—Grundlagen des 1 Projektstart Projektmanagementsfi 3...
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Vorlesung an der Technischen Universität Wien; März 2004
Dr.H.Karnovsky
„Grundlagen des Projektmanagements“
Grundlagen des Projektmanagements
0 Grundlagen der Grundlagen1 Projektstart3 Projektverfolgung I
Projektverfolgung II3 Arbeitsstruktur und
Informationswesen4 Projektabschluss5 Einführung in das Multi-
Projektmanagement
Vorlesung 11.3.2004
Vorlesung 18.3.2004
2 Projektverfolgung / 2
Teil I:2.1 DetailplanungTeil II:2.2 Risiko-/ Umfeld-
management2.3 Projektkontrolle
2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 1
Makro-bedingungen
Umfeld-bedingungen
Projekt
Risiken
Projekte existieren nicht in einem „luftleeren Raum“; sie haben ein mehr oder weniger beeinflussbares Umfeld, das maßgeblichden Projekterfolg bestimmen kann.
2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 2
Eisberg
2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 3
Risiken sind „drohenderSchaden“ in Hinblick aufdie Erfüllung des Projekt-auftrages
2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 4
Was ist zu tun?
• Aufgrund der vorhandenen Unterlagen über Umfang der Analysen (Risiko / Umfeld) entscheiden
• Risiken lokalisieren, typisieren und evaluieren
• Spezielle Umfeldanalyse durchführen und mit Risikomanagement abgleichen
• Zur Risikobewältigung Maßnahmensteuerung und Risikobeobachtung durchführen
2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 5
• Arbeitspaket-Nr.• Arbeitspaket-Bezeichnung• Risikobenennung• Risikotypisierung• Wahrscheinlichkeit des Eintretens• Folgewirkungen• Gegensteuerungsma0nahmen• Zeitverzug• Risikobeobachtung
Redaktionsschluß für Komfortwünsche /XX.XX.XXXX
Ende der Entwicklung 1.0 /XX.XX.XXXX
1.Paralleltest 1.0 /XX.XX.XXXX
2.Paralleltest 1.0 /XX.XX.XXXX
1.Pilot /XX.XX.-XX.XX.XXXX
2.Pilot /XX.XX.-XX.XX.XXXX
MS 6
MS 8
Vertr.freigabe 1.0 /XX.XX.XXXX
Ressourcenbereitstellungfür Umsetzung XXX-Einführungskonzept
RessourcenausfallXXX
XXX- Schnittstellendisk.,insbesondere auch wegeneines involvierten Sublie-feranten
Ressourcenbereit-stellung fürXXX-Umsetzung Verdeckte
Programmfehler
Abschluß Rel.1.0;Definition undPlanung Rel.1.1, 1.2
2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 8
• Umfeldfaktor• Nähe zum Projekt• Einfluss-Intensität• Einstellung• Maßnahmen
2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 9
Einflussfaktoren für die Unmittelbare Umfeldbedingungen eines Projektes: • Akzeptanz des Projektmanagements• Beziehungen mit dem Linienmanagement • Stabilität in der obersten Führung• inwieweit Projektmanagement bereits institutionalisiert wurde
oder es sich eher um Neuland handelt• inwieweit Veränderungsbereitschaft oder starkes
Beharrungsvermögen besteht• (Miss-) Erfolge in der Projektentwicklung• „Betriebsklima“• Kunden-/ Lieferantenbeziehungen• Öffentlichkeitswirksamkeit des Projektgegenstandes
2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 10
Nicht beeinflussbare Makrobedingungen für ein
Projekt entstehen aus
• „Betriebsklima“
• Kunden-/Lieferantenbeziehungen
• Öffentlichkeitswirksamkeit des Projektgegenstandes
• der Branche (den Produkten)
• der konjunkturellen Entwicklung
• den nationalen politischen Rahmenbedingungen
• den internationalen politischen Rahmenbedingungen
2.3 Projektkontrolle / 1
2.3 Projektkontrolle / 2
Was ist zu tun?• Festschreiben Basisplan• Statusfeststellung• Plan-/Soll-/Istvergleich• Analyse Planungsabweichung• Gegensteuerungsmaßnahmen
(Leistungsfortschritt, Ressourcen, Termine,Budget)
2.3 Projektkontrolle / 3Vorlage für eine Arbeitspaket-Verfolgung
2.3 Projektkontrolle / 4Beispiel für eine Projektverfolgung / Balkendiagramm
2.3 Projektkontrolle / 5
Beispiel für eine Projektverfolgung / Netzplan
2.3 Projektkontrolle / 6
TermineRessourcen
Leistung
Budget
2.3 Projektkontrolle / 7
Qualitätssicherung bedeutet sicherzustellen, dass die
geleistete Projektarbeit den vereinbarten Anforderungen entspricht.Es betriffta) sachinhaltliche Arbeitb) Managementarbeit.
Grundlage für die Qualitätssicherung ist die Qualitätssicherungs-
planung:• a) Prüfungsgegenstand• b) Prüfungszeitpunkt/-zeitraum• c) Prüfungsprocedere• d) Anforderungsprofil der Prüfer
• e) Aufbau der Prüfungsprotokolle
Psychologische Aspekte der Projektverfolgung
• Planungsgläubigkeit• Kontrollempfindlichkeit• Risikofurcht• Perfektionismus• „Schäferhundfunktion“
Grundlagen des Projektmanagements
0 Grundlagen der Grundlagen1 Projektstart3 Projektverfolgung I
Projektverfolgung II3 Arbeitsstruktur und
Informationswesen4 Projektabschluss5 Einführung in das Multi-
Projektmanagement
3.1 Arbeitsstruktur / 1
Durchführungsorganisation
Führungsorganisation
3.1 Arbeitsstruktur / 2
Rollen im Projektmanagement
• Auftraggeber
• Projektbeauftragte(r) – „Pat(in)“
• Projektleitung
• Projektbegleitende Gremien
• Subprojektleitung
• ( Teammitglieder)
3.1 Arbeitsstruktur / 3
Organigramme
Je nach Größe und Komplexität eines Projektes werdenunterschiedliche Projektleitungsprofile benötigt.
A C D B
3.1 Arbeitsstruktur / 4Projektleitungsprofile
Fachkompetenz
Managementkompetenz
größere MIDI-Projekte; kleinere MAXI-Projekte;
Nur Projektleitg., kann aber Teammitglieder fachlich unterstützen
gleichGleichD
größere MINI-Projekte; kleinere MIDI-Projekte; Personalunion: Projektleitg./Teammitglied
gleichGleichC
MAXI-ProjektegeringHochB
MINI-Projektehoch geringA
Anwendung in ProjektenFach-kompetenz
Management- Kompetenz
Typ
3.1 Arbeitsstruktur / 5Erläuterung zu den Projektleitungsprofilen
3.1 Arbeitsstruktur / 6Informelle Projektorganisation
Matrix-ProjektorganisationLinien-Projektorganisation
Stabs-Projektorganisation
3.2 Informationswesen / 1
Dokumentation
Kommunikation
3.2 Informationswesen / 3
Was ist zu tun?• Projektverfolgung (Durchführung Planung,
Risikobeobachtung, Kontrolle, Qualitäts-sicherung)
• Informelle Projektkommunikation• Projektbesprechungen• Meilensteinreviews• Projektberichte• Projektdokumentation
3.2 Informationswesen / 4
Projektkommunikation
...umfaßt das Besprechungs- und Präsentationswesen
3.2 Informationswesen / 5
Projekt-resultat
Arbeitsinhalt
=+
Arbeits-verpackung
Projektmanagement braucht Präsen-tations- und Moderationskompetenz !!!
3.2 Informationswesen / 6
Projektdokumentation
... betrifft die schriftliche Fixierung aller wesentlichenProjektereignisse und die Aufbewahrungsorganisation
3.2 Informationswesen / 7
Schriftliche Fixierung
• Projekttagebuch
• Protokolle
• Handouts
Aufbewahrungsorganisation
Psychologische Aspekte von Arbeitsstruktur und Informationswesen
• Führung • Durchführung• Informelle Organisation• Vertrauen• Problemberichte• Besprechungen• Marketing
Grundlagen des Projektmanagements
0 Grundlagen der Grundlagen1 Projektstart3 Projektverfolgung I
Projektverfolgung II3 Arbeitsstruktur und
Informationswesen4 Projektabschluss5 Einführung in das Multi-
Projektmanagement
4 Projektabschluss / 1
Count Down
Close Down
4 Projektabschluss / 2
Zielerreichung oder Projektabbruch
4 Projektabschluss / 3 Count Down
Was ist zu tun?• Provisorische Projektabnahme• Erstellung und Abarbeitung der
„Offenen Postenliste“• Erstellung der Abschluss-
dokumentation
4 Projektabschluss / 4Close Down
Was ist zu tun?• Abnahme Projektergebnis
(Abnahmeerklärung), Übergabe an das Tagesgeschäft
• Evt. Vereinbarungen für Nacharbeiten und Follow Up-Projekte
• Durchführung Close Down-Veranstaltung
Psychologische Aspekte des Projektabschlusses
• Point of no return• Streben nach der jeweils besten Lösung• Torschlusspanik• Social Event
Ausbaustufen des Projektmanagement / 1
MINI
MIDI
MAXI
MAXIMIDIMINIProjekt-KlassifikationC
hochmittelKleinProjektmanagement-
Aufwand
B
hochmittelKleinBedeutung, RisikoA/3
>124-12<3Überschaubarkeit
(Monate)
A/2
>74-7<3KoordinationsspanneA/1
321ProjektkriterienA
Dimensions
Ausbaustufen des Projektmanagement / 2
Ausbaustufen des Projektmanagement / 3
XXXXXXProjektkontrolle2.3
XXXX0Risikomanagement2.2
XXXXXXDetailplanung2.1
Projektverfolgung2XXXX0Kick Off1.4
XXXXXXProjektbeauftragung1.3
XXXX0Vorarbeiten1.2
000Projektinitiative1.1
Projektstart1
MAXIMIDIMINIBezeichnungIdent-Nr.
Ausbaustufen des Projektmanagement / 4
XXXXXXProjektkommunikation4.1
XXXXXXProjektdokumentation4.2
XXXXXXArbeitsstruktur3Informationswesen4
XXXX0Close Down3.2
XXXX0Count Down3.1
Projektabschluß5
MAXIMIDIMINIBezeichnungIdent-Nr.
Grundlagen des Projektmanagements
0 Grundlagen der Grundlagen1 Projektstart3 Projektverfolgung I
Projektverfolgung II3 Arbeitsstruktur und
Informationswesen4 Projektabschluss5 Einführung in das Multi-
Projektmanagement
5 Multi-Projektmanagement / 1
PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT
PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT
PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT
Multi-Projektmanagement ist eine Gesamtheit vonMethoden und Verhaltensweisen zur effizienterenSteuerung einer Vielzahl von gleichzeitig laufendenProjekten (Projektportfolio).
5 Multi-Projektmanagement / 2
Gesamtunternehmen
Solo-/Einzelprojekt - Ebene
Multiprojekt - EbeneGrenze des Projektmanagements
(Top-) Linienmanagement
5 Multi-Projektmanagement / 3
Generierung Verfolgung Entlastung
Arbeitsstruktur
Informationswesen
M-PM-Methodenunterstützung
M-PM-Psychologische Aspekte
Umfeld
Projektauftrag Statusbericht Abschlussber.
Management Summary
„Wetterbericht“ Risikobericht
Masterplan MS Project
MULTI-PROJEKTMANAGEMENT
SOLO-PROJEKTMANAGEMENT
Projektkatalog
Hans Karnovsky
GRUNDLAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS
Ein Leitfaden für die Projektpraxis
Umfeld
Start Verfolgung Abschluss
Arbeitsstruktur
Informationswesen
Methodenunterstützung
Psychologische Aspekte
Umfeld
StartStart VerfolgungVerfolgung AbschlussAbschluss
ArbeitsstrukturArbeitsstruktur
InformationswesenInformationswesen
MethodenunterstützungMethodenunterstützung
Psychologische Aspekte
Hans Karnovsky GRUNDLAGEN DES MULTI-PROJEKTMANAGEMENTS Ein Leitfaden für die Projektpraxis
Paul Bernecker Verlag