Anlagendokumentation Bestandteile – inhaltliche Aspekte – übergeordnete Anforderungen

Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen 05

Checkliste Lieferantendokumentation – 8 wichtige Aspekte 13

Relevante Normen, Standards und Leitfäden 17

Inhalt

In der Investitionsgüterindustrie ist die Lieferantendokumentati-on ein zentrales Thema. Lieferanten kämpfen darum, die Anfor-derungen der Auftraggeber zu erfüllen. Auftraggeber stöhnen über den Aufwand, den sie betreiben müssen, um der Doku-mentation zu den Komponenten ihrer Lieferanten habhaft zu werden und sie zugriffsfreundlich zusammenzustellen. Diese Bro-schüre gibt Ihnen einen Überblick über generelle Regelwerke, Methoden und Vereinbarungen sowie Tools, die beiden Parteien helfen, die Situation in den Griff zu bekommen.

04

Unter technischer Dokumentation für Anlagen versteht man die systematische Zusammen-stellung aller erforderlichen Dokumente für die Planung, Errichtung (Bau und Montage),

Inbetriebnahme, den Betrieb und die In-standhaltung sowie alle Prüfergebnisse und Prüfnachweise.

05Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

Anlagendokumentation

Technische Dokumentation (Anlage und Produkte)

Projektma-nagement-dokumenta-tion

n Terminn Ressourcenn Kosten

Genehmi-gungsdoku-mentation

n Anträgen Bescheiden VPU (Vor- prüfunter- lagen)

Ausfüh-rungsdoku-mentation

n Funktionn Aufbau n Ausrüstungn Instand- haltung

Qualitäts-dokumenta-tion

n Protokollen Zertifikate

Betriebsdokumentation n Betriebsanleitung

n Lieferantendoku- mentationn Inbetriebnahme- dokumentation

n Gesamtanlagen Systemen Komponenten

Enddokumentation (= Übergabedokumentation mit as-built Stand)

Betriebshandbuch (BHB) o. Betreiberhandbuch

06 Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

Projektmanagement-Dokumentation

Die Projektmanagement-Dokumentation umfasst den gesamten Schriftverkehr, der während der Angebots-, Projektierungs- / Planungs-, Errichtungs- und Inbetriebnah-mephase zwischen Auftraggeber und allen am Projekt beteiligten Auftragnehmern (z. B. TurnKey-Lieferant, Gesamtplaner bzw. Unter-lieferant) ausgetauscht wird.

Oft wird zwischen den Parteien ein Schlüssel vereinbart, nach welchem diese Dokumente abzulegen sind. In einigen Fällen soll diese Dokumentation nach finaler Abnahme auch in das Dokumenten-Managementsystem des Auftraggebers oder Betreibers integriert werden.

Die DIN 69901 „Projektmanagement“ und im besonderen die ISO 21500 „Leitfaden zum Projektmanagement“ geben einen guten Überblick über weitere Anforderungen an die Projektmanagement-Dokumentation. Sie beschreiben einen international bewährten Standard.

Genehmigungsdokumentation

Die Genehmigungsdokumentation ist die Zu-sammenstellung aller Genehmigungsanträge, der daraufhin erteilten Genehmigungsbeschei-de sowie möglicher Genehmigungsauflagen. Die Genehmigungsdokumentation wird in der Regel mit Hilfe des Kennzeichens des Errich-

tungs- bzw. Änderungsantrages strukturiert.

Ausführungsdokumentation

Die Ausführungsdokumentation umfasst alle Dokumente zur Beschreibung und Darstellung von Aufbau und Funktionsweise der Anlage, Anlagenteile und Einrichtungen sowie zu de-ren Betrieb und Instandhaltung. Insbesondere umfasst die Ausführungsdokumentation in der Regel folgende Dokumente:

n Komponentenhandbuch als zusammen- fassende Dokumentation der einzelnen Komponenten n Bautechnische Dokumentation (Statiken, Ausführungsunterlagen für Stahl-, Hoch- und Tiefbau)n E- und Leittechnische Dokumentation Im Kraftwerksbau sind diese Dokumente in der Regel nach KKS-Kennzeichnung (KKS – Kraftwerk-Kennzeichensystem) aufgebaut (z. B. Anlagen, Teilanlagen) und ggf. nach Be-triebsmittelschlüssel (für mehrfach eingebaute baugleiche Betriebsmittel).

Die Ausführungsdokumentation wird baube-gleitend erstellt und üblicherweise mindes-tens drei Monate vor kalter Inbetriebsetzung komplett zur Verfügung gestellt. Parallel dazu werden insbesondere der Erstellungs- und Freigabeprozess sämtlicher zu erwartender Unterlagen dokumentiert. Diese Unterlagen sind meist in einer Unterlagenbedarfsliste er-

fasst und werden auch mit dieser kontrolliert.

Qualitätsdokumentation

Die Qualitätsdokumentation (QS-Dokumen-tation) wird in der VGB R 171 (Technische Dokumentation für Kraftwerke) europaweit auch als Prüfnachweisdokumentation bezeich-net. Sie umfasst die Zusammenstellung der Nachweise der Qualität der Anlagen und ihrer Teile einschließlich der Entwurfsprüfunter-lagen und der Gefahrenanalyse. Sie enthält sowohl gestempelte Kopien der Ausführungs-dokumentation (Stempeloriginale oder beglau-bigte Kopien hiervon) als auch speziell für den Prüfnachweis erstellte Dokumente.

Soweit Dokumente der Qualitätsdokumenta-tion auch Bestandteil eines Genehmigungs-verfahrens sind, werden dort nur Kopien beigelegt, die Stempeloriginale verbleiben in der Qualitätsdokumentation. Die Qualitätsdo-kumentation wird in der Regel mit einer vom Auftraggeber vorgegebenen Dokumentennum-mer geordnet.

Die Lieferung der Qualitätsdokumentation erfolgt mit den Stempel-Originalen oder beglaubigten Kopien in der Regel in Ordnern. Sie belegen alle Prüfergebnisse einschließlich der Vorprüfunterlagen. Filme oder sonsti-ge relevante Unterlagen sind üblicherweise entsprechend der Dokumentennummer als Anhang beigefügt.

Die Unterlagen der Qualitätsdokumentation werden baubegleitend erstellt und oft mindes-tens zwei Wochen vor (Zwischen-)Abnah-me des Bauteils bzw. der Komponente zur Verfügung gestellt. Dies geschieht vor allem nach finaler Abnahme in Papierform und in elektronischer Form, was das Digitalisieren dieser Dokumentation und deren sinnvolle Ablage notwendig macht.

Betriebsdokumentation

Im EU-Raum sind im Rahmen der Betriebsdo-kumentation mindestens zu liefern:

n Konformitäts- und Einbauerklärungen der eingebauten Komponenten und der Anlagenn Betriebsanleitungen entsprechend der EU Herstellerrichtlinie (Maschinenrichtlinie)n Gefahrenanalysen aller Produkte, die keine Massen- oder Serienteile sind und entweder einer EU-Herstellerrichtlinie oder einer nationalen Richtlinie unterliegen (in Deutschland z. B. das Geräte- und Produkt- sicherheitsgesetz, dort §4 Abs. 2) n Inbetriebnahme-Dokumentation mit sämt- lichen Aufzeichnungen und den Betriebs- daten, die bei der Inbetriebnahme und dem Probebetrieb entstehen

Gesamt-Betriebsanleitung

Eine große Herausforderung ist es in der Praxis, eine Gesamt-Betriebsanleitung für eine Anlage zu erstellen. Hierfür müssen die

07Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

08 Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

Informationen aus der Lieferantendokumenta-tion in einen Gesamtzusammenhang gebracht werden. Die Inhalte, der Aufbau und die Kennzeichnung einer Betriebsanleitung sind in der IEC 62079 (internationaler Standard zum Erstellen von Anleitungen) geregelt.

Insbesondere beschreibt das Regelwerk fol-gende Aspekte:

n wie die Anleitungen anzuwenden sindn was die Besonderheit an Betriebs- anleitungen istn normaler und sicherer Betriebn automatisch gesteuerte und ferngesteuerte Produkten außergewöhnliche Funktionen / Situationenn zu beobachtende Anzeigenn Anleitungen zur Fehlererkennungn Schutz von Personen n Inhaltsverzeichnis, Stichwortverzeichnis (Index) und andere Listen, Definitionen und Meta-Syntaxn Seitennummerierung (Paginierung)n Definition technischer Fachbegriffen Definition von Symbolenn Erklärung der Darstellungskonventionenn Lesbarkeitn Schriftart und -größe

EnddokumentationDie Enddokumentation enthält sämtliche Dokumente, welche die genehmigten und gebauten bzw. gelieferten und abgenommenen Anlagen, Teilanlagen, Bauwerke, Komponen-

ten, Einrichtungen und Betriebsmittel darstel-len.

Die Enddokumentation besteht in der Regel aus folgenden drei Teilen:

n Papierdokumentation inkl. eines elektro- nischen Abbildes (das Format wird meist vom Auftraggeber vorgegeben) n CAD-Dateien und -Datenbankenn Technische Anlagendaten zur Anlagen- beschreibung (bis zur Betriebsmittel-Ebene)

Für die Enddokumentation lassen sich folgen-de Erfahrungswerte zusammenfassen:

n Alle Unterlagen sind in der Regel in der vereinbarten Projektsprache und ggf. in weiteren Sprachen (z. B. Zielort der Anlage) zu erstellen.n Es gibt oft für die Verwendung der Ordner hinsichtlich Marke, Größe oder Farbe genaue Vorgaben. Oft muss eine komplette Dokumentation in mehrfacher Ausfertigung geliefert werden.n jeder Ordner besitzt ein eigenes, einheit- liches Inhaltsverzeichnis. Die Inhalts- verzeichnisse sämtlicher Ordner werden in einem Gesamtinhaltsverzeichnis zusammen- gefasst und im ersten Ordner abgelegt.n Zeichnungen, PIDs, Schemata und sonstige grafische Darstellungen (üblicherweise als Plangut bezeichnet) sowie textliche Doku- mente und Tabellen und Listen (üblicher- weise als Schriftgut bezeichnet) sind oft

zusätzlich in elektronischer Form zu liefern (das genaue Format ist mit dem Auftrag- geber abzustimmen; mit Navigationsmög- lichkeiten im Dokument; Anzeige am Bild- schirm oder Reproduktion auf Papier muss problemlos möglich sein). Quelldaten sind in der Regel komplett mitzuliefern.n Die Enddokumentation wird beim Auftrag- geber oder dem Betreiber der Anlage in das vorhandene Dokumenten-Management- system übernommen. Hierzu ist die Angabe von Klassifizierungsmerkmalen unerläss- lich, die deshalb auch oft Bestandteil der Enddokumentation sind.n Die Struktur der elektronischen Daten muss der Struktur der Papierdokumentation ent- sprechen. Hierfür ist eine Vereinbarung über die Verwendung der Dateinamen abzustim- men.n Die für die Wahrnehmung der Instandhal- tungsaufgaben erforderlichen Unterlagen und Daten (z. B. Montageanweisungen, Reinigungsanleitungen, Schmierstellenplan etc.) müssen in den Betriebsanleitungen ent- halten sein. Diese sind spätestens mit Montagebeginn der Anlage oder des Anla- genteils in vorläufiger Form zu liefern, damit der Aufbau der „Vorbeugenden In- standhaltung“ bereits vor der kalten Inbe- triebsetzung erfolgen kann.n Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Enddokumentation – auch für die Doku- mentation aller Unterlieferanten – ist der Hauptlieferant bzw. Hersteller verantwort- lich.

n Der Umfang der Enddokumentation ist in Unterlagenbedarfslisten mit allen beteiligten Parteien festgelegt. Die Lieferung der End- dokumentation erfolgt meist in Teilpaketen, muss jedoch spätestens einen Monat nach Ende des Probebetriebes bzw. bei bautech- nischen Lieferanten spätestens mit der Ab- nahme abgeschlossen sein.n Zu revidierende Unterlagen und Daten auf Grund von Instandhaltungsmaßnahmen, Umrüstungen und Anpassungen während der Garantiezeit sind spätestens drei Monate nach Abschluss der jeweiligen Maßnahmen als Enddokumentation zu übergeben.n Der Auftragnehmer archiviert eine Kopie der gesamten Enddokumentation als Zweit- dokumentation und hat diese aus Sicher- heitsgründen noch zehn Jahre nach Überga- be der Anlage vorzuhalten.

Lieferantendokumentation

Unter Lieferantendokumentation versteht man im Allgemeinen die Technische Dokumentati-on aller zugekauften Systeme, Komponenten oder Teile einer Anlage. Es liegt in der Verant-wortung des Anlagenherstellers, die Informati-onen aus diesen Dokumenten (z. B. Wartungs-intervalle) in der Gesamt-Betriebsanleitung der Anlage zusammenfassen.

Der DIN-Fachbericht 146 „Technische Pro-duktkommunikation – Betriebsanleitungen für Anleitungen“ beschäftigt sich insbesondere mit der Integration und der Zusammenstellung

09Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

10 Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

der Lieferantendokumente in die Gesamt-Betriebsanleitung.

Inbetriebnahmedokumentation

Die Erstellung der Inbetriebnahmedokumen-tation, die am Ende der Ausführungsplanung erfolgt, ist ein wichtiges Instrument der Qualitätssicherung. Anhand der vorliegenden Ausführungsdokumentation wird in der Regel nochmals detailliert geprüft, ob die geplante Anlage effizient und bestimmungsgemäß in Betrieb genommen werden kann. Alle Syste-me werden dadurch einer weiteren komplexen Prüfung und Betrachtung unterzogen.

Eine gute Inbetriebnahmedokumentation erleichtert das anschließende Erstellen eines Betriebshandbuches erheblich.

Betriebshandbuch

Basierend auf dem Inhalt und Umfang der Betriebsdokumentation erstellt der Anla-genbetreiber nach Abnahme der Anlage ein Betriebshandbuch, auch Betreiberhandbuch genannt.

In einem Betriebshandbuch (BHB) sind vom Betreiber alle Maßnahmen zu beschreiben und alle Arbeitsanweisungen für das Personal zu formulieren, die den sicheren Betrieb der An-lage gewährleisten, also das „Was“ und „Wie“ im Sinne der eigentlichen Bedienung.

11

12

In jedem Unternehmen und jeder Branche ist die Ausgangssituation eine andere. Auch die einzelnen Beziehungen zwischen Lieferanten und Anlagenherstellern sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Dennoch gibt es eine Reihe von Aspekten, über die sich die Parteien im Zusammenhang mit Lieferantendokumentati-on verständigen sollten. Acht zentrale Aspekte sind im Folgenden aufgelistet, die als Basis für die Erstellung individueller Checklisten dienen können.

1. Termine

ü Liefertermin Produktü Kick-off / Abstimmungü Entwurf Dokumentationü Dokumentation Projektspracheü Dokumentation Fremdsprache(n)

Gegebenenfalls sind für die verschiedenen Dokumentationsarten jeweils separate Termin-vereinbarungen nötig.

2. Dokumentationsarten

Jeweils mit konkreten Inhaltsvorgaben oder Verweis auf relevante Normen.

ü Genehmigungsunterlagenü Konstruktionsdatenü Planungsunterlagenü Bedienungsanleitungü Service-/Wartungsanleitungü Teilekatalog

ü Programmieranleitung/Softwareanleitungü Montageanleitungü Sicherheits-Datenblätterü Betriebsanleitung (mit Inhaltsvorgabe)ü E- und Leittechnische Pläneü PI-Diagramme (PID)ü Technische Zeichnungen (ggf. mit detaillierter Definition des Inhalts)ü Detailanforderungenm Layout/Gestaltungm Inhalte (Anleitungen, Warnhinweise, Wartungstabelle, Teilelisten) m Detaillierung m Muster

3. Sprachen

ü Originalsprache/Projektspracheü Fremdsprache

4. Einzuhaltende Regelwerke und Normen Europa*ü Niederspannungs-Richtlinieü EMV-Verordnungü ATEXü ISO/IEC 82079ü ANSI Z535.6 für Warnhinweise

Deutschland*ü tekom-Leitfaden Lieferantendokumentationü DIN-Fachbericht 146ü UVVü VGB R 171* Branchen- und länderspezifische Regelwerke

13Checkliste Lieferantendokumentation – 8 wichtige Aspekte

5. Zertifikate und Bescheinigungen

ü Konformitätserklärungü Einbauerklärungü Prüfzertifikateü Abnahmeprotokolleü Herkunftsbescheinigung

6. Vertragliche Regelungen

ü Liefervereinbarungü Servicevertragü Schulungsvertragü Zolldokumenteü Gewährleistung / Garantie (inkl. Maßnahmen bei Abweichungen)ü Gültigkeit / Einschränkung AGBü Vereinbarung zur Integration /Anpassung der Informationen

7. Software, Formate und Medien

ü Papierformat(e)ü Konfektionierung – Lochung, Druck, Ordnerü Datei-Formate und Versionen (HTML, PDF)ü Erstellungs-Software, Sprachen und Versionen, z. B. für Texte, Grafiken, Pläneü Planungs-Software (E- und Leittechnik)

8. Identifikation

ü Klassifizierungsschlüsselü Kennzeichnung auf den Seiten m Rahmen/Kopf- und Fußzeilenm Meta-Informationen auf den Seiten m Seitennummerierung

14 Checkliste Lieferantendokumentation – 8 wichtige Aspekte

15

16

Unternehmen, die heterogene Informationen zu einem übergreifenden Werk zusammen-stellen, stehen vor großen Herausforderungen. Arbeitskreise der Normungsorganisation DIN und des Berufsverbandes tekom haben sich des Themas angenommen und zusammen-getragen, was aus ihrer Sicht sinnvoll und erforderlich ist. Abhängig von den jeweiligen Intentionen wurden unterschiedliche Schwer-punkte gesetzt. Es ist hilfreich, die verschiede-nen Empfehlungen zu kennen und das für die eigene Situation Hilfreiche anzuwenden.

Die Inhalte sind gleichermaßen für Lieferan-ten wie Auftraggeber interessant. Die richtige Interpretation der Forderungen ermöglicht Lieferanten, die Dokumentation in einer Art und Weise zusammenzustellen, die es dem Auftraggeber leicht macht, sie effizient zu ver-wenden. Nachfolgend werden die branchen-übergreifenden Publikationen und Normen kurz vorgestellt.

Auch wenn es sich bei einigen Normen um deutsche Standards handelt, so sind in jedem Fall zahlreiche Aspekte davon auch für einen europäischen Anlagenhersteller eine interes-sante Grundlage.

DIN-Fachbericht

Der DIN-Fachbericht 146 „Technische Pro-duktdokumentation – Betriebsanleitungen für Anlagen“ umfasst 19 Seiten und wurde im Januar 2006 herausgegeben.

Er enthält unter anderem Aussagen zu folgen-den Themen:

n Zielgruppenn Struktur / Inhalte der Dokumentation n Integration von Lieferantendokumentationn Anforderungen an die Dokumentation von Komponenten

Im Anhang wird beispielhaft ein detailliertes Inhaltsverzeichnis für eine Anlage aus der lebensmittelverarbeitenden Verpackungsin-dustrie abgebildet. Ein zweiter Anhang enthält einen Vorschlag für ein Kennzeichnungssys-tem für integrierte Texte und Verweise.

Der Fachbericht nennt die wesentlichen Aspekte, die zu beachten sind im Zusammen-hang mit Anlagen- bzw. Lieferantendokumen-tation. Er bietet eine gute Basis, auf der sich dann weitere, konkrete Überlegungen für die eigene Dokumentation (als Hersteller oder Lieferant) anstellen lassen.

17Relevante Normen, Standards und Leitfäden

18 Relevante Normen, Standards und Leitfäden

tekom-Leitfaden

Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumen-tation“ umfasst 46 Seiten. Er dokumentiert ein prozessorientiertes Vorgehen, das sich auf Unternehmen übertragen und für spezifische Anforderungen adaptieren lässt.

Die aus Sicht der Ersteller des Leitfadens relevanten Prozessschritte sind:

n Hausstandard definierenn Hausstandard intern und extern kommunizierenn Vertrag analysierenn Anforderung für Lieferantendokumentation spezifizierenn Bestellung Lieferantendokumentation nach Spezifikationn Auftragsbestätigung kontrollierenn Dokumentation kontrollierenn Integration

Zusätzlich legt der Leitfaden Wert auf die Lie-ferantenbewertung als Qualitätsmanagement-Werkzeug.

Von besonderem Interesse an diesem Leit-faden ist für Lieferanten und Auftraggeber der Anhang, der konkrete Formulare, vorfor-mulierte Texte und Checklisten enthält. Hier findet man unter anderem:

n Formblatt „Spezifikation Zulieferdokumentation“

n Vorschlag für einen Bestelltext für die Dokumentationn Detaillierte Dokumentenliste für eine Elektrodokumentationn Dokumentendefinitionenn Formblatt für einen Schmierplann Abweichungsliste zur Dokumentation von Mängelnn Kontrollblatt für eine Eingangskontrollen Vorschlag für eine Lieferantenbewertung

ISO / IEC 82079

Die Norm ISO / IEC 82079-1 „Preparation of instructions for use – Structuring, content and presentation – Part 1: General principles and detailed requirements” umfasst 58 Seiten und wurde 2012 publiziert. Sie hat keinen spezifischen Fokus auf Lieferantendokumen-tation, spricht jedoch an verschiedenen Stellen relevante Aspekte an.

So haben sämtliche Aussagen zu sicherheits-relevanten Informationen der Norm allgemei-ne Gültigkeit, unabhängig davon, ob es sich dabei um grundlegende Sicherheitsinforma-tionen handelt oder um Warnhinweise. Auch die Anforderungen an funktionale Kennzeich-nung, Lesbarkeit und Zugriff auf die Informa-tionen sind aus Anwendersicht formuliert und gelten prinzipiell.

Die Norm stellt in den Vordergrund, dass die Informationen für die Zielgruppen taug-lich sein müssen. Sie spricht weiter von der

Notwendigkeit, für komplexe Anlagen einen übergeordneten Wartungsplan zu erstellen, der die Wartungsarbeiten zu den einzelnen Komponenten zusammenfasst. Auch im Zu-sammenhang beispielsweise mit Informatio-nen zu Ersatzteilen werden konkrete Hinweise vermittelt.

Branchenspezifische Normen und Standards

Über die Veröffentlichungen von DIN und tekom hinaus ergänzen branchenspezifische Vorschriften den zu beachtenden Rahmen. Größere Bekanntheit hat die VGB R171 – Lieferung der technischen Dokumentation für Kraftwerke, die 2010 überarbeitet wurde.

19Relevante Normen, Standards und Leitfäden

TANNER AGKemptener Straße 99D-88131 Lindau (B)

Telefon +49 8382 272-119Fax +49 8382 272-900

info@tanner.dewww.tanner.de