Anleitung für das Feng Office - AAL-Netzwerkes Saar -
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Inhaltsverzeichnis
1.Leitfaden ......................................................................................................... 3
2.Navigation ....................................................................................................... 3
3. Übersicht – Dashboard ................................................................................... 6
4. Benutzerkonto ............................................................................................... 7
5. Aufgaben ....................................................................................................... 8
6. Notizen ........................................................................................................ 11
7. Dokumente .................................................................................................. 13
8. Kontakte ...................................................................................................... 15
9. Web Links..................................................................................................... 17
10. Kalender ..................................................................................................... 18
Version vom 16.07.2014
Bei Fragen oder Probleme schauen Sie sich bitte die Anleitung an oder kontaktieren Sie im Notfall den Admin
unter [email protected]. Sollten Sie Stichwörter haben, die in der Auflistung nicht vorhanden sind, können
Sie diese uns gerne schicken.
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1. Leitfaden
Arbeiten in den einzelnen Arbeitsbereichen
Die verschiedenen Arbeitsbereiche stellen die unterschiedlichen Arbeitskreise mit den verschiedenen
Themenschwerpunkten. Somit hat jeder Arbeitsbereich seine eigenen Aufgaben, Projekt und
Dokumente, sowie unterschiedliche Personen die innerhalb der Bereiche tätig sind. Die einzelnen
Informationsobjekte (wie Aufgaben, Notizen,…) haben eine Zugehörigkeit zu einem Arbeitsbereich.
Wählen Sie unter Arbeitsbereich „Alle anzeigen“ aus, sehen sie alle Objekte aus jedem Bereich. Es ist
wichtig, dass Sie beim Erstellen eines neuen Informationsobjektes darauf achten, dass dieses einem
Arbeitsbereich zugehörig ist. Es gibt zwei Möglichkeiten dies zu gewährleisten:
Sie wählen den gewünschten Arbeitsbereich in der linken Seitenleiste aus und erstellen dann
im Hauptfenster das neue Objekt
Oder Sie wählen beim Erstellen des Objektes die Option „bezüglich“ aus
und können dort das Objekt mit dem Arbeitsbereich verknüpfen. Dies
bietet auch die Möglichkeit dem Objekt ein Schlagwort zuzuordnen,
welches bessere Klassifizierung erlaubt und die Suche vereinfacht
Abonnenten-Funktion
Selbsterstellte Informationsobjekte beinhalten stets ein Abonnement. Das bedeutet,
wird dieses Objekt bearbeiten oder kommentiert erhalten Sie eine Benachrichtig per
Mail. Es besteht auch die Möglichkeit, fremde Objekte die Sie näher interessieren zu
Abonnieren. Dazu wählen Sie einfach das gewünschte Objekt aus und wählen auf der
rechten Seite unter „Eigenschaften“ die Abonnieren-Schaltfläche. Bei manchen
Objekten besteht die Funktion „Empfänger bearbeiten“, was die Option zusätzliche
bietet manuell eine Abonnentenliste zu erstellen/bearbeiten.
Schreib-Lese-Zugriffe
Sie erhalten Lese- und Schreibzugriff auf die in der Anmeldung ausgewählten Arbeitsbereiche, die die
verschiedenen Themengebiete darstellen. Alle anderen Arbeitsbereiche können sie lesen aber nicht
bearbeiten. Die Auswahl der Arbeitsbereiche lässt sich im Nachhinein auch ändern. Hierzu müssen
Sie lediglich die Administratoren der Seite unter der unten angegebenen Mailadresse kontaktieren.
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2. Navigation
Beim Öffnen des Feng Office sehen Sie standardmäßig die folgenden Bereich: In der Kopfleiste
befindet sich Ihr Benutzerkonto und die Suche. An der Seitenleiste sind im oberen Bereich die
einzelnen Arbeitsbereiche und im unteren Bereich Personen und Firmen aufgelistet. Falls aktiviert
befindet sich zwischen Arbeitsbereich und Personen und ein Bereich namens Schlagwort. Unten
rechts befinden sich der Papierkorb und das Archiv. Objekte die Sie gelöscht/archiviert haben werden
dort hin verschoben. Mittig befindet sich die Werkzeugleiste zur Bedienung und Auswahl ihrer
Aktionen.
Arbeitsbereiche und Werkzeugleiste
Die einzelnen Arbeitsbereiche haben ihre eigne Aufgaben, Dokumente und dergleichen. Haben Sie
alles anzeigen ausgewählt, werden Ihnen alle Informationsobjekten aus jedem Arbeitsbereich
angezeigt. Die Übersicht bietet Ihnen einen Überblick über alle Informationen im aktuell
ausgewählten Arbeitsbereich. Die einzelnen Tabs neben der Übersicht zeigen Ihnen dann jeweils die
spezifischen Informationen des ausgewählten Themengebietes an.
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Papierkorb, Archiv und Schlagwort
Im Papierkorb befinden sich alle gelöschten Objekte, mit den genauen Informationen wann und von
wem das Objekt genlöscht wurde. Objekte im Papierkorb können wiederhergestellt werden,
ansonsten werden sie nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
Objekte die eventuell noch relevant sein können werden ins Archiv verschoben. Auch hier gibt es
genauere Information über das Archivierungsdatum und die Person das Objekt archiviert hat. Die
Objekte können entweder wiederhergestellt oder gelöscht werden.
Links neben dem Papierkorb befindet sich eine Schaltfläche, mit der Sie die
dargestellten Seitenbereiche ein- und ausblenden können. Dort können Sie
auch den standartmäßig ausgeblendeten Bereich Schlagworte einblenden
lassen. Darunter befinden sich alle bis dato eingefügten Schlagwörter,
sowie eine vereinfachte Suche nach Objekten die mit diesen Schlagwörtern
klassifiziert wurden. Sollten Sie Stichwörter haben, die in der Auflistung
nicht vorhanden sind, können Sie diese uns gerne schicken.
Personen
Die jeweiligen Personen im Feng Office sind unter den einzelnen Firmen in denen sie sich befinden
aufgelistet. Beim Klick auf die jeweilige Person/Firma erhalten Sie Informationen über die
angegebenen Kontaktdaten.
Benutzerkonto und Suche
Mit der Suche können Sie schnell nach bestimmten Objekten/Personen innerhalb des Feng Office
suchen. Mit einem Klick auf Ihren Namen, können Sie zum einen auf Ihr Benutzerkonto gelangen (im
Folgenden wird dies noch näher erklärt) oder sich abmelden.
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3. Übersicht Das Dashboard (zu finden unter dem Tab Übersicht) ist das erste, das Sie nach Ihrer ersten Anmeldung sehen können. Es bietet Ihnen einen Überblick über die aktuellsten und dringendsten Informationen aus allen Modulen. So können sie zum Beispiel auf einen Blick sehen welche Aufgaben fällig sind, ob Nachrichten und Kommentare gepostet wurden oder welche Dokumente hochgeladen wurden.
Auf dem Dashboard finden sich verschiedene Fenster. Jedes dieser kleinen Fenster zeigt die
Informationen eines Moduls oder Informationen einer spezifischen Art an. So zeigt das Fenster
Notizen, die letzte Einträge aus dem Modul Notizen. Die Titel der Fenster sprechen für sich selbst und
erklären weitgehend den angezeigten Inhalt.
Durch das einmalige Klicken der Titelleiste des Fensters, kann sein Inhalt vorübergehend
ausgeblendet werden. Nach dem erneuten Anklicken des Titels, wird der Inhalt wieder angezeigt.
Mit dem Menüpunkt Als Liste anzeigen in der oberen rechten Ecke können Sie eine übersichtlichere
Ansicht anzeigen lassen. Dabei zeigt ein kleiner blauer Punkt vor dem Datentyp, dass ein
Informationsobjekt hinzugefügt/bearbeitet worden ist und Sie dies noch nicht gelesen haben.
Wählen Sie einen bestimmten Arbeitsbereich aus, so werden Ihnen nur die Informationen dieses
Bereiches angezeigt.
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4. Benutzerkonto
Einer der ersten Schritte im Feng Office ist es Ihr eigenes Benutzerprofil zu aktualisieren. Das
Benutzerprofil dient als persönlicher Steckbrief. Andere Nutzer des Feng Office können unter
Kontakte ihr Profil ansehen und daraus gegebenenfalls Kontakte ermitteln. Zum eigenen
Benutzerprofil gibt es ein Firmenprofil, welches vom Admin verwaltet wird. Dort werden die bei der
Anmeldung eingetragenen Firmeninformationen eingetragen.
Aktualisierung Ihres Benutzerkontos
Um Ihr Benutzerprofil zu aktualisieren oder zu bearbeiten wählen Sie
im ersten Schritt rechts oben unter ihrem Namen Benutzerkonto aus.
In dem aufgehenden Fenster können
Sie ihre aktuellen persönlichen Daten
einsehen. Unter Kontakt bearbeiten
fügen Sie bitte alle relevanten Daten
hinzu. Es besteht auch die Möglichkeit
ein Bild einzufügen. Über die
eingetragene Mailadresse werden Sie
benachrichtig über aktuelle
Geschenisse, sowie
Weitere Benutzerinformationen
Arbeit: Im Unterpunkt Arbeit können Sie Daten bezüglich Ihrer Firma eintragen. Diese Daten
verändern nicht das Firmenprofil unter dem Sie aufgelistet sind, sondern dienen als
zusätzliche Information über Ihre Person/Firma.
E-Mail- und Instant-Messaging (IM): Hier können Sie weiter Mailadressen angeben und
Kontaktdaten über zusätzliche Messanger unter denen Sie zu erreichen sind.
Privat: Bei Bedarf können Sie hier Ihre privaten Kontaktdaten eintragen.
Sonstige: Eine weitere Möglichkeit zusätzliche Kontaktdaten einzutragen.
Notizen: Informationsfeld für einen eigens verfassten Text über Sie.
Verknüpfte Objekte: Möchten Sie eine Informationsdokument oder eine Person mit Ihrem
Profil verknüpfen, können Sie dies über diese Funktion tun.
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5. Aufgaben
Mit dem Aufgaben-Modul haben Sie die Möglichkeiten einzelne Aufgaben zu erstellen und diese
wenn gewünscht auch einzelnen Personen zu zuweisen. Des Weiteren besteht die Option genauere
Beschreibungen den Aufgaben beizufügen und eventuell einen Zeitplan beizufügen.
Werkzeugleiste
Neu: Erstellen einer neuen Aufgabe
Erledigt: Setzt die aktuell ausgewählte Aufgabe auf den Status Erledigt
Markierung: Ermöglicht es eine Aufgabe als gelesen oder ungelesen zu markieren
Anzeige: Moduliert die im Fenster angezeigten Informationen der einzelnen Aufgaben
Drucken: Die angezeigten Aufgaben werden gedruckt
Weitere Sortiermöglichkeiten
Zu den einfachen Sortiermöglichkeiten in der Werkzeugleiste, kann man komplexere Filter
hinzuschalten, die bei einer größeren Anzahl von Aufgaben die Übersicht erleichtert.
Filter: Mit dem Setzen von Filtern können Sie festlegen, welche Aufgaben sichtbar sind.
Gehen Sie von links nach rechts, da der Inhalt des zweiten Dropdown-Menüs abhängt was Sie
in der ersten Dropdown-Menü auswählen haben.
Status: Der Status-Filter ist von den anderen Filtern unabhängig. Darin können Sie unter
anderem anstehenden Aufgaben, erledigte Aufgaben oder überfällige Aufgaben darstellen.
Gruppieren nach: Mit der Gruppierung können Sie auswählen, unter welcher Aspekt Ihrer
Aufgaben definiert werden, um sie nach diesen Kriterien in kleineren Gruppen zu
organisieren.
Sortieren nach: Sortierungen dieser Art werden immer innerhalb einer Gruppe angewandt.
Mit anderen Worten, die Gruppe mit den Einstellungen der vorherigen Filter wird nach dem
ausgewählten Schema sortiert.
Die letzte Funktion zeigt Termine eines bestimmten Datums an
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Weiter Befehle in der Listenansicht
Andere ausblenden / Alle: Blendet weitere Aufgabengruppen aus oder ein.
Drucken: Druckt die aktuelle Aufgabe-Gruppe.
Grüne Plus-Symbol: Fügt eine Unteraufgabe hinzu.
Blau Plus- / Minus-Symbol: Zeigt an, dass eine Aufgabe eine Unteraufgabe besitzt.
Bearbeiten: Hiermit können Sie die Aufgabeneigenschaften in schnellen Bearbeitungsmodus
bearbeiten (Der schnellen Bearbeitungsmodus erlaubt es die wichtigsten Informationen der
Aufgaben zu ändern).
Erledigen: Schließt die Aufgabe ab.
Stoppuhr-Symbol: Startet die Zeiterfassung für eine Aufgabe. Wenn ein Benutzer an einer
Aufgabe arbeiten wird sein Name in Rot angezeigt (Diese Funktion wird für unsere Zwecke
nicht benötigt)
Neue Aufgabe
Beim Erstellen oder auch beim Bearbeiten einer Aufgabe gibt es einige Sonderfunktionen die Sie
hinzufügen können.
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Bezüglich: Wichtig ist, dass Sie jeder Aufgabe einen Arbeitsplatz zuordnen. Die Aufgabe wird
dann in diesem Bereich angezeigt. Des Weiteren können Sie der Aufgabe ein Schlagwort
geben um der Aufgabe eine eindeutige Klassifizierung zu geben.
Aufgabendetails: Möchten Sie die Aufgabe einer schon bestehenden Aufgabe unterordnen
können Sie dies durch die Schaltfläche Übergeordnete Aufgabe auswählen. Die Aufgabe
erscheint dann als aufklappbarer Unterpunkt der Hauptaufgabe. Eine Unteraufgabe können
Sie auch schneller in der Listenansicht hinzufügen, indem Sie mit der Maus über die
gewünschte Hauptaufgabe gehen und den nun aufgeblendeten Befehl Unteraufgabe
hinzufügen auswählen.
Sie können unter diesem Gesichtspunkt auch einen Zeitlichen Rahmen festlegen, sowie eine
Prioritätsstufe angeben und wenn benötigt eine Prozentzahl, wie viel von der Aufgabe schon
erledigt wurde.
Wiederholende Aufgabe: Legen Sie hier fest wie oft diese Aufgabe wiederholt werden soll
(einmalig, Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich)
Erinnerungen: Hiermit können Sie die zuständigen Personen dieser Aufgabe per Mail
erinnern an das Fälligkeitsdatum (falls ein Fälligkeitsdatum eingetragen wurde)
Interessent: Hiermit können Sie der Aufgabe Abonnenten hinzufügen. Abonnenten können
die Aufgabe einfacher verfolgen und werden bei einer Änderung oder einer Kommentierung
per Mail benachrichtigt.
Verknüpfte Objekte: Möchten Sie ein Objekt, welches zur Aufgabe gehört mit dieser
verbinden, können Sie dies durch diese Funktion verknüpfen(E-Mail, Dokumenten-, Notiz,
Bild, etc.).
Aktionen
Erledigt: Legt Status der Aufgabe zu abgeschlossen.
Bearbeiten: Hiermit können Sie diese Aufgabe bearbeiten. Mit einem Klick auf diesen Link
gelangen Sie zu der Bearbeitungsansicht.
In den Papierkorb: Hier können Sie diese Aufgabe in den Papierkorb zu verschieben.
Archiv: Hier können Sie diese Aufgabe in den Ordner Archiviert verschieben.
Aufgabe kopieren: Hier können Sie eine Kopie dieser Aufgabe erstellen
Drucken: Zeigt eine Druckversion dieser Aufgabe und gibt einen Druckbefehl aus.
Verlauf anzeigen: Hier können Sie die Verlauf der Aufgabe lesen.
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6. Notizen
Notizen sind wohl der einfachste Weg Informationen zwischen Benutzern auszutauschen. Notizen
können als Ersatz für ein Forum gesehen werden. Es steht Ihnen hierbei eine Kommentarfunktion zur
Verfügung, so dass man leicht über einen einzelnen Punkt diskutieren kann.
Notizen können Sie nur in den Arbeitsbereichen erstellen zu denen Sie die Berechtigung haben.
Listenansicht
Über den Tab Notizen werden Ihnen alle Notizen des Bereiches angezeigt, je nachdem welchen
Arbeitsbereich Sie auf der linken Seite ausgewählt haben.
Indem sie den Mauscursor auf den Namen oder Titel einer Notiz bewegen, können Sie sich diese als
Tooltip anzeigen lassen ohne darauf zu klicken.
Detail Ansicht
Klicken Sie in der Auflistung auf eine der Notizen, können Sie den genauen Inhalt dieser sehen.
Zudem besteht, für Notizen in Ihrem Arbeitsbereich, die Möglichkeit diese zu kommentieren.
Unter Aktionen:
Bearbeiten: Öffnet das Fenster zum Bearbeiten der Notiz.
In den Papierkorb verschieben: Löscht die Notiz und verschiebt sie in
den Papierkorb.
Archivieren: Verschiebt die Notiz in die Archive, sie wird nicht mehr
im Hauptarbeitsbereich angezeigt
Ansicht drucken: Erzeugt eine Druckansicht der aktuellen Notiz und
ruft das Druckmenü auf.
Verlauf anzeigen: Zeigt die Bearbeitungshistorie.
Unter Eigenschaften können Sie die Notiz abonnieren und werden dann
zukünftig über alle neuen Entwicklungen informiert.
Mittels Empfänger bearbeiten, können Sie weitere Benutzer hinzufügen, für
die diese Notiz interessant sein könnte.
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Erstellen einer neuen Notiz
Unter bezüglich fügen Sie die Notiz einen bestimmten Arbeitsbereich zu, in der sie angezeigt wird.
Optional können Sie der Notiz ein Schlagwort zuordnen um sie zu klassifizieren.
Durch Hinzufügen von Interessenten benennen Sie Benutzer, für die diese Notiz intersannt sein
könnte.
Mit der Funktion verknüpfte Objekte können Sie Bilder, Dokumente oder gar Personen mit der Notiz
verknüpfen um eine Zusammengehörigkeit darzustellen.
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7. Dokumente
Mittels dem Dokumente-Modul besteht die Möglichkeit, jeden beliebigen Dateityp nicht nur
hochzuladen, runterzuladen und anderen zu Verfügung zu stellen, sondern auch Dateien online bis zu
einem gewissen Grad zu editieren. Wir unterscheiden daher zwischen dem Dokumenten-
Management und der Dokumenten-Bearbeitung.
Listenansicht
In der Listenanzeige des Dokumenten-Moduls können sie alle Dateien des aktuellen Arbeitsbereiches
sehen. Beachten Sie, dass einige Dateien neben dem Dateinamen eine Schaltfläche für das Editieren
haben und einige nicht. Daran lässt sich leicht erkennen, welche Dateien online editierbar sind und
welche nur für den Download zu Verfügung stehen.
Wird ein Dokument gerade von jemand anderen bearbeiten, wird dies in der Statusleiste markiert.
Aktionsspalte
Es gibt in der Aktionsspalte vier verschiedene
Arten von Optionen die ein Dokumenten haben
kann.
Das erste Dokument ist ein Standard-Dokument (zum Beispiel ein Word-Dokument oder eine
Photoshop-Datei); diese Art von Dokument kann nur heruntergeladen werden.
Das zweite Dokument ist ein editierbares Dokument; hier haben Sie die Wahl zwischen
Download und Bearbeitung.
Das Dritte ist eine Präsentation, die nicht nur bearbeitet werden kann, sondern auch in
einem neuen Fenster dargestellt werden kann. Denken Sie daran, dies steht nur Feng Office-
Präsentationen (nicht für Powerpoint-Dateien) zur Verfügung.
Das Vierte ist ein ZIP-Archiv; Sie können es direkt auf dem Server entpacken, oder Sie können
es, wie Sie jedes andere Dokument downloaden.
Das Letzte ist ein Dokument, das nicht physisch in Ihrem Feng Office gespeichert, sondern an
einem anderen Ort im Internet gespeichert ist; mit anderen Worten, es ist einfach ein Link.
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Werkzeugleiste
Neu: Hier haben Sie die Möglichkeit eine Datei Hochzuladen. Dabei gibt es verschieden
Optionen die Sie auswählen können
Datei hochladen: Hier können Sie eine Datei von Ihrer lokalen
Festplatte hochladen. Diese Datei kann von beliebiger Art sein.
Dokument: Hier können Sie ein Online-editierbare Text-
Dokument erstellen (welches als HTML-Datei gespeichert wird).
Web Document: Dies erlaubt es Dokument hinzuzufügen,
welches nur online zugänglich ist. Anstatt die Datei auf Ihrem
Rechner auszuwählen, geben Sie eine URL an
Präsentation: Hier können Sie eine Online-editierbare
Präsentation erstellen.
Datei aktualisieren: Hier können Sie die ausgewählte Datei aktualisieren. Hierbei besteht die
Möglichkeit die alte Datei zu erhalte oder zu überschreiben. (Diese Schaltfläche ist nur
verfügbar, wenn Sie ein einzelnes Dokument auswählen.)
Komprimieren : Verpackt alle gegenwärtig ausgewählten Dokumente in eine zip-Datei
Archiv : Verschiebt alle markierten Dokumente ins Archiv
In den Papierkorb schieben : Löscht alle ausgewählten Dokumente
Eigenschaften
Objekte verknüpfen: Objekte, die mit diesem Dokument verknüpft sind.
Abonnenten: Jene Benutzer, die Bemerkungen zu diesem Dokument abonniert haben.
Erstellt von: Benutzer, der das Dokument erstellt hat. (inklusive dem Erstellungsdatum).
Geändert von: Benutzer, der das Dokument zuletzt geändert hat. (inklusive dem Datum der
letzten Änderung).
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Aktionen
Ruft man ein Dokument auf, bestehen verschiedene Aktionen die zur Verfügung stehen (abhängig
von der Art des Dokuments).
Download: Lädt die Datei auf Ihrer lokalen Festplatte.
Datei sperren: Sperrt das Dokument bis es wieder
freigegeben wird
Datei bearbeiten: (Ist nur verfügbar wenn die Datei eine
online editierbares Dokument oder Präsentation enthält):
Aktiviert den Online-Editor.
In den Papierkorb: Verschiebt die aktuell ausgewählte Datei
in den Papierkorb.
Folienshow: (Ist nur verfügbar wenn die Datei eine online
editierbare Präsentation enthält) Zeigt die Datei im
Präsentationsmodus und wird in einem neues Fenster
öffnen.
Archiv: Archiv die ausgewählte Datei in den Ordner Archive verschoben.
Datei kopieren: Erstellt eine Kopie des Dokuments
Verlauf anzeigen: Zeigt die Entwicklung der Aktualisierung der Datei an (Versionsgeschichte).
Dateieigenschaften bearbeiten: Sie können hier alle Angaben, wie ausgewählter
Arbeitsbereich oder Beschreibung, abermals ändern. Es gibt auch dir Option die Datei zu
Aktualisieren. Dabei können Sie die alte Datei beibehalten, indem Sie den Menüpunkt
Änderung beibehalten aktivieren. Ist dieser nicht aktiviert wird die alte Datei überschrieben
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8. Kontakte
Kontakte umfassen Personen und Firmen . Ein Mausklick auf den Kontakte-Tab öffnet die
Adresstabelle der Datenbank, die ungefiltert beides anzeigt, Personen und Firmendaten.
Eine Person kann einer Firma zugeordnet sein, und einer Firma können viele Benutzer und Personen
angehören (müssen es aber nicht).
Anzeige
Durch die Anzeigefunktion lässt sich die angezeigte Übersicht der Kontakte filtern.
Import/Export
Die Importfunktion ist für Ihr Standard- Benutzerkonto deaktiviert.
Mit der Exportfunktion können Sie Personen-Kontakte und Firmenkontakte im .csv-Format auf Ihren
Rechner exportieren.
Detailansicht für Personen
Durch Kick auf eine der angezeigten Personen oder Firmen kommen Sie in eine detaillierte Übersicht,
aus der Sie genauere Kontaktinformationen wie Mailadresse oder Arbeitsadresse herauslesen
können.
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9. Web Links
Web-Links verhalten sich gleich wie Lesezeichen oder Favoriten die Sie in Ihrem Browser aufrufen
können. Durch die Speicherung in Feng Office können Sie diese mit anderen Nutzern zu teilen.
Größere Ansammlungen von Web-Links werden mit Hilfe der einzelnen Arbeitsbereichen und den
Tags organisiert, wie Sie es von anderen Objekttypen in Feng Office kennen.
Werkzeugleiste
: Erstellen Sie einen neuen Weblink
: Sie können den ausgewählten Weblink bearbeiten
: Weblink ins Archiv verschieben
: Löschen des gewählten Objekts
Neuer Weblink
Beim Erstellen eines Weblinks ist es wichtig, dass Sie die Option „bezüglich“ auswählen um dem
betreffenden Link einen Arbeitsbereich zu zuweisen und es eventuell mit einem Schlagwort zu
klassifizieren.
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10. Kalender
Der Kalender in Feng Office bietet verschiedene Funktionen. Zum einen können Sie sich im Kalender
anstehende Fälligkeitstermine für Aufgaben ansehen. Zum anderen gibt es die Möglichkeit Events in
den Kalender einzutragen und Personen innerhalb des Feng Office einzuladen. Sie können den Feng-
Kalender auch beispielsweise mit Ihrem Googlekalender synchronisieren um wichtige Termine immer
im Blick zu haben.
Werkzeugleiste
Termin hinzufügen: Erstellt ein Ereignis. Bitte beachten Sie, dass diese Veranstaltung
standardmäßig dem Arbeitsbereich zugewiesen ist den Sie derzeit in der linken Seitenleiste
ausgewählten haben; wenn kein Arbeitsbereich ausgewählt wurde, wird das Ereignis
standardmäßig Ihrem persönlichen Arbeitsbereich zugewiesen.
In den Papierkorb: Verschiebt die ausgewählte Veranstaltung (en) in den Papierkorb.
Archiv: Archiv das ausgewählt Event(s) in den Archive-Ordner.
Markierung: Sie können die gewählte Veranstaltung (en) als gelesen oder ungelesen.
Markieren.
Import / Export: Hier können Sie ein Ereignis aus einer Datei Importieren /Exportieren. Die
Datei sollte im iCalendar-Format sein.
Synchronisieren: Hier können Sie den ausgewählten Termin(oder alle Termine) mit Ihrem
Googlekalender synchronisieren.
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Ansicht
Der können Sie die Ansicht zwischen Monatsansicht, Wochenansicht, 5-Tageansicht und Tagesansicht
wechseln.
Mit den Navigationspfeilen können Sie zum vorherigen / nächsten Monat / Woche / Tag (je nach
Ansicht Wähler - siehe oben) springen.
Diese Option lässt Sie schnell zu jedem Datum, das Sie wählen,
springen. Bitte beachten Sie die grafische Darstellung des aktuellen
Datums (rote Umrandung) und des ausgewählten Datums(blauer
Hintergrund). Mit der Heute-Taste gelangen Sie wieder auf das
aktuelle Datum.
Unter dem Filter Benutzer können Sie sich Termine von anderen Personen im Feng Office anzeigen
lassen. Terminstatus bietet eine Auswahlmöglichkeit von terminarten die Angezeigt werden können
(Antwort steht aus, Teilnahme, Keine Teilnahme und Vielleicht). Dies bezieht sich auf
Veranstaltungen die als Termine in den Kalender eingetragen wurden, zu denen Sie Personen
eingeladen haben. Der Filter Aufgaben sortiert Aufgaben mit einem eingetragenen Fälligkeitsdatum
nach den Gesichtspunkten Noch offen, Erledigt und keine. Letzteres verhindert, dass Aufgaben im
aktuell dargestellten Kalender angezeigt werden.
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Neuen Termin erstellen
Erstellen Sie unter der Funktion Kalender einen neuen Termin, handelt es sich dabei um eine
Veranstaltung, ein Treffen, eine Besprechung oder dergleichen. Das bedeutet sie tragen ein Event zu
dem Sie Personen einladen können den Kalender ein.
Datum, Zeit und Dauer: In diesem Optionenfeld können Sie das Datum der Veranstaltung,
sowie Beginn und Dauer festlegen
Bezüglich: Es ist essentiell, dass Sie dem Termin einen Arbeitsbereich zuordnen und ihm
gegebenenfalls ein Schlagwort zuteilen
Beschreibung: Hier können Sie Ihrem Event eine Beschreibung beifügen
Wiederkehrender Termin: Sollte es sich um bei dem Event um ein wiederkehrenden Termin
handeln, wie zum Beispiel um eine wöchentliche Besprechung, können Sie dies hier
einstellen.
Erinnerung: Bedarf es bei den eingeladenen Personen beziehungsweise bei den
Interessenten(Abonnenten) einer Erinnerung an den Termin. Können Sie hier eine oder auch
mehrere Erinnerungsmails einrichten.
Interessenten: Beim Hinzufügen von Interessenten, fügen Sie Personen hinzu, die bei einer
Änderung oder Kommentierung des Termins per Mail benachrichtigt werden.
Verknüpfte Objekte: Wie bei den anderen Informationsobjekten können Sie dem hier dem
Termin ein Objekt, zum Beispiel ein PDF, hinzufügen.
Eingeladene Personen: Mit dieser Funktion können Sie Personen innerhalb des Feng Office zu
Ihrer Veranstaltung einladen. Diese haben dann die Möglichkeit, der Veranstaltung zu-,
abzusagen oder ein vielleicht Einzutragen. Beim Aufruf der Veranstaltung sehen Sie dann
eine Auflistung der Teilnehmer mit dem jeweiligen Status den sie abgegeben haben.