AOK – DIE GESUNDHEITSKASSE FÜR NIEDERSACHSEN · Binect Case Study AOK - Die Gesundheitskasse...

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Binect Case Study AOK - Die Gesundheitskasse für Niedersachsen • Gesundheitswesen • 6.800 Mitarbeiter • 120 Standorte Hildesheimer Str. 273 30519 Hannover hps://niedersachsen. aok-on.de/ Ihr Produkt war im Vergleich zum Webe- werb deutlich weiterentwickelt, schlanker und schnell zu implemeneren. Das hat uns beeindruckt.“ Die Implemenerung war nach sechs Monaten abgeschlossen – die Grundlagen waren bereits nach anderthalb Wochen erledigt, ein deutlicher Unterschied zur Konkurrenz, die insgesamt 142 Personen- tage veranschlagt hae. Es folgten noch zwei Monate Nachjuserung sowie eine Anbindung an die SAP-oscare ® -Systeme. Im Mai 2009 war die Installaon final. Von Hybridpost zum Output Management Binect stellte zunächst die Schnistelle zu einem externen Druckdienstleister dar. Dazu wurden Dokumente für den Postausgang aus verschiedenen Anwendungen gesam- melt, konsolidiert und an den Druckdienst- leister weitergereicht. Binect übernahm außerdem eine Generalunternehmerschaſt und verantwortet so auch die Produkon der Briefe. Sukzessive entwickelten Binect und die AOK das Angebot gemeinsam weiter. Unter- schiedliche Texterstellungsanwendungen wurden auf eine Anwendung harmonisiert. So ließ sich die gesamte Erstellung deutlich opmieren: Das System bietet nun Text- vorschläge und unterstützt auch im Hinter- grund, etwa in der Auswahl des Kanals. Die AOK Niedersachsen mit Sitz in Hannover beschäſtigt 6.800 Mitarbeiter an 120 Standorten. 2007 evaluierte die AOK ihre Posteingangs- und -ausgangs- prozesse und fand schnell heraus, dass es viel Opmierungspotenzial gab. Vor allem die ausgehende Post kristallisierte sich als Problem heraus: Tausende von Mitarbeitern verbrachten jeden Tag Stunden auf dem Weg zum Drucker, falzten Briefe, frankierten sie und brachten sie zur Poststelle. Zudem war der Zeitverzug zwischen Fergstellung des Briefs und Versand deutlich spürbar. Schnelle Implemenerung, schlanke Lösung Der Bereich Postausgang sollte einfach und schnell opmiert werden. Die AOK analy- sierte den Markt für automasierte Post- lösungen und schrieb das Projekt schließlich europaweit aus. Binect konnte sich gegen zwei Konkurrenten in der engeren Auswahl durchsetzen. Nach einer Tesnstallaon erfolgte der Zuschlag. Binect wurde uns von den Kollegen bei der AOK Bayern bereits empfohlen“, sagt Sebasan Angerstein, Bereichsleiter Dokumentenmanagement bei der AOK Niedersachsen. „Wir führten zudem eine vierwöchige Eignungsprüfung der Anbieter durch, die Binect ebenfalls bestand. BINECT OPTIMIERT KORRESPONDENZPROZESSE AOK – DIE GESUNDHEITSKASSE FÜR NIEDERSACHSEN Hauptsitz der AOK Niedersachsen in Hannover (Fotos und Logo: ©AOK Niedersachsen)

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Binect Case Study

AOK - Die Gesundheitskasse für Niedersachsen

• Gesundheitswesen

• 6.800 Mitarbeiter

• 120 Standorte

Hildesheimer Str. 27330519 Hannover

htt ps://niedersachsen.aok-on.de/

Ihr Produkt war im Vergleich zum Wett be-werb deutlich weiterentwickelt, schlanker und schnell zu implementi eren. Das hat uns beeindruckt.“

Die Implementi erung war nach sechs Monaten abgeschlossen – die Grundlagen waren bereits nach anderthalb Wochen erledigt, ein deutlicher Unterschied zur Konkurrenz, die insgesamt 142 Personen-tage veranschlagt hatt e. Es folgten noch zwei Monate Nachjusti erung sowie eine Anbindung an die SAP-oscare®-Systeme. Im Mai 2009 war die Installati on fi nal.

Von Hybridpost zum Output ManagementBinect stellte zunächst die Schnitt stelle zu einem externen Druckdienstleister dar. Dazu wurden Dokumente für den Postausgang aus verschiedenen Anwendungen gesam-melt, konsolidiert und an den Druckdienst-leister weitergereicht. Binect übernahm außerdem eine Generalunternehmerschaft und verantwortet so auch die Produkti on der Briefe.

Sukzessive entwickelten Binect und die AOK das Angebot gemeinsam weiter. Unter-schiedliche Texterstellungsanwendungen wurden auf eine Anwendung harmonisiert. So ließ sich die gesamte Erstellung deutlich opti mieren: Das System bietet nun Text-vorschläge und unterstützt auch im Hinter-grund, etwa in der Auswahl des Kanals.

Die AOK Niedersachsen mit Sitz in Hannover beschäft igt 6.800 Mitarbeiter an 120 Standorten. 2007 evaluierte die AOK ihre Posteingangs- und -ausgangs-prozesse und fand schnell heraus, dass es viel Opti mierungspotenzial gab. Vor allem die ausgehende Post kristallisierte sich als Problem heraus: Tausende von Mitarbeitern verbrachten jeden Tag Stunden auf dem Weg zum Drucker, falzten Briefe, frankierten sie und brachten sie zur Poststelle. Zudem war der Zeitverzug zwischen Ferti gstellung des Briefs und Versand deutlich spürbar.

Schnelle Implementi erung, schlanke LösungDer Bereich Postausgang sollte einfach und schnell opti miert werden. Die AOK analy-sierte den Markt für automati sierte Post-lösungen und schrieb das Projekt schließlich europaweit aus. Binect konnte sich gegen zwei Konkurrenten in der engeren Auswahl durchsetzen. Nach einer Testi nstallati on erfolgte der Zuschlag.

„Binect wurde uns von den Kollegen bei der AOK Bayern bereits empfohlen“, sagt Sebasti an Angerstein, Bereichsleiter Dokumentenmanagement bei der AOK Niedersachsen. „Wir führten zudem eine vierwöchige Eignungsprüfung der Anbieter durch, die Binect ebenfalls bestand.

BINECT OPTIMIERT KORRESPONDENZPROZESSE

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Datenschutzrichtlinien für Sozialdaten – und damit auch spezielle Zerti fi zierungen. Auch bei der Hardware gelten strenge Regulierungen. Die Server stehen bei der AOK in einer sogenannten demilitarisierten Zone (DMZ) innerhalb des Rechenzentrums, abgeschirmt durch eine eigene Firewall. Sämtliche externen Datenübertragungen geschehen ausschließlich verschlüsselt per VPN.

„Uns war es wichti g, kein Versuchskaninchen zu sein“, betont Sebasti an Angerstein. „Binect verfügte bereits über Erfahrung und Referenzinstallati onen. Auch die für uns essenzielle SAP-Schnitt stelle für die elektro-nische Archivierung der Ausgangspost hat Binect schnell zu Beginn umgesetzt und uns damit einen großen Aufwand erspart.“

Ständige WeiterentwicklungSeit mehr als sechs Jahren arbeitet die AOK nunmehr mit Binect erfolgreich zusammen. Laufend gibt es Weiterentwicklungen wie die erwähnte Multi -Kanal-Sorti erung. Beide Partner reagieren gemeinsam auf Neuerungen, etwa auf die Einrichtung einer AOK-Online-Geschäft sstelle; Binect entwickelt neue Funkti onen, angepasst an die Bedürfnisse der AOK. Alle vier Wochen fi nden Projektmanagementgespräche statt und neue Anforderungen werden bewertet. Parallel werden Tickets über den ständigen Support abgearbeitet.

Bisher wurden neben dem Output Management auch neue Funkti onen wie eine Ausfall- und Katastrophensicherung umgesetzt. Die Binect-Umgebung läuft dabei im Clusterbetrieb zwischen zwei Rechenzentren und wurde somit zur Hochverfügbarkeitslösung.

„Dank Binect konnten wir unsere Prozesseffi zienz in Höhe von etwa 260 Voll-zeitstellen pro Jahr steigern, die seither für das Kerngeschäft der AOK Niedersachsen eingesetzt werden können“, resümiert Sebasti an Angerstein. „Ich würde Binect daher guten Gewissens weiterempfehlen.“

Was zu Beginn lediglich eine Weiter-gabe von Dokumenten an den externen Druckdienstleister war, ist heute eine zentrale Verwaltung verschiedener Kanäle wie E-Mail, Fax und Nachrichten für die AOK-Online-Geschäft sstelle.

Das System erkennt die Präferenz des Adressaten und schlägt dem Sachbearbeiter entsprechend vor, etwa den Online-Kanal zu wählen, wenn der Kunde sich auch für die Online-Geschäft sstelle registriert hatt e. Der eigentliche Brief wird dann automati sch im Postf ach des Kunden eingestellt; eventuelle Beilagen werden zudem als PDF angehängt. Damit ist Binect für die AOK vom Dienst-leister für das Output Management nun zum Partner im ganzheitlichen Dokumenten-management geworden. Die einzelnen Bestandteile der Lösung arbeiten dabei komplett im Backend: Über ein Handshake-Verfahren werden sehr performant Daten, sprich Briefe und Steuerdaten, angenommen; das System sendet automati sch eine Quitti erung zurück, um eine lückenlose Verarbeitung zu gewährleisten.

Gesamter Prozess hinter einem MausklickDie Sachbearbeiter arbeiten im besten Falle ausschließlich in ihrer operati ven SAP-oscare®-Anwendung. Wenn dort eine Korrespondenz ausgelöst wird, drückt der Mitarbeiter nur noch auf eine Taste. Dann ist der komplett e Prozessschritt abgeschlossen: Datengenerierung, Aufb ereitung, Übergabe an die Binect-Umgebung, Weitergabe an den Druckdienstleister oder die intelligente Steuerung in andere Kanäle. Binect erkennt jedoch auch Fehler bei der Eingabe und reagiert entsprechend. Der Sachbearbeiter kann reagieren und etwa eine falsche Adresse berichti gen, bevor die Korrespon-denz versendet wird.

Spezielle AnforderungenAls Krankenkasse hatt e die AOK Niedersachsen einen umfangreichen Anforderungskatalog: Insgesamt 800 Kriterien musste Binect erfüllen. Darunter fi elen die vorgegebenen recht-lichen Rahmenbedingungen durch das Sozialgesetzbuch sowie einschlägige

„Binect verfügte bereits über Erfahrung und

Referenzinstallati onen. Auch die für uns essen-zielle SAP-Schnitt stelle

für die elektronische Archivierung der

Ausgangspost hat Binect schnell zu

Beginn umgesetzt und uns damit einen großen

Aufwand erspart.“

Sebasti an Angerstein, Bereichsleiter

Dokumentenmanagement