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ABSCHLAGS- UND SCHLUSSRECHNUNGEN MIT ORGAMAX ERSTELLEN

Inhalt

1 Einführung ....................................................................................................................................................... 1

2 Die Abschlagsdefinition ................................................................................................................................... 2

3 Erstellung der Schlussrechnung ...................................................................................................................... 7

4 Hilfestellung für die Arbeit mit Abschlags- und Schlussrechnungen .............................................................. 9

5 Finanzbuchhaltung und Statistiken zu Abschlags- und Schlussrechnungen ................................................. 11

1 Einführung

orgaMAX bietet die Möglichkeit, Abschlagszahlungen (oder auch Akontozahlungen) zu erstellen. Die Erstellung

der Abschlagsrechnung beginnt dabei immer im Auftrag, in dem Höhe und Anzahl der Abschläge definiert

werden. Später können dann daraus die einzelnen Abschlagsrechnungen und auch die Schlussrechnung

generiert werden.

Hinweis: Voraussetzung für die korrekte Darstellung der Abschlags- und Schlussrechnung ist die Nutzung einer

aktuellen Rechnungsvorlage. Nutzen Sie orgaMAX 11 mit den aktuellen Standardvorlagen, ist dies in jedem Fall

gegeben. Nur falls Sie Druckvorlagen nutzen, die vor der Version 10.00.00.132 erstellt wurden, so müssen die

aktuellen Standardvorlagen über unser Vorlagenportal Vorlagen-Online erneut heruntergeladen werden.

Hinweis: Haben Sie bereits eine Rechnung geschrieben, aus der Sie nachträglich eine Abschlags- oder auch

Schlussrechnung erstellen möchten, so ist dies im Nachhinein nicht möglich. Stornieren Sie diese Rechnung

gegeben falls, beginnen Sie mit einem neuen Auftrag und gehen Sie wie folgt vor:

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2 Die Abschlagsdefinition

Da die Abschlagsdefinitionen im Auftrag festgelegt werden müssen, begeben Sie sich zuerst in den Bereich

Verkauf -> Aufträge. Erstellen Sie hier wie gehabt zuerst einen Auftrag. Es gibt nun zwei Möglichkeiten, die

Abschlagsdefinition festzulegen. Zum einen, direkt am unteren Rand in der Druckansicht des Auftrags:

Zum anderen in der Übersicht aller Aufträge. Schließen Sie dazu den Auftrag und klicken Sie auf diesen mit der

rechten Maustaste, dann auf Abschlagsdefinitionen…:

Die zweite Variante über die Auftragsübersicht hat den Vorteil, dass Sie von dort direkt die einzelnen

Abschlagsrechnungen oder auch die Schlussrechnung erstellen können.

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Nun sehen Sie die Übersicht über die einzelnen Abschlagsdefinitionen zum Auftrag. Die Ansicht ist erst einmal

leer. Klicken Sie nun links unten auf Neu…, um die erste Abschlagsdefinition festzulegen:

In diesem Fenster können Sie nun den Nettobetrag des Abschlags eingeben. Unter Betrag durch Prozentwert

vom Auftrag ermitteln… können überdies Abschläge durch Eingabe eines Prozentwerts automatisch errechnet

werden. Die Beschreibung, die nachher im Ausdruck sichtbar ist, kann ebenfalls eingetragen werden.

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Ich werde zu Demonstrationszwecken einen Abschlag über 5.000 €, einen zweiten Abschlag über 2.000 € sowie

eine Schlussrechnung über den Restbetrag erstellen. Beginnen wir mit dem ersten Abschlag:

Bestätigen Sie die Eingabe mit OK, so befinden Sie sich erneut in der Übersicht der einzelnen Abschläge:

Mit Eingabe des ersten Abschlags haben Sie nun die Möglichkeit, weitere Abschläge zu definieren, die erste

Abschlagsrechnung und bei Bedarf die Schlussrechnung zu erstellen, oder auch die Bearbeitung später

fortzusetzen.

Hinweis: Die Schlussrechnung darf nicht separat definiert werden. Bevor Sie die Schlussrechnung erstellen

können, muss mindestens eine Abschlagsrechnung erstellt worden sein.

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Ich definiere durch Klick auf Neu… noch eine weitere Abschlagsrechnung über 2.000 € :

Schließen Sie das Fenster über OK:

Am unteren Rand des Bildschirms sehen Sie nun 1. Abschlagsrechnung erstellen…. Klicken Sie darauf, um

diese zu Erstellen.

Hinweis: Erhalten Sie nun einen Hinweis, dass Ihre Druckvorlage die Abschlagsrechnungen nicht unterstützt,

so laden Sie über Vorlagen-Online die aktuelle Standardvorlage Rechnung erneut herunter. Etwaige

Änderungen auf Ihrer bisherigen Rechnungsvorlage werden so eventuell überschrieben. Dies betrifft aber nur

die Nutzer, die mit älteren Druckvorlagen arbeiten.

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Die erste Abschlagsrechnung öffnet sich:

Schließen Sie diese wie gehabt. Möchten Sie die nächste Abschlagsrechnung (und eventuell im Anschluss die

Schlussrechnung) dazu nicht direkt erstellen, so können Sie das Fenster Abschlagsdefinitionen zum Auftrag…

und daraufhin den Auftrag schließen. Bei Bedarf können Sie die Abschlagsdefinitionen erneut über einen

Rechtsklick auf den Auftrag öffnen. Ich erstelle nun direkt die zweite Abschlagsrechnung:

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Erscheint folgende Meldung, so ist dies nur der Hinweis, dass eine der vorher erstellten Abschlagsrechnungen

noch nicht ausgedruckt wurde. Wollen Sie die vorherige Abschlagsrechnung erst drucken, so können Sie diesen

Hinweis mit Nein schließen und die Rechnung über die Rechnungsübersicht Verkauf -> Rechnungen drucken.

Bestätigen Sie diese Meldung ansonsten einfach mit Ja.

3 Erstellung der Schlussrechnung

Erst mit Erstellung der letzten Abschlagsrechnung können Sie die Schlussrechnung erstellen. In diesem Fall

habe ich zwei Abschläge definiert und daraus die Abschlagsrechnungen erstellt. In der Zwischenzeit hat der

Kunde die beiden Abschlagsrechnungen bezahlt. Diese Zahlungen wurden den Abschlagsrechnungen bereits

zugeordnet. In der Übersicht der Abschlagsdefinitionen wird nun (da alle vorherigen Abschlagsrechnungen

erstellt wurden), die Funktion Schlussrechnung erstellen sichtbar:

Klicken Sie jetzt auf Schlussrechnung erstellen.

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Auf der Schlussrechnung werden die bereits geleisteten Zahlungen zum Gesamtauftrag gelistet.

Falls also bereits Zahlungen zu diesem Vorgang eingegangen sind, ordnen Sie diese am besten vor Erstellung

der Schlussrechnung zu.

Die Schlussrechnung entspricht in dieser Form der Norm. Neben allen Positionen des Gesamtauftrags werden

unterhalb des Gesamtbetrags die einzelnen Abschlagsrechnungen mit den geleisteten Zahlungen aufgelistet,

darunter befindet sich die verbleibende Restforderung.

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4 Hilfestellung für die Arbeit mit Abschlags- und Schlussrechnungen

Alle Abschlagsrechnungen zum Auftrag auflisten

Möchten Sie ohne die Abschlagsdefinitionen des Auftrags öffnen zu müssen, alle Abschlagsrechnungen eines

Auftrags auf einen Blick sehen, so ist dies über den Detailbereich am unteren linken Bildschirmrand in der

Auftragsübersicht möglich. Öffnen Sie diesen durch einen Klick mit der linken Maustaste:

Unter dem Reiter Abschlagsrechnungen werden nun alle Abschlagsrechnungen sowie die Schlussrechnung

aufgelistet:

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Darstellung der Rechnungsart in der Auftrags-, Lieferschein und Rechnungsübersicht

In manchen Fällen ist es hilfreich, direkt in der Übersicht zu sehen, ob es sich um eine normale Rechnung, oder

um eine Abschlags- beziehungsweise Schlussrechnung handelt. Begeben Sie sich dazu in den Bereich Verkauf

und dort in die Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen. Klicken Sie dann oben in der Menüleiste auf Ansicht

und dann auf Spalten definieren…. Ein kleines Fenster Anpassen… wird sich öffnen. In der Auftragsübersicht

finden Sie hier das Feld Abrechnungsart, in den Lieferscheinen die Auftragsart und in der Rechnungsübersicht

die Rechnungsart. Klicken Sie jeweils mit der linken Maustaste auf dieses Feld und ziehen dieses mit

gedrückter linker Maustaste oben in die Spaltenüberschrift. Erscheinen zwei kleine grüne Pfeile, so lassen Sie

die Maustaste wieder los:

In dieser Spalte steht nun neben jedem Vorgang ein entsprechender Vermerk, sofern es sich um eine

Abschlags- oder Schlussrechnung handelt.

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5 Finanzbuchhaltung und Statistiken zu Abschlags- und Schlussrechnungen

Warum werden Abschlagsrechnungen nicht im Listen & Statistiken Bereich z.B. unter Umsatz sowie der

Finanzbuchhaltung / Fibu-Export / Steuer Formulare angezeigt.

Die Abschlagszahlungen werden erst nach Erstellung der Schlussrechnungen in den jeweiligen Bereichen

abgebildet. Bitte beachten Sie dass bei der SOLL-Versteuerung das Datum der Schlussrechnung und bei der

IST-Versteuerung immer das Datum der Zahlung zur jeweiligen Schlussrechnung ausschlaggebend ist.

Im folgenden Beispiel haben wir einen Auftrag im Wert von 50.000 € netto erstellt zudem es eine

Abschlagsrechnung von 20.000 € netto geben wird:

Der Allgemeinheit gegenüber wurde dieses Beispiel mit dem SKR03 Kontenrahmen erstellt.

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Sobald die Abschlagsrechnung erstellt wurde, wird die Summe der Abschlagsrechnung auf das Konto 1593 –

Verrechnungskonto Anzahlungen Debitor gebucht.

Hier ist zu beachten, dass Abschlagsrechnungen / Anzahlungen erst dann steuerlich verbucht werden sollen,

sobald die Zahlung eingegangen ist (Unabhängig von SOLL- und IST-Versteuerung).

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Da die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, wird die Steuer bzw. der Umsatz auf der

Umsatzsteuervoranmeldung nicht mit aufgeführt:

Erst mit Zahlung der Abschlagsrechnung muss die Steuer dem Finanzamt übermittelt werden.

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In diesem Fall wird die Zahlung über das Bankkonto (1200) durchgeführt.

Der offene Betrag von Konto 1593 – Verrechnungskonto Anzahlungen Debitor wird nun für die weitere

Verarbeitung aufgeteilt. 3.800 € für die Steuer und 20.000 € netto für das Konto 1718 - Erhaltene Anzahlung

19%.

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Der Buchungswert vom Konto 1718 - Erhaltene Anzahlung fallen jetzt in die Umsatzsteuervoranmeldung ein:

In diesem Moment wurde noch nicht auf das Umsatzkonto 8400 – Erlöse 19% gebucht. Dieses Konto wird erst

mit der Schlussrechnung gebucht.

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Die Schlussrechnung wird jetzt im Folgemonat (Dezember) erstellt.

Bei Erstellung der Schlussrechnungen wird der Betrag der Anzahlung vom Konto 1718 - Erhaltene Anzahlung

auf das Erlöskonto 8400 – Erlöse 19% gebucht. Die Steuer wird entsprechend gegengebucht:

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Sobald im Monat Dezember eine Umsatzsteuervoranmeldung aus orgaMAX erstellt wird, werden die

Anzahlungen dem Erlöskonto gegengebucht, sodass die Differenz / die Steuer der Schlussrechnung dem

Finanzamt korrekt zur Verfügung gestellt wird.