4 Formular 2 Anforderungsraster - Baden

Anforderungsraster Formular 2

Anforderungen Typ Verweise WertungBeschreibung gemäss Pflichtenheft A/F Referenz P1Generelle Anforderungen 5Architektur 5.1Handelt es sich beim angebotenen System um eine nach individuellen Bedürfnissen parametrierbare Standardsoftwarelösung?

F 5.1.1.1

Bei Scolaris handelt es sich um eine Standardsoftwarelösung, welche individuell parametriesierbar ist. Einerseits könen sämtliche Standardreports individuell angepasst oder erweitert werden. Dies kann durch PMI.AG oder durch befähigtes Personal des Kunden selbstständig vorgenommen werden, der Reportgenerator ist MS-Access.Andererseits können innerhalb der Standardsoftware viele Bereiche parametrisiert werden (Definition von Pulldown-Menüeinträgen, Definition von freien Feldern in jedem Formular, Ein-Ausblenden von Registern und Unterformularen und Felder) etc. Zudem besteht auch die Möglichkeit, individuelle Formulare (Eingabemasken) durch PMI.AG entwickeln zu lassen, welche anschliessend in der Standardsoftware erscheinen (aber nur für den bestellenden Kunden). Diese Erweiterungen können selbstverständlich bei Updates etc. automatisch weiterverwendet werden.

Administration, Rollen und Berechtigungen 5.2

Hinweise betr. Abweichung zur Anforderung / Beispiele / Antworten auf FragenRealisierung Querverweis Offerte / Anhänge

Projekt 2015-8_0-XXX_Neue Schuladministrationssoftware

Erfüllungsgrad

4_Formular 2_Anforderungsraster.xlsx Seite 1 von 45aaa

Anforderungen Typ Verweise WertungBeschreibung gemäss Pflichtenheft A/F Referenz P1

Hinweise betr. Abweichung zur Anforderung / Beispiele / Antworten auf FragenRealisierung Querverweis Offerte / AnhängeErfüllungsgrad

Das System kann durch einen Systemadministrator flexibel angepasst werden. Reports, Fenster- und Tabellendarstellungen können an die Bedürfnisse der Benutzenden angepasst werden.

A 5.2.1.1

V S 10

Sämtliche Reports können durch befähigtes Personal individuell angepasst werden, wobei auch definiert werden kann, ob ein Standardreport mit einem individuellen Report ersetzt werden soll oder ob ein zusätzlicher individueller Report zur Verfügung gestellt werden soll.Fensterdarstellungen können durch den Systemadministrator pro Berechtigungsrolle definiert werden, in dem einzelnen Rollen gewisse Formulare, Unterformulare oder Register nicht zugewiesen werden.Tabellendarstellungen können vollkommen individuell angepasst und mit einer freien Bezeichnung pro Darstellung gespeichert werden, wobei beliebig viele Tabellendarstellungen erstellt werden können.

Seite 2 von 45



Erläutern Sie das Administrationskonzept Ihres Systems. Wie hoch ist die Anpassbarkeit? - Geben Sie konkrete Beispiele an.

F 5.2.1.1

Der Administrator kann:- Formulare via Berechtigungsrollen so einrichten, dass jeder Benutzer nur diejenigen Module, Formular, Unterformulare und Register sieht, welche der entsprechende Benutzer sehen soll (zudem kann auch noch unterschieden werden zwischen Lese- und Schreibberechtigung).- Der Inhalt jedes Drop-Down Menüs kann durch den Administrator definiert werden (also z.B. Personalbezeichnungen, Klassenbezeichnungen, Klassenstufen etc.)- In jedem Formular steht ein Register "Freie Felder" zur Verfügung, in welchem der Administrator eigene Felder einrichten kann, wobei auch die Formatierung (Ja/Nein Feld, Datumsfeld, Textfeld, Zahlenfeld, Feld mit Drop-Down Menü etc.) definiert werden kann.- Unter Programmoptionen kann der Administrator pro Modul/Mandant diverse weitere Einstellungen vornehmen, mittels welchen gewisse Funktionen in Scolaris sich entsprechend anders verhalten- Tarifeinrichtungen und Rabatteinrichtungen im Bereich Musikschule und Betreuung gemäss städtischem Tarifreglement vornehmen- Angebotsstrukturen und Verrechnungsperdioden im Modul Betreuung einrichten

Bereits vorhandene Administratoren- und Benutzereinstellungen werden bei einem Release-Wechsel übernommen, d.h., die kundenspezifische Konfiguration geht bei Updates nicht verloren

A 5.2.1.2

V S 10

Sämtliche individuellen Konfigurationen wie auch die Individualreports und die Individualprogrammierungen gehen dank dem ausgeklügelten Individualkonzept von Scolaris nicht verlohren, sondern bleiben bestehen.

Seite 3 von 45



Die Benutzenden werden vom System über die lokale Einmalanmeldung automatisch authentifiziert (Single Sign-on auf Basis der Logindaten im Active Directories System)

A 5.2.1.3

V S 10

Eine Anmdeldung der Benutzenden via Singe Sign-on auf Basis der Logindaten im Active Directories System kann eingerichtet werden, dies ist bei einem grossteil unserer städtischen Kunden so im Einsatz.

Das angebotene System sieht ein Rollen-/Berechtigungskonzept vor, wel-ches es einem Administrator erlaubt, Benutzerrollen zuzuweisen. Über Rollen können Berechtigungen vergeben werden (Zugriff auf bestimmte Funktionen, Daten etc.).

A 5.2.1.4

V S 10

Der Administrator kann beliebig viele Rollen einrichten. Pro Rolle kann auf Ebene Module, Formulare, Unterformulare und Register festgelegt werden, ob die entsprechende Rolle kein Zugriff, Lesezugrfff oder Schreibzugriff hat. Grundsätzlich wäre dies sogar auf Feldebene möglich, dies wird in der Praxis jedoch selten bis nie angewendet.

Können Berechtigungsrollen auch als Gruppen im Active Directory System geführt werden?

F 5.2.1.2

Im Active Directory System muss eine Gruppe Scolaris oder ähnliches geführt werden, die feinmaschigere Definition der Rollen efolgt anschliessend direkt in der Berechtigungsverwaltung von Scolaris.

Seite 4 von 45



Berechtigungen für die direkte Mutation von Adress- und Personendaten müssen gesperrt werden können; NEST ist das adressdatenführende System für Subjekte. Änderungen werden konsequent via NEST erfasst.

A 5.2.1.5

V I 8

Das Adressformular kann durch den Administrator selbstständig gesperrt werden, so dass darin durch keine Berechtigungsrolle Mutationen vorgenommen werden können.Auf Ebene der Schüler- und Personalstammdaten muss dies noch durch PMI.AG implementiert werden (dies erfolgt bis zum Produtktivstart) die entsprechenden Kosten sind in der Offerte eingerchnet. Nach der Implementation sollen neue Adressen, Schüler, Musikschüler und Personen (Personal) nur in NEST erfasst werden können, die Stammdaten dieser Subjekte können auch später nicht in Scolaris, sondern nur in NEST mutiert werden. Dazu muss durch PMI.AG auch eine Importmöglichkeit von einzelnen Datensätzen aus NEST in Scolaris bis zum Produktivstart implementiert werden, auch diese Erweiterung ist im Offertpreis enthalten.

Siehe auch Kapitel 4.6.2. in dieserOfferte.

Erläutern Sie das Benutzerauthentifizierungs- sowie das Rollen- bzw. Berechtigungskonzept des angebotenen Systems.

F 5.2.1.3

Beim Start von Scolaris werden die Logininformationen aus dem ADS mittels Single Sign-on verwendet.Der Administrator kann beliebig viele Rollen einrichten. Pro Rolle kann auf Ebene Module, Formulare, Unterformulare und Register festgelegt werden, ob die entsprechende Rolle kein Zugriff, Lesezugrfff oder Schreibzugriff hat. Grundsätzlich wäre dies sogar auf Feldebene möglich, dies wird in der Praxis jedoch selten bis nie angewendet.

Integrationsfähigkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit 5.3

Seite 5 von 45



Das System kann basierend auf den definierten Infrastruktur-Rahmenbedingungen (� siehe Abschnitt 4.3) als Service durch die Abteilung Informatik der Stadt Baden im eigenen Rechenzentrum auf den bestehenden Systemplattformen bereitgestellt und mit den bestehenden Technologien betrieben werden.

A 5.3.1.1

V S 10

Dies ist problemlos möglich, Scolaris ist in ähnlichen Infrastruktur-Rahmendbedingen bei anderen Städten erfolgreich produktiv im Einsatz.

Das angebotene System ist kompatibel mit der heute in der Stadt Baden eingesetzten Citrix XenApp Infrastruktur. D.h. die Lösung kann einfach in diese Infrastruktur integriert werden; es ergeben sich keine grossen Integrationsaufwände.

A 5.3.1.2

V S 10

Scolaris wird bereits heute bei diversen Kunden und in unserem eigenen Rechenzenter produktiv in einer Citrix XenApp Infrastruktur eingesetzt, dies funktioniert problemlos.

Wie integriert sich das angebotene System in die IT-Landschaft des Auf-traggebers? Nehmen Sie bitte Stellung zu Ihrem Lösungsansatz und möglichen Herausforderungen (� siehe dazu auch Abschnitt 4.3).

F 5.3.1.1

Die Datenbank von Scolaris wird auf einem MS-SQL Server (möglich ab Version 2008) in einer eigenständigen Datenbank betrieben.Die Anwendung von Scolaris wird mit Access-Runtime und einem Scolaris-MSI auf dem Citrix-XenApp installiert und den Usern zur Verfügung gestellt. Auf dem Server wird zudem ein Centralverzeichnis benötigt, in welches kleinere Programmupdates eingespielt und automatisiert an alle Userprofile verteilt wird.Wir sehen bei Ihren Infrastruktur-Rahmenbedingungen keine grösseren Herausforderungen.

Das angebotene System kann mit einer Verfügbarkeit von 99% zu Be-triebszeiten Mo-Fr, 07:30-20:00h betrieben werden.

A 5.3.1.3V S 10

Dies wird in unserem Rechenzenter z.B. genaus so seit mehreren Jahren betrieben.

Seite 6 von 45



Erläutern Sie, was der Auftraggeber für Betriebsbedingungen (technisch und organisatorisch) sicherstellen müsste, um die verlangte Verfügbarkeit zu erreichen. - Welches Betriebskonzept würden Sie aufgrund Ihrer Erfahrung aus Referenzprojekten empfehlen, um eine optimale Balance zwischen Verfügbarkeit und Betriebsaufwand zu erreichen?

F 5.3.1.2

Das Betriebskonzept muss sicherlich gemeinsam zwischen der Stadt Baden und PMI.AG erarbeitet werden. Organisatorisch müssen klar definierte Wartungsfenster festgelegt werden, in denen Wartungen (kleinere Programmupdates, kleinere Konfigurationen etc.). regelmässig (z.B. alle 2 Monate) eingeplant werden.Wichtig ist zudem, dass nebst der produktiven Umgebung eine Testumgebung eingerichtet wird. Dies kann auf dem selben Server sein, Scolaris hat Automatismen und Funktionen, welche einen einfachen Betrieb einer Testversion ermöglichen. Updates etc. sollen konsequent immer zuerst in der Testumgebung eingespielt werden und dort in einem standardisierten Prozess durch die Super-User überprüft werden, bevor ein Update produktiv zum Einsatz kommt. Die Super-User sehen visuell immer, ob sie sich in der Test- oder der Produktivumgebung von Scolaris befinden. Mit diesen Massnahmen haben wir bei anderen Städten hohe Verfügbarkeiten erreicht.

Seite 7 von 45



Welche Merkmale weist Ihr System bzgl. Datensicherheit auf:- Wie wird beispielsweise sichergestellt, dass bestimmte Benutzende auf gewisse Funktionen oder Daten keinen Zugriff haben? - Sieht das System einen Auto-Logout-Mechanismus vor? - Werden Transaktionen konsequent protokolliert? etc.?

F 5.3.1.3

Mittels den Berechtigungsgruppen (Rollen) kann der Administrator festlegen, auf welche Bereiche (Module, Formulare, Unterformulare, Register) ein Benutzer Zugriff hat, wobei unterschieden werden kann zwischen Kein Zugriff, lesender Zugriff und Schreibberechtigung.Für gewisse Funktionen wird ein Haupt-User Rolle benötigt, z.B für die Klassenwechselfunktion.Das System führt (Abhängig von den Netzwerkeinstellungen) ein Autologin durch.Transaktionen können mittels Audit Trail durch den MS-SQL Server protokolliert werden, wobei dann die entsprechende MS-SQL Serverversion (Enterprise) im Einsatz stehen muss.

Für die Nutzung der Schuladministrationslösung durch die Volksschule Baden (VSB) und die Musikschule der Region Baden (MSRB) wird die Mandantenfähigkeit des Systems auf Basis einer zentralen Stammdatenplattform (Personendaten) vorausgesetzt.

A 5.3.1.4

V S 10

Scolaris ist auf Basis einer zentralen Stammdatenplattform mandantenfähig. Es soll somit bei der Stadt Baden eine Datenbank mit 2 Mandanten (1 Mandant für die VSB und 1 Mandant für die MSRB) betrieben werden, wobei die Stammdaten mandantenübergreifend verwendet werden können. Allenfalls wird die Datenbank sogar in noch mehr Mandanten unterteilt, nämlich je einen Mandanten pro Schuleinheit, einen Mandanten für die Betreuung und einen Mandanten für die Musikschule.Mandantenfähige Systeme sind bei sehr vielen unserer Kunden in den unterschiedlichsten Konfiguriationen produktiv im Einsatz.

Seite 8 von 45



Ist das System mandantenfähig; d.h. könnte eine zweite unabhängige Schulverwaltung mit diesem System vom selben Betreiber bedient werden?

F 5.3.1.4

Das System ist mandantenfähig. Es wäre möglich, dass eine zweite unabhängige Schulverwaltung in der selben Datenbank vom selben Betreiber bedient werden könnte. Gewisse Zusammenarbeitsformen müssten dabei jedoch berücksichtigt werden, z.B. gelten Inhalte von Pull-Down Menüs immer mandantenübergreifend, ebenso gewisse Feldeinstellungen (Freie Felder). Auch muss die Adminfunktion für die ganze Datenbank wahrgenommen werden und nicht nur auf Ebene eines Mandanten.

Datenmodell 5.4 Sämtliche Daten werden in der Softwarelösung historisiert abgelegt, sodass Änderungen über eine Zeitachse aufgezeichnet werden und/oder abgerufen werden können.

A 5.4.1.1

V S 10

Die relevanten Daten werden in Scolaris historisiert abgelegt (z.B. Klassenhistory beim Schüler, Adresshistory, Schülerarchiv für ausgetretene Schüler, Klassenarchiv für Klassen aus früheren Schuljhahren, Personalarchiv für ausgetretene Mitarbeitende, Pensen und Besoldungen, Anmeldeperioden in der Betreuung, Fachbelegungen pro Semester in der Musikschule, Budgetinformationen früherer Kalenderjahre etc.).Diese Daten können über die Zeitachse ausgewertet werden.

Änderungen (Mutation wie z.B. Ein- und Austritte) können per beliebigem Stichtag in der Vergangenheit oder in der Zukunft erfasst werden.

A 5.4.1.2

V S 10

Adressmutationen wie auch Klassenmutationen oder Ein-und Austritte können datiert werden (Vergangenheit oder Zukunft). Sofern dies in der Zukunft erfolgt wird am betreffenden Datum die Mutation automatisiert vorgenommen und auf einem Mutationsprotokoll ausgegeben.

Seite 9 von 45



Durchgeführte Änderungen (Mutationen) werden pro Datensatz protokolliert. Das Protokoll gibt Auskunft darüber, welcher Benutzende zu welchem Zeitpunkt welche Änderung verarbeitet hat.

A 5.4.1.3

V S 10

In Scolaris wird pro Formular protokolliert und angezeigt, welcher Benutzer an welchem Datum die letzte Mutation vorgenommen hat. Es wird jedoch in der Anwendung nicht angezeigt, welche Mutation vorgenommen wurde (könnte mittels Audit Trail auf dem SQL-Server aktiviert werden).

Basiert die Softwarelösung auf einem harmonisierten Datenmodell nach den üblichen eCH-Standards oder werden diese Standards unterstützt (z.B. im Rahmen von Datenaustausch- und Exportfunktionen)?

F 5.4.1.1

Das Datenmodell von Scolaris basiert wo nötig auf den üblichen eCH-Standards. Die eCH-Standards werden vor allem im Rahmen von Datenaustausch- und Exportfunktionen berücksichtig werden.

Feldvorgaben 5.5 Innerhalb der Softwarelösung können zusätzliche Werte in Form von Codetabellen durch den Kunden (Administrator) im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten frei definiert oder angepasst werden

A 5.5.1.1

V S 10

Sämtliche Codetabellen können durch den Administrator gemäss den kantonalen oder nationalen Vorgaben hinterlegt und angepasst werden.

In der Softwarelösung können kundenindividuelle, freie Feldern (Attribute) eingerichtet sowie bewirtschaftet werden; diese sind wahlweise mit Gültigkeitswerten wie Text, Domäne (Codes), Zahl oder Datum belegbar.

A 5.5.1.2

V S 10

In jedem Formular steht ein Register "Freie Felder" zur Verfügung, in welchem der Administrator eigene Felder einrichten kann, wobei auch die Formatierung (Ja/Nein Feld, Datumsfeld, Textfeld, Zahlenfeld, Feld mit Drop-Down Menü etc.) definiert werden kann.

Schulkreise (Gebiete) A 5.6 Die in der Softwarelösung geführten Schulstandorte (Kindergärten und Schulhäuser der Primarschule) können einem Schulkreis zugeordnet werden.

A 5.6.1.1

V S 10

Es können in Scolaris Schulkreise definiert werden, jedes Schulhaus (oder Kindergarten) kann anschliessend einem Schulkreis zugeordnet werden.

Seite 10 von 45



Schulkreise können im Sinne von Perimetern als Kriterium für die Datenauswertung und als Grundlage für die Kindergarten-/Klassenplanung genutzt werden

A 5.6.1.2

V S 10

Diese Anforderung kann in Scolaris auf 2 Arten gelöst werden:- im Schulverwaltungsmodul besteht eine Möglichkeit, Strassen einem Schulkreis zuzuordnen, wobei auch Strassenzüge definiert werden können (z.B. alle ungeraden Hausnummern einer Strasse gehören zu diesem Schulkreis und alle geraden zu einem anderen oder alle Nummern von 1-50 gehören zum einen und alle Nummern von 51 bis unbegrenzt zu einem anderen). Scolaris kann auf Grund dieser Zuweisungen z.B. die neu eintretenden Kindergartenkinder auf einem Report direkt in den korrekten Schulkreis einteilen.- Mit dem Zusatzmodul GIS können Perimeter grafisch auf einer Stadtkarte dargestellt und bei Bedarf angepasst werden, um eine optimale Schülerzuteilung auf die verschiedenen Schulhäuser vornehmen zu können.

Schnittstellen und Umsystem-Integration 5.7 Das System erlaubt eine einfache Erstellung kundenspezifischer ASCII- oder XML-Schnittstellen für den Datenexport.

A 5.7.1.1

V S 10

Die MS-SQL Datenbank ist für den Administrator oder berechtigte User offen, es können jederzeit Datenexporte direkt auf dem SQL-Server eingerichtet und als ASCII- oder XML-Schnittstellenexport definiert werden.Zudem können individuelle Schnittstellen durch PMI.AG implementiert werden, wobei das Datenformat je nach Bedarf eingerichtet werden kann (meist ASCII, CSV oder XML). CSV-Exporte können durch berechtigte AnwenderInnen selbstständig eingerichtet und abgespeichert werden (für eine spätere Wiederverwendung).

Seite 11 von 45



Datenexportfunktionen können automatisch aufbereitet, exportiert und elektronisch (per E-Mail, FTP, TXT) übermittelt werden.

A 5.7.1.2

V S 10

Datenexporte können durch den IT-Betreiber oder durch PMI.AG auf dem MS-SQL Server als DTS (Data Transformation Services) eingerichtet werden, womit Datenexporte automatisiert an einen vordefinierten Speicherort erstellt oder per Mail verschickt werden können.

Seite 12 von 45



Das System kann mit MS-Office-Applikationen (Word, Excel, Access, Out-look) integriert werden, so dass z.B. Word-Dokumente oder Excel-Tabellen direkt aus dem System heraus erstellt bzw. Daten aus System in Word bzw. Excel geöffnet werden können. Dabei können vorgegebene Office-Vorlagen eingesetzt werden.

A 5.7.1.3

V S 10

Scolaris ist voll kompatibel und integriert mit MS-Office Applikationen.Einerseits besteht im Grundmodul die Möglichkeit, Daten aus Scolaris via automatisierter Schnittstelle in einen Word-Serienbrief zu exportieren, wobei Vorlagen verwendet werden können. Des weiteren können jederzeit Daten in MS-Excel exportiert werden, wobei die zu exportierenden Spalten durch den Anwender vor dem Export definiert werden können. Es können auch Einzel- oder Serienmails direkt aus Scolaris via MS-Outlook erstellt werden. MS-Access ist der Report-Generator von Scolaris, via MS-Access können aber auch individuelle Abfragen etc. eingerichtet werden, da berechtigte User die Tabellen aus MS-SQL in MS-Access einbinden und anwenden können.Mittels dem Zusatzmodul Dokumentenverwaltung können Vorlagen für Word-Briefe direkt in Scolaris hinterlegt und als Einzel-oder Serienbriefe aufgerufen werden, die erstellten Dokumente können anschliessend direkt in der Datenbank beim entsprechenden Individuum (z.B. Schüler oder Personal etc.) abgelegt werden. Zudem können auch externe Dokumente (Excel-Listen, PDF-Dateien, Mails, Fotos etc. in der Dokumentenverwaltung von Scolaris gespeichert beim Individuum gespeichert werden.

Das System hat eine Schnittstelle zur zentralen Datendrehscheibe NEST für den Zugriff auf Stammdaten (Subjekte, inkl. Adressen). Der Zugriff soll aus Sicht des Anwenders lesend und schreibend synchron möglich sein (d.h. ohne zeitliche Verzögerung). NEST bietet hierfür einen Webservice an

A 5.7.2.1

V I 8

Diese Anforderung wird durch PMI.AG für die Stadt Baden implementiert (Anfang 2016), der Kostenanteil für die Stadt Baden ist in den Kosten eingerechnet.

Siehe Kapitel 4.6.2. in dieserOfferte.

Seite 13 von 45



Verwendungen von Subjektdaten (Personen und Adressen) als Schüler, Lehrpersonen, Eltern, etc. an das adressführende System werden zurückgeschrieben (Verwendungsnachweis).

A 5.7.2.2

V I 8



Ist aufgrund der Rückschreibung zusätzlich zum Verwendungsnachweis gemäss Anf-5.7.2.2 eine Zuordnung der Adressverwendung auf eine bestimmte Schulstufe und Klasse möglich (z.B. als Grundlage für die Triagierung von Mutationsmeldungen aus NEST)?

F 5.7.2.1



Schlüsselinformationen aufgrund der Verwendungen von Subjektdaten in der zentralen Adressverwaltung (z.B. NSP Debitorennummer) können über eine individuelle Schnittstellenfunktion an das System übergeben und in ein freies Feld (Attribut) geschrieben werden (Grundlage für den Export von Rechnungsdaten nach NSP gemäss Anf-5.7.3.1).

A 5.7.2.3

V I 8



Steht eine Importfunktion zur Verfügung, um per einem beliebigen Stichtag mehrere selektierte Subjekte aus NEST über die Schnittstelle in die Schuladministration einzulesen (z.B. Selektion von Einwohnern in NEST nach Geburtsdatum für den Eintritt als Kindergartenkind)?

F 5.7.2.2

Diese Schnittstelle steht standardisiert zur Verfügung. Aus NEST wird via die in NEST zu lizenzierende Schnittstelle "Schulverwaltung" eine CSV-Datei generiert, welche mittels EWK-Importfunktion automatisch in Scolaris importiert werden kann. Dies ist bisher bei allen Kunden, welche die Schnittstelel NEST einsetzen, die standardisierte Schnittstelle, welche periodisch (z.B wöchentlich) ausgeführt wird und welche sowohl neue Subjekte in Scolaris aufnimmt wie auch Mutationen aus NEST in Scolaris aktualisiertt.

Kann das System für die Übernahme von Gebäude- und Raumdaten an ein Fremdsystem angeschlossen werden (z.B. Übernahme Gebäude- und Rauminformationen von Schulhäusern aus der Objektstammdatenverwal-tung von NEST)?

F 5.7.2.3


Beschreibung MaS

Seite 14 von 45



Das System kann für die (Massen-)Fakturierung von Leistungen (z.B. Be-treuungs- oder andere Angebote) Rechnungsdaten gemäss Spezifikation (� Beilage 2_FactSheet_Revenue-Schnittstelle nsp) exportieren. Die Rechnungserstellung, Verbuchung und das Inkasso erfolgt in NSP.

A 5.7.3.1

V I 8

Eine ähnliche Schnittstelle haben wir für die Stadt St. Gallen aus Scolaris nach VRSG FI implementiert, diese steht erfolgreich im Einsatz. Diese Schnittstelle muss nun für die Stadt Baden auf NSP angepasst werden, dies wird bis zum Produktivstart möglich sein, die Kosten sind in dieser Offerte eingerechnet.

Im System können folgende Personalstamm- / Anstellungsinformationen von Lehrpersonen über eine offene Offline-Schnittstellenfunktion abgeglichen werden:

- Bankverbindungen (Zahlweg)- Lohnfunktion- Anstellungsdauer- Vertragsart- Vertrag gültig ab - Pensenart- Pensum- Bemerkung „Lohnabzug“ ja/nein (wenn ja: Höhe)

Voraussetzung für den Datenabgleich ist ein in ALSA erfasster Personen-datenstammsatz und die Fremdschlüsselinformation „Kantonale Personalnummer“

A 5.7.4.1

V I 8

Diese Schnittstelle kann gemäss Ihren Vorgaben implementiert werden bis zum Produktivstart, die entsprechenden Kosten sind in der Offerte enthalten.

Das System kann für die Auszahlung von Leistungs-Entschädigungen an Lehrpersonen (z.B. Spezialaufgaben) Lohndaten exportieren gemäss Beispiel (� Beilage 3_Beispiel_Lohndatenexporte ABACUS).

A 5.7.6.1

V I 8

Diese Schnittstelle kann gemäss Ihren Vorgaben implementiert werden bis zum Produktivstart, die entsprechenden Kosten sind in der Offerte enthalten.

Seite 15 von 45



Stammdaten von Schülern und Lehrpersonen sowie die erforderlichen Daten für den Statistikreport der Bildungsstatistik (BISTA) können über eine Standardschnittstelle in die Softwarelösung LehrerOffice exportiert werden.

A 5.7.7.1

V S 10

Es stehen 2 Schnittstellen zur Verfügung, welche sämtliche Stammdaten aus Scolaris für Schüler, Personal und Klassen nach LehrerOffice transferieren (inkl. aller für die Bildungsstatistik notwendigen Datenfeldern):- die vollautomatisierte XML-Schnitttstelle, welche jede Nacht automatisch den Datenabgleich vornimmt (funktioniert jedoch nur mit der Datenbanklösung von LehrerOffice)- die CSV-Schnittstelle, mittels welcher manuell ein vordefiniertes CSV-File generiert wird, welches in LehrerOffice manuell importiert werden kann.

Für den Preis in der Offerte sind wir davon ausgegangen, dass die XML-Schnittstelle eingeführt wird, diese ist im Offertpreis enthalten.

Beschreiben Sie den Umfang der offerierten LehrerOffice-Exportschnitt-stelle. – Welche Attribute und Daten können exportiert werden?

F 5.7.7.1

Grunsätzlich werden die Stammdaten der Schüler sowie die Stammdaten der Elternhauptadresse des Schülers nach LehrerOffice transferiert, ebenso wie die Klasseninformationen sowie die Stammdaten der Lehrpersonen. Es werden sämtliche für die kantonale Bildungsstatistik relevanten Felder, welche in Scolaris enthalten sind, nach LehrerOffice übertragen.Die Entwicklungsroadmap von Scolaris sieht vor, noch im Jahr 2015 die XML-Schnittstelle gemeinsam mit RothSoft zu erweitern, so dass auch die Stammdaten von einer oder zwei Zusatzadressen eines Schülers (z.B. getrennt lebender Vater oder Vormund) an LehrerOffice übermittelt werden kann. Ebenfalls 2015 ist geplant, auch die Fachruppen, die Notfallkontakte und die freien Felder aus Scolaris via XML-Schnittstelle an LehrerOffice zu übermitteln.

Seite 16 von 45



Als Primärschlüsselinformation für den Datenexport/-Abgleich wird die Per-sonennummer (z.B. VSS05528) der aktuellen Schulverwaltungslösung genutzt. Kann diese für diese Funktion im neuen System weitergenutzt werden? – Wenn nicht, auf welcher Basis wird künftig der Datenexport/-Abgleich durchgeführt?

F 5.7.7.2

Standardmässig wird die Schüler-ID und die Personal-ID und die Klassen-ID aus Scolaris als primärer Schlüssel für den Abgleich verwendet. Wir können bei der Einführung jedoch problemlos die bisherige Personennummer einmalig an LehrerOffice mitliefern (wir werden diese bei der Datenübernahme in Scolaris als Fremd-ID übernehmen), damit in LehrerOffice einmalig das Matching neu vorgenommen werden kann, entsprechende Bordmittel stellt LehrerOffice zur Verfügung.

Stammdaten von Schülern (Name, Vorname, Klasse, Geburtsdatum) kön-nen über eine Exportfunktion aus dem System in ein Export-File ausgegeben werden (Offline-Schnittstellenfunktion).

A 5.7.8.1V S 10

Dies ist problemlos möglich und kann sogar vom Anwender selbstständig eingerichtet werden.

Der Export ist möglich für aktive und zukünftige (geplante) Klassen. A 5.7.8.2

V S 10

Sobald das Planschuljahr in Scolaris erfasst ist kann dieser Export auch für die zukünftigen Klassen durchgeführt werden.

Beschreiben Sie den Umfang der offerierten Units-Exportschnittstelle. – Welche Attribute und Daten können exportiert werden?

F 5.7.8.1

Es werden bei der momentan zur Verfügung stehenden Schnittstelle nach gp-Untis die minimalen Schülerstammdaten, Klassendaten, Personaldaten und wenn in Scolaris geführt die Fächerdaten exportiert.

Datenmigration 5.8 Der Anbieter migriert alle aktuellen und historisierten Stammdaten aus den heutigen Schuladministrationslösungen (Quellsystemen).

A 5.8.1.1

V S 10

PMI.AG hat grosse Erfahrung in der Datenmigration aus Vorsystemen und kann die Datenmigration der aktuellen und historisierten Stammdaten in hoher Qualität garantieren.

Seite 17 von 45



Aufgrund der Komplexität mit mehreren Quell- (Source ) und Zielsyste-men (Target ) wird eine Übernahme der bestehenden Daten gemäss dreistufigen Schema erwartet (� siehePflichtenheft).

A 5.8.1.2

V S 10

Die Datenübernahme kann gemäss ihrem Pflichtenheft durch PMI.AG durchgeführt werden, wobei im Rahmen der Detailkonzeptphase das optimale Vorgehen festgelegt werden muss. Wir haben unseren Aufwand für das geplane dreistufige Schema in der Offerte berücksichtigt.

Der Anbieter soll gestützt auf das vorstehende dreistufige Schema sein Migrationskonzept im dafür vorgesehenen Teil der Offerte vorstellen und dabei auch Bezug auf den Zeitplan bzw. die vorgegebenen Termine nehmen.

F 5.8.1.1

Dies ist beschrieben im Kapitel 5 dieser Offerte.

Wie gross sind die Eigenleistungen (im Rahmen der Mitwirkung) auf Seiten des Auftraggebers im Rahmen der Datenübernahme?

F 5.8.1.2

Die Eigenleistungen des Auftraggebers sind:- Datenexport aus JCS Escada und Navision in MS-Excel sicherzustellen- Mithilfe beim Datenabgleich zwischen Scolaris und NEST auf Grund eines Protokolls von PMI.AG für Daten, welche nicht einwandfrei zugewiesen werden können.- Organisation und Sicherstellung des Imports in NEST von Subjekten aus Sclaris, welche noch nicht in NEST enthalten sind.

Können nach Bedarf auch kundenspezifische Daten aus der bestehenden Lösung migriert werden? – Insbesondere:

- Informationen betr. auswärtige Schulbesuche und Sonderschulungen (� siehe Anf-6.1.1.6).

- Verknüpfungsinformationen auf Personen zu Dokumenten, welche physisch auf einem Filesystem abgelegt sind.

F 5.8.1.3

Beides könnte bei Bedarf durch PMI.AG ebenfalls übernommen werden (wir haben entsprechene Datenübernahme auch bereits schon gemacht), dies bedingt aber noch Vorabklärungen mit Ihnen. Aus diesem Grund sind diese Kosten in der Offerte nicht enthalten.

Funktionale Anforderungen 6 Schuladministration 6.1

Seite 18 von 45



Alle Informationen (Attribute) sind in den Masken der Softwarelösung strukturell semantisch ersichtlich und nebst den aktuell gültigen Eintragun-gen sollen auch die historisierten Daten von nicht mehr gültigen Informationen anzeigt werden können.

A 6.1.1.1

V S 10

Die Masken von Scolaris sind strukturell aufgebaut, einer schönen und logischen Darstellung wird bei der Entwicklung grosser Stellenwert eingeräumt.Nebst den aktuell gültigen Eintragungen können wo sinnvoll auch historisierte Daten angezeigt werden (z.B. Klassenhistory beim Schüler, Schülerarchiv, Klassenarchiv, Adresshistory, Personalarchiv, Pensenhistory, Besoldungshistory, etc.).

Anhang 7.8. Benutzeroberfläche; Seite 2

Stammdaten von Personen werden ausschliesslich über die Schnittstellenfunktionalität zum zentralen Adressverwaltungssystem NEST in der Schulverwaltungslösung angelegt (� siehe Abschnitt 5.7.2).

A 6.1.1.2

V I 8

Gem. Angaben MaS

Neue Kindergartenkinder können � gemäss Frg-5.7.2.2 über eine Importfunktion (Massenverarbeitung) aus NEST in die Softwarelösung übernommen werden.

A 6.1.1.3

V S 10

Es steht eine standardisierte Schnittstelle für dieses Bedürfnis zur Verfügung. Aus NEST wird via die in NEST zu lizenzierende Schnittstelle "Schulverwaltung" eine CSV-Datei generiert, welche mittels EWK-Importfunktion automatisch in Scolaris importiert werden kann. Dies ist bisher bei allen Kunden, welche die Schnittstelel NEST einsetzen, die standardisierte Schnittstelle, welche periodisch (z.B wöchentlich) ausgeführt wird und welche sowohl neue Subjekte in Scolaris aufnimmt wie auch Mutationen aus NEST in Scolaris aktualisiertt.

Pro Personen können beliebig viele verschiedene Kommunikationsverbindungen geführt werden (z.B. Telefon, Telefon Geschäft, Mobile, Mail).

A 6.1.1.4

V S 10

Es können für Adressen und Personal diverse Kommunikationsmittel verwaltet werden (Privat-Tel, Geschäfts-Tel, Natel, E-Mail privat, E-Mail Geschäft, Fax etc.)

Anhang 7.8. Benutzeroberfläche; Seite 2-3

Seite 19 von 45



Pro Schüler können in Ergänzung der Personenstammdaten nachfolgende weitere Informationen geführt werden:

- Ein- und Austrittsdatum (auf Zeitachse)- Eintritt von- Vorbereitungslehrperson- Austritt nach- Verfügungen (Disziplinarmassnahmen/Urlaubsbewilligung/ Q-Halbtag, Von-/Bis-Datum, Beschreibung, Dauer)- Therapiemassnahmen (Von-/Bis-Datum, Art, Bemerkung, Status)- Sondermassnahmen (Von-/Bis-Datum, Art, Bemerkung, Status)- Auswärtiger Schüler (ja/nein)

A 6.1.1.5

V S 10

Die von Ihnen genannten weiteren Informationen können alle in Scolaris verwaltet werden.Nebst den von Ihnen genannten weiteren Informationen stehen noch weitere Eingabemöglichkeiten für andere Bereiche zur Verfügung, diese können aber auch ausgeblendet werden, sofern die Stadt Baden diese nicht benötigt.


Für Schüler können Verschiedenartige Beziehungssituationen zu Elternteilen und/oder Betreuungspersonen etc. abgebildet und hinterlegt werden.

A 6.1.1.6

V S 10

Komplexe Familiensituationen (Partch-Work Familien etc.) können in Scolaris korrekt dargestellt werden. Pro Schüler kann eine Hauptadresse und 2 Zusatzadressen (getrennt lebender Vater, Vormund, Betreuungsperson, etc.) sowie bei Bedarf beliebig viele weitere Adressen (z.B. Therapeut, Psychologe etc.) erfasst werden.

In einem Beziehungsdiagramm können sämtliche Verbindungen des Schülers übersichtlich und grafisch dargestellt werden.


Werden alle familiären Beziehungsinformationen von Schülern (zu Eltern und Geschwistern) angezeigt?

F 6.1.1.1

Ja, es können sämtliche Beziehungsinformationen von Schüler zu Eltern, Geschwistern etc. in der Maske wie auch im Beziehungsdiagramm angezeigt werden.


Seite 20 von 45



Auswärtige Schulbesuche von Schülern können erfasst werden (z.B. Ba-dener Kind das in Luzern zur Schule geht):

- Schulbesuch extern (ja/nein)- Schulort extern- Sonderschule (ja/nein)- Schulort Sonderschule- Eintritt Sonderschule- IV (ja/nein)- Beschlussbehörde und Beschlussdatum (1:n, d.h. mehrere Beschlussbehörden mit mehreren Beschlussdaten)- Beiträge ab… / bis…

A 6.1.1.7

V S 10

Sowohl externe Schulbesuche (z.B. Privatschule) wie auch der Besuch von Sonderschulen kann mit Scolaris verwaltet werden.Auch IV (ja/nein) sowie die Beschlussbehörde und Beschlussfassung können erfasst werden. Die Anforderung betreffend 1:n pro Beschluss kann auf verschiedene Arten umgesetzt werden, dies muss anlässlich der Konzeptionsphase noch genau definiert werden.


Für Schüler der Tagesschule können einmalige und wiederkehrende Aktivitäten von Kindern während der Betreuungszeiten erfasst werden (z.B. Arztbesuch, Therapie, Musikunterricht, Schulsport, Religion, etc.).

A 6.1.1.8

V S 10

Sämtliche der von Ihnen aufgeführten Aktivitäten können in Scolaris erfasst werden, wobei zum Teil auch mehrere Eingabemöglichkeiten bestehen. Es muss sicherlich anlässlich der Detailkonzeptphase noch entschieden werden, wo und wie genau in Scolaris diese Daten erfasst und ausgewertet werden müssen, allenfalls muss auch noch ein individueller Report eingerichtet werden, um sämtliche Aktivitäten übersichtlich darzustellen (sofern dieser Report nötig wird ist er im offerierten Preis enthalten).

Seite 21 von 45



Pro Lehrperson können in Ergänzung der Personenstammdaten nachfolgende Personalstammdaten bzw. Anstellungsinformationen geführt werden:

- Ein- und Austrittsdaten (auf Zeitachse)- Funktionen (z.B. Klassenlehrperson, Fachlehrperson, Stellvertretung, etc.)- Kantonale Personalnummer- Interne Personalnummer- Grenzgänger (ja/nein)- Bankverbindungen (Zahlweg)- Lohnfunktion- Anstellungsdauer- Vertragsart- Vertrag gültig ab - Pensenart- Pensum- Bemerkung „Lohnabzug“ ja/nein (wenn ja: Höhe)- Arbeitsvertragscode (z.B. unbefristetes Arbeitsverhältnis)- Statistikgruppen- Zuteilung zur zuständigen Schulleitungsorganisation- Zuteilung zu einem oder mehreren Schulhausstandorten (Arbeitsort)- Abwesenheiten (Von-/Bis-Datum, Grund, Beschreibung, Dauer)- Spezialaufgaben (Von-/Bis-Datum, Aufgabenart/-Beschreibung, Stunden)

A 6.1.1.9

V S 10

In Scolaris steht eine umfangreiche Beschäftigungsverwaltung zur Verfügung, in welcher sämtliche Anstellungsinformationen einer Person erfasst werden können.Einzig das Feld "Lohnfunktion" kennen wir so nicht, allenfalls heisst dies in Scolaris anders. Im Rahmen der Detailkonzeptphase muss betreffend diesem Feld noch genau definiert werden, um was für eine Information es sich hier handelt. Sofern das Feld in Scolaris fehlen sollte kann dies bis zum Produktivstart im Rahmen der Wartung kostenlos implementiert werden.


Seite 22 von 45



Zu jeder Person sind unbegrenzte, in verschiedene Kategorien eingeteilte Notizen möglich (z.B. Bemerkungen, Warnungen usw.).

A 6.1.1.10

V I 8

In der aktuell verfügbaren Version von Scolaris können Notizen unterschiedlichster Art erfasst werden, sie können jedoch noch nicht kategorisiert und terminiert werden. Diese Erweiterungen sind jedoch auf der Erweiterungs-Roadmap und werden bis Produktivbeginn bei der Stadt Baden in Scolaris implementiert sein, ohne Kostenfolge für die Stadt Baden.

Die erfassten Notizen sind terminierbar (Gültig von… bis…). A 6.1.1.11 V I 8 Siehe Antwort unter 6.1.1.10Zu jeder Person können Korrespondenz- und/oder Auskunftssperren erfasst werden.

A 6.1.1.12

V S 10

Diese Felder können durch den Administrator in den Freien Feldern eingerichtet werden, diese sind auch problelos auswert- und selektierbar. Die Entwicklungsroadmap sieht vor, bis zum Produktivbeginn bei der Stadt Baden diese Sperren auch auf gewissen Reports und Korrespondenz zu berücksichtigen, dabei entstehen keine Kosten für die Stadt Baden.


Die erfassten Korrespondenz- und/oder Auskunftssperren sind terminierbar (Gültig von… bis…).

A 6.1.1.13V S 10

Siehe Antwort unter 6.1.1.12

Warnkriterien und -meldungen aufgrund von erfassten Notizen und/oder Sperren können durch den Kunden (Administrator) eingerichtet bzw. verwaltet werden.

A 6.1.1.14

V S 10

Es ist möglich, via Individualreports Warnmeldungen auf Grund von Kriterien anzuzeigen und zu drucken, dieser Individualreport kann durch den Administrator von Scolaris mittels MS-Access erstellt oder angepasst werden.Die Entwicklungsroadmap von PMI.AG sieht vor, bis Produktivbeginn bei der Stadt Baden auch konfigurierbare Warnalerts zu ermöglichen (keine Kostenfolgen für die Stadt Baden.

Seite 23 von 45



Die Softwarelösung erlaubt die Definition von beliebigen Gruppen als Zuordnungskriterium als Grundlage für die Auswertungen oder für spezielle Adressverzeichnisse (z.B. eine Versandliste).

A 6.1.1.15

V S 10

Es stehen sogenannte Adressgruppen zur Verfügung. Diese können durch den Administrator oder berechtigte User erfasst werden, wobei beliebig viele Adressgruppen möglich sind. Die verfügbaren Adressgruppen können einer Person oder eine Adresse zugewiesen werden, wobei eine Person oder Adresse in beliebifg viele Adressgruppen eingeteilt werden kann.


Benutzende können Personen einer oder mehreren verschiedenen Adressgruppen zuteilen (Gruppierungsfunktion).

A 6.1.1.16

V S 10

Jede Person kann in beliebig viele Adressgruppen eingeteilt werden.

Individuelle Selektionscodes können zwecks Adressenklassifizierung definiert werden. Selektionscodes können rein informative oder auswertungsrelevante Kriterien enthalten und müssen als frei zuordnungsbare Codetabellen bewirtschaftet werden können (z.B. „keine Publikation in Adressliste“).

A 6.1.1.17

V S 10

Dies kann auf unterschiedlichste Art sichergestellt werden, einerseits mittels Bilden von Adressgruppen (siehe 6.1.1.15 und 6.1.1.16), andererseits steht in jedem Formular ein Feld "Code" zur Verfügung, in welchem frei definierbare Codes in einem Pull-Down Menü durch den Administrator definiert und anschliessend durch den Anwender bei einer Person zugewiesen werden können. Pro Person können beliebig viele Codes hinterlegt werden, diese können jederzeit selektiert und ausgewertet werden.

Der Schuljahreswechsel ist ein zentrales Planungsinstrument für Schullei-tungen im Hinblick auf den Schuljahreswechsel und kann automatisiert pro Stufe vorbereitet werden.

A 6.1.2.1

V S

Es steht in Scolaris eine Funktion "Klassenwechsel vorbereiten" zur Verfügung, mittels welcher der Schuljahreswechsel automatisiert vorbereitet werden kann.

Siehe dazu Kapitel 4.3.1.6 dieser Offerte.

Seite 24 von 45



Die aktuellen und alle bisherigen Zuordnungen zu Klassen sind aus Sicht von Schülern und Lehrpersonen während der Planungsphase parallel sichtbar (Laufbahndaten pro Schüler mit allen Ein- und Austrittsdaten).

A 6.1.2.2

V S

Aus Sicht des Schülers ist jederzeit die aktuelle Klasse wie auch die gesamte Klassenhistory (mit allen bisherigen Zuordnungen) inkl. den Lehrpersonen sichtbar.Bei den Lehrpersonen ist es ebenfalls möglich, alle Klassenzuordnungen (aktuell und früher) auf einen Blick zu sehen.

Anhang 7.8. Benutzeroberfläche; Seite 2/7

Neueintritte (Schüler welche noch keiner Planklasse zugeteilt sind) sind selektionierbar und können effizient den Planklassen zugeordnet werden.

A 6.1.2.3

V S

Neueintritte ohne Planklasse sind schnell und einfach selektierbar und können effizient aus einem Pull-Down Menü einer Planklasse zugeordnet werden.


Mehrere Entwürfe von möglichen Klasseneinteilungen (Planklassen) für ein künftiges Schuljahr (insbesondere Übertrittszenario Primar – Oberstufe) und Ersterfassung auswärtiger Schüler können erstellt werden.

A 6.1.2.4

T>50% S

Pro Schüler kann jeweils nur eine Planklasse zugewiesen werden. Somit kann ein erster Entwurf erstellt und die entsprechenden Planklassenlisten gedruckt werden, für einen zweiten Entwurf müssten dann allerdings die Planklassen bei den Schüler überschrieben werden und der erste Entwurf könnte danach nur noch manuell (mittels abtippen ab den gedruckten Planklassenlisten) wiederhergestellt werden.In Scolaris steht für die Arbeit mit Vianten das Zusatzmodul GIS zur Verfügung. Damit ist es möglich, mehrere Varianten von Perimeterzuteilungen parallel zu verwalten und zu bearbeiten und sich irgendann für eine Variante definitiv zu entscheiden.

Seite 25 von 45



Planklassen können stufenübergreifend bearbeitet und eingesehen werden.

A 6.1.2.5

V S

Dies ist möglich, ist jedoch abgängig vom Mandantenkonzept und den Berechtigungen. Sofern jede Stufe ein eigener Mandant ist kann die zentrale Verwaltung, welche Zugriff auf alle Mandanten hat, die Planklassen stufenübergreifend bearbeiten. Sofern ein Schulleiter nur Zugriff auf seinen Mandanten hat sieht er nur die Planklassen seines Mandanten. Es können jedoch auch Übertrittsmutationsklassen (z.B. für den Übertritt von der PS in die OS) gebildet werden, auf welche alle Mandanten Zugriff haben.

Vorerfasste Wahlfachzuteilungen von bestehenden und künftigen Schülern werden im Hinblick auf ein neues Schuljahr nach Aktivierung einer Planklasse direkt übernommen.

A 6.1.2.6

V S

Wahlfachzuteilungen, welche für das Planschuljahr bei einem Schüler erfasst wurden, werden bei der Zu- oder Umteilung in eine Planklasse übernommen.

In der Softwarelösung können folgende Informationen zu einem zentralen Fächerkatalog geführt werden:

- Kurzbezeichnung- Bezeichnung / Name Fach- Typ (Pflicht-, Wahlpflicht- oder Wahlfach)- Kostenpflichtig (ja / nein)- Status (aktiv / inaktiv)

A 6.1.3.1

V I

Ausser den Felder Kostenpflichtig und Status sind alle Felder enthaltten.Im Rahmen der Weiterentwicklungsroadmap wird Scolaris bis zum Produktivstart bei der Stadt Baden erweitert, damit Fächer als kostenpflichtig deklariert werden können, es steht danach auch eine Möglichkeit zur automaisierten Verrechnung von Fächern zur Verfügung. Die entsprechenden Aufwände sind im Rahmen der Wartung für die Stadt Badenkostenlos. Auch das Feld Status wird in diesem Zusammenhang zusätzlich implementiert.

Wahlfächer können den Schülern auf Basis von Aktiv- und Planklassen zugeteilt und ausgewertet werden.

A 6.1.3.2V S

Dies ist in Scolaris genau so möglich.

Kostenpflichtige Wahlfächer können den gesetzlichen Vertretern der zugeteilten Schüler über die Fakturierungsschnittstelle � gemäss Anf-5.7.3.1 in Rechnung werden.

A 6.1.3.3V I

Dies ist bei Produktivstart bei der Stadt Baden möglich, siehe dazu auch Antwort unter 6.1.3.1.

Seite 26 von 45



In der Softwarelösung können folgende Informationen zu Klassen geführt werden:

- Klassenbezeichnung- Schuljahr- Stufe- Zug- Zuordnung einer Klassenlehrperson- Zuordnung von Schüler/innen mit Eintrittsdatum, Eintrittsgrund und Promotionsstatus (z.B. „befördert“, „Stufenwechsel“, „Repetition“ etc.)- Zuordnung von Fächern

A 6.1.4.1

V I

Sämtliche der von Ihnen erwähnten Angaben können in Scolaris geführt werden mit Ausnahme des "Promotionsstatus". Diesen werden wir jedoch im Rahmen der Wartung bis zum Produktivbeginn bei der Stadt Baden implementeren ohne Kostenfolge für die Stadt Baden.

Die aktuellen und vergangenen Klassenzuordnungen einer Lehrperson sind aus Sicht der Lehrperson einsehbar.

A 6.1.4.2

V S

Die Klassenzuordnungen in der Pensenverwaltung von Scolaris sind einsehbar, sowohl für das aktuelle wie für vergangenen Schuljahre.


Die aktuelle und vergangene Klassenzuordnung eines Schülers sind aus Sicht Schüler einsehbar.

A 6.1.4.3

V S

Im Formular Schüler sind im Register Klassenhistory alle bisher besuchten Klassen wie auch die aktuelle Klasse einsehbar.


Als Grundlage für die Erstellung von Auswertungen stehen alle in der Softwarelösung geführten Informationen (Attribute) als mögliches Selekti-onskriterium zur Verfügung.

A 6.1.5.1

V S

Nach sämtlichen Attributen können Auswertungen (Selektionen etc.) gemacht werden, teilweise via vordefinierte Formularfilter, in sehr vielen Fällen mit dem Freien Filer (durch sämtliche Anwender). In wenigen Fällen mit der Auswertung via zu programmierenden Query's, wobei diese durch befähigtes Personal des Kunden selbstständig eingerichtet werden können und danach durch die Anwender verwendet werden können.

Können kundenindividuelle, freie Felder (Attribute) ebenfalls als Selektionskriterium verwendet werden?

F 6.1.5.1

Ja, die freien Felder können alle durch den Anwender mittels dem Freien Filter selektiert werden.

Seite 27 von 45



Die Erstellung von Auswertungen und Statistiken soll grundsätzlich auf ei-nen beliebigen Zeitpunkt (Stichdatum) oder über einen bestimmten Zeitraum (von... bis...) in der Vergangenheit oder Zukunft möglich sein. Ent-sprechend muss das Datenmodell dafür eine (historisierende) Datenhaltung auf der Zeitachse vorsehen, sodass solche Auswertungen überhaupt ermöglicht werden (� gemäss Anf-5.4.1.1).

A 6.1.5.2

V S

Die Erstellung von Auswertungen und Statistiken ist auf einen Stichtag oder ein von-bis Datum möglich, dass Datenmodell sieht eine historisierte Datenhaltung auf der Zeitachse vor.

Benutzende können Auswertungen und Statistiken inhaltlich vordefinieren und im System als Grundlage für Evaluationen speichern und wiederverwenden.

A 6.1.5.3

V S

Befähigtes Personal des Kunden kann mittels Individualreports Auswertungen und Statistiken definieren und im System als fertigen Report generieren. Dies wird aber Erfahrungsgemäss nicht jeder User können, sondern nur speziell dafür geschiltes Personal (evtl. Systembetreuuer IT).

Die User selbst können Daten nach jedem beliebigen Kriterium selektieren und diese Datenn dann mit den gewünschten Datenfeldern in MS-Excel exportieren und dort statistische Auswertungen etc. vornehmen.

Zur Definition solcher im System hinterlegter Auswertungen und Statistiken können die Benutzenden freie Selektions- und Sortierkriterien bestimmen (z.B. Klasse, Alter, Adresse etc.), welche durch logische Operatoren wie UND/ODER-Verknüpfungen kombinierbar sind.

A 6.1.5.4

V S

Befähigtes Personal (siehe Antwort unter 6.1.5.3) kann solche logische Operationen in MS-Access nutzen und auf Reports entsprechend implementieren.In Scolaris sind zum Teil Suchmasken implementiert, welche solche Suchaktionen auch einem normalen User ermöglichen.

Auswertungen können durch einen Benutzenden ad hoc erstellt werden; es können die gewünschten Ergebnisspalten/Attribute (z.B. Eintrittsdatum, Name, Vorname, Adresse, Alter), die Filterkriterien (z.B. Alter > 11, Geschlecht = männlich, Adresse = Bahnhofstrasse) sowie den Auswertungszeitpunkt oder die Auswertungszeitperiode wählen.

A 6.1.5.5

V S

Benutzende können entweder vordefinierte Reports auswählen und die Filterkriterien vor dem Drucken festlegen.Benutzende können aber auch Datenfelder (Attribute) in einer Datenblattansicht selbstsändig einrichten und die Filterkriterien selbstständig anwenden und diese Daten anschliessend in MS-Excel exportieren.


Seite 28 von 45



Auswertungen über mehrere Datentabellen (Data Table Joins) sind möglich.

A 6.1.5.6

V S

Auswertungen über mehrere Datentabellen (Date Table Joins) sind problemlois möglich, teilweise sogar durch den "normalen" Anwender, ansonsten durch befähigtes Personal. Es stehen für die normalen Anwender diverse Suchfilter zur Verfügung, welche dies erlauben.

Können die gewünschten Ergebnisse von Auswertungen und Statistiken nach eigenen Definitionen individualisiert werden, z.B. Definition des gewünschten Inhaltes (Spalten)?

F 6.1.5.2

Dies ist durch befähigtes Personal möglich, mittels dem Reportgenerator MS-Access kann bei entsprechender Berechtigung auf sämtliche Datentabellen und Attribute zugegriffen werden und individualisierte Abfragen erstellt und für "normale" User zum späteren Gebrauch gespeichert werden (als Individualreport oder als hinterlegtes, definiertes Abfragequery).


Alle Auswertungen und Statistiken können in den Formaten PDF und Excel für die weitere manuelle Verarbeitung exportiert werden.

A 6.1.5.7

V S

Sämtliche Reports (Standardreports wie auch Individualreports) können als PDF exportiert werden, die entsprechenden Abragen können ebenso nach MS-Excel exportiert werden.

Bestimmte Auswertungen (z.B. Adressdaten) können für den Word-Seriendruck exportiert werden (z.B. für den Druck von Adressetiketten oder Serienbriefen).

A 6.1.5.8

V S

Eine Serienbrieffunktion ist im Grundmodul vorhanden, wobei nicht nur die Adressstammdaten, sondern auch weitere Schüler- und Personaldaten in Word angezeigt werden können.Mit dem Zusatzmodul Dokumentenverwaltung steht diese Word-Exportfunktionalität ebenfalls zur Verfügung, beim Einsatz dieses Moduls können die so erstellten Briefe etc. auch direkt beim Schüler in der Scolaris-Datenbank gespeichert werden.

Dokumentenverwaltung 6.2

Seite 29 von 45



Ist für die Softwarelösung eine Schnittstelle zwecks Anbindung an eine DMS-Lösung vorgesehen?

F 6.2.1.1

Es ist eine Schnittstelle zu office@work geplant, der genaue Realisierungszeitraum ist jedoch noch nicht festgelegt. Zu anderen DMS-Lösungen sind momentan keine Schnittstellen vorgesehen, PMI.AG ist jedoch bei Bedarf bereit, auch Schnittstellen zu anderen DMS-Systemen zu prüfen.

Unterstützt diese Schnittstelle den Standard nach eCH-0039? F 6.2.1.2

Die Schittstelle zu office@work wird diesen Standard voraussichtlich unterstützen.

Betreut der Anbieter heute bereits Kunden, welche die Softwarelösung an eine DMS-Lösung angebunden haben?

F 6.2.1.3

Nein

Corporate Design-Vorgaben der Stadt Baden müssen generell eingehalten werden können.

A 6.2.1.2

V S 10

Die in Scolaris hinterlegten Dokumentvorlagen können durch die AnwenderInnen selbstständig erstellt werden, die Corporate Design-Vorgaben können vollständig eingehalten werden.

Wordbasierte Dokumentvorlagen, welche aus der Softwarelösung aufgeru-fen werden, unterstützen die Makrofunktion der städtischen Wordvorlagen zur individuellen Personalisierung von Dokumenten sowie zur Verwendung von Textmodulen.

A 6.2.2.1

V S 10

Sofern die Makros via Autorun aufgerufen werden, können diese verwendert werden.

Vorlagen (Briefvorlagen, Reports, Listen, etc.) können durch die Benut-zenden selber erstellt oder geändert werden.

A 6.2.2.2V S 10

Die Vorlagen können durch die Benutzenden mit MS-Word selbstständig erstelltt und angepasst werden.

Wordbasierte Dokumentvorlagen können direkt aus der Softwarelösung aufgerufen werden und es können automatisiert definierte Informationen (z.B. Personen- oder Adressdaten) von Datensätzen eingesetzt werden.

A 6.2.3.1

V S 10

Word-Vorlagen können direkt aus Scolaris aufgerufen werden, die definierten Informationen der Schüler, Eltern, Klassen und Lehrpersonen werden dabei automatisch korrekt abgefüllt.

Für die aufgrund von Selektionskriterien (z.B. alle Schüler einer Klasse) ermittelten Datensätze können direkt Serienbriefe erstellt werden.

A 6.2.3.2

V S 10

Dies funktioniert analog der Antwort unter 6.2.3.2 entweder für Einzelbriefe wie auch für Serienbriefe aufgrund von Selektionskriterien.

Seite 30 von 45



Kann aufgrund der in der Softwarelösung hinterlegten Kommunikationsda-ten eine elektronische Korrespondenz (z.B. Einzel- oder Massenzustellung per Mail) geführt werden?

F 6.2.3.1

Dies ist möglich, es besteht eine Serienmailfunktion, mittels welcher ein Serienmail an alle selektierten Datensätze erstellt wird, wobei auch gewählt werden kann, an welche Mailadresse der Versand erfolgen soll (z.B. an Schüler oder an Privat- oder Geschäftsmail etc.).

Erstellte Dokumente können via Personen nach Geschäftsfällen einer Dossierstruktur zugeordnet werden (insb. gescannte Unterlagen, Office-Dokumente/Reports wie z.B. Briefe oder auch E-Mails).

A 6.2.4.1

V S 10

Jedem Dokument, welches an einen Schüler, eine Person oder Adresse angehängt ist, kann ein Titel, ein Datum, ein Projekt, ein Betreff, ein Autor, eine Klassierung und die Physische Ablage hinterlegt werden. Diese Klassifizierungen sind auch selektierbar. Somit kann ein Geschäftsfall mittels dem Attribut "Projekt" erfasst werden, später kann nach diesem Geschäftsfall selektiert werden.


Können Dokumente (Files) direkt in der Datenbank der Softwarelösung abgelegt bzw. gespeichert werden?

F 6.2.4.1

Ja, die mittels Dokumentenverwaltung erstellten Dokumente wie auch externe Dokumente können direkt in Scolaris gespeichert werden, diese werden im Allgemeinen direkt einem Schüler, einer Adresse oder einer Person zugeordnet (bei dieser Person gespeichert).

Seite 31 von 45



Folgende in der bestehenden Lösung vorhandene Standardreports können direkt erstellt werden:

S10: Datenblatt SchülerS11: Klassenverzeichnis (nach Stufe) mit TotalisierungS12: Erhebung Schülerzahlen (nach Stufe) mit TotalisierungS13: Telefonliste (nach Klasse)S14: Klassenliste (nach Klasse) � aktive und inaktiveS15: Schülerliste (nach Stufe) mit TotalisierungS16: Gemeindeliste (nach Stufe und Klasse) mit TotalisierungS17: Nationalitätenliste (nach Stufe und Klasse) mit TotalisierungS18: Konfessionsliste (nach Stufe und Klasse) mit TotalisierungS19: Empfehlung Übertritte Primar / Sek I

S20: Datenblatt LehrpersonS21: Abwesenheitsliste LehrpersonS22: PensenlisteS23: GeburtstagslisteS24: Dienstjubiläen (10, 20, 25, 35 und 40 Dienstjahre)S25: SpezialaufgabenlisteS26: AbwesenheitslisteS27: Stellvertretungsliste

S30: WahlfachanmeldungenS31: Schüler pro WahlfachS32: Wahlfachstatistik

A 6.2.5.1

V S 10

Diese Reports stehen fast alle im Grundmodul und nicht im Modul Dokumentenverwaltung standardmässig zur Verfügung.Allenfalls müssen diese noch mittels Customizing durch befähigtes Personal des Kunden oder durch PMI.AG in einzelnen Details angepasst werden. Nicht zur Verfügung steht momentan einzig die Nationalitätenliste, diese wird aber durch PMI.AG im Rahmen des Detailkonzeptes implementiert (die Kosten sind im Angebot enthalten). Die Konfessionsliste zeigt momentan nur die Landesreligionen an und verbucht aus Datenschutzgründen alle anderen Religionen unter "Andere", dies kann aber bei Bedarf problemlos angepasst werden. Die Empfehlung Übertritt Primar/Sek I steht ebenfalls nicht als Standardreport zur Verfügung, diesen Report empfehlen wir als Word-Serienbriefvorlage via Dokumentenverwaltung zu erstellen (damit er nach dem Drucken auch bei jedem Schüler korrekt hinterlegt ist).Bei der Stellvertretungsliste muss im Rahmen des Detailkonzepts sicher noch definiert werden, wo diese Daten erfasst werden, da dazu in Scolaris mehrere Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Bei vielen dieser Standardreports kann die Selektion sogar durch den Benutzer vor dem Drucken individuell gestaltet werden (z.B. welche Schüler oder welches Personal auf der Geburtstagsliste erscheinen soll, z.B. nur die Primarlehrpersonen).


Seite 32 von 45



Folgende in der bestehenden Lösung vorhandene Reports können durch die Benutzenden aufbereitet werden:

S50: AdresslisteS51: TelefonlisteS52: Sondermassnahme (nach Schüler)S53: Verfügungen (nach Schüler)S54: Schulhausliste

A 6.2.5.2

V S 10

Die Adressliste sowie die Telefonliste stehen in Scolaris als Standardreports bereits zur Verfügung, die Sondermassnahmen nach Schüler und die Vefügungen nach Schüler empfehlen wir via Dokumentenverwaltung als Vorlagen zu hinterlegen.

Über einen Ausweiskartendrucker können fälschungssicher Schüler- und Lehrerausweise (Name, Vorname, Geburtsdatum und Foto) erstellt werden.

A 6.2.5.3

V S 10

Der entsprechende Druckbericht ist sowohl bei den Schüler wie auch bei den Lehrpersonen als Standardreport vorhanden, dieser muss allenfalls noch individuell angepasst werden (Customizing).

Betreuung (Tagesstrukturen) / Angebote 6.3 Schülerstammdaten können im Rahmen der Verarbeitung von Anmeldungen aus der Schulverwaltungssoftware übernommen werden.

A 6.3.1.1V S 10

Die Schülerstammdaten können direkt aus dem Schulverwaltungsmodul übernommen und verwendet werden.


Werden Schülerstammdaten in der Administration mutiert, so werden diese auch im Betreuungsmodul automatisch aktualisiert.

A 6.3.1.2

V S 10

Die Schülerstammdaten aus dem Betreuungsmodul sind 1:1 verlinkt, so dass Mutationen an den Schülerstammdaten direkt auch im Betreuungsmodul gelten und angezeigt werden.

Es können zusätzliche Informationen (Betreuungsdetails) wie Allergien, Essgewohnheiten, Notfalltelefonnummern und andere Bedürfnisse erfasst werden.

A 6.3.1.3

V S 10

Es steht ein Unterformular "Notfallkontakte" zur Verfügung. Dieses kann durch den Administrator konfiguriert werden mit den gewünschten Datenfeldern und Formatierungen.


Schüler können für unterschiedliche Betreuungs- oder andere Angebote angemeldet werden (z.B. Tagesschule, Mittagstisch, Aufgabenhilfe etc.).

A 6.3.1.4

V S 10

Im Betreuungsmodul von Sclaris können mehrere Angebote mit vollkommen unterschiedlicher Tarifstruktur, Angebotsstruktur, Zahlungsperioden etc. geführt werden. Jeder Schüler kann in mehreren dieser Angebote angemeldet werden.


Seite 33 von 45



Die Betreuungs- oder andere Angebote können nach individuellen Kundenbedürfnissen angepasst oder erweitert werden.

A 6.3.1.5

V S 10

Das Betreuungsmodul kann durch den Administrator sehr stark konfiguriert werden, um die sehr unterschiedlichen Angebotsstrukture der verschiedenen Schulen in der Schweiz abdecken zu können.


Bei der Anmeldung von Schülern für auswärtige Verpflegung (z.B. Mittagstisch) können Informationen zur Ernährungsweise erfasst werden.

A 6.3.1.6

V S 10

Im Unterformular "Notfallkontakte" werden im Allgemeinen auch Datenfelder für die Erfassung von Informationen zur Ernährungsweise eingerichtet, welche natürlich auch auf Reports ausgegeben werden können.


Anmeldungen für Betreuungs- oder andere Angebote können individuell nach verschiedenen zeitlichen Dimensionen (z.B. Wochentage, halbe Tage oder Uhrzeiten) erfasst werden.

A 6.3.1.7

V S 10

Die zeitliche Dimension muss beim Konfigurieren des Angebotes durch den Administrator festgelegt werden. Somit ist eine Erfassung nach unterschiedlichen zeitlichen Dimensionen (Wochentagen, halben Tagen oder Uhrzeiten) möglich.


Seite 34 von 45



Absenzen und Zusatzanmeldungen können erfasst bzw. geführt werden. A 6.3.1.8

V S 10

Absenzen und Zusatzanmeldungen werden im Allgemeinen durch das Betreuungspersonal auf Lisen aus Scolaris (Absenzenlisten) manuell händisch geführt. Vor dem Fakturierungsprozess werden diese Listen an die Verwaltung übergeben, die Verwaltung erfasst dann Zusatzanmeldungen oder Absenzen direkt vor der Fakturierung.

Unsere Roadmap sieht vor, dass in Zukunft auch Zusatzanmeldungen und Absenzen durch das Betreuungspersonal in Scolaris Web gefürt werden könnten. Ob dies jedoch häufig genutzt werden wird ist auf Grund von Erfahrungen bei Pilotschulen zweifelhaft, da das Betreuungspersonal bei vielen Schulen selten an einem Computer sitzt und von daher die händische Anwesenheitsführung auf Papierlisten bevorzugt wird.


Für ein Betreuungsangebot kann ein eigenes Tarifsystem hinterlegt werden.

A 6.3.2.1V S 10

In jedem Betreuungsangebot kann ein eigenständiges Tarifsystem eingerichtet werden.


Tarifsysteme können auf Einheits- bzw. Festpreisen oder auf Einkommens- oder Vermögensverhältnisse der Eltern basieren.

A 6.3.2.2V S 10

Tarifsysteme können entweder auf Einheits- bzw. Festpreisen wie auch auf Einkommens- oder Vermögensverhältnissen der Eltern basieren.


Ansätze gemäss Tarifsystem können individuell rabattiert werden. A 6.3.2.3V S 10

Bei jedem Schüler kann individuell ein Rabatt gewährt werden.

Seite 35 von 45



Die Berechnung kann für eine bestimmte Rechnungsperiode automatisiert durchgeführt werden; Absenzen oder Zusatzanmeldungen werden dabei berücksichtigt.

A 6.3.2.4

V S 10

Die Berechnung für eine bestimmte Rechnungsperiode erfolgt mittels der Funktion "Betreuungsabrechnung" voll automatisiert, einzig die Zusatzanmeldungen und Absenzen müssen vorgängig durch die Verwaltung manuell erfasst werden auf Grund der Einträge in den Absenzenlisten (siehe auch Antwort unter 6.3.1.8).Die Entwicklungs-Roadmap von Scolaris sieht vor, im Jahr 2016 eine Erweiterung zu implementieren, welche die Erfassung von Zusatzanmeldungen und Absenzen direkt im System erlaubt, danach wäre auch die Rechnungsstellung in diesem Bereich vollautomatisiert möglich.

Die Rechnungstellung an den gesetzlichen Vertretern der jeweiligen Schü-ler kann über die Fakturierungsschnittstelle � gemäss Anf-5.7.3.1 verarbeitet werden.

A 6.3.2.5

V S 10

Die Funktion "Betreuungsabrechnung" (siehe Antwort unter 6.3.2.4) überträgt die Betreuungsrechnungen aus Scolaris in das Finanzmodul von Scolaris und bereitet dort die Rechnungen auf, diese können anschliessend standardisiert via Fakturaschnittstelle verarbeitet werden.

Folgende spezifische Auswertungen können mit dem System per einen gewünschten Stichtag oder Zeitraum (von… / bis…) erstellt werden:

B01: Präsenzlisten (Tages- / Wochenplan) nach Betreuungszeiten und BetreuungsangebotB02: Bestellliste für Verpflegung (mit Ernährungsweise)B03: AbsenzenlisteB04: NotfallkontaktlisteB05: Auslastungsübersicht

A 6.3.3.1

V I 8

Die Reports B01, B03, B04 und B05 stehen als Standardreports zur Verfügung, diese können für eine gewählte Rechnungsperiode gedruckt werden.

Der Report B02 ist momentan nicht enthalten, diesen werden wir während der Detailkonzeptphase implementieren, so dass dieser bei Produktivbeginn der Stadt Baden implementiert ist, die entsprechenden Kosten haben wir im offerierten Preis eingerechnet.

Kurse 6.4

Seite 36 von 45



Kann die angebotene Softwarelösung mit folgenden Funktionen einer Kursverwaltung erweitert werden?

- Erstellung Kursprogramme- Erlass Kursausschreibung (z.B. als Kursbroschüre)- Erfassen von Kursreservationen- Versand Kursbestätigungen- Erstellen von Kursrechnungen

F 6.4.1.1

In Scolaris steht das Zusatmodul "Kursverwaltung" zur Verfügung. Mit dem Modul Kursverwaltung können die erwähnten Funktionen vollumfänglich abgedeckt werden.

Siehe dazu auch den Detailbeschrieb in der Produktmappe Scolaris.


Schulsozialarbeit 6.5 Die für die Schulsozialarbeit erforderlichen Grunddaten (Schüler, Lehrpersonen, Klasseninformationen) können über die Administration des Systems übernommen bzw. genutzt werden.

A 6.5.1.1

V S 10

Die Schülerstammdaten können direkt aus dem Schulverwaltungsmodul übernommen und verwendet werden.

Werden Schülerstammdaten in der Administration mutiert, so werden diese auch im Modul der Schulsozialarbeit automatisch aktualisiert.

A 6.5.1.2

V S 10

Die Schülerstammdaten aus dem Modul Schulsozialarbeit sind 1:1 verlinkt, so dass Mutationen an den Schülerstammdaten direkt auch im Modul Schulsozialarbeit gelten und angezeigt werden.

Aufträge können verschiedenen Beratungskategorien zugeordnet werden (z.B. Gruppenberatungen, Klasseninterventionen, Elterngespräche, Expertenrunden, etc.).

A 6.5.2.1

V S 10

In Scolaris wird unterschieden zwischen Beratungstyp (Einzelberatung, Gruppenberatung und Klassenberatung) und der Auftragsart (z.B. Klassenintervention, Elterngespräch, etc.). Expertengespräche werden hauptsächlich im speziell dazu vorgesehenen Bereich "Vernetzung" verwaltet, dies muss jedoch nicht zwingend so sein.


Die Beratungskategorien als Zuordnungsmerkmal können nach individuellen Kundenbedürfnissen angepasst oder erweitert werden.

A 6.5.2.2

V S 10

Die Beratungskategorien (Auftragsarten) können durch den Administrator oder berechtigtes Personal selbstständig erfasst und erweitert werden.

Ein Abklärungs- oder Beratungsauftrag kann einer für die Fallführung zuständigen Person zugewiesen werden.

A 6.5.3.1

V S 10

Pro Ablärungs- oder Beratungsfall kann die Fallführung einer zuständigen Person zugewiesen werden.


Seite 37 von 45



Jeder Auftrag umfasst ein eigenes Beratungsdossier in welchem verschiedene Dokumente (Briefe, Mails, Berichte, etc.) gespeichert werden können.

A 6.5.3.2

V S 10

pro Beratungsauftrag können unterschiedlichste Dokumente verlinkt werden. Auf der Entwicklungsroadmap von Scolaris ist zudem geplant, im Jahr 2016 auch die Möglichkeit zu schaffen, Dokumente im Dokumentenverwaltungsmodul von Scolaris zu speichern, wobei diese Dokumente dann nur durch den zuständigen Fallführer (und allenfalls eine Leitungsperson) einsehbar sein werden.


Die in einen Auftrag involvierten Stellen und/oder Beteiligte können innerhalb des Beratungsdossiers zugewiesen und über einer Rolle verwaltet werden.

A 6.5.3.3

V S 10

Die involvierten Stellen und/oder Beteiligten können einem Auftrag zugwiesen werden, es handelt sich dabei immer um Adress- oder Personaldatensätze aus dem Schulverwaltungsmodul von Scolaris. Diesen kann bei Bedarf via Adressgruppen die Rolle eines "Beteiligten" zugewiesen werden.

Ein Auftrag kann einem Schulstandort (Schulhaus) zugewiesen werden. A 6.5.3.4

V S 10

In Scolaris wird aktuell nicht der Auftrag einem Schulhaus zugeordnet, sondern Scolaris verwendet das Schulhaus der beteiligten Schüler oder Lehrpersonen für Auswertungen im Bereich der Schulsozialarbeit. Sofern während der Detailkonzeptphae festgestellt wird, dass dies für die Stadt Baden nicht ausreichend ist, kann ein Feld "Schulhaus" pro Beratungsdatensatz im Rahmen der Wartung kostenlos auf Produktivbeginn bei der Stadt Baden zur Verfügung gestellt werden.

Die Tätigkeiten (Aktivitäten) im Rahmen von Aufträgen werden in einem Journal geführt. Pro Journaleintrag können Datum, Zeitaufwand, beteiligte Stellen und eine Beschreibung der Tätigkeit erfasst werden.

A 6.5.3.5

V S 10

Diese Anforderung kann im Register Journal 1:1 abgedeckt werden.


Für den Auftrag kann ein Start- und ein Enddatum erfasst werden. Per Enddatum gilt ein Auftrag bzw. das Dossier als abgeschlossen.

A 6.5.3.6V S 10

Dies ist in Scolaris genau so umgesetzt. Anhang 7.8. Benutzeroberfläche; Seite 19

Seite 38 von 45



Abgeschlossene Dossiers können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist periodisch im System gelöscht werden, sofern die betroffenen Stellen (z.B. beteiligte Schüler) aus der Volksschule ausgetreten sind.

A 6.5.3.7

V I 8

Eine entsprechende Löschabfrage kann im Formular Query gemäss den von der Stadt Baden anzuwendenden Kriterien auf individueller Basis bis Produktivstart implementiert werden, die entsprechenden Kosten sind im Angebotspreis enthalten.

Beschreiben Sie die Funktion der periodischen Lösung von abgeschlossenen Dossiers mit Ihrem System?

F 6.5.3.1

Es muss in einem Query genau definiert werden, nach welchen Kriterien die Löschung durchgeführt werden soll, wobei auch parametrisierbare Kriterien möglich sind (z.B. Datum oder Schuljahr oder dergleichen).Es werden beim Löschen nicht nur die Beratungsdatensätze, sondern auch die dazugehörenden Dokumente innerhalb der Dokumentenverwaltung von Scolaris gelöscht.

Die Erstellung von Auswertungen und Statistiken soll grundsätzlich auf ei-nen beliebigen Zeitpunkt (Stichdatum) oder über einen bestimmten Zeitraum (von... bis...) in der Vergangenheit möglich sein. Entsprechend muss das Datenmodell dafür eine (historisierende) Datenhaltung auf der Zeitachse vorsehen, sodass solche Auswertungen überhaupt ermöglicht werden (� gemäss Anf-5.4.1.1).

A 6.5.4.1

V S 10

Statistiken im Modul Schulsozialarbeit können über einen Zeitraum (von… bis…) erstellt werden. Es stehen bereits umfangreiche Statistiken als fertige Reports im Standard zur Verfügung, es ist jederzeit möglich, durch befähigtes Personal des Kunden oder durch PMI.AG weitere entsprechende Auswertungen zu implementieren, da das Datenmodell die Datenhaltung auf der Zeitachse vorsieht.


Auswertungen umfassen Fakten zu Mengen oder Aufwand in Stunden und können über folgende Dimensionen erstellt werden:

- nach Beratungsauftrag- nach Beratungskategorie- nach Schulstandort (Schulhaus)- nach Problemlagen

A 6.5.4.2

V S 10

Diese Auswertungen stehen in der Standardversion von Scolaris bereits als fertige Reports zur Verfügung.


Seite 39 von 45



Alle Auswertungen und Statistiken können in den Formaten PDF und Excel für die weitere manuelle Verarbeitung exportiert werden.

A 6.5.4.3

V S 10

Sämtliche Reports (Standardreports wie auch Individualreports) können als PDF exportiert werden, die entsprechenden Abragen können ebenso nach MS-Excel exportiert werden.

Musikschule 6.6 Es können für die Verwaltung die bestehenden Stammdaten aus der Schuladministration genutzt bzw. übernommen werden.

A 6.6.1.1

V S 10

Die Schülerstammdaten können direkt aus dem Schulverwaltungsmodul übernommen und verwendet werden. Diese werden bei Änderungen auch im Musikschulmodul aktualisiert.

Pro Musikschüler können beliebig viele Fachbelegungsdaten (Instrument, Einzel- oder Gruppenunterricht, Lehrperson, Tarife mit oder ohne Subvention, Rabatt, Gemeindezuteilung) erfasst werden.

A 6.6.1.2

V S 10

Diese Anforderung kann genau so 1:1 abgedeckt werden.


Fachbelegungen können für einen definierbaren Zeitraum (z.B. Semester oder Schuljahr) geplant und geführt werden.

A 6.6.1.3

V S 10

Im Allgemeinem werden Fachbelegungen für ein Semester gefführt, es besteht aber auch die Möglichkeit eines Jahrestarifs für einzelne Fachbelegungen, welche somit als Schuljahr geplant und geführt werden.

Fachbelegungen können vom aktuellen in ein Plansemester kopiert werden.

A 6.6.1.4

V S 10

Im Musikschulmodul von Scolaris steht die Funktion "Plansemester" eintragen, mittels welcher alle Fachbelegungen vom aktuellen Semester ins Plansemester übertragen (kopiert) werden.

Pro Musiklehrperson können in Ergänzung der Personenstammdaten nachfolgende personalrelevante Daten geführt werden:

- Ein- und Austrittsdatum (auf Zeitachse)- Vertrag- Ausbildung- Fachausweise

A 6.6.1.5

V S 10

Für alle der genannten Daten stehen entsprechende Eingabemöglichkeiten zur Verfügung:


Seite 40 von 45



Musikschüler müssen unterschiedlichen Typen von Tarifen (ohne oder mit Subvention je nach Mitgliedsgemeinde) zugewiesen werden können.

A 6.6.2.1

V S 10

Es können beliebig viele Tarife durch berechtigtes Personal der Musikschule erfasst werden, welche anschliessend durch die AnwenderInnen den Fachbelegungen zugewiesen werden können. Dabei kann unterschieden werden zwischen subventionsberechtigten und nichtsubventionsberechtigten Tarifen.

Die Rechnungstellung an die gesetzlichen Vertreter für die in Baden wohnhaften Musikschüler kann pro Semester über die Fakturierungs-schnittstelle � gemäss Anf-5.7.3.1 verarbeitet werden.

A 6.6.2.2

V I 8

Die Funktion "Musikabrechnung" überträgt die Musikrechnungen aus Scolaris in das Finanzmodul von Scolaris und bereitet dort die Rechnungen auf, diese können anschliessend standardisiert via Fakturaschnittstelle verarbeitet werden. Die Fakturaschnittstelle muss gemäss Ihrem Beschrieb Anfang 2016 implementiert werden, die entsprechenden Kosten sind in dieser Offerte enthalten.

Als Grundlage für Rechnungstellung für die Mitgliedsgemeinden können die Rechnungsdaten pro Semester � im Sinne der Anf-5.7.3.1 über eine kundenspezifische ASCII- oder XML-Schnittstellen exportiert werden.

A 6.6.2.3

V I 8

Dies ist möglich, in Scolaris muss jedoch eine Erweiterung implementiert werden, welche es erlaubt, pro Fachbelegung (z.B. auf Grund der Gemeindezugehörigkeit) zu definieren, wie die Rechnungsstellung zu erfolgen hat (z.B. via Scolaris oder via Navision oder via XML-File etc.) Die Aufwände für diese Erweiterungen sind in der Offerte enthalten. Dies kann bis Anfang 2016 realisiert werden.Der Aufbau der kundenspezifischen ASCII- oder XML-Schnittstellen ist momentan nicht bekannt, die Implementation ist jedoch sicherlich möglich.

Rechnungen (inkl. Einzahlungsschein) an MSRB-Musikschüler (erwachsene oder nicht subventionierte Schüler) können pro Semester direkt aus der Softwarelösung erstellt werden.

A 6.6.2.4V S 10

Dies ist in der Standardversion möglich. Stellungnahme zu Anzahl Mandanten

Seite 41 von 45



Rechnungen (inkl. Einzahlungsschein) an Mitgliedsgemeinden können direkt aus der Softwarelösung erstellt werden (inkl. ESR).

A 6.6.2.5V S 10

Dies ist in der Standardversion möglich.

Das Inkasso (inkl. Mahnwesen) von Rechnungen, welche durch die MSRB erstellt wurden, kann direkt über das integrierte Debitorenmodul der Softwarelösung bearbeitet werden.

A 6.6.2.6

V S 10

Im Finanzmodul von Scolaris steht eine umfangreiche Debitorverwaltung inkl. Gutschriftenimport, Mahnwesen, Offenpostenlisten etc. zur Verfügung.


Folgende in der bestehenden Lösung vorhandene Standardreports kön-nen direkt nach Mitgliedsgemeinde erstellt werden:

- Schülerliste für Lehrpersonen nach Lehrperson, Fach und Lektionsdauer- Statistiken nach Lehrpersonen, Schülerbestand, Instrument- Auswertung für „Kantonssubventionierte Schüler“ nach Fach, Begabtenförderung u. Ensembleunterricht (ab 6 Oberstufenschüler)

A 6.6.3.1

V S 10

Diese Reports stehen zur Verfügung, einzig bei der Begabtenförderung muss der Report allenfalls noch leicht individuell angepasst werden, was durch befähigtes Personal des Kunden oder durch PMI.AG möglich ist.

Die Formulare für das BKS zur Meldung von Lehrpersonen mit der jeweiligen Anzahl kantonssubventionierten Lektionen/Oberstufenpensen kann direkt aus der Softwarelösung erzeugt werden.

A 6.6.3.2

V I 8

Dieses Formular muss durch PMI.AG gemeinsam mit der MSRB auf Grund derer Konfiguration eingerichtet werden, dies kann in der Pilotphase erfolgen, die entsprechenden Kosten sind in der Offerte enthalten.

Für fakturierte Leistungen � gemäss Pkt. 6.6.2 können aus der Softwarelösung folgende Reports erstellt werden:

- Buchungsbeleg- Debitorenliste- Zahlungskontrolle- Mahnliste

A 6.6.3.3

V S 10

Diese Reports stehen im Finanzverwaltungsmodul von Scolaris im Standard zur Verfügung.


Budgetkontrolle A 6.7

Seite 42 von 45



Die im NSP budgetierten Kosten können in der Schuladministration mit Kostenstelle und Konto nacherfasst und auf einer weiteren Gruppierungsebene einer Lehrperson zugeteilt werden.

A 6.7.1.1

V I 8

Im Finanverwaltungsmodul von Scolaris steht eine Budgetverwaltung zur Verfügung, in welcher beliebig viele Budgetkonten mit Kostenstelle und Art geführt werden kann. Momentan steht die Gruppierungsebene der Lehrperson noch nicht zur Verfügung, dies wird jedoch im Rahmen der Wartung kostenlos bis zum Produktivbeginn in Scolaris implementiert.


Ausgaben von Lehrpersonen können mit den Attributen Datum, Belegnummer, Menge, Preis und Kosten pro Kostenstelle und Konto von berechtigten Sachbearbeitenden erfasst werden.

A 6.7.1.2

V S 10

In der Entschädigungsverwaltung von Scolaris stehen die entsprechenden Bordmittel zur Verfügung, diese basiert auf den Eingaben aus dem Formular Budget.

Es kann eine Ausgabenkontrolle geführt werden welche über die Dimensionen Kostenstelle, Konto und/oder Lehrperson die aktuellen Soll- und Ist-Werte gegenüber Budget Auskunft gibt.

A 6.7.1.3

V S 10

Dieser Auswertungsmöglichkeiten sind in Scolaris via Entschädigungsverwaltung / Budgetverwaltung im Finanzmodul enthalten.

GIS-Funktion A 6.8 Neu eintretende Kindergartenkinder können � gemäss Anf-6.1.1.3 in die Softwarelösung importiert werden.

A 6.8.1.1

V S 10

Es steht eine standardisierte Schnittstelle für dieses Bedürfnis zur Verfügung. Aus NEST wird via die in NEST zu lizenzierende Schnittstelle "Schulverwaltung" eine CSV-Datei generiert, welche mittels EWK-Importfunktion automatisch in Scolaris importiert werden kann. Dies ist bisher bei allen Kunden, welche die Schnittstelel NEST einsetzen, die standardisierte Schnittstelle, welche periodisch (z.B wöchentlich) ausgeführt wird und welche sowohl neue Subjekte in Scolaris aufnimmt wie auch Mutationen aus NEST in Scolaris aktualisiertt.

Seite 43 von 45



Die für eine bestimmte Zuteilungsplanung selektionierten Kindergartenkinder, Primar- oder Oberstufenschüler werden aufgrund ihrer Wohnadresse auf einer in die Softwarelösung integrierten Karte (Ortsplan der Stadt Ba-den) visualisiert.

A 6.8.1.2

V S 10

Im Modul GIS steht diese Funktion zur Verfügung, die Koordinatendaten der Schüler werden direkt via EWK-Schnittstelle aus NEST bezogen.


Über die Anzeige von GeoPunkten auf der Karte können weitere Informationen zu Kindern (z.B. Geburtsdatum, Nationalität) abgefragt werden.

A 6.8.1.3

V S 10

Auf jedem Punkt (Schüler)werden beim mit der Maus drüber fahren Informationen zu den Kindern angezeigt, sofern weitere Details erforderlich sind kann mittels Doppelklick auf einen Punkt das Schülerformular des entsprechenden Schülers geöffnet werden, wo alle Informationen des Schülers enthalten sind.


Auf der Karte werden alle Kindergarten- und Schulhausstandorte angezeigt.

A 6.8.1.4

V S 10

Die Schulhäuser (rote Quadrate) und Kindergartengebäude (rote Rombusse) werden jeweils visuell unterschiedlich dargestellt, so dass auf den ersten Blick klar ist, um was es sich handelt.


Mittels Mausklick können individuell Zuteilungsperimeter gezeichnet bzw. bereits gezeichnete Perimeter geändert werden.

A 6.8.1.5V S 10

Dies ist genau so im Modul GIS möglich.

Einzelne Kinder können via Perimeter oder mittels Mausklick (Ausnahmeregelung) einem Kindergarten oder Schulhaus zugeteilt werden.

A 6.8.1.6

V S 10

Einzelne Kinder können aus ihrem standardmässigen Perimeter manuell in einen anderen Perimeter umgeteilt werden.


Ein vorläufiger Planungsstand kann abgespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet werden.

A 6.8.1.7

V S 10

Dies ist möglich. Es können pro Stufe (Kindergarteneintritt, Primarschuleintritt, Oberstufeneintritt etc.) beliebig viele Varianten gespeichert und jederzeit wieder bearbeitet werden.


Nach Abschluss der Planung kann eine definierte Zuteilung direkt in die Kindergarten- und Schulhauseinteilung der Schuladministration übernommen werden.

A 6.8.1.8

V S 10

Es kann entweder direkt ein Planklasseneintrag oder ansonsten zumindest eine direkte Schulhauseinteilung im Modul Schulverwaltung vorgenommen werden.


Seite 44 von 45



Unterschrift

Ort und Datum Unterschrift

Mit der Unterzeichnung dieses Formulars "Anforderungsraster" bestätigen die Anbietenden die Richtigkeit der gemachten Angaben. Die Anbietenden nehmen zur Kenntnis, dass der Auftraggeber bei Falschangaben in dieser Deklaration insbesondere

a) den erteilen Zuschlag jederzeit widerrufen und den Vertrag aus wichtigen Gründen vorzeitig auflösen,b) die Bezahlung einer Konventionalstrafe in der Höhe von fünf Prozent des gesamten Auftragswertes verlangen und/oderc) den fehlbaren Anbietenden bis zu fünf Jahren von küntigen Beschaffungen ausschliessen.

Seite 45 von 45

4 Formular 2 Anforderungsraster - Baden

Documents

Transcript of 4 Formular 2 Anforderungsraster - Baden