Anleitung für das Feng Office - AAL-Netzwerkes Saar

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  • Anleitung fr das Feng Office

    - AAL-Netzwerkes Saar -

  • Inhaltsverzeichnis

    1.Leitfaden ......................................................................................................... 3

    2.Navigation ....................................................................................................... 3

    3. bersicht Dashboard ................................................................................... 6

    4. Benutzerkonto ............................................................................................... 7

    5. Aufgaben ....................................................................................................... 8

    6. Notizen ........................................................................................................ 11

    7. Dokumente .................................................................................................. 13

    8. Kontakte ...................................................................................................... 15

    9. Web Links..................................................................................................... 17

    10. Kalender ..................................................................................................... 18

    Version vom 16.07.2014

    Bei Fragen oder Probleme schauen Sie sich bitte die Anleitung an oder kontaktieren Sie im Notfall den Admin

    unter [email protected] Sollten Sie Stichwrter haben, die in der Auflistung nicht vorhanden sind, knnen

    Sie diese uns gerne schicken.

    mailto:[email protected]

  • Anleitung fr das Feng Office Seite 3

    1. Leitfaden

    Arbeiten in den einzelnen Arbeitsbereichen

    Die verschiedenen Arbeitsbereiche stellen die unterschiedlichen Arbeitskreise mit den verschiedenen

    Themenschwerpunkten. Somit hat jeder Arbeitsbereich seine eigenen Aufgaben, Projekt und

    Dokumente, sowie unterschiedliche Personen die innerhalb der Bereiche ttig sind. Die einzelnen

    Informationsobjekte (wie Aufgaben, Notizen,) haben eine Zugehrigkeit zu einem Arbeitsbereich.

    Whlen Sie unter Arbeitsbereich Alle anzeigen aus, sehen sie alle Objekte aus jedem Bereich. Es ist

    wichtig, dass Sie beim Erstellen eines neuen Informationsobjektes darauf achten, dass dieses einem

    Arbeitsbereich zugehrig ist. Es gibt zwei Mglichkeiten dies zu gewhrleisten:

    Sie whlen den gewnschten Arbeitsbereich in der linken Seitenleiste aus und erstellen dann

    im Hauptfenster das neue Objekt

    Oder Sie whlen beim Erstellen des Objektes die Option bezglich aus

    und knnen dort das Objekt mit dem Arbeitsbereich verknpfen. Dies

    bietet auch die Mglichkeit dem Objekt ein Schlagwort zuzuordnen,

    welches bessere Klassifizierung erlaubt und die Suche vereinfacht

    Abonnenten-Funktion

    Selbsterstellte Informationsobjekte beinhalten stets ein Abonnement. Das bedeutet,

    wird dieses Objekt bearbeiten oder kommentiert erhalten Sie eine Benachrichtig per

    Mail. Es besteht auch die Mglichkeit, fremde Objekte die Sie nher interessieren zu

    Abonnieren. Dazu whlen Sie einfach das gewnschte Objekt aus und whlen auf der

    rechten Seite unter Eigenschaften die Abonnieren-Schaltflche. Bei manchen

    Objekten besteht die Funktion Empfnger bearbeiten, was die Option zustzliche

    bietet manuell eine Abonnentenliste zu erstellen/bearbeiten.

    Schreib-Lese-Zugriffe

    Sie erhalten Lese- und Schreibzugriff auf die in der Anmeldung ausgewhlten Arbeitsbereiche, die die

    verschiedenen Themengebiete darstellen. Alle anderen Arbeitsbereiche knnen sie lesen aber nicht

    bearbeiten. Die Auswahl der Arbeitsbereiche lsst sich im Nachhinein auch ndern. Hierzu mssen

    Sie lediglich die Administratoren der Seite unter der unten angegebenen Mailadresse kontaktieren.

  • Anleitung fr das Feng Office Seite 4

    2. Navigation

    Beim ffnen des Feng Office sehen Sie standardmig die folgenden Bereich: In der Kopfleiste

    befindet sich Ihr Benutzerkonto und die Suche. An der Seitenleiste sind im oberen Bereich die

    einzelnen Arbeitsbereiche und im unteren Bereich Personen und Firmen aufgelistet. Falls aktiviert

    befindet sich zwischen Arbeitsbereich und Personen und ein Bereich namens Schlagwort. Unten

    rechts befinden sich der Papierkorb und das Archiv. Objekte die Sie gelscht/archiviert haben werden

    dort hin verschoben. Mittig befindet sich die Werkzeugleiste zur Bedienung und Auswahl ihrer

    Aktionen.

    Arbeitsbereiche und Werkzeugleiste

    Die einzelnen Arbeitsbereiche haben ihre eigne Aufgaben, Dokumente und dergleichen. Haben Sie

    alles anzeigen ausgewhlt, werden Ihnen alle Informationsobjekten aus jedem Arbeitsbereich

    angezeigt. Die bersicht bietet Ihnen einen berblick ber alle Informationen im aktuell

    ausgewhlten Arbeitsbereich. Die einzelnen Tabs neben der bersicht zeigen Ihnen dann jeweils die

    spezifischen Informationen des ausgewhlten Themengebietes an.

  • Anleitung fr das Feng Office Seite 5

    Papierkorb, Archiv und Schlagwort

    Im Papierkorb befinden sich alle gelschten Objekte, mit den genauen Informationen wann und von

    wem das Objekt genlscht wurde. Objekte im Papierkorb knnen wiederhergestellt werden,

    ansonsten werden sie nach 30 Tagen endgltig gelscht.

    Objekte die eventuell noch relevant sein knnen werden ins Archiv verschoben. Auch hier gibt es

    genauere Information ber das Archivierungsdatum und die Person das Objekt archiviert hat. Die

    Objekte knnen entweder wiederhergestellt oder gelscht werden.

    Links neben dem Papierkorb befindet sich eine Schaltflche, mit der Sie die

    dargestellten Seitenbereiche ein- und ausblenden knnen. Dort knnen Sie

    auch den standartmig ausgeblendeten Bereich Schlagworte einblenden

    lassen. Darunter befinden sich alle bis dato eingefgten Schlagwrter,

    sowie eine vereinfachte Suche nach Objekten die mit diesen Schlagwrtern

    klassifiziert wurden. Sollten Sie Stichwrter haben, die in der Auflistung

    nicht vorhanden sind, knnen Sie diese uns gerne schicken.

    Personen

    Die jeweiligen Personen im Feng Office sind unter den einzelnen Firmen in denen sie sich befinden

    aufgelistet. Beim Klick auf die jeweilige Person/Firma erhalten Sie Informationen ber die

    angegebenen Kontaktdaten.

    Benutzerkonto und Suche

    Mit der Suche knnen Sie schnell nach bestimmten Objekten/Personen innerhalb des Feng Office

    suchen. Mit einem Klick auf Ihren Namen, knnen Sie zum einen auf Ihr Benutzerkonto gelangen (im

    Folgenden wird dies noch nher erklrt) oder sich abmelden.

  • Anleitung fr das Feng Office Seite 6

    3. bersicht Das Dashboard (zu finden unter dem Tab bersicht) ist das erste, das Sie nach Ihrer ersten Anmeldung sehen knnen. Es bietet Ihnen einen berblick ber die aktuellsten und dringendsten Informationen aus allen Modulen. So knnen sie zum Beispiel auf einen Blick sehen welche Aufgaben fllig sind, ob Nachrichten und Kommentare gepostet wurden oder welche Dokumente hochgeladen wurden.

    Auf dem Dashboard finden sich verschiedene Fenster. Jedes dieser kleinen Fenster zeigt die

    Informationen eines Moduls oder Informationen einer spezifischen Art an. So zeigt das Fenster

    Notizen, die letzte Eintrge aus dem Modul Notizen. Die Titel der Fenster sprechen fr sich selbst und

    erklren weitgehend den angezeigten Inhalt.

    Durch das einmalige Klicken der Titelleiste des Fensters, kann sein Inhalt vorbergehend

    ausgeblendet werden. Nach dem erneuten Anklicken des Titels, wird der Inhalt wieder angezeigt.

    Mit dem Menpunkt Als Liste anzeigen in der oberen rechten Ecke knnen Sie eine bersichtlichere

    Ansicht anzeigen lassen. Dabei zeigt ein kleiner blauer Punkt vor dem Datentyp, dass ein

    Informationsobjekt hinzugefgt/bearbeitet worden ist und Sie dies noch nicht gelesen haben.

    Whlen Sie einen bestimmten Arbeitsbereich aus, so werden Ihnen nur die Informationen dieses

    Bereiches angezeigt.

  • Anleitung fr das Feng Office Seite 7

    4. Benutzerkonto

    Einer der ersten Schritte im Feng Office ist es Ihr eigenes Benutzerprofil zu aktualisieren. Das

    Benutzerprofil dient als persnlicher Steckbrief. Andere Nutzer des Feng Office knnen unter

    Kontakte ihr Profil ansehen und daraus gegebenenfalls Kontakte ermitteln. Zum eigenen

    Benutzerprofil gibt es ein Firmenprofil, welches vom Admin verwaltet wird. Dort werden die bei der

    Anmeldung eingetragenen Firmeninformationen eingetragen.

    Aktualisierung Ihres Benutzerkontos

    Um Ihr Benutzerprofil zu aktualisieren oder zu bearbeiten whlen Sie

    im ersten Schritt rechts oben unter ihrem Namen Benutzerkonto aus.

    In dem aufgehenden Fenster knnen

    Sie ihre aktuellen persnlichen Daten

    einsehen. Unter Kontakt bearbeiten

    fgen Sie bitte alle relevanten Daten

    hinzu. Es besteht auch die Mglichkeit

    ein Bild einzufgen. ber die

    eingetragene Mailadresse werden Sie

    benachrichtig ber aktuelle

    Geschenisse, sowie

    Weitere Benutzerinformationen

    Arbeit: Im Unterpunkt Arbeit knnen Sie Daten bezglich Ihrer Firma eintragen. Diese Daten

    verndern nicht das Firmenprofil unter dem Sie aufgelistet sind, sondern dienen als

    zustzliche Information ber Ihre Person/Firma.

    E-Mail- und Instant-Messaging (IM): Hier knnen Sie weiter Mailadressen angeben und

    Kontaktdaten ber zustzliche Messanger unter denen Sie zu erreichen sind.

    Privat: Bei Bedarf knnen Sie hier Ihre privaten Kontaktdaten eintragen.