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  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    1Prof. Dr. Barbara Thnssen

    EA DMS RM IIM ECMProf. Dr. Barbara Thnssen, Fachhochschule Nordwestschweiz, Hochschule fr Wirtschaft, MSc Wirtschaftsinformatik

    Mitgliederversammlung des Fachverband Informationstechnologie in Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung e.V.

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    an einem Tag wie heute

    ALLES

    24.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    2Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    an einem Tag wie heute

    Vielfalt an medialer und technischer Reprsentation

    Vielfalt an Beziehungen zwischen Informationsobjekten

    Vielfalt von Versionen

    ALLES

    muss noch Blumen kaufen

    ganz unterschiedliche Geschftsrelevanz

    Sie brauchen nur die richtige Software dann geht alles wie von selbst!

    34.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Agenda

    Das Mrchen von den 10 Stolpersteinen

    4

    Barbara Thnssen

    4.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    3Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Es war einmal

    eine Verwaltung, deren Mitarbeitende tglich hohe Akteberge erklimmen mussten und oftmals vor lauter Papier kein Dokument mehr sahen. Da beschlossen sie, einen Ausweg zu suchen und machten sich auf den Weg. Doch berall lagen riesige Stolpersteine und sie wussten nicht, wie sie die umgehen sollten

    54.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Informatik-Chef

    Es begab sich

    in einer Informatikabteilung

    B.It

    Nr. 3

    DMS

    Geschftsleitung

    J.Ung

    B.It

    IResInformations- und Recordsmanagementsystem

    H. Altherr F. Mann

    PL

    K. Br

    ILM EA

    ECM

    WfMSNr. 2

    Nr. 1

    4.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    4Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Ambiguitt der Begriffe

    DRTCMS

    DMSIDM

    CSCW

    ILM

    EDMS

    EIM

    KM

    IMS

    EA

    ICM

    ECM

    RMS

    WfMS

    7

    Nr. 1

    unklare Begrifflichkeit unklare Vorstellungen unklare Erwartungen

    BPMN

    4.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Die nackte Wahrheit ber Projektmanagement

    1. Projekte lsen keine Probleme

    2. Ein Projektleiter leitet keine Projekte- ein Zitronenfalter faltet ja auch keine Zitronen

    Nr. 2

    84.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    5Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Gesamtkonzeption des Informationsmanagements (IM)

    10

    Ziele des IM festlegen

    Voraussetzungen fr das IM schaffen

    mit Unternehmenszielen abgleichen

    Gesamtkonzept IM erstellen

    ICT Untersttzung projektieren

    Einfhrung des IM planen

    Nr. 3

    Schon auf den ersten paar Metern ber drei Steine gestolpert? Da beschlossen die tapferen Verwaltungsangestellten RIM-TIM-TIM um Hilfe zu bitten. Und der fand auch sogleich einen Weg um die Stolpersteine herum

    4.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Voraussetzungen fr Informationsmanagement schaffen (1)

    Informatikabteilung

    InformationstechnologieHardware, Software, Netzwerke, Daten (Bits & Bytes)

    - Speicherung- Inhalt- Gesetze

    Fachabteilung

    Informationsproduktion und verwendungInhalt

    - Inhalt- Speicherung- Gesetze

    RechtskonformittGesetze

    - Gesetze- Speicherung- Inhalt

    Rechtsabteilung/-kanzlei

    SorgfaltspflichtKosten

    - Speicherung- Inhalt- Gesetze

    11

    Mind Shift1. Verantwortlichkeit

    4.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    6Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Beziehung zwischen Info-Governance und IT-Governance

    (Johannsen o.D.)

    Im Kern fordert Information-Governance die Auseinander-setzung mit der Semantik derDaten. Daraus ergibt sich nahezu zwingend die Notwendigkeit zur Beurteilung des geschftlichen Wertes von Daten und Informationen.

    Diese liegt auerhalb derklassischen IT-Aufgaben, die vielmehr die Gestaltung und den Betrieb der Systeme, derdamit zusammenhngenden Rollen, Verantwortungen und Prozesse und auch derInformationsarchitekturen verlangen.

    12

    Literatur Hinweis:ARMA International. Records and Information Management. Core Competencies. 2007

    4.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    ARMA International Maturity Model for Information Governance

    13

    GARP

    4.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    7Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    The Generally Accepted Recordkeeping Principles Health Checkup

    144.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Voraussetzungen fr ein Informationsmanagement schaffen (2)

    Daconta (2007)

    15

    Mind Shift2. Information ist

    ein Produkt

    4.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    8Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Retrieval Gap

    16

    Fokus auf der Erledigung der Aufgabe nicht auf der Dokumentation

    Fachperson aber nicht fr die Deskribierung/Beschreibung von Dokumenten

    Ablage der Dokumente nach eigener Logik

    Erstellende Rechercherierende

    Fokus auf der Erledigung der Aufgaben nicht auf der Suche

    hufig keine Fachperson fr den Bereich > andere Bedrfnisse bei der Suche nach Dokumenten

    Suche der Dokumente nach eigener Logik

    4.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    ca. 1/5 der Arbeitszeit wird unproduktiv genutzt

    "According to our latest research Information Overload costs the U.S. economy a minimum of $900 billion per year in lowered employee productivity and reduced innovation. Despite its heft, this is a fairly conservative number and reflects the loss of 25% of the knowledge workers day to the problem. The total could be as high as $1 trillion"

    Jonathan B. Spira (http://www.basexblog.com/2008/12/19/information-overload-now-900-billion-what-is-your-organizations-exposure/)

    In Switzerland annual working time is on average 1920 hours and labour costs are 65 CHF per hour. Assuming, that 18% of the working time is used for searching, costs of CHF 22'000 per employee and year occur. If it would be possible to reduce the time for searching to 10% more then CHF 10'000 per employee and year could be saved. Dr. Pascal Sieber & Partners AG (Survey on: Information Overload: Now $900 Billion What is Your Organizations Exposure? 2008)

    4.11.2014 17

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    9Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Beispiele fr Ziele, die ein DMS untersttzt

    18

    Fr ein DMS als strategisches IuK-Produkt sprechen Ziele wie: Kostenreduktion Reduzierung

    Dokumentendurchlaufzeit Optimierung der

    Geschftsprozesse Qualittsverbesserungen

    Dandl (1999)

    4.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Abgleich mit Unternehmenszielen

    19

    In der Verwaltung heisst das:Abgleich mit dem zu erfllenden Auftrag.

    Beispiel

    4.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    10Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Informatik-Chef

    Nachdem die Steine umgangen waren

    eine Informatikabteilung

    GeschftsleitungGeschftsleitung

    J.Ung

    H. Altherr F. Mann K. Br

    IRes

    PateA. Link (Sachbearbeiterin)

    Projektleiterin

    Chefsache

    4.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Das Projekt beginnt

    Brainstorming

    22

    Nr. 4

    Viele DMS-Projekte scheitern. Einer der hufigsten Grnde dafr sind fehlende klare Zielsetzungen. Quelle: DMS-Stolpersteine umgehenhttp://www.topsoft.ch/de/dyn_output.html?&collectionpageid=329&content.void=1345

    4.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    11Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    2 Arten von Zielen

    Fuchs et al. (2002)

    Projekt-Vorgehensziele

    Systemziele

    Ziele

    Leistung-/Funktionalitt

    Qualitt TermineWirtschaftlich-keit

    Vorgehens-Methodik

    Budget

    ZuverlssigkeitFehlerfreiheitBedienbarkeit

    Untersttzungd.Arbeitsprozesse

    IntegrationDatenaustausch

    RationalisierungKosten-einsparungen

    Erhhung vonEinnahmen

    BeginnEndeMeilen-steine

    PersonalSachmittelexterne

    Berater

    Projekt-Organisation

    Werkzeug-Einsatz

    Qualittssicherung

    234.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Projektdurchfhrung

    IRes

    Nr. 6

    24

    Projektrahmen: Projektvorgehen & Methode Projektplanung (gengend) Meilensteine Lieferobjekte Pufferzeit

    Reporting Qualittssicherung Projektorganisation Steuerungsausschuss Team (Externe) Spezialisten

    Software-Lieferanten

    Nr. 5

    unrealistisch

    4.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    12Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Die Projektgrsse bestimmen

    ProjektumfangProjektinhalt

    (Phasen)Budget

    Ressourcen

    Zeit

    Rahmenbedingungen

    Projektziel

    254.11.2014

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Sinnvolle Projektphasen?

    basierend auf: Stahlknecht & Hasenkamp 2002

    IRM

    26

    Mind Shift3. Informations- und

    Recordsmanagement ist eine Querschnittsfunktion

    Organisation

    4.11.2014

  • Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

    13Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Prof. Dr. Barbara Thnssen

    Sinnvolle Projektphasen!

    27

    Management

    Kunde

    Abt. 1 Abt.2 Abt. 4Abt. 3

    Partner

    ein (paar) Dokumenttypendie medienbruchfrei im gesamten Prozess verwende