenn du mit mehreren Datenbanken arbeitest- ein bisschen mehr Übersicht gewahrt bleibt.

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INTELLIGENTE GRUPPEN

In diesem Bereich kannst du datenbankübergreifende intelligente Gruppen an- bzw. ablegen - standardmäßig sind das die Gruppen

• Heute

• Zuletzt hinzugefügt

• Fällig diese Woche

• Tophits

• Verlauf und

• Ungelesen

Mit Hilfe intelligenter Gruppen erleichterst du den Zugriff auf bestimmte Dateibestände, denn diese Gruppen zeigen dir auf einen Schlag an, welche Dateien z.B. noch ungelesen sind etc. Darüber hinaus können intelligente Gruppen (wie auch bei die Smart Folders im Finder) für Suchvorgänge nützlich sein. Im Grunde sind intelligente Gruppen auch nichts anderes als dauerhaft gesicherte Suchroutinen.

Du kannst weitere intelligente Gruppen anlegen, z.B. könntest du dir hier alle Numbers-Tabellen, alle Replikanten (mit diesem Begriff befassen wir uns noch) oder alle rot markierten Gruppen anzeigen lassen. Oder, oder…

Wichtig: Diese Gruppen sind keine Gruppen im engeren Sinn, sondern eigentlich eine Art gespeicherte Such- oder Filterroutinen.

Lege jetzt testweise einmal über das Kontextmenü oder über das mit einem Kreis markierte Symbol in der Fußleiste eine intelligente Gruppe an und schau dir die diversen Optionen an, die sich dir bieten.

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INTELLIGENTE REGELN

Intelligente Regeln (Smart rules) sind eine Art Weiterentwicklung der intelligenten Gruppen. Im Gegensatz zu den intelligenten Gruppen, können sie auch Aktionen ausführen und ersetzen bzw. Erweitern damit u.a. die Scriptfähigkeit von DEVONthink:

Beispielsweise kannst du bestimmte Kriterien für die Auswahl von Dokumenten festlegen und darauf eine bestimmte Aktion anwenden, vielleicht kannst du die Dokumente umbenennen, du kannst Dokumente nach einem bestimmten Arbeitsvorgang in den Papierkorb verschieben, du kannst Wörter in einem Dokument zählen, Bildinformationen in einen Kommentar schreiben und vieles andere mehr. Es lassen sich auch Scripte einbinden, die dann ausgeführt werden. Für das Anlegen solcher Aktionen ist keinerlei Programmiererfahrung erforderlich.

Wir werden uns noch damit befassen…

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DATEIÜBERSICHT/DATEIBROWSER

Schau dir den Bereich rechts neben der Seitenleiste an - den Bereich, den ich auf den Seiten 59/60 mit (2) markiert habe: Hier findest du die Dateiübersicht mit:

• Den von dir angelegten Gruppen (bzw. Ordnern)

• Den von dir angelegten bzw. Eingefügten Dokumenten

• Den von dir angelegten datenbankspezifischen intelligenten Gruppen

Mit den einzelnen Punkten befassen wir uns noch näher - hier nur ein Überblick. Diese Dateiübersicht ist in Spalten gegliedert, die Spalten informieren über einige Metadaten, diese Spalten lassen sich individualisieren und darüber hinaus kannst du über die Spalten die Dokumente auch ordnen (das funktioniert nicht anders als im Finder).

Zur Übung erstellst du nun vielleicht einmal eine Gruppe und ordnest ein paar deiner Dateien hier ein, die du vorher in die Globale Eingangsbox gelegt hattest. Das machst du über

Daten > Neu > Gruppe

Der Gruppe kannst du einen beliebigen Namen geben - z.B. „Übungsdateien“. In diese Gruppe oder auch direkt in das Hauptfenster oder in eine der Eingangsboxen deiner Datenbank kannst du Dateien, Dokumente oder auch ganze Ordner aus dem Finder in die Datenbank ziehen. Diese Gruppen sind eigentlich nichts Anderes wie die Ordner im Finder (und doch nicht das Gleiche). Du erstellst sie über

• Das Fenstermenü:

Daten > Neu > Gruppe

• Das Kontextmenü

• Tastaturkürzel:

⇧ - ⌘ - N

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Neu erstellte Ordner bzw. Gruppen werden standardmäßig mit der Bezeichnung Neue Gruppe... versehen, du kannst die Gruppe nach Belieben umbenennen.

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VORSCHAU- UND ARBEITSBEREICH

Der Vorschau- und Arbeitsbereich ist das, was ich auf den Seiten 59/60 mit (3) markiert habe: In diesem Bereich werden die Dokumenteninhalte angezeigt

• Handelt es sich um Dateien, die du direkt in DEVONthink bearbeiten kannst (z.B. Markdown-, RTF- oder TXT-Formate), wird der Vorschaubereich zum Arbeitsfenster

• Andere, nicht in DEVONthink editierbare Formate werden in diesem Bereich als Vorschau angezeigt - diese Vorschaufunktion basiert auf QuickLook und funktioniert bei einer ganzen Reihe von Dateiformaten

Den Begriff Arbeitsbereich, den ich hier für den mittleren Bereich des Programmfensters verwende, bitte nicht verwechseln mit Arbeitsumgebung - das ist etwas anderes, das wir uns auch noch anschauen werden.

Dateiinhalte lassen sich entweder im Vorschau- bzw. Arbeitsbereich anzeigen oder aber du kannst Dokumente innerhalb von DEVONthink durch Doppelklick in einem eigenen Fenster öffnen - im letzterem Fall stehen erweiterte Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung (wir befassen uns mit den jeweiligen Bearbeitungsmöglichkeiten noch im Detail; ebenso befassen wir uns noch mit den unterschiedlichen Anzeigeoptionen für den Haupt- und Arbeitsbereich, aber auch für das Gesamtfenster).

Bearbeiten lassen sich in diesem Teil des Programmfensters nur einige wenige Formate wie TXT-, RTF-Dateien, formatierte Notizen, Markdown- und HTML-Dokumente - das Vorschaufenster (der untere Bereich des Hauptfensters) lässt sich in diesen Fällen als Arbeitsfenster nutzen.

Schau dir einfach einmal anhand verschiedener Dateiformate an, wie sich der Vorschau- und Arbeitsbereich abhängig vom Dateiformat ändert:

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z.B. Pages-Dokumente

Pages- oder auch Word-Dokumente lassen sich in einer DEVONthink-Vorschau anzeigen (allerdings nicht bearbeiten, denn diese Vorschau basiert auf QuickLook).

z.B. Numbers-Tabellen

Numbers-Dokumente lassen sich ebenfalls nur in einer Vorschau darstellen, dabei werden die einzelnen Blätter in einer Seitenleiste dargestellt. Bearbeiten kannst du sie nur, wenn du sie extern in Numbers öffnest.

z.B. Keynote-Präsentationen

Keynote- oder auch Powerpoint-Präsentationen lassen sich in der Vorschau des Arbeitsbereiches anzeigen, in den Vorschauen der Präsentationen lässt sich scrollen. Auch diese Dateiformate kannst du extern bearbeiten.

z.B. PDF-Dateien

PDF-Dateien werden in einer Vorschau dargestellt, in den Einzelseiten lässt sich scrollen.

Der Inhalt von PDF-Dateien lässt sich in DEVONthink zwar nicht editieren, aber durchaus aktiv nutzen - wir kommen darauf zurück. Öffnen kannst du die PDF-Dateien in DEVONthink, aber auch mit einem externen Programm - beispielsweise mit Vorschau.app oder Acrobat Reader.

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z.B. Audio-Dateien

Audioformate lassen sich in DEVONthink sammeln und auch abspielen - die Optionen sind jedoch gegenüber einem ausgesprochenen Audioprogramm erheblich reduziert - ein Ersatz für z.B. iTunes ist DEVONthink ganz sicher nicht, aber es macht projektbezogen sicher Sinn, Audioformate von DEVONthink verwalten zu lassen.

z.B. Video-Dateien

Videodateien lassen sich in DEVONthink sammeln und auch abspielen - die Optionen sind jedoch gegenüber einem ausgesprochenen Videoprogramm reduziert - hier trifft das zu, was ich schon zu Audioformaten schrieb.

z.B. Bild-Dateien

Bilddateien unterschiedlicher Formate lassen sich in DEVONthink sammeln, eine direkte Bearbeitung ist jedoch nicht möglich.

Sehr schön ist die Cover-Flow-Ansicht gelöst, wenn sich mehrere Bilddateien in einer Gruppe befinden. Dazu gehst du über das Fenstermenü

Darstellung > Cover-Flow

und markierst mehrere Bilddateien, die du dann entweder mit Hilfe von Gesten (Wischen mit zwei Fingern) oder mit Hilfe des horizontalen Scrollbalkens im Vorschaubereich durchblättern kannst. (Ehrlich gesagt, habe ich selbst diese Darstellungsweise so gut wie noch nie genutzt, aber ist gibt Szenarien, in denen das durchaus Sinn macht).

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DAS SOLLTEST DU NUN WISSEN:

•Die grundlegend zu unterscheidenden Bereiche der Programmoberfläche sind

‣ Die Seitenleiste mit der Globalen Inbox und den Datenbanken

‣ Der Dateiübersicht mit den Gruppen

‣ Der Arbeitsbereich mit der Datei- oder Dokumentenliste und dem Arbeits- oder Vorschaubereich

•Die Anzeige im Arbeits- oder Vorschaubereich

‣ Die direkt von DEVONthink unterstützten Dokumentenformaten kannst du in diesem Bereich nicht nur lesen/anschauen, sondern auch editieren

‣ Für viele andere Formate ist eine Quick-Look-Voransicht möglich, diese Formate können aber extern geöffnet und bearbeitet werden

•Die Darstellung dieser Bereiche kannst du passend zu deinem Workflow bzw. zu speziellen Erfordernissen ändern

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2019-03-11 DEVONTHINK 3 ARBEITSBUCH PDF · Annäherungen an DEVONthink Wenn du DEVONthink zum...

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