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aconso Client mit Scan ModulBenutzerhandbuch

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Inhalt1. Zum vorliegenden Handbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5

2. Überblick über den aconso Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6

3. Basisfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7

3.1. Anmeldung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7

3.2. Zertifikat prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7

3.3. Abmeldung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8

3.4. Passwort ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8

3.5. Verbindungsparameter festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9

3.6. Rolle wechseln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9

3.7. PDF-Ansicht ausblenden/einblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10

3.8. Anzeigeoptionen festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10

3.9. Versionsinformationen anzeigen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11

4. Dokumente importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12

4.1. Status der importierten Dokumente anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12

4.2. Anzahl der importierten Dokumente anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14

4.3. Dokumente per Drag-and-Drop importieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15

4.4. E-Mails und Anhänge per Drag-and-Drop importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15

4.5. Dokumente über Menüleiste importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  16

4.6. Dokumente über Schnellimport importieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  16

4.7. E-Mails und Anhänge über Schnellimport importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17

4.8. Dokumente aus dem Dateisystem importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18

5. Dokumente nach dem Import bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19

5.1. Details anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19

5.2. Dokumente umbenennen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19

5.3. Dokumente löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19

6. Dokumente attribuieren und archivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20

6.1. Dokumente manuell attribuieren und archivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20

6.2. Dokumente in eigenen Ablagekorb archivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21

6.3. E-Mails und Anhänge in eigenen Ablagekorb archivieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21

6.4. Dokumente in Gruppenablagekorb archivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22

6.5. E-Mails und Anhänge in Gruppenablagekorb archivieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22

6.6. Archivierung wiederholen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22

7. Scan Modul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24

7.1. Scanszenarien und ihre Bedeutung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24

7.2. Scan Modul starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25

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7.3. Version anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25

7.4. Barcode-Szenario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26

7.5. Freies Scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29

7.6. Dateien per Drag-and-Drop importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31

7.7. Dateien aus dem Dateisystem importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32

7.8. Seiten nach dem Scannen bearbeiten - Erklärung der Symbole. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32

8. Zusatzmodule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34

8.1. Späte Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34

8.2. Gescannte Dokumente zuordnen und ablegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35

8.3. OCR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  36

9. Glossar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37

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Originalsprache

Copyright © 2019 aconso AG

Alle Rechte vorbehalten.

Nachdruck, Verbreitung in jeglicher Form, Aufnahme in Online-Dienste und Internet sowie

Vervielfältigung auf Datenträgern darf, auch auszugsweise oder in abgeänderter Form, nur mit

vorheriger schriftlicher Genehmigung der aconso AG erfolgen.

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Theresienhöhe 28

80339 München

Deutschland

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1. Zum vorliegenden HandbuchDas vorliegende Handbuch beschreibt die Bedienung der Applikation aconso Client 1.60.17 mit Scan

Modul 2.1.0.15.

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2. Überblick über den aconso ClientDer aconso Client ermöglicht den Import verschiedener Dokumentformate in die aconso Digitale

Personalakte. Die Dokumente können aus einem lokalen Verzeichnis oder per Drag-and-Drop aus

einer unterstützten Anwendung in den Client importiert werden. Wenn Dokumente nicht im PDF-

Format vorliegen, werden sie durch den Client konvertiert. Anschließend kann der Benutzer das

Dokument in der integrierten PDF-Vorschau überprüfen.

Der Benutzer kann den Ablageort (Register und Dokumentart) eines oder mehrerer Dokumente

festlegen, die Akte bestimmen, in der das Dokument abgelegt werden soll, und bereits eine

grundlegende Dokumentattribuierung vornehmen. Die Dokumente werden über eine gesicherte

HTTPS-Verbindung an den aconso-Server gesendet. Dieser prüft die Dokumente auf Kompatibilität.

Wenn ein Dokument nicht kompatibel ist, nimmt der Client automatisch eine lokale Konvertierung

vor und wiederholt die Dokumentarchivierung.

Dokumente können vollständig attribuiert oder in den eigenen Ablagekorb oder den

Gruppenablagekorb verschoben und später bearbeitet werden. Alle internen Archivierungsvorgänge

laufen im Hintergrund, so dass der Benutzer mit weiteren Dokumentimporten fortfahren kann. Das

Dokument ist nach der erfolgreichen Archivierung in der Digitalen Personalakte verfügbar.

Als Importformate werden neben Microsoft-Office-Dokumenten verschiedene Bildformate

unterstützt. Zusätzlich ermöglicht der Client die Drag-and-Drop-Archivierung einzelner E-Mails und

ihrer Anhänge aus Microsoft Outlook.

Neben dem regulären Drag-and-Drop-Import können auch PDF-fähige Scanner oder PDF-Drucker

genutzt werden, um Dokumente, die nicht in digitaler Form vorliegen, sowie nicht explizit

unterstützte Formate über den Client in der Digitalen Personalakte zu verwenden.

Zur Erweiterung des aconso Client steht das Scan Modul zur Verfügung. Es ist ein zusätzliches Modul,

das nicht standardmäßig zum aconso Client gehört. Mithilfe des Scan Moduls können Dokumente am

Arbeitsplatzscanner gescannt und direkt im aconso Client verarbeitet werden. Das Modul unterstützt

sämtliche Auflösungen und Formate und stellt in Kombination mit dem aconso Client eine vollwertige

Scan Software dar. Die integrierte Barcodeerkennung ermöglicht außerdem die automatisierte

Zuordnung eines Dokuments zum Mitarbeiter.

Das Scan Modul unterstützt eine Vielzahl von Arbeitsplatzscannern. Darüber hinaus ermöglicht die

integrierte Texterkennung mittels OCR die Textsuche innerhalb der aconso Digitalen Personalakte.

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3. BasisfunktionenDer folgende Abschnitt beschreibt die Basisfunktionen der Applikation aconso Client mit Scan Modul.

3.1. Anmeldung

Um sich an der Applikations-Plattform anzumelden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie die Applikations-Plattform.

2. Geben Sie im Eingabefeld Benutzername Ihren Benutzernamen ein.

3. Geben Sie im Eingabefeld Passwort Ihr Passwort ein.

4. Legen Sie gegebenenfalls die Verbindungsoptionen fest.

5. Klicken Sie auf Anmelden.

Wenn Sie Ihre Zugangsdaten dreimal falsch eingeben (die Anzahl kann der Administrator

festlegen), wird Ihr Benutzerkonto gesperrt. Wenden Sie sich an die Systemadministration, damit

sie Ihr Benutzerkonto wieder freischaltet und Ihnen ein neues Kennwort zuweist.

Wenn Sie sich das erste Mal am System anmelden oder wenn Ihr Passwort abgelaufen ist, fordert

das System Sie auf, das Passwort zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Passwort

ändern.

Zusätzlich sind kundenindividuelle Anmeldeverfahren (z.B. über LDAP) möglich.

Wenn Ihnen mehrere Anmeldeverfahren zur Verfügung stehen, wählen Sie das

gewünschte Anmeldeverfahren im Drop-Down-Menü Authentifizierung.

Anmeldung über Single Sign On (SSO)

aconso unterstützt die Anmeldung über Single Sign On (z.B. SES, Kerberos).

Um sich per Single Sign On anzumelden, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Klicken Sie im Eingabefenster auf WebLogin.

Ein Fenster öffnet und schließt sich.

3.2. Zertifikat prüfen

Um die Kommunikation zwischen dem aufrufenden Client-PC und dem aconso-Server abzusichern,

wird bei der Eingabe der Anmeldedaten geprüft, ob auf dem Server ein gültiges Zertifikat hinterlegt

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ist. Wenn das Zertifikat ungültig ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt, dass keine SSL-/TLS-

Verbindung aufgebaut werden kann. Wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihren Administrator.

3.3. Abmeldung

Um sich von der Applikations-Plattform abzumelden, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Um Ihre aktuelle Sitzung zu schließen, klicken Sie in der Menüleiste auf Sitzung und dann auf

Beenden.

Um sich vom Scan Modul abzumelden, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Um Ihre aktuelle Sitzung zu schließen, klicken Sie in der Menüleiste auf Sitzung und dann auf

Abmelden.

Sie sind vom Scan Modul abgemeldet, aber weiter auf der aconso-Client-Applikations-Plattform

angemeldet.

Damit die Anwendung ordnungsgemäß geschlossen wird, beenden Sie aus

Sicherheitsgründen immer explizit die aconso-Client-Applikations-Plattform.

Sie können gleichzeitig zur aconso-Client-Applikations-Plattform und zur aconso

-Applikations-Plattform über die Weboberfläche angemeldet sein. So können Sie

beispielsweise, wenn Sie über den Client Dokumente in den eigenen Ablagekorb

archiviert haben, das Ergebnis in der Applikation aconso Digitale Personalakte

sehen.

3.4. Passwort ändern

Wenn Sie sich das erste Mal am System anmelden oder wenn Ihr bisheriges Kennwort abgelaufen ist,

müssen Sie Ihr Kennwort ändern.

Um das Kennwort zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie die Applikations-Plattform.

2. Geben Sie im Eingabefeld Benutzername Ihren Benutzernamen ein.

3. Geben Sie im Eingabefeld Passwort Ihr Passwort ein.

4. Klicken Sie auf Anmelden.

Das System zeigt das Eingabefenster zur Änderung des Passworts.

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5. Geben Sie Ihr altes Passwort ein.

6. Geben Sie Ihr neues Passwort ein und wiederholen Sie die Eingabe im Feld Neues Passwort

wiederholen.

Welchen Kriterien Ihr Passwort entsprechen muss, ist kundenindividuell und wird im Fenster

Passwort ändern angezeigt.

7. Klicken Sie auf OK.

3.5. Verbindungsparameter festlegen

Wenn Sie mit mehreren aconso-Systemen arbeiten, können Sie Ihr aktuelles Verbindungsprofil als

Verknüpfung speichern. Sie legen damit fest, zu welchem Server und Mandanten Sie beim Starten

des aconso Client automatisch verbunden werden. Wenn Sie nur mit einem System arbeiten, werden

die letzten Verbindungsdaten automatisch gespeichert.

Um die Verbindungsparameter festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Eingabefenster für die Anmeldung zur Applikations-Plattform auf .

2. Wählen Sie den Ablageort, an dem die Verknüpfung erstellt werden soll.

3. Geben Sie einen Namen für die Datei ein und klicken Sie auf Speichern.

Die Verknüpfung wird erstellt.

4. Starten Sie den Link, um die Verbindung herzustellen.

3.6. Rolle wechseln

Wenn Sie in der Applikation aconso Client für verschiedene Rollen berechtigt sind, wählen Sie die

gewünschte Rolle.

Um eine Rolle zu wählen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Sitzung und dann auf Rolle wechseln.

2. Wählen Sie die gewünschte Rolle.

3. Klicken Sie auf OK.

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3.7. PDF-Ansicht ausblenden/einblenden

Sie können die PDF-Ansicht ausblenden, sodass nur die Dokumentliste des aconso Client zu sehen ist.

Um die PDF-Ansicht aus- bzw. wieder einzublenden, haben Sie folgende Möglichkeiten:

▪ Klicken Sie in der Menüleiste auf Ansicht und dann auf Dokumentliste.

▪ Klicken Sie links unten im Applikationsfenster auf .

3.8. Anzeigeoptionen festlegen

Sie können im aconso Client verschiedene Anzeigeoptionen wählen.

▪ Schnellimport nach Login anzeigen

Das Fenster für den Schnellimport wird sofort nach dem Starten der Applikations-Plattform

angezeigt.

▪ Lokale Kopie nach erfolgreicher Archivierung löschen

Das Dokument wird nach der Archivierung nicht mehr in der Dokumentliste angezeigt.

▪ Hauptfenster nach Schnellimport anzeigen

Das Dokument wird nach dem Import im Hauptfenster des aconso Client angezeigt.

▪ Erweiterte Dokumentattribute anzeigen

Sie legen bei der Archivierung nicht nur Ablageort und Mitarbeiter fest, sondern weitere

Attribute. Das entsprechende Fenster zum Attribuieren wird angezeigt.

▪ Schließen des Hauptfensters verlässt Anwendung

Wenn Sie das Hauptfenster schließen und auf klicken, wird auch die Anwendung geschlossen.

Standardmäßig bleibt beim Schließen des Hauptfensters die Anwendung geöffnet. Das Client-

Symbol ist in der Taskleiste angezeigt.

Um die Anzeigeoption zu wählen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras und dann auf Optionen.

Das Fenster Optionen wird angezeigt.

2. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

3. Klicken Sie auf OK.

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Siehe auch

Dokumente über Schnellimport importieren

Dokumente manuell attribuieren und archivieren

3.9. Versionsinformationen anzeigen

Um Informationen zur Version des aconso Client anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras und dann auf Versionsinformationen.

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4. Dokumente importierenDokumente können im aconso Client auf unterschiedliche Weise importiert werden. Voraussetzung

ist, dass die zu importierenden Dokumente in Form von Dateien wie beispielsweise Textdokumenten

oder E-Mails in Microsoft Outlook vorliegen.

Der aconso Client unterstützt den Import von Dokumenten ab Microsoft Office 2010.

Folgende Formate können importiert werden:

• PDF (ab Client-Version 1.0.0)

• DOC/DOCX/ODT/RTF/TXT (ab Client-Version 1.0.0)

• XLS/XLSX/ODS (ab Client-Version 1.0.0)

• PPT/PPTX/ODP (ab Client-Version 1.0.0)

• HTML (ab Client-Version 1.0.0)

• E-Mails im Format MSG (ab Client-Version 1.0.0)

• ZIP (ab Client-Version 1.0.0)

• JPG/PNG/TIFF (single- und multipage)/BMP (ab Client-Version 1.27.1)

4.1. Status der importierten Dokumente anzeigen

In der Dokumentliste des aconso Client wird der Status der importierten Dokumente angezeigt. Die

Dokumente werden unmittelbar nach dem Import als Previews angezeigt.

Je nach Dateiformat, Status und Konfiguration der Anwendung haben die Dokumente

unterschiedliche Icons.

Das Dokument wurde importiert, jedoch noch nicht weiter bearbeitet, attribuiert usw.

Für das Dokument wurde ein Ablageort festgelegt, es wurde jedoch noch keinem Mitarbeiter

zugeordnet. Die Archivierung ist noch nicht erfolgt.

Für das Dokument wurde ein Ablageort festgelegt, und es wurde einem Mitarbeiter zugeordnet.

Die Archivierung ist noch nicht erfolgt.

Für das Dokument wurden Ablageort und Attribute festgelegt. Die Archivierung ist noch nicht

erfolgt.

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Das Dokument befindet sich in der Übertragung.

Für das Dokument wurden Ablageort, Mitarbeiter und Attribute festgelegt. Es wurde erfolgreich

archiviert, beispielsweise in den eigenen oder einen Gruppenablagekorb.

Bei der Übertragung des Dokuments ist ein Fehler aufgetreten (Beispiel: Zeitüberschreitung)

oder das Dokument konnte nicht zugeordnet werden (Beispiel: fehlerhafte Personalnummer).

Für ein archiviertes Dokument wird das Icon nur angezeigt, wenn Sie nicht die

Anzeigeoption Lokale Kopie nach erfolgreicher Archivierung löschen aktiviert

haben. Wenn Sie die Anzeigeoption festgelegt und alle Ihre Dokumente erfolgreich

archiviert haben, ist die Dokumentliste leer. Weitere Informationen finden Sie unter

Anzeigeoptionen festlegen.

Wenn Sie die Anwendung beenden und erneut starten, werden die Icons im angepassten Design

(keine Previews) angezeigt.

PDF-Dokumente in der Miniaturvorschau anzeigen

Mithilfe des Acrobat DC und Acrobat Reader DC können Sie für PDF-Dokumente eine

Miniaturvorschau anzeigen.

Um die Einstellung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Acrobat DC oder Acrobat Reader DC in der Menüleiste auf Bearbeiten und dann

auf Einstellungen.

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2. Wählen Sie die Kategorie Allgemein.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen PDF-Miniaturvorschau im Windows Explorer aktivieren.

4. Klicken Sie auf OK.

Im Acrobat Reader DC wird die Sicherheitsabfrage angezeigt, ob die Funktion zur aktuellen

Installation hinzugefügt werden soll. Klicken Sie auf Ja.

Unter Acrobat XI und Reader XI werden Miniaturansichten von PDF-Dateien auf 32-

Bit-Windows-Systemen automatisch im Windows Explorer angezeigt. Auf 64-Bit-

Windows-Systemen wird diese Funktion nicht unterstützt.

Wenn das Kontrollkästchen PDF-Miniaturvorschau in Windows Explorer

aktivieren nicht angezeigt wird, aktualisieren Sie Acrobat DC oder Acrobat Reader

DC auf die neueste Version.

Datum zum importierten Dokument anzeigen

Zu jedem importierten Dokument wird das Datum angezeigt. Je nach Dateiformat ist dies das

Erstelldatum oder das Datum, an dem das Dokument zuletzt geändert wurde.

▪ Word, Excel, Powerpoint: Datum der letzten Änderung

▪ PDF, Images, Dateien aus Microsoft Outlook, Zip-Dateien: Erstelldatum

4.2. Anzahl der importierten Dokumente anzeigen

In der Dokumentliste des aconso Client wird die Anzahl der importierten Dokumente angezeigt.

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4.3. Dokumente per Drag-and-Drop importieren

Dateien können vom Desktop oder aus einer kompatiblen Anwendung direkt in die Dokumentliste

auf der rechten Seite des Client gezogen werden.

Um Dokumente per Drag-and-Drop zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Markieren Sie die Datei, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Datei in die

Dokumentliste des Client.

Das Dokument wird in der Vorschau angezeigt und ist in der Dokumentliste verfügbar.

Der Client konvertiert das Dokument automatisch.

Sie können auch Zip-Dateien per Drag-and-Drop in die Dokumentliste ziehen. Die einzelnen

Dokumente werden in der Dokumentliste angezeigt.

4.4. E-Mails und Anhänge per Drag-and-Drop importieren

Mit dem aconso Client können Sie E-Mails und deren Anhänge importieren.

Um eine E-Mail sowie deren Anhänge zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Markieren Sie die E-Mail, die Sie importieren wollen, halten Sie die Maustaste gedrückt und

ziehen Sie die E-Mail in die Dokumentliste des Client.

Die E-Mail und deren Anhänge werden in der Vorschau angezeigt und sind in der Dokumentliste

verfügbar.

Der Client konvertiert die E-Mail und deren Anhänge automatisch.

E-Mails, die im Ordner Posteingang stehen oder ursprünglich aus dem Ordner Posteingang

stammen, werden vom aconso Client mit Kopfzeilen in die Dokumentliste importiert.

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Wenn Sie eine E-Mail aus einem anderen Ordner importieren und die Kopfzeile dazu anzeigen lassen

wollen, ziehen Sie nur eine E-Mail in den Client.

Sie können mehrere E-Mails in einem Arbeitsschritt importieren. Markieren Sie dazu

die gewünschten E-Mails und ziehen Sie sie in die Dokumentliste des Client.

Sie können auch nur die Anhänge einer E-Mail importieren. Markieren Sie dazu die

gewünschten Anhänge und ziehen Sie sie in die Dokumentliste des Client.

4.5. Dokumente über Menüleiste importieren

Sie können ein Dokument direkt über die Menüleiste des Client importieren, ohne diesen zu

verlassen.

Um ein Dokument über die Menüleiste zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Sitzung und dann auf Dokument importieren.

Das Fenster Datei importieren wird angezeigt.

2. Wählen Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf Öffnen.

Das Dokument wird in der Vorschau angezeigt und ist in der Dokumentliste verfügbar.

4.6. Dokumente über Schnellimport importieren

Der Schnellimport ermöglicht Ihnen, Dokumente in den Client zu importieren, ohne Ihre aktuelle

Anwendung zu verlassen. Die Dokumente werden importiert.

Um ein Dokument über den Schnellimport zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Um das Fenster für den Schnellimport anzuzeigen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Klicken Sie in der Menüleiste auf Ansicht und dann auf Schnellimport.

Klicken Sie in der Taskleiste im Infobereich mit der rechten Maustaste auf das Client-Symbol und

dann auf Schnelles Importieren.

Das Fenster Dokumentenimport wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf oder , um den Ort zu wählen, an dem das Dokument abgelegt werden soll.

Sie können das Dokument in den eigenen Ablagekorb oder in den Gruppenablagekorb

archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente in eigenen Ablagekorb

archivieren bzw. Dokumente in Gruppenablagekorb archivieren.

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3. Markieren Sie die Datei, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Datei in das Fenster

für den Schnellimport.

Wenn Sie einen Ablagekorb als Ablageort gewählt haben, wird das Dokument ohne weitere

Abfrage übermittelt und im gewünschten Ablagekorb angezeigt.

Wenn Sie die Akte eines Mitarbeiters als Ablageort gewählt haben, wird das Dokument in der

Vorschau angezeigt und ist in der Dokumentliste verfügbar.

4.7. E-Mails und Anhänge über Schnellimport importieren

Der Schnellimport ermöglicht Ihnen, E-Mails und Anhänge in den Client zu importieren, ohne Ihre

aktuelle Anwendung zu verlassen. Die E-Mails und Anhänge werden importiert.

Um eine E-Mail und Anhänge über den Schnellimport zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Um das Fenster für den Schnellimport anzuzeigen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Klicken Sie in der Menüleiste auf Ansicht und dann auf Schnellimport.

Klicken Sie in der Taskleiste im Infobereich mit der rechten Maustaste auf das Client-Symbol und

dann auf Schnelles Importieren.

Das Fenster Dokumentenimport wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf oder , um den Ort zu wählen, an dem die E-Mail und Anhänge abgelegt

werden sollen.

Sie können die E-Mail und Anhänge in den eigenen Ablagekorb oder in den Gruppenablagekorb

archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mails und Anhänge in eigenen Ablagekorb

archivieren bzw. E-Mails und Anhänge in Gruppenablagekorb archivieren.

3. Markieren Sie die E-Mail, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Datei in das

Fenster für den Schnellimport.

Wenn Sie einen Ablagekorb als Ablageort gewählt haben, wird die E-Mail ohne weitere Abfrage

übermittelt und im gewünschten Ablagekorb angezeigt.

Wenn Sie die Akte eines Mitarbeiters als Ablageort gewählt haben, wird die E-Mail in der

Vorschau angezeigt und ist in der Dokumentliste verfügbar.

Der Client konvertiert die E-Mail und deren Anhänge automatisch.

E-Mails, die im Ordner Posteingang stehen oder ursprünglich aus dem Ordner Posteingang

stammen, werden vom aconso Client mit Kopfzeilen in die Dokumentliste importiert. Wenn Sie

eine E-Mail aus einem anderen Ordner importieren und die Kopfzeile dazu anzeigen lassen

wollen, ziehen Sie nur eine E-Mail in den Client.

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Sie können mehrere E-Mails in einem Arbeitsschritt in den Client importieren.

Markieren Sie dazu die gewünschten E-Mails und ziehen Sie sie in das Fenster für

den Schnellimport.

Sie können auch nur die Anhänge einer E-Mail importieren. Markieren Sie dazu die

gewünschten Anhänge und ziehen Sie sie in das Fenster für den Schnellimport.

4.8. Dokumente aus dem Dateisystem importieren

Bei der Installation des Client wird ein Importverzeichnis auf dem Dateisystem angelegt. Dadurch

kann Software an den Client angebunden werden wie beipielsweise PDF-fähige Scanner.

Ab Windows 7 finden Sie das Importverzeichnis in der Regel unter

%USERPROFILE%\documents\aconso\import.

Sie können das Importverzeichnis ändern, indem Sie die Umgebungsvariable ACONSOPATH

definieren.

Ab der Version 1.47.1 kann in der Umgebungsvariable ACONSOPATH zusätzlich das Pattern

%USERNAME% verwendet werden. Der aktuelle Benutzername kann so in den Pfad eingebunden

werden.

Beispiel: In der Umgebungsvariable "ACONSOPATH" wird als Benutzername "abc" verwendet.

Umgebungsvariable ACONSOPATH:

C:\Users\%USERNAME%\aconso\

Verwendung des Benutzernamens "abc":

C:\Users\abc\aconso\import\

C:\Users\abc\aconso\import\inwork\

C:\Users\abc\aconso\import\done\

C:\Users\abc\aconso\documents\

Um ein Dokument aus dem Dateisystem zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Kopieren Sie das Dokument in den Import-Ordner.

Das Dokument wird in der Vorschau angezeigt und ist in der Dokumentliste verfügbar.

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5. Dokumente nach dem Import bearbeitenNachdem Sie Dokumente in den aconso Client importiert haben, können Sie verschiedene

Funktionen zum Anzeigen eines Dokuments nutzen. Sie können beispielsweise durch die Seiten eines

Dokuments navigieren, die Ansicht vergrößern oder verkleinern sowie eine Kopie des Dokuments

speichern oder es drucken.

5.1. Details anzeigen

Sie können für ein importiertes Dokument Informationen anzeigen, beispielsweise ob es bereits

archiviert wurde, wo es abgelegt und welchem Mitarbeiter es zugeordnet wurde.

Um Informationen zu einem Dokument anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Rechtsklicken Sie in der Dokumentliste für das gewünschte Dokument auf Details.

5.2. Dokumente umbenennen

Sie können Dokumente nach dem Import umbenennen. Die neue Bezeichnung wird mit an den

Server übermittelt.

Um ein Dokument umzubenennen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rechtsklicken Sie in der Dokumentliste für das gewünschte Dokument auf Umbenennen.

2. Geben Sie einen anderen Namen für das Dokument ein und betätigen Sie die Return-Taste.

5.3. Dokumente löschen

Sie können Dokumente nach dem Import aus der Dokumentliste löschen.

Um ein Dokument zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rechtsklicken Sie in der Dokumentliste für das gewünschte Dokument auf Löschen.

Die Sicherheitsabfrage zum Löschen des Dokuments wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf Ja.

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6. Dokumente attribuieren und archivierenDer Client unterstützt verschiedene Attribuierungsmethoden und Archivierungswege.

6.1. Dokumente manuell attribuieren und archivieren

Sie können bei der manuellen Attribuierung den Ablageort (Archivbereich, Register und

Dokumentart), den Mitarbeiter sowie weitere Dokumentattribute festlegen.

Um ein Dokument manuell zu attribuieren und zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rechtsklicken Sie in der Dokumentliste für das gewünschte Dokument auf Attribuieren und

Archivieren.

Das Fenster Ablage wird angezeigt.

2. Wählen Sie den Ort, an dem das Dokument abgelegt werden soll.

Ihnen steht die reguläre Archivstruktur zur Verfügung. Einschränkungen entstehen lediglich

durch Rollenberechtigungen und die Definition der Archivstruktur.

Aktendeckel werden nicht unterstützt.

3. Klicken Sie auf Auswählen.

Es wird eine Abfrage an den Server gestellt, welche Stammdatensätze zur Verfügung stehen.

Das Fenster Stammdatensatz auswählen wird angezeigt.

4. Geben Sie die Suchkriterien für den Stammdatensatz ein und klicken Sie auf Suchen.

Das Ergebnis der Suche wird angezeigt.

5. Markieren Sie den gewünschten Stammdatensatz. Wenn die Suche nur einen Treffer ergeben

hat, ist der Stammdatensatz markiert.

6. Klicken Sie auf Auswählen.

Das Fenster Attribuieren wird angezeigt.

7. Legen Sie die gewünschten Attribute fest. Welche Attribute Sie festlegen können, ist

kundenindividuell. Wenn Sie ein Löschdatum für das Dokument festlegen, darf dies nicht in der

Vergangenheit liegen.

Je nach Konfiguration werden Ihnen die Fenster zum Auswählen des Stammdatensatzes und zum

Festlegen der Attribute in umgekehrter Reihenfolge angezeigt.

▪ Wenn Sie auf Archivieren klicken, wird das Dokument archiviert.

Je nach festgelegter Anzeigeoption ist das Dokument entweder in der Dokumentliste mit

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einem grünen Haken markiert oder es wird nach erfolgreicher Archivierung nicht mehr in der

Dokumentliste angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigeoptionen festlegen.

▪ Wenn Sie auf Speichern klicken, werden die Festlegungen gespeichert und das Dokument als

einem Mitarbeiter zugeordnet in der Dokumentliste angezeigt. Sie können das Dokument

attribuiert in einen Gruppenablagekorb verschieben.

▪ Wenn Sie auf Abbrechen klicken, werden die Festlegungen nicht gespeichert und das

Dokument als einem Mitarbeiter zugeordnet in der Dokumentliste angezeigt. Sie können die

Attribuierung zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen.

Neben der beschriebenen Stammdatensatz-Suche bzw. Live-Suche oder Online-

Suche gibt es die Kompaktsuche mit Volltextfilter (Offline-Suche). Sie erfolgt beim

Start der Applikation. Bei der Kompaktsuche werden nur die Stammdatensätze aus

der aconso Digitalen Personalakte heruntergeladen und durchsucht.

Welche Suche Ihnen zur Verfügung steht, ist kundenindividuell.

6.2. Dokumente in eigenen Ablagekorb archivieren

Sie können über den aconso Client ein Dokument in Ihren eigenen Ablagekorb archivieren. Ob Sie

diese Möglichkeit nutzen können, hängt von Ihrer Berechtigung ab.

Um ein Dokument in den eigenen Ablagekorb zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Rechtsklicken Sie in der Dokumentliste für das gewünschte Dokument auf Eigener Ablagekorb.

Das Dokument wird ohne weitere Abfrage übermittelt und im eigenen Ablagekorb angezeigt.

Sie können das Dokument auch über den Schnellimport in den eigenen Ablagekorb archivieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente über Schnellimport importieren.

6.3. E-Mails und Anhänge in eigenen Ablagekorb archivieren

Sie können über den aconso Client E-Mails und Anhänge in Ihren eigenen Ablagekorb archivieren. Ob

Sie diese Möglichkeit nutzen können, hängt von Ihrer Berechtigung ab.

Um eine E-Mail und Anhänge in den eigenen Ablagekorb zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Rechtsklicken Sie in der Dokumentliste für die gewünschte E-Mail bzw. die gewünschten Anhänge

auf Eigener Ablagekorb.

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Die E-Mail und Anhänge werden ohne weitere Abfrage übermittelt und im eigenen Ablagekorb

angezeigt.

Sie können E-Mails und Anhänge auch über den Schnellimport in den eigenen Ablagekorb

archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mails und Anhänge über Schnellimport

importieren.

6.4. Dokumente in Gruppenablagekorb archivieren

Sie können über den aconso Client ein Dokument auch in den Gruppenablagekorb archivieren. Ob

Sie diese Möglichkeit nutzen können, hängt von Ihrer Berechtigung ab.

Um ein Dokument in den Gruppenablagekorb zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Rechtsklicken Sie in der Dokumentliste für das gewünschte Dokument auf den gewünschten

Gruppenablagekorb.

Das Dokument wird ohne weitere Abfrage übermittelt und im Gruppenablagekorb angezeigt.

Sie können das Dokument auch über den Schnellimport in den Gruppenablagekorb archivieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente über Schnellimport importieren.

6.5. E-Mails und Anhänge in Gruppenablagekorb archivieren

Sie können über den aconso Client E-Mails und Anhänge auch in den Gruppenablagekorb

archivieren. Ob Sie diese Möglichkeit nutzen können, hängt von Ihrer Berechtigung ab.

Um eine E-Mail und Anhänge in den Gruppenablagekorb zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Rechtsklicken Sie in der Dokumentliste für die gewünschte E-Mail bzw. die gewünschten Anhänge

auf den gewünschten Gruppenablagekorb.

Die E-Mail und Anhänge werden ohne weitere Abfrage übermittelt und im Gruppenablagekorb

angezeigt.

Sie können E-Mails und Anhänge auch über den Schnellimport in den Gruppenablagekorb

archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mails und Anhänge über Schnellimport

importieren.

6.6. Archivierung wiederholen

Wenn Sie nach der Archivierung eines Dokuments sofort ein weiteres archivieren und am selben Ort

ablegen wollen, können Sie die Archivierung beim neuen Dokument wiederholen.

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Wenn das vorherige Dokument in den eigenen oder den Gruppenablagekorb archiviert wurde, legt

der aconso Client bei der Wiederholung der Archivierung das neue Dokument ohne weitere Abfrage

am selben Ort ab.

Wurden bei der Archivierung des vorherigen Dokuments Attribute vergeben, ist bei der Archivierung

des neuen Dokuments die zuvor gewählte Archivstruktur voreingestellt. Sie können für das

Dokument entweder dieselben Attribute wählen oder andere.

Um eine Archivierung zu wiederholen, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Rechtsklicken Sie in der Dokumentliste für das gewünschte Dokument auf Archivierung

wiederholen.

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7. Scan ModulJe nach Konfiguration unterstützt Sie das Scan Modul beim Scannen und/oder Importieren von

Dokumenten in die aconso Digitale Personalakte.

Sie können mithilfe des Scan Moduls:

▪ Dokumente scannen

▪ Dateien per Drag-and-Drop importieren

▪ Dateien aus dem Dateisystem importieren

7.1. Scanszenarien und ihre Bedeutung

Wenn Ihnen die Funktion zum Scannen von Dokumenten zur Verfügung steht, können Sie je nach

Konfiguration zwischen verschiedenen Scanszenarien wählen. Sie können beispielsweise Dokumente

anhand Ihrer Barcodes voneinander trennen und ablegen (Barcode Szenario) oder die Trennung

von Dokumenten selbst festlegen (Freies Scannen). Sie können auch Patchcode-Seiten als

Trennmethode verwenden (Patchcode Szenario). Dazu drucken Sie Patchcode-Seiten aus und

scannen sie zusammen mit den eigentlichen Dokumenten. Das Scan Modul erkennt anhand der

Patchcode-Seiten, wann ein Dokument beginnt und endet.

Je nach Konfiguration steht Ihnen auch ein Barcode Szenario zur Verfügung, bei dem der Barcode

den Namen des Archivbereichs enthält und somit die direkte Ablage in diesen Archivbereich

ermöglicht. Wenn Sie dieses Szenario wählen, wird der Barcode ausgelesen und das Dokument in

den im Barcode angegebenen Archivbereich verschoben.

Die Bezeichnungen der Ihnen zur Verfügung stehenden Scanszenarien sind kundenindividuell.

Das Scanszenario wählen Sie in der Menüleiste des aconso Client. Das Scanszenario wird im

Arbeitsfenster des Scan Moduls angezeigt.

Siehe auch

Barcode-Szenario

Freies Scannen

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7.2. Scan Modul starten

Um das Scan Modul zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Klicken Sie in der Menüleiste der Applikation aconso Client auf Scanszenarien und dann auf das

gewünschte Szenario.

Wenn Ihnen das Barcode Szenario zur Verfügung steht, wählen Sie je nach Konfiguration direkt

das Szenario oder einen Archivbereich und darunter das Barcode Szenario.

Das Fenster aconso Scan Modul wird angezeigt.

Siehe auch

Scanszenarien und ihre Bedeutung

7.3. Version anzeigen

Um die Version des Scan Moduls anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

▪ Klicken Sie in der Menüleiste auf Hilfe und dann auf Info.

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7.4. Barcode-Szenario

Sie können Dokumente, die mit einem Barcode versehen sind, mithilfe der Barcodes beim Scannen

und Archivieren voneinander trennen. Wird ein neuer Barcode erkannt, wird ein neues Dokument

festgelegt.

Das Scan Modul liest aus dem Barcode Merkmale wie die Personalnummer, das Register, die

Dokumentart oder das Dokumentdatum aus. Die Barcodeerkennung vorattribuiert das Dokument

und ermöglicht die automatische Ablage, beispielsweise in den eigenen Ablagekorb.

Scanner/Treiber wählen

Wenn Sie mehrere Scanner haben, wählen Sie den gewünschten Scanner.

Um einen Scanner zu wählen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen und dann auf Scanner wählen.

2. Wählen Sie den PaperStream- oder TWAIN-Treiber und klicken Sie auf Auswählen.

Der ausgewählte Scanner wird im linken unteren Bereich angezeigt.

3. Um weitere Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf Scanner Einstellungen.

Scan-Einstellungen festlegen

Welche Einstellungen Sie für den Scan-Vorgang wählen können, hängt von Ihrem Scanner ab.

Um die Standardeinstellungen anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Home.

Sie können folgende Einstellungen festlegen:

Ein Blatt Scannen: Es wird nur ein Blatt gescannt.

Alles Scannen: Es werden alle Blätter gescannt. Wenn Ihr Scanner die entsprechende Funktion

unterstützt, erkennt er leere Blätter und scannt diese nicht.

Einseitig: Es wird jeweils eine Seite eines Blattes gescannt.

Zweiseitig: Es werden Vorder- und Rückseite jedes Blattes gescannt.

Automatisch/Leerseiten entfernen: Es werden Vorder- und Rückseite jedes Blattes gescannt.

Leere Seiten werden erkannt und entfernt.

Farbig: Die Blätter werden farbig gescannt.

Schwarz-Weiß: Die Blätter werden schwarz-weiß gescannt.

Graustufen: Die Blätter werden in Graustufen gescannt.

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200 DPI: Die Blätter werden in einer Auflösung von 200 DPI gescannt.

300 DPI: Die Blätter werden in einer Auflösung von 300 DPI gescannt.

2. Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest.

Wenn Sie einen QR Code verwenden, wird empfohlen, beim Scannen in Farbe und

Schwarz-Weiß eine Auflösung von 300 DPI zu wählen. Der QR Code sollte eine

Mindestgröße von 2 mal 2 Zentimetern haben.

Scannen

Nachdem Sie die Seiten in den Scanner gelegt und die Einstellungen festgelegt haben, starten Sie

den Scan- Vorgang.

Um den Scan-Vorgang zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wenn Sie nur ein Blatt scannen, klicken Sie auf .

2. Wenn Sie alle Blätter scannen, klicken Sie auf .

Die gescannten Blätter werden links im Stapel und in der Vollbildansicht angezeigt.

Sie können mithilfe der Pfeilsymbole , , , , , , bzw. durch die Liste der

Blätter navigieren.

Wenn Sie im Stapel auf ein Blatt klicken, wird Ihnen angezeigt, um welches Dokument und

welche Seite es sich handelt. Es wird ebenso angezeigt, wieviele Dokumente mit wievielen Seiten

Sie insgesamt gescannt haben.

Wenn Sie überprüfen wollen, ob nach Abschluss des Scan-Vorgangs alle gescannten Dokumente

importiert wurden, vergleichen Sie die Anzahl aller Dokumente im Stapel später mit der

angezeigten Anzahl der Dokumente in der Dokumentliste des aconso Client. Weitere

Informationen finden Sie unter Anzahl der importierten Dokumente anzeigen.

Wenn Sie im Stapel auf ein Blatt klicken, wird Ihnen im Feld rechts oben in der Symbolleiste der

Inhalt des Barcodes angezeigt.

3. Klicken Sie auf Speichern.

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Durch die Barcodeerkennung wird das Dokument ohne weitere Abfrage übermittelt und archiviert.

Der Ablageort ist kundenindividuell.

Kann ein Barcode nicht ausgelesen werden, wird das Dokument in die Dokumentliste importiert.

Beim Versuch, es zu archivieren, wird jedoch eine Fehlermeldung angezeigt.

Überprüfen Sie den Barcode, legen Sie die fehlenden bzw. fehlerhaften Attribute manuell fest und

archivieren Sie das Dokument. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente manuell

attribuieren und archivieren.

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7.5. Freies Scannen

Beim Freien Scannen erfolgt keine automatische Trennung oder Attribuierung der Dokumente. Sie

werden nicht automatisch abgelegt. Sie müssen die Dokumente nach dem Scannen trennen und

attribuieren.

Scanner/Treiber wählen

Wenn Sie mehrere Scanner haben, wählen Sie den gewünschten Scanner.

Um einen Scanner zu wählen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen und dann auf Scanner wählen.

2. Wählen Sie den PaperStream- oder TWAIN-Treiber und klicken Sie auf Auswählen.

Der ausgewählte Scanner wird im linken unteren Bereich angezeigt.

3. Um weitere Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf Scanner Einstellungen.

Scan-Einstellungen festlegen

Welche Einstellungen Sie für den Scan-Vorgang wählen können, hängt von Ihrem Scanner ab.

Um die Standardeinstellungen anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Home.

Sie können folgende Einstellungen festlegen:

Ein Blatt Scannen: Es wird nur ein Blatt gescannt.

Alles Scannen: Es werden alle Blätter gescannt. Wenn Ihr Scanner die entsprechende Funktion

unterstützt, erkennt er leere Blätter und scannt diese nicht.

Einseitig: Es wird jeweils eine Seite eines Blattes (Vorderseite) gescannt.

Zweiseitig: Es werden Vorder- und Rückseite jedes Blattes gescannt.

Automatisch/Leerseiten entfernen: Es werden Vorder- und Rückseite jedes Blattes gescannt.

Leere Seiten werden erkannt und entfernt.

Farbig: Die Blätter werden farbig gescannt.

Schwarz-Weiß: Die Blätter werden schwarz-weiß gescannt.

Graustufen: Die Blätter werden in Graustufen gescannt.

200 DPI: Die Blätter werden in einer Auflösung von 200 DPI gescannt.

300 DPI: Die Blätter werden in einer Auflösung von 300 DPI gescannt.

Trennmethode Barcode: Die Dokumente werden durch Barcode voneinander getrennt. Der

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Barcode dient hier lediglich als Methode, um Dokumente voneinander zu trennen bzw.

abzugrenzen. Das Scan Modul erkennt anhand des Barcodes, wo ein Dokument endet bzw. ein

neues beginnt. Es werden jedoch keine Attribute auf dem Barcode erkannt, sodass keine

automatische Archivierung des Dokuments erfolgt.

Wenn Sie Dokumente mit Hilfe von Barcodes attribuieren bzw. automatisch archivieren wollen,

wählen Sie das Barcode Szenario. Weitere Informationen finden Sie unter Barcode-Szenario.

Klicken Sie in der Menüleiste auf Barcode und legen Sie Typ, Länge oder Ausrichtung des

auszulesenden Barcodes fest.

Trennmethode Patchcode: Die Dokumente werden durch Patchcode-Seiten voneinander

getrennt.

Klicken Sie dazu in der Menüleiste des aconso Client auf Extras und dann auf PatchCode,

drucken Sie die Patchcode-Seiten aus und scannen Sie sie zusammen mit den gewünschten

Seiten ein.

Je nach Konfiguration können Sie das Patchcode-Scanszenario auch in der Menüleiste des aconso

Client unter Scanszenarien wählen.

Trennmethode Jede Seite: Sie können festlegen, nach wievielen Seiten jeweils ein neues

Dokument erkannt wird.

Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Anzahl an Seiten, nach der jeweils ein neues

Dokument erkannt werden soll.

Trennmethode Ein Dokument: Alle gescannten Seiten werden zu einem Dokument

zusammengefasst.

2. Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest.

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Wenn Sie einen QR Code verwenden, wird empfohlen, beim Scannen in Farbe und

Schwarz-Weiß eine Auflösung von 300 DPI zu wählen. Der QR Code sollte eine

Mindestgröße von 2 mal 2 Zentimetern haben.

Scannen

Nachdem Sie die Seiten in den Scanner gelegt und die Einstellungen festgelegt haben, starten Sie

den Scan- Vorgang.

Um den Scan-Vorgang zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wenn Sie nur ein Blatt scannen, klicken Sie auf .

2. Wenn Sie alle Blätter scannen, klicken Sie auf .

Die gescannten Blätter werden links im Stapel und in der Vollbildansicht angezeigt.

Sie können mithilfe der Pfeilsymbole , , , , , , bzw. durch die Liste der

Blätter navigieren.

Wenn Sie im Stapel auf ein Blatt klicken, wird Ihnen angezeigt, um welches Dokument und

welche Seite es sich handelt. Es wird ebenso angezeigt, wieviele Dokumente mit wievielen Seiten

Sie insgesamt gescannt haben.

Wenn Sie überprüfen wollen, ob nach Abschluss des Scan-Vorgangs alle gescannten Dokumente

importiert wurden, vergleichen Sie die Anzahl aller Dokumente im Stapel später mit der

angezeigten Anzahl der Dokumente in der Dokumentliste des aconso Client. Weitere

Informationen finden Sie unter Anzahl der importierten Dokumente anzeigen.

3. Klicken Sie auf Speichern.

Das Dokument wird ohne weitere Abfrage übermittelt und in der Dokumentliste des aconso

Client angezeigt. Sie können es gegebenenfalls weiter attribuieren und an den gewünschten Ort

verschieben.

7.6. Dateien per Drag-and-Drop importieren

Je nach Konfiguration können Sie PDF- und TIFF-Dokumente per Drag-and-Drop in das Scan Modul

importieren, beispielsweise für die Barcodeerkennung. Diese Funktion muss serverseitig konfiguriert

werden.

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7.7. Dateien aus dem Dateisystem importieren

Je nach Konfiguration können Sie PDF- und TIFF-Dokumente auch aus dem Dateisystem in das Scan

Modul importieren, beispielsweise für die Barcodeerkennung. Dazu müssen Sie ein Verzeichnis

definieren, in dem Sie die zu importierenden Dateien ablegen. Nach dem Starten des Imports über

den entsprechenden Funktionsbutton im Scan Modul werden die Dateien importiert. Diese Funktion

muss serverseitig konfiguriert werden.

Je nach Konfiguration verbleiben die Dateien nach dem Import im Importordner (Standard) oder

werden von dort automatisch gelöscht.

7.8. Seiten nach dem Scannen bearbeiten - Erklärung der Symbole

Folgende Funktionen zum Bearbeiten von Seiten nach dem Scannen stehen Ihnen in der

Symbolleiste des Scan Moduls zur Verfügung:

Seite drehen (nach links)

Klicken Sie im Stapel auf die gewünschte Seite und dann auf das Symbol.

Seite drehen (nach rechts)

Klicken Sie im Stapel auf die gewünschte Seite und dann auf das Symbol.

Ganze Seite anzeigen

Zeigt eine Seite in der Großbildansicht an. Klicken Sie im Stapel auf die gewünschte Seite und dann

auf das Symbol.

Seitenbreite anzeigen

Zeigt die Seitenbreite in der Großbildansicht an. Klicken Sie im Stapel auf die gewünschte Seite und

dann auf das Symbol.

Ansicht vergrößern

Vergrößert die Ansicht einer Seite. Klicken Sie in der Zoomleiste rechts unten auf das Symbol oder

ziehen Sie den Mausregler.

Ansicht verkleinern

Verkleinert die Ansicht einer Seite. Klicken Sie in der Zoomleiste rechts unten auf das Symbol oder

ziehen Sie den Mausregler.

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Dokumente trennen

Trennt Dokumente voneinander bzw. legt fest, dass Seiten als neues Dokument erkannt werden.

Klicken Sie im Stapel auf die Seite, ab der ein neues Dokument festgelegt werden soll, und dann auf

das Symbol.

Dokumente zusammenfassen

Fasst mehrere Seiten zu einem Dokument zusammen. Klicken Sie im Stapel auf die Seite, die Sie dem

darüber liegenden Dokument zuordnen wollen, und dann auf das Symbol.

Seiten löschen

Löscht Seiten aus dem Stapel. Klicken Sie im Stapel auf die gewünschte Seite und dann auf das

Symbol. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage zum Löschen der Seite, indem Sie auf Ja klicken.

Stapel löschen

Löscht den Stapel. Klicken Sie auf das Symbol.

Weitere Funktionen

▪ Um einen Ausschnitt einer Seite vergrößert anzuzeigen, ziehen Sie mit der Maus einen Kasten auf

für den gewünschten Bildausschnitt.

▪ Um eine Seite durch eine andere zu ersetzen, klicken Sie im Stapel auf die Seite, die Sie ersetzen

wollen, und dann in der Symbolleiste auf Ersetzen. Scannen Sie die Seite ein, die die alte ersetzen

soll. Sie können immer nur eine Seite ersetzen.

▪ Um eine Seite einzufügen, klicken Sie im Stapel auf die Seite, hinter der Sie eine Seite einfügen

wollen und dann auf Einfügen. Scannen Sie die Seite ein, die Sie einfügen wollen. Sie können

immer nur eine Seite einfügen.

▪ Um eine Seite per Drag-and-Drop zu verschieben, markieren Sie die Seite, die Sie verschieben

wollen, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Seite an die gewünschte Stelle.

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8. ZusatzmoduleIm Folgenden werden die Zusatzmodule erläutert, die über die Standardauslieferung der Applikation

aconso Client mit Scan Modul hinausgehen.

8.1. Späte Archivierung

Sie können für die Applikation aconso Digitale Personalakte für ein Papierdokument, das Ihnen

vorliegt, schon vor dem Einscannen Attribute festlegen. Dies ermöglicht die vorzeitige Zuordnung

des Dokuments zu einem Mitarbeiter. In der Akte des Mitarbeiters wird eine Art Platzhalter für das

später einzuscannende Dokument angelegt.

Damit die festgelegten Attribute und das später einzuscannende Dokument zusammenfinden,

wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:

▪ Vorschlagen: Sie haben eine fortlaufende Barcoderolle. Bei erstmaliger Verwendung geben Sie

die erste Nummer der Barcoderolle ein, und das System schlägt fortlaufend die nächste Nummer

vor. Anschließend kleben Sie den Barcode auf das Dokument und scannen es.

▪ Über manuelle Eingabe: Sie geben den Barcode manuell ein, beispielsweise wenn auf dem

Dokument bereits ein Barcode vorhanden ist.

Das Modul ist hilfreich, wenn die Sichtung und Attribuierung von Dokumenten und das Scannen der

Dokumente von verschiedenen Personen ausgeführt werden. Die Funktion rufen Sie aus der

Applikation aconso Digitalen Personalakte heraus auf.

Um die Späte Archivierung zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Mitarbeiterakte.

2. Geben Sie die gewünschten Suchkriterien ein, beispielsweise Namen oder Personalnummer.

3. Klicken Sie auf Suchen.

4. Um die Akte eines Mitarbeiters anzuzeigen, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag in der

Ergebnisliste.

Die Übersicht über die Akte des Mitarbeiters wird angezeigt.

5. Klicken Sie in der Funktionsleiste auf Späte Archivierung.

Das Fenster zum Attribuieren des Dokuments, das Sie später einscannen wollen, wird angezeigt.

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6. Geben Sie die Attribute für das Dokument ein.

7. Wählen Sie im Bereich Späte Archivierung die gewünschte Vorgehensweise.

8. Geben Sie im Feld ID zur späteren Archivierung den Barcode ein, den Sie auch auf das

Papierdokument kleben.

Wenn Sie den Barcode nicht auf das Dokument kleben, können die Dokumentattribute nicht

zugeordnet werden.

9. Klicken Sie auf Speichern.

Das Dokument ist in Ihrem Ablagekorb für die spätere Archivierung vorgemerkt.

Je nach Konfiguration können Sie die Funktion Späte Archivierung auch im aconso

Client in der Menüleiste unter Scanszenarien wählen.

8.2. Gescannte Dokumente zuordnen und ablegen

Wenn Sie für Papierdokumente Attribute festgelegt sowie Barcodes zugeordnet und auf die

Papierdokumente geklebt haben, scannen Sie die Dokumente.

Jedem gescannten Dokument werden mithilfe des Barcodes die entsprechenden Attribute

zugeordnet.

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Die gescannten und attribuierten digitalen Dokumente werden archiviert, beispielsweise in den

eigenen oder einen Gruppenablagekorb.

8.3. OCR

Die im Scan Modul enthaltene automatische Texterkennung (OCR) ermöglicht die Erkennung von

Texten beim Scannen von Dokumenten. Die gescannten Dokumente werden zunächst als Bilddateien

gesichert und in Text umgewandelt. Die Texterkennung sorgt dafür, dass Sie später aus der aconso

Digitalen Personalakte heraus nach Dokumentinhalten suchen können.

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9. Glossar

A

Ablagekorb

Arbeitsbereich der Applikation aconso Digitale Personalakte. Ablagekörbe dienen dem

Dokumentenaustausch zwischen Mitarbeitern der Personalabteilung.

Attribuierung

Dient der Einordnung von personenbezogenen Dokumenten in die Struktur der Mitarbeiterakte. Erst

durch die Zuordnung von Attributen legen Sie fest, welchem Mitarbeiter ein Dokument zugeordnet

bzw. in welchem Register der Mitarbeiterakte es abgelegt werden soll. Die Attribute eines

Dokuments sind kundenindividuell.

B

Barcode

Optoelektronisch lesbare Schrift. Die Daten in einem Barcode werden mit optischen Lesegeräten,

beispielsweise Scannern, maschinell eingelesen und elektronisch weiterverarbeitet. Um die

Eindeutigkeit des Barcodes zu gewährleisten, werden bestimmte Kriterien eingehalten, aus denen

sich der Barcode zusammensetzt wie beispielsweise die Personalnummer. Die Kriterien sind

kundenindividuell.

Barcode Szenario

Ermöglicht beim Scannen von Papierdokumenten die Unterscheidung von Dokumenten aufgrund

unterschiedlicher Merkmale sowie die Vorattribuierung und automatische Archivierung in den

eigenen Ablagekorb des Sachbearbeiters.

F

Freies Scannen

Ermöglicht dem Sachbearbeiter, die Trennmethode, nach der Dokumente beim Scannen

voneinander getrennt werden, selbst festzulegen.

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G

Gruppenablagekorb

Ablagekorb, auf den eine definierte Gruppe von Mitarbeitern zugreifen kann.

O

OCR

Optical Character Recognition; englisch für automatische Texterkennung bzw. optische

Buchstabenerkennung.

P

Patchcode

Methode, um Dokumente beim Scannen voneinander zu trennen.

R

Register

Gliedert einen Archivbereich und somit eine Mitarbeiterakte. Register können wiederum Register

enthalten oder Dokumentarten. Jedes Dokument der Mitarbeiterakte wird beim Attribuieren einem

Register zugeordnet und so in der Mitarbeiterakte abgelegt.

Rolle

Umfasst die Rechte von Benutzern, das heißt, legt fest, welche Funktionen Benutzer ausführen

dürfen. Eine Rolle kann beispielsweise den Zugriff auf Applikationen, wie die aconso Digitale

Personalakte, und auf Arbeitsbereiche, wie den Ablagekorb und die Wiedervorlage, umfassen.

Außerdem legen Sie in einer Rolle fest, welche Funktionen der Benutzer in einem Arbeitsbereich

ausführen darf, beispielsweise Löschen oder Drucken. Jede Rolle kann individuell konfiguriert

werden und ist nicht personengebunden.

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S

Schnellimport/Import

Import von Dokumentformaten in die Applikation aconso Digitale Personalakte. Per Schnellimport

lassen sich Dokumente in den Client importieren, ohne die aktuelle Anwendung zu verlassen.

Späte Archivierung

Zusatzmodul für die Applikation aconso Digitale Personalakte, das es ermöglicht, für ein

Papierdokument bereits vor dem Einscannen Attribute festzulegen.

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