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4.1 Modulübergreifende Funktion 4.1.2 Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähigkeit - 4.1.3 Wiedervorlage

White Paper P&I LOGA, 11.0 / V 1, Stand: 10.03.2011 Seite 1


© Copyright 2013 P&I AG Alle in diesem White Paper enthaltenen Informationen wurden nach bestem Wissen

und mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch sind Fehler nicht ganz auszu-

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ner Art verbunden. Infolgedessen übernimmt der Herausgeber weder eine juristi-

sche Verantwortung noch irgendeine Haftung für eventuell verbliebene fehlerhafte

Angaben und deren Folgen. Der beschriebene Funktionsumfang steht den Benut-

zern nur bei entsprechender Lizenzierung zur Verfügung.

Dieses White Paper ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein

Teil dieses White Papers darf ohne schriftliche Genehmigung der P&I AG in irgend-

einer Form reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet,

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als solche den gesetzlichen Bestimmungen.

Die P&I AG verwendet in dieser Publikation - bezogen auf die geschlechtliche Dar-

stellung – aus Gründen der besseren Lesbarkeit den generischen Maskulin.

Wiesbaden, den 20. März 2014


Inhalt

1 Das Unternehmen .......................................................................................... 5

2 Leistungsüberblick P&I LOGA ....................................................................... 6

3 Technologische Architektur ............................................................................ 9

4 Funktionsüberblick über die einzelnen Module P&I LOGA .......................... 10

4.1 Modulübergreifende Funktionen .................................................................. 10

4.1.1 Datenmodell 10

4.1.2 Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähigkeit 11

4.1.3 Wiedervorlage 11

4.1.4 Archivierung/elektronische Personalakte 12

4.1.5 Workflows und Vorgänge 12

4.1.6 Multilingualität 13

4.1.7 Internationalität 13

4.1.8 Ebenenmodell 14

4.1.9 Job-Fähigkeit 14

4.1.10 Datenschutz 15

4.1.11 Schnittstellen 17

4.1.12 Auswertungsgenerator 18

4.1.13 Auswertungsgenerator „Scout Pro“ 20

4.1.14 HR-Leitstand 23

4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal ................................. 28

4.2.1 Allgemeines 28

4.2.2 Berechtigungen 29

4.2.3 Antragsverfahren 29

4.2.4 Mitarbeiterinformation 32

4.2.5 Reisemanagement 33


4.2.6 Personalkostenplanung 34

4.3 Stellen- und Organisationsplan .................................................................... 36

4.3.1 P&I LOGA org.manager 41

4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung ................................................... 43

4.4.1 Zeitwirtschaft 43

4.4.2 Personaleinsatzplanung 56

4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung .................................................................... 63

4.5.1 Genereller Überblick 63

4.5.2 Einzelabrechnung 67

4.5.3 Rückrechnung 68

4.5.4 Abrechnungsanalyse 69

4.5.5 Lohnkonto 72

4.5.6 Bescheinigungswesen 73

4.5.7 Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) 75

4.5.8 P&I LOGA Navigator 77

4.5.8 Weitere Funktionalitäten der P&I LOGA Payroll 78

4.6 Personalkostenplanung ............................................................................... 78

4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung ............ 83

4.8 Bewerberverwaltung .................................................................................... 91

5 Summary ..................................................................................................... 97

6 Abschließender Hinweis .............................................................................. 97

1 Das Unternehmen


1 Das Unternehmen

P&I entwickelt nicht einfach nur HR-Software. P&I ist mehr. Viel mehr.

P&I ist der Inbegriff für IT-Lösungen im Personalwesen. Unser Anspruch als Spe-

zialanbieter für integrierte personalwirtschaftliche Software ist es, der Beste zu

sein - was immer der Markt auch fordert. Im Fokus: den wichtigsten Wert der

Wirtschaft - das Kernelement allen Erfolgs - optimal zu managen: den Produkti-

onsfaktor Arbeit/Personal.

Dabei trägt unsere Strategie des „Highly Personalized Service“ wesentlich zu der

über 40-jährigen Erfolgsgeschichte der P&I AG bei. Wir arbeiten mit Partnern,

Dienstleistern und Kunden zusammen, die unsere Werte teilen und schaffen so

Erfolg. Unserem hohen Qualitätsanspruch ist es zu verdanken, dass mehr als

3.000 internationale Kunden, Rechenzentren und HR-Service-Anbieter mit unse-

rer leistungsstarken HR-Suite P&I LOGA eine erfolgreiche Personalarbeit realisie-

ren.

Unsere hohe Forschungs- und Entwicklungskompetenz sowie das Wissen und

die Erfahrung mehrerer zigtausend Anwender machen P&I Lösungen einzigartig.

Basierend auf gelebter Kundennähe adaptieren wir wertvolles Wissen und kost-

bare Prozessintelligenz. Wir spüren kontinuierlich neue wichtige Bedarfe auf und

integrieren diese in unsere Software. Innovative Technologie und Qualitätssiche-

rungsmaßnahmen in allen Phasen der Produktentwicklung – zertifiziert durch

SAS70 Part 1/2 – sind die Grundlage für Zukunftsfähigkeit, Sicherheit und Wart-

barkeit der P&I Produkte.

Wir bieten unseren Kunden einen individuellen Premium-Service mit einer Soft-

ware, die funktional ausgereift und technologisch State-of-the-Art ist. Kombiniert

mit kompetenter, regionaler und persönlicher Beratung sowie der termingerech-

ten Aktualisierung und Software-Pflege erhalten Kunden ein einzigartiges Leis-

tungsvolumen aus einer Hand. Wir unterstützen unsere Kunden, ihr Geschäft mit

einem individuellen, hochflexiblen Personalmanagement erfolgreich umzusetzen.

Mit einem uniquen Lösungs- und Nutzungsangebot und einem Höchstmaß an Ef-

fizienz, Transparenz, Flexibilität und Sicherheit.

P&I ist HR Excellence. Einfach. Wissen. Nutzen.

2 Leistungsüberblick P&I LOGA



Die Software P&I LOGA in Verbindung mit dem Mitarbeiter- und Managerportal

ist eine umfassende Lösung für alle Aufgaben in der Personalwirtschaft. Basie-

rend auf einem einheitlichen integrierten relationalen Datenmodell stellt sie die

Daten für sämtliche Module redundanzfrei bereit. Ein Beispiel: Die einmal in das

System eingegebenen Daten über die Dauer einer Krankheit eines Mitarbeiters

stehen allen Modulen zeitgleich zur Verfügung:

der Zeitwirtschaft zur Ermittlung der Arbeitszeit

der Personaleinsatzplanung zur Berücksichtigung der Verfügbarkeit

der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Überwachung der Lohnfortzah-

lungsfrist

der Seminarverwaltung zur Information über eine Nicht-Teilnahme

sowie dem Antrags- und Genehmigungsverfahren für den Fall, dass die

Abwesenheit zu einer Verzögerung eines Genehmigungsverfahrens

führt.

Der Auswertungsgenerator nutzt stets die aktuellen Daten aus allen Bereichen

und kann so modulübergreifend Auswertungen generieren.

Die einzelnen Hauptmodule von P&I LOGA sind:

Personalmanagement mit Mitarbeiterportal

Stellen- und Organisationsplan

Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Reisekostenabrechnung

Personalkostenplanung/Budgetierung

Personalentwicklung mit Seminarverwaltung

Bewerberverwaltung.

Neben klassischer Inhouse-Lösung mit der Installation und dem Betrieb der Soft-

ware vor Ort stellen zahlreiche Rechenzentren und internationale HR-

Serviceanbieter die Lohn- und Gehaltsabrechnung als Outsourcing-Dienstleistung

auf Basis von P&I LOGA zur Verfügung. Als weitere Möglichkeit bietet P&I zum

einen technisches oder fachliches Managed Application Service (MAS), zum an-

deren Application Service Providing (ASP). Über international führende HR-

Service Partner kann P&I LOGA im Business Process Outsourcing (BPO) genutzt

werden. Egal welches Betreibermodell gewählt wird: Die P&I Lösung unterstützt

alle HR-Prozesse mit State-of-the-Art Technologie und Funktionen.

Die integrierte HR-Software von P&I leistet einen greifbaren Beitrag zur Nachhal-

tigkeit in der Personalarbeit. Die Auswirkungen des kurzfristigen Denkens wurden



erkannt; neue Anforderungen bestimmen die Inhalte der Personalarbeit. Hierzu

gehören die Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter, die vorausschauende Perso-

nalplanung, systematische Personalentwicklung sowie der Umgang mit den Fol-

gen des demografischen Wandels.



Das Schaubild verdeutlicht, wie die einzelnen Module miteinander kommunizie-

ren. Die einheitliche redundanzfreie relationale Datenhaltung in der P&I LOGA

Datenbank stellt die Basis für das integrative Zusammenspiel der Module dar.

Personaldaten und der Stellen-/Organisationsplan als Hauptdatengruppen bilden

die Schlüsselrolle und Basis für alle weiteren Module. Diese erhalten die relevan-

ten Informationen über die hierarchische Zuordnung eines Mitarbeiters und sind

wesentliche Voraussetzung für das Management-Portal P&I HCM. Dadurch ist

sichergestellt, dass der Vorgesetzte nur die Daten der ihm zugeordneten Mitar-

beiter sieht. Das Workflow-basierte Antragswesen benötigt diese Informationen

für die korrekte Antrags-Weiterleitung.

Die dezentrale Personalkostenbudgetierung basiert auf den Ergebnissen der

Personalkostenhochrechnung. Dafür müssen die Ergebnisse gemäß der hinter-

legten Hierarchie aufbereitet und präsentiert werden.

Personalentwicklung/Seminarverwaltung sowie die P&I Bewerberverwaltung be-

nötigen für einen integrierten Ablauf das Anforderungsprofil der Stellen, um Wei-

terbildungsbedarf bei den Mitarbeitern beziehungsweise den Eignungsgrad von

Bewerbern zu ermitteln.

Unter Punkt 4. werden die einzelnen Module ausführlicher beschrieben, begin-

nend mit den modulübergreifenden Funktionen. Bei der Beschreibung der einzel-

nen Module werden diese nur erwähnt, falls sie in dem jeweiligen Zusammen-

hang eine herausragende Bedeutung haben.

3 Technologische Architektur 4 Funktionsüberblick über die einzelne Module P&I LOGA 4.1 Modulübergreifende Funktionen – 4.1.1 Datenmodell


3 Technologische Architektur

Das nachstehende Schaubild soll einen Einblick in die technologische Architektur

des Systems geben:

Es gibt zwei technologisch unterschiedliche Einstiege in die Software: Über einen

Terminal-Server oder über einen webbasierten Server.

Der Einstieg über den Terminal-Server (links oben dargestellt, am Beispiel des

Citrix-Terminal-Servers) bietet dem Benutzer den Komfort einer lokalen Cli-

ent/Server-Anwendung unter Windows - ohne die Installation der Anwendungs-

software am Arbeitsplatz. Diese liegt auf dem darunter liegenden Terminal-

Server, sodass lediglich ein WEB Access Client nötig ist. Zwischen Client und

Server liegt hier zur Sicherheit die https-Verschlüsselung der Daten durch das Ci-

trix Secure Gateway.

3 Technologische Architektur 4 Funktionsüberblick über die einzelne Module P&I LOGA 4.1 Modulübergreifende Funktionen – 4.1.1 Datenmodell


Auf dem Terminal-Server, hier dem Citrix-Server, befindet sich die eigentliche

Applikation P&I LOGA, die ihrerseits auf die Daten in der relationalen Datenbank

zugreift. Diese Zugriffsart ist für den Sachbearbeiter in der Personalabteilung und

für den Betreuer der Applikation konzipiert.

Der Einstieg über das Webportal ermöglicht Managern, Vorgesetzten und Mitar-

beitern den Systemeinstieg, über den sie rollenbasiert die für sie vorgesehenen

Funktionen der Software nutzen können.

Der Web-Zugriff erfolgt aus dem Internet auf den Web-Server. Für die Ver-

schlüsselung wird auch hier HyperText Transfer Protocol Secure (https) genutzt.

Als Spezifikation für die Software-Architektur dient J2EE. P&I nutzt standardmä-

ßig den Web-Server Orion der otris software AG mit dem zugehörigen Content

Management System. Der Einsatz von jBoss ist ebenfalls möglich. Java Sockets,

activex-Komponenten sowie Java-Applets werden nicht verwendet.

Als Datenbanksysteme können Oracle, SQL-Server oder DB2 eingesetzt werden,

sowie als Betriebssystem MS Windows und LINUX.

4 Funktionsüberblick über die einzelnen Module P&I LOGA

4.1 Modulübergreifende Funktionen

4.1.1 Datenmodell

P&I LOGA basiert auf einem einheitlichen, redundanzfreien und relationalen Da-

tenmodell. Alle Module nutzen dieselben Daten, stets auf den aktuellen Datenbe-

stand zugreifend.

Die Datenhaltung erfolgt historisch, um beispielsweise jederzeit eine Lohnab-

rechnungs-Korrektur in einem beliebig weit zurückliegenden Monat durchzufüh-

ren. Alle dazwischen liegenden Monate werden dabei, falls nötig, automatisch

korrigiert.

4.1 Modulübergreifende Funktion 4.1.2 Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähigkeit - 4.1.3 Wiedervorlage


4.1.2 Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähig-keit

Das System ist vollständig mandantenfähig, d.h. in einer Installation lassen sich

unterschiedliche Mandanten anlegen, um bspw. alle Tochtergesellschaften in ei-

ner Installation abzubilden. Eine übergeordnete Organisationseinheit kann

dadurch Tabellen anlegen, die für alle Tochtergesellschaften gemeinsam gelten.

Andererseits können Systemsteuerungen hinterlegt werden, die ausschließlich für

eine der Tochtergesellschaft gelten. Somit ist für die Systembetreuung keine re-

dundante Tabellenpflege erforderlich. Dies ermöglicht den wirtschaftlichen Ein-

satz des Systems in einem Service-Rechenzentrum. Die Mandantenfähigkeit er-

laubt zudem, mit sehr geringem Aufwand Änderungen zu steuern und bietet eine

intelligente Suchmöglichkeit, ohne den Mandanten zu wechseln.

4.1.3 Wiedervorlage

P&I LOGA bietet verschiedene Arten von Wiedervorlagen. Für die individuelle

Wiedervorlage kann ein Sachbearbeiter aus jeder beliebigen Verarbeitungsmas-

ke heraus, in der er aktuell arbeitet, per Mausklick eine persönliche Wiedervorla-

ge setzen. Dadurch wird sie zum gewünschten Datum erneut aufgerufen.

Die generelle Wiedervorlage wird bei der Systemeinrichtung bei bestimmten

Feldern definiert. Wird eines dieser Felder gefüllt oder verändert, erhält der hin-

terlegte Mitarbeiter im festgelegten zeitlichen Abstand die Anzeige dieser Wie-

dervorlage. So kann der Leiter der Fortbildungsabteilung bei periodisch erforderli-

chen Seminaren bspw. 11 Monate später den Hinweis erhalten, den Mitarbeiter

nun wieder anzumelden.

Eine Neuerung stellt die automatische Erinnerung dar. Ähnlich wie bei MS Out-

look lassen sich Serien erstellen, um z.B. an ein Jubiläum, einen Stellenanfang

oder ein Stellenende zu erinnern. Dies kann völlig zeitunabhängig und in allen

Sprachversionen durchgeführt werden. In jedem beliebigen Datumsfeld besteht

die Möglichkeit zur Definition des Erinnerungsempfängers sowie dem Zeitpunkt.


4.1.4 Archivierung/elektronische Personalakte – 4.1.5 Workflows und Vorgänge


4.1.4 Archivierung/elektronische Personalakte

Alle vom System erstellten Dokumente können in das Archivsystem überführt

werden. Das Archivsystem speichert zusätzlich auch die Dokumente, die ge-

scannt wurden. So lässt sich pro Mitarbeiter eine elektronische Personalakte auf-

bauen. Die Dokumente werden verschlüsselt gespeichert.

Dieses in P&I LOGA integrierte Archivverfahren hat gegenüber externen Syste-

men zwei große Vorteile: Einerseits liegt es innerhalb des Datenschutzschirmes

des Systems P&I LOGA. Die Berechtigung, auf Dokumente zuzugreifen, wird

zentral in P&I LOGA hinterlegt, sodass die doppelte Pflege von Berechtigungen

entfällt.

Andererseits liegt der Vorteil in der Integration. Aus einer beliebigen P&I LOGA-

Personal-Maske heraus ist jederzeit der Zugriff auf die Archive des jeweils in Be-

arbeitung befindlichen Mitarbeiters möglich. Ein zusätzlicher Aufruf eines exter-

nen Archivsystems mit Eingabe der Suchkriterien entfällt.

4.1.5 Workflows und Vorgänge

Im Management- und Mitarbeiterportal P&I HCM werden innerhalb des Antrags-

und Genehmigungsverfahrens je Antragsart mithilfe eines grafischen Workflow-

designers per Drag- und Drop Workflows definiert. Dabei lassen sich neben Sta-

tionen und Entscheidungen auch Aktionen, wie zum Beispiel ein Eintrag in den

MS Outlook-Terminkalender, das Generieren einer E-Mail, das Erstellen von Do-

kumenten und der Aufruf von externen IT-Diensten im Rahmen des SOAP-

Schnittstellen-Standards integrieren.

Vorgänge sind individuelle Hilfen zur Verarbeitung von Personalfällen. Beispiels-

weise führt die Neueinstellung eines Mitarbeiters dazu, dass der Personalsach-

bearbeiter bestimmte Personalmasken in einer bestimmten Reihenfolge aufrufen

und befüllen muss. Diese Masken lassen sich in einem Vorgang „Neueinstellung“

definieren und bei Bedarf abrufen. Jeder Sachbearbeiter kann solche Vorgänge

selbstständig und bedarfsorientiert anlegen.


4.1.6 Multilingualität – 4.1.7 Internationalität


Beispielhafte Darstellung eines Workflows „Urlaubsantrag“.

4.1.6 Multilingualität

Das System ist multilingual. Alle in Bildschirmmasken und HTML-Seiten enthalte-

nen Texte sowie alle Ausdrucke lassen sich in beliebig auswählbaren Sprachen

darstellen. Die gängigsten europäischen Sprachen werden standardmäßig ange-

boten. Die Sprachentabelle kann beliebig erweitert werden.

4.1.7 Internationalität

P&I LOGA ist nicht nur multilingual, sondern auch international. Nicht nur die

deutschen gesetzlichen und tariflichen Regelungen werden berücksichtigt, son-

dern auch die der Niederlande, Österreich, Polen, Schweiz, Spanien, der Tsche-

chischen Republik, Ungarn, Slowakei, Slowenien, UK und Kroatien. Weitere Län-

derversionen sind in Vorbereitung. Mit P&I LOGA können somit die Entgelte und

Bezüge der Mitarbeiter in unterschiedlichen Ländern abgerechnet werden.


4.1.8 Ebenenmodell – 4.1.9 Job-Fähigkeit


4.1.8 Ebenenmodell

Die Systemarchitektur erlaubt das Anlegen von Tabellen und Steuerungsparame-

tern auf fünf Ebenen:

Installationsebene

Länderebene

Mandantengruppe

Mandant

Abrechnungskreis.

Diese Ebenen stellen eine Hierarchie dar, die das Anlegen von Tabellen und

Steuerungsparametern redundanzfrei ermöglicht. Eine Lohnartensteuerung auf

Abrechnungskreisebene gilt für die Abrechnung aller Mitarbeiter dieses Abrech-

nungskreises. Eine Lohnartensteuerung auf Mandantenebene gilt für alle Mitar-

beiter der Abrechnungskreise, die diesem Mandanten zugeordnet sind. P&I

LOGA sucht bei der Verarbeitung einer Lohnart die Ebenen von unten nach oben

ab, bis die Parameter auf einer der Ebenen identifiziert sind. Die Systembetreu-

ung wählt die Ebene jeweils frei aus, in der eine Tabelle angelegt wird.

Neben dem hierarchischen Ebenen-Konzept besteht zusätzlich die Möglichkeit,

bestimmte Fachgruppen (z.B. Fehlzeiten oder Kostenstellen) auf einer „Fach-

gruppenebene“ zu definieren.

4.1.9 Job-Fähigkeit

Das System ist job-fähig, um dadurch einzelne Arbeitsschritte, wie sie zum Bei-

spiel im Rahmen einer monatlichen Gehaltsabrechnung notwendig sind, beliebig

zu einem „Job“ zusammenzufassen.

Bei großen Arbeitsschritten können die zu verarbeitenden Daten aufgeteilt wer-

den, um die Rechnerauslastung zu optimieren. So ist es möglich, verschiedene

Kerne zu definieren, wobei je Kern zwei Prozesse parallel laufen können (Capaci-

ty on Demand).


4.1.10 Datenschutz


4.1.10 Datenschutz

Eine wesentliche Funktionalität in einer personalwirtschaftlichen Software ist der

Datenschutz. Alle Zugriffe werden geprüft und protokolliert und die Berechtigun-

gen jedes einzelnen Benutzers durch ein spezielles Modul (DS-Admin) gesteuert.

Neben der Zugriffsregelung, wer zum Aufruf welcher Maske oder HTML-Seite be-

rechtigt ist, lässt sich damit auch festlegen, wer in einer Maske oder HTML-Seite

welche Daten sehen darf. So ist ein Personalleiter i.d.R. zur Einsicht aller Daten

berechtigt. Ein Personalsachbearbeiter hingegen hat lediglich Zugriff auf die In-

formationen über die Tarifangestellten. Und ein Vorgesetzter kann nur auf die ihm

gemäß der im System hinterlegten Organisationsstruktur zugeordneten Mitarbei-

ter zugreifen. Der Mitarbeiter selbst hat im Mitarbeiterportal einzig und allein nur

das Zugriffsrecht auf seine eigenen Daten.

Die Datenschutzregeln sind in zwei Kategorien unterteilt: Zugriffskontrolle und

Datensteuerung zur Festlegung, welche Funktionalitäten der Anwender ausfüh-

ren und welche Daten er bearbeiten darf.

Die Zugriffskontrolle bestimmt die Anwendungen und die Teile bzw. Funktionen

einer Anwendung, auf die der Nutzer zugreifen darf. Beginnend bei der Anwen-

dungsebene (Darf der Anwender die Funktion starten?), erstreckt sich die Konfi-

guration über die Anwendungsmenüs (Welche Menüfunktion darf gesehen wer-

den?) und endet bei der individuellen Maskenebene (Welche Maske darf ange-

zeigt werden?).

Die Datensteuerung bestimmt die Daten, die ein Nutzer innerhalb der Anwen-

dung verarbeiten darf. Zum Beispiel darf Anwender X die Löhne und Gehälter der

Mitarbeiter mit Tarifgehalt sehen, allerdings nicht die der außertariflichen Ange-

stellten. Die Datensteuerung beginnt bei der Firmen- und Abrechnungskreisebe-

ne (Welche Abrechnungskreise dürfen verarbeitet werden?), über die Mitarbeiter-

ebene (Einsicht in welche Mitarbeitergruppen?) bis zur individuellen Datenfeld-

ebene (Welche Felder für welche Mitarbeiter?).

P&I verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Damit erhalten Anwen-

der in Abhängigkeit ihrer Rolle entsprechende Einsicht- und Nutzungsrechte für

P&I LOGA. Die Definition der rollenbasierten Berechtigungen erfolgt im Modul

DS-Admin per Drag und Drop.


4.1.10 Datenschutz


Rollenzuordnung in DS Admin: Im linken Maskenmenü werden die definier-

ten Rollen angezeigt. Durch die entsprechende Auswahl einer Rolle lässt

sich auf der rechten Seite die berechtigte Person zuordnen:

Bei der Definition des Benutzerprofils unterscheidet das System zwischen drei

Benutzertypen:

- Datenschutzadministrator

- Systembetreuer

- Anwender.

Die Verwaltung der Berechtigungen erfolgt im Modul DS-Admin und daher au-

ßerhalb der eigentlichen Software P&I LOGA. Dies hat, besonders in größeren

IT-Strukturen und HR-Service-Rechenzentren den Vorteil, dass die Verwalter die

Daten, für die sie Zugriffsberechtigungen erteilen, selbst nicht sehen können.

Die Berechtigung, Datenzugriffsrechte zu vergeben, ist vererbbar. Dadurch ist es

möglich, den Personalchef einer Zweigniederlassung zu berechtigen, die Daten

seines Filialteams zu sehen und zu verändern. Alternativ kann er auch den Zugriff

den Sachbearbeitern dieser Niederlassung erlauben oder ggf. einschränken.


4.1.10 Datenschutz – 4.1.11 Schnittstellen


Zur Definition der Zugriffsrechte kann auf vorhandene Directories zurückgreifen.

Die Einbindung von MS Active Directory, LDAP, Open LDAP etc. ist möglich. P&I

LOGA nutzt das Schnittstellenformat LDIF.

P&I LOGA unterstützt Single-Sign-On-Verfahren. Die Definitionen sind daten-

bankunabhängig und beziehen sich auf Masken, Daten, Reports aus dem P&I

LOGA Reportgenerator und Standardlisten.

4.1.11 Schnittstellen

P&I LOGA ist in die bestehende Software-Landschaft der Kunden leicht integrier-

bar. Die Kontierungsmerkmale der einzelnen Personalaufwandskonten in der Fi-

nanzbuchhaltung werden in P&I LOGA hinterlegt. Es existieren Schnittstellen zu

über 200 unterschiedlichen Finanzbuchhaltungssystemen, u.a. SAP. Ein flexibler

Datensatzaufbau für weitere nachgelagerte Systeme wird über den integrierten

Reportgenerator realisiert.

Eine standardisierte Import-Schnittstelle steht zur Verfügung, über die Daten aus

unterschiedlichen Vorsystemen übernommen werden können. Solche Vorsyste-

me sind beispielsweise individuelle Lohnscheinbewertungen (Vorbrutto), Daten

aus der Betriebsdatenerfassung (BDE), Zeitwirtschaftssysteme, falls der Kunde

nicht das integrierte Modul in P&I LOGA nutzt, Tanksysteme, Kantinenabrech-

nungssysteme etc.

Eine weitere Möglichkeit der Integration ist die in P&I LOGA vorhandene SOAP-

Schnittstelle. Diese funktioniert bidirektional. Aus P&I LOGA heraus können über

Webservices gleichermaßen Dienste anderer Software-Produkte aufgerufen wer-

den,. Dies ist auch umgekehrt möglich.


4.1.12 Auswertungsgenerator



Die zentrale Datenbank von P&I LOGA beinhaltet die Daten aller Module redun-

danzfrei und historisch. Der integrierte Auswertungsgenerator selektiert alle Da-

ten in der Datenbank für frei definierte Auswertungen und kombiniert die Daten

aus den unterschiedlichen Modulen. Die historische Datenhaltung ermöglicht

Auswertungen zu vorgegebenen Stichtagen.

Gegenüber einem allgemeinen Report-Modul hat der Auswertungsgenerator zwei

wesentliche Vorteile: Zum einen ist die Auswertungsdefinition deutlich einfacher,

da die Bestimmung von Feldern direkt über die Auswahl der Namen im Daten-

bank-Dictionary erfolgt. Zum anderen existiert zwischen der Abfrage und der Da-

tenbank der integrierte Datenschutz, sodass lediglich Datenbankabfragen gemäß

der definierten Rollenberechtigungen möglich sind.

P&I LOGA liefert standardmäßige, vordefinierte Auswertungen zur Auswahl und

bietet die Möglichkeit zur Filterung anhand einschränkender Kriterien sowie einer

Stichtagsangabe.

Auswertungsgenerator: Nach Auswahl einer Auswertung aus der Liste im

linken Explorerbaum erscheint im rechten Maskenbereich die Definition mit

Reitern für weitere Detailangaben.




Im Reiter „Aktionen“ lässt sich bspw. die Treffermenge bereits vor dem

Auswertungsstart anzeigen:

.

Neben der einzelnen Auflistung von Datensätzen gibt es die statistische Auswer-

tung. Hierbei wird lediglich die Anzahl aufgelistet, ohne die einzelnen Datensätze

anzuzeigen.

Beispiel einer statistischen Auswertung: Anzahl der Mitarbeiter in den ein-

zelnen Ländern


4.1.12 Auswertungsgenerator - 4.1.13 Auswertungsgenerator „Scout Pro“


Als Mischung aus Einzelauflistung und statistischer Auswertung ermöglichen

Drill-Down-Abfragen, von einer verdichteten Treffermenge durch Doppelklick tie-

fer in die Details „hineinzubohren“.

Als anschauliches Beispiel wird nachfolgend eine Abfrage „Anzahl Mitarbeiter pro

Kostenstelle“ sowie „Mitarbeiter pro Kostenstelle“ (Personalnummer und Name

der Mitarbeiter pro Kostenstelle) erstellt. Über die Drill-Down-Verknüpfung kann

der Manager die Auswertung „Anzahl Mitarbeiter pro Kostenstelle“ am Arbeits-

platz starten. Durch Auswahl einer bestimmten Kostenstelle erscheint die detail-

lierte Liste mit allen zugehörigen Mitarbeitern.

Auswahl des Anzeigeformates bei der Definition der Auswertung:

4.1.13 Auswertungsgenerator „Scout Pro“

Als Ergänzung zum Auswertungsgenerator verfügt P&I LOGA über Scout Pro. Als

zusätzliches Feature bietet sie alle Vorteile des Auswertungsgenerators, aller-

dings mit einer deutlich leichteren Handhabung bei der Definition einfacher Aus-

wertungen. Ohne weitreichende Kenntnisse des Auswertungsgenerators sowie

der Datenbankstruktur lassen sich Auswertungen und Reports erstellen. Diese

können beispielsweise direkt aus den Personaldaten, den Reisekosten oder dem

Bewerbermanagement in P&I LOGA definiert und generiert werden.




P&I LOGA Scout Pro löst tabellarisch-strukturierte Excel-Reports ab und ermög-

licht die grafische, übersichtliche Darstellung von Auswertungsergebnissen.

Zur Auswertungsdefinition lassen sich Felder für Abfragen direkt in den Masken

selektieren und einer Abfrage zuordnen.

Definition einer Auswertung aus einer geöffneten Maske in Scout Pro: Auf-

ruf über das Maskenmenü „Extras“. Alle Felder beinhalten eine zusätzliche

Schaltfläche zur Festlegung der gewünschten Felder als Auswertungskrite-

rien:

Ist die Auswahl komplett, werden Feld-Attribute erfasst und die Abfrage ausge-

führt. Nach Prüfung des Ergebnisses im Vorschau-Bereich kann die Abfrage ge-

gebenenfalls korrigiert und so oft wiederholt werden, bis das Ergebnis den Erwar-

tungen entspricht. Nach Auswahl der Felder sind Abfrage- und Feld-Definitionen

einzeln pro Feld bestimmbar.

Auswertungen lassen sich übersichtlich sortieren. Dazu können beliebig viele

Felder innerhalb einer Auswertung als Sortierfeld definiert werden. Jedem Sortier-

feld wird sowohl ein Rang als auch die Festlegung, ob auf- oder absteigend sor-

tiert werden soll, zugeordnet.

Neben den Selektionskriterien gibt es weiterhin die Möglichkeit, vordefinierte Fil-

ter für wiederkehrende Einschränkungen hinzuzufügen. So lassen sich beispiels-

weise Personen mit aktuell gültigen Arbeitsverträgen oder bestimmte Bewerber

auswählen, die vorab definierte Kriterien (z.B. Alter, Geschlecht) erfüllen müssen.




Vordefinierte Standardfilter, die in P&I LOGA mitgeliefert werden:

Selektionsergebnis: erfolgt entweder tabellarisch oder in grafischer Form:

Nachname

Ott

Casanova

Jung

Farine

Ganz

Roost

Roos

Inglese

Nestler

Rasche


4.1.13 Auswertungsgenerator „Scout Pro“ – 4.1.14 HR-Leitstand


Grafisches Selektionsergebnis: Auswahl zwischen Balken-, Torten-, oder

Liniendiagrammen

4.1.14 HR-Leitstand

Der P&I Personalleitstand ist ein leistungsstarkes Business Intelligence (BI)-Tool

zur Beobachtung, Entscheidungsfindung und dem direkten Handeln mit P&I

LOGA. Damit lassen sich wichtige Kennzahlen schnell, präzise und vor allem de-

zentral abrufen und grafisch übersichtlich darstellen. Mit möglichst wenigen

Kennzahlen ein möglichst umfassendes Bild zeigen, das eine schnelle Interpreta-

tion im Kontext ermöglicht.

Führen wird einfacher und gleichzeitig fundierter möglich. Der HR-Leitstand er-

laubt einen einheitlichen und zentralen Überblick über das Unternehmen aus per-

sonalwirtschaftlicher Sicht. Die gemischte Darstellung operativer Daten und Ana-

lysen ermöglicht über die integrierte P&I Software neben dem ganzheitlichen

Durchblick einen nahtlosen Übergang von strategischen Fragstellungen zu opera-


4.1.14 HR-Leitstand


tiven Handlungen sowie den direkten Anstoß von Aktivitäten aus strategischer

Sicht.

Nachfolgende Beispiele geben einen Einblick in die Möglichkeiten des integrier-

ten Systems mit dem Vorteil, dass die Daten aus allen P&I LOGA Modulen für die

aktuellste Kennzahlenbildung herangezogen werden können.

Der P&I HR-Leitstand wird mit einer Standardkonfiguration geliefert, die auf Teil-

modellen von Organisationen und Prozessen beruht. Kennzahlen sowie das De-

sign können nach eigenen Wünschen und Anforderungen angepasst werden:

Sowohl die Bezeichnung der Reiter (hier: „Personal“, „Fachkräfteentwicklung“,

„Einsatzplanung“, Benchmarking“, „Monatsabschluss“ oder „Zeitwirtschaft“) als

auch die Bezeichnung und farbliche Darstellung der Betrachtungs-Perspektiven

(in unserem Falle Kosten, Menge, Zeit) sind flexibel definierbar. Die Darstellungs-

form der Grafiken lässt sich einfach durch einen „Selektionsbutton“ (grüner Kreis)

ändern. Zur Auswahl stehen Flächen-, Balken-, Säulen-, Linien-, Torten- oder

Punktdiagramme. Auch die Anordnung der Fenster lässt sich von jedem Nutzer

selbst einstellen.

Beispielhafte Darstellung des HR-Leitstandes aus der Sicht der Personal-

verwaltung:


4.1.14 HR-Leitstand


Kontextabhängige Listen im rechten Bereich ermöglichen eine Detail View zur tie-

feren Analyse mittels Drill-Down-Prinzip. Durch Verzweigen von der Detailebene

auf die entsprechende HCM-Maske ist es möglich, direkte operative Aktivitäten

durchzuführen und z.B. im Falle mangelnder Qualifikationen den entsprechenden

Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal HCM umgehend für die passende Schulung

anzumelden.

Analyse der Personalentwicklung:


4.1.14 HR-Leitstand


Auswertung im Bereich Einsatzplanung: Hier helfen Analysen der

eingeplanten, aber dennoch abwesenden, sowie der anwesenden und

abwesenden Mitarbeiter dem Planer, den Personaleinsatz zu optimieren.

Das Add-On „Expertensuche“ bietet die Möglichkeit zur komfortablen Suche nach

geeigneten Mitarbeitern bzw. Bewerbern für eine freie Stelle. Aus dem HR-

Leitstand heraus wird die Expertensuche gestartet. Zur Auswahl steht die Suche

im vorhandenen Mitarbeiter- oder Bewerberpool oder in beiden Gruppen. Im lin-

ken Navigationsmenü lassen sich alle geforderten Qualifikationen/Merkmale für

diese Stelle zusammenstellen. Wird der P&I LOGA Stellenplan verwendet, kann

aus dem dort hinterlegten Stellenprofil ebenfalls selektiert werden. Alle geforder-

ten Stellenmerkmale übernimmt die Expertensuche dadurch automatisch als

Suchkriterium.

Meier, Hans Muster, Max Müller, Erika Bode, Ulrich

Muster, Max

Bode, Ulrich

Meier, Hans

Müller, Erika

Schmidt, Ernst Schmidt, Ernst


4.1.14 HR-Leitstand


Das nachfolgende Beispiel zeigt die Kriterien für die Position „SachbearbeiterIn“:

Die Person muss angestellt sein, gute Deutsch-Kenntnisse sowie eine kaufmän-

nische Ausbildung haben und über Word-Kenntnisse verfügen:

Das geforderte Stellenprofil wird anschließend auf der rechten Seite in einer Gra-

fik anschaulich visualisiert, indem ein Vieleck die Merkmale anzeigt. Alle nötigen

Qualifikationen können unterschiedlich gewichtet werden, wodurch sich die Eck-

punkte der Netzgrafik verschieben. Je nach Variation der Gewichtung entstehen

unterschiedliche Suchergebnisse. Das Ergebnis der Expertensuche wird grafisch

dargestellt: Alle auf die Suche passenden Mitarbeiter werden – sortiert nach dem

Grad der Übereinstimmung – angezeigt. Im unteren Bereich der Ergebnisliste er-

folgt die tabellarische Darstellung des Ergebnisses, absteigend nach erreichter

Punktzahl. Durch Anklicken eines Ergebnisses öffnet sich eine neue Maske, die

eine tiefere Detailsicht bietet.

4.2. P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal

4.2.1 Allgemeines


4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal

4.2.1 Allgemeines

P&I HCM (Human Capital Management) ist die Portalsoftware innerhalb von P&I

LOGA und leistet einen wichtigen Beitrag für die webbasierte, dezentrale Perso-

nalarbeit. Durch die ortsunabhängige und vor allem dezentrale Nutzung unter-

stützt das Portal essenzielle Personalprozesse wie das Antrags-

/Genehmigungsverfahren, Personaleinsatzplanung, Personalentwicklung, Perso-

nalcontrolling sowie Bewerberverwaltung. Die Software basiert auf dem integrier-

ten P&I LOGA-Datenmodell mit allen verfügbaren Daten dieser umfassenden HR-

Lösung.

Das P&I HCM Mitarbeiterportal ist so konzipiert, dass alle Mitarbeiter einer Orga-

nisation einen rollenbasierten Zugriff besitzen. Dabei stehen die Ziele Effizienz,

Transparenz und Integration im Vordergrund: Effizienz wird durch Funktionalitä-

ten wie Mitarbeiter-Self-Service erreicht. Die Mitarbeiter beantragen z.B. ihren Ur-

laub, der nach Genehmigung durch den Vorgesetzten allen P&I LOGA Modulen

zeitgleich zur Verfügung steht: Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Seminar-

verwaltung und Lohnabrechnung können diese Daten sofort verarbeiten. Trans-

parenz ist vor allem für den Vorgesetzten wichtig, wenn er im Manager-Self-

Service bspw. einen Überblick über die Personalkosten seiner Mitarbeiter be-

kommt, um für das folgende Geschäftsjahr die Budgets aufzustellen. Integration

wird besonders deutlich anhand des Auswertungsgenerators, denn dieser greift

für Reports auf Daten aller Module zu.

Die Inhalte und Services in P&I HCM werden in öffentlichen und geschützten Be-

reichen zur Verfügung gestellt. Das rollenbasierte Berechtigungskonzept regelt

den Zugriff und moderne Datenschutztechnologien garantieren maximale Sicher-

heit. Das integrierbare Single-Sign-On-Verfahren stellt eine einfache Benutzerfüh-

rung sowie die komfortable Rechte- und Benutzerverwaltung sicher. P&I HCM ist

als offenes System konzipiert, sodass unterschiedliche Anwendungen der Kun-

den in die webbasierte Oberfläche integriert werden können. Die offene Interne-

tarchitektur unterstützt zudem die unterschiedlichsten Anwendungsserver-

Plattformen und Datenbanken. Der Datenaustausch wird über diverse Schnittstel-

len (z.B. XML oder SOAP) sichergestellt.


4.2.2 Berechtigungen - 4.2.3 Antragsverfahren


4.2.2 Berechtigungen

Die Benutzer des Portals erhalten Berechtigungen für die Nutzung bestimmter

Prozesse. Existieren für einen Mitarbeiter mehrere Rollen, kann er diese bei der

Anmeldung entsprechend auswählen bzw. ändern. Die frei definierbaren Rollen

sind üblicherweise „Vorgesetzter“, „Mitarbeiter“, aber auch „Planer“ und „Zeitbe-

auftragter“. Auch Bewerber können über die Rolle des „externen Bewerbers“ in-

tegriert werden.

Auswahl einer Rolle:

4.2.3 Antragsverfahren

Eine zentrale Funktion in P&I HCM ist das Antragsverfahren. Beschaffungsanträ-

ge aller Art, Anträge auf Urlaub, für Dienstreisen, für Seminarteilnahmen sowie

die Korrektur maschinell erfasster Zeitdaten sind nur einige Beispiele dafür. Ein

Antrag wird über einen vordefinierten Workflow an die entsprechende Stelle wei-

tergereicht. Dazu muss für jede Antragsart ein solcher Workflow mithilfe des inte-

grierten Workflow-Designers definiert werden.

Angestellte Mitterbach




Beispiel eines Workflows „Urlaubsantrag“: Über das Workflow-Icon wird

der detaillierte Prozess in einer separaten Maske dargestellt.

Die Gestaltung eines Workflows erfolgt über Drag und Drop. Einzelnen Stationen

können dabei nicht nur weitere Verzweigungskriterien hinzugefügt werden. Wei-

terhin besteht auch Möglichkeit, an bestimmten Stellen Dokumente zu generieren

und einzubinden oder über die SOAP-Schnittstelle verschiedene Programme

(Dienste), die der Kunde außerhalb der P&I Software bereitstellt, aufzurufen. MS

Outlook lässt sich ebenfalls einbinden, um auf diese Weise Kalendereinträge zu

generieren sowie E-Mails zu senden.




Während der Antragserfassung (hier: Urlaubsantrag - Die Urlaubstage sind

blau hinterlegt) kann sich der Mitarbeiter parallel durch Einblendung des

persönlichen Fehlzeitenkalenders einen Überblick über seine Fehlzeiten

verschaffen:

Ein wichtiges Beispiel ist in diesem Zusammenhang der Antrag auf Neueinstel-

lung eines Mitarbeiters. Ein Geschäftsstellenleiter oder Filialleiter in einer dezent-

ralen Einheit (z.B. bei Organisationen mit verteilten Standorten, Gebäudereini-

gungsunternehmen sowie in der Systemgastronomie) kann solche Prozesse

selbstständig durchführen. Die zentrale Personalarbeit genehmigt im Prozessab-

lauf beispielsweise nur, ob eingestellt werden darf sowie die Höhe des Gehaltes.

Alles Weitere erledigt der örtliche Leiter prozessgesteuert und dezentral vor Ort.

Der Arbeitsvertrag wird nach der Grunddaten-Erfassung durch den Standortleiter

automatisch vom System generiert. Lohnsteuerkarte und sonstige Personalunter-

lagen verbleiben in der Filiale. So entfällt das Versenden von Personalakten, da

sie dezentral und digital in der elektronischen Personalakte von P&I LOGA ge-

führt werden. Die zentrale Personalabteilung prüft ggf. noch einmal die Eingaben

und gibt anschließend den Personalfall für die Lohnabrechnung frei. Durch diese

Prozesssteuerung sind Fehler weitestgehend ausgeschlossen.


4.2.4 Mitarbeiterinformation


4.2.4 Mitarbeiterinformation

Neben der Abbildung von personalwirtschaftlichen Prozessen ist die Information

ein weiterer Funktionsschwerpunkt. Einzelne Mitarbeiter können sich jederzeit

über ihre persönlichen Daten informieren. Dazu gehört u.a. die monatliche Ver-

dienstabrechnung. Sie kann als PDF-Dokument im Portal angesehen und bei Be-

darf ausgedruckt werden.

Vorgesetzte erhalten in P&I HCM alle verfügbaren Informationen über ihre Mitar-

beiter (u.a. Personalstammdaten, Personalentwicklung sowie die Personalkosten

zur Budgetierung).

Mitarbeiterinformation aus der Sicht des Vorgesetzten: Auswahl einer Per-

son im linken Maskenbereich

Jeder Kunde bestimmt selbst, in welche personalwirtschaftlichen Prozesse der

Vorgesetzte eingebunden werden soll. Mit dieser Dezentralisierung der Personal-

arbeit wird die Personalabteilung erheblich von administrativen Routinetätigkeiten

entlastet.

Meier


4.2.5 Reisemanagement


4.2.5 Reisemanagement

Mit P&I HCM lassen sich alle betrieblichen Regelungen für Dienstreisen in das

Antrags- und Genehmigungsverfahren und der bereits erwähnten Workflow-

Steuerung integrieren. Auf diese Weise können beliebige Rollen (u.a. für den

Reisenden, den Vorgesetzten, die Reisestelle, das Personalbüro oder die Fi-

nanzbuchhaltung) in die einzelnen Antragsstufen eingebaut werden. Diverse Kri-

terien können dabei den Verlauf bestimmen, z. B. ob es sich um eine Aus- oder

Inlands-, eine Seminar- oder Dienstreise und eine Flug- oder Bahnreise handelt.

Vertreterregelungen und nach Hierarchiestufe abgestufte Reiserichtlinien lassen

sich automatisiert abbilden. Überdies ermöglicht P&I HCM in Verbindung mit der

P&I LOGA Reisekostenabrechnung folgende Funktionen:

Abbildung aller einkommensteuerrechtlichen Regelwerke für Inlands-

und Auslandsreisen mit automatischer Generierung von Pauschalen

Abbildung innerbetrieblicher Reisekostenrichtlinien

automatische Ermittlung steuerpflichtiger Anteile und deren Bereitstel-

lung für die Lohnabrechnung

automatische Generierung von Nachweisen für Werbungskosten

Hinterlegung aller Kontierungsmerkmale für die Finanzbuchhaltung und

Kostenrechnung

wahlweise Auszahlung über die Lohnabrechnung oder über die Finanz-

buchhaltung

einfache Eingabe, Abrechnung und Erstattung von Reisekosten durch

automatische Generierung der Pauschalen, der steuerpflichtigen Anteile

und der Auszahlungen

umfangreiche Reporting-, Simulations- und Analysemöglichkeiten, wie

z.B. über das Reiseverhalten des Personals.


4.2.5 Reisemanagement – 4.2.6 Personalkostenplanung


Erfassung eines Reiseantrages:

Anzeige der vorläufigen Reisekostenabrechnung nach Abschluss der Da-teneingabe:

4.2.6 Personalkostenplanung

Da P&I HCM auf der P&I LOGA Datenbasis aufbaut, stehen alle Daten der Lohn-

und Gehaltsabrechnung sowie die aktuellen Stellenplandaten modulübergreifend

zur Verfügung. P&I HCM bietet damit Führungskräften innerhalb des Manage-

ment-Self-Services die Möglichkeit, exakte und detaillierte Personalkostenhoch-

rechnungen für ihren Verantwortungsbereich zu erstellen. Je nach Hierarchie und

Berechtigung kann die Führungskraft hierbei Planungsdaten für einzelne Mitar-

beiter generieren, indem sie aus einer Vielzahl von Voreinstellungen auswählt,

u.a.:




Planungszeitraum

Datenbasis (nur Soll-, nur Ist-, oder Soll- und Ist-Daten)

Hochrechnungen mit unterschiedlichen Varianten (z. B. Gehaltserhö-

hungen mit verschiedenen Prozentsätzen)

Vergleich unterschiedlicher Varianten

grafische bzw. wahlfreie Darstellungsmöglichkeiten.

Für Gehaltsgespräche stehen dem Manager zudem umfangreiche Simulations-

möglichkeiten zur Auswahl. So lässt sich bspw. simulieren, wie sich die Gewäh-

rung eines Dienstwagens oder einer Gehaltserhöhung auf das Budget auswirkt.

Zudem können Gehaltsänderungen und Bonusleistungen nicht nur simuliert, son-

dern im Rahmen des Antragsverfahrens angestoßen werden.

Für größere Organisationen bzw. Organisationseinheiten ist zusätzlich die Top-

Down-Budgetierung eine interessante Planungsvariante. Hierbei unterstützt das

System die Möglichkeit zur Verteilung eines bestimmten Betrags oder Prozent-

satzes von der Gehaltssumme einer Organisationseinheit über die gesamte Ein-

heit. So sieht die Führungskraft auf Knopfdruck die Auswirkung dieser Erhöhung

auf den einzelnen Mitarbeiter. Sie kann ggf. dazu berechtigt werden, die vom

System automatisch vorgenommene gleichmäßige Verteilung zu modifizieren.

Bei der Veränderung von Anteilen einzelner Mitarbeiter behält sie stets im Blick,

inwieweit der Gesamtbetrag dem vorgegebenen Betrag noch entspricht.

Beispiel für eine Soll-Kostendarstellung aus Kostenstellensicht:

Koch

Koch

Koch



4.3 Stellen- und Organisationsplan


Detaillierte Kosten eines ausgewählten Mitarbeiters zur besseren Analyse

der Gesamtkosten:


Ein Stellen- und Organisationsplan ist wesentliche Voraussetzung für die tägliche

Personalarbeit. In P&I LOGA ist dieses Modul von zentraler Bedeutung für weite-

re Module:

So kann z. B. ein Vorgesetzter in P&I HCM lediglich die Daten der ihm

unterstellten Mitarbeiter einsehen.

Im Bereich Personalkostenplanung werden neben den direkten Kosten

auch die der unbesetzten Stellen berücksichtigt.

Die P&I LOGA Personalentwicklung prüft den potenziellen Weiterbil-

dungsbedarf eines Stelleninhabers durch Vergleich der vorhandenen

Mitarbeiterfähigkeiten mit dem Anforderungsprofil der Stelle.

In der Bewerberverwaltung werden Qualifikationen der Bewerber mit

den Soll-Anforderungen der Stelle abgeglichen.

Der P&I LOGA Stellenplan enthält neben der kompletten Aufstellung aller freien

und besetzten Stellen die exakten Beschreibungen der Aufgabenstellung und

-verteilung, die Kompetenzabgrenzung sowie sämtliche Handlungsbeziehungen,

aus denen sich die Organisationsstrukturen sowie deren Aufbau ergeben.

Neben der öffentlichen Verwaltung benötigen auch immer mehr Unternehmen

Unterstützung bei der Abbildung der gesamten Organisationsgliederung. Es

reicht mitunter aus, lediglich die Organisationseinheiten festzulegen oder für die

Stellen innerhalb dieser Organisationseinheiten eine Sammelstelle zu definieren,

Koch



die mit beliebig vielen Personen besetzt werden kann (Stellenum-

fang/Besetzungsumfang größer 1).

Anzeige des Stellenplans in P&I HCM: Jeder Vorgesetzte hat Einsicht in den

ihm zugeteilten Stellenplan mit den jeweils zugeordneten Stellen im linken

Explorerbaum, inklusive Umfang und Besetzung:

Das Beispiel zeigt die Stelle „Teamleiter aus der Stellengruppe „AT-Angestellte“

mit ihrer Besetzung (148) auf der nächsten Stufe sowie dem Besetzungsumfang

1,000. Eine weitere Stufe tiefer zeigt den Mitarbeiter als Stelleninhaber im vorge-

gebenen Umfang, oder – bei einem Stellenumfang größer 1 - alle Mitarbeiter, die

diese Stelle im vorgegebenen Umfang besetzen.

Meier



Sicht Organisation: Im Beispiel alle Stellen aus der Organisationseinheit

„Team Meier“:

Der zentrale Aufbau und die Pflege des Stellen- und Organisationsplans erfolgt

durch die zuständigen Sachbearbeiter durch Auswahl der Sicht (Organisations-

sicht, Stellensicht, Kostenstellesicht etc.) in der Client/Server-Oberfläche.

Ein Explorerbaum im linken Abschnitt der Maske kann durch Auswahl der Ele-

mente über Organisationseinheit, Stellenart, Besetzung bis zum Stelleninhaber

„ausgeklappt“ werden. Detailinformationen zu den einzelnen Elementen erschei-

nen im rechten Maskenfeld. Im Fenster rechts unten ist die Historie des Mitarbei-

ters aufgelistet, welche Stellen er bisher in welchem Zeitraum und in welchem

Umfang besetzt hat.

Organisationssicht:

Meier

Meier



Ein Kontextmenü der rechten Maustaste bietet in jeder Sicht unterschiedliche Be-

arbeitungsfunktionen an.

Kontextmenü der möglichen Bearbeitungsfunktion auf der Ebene Organisa-

tion:

… auf der Ebene Organisationseinheit:



… auf der Ebene Stellenbesetzung:

… auf der Ebene Mitarbeiter:


4.3.1 P&I LOGA org.manager


Alle Darstellungen des Stellen- und Organisationsplans sind stichtagsbezogen.

Das in der Maske standardmäßig eingeblendete Datum ist das jeweils aktuelle,

das jedoch bedarfsgerecht verändert werden kann. Alle Daten sind auch hier his-

torisch gespeichert, sodass die Stellen-, Besetzungs- und die Historie des Mitar-

beiters in Bezug auf seine bisher von ihm besetzten Stellen jederzeit sichtbar

sind.


Komplexe Organigramme lassen sich mit dem P&I LOGA org.manager voll auto-

matisiert erstellen und visuell aufbereiten. Zudem sind in die Organigrammstruk-

tur alle relevevanten Daten, wie z. B. Qualifikationen oder Einsatzorte, integrier-

bar mit der Möglichkeit für individuelle Anpassungen.

Zu den Vorteilen von P&I LOGA org.manager gehört neben der optisch anspre-

chenden und durchgehenden grafischen Organigramm-Aufbereitung auch die

Ausstattung des Stellenplans mit Foto und E-Mail-Funktion. Leistungsfähige

Suchfunktionen wie Mitarbeiter-, Freitext- oder Abteilungssuche sowie komfortab-

le und variable Layout- und Druckfunktionen runden das Produkt ab. So lassen

sich unterschiedliche Darstellungsarten mit verschiedenen Informationen für je-

den Bedarf gestalten. Das Besondere an P&I LOGA org.manager: Die Ausgabe

ist direkt als HTML möglich. Zudem stehen frei skalierbare ODBC-, CSV- und

LDAP-Schnittstellen zur Verfügung, sodass sich fast jede Datenquelle nutzen

lässt.

Die Zugriffsschutzfunktion bietet zusammen mit dem org.manager eine kontext-

und zugriffsregelbasierte Anzeige von Organigrammen und Organigramminfor-

mationen im Intra- oder Internet. Dabei wird für jeden Benutzer, der auf die Orga-

nigrammausgabe zugreift, eine eigene Sicht aufbereitet, die alle den Benutzer be-

treffenden Rechte und Sperrungen berücksichtigt. Damit können z. B. auf der

Grundlage eines konvertierten Datenbestandes unterschiedliche Sichten für ver-

schiedene Benutzergruppen realisiert werden.




Beispielhaftes Organigramm im org.manager:

4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung

4.4.1 Zeitwirtschaft




Ein weiterer Bestandteil von P&I LOGA ist eine vollumfängliche Zeitwirtschafts-

komponente mit klassischer elektronischer Anwesenheitszeiterfassung und

-bewertung inklusive der Möglichkeit von Negativerfassung, Zutrittskontrolle und

Personaleinsatzplanung. Wesentliche Vorteile im Vergleich zu einer über Schnitt-

stellen angeschlossenen externen Software ergeben sich aus der Einmalerfas-

sung der Personaldaten sowie der Arbeitszeitmodelle. So wird z.B. eine erfasste

Fehlzeit automatisch in den Ist-Zeiten, bei der Personaleinsatzplanung, der Se-

minarverwaltung und insbesondere auch bei der Ermittlung der Lohnfortzahlungs-

fristen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt. Dieses Kapitel zeigt

nur einige der Funktionalitäten und Masken, die zur Pflege der Zeitdaten eines

Mitarbeiters zur Verfügung stehen.

Alle unter 4.1 aufgeführten modulübergreifenden Funktionalitäten finden auch in

der P&I LOGA Zeitwirtschaft Anwendung. So kann der umfassende Auswer-

tungsgenerator bei modulübergreifenden Analysen alle Zeitkonten eines Mitarbei-

ters mit einbeziehen. Dabei werden Standardauswertungen, wie z. B. Abwesen-

heitslisten, Listen über Krankenstände, Tageslisten und Zeitprotokolle ausgelie-

fert.

Beispiel für eine „Krankenliste-Stunden“:




Das Auswertungsergebnis als PDF-Datei:

Im Mitarbeiter- und Führungskräfteportal P&I HCM sind die Zeitdaten genauso in-

tegriert wie alle anderen Daten von P&I LOGA. Soweit die Zeiterfassung nicht

über elektronische Zeiterfassungsgeräte erfolgt, werden Anwesenheiten und ggf.

Tätigkeitsarten von den Mitarbeitern oder Vorgesetzten erfasst. Bei elektronischer

Zeiterfassung können auch im Portal nachträglich Korrekturen vorgenommen

werden. P&I HCM beinhaltet die verschiedenen Zeitkonten jedes Mitarbeiters und

informiert den Vorgesetzten mittels Ampelkonto über Mehrarbeitszeiten. Über das

Portal kann der Vorgesetzte Mehrarbeiten genehmigen und zur Auszahlung frei-

geben. Eine Statuskontrolle informiert ihn über die aktuelle Anwesenheitssituati-

on.

Zeitenübersicht eines Mitarbeiters:

Meier

Koch, Hans




Schichtenübersicht:

Fehlzeitenübersicht eines Mitarbeiters:

Überblick über alle Mitarbeiter ohne Kommt-Buchung:

Meier

Meier




Kontenübersicht eines Mitarbeiters:

Ergebnis einer Buchungsprüfung: Der ausgewählte Fehlerfall erscheint im

oberen Maskenbereich zur Bearbeitung.

Ulrich Bode

01.09.2010

Koch, Hans

Koch, Hans

Koch, Hans

Hex, Martin

Bode, Ulrich

Bode, Ulrich

Abt Bode

Abt Bode

Abt Bode

Abt Bode

Abt Bode Ulrich

Bereich Koch Hans

Bereich Koch

Bereich Koch

Ulrich Bode

01.09.2010

01.09.2010




Die nachstehenden Masken zeigen die P&I LOGA Zeitwirtschaft in der Cli-

ent/Server-Oberfläche. Diese Sicht steht dem Zeitbeauftragten in der zentralen

Personalabteilung für seine tägliche Arbeit zur Verfügung.

Zuordnung der zeitwirtschaftlich relevanten Stammdaten zu einem Mitarbei-

ter:




Entsprechend der Definition des Arbeitszeitmodells eines Mitarbeiters werden die

Anwesenheitszeiten ermittelt und den frei definierbaren Arbeitszeitkonten zuge-

ordnet sowie Zuschläge errechnet. Eine Besonderheit ist die automatische Be-

rechnung von Wechselschichtzulagen: Schichtmodelle erkennt P&I LOGA bei ei-

ner Kommt-Buchung automatisch.

Fehler in der Zeiterfassung und –bewertung, die erst nach Monatsabschluss kor-

rigiert werden, führen direkt zur Rückrechnung im Folgemonat. Die Rückrech-

nungstiefe (d.h. die Anzahl der Monate, die nachträglich korrigiert werden müs-

sen) ist dabei beliebig groß.

Monatsübersicht für einen Mitarbeiter: Über den Button „Kalendertag“ (ro-

ter Kreis) können alle Details des ausgewählten Tages aufgerufen werden,

die für die Tagesbewertung wichtig sind.




Die Statusabfrage informiert jederzeit über aktuell Anwesende, Abwesende,

Fehlende sowie alle Kommt-Buchungen. Mit der Notfallübersicht lässt sich

im Notfall sofort überblicken, welche Personen noch im Gebäude sind:

Buchungsprüfung als Übersicht aller Mitarbeiter, deren Zeitbuchung im de-

finierten Zeitraum einen logischen Fehler aufweist. Im Beispiel fehlt am

04.01.2010 eine Geht-Buchung:




Per Doppelklick auf die Fehlermeldung öffnet sich der Buchungstag zur

weiteren Bearbeitung:

Fehlzeitenkalender eines Mitarbeiters:




Fehlzeiten lassen sich erfassen durch Markierung des Zeitraums: Über die

rechte Maustaste erscheint die Fehlzeitenerfassungsmaske mit dem zuvor

markierten Zeitraum, für den lediglich die Art der Fehlzeit ausgewählt wer-

den muss:

Sobald die Fehlzeit gespeichert wurde, zeigt der Kalender diese an:




Die Leistungsstärke und der große Komfort von P&I LOGA werden durch folgen-

des Beispiel deutlich: Nach Eingabe der Fehlzeit „Dienstreise“ im Umfang von 5

Tagen wird diese im Krankheitsfall des Mitarbeiters nach 3 Tagen vom System

automatisch beendet und durch 5 Tage „Krankheit“ im Fehlzeitenkalender ersetzt.

Stellt sich nun heraus, dass die Eingabe „Krankheit“ fehlerhaft war und diese erst

nach 4 Tagen „Dienstreise“ einsetzte, ist es ausreichend, die Fehlzeit „Krankheit“

einen Tag später beginnen zu lassen. Das System verlängert automatisch die

„Dienstreise“ um einen Tag, weil die Information über die ursprüngliche Reise-

dauer weiterhin vorhanden ist.

Möglichkeiten der Zeiterfassung

Die Erfassung von Anwesenheitszeiten kann zum einen über das Mitarbeiterpor-

tal P&I HCM durch die Mitarbeiter selbst oder über den Vorgesetzten erfolgen. In

der Praxis werden üblicherweise elektronische Zeiterfassungsgeräte eingesetzt.

Die P&I AG bietet ihren Kunden auch dafür eine eigene Lösung an, ihr mit dem

iF-Award ausgezeichnetes Zeiterfassungsgerät NT54X.

Auch Geräte anderer Hersteller können angeschlossen werden, und zwar über

eine standardisierte Schnittstelle, ohne die bestehende Gerätelandschaft auszu-

tauschen.

Eine weitere Möglichkeit bietet P&I LOGA mit der Telefonzeiterfassung. Dabei

genügt es, eine bestimmte Telefonnummer anzurufen. Die empfangende Tele-

fonanlage registriert die aktuelle Zeit des Mitarbeiters, von dessen Telefon der

Anruf erfolgt. Zusätzlich lässt sich die Abfrage eines PINs einbauen, um bspw.

verschiedene Mitarbeiter zu identifizieren, die sich über ein gemeinsames Telefon

anmelden. Nach der PIN-Eingabe startet der Dialog mit dem Zeitwirtschaftssys-

tem zur Abfrage von Zeitinformationen über eine Menüauswahl.




Definition der Zeitmodelle

Für die Bewertung der Zeiten ist es erforderlich, Arbeitszeitmodelle, Schichtpläne,

Pausenregelungen etc. zu definieren. Diese Steuerungsinformationen werden in

der Tabellensteuerung von P&I LOGA konfiguriert, mit bereits über 40.000 stan-

dardmäßig mitgelieferten Zeitmodellen (u.a. feste/flexible Arbeitszeit, Gleitzeit

und Schichtmodelle).

Auswahl der Steuerungstabellen im linken Explorerbaum zur Definition der

Zeitmodelle (im Beispiel die Tabellensteuerung für die Pausenregelung):




Auf Basis der Zeitdefinitionen werden die Tagesmodelle, Schichten etc. definiert.

Die nachfolgende Maske gibt einen Einblick in die Möglichkeiten von P&I LOGA:

Ganz wesentlich ist die freie Definition von Arbeitszeitkonten. Durch die individu-

elle Zuordnung der Zeiten zu unterschiedlichen Konten erhält die Organisation

nicht nur Einblick, welche Zeitarten in welchem Umfang angefallen sind, sondern

auch die weitere Behandlung der unterschiedlichen Zeitkonten wird damit sicher-

gestellt. Den einzelnen Konten werden, soweit sie für die Lohn- und Gehaltsab-

rechnung relevant sind, entsprechende Lohnarten zugeordnet, sodass die Bewer-

tung der Zeiten wunschgemäß erfolgen kann. Die Behandlung von Mehrarbeits-

zeiten erfolgt in der Regel nicht automatisch. Über das Managementportal P&I

HCM kann der zuständige Vorgesetzte die Auszahlung beantragen. Über ein Ge-

nehmigungsverfahren wird diese anschließend in die Lohn- und Gehaltsabrech-

nung übernommen.

Die Projekterfassung unterstützt die Zuordnung der Zeiten zu bestimmten Pro-

jekten oder Aufträgen. Diese Funktionalität wird insbesondere von Unternehmen

aus dem Facility Management zur Ermittlung der Kosten je Objekt eingesetzt.




Das Verfahren DOPPelte Buchführung In Konten (DOPPIK) erfordert speziell im

öffentlichen Dienst eine erhöhte Transparenz der Personalkosten. Organisationen

müssen nicht nur die Kosten auf Mitarbeiter-, sondern auch auf Kostenstellen-,

Kostenträger- sowie Projektebene analysieren und aufbereiten. Die notwendigen

Daten erhalten die Verwaltungen in diesem speziellen Fall bequem über die P&I

LOGA Zeitwirtschaft Projektzeiterfassung. Die Projektzeiterfassung ist für alle

Branchen nutzbar und bietet die Aufteilung der Arbeitszeiten nach Kriterien wie

Projekt, Auftrag, Tätigkeit, Kostenstelle oder Kostenträger. Auch Dienstleistungs-

unternehmen, wie z.B. Gebäudereiniger, setzen ihr Personal in unterschiedlichen

Objekten ein und müssen daher ihre Personalkosten auf die entsprechenden Ob-

jekte aufsplitten.

Für Mitarbeiter, deren Arbeitszeit prozentual aufgeteilt werden kann, gibt es die

Möglichkeit der Planung von Projektzeiten. Für diese Beschäftigten wird die Ar-

beitszeit zentral geplant, um anschließend Projektzeiten durch die Zeitabrech-

nung zu generieren. Der Mitarbeiter, Vorgesetzte und/oder Zeitbeauftragte kann

diese im Dialog sehen und bei Bedarf verändern. Zudem können aus den erfass-

ten Projektzeiten optional auch Zeitbuchungen für die Zeitabrechnung generiert

werden.

Mit der Besucherverwaltung erfasst die P&I LOGA Zeitwirtschaft Gäste und er-

stellt für die gewünschte Dauer einen Besucherausweis. Mit diesem können Be-

sucher auch Zeitdaten erfassen.

Die Zutrittskontrolle ist wesentlicher Bestandteil der P&I LOGA Zeitwirtschaft.

Damit sind Zutrittsberechtigte befugt, innerhalb bestimmter Zeitintervalle be-

stimmte Türen zu öffnen. Die Türöffner werden von P&I zur Verfügung gestellt.

Alternativ können auch andere handelsübliche Geräte über eine standardisierte

Schnittstelle genutzt werden.

„Busleser“ BL6X:


4.4.2 Personaleinsatzplanung



Während unter 4.4.1 Zeitwirtschaft die Erfassung und Bewertung von Zeiten im

Vordergrund standen, geht es bei der Personaleinsatzplanung in erster Linie um

den planerischen Ansatz, den Blick in die Zukunft.

Dabei wird zwischen Schichtplanung (Dienstplan schichtbasiert) und Tagespla-

nung (Dienstplan tagesbasiert) unterschieden. Bei der Schichtplanung geht es

um die Abbildung unterschiedlicher ggf. rollierender Schichtmodelle, die sich

nach einer bestimmten Anzahl von Wochen wiederholen. Bei der Tagesplanung

geht es um die Abdeckung eines Personalbedarfes in unterschiedlichen Zeitinter-

vallen eines Tages. In beiden Fällen steht die Bedarfsabdeckung im Vordergrund.

Dieser Bedarf an Mitarbeitern mit unterschiedlichen Qualifikationen ist entweder

gesetzlich vorgeschrieben, ergibt sich aus Kennzahlen wie z. B. Umsatz (Sys-

temgastronomie) oder der Anzahl von Anrufen (Call-Center).

Beide Arten von Planungen sind im Portal P&I HCM integriert, da die Aufstellung

und Bearbeitung von Dienstplänen in der Regel dezentral von den Vorgesetzten

vorgenommen wird. Insbesondere in dezentralen Standorten (Filialen) oder auch

in großen Organisationen ist die Möglichkeit der dezentralen Dienstplangestal-

tung im Vorgesetzten-Portal sehr wichtig.

Bedarfsmodell zur Erfassung von erforderlichen Qualifikationen je Schicht

in der schichtbasierten Dienstplanung:

Hans, Koch

Koch

Hans Koch Koch




Fehlzeiten werden bei der Schichtplanung ebenso berücksichtigt. Dabei können

bestimmte regelmäßig wiederkehrende Fehlzeiten, wie zum Beispiel Berufsschul-

zeiten, automatisch generiert werden.

Eine Besonderheit des Systems stellt die Personal-Ausleihe dar. Ein Mitarbeiter

kann für ein bestimmtes Zeitintervall an eine andere Organisationseinheit ausge-

liehen werden. Infolgedessen hat der Vorgesetzte der ausleihenden Einheit in

diesem Zeitintervall das Recht, diesen Mitarbeiter einzuteilen. Er ist aber bei-

spielsweise nicht berechtigt, Urlaub zu genehmigen.

Häufig werden auch Schichten zwischen Mitarbeitern getauscht. Dazu steht im

System eine „Tauschbörse“ zur Verfügung. Mitarbeiter tragen im Mitarbeiterportal

den Tauschwunsch ein. Tauschwillige Kollegen geben die Bereitschaft bekannt

und der Vorgesetzte genehmigt schließlich einen Tausch, soweit arbeitszeitrecht-

liche Bestimmungen dadurch nicht verletzt werden. Dieses Verfahren wird als An-

tragsverfahren mit entsprechender Workflow-Definition im System hinterlegt.

Koch

Hans,Koch

Koch




Im schichtbasierten Dienstplan werden die Schichten - ggf. gemäß der rollieren-

den Regeln - ausgerollt.

Detailansicht eines Mitarbeiters durch Markierung des Namens:




Zur Darstellung des Einsatzplanes stehen je nach Bedarf zahlreiche Optionen

zur Auswahl:

Zeitraum: Die variable Auswahl der Intervalle reicht von einem komplet-

ten Monat über ganze sowie angebrochene Wochen bis hin zu frei defi-

nierbaren eigenen Perioden, um möglichst fließende Monatsübergänge

zu realisieren.

Zeilenanzeige: Die optionale Komprimierung auf eine Zeile erhöht die

Transparenz und Übersichtlichkeit, insbesondere bei sehr großem Per-

sonalbestand.

Anzahl der Planungseinheiten: Der Personalplaner kann frei entschei-

den, wie viele seiner Planungseinheiten angezeigt werden sollen. Mit ei-

ner parallelen Planung lassen sich schnell Ersatzkräfte finden, die über

die Funktion „Ausleihe“ bei einer anderen Einheit entliehen werden.

Personaleinteilung: Auch Mitarbeiter aus verschiedenen Planungseinhei-

ten können innerhalb einer Ansicht bequem bearbeitet werden.

Schichtdefinition mit Kürzeln: Der Anwender kann die benötigten

Schichtzeiten beliebig definieren und bezeichnen, sowie mit individuellen

Kürzeln versehen.

Im unteren Bereich des Dienstplanes wird in einem Reiter der exakt be-

nötigte Bedarf je Planungseinheit und -zeitraum abgebildet. Der weitere

Reiter „Meldungen“ beinhaltet dazu alle Warnhinweise, die bspw. bei

Überschreiten der zulässigen Arbeitszeit sowie der Verletzung anderer

Gesetze/Regelungen (Jugendschutz, Mutterschutz etc.), automatisch

erscheinen. Per Doppelklick gelangt der Planer in Sekundenschnelle di-

rekt zu der Ursache der Fehlermeldung im Einsatzplan und kann ent-

sprechende Maßnahmen ergreifen.




Bei der tagesbasierten Dienstplangestaltung muss zunächst der Bedarf je vorge-

gebenem Zeitintervall ermittelt werden. Dabei können Kriterien wie Öffnungszei-

ten oder evtl. Extrazeiten (Einsatzzeiten für Vor-/Nachbereitung, Anlieferung so-

wie Lagerarbeit) hinterlegt werden. Der tägliche Mitarbeiterbedarf wird i.d.R. um-

satzabhängig nach Qualifikationen kalkuliert: Für minutengenaue Intervalle wird

die benötigte Personalmenge für alle Abteilungen hinterlegt. Die Zeitspannen las-

sen sich dabei beliebig verändern. In Einzelhandelsfilialen kann dies bedeuten,

dass bspw. im Verkauf morgens zwei, abends jedoch fünf Kräfte benötigt werden.

Individuell notwendiger Bedarf pro Organisationseinheit „Verkauf“:

Das Beispiel erfasst den Personalbedarf je Organisationseinheit in Abhängigkeit

vom Umsatz sowie den täglichen Öffnungszeiten.

In der nachstehenden Maske wird nun die Verfügbarkeit je Mitarbeiter hinterlegt.

Dies ist bei Aushilfskräften mit Arbeitsverträgen ohne feste Arbeitszeiten eine Vo-

raussetzung für die automatische Errechnung eines Dienstplanes:

Sch-mitt

Koch




Maske zur Erfassung der Qualifikationen/Fähigkeiten der Mitarbeiter: Hierbei wird

unterschieden, in welchem Maße die Anforderungen je Qualifikation/Fähigkeit er-

füllt sind:

Für die automatische Berechnung des Dienstplanes ist die Einhaltung bestimmter

Regeln wichtig. Diese Regeln werden standardmäßig mit der P&I PEP unter-

stützt, können aber individuell an Kundenanfordernisse angepasst und erweitert

werden. Daneben sind alle Richtlinien flexibel auf den LOGA-Ebenen steuerbar,

bspw. auf Mandanten-, Länder- oder Personengruppenebene.




Integrierte Standardregeln:

Beispiel: tagesbasierter Dienstplan einer Einzelhandelsfiliale, inklusive Be-

darfsanzeige sowie Pausenzeiten

Nach der automatischen Errechnung des Dienstplanes kann dieser manuell

überarbeitet werden.

Einen besonderen Mehrwert der tagesbasierten Einsatzplanung stellt das „Geo-

Tagging“ dar. Per Scout-Abfrage können alle Mitarbeiter gefiltert werden, die re-

gional am nächsten zu der jeweiligen Arbeitsstätte wohnen und dadurch schnell

zur Verfügung stehen. Mit dieser Option ist die zeitnahe und flexible Reaktion auf

kurzfristig auftretende Gegebenheiten, wie z.B. eine plötzliche Krankheit, möglich

und erleichtert die entsprechend rasche Umplanung.

4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung

4.5.1 Genereller Überblick




Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, kurz Payroll genannt, ist das Herzstück von

P&I LOGA. Dieses Modul bezieht seine Daten aus vielen anderen Modulen von

P&I LOGA. So fließen bspw. die Zeitwirtschaftsdaten mit ein, falls sie zur Brutto-

lohnermittlung benötigt werden. Die zur Bezahlung freigegebenen Mehrarbeiten

führen zur Auszahlung. Bezahlte Krankheitszeiten werden im Hinblick auf den

Ablauf des Lohnfortzahlungszeitraums geprüft. Gestattete Reisekosten können

über die Payroll ausgezahlt werden. Zudem werden die Reisespesen, die als

geldwerte Vorteile versteuert werden müssen, in der monatlichen Lohnsteuerbe-

rechnung berücksichtigt.

Zusätzlich zu den Daten anderer P&I LOGA Module fließen mitunter auch Daten

aus anderen Vorsystemen des Anwenders in die Payroll, wie z.B. komplexe Vor-

bruttosysteme aus der produzierenden Wirtschaft mit Stückakkord. Für diese Da-

tenübernahmen bietet P&I LOGA eine standardisierte Datenimportschnittstelle.

Nach Durchführung der monatlichen Abrechnung werden die Daten an die Fi-

nanzbuchhaltung und Kostenrechnung weitergeleitet. Kontierungsmerkmale der

unterschiedlichen, frei definierbaren Personalkostenarten werden dabei in P&I

LOGA hinterlegt, um sicherzustellen, dass die Datensätze in der jeweiligen Fi-

nanzbuchhaltung korrekt verbucht werden. Mehr als 200 verschiedene Finanz-

buchhaltungssysteme wurden bisher an P&I LOGA angebunden. Besonders häu-

fig wird die Finanzbuchhaltung der SAP integriert. Die dafür erforderlichen ABAPs

werden von P&I zur Verfügung gestellt.

Die standardisierten Schnittstellen DEÜV, IKS (Krankenkassen-Kommunikation),

Banken-Clearing (DTAUS, DTAZV, SEPA), Datenübermittlung ELSTER, Daten-

übermittlung ELENA etc. werden automatisch bedient. Elektronische Meldungen

von Entgeltersatzleistungen sind mit P&I LOGA professionell umsetzbar. Die ver-

traulichen Mitarbeiterdaten werden gemäß den allerhöchsten Datenschutzstan-

dards sicher an die Sozialversicherer übertragen. Ob automatisch oder manuell

erzeugte Bescheinigungen, P&I LOGA bietet Transparenz aller Datensätze und

ermöglicht schnelle und reibungslose digitale Meldungen.




Die Ergebnisse der monatlichen Payroll werden auch in der P&I LOGA Personal-

kostenplanung genutzt. Dieses Modul verwendet die Rechenwerke zur Hoch-

rechnung der Personalkosten für zukünftige Perioden mit entsprechenden Verän-

derungen bestimmter Parameter (Beitragsbemessungsgrenzen, Tarife, etc.).

Alle für die korrekte Durchführung der Brutto- und Nettoberechnung erforderli-

chen Informationen und Regeln sind in den Lohnartentabellen hinterlegt. Bei der

Definition der einzelnen Lohnarten können die komplexesten Tatbestände abge-

bildet werden, wie zum Beispiel die Generierung von Folgelohnarten, Ermittlung

von Durchschnitten, Vergleichsrechnungen, Zulagen- und Zuschlagsermittlung,

Behandlung von aufzehrbaren Zulagen etc. Der Tarifvertrag über das Entgelt-

Rahmenabkommen ERA-TV der Metall- und Elektroindustrie ist ebenfalls abbild-

bar.

Einzelne Definitionen der Steuerungstabellen und Tarife lassen sich beliebig auf

den P&I LOGA Ebenen anlegen:

Installationsebene

Länderebene (Deutschland, Österreich, Schweiz, Spanien, Slowakei

etc.)

Mandantengruppenebene

Mandantenebene

Abrechnungskreisebene.

Die Vielzahl der Ebenen ist erforderlich, wenn das System für große international

tätige Kunden oder in Rechenzentren eingesetzt wird. Im Normalfall wird eine In-

stallation auf drei Ebenen genutzt:

Installation

Mandant

Abrechnungskreis.




Eine Lohnartensteuerung auf Mandantenebene gilt demnach für alle Mitarbeiter

der Abrechnungskreise, die diesem Mandanten zugeordnet sind. Üblicherweise

werden Tarife auf Mandantenebene hinterlegt, da unterschiedliche Mandanten

verschiedene Tarife haben können. Beitragsbemessungsgrenzen werden auf der

Installationsebene hinterlegt, sofern alle Mandanten in Deutschland ansässig

sind. Besonderheiten, die nur bei einem Abrechnungskreis (z. B. außertarifliche

Mitarbeiter) vorkommen, werden auch bei diesem hinterlegt. Das System sucht

nun bei der Verarbeitung einer Lohnart die Ebenen von unten nach oben ab, bis

es die entsprechenden Parameter auf einer der Ebenen gefunden hat. Dieses

Verfahren erleichtert die Arbeit der Systembetreuung, da keine Tabellen und Tari-

fe doppelt oder mehrfach gepflegt werden müssen.

Wesentlicher Bestandteil der Abrechnung ist zum einen die Pfändungsrechnung

(Unterscheidung zwischen Unterhalts- und Sachpfändung sowie Abtretung, Auf-

rechnung und Verbraucherinsolvenz), zum anderen die Abbildung der jeweiligen

Altersteilzeitregelungen, Krankengeld- und Mutterschaftszuschussberechnung

sowie die Kurzarbeitergeldabrechnung.

Die monatliche Verdienstabrechnung für einzelne Mitarbeiter kann archiviert,

ausgedruckt und anschließend verteilt werden. Alternativ dazu kann sich jeder

Mitarbeiter mit Zugang zum Mitarbeiterportal seine persönliche Abrechnung in

P&I HCM ansehen und auf Wunsch ausdrucken. Leiter dezentraler Einheiten ha-

ben die Möglichkeit, die Gehaltstabrechnungen ihrer Mitarbeiter dezentral auszu-

drucken und zu verteilen.




Beispiel einer Verdienstabrechnung (pdf-Format):

Elke Bachmann

4.5. Lohn- und Gehaltsabrechnung

4.5.2 Einzelabrechnung


4.5.2 Einzelabrechnung

Ein Lohnsachbearbeiter kann jeden Mitarbeiter, gemäß seiner Zugriffsrechte, je-

derzeit einzeln abrechnen. Diese Abrechnung ist identisch mit der Gesamtab-

rechnung aller Mitarbeiter zum jeweiligen Stichtag. Zudem lassen sich Änderun-

gen vornehmen und die Abrechnung beliebig oft wiederholen. Dabei werden die

Daten in der Datenbank jedes Mal durch die aktuellen ersetzt.

Erst nach Durchlauf und Freigabe der Gesamtabrechnung sind die Ergebnisse

durch eine erneute Wiederholung der Abrechnung nicht mehr änderbar. Nach-

trägliche Änderungen sind dann nur noch über Vormonatskorrekturen (Rückrech-

nungen) möglich. Einzelabrechnungen sind somit keine „Probeabrechnungen“,

sondern echte Abrechnungen, die am Ende schließlich abgeschlossen werden.

Es ist auch möglich, in einem kleinen Abrechnungskreis, wie z. B. beim Vorstand

oder bei der Geschäftsführung, je Mitglied eine Einzelabrechnung zu starten. Am

Ende des Monats wird daher keine Gesamtabrechnung mehr benötigt.

Das nachfolgende Bild zeigt die Personalstammdatenmaske. Im Kontext-

menü wird die Abrechnung gestartet:


4.5.3 Rückrechnung


4.5.3 Rückrechnung

Jede Veränderung von Personalstamm- oder Bewegungsdaten eines Mitarbeiters

mit einem Gültig-ab-Datum, das in einem Zeitraum vor der letzten abgeschlosse-

nen monatlichen Gesamtabrechnung liegt, führt automatisch zu einer Neube-

rechnung der Monatsabrechnung, in dem das Gültig-ab-Datum liegt. Diese Neu-

berechnung wird in dem Augenblick ausgelöst, in dem die Abrechnung für den

Mitarbeiter für den aktuellen Monat gestartet wird. Dabei ist es unerheblich, ob

die Abrechnung als Einzelabrechnung oder im Rahmen der Gesamtabrechnung

erfolgt.

Die Abrechnung des von der rückwirkenden Korrektur betroffenen Monats wird

vollständig mit den aktualisierten Daten neu durchgeführt, es werden die Diffe-

renzen zur ursprünglichen Abrechnung je Lohnart ermittelt. Die Differenz zum

Auszahlungsbetrag wird in die Abrechnung des aktuellen Monats übernommen,

wobei der Änderungszeitpunkt nicht unbedingt den Vormonat betreffen muss.

Aufgrund der historischen Datenhaltung in P&I LOGA kann der Korrekturmonat

beliebig weit in der Vergangenheit liegen. In diesem Fall werden alle Monate zwi-

schen dem Korrekturmonat und dem aktuellen Monat neu aufgerollt. Eventuelle

Auszahlungsdifferenzen in den einzelnen dazwischen liegenden Monaten werden

ebenfalls in der Verdienstabrechnung des aktuellen Monats nachgewiesen. Zur

Sicherstellung der Transparenz beim Mitarbeiter wird je korrigiertem Monat eine

Verdienstabrechnung erstellt, die in der Spalte „Jahreswerte“ die Differenz zur ur-

sprünglichen Abrechnung ausweist.

Der „Anstoß“ für eine Rückrechnung muss nicht immer durch rückwirkende Ver-

änderungen persönlicher Daten erfolgen. Eine rückwirkende Veränderung von

Tabelleneinträgen, wie zum Beispiel die Veränderung einer Tariftabelle, führt

gleichermaßen zu einer Rückrechnung, jedoch nur bei denjenigen Mitarbeitern,

die von dieser Veränderung betroffen sind. Das System sucht diese automatisch

heraus und setzt bei ihnen den Hinweis, dass sie bei der nächsten Abrechnung

eine Rückrechnung erhalten.

Natürlich kann auch eine generelle Rückrechnung für alle Mitarbeiter gestartet

werden.


4.5.4 Abrechnungsanalyse



Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern ist ein äußerst komplexer Prozess.

Lohnsteuerermittlung, Vermögensbildung, DEÜV-Meldung, Zeitwirtschaftsab-

rechnung, Krankengeldbescheinigung - dies sind nur einige der vielen Punkte, die

in das Gesamtergebnis einer Personalabrechnung einfließen. P&I LOGA Analyse

verdeutlicht, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen und sorgt für eine

schnelle, transparente und klar verständliche Aufbereitung der Ergebnisse – ein

wichtiges Informations-Werkzeug, um Abrechnungsprozesse einzelfallbezogen

einfach und Schritt für Schritt rückwärts zu analysieren.

Aufruf und Start der „Erweiterten Abrechnungsanalyse“ über das Kontext-

menü:




Das System rechnet ab und speichert alle Zwischenergebnisse in einem Proto-

koll, welches aus unterschiedlichen Sichten betrachtet werden kann: Experte (P&I

Berater), Sachbearbeiter und Systemadministrator: Auf dem voreingestellten In-

formationslevel „Sachbearbeiter“ wird anschaulich und verständlich dargestellt,

wie das System die einzelnen Lohnarten errechnet hat, z.B. bei einem bestimm-

ten Tarif oder einer Sonderzahlung, für eine vertiefte Einsicht in komplexe Tarif-

werke und gesetzliche Sachverhalte:

Analyseergebnis:




Auf der linken Seite des Dokumentes befindet sich der Navigationsbaum, mit dem

der Anwender bequem durch das Dokument geführt wird. Durch Anklicken eines

Themas werden die entsprechenden Details dazu auf der rechten Seite ange-

zeigt. Jede Lohnart wird strukturiert aufbereitet und in ihren Steuerungen erklärt.

Aufruf via Navigation über Verdienstabrechnung: Die alternative Möglich-

keit der Analyse über den selektiven Abrechnungsdialog im Kontextmenü

jeder Personendatenmaske:

Dabei wird eine besondere Form der pdf-Druckaufbereitung aktiviert. Die zu ana-

lysierenden Sachverhalte (in der Regel Lohnarten) sind direkt in der Verdienstab-

rechnung über Links (roter Kreis) zu erreichen. Die gewünschten Informationen

erscheinen anschließend in einem separaten Browser-Fenster.


4.5.5 Lohnkonto


4.5.5 Lohnkonto

Das System bietet zahlreiche Standardauswertungen an und ermöglicht zudem

individuell definierbare Analysen mit dem modulübergreifenden Auswertungsge-

nerator. Auf vielfachen Kundenwunsch steht auch ein „Lohnkonto“ zur Verfügung,

das auf Knopfdruck schnell den Überblick über die wesentlichen Eckdaten der

Lohnabrechnung in einem Kalenderjahr bietet:


4.5.6 Bescheinigungswesen



Eine wesentliche Vereinfachung der Personalarbeit wird mit dem automatisierten

Bescheinigungswesen erreicht. Im System ist eine Reihe von Bescheinigungen

hinterlegt, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften einheitlich im Aufbau sind.

P&I LOGA Online-Hilfe aller verfügbaren Bescheinigungen:




Die Generierung einer Bescheinigung ist je nach Gestaltung der Arbeitsprozesse

auf unterschiedliche Weise möglich.

Möglichkeit zum Anlegen einer Bescheinigung über das Kontextmenü einer

Personalverwaltungsmaske. Aufruf der Auswahlmaske:

Diese Maske ermöglicht die Erstellung aller im System hinterlegten Stan-

dardauswertungen. Im Beispiel wird die „Arbeitsbescheinigung § 312 SGB“ aus

der Gruppe „Bescheinigungen“ gewählt. Das System generiert anschließend die-

se Bescheinigung für den ausgewählten Mitarbeiter.

Auszug aus der gewählten Bescheinigung:


4.5.7 Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)



Die Präventionsvorschrift des § 84 Abs. 2 SGB IX verpflichtet alle Arbeitgeber

zum betrieblichen bzw. behördlichen Eingliederungsmanagement (BEM), wenn

ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen ununterbrochen

oder wiederholt arbeitsunfähig ist. Obwohl es keine gesetzliche Verpflichtung zur

Einführung eines BEM gibt, fordert der Gesetzgeber die Anwendung im jeweiligen

Einzelfall. Mehrere Gerichte (unter anderem Bundesarbeitsgericht - Urteil vom

10.12.2009 - Aktenzeichen 2 AZR 400/08) urteilten bereits, dass eine krankheits-

bedingte Kündigung ohne vorheriges BEM als unverhältnismäßig und sozialwidrig

gilt.

Die P&I AG hat in intensiver Zusammenarbeit mit ausgesuchten eigenständigen

Kunden bzw. kommunalen Dienstleistungsunternehmen sowie einem internen

Expertenkreis das Modul P&I LOGA Betriebliches Eingliederungsmanagement

(BEM) entwickelt. Insgesamt wurden somit direkt und indirekt die Belange von

mehr als 500 öffentlichen Arbeitgebern bei der Erstellung des Lastenheftes be-

rücksichtigt. Neben der vollständigen und lückenlosen Falldokumentation bietet

das Modul die automatische Ermittlung aller für BEM-Maßnahmen in Frage kom-

menden Mitarbeiter sowie die Möglichkeit fundierter Auswertungen und Analysen.

Einer maximalen Verfahrens-, Berechtigungs- und Zugriffssicherheit wurde eben-

so größte Aufmerksamkeit geschenkt. Es erfüllt alle Anforderungen, die durch

Rechtsprechung inzwischen an Arbeitgeber in arbeitsrechtlichen Personalange-

legenheiten gestellt werden.

Fehlzeitenermittlung

Für die Identifikation der in Frage kommenden Arbeitnehmer erstellt P&I LOGA

automatisch eine Liste mit verschiedenen Sortierungsoptionen, wie bspw. nach

Name, Organisationseinheit oder Kostenstelle. Folgende Details werden dabei

von P&I LOGA maschinell ermittelt und können alternativ manuell eingegeben

bzw. ergänzt werden:

Grund (bspw. automatische Ermittlung, Meldung durch den Betriebsrat,

etc.)

Zeitpunkt/-rahmen

interne/externe Maßnahme

Ziel und Status der einzelnen Maßnahmen

beteiligte Institutionen/Personen




Kosten und Budget.

Für jeden BEM-Vorgang lassen sich alle relevanten Details zu den beteiligten

Stellen sowie den genauen Kosten und Förderungsbeträgen eingeben. Dabei bie-

tet P&I LOGA in den vorbelegten Feldern auch hier lediglich Beispiele an, die

anwenderspezifisch ergänzt werden können. Für ein übersichtliches Gesund-

heitsmanagement sind unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten möglich. So

lassen sich mit dem Auswertungsgenerator „Scout“ bspw. die Gesamtkosten aller

BEM-Vorgänge untersuchen. Auch alle Einrichtungen und Ämter, die an den Vor-

gängen beteiligt sind, können für fundierte Statistiken aufgelistet werden.

BEM-Maske eines ausgewählten Mitarbeiters: Alle Details können manuell

bearbeitet werden.


4.5.8 P&I LOGA Navigator


4.5.8 P&I LOGA Navigator

Das P&I LOGA Modul „Navigator“ bietet eine komfortable Unterstützung bei der

monatlichen Abrechnung der Mitarbeiter, da die Abarbeitung einer manuellen

Checkliste entfällt. Ein übersichtlicher Ablaufplan gestaltet den gesamten Ab-

rechnungslauf mit allen erforderlichen Schritten transparenter für den Sachbear-

beiter und zeigt alle notwendigen Aktionen an. Dadurch kann kein Step über-

sprungen werden, nachdem er erledigt ist.

Der Navigator wird direkt aus P&I LOGA Menü heraus gestartet und bietet eine

Übersicht je Mandant und Abrechnungskreis sowie nach einzelnen fachlichen Ar-

beitsschritten:


4.5.7 P&I LOGA Navigator – 4.5.8 Weitere Funktionalitäten der P&I LOGA Payroll

4.6 Personalkostenplanung


Die Komplettsicht des Navigators listet alle relevanten Aktionen auf und dient der

schnellen Statusübersicht. Durch Doppelklick auf eine beliebige Aktion erfolgt der

selektive Start der Auswertung. Hierbei werden alle erforderlichen Aktionen für

jeden Abrechnungslauf angezeigt inklusive einer aktuellen Statusübersicht. Eine

Ampelfunktion zeigt an, in welchem Status sich diese Funktion gerade befindet,

also ob sie bereits bearbeitet wurde oder noch Fehler enthält. Dabei unterschei-

det das System zwischen 4 Statusfarben:

Grau: Aktion wurde nicht durchgeführt

Rot: Aktion wurde fehlerhaft durchgeführt

Gelb: Aktion wurde mit Warnungen durchgeführt

Grün: Aktion wurde erfolgreich durchgeführt

Vorteile im Überblick:

transparenter & übersichtlicher Ablaufplan

Zusammenfassung aller einzelnen Vorgänge eines Abrechnungslaufes

zu Aktionen

automatische Listenbearbeitung

Minimierung der Fehlerquote

Statusübersicht mit Ampelfunktion

hoher Benutzerkomfort.

4.5.8 Weitere Funktionalitäten der P&I LOGA Payroll

An dieser Stelle soll darauf verzichtet werden, einen weiteren Einblick in dieses

mächtige Instrument der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu geben. Erwähnt wer-

den sollten jedoch an dieser Stelle noch die Tarifautomatik, Netto-Brutto-

Hochrechnung, Fehlzeitenüberwachung, Baulohn und Kurzarbeitergeldab-

rechnung.


Die Personalkostenplanung (Budgetierung) unterstützt die Organisation bei der

Aufstellung des Budgets für Personalkosten. Da viele Unternehmen die Kosten-

planung als Top-Down-Verfahren oder Bottom-Up-Verfahren organisiert haben,

wird auch die dezentrale Personalkostenplanung auf Vorgesetztenebene unter-

stützt. Der Vorgesetzte kann entweder Vorschläge einreichen, die ggf. am Ende

des Gesamt-Planungsprozesses genehmigt werden, oder er erhält ein Budget

zur Aufteilung der Personalkosten seiner Organisationseinheit auf Mitarbeiter-

ebene. P&I LOGA unterstützt beide Planungsvarianten.

4.6. Personalkostenplanung


Sowohl die Lohn- und Gehaltsabrechnung als auch der Stellenplan werden in P&I

LOGA berücksichtigt. Deshalb empfiehlt es sich, für eine exakte Personalkosten-

planung das Modul Stellen-/Organisationsplan zu aktivieren, um diesem alle Mit-

arbeiter zuzuordnen.

Basis für die Budgetierung ist die Personalkostenhochrechnung. Der gesamte

vorhandene Personalbestand wird für den Planungszeitraum hochgerechnet, in-

dem mit den aktuellen Mitarbeiterdaten für alle Monate des Planungszeitraums

eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt wird. Tariflich festgelegte, au-

tomatische Stufensteigerungen sind dabei genauso berücksichtigt wie Ein- und

Austrittsdaten.

Zudem lassen sich Veränderungsparameter (z.B. Prozentsätze für eine Lohner-

höhung ab einem bestimmten Zeitpunkt, voraussichtliche Beitragsbemessungs-

grenzen im neuen Kalenderjahr etc.) einstellen. Damit können unterschiedliche

Planungsvarianten erzeugt werden, um diese zielgerichtet miteinander zu ver-

gleichen.

Falls die Besetzung freier Stellen innerhalb des Planungszeitraumes vorgesehen

ist, werden diese Kosten zusätzlich zu den aktuellen Personalkosten kalkuliert,

durch Hinzufügen einer Referenzperson als Berechnungsgrundlage.

Mit dem P&I Kostenplanung Analysetool stellt P&I ein Add-on zu Personalkos-

tenplanung bereit, das Abweichungen zwischen der Personalkostenplanung und

den Abrechnungswerten, aber auch zwischen verschiedenen Hochrechnungsva-

rianten erleichtert. Auf Lohnartenbasis werden Abweichungen zwischen Hoch-

rechnung und Abrechnung in monatlicher Betrachtung durchgeführt. Hierbei wird

die Einzel-Lohnarten-Datei (ELAD) mit der Plan-Einzel-Lohnarten-Datei (ELADP)

verglichen.

P&I bietet hier drei verschiedene Möglichkeiten der Analyse:

1. Soll/Ist für einen gleichen Monat

2. Soll-Variante 1/Soll-Variante 2 für den gleichen Monat

3. Soll-Variante 1/Soll-Variante 1 zweier verschiedener Monate.

Aus den Informationen aus ELADP/ELAD und der Analyse-Basistabelle können

die Differenzen und die von P&I definierten rund 15 Abweichungsgründe ermittelt

werden. Die Differenzanalyse kann direkt aus dem neuen Explorer für Mandan-

ten, Abrechnungskreise, Kostenstellen, Kostenträger oder Organisationseinheiten

gestartet werden.



Ergebnisse einer Planungsvariante pro Organisationseinheit in P&I HCM

(Beispiel der Personalkosten für das Team Koch):

Kosten einer Stelle aus dem Team Koch, die mit 50% besetzt ist:

Team Koch

Bereich Koch

Team Koch



Das Mitarbeiter- und Vorgesetzten-Portal bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten,

das Planungsszenario zu verändern und unterschiedlichste Planungsalternativen

aufzustellen. Bei einer zentralen Planung geschieht dies in der Regel durch den

Sachbearbeiter in der Client/Server–Ansicht.

Gesamtkosten eines Unternehmens mit etwa 230 Mitarbeitern in der Orga-

nisationssicht, mit dem Gesamtunternehmen im linken Explorerbaum:

Kosten einer ausgewählten Organisationseinheit (im Beispiel der Bereich

ADMIN):

Bereich Koch

Bereich Koch



Die Hochrechnungsergebnisse können durch Bearbeitung der persönlichen Da-

ten verändert werden (z.B. Reduzierung der wöchentlichen Arbeitszeit). Um nicht

alle Mitarbeiter erneut hochrechnen zu müssen, kann eine einzelne Hochrech-

nung durchgeführt werden.

Kosten einer ausgewählten Mitarbeiterin mit Kontextmenü zur Einzelhoch-

rechnung:

Eine weitere Hochrechnungsmethode stellt der Schätzlauf dar. Dabei wird ein

fester Monat als Referenzwert für die übrigen Monate herangezogen. Das verein-

facht das Verfahren, zumal das Ergebnis einer exakten Hochrechnung den tat-

sächlichen Kosten nicht unbedingt näher kommen muss. Ungeplante Fluktuation,

längere Krankheiten, Mutterschutz etc. können auch bei den exaktesten und auf-

wendigsten Planungsmethoden nicht vorhergesehen werden.

4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung



Das Modul ist mit allen Funktionalitäten und Daten von P&I LOGA/HCM ver-

knüpft, sodass Weiterbildungsmaßnahmen effizient und professionell gesteuert

werden können. Neben der klassischen Seminarverwaltung, also dem Katalog al-

ler angebotenen Seminare, beinhaltet es die gesamte Organisation mit Referen-

ten-, Raum- und Hilfsmittelplanung, den Anmeldeprozess und die Durchführung

der Seminare sowie die abschließende Beurteilung.

Sowohl Personalstamm- als auch Stellenplandaten sind in die Seminarverwaltung

integriert. Aus dem im Organisations- und Stellenplan hinterlegten Anforderungs-

profil mit allen notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten ergeben sich ggf. bei

einem Abgleich mit den vorhandenen Fähigkeiten im Mitarbeiterprofil Defizite und

somit ein Personalentwicklungsbedarf. Passend dazu wird ein Seminarangebot

erstellt mit exakter Definition der erforderlichen Qualifikation oder Fähigkeit, die

nach erfolgreicher Teilnahme erlangt wird. So entsteht eine Liste aller Seminare,

die eventuelle Defizite ausgleichen können.

Qualifikationsprofil im P&I LOGA Stellenplan:

Nach Auswahl einer Stelle werden durch rechten Mausklick die Qualifikationen

angezeigt, die vom Stelleninhaber erwartet werden. Dabei werden Qualifikations-

gruppe, Qualifikationsart, Wert und Gewichtung dargestellt.



Ein Profilabgleich zwischen Mitarbeiterprofil und Stellenanforderungsprofil

ermittelt im Beispiel eine Gesamteignung von 61 %:

Im Rahmen der Aufstellung des konkreten Seminarangebotes für die kommende

Planungsperiode kann neben der Art des Seminars auch die Häufigkeit der Ver-

anstaltung geplant werden:

Anlegen eines Seminars in P&I LOGA mit detaillierten Daten:



Weitere Angabemöglichkeit zur Organisation der Weiterbildung (Beispiel:

Veranstalter):

Anmeldungsübersicht für ein ausgewähltes Seminar mit der Möglichkeit zur

Erstellung von Serienbriefen (z.B. für die Anmeldungs-

/Teilnahmebestätigung):



Mit diesem Seminarkatalog kann ein Vorgesetzter im Management-Portal P&I

HCM seine Mitarbeiter gezielt für die jeweiligen Termine anmelden und gleichzei-

tig das Schulungsbudget überwachen. Über den individuell gestaltbaren Workflow

wird diese Anmeldung ggf. zur Genehmigung durch die Seminarorganisation ge-

leitet, die die Anmeldebestätigung anschließend als automatisch erzeugte Mail an

den Teilnehmer sendet.

Seminarkatalog im Mitarbeiterportal HCM:

Auswahl der Mitarbeiter durch den Vorgesetzten:

Koch Hans Koch



Alternativ dazu können sich Mitarbeiter auch selbstständig über das Mitarbeiter-

Portal P&I HCM anmelden. Der hinterlegte Workflow läuft dabei üblicherweise

über den Vorgesetzten. Im Rahmen dieses Self-Services erfolgt optional auch die

abschließende Beurteilung der Weiterbildung durch den Teilnehmer.

Anmelde- und Teilnehmerlisten werden vom System automatisch generiert, so-

dass die zuständige Abteilung jederzeit einen Überblick über den Anmeldestatus

der Mitarbeiter oder vorhandene Wartelisten hat. Aus diesen Anmeldelisten kön-

nen komfortabel Serienbriefe bzw. Serien-E-Mails erstellt und versendet werden,

die dabei automatisch in das P&I LOGA-Verzeichnis übernommen werden.

Übersicht aller angemeldeten Mitarbeiter:

Neben der Beurteilung einer Weiterbildungsmaßnahme werden zudem auch die

erworbenen Qualifikationen automatisch in das Mitarbeiterprofil übertragen und

stehen dem Vorgesetzten zur Verfügung. Nach erfolgreichem Schulungsbesuch

kann der Seminarleiter oder der Vorgesetze die erworbenen Kenntnisse des Teil-

nehmers beurteilen und somit das Mitarbeiterprofil aktualisieren.

Meier



Beispiel: Der Stelleninhaber besteht das Seminar mit 75 %:

Nach automatischer Übernahme dieses Ergebnisses in das Qualifikations-

profil des Mitarbeiters sind die im Seminar D1 erworbenen Fähigkeiten in

den Personalstammdaten ab Januar 2011 hinterlegt:

Hans, Peter, storniert

25.01.2011 30.01.2011

01.02.2011 16.02.2011



P&I LOGA Auszubildendenverwaltung

Die Administration von Ausbildungsberufen und -jahrgängen ist eine komplexe

und zeitintensive Aufgabe. Es gilt, neben der Dauer auch Inhalt, betriebliche Aus-

lastungen und Kapazitäten sowie kurzfristig notwendige Änderungen zu koordi-

nieren, damit die Voraussetzungen für reibungslose Unternehmens- und erfolg-

reiche Ausbildungsabläufe stimmen.

Die Auszubildendenverwaltung ist in das P&I LOGA Personalmanagement im-

plementiert und unterstützt Unternehmen dabei, ihre eigenen Auszubildenden im

Sinne einer Ausbildungskontrolle zu erfassen und zu verwalten. Das System ver-

einfacht und verkürzt die Planung, liefert stets aktuelle Informationen und schafft

Transparenz.

Im P&I LOGA Personalstamm werden alle wesentlichen Daten im Ausbildungs-

vertrag hinterlegt. Durch die Integration des Moduls in die P&I LOGA-Umgebung

ist es möglich, genaue Daten der Auszubildenden wie u.a.

Vertrags- und Gehaltsdaten

Probezeitdaten

Laufbahndaten (z.B. schulischer Abschluss, Vortätigkeiten)

Daten zur arbeitsmedizinischen Untersuchung

geforderte Qualifikationen und Abgleich gegen die persönlichen Werte

zu verwalten und bequem über den P&I LOGA Auswertungsgenerator gemein-

sam auszuwerten.

In modular aufgebauten Ausbildungsplänen werden unterschiedliche Ausbil-

dungsstrukturen mit zeitlichem Ablauf sowie variabler Zuordnung festgelegt. Der

genaue Ablauf der Lehre ist dabei gegliedert nach den individuell definierbaren

Ausbildungsblöcken Berufsschule und Praxis.

In der Definition des Ausbildungsrahmenplans besteht die Möglichkeit einer ers-

ten Typisierung. Hier können beispielsweise die Schlüssel der Ausbildungsberufe

aus den Merkmalen zur Berufsbildungsstatistik des Statistischen Bundesamtes

zugeordnet sein:



Typisierung und Definition eines Ausbildungsberufes:

Bei der automatischen Generierung des Ausbildungsrahmenplans werden alle

definierten und relevanten Daten berücksichtigt. Das System ordnet alle definier-

ten Blöcke über die gesamte Ausbildungsdauer in ihrer zeitlichen Abfolge an. Auf

dieser Grundlage erstellt P&I LOGA pro Lehrling einen Ausbildungskalender. Als

Tages-, Monats- oder Jahresansicht bietet er eine klare Übersicht aller Termine

zur beruflichen und schulischen Ausbildung inklusive Ausbildungsort, Ansprech-

partner, Abteilung und relevanten Kontaktdaten. Sowohl Monats- als auch Jah-

reskalender können ausgedruckt werden.

Jährlicher Ausbildungskalender: Pro Auszubildendem wird ein Kalender

erstellt, der manuell über das Kontextmenü bearbeitet werden kann:

Zur übersichtlicheren Darstellung sind die unterschiedlichen Blöcke farblich diffe-

renziert (rot = Berufsschule, grün = Praxis) sowie alle gesetzlichen Feiertage (z.B.

Tag der dt. Einheit „DeuE“) automatisch berücksichtigt. Einzelne Abschnitte, wie

Organisationseinheit oder Betriebsstätte, lassen sich ebenfalls manuell bearbei-

ten und Termine bequem hinzufügen.

4.8 Bewerberverwaltung



Auch die Bewerberverwaltung basiert in P&I LOGA auf dem zentralen Organisa-

tions-/Stellenplan. Mit dem progressiven Bewerbermanagement von P&I ist es

möglich, den gesamten Prozess der Rekrutierung - angefangen bei der Stellen-

ausschreibung bis hin zum Bewerbungsgespräch - elektronisch zu gestalten. Zu-

dem unterstützt das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal HCM den

gesamten Prozess durch Self-Service und grafische Workflow-Steuerung. Dabei

stehen Effizienz und Sicherheit im Vordergrund.

Für die Besetzung einer freien Stelle (intern und/oder extern) ist es zunächst er-

forderlich, das Anforderungsprofil in Bezug auf geforderte Qualifikationen und

Fähigkeiten zu definieren, um den automatisierten Abgleich der Bewerberqualifi-

kation mit dem Stellenprofil zu nutzen. Auch hier wird, wie bereits in Punkt 4.7,

die essentielle Rolle des P&I LOGA Stellenplans deutlich.

Nach Festlegung des Anforderungsprofils erfolgt die Ausschreibung, optional in-

tern im Mitarbeiterportal P&I HCM, extern auf der Homepage des Unternehmens,

über Jobbörsen oder klassisch in Printmedien.

Die eigentliche Verwaltung aller eingehenden Bewerbungen wird durch das Sys-

tem unterstützt. Wir empfehlen dazu, ausschließlich elektronische Bewerbungen

zuzulassen.

Interne Bewerbungen treffen über das Mitarbeiterportal P&I HCM ein. Die Profile

der Mitarbeiter sind bereits im System hinterlegt, können aber durch den Bewer-

ber noch ergänzt werden. Externe Bewerbungen sollten über ein Bewerberportal

auf der Homepage der Organisation eingehen. Sowohl für die interne als auch

externe Bewerbung ermöglicht ein Formular die Eingabe der Qualifikationen und

Fähigkeiten durch die Bewerber. Der große Vorteil der Online-Bewerbung (e-

Cruitment) liegt im eingesparten Arbeits- und Zeitaufwand, da die Erfassung der

Grunddaten nicht vom Personal, sondern vom Bewerber erfolgt.

Für die weitere Verarbeitung der vom Bewerber erfassten Daten gibt es zwei

Möglichkeiten. Zum einen lassen sich die erfassten Daten direkt in die P&I LOGA

Datenbank übertragen, wie es bspw. der Anwender Deutsches Krebsforschungs-

zentrum Heidelberg (DKFZ) nutzt.



Beispiel für die individuelle Gestaltung des Eingabeformulars: Online-

Bewerbung beim DKFZ: Aus dem Aufbau wird erkennbar, dass es sich

hierbei um die Original-Maske von P&I HCM handelt.

Zum anderen bietet das P&I Bewerbermanagement die Möglichkeit der Generie-

rung einer XML-Datei aus der individuellen Bewerbungsseite im Unternehmen-

sportal, um diese nach Sichtung durch die Personalabteilung in P&I LOGA einzu-

lesen. Beispiele dafür sind die Firmen Dr. Johannes Heidenhain, Traunreuth und

Veolia.

Beispiel: Online-Bewerbungsmaske von VEOLIA - aus den erfassten Daten

wird eine XML-Datei erzeugt, die anschließend in P&I LOGA eingelesen

wird.



Auch Bewerbungen bei Monster.de, Stepstone, Stellenanzeigen.de und Jobscout

werden über standardisierte XML-Dateien in P&I LOGA eingelesen.

Bewerberdaten werden als normale Personaldaten in der Datenbank von P&I

LOGA abgelegt. Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses erhalten die einge-

stellten Bewerber lediglich einen Arbeitsvertrag im System, sodass Personalda-

ten nicht zweimal erfasst werden müssen. Daten der abgelehnten Bewerber kön-

nen auf Wunsch im System gelöscht werden.

Ein automatischer Profilabgleich zwischen Anforderungsprofil der Stelle und Mit-

arbeiterprofil führt zu einer Rankingliste als Entscheidungsgrundlage, welcher

Bewerber zu Gesprächen eingeladen wird und welcher weitere Unterlagen nach-

reichen soll.

Die erfassten Bewerberdaten können mit dem Anforderungsprofil abgegli-

chen werden: Das Beispiel zeigt die Einzelvergleiche je Kriterium und die

Gesamtbewertung (hier 46 %).

Assistent Koch, freigegeben



Die Anforderungen sind dem Profil der Stelle im P&I LOGA Stellenplan ent-

nommen:

Rankingliste der Bewerber:

Bereich Koch

Abt. Busch

Abt. Feld

Team Meier

Assistent Koch, freigegeben



Auf Basis des Rankings können nun weitere Unterlagen (Zeugnisse etc.) ange-

fordert und Bewerbungsgespräche vereinbart werden, um den Bewerbungsvor-

gang so effizient und ergebnisorientiert abzuwickeln.

Komfortabler ist es, dem Bewerber Zugang zum Mitarbeiterportal zu gewähren,

sodass dieser im Workflow „Bewerbergespräch“ eingebunden wird. Das ist nicht

nur für die Personalabteilung einfacher, sondern vermittelt auch dem Bewerber

das hohe Maß an Professionalität der Organisation, bei der er sich bewirbt.

Die gesamte Korrespondenz des Bewerbungsprozesses (Eingangsbestätigung,

Einladung zum Vorstellungsgespräch, Absagen etc.) wird mit dem P&I Bewer-

bermanagement digital durchgeführt und ermöglicht die direkte Erstellung von

Serienbriefen bzw. den Versand von E-Mails.

Für Unternehmen, die aufgrund ihrer Sicherheitsanforderungen keinen Direkt-

Zugriff über die Homepage auf die Datenbank und somit keine Freischaltung

wünschen, bietet das P&I Bewerbermanagement eine Alternative, die dem erhöh-

ten Sicherheitsanspruch entspricht: den offenen Zugriff auf die Bewerbungsmas-

ken ohne Direktzugriff auf das Webportal.

Zwischen die externe Web-Ausschreibung auf der Unternehmenswebsite und das

Webportal wird ein Webserver („Jobboard“) geschaltet. Der „Bewerben Sie sich

online“-Button verlinkt auf diesen externen, kleinen Server, der durch die P&I AG

beim Kunden aufgesetzt wird.

Auf dem externen Server werden die Daten in Bewerbungsmasken eingegeben

und als XML-Datei automatisch - oder bei Bedarf auch manuell - in die P&I Da-

tenbank importiert. Dort stehen sie für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.

Für die visuelle und funktionale Aufbereitung der Bewerbungsmasken bietet das

P&I Bewerbermanagement kreative Gestaltungsmöglichkeiten, u.a. diverse Sty-

lesheets für eine individuelle Design-Auswahl. Auch das Layout ist mit unter-

schiedlichen Einstellungen zu Farbe, Schrift etc. flexibel anpassbar. Weiter kön-

nen Masken für bestimmte Ausschreibungsgruppen (z.B. Auszubildende, Verwal-

tungspersonal, technisches Personal, medizinisches Personal etc.) oder sogar für

einzelne Stellen (Führungskräfte, Controller, Sachbearbeiter etc.) konfiguriert

werden. So können z.B. bei Ausschreibungen für einen Minijob oder einen Prak-

tikumsplatz nur die jeweils relevanten Felder für die Eingabe angezeigt werden.



Jobboard: mehr Gestaltungsvarianten für die Bewerbungsmaske

5 Summary

6 Abschließender Hinweis


5 Summary

Mit dem vorliegenden White Paper haben wir Ihnen einen Überblick über die in-

tegrierte HR-Software P&I LOGA/HCM vermittelt.

Ob als klassische Inhouse-Lösung, Application Service Providing (ASP), Mana-

ged Application Service (MAS) oder über HR-Service Partner als Business Pro-

cess Outsourcing (BPO): Das System unterstützt alle HR-Prozesse mit State-of-

the-Art Technologie und Funktionen, um einen nachhaltigen Erfolg in der Perso-

nalarbeit zu gewährleisten.

Die wesentlichen Vorteile für ein modernes HR-Management mit P&I LOGA/HCM

sind:

einheitliche redundanzfreie Datenhaltung

Integration durch modulübergreifende Funktionen und

Synchronisationen

Schnittstellen zu allen relevanten ERP-Systemen

international einsetzbar durch Multilingualität

maximaler Datenschutz

webbasierte dezentrale Personalarbeit

Effizienz durch Self-Service

Transparenz für Mitarbeiter und Vorgesetzte.

6 Abschließender Hinweis

Um einen umfassenden Eindruck der Software zu erhalten, vereinbaren wir gerne

mit Ihnen einen Präsentationstermin. Sprechen Sie uns an:

P&I Personal & Informatik AG

Frau Silvana Nies

Tel.: +49 (0) 611 7147-228

Fax: +49 (0) 611 7147-4228

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D-65205 Wiesbaden Donau-City-Straße 11 CH-8800 Thalwil

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