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Anwenderdokumentation anthesis CRM Booster anthesis GmbH Zehntwiesenstr.33b | 76275 Ettlingen

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Anwenderdokumentation

anthesis CRM Booster

anthesis GmbH Zehntwiesenstr.33b | 76275 Ettlingen

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Inhalt 1 Einführung ....................................................................................................................................... 2

2 Funktionsweise ................................................................................................................................ 2

3 Konfiguration ................................................................................................................................... 3

4 Sidebar ............................................................................................................................................. 5

5 Anwendung: Mail-Upload ............................................................................................................... 6

5.1 Alternative 1 ............................................................................................................................ 6

5.2 Alternative 2 ............................................................................................................................ 8

5.3 Alternative 3 ............................................................................................................................ 8

6 Anwendung: Aufgabe hinzufügen ................................................................................................... 9

7 Anwendung: Kontakte hinzufügen ................................................................................................ 10

8 Anwendung: Termin hinzufügen ................................................................................................... 11

9 Links ............................................................................................................................................... 12

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1 Einführung Diese Dokumentation beinhaltet alle Funktionen des anthesis CRM Booster. Mails per selbst

definiertem Regelwerk in SAP Business ByDesign hochladen, Kontakte, Aufgaben und Ihren Kalender

bidirektional synchronisieren, sowie neue Kontakte in Outlook erstellen und bidirektional

synchronisieren.

Systemvoraussetzungen

Microsoft Outlook in einer der folgenden Versionen:

▪ Outlook 2010

▪ Outlook 2013

▪ Outlook 2016

▪ Office 365

Für die Installation führen Sie die Installationsdatei des anthesis CRM Booster aus und folgen Sie den

Anweisungen.

2 Funktionsweise Das anthesis CRM Booster wird in das bestehende Microsoft Outlook eingebettet und fungiert als

Schnittstelle zwischen SAP ByDesign und Microsoft Outlook.

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3 Konfiguration Für die Funktionen der Synchronisationen müssen bei den gewünschten Benutzern in SAP BYD die

Mail-Adressen wie folgt gepflegt sein:

Mitarbeiter Personalverwaltung – Mitarbeiter – Beschäftigungsverhältnis – Geschäftliche Kontaktdaten – Kommunikationsdaten Dienstleister Geschäftspartner – Dienstleister – Allgemein – Geschäftliche Kommunikation Ansprechpartner Geschäftspartner – Ansprechpartner – Allgemein - Geschäftliche Kommunikation

1. Nach erfolgreicher Installation erscheint die Funktion „SAP BYD Integration“ in Microsoft

Outlook.

2. Eine Sidebar wird mit Informationen zu dem jeweiligen ausgewählten Ansprechpartner

angezeigt.

aktiviert oder deaktiviert die Sidebar.

3. Verbinden Sie Ihr SAP Business ByDesign mit dem anthesis CRM Booster.

a. Öffnen Sie in Microsoft Outlook den Reiter „SAP BYD Integration“.

b. Unter bitte folgende Pflichtfelder ausfüllen:

▪ SAP System URL Ihre SAP System URL

▪ SAP Username Ihr SAP Username

▪ Password Passwort Ihres SAP Business ByDesign Nutzers

c. Loggen Sie sich im Reiter „SAP BYD Integration“ mit ein.

4. Synchronisation einrichten

a. Wählen Sie in Microsoft Outlook den Reiter „SAP BYD Integration“ aus

b. Mit wählen Sie die gewünschten Synchronisationen aus

▪ Task Synchronization

▪ Calender Synchronization

▪ Account Synchronization

▪ Contact Synchronization

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c. Die Synchronisation kann entweder manuell gestartet werden („Sync now!“) oder wird

automatisch in Intervallen von 30 Minuten durchgeführt.

d. Die zu synchronisierenden Ordner werden bei der Installation automatisch angelegt

und können bei Bedarf geändert werden.

e. „Reset“ löscht den letzten Zeitstempel der Synchronisation.

Synchronisation erklärt:

1. Task Synchronization

▪ Synchronisiert alle Aufgaben aus dem hinterlegten „Task Folder“.

2. Calender Synchronization

▪ Synchronisiert alle Termine aus dem hinterlegten „Calender Folder“.

3. Account Synchronization

▪ Synchronisiert alle Kunden aus SAP BYD, die Ihnen zugeordnet sind.

▪ Verwenden Sie zusätzlich die Option „Include Contacts“, so werden alle

Ansprechpartner Ihrer zugeordneten Kunden ebenfalls synchronisiert.

4. Contact Synchronisatione

▪ Synchronisiert alle Ansprechpartner aus SAP BYD, die Ihnen zugeordnet sind.

▪ Wenn Sie in Microsoft Outlook an einem Ansprechpartner die „Geschäftliche

Adresse“ ändern, so wird diese nicht mit SAP BYD synchronisiert. Lediglich die

hinterlegte „Private Adresse“ kann auf diesen Weg bearbeitet werden.

Änderungen an „Geschäftliche Adresse“ können lediglich über den Kunden

direkt erfolgen

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4 Sidebar Die Sidebar zeigt Ihnen alle wichtigen Informationen zum jeweiligen Kunden/Ansprechpartner.

1. Sind Mailadressen mehreren Ansprechpartnern zugeordnet, so können Sie mittels eines Dropdownfeld den gewünschten Ansprechpartner auswählen.

2. Der momentane Eintrag lässt

sich in der Sidebar fixieren.

3. Kontaktdaten aus SAP Business ByDesign.

▪ Doppelklick auf den Ansprechpartner oder den Kunden öffnet den Eintrag in SAP Business ByDesign.

4. Auswahl „Opportunities“ oder

„Sales Quote“ des Kunden. ▪ Doppelklick auf einen Eintrag

öffnet den Beleg in SAP Business ByDesign.

5. Ansicht der „Tasks“

▪ Doppelklick auf einen Eintrag öffnet den Beleg in SAP Business ByDesign.

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5 Anwendung: Mail-Upload

5.1 Alternative 1

1. Individuelle Regeln definieren.

a. Die Sicht öffnen.

b. Definieren Sie sich eigene Regeln („New“) oder erweitern Sie bestehende Regeln

(„Extend“) mit den verfügbaren Filtern:

▪ with specific words in the subject

▪ with specific words in the message

▪ from sender

▪ with recipients

▪ from sender or recipient

2. Eingang einer neuen Mail.

3. Sobald eine Mail einer Regel zugeordnet werden kann, wird diese automatisch in die Upload-

Warteschlange hinzugefügt und erhält eine orangene Markierung .

4. Falls Sie die Zuordnung überarbeiten wollen:

a. Markieren Sie die gewünschte Mail und wählen .

b. Die automatische Zuordnung der ausgewählten Mail wird angezeigt.

5. Für eine manuelle Zuordnung entfernen Sie mit die Auswahl und fügen eine neue Zuordnung

mit „Assign To“ hinzu und bestätigen Sie mit OK.

6. Den Upload können Sie nun mit starten.

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7. Die Upload-Warteschlange öffnet sich. Alle markierten Mails werden nach Kunden sortiert

angezeigt.

8. Mails können aus der Upload-Warteschlange entfernt oder in einer Detail-Ansicht

geöffnet werden .

9. Sie können entscheiden, ob Sie alle Mails auf einmal hochladen oder einzeln je Kunde.

10. Nachdem die Mails erfolgreich in Ihr SAP Business ByDesign hochgeladen sind, werden diese

mit einem grünen Punkt markiert .

11. Die Information wird nun in SAP Business ByDesign innerhalb des Kundenmanagements

aufgeführt.

a. Anzeige der Information direkt am Kunden:

▪ Workcenter „Kundenmanagement“

▪ „Kunden“

▪ Auswahl erfolgt über Klick auf den Kundennamen

▪ „Verkauf“

▪ „Aktivitäten“

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b. Anzeige der Information im Kundenmanagement Allgemein:

▪ Workcenter „Kundenmanagement“

▪ „Aktivitäten“

5.2 Alternative 2

1. Über die integrierte anthesis CRM Booster Sidebar können Mails Mithilfe Drag & Drop in die

Upload-Warteschlange verschoben werden.

2. Hierzu wird die gewünschte Mail in die Sidebar gezogen.

3. Der Dialog „Assign“ öffnet sich. Wählen Sie Ihre gewünschte Zuordnung der Mail aus und

bestätigen Sie mit „OK“.

4. Zum Upload der Mails verwenden Sie .

5.3 Alternative 3

1. Markieren Sie die gewünschte Mail.

2. Mit öffnet sich der Dialog „Assign“.

3. Wählen Sie Ihre gewünschte Mail-Zuordnung aus und bestätigen Sie mit „OK“.

4. Die Mail ist nun in der Synchronisations-Warteschlange vorhanden.

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6 Anwendung: Aufgabe hinzufügen 1. Navigieren Sie in Microsoft Outlook in den Bereich „Aufgaben“.

2. Das Erscheinungsbild des anthesis CRM Booster passt sich dem neuen Bereich an und bietet

die Funktionen „Add Task“ und „Delete Task“.

3. Erstellen Sie eine neue Aufgabe in Microsoft Outlook.

4. Wählen Sie die gewünschte Aufgabe aus und fügen diese mit Ihren SAP Business

ByDesign-Aktivitäten hinzu.

5. Der Dialog „Add Item“ öffnet sich. Wählen Sie Ihre gewünschte Zuordnung aus und bestätigen

Sie mit „OK“.

6. Sobald die Aufgabe erfolgreich zugeordnet wurde, ist die Funktion auswählbar.

7. Nach der automatischen oder manuellen Synchronisation, werden die neuen Aufgaben in SAP

Business ByDesign angezeigt. Außerdem wird bei der Installation ein neuer Ordner erstellt, in

welchem die Einträge lokal abgespeichert werden („ByD Tasks“).

a. Anzeige der Information direkt am Kunden:

▪ Workcenter „Kundenmanagement“

▪ „Kunden“

▪ Auswahl erfolgt über Klick auf den Kundennamen

▪ „Verkauf“

▪ „Aktivitäten“

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b. Anzeige der Information im Kundenmanagement Allgemein:

▪ Workcenter „Kundenmanagement“

▪ „Aktivitäten“

7 Anwendung: Kontakte hinzufügen 1. Sie können mit einen neuen Firmenkunden anlegen oder mit

einen neuen Ansprechpartner.

2. Es öffnet sich für der Dialog „Corporate Customer“ und für der

Dialog „Contact“.

3. Füllen Sie die gewünschten Felder aus und erstellen Sie den neuen Firmenkunden oder

Ansprechpartner mit „Upload“.

4. Mit dem nächsten Synchronisationsintervall oder einer manuellen Synchronisation werden die

Kontakte in SAP Business ByDesign aktualisiert. Hierbei ist zu beachten, dass nur Kontakte

synchronisiert werden, die einem Kunden zugeordnet sind und dieser Kunde Ihnen zugeordnet

ist. Außerdem werden bei der Installation zwei neue Ordner erstellt, in welchen die Einträge

lokal abgespeichert werden („ByD Contacts“ und „ByD Accounts“).

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8 Anwendung: Termin hinzufügen 1. Öffnen Sie den Kalender in Microsoft Outlook.

2. Das Erscheinungsbild des anthesis CRM Booster passt sich dem neuen Bereich an und stellt

Ihnen die Funktionen „Add Appointment“ und „Delete Appointment“ zur Verfügung.

3. Markieren Sie einen gewünschten Kalendereintrag und fügen diesen mit zu der

Synchronisations-Warteschlange hinzu.

4. löscht einen zuvor hinzugefügten Termin aus der Synchronisations-

Warteschlange.

5. Nach der automatischen oder manuellen Synchronisation, wird der neue Termin in SAP

Business ByDesign angezeigt.

a. Workcenter „Kundenmanagement“

b. „Allgemeine Aufgaben“

c. „Kalender anzeigen“

6. Außerdem wird bei der Installation ein neuer Ordner erstellt, in welchem die Einträge lokal

abgespeichert werden („ByD Calender“).

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9 Links Auf den folgenden Links können Sie sich weitere Informationen zum Thema anthesis CRM Booster

einholen oder kontaktieren Sie uns direkt via Mail unter [email protected] oder via Telefon unter

+49 7243 605 97-0.

▪ www.anthesis.de/crm-booster/

▪ www.youtube.com/watch?v=-Hs9b7j5WCw