Anfragen von Kunden bearbeiten

Das ist geschehen: Andreas Zimmer ist noch mit dem Ausfüllen der Kundenkarte beschäftigt, da bekommt er schon seinen nächsten Arbeitsauftrag. Es ist eine Angebotsanfrage der Lamprecht e.K. in der Abteilung Verkauf eingegangen. Diese wurde bereits mit einem Posteingangsstempel versehen. Auf der nächsten Seite finden Sie das Dokument. Lesen Sie sich diese zunächst durch! Was fällt Ihnen auf?

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Aufgabe: Posteingangsbuch

So sieht ein Posteingangsstempelaus:

Dieser wird auf den eingegangenen Brief angebracht und mit Datum, Namenszeichen (z.B. Frau Ewers Ewe) und Abteilung versehen

Aufgabe: Erstellen Sie in Excel eine Vorlage für das Posteingangsbuch (auf der nächsten Folie sehen Sie ein Musterbeispiel! Tragen Sie anschließend die Post in das Posteingangsbuch ein.

Posteingangsbuch: Muster

Posteingangsbuch: Lösung

Fragen…

Wozu wird ein Posteingangsbuch geführt? Wozu wird jedes eingegangene Dokument mit

einem Posteingangsstempel versehen? Was ist der Unterschied zwischen einem Angebot

und einer Anfrage? (ggf. im Internet recherchieren oder in Ihrem BWL-Buch)

Welche rechtliche Wirkung hat eine Anfrage? Wieso schaut sich Herr Herwig bei der

Bearbeitung von Anfragen vorher jedes Mal die Kundenkarteikarte an? Welche zusätzlichen Informationen stehen in der Kundenkartei? Füllen Sie die Kundenkarte für die Firma Lamprecht aus! (Datei Kundenkarte)

Die Sortimentsliste

Jedes Unternehmen hat neben einer Kundenliste auch eine Sortiments- und Preisliste. Schauen Sie sich diese an (Datei Sortimentsliste). Erstellen Sie in der Datei Sortimentsliste eine Funktion, die die Anzahl der gesamten Waren in der Sortimentsliste erfasst!

Über welche Ware möchte die Lamprecht e.K. ein Angebot erhalten?

Notieren Sie die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung und den Bruttopreis der Ware!

Wozu wird eine Sortimentsliste geführt?

Bestandsanfragen

Um zu überprüfen, ob die Ware überhaupt vorhanden ist und in welcher Menge, schickt Andreas Zimmer eine Anfrage an das Lager.

Für die Bestandsanfrage gibt es ähnlich wie bei der Kundenkarte oder dem Posteingangsbuch ein Formular.

Erstellen Sie das Formular (Muster auf der nächsten Folie). Hierbei können Sie erst einmal nur den Teil für den Verkauf ausfüllen.

Bestandsanfrage: Muster

Bestandsanfrage: Lösung

Im Lager: Lagerkartei Die Bestandsanfrage ist im Lager bei Herrn Bäumer

angekommen. Nun muss dieser überprüfen, ob die Ware überhaupt zum gewünschten Zeitpunkt lieferbar ist. Damit Herr Bäumer nicht alle Lagerregale ablaufen muss, führt er für jeden Artikel eine Lagerkartei. Die Tastaturen werden für die Firma Lamprecht reserviert.

Erstellen Sie das Formular für eine Lagerkarte. Füllen Sie die Lagerkarte mit folgenden Informationen aus:

Vervollständigen Sie die Bestandsanfrage für Herrn Bäumer auf der letzten Folie.

Lagerkarte: Muster

Lösung: Lagerkarte und Bestandsanfrage

Fragen…

Was ist ein Höchstbestand? Was ist ein Meldebestand? Was ist ein Istbestand? Was wird unter Artikelbewegungen

verstanden? Was ist ein Inventurbestand?

Angebot schreiben

Die ausgefüllte Bestandsanfrage ist zurück. Nun muss Andreas Zimmer das Angebot schreiben. Hierfür hat Herr Herwig einige Textbausteine zusammengestellt.

Textbausteine sind bereits formulierte Standardsätze, die oft in Angebotsschreiben benutzt werden.

Textbausteine für die Erstellung eines Angebots Teil 1 Anrede . Sehr geehrte Damen und Herren, . Sehr geehrte Frau ..., . Sehr geehrter Herr..., Brieferöffnung Verbindliches Angebot . vielen Dank für Ihre Anfrage. Zu dem gewünschten Artikel unterbreiten wir Ihnen

folgendes Angebot: . wir danken für Ihre Anfrage. Hiermit bieten wir Ihnen, wie gewünscht, an: . vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Artikeln. Wunschgemäß senden wir ]hnen ein

Angebot über: Unverbindliches Angebot . wir danken für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen das gewünschte An gebot,

das wir freibleibend abgeben: . vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir unterbreiten Ihnen gerne folgendes freibleibendes

Angebot: . Ihr Interesse an unseren Waren freut uns sehr. Wunschgemäß senden wir Ihnen ein

unverbindliches Angebot über: Genaue Beschreibung des Artikels, Preis zum Beispiel.: Artikel Nr:. H1003, MP3-Ptayer 4 GB,4 GB Speichel Bruttopreis pro Stück: 39,00 €

Textbausteine für die Erstellung eines Angebots Teil 2 Lieferungsbedingungen . Auf den obigen Preis gewähren wir Ihnen ... % Rabatt. Die Lieferung erfolgt per Lkw frei

Haus. . Wir gewähren Ihnen auf den Listenpreis ... % Rabatt. Versandkosten werden nicht in

Rechnung gestellt. . Vom oben genannten Preis können Sie ... % Rabatt in Abzug bringen. Versand und

Verpackung sind frei. Zahlungsbedingungen . Wir erwarten Ihre Zahlung innerhalb von ... Tagen netto Kasse. Bei Zahlung innerhalb vor ... Tagen gewähren wir... % Skonto. . Die Rechnung ist innerhalb von ... Tagen zu begleichen, bei vorzeitiger Zahlung innerhalb

von .. Tagen räumen wir Ihnen ... % Skonto ein. . Wir gewähren Ihnen ein Zahlungsziel von ... Tagen oder bei Zahlung innerhalb von ...

Tagen ... % Skonto. Briefabschluss . Wir hoffen, Ihnen ein interessantes Angebot gemacht zu haben, und erwarten Ihre

Bestellung. . Ihren Auftrag werden wir sorgfältig und umgehend ausführen. . Wir meinen, Ihnen ein attraktives Angebot unterbreitet zu haben, und freuen uns auf Ihre Bestellung Grußformel . Mit freundlichem Gruß . mit freundlichen Grüßen

Fragen…

Lesen Sie die Textbausteine! Was ist der Unterschied zwischen

einem verbindlichem (freibleibend) und einem unverbindlichem Angebot? (Internetrecherche oder BWL-Buch)

Aufgabe: Angebot schreiben Schreiben Sie das Angebot für die Lamprecht e.K.!

(Datei) Beachten Sie die Formatierungen, auf der

nächsten Folien sehen Sie, wie das Dokument aussehen soll. Achtung: Die Linien dienen als Hilfe, sie sind später nicht zu sehen!

Gehen Sie folgendermaßen vor: Erstellen Sie im Word-Dokument eine Kopfzeile

mit dem Firmennamen „Mediaworld e.K.“ und einem Clipart

Erstellen Sie eine Fußzeile mit den Angabe im Dokument (auf der nächsten Folie), benutzen Sie den Tabulator!

… mehr auf der nächsten Folie

Aufgabe: Angebot schreiben

Dies ist ein Adressfeld. Es steht unter der Kopfzeile auf der linken Seite. Erstellen Sie eine randlose Tabelle in diesem Format. In der ersten Zeile steht in Schriftgröße 10 die Adresse der Mediaworld.

Dies ist ein Bezugsfeld. Es steht unter der Kopfzeile auf der rechten Seite. Erstellen Sie ebenfalls eine randlose Tabelle in diesem Format.

Fragen…

Wozu wird das Formular zur Angebotserstellung in Tabellenform dargestellt?

Wozu dient eine Bezugszeile? Welche Informationen enthält eine

Bezugszeile? Wozu wird eine Kopf-/Fußzeile benutzt? Wozu benötigt man die Tabulator-Taste?

Postausgangsbuch

Nachdem Sie das Angebot geschrieben haben, muss der Brief nur noch verschickt werden. Tragen Sie hierzu den Versand in das Postausgangsbuch ein!

Erstellen Sie dieses zuvor!

Postausgangsbuch: Muster

Postausgangsbuch: Lösung

Zusammenfassung: Bearbeitung einer Kundenanfrage Bringen Sie folgende Arbeitsschritte in die richtige

Reihenfolge, tragen Sie die entsprechenden Ziffern ein. Sammlung aller Informationen, Schreiben des Angebots (LEERES BRIEFFORMULAR)

Artikelüberprüfung (SORTIMENTSLISTE)

Heraussuchen der in der Anfrage enthaltenen Informationen (ANFRAGE)

Kundenüberprüfung (KUNDENKARTEI)

Bestandsüberprüfung (BESTANDSANFRAGE)

Anbringen des Posteingangsstempels und Eintrag in dasPOSTEINGANGSBUCH

Archivieren einer Kopie des gesendeten Angebots

Eintrag in das POSTAUSGANGSBUCH und Versand des Angebots

Zusammenfassung: Auftragsbearbeitung

Welche Arbeitsschritte werden für die Auftragsbearbeitung benötigt?

Bringen Sie folgende Arbeitsschritte, erforderliche Formulare und die jeweilige Abteilung in die richtige Reihenfolge!

Erstellen Sie dazu eine Folie mit einer Tabelle mit den Angaben: Reihenfolge (1-8), Beschreibung der Tätigkeit, erforderliches Formular, Abteilung

Auf der nächsten Seite finden Sie zunächst alle Arbeitsschritte, Formulare und Abteilungen

Arbeitsschritte, Formulare, Abteilungen

Tätigkeiten: Anbringen des Posteingangsstempels, Bestandsanfrage an

Lager, Schreiben des Angebots, Eintrag ins Posteingangsbuch, Überprüfen der Kundendaten, Überprüfen des Lagerbestands und Meldung an Verkauf, Eintrag des Briefs in das Postausgangsbuch, Überprüfen, ob wir die Ware verkaufen

Formulare: Anfrage, Posteingangsbuch, Bestandsanfrage, Sortimentsliste,

Lagerkarte, Briefformular/Textbausteine, Postausgangsbuch, Kundenkarte

Abteilungen: Verwaltung, Verkauf, Lager

Tabelle

Erstellen Sie hier Ihre Tabelle

Zusammenfassung: komplette Anfrage- und Angebotsbearbeitung

Bearbeiten Sie die folgende Anfrage der Emil Meister e.K.. Achten Sie darauf, dass Ihre Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge erfolgen! (Hierzu benötigen Sie die Dateien „Posteingangsbuch“, „Bestandsanfrage“, „Mediaworld Brief“)!

Alle Arbeitsschritte dieser Bearbeitungen finden Sie auf der nächsten Seite als Kontrolle!