Allgemeine Hinweise zur Oberfläche Word 2010 · 2013. 5. 16. · Allgemeine Hinweise zur...

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Word 2010 Allgemeine Hinweise zur Oberfläche Word 2010

Leitstelle E-Government

Allgemeine Hinweise zur Oberfläche Word 2010

INHALT

1 Grundaufbau Word 2010 ........................................................................................................... 3

1.1 Menüpunkt „Datei“ .................................................................................................................... 4 1.2 Registerkarten in Word 2010 .................................................................................................... 5 1.2.1 Die Registerkarte START .......................................................................................................... 5 1.2.2 Die Registerkarte EINFÜGEN ................................................................................................... 5 1.2.3 Die Registerkarte SEITENLAYOUT .......................................................................................... 6 1.2.4 Die Registerkarte VERWEISE................................................................................................... 6 1.2.5 Die Registerkarte SENDUNGEN ............................................................................................... 6 1.2.6 Die Registerkarte ÜBERPRÜFEN ............................................................................................. 6 1.2.7 Die Registerkarte ANSICHT ...................................................................................................... 7 1.2.8 Registerkarte ENTWICKLUNGSTOOLS ................................................................................... 7 1.3 Bedarfswerkzeuge .................................................................................................................... 8 1.3.1 Kopf- und Fußzeilentools .......................................................................................................... 8 1.3.2 Tabellentools ............................................................................................................................ 8 1.3.3 Bildtools .................................................................................................................................... 9 1.3.4 Zeichentools ........................................................................................................................... 10 1.3.5 SmartArt-Tools ........................................................................................................................ 10

2 Nützliche Hilfsmittel in Word 2010 ........................................................................................... 11

2.1 Screenshots direkt aus Word .................................................................................................. 11 2.2 Navigationsbereich einblenden ............................................................................................... 12

3 Weitere Tipps .......................................................................................................................... 15

3.1 Word-Optionen / Erweitert – Formatierungen mitverfolgen ...................................................... 15

Leitstelle E-Government Stand: 14.01.2013 Seite 2 von 16


1 Grundaufbau Word 2010

Menüpunkt Datei Befehlsgruppen

Eingeblendete Formatvorlagen

Registerkarten Menüband



1.1 Menüpunkt „Datei“

1 2

3

Hinter dem Menüpunkt „Datei“ finden sich viele wichtige Funktionen wie:

Speichern

Speichern unter

Öffnen

Schließen

Im Eintrag „Informationen“ (dieses Fenster wird standardmäßig eingeblendet, wenn der Menüpunkt

„Datei“ ausgewählt wird) finden sich die Informationen:

1. Zu Dokumenteneigenschaften

2. Zum Dokumentenschutz

3. Zum Prüfen der Datei (auf Probleme prüfen)



1.2 Registerkarten in Word 2010 Die bisher vorhandenen Menüs und Symbolleisten (bis Word 2003) werden durch die Multifunktions-

leiste ersetzt. Alle Befehle werden in Registerkarten zusammengefasst. Diese Registerkarten zeigen,

in Gruppen zusammengefasst, die Befehle mit kleinen Symbolen dargestellt an. Standardmäßig wer-

den sieben Registerkarten angezeigt.

Neben den Haupt-Registerkarten umfasst die Funktionalität von Word 2010 weitere Werkzeuge, die

in sogenannten Bedarfswerkzeugen angezeigt werden. Diese Bedarfswerkzeuge werden erst dann

eingeblendet, wenn die jeweilige Funktion aufgerufen wird. Dazu gehören:

Kopf- und Fußzeilentool

Tabellentools (bestehend aus zwei Registerkarten: Entwurf und Layout)

Bildtools

Zeichentool

SmartArt-Tools (bestehend aus zwei Registerkarten: Entwurf und Layout)

1.2.1 Die Registerkarte START

Wichtige Befehle:

Für den Zugriff auf die Zwischenablage (Einfügen)

Zum Formatieren von Zeichen und Absätzen (wird in einem späterem Abschnitt beschrieben)

Zum Zuweisen von Formatvorlagen

Funktion Suchen und Ersetzen

1.2.2 Die Registerkarte EINFÜGEN

Wichtige Befehle für:

Einfügen von Tabellen, Grafiken, Objekten

Seitenumbruch

Kopf- und Fußzeilen

Textmarken, Querverweise



1.2.3 Die Registerkarte SEITENLAYOUT


Alle Funktionen zur Grundgestaltung des Dokumentes

Seiteneinrichtung, Ränder, Seitenformat, Seitenhintergründe

Einzüge und Abstände (diese sollten immer über das Absatzformat angegeben werden!!!!!)

Einstellung für die Silbentrennung

Ümbruche (Seiten- und Abschnittsumbrüche)

1.2.4 Die Registerkarte VERWEISE


Inhalts- und Stichwortverzeichnisse, Abbildungs-/Tabellenverzeichnisse

Fußnoten

Zitate und Beschriftungen

1.2.5 Die Registerkarte SENDUNGEN

Umfasst alle Befehle zur Erzeugung von Serienbriefen, Etiketten

1.2.6 Die Registerkarte ÜBERPRÜFEN


Rechtschreibprüfung

Einfügen von Kommentaren

Verfolgen von Änderungen

Vergleichen von Dokumenten



1.2.7 Die Registerkarte ANSICHT


Das Vergrößern oder Verkleinern der Ansicht des Dokumentes (ZOOM)

Die gleichzeitige Arbeit mit mehreren Dokumenten in verschiedenen Fenstern

Das Einblenden des Navigationsbereiches

1.2.8 Registerkarte ENTWICKLUNGSTOOLS

Darüber hinaus kann noch die Registerkarte ENTWICKLUNGSTOOLS anzeigt werden.

Hier das Häkchen bei „Entwicklerregisterkarte“ setzen

Die Registerkarte wird nun eingeblendet mit den Funktionen für:



Makros aufzeichnen

Formularfelder einfügen

Dokumentenvorlagen verwalten / zuweisen / organisieren

Dokument schützen

1.3 Bedarfswerkzeuge

1.3.1 Kopf- und Fußzeilentools In die Kopf- / Fußzeile wechseln:

Registerkarte „Einfügen“

Icon Kopfzeile bzw. Fußzeile – Kopfzeile bearbeiten / Fußzeile bearbeiten

Bedarfswerkzeug „Kopf- und Fußzeilentools“ wird geöffnet

In den „Kopf- und Fußzeilentools“ können beispielsweise die Bearbeitung / das Hinzufügen von:

Seitenzahlen

Grafiken

Schnellbausteinen (bis Word 2003 = Autotexte)

vorgenommen werden.

1.3.2 Tabellentools Die „Tabellentools“ werden erst dann angezeigt, wenn eine Tabelle eingefügt / markiert ist.

Dieses Bedarfswerkzeug besteht aus zwei Registerkarten: „Entwurf“ und „Layout“

Bedarfswerkzeug „Tabellentools“: Registerkarte „Entwurf“

Alle vorhandenen Formatvorlagen für Tabellen

Möglichkeit, der Tabelle Rahmen und Schattierungen zuzuweisen



Kennzeichnung von Tabellenüberschriften (nicht verwechseln mit den Beschriftungen für

Überschriften)

Bedarfswerkzeug „Tabellentools“: Registerkarte „Layout“

Möglichkeit zum Hinzufügen und Löschen von Spalten und Zeilen

Einstellung von Höhe und Breite der Zeilen und Spalten

Textausrichtung

1.3.3 Bildtools Die „Bildtools“ dienen zum Bearbeiten und Platzieren von Grafiken und haben viele neue Funktionali-

täten zur Bearbeitung.

Das Bedarfswerkzeug wird dann eingeblendet, wenn eine eingefügte Grafik markiert ist:

Korrekturen, wie Helligkeit und Kontrast

Positionierung der Grafik

Festlegung des Zeilenumbruchs

Größe der Grafik

Zuschneiden der Grafik



1.3.4 Zeichentools

Über die Registerkarte Einfügen – Formen können zusätzliche Elemente eingefügt werden.

Alternativtext zuweisen (Form markieren – rechte Mausklick auf das Element – „Alternativtext zuwei-

sen“)

Ist die Form markiert, wird das Bedarfswerkzeug „Zeichentools“ eingeblendet:

Zuweisen von Farben und Fülleffekten

Zuweisen von Position und Zeilenumbruch des Elementes

1.3.5 SmartArt-Tools SmartArts können zur Darstellung von Prozessen und Organigrammen verwendet werden.

Über Registerkarte Einfügen - SmartArt können diese Elemente eingefügt werden.

Ist ein SmartArt-Element eingefügt und markiert, wird das Bedarfswerkzeug SmartArt-Tools einge-

blendet - bestehend aus zwei Registerkarten: „Entwurf“ und „Layout“

Bedarfswerkzeug „SmartArt-Tools“: Registerkarte „Entwurf“

Anpassen der Form des Elementes

Reihenfolge der einzelnen Elemente ändern

Farben ändern



Bedarfswerkzeug „SmartArt-Tools“: Registerkarte „Layout“

Ändern von Fülleffekten und –kontur

Positionierung und Zeilenumbruch des Elementes

Größenanpassung

2 Nützliche Hilfsmittel in Word 2010

2.1 Screenshots direkt aus Word Die Funktion aus Word heraus direkt einen Screenshot zu erstellen und in das Dokument einzufügen,

spart viel Zeit und erleichtert die Arbeit. Die Funktion für das Einfügen von Screenshots befindet sich

in der Registerkarte „Einfügen“.

Es besteht die Möglichkeit einen Screenshot von einem gesamten Fenster einzufügen (unter verfüg-

bare Fenster sind alle geöffneten Dateien / Oberflächen aufgelistet) bzw. auch nur einen bestimmten

Bildschirmausschnitt auszuwählen und einzufügen.



2.2 Navigationsbereich einblenden Mit Hilfe des Fensters „Navigation“ kann komfortabel durch das Dokument navigiert werden. Grund-

voraussetzung ist ein strukturiertes Dokument, welches durch Überschriften gegliedert ist.

Die werden ähnlich eines Lesezeichenbaumes auf der linke Seite eingeblendet.

Registerkarte „Ansicht“:

Wird diese Ansicht aktiviert, wird das Fenster „Navigation“ eingeblendet:

Das Navigationsfenster dient zur Orientierung im Dokument. Anhand der farblichen Markierung (hier

orange) erkennt man, an welcher Stelle des Dokumentes man sich gerade befindet.



Des Weiteren kann mit Hilfe des Fensters durch das Dokument navigiert werden, indem die ge-

wünschte Überschrift per Mausklick ausgewählt wird.

Screen Beschreibung

Das Navigationsfenster ist in drei Bereiche

unterteilt.

1. Liste der verwendeten Überschriften im

Dokument

1 2 3



2. Anzeige der Seiten als Miniaturansicht

Per Mausklick auf die jeweilige Seitenansicht

navigiert man zur ausgewählten Seite.

3. Suche

Eingabe eines Suchbegriffes

Innerhalb des Fensters werden alle Stellen im

Dokument aufgelistet - im Dokument selbst wird

der Suchbegriff farbig markiert.



3 Weitere Tipps

3.1 Word-Optionen / Erweitert – Formatierungen mitverfolgen

Häkchen setzen bei:

Formatierung mitverfolgen

Inkonsistenzen bei Formatierungen markieren

Sind diese beiden Punkte aktiviert, kann man im Formatvorlagenkatalog erkennen, wann nicht korrek-

te Formatierungen verwendet werden:

Beispiel: Formatierung über die Menüleiste



Damit können nicht korrekte Formate schnell identifiziert und korrigiert werden.

Dazu die Formatvorlage im Katalog per Mausklick auswählen.

Im Pull-down-Menü den Eintrag „Alle Instanzen von x markieren“ auswählen und anschließend das

korrekte Format übergeben – beispielsweise „Standard“. Nach dem Übergeben des korrekten Forma-

tes „verschwindet“ die „falsche“ Formatvorlage aus dem Katalog.


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