Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend · AnwenderhAndbuch de-MAil web-Frontend . Dokumentation für...

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AnwenderhAndbuch de-MAil web-Frontend Dokumentation für mitarbeiter Version 11.0 Release 2.5.2 Stand 26.02.2019 Status Freigegeben

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AnwenderhAndbuch de-MAil web-Frontend Dokumentation für mitarbeiter Version 11.0

Release 2.5.2

Stand 26.02.2019

Status Freigegeben

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 2

iMpressuM

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Herausgeber

T-Systems International GmbH

Hahnstraße 43d D-60528 Frankfurt am Main

Dateiname

Anwenderhandbuch_De-Mail_Web-Frontend_2.5.2.pdf

Release

2.5.2

Dokumentenbezeichnung

De-Mail Dokumentation für Anwender

Version

11.0

Stand

26.02.2019

Status

Freigegeben

Kurzinfo

Diese Dokumentation beschreibt den Funktionsumfang der De-Mail-Verwaltungsoberfläche für Mitarbeiter.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 3

inhAltsverzeichnis 1 Allgemeines zur Benutzerdokumentation .......................................................................................... 5

1.1 Vorbemerkung .............................................................................................................................................................. 5 1.2 Aufbau der Dokumentation ...................................................................................................................................... 5

1.2.1 Allgemein ..................................................................................................................................................... 5 1.2.2 Übersichtsseiten ........................................................................................................................................ 5 1.2.3 Schritt-für-Schritt-Anleitungen ................................................................................................................ 6 1.2.4 Modul Schnellinfo ..................................................................................................................................... 6 1.2.5 Modul Hinweisbox ..................................................................................................................................... 7 1.2.6 Schnellanzeige für benötigte Rechte .................................................................................................. 7

2 De-Mail Quickfinder ........................................................................................................................ 8

3 De-Mail – Überblick ...................................................................................................................... 10 3.1 Was ist De-Mail? ......................................................................................................................................................... 10 3.2 Voraussetzungen für die Benutzung der Anwendung ................................................................................... 10 3.3 Hinweismeldungen an den Nutzer ....................................................................................................................... 12

3.3.1 Nachrichten - Überblick ......................................................................................................................... 12 3.3.2 Infobanner.................................................................................................................................................. 12 3.3.3 Nachrichten auf der Seite Kontoeinstellungen............................................................................... 13

4 Rollen – Überblick ........................................................................................................................ 14

5 Login .......................................................................................................................................... 15 5.1 Vorbemerkungen ....................................................................................................................................................... 15

5.1.1 Voraussetzungen ..................................................................................................................................... 15 5.1.2 Benutzerkonto sperren und entsperren ........................................................................................... 16 5.1.3 Nutzungsdauer für Passwörter ............................................................................................................ 17 5.1.4 De-Mail aufrufen ....................................................................................................................................... 18

5.2 Bei De-Mail anmelden .............................................................................................................................................. 19 5.2.1 Schritt für Schritt: erstes Login mit Benutzernamen und Passwort .......................................... 19 5.2.2 Schritt für Schritt: Login mit Benutzernamen und Passwort ....................................................... 30 5.2.3 Schritt für Schritt: Login mit Mobile TAN .......................................................................................... 33 5.2.4 Schritt für Schritt: Login mit Ausweisdokument (eID) ................................................................... 35

6 Postfach und Versand ................................................................................................................... 37 6.1 Postfachübersicht ...................................................................................................................................................... 37

6.1.1 De-Mail Leseansicht aufrufen .............................................................................................................. 40 6.1.2 Schritt für Schritt: Darstellungsvariante wählen ............................................................................ 45 6.1.3 Schritt für Schritt: De-Mail im Anhang lesen .................................................................................... 46 6.1.4 Schritt für Schritt: Prüfung auf Schadsoftware ............................................................................... 47 6.1.5 Schritt für Schritt: Signatur prüfen ...................................................................................................... 48

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6.2 Erstellung einer De-Mail ........................................................................................................................................... 50 6.2.1 Übersicht .................................................................................................................................................... 50 6.2.2 Schritt für Schritt: De-Mail verfassen .................................................................................................. 53 6.2.3 Schritt für Schritt: De-Mail als Entwurf speichern ........................................................................... 63 6.2.4 Schritt für Schritt: De-Mail drucken .................................................................................................... 64

6.3 Verschlüsselte De-Mails senden und empfangen .......................................................................................... 67 6.3.1 Allgemeine Grundlagen zur De-Mail Verschlüsselung................................................................. 67 6.3.2 Schlüsselaustausch mit dem Kommunikationspartner ............................................................... 68 6.3.3 Öffentlichen Schlüssel importieren .................................................................................................... 69 6.3.4 Verschlüsselte De-Mails schreiben und senden ............................................................................ 70 6.3.5 Verschlüsselte De-Mails empfangen und lesen ............................................................................. 72

6.4 De-Mail Ordner verwalten ........................................................................................................................................ 74 6.4.1 Schritt für Schritt: Ordner anlegen ...................................................................................................... 74 6.4.2 Schritt für Schritt: Unterordner anlegen ............................................................................................ 75 6.4.3 Schritt für Schritt: Ordner verschieben .............................................................................................. 77 6.4.4 Schritt für Schritt: Ordner umbenennen ........................................................................................... 79 6.4.5 Schritt für Schritt: Löschen von Ordnern .......................................................................................... 81 6.4.6 Schritt für Schritt: Ordner zum Export markieren ........................................................................... 82

6.5 De-Mails verwalten .................................................................................................................................................... 83 6.5.1 Einfaches Sortieren von De-Mails ....................................................................................................... 83 6.5.2 Schritt für Schritt: erweitertes Sortieren von De-Mails .................................................................. 84 6.5.3 Schritt für Schritt: De-Mails verschieben ........................................................................................... 85 6.5.4 Schritt für Schritt: De-Mails exportieren ............................................................................................ 88 6.5.5 Schritt für Schritt: De-Mails löschen ................................................................................................... 90 6.5.6 Schritt für Schritt: De-Mails wiederherstellen .................................................................................. 91 6.5.7 Schritt für Schritt: De-Mails drucken .................................................................................................. 92 6.5.8 Schritt für Schritt: De-Mails als ungelesen markieren ................................................................... 94 6.5.9 Schritt für Schritt: De-Mail für Export-Datei markieren .................................................................. 96 6.5.10 Schritt für Schritt: De-Mail Suche ........................................................................................................ 98 6.5.11 Schritt für Schritt: De-Mails als Klartext speichern ......................................................................... 99

7 Adressbuch ............................................................................................................................... 102 7.1 De-Mail Adressbuch – Überblick ....................................................................................................................... 102

7.1.1 Schritt für Schritt: Adressbuch aufrufen......................................................................................... 103 7.1.2 Schritt für Schritt: De-Mail Adressbuch durchsuchen ............................................................... 104

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8 De-Mail Kontoeinstellungen ......................................................................................................... 108 8.1 Einstellungen - Überblick ..................................................................................................................................... 108 8.2 Meine Kundendaten .............................................................................................................................................. 110

8.2.1 Übersicht ................................................................................................................................................. 110 8.2.2 Schritt für Schritt: Übersichtsseite Meine Kundendaten aufrufen ......................................... 112 8.2.3 Schritt für Schritt: Benutzernamen ändern ................................................................................... 112 8.2.4 Schritt für Schritt: Passwort ändern ................................................................................................. 114 8.2.5 Schritt für Schritt: De-Mail Benachrichtigung einrichten .......................................................... 116 8.2.6 Schritt für Schritt: De-Mail Benachrichtigung ändern ................................................................ 117 8.2.7 Schritt für Schritt: De-Mail Benachrichtigung löschen .............................................................. 118 8.2.8 Verschlüsselungs-Software herunterladen und installieren .................................................... 119 8.2.9 Schritt für Schritt: Schlüsselpaar erstellen .................................................................................... 120 8.2.10 Schritt für Schritt: Schlüssel exportieren ....................................................................................... 123 8.2.11 Schritt für Schritt: Schlüssel importieren ....................................................................................... 125 8.2.12 Versandoptionen einstellen ............................................................................................................... 127 8.2.13 Schritt für Schritt: Mobilfunknummer für Mobile TAN registrieren oder bearbeiten ........ 128 8.2.14 Schritt für Schritt: Mobilfunknummer löschen ............................................................................. 130 8.2.15 Schritt für Schritt: Ausweisdokument registrieren ...................................................................... 131 8.2.16 Schritt für Schritt: Ausweisdokument ändern .............................................................................. 132 8.2.17 Registrierung Eines Ausweisdokument löschen ........................................................................ 134

8.3 Exportverwaltung .................................................................................................................................................... 135 8.3.1 Übersicht ................................................................................................................................................. 135 8.3.2 Schritt für Schritt: Übersichtsseite der Exportverwaltung aufrufen ........................................ 136 8.3.3 Schritt für Schritt: Export-Einstellungen anlegen ........................................................................ 137 8.3.4 Schritt für Schritt: Export-Einstellungen ändern .......................................................................... 144 8.3.5 Schritt für Schritt: Export-Einstellungen löschen ......................................................................... 148 8.3.6 Schritt für Schritt: Bearbeiterprotokoll einsehen ......................................................................... 149 8.3.7 Schritt für Schritt: Export-Dateien herunterladen, löschen ODER Erneut zustellen ......... 151

Abbildungsverzeichnis ........................................................................................................................ 122

Tabellenverzeichnis ............................................................................................................................ 128

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Allgemeines zur Benutzerdokumentation

1 AllgeMeines zur benutzerdokuMentAtion 1.1 Vorbemerkung De-Mail ist ein System zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation in Anlehnung an klassische E-Mails kombiniert mit den Vorteilen eines postalischen Briefes bzw. Einschreibens. Die in dieser Benutzerdo-kumentation beschriebene Nutzeroberfläche ist ein Bestandteil des De-Mail Systemverbundes.

Dieses Handbuch liefert Ihnen für die De-Mail Nutzeroberfläche.

einen Überblick über die für die Nutzung relevanten Prozesse und zeigt Ihnen, wie die Software bedient und angewendet wird.

Grundsätzlich werden in diesem Dokument keine Aussagen zur De-Mail Verwaltungsoberfläche in einer seiner zukünftigen Versionen getroffen. Weiterhin ist es nicht Ziel dieser Benutzerdokumentation, Aussagen zu fol-genden Punkten zu treffen:

technische Vereinbarungen über Umfang und Funktionsweise, Beschreibung von Schnittstellen zu Drittsystemen, Funktionsweise und -umfang von Fremdsystemen.

1.2 aufbau Der Dokumentation

1.2.1 AllgeMein Über die Weboberfläche der De-Mail-Anwendung können Sie intuitiv auf die wesentlichen Funktionen zugrei-fen. Dies betrifft:

Ihr Postfach zur Verwaltung Ihrer De-Mails, öffentlicher Verzeichnisdienst, die Kontoeinstellungen mit den Verwaltungsfunktionen des De-Mail Kontos Ihrer Institution.

Die Gliederung des Benutzerhandbuchs orientiert sich an den Dialogen der Benutzeroberflächen, so dass Sie die Beschreibungen direkt an der Software nachvollziehen können. Sie können das Benutzerhandbuch

als Gesamtdokument lesen, über das Inhaltsverzeichnis einzelne Abschnitte auswählen und direkt in die thematischen Abschnitte

einsteigen oder über den Quickfinder direkt in ein Kapitel springen (Kapitel 2).

Sie erreichen die Funktionen auf der Weboberfläche über die jeweiligen Übersichtsseiten. Die jeweiligen Kapi-tel dieser Benutzerdokumentation beginnen mit Übersichtsseiten (siehe Kapitel 1.2.2). Schnellinfo-Module vor den Übersichtsseiten zeigen Ihnen, welche Funktionen zur Verfügung stehen.

1.2.2 Übersichtsseiten Die jeweiligen Funktionen der Anwendung wie Postfach, Adressbuch und Kontoeinstellungen erreichen Sie über Einstiegsseiten. Zu Beginn der Kapitel der Dokumentation werden Ihnen der Aufbau und die Funktionen in einem Überblick vorgestellt. Dabei werden Ihnen die einzelnen Seitenbereiche erklärt.

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Allgemeines zur Benutzerdokumentation

Abbildung 1: Beispiel Übersichtsseite

1.2.3 schritt-FÜr-schritt-Anleitungen Einzelne Prozesse werden in detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen abgehandelt. In der Regel wird dabei der Erfolgsfall beschrieben. Auf die möglichen Fehlermeldungen wird in diesen Anleitungen nicht eingegan-gen.

Ein Fortschrittsbalken zu Beginn der Arbeitsschritte erleichtert Ihnen den Überblick über den Gesamtfortschritt bei der Ausführung der Anleitung.

Abbildung 2: Beispiel Fortschrittsbalken in Schritt für Schritt-Anleitungen

1.2.4 Modul schnellinFo Zu Beginn eines Kapitels erfahren Sie in einer Infobox, was in diesem beschrieben wird und welche Vorausset-zungen für die jeweiligen Aktionen erfüllt sein müssen.

Abbildung 3: Beispiel Infobox

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Allgemeines zur Benutzerdokumentation

1.2.5 Modul hinweisbox In den Hinweisboxen finden Sie

wichtige Informationen zur Befüllung der Eingabefelder wie beispielsweise Passwortrichtlinien, wichtige Regeln, die bei der Benutzung des Systems beachtet werden müssen.

Abbildung 4: Beispiel Hinweisbox

1.2.6 schnellAnzeige FÜr benötigte rechte Zu Beginn einer Schritt-für-Schritt-Anleitung wird Ihnen angezeigt, welche welches Authentisierungsniveau Sie für die Ausführung der Aktion benötigen.

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De-Mail Quickfinder

2 de-MAil QuickFinder Auf der Nutzeroberfläche des Programms finden Sie alle Funktionen von De-Mail schnell und intuitiv. Die fol-gende Übersicht gibt Ihnen einen generellen Überblick zu den Grundfunktionen von De-Mail.

Von der Übersichtsgrafik unten können Sie direkt in die entsprechenden Kapitel gelangen. Klicken Sie dazu auf die jeweiligen Punkte, um sie aufzurufen*.

*Diese Funktion steht Ihnen nur in der elektronischen Version des Dokumentes zur Verfügung. Wenn Sie eine gedruckte Version benut-zen, können die Verweise im Dokument nicht verwendet werden.

Abbildung 5: Schnellübersicht De-Mail

Schritt für Schritt: Login mit Benut-zernamen und Passwort

Schritt für Schritt: Login mit Mobile TAN

Postfachübersicht

Erstellung einer De-Mail

De-Mail Ordner verwal-ten

De-Mails verwalten

Einstellungen - Überblick

Schritt für Schritt: Login mit Ausweis-dokument (eID)

Postfach und Versand Adressbuch De-Mail Kontoeinstel-lungen

Adressbuch

Exportverwaltung

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De-Mail Quickfinder

Login

Erfahren Sie in diesem Abschnitt, wie Sie sich am System anmelden. Sie haben grundsätzlich drei verschiede-ne Möglichkeiten, den geschützten Bereich von De-Mail aufzurufen: Ihr De-Mail Benutzername und Passwort ermöglicht Ihnen eine Anmeldung mit normalem Authentisierungsniveau. Wenn Sie über eine für das Mobile TAN Verfahren freigeschaltete Mobilfunknummer verfügen oder ein Ausweisdokument mit freigeschalteter Onlineausweis-Funktion (eID) besitzen, der in Ihren Nutzereinstellungen von De-Mail registriert ist, können Sie sich mit hohem Authentisierungsniveau anmelden.

Hinweis

Laden Sie sich zur Nutzung eines Ausweisdokuments (z. B. Personalausweis) die nötige AusweisApp 2 für Ihr Betriebssystem herunter. Sie finden den Download unter folgendem Link:

https://www.ausweisapp.bund.de/ausweisapp2-home/

Alternativ zur AusweisApp 2 können sie z. B. unter Linux auch Open eCard verwenden. Sie finden den Download unter folgendem Link:

https://www.openecard.org/download/pc/

Grundlegende Funktionen der Anwendung

Grundsätzlich können die Funktionen von De-Mail in drei Hauptbereiche aufgeteilt werden: Postfach und Ver-sand von De-Mails, Nutzung des Öffentlichen Adressbuchs und die Kontoeinstellungen.

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De-Mail – Überblick

3 de-MAil – Überblick 3.1 Was ist De-mail? De-Mail ist eine elektronische Alternative zum heutigen papiergebundenen Briefverkehr. Auf einfache Weise ermöglicht De-Mail Ihnen das vertrauliche Versenden von Dokumenten und Nachrichten über das Internet. Der Empfang und Versand von De-Mails funktioniert wie bei herkömmlichen E-Mails, ist aber

sicher, nachweisbar und zuverlässig.

De-Mail ist die rechtlich verbindliche Zustellung von Nachrichten oder Dokumenten, die auch die Briefpost bietet. Dabei ist es technisch so einfach zu bedienen wie ein normales E-Mail-Programm.

3.2 Voraussetzungen für Die benutzung Der anWenDung

Die Verwaltungsoberfläche des De-Mail Systems ist für folgende Browser entwickelt und getestet:

Google Chrome ab Version 72, Mozilla Firefox ab Version 65, Microsoft Internet Explorer 11 und Edge, sowie Apple Safari 11.

Für die Nutzung der genannten Browser ist die Aktivierung von TLS 1.2 notwendig.

Bevor Sie verschlüsselte Mails senden und empfangen können, müssen Sie die Browser-Erweiterung Mailvelo-pe installieren. Mailvelope ist zurzeit für die aktuellen Versionen von Google Chrome und Firefox verfügbar.

Die Mindestauflösung Ihres Bildschirms zur korrekten Anzeige muss 1024 mal 768 Pixel betragen. Bei einer geringeren Auflösung erscheinen Scrollbalken. Bei einer höheren Auflösung verbreitert sich der Inhalt bis zu einer Breite von 1280 Pixel mit. Danach vergrößert sich der umschließende Randbereich.

Zur Umsetzung der Anforderungen kommen folgende Internettechnologien zum Einsatz:

HTML 5 Javascript, Ajax, DHTML, CSS, Cookies.

Der Einsatz dieser Technologien ist für eine fehlerfreie Darstellung und die volle Funktionalität der Anwendung notwendig. Wenn Ihr System die benannten Technologien nicht unterstützt, können Sie das De-Mail System nutzen, sind jedoch eingeschränkt im Layout und im Bedienungskomfort.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 11

De-Mail – Überblick

Die Oberfläche erfüllt die Vorgaben der barrierefreien Informationstechnik-Verordnung 2.0. Weitere Informatio-nen dazu entnehmen Sie bitte folgender Webseite:

https://www.barrierefreies-webdesign.de/bitv/bitv-2.0.html

Die aktuellen Informationen für die Anmeldung mit einem Ausweisdokument und dessen Onlineausweisfunkti-on (eID), wie beispielsweise die unterstützten Browserversionen, entnehmen Sie bitte folgender Webseite:

https://www.ausweisapp.bund.de/ausweisapp2-home/

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De-Mail – Überblick

3.3 HinWeismelDungen an Den nutzer

3.3.1 nAchrichten - Überblick Hinweismeldungen sind an Sie gerichtete Meldungen. Die Tabelle 1 zeigt Ihnen, welche Meldungen des De-Mail Dienstanbieters Sie im entsprechenden Fall angezeigt bekommen können.

Nachricht

Mobile TAN einrichten: Sie haben noch keine Handynummer für das Mobile TAN -Verfahren registriert.

Startet die Aktion Mobilfunknummer registrieren.

Ausweisdokument registrieren: Sie haben noch kein Ausweisdokument (eID) registriert.

Startet die Aktion Ausweisdokument registrieren.

Nutzungseinschränkung vorhanden: Es liegen Nutzungseinschränkungen für das De-Mail Konto vor.

Anstehende Wartungsarbeiten: Die Meldung wird ab einer Woche vor dem jeweiligen Beginn der anstehenden Wartungsarbeiten beziehungsweise Ausfallzeiten angezeigt.

Tabelle 1: Nachrichten – Überblick

Sie erhalten diese Nachrichten als Infobanner nach dem Login oder als Auflistung auf der Seite Kontoeinstel-lungen.

3.3.2 inFobAnner Nach dem Login können Ihnen Nachrichten – sofern welche vorhanden sind - in einem Dialogfenster angezeigt werden. Gibt es mehr als eine Nachricht, können Sie über eine Blätterfunktion zwischen diesen wechseln.

Abbildung 6: Anzeige Infobanner

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De-Mail – Überblick

3.3.3 nAchrichten AuF der seite kontoeinstellungen Im Inhaltsbereich der Seite Kontoeinstellungen werden für Sie bestimmten Nachrichten angezeigt. Es sind die gleichen Nachrichten und Regeln wie für das Infobanner. Sie können auf dieser Seite die Nachrichten nicht schließen. Sie werden als Auflistung untereinander angezeigt.

Abbildung 7: Nachrichten auf der Seite Kontoeinstellungen

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Rollen – Überblick

4 rollen – Überblick Die Nutzer von De-Mail können im Geschäftskundenbereich folgende Rollen einnehmen:

Mitarbeiter: Login mit normalem beziehungsweise hohem Authentisierungsniveau

Administrator: Login mit normalem beziehungsweise hohem Authentisierungsniveau

Vertretungsberechtigte Person: Login mit normalem beziehungsweise hohem Authentisierungsniveau

Zusätzlich können Nutzer aller drei Rollen mit der zusätzlichen Rolle Archivar ausgestattet werden. Dies ist keine eigenständige Rolle, sondern erweitert die bestehende Rolle eines Mitarbeiters, Administrators oder vertretungsberechtigten Person um das Recht zur Verwaltung der Exportfunktionen innerhalb des De-Mail Kontos.

Abbildung 8: Überblick Rollen für Geschäftskunden

Eine De-Mail Nutzergruppe ist dadurch gekennzeichnet, dass sie bestimmte Informationen beziehungsweise Funktionalitäten des Web-Clients sehen oder ausführen darf.

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Login

5 login

Sie möchten

sich bei Ihrem De-Mail Konto mit Ihren Zugangsdaten anmelden.

Sie werden

sich entweder mit Ihrem De-Mail Benutzernamen und Passwort oder Ihrem Ausweisdokument mit Onlineausweisfunktion (eID) oder mit einer Mobile TAN einloggen.

5.1 Vorbemerkungen

5.1.1 vorAussetzungen Um die geschützten Funktionen der Anwendung nutzen zu können, müssen Sie sich am System anmelden.

Anmelden mit Authentisierungs- niveau

Eingabeelemente Bemerkungen

Benutzername und Passwort

Normal De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzerna-me, Passwort

Benutzerkonto muss freigeschaltet und darf nicht gesperrt sein

Mobile TAN Hoch De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzerna-me,

Sicherheitscode,

PIN, Mobile TAN

Sicherheitscode zur zusätzlichen Sicherung Ihres Logins wird ange-zeigt

Benutzerkonto muss für das Mobile TAN Verfahren freigeschaltet sein

Benutzerkonto darf für das Mobile TAN Verfahren nicht mit der Zu-gangssperre hoch versehen sein

Ausweisdokument mit Onlineausweisfunktion (eID)

Hoch Personalausweis oder Aufenhaltstitel

Benutzerkonto muss für das eID-Verfahren freigeschaltet sein

Benutzerkonto darf für das eID-Verfahren nicht mit der Zugangs-sperre hoch versehen sein

Tabelle 2: Zugangsvoraussetzungen Login

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Login

5.1.2 benutzerkonto sperren und entsperren Ab dem dritten Login-Fehlversuch mit ein- und demselben Benutzernamen erfolgt eine temporäre Zugangs-sperre der Sperrart normal (Tabelle 3) für 30 Sekunden. Diese wird bei jedem weiteren Fehlversuch bis auf maximal 24 Stunden verdoppelt. Liegt eine Zugangssperre der Sperrart normal vor, können Sie sich nicht mit Benutzernamen und Passwort anmelden. Loggen Sie sich nach Ablaufen der Sperrzeit erfolgreich ein, wird der Login-Fehlversuch-Zähler wieder auf null zurückgesetzt.

Sie können die Zugangssperre der Sperrart normal durch ein erfolgreiches Login mit hohem Authentisierungs-niveau aufheben und der Login-Fehlversuch-Zähler wird wieder auf null zurückgesetzt.

Wenn Sie bei einer Anmeldung mit Mobile TAN die PIN dreimal falsch eingeben, ist diese gesperrt. Eine Ent-sperrung ist nur durch die Interaktion mit dem Support möglich.

Nach insgesamt 99 Fehleingaben wird Ihr Login mit Benutzernamen und Passwort gesperrt und kann durch Sie nur durch ein Login mit hohem Authentisierungsniveau entsperrt werden.

Es werden folgende Sperrarten unterschieden:

Sperrart Beschreibung

Vollständige Sperrung Das De-Mail Benutzerkonto ist nicht nutzbar. Eine Nutzung der Kon-toeinstellungen und des Post- und Versanddienstes ist dabei auch für den Empfang von Nachrichten nicht möglich. Sind zum vollständig gesperrten Benutzerkonto Eintragungen im öffentlichen Verzeichnis-dienst existent, werden diese automatisch für den Zeitraum der voll-ständigen Sperrung aus dem öffentlichen Verzeichnisdienst gelöscht.

Zugangssperre „normal“ Der Zugang ist mit dem Authentisierungsniveau normal nicht möglich. Das Benutzerkonto ist hierbei durch die De-Mail Dienste weiterhin adressierbar. Auch bleiben die De-Mail Dienste insgesamt aktiv, soweit der Zugang durch den Nutzer hierzu nicht erforderlich ist.

Zugangssperre „hoch“ Der Zugang ist mit den Authentisierungsniveaus normal und hoch nicht möglich. Das Benutzerkonto ist hierbei durch die De-Mail Dienste wei-terhin adressierbar. Auch bleiben die De-Mail Dienste insgesamt aktiv, soweit der Zugang durch den Nutzer hierzu nicht erforderlich ist.

Nutzungseinschränkung Das Benutzerkonto kann nur zum Abrufen von Nachrichten verwendet werden. Ein aktives Versenden von Nachrichten ist nicht möglich. Das Konto des Nutzers ist hierbei durch die De-Mail Dienste weiterhin adressierbar.

Tabelle 3: Sperrarten für Benutzerkonten

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 17

Login

5.1.3 nutzungsdAuer FÜr pAsswörter Sie werden nach einer bestimmten Zeit aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Wann und in welchem Abstand Sie diese Änderung vornehmen müssen, wird durch den DMDA festgelegt. Aktuell werden Sie alle 90 Tage zur Änderung aufgefordert. Ändern Sie Ihr Passwort, wenn Sie eine entsprechende Meldung dazu im System erhal-ten.

Es wird die Aktion Passwort ändern gestartet. Dieser Dialog kann durch Sie nicht abgebrochen werden.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 18

Login

5.1.4 de-MAil AuFruFen Um die Anwendung zu starten, geben Sie folgende Adresse in Ihren Webbrowser ein:

www.de-mail.t-systems.de oder www.de-mail-t-systems.de-mail.de

Es öffnet sich die allgemeine Startseite von De-Mail.

Abbildung 9: De-Mail Startseite

Metanavigation

Rufen Sie über diese Navigation das Kontaktformular, das Impressum, die Allgemeinen Geschäfts-bedingungen (AGB) oder die Informationen zum Datenschutz auf.

De-Mail Login

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an Ihrem De-Mail Konto an.

Informationen

Erfahren Sie mehr über De-Mail.

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Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 19

Login

5.2 bei De-mail anmelDen

Sie haben

die Zugangsdaten bestehend aus De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzername, initiales Passwort erhalten.

Sie möchten

sich bei Ihrem De-Mail Konto mit Ihren Zugangsdaten anmelden.

Sie werden

sich mit Ihrem De-Mail Kontonamen, De-Mail Benutzernamen und initialem Pass-wort anmelden.

5.2.1 schritt FÜr schritt: erstes login Mit benutzernAMen und pAsswort Sie verfügen über gültige Zugangsdaten. Ihr Konto ist aktiv und nicht gesperrt. Das initiale Passwort gilt als Authentisierungsniveau Hoch.

Hinweis

Das initiale Login am Konto nach erfolgreicher Registrierung ist nur für vertre-tungsberechtigte Personen erlaubt.

Unter Einloggen mit wählen Sie Benutzername und Passwort aus. Geben Sie folgende Daten ein:

De-Mail Kontoname,

De-Mail Benutzername,

Initiales Passwort.

Abbildung 10: Erstlogin mit Benutzernamen und Passwort

Klicken Sie auf den Button Login.

Logindaten eingeben Passwort ändern Mind.-auth. ändern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 20

Login

Hinweis

Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung von Kontoname und Benutzername.

Nach dem erstmaligen erfolgreichen Login werden Sie aufgefordert, Ihr De-Mail Passwort zu ändern. Ändern Sie Ihr Passwort. Wiederholen Sie die Eingabe.

Abbildung 11: Erstlogin – Initiales De-Mail Passwort ändern

Klicken Sie auf Speichern. Sie sehen die Meldung Ihr Passwort wurde erfolgreich gespeichert.

Abbildung 12: Erfolgreiche Passwortänderung - Bestätigung

Klicken Sie auf Weiter. Ihr geändertes Passwort wird übernommen.

Logindaten eingeben Passwort ändern Mind.-auth. ändern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 21

Login

Hinweis

Sie können den Dialog der Erstanmeldung nicht abbrechen oder überspringen.

Beachten Sie die Passwortrichtlinien.

Das Passwort muss drei der vier folgenden Zeichenarten enthalten: Großbuch-staben, Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen. Folgen von drei oder mehr auf- oder absteigenden oder drei oder mehr gleichen Zeichen sind verboten. Das Passwort muss zwischen acht und 16 Zeichen enthalten. Name, Geburtsdatum, Benutzername, De-Mail Adresse dürfen nicht enthalten sein. Das neue Passwort darf nicht gleich dem alten sein.

Sie werden aufgefordert, Ihr beliebiges Authentisierungsniveau zu wählen. Sie können zwischen den Aktionen Weiter für Login mit Benutzernamen und Passwort, Mobilfunk-Nummer registrieren und Ausweisdokument registrieren wählen.

Abbildung 13: Erstlogin: Authentisierungsniveau wählen

Logindaten eingeben Passwort ändern Mind.-auth. ändern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 22

Login

Hinweis

Wenn das Authentisierungsniveau Ihres Accounts Hoch ist, müssen Sie diese Registrie-rung zwingend durchführen. Ist das Authentisierungsniveau Normal, ist die Aktion optio-nal.

Wenn das Authentisierungsniveau Ihres Accounts Hoch ist, wird es empfohlen, Login mit Mobile TAN oder Ausweisdokument mit Onlineausweisfunktion (eID) zu wählen. Sonst können Sie sich später mit dem Benutzernamen und Passwort nicht anmelden, da diese Anmeldemethode dem Authentisierungsniveau Hoch nicht entspricht.

1. Login mit Benutzernamen und Passwort

Klicken Sie auf den Button Weiter.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 23

Login

Abbildung 14: Login mit Benutzernamen und Passwort wählen

Sie bekommen die Information zur späteren Registrierung der Mobilfunk-Nummer. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 15: Erstlogin: Login mit Benutzernamen und Passwort

Sie bekommen eine Nachricht zur erfolgreichen Einrichtung Ihres De-Mail Kontos. Klicken Sie an-schließend auf OK.

Abbildung 16: Erstlogin – Bestätigung der De-Mail Kontoeinrichtung

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Login

2. Anmelden mit Ausweisdokument (eID)

Klicken Sie auf Ausweisdokument registrieren.

Abbildung 17: Ausweisdokument registrieren wählen

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Login

Es öffnet sich das Fenster mit Ausweisdokument anmelden. Prüfen Sie, ob Sie die erforderlichen Voraussetzungen zur Anmeldung und Authentisierung mit einem Ausweisdokument haben.

Legen Sie Ihr Ausweisdokument auf das Lesegerät. Klicken Sie auf Jetzt auslesen.

Abbildung 18: Erstlogin – mit Ausweisdokument anmelden

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Login

Sie werden mit dem De-Mail Konto verknüpft.

3. Anmeldeverfahren Mobile TAN wählen

Klicken Sie auf den Button Mobilfunk-Nummer registrieren.

Abbildung 19: Mobilfunk-Nummer registrieren wählen

Es öffnet sich das Dialogfenster Mobilfunk-Nummer registrieren. Geben Sie Ihre Mobilfunk-

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Login

Nummer ein und klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 20: Erstlogin – Mobile TAN anlegen - Mobilfunk-Nummer registrieren

Geben Sie anschließend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Sicherheitscode ein. Alternativ können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Bei Klick auf den Play-Button wird Ihnen ein Sicherheitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein und klicken auf Weiter.

Abbildung 21: Mobilfunk-Nummer registrieren – Sicherheitscode lösen

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Login

Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Geben Sie die empfangene Mobile TAN ein. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 22: Erstlogin – Mobilfunknummer registrieren – Mobile TAN

Abbildung 23: Erstlogin: Mobilfunknummer registrieren – Benutzer-PIN

Sie erhalten eine Bestätigung, dass Sie Ihre Mobilfunknummer erfolgreich registriert haben. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 24: Bestätigung – Mobilfunknummer erfolgreich registriert

Sie erhalten eine Bestätigung, dass Ihr De-Mail Konto erfolgreich eingerichtet wurde.

Klicken Sie anschließend auf OK.

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Login

Abbildung 25: Bestätigung – erfolgreiche Einrichtung des De-Mail Kontos

Hinweis

Eine Mobile TAN besteht aus einer Folge von genau acht Zahlen.

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Login

5.2.2 schritt FÜr schritt: login Mit benutzernAMen und pAsswort Ein Login ist nur für Sie möglich, wenn Ihr De-Mail Konto freigeschaltet und nicht gesperrt ist.

Unter Einloggen mit wählen Sie Benutzername und Passwort aus. Geben Sie folgende Daten ein:

De-Mail Kontoname,

De-Mail Benutzername,

Passwort.

Klicken Sie auf Login.

Abbildung 26: Login mit Benutzernamen und Passwort

Hinweis

Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung von Kontoname und Benutzername.

Logindaten eingeben Login auslösen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 31

Login

Ihre Angaben werden validiert und Sie gelangen auf die Seite Postfachübersicht.

Fehler: falsche Daten

Sind Ihre Angaben fehlerhaft, werden die Eingabefelder markiert. Geben Sie die korrekten Daten ein.

Abbildung 27: Login mit Benutzernamen und Passwort - Falsche Daten

Fehler: falsches Authentisierungsniveau

Hat Ihr Konto das Authentisierungsniveau Hoch, können Sie sich nicht mit Benutzernamen und Passwort anmelden. Sie erhalten die Nachricht, dass die gewählte Login-Methode nicht dem Min-destauthentisierungsniveau entspricht. Sie gelangen automatisch zur Anmeldemaske mit Mobile TAN.

Logindaten eingeben Login auslösen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 32

Login

Abbildung 28: Login mit Benutzernamen und Passwort - Fehler bei hohem Mindestauthentisierungsniveau

Melden Sie sich mit Ihrer Mobile TAN an.

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Login

5.2.3 schritt FÜr schritt: login Mit Mobile tAn Ein Login ist nur möglich, wenn Ihr De-Mail Konto freigeschaltet ist und keine Zugangssperre hoch vorhanden ist. Ihr Konto muss für das Mobile TAN Verfahren freigeschaltet sein.

Wenn Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, wird eine eventuell vorhandene Zugangssperre normal entfernt. Sie erhalten Zugriff auf die für das hohe Authentisierungsniveau vorgesehenen Funktionalitäten.

Unter Einloggen mit wählen Sie Mobile TAN aus. Geben Sie folgende Daten ein:

De-Mail Kontoname

De-Mail Benutzername

Geben Sie anschließend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Sicherheitscode ein. Alternativ können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Mit Klick auf den Play-Button wird Ihnen ein Sicherheitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein.

Abbildung 29: Login mit Mobile TAN

Klicken Sie auf Mobile TAN anfordern.

Hinweis

Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung von Kontoname und Benutzerna-me.

Logindaten eingeben PIN und TAN eingeben Login auslösen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 34

Login

Geben Sie Ihre PIN und Mobile TAN ein.

Abbildung 30: PIN und Mobile TAN eingeben

Klicken Sie auf Login. Sie gelangen zum Posteingang.

Logindaten eingeben PIN und TAN eingeben Login auslösen

Logindaten eingeben PIN und TAN eingeben Login auslösen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 35

Login

5.2.4 schritt FÜr schritt: login Mit AusweisdokuMent (eid) Sie benötigen für diese Login-Methode ein Ausweisdokument mit freigeschaltener Onlineausweisfunktion (eID) und ein Lesegerät. Ein Login ist nur möglich, wenn Ihr Konto freigeschaltet ist und keine Zugangssperre hoch vorhanden ist. Ihr De-Mail Konto muss für das eID freigeschaltet sein.

Wenn Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, wird eine eventuell vorhandene Zugangssperre normal entfernt. Sie erhalten Zugriff auf die für das hohe Authentisierungsniveau vorgesehenen Funktionalitäten.

Die aktuellen Informationen für die Anmeldung mit dem Ausweisdokument, wie beispielsweise die unterstützten Browserversionen, entnehmen Sie bitte folgender Webseite:

https://www.ausweisapp.bund.de/ausweisapp2-home/

Wählen Sie als Anmeldemethode Ausweisdokument aus. Legen Sie Ihren Ausweisdokument auf das Lesegerät.

Abbildung 31: Login mit Ausweisdokument

Klicken Sie auf Ausweisdokument auslesen.

Ausweis auflegen Ausweisdaten auslesen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 36

Login

Ihnen wird ein Dialogfenster zum Auslesen des Ausweises angezeigt.

Abbildung 32: Ausweisdokument auslesen

Befolgen Sie die Anweisungen der AusweisApp 2.

Abbildung 33: Lesegerät für Ausweisdokumente

Ausweis auflegen Ausweisaten auslesen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 37

Postfach und Versand

6 postFAch und versAnd

Sie möchten

De-Mails empfangen, senden und verwalten.

Sie haben

das für die jeweilige Aktion notwendige Authentisierungsniveau, ein funktionsfähiges Postfach.

Sie werden

De-Mails erstellen, versenden und empfangen, Ihr Postfach strukturieren und verwalten.

6.1 PostfacHübersicHt Die Postfachübersicht erscheint als erste Seite nach dem erfolgreichen Login. Standardmäßig wird der Inhalt des Ordners Posteingang dargestellt. Die nachfolgende Grafik entspricht der Ansicht mit uneingeschränkten Zugriffsrechten. Wurde Ihr Zugriff auf das Leserecht beschränkt, stehen Ihnen nicht alle Funktionen zur Verfü-gung.*

Abbildung 34: Postfachübersicht

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Postfach und Versand

Über der Listenansicht finden Sie je nach Ordner verschiedene Aktionsicons, um die betreffenden Aktionen durchzuführen (siehe Tabelle 4).

* Mit der Einschränkung auf das Leserecht stehen Ihnen nur die folgenden Funktionen zur Verfügung: De-Mails sortieren, De-Mails durchsuchen, De-Mails lesen (inkl. Anhänge), De-Mails drucken, De-Mails als ungelesen markieren sowie Nachricht für Export markieren.

Icon Aktion

De-Mail schreiben (nicht im Ordner Entwürfe)

De-Mail weiter bearbeiten (nur im Ordner Entwürfe)

Verschlüsselte De-Mail schreiben (nicht im Ordner Entwürfe)

Kontakte zur verschlüsselten Kommunikation einladen (nicht im Ordner Entwürfe)

De-Mail lesen (nicht im Ordner Entwürfe)

Mehr

De-Mail beantworten (nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail allen antworten (nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail weiterleiten (nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail verschieben (nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail drucken De-Mail als Plain Text exportieren

(nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail im Mbox-Format exportieren

(nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail als ungelesen markieren

(nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail für Export-Datei markieren Als Klartext speichern (nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang)

De-Mail löschen (nicht im Ordner Postausgang)

De-Mails sortieren

Tabelle 4: Aktionsicons Postfachübersicht

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 39

Postfach und Versand

Sie sehen je nach Wahl 10, 25 oder 50 De-Mails in der Listenansicht. Sie können diese Anzahl in der kleinen Drop-Down-Box rechts neben den Aktionsicons festlegen. Liegen mehr De-Mails vor, als auf einer Seite angezeigt werden, können Sie am unteren Seitenrand auf die nächste oder vorherige Seite blättern.

Sind in einem ausgewählten Ordner keine Nachrichten enthalten, wird ein entsprechender Hin-weistext angezeigt. Die Listenansicht ist in sechs Felder gegliedert (siehe Tabelle 5).

Feld Beschreibung

Art ungeöffnete De-Mail

geöffnete De-Mail

ungeöffnete De-Mail Authentisierungsniveau hoch

geöffnete De-Mail Authentisierungsniveau hoch

Von (Posteingang, Schad-software, Gelöscht)

Name bzw. De-Mail Adresse des Absenders

An (Postausgang, Entwür-fe, Gesendet)

Name bzw. De-Mail Adresse des Empfängers

Betreff Betreff der Nachricht

(Anhang) Vorhandensein von Nachrichtenanhängen

Datum Absende- beziehungsweise Empfangszeitpunkt der Nachricht

Größe Größe der Nachricht

Info Über Icons werden folgende Informationen zu der De-Mail angezeigt:

Absenderbestätigt

Eingangsbestätigt

Versandbestätigt

Persönlich

Abholbestätigt (nur für Behörden)

Einschreiben (entspricht Versandbestätigung + Eingangsbestätigung)

hohes Authentisierungsniveau des Absenders

Hinweis auf Schadsoftware

Signiert

Verschlüsselt

für Export-Archiv markiert

Tabelle 5: Felder Listenansicht

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 40

Postfach und Versand

Im Menü Postfachauswahl können Sie aus den für Sie verfügbaren Postfächern wählen. Nach ei-nem erneuten Login gelangen Sie zur Postfachübersicht des zuletzt ausgewählten Postfachs. Falls Sie ein Funktionspostfach ausgewählt hatten und Ihnen zwischenzeitlich der Zugriff darauf entzogen wurde, wird Ihnen die Postfachübersicht Ihres persönlichen Postfachs angezeigt.

Die Postfach-Ordnerübersicht enthält alle Ihre verfügbaren Postfachordner. Ihr Postfach enthält standardmäßig folgende Ordner in dieser definierten Reihenfolge:

Posteingang Postausgang Entwürfe Gesendet Schadsoftware Gelöscht

Diese sechs Standardordner können nicht gelöscht, verschoben oder umbenannt werden. Mehr Informationen zum Verwalten von Ordnern erhalten Sie in Kapitel 6.3.

6.1.1 de-MAil leseAnsicht AuFruFen Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Um eine De-Mail aus der Listenansicht zu lesen, wählen Sie die gewünschte Nachricht per Mausklick aus und drücken den Button Lesen in der Postfachübersicht. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die Nachricht per Doppelklick zu öffnen.

Abbildung 35: Lesen einer De-Mail

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 41

Postfach und Versand

Hinweis

Nachrichten, die ein Authentisierungsniveau hoch erfordern, können nur dann geöffnet werden, wenn Sie mit Authentisierungsniveau hoch angemeldet sind. Bei einer Anmeldung mit Authentisierungsniveau normal sind diese Mails mit einem Symbol und einem entspre-chenden Hinweistext versehen:

Abbildung 36: Hinweis auf hohes Authentisierungsniveau

Um diese Nachrichten zu öffnen, klicken Sie auf die Funktion Mit hohem Authentisie-rungsniveau anmelden und verfahren Sie wie in den Kapiteln 5.2.3 und 5.2.4 beschrie-ben.

Die gewählte De-Mail öffnet sich dann in der Leseansicht. Eine geöffnete De-Mail wird automatisch als gelesen markiert. Die nachfolgende Grafik entspricht der Ansicht mit uneingeschränkten Zugriffsrechten. Wurde Ihr Zugriff auf nur lesend eingeschränkt, stehen Ihnen nicht alle Funktionen zur Verfügung.*

Abbildung 37: De-Mail in der Leseansicht

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Postfach und Versand

Auch in der Leseansicht stehen Ihnen verschiedene Aktionsicons zum schnellen Ausführen von Standardaktionen zur Verfügung (siehe Tabelle 6).

* Mit der Einschränkung auf das Leserecht stehen Ihnen nur die folgenden Funktionen zur Verfügung: De-Mails drucken, Signatur prüfen sowie Nachricht für Export markieren.

Icon Aktion

De-Mail schreiben

De-Mail beantworten

De-Mail allen antworten

De-Mail weiterleiten

De-Mail verschieben

Weitere Optionen

De-Mail drucken De-Mail exportieren De-Mail auf Schadsoftware prüfen Für Export-Datei markieren

Als Klartext speichern

sowie die Darstellungsvarianten:

− Als HTML anzeigen − Als HTML-Quellcode anzeigen − Als RTF anzeigen − Als RTF-Quellcode anzeigen − Als Klartext anzeigen

De-Mail löschen

Tabelle 6: Aktionsicons in der Leseansicht

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 43

Postfach und Versand

Im Kopf der De-Mail werden Ihnen folgende Basisinformationen zur De-Mail angezeigt:

Betreff der Nachricht Name bzw. Adresse des Absenders Absende- beziehungsweise Empfangszeitpunkt der Nachricht

Ergänzend hierzu können Sie über die Funktion Details anzeigen zusätzliche Informationen, wie zum Beispiel:

Versandweg, Detailinformationen zum Absender, Antwortadresse, Versandoptionen, Hash-Wert, Signatur (falls vorhanden) und Message-ID abrufen.

Auf der rechten Seite des Kopfbereiches ist die Größe der De-Mail angegeben. Zusätzlich können verschiedene Icons erscheinen, die für spezielle Informationen zu der erhaltenen De-Mail stehen (siehe Tabelle 7). Diese Icons unterscheiden sich je nach Authentisierungsniveau und gewählten Versandoptionen.

Icon Aktion

Absenderbestätigt

Eingangsbestätigt

Versandbestätigt

Persönlich

Abholbestätigt (nur für Behörden)

Einschreiben (entspricht Versandbestätigung + Eingangsbestätigung)

Hohes Authentisierungsniveau des Absenders

Hinweis auf Schadsoftware

Signiert

Verschlüsselt

Für Export-Datei markiert

Tabelle 7: Informationsicons in der Leseansicht

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 44

Postfach und Versand

Sind in der De-Mail Anhänge vorhanden, werden diese im unteren Teil des Kopfbereiches gelistet. Um eine angehängte Datei zu öffnen oder zu speichern, klicken Sie auf den Dateinamen. Sind meh-rere Mailanhänge vorhanden, haben Sie die Möglichkeit, alle angehängten Dateien mit einem Mal zu speichern. Klicken Sie dafür auf Alle speichern.

Abbildung 38: Alle Anhänge speichern

Im Inhalte-Bereich der De-Mail wird der vollständige Nachrichtentext angezeigt.

Hinweis

Ist eine Nachricht mit Enthält möglicherweise Schadsoftware markiert, wird Ihnen ein entsprechender Warnhinweis angezeigt. Mit dem Button Abbrechen wird die Aktion beendet und Sie gelangen zur Listenansicht zurück, ohne die Nachricht geöffnet zu haben. Über den Button Weiter wird die Nachricht zum Lesen geöffnet.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 45

Postfach und Versand

6.1.2 schritt FÜr schritt: dArstellungsvAriAnte wählen Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Sie können bei einer De-Mail in der Leseansicht zwischen verschiedenen Darstellungsvarianten wählen. Klicken Sie dafür auf das Aktionsicon Mehr.

Abbildung 39: De-Mail in Leseansicht: Darstellungsvariante wählen

Ihnen werden nun die folgenden Darstellungsvarianten angeboten:

Als HTML anzeigen

Als HTML-Quellcode anzeigen

Als RTF anzeigen

Als RTF-Quellcode anzeigen

Als Klartext anzeigen

Die aktuell ausgewählte Darstellungsvariante wird dabei farbig angezeigt, nicht auswählbare Optio-nen in Hellgrau. Bei Klick auf eine der Optionen ändert sich die Darstellung der De-Mail entspre-chend Ihrer Auswahl.

Optionen aufrufen Option wählen

Optionen aufrufen Option wählen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 46

Postfach und Versand

6.1.3 schritt FÜr schritt: de-MAil iM AnhAng lesen Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Wenn Sie eine De-Mail erhalten, in deren Anhang sich eine weitere De-Mail befindet, können Sie diese per Doppelklick auf das Anhangs-Dokument öffnen.

Abbildung 40: De-Mail im Anhang

Die angehängte De-Mail öffnet sich dann in einem neuen Dialogfenster und kann von Ihnen gelesen werden.

Abbildung 41: Dialogfenster De-Mail aus Anhang

Anhang öffnen De-Mail lesen

Postfachverwaltung

Anhang öffnen De-Mail lesen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 47

Postfach und Versand

6.1.4 schritt FÜr schritt: prÜFung AuF schAdsoFtwAre Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Sie können eine in der Leseansicht geöffnete De-Mail manuell auf Schadsoftware prüfen.

Abbildung 42: Prüfung auf Schadsoftware

Klicken Sie auf den Button Mehr und anschließend die Funktion Auf Schadsoftware überprüfen, um den Prüfvorgang zu starten.

Wenn keine Schadsoftware gefunden wird, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Abbildung 43: Hinweis auf fehlende Schadsoftware

Wird eine Schadsoftware gefunden, wird die Nachricht mit Enthält möglicherweise Schadsoftware markiert und in den Ordner Schadsoftware verschoben. Ihnen wird in diesem Falle ein entspre-chender Warnhinweis angezeigt.

Wird Ihnen der Warnhinweis angezeigt, können Sie mittels Klick auf den Button Anzeige beenden die Leseansicht verlassen und gelangen zurück zur Listenansicht. Über den Button Trotzdem anzei-gen bleibt die Nachricht zum Lesen geöffnet.

Wird kein Warnhinweis angezeigt, gelangen Sie durch Klick auf OK zurück zur Leseansicht.

Prüfprozess starten Ergebnisanzeige Beenden

Prüfprozess starten Ergebnisanzeige Beenden

Prüfprozess starten Ergebnisanzeige Beenden

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 48

Postfach und Versand

6.1.5 schritt FÜr schritt: signAtur prÜFen Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Sie können die Signatur einer in der Leseansicht geöffneten De-Mail prüfen, sofern diese Ihnen mit der Versandoption absenderbestätigt zugestellt wurde.

Abbildung 44: Signaturprüfung

Klicken Sie auf den Button Mehr und anschließend die Funktion Signatur prüfen, um den Prüfvor-gang zu starten.

Prüfprozess starten Informationsanzeige Beenden

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 49

Postfach und Versand

Es öffnet sich ein Informations-Dialogfenster.

Abbildung 45 Informationen zur Signaturverifizierung

Sie können nun Detailinformationen zur elektronischen Signatur der De-Mail einsehen.

Mit einem Klick auf Daten der Zertifizierungsstelle und Online Certificate Status Protocol können Sie zusätzliche Informationen innerhalb des Dialogfensters aufklappen.

Sie haben die Möglichkeit, die angezeigten Informationen abzuspeichern, indem Sie den Button Als PDF-Datei herunterladen klicken. Zusätzlich steht Ihnen die Option Drucken zur Verfügung.

Beenden Sie die Prüfung der elektronischen Signatur mit einem Klick auf Schließen.

Prüfprozess starten Informationsanzeige Beenden

Prüfprozess starten Informationsanzeige Beenden

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 50

Postfach und Versand

6.2 erstellung einer De-mail

Sie möchten

De-Mails erstellen und versenden.

Dazu gehören:

das Hinzufügen von Anhängen sowie die Nutzung verschiedener Versandoptionen (beispielsweise der Versand mit

Einschreiben).

6.2.1 Übersicht Authentisierungsniveau: normal

Um die Erstellungsansicht aufzurufen, klicken Sie in der Postfachübersicht auf De-Mail schreiben.

Abbildung 46: Aktionsicon De-Mail schreiben

Daraufhin öffnet sich eine Ansicht, in der Sie eine De-Mail verfassen und versenden können. Diese Erstellungsansicht öffnet sich ebenfalls, wenn Sie aus der Postfachübersicht oder Leseansicht die Aktionen Beantworten, Allen antworten oder Weiterleiten auslösen.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 51

Postfach und Versand

Abbildung 47: Verfassen einer De-Mail

An oberster Stelle steht Ihnen eine Reihe von Aktionsicons zum Ausführen von Standardaktionen zur Verfügung (Aktionsleiste).

Zurück

Senden (aktiv sobald An:, Betreff: und der Mailtext vorhanden sind) Speichern

Anhang

Drucken

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Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 52

Postfach und Versand

Im Nachrichtenkopf finden Sie eine Reihe von Feldern, in die für den Versand der De-Mail notwen-dige Pflichtangaben einzutragen sind. Darüber hinaus können Sie hier weitere (optionale) Spezifika-tionen vornehmen.

Von Absenderadresse An Empfängeradresse(n) inklusive Adressbuchfunktion, CC / Copy-Funktion, BCC / Blindco-

py-Funktion und Antwortadressen-Funktion Option

Als HTML-De-Mail versenden

Betreff

Unser Zeichen hinzufügen

Anhang

De-Mail Editor mit Optionen zur Textformatierung.

Freitextfeld zum Verfassen des Mailtextes und ein Senden-Button (aktiv sobald An:, Betreff: und der Mailtext vorhanden sind).

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 53

Postfach und Versand

6.2.2 schritt FÜr schritt: de-MAil verFAssen Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Sie befinden sich in der Erstellungsansicht.

Abbildung 48: Absenderadresse

Ihre De-Mail-Adresse ist standardmäßig im Bereich Von dargestellt.

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoption wählen

Betreff formulieren Anhänge hinzufügen Mailtext verfassen Senden

Editor aktivieren

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 54

Postfach und Versand

Geben Sie die De-Mail Adresse des Empfängers ein.

Abbildung 49: Eingabe der Empfängeradresse

Sie können diese manuell eingeben oder bestehende Kontakte aus dem öffentlichen Adressbuch hinzufügen. Klicken Sie dafür auf die Funktion Aus Adressbuch hinzufügen neben dem Eingabefeld.

Mehr Informationen zum Adressbuch finden Sie in Kapitel 6.5.11.

Mehrere Empfängeradressen werden durch Komma oder Semikolon getrennt. Beim Hinzufügen von Empfän-gern stehen Ihnen drei weitere Funktionen zur Verfügung:

„CC“ hinzufügen: Wenn Sie den Namen eines Empfängers in dieses Feld der De-Mail einfügen, wird eine Kopie der Nachricht an diesen Empfänger gesendet, wobei der Name des Empfängers für andere Empfänger der Nachricht sichtbar ist.

„BCC“ hinzufügen: Wenn Sie den Namen eines Empfängers in dieses Feld der De-Mail einfügen, wird eine Kopie der Nachricht an diesen Empfänger gesendet, der Name des Empfängers ist jedoch für an-dere Empfänger der Nachricht nicht sichtbar.

„Antwortadresse“ hinzufügen: Sie haben die Möglichkeit, eine De-Mail-Adresse festzulegen, an die der Empfänger der De-Mail seine Antwort senden soll. Diese Adresse wird vom System dann automatisch ausgewählt, wenn der Empfänger Ihre Nachricht beantwortet.

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoption wählen

Betreff formulieren Anhänge hinzufügen Mailtext verfassen Senden

Editor aktivieren

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 55

Postfach und Versand

Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

Abbildung 50: Optionen

Sie haben drei (Behörden: vier) verschiedene Optionen zur Wahl:

Absenderbestätigt (nur Authentisierungsniveau hoch): Diese Option ist standardmäßig voreingestellt. Sie können hiermit zum Ausdruck bringen, dass Sie sich zum Absenden der Nachricht sicher angemel-det haben. Sie können diese Versandoption in Ihren zentralen Einstellungen ändern.

Einschreiben: Mit dieser Option erhalten sowohl Sie, als auch der Empfänger der De-Mail eine Sende- und eine Empfangsbestätigung als De-Mail zugesandt. Diese Versandoption ist kostenpflichtig.

Persönlich / vertraulich (nur Authentisierungsniveau hoch): Wählen Sie diese Option aus, wenn der Empfänger der Nachricht zum Lesen ebenfalls mit Authentisierungsniveau hoch eingeloggt sein soll. Sollte der Empfänger nicht über das Authentisierungsniveau hoch verfügen, erhalten Sie eine entspre-chende Fehlermeldung vom Postfachdienst.

Abholbestätigt (nur für öffentliche Institutionen): Diese Versandoption wird nur für öffentliche Institutio-nen angezeigt. Hiermit erhalten Sie und der Empfänger einen Nachweis darüber, wann die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt wurde. Die Abholbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfän-gers erzeugt, wenn dieser sich das erste Mal nach dem Ablegen der Nachricht in seinem Postfach mit Authentisierungsniveau hoch anmeldet. Nachrichten, für die eine Abholbestätigung angefordert wurde, werden nicht weitergeleitet. Es wird lediglich eine Benachrichtigung an die Weiterleitungsadresse ge-sendet, dass eine in der Abholung zu bestätigende Nachricht eingegangen ist.

Hinweis

Sie können in dem Bereich Meine Kundendaten die Optionen auswählen, die beim Verfassen einer neuen De-Mail für Sie vorausgewählt sein sollen (siehe Kapitel 8.2.5).

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoption wählen

Betreff formulieren Anhänge hinzufügen Mailtext verfassen Senden

Editor aktivieren

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 56

Postfach und Versand

Wählen Sie Als HTML-De-Mail versenden?, um den De-Mail Editor zu aktivieren.

Abbildung 51: De-Mail Editor aktivieren

Es öffnet sich ein Standard HTML-Editor, der Ihnen grundlegende Funktionen der Textformatierung bietet.

Abbildung 52: De-Mail Editor

Folgende Funktionen stehen Ihnen über den Editor zur Verfügung:

Feld Beschreibung

Ausschneiden

Kopieren

Einfügen

Rückgängig

Wiederherstellen

Im Text suchen

Im Text suchen und ersetzen

Liste/nummerierte Liste erstellen

Einzug verringern/erhöhen

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoption wählen

Betreff formulieren Anhänge hinzufügen Mailtext verfassen Senden

Editor aktivieren

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 57

Postfach und Versand

Feld Beschreibung

Bild/Sonderzeichen/Tabelle einfügen/editieren

Link einfügen/editieren/entfernen

Schriftart auswählen

Größe auswählen

Schriftstil auswählen: fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen / Formatierung entf.

Textausrichtung auswählen: linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz

Textfarbe auswählen

Schriftart auswählen

Größe auswählen

Schriftstil auswählen: fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen / Formatierung entf.

Textausrichtung auswählen: linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz

Textfarbe auswählen

Tabelle 8: Funktionen HTML-Editor

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 58

Postfach und Versand

Formulieren Sie einen prägnanten Betreff der Nachricht.

Abbildung 53: Betreff formulieren

Beim Klick auf Unser Zeichen hinzufügen öffnet sich ein weiteres Freitextfeld. Sie haben die Möglichkeit, hier ein eigenes Aktenzeichen für eingehende Systemmeldungen anzugeben, die zum Beispiel bei einem Ein-schreiben erstellt und Ihnen nach dem Versand zugestellt wird.

Abbildung 54: Zeichen hinzufügen

Um Ihrer De-Mail eine oder mehrere Dateien anzuhängen, klicken Sie auf die Funktion Anhang hinzufügen. Alternativ können Sie auch auf das Aktionsicon Anhang in der obigen Aktionsleiste klicken.

Abbildung 55: Anhang hinzufügen

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoption wählen

Betreff formulieren Anhänge hinzufügen Mailtext verfassen Senden

Editor aktivieren

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoption wählen Editor aktivieren

Betreff formulieren Anhänge hinzufügen Mailtext verfassen Senden

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 59

Postfach und Versand

Es öffnet sich ein Dialog zum Hochladen der Dateien.

Abbildung 56: Dialog Datei hochladen

Klicken Sie auf Durchsuchen, um das Standard-Dialogfenster Ihres Browsers aufzurufen.

Abbildung 57: Dialogfenster Dateiauswahl

Wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf Öffnen.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 60

Postfach und Versand

Abbildung 58: Dialog Dateiupload

Nach Auswahl einer Datei haben Sie die Möglichkeit, Ihrer De-Mail einen weiteren Anhang hinzuzufügen. Sie können bis zu drei Anhänge gleichzeitig auswählen. Zum Upload der Datei beziehungsweise Dateien klicken Sie im Dialogfenster auf Hochladen.

Nach Abschluss des Upload-Prozesses, der einige Sekunden dauern kann, werden die angehängten Dateien im Kopfbereich der Erstellungsansicht gelistet*.

* Beachten Sie, dass die Zustellung einer De-Mail nur garantiert werden kann, wenn sie kleiner als 20 MB ist.

Abbildung 59: Dateianhang in einer De-Mail

Um eine angehängte Datei wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Kreuz-Symbol neben der entsprechenden Datei. Um eine weitere Datei anzuhängen, klicken Sie auf Weitere Anhänge hinzufügen.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 61

Postfach und Versand

Verfassen Sie im Freitextfeld den Text Ihrer Nachricht.

Abbildung 60: Mailtext verfassen

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoption wählen

Betreff formulieren Anhänge hinzufügen Mailtext verfassen Senden

Editor aktivieren

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 62

Postfach und Versand

Um Ihre Mail abschließend zu senden, klicken Sie auf das Aktionsicon Senden in der obigen Aktionsleiste oder den Button Senden unter dem Freitextfeld.

Abbildung 61: Senden von De-Mails

Die Buttons werden erst aktiv, wenn Sie alle Pflichtfelder im Kopfbereich der De-Mail eingegeben haben (Emp-fängeradresse, Betreff und Nachrichtentext). Nach erfolgreichem Versand der Nachricht wird diese automa-tisch in den Ordner Gesendet verschoben. Für die kurze Dauer des Versandprozesses wird die Nachricht au-tomatisch im Ordner Postausgang zwischengelagert.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass ein Benutzer im normalen Authentisierungsniveau pro Tag maximal 100 De-Mail Nachrichtern versenden darf. Diese Begrenzung gilt auch, falls er Zugriff auf mehrere Postfächer besitzt.

Haben mehrere Nutzer Zugriff auf das gleiche Postfach (zum Beispiel im Rah-men von Funktionspostfächern), so kann jeder der Benutzer im normalen Au-thentisierungsniveau jeweils 100 De-Mail-Nachrichten pro Tag versenden.

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoptionen

Betreff formulieren Anhänge hinzufügen Mailtext verfassen Senden

Editor aktivieren

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 63

Postfach und Versand

6.2.3 schritt FÜr schritt: de-MAil Als entwurF speichern Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Möchten Sie die formulierte De-Mail zu einem späteren Zeitpunkt senden, können Sie die De-Mail als Entwurf speichern. Klicken Sie dafür das Aktionsicon Speichern in der Aktionsleiste an.

Abbildung 62: Speicherung als Entwurf

Ein Dialogfenster bestätigt Ihnen dann die Speicherung als Entwurf.

Abbildung 63: Hinweis Entwurf gespeichert

Klicken Sie auf OK.

Speichern Bestätigen

Speichern Bestätigen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 64

Postfach und Versand

Hinweis

Sollten Sie bereits Informationen wie Text oder Empfängeradresse eingegeben haben, werden Sie auch bei Klicken des Aktionsicons Zurück gefragt, ob Sie die De-Mail als Entwurf speichern möchten.

6.2.4 schritt FÜr schritt: de-MAil drucken Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Um die De-Mail auszudrucken, klicken Sie das Aktionsicon Drucken in der obigen Aktionsleiste.

Abbildung 64: Aktionsicon Drucken

Drucken wählen Druck bestätigen Drucker auswählen Druckergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 65

Postfach und Versand

Es öffnet sich dann eine Druckansicht der De-Mail in einem weiteren Browserfenster.

Abbildung 65: De-Mail Druckansicht

Klicken Sie auf den Button Drucken.

Drucken wählen Druck bestätigen Drucker auswählen Druckergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 66

Postfach und Versand

Es öffnet sich das Standard-Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 66: Dialogfenster Drucken

Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und nehmen Sie eventuelle Druck-Einstellungen vor.

Senden Sie den Druckauftrag mit einem Klick auf OK ab.

Die De-Mail wird gedruckt. Folgende Felder einer De-Mail werden dabei gedruckt:

Datum (aktueller Zeitstempel)

An

Absender

Betreff

Liste der Anhänge (vollständiger Dateiname)

Nachrichtentext

Drucken wählen Druck bestätigen Drucker auswählen Druckergebnis

Drucken wählen Druck bestätigen Drucker auswählen Druckergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 67

Postfach und Versand

6.3 VerscHlüsselte De-mails senDen unD emPfangen

6.3.1 AllgeMeine grundlAgen zur de-MAil verschlÜsselung Mit der De-Mail Verschlüsselung stellen wir Ihnen eine Lösung zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (englisch End-to-End) Ihrer De-Mails zur Verfügung. Unter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung versteht man die Verschlüsse-lung der übertragenen Inhalte über alle Übertragungsstationen hinweg. Die zu übertragenden Daten werden auf Senderseite verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt.

Hinweis

Die Funktion steht nur für persönliche Postfächer zur Verfügung.

Die De-Mail Verschlüsselung wird mit einem auf Pretty Good Privacy (PGP) basierenden Verschlüsselungsver-fahren umgesetzt. Die Verschlüsselung wird unter der Verwendung von Schlüsselpaaren erreicht. Als Nutzer der De-Mail Verschlüsselung generieren Sie sich dieses Schlüsselpaar, das sich aus einem

geheimen privaten Schlüssel (Privater Schlüssel – Private Key) und einem öffentlichen Schlüssel (nicht geheim – Public Key) für Ihre Kommunikationspartner zusammensetzt.

Hinweis

Bevor Sie verschlüsselte De-Mails senden und empfangen können, müssen Sie die Browser-Erweiterung Mailvelope installieren. Mailvelope ist zurzeit für die aktuellen Versionen von Google Chrome und Firefox verfügbar.

Die Informationen zur Installation und der Erstellung von Schlüsselpaaren ent-nehmen Sie dem Kapitel 8.2.9 Schritt für Schritt: Schlüsselpaar erstellen.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 68

Postfach und Versand

6.3.2 schlÜsselAustAusch Mit deM koMMunikAtionspArtner Authentisierungsniveau: normal

Laden Sie Ihre Kontakte zur verschlüsselten Kommunikation ein. Klicken Sie im Posteingang auf Einladen. Es wird eine De-Mail mit dem mit Ihrem öffentlichen Schlüssel an den gewünschten Empfänger als De-Mail versendet.

Es öffnet sich die Ansicht zum Verfassen einer De-Mail. Im Anhang ist Ihr öffentlicher Schlüssel bereits hinzugefügt.

Abbildung 67: Einladung versenden

Einladen Verfassen Senden

Einladen Verfassen Senden

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 69

Postfach und Versand

Klicken Sie auf Senden.

Hinweis

Beachten Sie, dass Sie zur Kommunikation den öffentlichen Schlüssel Ihres Kommunikationspartners ebenfalls benötigen. Erst dann können Sie eine De-Mail schicken, die Sie mit dem öffentlichen Schlüssel Ihres Kommunikations-partners abschließen.

Falls Ihre Kommunikationspartner Ihren öffentlichen Schlüssel in das De-Mail Verzeichnis geladen haben, können Sie verschlüsselte Mails direkt versenden – ohne vorherige Einladung des Kommunikationspartners.

Sie haben die Möglichkeit Ihren öffentlichen Schlüssel in das De-Mail Verzeich-nis zu laden, wenn Sie zuvor Ihr Postfach im De-Mail Verzeichnis veröffentlicht haben.

6.3.3 öFFentlichen schlÜssel iMportieren Öffnen Sie die De-Mail mit dem öffentlichen Schlüssel Ihres Kommunikationspartners. Klicken Sie auf Schlüssel jetzt importieren.

Abbildung 68: Schlüssel importieren

Einladen Verfassen Senden

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 70

Postfach und Versand

6.3.4 verschlÜsselte de-MAils schreiben und senden Authentisierungsniveau: normal

In der Ansicht Posteingang finden Sie die Funktion Verschlüsseln. Klicken Sie auf das Icon um die Ansicht zum Erstellen einer verschlüsselten De-Mail zu öffnen.

Füllen Sie wie gewohnt die Felder zur Adressierung sowie den Betreff aus. Der zur Verschlüsselung vorgesehene Inhaltsbereich Ihrer Nachricht wird gesondert dargestellt. Informationen, die in diesem Bereich eingegeben werden, befinden sich ausschließlich lokal in der Browser-Erweiterung. Erst mit dem Bestätigen durch den Senden-Button werden die Nachrichten verschlüsselt und zum Versand an Ihren De-Mail Anbieter übergeben.

Abbildung 69: Verschlüsselte De-Mail verfassen

Einladen Verfassen Senden

Einladen Verfassen Senden

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 71

Postfach und Versand

Klicken Sie auf Senden.

Hinweis

Sie können Dateianhänge einer verschlüsselten De-Mail anfügen. Fügen Sie dem Inhaltsbereich über die Funktion Anhang hinzufügen Ihre Anlage dazu. Bitte beachten Sie, dass die Nachrichtengröße der De-Mail insgesamt das Größen-Limit von 20 MB nicht übersteigen darf.

Einladen Vefassen Senden

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 72

Postfach und Versand

6.3.5 verschlÜsselte de-MAils eMpFAngen und lesen Authentisierungsniveau: normal

Sie erkennen eine verschlüsselte De-Mail im Posteingang am Schloss-Symbol in der Spalte Info. Kliken Sie zum Öffnen auf das Icon Lesen.

Abbildung 70: Verschlüsselte De-Mail lesen

Um eine verschlüsselte De-Mail zu entschlüsseln, werden Sie aufgefordert, das Passwort zu Ihrem persönlichen Schlüssel einzugeben. Hierzu wird im Dialog der entsprechende Schlüssel angezeigt. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf OK.

Abbildung 71: Schlüssel-Passwort eingeben

De-Mail öffnen De-Mail entschlüsseln De-Mail lesen

De-Mail öffnen De-Mail entschlüsseln De-Mail lesen

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Postfach und Versand

Nach erfolgreicher Eingabe des Schlüsselpassworts öffnet sich die entschlüsselte Nachricht. Der Inhaltsbereich der Nachricht ist gesondert gekennzeichnet und befindet sich ausschließlich lokal in der Browser-Erweiterung.

Abbildung 72: Leseansicht einer verschlüsselten Nachricht

De-Mail öffnen De-Mail entschlüsseln De-Mail lesen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 74

Postfach und Versand

6.4 De-mail orDner VerWalten

Sie möchten

Ihre De-Mails in Ordnern verwalten.

Dazu gehören:

das Anlegen von Ordnern und Unterordnern, das Verschieben von Ordnern, das Umbenennen von Ordnern und das Löschen von Ordnern.

6.4.1 schritt FÜr schritt: ordner Anlegen Authentisierungsniveau: normal

Um einen neuen Ordner anzulegen, klicken Sie in der Postfachübersicht auf die Funktion Neuer Ordner.

Abbildung 73: Postfach-Ordnerübersicht

Vergeben Sie dann einen selbstgewählten Ordnernamen.

Abbildung 74: Neuen Ordner benennen

Nach Drücken der Taste Enter ist der neue Ordner angelegt.

Abbildung 75: Neuer Ordner angelegt

Neuer Ordner Ordner benennen Ordner anlegen Weitere Funktionen

Neuer Ordner Ordner benennen Ordner anlegen Weitere Funktionen

Neuer Ordner Ordner benennen Ordner anlegen Weitere Funktionen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 75

Postfach und Versand

Für jeden selbst angelegten Ordner kann per Rechtsklick auf das Symbol ein Kontextmenü aufgerufen werden, das fünf Funktionen bereithält, die in den nachfolgenden Schritt für Schritt-Anleitungen beschrieben werden.

Abbildung 76: Ordner-Kontextmenü

6.4.2 schritt FÜr schritt: unterordner Anlegen Authentisierungsniveau: normal

Um in einem vorhandenen Ordner einen Unterordner anzulegen, rufen Sie mittels Klick auf das

Symbol rechts neben dem Ordnernamen das Kontextmenü des vorhandenen Ordners auf.

Abbildung 77: Ordner Kontextmenü

Neuer Ordner Ordner benennen Ordner anlegen Weitere Funktionen

Kontextmenü aufrufen Unterordner anlegen Unterordner benennen Darstellung

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 76

Postfach und Versand

Klicken Sie anschließend auf Neu anlegen.

Abbildung 78: Ordner Kontextmenü - Neu Anlegen

Es entsteht ein neuer Unterordner.

Abbildung 79: Neuer Ordner

Vergeben Sie einen Namen für den neuen Unterordner.

Abbildung 80: Ordner benennen

Bestätigen Sie die Eingabe durch Drücken der Enter-Taste.

Der Unterordner ist angelegt.

Abbildung 81: Neuer Unterordner

Das Vorhandensein von Unterordnern wird durch einen kleinen Pfeil links neben dem übergeordneten Ordner angezeigt. Mittels Klick auf das Symbol lässt sich die Ordnerstruktur auf- und wieder zuklappen.

Kontextmenü aufrufen Unterordner anlegen Unterordner benennen Darstellung

Kontextmenü aufrufen Unterordner anlegen Unterordner benennen Darstellung

Kontextmenü aufrufen Unterordner anlegen Unterordner benennen Darstellung

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 77

Postfach und Versand

Hinweis

Nicht erlaubt sind Unterordner unterhalb der sechs Standardordner Postein-gang, Postausgang, Entwürfe, Gesendet, Schadsoftware und Gelöscht.

Die Ordnerstruktur kann eine maximale Hierarchietiefe von drei Ordnern aufwei-sen.

6.4.3 schritt FÜr schritt: ordner verschieben Authentisierungsniveau: normal

Um einen Ordner oder Unterordner innerhalb der Ordnerstruktur zu verschieben, rufen Sie mittels

Klick auf das Symbol rechts neben dem Ordnernamen das Kontextmenü des vorhandenen Ordners auf.

Abbildung 82: Ordner Kontextmenü

Klicken Sie anschließend auf Verschieben.

Kontextmenü aufrufen Ordner verschieben Ordner ablegen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 78

Postfach und Versand

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den neuen Zielordner auswählen können.

Abbildung 83: Dialogfenster Ordner verschieben

Wählen Sie den Zielordner per Klick aus. Bei Auswahl des Ordners Stammverzeichnis wird ein zu verschiebender Unterordner zu einem Ordner ersten Ranges.

Abbildung 84: Dialogfenster Ordner verschieben Auswahl

Beenden Sie die Aktion durch einen Klick auf Speichern. Der Ordner befindet sich damit an seinem neuen Platz.

Kontextmenü aufrufen Ordner verschieben Ordner ablegen

Kontextmenü aufrufen Ordner verschieben Ordner ablegen

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Postfach und Versand

Hinweis

Ein Ordner kann nicht in sich selbst oder unterhalb eines seiner Unterordner verschoben werden (weder direkter noch indirekter Unterordner).

Die Unterordner-Struktur des verschobenen Ordners bleibt in seiner Struktur und Zuordnung bestehen, diese werden also implizit mit verschoben. Sollte dadurch die Hierarchietiefe von maximal drei Ebenen überschritten werden, kann der Ordner nicht verschoben werden.

Die Eingruppierung der Nachrichten in den Ordnern bleibt beim Verschieben bestehen.

6.4.4 schritt FÜr schritt: ordner uMbenennen Authentisierungsniveau: normal

Um einen Ordner oder Unterordner umzubenennen, rufen Sie mittels Klick auf das Symbol rechts neben dem Ordnernamen das Kontextmenü des vorhandenen Ordners auf.

Abbildung 85: Ordner Kontextmenü

Klicken Sie anschließend auf Umbenennen.

Der Ordnername wird zum Bearbeiten freigegeben. Vergeben Sie einen neuen Namen.

Abbildung 86: Umbenennen eines Ordners

Kontextmenü aufrufen Ordner umbenennen Speichern

Kontextmenü aufrufen Ordner umbenennen Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 80

Postfach und Versand

Speichern Sie die Änderung nach der Umbenennung des Ordners durch Drücken der Enter-Taste. Der Ordner ist nun mit neuem Namen gelistet.

Abbildung 87: Ordner Kontextmenü - Speichern

Hinweis

Standardordner können nicht umbenannt werden.

Kontextmenü aufrufen Ordner umbenennen Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 81

Postfach und Versand

6.4.5 schritt FÜr schritt: löschen von ordnern Authentisierungsniveau: normal

Um einen Ordner oder Unterordner innerhalb der Ordnerstruktur zu löschen, rufen Sie mittels Klick

auf das Symbol rechts neben dem Ordnernamen das Kontextmenü des vorhandenen Ordners auf.

Abbildung 88: Ordner-Kontextmenü

Klicken Sie anschließend auf Löschen.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der Ordner gelöscht.

Abbildung 89: Ordner löschen - Bestätigung

Hinweis

Standardordner können nicht gelöscht werden.

Bitte beachten Sie beim Löschen, dass immer zuerst im Ordner befindliche De-Mails und Unterordner gelöscht werden müssen, bevor der zugehörige Oberordner gelöscht werden kann. Enthält ein Ordner also noch De-Mails oder Unterordner, werden Sie darauf hinge-wiesen, diese zuerst zu löschen.

Kontextmenü aufrufen Ordner löschen

Kontextmenü aufrufen Ordner löschen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 82

Postfach und Versand

6.4.6 schritt FÜr schritt: ordner zuM export MArkieren Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Um die gesamten De-Mails eines Ordners oder Unterordners zum Export zu markieren, rufen Sie

mittels Klick auf das Symbol rechts neben dem Ordnernamen das Kontextmenü des entspre-chenden Ordners auf.

Abbildung 90: Ordner-Kontextmenü

Klicken Sie anschließend auf Archivieren.

Die im Ordner enthaltenen De-Mails sind nun zum Export markiert. Sie werden in der in der Listenan-sicht nun mit dem Icon A für Archivierung angezeigt.

Abbildung 91: De-Mails für Export markiert

Hinweis

Wenn Sie mit einem niedrigeren Authentisierungsniveau als die zu archivieren-den De-Mails angemeldet sind, können diese nicht zum Export markiert werden. Melden Sie sich dafür mit dem Authentisierungsniveau hoch an.

Kontextmenü aufrufen Ordner archivieren

Kontextmenü aufrufen Ordner archivieren

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 83

Postfach und Versand

6.5 De-mails VerWalten

Sie möchten

Ihre De-Mails verwalten.

Dazu gehören:

das Sortieren von De-Mails, das Ablegen von De-Mails, das Exportieren von De-Mails, das Löschen und Wiederherstellen von De-Mails, das Drucken von De-Mails sowie das Suchen von De-Mails.

6.5.1 einFAches sortieren von de-MAils Authentisierungsniveau: normal

Zum Sortieren Ihrer De-Mails stehen Ihnen eine einfache sowie eine erweiterte Sortierfunktion zur Verfügung. Für die einfache Sortierung sind die Spalten des Inhalte-Bereichs (Von / An, Betreff, Datum) mit zwei Pfeilen versehen.

Abbildung 92: Einfaches Sortieren

Durch einen Klick auf das entsprechende Pfeilsymbol der Spalte können Sie die De-Mails in auf- bzw. abstei-gender Reihenfolge sortieren. Die aktuelle Sortierreihenfolge wird durch Verdunklung des Pfeil-Icons im ent-sprechenden Spaltentitel verdeutlicht. Standardmäßig wird absteigend nach Empfangsdatum der De-Mails sortiert. Die neueste De-Mail ist die oberste der Liste.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 84

Postfach und Versand

6.5.2 schritt FÜr schritt: erweitertes sortieren von de-MAils Authentisierungsniveau: normal

Zum Sortieren Ihrer De-Mails stehen Ihnen eine einfache sowie eine erweiterte Sortierfunktion zur Verfügung. Um die erweiterte Sortierfunktion zu nutzen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Daneben gibt es in der Aktionsleiste das Aktionsicon Sortieren.

Abbildung 93: Sortierung von De-Mails

Klicken Sie auf dieses Icon, um das Dialogfenster zur Sortierung Ihrer De-Mails zu öffnen.

Abbildung 94: Dialogfenster Sortierkriterien

Im Dialogfenster können Sie verschiedene Kriterien zur Sortierung der De-Mails sowie die Sortierrei-henfolge festlegen. Starten Sie die Sortierung mit einem Klick auf den Button Sortieren.

Sortieren aufrufen Sortierkriterien festlegen

Sortieren aufrufen Sortierkriterien festlegen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 85

Postfach und Versand

6.5.3 schritt FÜr schritt: de-MAils verschieben Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Um eine oder mehrere De-Mails innerhalb der Ordnerstruktur zu verschieben (beispielsweise aus dem Posteingang in einen selbst angelegten Ordner), wählen Sie diese De-Mails zunächst in der Listenansicht per Klick aus. Für eine Auswahl von mehreren De-Mails halten Sie dabei die STRG-Taste gedrückt.

Klicken Sie dann auf das Aktionsicon Verschieben in der obigen Aktionsleiste.

Abbildung 95: Icon Speichern von De-Mails

Sie haben auch die Möglichkeit, diese Aktion in der Leseansicht einer De-Mail vorzunehmen (dann ist jedoch keine Mehrfachauswahl von De-Mails möglich).

Wenn Sie mit einem niedrigeren Authentisierungsniveau als die zu verschiebenden De-Mails an-gemeldet sind, können diese nicht verschoben werden. Sie werden dann aufgefordert, sich ent-weder mit Authentisierungsniveau hoch anzumelden oder nur die De-Mails mit niedrigem Authen-tisierungsniveau werden verschoben.

De-Mail auswählen Ablegen wählen Ablageort wählen Ablageort erstellen

Ablage bestätigen

De-Mail auswählen Ablegen wählen Ablageort wählen Ablageort erstellen

Ablage bestätigen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 86

Postfach und Versand

Nach Klick auf das Icon öffnet sich ein Dialogfenster, der Ihre Postfach-Ordnerstruktur anzeigt.

Abbildung 96: Ablegen von De-Mails

Wählen Sie den Zielordner per Klick aus. Sie können dabei immer nur einen Ordner auswählen.

De-Mail auswählen Ablegen wählen Ablageort wählen Ablageort erstellen

Ablage bestätigen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 87

Postfach und Versand

Sie können innerhalb des Dialogfensters auch neue Ordner und Unterordner anlegen, um die De-Mails dort abzulegen.

Abbildung 97: De-Mails ablegen in neue Ordner

Klicken Sie dafür auf die Funktion Neuer Ordner ganz oben oder das Plus-Symbol neben einem bestehenden Ordner. Gehen Sie anschließend wie in Kapitel 6.4.1 beziehungsweise 6.4.2 beschrie-ben vor.

Klicken Sie nach Auswahl des Zielordners den Button Speichern. Die De-Mails werden dann in den ausgewählten Ordner verschoben.

Wenn Sie versuchen, die markierten De-Mails in einen Ordner zu verschieben, in den sie nicht ver-schoben werden dürfen (beispielsweise eine De-Mail aus dem Ordner Gesendet in den Ordner Posteingang), wird Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Sie erhalten einen Hinweis, wenn nicht alle De-Mails verschoben werden konnten.

De-Mail auswählen Ablegen wählen Ablageort wählen Ablageort erstellen

Ablage bestätigen

De-Mail auswählen Ablegen wählen Ablageort wählen Ablageort erstellen

Ablage bestätigen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 88

Postfach und Versand

6.5.4 schritt FÜr schritt: de-MAils exportieren Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Sie haben die Möglichkeit, De-Mails zu exportieren und lokal auf Ihrem Rechner abzuspeichern. Wählen Sie dafür aus der Listenansicht Ihrer Postfachübersicht per Klick diejenige De-Mail aus, die Sie speichern möchten. Für eine Mehrfachauswahl von De-Mails halten Sie während des Markierens die STRG-Taste gedrückt.

Klicken Sie dann auf das Aktionsicon Mehr und anschließend auf die Funktion Exportieren in der Aktionsleiste.

Abbildung 98: Exportieren von De-Mails

Es öffnet sich dann ein Dialogfenster, auf dem Sie auswählen können, ob Sie die De-Mail(s) unkom-primiert oder komprimiert exportieren möchten.

Abbildung 99: Exporttyp

Mit einem Klick auf das gewünschte Exportformat lösen Sie den Exportvorgang aus und die entspre-chende Datei wird erzeugt.

De-Mail auswählen De-Mail exportieren Export-Typ wählen Datei speichern

Speicherort

De-Mail auswählen De-Mail exportieren Export-Typ wählen Datei speichern

Speicherort

De-Mail auswählen De-Mail exportieren Export-Typ wählen Datei speichern

Speicherort

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 89

Postfach und Versand

Nach Abschluss des Vorgangs öffnet sich das Standard-Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 100: Dialogfenster De-Mails ablegen

Um die De-Mails lokal auf Ihrem Rechner zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Es öffnet sich ein neues Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 101: Browserfenster De-Mails ablegen - Speicherort

Legen Sie nun den gewünschten Speicherort fest und klicken abschließend auf Speichern.

De-Mail auswählen De-Mail exportieren Export-Typ wählen Datei speichern

Speicherort

De-Mail auswählen De-Mail exportieren Export-Typ wählen Datei speichern

Speicherort

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 90

Postfach und Versand

6.5.5 schritt FÜr schritt: de-MAils löschen Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Um eine De-Mail zu löschen, markieren Sie diese in der Listenansicht. Für eine Mehrfachauswahl von De-Mails halten Sie beim Markieren die STRG-Taste gedrückt.

Sie können den Löschvorgang auch in der Leseansicht einer De-Mail vornehmen.

Abbildung 102: Löschen von De-Mails

Klicken Sie auf das Aktionsicon Löschen in der Aktionsleiste.

Bestätigen Sie den Löschvorgang in der Sicherheitsabfrage. Die De-Mail wird damit in den Ordner Gelöscht verschoben. Eine Ausnahme bilden dabei die Entwürfe – diese werden nicht in den Ord-ner Gelöscht verschoben, sondern sofort unwiderruflich gelöscht.

Im Ordner Gelöscht befindliche De-Mails (einzelne oder mehrere) können Sie mittels Klick auf das Aktionsicon Endgültig löschen auch dauerhaft entfernen.

Abbildung 103: Dauerhaftes Löschen von De-Mails

Sie können auch den gesamten Inhalt des Ordners Gelöscht auf einmal dauerhaft entfernen, indem Sie auf das Aktionsicon Papierkorb leeren klicken.

De-Mail auswählen Löschen wählen Löschen bestätigen Dauerhaftes Löschen

De-Mail auswählen Löschen wählen Löschen bestätigen Dauerhaftes Löschen

De-Mail auswählen Löschen wählen Löschen bestätigen Dauerhaftes Löschen

De-Mail auswählen Löschen wählen Löschen bestätigen Dauerhaftes Löschen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 91

Postfach und Versand

Hinweis

Wenn Sie mit einem niedrigeren Authentisierungsniveau als die zu löschenden De-Mails angemeldet sind, können diese nicht gelöscht werden. Sie werden dann aufgefordert, sich mit Authentisierungsniveau hoch anzumelden.

Systemnachrichten (Versand-, Eingangs- und Abholbestätigungen), welche jün-ger als 90 Tage sind, können nur mit Authentisierungsniveau hoch endgültig gelöscht werden.

Abholbestätigungen und Nachrichten mit Versandoption "Abholbestätigung" können generell nur mit hohem Authentisierungsniveau gelöscht werden.

6.5.6 schritt FÜr schritt: de-MAils wiederherstellen Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Um eine De-Mail wiederherzustellen, klicken Sie in der Postfachübersicht auf den Standardordner Gelöscht.

Abbildung 104: Ordner Gelöscht

Wählen Sie die wiederherzustellende De-Mail per Klick aus.

Abbildung 105: Aktionsicon Wiederherstellen

Klicken Sie anschließend auf das Aktionsicon Wiederherstellen. Die De-Mail wird damit zurück in den Ordner verschoben, aus dem sie gelöscht wurde.

De-Mail auswählen Wiederherstellen

De-Mail auswählen Wiederherstellen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 92

Postfach und Versand

Hinweis

Nachrichten, die ein Authentisierungsniveau hoch erfordern, können nur dann geöffnet werden, wenn Sie mit Authentisierungsniveau hoch angemeldet sind. Bei einer Anmeldung mit Authentisierungsniveau normal sind diese Mails mit einem Symbol und einem entsprechenden Hinweistext versehen:

Abbildung 106: Hinweis auf hohes Authentisierungsniveau

Um diese Nachrichten zu öffnen, klicken Sie auf die Funktion Mit hohem Au-thentisierungsniveau anmelden und verfahren wie in den Kapiteln 5.2.3 und 5.2.4beschrieben.

6.5.7 schritt FÜr schritt: de-MAils drucken Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Das Drucken einer De-Mail kann sowohl aus der Listenansicht als auch aus der Leseansicht heraus vorge-nommen werden.

Hinweis

Beim Drucken aus der Listenansicht darf maximal eine De-Mail markiert sein – eine Mehrfachauswahl von De-Mails zum Drucken ist nicht möglich.

Markieren Sie die zu druckende De-Mail oder öffnen Sie diese in der Leseansicht. Klicken Sie auf das Aktionsicon Mehr und anschließend die Funktion Drucken in der Aktionsleiste.

Abbildung 107: Drucken von De-Mails

Drucken wählen Druck bestätigen Drucker auswählen Druckergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 93

Postfach und Versand

Es öffnet sich dann eine Druckansicht der De-Mail in einem weiteren Browserfenster. Die Druckan-sicht entspricht der aktuell ausgewählten Ansicht.

Abbildung 108: De-Mail Druckansicht

Klicken Sie auf den Button Drucken.

Es öffnet sich das Standard-Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 109: Dialogfenster Druckereinstellungen

Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und nehmen Sie eventuelle Druck-Einstellungen vor.

Senden Sie den Druckauftrag mit einem Klick auf OK ab.

Drucken wählen Druck bestätigen Drucker auswählen Druckergebnis

Drucken wählen Druck bestätigen Drucker auswählen Druckergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 94

Postfach und Versand

Die De-Mail wird gedruckt. Folgende Felder einer De-Mail werden gedruckt:

Datum (aktueller Zeitstempel)

An

Absender

Nachrichtenbetreff

Liste der Anhänge (vollständiger Dateiname)

Nachrichtentext

6.5.8 schritt FÜr schritt: de-MAils Als ungelesen MArkieren Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Um eine bereits gelesene De-Mail als ungelesen zu markieren, wählen Sie diese Sie diese in der Listenansicht per Klick aus. Für eine Mehrfachauswahl von De-Mails halten Sie beim Auswählen die STRG-Taste gedrückt.

Abbildung 110: De-Mails als ungelesen markieren – De-Mail auswählen

Klicken Sie auf das Aktionsicon Mehr und anschließend die Funktion Als ungelesen markieren in der Aktionsleiste.

Abbildung 111: De-Mails als ungelesen markieren – Funktion auswählen

Drucken wählen Druck bestätigen Drucker auswählen Druckergebnis

De-Mail markieren Funktion wählen Ergebnis

De-Mail markieren

Funktion wählen Ergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 95

Postfach und Versand

Die ausgewählte De-Mail wird in der Listenansicht wieder als ungelesen angezeigt.

Abbildung 112: De-Mails als ungelesen markieren – Ergebnis

Hinweis

Wenn Sie mit einem niedrigeren Authentisierungsniveau angemeldet sind, als die als ungelesen zu markierenden De-Mails erfordern, können Sie den Vorgang nicht durchführen. Sie werden dann aufgefordert, sich mit Authentisierungsni-veau hoch anzumelden.

De-Mail markieren Funktion wählen Ergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 96

Postfach und Versand

6.5.9 schritt FÜr schritt: de-MAil FÜr export-dAtei MArkieren Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Neben der Möglichkeit, De-Mails lokal auf dem Computer abzuspeichern, können Sie diese auch zur Archivie-rung markieren. Informationen zur automatisierten Erfassung von zu archivierenden De-Mails über Regeln finden Sie im Kapitel Exportverwaltung. Das vorliegende Kapitel beschreibt den Vorgang für das manuelle Markieren einzelner oder mehrerer De-Mails für die Export-Archiv-Datei.

Um eine De-Mail für den Export in die Archiv-Datei zu markieren, wählen Sie diese Sie diese in der Listenansicht per Klick aus. Für eine Mehrfachauswahl von De-Mails halten Sie beim Auswählen die STRG-Taste gedrückt.

Abbildung 113: De-Mail für Export-Datei markieren – De-Mail auswählen

Klicken Sie auf das Aktionsicon Mehr und anschließend die Funktion Für Export-Datei markieren in der Aktionsleiste.

Abbildung 114: De-Mail für Export-Datei markieren – Funktion auswählen

De-Mail markieren Funktion wählen Ergebnis

De-Mail markieren

Funktion wählen Ergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 97

Postfach und Versand

Die Markierung für den Export in die Archiv-Datei wird Ihnen per Dialogfenster bestätigt.

Abbildung 115: Export erfolgreich

Nach Bestätigung durch einen Klick auf OK gelangen Sie zurück zur Postfachübersicht. Die ausge-wählte De-Mail wird in der Listenansicht nun mit dem Icon A für Archivierung angezeigt.

Abbildung 116: De-Mail für Export-Datei markieren– Ergebnis

Hinweis

Die Markierung einer De-Mail für den Export ist nur möglich, wenn ein Export-Archiv angelegt wurde.

Zur Markierung einer De-Mail müssen Sie mit dem zum Lesen beziehungsweise Bearbeiten dieser De-Mail erforderlichen Authentisierungsniveau angemeldet sein. Ist eine De-Mail einmal für den Export markiert, lässt sich die Markierung nicht rückgängig machen.

De-Mail markieren Funktion wählen Ergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 98

Postfach und Versand

6.5.10 schritt FÜr schritt: de-MAil suche Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Auf jeder Seite Ihres Postfachs steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, mit der Sie Ihre De-Mails nach bestimmten Begriffen durchsuchen können.

Abbildung 117: De-Mail-Suche

Geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken Sie anschließend auf das Lupen-Symbol oder drücken Sie die Enter-Taste.

Nach Bestätigung der Eingabe durchsucht die Anwendung alle Nachrichten in allen Ordnern Ihres Postfaches. Es werden dabei folgende Datenfelder durchsucht:

Nachrichtentext (ohne Anhänge)

Betreff

Absender

Empfänger (inklusive CC)

Zusätzlich zur einfachen Suche können Sie auch eine Detailsuche vornehmen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben dem Suchfeld.

Abbildung 118: Detailsuche

Es öffnet sich ein Bereich, in dem Sie verschiedene Suchmodifikationen vornehmen können.

Standardmäßig sind alle Checkboxen markiert. Um die Suche auf die gewünschte Weise einzu-schränken, entfernen Sie nicht benötigte Häkchen. Es muss immer mindestens eine Checkbox aus-gewählt sein.

Klicken Sie anschließend auf das Lupen-Symbol oder drücken Sie die Enter-Taste, um den Such-vorgang zu starten.

Suchbegriff eingeben Suchkriterien festlegen Suchergebnis

Suchbegriff eingeben Suchkriterien festlegen Suchergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 99

Postfach und Versand

Als Suchergebnis erhalten Sie dem Suchkriterium entsprechende De-Mails in Listenform in der Post-fachübersicht angezeigt. Ihnen stehen dabei sämtliche Standardaktionen zur Bearbeitung der De-Mails zur Verfügung.

Hinweis

Es kann nur nach ganzen Wörtern gesucht werden, eine Platzhalterfunktion – zum Beispiel über das Stern-Zeichen (*) oder ein Fragezeichen (?) – steht nicht zur Verfügung.

Sie müssen mindestens zwei und können höchstens 255 Zeichen eingeben.

Bei der Eingabe mehrerer Wörter (durch Leerzeichen getrennt) wird nach De-Mails gesucht, in denen beide Wörter vorkommen.

Es werden nur die Nachrichten angezeigt, deren Sicherheitsniveau mindestens Ihrem aktuellen Authentisierungsniveau entsprechen.

6.5.11 schritt FÜr schritt: de-MAils Als klArtext speichern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter

Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Um eine De-Mail als Klartext-Datei zu speichern, wählen Sie diese in der Listenansicht per Klick aus.

Abbildung 119: De-Mails als Klartext speichern – De-Mail markieren

Suchbegriff eingeben Suchkriterien festlegen Suchergebnis

De-Mail markieren Als Klartext speichern Datei speichern Speicherort

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 100

Postfach und Versand

Klicken Sie auf das Aktionsicon Mehr und anschließend die Funktion Exportieren (Plain-Text) in der Aktionsleiste.

Abbildung 120: De-Mails als Klartext speichern – Funktion auswählen

Mit einem Klick auf die Funktion lösen Sie den Exportvorgang aus und die entsprechende Datei wird erzeugt. Die ausgewählte De-Mail wird in der Listenansicht automatisch als gelesen angezeigt.

Abbildung 121: De-Mails als Klartext speichern – Ergebnis

Nach Abschluss des Vorgangs öffnet sich das Standard-Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 122: Dialogfenster De-Mail speichern

De-Mail markieren

Als Klartext speichern Datei speichern

De-Mail markieren Als Klartext speichern Datei speichern Speicherort

Speicherort

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 101

Postfach und Versand

Es öffnet sich ein neues Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 123: Browserfenster De-Mails ablegen - Speicherort

Legen Sie nun den gewünschten Speicherort fest und klicken abschließend auf Speichern.

Hinweis

Wenn Sie mit einem niedrigeren Authentisierungsniveau angemeldet sind, als die als ungelesen zu markierenden De-Mails erfordern, können Sie den Vorgang nicht durchführen. Sie werden dann aufgefordert, sich mit Authentisierungsni-veau hoch anzumelden.

De-Mail markieren Als Klartext speichern Datei speichern Speicherort

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 102

Adressbuch

7 Adressbuch

Sie möchten

einen Kontakt im Adressbuch suchen, um:

Detailinformationen zu erhalten, eine De-Mail an die Person zu verfassen.

Sie haben

sich in Ihr De-Mail Konto eingeloggt.

Sie werden

im Adressbuch nach Personen suchen, sich Detailinformationen zu Kontakten anzeigen lassen, und De-Mails an gefundene Personen verfassen.

7.1 De-mail aDressbucH – überblick Das Adressbuch ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem kontoübergreifend nach eingetragenen De-Mail Postfachadressen gesucht werden kann.

Abbildung 124: Übersicht Seite Adressbuch

Menü Icon Adressbuch

Über das Icon Adressbuch öffnet sich die Übersichtseite des De-Mail Verzeichnisses.

Suchmaske – Einfache Suche

Durchsuchen Sie das De-Mail-Adressbuch z. B. nach Vornamen, Namen, Unternehmen oder Orten um einen oder mehrere Kontakte zu finden. Sie können mehrere Suchbegriffe hintereinander ge-trennt durch ein Leerzeichen angeben. Mehrere Suchbegriffe schränken die Trefferliste ein.

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Adressbuch

Suchmaske – Erweiterte Suche

Durchsuchen Sie das De-Mail-Adressbuch z. B. ganz gezielt nach einem Namen in einem Ort. Tragen Sie die Suchbegriffe dazu in die jeweiligen Felder ein. Mehrere Suchbegriffe schränken die Trefferliste ein.

Eigenen Adressbuch-Eintrag anlegen oder bearbeiten

Dieser Link führt Sie in den entsprechenden Bereich der Kontoverwaltung, wo Sie Ihren eigenen Adressbuch-Eintrag anlegen oder einen vorhandenen bearbeiten können.

7.1.1 schritt FÜr schritt: Adressbuch AuFruFen Authentisierungsniveau: normal

Klicken Sie im Menü auf das Icon Adressbuch, um die Übersichtsseite der De-Mail Verzeichnis-Suche zu öffnen.

Abbildung 125: Adressbuch aufrufen

Auf der Übersichtsseite des Adressbuches haben Sie die Möglichkeit, Kontakte über die folgenden Suchkriterien zu finden:

Vorname Name Institution bzw. Unternehmen De-Mail Adresse Straße Postleitzahl Ort

Übersichtsseite

Adressbuch aufrufen Übersichtsseite

Adressbuch aufrufen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 104

Adressbuch

7.1.2 schritt FÜr schritt: de-MAil Adressbuch durchsuchen Authentisierungsniveau: normal

Geben Sie mindestens ein Suchkriterium mit mindestens zwei Zeichen an. Sie können Ihre Suche auf eine Exakte Übereinstimmung eingrenzen, wenn Sie die entsprechende Checkbox aktivieren.

Abbildung 126: Adressbuch aufrufen - Suchkriterien angeben

Klicken Sie zur Durchführung der Suche auf Suchen.

Suchergebnis sortieren Suchkriterien angeben Schreiben, Anzeigen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 105

Adressbuch

Erhalten Sie mehr als ein Suchergebnis, können Sie die Suchergebnisse nach Vorname, Name, Institution bzw. Unternehmen, De-Mail-Adresse, PLZ und Ort sortieren.

Abbildung 127: Adressbuch aufrufen - Suchergebnis sortieren

Aktion Beschreibung

Sortierung des Suchergebnisses nach Vorname

Sortierung des Suchergebnisses nach Nachname

Sortierung des Suchergebnisses nach Name der Institution bzw. Unternehmen.

Sortierung des Suchergebnisses nach De-Mail Adresse

Sortierung des Suchergebnisses nach der Postleitzahl

Sortierung des Suchergebnisses nach Ort

Tabelle 9: Sortierung der Suchergebnisse

Suchkriterien angeben Suchergebnis sortieren Schreiben, Anzeigen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 106

Adressbuch

Haben Sie die gesuchte Person gefunden, markieren Sie diese. Oberhalb der Suchmaske werden zwei Icons aktiviert, Schreiben und Kontaktdetails anzeigen. Ist mehr als ein Kontakt markiert, steht nur die Option Schreiben zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, über das Icon Schreiben eine De-Mail an den ausgewählten Kontakt zu verfassen und abzusenden. Über Kontaktdetails anzeigen erhalten Sie weitere Kontaktdaten zur ausgewählten Person.

Über das Icon Zurück gelangen Sie zur vorherigen Ansicht.

Abbildung 128: Adressbuch aufrufen - De-Mail schreiben, Kontaktdetails anzeigen

Icon Beschreibung

Es öffnet sich eine Seite, auf der Sie eine De-Mail verfassen und absenden können. Sollten Sie nur über einen lesenden Zugriff auf das aktuelle Post-fach verfügen, ist dieser Button deaktiviert.

Kontaktdetails der ausgewählten Person werden angezeigt.

Über dieses Icon gelangen Sie zur vorherigen Ansicht.

Tabelle 10: Aktionsicons Adressbuch

Suchkriterien angeben Suchergebnis sortieren Schreiben, Anzeigen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 107

Adressbuch

Abbildung 129: Kontakt in der Detailansicht

In der Detailansicht zum Kontakt werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:

De-Mail Adresse inkl. Zugangseröffnung. Die Zugangseröffnung gibt an, dass der Kontakt die Kommunikation mit Behörden auf elektronischem Wege über sein De-Mail-Konto erlaubt.

Institution bzw. Unternehmen Anschrift PGP-Schlüssel (für PGP-Verschlüsselung, sofern hinterlegt) S/MIME-Zertifikat (für S/MIME-Verschlüsselung, sofern hinterlegt)

Hinweise

Wildcard Suche

Ist die Checkbox Exakte Übereinstimmung nicht aktiviert, wird automatisch eine Wildcard-Suche durchgeführt: die Suche nach „mann“ im Feld Nachname liefert dann beispielsweise die Kontakte „Mustermann“ und „Mannhart“ im Sucher-gebnis.

Suchergebnis einschränken

Sollte das Suchergebnis zu groß (über 200 Ergebnisse) oder nicht eindeutig sein, können Sie das Ergebnis weiter einschränken. Geben Sie hierfür einen weiter Suchbegriff in der einfachen Suche bzw. erweiterten Suche oberhalb der Trefferlis-te ein. Aktualisieren Sie das Suchergebnis über das Aktionsicon Suchen.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 108

De-Mail Kontoeinstellungen

8 de-MAil kontoeinstellungen

Sie möchten

die Funktionen, die Ihnen für die Kontoeinstellung zur Verfügung stehen, nutzen. Die jeweiligen Funktionen sind abhängig vom Authentisierungsniveau und Ihrer Rolle.

Dazu gehören

Meine Kundendaten, die Exportverwaltung.

8.1 einstellungen - überblick Ihr persönlicher Bereich wird auf allen Seiten nach dem Login oben rechts angezeigt. Klicken Sie auf Kon-toeinstellungen, um auf die Übersichtsseite zu gelangen.

Abbildung 130: Kontoeinstellungen - Überblicksseite

Persönlicher Bereich

Abbildung 131: Persönlicher Bereich

Der persönliche Bereich wird Ihnen nach jedem erfolgreichen Login angezeigt. Er enthält folgende Elemente:

Ihren Vor- und Nachnamen, das Authentisierungsniveau (Anzeige des aktuellen beziehungsweise Auswahl des mögli-

chen Authentisierungsniveaus. Das aktuell verwendete ist vorausgewählt. Sie können von normal auf hoch wechseln. Es wird der entsprechende Login-Prozess gestartet. Nach erfolg-reichem Login für das Authentisierungsniveau hoch können sie nicht auf normal zurück wechseln.),

die aktuelle Serverzeit, den Link zur Übersichtsseite Kontoeinstellungen sowie das Logout zur Abmeldung vom System.

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De-Mail Kontoeinstellungen

Postfach, Adressbuch, Suche

Klicken Sie auf die Funktionsbuttons Postfach beziehungsweise Adressbuch, um in die jeweiligen Bereiche zu gelangen.

Menü Kontoeinstellungen

Rufen Sie aus dem Menü die Funktionen zur Kontoeinstellung auf:

Meine Kundendaten (Kapitel 8.1), Exportverwaltung (Kapitel 0).

Der Bereich Exportverwaltung wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie über die zusätzliche Rolle Archi-var und damit die Berechtigung zur Verwaltung der Exportfunktionen innerhalb des De-Mail-Kontos verfügen.

Nachrichten

Abbildung 132: Anzeige einer Nachricht

Ihnen werden für Sie bestimmte Nachrichten angezeigt.

Mobile TAN einrichten: Sie haben noch keine Handynummer für das Mobile TAN-Verfahren registriert

Neues Ausweisdokument registrieren: Sie haben noch kein Ausweisdokument registriert. Nutzungseinschränkung vorhanden: Für Ihr Konto liegt eine Nutzungseinschränkung vor. Öffentlicher Verzeichnisdienst – Zertifikate abgelaufen: Eine Woche vor dem Ablaufdatum

der Zertifikate wird diese Meldung angezeigt. Wartungsarbeiten: Ab einer Woche vor dem jeweiligen Beginn der anstehenden Wartungs-

beziehungsweise Ausfallzeiten. Aktualitätsprüfung der persönlichen Daten: Mehr als sechs Monate sind nach der letzten

Änderung beziehungsweise Bestätigung der persönlichen Daten beziehungsweise der Re-gistrierung des Benutzers vergangen.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 110

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2 meine kunDenDaten

Sie möchten

Ihre Kundendaten überprüfen und gegebenenfalls ändern.

Dazu gehören:

Ihr De-Mail Benutzername und De-Mail Passwort,

eine Browser-Erweiterung zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung laden, eine E-Mail-Adresse zur Benachrichtigung hinterlegen, um informiert zu werden,

wenn Sie eine neue De-Mail erhalten haben, das Festlegen der Versandoptionen, ob Ihre De-Mails mit Absenderbestätigung

versendet werden sollen oder nicht,

das Einrichten, Ändern oder Löschen Ihrer für das Mobile TAN-Verfahren freige-schalteten Mobilfunknummer,

das Registrieren Ihres Ausweisdokuments (z. B. Personalausweis)

8.2.1 Übersicht Die Übersichtsseite Meine Kundendaten listet die verfügbaren Funktionen auf. Von hier aus können Sie die entsprechenden Funktionen verwalten).

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 111

De-Mail Kontoeinstellungen

Abbildung 133: Meine Kundendaten als vertretungsberechtigte Person

In den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen erfahren Sie, wie Sie Änderungen bei den jeweiligen Einstel-lungen vornehmen.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 112

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.2 schritt FÜr schritt: Übersichtsseite Meine kundendAten AuFruFen Authentisierungsniveau: normal

Klicken Sie im persönlichen Bereich oben rechts auf den Link Kontoeinstellungen.

Abbildung 134: Kontoeinstellungen aufrufen

Es öffnet sich die Seite Kontoeinstellungen mit dem Menü im linken Bereich zur De-Mail-Kontoverwaltung.

Klicken Sie auf den Menüpunkt Meine Kundendaten.

Abbildung 135: Seite Meine Kundendaten aufrufen

Es öffnet sich die Übersichtseite Meine Kundendaten. Von hier aus können Sie alle für Sie verfügba-ren und in den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beschriebenen Aktionen durchführen.

8.2.3 schritt FÜr schritt: benutzernAMen ändern Authentisierungsniveau: normal

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Benutzername und Passwort auf den Link Benutzernamen ändern.

Abbildung 136: Benutzernamen ändern – Funktion aufrufen

Es öffnet sich ein neues Dialogfenster Benutzername ändern. Geben Sie Ihren neuen Benutzerna-men ein. Während der Eingabe wird geprüft, ob der neue Benutzername verfügbar ist. Bei Verfüg-

Einstellungen Meine Kundendaten

Einstellungen Meine Kundendaten

Benutzernamen eingeben Änderung abschließen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 113

De-Mail Kontoeinstellungen

barkeit klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 137: Benutzernamen ändern

Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster, dass die Änderung erfolgreich war.

Abbildung 138: Meldung Benutzername erfolgreich geändert

Klicken Sie auf Schließen, um den Vorgang zu beenden.

Hinweis

Beachten Sie die Richtlinien für Benutzernamen.

Ihr Benutzername muss aus mindestens acht und darf aus maximal 255 Zeichen bestehen. Es sind Buchstaben (a-z und A-Z), Ziffern (0-9) sowie der Punkt und Bindestrich (keine Sonderzeichen am Anfang, keine gleichen Sonderzeichen mehrfach hintereinander, keine unterschiedlichen Sonderzeichen mehrfach hin-tereinander) als valide Eingaben erlaubt, weitere Sonderzeichen sind nicht erlaubt.

Benutzernamen eingeben Änderung abschließen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 114

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.4 schritt FÜr schritt: pAsswort ändern Authentisierungsniveau: normal, hoch

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Benutzername und Passwort auf den Link Passwort ändern. Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.

Falls Sie sich mit dem Authentisierungsniveau Hoch angemeldet haben, geben Sie Ihr neues De-Mail Passwort ein und wiederholen Sie die Eingabe. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 139: De-Mail Passwort ändern – Authentisierungsniveau Hoch

Falls Sie sich mit dem Authentisierungsniveau Normal angemeldet haben, geben Sie zuerst Ihr altes De-Mail Passwort ein, dann Ihr neues De-Mail Passwort und wiederholen Sie die Eingabe. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 140: De-Mail Passwort ändern –Authentisierungsniveau Normal

Neues Passwort eingeben Änderung abschließen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 115

De-Mail Kontoeinstellungen

Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster, dass die Änderung erfolgreich war.

Abbildung 141: Meldung Passwort erfolgreich geändert

Klicken Sie auf Weiter, um den Vorgang zu beenden.

Hinweis

Beachten Sie die Passwortrichtlinien.

Das Passwort muss drei der vier folgenden Zeichenarten enthalten (Großbuch-staben, Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen). Folgen von drei oder mehr auf- oder absteigenden oder drei oder mehr gleichen Zeichen sind verboten. Das Passwort muss zwischen acht und 16 Zeichen enthalten. Name, Geburtsdatum, Benutzername, De-Mail Adresse dürfen nicht enthalten sein. Das neue Passwort darf nicht gleich dem alten sein.

Folgende Sonderzeichen sind zulässig: @ # % *( ) _ + - = { } | [ ] : ; ? , . / ~

Änderung abschließen Neues Passwort eingeben

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 116

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.5 schritt FÜr schritt: de-MAil benAchrichtigung einrichten Authentisierungsniveau: normal

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich De-Mail Benachrichtigung auf den Link Einrichten. Es öffnet sich der entsprechende Bearbeitungsdialog.

Abbildung 142: De-Mail Benachrichtigung einrichten - Dialog aufrufen

Geben Sie eine gültige E-Mail Adresse ein und wiederholen Sie die Eingabe.

Abbildung 143: De-Mail Benachrichtigung einrichten

Klicken Sie auf Speichern.

E-Mai-Adressel einrichten E-Mail-Adresse speichern

E-Mail-Adresse einrichten E-Mail-Adresse speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 117

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.6 schritt FÜr schritt: de-MAil benAchrichtigung ändern Authentisierungsniveau: normal

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich De-Mail Benachrichtigung auf den Link Ändern. Es öffnet sich der entsprechende Bearbeitungsdialog.

Abbildung 144: Benachrichtigen ändern - Dialog aufrufen

Geben Sie eine gültige E-Mail Adresse ein und wiederholen Sie die Eingabe.

Abbildung 145: De-Mail Benachrichtigung ändern

Klicken Sie auf Speichern.

E-Mai-Adressel ändern Änderung speichern

E-Mail-Adresse einrichten E-Mail-Adresse speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 118

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.7 schritt FÜr schritt: de-MAil benAchrichtigung löschen Authentisierungsniveau: normal

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich De-Mail Benachrichtigung auf den Link Löschen. Es öffnet sich der entsprechende Bearbeitungsdialog.

Abbildung 146: De-Mail Benachrichtigung löschen - Dialog aufrufen

Abbildung 147: De-Mail Benachrichtigung löschen

Um die Benachrichtigungsadresse zu löschen, klicken Sie auf Ja.

E-Mai-Adressel einrichten E-Mail-Adresse speichern

E-Mail-Adresse einrichten E-Mail-Adresse speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 119

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.8 verschlÜsselungs-soFtwAre herunterlAden und instAllieren Authentisierungsniveau: hoch

Mit der De-Mail Verschlüsselung stellen wir Ihnen eine Software zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (englisch End-to-End) Ihrer De-Mails zur Verfügung. Unter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung versteht man die Verschlüsse-lung der übertragenen Inhalte über alle Übertragungsstationen hinweg. Die zu übertragenden Daten werden auf Senderseite verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt.

Um die Verschlüsselung nutzen zu können, müssen Sie die Browser-Erweiterung Mailvelope installieren. Gehen Sie zum Abschnitt Verschlüsselung. Klicken Sie dazu auf den Link Jetzt Browser-Erweiterung herunterladen.

Abbildung 148: Mailvelope herunterladen

Folgen Sie den Anweisungen zur Installation der Mailvelope-Erweiterung Ihres Browsers.

Hinweis

Die Erweiterung ist derzeit nur für die aktuellen Versionen von Chrome und Firefox verfügbar.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 120

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.9 schritt FÜr schritt: schlÜsselpAAr erstellen Authentisierungsniveau: hoch

Sobald Sie die Browser-Erweiterung Mailvelope installiert haben und mit hohem Authentisierungsni-veau im De-Mail Account angemeldet sind, können Sie Ihr persönliches Schlüsselpaar erstellen.

Klicken Sie zuerst auf den Button Schlüssel erstellen.

Abbildung 149: Schlüssel erstellen auswählen

Prozess starten Schlüssel erstellen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 121

De-Mail Kontoeinstellungen

Im Feld Name tragen Sie bitte Ihren Vor- und Nachnamen und im Feld E-Mail Ihre De-Mail Adresse ein. Achten Sie darauf, dass der Schlüssel auf die korrekte De-Mail Adresse ausgestellt ist, da nur so verschlüsselte De-Mail Nachrichten versendet werden können.

Abbildung 150: Mailvelope - Schlüssel erstellen

Klicken Sie auf Senden. Anschließend wird Ihr Schlüssel erstellt. Sie erhalten bei erfolgreicher Erstel-lung eine Meldung auf der Oberfläche.

Prozess starten Schlüssel erstellen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 122

De-Mail Kontoeinstellungen

Abbildung 151: Schlüssel erfolgreich erstellt

Hinweis

Wählen Sie ein Passwort, das sich von anderen nicht leicht erraten lässt. Zur Ge-währleistung der Sicherheit gelten folgende Empfehlungen:

Passwortlänge mindestens 8 Zeichen, Verwendung von Klein- und Großbuchstaben, sowie Zahlen und Sonderzeichen.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 123

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.10 schritt FÜr schritt: schlÜssel exportieren Es wird dringend empfohlen, dass Sie eine Sicherungskopie Ihrer Schlüssel extern sichern, zum Beispiel auf einem USB-Stick oder einem Backup-Laufwerk.

Klicken Sie innerhalb des Mailvelope-Dialogs im Bereich Verschlüsselung auf Schlüssel anzeigen. Es öffnet sich der Dialog Schlüsselverwaltung.

Abbildung 152: Schlüsselverwaltung öffnen

Klicken Sie auf den Button Exportieren. Wählen Sie im Feld Schlüsseltyp Alle aus.

Abbildung 153: Schlüssel exportieren auswählen

Schlüssel anzeigen Schlüssel exportieren Löschen bestätigen Schlüssel speichern

Schlüssel anzeigen Schlüssel exportieren Schlüssel herunterladen Schlüssel speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 124

De-Mail Kontoeinstellungen

Klicken Sie auf Herunterladen.

Abbildung 154: Schlüssel herunterladen

Es öffnet sich der Standard-Dialog zu Speichern einer Datei.

Abbildung 155: Schlüssel speichern

Wählen Sie Datei speichern und klicken Sie auf OK. Wählen Sie einen sicheren Ort zur Aufbewah-rung Ihres Schlüssels.*

* Die Export-Datei wird im ASC-Format gespeichert. ASC-Dateien sind einfache Textdateien und können mit jedem Textedi-tor geöffnet werden.

Schlüssel anzeigen Schlüssel exportieren Schlüssel herunterladen Schlüssel speichern

Schlüssel anzeigen Schlüssel exportieren Schlüssel herunterladen Schlüssel speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 125

De-Mail Kontoeinstellungen

Hinweis

Geht der private Schlüssel verloren, können Sie keine De-Mail mehr ent-schlüsseln, die mit dem bekanntgemachten öffentlichen Schlüssel des Kommunikationspartners verschlüsselt wurden.

Im Falle eines Schlüsselverlust empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Informieren Sie alle Kommunikationspartner über den Verlust. Generieren Sie einen neuen öffentlichen Schlüssel. Verteilen Sie diesen über die Einladefunktion, um zumindest neue De-Mails

wieder entschlüsseln zu können.

8.2.11 schritt FÜr schritt: schlÜssel iMportieren Im Fall eines Schlüsselverlustes haben Sie die Möglichkeit, Ihr gesichertes Schlüsselpaar in die Browser-Erweiterung Mailvelope zu importieren. Dazu muss Ihnen Ihr Schlüsselpaar als ASC-Datei zur Verfügung ste-hen (siehe Kapitel Schritt für Schritt: Schlüssel importieren).

Klicken Sie innerhalb des Mailvelope-Dialogs auf Schlüssel importieren.

Abbildung 156: Schlüssel importieren

Suchbegriff eingeben Suchkriterien festlegen Suchergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 126

De-Mail Kontoeinstellungen

Klicken Sie im Dialog Schlüssel importieren auf den Button Bitte eine Schlüsseldatei zum importieren auswählen.

Abbildung 157: Schlüssel zum Importieren auswählen

Wählen Sie die gespeicherte ASC-Datei von Ihrem Speicherort aus. Der Schlüssel wird geladen.

Klicken Sie auf Importieren.

Abbildung 158: Importvorgang abschließen

Der Schlüssel steht Ihnen wieder zum Ver- und Entschlüsseln von Mails zur Verfügung.

Suchbegriff eingeben Suchkriterien festlegen Suchergebnis

Suchbegriff eingeben Suchkriterien festlegen Suchergebnis

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 127

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.12 versAndoptionen einstellen Authentisierungsniveau: hoch

Hier können Sie festlegen, welche Versandoptionen beim Verfassen einer neuen De-Mail für Sie vorausgewählt sein sollen. Wählen Sie die gewünschten Versandoptionen aus, indem Sie Häkchen in die entsprechenden Checkboxen setzen.

Abbildung 159: Versandoptionen einstellen

Sie haben drei (Behörden: vier) verschiedene Optionen zur Wahl:

Absenderbestätigt (nur Authentisierungsniveau hoch): Sie können hiermit zum Ausdruck bringen, dass Sie sich zum Absenden der Nachricht sicher angemeldet haben. Sie können diese Versandoption in Ih-ren zentralen Einstellungen ändern.

Einschreiben: Mit dieser Option erhalten sowohl Sie, als auch der Empfänger der De-Mail eine Sende- und eine Empfangsbestätigung als De-Mail zugesandt. Diese Versandoption ist kostenpflichtig.

Persönlich / vertraulich (nur Authentisierungsniveau hoch): Wählen Sie diese Option aus, wenn der Empfänger der Nachricht zum Lesen ebenfalls mit Authentisierungsniveau hoch eingeloggt sein soll. Sollte der Empfänger nicht über das Authentisierungsniveau hoch verfügen, erhalten Sie eine entspre-chende Fehlermeldung vom Postfachdienst.

Abholbestätigt (nur für öffentliche Institutionen): Diese Versandoption wird nur für öffentliche Institutio-nen angezeigt. Hiermit erhalten Sie und der Empfänger einen Nachweis darüber, wann die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt wurde. Die Abholbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfän-gers erzeugt, wenn dieser sich das erste Mal nach dem Ablegen der Nachricht in seinem Postfach mit Authentisierungsniveau hoch anmeldet. Nachrichten, für die eine Abholbestätigung angefordert wurde, werden nicht weitergeleitet. Es wird lediglich eine Benachrichtigung an die Weiterleitungsadresse ge-sendet, dass eine in der Abholung zu bestätigende Nachricht eingegangen ist.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 128

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.13 schritt FÜr schritt: MobilFunknuMMer FÜr Mobile tAn registrieren oder

beArbeiten Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Mobilfunknummer auf den Link Regist-rieren beziehungsweise Ändern. Sind Sie bereits für das hohe Authentisierungsniveau registriert, jedoch normal angemeldet, öffnet sich ein Dialog zur Anmeldung mit dem Mindestauthentisierungs-niveau hoch. Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.

Abbildung 160: Mobilfunknummer senden

Geben Sie die Mobilfunknummer ein oder ändern Sie die Nummer. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 161: Mobilfunknummer senden - Sicherheitscode

Geben Sie anschließend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Codeeingabe ein. Alterna-tiv können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Bei Klick auf den Play-Button wird Ihnen ein Sicherheitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein und klicken auf Weiter.

Nummer eingeben Mobile TAN eingeben Benutzer-PIN eingeben Änderung abschließen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 129

De-Mail Kontoeinstellungen

Mit dem Eingeben beziehungsweise Ändern der Mobilfunknummer erhalten Sie per SMS eine neue Mobile TAN. Geben Sie diese Nummer in das Feld Mobile TAN ein.

Abbildung 162: Mobile TAN anlegen/ändern

Klicken Sie auf Weiter.

Bei Eingabe oder Änderung der Mobilfunknummer benötigen Sie einen neuen Benutzer-PIN. Als Nutzer mit normalem Authentisierungsniveau ist das Mobile TAN Verfahren nicht sofort freigeschal-tet. Sie bekommen eine neue Benutzer-PIN per Post zugeschickt.

Legen Sie die Benutzer-PIN in dem sich öffnenden Dialogfenster fest. Wiederholen Sie die Eingabe.

Abbildung 163: Benutzer-PIN anlegen/ändern

Klicken Sie auf Weiter.

Nummer eingeben Mobile TAN eingeben Benutzer-PIN eingeben Änderung abschließen

Nummer eingeben Mobile TAN eingeben Benutzer- PIN eingeben Änderung abschließen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 130

De-Mail Kontoeinstellungen

Es öffnet sich ein Dialogfenster, das die Registrierung beziehungsweise Änderung bestätigt.

Abbildung 164: Hinweis geänderte Mobilfunknummer

Klicken Sie auf Weiter. Die Änderungen werden übernommen.

8.2.14 schritt FÜr schritt: MobilFunknuMMer löschen Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Mobile TAN auf den Link Löschen.

Abbildung 165: Mobilfunknummer löschen

Es öffnet sich die Sicherheitsabfrage zum Löschen der Mobilfunknummer. Klicken Sie auf Ja. Die Mobilfunknummer ist gelöscht.

Abbildung 166: Mobilfunknummer löschen - Bestätigung

Nummer eingeben Mobile TAN eingeben Benutzer- PIN eingeben Änderung abschließen

Nummer löschen Löschen bestätigen

Nummer löschen Löschen bestätigen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 131

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.15 schritt FÜr schritt: AusweisdokuMent registrieren Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Ausweisdokument auf den Link Registrieren. Sind Sie bereits für das hohe Authentisierungsniveau registriert, jedoch normal ange-meldet, öffnet sich ein Dialog zur Anmeldung mit dem Mindestauthentisierungsniveau hoch.

Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Registrierung eines Ausweisdokuments.

Abbildung 167: Ausweisdokument auslesen - Hinweis

Klicken Sie auf Ausweisdokument auslesen. Befolgen Sie die Schritte der AusweisApp 2.

Abbildung 168: Lesegerät für Ausweisdokumente

Mit eID anmelden Ausweis auslesen

Mit eID anmelden Ausweis auslesen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 132

De-Mail Kontoeinstellungen

Hinweis

Datenabgleich zwischen De-Mail Konto und Ausweisdokument

Wenn eine Vertretungsberechtigte Person, unabhängig vom aktuellen Authenti-sierungsniveau, sein Ausweisdokument für das eID-Verfahren registrieren möch-te, werden die folgenden Daten seines Ausweisdokuments automatisch mit den Daten des Kontos abgeglichen.

Name Vorname Geburtsort Geburtsdatum PLZ, Ort

Wenn der Abgleich der Daten nicht erfolgreich war, wird der Vorgang abgebro-chen. Der Nutzer erhält eine Fehlermeldung, dass die Daten von seinem Aus-weisdokument nicht mit den Daten des Kontos übereinstimmen.

8.2.16 schritt FÜr schritt: AusweisdokuMent ändern Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Ausweisdokument auf den Link Ändern. Sind Sie bereits für das hohe Authentisierungsniveau registriert, jedoch normal angemeldet, öffnet sich ein Dialog zum zur Anmeldung mit dem Mindestauthentisierungsniveau hoch.

Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Anmeldung mit dem Ausweisdokument.

Abbildung 169: Ausweisdokument auslesen - Hinweis

Mit eID anmelden Ausweis auslesen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 133

De-Mail Kontoeinstellungen

Klicken Sie auf Ausweisdokument auslesen. Befolgen Sie die Schritte der Ausweis App 2.

Abbildung 170: Lesegerät für Ausweisdokumente

Hinweis

Datenabgleich zwischen De-Mail Konto und Ausweisdokument

Wenn eine Vertretungsberechtigte Person, unabhängig vom aktuellen Authenti-sierungsniveau, sein Ausweisdokument für das eID-Verfahren registrieren möch-te, werden die folgenden Daten seines neuen Ausweisdokuments automatisch mit den Daten des Kontos abgeglichen.

Name Vorname Geburtsort Geburtsdatum PLZ, Ort

Wenn der Abgleich der Daten nicht erfolgreich war, wird der Vorgang abgebro-chen. Der Nutzer erhält eine Fehlermeldung, dass die Daten von seinem Aus-weisdokument nicht mit den Daten des Kontos übereinstimmen.

Mit eID anmelden Ausweis auslesen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 134

De-Mail Kontoeinstellungen

8.2.17 registrierung eines AusweisdokuMent löschen Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Ausweisdokument auf den Link Löschen. Sind Sie bereits für das hohe Authentisierungsniveau registriert, jedoch normal angemeldet, öffnet sich ein Dialog zur Anmeldung mit dem Mindestauthentisierungsniveau hoch.

Ihnen wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt, ob Sie das aktuell registrierte Ausweisdokument wirklich löschen wollen. Bestätigen Sie die Abfrage mit OK. Ihr aktuell registriertes Ausweisdokument wird gelöscht.

Hinweis

Nach dem Löschen des registrierten Ausweisdokuments werden Sie ausgeloggt und zur Startseite weitergeleitet.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 135

De-Mail Kontoeinstellungen

8.3 exPortVerWaltung

Sie möchten

die Einstellungen zum Exportieren von De-Mails zum Zweck einer externen Archivierung einsehen und gegebenenfalls ändern.

Sie haben

die Rolle Archivar inne und sich mit dem Authentisierungsniveau Hoch angemeldet.

Sie werden

Export-Einstellungen anlegen, ändern und löschen, Bearbeiterprotokolle einsehen sowie Export-Dateien einsehen, herunterladen und löschen.

8.3.1 Übersicht Bei einem Klick auf den Bereich Exportverwaltung erscheint zunächst eine Übersichtsseite, auf welcher alle verfügbaren Optionen angezeigt werden.

Abbildung 171: Exportverwaltung - Übersichtsseite

In den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen erfahren Sie, wie Sie Änderungen bei den jeweiligen Einstel-lungen vornehmen.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 136

De-Mail Kontoeinstellungen

8.3.2 schritt FÜr schritt: Übersichtsseite der exportverwAltung AuFruFen

Klicken Sie im persönlichen Bereich oben rechts auf den Link Kontoeinstellungen.

Abbildung 172: Kontoeinstellungen aufrufen

Es öffnet sich die Seite Kontoeinstellungen mit dem Menü im linken Bereich.

Klicken Sie auf den Menüpunkt Exportverwaltung. Dieser erscheint zusätzlich in Bereich der Kon-toeinstellungen, wenn Sie über die erforderliche zusätzliche Rolle Archivar verfügen.

Abbildung 173: Seite Exportverwaltung aufrufen

Es öffnet sich die Übersichtseite Exportverwaltung. Von hier aus können Sie alle in nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beschriebenen Aktionen durchführen.

Einstellung aufrufen

Einstellungen aufrufen Exportverwaltung

Exportverwaltung

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 137

De-Mail Kontoeinstellungen

8.3.3 schritt FÜr schritt: export-einstellungen Anlegen Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Exportverwaltung im Bereich Export-Einstellungen auf den Link anlegen.

Abbildung 174: Export-Einstellungen aufrufen

Einstellungen aufrufen Adresse eingeben Regel anlegen Export konfigurieren

Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 138

De-Mail Kontoeinstellungen

Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.

Abbildung 175: Benachrichtigungsadresse eingeben

Geben Sie die De-Mail Adresse für den Empfang der Benachrichtigung ein. Wiederholen Sie die Eingabe. Wenn Sie Gateway-Kunde sind, können Sie per Checkbox wählen, ob die Export-Datei über Ihr Gateway zugestellt werden soll.

Einstellungen aufrufen Adresse eingeben Regel anlegen Export konfigurieren

Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 139

De-Mail Kontoeinstellungen

Klicken Sie im nächsten Schritt auf Neue Regel anlegen. Es öffnet sich das entsprechende Dialog-fenster.

Abbildung 176: Neue Regel anlegen

Vergeben Sie zunächst einen Regelnamen.

Der Regelstatus wird beim Anlegen einer neuen Regel automatisch auf aktiv gesetzt (Checkbox ist aktiviert).

Einstellungen aufrufen Adresse eingeben Regel anlegen Export konfigurieren

Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 140

De-Mail Kontoeinstellungen

Bestimmen Sie, ob die Regel auf eingehende und / oder ausgehende De-Mails angewendet werden soll.

Im Bearbeitungsdialog werden Ihnen dann weitere Filtermöglichkeiten angezeigt:

Filter für De-Mail-Adresse und Betreff, Versandoptionen, Nachrichtentyp sowie Weitere Einstellungen zur Größe der De-Mail und zur Festlegung, ob De-Mails mit oder ohne

Anhang exportiert werden sollen.

Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Sie gelangen zurück zum Bearbeitungsdialog Export-Einstellungen konfigurieren. Dort wird Ihnen die angelegte Regel angezeigt. Sie können nun eine weitere Neue Regel anlegen oder die bestehende Bearbeiten oder Löschen.

Abbildung 177: Regel angelegt

Sind mehrere Regeln vorhanden, können Sie die Reihenfolge, in der die Regeln angewendet wer-den, selbst bestimmen. Verwenden Sie zur Positionierung der Regeln jeweils den Pfeil nach oben oder unten. Es können maximal 10 Regeln angelegt werden.

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 141

De-Mail Kontoeinstellungen

Hinweis

Regelerstellung und Kombinierbarkeit von Regeln

Beim Anlegen einer Regel sind die Felder Regelname sowie Regel wird ange-wendet auf (entweder eingehende oder ausgehende De-Mails oder beides) als Pflichtangaben definiert. Alle weiteren Optionen sind optional. Wenn Sie mehre-re dieser Optionen auswählen, werden nur De-Mails gefunden, welche alle an-gegebenen Kriterien oder mehr beinhalten. Eine Ausnahme bildet der Filter Nachrichtentyp. Hier müssen Sie per Radiobutton wählen, ob Bestätigungs-nachrichten, Meldungsnachrichten oder De-Mails markiert werden sollen.

Beispiel

Sie haben eine Filterregel gesetzt für eingehende, persönliche De-Mails, die größer sind als 100 KB. Durch diese Regel werden folgende De-Mails für den Export markiert beziehungsweise nicht markiert:

Regel markiert eingehende Mail mit der Versandoption persönlich, welche 150 KB groß ist

Regel markiert eingehende Mail mit den Versandoptionen persönlich, ab-senderbestätigt und dem Betreff Test, welche 150 KB groß ist

Regel markiert aber nicht die eingehende De-Mail mit der Versandoption persönlich, welche nur 50 KB groß ist

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 142

De-Mail Kontoeinstellungen

Um die erweiterten Export-Einstellungen aufzurufen, klicken Sie auf den Link Export-Einstellungen konfigurieren. Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.

Abbildung 178: Erweiterte Export-Einstellungen

Nehmen Sie die gewünschten Konfigurationen vor und klicken Sie abschließend auf Speichern.

Export-Datei

− Vergeben eines Dateinamens − Beschränkung der Export–Datei auf eine maximale Größe (wird die angegebene Größe

überschritten, werden Teil-Archive erzeugt und einzeln zugestellt) − Festlegung des Ausführungsintervalls (täglich oder wöchentlich)

Export-Protokoll

− Wahl, ob ein Export-Protokoll erstellt werden soll − Festlegung der Aufbewahrungsdauer für De-Mails

Weitere Einstellungen

− Festlegung, ob und nach welchem Zeitraum De-Mails automatisch gelöscht werden sollen

Einstellungen aufrufen Adresse eingeben Regel anlegen Export konfigurieren

Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 143

De-Mail Kontoeinstellungen

Hinweis

Beachten Sie bei Festlegung der maximalen Größe des Export-Archivs, dass der Wert von 50 MB nicht unterschritten werden darf. Dieser Wert entspricht der maximalen Größe einer De-Mail im DMDA-Verbund. Damit ist sichergestellt, dass jede De-Mail exportiert werden kann (ein Teilen während des Exports ist nicht möglich).

Sie gelangen zurück zum Dialogfenster.

Abbildung 179: Exporteinstellungen konfigurieren

Klicken Sie zum Beenden der Konfiguration der Export-Einstellungen auf Speichern.

Einstellungen aufrufen Adresse eingeben Regel anlegen Export konfigurieren

Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 144

De-Mail Kontoeinstellungen

8.3.4 schritt FÜr schritt: export-einstellungen ändern Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Exportverwaltung im Bereich Export-Einstellungen auf den Link ändern.

Abbildung 180: Export-Einstellungen aufrufen

Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.

Abbildung 181: Benachrichtigungsadresse eingeben

Nehmen Sie gewünschte Änderungen an Benachrichtigungsadresse oder Gateway-Zustellung vor.

Einstellungen aufrufen Einstellungen ändern Regel anlegen/löschen Export ändern

Speichern

Einstellungen aufrufen Einstellungen ändern Regel ändern/löschen Export ändern

Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 145

De-Mail Kontoeinstellungen

Sie können eine Regel deaktivieren, indem Sie den Haken in der Checkbox neben dieser entfernen. Um eine Regel vollständig zu entfernen, klicken Sie neben dieser auf den Link Löschen.

Zum Ändern einer Regel klicken Sie auf den Link Bearbeiten. Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.

Abbildung 182: Neue Regel anlegen

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie abschließend auf Speichern.

Einstellungen aufrufen Einstellungen Ändern Regel ändern/löschen Export ändern

Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 146

De-Mail Kontoeinstellungen

Hinweis

Wird eine Regel geändert, gilt die Änderung für alle neu zu versendenden bezie-hungsweise zu empfangenden De-Mails.

Um die erweiterten Export-Einstellungen aufzurufen und zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link Export-Einstellungen konfigurieren. Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.

Abbildung 183: Erweiterte Export-Einstellungen

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie abschließend auf Speichern.

Einstellungen aufrufen Einstellungen ändern Regel ändern/löschen Export ändern

Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 147

De-Mail Kontoeinstellungen

Sie gelangen zurück zum Dialogfenster.

Abbildung 184: Exporteinstellungen konfigurieren - Abschluss

Um Ihre Änderungen abzuspeichern, klicken Sie abschließend auf Speichern.

Einstellungen aufrufen Einstellungen ändern Regel ändern/löschen Export ändern

Speichern

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 148

De-Mail Kontoeinstellungen

8.3.5 schritt FÜr schritt: export-einstellungen löschen Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Exportverwaltung im Bereich Export-Einstellungen auf den Link löschen.

Abbildung 185: Exporteinstellungen löschen

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Ja.

Abbildung 186: Exportjob löschen - Sicherheitsabfrage

Damit sind die gesamten Export-Einstellungen zurückgesetzt. Sie können bei Bedarf neu angelegt werden.

Löschen wählen Löschen bestätigen

Löschen bestätigen Löschen bestätigen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 149

De-Mail Kontoeinstellungen

8.3.6 schritt FÜr schritt: beArbeiterprotokoll einsehen Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Exportverwaltung im Bereich Bearbeiterprotokoll auf den Link anzeigen.

Abbildung 187: Bearbeiterprotokoll - Funktion aufrufen

Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.

Abbildung 188: Bearbeiterprotokoll - Übersicht

Das Dialogfenster zeigt Ihnen eine Übersicht sämtlicher vorgenommener Änderungen.

Funktion aufrufen Protokoll einsehen Detailansicht aufrufen

Funktion aufrufen Protokoll einsehen Detailansicht aufrufen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 150

De-Mail Kontoeinstellungen

Mit einem Klick auf Mehr können Sie die Detailansicht einer Änderung aufrufen.

Abbildung 189: Bearbeiterprotokoll – Detailansicht

Schließen Sie eine einzelne Detailansicht und den Informationsdialog mit einem Klick auf Schließen.

Funktion aufrufen Detailansicht aufrufen Protokoll einsehen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 151

De-Mail Kontoeinstellungen

8.3.7 schritt FÜr schritt: export-dAteien herunterlAden, löschen oder erneut

zustellen Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Exportverwaltung im Bereich Export-Dateien auf den Link anzeigen.

Abbildung 190: Export-Dateien anzeigen

Es öffnet sich ein Dialogfenster, auf dem vorhandene Export-Dateien mit Dateiname und Erstellungsdatum aufgelistet sind.

Abbildung 191: Export-Dateien verwalten

Es stehen Ihnen die Bearbeitungsmöglichkeiten Herunterladen, Löschen und Erneut senden zur Verfügung.

Funktion aufrufen Export-Dateien anzeigen Datei herunterladen Datei löschen

Funktion aufrufen Export-Dateien anzeigen Datei herunterladen Datei löschen

Erneut zustellen

Erneut zustellen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 152

De-Mail Kontoeinstellungen

Klicken Sie zum Herunterladen einer Export-Datei auf den Link Herunterladen. Es öffnet sich ein Standard-Dialogfenster Ihres Browsers

Abbildung 192: Export-Datei speichern

Wählen Sie die entsprechende Option aus und bestätigen Sie mit OK.

Sie können eine Export-Datei auch wieder entfernen. Klicken Sie dafür neben der entsprechenden Datei auf den Link Löschen.

Abbildung 193: Exportarchiv löschen- Sicherheitsabfrage

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Ja.

Funktion aufrufen Export-Dateien anzeigen Datei herunterladen Datei löschen

Funktion aufrufen Export-Dateien anzeigen Datei herunterladen Datei löschen

Erneut zustellen

Erneut zustellen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 153

De-Mail Kontoeinstellungen

Sie können sich die Referenz-E-Mail einer Export-Datei erneut zustellen lassen. Klicken Sie dafür neben der entsprechenden Datei auf den Link Erneut senden.

Abbildung 194: Referenz-E-Mail erneut zustellen

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Ja.

Hinweis

Diese Funktionalität ist nur für Gateway-Benutzer verfügbar.

Funktion aufrufen Export-Dateien anzeigen Datei herunterladen Datei löschen

Erneut zustellen

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 122

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Beispiel Übersichtsseite ........................................................................................................................................... 6 Abbildung 2: Beispiel Fortschrittsbalken in Schritt für Schritt-Anleitungen ........................................................................ 6 Abbildung 3: Beispiel Infobox ........................................................................................................................................................... 6 Abbildung 4: Beispiel Hinweisbox ................................................................................................................................................... 7 Abbildung 5: Schnellübersicht De-Mail ......................................................................................................................................... 8 Abbildung 6: Anzeige Infobanner ................................................................................................................................................. 12 Abbildung 7: Nachrichten auf der Seite Kontoeinstellungen............................................................................................... 13 Abbildung 8: Überblick Rollen für Geschäftskunden ............................................................................................................. 14 Abbildung 9: De-Mail Startseite ..................................................................................................................................................... 18 Abbildung 10: Erstlogin mit Benutzernamen und Passwort ................................................................................................. 19 Abbildung 11: Erstlogin – Initiales De-Mail Passwort ändern .............................................................................................. 20 Abbildung 12: Erfolgreiche Passwortänderung - Bestätigung ............................................................................................ 20 Abbildung 13: Erstlogin: Authentisierungsniveau wählen .................................................................................................... 21 Abbildung 14: Login mit Benutzernamen und Passwort wählen ........................................................................................ 23 Abbildung 15: Erstlogin: Login mit Benutzernamen und Passwort ................................................................................... 23 Abbildung 16: Erstlogin – Bestätigung der De-Mail Kontoeinrichtung ............................................................................. 23 Abbildung 17: Ausweisdokument registrieren wählen .......................................................................................................... 24 Abbildung 18: Erstlogin – mit Ausweisdokument anmelden ............................................................................................... 25 Abbildung 19: Mobilfunk-Nummer registrieren wählen ........................................................................................................ 26 Abbildung 20: Erstlogin – Mobile TAN anlegen - Mobilfunk-Nummer registrieren ....................................................... 27 Abbildung 21: Mobilfunk-Nummer registrieren – Sicherheitscode lösen ........................................................................ 27 Abbildung 22: Erstlogin – Mobilfunknummer registrieren – Mobile TAN ........................................................................ 28 Abbildung 23: Erstlogin: Mobilfunknummer registrieren – Benutzer-PIN ........................................................................ 28 Abbildung 24: Bestätigung – Mobilfunknummer erfolgreich registriert ........................................................................... 28 Abbildung 25: Bestätigung – erfolgreiche Einrichtung des De-Mail Kontos ................................................................... 29 Abbildung 26: Login mit Benutzernamen und Passwort ....................................................................................................... 30 Abbildung 27: Login mit Benutzernamen und Passwort - Falsche Daten ........................................................................ 31 Abbildung 28: Login mit Benutzernamen und Passwort - Fehler bei hohem Mindestauthentisierungsniveau .... 32 Abbildung 29: Login mit Mobile TAN .......................................................................................................................................... 33 Abbildung 30: PIN und Mobile TAN eingeben ......................................................................................................................... 34 Abbildung 31: Login mit Ausweisdokument ............................................................................................................................. 35 Abbildung 32: Ausweisdokument auslesen .............................................................................................................................. 36 Abbildung 33: Lesegerät für Ausweisdokumente ................................................................................................................... 36 Abbildung 34: Postfachübersicht ................................................................................................................................................. 37 Abbildung 35: Lesen einer De-Mail .............................................................................................................................................. 40 Abbildung 36: Hinweis auf hohes Authentisierungsniveau .................................................................................................. 41 Abbildung 37: De-Mail in der Leseansicht ................................................................................................................................. 41

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 123

Abbildung 38: Alle Anhänge speichern ...................................................................................................................................... 44 Abbildung 39: De-Mail in Leseansicht: Darstellungsvariante wählen ................................................................................ 45 Abbildung 40: De-Mail im Anhang ............................................................................................................................................... 46 Abbildung 41: Dialogfenster De-Mail aus Anhang .................................................................................................................. 46 Abbildung 42: Prüfung auf Schadsoftware ............................................................................................................................... 47 Abbildung 43: Hinweis auf fehlende Schadsoftware ............................................................................................................. 47 Abbildung 44: Signaturprüfung .................................................................................................................................................... 48 Abbildung 45 Informationen zur Signaturverifizierung .......................................................................................................... 49 Abbildung 46: Aktionsicon De-Mail schreiben ......................................................................................................................... 50 Abbildung 47: Verfassen einer De-Mail ...................................................................................................................................... 51 Abbildung 48: Absenderadresse .................................................................................................................................................. 53 Abbildung 49: Eingabe der Empfängeradresse ....................................................................................................................... 54 Abbildung 50: Optionen .................................................................................................................................................................. 55 Abbildung 51: De-Mail Editor aktivieren ..................................................................................................................................... 56 Abbildung 52: De-Mail Editor ......................................................................................................................................................... 56 Abbildung 53: Betreff formulieren ................................................................................................................................................ 58 Abbildung 54: Zeichen hinzufügen.............................................................................................................................................. 58 Abbildung 55: Anhang hinzufügen .............................................................................................................................................. 58 Abbildung 56: Dialog Datei hochladen ....................................................................................................................................... 59 Abbildung 57: Dialogfenster Dateiauswahl ............................................................................................................................... 59 Abbildung 58: Dialog Dateiupload ............................................................................................................................................... 60 Abbildung 59: Dateianhang in einer De-Mail ............................................................................................................................ 60 Abbildung 60: Mailtext verfassen ................................................................................................................................................. 61 Abbildung 61: Senden von De-Mails ........................................................................................................................................... 62 Abbildung 62: Speicherung als Entwurf ..................................................................................................................................... 63 Abbildung 63: Hinweis Entwurf gespeichert ............................................................................................................................. 63 Abbildung 64: Aktionsicon Drucken ............................................................................................................................................ 64 Abbildung 65: De-Mail Druckansicht ........................................................................................................................................... 65 Abbildung 66: Dialogfenster Drucken ......................................................................................................................................... 66 Abbildung 67: Einladung versenden ........................................................................................................................................... 68 Abbildung 68: Schlüssel importieren .......................................................................................................................................... 69 Abbildung 69: Verschlüsselte De-Mail verfassen ..................................................................................................................... 70 Abbildung 70: Verschlüsselte De-Mail lesen ............................................................................................................................. 72 Abbildung 71: Schlüssel-Passwort eingeben ........................................................................................................................... 72 Abbildung 72: Leseansicht einer verschlüsselten Nachricht ............................................................................................... 73 Abbildung 73: Postfach-Ordnerübersicht .................................................................................................................................. 74 Abbildung 74: Neuen Ordner benennen .................................................................................................................................... 74 Abbildung 75: Neuer Ordner angelegt ....................................................................................................................................... 74 Abbildung 76: Ordner-Kontextmenü ........................................................................................................................................... 75

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 124

Abbildung 77: Ordner Kontextmenü ........................................................................................................................................... 75 Abbildung 78: Ordner Kontextmenü - Neu Anlegen ............................................................................................................... 76 Abbildung 79: Neuer Ordner ......................................................................................................................................................... 76 Abbildung 80: Ordner benennen .................................................................................................................................................. 76 Abbildung 81: Neuer Unterordner ................................................................................................................................................ 76 Abbildung 82: Ordner Kontextmenü ........................................................................................................................................... 77 Abbildung 83: Dialogfenster Ordner verschieben ................................................................................................................... 78 Abbildung 84: Dialogfenster Ordner verschieben Auswahl ................................................................................................. 78 Abbildung 85: Ordner Kontextmenü ........................................................................................................................................... 79 Abbildung 86: Umbenennen eines Ordners ............................................................................................................................. 79 Abbildung 87: Ordner Kontextmenü - Speichern .................................................................................................................... 80 Abbildung 88: Ordner-Kontextmenü ........................................................................................................................................... 81 Abbildung 89: Ordner löschen - Bestätigung ........................................................................................................................... 81 Abbildung 90: Ordner-Kontextmenü ........................................................................................................................................... 82 Abbildung 91: De-Mails für Export markiert .............................................................................................................................. 82 Abbildung 92: Einfaches Sortieren .............................................................................................................................................. 83 Abbildung 93: Sortierung von De-Mails ...................................................................................................................................... 84 Abbildung 94: Dialogfenster Sortierkriterien ............................................................................................................................ 84 Abbildung 95: Icon Speichern von De-Mails ............................................................................................................................. 85 Abbildung 96: Ablegen von De-Mails .......................................................................................................................................... 86 Abbildung 97: De-Mails ablegen in neue Ordner .................................................................................................................... 87 Abbildung 98: Exportieren von De-Mails .................................................................................................................................... 88 Abbildung 99: Exporttyp .................................................................................................................................................................. 88 Abbildung 100: Dialogfenster De-Mails ablegen ..................................................................................................................... 89 Abbildung 101: Browserfenster De-Mails ablegen - Speicherort ........................................................................................ 89 Abbildung 102: Löschen von De-Mails ....................................................................................................................................... 90 Abbildung 103: Dauerhaftes Löschen von De-Mails .............................................................................................................. 90 Abbildung 104: Ordner Gelöscht ................................................................................................................................................. 91 Abbildung 105: Aktionsicon Wiederherstellen ......................................................................................................................... 91 Abbildung 106: Hinweis auf hohes Authentisierungsniveau ............................................................................................... 92 Abbildung 107: Drucken von De-Mails ....................................................................................................................................... 92 Abbildung 108: De-Mail Druckansicht ........................................................................................................................................ 93 Abbildung 109: Dialogfenster Druckereinstellungen ............................................................................................................. 93 Abbildung 110: De-Mails als ungelesen markieren – De-Mail auswählen ....................................................................... 94 Abbildung 111: De-Mails als ungelesen markieren – Funktion auswählen..................................................................... 94 Abbildung 112: De-Mails als ungelesen markieren – Ergebnis .......................................................................................... 95 Abbildung 113: De-Mail für Export-Datei markieren – De-Mail auswählen ...................................................................... 96 Abbildung 114: De-Mail für Export-Datei markieren – Funktion auswählen ................................................................... 96 Abbildung 115: Export erfolgreich ............................................................................................................................................... 97

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 125

Abbildung 116: De-Mail für Export-Datei markieren– Ergebnis .......................................................................................... 97 Abbildung 117: De-Mail-Suche ..................................................................................................................................................... 98 Abbildung 118: Detailsuche ........................................................................................................................................................... 98 Abbildung 119: De-Mails als Klartext speichern – De-Mail markieren .............................................................................. 99 Abbildung 120: De-Mails als Klartext speichern – Funktion auswählen ......................................................................... 100 Abbildung 121: De-Mails als Klartext speichern – Ergebnis .............................................................................................. 100 Abbildung 122: Dialogfenster De-Mail speichern .................................................................................................................. 100 Abbildung 123: Browserfenster De-Mails ablegen - Speicherort ...................................................................................... 101 Abbildung 124: Übersicht Seite Adressbuch .......................................................................................................................... 102 Abbildung 125: Adressbuch aufrufen ....................................................................................................................................... 103 Abbildung 126: Adressbuch aufrufen - Suchkriterien angeben ....................................................................................... 104 Abbildung 127: Adressbuch aufrufen - Suchergebnis sortieren ....................................................................................... 105 Abbildung 128: Adressbuch aufrufen - De-Mail schreiben, Kontaktdetails anzeigen ................................................ 106 Abbildung 129: Kontakt in der Detailansicht .......................................................................................................................... 107 Abbildung 130: Kontoeinstellungen - Überblicksseite ......................................................................................................... 108 Abbildung 131: Persönlicher Bereich ....................................................................................................................................... 108 Abbildung 132: Anzeige einer Nachricht ................................................................................................................................. 109 Abbildung 133: Meine Kundendaten als vertretungsberechtigte Person ...................................................................... 111 Abbildung 134: Kontoeinstellungen aufrufen......................................................................................................................... 112 Abbildung 135: Seite Meine Kundendaten aufrufen ............................................................................................................ 112 Abbildung 136: Benutzernamen ändern – Funktion aufrufen ........................................................................................... 112 Abbildung 137: Benutzernamen ändern .................................................................................................................................. 113 Abbildung 138: Meldung Benutzername erfolgreich geändert ........................................................................................ 113 Abbildung 139: De-Mail Passwort ändern – Authentisierungsniveau Hoch ................................................................. 114 Abbildung 140: De-Mail Passwort ändern –Authentisierungsniveau Normal ............................................................... 114 Abbildung 141: Meldung Passwort erfolgreich geändert ................................................................................................... 115 Abbildung 142: De-Mail Benachrichtigung einrichten - Dialog aufrufen ........................................................................ 116 Abbildung 143: De-Mail Benachrichtigung einrichten ......................................................................................................... 116 Abbildung 144: Benachrichtigen ändern - Dialog aufrufen ................................................................................................ 117 Abbildung 145: De-Mail Benachrichtigung ändern .............................................................................................................. 117 Abbildung 146: De-Mail Benachrichtigung löschen - Dialog aufrufen ............................................................................ 118 Abbildung 147: De-Mail Benachrichtigung löschen ............................................................................................................. 118 Abbildung 148: Mailvelope herunterladen .............................................................................................................................. 119 Abbildung 149: Schlüssel erstellen auswählen ..................................................................................................................... 120 Abbildung 150: Mailvelope - Schlüssel erstellen ................................................................................................................... 121 Abbildung 151: Schlüssel erfolgreich erstellt ......................................................................................................................... 122 Abbildung 152: Schlüsselverwaltung öffnen .......................................................................................................................... 123 Abbildung 153: Schlüssel exportieren auswählen ................................................................................................................ 123 Abbildung 154: Schlüssel herunterladen................................................................................................................................. 124

Anwenderhandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 126

Abbildung 155: Schlüssel speichern ......................................................................................................................................... 124 Abbildung 156: Schlüssel importieren...................................................................................................................................... 125 Abbildung 157: Schlüssel zum Importieren auswählen ...................................................................................................... 126 Abbildung 158: Importvorgang abschließen .......................................................................................................................... 126 Abbildung 159: Versandoptionen einstellen ........................................................................................................................... 127 Abbildung 160: Mobilfunknummer senden ............................................................................................................................ 128 Abbildung 161: Mobilfunknummer senden - Sicherheitscode .......................................................................................... 128 Abbildung 162: Mobile TAN anlegen/ändern ........................................................................................................................ 129 Abbildung 163: Benutzer-PIN anlegen/ändern ...................................................................................................................... 129 Abbildung 164: Hinweis geänderte Mobilfunknummer ...................................................................................................... 130 Abbildung 165: Mobilfunknummer löschen ........................................................................................................................... 130 Abbildung 166: Mobilfunknummer löschen - Bestätigung ................................................................................................. 130 Abbildung 167: Ausweisdokument auslesen - Hinweis ....................................................................................................... 131 Abbildung 168: Lesegerät für Ausweisdokumente ............................................................................................................... 131 Abbildung 169: Ausweisdokument auslesen - Hinweis ....................................................................................................... 132 Abbildung 170: Lesegerät für Ausweisdokumente ............................................................................................................... 133 Abbildung 171: Exportverwaltung - Übersichtsseite ............................................................................................................. 135 Abbildung 172: Kontoeinstellungen aufrufen......................................................................................................................... 136 Abbildung 173: Seite Exportverwaltung aufrufen .................................................................................................................. 136 Abbildung 174: Export-Einstellungen aufrufen ...................................................................................................................... 137 Abbildung 175: Benachrichtigungsadresse eingeben ........................................................................................................ 138 Abbildung 176: Neue Regel anlegen ........................................................................................................................................ 139 Abbildung 177: Regel angelegt .................................................................................................................................................. 140 Abbildung 178: Erweiterte Export-Einstellungen ................................................................................................................... 142 Abbildung 179: Exporteinstellungen konfigurieren .............................................................................................................. 143 Abbildung 180: Export-Einstellungen aufrufen ...................................................................................................................... 144 Abbildung 181: Benachrichtigungsadresse eingeben ........................................................................................................ 144 Abbildung 182: Neue Regel anlegen ........................................................................................................................................ 145 Abbildung 183: Erweiterte Export-Einstellungen ................................................................................................................... 146 Abbildung 184: Exporteinstellungen konfigurieren - Abschluss ....................................................................................... 147 Abbildung 185: Exporteinstellungen löschen......................................................................................................................... 148 Abbildung 186: Exportjob löschen - Sicherheitsabfrage ..................................................................................................... 148 Abbildung 187: Bearbeiterprotokoll - Funktion aufrufen ..................................................................................................... 149 Abbildung 188: Bearbeiterprotokoll - Übersicht .................................................................................................................... 149 Abbildung 189: Bearbeiterprotokoll – Detailansicht ............................................................................................................ 150 Abbildung 190: Export-Dateien anzeigen ................................................................................................................................ 151 Abbildung 191: Export-Dateien verwalten ............................................................................................................................... 151 Abbildung 192: Export-Datei speichern ................................................................................................................................... 152 Abbildung 193: Exportarchiv löschen- Sicherheitsabfrage ................................................................................................ 152

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Abbildung 194: Referenz-E-Mail erneut zustellen ................................................................................................................. 153

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tAbellenverzeichnis

Tabelle 1: Nachrichten – Überblick ............................................................................................................................................. 12 Tabelle 2: Zugangsvoraussetzungen Login .............................................................................................................................. 15 Tabelle 3: Sperrarten für Benutzerkonten .................................................................................................................................. 16 Tabelle 4: Aktionsicons Postfachübersicht ............................................................................................................................... 38 Tabelle 5: Felder Listenansicht ..................................................................................................................................................... 39 Tabelle 6: Aktionsicons in der Leseansicht ............................................................................................................................... 42 Tabelle 7: Informationsicons in der Leseansicht ..................................................................................................................... 43 Tabelle 8: Funktionen HTML-Editor ............................................................................................................................................. 57 Tabelle 9: Sortierung der Suchergebnisse .............................................................................................................................. 105 Tabelle 10: Aktionsicons Adressbuch ....................................................................................................................................... 106