Anleitung für das Feng Office - AAL-Netzwerkes Saar -

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Anleitung für das Feng Office

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Inhaltsverzeichnis

1.Leitfaden ......................................................................................................... 3

2.Navigation ....................................................................................................... 3

3. Übersicht – Dashboard ................................................................................... 6

4. Benutzerkonto ............................................................................................... 7

5. Aufgaben ....................................................................................................... 8

6. Notizen ........................................................................................................ 11

7. Dokumente .................................................................................................. 13

8. Kontakte ...................................................................................................... 15

9. Web Links..................................................................................................... 17

10. Kalender ..................................................................................................... 18

Version vom 16.07.2014

Bei Fragen oder Probleme schauen Sie sich bitte die Anleitung an oder kontaktieren Sie im Notfall den Admin

unter [email protected]. Sollten Sie Stichwörter haben, die in der Auflistung nicht vorhanden sind, können

Sie diese uns gerne schicken.

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1. Leitfaden

Arbeiten in den einzelnen Arbeitsbereichen

Die verschiedenen Arbeitsbereiche stellen die unterschiedlichen Arbeitskreise mit den verschiedenen

Themenschwerpunkten. Somit hat jeder Arbeitsbereich seine eigenen Aufgaben, Projekt und

Dokumente, sowie unterschiedliche Personen die innerhalb der Bereiche tätig sind. Die einzelnen

Informationsobjekte (wie Aufgaben, Notizen,…) haben eine Zugehörigkeit zu einem Arbeitsbereich.

Wählen Sie unter Arbeitsbereich „Alle anzeigen“ aus, sehen sie alle Objekte aus jedem Bereich. Es ist

wichtig, dass Sie beim Erstellen eines neuen Informationsobjektes darauf achten, dass dieses einem

Arbeitsbereich zugehörig ist. Es gibt zwei Möglichkeiten dies zu gewährleisten:

Sie wählen den gewünschten Arbeitsbereich in der linken Seitenleiste aus und erstellen dann

im Hauptfenster das neue Objekt

Oder Sie wählen beim Erstellen des Objektes die Option „bezüglich“ aus

und können dort das Objekt mit dem Arbeitsbereich verknüpfen. Dies

bietet auch die Möglichkeit dem Objekt ein Schlagwort zuzuordnen,

welches bessere Klassifizierung erlaubt und die Suche vereinfacht

Abonnenten-Funktion

Selbsterstellte Informationsobjekte beinhalten stets ein Abonnement. Das bedeutet,

wird dieses Objekt bearbeiten oder kommentiert erhalten Sie eine Benachrichtig per

Mail. Es besteht auch die Möglichkeit, fremde Objekte die Sie näher interessieren zu

Abonnieren. Dazu wählen Sie einfach das gewünschte Objekt aus und wählen auf der

rechten Seite unter „Eigenschaften“ die Abonnieren-Schaltfläche. Bei manchen

Objekten besteht die Funktion „Empfänger bearbeiten“, was die Option zusätzliche

bietet manuell eine Abonnentenliste zu erstellen/bearbeiten.

Schreib-Lese-Zugriffe

Sie erhalten Lese- und Schreibzugriff auf die in der Anmeldung ausgewählten Arbeitsbereiche, die die

verschiedenen Themengebiete darstellen. Alle anderen Arbeitsbereiche können sie lesen aber nicht

bearbeiten. Die Auswahl der Arbeitsbereiche lässt sich im Nachhinein auch ändern. Hierzu müssen

Sie lediglich die Administratoren der Seite unter der unten angegebenen Mailadresse kontaktieren.

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2. Navigation

Beim Öffnen des Feng Office sehen Sie standardmäßig die folgenden Bereich: In der Kopfleiste

befindet sich Ihr Benutzerkonto und die Suche. An der Seitenleiste sind im oberen Bereich die

einzelnen Arbeitsbereiche und im unteren Bereich Personen und Firmen aufgelistet. Falls aktiviert

befindet sich zwischen Arbeitsbereich und Personen und ein Bereich namens Schlagwort. Unten

rechts befinden sich der Papierkorb und das Archiv. Objekte die Sie gelöscht/archiviert haben werden

dort hin verschoben. Mittig befindet sich die Werkzeugleiste zur Bedienung und Auswahl ihrer

Aktionen.

Arbeitsbereiche und Werkzeugleiste

Die einzelnen Arbeitsbereiche haben ihre eigne Aufgaben, Dokumente und dergleichen. Haben Sie

alles anzeigen ausgewählt, werden Ihnen alle Informationsobjekten aus jedem Arbeitsbereich

angezeigt. Die Übersicht bietet Ihnen einen Überblick über alle Informationen im aktuell

ausgewählten Arbeitsbereich. Die einzelnen Tabs neben der Übersicht zeigen Ihnen dann jeweils die

spezifischen Informationen des ausgewählten Themengebietes an.

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Papierkorb, Archiv und Schlagwort

Im Papierkorb befinden sich alle gelöschten Objekte, mit den genauen Informationen wann und von

wem das Objekt genlöscht wurde. Objekte im Papierkorb können wiederhergestellt werden,

ansonsten werden sie nach 30 Tagen endgültig gelöscht.

Objekte die eventuell noch relevant sein können werden ins Archiv verschoben. Auch hier gibt es

genauere Information über das Archivierungsdatum und die Person das Objekt archiviert hat. Die

Objekte können entweder wiederhergestellt oder gelöscht werden.

Links neben dem Papierkorb befindet sich eine Schaltfläche, mit der Sie die

dargestellten Seitenbereiche ein- und ausblenden können. Dort können Sie

auch den standartmäßig ausgeblendeten Bereich Schlagworte einblenden

lassen. Darunter befinden sich alle bis dato eingefügten Schlagwörter,

sowie eine vereinfachte Suche nach Objekten die mit diesen Schlagwörtern

klassifiziert wurden. Sollten Sie Stichwörter haben, die in der Auflistung

nicht vorhanden sind, können Sie diese uns gerne schicken.

Personen

Die jeweiligen Personen im Feng Office sind unter den einzelnen Firmen in denen sie sich befinden

aufgelistet. Beim Klick auf die jeweilige Person/Firma erhalten Sie Informationen über die

angegebenen Kontaktdaten.

Benutzerkonto und Suche

Mit der Suche können Sie schnell nach bestimmten Objekten/Personen innerhalb des Feng Office

suchen. Mit einem Klick auf Ihren Namen, können Sie zum einen auf Ihr Benutzerkonto gelangen (im

Folgenden wird dies noch näher erklärt) oder sich abmelden.

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3. Übersicht Das Dashboard (zu finden unter dem Tab Übersicht) ist das erste, das Sie nach Ihrer ersten Anmeldung sehen können. Es bietet Ihnen einen Überblick über die aktuellsten und dringendsten Informationen aus allen Modulen. So können sie zum Beispiel auf einen Blick sehen welche Aufgaben fällig sind, ob Nachrichten und Kommentare gepostet wurden oder welche Dokumente hochgeladen wurden.

Auf dem Dashboard finden sich verschiedene Fenster. Jedes dieser kleinen Fenster zeigt die

Informationen eines Moduls oder Informationen einer spezifischen Art an. So zeigt das Fenster

Notizen, die letzte Einträge aus dem Modul Notizen. Die Titel der Fenster sprechen für sich selbst und

erklären weitgehend den angezeigten Inhalt.

Durch das einmalige Klicken der Titelleiste des Fensters, kann sein Inhalt vorübergehend

ausgeblendet werden. Nach dem erneuten Anklicken des Titels, wird der Inhalt wieder angezeigt.

Mit dem Menüpunkt Als Liste anzeigen in der oberen rechten Ecke können Sie eine übersichtlichere

Ansicht anzeigen lassen. Dabei zeigt ein kleiner blauer Punkt vor dem Datentyp, dass ein

Informationsobjekt hinzugefügt/bearbeitet worden ist und Sie dies noch nicht gelesen haben.

Wählen Sie einen bestimmten Arbeitsbereich aus, so werden Ihnen nur die Informationen dieses

Bereiches angezeigt.

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4. Benutzerkonto

Einer der ersten Schritte im Feng Office ist es Ihr eigenes Benutzerprofil zu aktualisieren. Das

Benutzerprofil dient als persönlicher Steckbrief. Andere Nutzer des Feng Office können unter

Kontakte ihr Profil ansehen und daraus gegebenenfalls Kontakte ermitteln. Zum eigenen

Benutzerprofil gibt es ein Firmenprofil, welches vom Admin verwaltet wird. Dort werden die bei der

Anmeldung eingetragenen Firmeninformationen eingetragen.

Aktualisierung Ihres Benutzerkontos

Um Ihr Benutzerprofil zu aktualisieren oder zu bearbeiten wählen Sie

im ersten Schritt rechts oben unter ihrem Namen Benutzerkonto aus.

In dem aufgehenden Fenster können

Sie ihre aktuellen persönlichen Daten

einsehen. Unter Kontakt bearbeiten

fügen Sie bitte alle relevanten Daten

hinzu. Es besteht auch die Möglichkeit

ein Bild einzufügen. Über die

eingetragene Mailadresse werden Sie

benachrichtig über aktuelle

Geschenisse, sowie

Weitere Benutzerinformationen

Arbeit: Im Unterpunkt Arbeit können Sie Daten bezüglich Ihrer Firma eintragen. Diese Daten

verändern nicht das Firmenprofil unter dem Sie aufgelistet sind, sondern dienen als

zusätzliche Information über Ihre Person/Firma.

E-Mail- und Instant-Messaging (IM): Hier können Sie weiter Mailadressen angeben und

Kontaktdaten über zusätzliche Messanger unter denen Sie zu erreichen sind.

Privat: Bei Bedarf können Sie hier Ihre privaten Kontaktdaten eintragen.

Sonstige: Eine weitere Möglichkeit zusätzliche Kontaktdaten einzutragen.

Notizen: Informationsfeld für einen eigens verfassten Text über Sie.

Verknüpfte Objekte: Möchten Sie eine Informationsdokument oder eine Person mit Ihrem

Profil verknüpfen, können Sie dies über diese Funktion tun.

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5. Aufgaben

Mit dem Aufgaben-Modul haben Sie die Möglichkeiten einzelne Aufgaben zu erstellen und diese

wenn gewünscht auch einzelnen Personen zu zuweisen. Des Weiteren besteht die Option genauere

Beschreibungen den Aufgaben beizufügen und eventuell einen Zeitplan beizufügen.

Werkzeugleiste

Neu: Erstellen einer neuen Aufgabe

Erledigt: Setzt die aktuell ausgewählte Aufgabe auf den Status Erledigt

Markierung: Ermöglicht es eine Aufgabe als gelesen oder ungelesen zu markieren

Anzeige: Moduliert die im Fenster angezeigten Informationen der einzelnen Aufgaben

Drucken: Die angezeigten Aufgaben werden gedruckt

Weitere Sortiermöglichkeiten

Zu den einfachen Sortiermöglichkeiten in der Werkzeugleiste, kann man komplexere Filter

hinzuschalten, die bei einer größeren Anzahl von Aufgaben die Übersicht erleichtert.

Filter: Mit dem Setzen von Filtern können Sie festlegen, welche Aufgaben sichtbar sind.

Gehen Sie von links nach rechts, da der Inhalt des zweiten Dropdown-Menüs abhängt was Sie

in der ersten Dropdown-Menü auswählen haben.

Status: Der Status-Filter ist von den anderen Filtern unabhängig. Darin können Sie unter

anderem anstehenden Aufgaben, erledigte Aufgaben oder überfällige Aufgaben darstellen.

Gruppieren nach: Mit der Gruppierung können Sie auswählen, unter welcher Aspekt Ihrer

Aufgaben definiert werden, um sie nach diesen Kriterien in kleineren Gruppen zu

organisieren.

Sortieren nach: Sortierungen dieser Art werden immer innerhalb einer Gruppe angewandt.

Mit anderen Worten, die Gruppe mit den Einstellungen der vorherigen Filter wird nach dem

ausgewählten Schema sortiert.

Die letzte Funktion zeigt Termine eines bestimmten Datums an

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Weiter Befehle in der Listenansicht

Andere ausblenden / Alle: Blendet weitere Aufgabengruppen aus oder ein.

Drucken: Druckt die aktuelle Aufgabe-Gruppe.

Grüne Plus-Symbol: Fügt eine Unteraufgabe hinzu.

Blau Plus- / Minus-Symbol: Zeigt an, dass eine Aufgabe eine Unteraufgabe besitzt.

Bearbeiten: Hiermit können Sie die Aufgabeneigenschaften in schnellen Bearbeitungsmodus

bearbeiten (Der schnellen Bearbeitungsmodus erlaubt es die wichtigsten Informationen der

Aufgaben zu ändern).

Erledigen: Schließt die Aufgabe ab.

Stoppuhr-Symbol: Startet die Zeiterfassung für eine Aufgabe. Wenn ein Benutzer an einer

Aufgabe arbeiten wird sein Name in Rot angezeigt (Diese Funktion wird für unsere Zwecke

nicht benötigt)

Neue Aufgabe

Beim Erstellen oder auch beim Bearbeiten einer Aufgabe gibt es einige Sonderfunktionen die Sie

hinzufügen können.

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Bezüglich: Wichtig ist, dass Sie jeder Aufgabe einen Arbeitsplatz zuordnen. Die Aufgabe wird

dann in diesem Bereich angezeigt. Des Weiteren können Sie der Aufgabe ein Schlagwort

geben um der Aufgabe eine eindeutige Klassifizierung zu geben.

Aufgabendetails: Möchten Sie die Aufgabe einer schon bestehenden Aufgabe unterordnen

können Sie dies durch die Schaltfläche Übergeordnete Aufgabe auswählen. Die Aufgabe

erscheint dann als aufklappbarer Unterpunkt der Hauptaufgabe. Eine Unteraufgabe können

Sie auch schneller in der Listenansicht hinzufügen, indem Sie mit der Maus über die

gewünschte Hauptaufgabe gehen und den nun aufgeblendeten Befehl Unteraufgabe

hinzufügen auswählen.

Sie können unter diesem Gesichtspunkt auch einen Zeitlichen Rahmen festlegen, sowie eine

Prioritätsstufe angeben und wenn benötigt eine Prozentzahl, wie viel von der Aufgabe schon

erledigt wurde.

Wiederholende Aufgabe: Legen Sie hier fest wie oft diese Aufgabe wiederholt werden soll

(einmalig, Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich)

Erinnerungen: Hiermit können Sie die zuständigen Personen dieser Aufgabe per Mail

erinnern an das Fälligkeitsdatum (falls ein Fälligkeitsdatum eingetragen wurde)

Interessent: Hiermit können Sie der Aufgabe Abonnenten hinzufügen. Abonnenten können

die Aufgabe einfacher verfolgen und werden bei einer Änderung oder einer Kommentierung

per Mail benachrichtigt.

Verknüpfte Objekte: Möchten Sie ein Objekt, welches zur Aufgabe gehört mit dieser

verbinden, können Sie dies durch diese Funktion verknüpfen(E-Mail, Dokumenten-, Notiz,

Bild, etc.).

Aktionen

Erledigt: Legt Status der Aufgabe zu abgeschlossen.

Bearbeiten: Hiermit können Sie diese Aufgabe bearbeiten. Mit einem Klick auf diesen Link

gelangen Sie zu der Bearbeitungsansicht.

In den Papierkorb: Hier können Sie diese Aufgabe in den Papierkorb zu verschieben.

Archiv: Hier können Sie diese Aufgabe in den Ordner Archiviert verschieben.

Aufgabe kopieren: Hier können Sie eine Kopie dieser Aufgabe erstellen

Drucken: Zeigt eine Druckversion dieser Aufgabe und gibt einen Druckbefehl aus.

Verlauf anzeigen: Hier können Sie die Verlauf der Aufgabe lesen.

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6. Notizen

Notizen sind wohl der einfachste Weg Informationen zwischen Benutzern auszutauschen. Notizen

können als Ersatz für ein Forum gesehen werden. Es steht Ihnen hierbei eine Kommentarfunktion zur

Verfügung, so dass man leicht über einen einzelnen Punkt diskutieren kann.

Notizen können Sie nur in den Arbeitsbereichen erstellen zu denen Sie die Berechtigung haben.

Listenansicht

Über den Tab Notizen werden Ihnen alle Notizen des Bereiches angezeigt, je nachdem welchen

Arbeitsbereich Sie auf der linken Seite ausgewählt haben.

Indem sie den Mauscursor auf den Namen oder Titel einer Notiz bewegen, können Sie sich diese als

Tooltip anzeigen lassen ohne darauf zu klicken.

Detail Ansicht

Klicken Sie in der Auflistung auf eine der Notizen, können Sie den genauen Inhalt dieser sehen.

Zudem besteht, für Notizen in Ihrem Arbeitsbereich, die Möglichkeit diese zu kommentieren.

Unter Aktionen:

Bearbeiten: Öffnet das Fenster zum Bearbeiten der Notiz.

In den Papierkorb verschieben: Löscht die Notiz und verschiebt sie in

den Papierkorb.

Archivieren: Verschiebt die Notiz in die Archive, sie wird nicht mehr

im Hauptarbeitsbereich angezeigt

Ansicht drucken: Erzeugt eine Druckansicht der aktuellen Notiz und

ruft das Druckmenü auf.

Verlauf anzeigen: Zeigt die Bearbeitungshistorie.

Unter Eigenschaften können Sie die Notiz abonnieren und werden dann

zukünftig über alle neuen Entwicklungen informiert.

Mittels Empfänger bearbeiten, können Sie weitere Benutzer hinzufügen, für

die diese Notiz interessant sein könnte.

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Erstellen einer neuen Notiz

Unter bezüglich fügen Sie die Notiz einen bestimmten Arbeitsbereich zu, in der sie angezeigt wird.

Optional können Sie der Notiz ein Schlagwort zuordnen um sie zu klassifizieren.

Durch Hinzufügen von Interessenten benennen Sie Benutzer, für die diese Notiz intersannt sein

könnte.

Mit der Funktion verknüpfte Objekte können Sie Bilder, Dokumente oder gar Personen mit der Notiz

verknüpfen um eine Zusammengehörigkeit darzustellen.

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7. Dokumente

Mittels dem Dokumente-Modul besteht die Möglichkeit, jeden beliebigen Dateityp nicht nur

hochzuladen, runterzuladen und anderen zu Verfügung zu stellen, sondern auch Dateien online bis zu

einem gewissen Grad zu editieren. Wir unterscheiden daher zwischen dem Dokumenten-

Management und der Dokumenten-Bearbeitung.

Listenansicht

In der Listenanzeige des Dokumenten-Moduls können sie alle Dateien des aktuellen Arbeitsbereiches

sehen. Beachten Sie, dass einige Dateien neben dem Dateinamen eine Schaltfläche für das Editieren

haben und einige nicht. Daran lässt sich leicht erkennen, welche Dateien online editierbar sind und

welche nur für den Download zu Verfügung stehen.

Wird ein Dokument gerade von jemand anderen bearbeiten, wird dies in der Statusleiste markiert.

Aktionsspalte

Es gibt in der Aktionsspalte vier verschiedene

Arten von Optionen die ein Dokumenten haben

kann.

Das erste Dokument ist ein Standard-Dokument (zum Beispiel ein Word-Dokument oder eine

Photoshop-Datei); diese Art von Dokument kann nur heruntergeladen werden.

Das zweite Dokument ist ein editierbares Dokument; hier haben Sie die Wahl zwischen

Download und Bearbeitung.

Das Dritte ist eine Präsentation, die nicht nur bearbeitet werden kann, sondern auch in

einem neuen Fenster dargestellt werden kann. Denken Sie daran, dies steht nur Feng Office-

Präsentationen (nicht für Powerpoint-Dateien) zur Verfügung.

Das Vierte ist ein ZIP-Archiv; Sie können es direkt auf dem Server entpacken, oder Sie können

es, wie Sie jedes andere Dokument downloaden.

Das Letzte ist ein Dokument, das nicht physisch in Ihrem Feng Office gespeichert, sondern an

einem anderen Ort im Internet gespeichert ist; mit anderen Worten, es ist einfach ein Link.

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Werkzeugleiste

Neu: Hier haben Sie die Möglichkeit eine Datei Hochzuladen. Dabei gibt es verschieden

Optionen die Sie auswählen können

Datei hochladen: Hier können Sie eine Datei von Ihrer lokalen

Festplatte hochladen. Diese Datei kann von beliebiger Art sein.

Dokument: Hier können Sie ein Online-editierbare Text-

Dokument erstellen (welches als HTML-Datei gespeichert wird).

Web Document: Dies erlaubt es Dokument hinzuzufügen,

welches nur online zugänglich ist. Anstatt die Datei auf Ihrem

Rechner auszuwählen, geben Sie eine URL an

Präsentation: Hier können Sie eine Online-editierbare

Präsentation erstellen.

Datei aktualisieren: Hier können Sie die ausgewählte Datei aktualisieren. Hierbei besteht die

Möglichkeit die alte Datei zu erhalte oder zu überschreiben. (Diese Schaltfläche ist nur

verfügbar, wenn Sie ein einzelnes Dokument auswählen.)

Komprimieren : Verpackt alle gegenwärtig ausgewählten Dokumente in eine zip-Datei

Archiv : Verschiebt alle markierten Dokumente ins Archiv

In den Papierkorb schieben : Löscht alle ausgewählten Dokumente

Eigenschaften

Objekte verknüpfen: Objekte, die mit diesem Dokument verknüpft sind.

Abonnenten: Jene Benutzer, die Bemerkungen zu diesem Dokument abonniert haben.

Erstellt von: Benutzer, der das Dokument erstellt hat. (inklusive dem Erstellungsdatum).

Geändert von: Benutzer, der das Dokument zuletzt geändert hat. (inklusive dem Datum der

letzten Änderung).

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Aktionen

Ruft man ein Dokument auf, bestehen verschiedene Aktionen die zur Verfügung stehen (abhängig

von der Art des Dokuments).

Download: Lädt die Datei auf Ihrer lokalen Festplatte.

Datei sperren: Sperrt das Dokument bis es wieder

freigegeben wird

Datei bearbeiten: (Ist nur verfügbar wenn die Datei eine

online editierbares Dokument oder Präsentation enthält):

Aktiviert den Online-Editor.

In den Papierkorb: Verschiebt die aktuell ausgewählte Datei

in den Papierkorb.

Folienshow: (Ist nur verfügbar wenn die Datei eine online

editierbare Präsentation enthält) Zeigt die Datei im

Präsentationsmodus und wird in einem neues Fenster

öffnen.

Archiv: Archiv die ausgewählte Datei in den Ordner Archive verschoben.

Datei kopieren: Erstellt eine Kopie des Dokuments

Verlauf anzeigen: Zeigt die Entwicklung der Aktualisierung der Datei an (Versionsgeschichte).

Dateieigenschaften bearbeiten: Sie können hier alle Angaben, wie ausgewählter

Arbeitsbereich oder Beschreibung, abermals ändern. Es gibt auch dir Option die Datei zu

Aktualisieren. Dabei können Sie die alte Datei beibehalten, indem Sie den Menüpunkt

Änderung beibehalten aktivieren. Ist dieser nicht aktiviert wird die alte Datei überschrieben

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8. Kontakte

Kontakte umfassen Personen und Firmen . Ein Mausklick auf den Kontakte-Tab öffnet die

Adresstabelle der Datenbank, die ungefiltert beides anzeigt, Personen und Firmendaten.

Eine Person kann einer Firma zugeordnet sein, und einer Firma können viele Benutzer und Personen

angehören (müssen es aber nicht).

Anzeige

Durch die Anzeigefunktion lässt sich die angezeigte Übersicht der Kontakte filtern.

Import/Export

Die Importfunktion ist für Ihr Standard- Benutzerkonto deaktiviert.

Mit der Exportfunktion können Sie Personen-Kontakte und Firmenkontakte im .csv-Format auf Ihren

Rechner exportieren.

Detailansicht für Personen

Durch Kick auf eine der angezeigten Personen oder Firmen kommen Sie in eine detaillierte Übersicht,

aus der Sie genauere Kontaktinformationen wie Mailadresse oder Arbeitsadresse herauslesen

können.

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9. Web Links

Web-Links verhalten sich gleich wie Lesezeichen oder Favoriten die Sie in Ihrem Browser aufrufen

können. Durch die Speicherung in Feng Office können Sie diese mit anderen Nutzern zu teilen.

Größere Ansammlungen von Web-Links werden mit Hilfe der einzelnen Arbeitsbereichen und den

Tags organisiert, wie Sie es von anderen Objekttypen in Feng Office kennen.

Werkzeugleiste

: Erstellen Sie einen neuen Weblink

: Sie können den ausgewählten Weblink bearbeiten

: Weblink ins Archiv verschieben

: Löschen des gewählten Objekts

Neuer Weblink

Beim Erstellen eines Weblinks ist es wichtig, dass Sie die Option „bezüglich“ auswählen um dem

betreffenden Link einen Arbeitsbereich zu zuweisen und es eventuell mit einem Schlagwort zu

klassifizieren.

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10. Kalender

Der Kalender in Feng Office bietet verschiedene Funktionen. Zum einen können Sie sich im Kalender

anstehende Fälligkeitstermine für Aufgaben ansehen. Zum anderen gibt es die Möglichkeit Events in

den Kalender einzutragen und Personen innerhalb des Feng Office einzuladen. Sie können den Feng-

Kalender auch beispielsweise mit Ihrem Googlekalender synchronisieren um wichtige Termine immer

im Blick zu haben.

Werkzeugleiste

Termin hinzufügen: Erstellt ein Ereignis. Bitte beachten Sie, dass diese Veranstaltung

standardmäßig dem Arbeitsbereich zugewiesen ist den Sie derzeit in der linken Seitenleiste

ausgewählten haben; wenn kein Arbeitsbereich ausgewählt wurde, wird das Ereignis

standardmäßig Ihrem persönlichen Arbeitsbereich zugewiesen.

In den Papierkorb: Verschiebt die ausgewählte Veranstaltung (en) in den Papierkorb.

Archiv: Archiv das ausgewählt Event(s) in den Archive-Ordner.

Markierung: Sie können die gewählte Veranstaltung (en) als gelesen oder ungelesen.

Markieren.

Import / Export: Hier können Sie ein Ereignis aus einer Datei Importieren /Exportieren. Die

Datei sollte im iCalendar-Format sein.

Synchronisieren: Hier können Sie den ausgewählten Termin(oder alle Termine) mit Ihrem

Googlekalender synchronisieren.

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Ansicht

Der können Sie die Ansicht zwischen Monatsansicht, Wochenansicht, 5-Tageansicht und Tagesansicht

wechseln.

Mit den Navigationspfeilen können Sie zum vorherigen / nächsten Monat / Woche / Tag (je nach

Ansicht Wähler - siehe oben) springen.

Diese Option lässt Sie schnell zu jedem Datum, das Sie wählen,

springen. Bitte beachten Sie die grafische Darstellung des aktuellen

Datums (rote Umrandung) und des ausgewählten Datums(blauer

Hintergrund). Mit der Heute-Taste gelangen Sie wieder auf das

aktuelle Datum.

Unter dem Filter Benutzer können Sie sich Termine von anderen Personen im Feng Office anzeigen

lassen. Terminstatus bietet eine Auswahlmöglichkeit von terminarten die Angezeigt werden können

(Antwort steht aus, Teilnahme, Keine Teilnahme und Vielleicht). Dies bezieht sich auf

Veranstaltungen die als Termine in den Kalender eingetragen wurden, zu denen Sie Personen

eingeladen haben. Der Filter Aufgaben sortiert Aufgaben mit einem eingetragenen Fälligkeitsdatum

nach den Gesichtspunkten Noch offen, Erledigt und keine. Letzteres verhindert, dass Aufgaben im

aktuell dargestellten Kalender angezeigt werden.

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Neuen Termin erstellen

Erstellen Sie unter der Funktion Kalender einen neuen Termin, handelt es sich dabei um eine

Veranstaltung, ein Treffen, eine Besprechung oder dergleichen. Das bedeutet sie tragen ein Event zu

dem Sie Personen einladen können den Kalender ein.

Datum, Zeit und Dauer: In diesem Optionenfeld können Sie das Datum der Veranstaltung,

sowie Beginn und Dauer festlegen

Bezüglich: Es ist essentiell, dass Sie dem Termin einen Arbeitsbereich zuordnen und ihm

gegebenenfalls ein Schlagwort zuteilen

Beschreibung: Hier können Sie Ihrem Event eine Beschreibung beifügen

Wiederkehrender Termin: Sollte es sich um bei dem Event um ein wiederkehrenden Termin

handeln, wie zum Beispiel um eine wöchentliche Besprechung, können Sie dies hier

einstellen.

Erinnerung: Bedarf es bei den eingeladenen Personen beziehungsweise bei den

Interessenten(Abonnenten) einer Erinnerung an den Termin. Können Sie hier eine oder auch

mehrere Erinnerungsmails einrichten.

Interessenten: Beim Hinzufügen von Interessenten, fügen Sie Personen hinzu, die bei einer

Änderung oder Kommentierung des Termins per Mail benachrichtigt werden.

Verknüpfte Objekte: Wie bei den anderen Informationsobjekten können Sie dem hier dem

Termin ein Objekt, zum Beispiel ein PDF, hinzufügen.

Eingeladene Personen: Mit dieser Funktion können Sie Personen innerhalb des Feng Office zu

Ihrer Veranstaltung einladen. Diese haben dann die Möglichkeit, der Veranstaltung zu-,

abzusagen oder ein vielleicht Einzutragen. Beim Aufruf der Veranstaltung sehen Sie dann

eine Auflistung der Teilnehmer mit dem jeweiligen Status den sie abgegeben haben.