Apps und SharePoint-Fachverfahren Thorsten...

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© 2015 Avanade Inc. All Rights Reserved. Apps und SharePoint-Fachverfahren für die Verwaltung Kultus Justiz Polizei Vergabe Avanade Deutschland GmbH Thorsten Eberhardt Leitung Öffentliche Auftraggeber & Gesundheitswirtschaft Deutschland, Österreich und Schweiz April 2015 1

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Apps und SharePoint-Fachverfahren für die Verwaltung

Kultus

Justiz

Polizei

Vergabe

Avanade Deutschland GmbH

Thorsten Eberhardt

Leitung Öffentliche Auftraggeber & Gesundheitswirtschaft

Deutschland, Österreich und Schweiz

April 2015

1

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Kurzprofil - Avanade

2

Über 2 Milliarden US-

Dollar Umsatz im FY14

Seit unserer Gründung

im Jahr 2000 ein

durchschnittlich

jährliches Wachstum

von über 20%

Gegründet in 2000 von

Accenture & Microsoft

Fokussiert auf Microsoft

Technologie

Mehr als 23.000 Berater

Büros in mehr als 70

Standorten in 20 Länder

Microsoft Alliance SI Partner of the Year 2015

Microsoft Alliance Partner of the Year 2015

Microsoft Alliance Partner of the Year – Application Platform, 2012

Microsoft Mobility Partner of the Year, 2015, 2015, 2012

Microsoft Desktop Partner of the Year, 2011

Microsoft Dynamics Distribution Partner of the Year, 2011

Microsoft Country Partner of the Year – Germany 2015

Microsoft Global Enterprise Partner of the Year 2010, 2009, 2008,

2006, 2004, 2001

Microsoft Dynamics President’s Circle and Inner Circle 2015, 2015,

2012, 2011, 2010, 2009, 2007, 2006, 2005

Computerworld: Top 100 Best Places to Work in IT, 2015, 2015, 2011,

2009

Accenture und Microsoft sind

alleinige Anteilseigner seit

Gründung.

Durch diese einmalige Verbindung

ist Avanade bei Microsoft frühzeitig

in die Entwicklung neuer Produkte

eingebunden und kann seinen

Kunden zukunftsweisende

Lösungen anbieten.

Die Nähe zu Accenture

gewährleistet professionelles

Projektmanagement, den Zugang

zu weiteren Technologien und ein

breites Prozess und Branchen-

Know-how.

Vertrauensvoller Berater

für mehr als 800 Kunden

in allen Industrien.

95% unserer Kunden

sind mit unserer Arbeit

zufrieden oder sehr

zufrieden.

Avanade in Deutschland, Schweiz & Österreich

7 Standorte mit > 390 Mitarbeitern

Nearshore Entwicklungszentrum in

der Slowakei

Rund 400 weitere Mitarbeiter in

unseren Near- und Offshore-

Centern arbeiten für unsere

deutschsprachigen Kunden

Umsatz Fiskaljahr 2015: ~90m €

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Unser Dienstleistungsportfolio im öffentlichen BereichPlanung, Entwicklung, Einführung und Betrieb

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Ordnungswidrigkeit

Pilotanwendung

http://www.microsoft.com/de-de/business/public-sector/government/initiativen/neustadt/ordnungswidrigkeiten-app.aspx

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Optimierung der Datenerfassung durch Automatisierung und Beschleunigung des Verfahrens

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Klassisches MenüSchnellzugriff von der Startseite aus

Funktionen mittels Buttons

Modernes PanoramamenüSchneller Wechsel mit Wischgeste

Funktionen mit App Bar

Nutzung des Mobiltelefons mit zwei alternativen BedienkonzeptenAblösung Papierformular und

manuelle Datenerfassung

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Ordnungswidrigkeit - Ganzheitlicher Prozess von der Aufnahme der Ordnungswidrigkeiten bis hin zum Bescheidversand

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Fazit

• Wenn das Szenario geeignet ist, können Eingaben effizient erfolgen.

• Zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten können zur Eingabe genutzt werden.

• Anpassungen an das Gerät sind in der Architektur realisierbar

• Die Eingabe ist schnell und effizient.

Motivation & Ziele

• Erstellung eines Proof

of Concept zur mobilen

Datenerfassung

• Entwicklung einer

mobilen Lösung zur

Erfassung von

Ordnungswidrigkeiten

• Einheitliche Architektur

für Phone8 und

Windows Tablets

nutzbar.

• Optimierung der

Datenerfassung durch

Automatisierung und

Beschleunigung des

Verfahrens

Nutzung von Mobiltelefon

Bedienung über Gesten und App Menü, Liste und

Details gleichzeitig im Blick, größere Übersicht

Erfassung von Geschwindigkeitsverstößen

Optimierung der Eingabe

• Fehlerreduzierung und

Beschleunigung durch

automatische

Vervollständigung

• Gleichbleibende

Angaben werden

einmal erfasst und für

mehrere Verstöße ver-

wendet.

• Reduzierung der

manuellen Eingaben

zur Verbesserung der

Datenqualität

• Auswahlfelder durch

Kataloge

Beweisfotos

Schnell, sicher und

fallgebunden anhängen

• Fotos direkt aus der

App aufnehmen

• Fotos werden in

einem geschütztem

Speicherbereich auf

dem Gerät abgelegt

• Fotos werden nicht

auf das SkyDrive

geladen

• Der Bezug zum Fall

geht nie verloren

• Nach dem absenden

verbleiben die Fotos

nicht auf dem Gerät

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Optimierung der Datenerfassung durch Nutzung der technologischen Möglichkeiten der Plattform

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Erfassung von

Geschwindigkeitsverstößen…

• Fehlerreduzierung und

Beschleunigung durch

automatische

Vervollständigung

• Gleichbleibende

Angaben werden

einmal erfasst und für

mehrere Verstöße

verwendet.

• Reduzierung der

manuellen Eingaben

zur Verbesserung der

Datenqualität

Stadt und Landwerden ergänzt

Auswahlfelder durch

Kataloge…

Bußgeldkatalog

Beweisfotos schnell,

sicher und fallgebunden

anhängen…

Postleitzahl und Ort

+ +

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Demo

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E-Akte

Fachverfahren / E-Akte auf Basis von SharePoint mit DMS Funktionalitäten

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E-Verwaltung

Skalierbarkeit – mit Microsoft erarbeitete Architektur garantiert benötigte Skalierbarkeit

Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit – über

fachliche und technische Protokollierung

Fachlich geprüft – zusammen mit einem Bundesministerium erarbeitet und getestet

Akzeptiert – durch Integration in die Office Umgebung

Elektronische Aktenverwaltung

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E-Akte mit SharePoint

$BA

Skalier-

barkeitRevisions-

sicherheit

Nachvoll-

ziehbarkeit

Daten-

sicherheit

Zukunfts-

sicherheitVorgangs-

bearbeitung

Multi Device

Experiences

User

FokussiertSoftware

Lizenzen

Fachlich

geprüft

5

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Pilotierung SharePoint 2013 Projektumfang – Liste der Anwendungsfälle

Akte

n &

Akte

npla

n

Akte anlegen

Akte löschen

Akte umregistrieren

Aktenplaneinheit anlegen

Aktenplaneinheit löschen

Kennzeichenregelsatz anlegen

Kennzeichenregelsatz bearb.

Dokum

ente

Dokument anlegen

Dokument gemeinsam bearb.

Dokument löschen (2-Augen)

Dokument löschen (4-Augen)

Dokument sperren

Dokument entsperren

Vorg

änge Vorgang anlegen

Vorgang löschen

Vorgang intern abgebenV

org

änge Vorgang schlussverfügen

Vorgang wiederaufleben

Verakten eines Dokuments

Org

anis

ation

Benutzer anlegen

Benutzer löschen

Organisationseinheit anlegen

Organisationseinheit löschen

Organisationsstruktur verschieben

Bet.P

roz.

Beteiligungsprozess starten

An einem Bet.Proz. teilnehmen

Laufweg für Bet.Proz. erstellen

Sonstiges

Anwendungsübergreifende Suchfunktion

Metadaten ändern

Annotationen anbringen

Annotationen einsehen

Fachliche Protokollierung

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Fachlich geprüft

20%

16%

11%

9%8%

6%5% 5%

3% 3% 3%2% 2%

1% 1%0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Bete

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Dokum

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63% 37% 0%

64% (5 AFs) 36% (10 AFs) 0% (14 AFs)

Aus Sicht des Verwaltungshandelns, der Erfahrungen des Kunden mit Favorit

und dem Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit wurden

relevante Funktionalitäten definiert und entsprechend den Regeln der

Schriftformerfordernis im SharePoint umgesetzt.

SharePoint als Plattform für eine rechtskonforme Aktenverwaltung in der

deutschen Verwaltung ist fachlich und technisch geprüft und nachgewiesen

worden.

Quelle: Organisationskonzept elektronische

Verwaltungsarbeit, Baustein E-Akte, S. 8

5 Komponenten des Prototypen verursachen 63% des gesamten

Implementierungsaufwands für Anwendungsfälle

(Geringe Out-of-the-Box Abdeckung)

24 Anwendungsfälle konnten Out-of-the-Box (14) oder mit vergleichsweise

geringem Anpassungsaufwand (10) für Out-of-the-Box Funktionen abgedeckt

werden (Gute Out-of-the-Box Abdeckung / Wiederverwertung)

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Dokumentenmanagement-Systeme (E-Akte): Strategie, Ziele, Bedarf

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Ziele

Bedarf

Umfang

Technologie

Einführung

Realisierung

Die DMS-Strategie einer Behörde sollte die folgenden Themenfelder adressieren:

Welchen Bedarf für eine E-Akte habenBehörden / Organisationsbereiche konkret?

Ziel

Produktivität• Ablage, Einsortieren• Suche, Recherche• Mitzeichnung, Umlauf• z.d.A., Aussonderung• Botengänge, Transport

Qualität• Vollständige Akten• Strukturierte Ablage• Einhaltung der GGO

Sachkosten• Aktenlagerung• Drucken, Kopieren

Transparenz• Auskunftsfähigkeit• Steuerbarkeit• Protokollierung

Beschäftigte• Mobile / Heimarbeit• Komfort / Entlastung• Image

Die Einführung von DMS bedient viele Ziele -nicht alle sind gleichzeitig/-wertig erreichbar:

Nr. Kriterium Eignung für die eAkte

gut geeignet schlecht geeignet

1 Umfang Papierakten viele wenig

2 Häufigkeit Aktenzugriff häufig selten

3 Verschiedene Bearbeiter häufig selten

4 Aktenabgabe an Dritte selten häufig

5 Aktenkopien Keine / wenige Standard / viele

6 Platzprobleme akute

Platzprobleme

ausreichend

Flächen, nicht

nachnutzbar

7 IT-Arbeitsplatzausstattung komplett, aktuell Lücken, veraltet

8 Aktenführendes (Fach-)

Verfahren

Kein Fachverfahren getrennt von Akte Vorhanden

9 Parallele

Veränderungsprojekte

Keine Hohe Belastung

10 Veränderungsbereitschaft

Leitungsebene

aufgeschlossen skeptisch

11 Veränderungsbereitschaft

Arbeitsebene

aufgeschlossen skeptisch

12 Quellen Akteninhalt überwiegend

intern /

elektronisch

überwiegend per

Briefpost

überwiegend aus

Publikumsverkehr

Interesse/Bereitschaft

Eignung/Nutzenerwartung

Unterstützungs-bedarf

SchwerpunkteLeistungsumfang

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Umfang und Leistung einer E-Akte

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Welcher Umfang aus Zielgruppen, Funktionalität und Unterstützung soll bedient werden?

Was muss die Lösung leisten?Mit welchen Technologien ist dies erreichbar?

E-A

kte

E-V

org

ang

sb

ea

rbe

itung

E-Z

usa

mm

ena

rbe

it

E-F

ach

ve

rfahre

n

Sca

n-P

roze

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E-P

osts

telle

E-L

an

gze

itsp

eic

heru

ng

Serviceangebot(Leistungstiefe)

Fachliche Breite(Module E-Verwaltung)

Leistungsempfänger(Zielgruppen)

GGO-Standard-

Funktionen

Mandanten-

fähigkeit

Office- / E-Mail-

Integration

Intuitiver

Standard-Client

Revisions-

sicherheit

Drag & Drop

Konfigurierbarkeit

Serviceorientierte

Architektur

Komplexe

Berechtigungen

Nutzerakzeptanz

Ergonomie Stabilität Performance

HeterogenitätInfrastruktur Anwendungen

Verwaltungsstruktur

Pro

du

kts

tra

tegie

Pla

ttfo

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ate

gie

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Einführungsstrategie und Realisierungsplan

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Mit welcher

Einführungsstrategie

können die Ziele

erreicht werden?• Organisationsweise

Einführung

• Rollout einer Infrastruktur, vergleichbar E-Mail

• vgl. § 6 EGovG(bis 2020)

Einheitliche E-Akte

als Ersatz für die

Papierakte?

Gezielte Optimierung

ausgewählter

Verwaltungsprozesse?

oder

• Prozessbezogene Umsetzung

• Reorganisations- bzw. Integrationsprojekte

• vgl. § 9 EGovG(über 30 Jahre)

Weitere Grundsatzentscheidungen zu…

zentralen vs. dezentralen Projektstrukturen

Referenzmodell, Einführungsmuster

Trainingsansatz

Einführungsbegleitung / Coaching

Nach welchem

Realisierungsplan kann

das Vorhaben erfolgreich

umgesetzt werden?

• Teilprojekte / Aktivitäten

• Zeitplanung / Meilensteine

• Projektorganisation / Sourcing

• Aufwand / Kosten / Wirtschaftlichkeit

↔ Methoden

↔ Erfahrungen

↔ Ressourcen

↔ Budgets

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Kontaktinformationen

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Avanade Deutschland GmbH

Kiel

Hamburg

Düsseldorf

Frankfurt

München

Thorsten Eberhardt

Leitung Öffentliche Auftraggeber und Gesundheitswesen

[email protected]

Mobil: +49 175 5763840

Frankfurt / Kronberg

Campus Kronberg 7

D-61476 Kronberg

Telefon +49 6173 94 63800

Telefax +49 6173 94 63999

www.avanade.de

München

Anni-Albers-Straße 11

80807 München

Telefon +49 89 93081 60808

Düsseldorf

Kaistraße 20

40221 Düsseldorf

Telefon +49 6173 94 63800

Hamburg

Weg beim Jäger 224-226

22335 Hamburg

Telefon: +49 6173 94 63800

Kiel

Siemensstr. 8

24118 Kiel

Telefon: +49 431 593690