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1 Anwendung des neuen ipv ® -Ausschreibungs-Leitfadens GEFMA 962 ipv ® -Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 1 Chairmen Karsten Scholl Cofely Deutschland GmbH Workshop 23. Februar 2016 16:15 – 17:45 Uhr

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Anwendung des neuen ipv®-Ausschreibungs-Leitfadens GEFMA 962

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 1

Chairmen Karsten SchollCofely Deutschland GmbH

Workshop23. Februar 2016 16:15 – 17:45 Uhr

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Werkzeugbaukasten für die Ausschreibung von Facility Management-Leistungen

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 2

· GEFMA 510 Mustervertrag

· GEFMA 520 Standardleistungs-verzeichnis

· GEFMA 962 Ausschreibungsleit-faden für Systemdienstleistungen mitGEFMA 511 Systemdienstleistungs-spezifische Ergänzungen zum Mustervertrag

Zusammenführung der Leitfäden GEFMA 960 (Privat-wirtschaft) und 961 (öffentliche Hand)

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 3

· Verfahrensablauf von Ausschreibungen der Privat-wirtschaft hat sich durch Compliance-Anforderungen in den letzten Jahren der öffentlichen Hand angenähert (Ausnahme: Veröffentlichung)

· Absätze, die nur oder in besonderem Maße für die öffentliche Hand gelten, sind kenntlich gemacht

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Anwendung des neuen ipv®-Ausschreibungs-Leitfadens GEFMA 962

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 4

· Michaela Fischer, Dr. Odin GmbH· Gisa Klaus, RGM Holding GmbH· Tobias Krüer, FAC´T GmbH· Georg Stadlhofer, Drees & Sommer AG

Workshop23. Februar 2016 16:15 – 17:45 Uhr

1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

3 Fazit

Gliederung

5ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

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Was sind Systemdienstleistungen?

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 6

· Arbeitsteilung zur Fokussierung auf Stärken۔ Auftraggeber konzentriert sich auf sein Kerngeschäft۔ Systemdienstleister ist Profi in Sekundärprozessen

· Systemdienstleister bieten ihre Leis-tungen bis zur Schnittstelle der Kern-prozesse des Auftraggebers an, z.B. Maschineninstandhaltung

· Systemdienstleistungen bieten۔ die operative Ausführung der

Leistungen, also die Fachverantwortung für die technisch/technologisch beste Lösung und

۔ die umfassende Wahrnehmung der Anforderungen aus den technischen Regelwerken sowie

۔ die wirtschaftliche Verantwortung für die für den Auftraggeber wirtschaftlich-ste Ausführung – unter Einbeziehung der Erfahrungswerte des Dienstleisters

GEFMA-Leistungspyramide

۔ Das gewünschte Ergebnis der jewei-ligen Aufgabe ist genau zu formulieren.

Welche besonderen Anforderungen stellen Systemdienst-leistungen an die Ausschreibung?

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 7

· Die Leistungsbeschreibung ist mehr als Auflistung der Aufgaben۔ Aufgaben- und Verantwortungsteilung werden durch

Auftraggeber entschieden, dieser legt die Schnitt-stellen fest und beschreibt diese۔ Qualitätssicherung und die Dokumentation sind um-

fänglicher – der Dienstleister übernimmt dabei Auf-traggeberaufgaben und dokumentiert diese an den AG.

· Der Vertrag muss die Freiheit des Auftrag-nehmers, Entscheidungen treffen zu

dürfen/müssen abbilden und gleichzeitig dem Auftraggeber Eingriffsmöglichkeiten zur Verfügung stellen.

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1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

Leistungsbeschreibung

Vertrag

Teilnahmewettbewerb

Angebotsbewertung

Implementierung

Regelbetrieb

3 Fazit

Gliederung

8ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

Der Ausschreibungsleitfaden - Inhalte

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 9

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Ziel des Leitfadens

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 10

· Auftraggebern die Möglichkeiten von arbeitsteiligen Prozessen zu verdeutlichen

۔ in Form ergebnisorientierter Leistungsbeziehungen

۔ mit hohem Grad der Verantwortungs-übertragung

· Unterstützung bei der Umsetzung von Ausschreibungen durch

۔ Methoden und

۔ Formblätter

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1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

3 Fazit

Gliederung

11ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

Leistungsbeschreibung

Vertrag

Teilnahmewettbewerb

Angebotsbewertung

Implementierung

Regelbetrieb

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

Eine Ausschreibung steht an - wie gehe ich vor?

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 12

Verfahrensablauf

Vorbereitung

Vergabeteam zusammenstellen

Erstellung der funktionalen Ausschreibung

Vorauswahl der Anbieter

Bekanntmachung (nur öffentliche Hand)

Angebotseinholung

Bewertung der Angebote

Vergabe und Auftrag

Implementierung

Regelbetrieb

Ende der ZusammenarbeitFestlegung des Ausschreibungsverfahrens

Der erste Schritt – die Vorbereitung klärt die auszuschreibenden Inhalte, Definition der Arbeitspakete, Zeitplanung, Ressourcenbedarf, Beraterunterstützung und wenn schon möglich Art des Vergabeverfahren.

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1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

3 Fazit

Gliederung

13ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

Leistungsbeschreibung

Vertrag

Teilnahmewettbewerb

Angebotsbewertung

Implementierung

Regelbetrieb

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

Ein kompetentes, stabiles Vergabeteam ist beste Voraus-setzung für ein erfolgreiches Ausschreibungsprojekt

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 14

Vergabekernteam

Erweitertes Vergabeteam

x … beteiligt (x) … fallsweise / je nach Bedarf beteiligt i  … informiert

                                          Rollen im Vergabeteam

Ausschreibungsphase

Projekt‐Auftraggeber

Projektleitung (intern)

Projektmanagement (Intern/Extern)

Auftraggeber FM‐Leistungen

Fachbereich 1 (Vertreter Fachbereiche)

Fachbereich 2

Fachbereich 3

Interner Kundenvert

Interner Kun

Inte

Vorbereitung x x x (x)

Vergabeteam zusammenstellen  i x x (x)

Erstellung der funktionalen Ausschreibung i i i (x) x x x x x x

Vorauswahl der Bieter i x i (x)

Bekanntmachung i i i (x)

b h l ( )

· Das Vergabeteam führt und verantwortet alle Projekt-schritte über den gesamten Vergabezeitraum

· Ausstattung mit allen notwen-digen Kompetenzen, Funktio-nen und Entscheidungs-befugnissen

· Gleichzeitig effizientes Arbeiten und rasche Arbeitswege durch kleines Vergabeteam (5-7 Mitglieder)

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Mitglieder des Vergabeteams

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 15

· Abteilung mit Organisationsverantwortung/Fachbereich (hier liegt die Bewertungskompetenz) – z.B. FM-Bereich, Bereich Technik, etc.

· Einkauf

· Interne Kunden (wichtig für Festlegung der gewünschten Ergebnisse)

· Erweitertes Vergabeteam (Einbeziehung nach Bedarf)

۔ IT

۔ Betriebsrat/Personalrat

۔ Recht

۔ Controlling

۔ …

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1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

3 Fazit

Gliederung

16ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

Leistungsbeschreibung

Vertrag

Teilnahmewettbewerb

Angebotsbewertung

Implementierung

Regelbetrieb

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

Was muss über Aufgaben und Mengen hinaus in Leistungs-beschreibungen für Systemdienstleistungen berücksichtigt werden?

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 17

+ Grundsätzliche Ziele der Zusammenarbeit

+ Gewünschte Ergeb-nisse je Aufgabe

Anbieter können auf dieser Basis

· Prioritäten setzen und

· Konzeptlösungen im Sinne des Auftraggebers erarbeiten

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Der Ausschreibungsleitfaden empfiehlt eine Struktur für die Formulierung der Leistungsbeschreibungen

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 18

B.I.L.D.-Methode, Quelle: ipv®

19ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

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20ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

Vertragsstruktur/Aufbau

Das Standardleistungsverzeichnis liefert Inhalte für die Leistungsbeschreibung

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 21

GEFMA 520Standardleistungs-

verzeichnis

· Das Standardleistungsver-zeichnis bildet die zu erbringenden Aufgaben ab

· Diese sind um Rahmenbe-dingungen, Angaben zu Schnittstellen, Ergebnismess-größen, etc., zu ergänzen

· Es bleiben unbeantwortete Fragen offen (schwarze Schrift).

· Einleitungen und Gliede-rungspunkte in blau (zum Verständnis)

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Muster-Beschreibung

22ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

· Zur Veranschaulichung wurde in zwei Anhängen des Ausschreibungsleit-fadens die Zuordnung der Inhalte des Standardleistungsverzeichnisses vorgenommen۔ B.I.L.D. Muster Regelleistung۔ B.I.L.D. Muster Reinigung

· Einzelne Punkte werden im Leitfaden tiefer erläutert, u.a.۔ Vertragsziel۔ Objekt der Leistungserbringung۔ Rahmenbedingungen für die

Zusammenarbeit۔ Lieferergebnisse und deren

Messung

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1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

3 Fazit

Gliederung

23ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

Leistungsbeschreibung

Vertrag

Teilnahmewettbewerb

Angebotsbewertung

Implementierung

Regelbetrieb

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

Der Ausschreibungsleitfaden empfiehlt die Nutzung des Mustervertrages – mit Ergänzungen

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 24

Überführung in den nächsten Aktualisierungs-zyklus

Bestandteil des Ausschreibungsleitfadens

und separat erhältlich

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Spezifische vertragliche Regelungen für Systemdienst-leistungen

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 25

· Durch betriebswirtschaftliche und funktionale Verzah-nung von Auftraggeber- und Auftragnehmerpro-zessen wird partnerschaftliche Zusammenarbeit erwartet.

· Dies wird erkennbar in der empfohlenen Vertrags-laufzeit von 5 bis 10 Jahren und der Empfehlung mit Optimierungsanreizen für beide Seiten zu arbeiten.

· Beispiel für Ergänzungen:۔ Aufnahme vom Anlagenzuständen in der Regelung

zur Implementierung-/Start-up-Phase۔ Leistungsänderungen sind im Hinblick auf das

Betreibermodell des Auftragnehmers zu prüfen und einvernehmlich abzustimmen

۔ Aufstellen eines Pflichtenkatalogs zum Nachweis der Übertragung von Betreiberpflichten

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1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

3 Fazit

Gliederung

26ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

Leistungsbeschreibung

Vertrag

Teilnahmewettbewerb

Angebotsbewertung

Implementierung

Regelbetrieb

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

Die Vergabe von komplexen FM-Leistungen erfolgt in zweistufigen Verfahren

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 27

· Prüfung der Eignung von potentiellen Partnern· Treffen einer Vorauswahl für das weitere Vergabeverfahren und

Reduzierung des Bewerberkreises· Ziel: einerseits Effizienz des Vergabeverfahrens und andererseits

Ausschluss von objektiv ungeeigneten Kandidaten· Bewertung der Eignung anhand von Bewertungskriterien

۔ Im deutschen Anbieterkreis können Auftraggeber zulassen, wesentliche Teile der vorgeschlagenen Kriterien durch Einzelnachweise oder das ipv-Zertifikat nach GEFMA 730 zu belegen.

· Ergebnis: Reduktion auf 3-5 Bieter

Teilnahmewettbewerb/Präqualifikation

Konzept-/Preiswettbewerb

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Teilnahmewettbewerb für öffentliche Auftraggeber?

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 28

· Ein Teilnahmewettbewerb ist bei der Verfahrensart „Beschränkte Ausschreibung“ vorgesehen.

· Die beschränkte Ausschreibung ist nur in Ausnahmefällen zulässig:1. Wenn die Leistung nach ihrer Eigenart nur von einem beschränkten

Kreis von Unternehmen in geeigneter Weise ausgeführt werden kann, besonders wenn außergewöhnliche Zuverlässigkeit oder Leistungsfähigkeit (z.B, Erfahrung, technische Einrichtungen oder fachkundige Arbeitskräfte) erforderlich ist,

2. Wenn die Bearbeitung des Angebotes wegen der Eigenart der Leistung einen außerordentlich hohen Aufwand erfordert.

· Voraussetzung bei der öffentlichen Hand: Veröffentlichung des Verfahrens· Verhandlungen sind nicht zulässig! Aufklärungsgesprächen und

Bieterfragen kommt besondere Bedeutung zu!

Teilnahmewettbewerb

Bewertung über gewichtete Eignungskriterien

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 29

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1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

3 Fazit

Gliederung

30ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

Leistungsbeschreibung

Vertrag

Teilnahmewettbewerb

Angebotsbewertung

Implementierung

Regelbetrieb

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

Das Angebot der Dienstleister besteht aus zwei zu bewertenden Bestandteilen

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 31

· Preisangabe in Preisblatt (Eigenleistung, Fremdleistung/ Material und Personalansatz)

· Schlüssigkeit über Einheits-preise und Mengen überprüfbar

· Bewertung an Hand Preis-spiegel wie in konventionellen Verfahren

Teilnahmewettbewerb/Präqualifikation

Konzept-/Preiswettbewerb

Preisangebot

· Darlegung des Betreiberkonzeptes· Bewertung an Hand konzeptioneller Kriterien

۔ Erfassung der Zielsetzung۔ Schlüssigkeit des Konzeptes۔ Betreuen der Prozesse (z.B. Aufbau- und

Ablauforganisation)۔ Inganghalten der Prozesse (z.B. Werterhalt)۔ Liefern der Ergebnisse (Qualitätssicherung)۔ Dokumentation der Prozesse

Konzeptangebot

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Konzeptbewertung bei öffentlichen Auftraggebern

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 33

· Bewertung über vorher veröffentlichte Kriterien und deren Gewichtung· Eignungskriterien dürfen in diesem Verfahrensschritte keine Rolle mehr

spielen· Kriterien müssen durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt sein.· Es können auch umweltbezogene oder soziale Kriterien festgelegt werden.· Eine Mindestquote für den Preis (z.B. 30%) ist umstritten. Bisher ist dies

nicht vorgeschrieben.· Nutzung der Formulare des Vergabehandbuchs des Bundes in der jeweils

aktuellen Fassung wird empfohlen· Einhaltung der Wertungsstufen:

۔ Prüfung von Ausschlusskriterien۔ Prüfung der Preisangemessenheit۔ Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes

Konzeptbewertung

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Zusammenfassung der Preis- und Konzeptbewertung

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 34

Konzept-/Preiswettbewerb

Preisangebot Konzeptangebot

Gesamtbewertung

· An Hand festgelegter Gewichtung Preis/Konzept (bei 10% Konzept und 90% Preis liegt der Schwerpunkt eindeutig auf dem Preis)

· Feststellung der wirtschaftlichsten Lösung für eine langfristig stabile Qualität und Versorgungssicherheit der Gebäude und Liegenschaften bei gleichzeitiger Kosten- und Aufwandsoptimierung durch bestmögliche Nutzung der Ressourcen

· Schwerpunkte۔ Vollständigkeit, Plausibilität, Nachvollziehbarkeit und Risikoverteilung۔ Wirtschaftlichkeit unter Vollkostengesichtspunkten (Berücksichtigung von

Folge- und Nebenkosten)۔ Prüfung auf Effizienz der Angebot ggü. der bisherigen Form der

Leistungserbringung (Wirtschaftlichkeitsnachweis)

Gesamtbewertung

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 35

· Gesamtbewertung fasst Konzept- und Preisbewertung zusammen und ermittelt den wirtschaftlichsten Bieter

· Leitfaden schlägt Formel zur Gesamtbewertung vor

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1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

3 Fazit

Gliederung

36ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

Leistungsbeschreibung

Vertrag

Teilnahmewettbewerb

Angebotsbewertung

Implementierung

Regelbetrieb

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

Implementierungs-/Start-up-Phase ist Basis für erfolgreichen Regelbetrieb

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 37

Implementierung ist mehr als nur der Aufbau der Organisation beim Dienstleister:

· Erster Schritt bleibt die Betriebsorganisation des Auftragnehmers bestehend aus Planung der Pflichten und Auswahl der Leistenden sowie die Ein- und Unterweisungen

· Überprüfung der definierten Prozesse und Leistungsbilder in der Praxis und Aufzeigen von Änderungen und Abweichungen ggü. der Ausschreibung

· Kernpunkt ist dabei die Aufnahme und Bewertung der Anlagen und Flächen· Regelmäßige Abstimmung unklarer Punkte und Abstimmung von Lösungen

zwischen AG und AN

ZielAG und AN sind sich zum Abschluss der Implementierungsphase über Mengen und Massen, Anlagenzustände und Vereinbarte Prozesse einig, haben diese dokumentiert und damit die Übernahme der Betreiberpflichten gewährleistet und abgeschlossen.

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Aufgaben der Implementierungs-/Start-up-Phase

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 38

· Ein- und Unterweisung

۔ Einweisung in Liegenschaft, Anlagen und Prozesse (AG weist einen verantwortlichen Mitarbeiter des AN ein, dieser weist die übrigen Mitarbeiter des AN ein)

۔ Unterweisung der Mitarbeiter

· Detaillierung des Umsetzungs-konzeptes

۔ Erhebung des jeweiligen Teilbereiches۔ Ablauftechnische Beschreibung und Aufwandskalkulation

des Bereichs۔ Ggf. Abstimmung von Veränderungen ggü. Angebot

· Anlagen-, Flächen-und Prozessaufnah-me und -bewertung

۔ Bewertung des Status quo der Anlagen und Flächen۔ Zur Bewertung der Einhaltung des Werterhalts۔ Präzisierung der Rückübertragung

· Dokumentierte Ver-antwortungsüber-tragung

۔ Der Ausschreibungsleitfaden empfiehlt die Führung einesPflichtenkatalogs durch den AN (enthält anlagengenau einzuhaltende Gesetze, die daraus abzuleitenden Pflichten, Qualifikationen, Turni, etc.)

۔ Zusammenfassung aller Punkte in einem Gesamtprotokoll.

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1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

3 Fazit

Gliederung

39ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

Leistungsbeschreibung

Vertrag

Teilnahmewettbewerb

Angebotsbewertung

Implementierung

Regelbetrieb

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

Dienstleistungssteuerung und Berichtswesen

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 40

· Auftragnehmer hält Auftraggeber über Berichtswesen wissend

· Auftragnehmer exkulpiert sich über das Berichtswesen (Ausführungspläne, relevante Nachweise über durchgeführte Tätigkeiten, Qualifikationsnach-weise, Wartungs- und Prüfergebnisse, Qualitätsaussagen, etc.). Dies kann auch innerhalb von IT-Systemen erfolgen (Rückschreibungen auf technische Plätze, Wartungsprotokolle als pdf-Anhänge, etc.)

· Auftragnehmer und Auftraggeber führen gemeinsam Jour Fixe-Termine durch – u.a. zum Abgleich der Qualitätsaussagen des Dienstleisters mit denen des Auftraggebers. Ziel der Jour Fixe-Termine ist die Maßnahmenableitung

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3 Fazit

1 Systemdienstleistungen - besondere Anforderungen an Ausschreibungen

Gliederung

41ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016

Leistungsbeschreibung

Vertrag

Teilnahmewettbewerb

Angebotsbewertung

Implementierung

Regelbetrieb

2.1 Projektablauf

2.2 Vergabeteam

2.3 Leistungsbeschreibung

2.4 Vertrag

2.5 Teilnahmewettbewerb

2.6 Angebotsbewertung

2.7 Implementierung

2.8 Regelbetrieb

2 Der Leitfaden

Ausschreibungsleitfaden bietet Unterstützung bei der Ausschreibung von Systemdienstleistungen

ipv®-Ausschreibungs-Leitfaden GEFMA 962 23.02.2016 42

· Sowohl für öffentliche Hand als auch für Privatwirtschaft anwendbar.

· Zurverfügungstellung von Hinweisen und Werkzeugen für den gesamten Projektverlauf.

· Der Ausschreibungsleitfaden ergänzt die Kette GEFMA 510 Mustervertrag, GEFMA 520 Standard-Leistungsverzeichnis.