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aprinto revolutioniert die Dokumenten-Welt aprinto - die Lösung für die Verwaltung, den Druck und die Verteilung Ihrer Dokumente.

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aprinto

Handout zur Präsentation am 2. September 2009 in Oldenburg

bei der CeWe Color Gruppe

aprinto revolutioniert die Dokumenten-Weltaprinto - die Lösung für die Verwaltung, den Druck und die Verteilung Ihrer Dokumente.

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Dokumente einfach verwalten, drucken

und verteilen.

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Übersicht

› Was ist aprinto?

› Wie funktioniert aprinto?

› Was hat aprinto mit Kosteneinsparung zu tun?

› Welche Branchen und Anwender sind bereits aprinto-Fans?

› Anhang

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Was ist aprinto?

› aprinto ist Ihre Online-Lösung für:

› die Verwaltung, › den Druck und › die Verteilung Ihrer Dokumente,

und zwar:

› egal was - z. B. Handouts, Broschüren› egal wie viel - ab Auflage 1 unbegrenzt› egal wann – jederzeit online verfügbar› egal wohin – europaweiter Versand

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› Die virtuelle Information lässt sich - auch zukünftig - tatkräftig von „gedruckten Helfern“ unterstützten.

Gedruckte Dokumente soweit das Auge reicht.

› Die gedruckte Unternehmens-Kommunikation in Form von Präsentationen, Booklets, Handbüchern, Broschüren, Datenblättern etc. erlebt eine unerwartete Renaissance.

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› Viele Informationen können ohne die dazugehörige „anfassbare Ausführung“ einfach nicht transportiert werden.

› Nur so viel drucken, wie tatsächlich benötigt wird, ist die Devise:› stets aktuelle Informationen› passend zum Anlass› keine überfüllten Lager› ökologisch vertretbar

Gedruckte Dokumente – es geht nicht ohne.

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Verwaltung, Druck und Verteilung von Dokumenten – ein typischer Prozess:

Dokumente verwalten, drucken, verteilen: Ein mühsamer Vorgang?

zeitintensive Vorbereitung:

Vorbereitung

› Hoher Zeitaufwand für die Zusammenstellung von Dokumenten und finalen Druckvorlagen

Hohe Druck- und Lagerkosten:

› Hoher Koordinationsaufwand in Beschaffungsprozessen

› Hohe Kosten für (Offset)Druckerei› Niedrige Qualität von CopyShops› Hohe Kosten für Lagerung von

Mindestauflagen und Entsorgung von Überproduktionen

zeitintensive Verteilung:

› Auslieferungs- und Verteilungs-prozess für Dokumente ist oft sehr zeitaufwendig, fehler-behaftet und intransparent

AuslieferungBestellung

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hohe Druck- und Lagerkosten

Mit aprinto-Lösung Zeit und Kosten sparen – ein einfacher und effizienter Weg:

Dokumente verwalten, drucken, verteilen: Einfach mit aprinto.

Ihr Desktop als „Schaltzentrale“ für alle Prozesse – von der Bestellung bis zur Auslieferung.

Kostenersparnis: Gedruckt wird nur, was benötigt wird. Keine Lagerhaltung von veralteten Versionen.

Zeitersparnis: Keine Schnittstellen zu Druckerei/ Logistik-Partnern nötig - aprinto ersetzt diese alle.

zeitintensive Abstimmung/Freigabe zeitintensive Logistik/Verteilung

Vorbereitung AuslieferungBestellung

Zuverlässigkeit: aprinto als ein fester Ansprechpartner, der in allen Prozess-Abschnitten „den Hut aufhat“.

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Was macht aprinto besonders?

aprinto verbindet das Handling Ihrer Dokumente direkt mit dem Druck-und Logistik-Prozess, sodass Sie von spürbarer Prozessvereinfachung und Zeitersparnis profitieren können.

aprinto

Dokumenten-Verwaltung

Logistik-Partner

Online-Druckerei

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aprinto – für jedes Dokument eine Lösung.

› Präsentationen

› Handbücher

› Produktkataloge

› Booklets

› Datenblätter

› Berichte / Analysen

› Verkaufs-Folder

› Konferenzunterlagen

› Veranstaltungs-programme

› Schulungs-unterlagen

› Flyer

› Postkarten

› Menükarten

› Poster

› Angebote

› individuelle Beratungs-Dokumente

› Exposés

› u.v.m.

Für jeden Anlass das richtige Produkt:

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aprinto – für jede Daten-Quelle eine Lösung.

So einfach kann professioneller Druck sein:

Ihre Handbücher, Präsentationen, Geschäftsberichte, Broschüren, Handouts

direkt aus Word, PowerPoint oder PDF drucken!

Drucken Sie doch einfach – direkt aus Ihren Office-Programmen:

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aprinto – für jedes Dokument die optimale Verarbeitung.

› Formate (Hoch-, Quer)z. B. z. B. A4, A5, Taschenbuch,205 x 205, 210 x 210

› Papierz. B. Bilderdruck matt / glänzend, Naturpapier in verschiedenen Grammaturen

Vielfältige Ausführungen:

SOFTCOVER

BROSCHÜREN

HARDCOVER

RINGBÜCHER

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Wie funktioniert aprinto?

1. aprinto aufrufen› Besuchen Sie www.aprinto.de

und wählen Sie Ihr Produkt aus.

› Im Produkt-Konfigurator können Sie Ihre individuellen Druck-Parameter einstellen.

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Wie funktioniert aprinto?

2. Dokument hochladen› Laden Sie ein Dokument

Ihrer Wahl auf die aprinto-Plattform hoch.

› Prüfen Sie Ihr finales Druck-Dokument in der Vorschau.

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Wie funktioniert aprinto?

3. Bestellung abschicken› Legen Sie die Liefer- und

Rechnungsadresse fest und lösen Sie dann den Bestell-prozess aus.

› Dokument-Paket in Empfang nehmen

› Freuen Sie sich zeitnah auf Ihre aprinto-Lieferung!

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aprinto steht für hohe Qualität und Sicherheit

› Sicherheit – alle aprinto Online-Systeme sind in Rechenzentren untergebracht, welche standardmäßig mit TÜV Level 3 zertifiziert sind.

› Qualität – die aprinto-Druckerei ist Europas größte Digitaldruckerei und fertigt täglich mehr als 100.000 Individual-Produkte mit höchster Prozesskontrolle und höchstenQualitätsstandards.

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aprinto liefert professionellen Service

› Service – aprinto Mitarbeiter reagieren immer schnell und lösungsorientiert.

› Mehrwert – durch den „Shared Service“ werden Druckkosten im Gesamtverbund gesenkt. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen entstehen Kosteneinsparungen von ca. 10-30%.

› Komfort / Benutzerfreundlichkeit – aprinto wird direkt und sicher mit dem Intranet verbunden. Auch notwendige Schnittstellen zu E-Procurement-Systemen können hergestellt werden.

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Was hat aprinto mit Kosteneinsparung zu tun?

› Im Dokumenten-Lebenszyklus gibt es zwei wesentliche Kostenfaktoren:› unmittelbare Druck-Kosten› vor- und nachgelagerte Kosten für Erstellung / Verteilung von Dokumenten

› Auffällig ist: Die vor- und nachgelagerten Kosten liegen um das 6-fache höher als die eigentlichen Druck-Kosten! (Kostenverhältnis 1:6; Quelle: Infotrends 2009)

› Als On-Demand-System liefert aprinto für jede Phase des Dokumenten-Lebenszyklus - wie z. B. Warehousing, Archivierung, Administration und Distribution - Potenziale zur Kosteneinsparung.

› Bewiesen ist: Durch den Einsatz von On-Demand-Lösungen kann das Kostenverhältnis (direkte- zu indirekten Dokumenten-Kosten) von 1:6 wieder in ein 1:1 Verhältnis korrigiert werden (Quelle: Infotrends 2009).

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Die tatsächliche Produktion von Dokumenten macht nur einen kleinen Anteilder Gesamtkosten von Dokumenten aus!

Produktion als Bruchteil der Dokument-Gesamtkosten

Dokument-Gesamtkosten Kosten im Durchschnitt

ca. 4 bis 7 Cent

Beispiel: Gesamtkosten in €/Seite eines typischen Dokuments bei In-House Produktion. Quelle: Infotrends 2009, TCO Studie

Sichtbare Fixkosten – z. B. Hardware, Toner, Patronen, Papier, Click-Charges, Service und Betrieb, Strom etc.Support und Infrastruktur – Helpdesk, 2nd Level Support-Mitarbeiter, Training, Print Server, NetzwerkverbindungenAdministration und Beschaffung –Auftragsabwicklung, Abrechnungsver-fahren, Ausschreibungen, Lagerung, Wiederbeschaffung, Service Center, Inventar-Verwaltung, Lieferanten-ManagementDokument-Produktion – Anwender-Zeitaufwand für Produktion, Wartezeiten, Bedienungseingriffe, Endfertigung von Hand, Bedienung und Wege zum Kopierer, Wege und Bedienung für Fax-GerätDokumenten-Management – die „vorher und nachher“ -Kosten und –Prozesse wie z. B. Dateiverwaltung, Archivierung, Bindungen, Falzungen, Datenbeschaffung, Postversand, Konfektionierung, Poststelle, Vordrucke, elektronische Formulare, Dokument-Gestaltung, Entsorgung, etc.

Gesamtkosten

ca. 4 bis 7 Cent

ca. 2 bis 3 Cent

ca. 12 bis 16 Cent

ca. 20 bis 27 Cent

ca. 42 bis 60 Cent

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Dokumente intern / extern produzieren: Wer schneidet im direkten Zeit- und Kostenvergleich besser ab?

aprinto ist bis zu 60% günstiger als herkömmliche Lösungen.

Aktivität

aprinto-Kalkulationsmodell: Beispiel in € (netto) für den Druck eines Handbuchs (Auflage 1, A5, Softcover, 36 Seiten, 4c). * z. B. renommierte Schnelldruckerei

In-HouseMinuten Kosten Minuten Kosten

Externer Partner* aprinto

Minuten Kosten

Fahrzeiten / Laufzeiten

Neuen Auftrag erstellen

Korrekturdurchläufe

Nachbestellung

Reaktionszeiten / Auftragsannahme

Wiederholung aufgrund von Fehlern

Zwischensumme

Produktion

Gesamtkosten

10

12

5

12

12

7,65

15,36

6,00

7,20

3,00

7,20

7,20

4,59

35,19

50,55

10

10

5

7

7

3,51

6,00

6,00

3,00

4,20

4,20

2,11

0

5

2

2

0

0,03

0,00

3,00

1,20

1,20

0,00

0,02

9,93

25,51

35,44

9,38

5,42

60%14,80

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aprinto hat viele Fans

› in folgenden Branchen:

› Bildung & Ausbildung› Finanz- und Versicherungsbranche› Franchise-Unternehmen› Einzelhandel› Gastronomie› Technologie-Unternehmen› Rechtsanwälte / Notare / Wirtschaftsprüfer / Steuerberater› Investitionsgüter & Produktion› Pharma-Unternehmen / Gesundheitswesen› Grundstück- und Immobilienmakler

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› Zeitsensible Dokumente schnell erstellen, drucken und verteilen können

› Individuelle Informations-/Trainingspakete schnell und einfach zusammenstellen und professionell drucken

› Hoher administrative Aufwand für laufende Versorgung von Mitarbeitern / Schulungsteilnehmern mit Schulungsunterlagen kann über zentrale aprinto-Plattform erheblich reduziert werden

Trainer, Personalverantwortliche, Bildungsinstitute nutzen aprinto:

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Assistenten, Office Manager nutzen aprinto:

› Dokumente können innerhalb kürzester Zeit an Vorgesetzte und Teams als professionelle Dokumente ausgehändigt werden

› Unterlagen können selbständig erstellt und professionell gedruckt werden, ohne Hilfe Dritter in Anspruch nehmen zu müssen

› Neue Versionen können kurzfristig an definierte Verteiler zur Info / Freigabe bereitgestellt werden

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Marketing- / Vertriebsmitarbeiter, Eventplaner nutzen aprinto:

› aprinto liefert zuverlässig und kurzfristig Marketing-/ Veranstaltungsmaterial. Und zwar immer exakt so viel oder so wenig, wie benötigt wird.

› Marketing- und Vertriebsdokumente können mit aprinto individualisiert und damit erfolgreicher für Zielgruppen-Marketing eingesetzt werden – und das ab Auflage 1.

› Nachproduktionen können schnell und unkompliziert gedruckt und verteilt werden.

› Keine Auflagen-Diskussionen mehr führen: aprinto liefert hochwertigen 4-Farbdruck mit offset-naher Qualität für ein- oder unbegrenzt viele Exemplare.

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IT-Abteilungen bevorzugen aprinto:

› Einfache Implementierung von aprinto

› Als Shared-Services Plattform passt aprinto sich problemlos auf die Prozesse und Regeln des Unternehmens an

› Einrichtung von Schnittstellen für E-Procurement möglich

› aprinto-Betrieb kann zügig aufgenommen werden

› aprinto-Trainings werden nach Vereinbarung kurzfristig vor Ort oder onlinedurchgeführt. Ein Arbeitnehmer benötigt in der Regel nicht länger als 1 Stunde, um die Anwendungen von aprinto zu erlernen.

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Einkäufer bevorzugen aprinto:

› aprinto ermöglicht enorme Kosteneinsparungen: In der Regel liegt der Anteil der vor- und nachgelagerten Kosten von Print-Produktionen ca. um das 6-fache höher als die eigentlichen Produktionskosten (Quelle: Infotrends 2009).

› Die integrierten Prozessvereinfachungen von aprinto für das Verwalten, Drucken und Verteilen von Dokumenten ermöglichen eine Senkung der Gesamtkosten von bis zu 40%.

› Kosten für Lagerung von Mindestauflagenkönnen durch Print on Demand eingespart werden

› Mit bedarfsgerechter Produktion entfällt die Entsorgung von veralteten Dokumenten

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aprinto – allzeit bereit für Ihre Dokumente.

› Starten Sie jetzt mit der Vereinfachung und Verbesserung Ihrer Dokumenten-Welt und nutzen Sie aprinto für:

› die Verwaltung, › den Druck und › die Verteilung Ihrer Dokumente,

und zwar:

› egal was - z. B. Handouts, Broschüren› egal wie viel - ab Auflage 1 unbegrenzt› egal wann – jederzeit online verfügbar› egal wohin – europaweiter Versand

Wir freuen uns auf Ihre Dokumente!

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aprinto – allzeit bereit für Ihre Fragen.

› Sie haben Fragen? Sie möchten noch mehr darüber erfahren, ob aprinto auch die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen kann?

› aprinto lebt von gutem Service. Machen Sie sich direkt mit unseren Reaktionszeiten vertraut - Egal was Sie wissen möchten, rufen Sie uns an: Unter 02534 – 581 69 0 beantworten wir jederzeit gern Ihre Fragen!

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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Anhang - aprinto hilft bei: Dokument-Quellen bearbeiten

1 - Dokument-Quellen bearbeiten:

Ihre Anforderung:

Sie müssen mit Dokument-Quellen aus den verschiedensten Formaten (MS Office oder Gestaltungs-programme) arbeiten können.

aprinto hat die Lösung.

aprinto akzeptiert verschiedenste Quell-Formate wie z. B. Word, Excel, PowerPoint, PDF.

Ihr Dokument muss aus verschiedenen Datenquellen zusammengesetzt werden können.

Mit aprinto können Sie Dokumente verschiedener Quellen (z. B. Word, Excel, PDF) in einem individuellen Gesamtdokument zusammenfügen.

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Anhang - aprinto hilft bei: Dokument-Quellen verwalten

1 - Dokument-Quellen verwalten:

Ihre Anforderung:

Sie müssen eine Vielzahl von Dokumenten strukturiert pflegen und drucken können.

aprinto hat die Lösung.

Legen Sie Ihre persönliche, passwortgeschützte, elektronische Bibliothek für Ihre Dokumente auf aprinto an. Die Strukturierung Ihrer Dokumente können Sie selbst bestimmen.

Sie müssen eine Vielzahl von Dokumenten an unterschiedliche Empfängergruppen versenden / veröffentlichen. Nicht jeder im Unternehmen darf Zugang zu Ihren Dokumenten haben.

Es muss sichergestellt sein, dass Veränderungen an Ihren Dokumenten nur von berechtigten Personen vorgenommen werden.

Durch die Rechtevergabe von aprinto können Sie genau definieren, wer Veränderungen an den Dokumenten, die gedruckt werden sollen, vornehmen darf.

Mit aprinto können Sie Ihre Benutzergruppen flexibel selbst anlegen. Sie allein legen fest, welche Kollegen / Partner / Filialen / Kunden Ihres Unternehmens über die zentrale aprinto-Plattform auf Ihre Dokumenten-Bibliothek zugreifen und den Druck-Prozess anstoßen dürfen.

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Anhang - aprinto hilft bei: Dokument-Quellen verwalten

1 - Dokument-Quellen verwalten:

Ihre Anforderung:

Den Informationsfluss für neue Versionen von Dokumenten / Informationsmaterial sicher zustellen, geht im Geschäftsalltag oft unter. Das darf nicht passieren.

aprinto hat die Lösung.

Veröffentlichen Sie einfach und schnell neue Versionen von Dokumenten für Ihre Benutzergruppen. Nutzen Sie die praktischen Hilfestellungen von aprinto, um auch unter hoher Arbeitsbelastung für den hochwertigen Druck wichtiger Dokumente zu sorgen.

Sie müssen verschiedene Richtlinien und Freigabe-Regeln für die Veröffentlichung von internen /externen Dokumenten einhalten.

Sie müssen hohe Sicherheitsvorgaben für den Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten einhalten.

Bei aprinto findet der gesamte Verwaltungs- und Druckprozess für Ihre Dokumente in einer sicheren Umgebung statt, welche bereits die Sicherheitsanforderungen für sensible Daten vieler europäischer Konzerne erfüllt.

Mit der Verwaltungs-Funktionalität von aprinto können Sie problemlos Freigabe-Regeln einrichten und bei der Print-Produktion eine Einhaltung Ihrer Veröffentlichungs-Richtlinien sicher stellen.

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Anhang - aprinto hilft bei: Druck-Dokument erstellen

2 - Finales Druck-Dokument erstellen:

Ihre Anforderung:

Welche Anforderungen muss mein Dokument erfüllen, damit es in gedruckter Form professionell aussehen kann?

aprinto hat die Lösung.

aprinto ist Ihr persönlicher Druck-Assistent. Egal, ob Ihr Dokument aus Word, Excel, PowerPoint oder PDF stammt – mit aprinto wandeln Sie es mit einem Mausklick in ein professionelles Druck-Dokument um.

Sie benötigen eine Auswahl von Dokumenten-Standards, um die Vorgaben Ihres Unternehmens einhalten zu können.

Sie möchten für die Nach-bestellung bereits gedruckter Do-kumente nicht erneut den gesam-ten Prozess angestoßen müssen.

Mit aprinto wählen Sie einfach in der Historie das Dokument aus und starten mit Klick auf „nachbestellen“ automatisch den Druck mit den zuletzt verwendeten Druck-Parametern.

Ihre Dokumente können Sie mit aprinto auf einem breiten Spektrum hochwertiger Verarbeitungsformen drucken. Ihnen stehen zahlreiche Formate und Bindungsarten wie z. B. Broschüre, Ringbuch, Softcover, Hardcover zur Verfügung.

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Anhang - aprinto hilft bei: Dokument-Produktion

3 - Produktion der Dokumente:

Ihre Anforderung:

Sie benötigen eine CopyShop-Alternative, da diese oftmals die Qualitäts-Anforderungen für die professionelle Verarbeitung von Dokumenten nicht erfüllen können.

aprinto hat die Lösung.

Als größte Digitaldruckerei Europas ist aprinto Vorreiter für den Druck mit offset-naher Qualität. Ihre Dokumente werden auf Maschinen mit Fotodruck-Qualität produziert, welche mit exakter Farbkalibrierung und einem optimal abgestimmten Farbmanagement arbeiten.

Die Produktion von hochwertigen Dokumenten mit einem Offset-Druckpartner ist kein Alternative, da hier meist zu hohe Auflagenan-forderungen und Kosten entstehen.

Verabschieden Sie sich von der auflagen-gesteuerten Offset-Produktion Ihre Dokumente: aprinto druckt immer nur exakt die Auflage, die Sie benötigen und zwar ab Auflage 1. So halten Sie Ihre Druckkosten im Griff und haben immer nur die aktuellste Version Ihrer Dokumente im Umlauf.

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Anhang - aprinto hilft bei: Lagerverwaltung

4 – Lagerverwaltung:

Ihre Anforderung:

Überfüllte Lager mit Drucksachen und veralteten Dokumenten müssen vermieden werden.

aprinto hat die Lösung.

Die Einlagerung von Überproduktionen und die Entsorgung von veralteten Dokumenten gehören mit dem flexiblen Print on Demand-System von aprinto der Vergangenheit an.

Die gesamte Lagerverwaltung ist ein hoher Kostenfaktor und muss effizienter geplant und genutzt werden können.

Durch die flexible Print on Demand-Lösung mit aprinto können Sie Verwaltungsaufwände z. B. für die Pflege von Bestandslisten, Einlieferungen und Abrufen und für die Koordination mit Produktmanagement und Beschaffung erheblich reduzieren.

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Anhang - aprinto hilft bei: Dokument-Auslieferung

5 - Auslieferung:

Ihre Anforderung:

Bei der Auslieferung von zeitkritischen Dokumenten treten oftmals Probleme durch unzuverlässige Lieferanten auf. Dies muss vermieden werden.

aprinto hat die Lösung.

aprinto-Auslieferungen erfolgen auf Basis einer in Europa einzigartigen Logistik-Infrastruktur, welche auf Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit bei hohem Versandvolumen ausgelegt ist.

Oftmals muss eine Vielzahl von Einzellieferungen für Dokumente koordiniert werden.

Als größte Digitaldruckerei Europas liefert aprinto täglich im 6-stelligen Bereich Auflage 1- Aufträge aus – und das zuverlässig und schnell.

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Anhang - aprinto hilft bei: Dokument-Empfang

6 - Empfang:

Ihre Anforderung:

Oft müssen Sie persönlich dafür Sorge tragen, dass ausgewählte Kollegen / Vorgesetzte / Partner / Kunden Ihre Dokumente tatsächlich erhalten.

aprinto hat die Lösung.

Ihre Dokumente auf Ihren Schreibtisch, oder den Ihres Chefs, Kollegen oder Kunden? Kein Problem. Sie geben online den gewünschten Empfänger für Ihre Dokumente ein, den Rest erledigen wir für Sie – natürlich termingerecht.

Sie müssen zu jedem Zeitpunkt den Status Ihrer Lieferung abfragen können.

Mit Hilfe des aprinto-Tracking-Systems können Sie jederzeit den Status Ihrer Lieferung (Pakete ab 2 kg) abfragen. Somit haben Sie über den gesamten Auslieferungsprozess zu jedem Zeitpunkt die volle Transparenz.

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