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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deut-schen Nationalbibliographie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internetüber http://www.d-nb.de abrufbar.

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Claus-Jürgen ConradLohn- und Gehaltsabrechnung 201214. Auflage 2012, aktualisiert und erweitert

� 2012, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 FreiburgRedaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/MünchenTelefon: (089) 895 17-0Telefax: (089) 895 17-290Internet: www.haufe.deE-Mail: [email protected]: Ulrich Leinz

Lektorat: Peter Böke, 10825 BerlinSatz: Beltz Bad Langensalza GmbH, Bad LangensalzaUmschlag: Kienle gestaltet, StuttgartDruck: Druck Bosch-Druck GmbH, 84030 Ergolding

Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständig-keit und Richtigkeit.

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischenWiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Daten-banken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

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Lohn- und Gehaltsabrechnung2012

Schritt für Schritt richtig abrechnen

Claus-Jürgen Conrad

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Inhaltsverzeichnis

Die wichtigsten �nderungen in 2012 10

1 Die fünf zentralen Aufgaben der Personalabrechnung 13

2 Abrechnungsunterlagen zusammenstellen 172.1 Abrechnungsrelevante Firmendaten 182.2 Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen 202.3 Unterlagen für Meldungen an das Finanzamt 232.4 Unterlagen für Meldungen an die Bundesagentur für Arbeit 252.5 Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft 26

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt 313.1 Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 32

3.1.1 Zusammenstellen der Unterlagen für dieLohnsteuerberechnung 35

3.1.2 Zusammenstellen der Unterlagen für dieSozialversicherungsmeldungen 39

3.1.3 Erstellen der Anmeldung zur Sozialversicherungsmeldung 77

3.2 Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun? 793.2.1 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer

Aushilfstätigkeit (hauptberuflich) 803.2.2 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer

nebenberuflichen Aushilfstätigkeit 893.2.3 Erstellen der Sozialversicherungsmeldung 91

3.3 Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe zu tun? 1023.4 Sozialversicherungsmeldungen für besondere Personengruppen 106

3.4.1 Studenten 1063.4.2 Schüler 1093.4.3 Geringverdiener 1103.4.4 Praktikanten 1113.4.5 Freie Berufe 120

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4 Die Lohnabrechnung 1234.1 Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung 124

4.1.1 Ermittlung des Arbeitslohns/Entgelts 1244.1.2 Steuerliche Abzüge 1254.1.3 Ermittlung der Lohnsteuer 1274.1.4 Berechnung der Kirchensteuer 1344.1.5 Berechnung des Solidaritätszuschlags 1384.1.6 Pauschale Lohnsteuer für Aushilfen 1394.1.7 Pauschale Lohnsteuer für einzelne Lohnbestandteile 1444.1.8 Berechnung des Kammerbeitrags 1474.1.9 Besonderheiten der Lohnsteuerermittlung 148

4.2 Sozialversicherungsbeiträge 1504.2.1 Ausnahmeregelungen von der Versicherungspflicht und/oder

dem Halbteilungsgrundsatz 1544.2.2 Sozialversicherungsbeiträge, die nur der Arbeitgeber trägt 167

4.3 Gesamtabrechnung 1834.3.1 Nettoabzüge 1834.3.2 Arbeitgeberbelastung 185

4.4 Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet? 1874.4.1 Entgeltabrechnung 1884.4.2 Steuerrechtliche Abzüge 1904.4.3 Sozialversicherungsbeiträge 1914.4.4 Arbeitgeberbelastung 192

4.5 Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 EUR? 1934.5.1 Entgeltabrechnung 1954.5.2 Steuerrechtliche Abzüge 1964.5.3 Sozialversicherungsbeiträge 1974.5.4 Arbeitgeberbelastung 198

4.6 Ist der Arbeitnehmer Auszubildender? 2004.6.1 Entgeltabrechnung 2004.6.2 Steuerrechtliche Abzüge 2024.6.3 Sozialversicherungsbeiträge 2034.6.4 Arbeitgeberbelastung 205

4.7 Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld? 2074.7.1 Entgeltabrechnung 2084.7.2 Steuerrechtliche Abzüge 210

Inhaltsverzeichnis

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4.7.3 Sozialversicherungsbeiträge 2164.7.4 Arbeitgeberbelastung 217

4.8 Hat der Arbeitnehmer Kinder? 2194.8.1 Entgeltabrechnung 2204.8.2 Steuerrechtliche Abzüge 2214.8.3 Sozialversicherungsbeiträge 2244.8.4 Arbeitgeberbelastung 225

4.9 Erhält der Arbeitnehmer Erstattungen für Dienstreisen? 2274.9.1 Entgeltabrechnung 2304.9.2 Steuerrechtliche Abzüge 2314.9.3 Sozialversicherungsbeiträge 2334.9.4 Arbeitgeberbelastung 233

4.10 Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen? 2344.10.1 Entgeltabrechnung 2364.10.2 Steuerrechtliche Abzüge 2374.10.3 Sozialversicherungsbeiträge 2394.10.4 Arbeitgeberbelastung 242

4.11 Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn- und Feiertagen? 2434.11.1 Entgeltabrechnung 2464.11.2 Steuerrechtlich Abzüge 2484.11.3 Sozialversicherungsbeiträge 2514.11.4 Arbeitgeberbelastung 252

4.12 Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge? 2544.12.1 Entgeltabrechnung 2644.12.2 Steuerrechtliche Abzüge 2664.12.3 Sozialversicherungsbeiträge 2664.12.4 Arbeitgeberbelastung 267

4.13 Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten? 2684.13.1 Entgeltabrechnung 2704.13.2 Steuerrechtliche Abzüge 2714.13.3 Sozialversicherungsbeiträge 2744.13.4 Arbeitgeberbelastung 275

4.14 Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten? 2774.14.1 Entgeltabrechnung 2814.14.2 Steuerrechtliche Abzüge 2834.14.3 Sozialversicherungsbeiträge 2874.14.4 Gesamtabrechnung 288

Inhaltsverzeichnis

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4.15 Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen? 2914.15.1 Entgeltabrechnung 2964.15.2 Steuerrechtliche Abzüge 2974.15.3 Sozialversicherungsbeiträge 3024.15.4 Arbeitgeberbelastung 304

4.16 Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen? 3054.16.1 Entgeltabrechnung 3094.16.2 Steuerrechtliche Abzüge 3114.16.3 Sozialversicherungsbeiträge 3124.16.4 Arbeitgeberbelastung 313

4.17 Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten? 3154.17.1 Entgeltabrechnung 3174.17.2 Steuerrechtliche Abzüge 3204.17.3 Sozialversicherungsbeiträge 3214.17.4 Arbeitgeberbelastung 326

4.18 Hat der Arbeitnehmer eine Nettolohnzahlung erhalten? 3284.18.1 Entgeltabrechnung 3294.18.2 Steuerrechtliche Abzüge 3314.18.3 Sozialversicherungsbeiträge 3324.18.4 Gesamtabrechnung 333

5 Bruttolohnbestandteile 335

6 Einmalzahlungen 3416.1 Was sind Einmalzahlungen? 341

6.1.1 Steuerliche Abzüge 3426.1.2 Sozialversicherungsbeiträge 345

6.2 Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen? 3506.2.1 Entgeltabrechnung 3516.2.2 Steuerrechtliche Abzüge 3546.2.3 Sozialversicherungsbeiträge 3566.2.4 Gesamtabrechnung 360

6.3 Wie ist eine Abfindung abzurechnen? 3626.3.1 Entgeltabrechnung 3636.3.2 Steuerrechtliche Abzüge 3666.3.3 Sozialversicherungsbeiträge 3706.3.4 Gesamtabrechnung 372

Inhaltsverzeichnis

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6.4 Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen? 3746.4.1 Entgeltabrechnung 3756.4.2 Steuerrechtliche Abzüge 3786.4.3 Sozialversicherungsbeiträge 3806.4.4 Gesamtabrechnung 382

7 Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden? 3857.1 Was erhält das Finanzamt? 386

7.1.1 Lohnsteueranmeldung mit ELSTER erstellen 3867.1.2 �nderungen von Besteuerungsmerkmalen aus ELStAM

übernehmen 393

7.2 Was ist der Krankenkasse zu melden? 3957.2.1 Ermittlung der Beitragsschuld 3957.2.2 Fälligkeit der Beiträge 3987.2.3 Meldung der Sozialversicherungsbeiträge 3997.2.4 Meldung der Umlagen 4027.2.5 Übermittlung der Beitragsnachweise 4037.2.6 Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte 4137.2.7 Beitragserhebung für Mitglieder in einem Versorgungswerk 4177.2.8 GKV-Monatsmeldung – Sozialausgleich 4197.2.9 Erstellen der GKV-Monatsmeldung 4217.2.10 Rückmeldung vom Kommunikationsserver abholen 424

8 Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert? 4278.1 Entgeltbescheinigung mit dem Entgeltnachweis 4278.2 Übersicht der Bezüge und Abzüge im Lohnkonto 4298.3 Übersicht der sozialversicherungsrechtlichen Angaben im Lohnkonto 4328.4 Die Jahresübersicht im Lohnjournal 4348.5 Checkliste Entgeltabrechnung 435

9 Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status 4399.1 Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt übermitteln 4419.2 Abmeldung bei der Krankenkasse 444

9.2.1 Grund der Abgabe der Sozialversicherungsmeldung 4479.2.2 Entgelt in der Gleitzone 4529.2.3 Beitragspflichtiges Bruttoentgelt 4549.2.4 Entgelt für die Unfallversicherung 4559.2.5 Stornierung einer Meldung zur Sozialversicherung 457

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9.3 Was ist bei Abmeldung von teilzeitbeschäftigten Aushilfen zu tun? 458

10 Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit oder Mutterschutz 46310.1 Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) 46310.2 Mutterschutz/Elternzeit 47110.3 Einmalzahlung während einer Arbeitsunterbrechung 47310.4 Elektronische Entgeltersatzleistung – EEL 47610.5 Geringfügige Beschäftigung während einer Arbeitsunterbrechung 479

11 Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss? 48111.1 Checkliste Jahresabschluss 48311.2 Lohnsteuerjahresausgleich 48511.3 Erstellen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 489

11.3.1 Wichtige Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung 49111.3.2 Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 505

11.4 Jahresmeldung an die Krankenkasse 50611.5 Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft 51011.6 Jahresmeldung an das Integrationsamt 517

Stichwortverzeichnis 521

Inhaltsverzeichnis

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Die wichtigsten �nderungen in 2012

Im Laufe des Jahres 2011, zum 1.1.2012 sowie im Laufe des Jahres 2012 sindbzw. werden zahlreiche �nderungen im Steuer-, Sozialversicherungs- undMelderecht mit Auswirkungen auf die Lohnabrechnung in Kraft treten. Einige�nderungen, die in 2012 noch in Kraft treten sollen, haben zum Redaktions-schluss erst einen Entwurfstatus erreicht bzw. müssen im Bundesrat bzw. vonden Spitzenverbänden der Sozialversicherung noch genehmigt werden. In derneuen Auflage sind nur die �nderungen berücksichtigt, welche bereits denGesetzesstatus haben.

In den Sozialversicherungen ändern sich die Beitragssätze und Bemessungs-grenzen zur Kranken- und Rentenversicherung. Durch die Absenkung desBeitragssatzes zur Rentenversicherung auf 19,6 % sinkt die Arbeitgeberbelas-tung. Die in 2011 ausgesetzte Insolvenzumlage wird in 2012 mit einem Beitragvon 0,04 % wieder eingeführt. Eine Entlastung für Arbeitnehmer entstehtdurch den geänderten Steuertarif mit einer erhöhten Anrechnung der Renten-versicherungsbeiträge. Die Anhebung der Beitragsbemessungsgrenzen in derRenten- und Krankenversicherung auf 5.600 EUR bzw. 3.825 EUR pro Monatführt jedoch bei höheren Einkommen zu einer spürbaren Mehrbelastung. Durchdie deutliche Anhebung der Jahresarbeitsentgeltgrenze wird ein Wechsel in dieprivate Krankenversicherung wieder etwas erschwert. Die sozialversicherungs-rechtliche Beurteilung von dualen Studiengängen (BA-Studenten) wurde mitder allgemeinen Sozialversicherungspflicht für praxisintegrierte Studien deut-lich vereinfacht.

Im Bereich des Meldewesens entstehen durch die GKV-Monatsmeldung unddurch eine zusätzliche Meldepflicht bei einmalig gezahltem Arbeitsentgeltohne laufenden Bezug zusätzliche administrative Pflichten für die Lohnabrech-nung. Daneben sind in der Lohnsteuerbescheinigung ab 2012 die Beiträge zurRentenversicherung getrennt nach Arbeitgeber und Arbeitnehmerbeiträgenbzw. gesondert für berufsständische Versorgungswerke auszuweisen. In denBeitragsnachweisen an die Krankenkassen ist zusätzlich der Krankenversiche-rungsbeitrag ohne Sozialausgleich zu dokumentieren. Eine �nderung der Mel-depflichten ergibt sich auch durch die Einführung dreier neuer Personen-

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gruppen für Auszubildende. Der Wegfall von ELENA wirkt sich hingegen miteiner deutlichen Erleichterung des Umfangs an zu erstellenden Sozialversiche-rungsmeldungen aus.

Wesentliche �nderungen in Bezug auf die Lohnsteuerermittlung ergeben sichbeim Firmenwagen und beim Ansatz eines geldwerten Vorteils von Sachbezü-gen. Die Verschiebung des ELStAM Verfahrens, mit dem die steuerrechtlichenMerkmale der Mitarbeiter von einem zentralen Server abgerufen werden sollen,bedingt die Fortführung diverser Übergangsregelungen. Die Einführung fürausgewählte Pilotanwender ist nun für November 2012 geplant. Die generelleVerpflichtung zur Meldung und zum Datenabruf soll ab 1.1.2013 bestehen.

Mit der Einführung des Familienpflegegesetzes stehen weitere �nderungen imBereich des Meldewesen im Laufe des Jahres 2012 bevor. Eine Anhebung derGrenzen für die geringfügige Beschäftigung und eine Verschiebung der Gren-zen für die Gleitzone sind seit Dezember 2011 im Gesetzgebungsverfahren undwerden voraussichtlich zum 1.7.2012 in Kraft treten.

Im Einzelnen finden Sie �nderungen für 2012 in den folgenden Kapiteln.

�nderung zum 1.1.2012 siehe

Erweiterung der Personengruppen für das Meldewesen Kapitel 3.1.2 (siehe S. 39)

Erweiterte Meldepflichten im Rahmen von ELStAM Kapitel 3.1 (siehe S. 32) undKapitel 9.1 (siehe S. 441)

�nderung der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung von dualenStudiengängen

Kapitel 4.13 (siehe S. 268)

�nderung der Bewertungsvorschrift für Fahrten mit dem Firmenwagenzwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Kapitel 4.15 (siehe S. 291)

Einführung der GKV-Monatsmeldung bei Mehrfachbeschäftigung Kapitel 7.2.8 (siehe S. 419)

Meldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt ohne laufenden Bezug Kapitel 10.3 (siehe S. 473)

Leser, die zum ersten Mal mit dem „Schnelleinstieg Lohn- und Gehaltsabrech-nung“ arbeiten, erhalten eine aktuelle Orientierungshilfe u.a. zum Meldewesen,zu steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abzügen sowie deren Berech-nungsvorschriften. Die Kapitel sind chronologisch so aufgebaut, dass sie einenroten Faden für die Durchführung der Entgeltabrechnung bilden. Ausgehendvon den persönlichen Lohnunterlagen des Arbeitnehmers wird anhand vonBeispielen die Abrechnung der Basisbezüge sowie ergänzender Zahlungen wie

Die wichtigsten �nderungen in 2012

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Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld ausführlich und nachvollziehbar dargestellt.Neben der reinen Abrechnung – also der Ermittlung der steuerlichen Abzügeund der Beiträge zu den Sozialversicherungen – umfasst die LohnabrechnungMeldungen an die Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt. Art,Umfang und Zeitpunkt der Meldungen werden ausführlich aufgezeigt. Bei derEinstellung eines Arbeitnehmers, beim Austritt aus dem Unternehmen und zumJahresende sind zusätzliche Meldepflichten einzuhalten. Diese finden Sie ineigenen Kapiteln umfassend beschrieben.

Die Einführung kann sicher nicht alle in der Praxis auftretenden Fragen beant-worten. Vielmehr soll Ihnen der Einstieg in die Methodik der Entgeltabrechnungnäher gebracht und dem Lohnabrechnenden ein Leitfaden für die Durchführungder gesamten Abrechnung an die Hand gegeben werden. Für darüber hinaus-gehende Fragen sollte dann der Rat eines Fachmannes/einer Fachfrau eingeholtoder auf eines der zahlreichen Lohn-Lexika zurückgegriffen werden.

Freiburg, im Januar 2012

Claus-Jürgen Conrad

Die wichtigsten �nderungen in 2012

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1 Die fünf zentralen Aufgaben derPersonalabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein komplexes und zum Teil unübersicht-liches Themengebiet. Eine Vielzahl von Reformen im Steuer- und Sozialver-sicherungsrecht machen es selbst Profis in Lohnbüros und Steuerkanzleienschwer, immer den aktuellen Gesetzesstand umzusetzen. Bei Stichworten wieNullzone, Mindestkirchensteuer, Progressionsvorbehalt oder ELStAM müssenauch geübte Lohnabrechnende zum Nachschlagewerk greifen. Umso verwir-render stellt sich die Materie demjenigen dar, der erstmals die Lohnabrechnungfür eine Firma oder einen Mitarbeiterbereich umsetzen soll. Der Blick in einesder Lohn- und Gehaltslexika ist dann für erste Orientierungsfragen oft wenighilfreich.

Mit dem „Schnelleinstieg in die Lohn- und Gehaltsabrechnung“ soll demEinsteiger ein Hilfsmittel zur Seite gestellt werden, das auf einfache undsystematische Weise durch die Entgeltabrechnung führt. Alle wichtigen Punk-te, von der Einstellung eines Arbeitnehmers bis zu dessen Ausscheiden aus demUnternehmen, sind chronologisch zusammengestellt. Ergänzend sind die Aus-führungen mit aktuellen Beispielen verdeutlicht. Die Beispiele sind zum Teilrecht einfach gehalten, unterstreichen jedoch die wesentlichen Details undmachen die Systematik deutlich.

Reduziert auf den Kern lassen sich die Personalabrechnung und das Meldewe-sen in fünf zentrale Aufgaben zusammenfassen:

J Vorbereitende Tätigkeiten beim Eintritt neuer Mitarbeiter mit einer Eröff-nung der Lohnunterlagen und der Anmeldung bei den Sozialversicherungs-trägern. Abhängig vom Status des Arbeitnehmers (Arbeiter/Angestellter odergeringfügig Beschäftigter) entstehen unterschiedliche Dokumentations-und Meldepflichten.

J Abrechnung der Bezüge, d.h. Ermittlung der Gesamtbezüge, der Lohn- undLohnnebensteuern sowie der Abzüge für die Sozialversicherungen undErstellen der Entgeltabrechnung.

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J Meldung und Überweisung der Lohnabzüge an die Sozialversicherungsträ-ger, das Finanzamt und die externen Zahlungsempfänger, wie z.B. Bauspar-kassen.

J Monatsabschlussarbeiten mit Mitarbeiteraustritten, Meldungen an die So-zialversicherungsträger sowie die Erstellung von Personalstatistiken.

J Jahresabschlussarbeiten mit dem Abschluss der Lohnkonten, Meldungen andie Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit und an Statistikämter.

Entsprechend diesen Aufgaben sind die Kapitel zusammengestellt und bildeneine abgeschlossene Einheit.

Die Grundlagen der Lohnabrechnung

Grundlage jeder Lohnabrechnung sind tagesgenaue Abrechnungsunterlagen.Dazu zählen u.a. aktuelle Beitragssätze zu den Sozialversicherungen, Angabenzur Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Religionszugehörigkeit und viele weitereSteuer- und Sozialversicherungsangaben. Um alle wesentlichen Abrechnungs-daten für die Lohnabrechnung verfügbar zu haben, sollten Sie so genannteLohnkonten für die Mitarbeiter, Krankenkassen und die Firma führen. DieVollständigkeit der Mitarbeiterdaten sichern Sie am einfachsten, wenn derArbeitnehmer zu Beginn der Beschäftigung ein „Personalfragebogen“ ausfüllt.Ein vollständiges Stammblatt erleichtert Ihnen nicht nur die Neuanlage desMitarbeiters in einem Abrechnungssystem, sondern ist auch eine nützlicheUnterlage für alle Melde- und Dokumentationspflichten. In Kapitel 2 (sieheS. 17) sind deshalb zunächst alle wichtigen Daten zur Firma, zur Krankenkasseund zum Mitarbeiter zusammengestellt, die für das Meldewesen und dieLohnabrechnung benötigt werden. Kapitel 3 (siehe S. 31) zeigt anschließend,wie neu eingestellte Vollzeitbeschäftigte (Abschnitt 1 (siehe S. 32)) bzw. Aus-hilfen (Abschnitt 2 (siehe S. 79)) beim zuständigen Sozialversicherungsträgeranzumelden sind.

Die vorbereitenden Tätigkeiten

Neben der Durchsicht und Aktualisierung der Lohnkonten gehört die Zu-sammenstellung der Belege zu den vorbereitenden Tätigkeiten. Stundenzettel,Angaben zu Lohn-/Gehaltserhöhungen, Krankmeldungen, Antritt des Mut-terschutzes oder einer Pflegezeit müssen vor der Lohnabrechnung bekanntsein. Anschließend können Sie mit der Durchführung der Lohnabrechnungbeginnen.

1 Die fünf zentralen Aufgaben der Personalabrechnung

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Tipp:

Häufig werden in Lohnbüros alle �nderungen des Monats in einem Ordnergesammelt und vor der Lohnabrechnung die erforderlichen �nderungen indas Abrechnungssystem eingepflegt.

Die korrekte Lohnabrechnung

Die Durchführung der Lohnabrechnung und die Abrechnung von besonderenLohnbestandteilen sind ausführlich in Kapitel 4 (siehe S. 123) dargestellt.Ausgehend vom Beispiel einer einfachen Gehaltszahlung werden Ihnen derSteuerabzug und die Abzüge für die Sozialversicherung erklärt. In Variationendes Ausgangsbeispiels werden dann Besonderheiten wie Fahrgeld, Feiertags-arbeit, Beihilfen, Zuschläge, Direktversicherungen oder Firmenwagen erläutert.

Die Bestandteile des Bruttolohnes

Für eine korrekte Lohnabrechnung müssen Sie die steuerliche und sozialver-sicherungsrechtliche Behandlung der unterschiedlichen Entlohnungsbestand-teile kennen. Kapitel 5 (siehe S. 335) gibt Ihnen einen Überblick über möglicheBestandteile des Bruttolohnes und deren steuerliche und beitragsrechtlicheAbrechnung.

Unregelmäßige oder einmalige Zahlungen sind steuerlich und sozialversiche-rungsrechtlich gesondert zu behandeln. Kapitel 6 (siehe S. 341) zeigt, wiebeispielsweise Weihnachtsgeld, Abfindungen oder Arbeitslohn für mehrereJahre abzurechnen sind.

Umfang und Inhalt der Meldungen

Ergebnis der Lohnabrechnung sind Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- undArbeitslosenversicherung, die steuerlichen Abzüge vom Bruttolohn sowie dieAuszahlung an den Arbeitnehmer. Die steuerlichen und sozialversicherungs-rechtlichen Abzüge müssen Sie periodisch dem Finanzamt bzw. den Annahme-stellen der Krankenkassen melden. In der so genannten Lohnsteueranmeldungmelden Sie die Summe der einbehaltenen Lohnsteuer, Kirchensteuer und desSolidaritätszuschlags von allen Arbeitnehmern des Unternehmens. Zusätzlichsind pauschale Steuern z.B. auf Direktversicherungen zu melden. Mit dem„Beitragsnachweis“ melden Sie getrennt an jede Krankenkasse die Summe derBeiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie

Die fünf zentralen Aufgaben der Personalabrechnung 1

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die so genannten Umlagen für Entgeltfortzahlung bei Krankheit und Mutter-schutz bzw. Insolvenz. Für bestimmte Personengruppen wie z.B. Mehrfach-beschäftigte oder Mitglieder von Versorgungswerken müssen zusätzliche Sozi-alversicherungsmeldungen monatlich übermittelt werden. Umfang und Inhaltder Meldungen sind in Kapitel 7 (siehe S. 385) zusammengestellt.

Die Dokumentation der Lohnzahlung

Wie die meisten betrieblichen Abläufe, so ist auch die Lohnzahlung zu doku-mentieren. Der Gesetzgeber hat in zahlreichen Gesetzen den Umfang derDokumentationspflicht geregelt. Um den gesetzlichen Bestimmungen zu ent-sprechen, müssen Sie für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Diegesetzlichen Bestandteile und der Inhalt eines Lohnkontos sind in Kapitel 8(siehe S. 427) beschrieben.

Zu den abschließenden Arbeiten gehört das Fortschreiben von Urlaubslisten,Stundenkonten, Fehlzeitenlisten und weiteren von Ihnen geführten Dokumen-tationen. Außerdem müssen die Zahlungen an die Mitarbeiter, das Finanzamt,die Krankenkassen, die Träger der Vermögensbildung und andere mehr ver-anlasst werden. Den Umfang der Zahlungen an die Mitarbeiter, die Sozialkassenund an das Finanzamt müssen Sie in der Finanzbuchhaltung dokumentieren.Maschinelle Abrechnungssysteme stellen Ihnen dafür in der Regel eine sogenannte „Buchungsliste“ zur Verfügung.

Jahresende und Ausscheiden eines Mitarbeiters

Zum Jahresende und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters sind weitere Mel-dungen und Bescheinigungen erforderlich. So ist unter anderem das aufgelau-fene Arbeitsentgelt für jeden Mitarbeiter in einer Jahresentgeltmeldung derKrankenkasse mitzuteilen. Außerdem sind der steuerpflichtige Bruttoarbeits-lohn und die steuerlichen Abzüge des Arbeitnehmers der Annahmestelle desFinanzamts zu melden und dem Mitarbeiter über die gemeldeten Beträge eineLohnsteuerbescheinigung auszustellen. In Kapitel 9 (siehe S. 439) sind alleTätigkeiten zusammengestellt, die beim Austritt eines Arbeitnehmers, und inKapitel 11 (siehe S. 481) diejenigen, die zum Jahreswechsel durchgeführtwerden müssen.

Index und Verzeichnisse

Mit dem Index am Schluss des Buches können Sie bei Einzelfragen gezielt in einThema einsteigen und die wichtigsten Antworten nachlesen.

1 Die fünf zentralen Aufgaben der Personalabrechnung

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2 Abrechnungsunterlagen zusammenstellen

Die Lohnbuchhaltung ist kein eigenständiger Teil des Rechnungswesens, son-dern – wie beispielsweise die Anlagenbuchhaltung – eine Nebenbuchhaltungder Finanzbuchhaltung.

Eine wesentliche Gemeinsamkeit von Finanz- und Lohnbuchhaltung stellt derGrundsatz der Belegbuchhaltung dar. Für eine schnelle und korrekte Lohn-abrechnung sind vollständige Abrechnungsunterlagen (Belege) unabdingbar.Bevor mit der eigentlichen Lohnabrechnung begonnen werden kann, sindzunächst die wichtigsten Daten zur Firma sowie aller an der Lohnabrechnungbeteiligten Institutionen zusammenzustellen. Zweckmäßigerweise sollten Siedie steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten in einer gutaufbereiteten Form zur Verfügung haben.

In den folgenden vier Abschnitten sind Inhalt und Aufbau der benötigtenLohnunterlagen beispielhaft beschrieben. Neben den Grunddaten der Firmaund der Krankenkassen sind die benötigten Angaben zu den Finanzbehörden,der Bundesagentur für Arbeit, der Berufsgenossenschaft und den beschäftigtenArbeitnehmern dargestellt.

Zur Prüfung der Vollständigkeit der Abrechnungsunterlagen empfiehlt es sich,eine Checkliste für alle Unterlagen zusammenzustellen. Die folgende Tabellezeigt beispielhaft den Aufbau einer solchen Liste.

Checkliste Abrechnungsunterlagen

Firmendaten vollständig gepflegt?

J Betriebsnummer vorhanden

J Steuernummer/Steueridentifikationsnummer vorhanden

Sozialversicherungsdaten aktuell?

J Beitragssätze zu den Sozialversicherungen gepflegt

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J Krankenkassenfusionen aktualisiert (Betriebsnummer prüfen)

J Zahlstellennummer gepflegt

J Umlagesätze der Krankenkassen aktualisiert

J Betriebsdaten, wie Ansprechpartner für Bundesagentur fürArbeit, gepflegt

Steuerdaten aktuell?

J Fristen für Lohnsteueranmeldung geprüft

J Mail-Adresse und Zugangsdaten für Elster gepflegt

J Zertifikat für Lohnsteueranmeldung vorhanden

Unterlagen für Schwerbehindertenmeldung aktuell?

J Durchschnittliche Mitarbeiterzahl für den Abrechnungsmonatbestimmt

J Schwerbehinderung im Personalstamm kennzeichnen

J Meldung ans Integrationsamt vorbereitet

Unterlagen für die Berufsgenossenschaftsmeldung aktuell?

J Mitgliedsnummer gepflegt (auch bei Krankenkassen)

J Entgelthöchstgrenze gepflegt

J Gefahrenklasse bei Mitarbeiterdaten gepflegt

Tab.: Checkliste Abrechnungsunterlagen

2.1 Abrechnungsrelevante FirmendatenFür die Lohnabrechnung benötigen Sie zahlreiche firmenbezogene Daten, wiezum Beispiel die Bankverbindungen, die Steuer- und die Betriebsnummer.Sollten die Daten nicht in einem Lohnabrechnungssystem gespeichert sein,empfiehlt es sich, ein Datenblatt mit allen wichtigen Firmendaten zusammen-zustellen. Auch wenn Sie mit einem Abrechnungssystem arbeiten, bietet es sich

2 Abrechnungsunterlagen zusammenstellen

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an, für eine schnelle und vollständige Erfassung zunächst alle relevanten Datenzusammenzustellen. Die meisten Informationen lassen sich bei Durchsicht derUnterlagen ermitteln. Identifikationsmerkmale wie Steuer- oder Betriebsnum-mer können beim Finanzamt bzw. der örtlichen Arbeitsagentur erfragt werden.Ein Muster für ein Firmendatenblatt finden Sie auf www.haufe.de/arbeitshilfen.

Betriebsnummer

Nach der Anmeldung eines Gewerbes erhält der Arbeitgeber von der örtlichenArbeitsagentur eine achtstellige Betriebsnummer. Diese Betriebsnummer be-nötigen in der Regel alle Krankenkassen zur Identifikation des Unternehmens.Sollte die Betriebsnummer nicht bekannt oder nicht zugeteilt worden sein,wenden Sie sich an die nächstgelegene Zweigstelle der Bundesarbeitsagentur.Die Betriebsnummer wird zentral von dem in Saarbrücken ansässigen Betriebs-nummern-Service der Bundesagentur für Arbeit (BNS) vergeben.

Die einmalig bei der Beantragung der Betriebsnummer erfassten Daten wurdenbisher nicht mehr nachgepflegt. Alle �nderungen, die keine Neuvergabe derBetriebsnummer erforderten, konnten von der Betriebsnummernstelle nichtnachgeführt werden. Durch eine neue maschinelle Meldepflicht der Betriebs-daten soll der Datenbestand qualitativ verbessert werden. Seit 2011 werdenalle �nderungen stetig erfasst. Die Meldung der Betriebsdaten ist mit einemeigenen Datensatz in das Meldeverfahren der Sozialversicherungsmeldungenintegriert. Folgende �nderungen sind zu melden:

J �nderung einer Betriebsnummer einer BetriebsstätteJ �nderung von Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Postfach des BetriebesJ Einstellung der BetriebstätigkeitJ Geänderter AnsprechpartnerJ Geänderte Korrespondenzanschrift

Die Meldung des geänderten Datenbausteins „Betriebsdaten“ kann an eine freiwählbare Krankenkasse gesendet werden. Eine Datenübermittlung ist in derRegel direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder über das kostenloseProgramm sv.net der ITSG möglich.1 Die gesetzliche Regelung verpflichtet jedeAnnahmestelle zur Datenannahme und Weiterleitung an die Bundesagentur fürArbeit.

Abrechnungsrelevante Firmendaten 2

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1 Das Programm kann kostenlos über die Internetseite der ITSG (www.itsg.de/download) auf einenWindows PC geladen werden.

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Steuernummer

Sobald Arbeitnehmer gegen Entgelt beschäftigt werden, besteht die Pflichtzum Einbehalt von Lohnsteuer im Quellenabzug. Der Arbeitgeber ist verpflich-tet, aus dem Bruttolohn der Arbeitnehmer die Lohnsteuer zu ermitteln unddiese an das Betriebsstätten Finanzamt abzuführen. Jeder Betrieb benötigt fürdie Lohnsteueranmeldung eine Steuernummer. Bei Einzelunternehmer ist dieseidentisch mit der Steuernummer des Inhabers. Bei Gesellschaften ist für denBetrieb eine eigene Steuernummer erforderlich. Sobald beim Gewerbeamt einGewerbe angemeldet wird, sendet das zuständige Finanzamt automatischeinen Steuernummernantrag dem neuen Unternehmen zu. Der „Fragebogenzur steuerlichen Erfassung“ kann auch direkt beim zuständigen Finanzamtausgefüllt werden. Es empfiehlt sich, auch die Bankverbindung des Finanz-amtes zu notieren.

2.2 Unterlagen für Meldungen an die KrankenkassenDer überwiegende Teil der Arbeitnehmer, die gegen Entgelt beschäftigtwerden, sind Pflichtmitglieder in den „vier Säulen“ der Sozialversicherung.Zur Sozialversicherung gehören die Kranken- und Pflegeversicherung, dieArbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung. Träger der Kranken-und Pflegeversicherung sind die gesetzlichen Krankenkassen und die privat-wirtschaftlichen Krankenversicherungen. Die Zahl der gesetzlichen Kranken-kassen ist in den vergangenen Jahren deutlich rückläufig. Im Jahr 2000 gab esnoch mehr als 420, am 1. Januar 2012 nur noch 153. Die Rentenversicherungist seit 2005 einheitlich in der „Deutsche Rentenversicherung“ zusammenge-fasst. Viele Standesvereinigungen von freien Berufen, wie z.B. �rztekammer,Architektenkammer oder Steuerberaterkammer, haben ein berufsständischesVersorgungswerk. Arbeitnehmer dieser Berufsgruppen können sich im Ver-sorgungswerk der Standesorganisation rentenversichern. Zuständig für dieArbeitslosenversicherung ist die Bundesagentur für Arbeit (BA).

Daten der Sozialversicherungsträger

Für die Kommunikation mit den Krankenkassen werden zahlreiche Informatio-nen benötigt. Sinnvollerweise stellen Sie diese in einem Krankenkassendaten-blatt zusammen. Auch bei einer Entgeltabrechnung mit einem Lohnabrech-nungssystem empfiehlt es sich, die Kommunikationsdaten wie Anschrift,

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Telefon-Nr., E-Mail-Adresse und Ansprechpartner für Nachfragen bei der Ent-geltabrechnung griffbereit zu haben. Auf www.haufe.de/arbeitshilfen findenSie ein Beispiel für den Aufbau eines Krankenkassendatenblatts.

Achtung:

Jeder Arbeitnehmer kann im Prinzip die für ihn günstigste Krankenkassewählen. Für die Lohnabrechnung kann dies im Extremfall bedeuten, dass beifünf Arbeitnehmern mit fünf Krankenkassen abzurechnen ist. Damit diejeweiligen Umlagesätze, Anschriften, Bankverbindungen etc. für die Lohn-abrechnung griffbereit sind, empfiehlt sich die Anlage einer Krankenkassen-liste. Durch die zukünftig vermehrt stattfindenden Kassenfusionen gewinnteine Kassenliste mit aktuellen Betriebsnummern und Anschrifteninforma-tionen stärker an Bedeutung.

Tipp:

Einen guten Überblick über alle Krankenkassen, deren Beitragssätze undderen Satzung, finden Sie im Internet unter: www.krankenkasseninfo.de.

Wesentliche Angaben zu den Krankenkassen, die in die Lohnunterlagen auf-genommen werden sollten, sind:

Betriebsnummern der Krankenkassen

Jede Krankenkasse hat eine eigene Betriebsnummer, die Sie im elektronischenMeldeverfahren benötigen. Mit der Betriebsnummer werden die Krankenkasseneindeutig identifiziert. Diese Nummer hat nichts mit der Betriebsnummer ihresUnternehmens zu tun. Die Nummern erfahren Sie von der jeweiligen Kranken-kasse bzw. sie sind in den Modulen zur elektronischen Beitragsmeldung (sv.net)hinterlegt.

Achtung:

Alle Meldungen an die Krankenkassen müssen in elektronischer Form an dieAnnahmestellen übermittelt werden. Für die Weiterleitung ist die Betriebs-

Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen 2

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nummer der zuständigen Krankenkasse zwingend erforderlich. Ohne dieAngabe dieser Betriebsnummer der Krankenkasse kann die Meldung oderder Beitragsnachweis nicht verarbeitet werden. Für die Meldung stellt dieInformationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung(ITSG) das Programm sv.net zur Verfügung. Das Programm kann kostenlosüber das Internet unter www.itsg.de bezogen werden.

Zahlstellennummer

Unternehmen, die eine Betriebsrente oder Versorgungsbezüge an ihre Mit-arbeiter auszahlen sind so genannte Zahlstellen. Die Zahlstellen sind nach§ 256 Abs. 1 SGB V verpflichtet, von den Versorgungsbezügen die Beiträge zurKranken- und Pflegeversicherung einzubehalten und an die zuständige Kran-kenkasse abzuführen. Die zu zahlenden Beiträge werden fällig mit der Aus-zahlung der Versorgungsbezüge. Die Beiträge aus den Versorgungsbezügenträgt der Arbeitnehmer alleine (§ 250 SGB V). Als Zahlstelle hat das Unterneh-men eine Zahlstellennummer, die bei der Abführung der einbehaltenen Bei-träge anzugeben ist. Die Zahlstellen müssen den Krankenkassen die einbehal-tenen Beiträge nachweisen.

Angaben zu den Umlagen U1/U2

Erkranken Arbeitnehmer, ist der Arbeitgeber in der Regel verpflichtet, denArbeitslohn für 6 Wochen bzw. 42 Kalendertage fortzubezahlen. Für die Kostender Lohnfortzahlung bieten alle gesetzlichen Krankenkassen eine Art Versiche-rung – die U1-Umlagekasse – an. Ein zweites Versicherungsverfahren – die U2– Umlagekasse – deckt die Kosten für eine Lohnfortzahlung an Arbeitnehme-rinnen während der Mutterschutzfrist bzw. während eines Beschäftigungs-verbots bei einer Schwangerschaft. Die Beiträge zu den Umlagekassen unter-scheiden sich von Krankenkasse zu Krankenkasse. Zusätzlich ist die Höhe derU1-Umlage vom Umfang der Erstattungsleistung der Krankenkasse abhängig.

Tipp:

Es empfiehlt sich eine Übersicht der Umlagesätze der Krankenkassen für dieEntgeltabrechnung zur Verfügung zu haben. Der Bundesverband der Be-triebskrankenkassen stellt im Internet eine Übersicht der Beitragssätze undAnschriften der BKKen zur Verfügung: www.bkk.de.

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Angaben zur Insolvenzumlage

Der Beitragseinzug für das Insolvenzgeld ist von den Berufsgenossenschaftenauf die Krankenkassen übergegangen. Die Bundesagentur für Arbeit gewährtArbeitnehmern Insolvenzgeld, wenn bei der Eröffnung eines Insolvenzverfah-rens über das Vermögen des Arbeitgebers noch Ansprüche auf Arbeitsentgeltbestehen. An der Insolvenzumlage müssen alle Unternehmen, die insolventgehen können, teilnehmen. Eine Ausnahme besteht für öffentliche Arbeitgeberund Privathaushalte. Als Arbeitgeber der öffentlichen Hand gelten:

J der Bund, die Länder und die Gemeinden,J Körperschaften, Stiftungen und Anstalten des öffentlichen Rechts, über

deren Vermögen ein Insolvenzverfahren nicht zulässig ist,J juristische Personen des öffentlichen Rechts, bei denen der Bund, ein Land

oder eine Gemeinde kraft Gesetzes die Zahlungsfähigkeit sichert,J als Körperschaften des öffentlichen Rechts organisierte Religionsgemein-

schaften und ihre gleiche Rechtsstellung genießenden Untergliederungen,J öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten,J juristische Personen des öffentlichen Rechts, für deren Personalkosten der

Bund haftet.

2.3 Unterlagen für Meldungen an das FinanzamtZertifikat für die Authentifizierung

Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, vom Bruttoarbeitslohn seinerArbeitnehmer die Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag(SolZ) zu ermitteln, einzubehalten und an das Betriebsstätten Finanzamtabzuführen. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber regelmäßig dem Finanzamtdie einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer, den einbehaltenen Solidaritäts-zuschlag sowie vom Arbeitgeber zu zahlende Pauschalsteuern melden. DieMeldung ist elektronisch mit dem so genannten Elster-Modul vorzunehmen.Mit dem Einführungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 10. Oktober2004 wurde die Verpflichtung zur Abgabe der Lohnsteueranmeldung undLohnsteuerbescheinigungen über das Internet beschlossen. Zusätzlich ist dieregelmäßige Lohnsteueranmeldung mit einer Authentifizierung zu übertragen.Ebenso müssen alle Meldungen mit persönlichen Daten von Mitarbeiternverschlüsselt und authentifiziert an die Annahmestellen übertragen werden.

Unterlagen für Meldungen an das Finanzamt 2

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Bei der authentifizierten Übertragung wird mit der Meldung ein zuvor verein-bartes Zertifikat übertragen. Das Zertifikat identifiziert den Absender und stelltdessen Authentizität sicher.

Das für die Authentifizierung erforderliche Zertifikat muss vom Datenüber-mittler einmalig – möglichst frühzeitig über das ELSTER-Online-Portal –beantragt werden (www.elsteronline.de). Ohne Authentifizierung ist eine elek-tronische Übermittlung der Lohnsteueranmeldung nicht möglich.

Tipp:

Über das Internet kann unter www.elsterformular.de ein Programm zurelektronischen Erstellung und Versendung der Lohnsteueranmeldung herun-tergeladen werden. Das Programm ist kostenlos und ermöglicht die Erstel-lung, Verschlüsselung, Authentifizierung und Versendung des Anmeldefor-mulars.

Finanzamtsnummer

Die einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag sindbei Austritt eines Arbeitnehmers, spätestens jedoch zum Jahresende auf derLohnsteuerbescheinigung zu dokumentieren. Auf der so genannten Lohnsteu-erbescheinigung sind u.a. der Name des Finanzamts und dessen vierstelligeIdentifikationsnummer, an welches die Steuer überwiesen wurde anzugeben.Die Finanzamtsnummer kann beim örtlich zuständigen Finanzamt erfragtwerden.

Die Lohnsteuerbescheinigung kann nur elektronisch der Finanzverwaltungeingereicht werden. Die Übertragung via Internet ist mit dem so genanntenELSTER-Modul der Finanzverwaltung vorzunehmen. Eine Lohnsteuerbescheini-gung ist für jeden Mitarbeiter spätestens zum 28. Februar für das Vorjahreinzureichen. Verfügt das Unternehmen noch über keinen Internetanschluss,hält der Gesetzgeber es jedoch für grundsätzlich zumutbar, dass das Unterneh-men sich einen einrichten lässt und gegebenenfalls das Lohnabrechnungs-programm mit dem Internet verbindet.

Das Elster-Modul ist in der Regel in allen Entgeltabrechnungsprogrammenenthalten. Die Finanzämter halten jedoch eine CD-ROM mit dem ProgrammELSTER-Formular und dem Übermittlungsmodul bereit. Alternativ kann das

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Programm kostenlos über das Internet unter www.elsterformular.de auf denRechner heruntergeladen werden.

2.4 Unterlagen für Meldungen an die Bundesagentur fürArbeit

Arbeitgeber, die mindestens 20 Arbeitnehmer beschäftigen, sind nach demSchwerbehindertengesetz verpflichtet, mindestens 5 % der Arbeitsplätze mitBehinderten zu besetzen. Wird dieser Satz nicht erreicht, entstehen demArbeitgeber Ausgleichsabgaben. Die Grenze von 19 Mitarbeitern darf imJahresdurchschnitt nicht überschritten werden, wobei Bruchteile über 0,5Mitarbeiter aufgerundet werden. Für die Ermittlung der Betriebsgröße sindnach § 73 SGB IX nicht zu berücksichtigen:

J Arbeitnehmer, die aufgrund einer Befristung nur für die Dauer von höchstens8 Wochen beschäftigt sind,

J Arbeitnehmer mit einer Beschäftigung von weniger als 18 Stunden proWoche,

J behinderte Arbeitnehmer,J Ordensanghörige, Rot-Kreuz-Schwestern, Diakonissen,J Mitarbeiter in Beschäftigungstherapie oder BelastungserprobungJ ABM Kräfte,J Personen, die bei Vereinen, Verbänden, politischen Parteien oder Kommunen

in ihre Stelle gewählt werden, wie beispielsweise Bürgermeister,J Personen, deren Arbeitsverhältnis ruht, weil sie sich in Elternzeit, im Wehr-

oder Zivildienst, im unbezahlten Urlaub oder im Rahmen der Altersteilzeit inder Freistellungsphase befinden, bzw. die Rente auf Zeit beziehen und für dieeine Ersatzkraft eingestellt wurde.

Beispiel:

Für die Berechnung der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl sind die Beschäf-tigten über alle Monate des Jahres zu addieren und die Summe durch 12 zudividieren. Entstehen im Ergebnis 19,4 oder weniger Mitarbeiter bestehtkeine Besetzungspflicht und somit auch keine Pflicht zur Ausgleichsabgabe.

Unterlagen für Meldungen an die Bundesagentur für Arbeit 2

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Liegt das Ergebnis der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl bei 19,5 odermehr, besteht die Pflicht zur Mindestbesetzung oder zur Leistung derAusgleichsabgabe.

Zur Erstellung der Schwerbehindertenmeldung empfiehlt es sich, die Mitarbei-terzahl im Sinne des Schwerbehinderten-Gesetzes monatlich zu erfassen undmit den Abrechnungsdaten zu speichern.

2.5 Unterlagen für Meldungen an dieBerufsgenossenschaft

Die Berufsgenossenschaft ist Träger der gesetzlichen betrieblichen Unfallver-sicherung. Es gibt seit 2011 noch 9 verschiedene Berufsgenossenschaften (BG),die von ihren Mitgliedern einmal jährlich einen so genannten Lohnnachweisverlangen. Der Lohnnachweis ist ein Formular, auf dem die im Vorjahr abge-rechnete Entgeltsumme und die geleisteten Arbeitsstunden anzugeben sind.Die Mitgliedschaft in einer der Berufsgenossenschaften hängt vom Gewerbe-zweig des Unternehmens ab.

Ab 2012 übernimmt die Rentenversicherung bzw. die Krankenkasse die Mel-dung des Arbeitsentgelts und der geleisteten Arbeitsstunden an die Berufs-genossenschaft. Bis 2012 wurden diese Daten direkt von der BG mit demLohnnachweis erhoben. In der Übergangsphase bis 2012 wurden die Datensowohl an die Krankenkasse (als DEÜV-Meldungen) und einmal jährlich an dieBerufsgenossenschaft gemeldet. Ab 1.1.2012 entfällt die Meldung des Lohn-nachweises an die Berufsgenossenschaft in einem gesonderten Formular.

Zur Erstellung der Meldung an Krankenkasse werden folgende Firmenangabenbenötigt:

Mitgliedsnummer

Die Mitgliedschaft beginnt mit den vorbereitenden Arbeiten für die Eröffnungeines Unternehmens oder bei der erstmaligen Beschäftigung von Arbeitneh-mern. Bei einigen Berufsgenossenschaften muss sich der Arbeitgeber freiwilligversichern, zum Schutz vor Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Die Anmel-dung des Unternehmens muss nach § 192 SGB VII binnen einer Woche nach

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Eintragung im Handelsregister vorgenommen werden. Die zuständige Berufs-genossenschaft nimmt das Unternehmen nach der Anmeldung in ihr Unter-nehmerverzeichnis auf und vergibt eine Mitgliedsnummer. Die Mitgliedsnum-mer ist bei allen Sozialversicherungsmeldungen, bei denen Entgelt gemeldetwird, mitzuteilen. Insbesondere bei dem jährlich zu erstellenden Jahresmeldungund bei der An- und Abmeldung von Mitarbeitern bei der Krankenkasse ist dieNummer zu übermitteln.

Tipp:

Bei Unklarheiten über die Zuständigkeit der Berufsgenossenschaft könnenSie sich an den Hauptverband wenden: Hauptverband der gewerblichenBerufsgenossenschaften e.V., Postfach 2052, 53743 Sankt Augustin,www.hvbg.de.

Entgelthöchstgrenze/Mindestarbeitsentgelte

Die Berufsgenossenschaften erheben, abhängig von der Jahresentgeltsumme,der Gefahrenklasse und den geleisteten Arbeitsstunden Mitgliedsbeiträge alseinen Umlagebeitrag. Die Entgeltsumme setzt sich aus den kumulierten Ent-gelten aller Mitarbeiter zusammen. Zum beitragspflichtigen Entgelt gehörendie steuerpflichtigen Bruttobezüge (einschließlich eventueller Lohnsteuerfrei-beträge), insbesondere auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubs-und Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Jubiläumsgelder, steu-erpflichtige Heirats- und Geburtshilfen, Gewinnanteile als Tätigkeitsvergütung(Tantiemen), Provisionen, Ertragsbeteiligungen, Trennungsentschädigungen,steuerpflichtige Auslösungen und Reisekosten, alle Arten von Lohnzuschlägen,einschließlich der steuerfreien Zuschläge zu Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit,Sachbezüge und geldwerte Vorteile (z.B. Kfz-Überlassung, Miete, etc.). Entgelt-zahlungen an Aushilfskräfte, unabhängig vom Umfang der Beschäftigung undvon der Art der Besteuerung, sind immer nachweis- und beitragspflichtig (ohnePauschalsteuer). Ebenfalls zum Entgelt gehören Altersteilzeitentgelte auchwährend der Freistellungsphase, d.h. wenn dem Arbeitnehmer das Entgelt erstnach Ablauf der Beschäftigung zufließt (ohne Aufstockungsbeträge), Beiträgezu Direktversicherungen, soweit sie die sozialversicherungsfreien Höchstgren-zen übersteigen.

Vereinzelt haben die Berufsgenossenschaften in ihrer Satzung einen Entgelt-höchstbetrag festgelegt, der maximal in die Entgeltsumme des Lohnnachweises

Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft 2

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einbezogen werden muss. Der Entgelthöchstbetrag ist vergleichbar der Bei-tragsbemessungsgrenze bei den Sozialversicherungen. Für die BG Chemie bzw.Branche Chemische Industrie der BG RCI liegt dieser beispielsweise für 2011bei 74.400 EUR pro Mitarbeiter pro Jahr. Das heißt, für Mitarbeiter mit einemBruttoarbeitslohn von über 74.400 EUR pro Jahr (in diesem Beispiel) wird als zumeldende Bruttolohn-Gesamtsumme maximal der Höchstbetrag herangezo-gen. Besteht eine Entgelthöchstgrenze, ist sie in der Regel über die Internet-Seite der Berufsgenossenschaft abrufbar. Die Entgelthöchstgrenze kann auchbei der zuständigen Berufsgenossenschaft erfragt werden.

Bei einigen Berufsgenossenschaften, wie beispielsweise die BG für Fahrzeug-haltung, ist bei der Ermittlung des unfallversicherungspflichtigen Entgelts einMindestarbeitsentgelt zu berücksichtigen. Grundsätzlich gilt bei dem Min-destentgelt die Jahrbetrachtung. Bei Teilmonaten muss das Mindestentgeltanteilig ermittelt werden. Ebenso muss bei der Berechnung unterschiedenwerden, ob der Mitarbeiter ganzjährig oder nicht ganzjährig beschäftigt ist.Mindestarbeitsentgelt ist bei den Entgeltmeldungen seit 2009 entsprechend zuberücksichtigen. Für die BG Fahrzeugbau gelten beispielhaft folgende Mindest-entgelte:

Mindestentgelte für die BG Verkehr und Fahrzeugtechnik

West Jahr Monat Tag Stunde

2011 18.396 EUR 1.533 EUR 61,32 EUR 7,67 EUR

2012 18.900 EUR 1.575 EUR 63,00 EUR 7,88 EUR

Ost

2011 16.128 EUR 1.344 EUR 53,76 EUR 6,72 EUR

2012 16.128 EUR 1.344 EUR 53,76 EUR 6,72 EUR

Liegt das tatsächliche Arbeitsentgelt eines Mitarbeiters unter dem Mindest-entgelt, ist für diesen Mitarbeiter das Mindestentgelt als zu meldender Brutto-lohn aufzunehmen.

Gefahrenklasse/Gefahrenstelle

Die Tätigkeiten der Arbeitnehmer beinhalten unterschiedliche Unfallgefahren.Aus diesem Grund werden die Mitarbeiter, abhängig von ihren Aufgaben, in

2 Abrechnungsunterlagen zusammenstellen

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Gefahrenklassen eingeteilt. Die Gefahrenklasse ist Bestandteil der Beitrags-berechnung für den Berufsgenossenschaftsbeitrag. Gewerbezweige mit hohenUnfallrisiken werden somit stärker belastet, als Branchen mit relativ sicherenArbeitsplätzen. Die Gefahrenklasse wird von der Berufsgenossenschaft in demso genannten Punktwert ausgedrückt. Dabei ist 1.0 eine sehr niedrige Gefah-renklasse und beispielsweise 14.8 eine Gefahrenklasse für sehr unfallträchtigeArbeiten.

Die einzelnen Gefahrenklassen werden zu einem Gefahrentarif zusammenge-fasst, der in der Regel alle fünf Jahre überprüft und gegebenenfalls angepasstwird.

Für die Meldung an die Berufsgenossenschaft müssen die für das Unternehmenrelevanten Gefahrenklassen aus dem Gefahrentarif ermittelt und den Mitarbei-tern entsprechend zugeordnet werden.

Tipp:

Sollten Sie in 2011 keine Mitarbeiter gegen Entgelt beschäftigt haben,müssen Sie dennoch einen Lohnnachweis mit dem Vermerk „Fehlanzeige“erstellen. Wird der Lohnnachweis nicht eingereicht, erfolgt eine Schätzungder beitragspflichtigen Entgelte und gegebenenfalls ein Bußgeldverfahren,sofern der Betrieb in 2011 bereits bestanden hat.

Das Vorgehen für die Meldung an die Berufsgenossenschaft finden Sie inKapitel 11.5 (siehe S. 510) beschrieben.

Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft 2

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3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

Mit der Einstellung eines Arbeitnehmers entstehen noch vor der ersten Lohn-abrechnung sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen. Neben der Kon-trolle des Sozialversicherungsausweises müssen neu eingestellte Arbeitnehmerinnerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung bei ihrer Kran-kenkasse angemeldet werden. Für die Anmeldung benötigt der Arbeitgeberneben den persönlichen Angaben zahlreiche weitere Daten. So muss er bei-spielsweise die Krankenkasse kennen, bei der der Arbeitnehmer zuletzt kran-kenversichert war oder zukünftig versichert sein will, die Rentenversicherungs-nummer seines Sozialversicherungsausweises, Nebentätigkeiten und vielesmehr. Für die Zuständigkeit der Anmeldung ist außerdem wichtig, ob es sichbei dem neuen Mitarbeiter um eine Aushilfe (geringfügig/kurzfristig Beschäf-tigter) oder um einen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer handelt. Umdie Vollständigkeit aller abrechnungsrelevanten Einstellungsaktivitäten zu ge-währleisten, bietet sich die Erstellung einer „Checkliste Eintritt“ an. Das untenstehende Beispiel gibt eine Anregung, wie eine entsprechende Checklisteaufgebaut sein kann.

Wurde zum aktuellen Abrechnungszeitraum kein Mitarbeiter neu eingestellt,besteht die erste Aufgabe für die Durchführung der Lohnabrechnung darin, dieAbrechnungsunterlagen mit Veränderung der Bezüge, zusätzliche Zahlungenoder die �nderung von persönlichen Daten (Anschrift/Bankverbindung) in dasLohnabrechnungssystem einzupflegen.

Checkliste Eintritt

Personalstammblatt/Einstellungsfragebogen

Vorlage/Kopie des Sozialversicherungsausweises zu den Lohn-unterlagen

Ggf. Sofortmeldung erstellen (z.B. Hotel, Baugewerbe, Spedition)

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Prüfung auf Mehrfachbeschäftigung

Prüfung auf KV-Pflicht/freiwillige KV/private KV

Anmeldung bei der Krankenkasse

Prüfung auf pauschale Beitragspflicht bei Aushilfen und Informa-tion des Mitarbeiters über Aufstockungsoption

Lohnsteuerkarte 2010/Lohnsteuerersatzbescheinigung zu denLohnunterlagen

Anlegen eines Lohnkontos bzw. einer Personalakte

Prüfung, ob die Gleitzonenregelung angewendet werden kann, undggf. Information an den Mitarbeiter

Prüfung, ob pauschale Versteuerung für Aushilfsbezüge möglich ist

Prüfung auf Schwerbehinderung und ggf. Kopie des Ausweises zuden Unterlagen

Veranlassung der Statusfeststellung für GmbH-Geschäftsführerbzw. Ehegatten oder Lebensgefährten des Geschäftsführers oderseiner Kinder

Prüfung der Übernahme einer betrieblichen Altersvorsorge wieDirektversicherung, Pensionskasse etc.

Überprüfung, ob VL-Vertrag vorliegt

Überprüfung, ob Pfändungen vorliegen

Tab.: Checkliste Eintritt

3.1 Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigtenArbeitnehmers zu tun?

Mit dem Eintritt eines Arbeitnehmers sind für die Entgeltabrechnung zahlreicheUnterlagen, Dokumente und persönliche Angaben erforderlich. Bei der Daten-erhebung sind Angaben für:

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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J Erstellung der Meldungen zu den SozialversicherungenJ Ermittlung der Beiträge zu den SozialversicherungenJ Ermittlung des Lohnsteuerabzugs

erforderlich. Sinnvollerweise werden diese gemeinsam mit dem Mitarbeiter ineinem Personalstammblatt bei der Einstellung zusammengestellt. Neben denpersönlichen Daten, wie Anschrift, Geburtsdatum und Bankverbindung, sindAngaben für das Meldewesen zu den Sozialversicherungen, Steuerdaten undweiteren betriebsinternen Daten, wie die Teilnahme an einer betrieblichenAltersvorsorge, erforderlich.

Auf www.haufe.de/arbeitshilfen finden Sie ein Muster für ein Personaldaten-blatt. Das Datenblatt sollte neben den steuer- und sozialversicherungsrecht-lichen Pflichtangaben alle für die Entgeltabrechnung relevanten Informationenenthalten. Das Datenblatt ist Grundlage für die Erfassung der Stamm- undAbrechnungsdaten im Entgeltabrechnungssystem und wird zu den Lohnunter-lagen genommen.

Tipp:

Es empfiehlt sich, bei jeder Einstellung zusammen mit dem neuen Arbeit-nehmer ein Personaldatenblatt zu erstellen. Besondere Bedeutung hat dasDatenblatt für Aushilfen gewonnen. Eine korrekte Anmeldung zu den Sozial-versicherungen und die richtige steuerliche Behandlung sind nur möglich,wenn Ihnen weitere Haupt- oder Nebenbeschäftigungen bekannt sind.Häufig stellen Softwarelösungen Personaldatenblätter zur Verfügung. Alter-nativ können Sie sich ein Muster mit einem Textverarbeitungsprogrammerstellen oder die mit diesem Buch gelieferte Vorlage verwenden. DieVorlage befindet sich auf www.haufe.de/arbeitshilfen. Einige Krankenkassenstellen ebenfalls einen Vordruck „Fragebogen Mitarbeiterdaten“ zur Ver-fügung.

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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Lohnsteuerkarte 2010

Identifikationsnummer

Alle Eintragungen in der Lohnsteuerkarte genau prüfen! Ordnungsmerkmal des Arbeitgebers

Lohnsteuerkarte 2010Gemeinde

Finanzamt und Nr.

AGS

Geburtsdatum

I. Allgemeine Besteuerungsmerkmale

Kinder unter 18 Jahren:Zahl der Kinderfreibeträge

Steuer-klasse

Kirchensteuerabzug

(Datum)

(Gemeindebehörde)

II. Änderungen der Eintragungen im Abschnitt ISteuerklasse/Faktor

Zahl der Kinder-freibeträge

Kirchensteuerabzug Diese Eintragung gilt,wenn sie nicht widerrufen wird:

Datum, Unterschrift undStempel der Behörde

vom

bis zum

vom

bis zum

2010 an

2010

2010 an

2010

III. Für die Berechnung der Lohnsteuer sind vom Arbeitslohn als steuerfrei abzuziehen:

IV. Für die Berechnung der Lohnsteuer sind dem Arbeitslohn hinzuzurechnen:

JahresbetragEUR

JahresbetragEUR

monatlichEUR

monatlichEUR

wöchentlichEUR

wöchentlichEUR

täglichEUR

täglichEUR

in Buch-staben

in Buch-staben

in Buch-staben

-tausend

-tausend

-tausend

Zehner undEiner

wie oben-hundert

Zehner undEiner

wie oben-hundert

Zehner undEiner

wie oben-hundert

vom

bis zum 31.12.2010

vom

bis zum 31.12.2010

vom

bis zum 31.12.2010

2010 an

2010 an

2010 an

Datum, Unterschrift undStempel der Behörde

Datum, Unterschrift undStempel der Behörde

Diese Eintragung gilt,wenn sie nicht widerrufen wird:

Diese Eintragung gilt,wenn sie nicht widerrufen wird:

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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3.1.1 Zusammenstellen der Unterlagen für dieLohnsteuerberechnung

Lohnsteuerkarte/Lohnsteuerbescheinigung

In 2010 haben die Arbeitnehmer letztmalig eine Lohnsteuerkarte von denGemeindeverwaltungen erhalten. Für 2011 und 2012 wurde keine neue Lohn-steuerkarte mehr erstellt. Die Lohnsteuerkarte 2010 gilt für die Steuerjahre2010, 2011 und 2012. Ab 2013 sollen die Arbeitgeber mit dem VerfahrenELStAM die steuerrechtlichen Angaben elektronisch direkt von der Finanzver-waltung erhalten. �nderungen auf der Steuerkarte in 2011/2012 – wie zumBeispiel Freibeträge, Steuerklassenwechsel u.a. – werden mit einem Antrags-formular beim Finanzamt beantragt und per Durchschrift dem Arbeitgebermitgeteilt. Für Mitarbeiter, die 2012 erstmals eine Beschäftigung aufnehmen,gibt es vom Finanzamt eine Ersatzbescheinigung.

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohnsteuerkarten zu den Lohnunterlagenzu nehmen und den Lohnsteuerabzug entsprechend den Merkmalen der Lohn-steuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheinigung vorzunehmen. Der Arbeitneh-mer ist verpflichtet, etwaige �nderung dem Finanzamt anzuzeigen und seinemArbeitgeber mitzuteilen. Von seinem Finanzamt erhält er ggf. eine Ersatz-bescheinigung oder einen Ausdruck aus der ELStAM-Datenbank mit dengeänderten steuerrechtlichen Merkmalen.

Die bisher von den Gemeinden verwalteten Daten wurden im Laufe des Jahres2011 in eine zentrale Datenbank (ELStAM-DB) übertragen. Alle �nderungenwurden danach in dieser Datei nachgeführt. Der Arbeitgeber soll voraussicht-lich ab 1.12.2012 die Steuerdaten für die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmeraus der ELStAM-Datei abrufen und direkt in sein Abrechnungsprogramm über-nehmen. Die eingelesenen Daten sind dem Arbeitnehmer mit dem Ausdruck derAbrechnung mitzuteilen.

Zum Abruf der ELStAM-Daten ist zunächst eine Anmeldung des neuen Arbeit-nehmers erforderlich. Dazu ist eine Anmeldeliste an die ELStAM-Datenbank zusenden. Die Liste muss folgende Angaben zum Arbeitnehmer enthalten:

J die SteueridentifikationsnummerJ das GeburtsdatumJ der Beginn der BeschäftigungJ Hauptarbeitgeber ja/nein

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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Erfolgt keine Angabe zum Merkmal „Hauptarbeitgeber“, wird immer die Steuer-klasse VI vergeben. Nach der Anmeldung erhält der Arbeitgeber eine Bestäti-gung über die Anforderung der Daten. Danach können die Daten innerhalbeiniger Tage abgerufen werden. Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Unterneh-men aus, hat der Arbeitgeber den Austritt bei der ELStAM-DB unter Mitteilungdes Beschäftigungsende-Datums abzumelden. Der Arbeitgeber erhält danneine Abmeldebestätigung. Erst nach erfolgter Abmeldung kann bei einemArbeitgeberwechsel der neue Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber die Datenabrufen. Hat der Arbeitgeber zusätzlich eine Ersatzbescheinigung mit aktuel-leren Daten vorliegen, so ist für die Lohnabrechnung die Angaben der Ersatz-bescheinigung zu verwenden.

Steueridentifikationsnummer

Bei Austritt eines Arbeitnehmers oder zum kalendarischen Jahresende ist fürden Mitarbeiter eine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen und die elektro-nische Lohnsteuermeldung durchzuführen. Die elektronische Lohnsteuermel-dung ist für jeden Mitarbeiter mit einer Kennung, der so genannten Steueri-dentifikationsnummer zu versehen. Die Steueridentifikationsnummer ist aufder Vorderseite der Lohnsteuerkarte aufgedruckt. Ist noch keine Steueridenti-fikationsnummer vergeben, kann der Mitarbeiter diese beim örtlichen Finanz-amt beantragen. Die Steueridentifikationsnummer ist zwingend ab 2012 für dieLohnsteuermeldung erforderlich. Im Falle eines Arbeitgeberwechsels währenddes laufenden Kalenderjahres muss der Arbeitgeber bis Ende 2012 die Lohn-steuerkarte dem Arbeitnehmer wieder aushändigen. Eintragungen auf derLohnsteuerkarte durch den Arbeitgeber erfolgen jedoch keine. Wie bei einemJahreswechsel meldet der Arbeitgeber das Steuerbrutto und den Lohnsteuer-abzug elektronisch den Finanzbehörden.

Achtung:

Fehlt die Steueridentifikationsnummer, kann keine Lohnsteuermeldung fürden Mitarbeiter durchgeführt werden. Der Mitarbeiter ist selbst für dieBeantragung und die Vergabe der Steuer-ID verantwortlich. Wurde dieSteuer-ID beantragt, darf der Arbeitgeber zwei Monate die Entgeltabrech-nung nach den Angaben des Mitarbeiters durchführen. Liegt nach diesemZeitraum die Steuer-ID noch nicht vor, ist die Lohnabrechnung mit Steuer-klasse VI (6) vorzunehmen. Für Mitarbeiter mit einem ausländischen Wohn-sitz – z.B. Grenzgänger – gilt bis 2014 das Formularverfahren des Finanz-

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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amts weiter. Diese Mitarbeiter benötigen ebenfalls eine Ersatzbescheinigungdes deutschen Finanzamts mit den steuerrechtlichen Angaben.

Faktor

Ehegatten, die beide steuerpflichtig berufstätig sind, können sich auf derLohnsteuerkarte einen so genannten Ermäßigungsfaktor eintragen lassen. DerFaktor wird vom Finanzamt ermittelt und auf der Lohnsteuerkarte im AbschnittI eingetragen. Die Ermittlung des Faktors ist nur bei der Steuerklassenkom-bination IV/IV (beide Ehegatten Steuerklasse 4) möglich. Der Faktor wird mitdrei Nachkommastellen berechnet und nur eingetragen, wenn er kleiner als 1ist. Eine Eintragung erfolgt auf beiden Steuerkarten der Eheleute und ermäßigtdie Lohnsteuer. Der Faktor ist mit der ermittelten Lohnsteuer laut Tabelle zumultiplizieren und muss entsprechend in ein Lohnabrechnungsprogramm ein-gegeben werden.

Achtung:

Wird das Faktor-Verfahren gewählt, können keine Freibeträge auf der Lohn-steuerkarte eingetragen werden. Die Freibeträge werden automatisch beider Ermittlung des Faktors berücksichtigt.

Steuerfrei- /Steuerhinzurechnungsbetrag

Seit dem 1.1.2000 gibt es auf der Lohnsteuerkarte einen so genannten Hin-zurechnungsbetrag, den der Arbeitgeber bei der Ermittlung der Lohnsteuerberücksichtigen muss. Der Hinzurechnungsbetrag kommt zum Tragen, wennder Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungsverhältnisse hat oder als Rentnereine Betriebsrente (Versorgungsbezüge) bezieht und zusätzlich eine steuer-pflichtige Beschäftigung ausübt.

Werden mehrere Beschäftigungen mit geringem Arbeitsentgelt nebeneinanderausgeübt, wird oft der steuerliche Grundfreibetrag nicht ausgeschöpft. Trotz-dem unterliegt der Arbeitslohn im ersten Beschäftigungsverhältnis der Lohn-steuer nach Steuerklasse I–III und in weiteren Arbeitsverhältnissen der Steuer-klasse VI mit einer zweiten oder weiteren Lohnsteuerkarte. Da die mitSteuerklasse VI einbehaltene Lohnsteuer in der Regel im Zuge der Einkommen-steuer wieder erstattet wird, kann sich der Arbeitnehmer auf der zweiten oder

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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dritten Lohnsteuerkarte einen Freibetrag eintragen lassen. Im Gegenzug mussauf der Lohnsteuerkarte mit Steuerklasse I–III ein Hinzurechnungsbetrag ingleicher Höhe eingetragen werden. Dieser ist dem monatlichen Arbeitslohnoder den Versorgungsbezügen für die Ermittlung der Lohnsteuer hinzuzurech-nen. Mit dieser Vorgehensweise wird erreicht, dass Arbeitslohn, der der Steuer-klasse VI unterliegt, weitgehend von der Lohnsteuer befreit bleibt, da vomsteuerpflichtigen Arbeitslohn der Freibetrag abzuziehen ist. Im Gegenzugerhöht sich der Arbeitslohn, welcher der Steuerklasse I–III unterliegt. In diesenSteuerklassen fällt jedoch weit weniger Lohnsteuer an als in Klasse VI.

Hat der Arbeitnehmer hohe Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastun-gen, die in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden können,kann er sich für diese Belastungen einen Steuerfreibetrag auf der Lohn-steuerkarte in Abschnitt I eintragen lassen. Welche Aufwendungen auf derLohnsteuerkarte eingetragen werden dürfen, ist im Einkommensteuergesetz(§ 39a EStG) abschließend geregelt. Andere Ermäßigungsgründe sind nichtzulässig, sondern können erst nach Ablauf des Kalenderjahres durch Abgabeeiner Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Der Freibetrag istals Jahres- und Monatsfreibetrag auf der Lohnsteuerkarte eingetragen undmuss in das Lohnabrechnungsprogramm übernommen werden. Der Freibetragreduziert den steuerpflichtigen Arbeitslohn und somit die Lohnsteuer.

Beitrag zur privaten Krankenversicherung

Mit dem Bürgerentlastungsgesetz werden die Beiträge zur Kranken- undPflegeversicherung vollständig bei der Ermittlung der Lohnsteuer berücksich-tigt. Dies gilt unabhängig davon ob der Mitarbeiter bei einer gesetzlichenKrankenkasse oder bei einem privatwirtschaftlichen Versicherungsunterneh-men krankenversichert ist. Darüber hinaus können für privat Krankenver-sicherte die Beiträge von deren Ehegatten und ihren Kinder bei der Lohn-steuerberechnung berücksichtigt werden, sofern diese keine eigeneBeschäftigung haben und der Arbeitnehmer unterhaltspflichtig ist. Von derLohnsteuer abziehbar ist jedoch nur der Anteil des Gesamtbeitrags, der für dieso genannte „Basisabsicherung“ zu entrichten ist. Das Versicherungsunter-nehmen nimmt eine Aufteilung des Gesamtkranken- und Pflegeversicherungs-beitrags in einen Basisabsicherungsbeitrag und einen freiwilligen Beitrag vor.Mitarbeiter mit einer privaten Krankenversicherung müssen ihrem Arbeitgebereine Bescheinigung mit einer entsprechenden Aufteilung der Gesamtbeiträgevorlegen. Erfolgt die Vorlage nicht, ist für die Lohnsteuerberechnung auto-matisch eine Mindestpauschale von 12% des steuerpflichtigen Arbeitslohns,

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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maximal 1.900 EUR pro Jahr, als Kranken- und Pflegeversicherungsbeitrag zuberücksichtigen (Mindestpauschale). In der Steuerklasse III gilt ein Höchst-betrag von 3.000 EUR pro Jahr als Steuerabzug von der Lohnsteuer. Kein Abzugfür die private Krankenversicherung ist in der Steuerklasse VI (6) möglich. DieSteuerklasse 6 ist für Zweitbeschäftigungen (zweite Lohnsteuerkarte). DieMindestpauschale (12 %/1.900 EUR) ist auch anzuwenden, wenn die tatsäch-lichen Aufwendungen für die private Kranken- und Pflegeversicherung unterdem Mindestbetrag liegen. Es ist also stets eine Vergleichsrechnung vorzuneh-men. Ab 2014 sollen die Beiträge zur privaten Krankenversicherung auch überdie ELStAM-Datenbank abrufbar sein.

Achtung:

Die Basisabsicherung in der privaten Krankenversicherung ist vom so ge-nannten Basistarif zu unterscheiden. Der Basistarif ist ein von jedemVersicherungsunternehmen anzubietendes Leistungsangebot, das denPflichtleistungen der gesetzlichen Krankenkassen entspricht. Die Basisabsi-cherung ist hingegen der Anteil des Beitrags zur privaten Krankenversiche-rung, der sich auf die Grundleistung (ohne Krankengeld und Chefarzt-behandlung) der privaten Krankenversicherung bezieht.

3.1.2 Zusammenstellen der Unterlagen für dieSozialversicherungsmeldungen

Neu eingestellte Mitarbeiter müssen bei einer gesetzlichen Krankenkasseangemeldet werden. Die Anmeldung erfordert zahlreiche Angaben, die teil-weise als Freitext und zum Teil in Form von Schlüsseln an die Annahmestelle zuübertragen sind. Seit der Einführung des Unfallversicherungsmodernisierungs-gesetzes (UVMG) sind auch zahlreiche Angaben zur Unfallversicherung derAnnahmestelle zu melden. Um alle Meldungen an die Sozialversicherungs-träger durchführen zu können, benötigen Sie im Wesentlichen folgende An-gaben von dem Mitarbeiter. Neben den persönlichen Angaben wie Vorname,Name etc. müssen Sie folgende Daten in einem Einstellungsfragebogen fest-halten:

J SozialversicherungsnummerJ Personalnummer (wahlweise)J Grund der Abgabe der Sozialversicherungsmeldung

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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J Entgelt in GleitzoneJ Sofortmeldung erforderlichJ Beschäftigungszeit von …J Betriebsnummer des ArbeitgebersJ PersonengruppeJ MehrfachbeschäftigungJ BetriebsstätteJ BeitragsgruppeJ Angaben zur TätigkeitJ Schlüssel der StaatsangehörigkeitJ StatuskennzeichenJ Bereich „Wenn keine Versicherungs-Nr. angegeben werden kann“

Sozialversicherungsnummer

Wesentlicher Bestandteil einer Anmeldung ist die Sozialversicherungsnummer.Jeder Arbeitnehmer hat, sofern er schon einmal rentenversicherungspflichtigbeschäftigt war, einen Sozialversicherungsausweis. Auf diesem Ausweis ist aufder Rückseite die Sozialversicherungsnummer (Versicherungsnummer) einge-tragen. War der Arbeitnehmer noch nicht berufstätig oder in der Bundes-republik nicht versicherungspflichtig, ist in die Anmeldung bei der Kranken-kasse der Geburtsname, der Geburtsort, das Geburtsdatum, das Geschlecht unddie Staatsangehörigkeit einzutragen. Der Arbeitnehmer erhält automatischvom Rentenversicherungsträger einen Sozialversicherungsausweis mit einerSozialversicherungsnummer (SV-Nr.) zugestellt. Zusätzlich erhält der Arbeit-geber von der Rentenversicherungsanstalt die Sozialversicherungsnummer.

Seit 2010 setzen die Sozialversicherungsträger einen so genannten Kommuni-kationsserver ein. Die Rückmeldung der Sozialversicherungsnummer an denArbeitgeber erfolgt über einen Datenabruf. bzw. mit einem Übertragungspro-tokoll. Das Protokoll muss aktiv per Programm von der Übertragungsstelleabgeholt werden. Erfolgt keine Abholung, wird das Protokoll mit der Sozial-versicherungsnummer nach 40 Tagen Liegezeit per E-Mail dem Arbeitgeberzugesendet.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Personalnummer

Die Angabe einer Personalnummer erfolgt freiwillig. Wird die Personalnummerjedoch bei der Anmeldung vermerkt, ist sie für künftige Meldungen immeranzugeben.

Eine Liste der am häufigsten vorkommenden Länderkennzeichen finden Sie aufwww.haufe.de/arbeitshilfen.

Grund der Abgabe

Die Anlässe zur Abgabe der „Meldung zur Sozialversicherung“ sind in Melde-schlüsseln verschlüsselt. Für eine Anmeldung wegen „Beginn der Beschäfti-gung“ ist beispielsweise der Meldegrund 10 der zuständigen Krankenkasse zumelden.

Neben dem Beginn der Beschäftigung ist der Krankenkasse eine Anmeldungeinzureichen, wenn der Arbeitnehmer zum Jahreswechsel die Krankenkassewechselt. In diesem Fall muss er bei seiner bisherigen Kasse abgemeldet und mitdem „Grund der Abgabe: 11“ bei seiner neuen Krankenkasse angemeldet werden.

Wird ein Auszubildender nach Abschluss der Ausbildung übernommen, hatteder Arbeitnehmer mehr als einen Monat unbezahlten Urlaub, wechselt derBeschäftigungsort eines Arbeitnehmers in einen anderen Rechtskreis (Ost nachWest bzw. West nach Ost) oder beginnt die Altersteilzeit, so muss derArbeitnehmer erneut bei seiner Krankenkasse angemeldet werden. In diesenFällen ist eine „Meldung zur Sozialversicherung“ mit dem Meldeschlüssel 13 imFeld „Grund der Abgabe“ einzureichen. Der Wechsel des Arbeitsverhältnisseshin zu einer Altersteilzeitbeschäftigung ist der Krankenkasse des Arbeitneh-mers ebenfalls mit einer Anmeldung mit dem Meldeschlüssel 13 zu melden. ImEinzelnen gibt es folgende Meldegründe nach DEÜV2 für eine Anmeldung:

Grund der Abgabe Schlüssel

Anmeldung wegen Beginn einer Beschäftigung 10

Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel 11

Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel 12

Anmeldung wegen sonstiger Gründe 13

Tab.: Meldegründe zur Abgabe einer Anmeldung

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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2 Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung.

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Entgelt in Gleitzone

Mit dem Zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt wurdedie so genannte Gleitzonenregelung für den Niedriglohnbereich eingeführt. DieGleitzonenregelung gilt für monatliche durchschnittliche Arbeitsentgelte zwi-schen 400,01 EUR und 800,00 EUR.3

Innerhalb dieser Gleitzone werden die Arbeitnehmerbeiträge zu den Sozial-versicherungen nicht vom tatsächlichen Arbeitsentgelt, sondern von einerermäßigten Basis ermittelt. Für den Arbeitgeberanteil ändert sich nichts. DieAngaben zur Gleitzone sind nur bei der Jahresmeldung, Abmeldung und Unter-brechungsmeldung vorzunehmen. Genauere Erläuterungen finden Sie in Ka-pitel 4 (siehe S. 123) und Kapitel 10 (siehe S. 476).

Beschäftigungszeit

Bei einer Anmeldung ist das Datum des Beschäftigungsbeginns einzutragen. Esist der vertragliche Beginn der Beschäftigung zu vermerken, nicht der Tag derArbeitsaufnahme, wenn diese Tage auseinanderfallen – zum Beispiel am1. Januar (Feiertag).

Betriebsnummer des Arbeitgebers

In allen Sozialversicherungsmeldungen ist die Betriebsnummer des Arbeit-gebers als Identifikationskriterium zu melden. Diese achtstellige Nummer wirdvon der Agentur für Arbeit schriftlich mitgeteilt. Ist eine Betriebsnummer nochnicht zugeteilt, ist unverzüglich bei der für den Betrieb zuständigen Agentur fürArbeit eine Betriebsnummer zu beantragen. Ohne die Angabe der Betriebs-nummer können Sozialversicherungsmeldungen von der Annahmestelle derKrankenkasse nicht verarbeitet werden.

Achtung:

Arbeitet der Arbeitnehmer in einer Niederlassung oder Zweigstelle miteigener Betriebsnummer, ist diese in der Meldung zur Sozialversicherunganzugeben.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

42

3 Voraussichtlich zum 1.7.2012 werden die Grenzen für die Gleitzone von 400,01 EUR auf 450,01 EUR undvon 800,00 EUR auf 900,00 EUR angehoben.

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Personengruppen

Mit der zweiten Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) wurdeein dreistelliger Personengruppenschlüssel eingeführt, der alle Arbeitnehmer in22 Personengruppen einteilt. Abhängig von der Art und dem Umfang derBeschäftigung muss der Arbeitnehmer einer Personengruppe zugewiesen wer-den. Eine der folgenden Personengruppen bzw. Personengruppenschlüssel ist inder Meldung zur Sozialversicherung bzw. in ihrem Entgeltabrechnungspro-gramm zu hinterlegen. (siehe Tabelle 2).

Im Regelfall ist der Gruppenschlüssel 101 einzutragen. Der Schlüssel steht fürBeschäftigte, die kranken-, pflege-, renten- und arbeitslosenversicherungs-pflichtig sind. Dazu zählen alle Arbeiter und Angestellten, die mehr als gering-fügig beschäftigt werden.

Erfüllt der Arbeitnehmer jedoch eine der Eigenschaften eines höheren Schlüs-sels, ist er diesem zuzuordnen. Beginnt der Arbeitnehmer beispielsweise eineBerufsausbildung in einem staatlich anerkannten Ausbildungsberuf, ist diesernicht mit dem Schlüssel 101, sondern mit dem Gruppenschlüssel 102 zumelden – obwohl auch Auszubildende kranken-, pflege-, renten- und arbeits-losenversicherungspflichtige Beschäftigte sind. Eine Ausnahme besteht dann,wenn die Ausbildungsvergütung innerhalb der Geringverdienergrenze vonmonatlich 325 EUR liegt. In diesem Fall ist ab 2012 der Personengruppen-schlüssel 121 zu melden, selbst dann, wenn die Geringverdienergrenze infolgeeines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts überschritten wird. Kommt es jedochzu einer Erhöhung des laufenden Gesamtentgelts über 3.900 EUR pro Jahr istnicht mehr der Personengruppenschlüssel 121, sondern der Schlüssel 102 fürden Auszubildenden zu melden. Für Auszubildende in einer außerbetrieblichenEinrichtung gilt für Meldezeiträume ab 2012 die Personengruppe 122. Eineaußerbetriebliche Berufsausbildung liegt vor, wenn die Ausbildung von selbst-ständigen, nicht dem Betrieb angegliederten Bildungseinrichtungen durch-geführt wird. Als Berufsausbildung ist die Ausbildung im Rahmen rechts-verbindlicher Ausbildungsrichtlinien für einen staatlich anerkanntenAusbildungsberuf definiert. Die Ausbildung für einen Beruf, für den es zwarnoch keine rechtsverbindlichen Ausbildungsrichtlinien gibt, die vorgeseheneAusbildung jedoch üblich und allgemein anerkannt ist, wird auch als Berufs-ausbildung angesehen. Von einer Berufsausbildung ist auszugehen, wennAusbildungsverträge abgeschlossen und von der zuständigen Stelle oder derHandwerkskammer in das Verzeichnis der Ausbildungsverhältnisse eingetragenworden sind.

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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Der Gruppenschlüssel gibt keine Auskunft über die Versicherungspflicht in deneinzelnen Sozialversicherungen. Somit sind Arbeitnehmer, die freiwillig oderprivat kranken- und pflegeversichert sind, mit 101 zu schlüsseln, sofern sienicht einer Personengruppe mit höherem Gruppenschlüssel zuzuordnen sind.Auch wenn der Arbeitnehmer nicht bei der Deutschen Rentenversicherung,sondern bei einer berufsständischen Vereinigung (z.B. �rzteversorgung) ren-tenversichert ist, wird für ihn der Schlüssel 101 in den Sozialversicherungs-meldungen gemeldet. Schüler oder Studierende, die ein in der Prüfungs- oderStudienordnung vorgeschriebenes Praktikum durchführen, zählen zur Per-sonengruppe 105. Der Umfang der Versicherungspflicht ist davon abhängig,ob es sich um ein Vor-, Zwischen- oder Nachpraktikum handelt. Immatriku-lierte Studenten, die während des Semesters oder in den Semesterferien mehrals geringfügig beschäftigt werden, sind nur rentenversicherungspflichtig.Immatrikulierte Studierende gehören der Personengruppe 106 an.

Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht der Personengruppen mit denzugehörenden Schlüsseln.

Personengruppe Personengruppenschlüssel

Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne besondere Merkmale 101

Auszubildende 102

Beschäftigte in Altersteilzeit 103

Hausgewerbetreibende 104

Praktikanten 105

Werkstudenten 106

Behinderte Menschen in anerkannten Werkstätten oder gleichartigenEinrichtungen

107

Bezieher von Vorruhestandsgeld 108

Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Aushilfe) 109

Kurzfristig Beschäftigte (Aushilfe) 110

Personen in Einrichtungen der Jugendhilfe, Berufsbildungswerken oderähnliche Einrichtungen

111

Mitarbeitende Familienangehörige in der Landwirtschaft 112

Nebenerwerbslandwirte 113

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Personengruppe Personengruppenschlüssel

Nebenerwerbslandwirte – saisonal beschäftigt 114

Ausgleichsgeldempfänger nach dem FELEG4 116

Unständig Beschäftigte 118

Versicherungsfreie Altersvollrentner und Versorgungsbezieher wegenAlters

119

Auszubildende, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze nach§ 20 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 SGB IV nicht übersteigt.

121

Auszubildende in einer außerbetrieblichen Einrichtung 122

Personen, die ein freiwilliges soziales, ein freiwilliges ökologisches Jahroder einen Bundesfreiwilligendienst leisten

123

Schwerbehinderte in Integrationsprojekten 127

Seeleute 140

Auszubildende in der Seeschifffahrt 141

Seeleute in Altersteilzeit 142

Seelotsen 143

Auszubildende in der Seefahrt, deren Arbeitsentgelt die Geringverdien-ergrenze nicht übersteigt.

144

In der Seefahrt beschäftigte versicherungsfreie Altersvollrentner undVersorgungsbezieher wegen Alters

149

Nur gesetzlich Unfallversichert5 190

Tab.: Personengruppen/Personengruppenschlüssel

Sofern der Arbeitnehmer mehreren Personengruppen zugeordnet werden kann,ist die höchste Schlüsselzahl zu verwenden. Eine Ausnahme von dieser Regelbilden die Personengruppen 109 und 110. Die Schlüssel 109 und 110 sindauch dann einzutragen, wenn ein Nebenerwerbslandwirt auf 400-Euro-Basisaushilft oder ein Altersvollrentner (119) als geringfügig Beschäftigter aushilft.Eine unständige Beschäftigung ist ein Arbeitsverhältnis, das aus der Natur der

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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4 FELEG: Gesetz zur Förderung der Einstellung von landwirtschaftlichen Erwerbstätigen.5 Beschäftigte, die ausschließlich nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII als Beschäftigte gelten.

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Sache oder arbeitsvertraglich auf weniger als eine Woche befristet ist. DieseBeschäftigung ist mit dem Personengruppenschlüssel 118 der zuständigenKrankenkasse zu melden.

Im Rahmen des Meldeverfahrens sind auch alle für die Unfallversicherungrelevanten Daten zu melden. Diese Pflicht gilt auch für die ausschließlich inder gesetzlichen Unfallversicherung pflichtversicherten Arbeitnehmer. Zu die-sem Personenkreis gehören beispielsweise:

J Beurlaubte Beamte, die in der gesetzlichen Sozialversicherung versiche-rungsfrei sind (z.B. ein beurlaubter verbeamteter Lehrer, der in einer Pri-vatschule als Dozent tätig ist),

J Praktikanten (Studenten) in einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum,die sozialversicherungsfrei sind,

J Privat Krankenversicherte in einer geringfügigen Beschäftigung, wenn aufdie Rentenversicherungsfreiheit verzichtet wurde und wenn eine Befreiungder Rentenversicherungspflicht zugunsten einer Mitgliedschaft in einerberufsständischen Versorgungseinrichtung vorliegt (z.B. eine Apothekerin,die als geringfügig Beschäftigte und als Mitglied einer berufsständischenVersorgungseinrichtung auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet hatund privat krankenversichert ist),

J Studenten, für die eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht zu-gunsten einer Mitgliedschaft in einer berufsständischen Versorgungsein-richtung vorliegt (z.B. ein Tierarzt im Zweitstudium ist Mitglied bei einerberufsständischen Versorgungskasse und übt als Werkstudent eine Tätigkeitals Tierarzt aus).

Für diesen Personenkreis wurde der Personengruppenschlüssel 190 geschaf-fen.

In der Sozialversicherung ist der Bundesfreiwilligendienst dem FreiwilligenSozialen/Ökologischen Jahr gleichgestellt. Das heißt, dass die Teilnehmer desBundesfreiwilligendienstes sozialversicherungspflichtige Beschäftigte sind. DieEinsatzstellen müssen den Teilnehmer anmelden und die Sozialversicherungs-beiträge übernehmen. Teilnehmer des Bundesfreiwilligendienstes sind ab 2012der Personengruppenschlüssel 123 in den Sozialversicherungsmeldungen zumelden.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Wichtig:

Wird zwischen der Schulausbildung und dem BFD eine Beschäftigungausgeübt, ist die Berufsmäßigkeit zu prüfen. Zeiten zwischen der Schul-entlassung und der Aufnahme eines BFD gelten nach Auffassung derSpitzenverbände der Sozialversicherungen als berufsmäßige Beschäftigung.Dementsprechend ist für diesen Zeitraum eine kurzfristige Beschäftigungnicht möglich, selbst dann nicht, wenn das Beschäftigungsverhältnis weni-ger als 50 Arbeitstage ausgeübt wird.

Für die Prüfung des richtigen Personengruppenschlüssels empfiehlt sich dieAnwendung des Ablaufschemas „Wahl des Personengruppenschlüssels“. Für dieEinordnung von Aushilfen in eine geringfügige Beschäftigung bzw. kurzfristigeBeschäftigung muss das voraussichtliche Entgelt bekannt sein. Außerdemspielten die Dauer der Beschäftigung, weitere Nebenbeschäftigungen und dieBranche eine Rolle. Aus diesem Grund sind die Besonderheiten für Aushilfen inKapitel 3.2 (siehe S. 79) getrennt zusammengestellt.

Ablaufschema für die Ermittlung des Personengruppenschlüssels

Arbeitnehmer

Vollzeitbeschäftigter Aushilfe

Auszubildender und Geringverdiener (Ja)? (121) Geringfügig

entlohnte

Beschäftigung

Kurzfristig

entlohnte

Beschäftigung

; (Nein)

Auszubildender in außerbetrieblicher Einrichtung (Ja)? (122)

; (Nein)

Auszubildender (Ja)? (102)

; (Nein)

Beschäftigt in Altersteilzeit (Ja)? (103)

; (Nein) ; ;

Hausgewerbetreibender (Ja)? (104) (109) (110)

; (Nein)

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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Arbeitnehmer

Vollzeitbeschäftigter Aushilfe

Praktikant (Ja)? (105)

; (Nein)

Werkstudent (Ja)? (106)

; (Nein)

Erwerbstätiger in Behindertenstätte (Ja)? (107)

; (Nein)

Bezieher von Vorruhestandsgeld (Ja)? (108)

; (Nein)

Erwerbstätiger in Reha-Maßnahme (Ja)? (111)

; (Nein)

Mitarbeitender Familienangehörig. i. d. Landwirt. (Ja)? (112)

; (Nein)

Nebenerwerbslandwirt (Ja)? (113)

; (Nein)

Saisonal beschäftigter Nebenerwerbslandwirt (Ja)? (114)

; (Nein)

Ausgleichsgeldempfänger nach FELEG6 (Ja)? (116)

; (Nein)

Unständig Beschäftigter (Ja)? (118)

; (Nein)

Altersvollrentner (Ja)? (119)

; (Nein)

Berufsfreiwilligendienst (Ja)? (123)

; (Nein)

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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6 FELEG: Gesetz zur Förderung der Einstellung von landwirtschaftlichen Erwerbstätigen.

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Arbeitnehmer

Vollzeitbeschäftigter Aushilfe

Schwerbehinderter (Ja)? (127)

; (Nein)

Nur in der Unfallversicherung beitragspflichtig (Ja)? (190)

; (Nein)

Wenn alles nicht zutrifft (Ja)? (101)

Abb.: Ablaufschema – Wahl des Personengruppenschlüssels

Mehrfachbeschäftigung

Hat der neue Arbeitnehmer bereits eine Erstbeschäftigung in einem anderenUnternehmen (Mehrfachbeschäftigung), ist das Feld „Mehrfachbeschäftigung“in der Meldung zur Sozialversicherung zu markieren. Die Meldung einer Mehr-fachbeschäftigung dient den Sozialversicherungsträgern zur Beurteilung, obdas jeweils erzielte Arbeitsentgelt der Sozialversicherungspflicht unterliegt.Um die Sozialversicherungspflicht beurteilen zu können, müssen die Arbeits-entgelte aus allen Beschäftigungen zusammengerechnet werden. Dabei spieltes keine Rolle, ob es sich um ein Arbeiter- oder um ein Angestelltenbeschäfti-gungsverhältnis handelt. Bei einer Mehrfachbeschäftigung werden auch Ar-beitsentgelte aus einer zweiten geringfügigen Nebenbeschäftigung angerech-net. Die erste geringfügige Nebenbeschäftigung bleibt sozialversicherungsfrei,wird also nicht zum Entgelt aus einer Hauptbeschäftigung addiert (siehe auchMehrfachbeschäftigung in Kapitel 3.2 (siehe S. 79)). Besondere Bedeutungkommt einer Zweitbeschäftigung zu, wenn die Summe der Arbeitsentgelte zueiner Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- undPflegeversicherung führt. In diesem Fall entsteht für alle Arbeitgeber nur eineanteilige Beitragspflicht. Eine Mehrfachbeschäftigung ist, außer bei den Mel-dungen für Namensänderung und �nderung der Staatsangehörigkeit, immeranzugeben.

Betriebsstätte Ost/West

Die Angabe des Beschäftigungsortes dient der Rentenversicherung zur Kon-trolle der Beitragsbemessungsgrenze. Der Eintrag richtet sich nach dem Be-schäftigungsort des Arbeitnehmers. Liegt der Betrieb oder die Niederlassung ineinem alten Bundesland, ist das Feld „West“ in der Meldung zu markieren. Wird

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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die Beschäftigung in den neuen Bundesländern einschließlich Ost-Berlin aus-geübt, ist das Feld „Ost“ in der elektronischen Meldung anzugeben. Wird einArbeitnehmer zeitlich befristet in einen anderen Rechtskreis „entsandt“ (Ost/West), ist der Rechtskreis der entsendenden Betriebsstätte zu melden. DieBetriebsstätte unterscheidet sich nur dann vom Hauptsitz, wenn diese eineeigene Betriebsnummer hat. Nur in diesem Fall hat der Ort der BetriebsstätteMelderelevanz.

Beitragsgruppen

In den Meldungen zur Sozialversicherung ist die Beitragspflicht zur Kranken-(KV), Renten- (RV), Arbeitslosen- (ALV) und Pflegeversicherung (PV) des Ar-beitnehmers mit Schlüsselziffern anzugeben. Für jeden Bestandteil des Schlüs-sels sind mehrere Schlüsselziffern möglich, so dass sich der vierstellige Schlüs-sel aus zahlreichen Kombinationen zusammensetzen kann. Die folgende Tabellezeigt, welche Schlüsselziffern zur Verschlüsselung der Beitragspflicht einzutra-gen sind.

Übersicht der Beitragsgruppenschlüssel für die Sozialversicherungen

Beitragspflicht 1. Stelle

im Beitrags-schlüssel

2. Stelle

im Beitrags-schlüssel

3. Stelle

im Beitrags-schlüssel

4. Stelle

im Beitrags-schlüssel

Krankenversicherung (KV)

keine Beitragspflicht zur KV 0

allgemeiner Beitrag zur KV 1

ermäßigter Beitrag zur KV 3

Beitrag zur landwirtschaftlichen KV 4

Arbeitgeberbeitrag zurlandwirtschaftlichen KV

5

pauschaler Beitrag zur KV 6

freiwillige Krankenversicherung 9

Rentenversicherung (RV)

keine Beitragspflicht zur RV 0

voller Beitrag für Arbeiter und Angestellte zur RV 1

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Beitragspflicht 1. Stelle

im Beitrags-schlüssel

2. Stelle

im Beitrags-schlüssel

3. Stelle

im Beitrags-schlüssel

4. Stelle

im Beitrags-schlüssel

halber Beitrag für Arbeiter und Angestellte zur RV 3

pauschaler Beitrag f. Arbeiter u. Angestellte zur RV 5

Arbeitslosenversicherung (ALV)

keine Betragspflicht zur ALV 0

voller Beitrag zur ALV 1

halber Beitrag zur ALV 2

Pflegeversicherung

keine Beitragspflicht zur PV 0

voller Beitrag zur PV 1

halber Beitrag zur PV 2

Tab.: Beitragsgruppenschlüssel

Krankenversicherung (KV)

Im ersten Feld des Beitragsgruppenschlüssels der Meldung zur Sozialversiche-rung ist die Versicherungspflicht zur gesetzlichen Krankenversicherung miteiner Schlüsselziffer anzugeben. Grundsätzlich besteht für angestellte Arbeit-nehmer eine Pflichtmitgliedschaft zur gesetzlichen Krankenversicherung. Vonder allgemeinen Beitragspflicht zur gesetzlichen KV gibt es jedoch zahlreicheAusnahmeregelungen die von der Höhe des Arbeitsentgelts abhängen oder fürbestimmte Personengruppen gelten. Die Beitragspflicht ist in der Meldung zurSozialversicherung mit dem entsprechende Beitragsgruppenschlüssel zur KVvom Arbeitgeber zu melden.

Beitragsgruppenschlüssel für die Krankenversicherung

KV RV ALV PV

1

3

Beitragsgruppenschlüssel für pflichtversicherte Arbeitnehmer

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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Die Beitragsgruppenschlüssel 1 und 3 gelten für in der gesetzlichen Kranken-versicherung pflichtversicherte Arbeitnehmer. Eine Pflichtversicherung bestehtimmer dann, wenn das jährliche beitragspflichtige Arbeitsentgelt des Vorjahresunter der für das Jahr geltenden Versicherungspflichtgrenze lag.

Der allgemeine Beitrag (Schlüsselziffer 1) gilt für alle Arbeitnehmer, die beiArbeitsunfähigkeit Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber fürmindestens 42 Kalendertage haben.

Der ermäßigte Beitrag (Schlüsselziffer 3) ist für Arbeitnehmer ohne Anspruchauf Krankengeld von ihrer Krankenkasse zu melden. Dies sind zum Beispielbeschäftigte Erwerbsunfähigkeitsrentner oder beschäftigte Bezieher von Vor-ruhestandsgeld. Siehe auch Kapitel 2.2 (siehe S. 20).

Von der allgemeinen Beitragspflicht zur Krankenversicherung gelten in folgen-den Fällen Ausnahmeregelungen:

Höherer laufender Arbeitslohn

Beitragsgruppenschlüssel für die Krankenversicherung

KV RV ALV PV

0

Der Beitragsgruppenschlüssel 0 im Feld KV steht für „keine Beitragspflicht“ zurgesetzlichen Krankenversicherung. Die Versicherungspflicht zur gesetzlichenKrankenversicherung endet, wenn das jährliche Arbeitsentgelt über der Ver-sicherungspflichtgrenze liegt. Folgende Versicherungspflichtgrenzen sind zuprüfen.

Ermittlung der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversiche-rung

Jahr Jahresarbeitsentgelt

2010 49.950 EUR

2011 49.500 EUR

2012 50.850 EUR

Tab.: Übersicht Jahresarbeitsentgeltgrenzen

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Hat das jährliche Arbeitsentgelt im zurückliegenden Kalenderjahr die Ver-sicherungspflichtgrenze überschritten und wird voraussichtlich im Folgejahrdas Arbeitsentgelt wieder über der Versicherungspflichtgrenze liegen, wird derMitarbeiter versicherungsfrei in der gesetzlichen Krankenversicherung undkann in eine private Krankenversicherung (PKV) wechseln.

Seit der Neuregelung des GKV-Finanzierungsgesetzes in 2011 kann der Arbeit-nehmer in die private Krankenversicherung wechseln, sofern sein Arbeitsent-gelt in 2011 über 49.500 EUR lag und voraussichtlich in 2012 über 50.850 EURliegen wird. Übersteigt das Arbeitsentgelt in 2012 erstmals die Versicherungs-pflichtgrenze, kann der Arbeitnehmer frühestens im Jahr 2013 in die PKVwechseln. Eine Ausnahme besteht für Berufsanfänger. Arbeitnehmer, die erst-mals eine Beschäftigung aufnehmen und deren Arbeitsentgelt die Versiche-rungspflichtgrenze übersteigt, können sich mit Beginn der Beschäftigung privatkrankenversichern. Besteht zum Zeitpunkt der Beschäftigungsaufnahme nochkeine private Krankenversicherung, ist der Arbeitnehmer zunächst als freiwil-liges Mitglied in der gesetzlichen Krankenversicherung anzumelden. Der Mit-arbeiter kann dann innerhalb von 3 Monaten in eine private Krankenversiche-rung wechseln.

Die Versicherungspflichtgrenze wird von den Sozialversicherungsträgern jähr-lich überprüft und ggf. gesenkt oder angehoben. Wechselt der Arbeitnehmerbeim Überschreiten der Versicherungspflichtgrenze nicht in die private Kran-kenversicherung, wird er freiwilliges Mitglied in der gesetzlichen Krankenkasse.Es ist eine Meldung zur Sozialversicherung mit einem geänderten Beitrags-gruppenschlüssel erforderlich.

Die Möglichkeit zur privaten oder freiwilligen Versicherung ist dann gegeben,wenn die regelmäßigen Bezüge über der Versicherungspflichtgrenze liegen.Von regelmäßigem Arbeitsentgelt wird dann ausgegangen, wenn das Arbeits-entgelt mit hinreichender Sicherheit gezahlt wird und die Höhe bekannt ist.Entgelt, das unter Berücksichtigung des Familienstandes des Arbeitnehmersgezahlt wird, darf bei der Ermittlung des regelmäßigen Jahresarbeitsentgeltesnicht eingerechnet werden (z.B. erhöhter Ortszuschlag). Bei der Ermittlung desbeitragspflichtigen Arbeitsentgelts ist nur das laufende Arbeitsentgelt ohneEinmalzahlungen oder Überstundenvergütungen zu berücksichtigen.

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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Beispiel:

Ein Arbeitnehmer verdiente seit 1.1.2011 monatlich 4.500 EUR. Zum1.1.2012 möchte er in die private Krankenversicherung wechseln.

BeurteilungDas regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt überschreitet sowohl die Ver-sicherungspflichtgrenze des vergangenen Jahres (2011) wie auch die Ver-sicherungsgrenzen in der Zukunft ( 2012). Somit ist ein Wechsel für diesenArbeitnehmer zum 1.1.2012 in eine private Krankenversicherung möglich.

Achtung:

Berufsanfänger können sich bei einem jährlichen Arbeitsentgelt von über50.850 EUR sofort privat krankenversichern. Es muss keine rückwirkendeBetrachtung des letzten Jahres angestellt werden. Ist die Arbeitsentgelt-grenze im Einstellungsjahr voraussichtlich überschritten, kann sich derMitarbeiter bereits im ersten Beschäftigungsjahr privat krankenversichern.

Wechsel der Beschäftigung

Wechselt der Arbeitnehmer das Beschäftigungsverhältnis, kann die Versiche-rungsfreiheit und somit die Möglichkeit zur privaten Krankenversicherung nurdann entstehen, wenn der Arbeitnehmer nachweist, dass sein Verdienst imvergangenen Kalenderjahr über der Versicherungspflichtgrenze lag und ervoraussichtlich beim neuen Arbeitgeber ein über der für das aktuelle Jahrgeltenden Versicherungspflichtgrenze laufendes Arbeitsentgelt erhält. Wurdedie Versicherungsfreiheit durch Eintreten einer Versicherungspflicht unterbro-chen, beginnt die Jahresfrist ab dem nächsten Kalenderjahr erneut zu laufen.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer verdiente in 2010 regelmäßig monatlich 4.200 EUR. Durchden Wechsel der Stelle sinkt sein monatlicher Verdienst in 2011 auf4.000 EUR. Ab 1.1.2012 erhält er wieder monatlich 4.300 EUR. Der Arbeit-nehmer möchte zum 1.1.2012 in die private Krankenversicherung wechseln.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Beurteilung

Für die Beurteilung ist das vorangegangene Kalenderjahr maßgeblich. DieVoraussetzung für den Wechsel in die private Krankenversicherung ist zwarfür 2012 erfüllt, jedoch nicht für das Jahr 2011. Das jährliche Arbeitsentgeltliegt mit 48.000 EUR unter der Versicherungspflichtgrenze. Somit muss erfür das gesamte Jahr 2012 in der gesetzlichen Krankenversicherung ver-bleiben. Für 2013 kann die Prüfung erneut angestellt werden und beivoraussichtlicher Überschreitung der dann geltenden Versicherungspflicht-grenze kann der Arbeitnehmer in die PKV wechseln.

Unterbrechung der Beschäftigung

Keine Unterbrechung der Versicherungszeiten entsteht in Fällen

J des Bezugs von Erziehungsgeld oder Elterngeld,J der Inanspruchnahme von Elternzeit,J einer Pflegezeit nach dem Pflegezeitgesetz oderJ in denen als Entwicklungshelfer Entwicklungsdienst geleistet worden ist sowieJ im Falle des Wehr- oder Zivildienstes.

Auch wenn in diesen Zeiten kein Arbeitsentgelt durch den Arbeitgeber gezahltwird, bleibt die Überschreitung der Versicherungspflichtgrenze erhalten.

Bestandsschutzregel

Eine Sonderregelung gilt für Arbeitnehmer, die vor dem 31.12.2002 bereitsprivat krankenversichert waren. Für diesen Personenkreis ist die Versicherungs-pflichtgrenze mit der Beitragsbemessungsgrenze von 45.900 EUR beitrags-pflichtiges Arbeitsentgelt identisch. Für Arbeitnehmer, deren Arbeitsentgeltseit 2002 über der jeweiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenze lag undvoraussichtlich in 2012 wieder über der Grenze liegen wird, besteht weiterhinKV-Freiheit bzw. das Recht, in der privaten Krankenversicherung zu verbleiben.Übersteigt das voraussichtliche Arbeitsentgelt die Beitragsbemessungsgrenzenicht mehr, wird er wieder pflichtversichert und muss in eine gesetzlicheKrankenkasse wechseln.7 Ein Wechsel in die gesetzliche Krankenversicherung

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

55

7 Auf Antrag kann der Arbeitnehmer unter gewissen Voraussetzungen in der PKV verbleiben, auch wenn dasArbeitsentgelt nicht die Pflichtversicherungsgrenze übersteigt. Beispiele sind Antritt einer Teilzeitstelleoder der Übergang in die Altersteilzeit.

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ist jedoch nur dann möglich, wenn der Arbeitnehmer nicht das 54. Lebensjahrüberschritten hat und in den letzten 60. Monaten mindestens 30 Monategesetzlich krankenversichert war. Nach der Rückkehr in die Pflichtversiche-rung muss das Arbeitsentgelt dann die Versicherungspflichtgrenze für einJahr übersteigen, bevor eine erneute private Krankenversicherung möglich ist.Die folgende Abbildung verdeutlicht nochmals den Entscheidungsweg für diegesetzliche Krankenversicherungspflicht eines Arbeitnehmers.

Achtung:

Die Versicherungspflichtgrenze ist, unabhängig von der Beitragsbemes-sungsgrenze, der monatliche Höchstbetrag, bis zu dem Beiträge zu berech-nen sind. Die monatliche Beitragsbemessungsgrenze liegt seit 1.1.2012 bei3.825 EUR beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Beurteilungsschema private Krankenversicherung

Nein

Nein

Ja

Ja

Nein

Nein

Ja

Private KVin 2012(möglich)

Bestehendeprivate KV undJahresentgelt

in 2012voraussichtlich

höher als45.900 €?

Bestehendeprivate KV und55 Jahre oder

älter?

LaufendesJahresarbeitsentgeltin 2012 höher als

50.850 €?

LaufendesJahresarbeits-entgelt in 2010

höher als49.500 €?

GesetzlicheKV in 2012

Ja

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Eine Ausnahme besteht für Arbeitnehmer, die 55 Jahre oder älter sind und inden letzten 5 Jahren vor Eintritt der Versicherungspflicht privat krankenver-sichert waren. Diese Arbeitnehmer müssen in der privaten Krankenversicherungverbleiben, auch wenn das jährliche Entgelt nicht die Pflichtversicherungs-grenze übersteigt bzw. die Regelung für 2002 greifen würde.

Ist der Arbeitnehmer privat bei einem Versicherungsunternehmen oder alsfreiwilliges Mitglied in einer gesetzlichen Krankenversicherung versichert undüberweist seine Beiträge selbst, ist im Feld KV die Schlüsselziffer 0 zu melden.Die Schlüsselziffer 0 ist auch anzugeben, wenn es sich um eine kurzfristigeBeschäftigung handelt oder der Arbeitnehmer nicht krankenversicherungs-pflichtig ist, wie zum Beispiel ein beherrschender Gesellschafter-Geschäfts-führer einer GmbH (vgl. Kapitel 3.2 (siehe S. 79)).

Krankenversicherung für landwirtschaftliche Berufe

Beitragsgruppenschlüssel für die Krankenversicherung

KV RV ALV PV

4

Beitragsgruppenschlüssel für Familienangehörige in der Landwirtschaft

Hauptberuflich mitarbeitende Familienangehörige in einem landwirtschaftli-chen Unternehmen werden mit dem KV-Schlüssel 4 angemeldet. Die Höhe desKrankenkassenbeitrages richtet sich nach der Höhe des Unternehmerbeitragsdes landwirtschaftlichen Unternehmers.

Beitragsgruppenschlüssel für die Krankenversicherung

KV RV ALV PV

5

Beitragsgruppenschlüssel für selbstständige Landwirte

Selbstständige Landwirte, die eine auf höchstens 26 Wochen befristete neben-berufliche, unselbstständige Tätigkeit aufnehmen, bleiben unabhängig von derwöchentlichen Stundenzahl und dem erzielten Bruttoarbeitsentgelt Mitgliederder Landwirtschaftlichen Krankenkasse. Beiträge zur Krankenversicherung hatder Landwirt aus dem Nebenerwerbsbeschäftigungsverhältnis nicht zu zahlen.Der Arbeitgeber muss jedoch Beiträge in Höhe der Hälfte des durchschnitt-

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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lichen Beitragssatzes aller Kassen entrichten. Dieser beträgt seit 1.1.20117,3 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts. Entsprechend ist im Feld KV dieSchlüsselziffer 5 einzutragen, wenn nur der Arbeitgeberanteil zur Landwirt-schaftlichen Krankenkasse entrichtet wird. Pflegeversicherungsbeiträge sindaus diesem Beschäftigungsverhältnis nicht abzuführen.

Aushilfen/geringfügig Beschäftigte

Beitragsgruppenschlüssel für die Krankenversicherung

KV RV ALV PV

6

Beitragsgruppenschlüssel für geringfügig Beschäftigte

Seit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung sind auch für AushilfenBeiträge zur Krankenversicherung zu entrichten. Für Beschäftigte, deren Ar-beitsentgelt 400 EUR8 im Monat nicht übersteigt, muss der Arbeitgeber einenpauschalen Beitrag von 13 % des Arbeitsentgeltes entrichten. Ausgenommenvon der pauschalen Beitragspflicht des Arbeitgebers in der Krankenversiche-rung sind Beschäftigte, die nicht gesetzlich krankenversichert sind. Somit sindkeine Pauschalbeiträge für privat krankenversicherte Arbeitnehmer abzuführen(Schlüsselziffer 0). Bei pauschaler Beitragspflicht des Arbeitgebers ist dieSchlüsselziffer 6 im Feld KV zu melden. Besondere Regelungen sind bei Mehr-fachbeschäftigung zu beachten (siehe Kapitel 3.2 (siehe S. 79)).

Achtung:

Meldungen für geringfügig Beschäftigte sind nicht bei der Krankenkasse desMitarbeiters, sondern der Bundesknappschaft in Essen (Minijob-Zentrale)einzureichen.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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8 Die Entgeltgrenze für eine geringfügige Beschäftigung wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450 Europro Monat angehoben.

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Freiwillig in der gesetzlichen Krankversicherung versicherte Arbeitnehmer

Beitragsgruppenschlüssel für die Krankenversicherung

KV RV ALV PV

9

Beitragsgruppenschlüssel für freiwillig gesetzlich Versicherte

Ist der Arbeitnehmer freiwilliges Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasseund führt der Arbeitgeber die Beiträge (Arbeitnehmeranteil und Arbeitgeber-zuschuss) an die Krankenkasse ab, so ist die Schlüsselziffer 9 im Feld KV zumelden. Die Ziffer 9 signalisiert, dass nicht der Arbeitnehmer die Beiträge fürdie freiwillige Krankenversicherung überweist, sondern der Arbeitgeber (Fir-menzahler). Freiwilliges Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse sind Mit-arbeiter, deren Arbeitsentgelt im vorhergehenden Kalenderjahr über der Ar-beitsentgeltgrenze lag und voraussichtlich im aktuellen Abrechnungsjahrwieder über der Jahresgrenze liegen wird.

Achtung:

Auch privat krankenversicherte Arbeitnehmer und freiwillig in einer gesetz-lichen Krankenkasse Versicherte müssen angemeldet werden. Zuständig fürdie Anmeldung ist die Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter zuletzt pflicht-versichert war. Lässt sich diese nicht ermitteln, kann die Krankenkasse vomArbeitgeber gewählt werden.

Die Versicherungspflicht zur gesetzlichen Krankenversicherung endet, wenndas jährliche Arbeitsentgelt über der Versicherungspflichtgrenze steigt. Fol-gende Versicherungspflichtgrenzen sind zu prüfen.

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Ermittlung der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversiche-rung

Jahr Jahresarbeitsentgelt

2010 49.950 EUR

2011 49.500 EUR

2012 50.850 EUR

Tab.: Übersicht Jahresarbeitsentgeltgrenzen

Rentenversicherung (RV)

Die Rentenversicherung ist eine gesetzliche Pflichtversicherung für alle ab-hängig beschäftigten Arbeitnehmer. Mit der Organisationsreform der Renten-versicherung wurden die Landesversicherungsanstalten für Arbeiter (LVA) unddie Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) zur Deutschen Renten-versicherung zusammengefasst. Somit gibt es seit 2005 keine unterschiedli-chen Beitragsgruppenschlüssel für Arbeiter und Angestellte mehr. Die häu-figste Beitragsgruppe ist für alle Arbeiter und Angestellten zu melden.

Beitragsgruppenschlüssel für die Rentenversicherung

KV RV ALV PV

1

Beitragsgruppenschlüssel für in der Rentenversicherung Pflichtversicherte

Für versicherungspflichtige Arbeitnehmer ist in der Meldung zur Sozialver-sicherung im Feld RV der Beitragsschlüssel 1 – Allgemeine Beitragspflicht – zumelden. Für bestimmte Personengruppen gibt es Ausnahmeregelungen von derallgemeinen Beitragspflicht bzw. von der Halbteilung des Gesamtbeitrags zurRentenversicherung.

Beitragsgruppenschlüssel für die Rentenversicherung

KV RV ALV PV

3

Beitragsgruppenschlüssel bei halbem Rentenversicherungsbeitrag

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Rentner

Für Arbeitnehmer, die den 65. Geburtstag vollendet haben, besteht keineBeitragspflicht zur Rentenversicherung. Wird ein sozialversicherungspflichti-ger Mitarbeiter (nicht Minijobber), über den 65. Geburtstag hinaus weiterbeschäftigt oder neu beschäftigt, ist der Arbeitnehmer von den Beiträgen zurRentenversicherung befreit, der Arbeitgeber bleibt jedoch mit seiner Hälftebeitragspflichtig. In diesem Fall muss der Arbeitgeber alleine den halbenBeitrag (in 2012 9,8 % des sozialversicherungspflichtigen Bruttoarbeitsent-geltes) zur Rentenversicherung entrichten. Der halbe RV-Beitrag, den nur derArbeitgeber leistet, wird mit dem Beitragsgruppenschlüssel 3 im Feld RVgemeldet. Diese Regelung gilt nicht für geringfügig Beschäftigte Arbeitneh-mer über 65 Jahre.

Beitragsgruppenschlüssel für die Rentenversicherung

KV RV ALV PV

0

Kein Beitrag zur gesetzlichen Rentenversicherung

Gesellschafter-Geschäftsführer

Der Geschäftsführer einer GmbH ist eigentlich per Satzung Angestellter undwäre somit rentenversicherungspflichtig. In vielen Familien-GmbHs ist der odersind die Geschäftsführer gleichzeitig Gesellschafter mit einem mehr oderweniger hohen Anteil am Firmenkapital (Gesellschafter-Geschäftsführer). Ge-sellschafter-Geschäftsführer mit einem Anteil von mindestens 50 % desStammkapitals haben einen so großen Einfluss auf das Unternehmen, dassdiese im Sozialversicherungsrecht mehr als Unternehmer denn als Angestelltegelten. Aus diesem Grund sind Gesellschafter-Geschäftsführer von Pflicht-beiträgen zur Rentenversicherung befreit. Der Gesellschafter-Geschäftsführerwäre mit dem Schlüssel 0 – kein Beitrag – im Feld RV zu melden.

Tipp:

Für die Klärung der versicherungsrechtlichen Beurteilung eines Gesellschaf-ter-Geschäftsführers wurde das Meldewesen erweitert. Mit dem „Status-kennzeichen 2“ auf der Anmeldung zur Sozialversicherung nimmt die

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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Clearingstelle der Rentenversicherung automatisch eine verbindliche Prü-fung der Versicherungspflicht vor. Ergibt die Prüfung eine Sozialversiche-rungspflicht, ist der Schlüssel im Feld RV auf 1 zu ändern.

Vorstand einer AG

Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft sind nicht sozialversicherungs-pflichtig in der Rentenversicherung. Dies gilt auch für Vorstände von Konzern-unternehmen im Sinne des § 18 Aktiengesetz. Die Sozialversicherungsfreiheitgilt sowohl für ordentliche wie für stellvertretende Vorstandsmitglieder der AGoder des Konzernunternehmens. Mitglieder des Vorstands einer AG unterliegennicht der gesetzlichen Unfallversicherung. Somit sind diese bei Eintritt in dasUnternehmen nicht bei einer Krankenkasse anzumelden.

�rzte, Apotheker, Architekten, Steuerberater

Berufsständische Vereinigungen, wie die Architektenkammer, die �rzte- oderApothekerkammer, haben ein eigenes Versorgungswerk für ihre Mitglieder. Indiesen Versorgungswerken können sich Mitglieder des Berufsstandes renten-versichern. Ist der Arbeitnehmer in einem Versorgungswerk rentenversichert,muss die Schlüsselziffer 0 als RV-Kennzeichen in der Meldung zur Sozial-versicherung gemeldet werden. Gleichwohl sind die Beiträge entsprechend demRentenversicherungssatz (19,6 %) vom Arbeitsentgelt zu ermitteln und hälftigvon Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu tragen. Die Beiträge werden jedoch nichtder Krankenkasse überwiesen, sondern direkt dem zuständigen Versicherungs-träger (siehe auch Kapitel 3.4 (siehe S. 106)).9

Das Meldewesen der Versorgungswerke ist in das allgemeine Meldewesen nachDEÜV eingegliedert. Um die Teilnahme der berufsständischen Versorgungs-werke am gemeinsamen Meldeverfahren zu gewährleisten, wurde eine zentraleAnnahmestelle für Arbeitgeberdaten gegründet, die so genannte „Datenservicefür berufsständische Versorgungseinrichtungen GmbH (DASBV)“. Diese zentraleAnnahmestelle sammelt die Daten der Arbeitgeber und leitet diese an dieentsprechenden Versorgungseinrichtungen weiter. Zur eindeutigen Identifika-tion des jeweiligen Mitgliedes bzw. um es der richtigen berufsständischenVersorgungseinrichtung zuordnen zu können, wird eine spezielle Mitglieds-nummer verwendet. Die Mitgliedsnummer ist in der Anmeldung des Arbeitneh-mers bei der Krankenkasse mitzuteilen.

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9 Auf www.haufe.de/arbeitshilfen finden Sie die aktuellen Anschriften der Versorgungswerke.

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Praktikanten

Viele Studienordnungen, insbesondere an Fachhochschulen, schreiben für ihreStudiengänge berufspraktische Tätigkeiten (Praktika) vor. Umfang und zeitlicheLage der Praktika sind verschieden, teilweise müssen sie vor Studienbeginnabgeleistet werden (Vorpraktikum), zum Teil während des Studiums absolviert(Zwischenpraktikum) oder in einigen Fällen ist nach dem Studium ein Prakti-kum zur Erlangung des Berufsabschlusses abzuleisten (Nachpraktikum). Sozial-versicherungsrechtlich ist nur das Zwischenpraktikum begünstigt. Wird dasPraktikum im Verlauf der Ausbildung durchgeführt (Zwischenpraktikum), ist dieBeschäftigung sozialversicherungsfrei – unabhängig von der Höhe der Bezüge.Es besteht auch keine pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers, selbst dannnicht, wenn die Grenzen einer geringfügigen Beschäftigung eingehalten sind.Für einen Arbeitnehmer, der ein vorgeschriebenes Praktikum während desStudiums ausübt und immatrikuliert ist, muss die Schlüsselziffer 0 im Feld RVgemeldet werden (siehe auch Kapitel 3.4 (siehe S. 106)).

Arbeitslosenversicherung (ALV)

Die Arbeitslosenversicherung ist, wie die Rentenversicherung, eine gesetzlichePflichtversicherung für alle Arbeitnehmer. Die Versicherungspflicht zur Arbeits-losenversicherung wird in der Meldung zur Sozialversicherung mit dem Bei-tragsgruppenschlüssel 1 gemeldet. Auch in der Arbeitslosenversicherung gibtes für spezielle Personengruppen Ausnahmeregelungen die über den Beitrags-gruppenschlüssel gemeldet werden.

Beitragsgruppenschlüssel für die Arbeitslosenversicherung

KV RV ALV PV

1

Allgemeine Beitragspflicht zur Arbeitslosenversicherung

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) unterscheidet nur zwischen geringfügigBeschäftigten und mehr als geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern. Für allemehr als geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer, die nicht unter eine Aus-nahmeregelung fallen, ist bei den Meldungen zur Sozialversicherung dieZiffer 1 als Schlüssel für die Beitragspflicht zur Arbeitslosenversicherung zumelden.

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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Beitragsgruppenschlüssel für die Arbeitslosenversicherung

KV RV ALV PV

0

Keine Beitragspflicht zur Arbeitslosenversicherung

Studenten

Ein Studierender, der während seines Studiums oder in den Semesterferienarbeitet, ist grundsätzlich beitragsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeits-losenversicherung. Voraussetzung für die Versicherungsfreiheit ist, dass derStudierende außerhalb der Semesterferien regelmäßig nicht mehr als 20 Stun-den pro Woche arbeitet. Versicherungsfreiheit (außer in der RV) besteht auchdann, wenn das Arbeitsverhältnis von vornherein auf maximal zwei Monatebeschränkt ist. In diesem Fall spielt die wöchentliche Arbeitszeit keine Rolle. Istder Studierende im Laufe eines Kalenderjahres jedoch mehr als 26 Wochen mitmehr als 20 Stunden pro Woche beschäftigt, wird er nach dem Sozialver-sicherungsrecht nicht mehr als ordentlich Studierender angesehen und istsomit beitragspflichtig in allen Sozialversicherungszweigen. Während der Se-mesterferien bestehen keine Stunden- oder Entgeltgrenzen. In dieser Zeit istder Studierende grundsätzlich beitragsfrei in der Kranken-, Pflege- und Ar-beitslosenversicherung. Wird der Studierende voraussichtlich bis maximal20 Stunden pro Woche oder kürzer als zwei Monate arbeiten oder liegt seineBeschäftigung in den Semesterferien, ist bei den Meldungen zur Sozialver-sicherung die Schlüsselziffer 0 für die Arbeitslosenversicherung zu melden.

Tipp:

Eine Liste mit Anfangs- und Enddaten der Semesterferien ist bei vielenKrankenkassen erhältlich.

Schüler

Schüler, die an einer allgemein bildenden Schule lernen und neben der Schuleoder in den Schulferien eine Beschäftigung ausüben, unterliegen nicht derArbeitslosenversicherung. Zu den allgemein bildenden Schulen gehören Haupt-schule, Realschule, Gymnasium, Gesamtschule sowie Aufbauschulen, die an dieHochschulreife heranführen. Übt ein Schüler eine mehr als geringfügige

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Beschäftigung aus, so ist er bei allen Meldungen mit der Schlüsselziffer 0 in derArbeitslosenversicherung zu melden. Die Ziffer 0 ist auch dann zu melden,wenn der Schüler im Rahmen der Schulzeit ein Berufspraktikum durchführt unddafür Entgelt erhält. (siehe auch Kapitel 3.4 (siehe S. 106)).

Praktikanten

Führt der Student ein von der Studienordnung vorgeschriebenes Zwischen-praktikum durch und ist er während des Praktikums immatrikuliert, so unter-liegt er nicht den Beiträgen zur Arbeitslosenversicherung. Die Beitragsfreiheitist unabhängig von der Höhe der Bezüge, selbst dann, wenn die Grenzen einergeringfügigen Beschäftigung eingehalten sind. Für Praktikanten, die ein Zwi-schenpraktikum durchführen, ist bei allen Meldungen die Schlüsselziffer 0 alsBeitragspflicht zur Arbeitslosenversicherung zu melden. (siehe auch Kapitel 3.4(siehe S. 106)).

Beitragsgruppenschlüssel für die Arbeitslosenversicherung

KV RV ALV PV

2

Halber Beitrag zur Arbeitslosenversicherung

Rentner

Arbeitnehmer, die das 64. Lebensjahr vollendet haben oder eine Erwerbsunfä-higkeitsrente beziehen, sind von Beiträgen zur Arbeitslosenversicherung be-freit. Der Arbeitgeber muss jedoch, wie bei der Rentenversicherung, seinenBeitragsanteil zur Arbeitslosenversicherung an die BA abführen. Beschäftigteab 65 Jahre und Bezieher einer Erwerbsunfähigkeitsrente sind bei Meldungenzur Sozialversicherung mit der Ziffer 2 (halber Beitrag – nur Arbeitgeber) imFeld ALV zu melden.

Achtung:

Die volle Beitragspflicht des Arbeitgebers (kein Arbeitnehmeranteil) gilt nurfür versicherungspflichtig beschäftigte Arbeitnehmer über 65 Jahre. Wirdder Rentner als geringfügig Beschäftigter (Minijobber) eingestellt, gelten diepauschalen Beitragspflichten.

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Neueinstellung mit 55 Jahren oder älter

Mit dem Beschäftigungsförderungsgesetz für ältere Arbeitnehmer wurde der§ 421k in das Sozialgesetzbuch III (SGB III) aufgenommen. Nach dieser Rege-lung ist für Arbeitnehmer, die 55 Jahre oder älter sind und aus Arbeitslosigkeiteingestellt werden, kein Arbeitgeberanteil zur Arbeitslosenversicherung zuentrichten. Der Arbeitnehmeranteil in Höhe des halben normalen Beitrags(1,5 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes) ist jedoch zu berechnen undder Krankenkasse des Arbeitnehmers zu melden. Wurde ein Mitarbeiter, der 55Jahre oder älter ist, aus Arbeitslosigkeit (oder von Arbeitslosigkeit bedroht) neueingestellt, ist auf der Anmeldung die Schlüsselziffer 2 im Feld ALV zu melden.Diese Regelung gilt jedoch nur für Arbeitnehmer, die vor dem 1.1.2008 neueingestellt wurden und 55 Jahre oder älter waren – Bestandsschutz. Seit 2008ist die Regelung für alle Neueintritte weggefallen.

Pflegeversicherung (PV)

Die Pflegeversicherung ist seit 1995 eine gesetzliche Pflichtversicherung. Mitder Reform des Meldewesens im Jahr 1999 erhielt die Pflegeversicherung eineneigenen Gruppenschlüssel in der Meldung zur Sozialversicherung. Seither istdie Beitragspflicht in den Sozialversicherungsmeldungen getrennt anzugeben.

Beitragsgruppenschlüssel für die Pflegeversicherung

KV RV ALV PV

1

Allgemeine Beitragspflicht zur Pflegeversicherung

Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichertsind, sind nach § 20 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI (SGB XI) auch versicherungs-pflichtig in der Pflegeversicherung. Die Versicherungspflicht in der gesetzlichenKrankenversicherung besteht so lange, bis das regelmäßige jährliche Arbeits-entgelt die Versicherungsfreigrenze (50.850 EUR in 2012) in einem Kalender-jahr übersteigt und voraussichtlich im nächsten Jahr ebenfalls übersteigen wird(1 Jahr Rückschau, 1 Jahr Vorschau). Ist der Arbeitnehmer in der gesetzlichenPflegeversicherung versicherungspflichtig, ist in den Meldungen zur Sozial-versicherung die Beitragspflicht zur Pflegeversicherung mit der Ziffer 1 zumelden. Die Schlüsselziffer 1 ist auch einzutragen, wenn der Arbeitnehmerfreiwilliges Mitglied in einer der gesetzlichen Krankenversicherungen ist. ImGegensatz zur Krankenversicherung wird bei der Pflegeversicherung nicht

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unterschieden, wer den Beitrag an die Kasse überweist – der Arbeitnehmer oderder Arbeitgeber.

Beitragsgruppenschlüssel für die Pflegeversicherung

KV RV ALV PV

0

Keine Beitragspflicht zur Pflegeversicherung

Wie bei den anderen Versicherungszweigen teilen sich Arbeitnehmer undArbeitgeber den Beitrag je zur Hälfte. Aber auch bei der Pflegeversicherunggibt es einige Ausnahmen von der Versicherungspflicht und/oder dem Halb-teilungsgrundsatz:

Höheres laufendes Einkommen

Arbeitnehmer mit einem laufenden Bruttoarbeitsentgelt von monatlich mehrals 4.237,50 EUR unterliegen nicht mehr der Versicherungspflicht in dergesetzlichen Krankenversicherung, können aber als freiwilliges Mitglied ineiner gesetzlichen Krankenkasse verbleiben oder sich bei einer privaten Kran-kenversicherung gegen das Krankheitsrisiko absichern. Verbleibt der Arbeit-nehmer nach der Überschreitung der Arbeitsentgeltgrenze als freiwilligesMitglied in der gesetzlichen Krankenkasse, muss er sich bei dieser Kasse auchpflegeversichern. Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert, muss er beiseiner Versicherung eine private Pflegeversicherung abschließen. Bei privatpflegeversicherten Arbeitnehmern ist als Schlüssel für die Pflegeversicherungdie Ziffer 0 zu melden, bei freiwillig versicherten hingegen die Ziffer 1.

Studenten

Eine weitere Ausnahme von der Beitragspflicht zur Pflegeversicherung bestehtfür Studierende. Unter welchen Voraussetzungen ein Studierender von denBeiträgen zur Pflegeversicherung befreit ist, finden Sie bereits bei den Erläute-rungen zur Arbeitslosenversicherung unter dem Stichwort „Studenten“. Bei derAnmeldung von Studierenden ohne Beitragspflicht zur Pflegeversicherung istdie Ziffer 0 – kein Beitrag – für die Pflegeversicherung zu melden.

Landwirte

Landwirte, die nebenberuflich eine unselbstständige Tätigkeit aufnehmen, dienicht länger als 26 Wochen pro Kalenderjahr andauert, sind von Beiträgen zur

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Pflegeversicherung befreit. Für nebenberufliche Landwirte ist der PV-Schlüssel0 zu melden, wenn es sich um eine befristete Beschäftigung handelt, unabhän-gig von der Stundenzahl und der Höhe des monatlichen Arbeitsentgeltes.

Beitragsgruppenschlüssel für die Pflegeversicherung

KV RV ALV PV

2

Halber Beitrag zur Pflegeversicherung

Arbeitnehmer, die nach den beamtenrechtlichen Vorschriften Anspruch aufBeihilfe oder Heilfürsorge haben, müssen nur den „halben normalen“ Beitragzur Pflegeversicherung entrichten. Hierzu zählen nach § 20 Abs. 3 Sozialge-setzbuch XI (SGB XI) Beamte, Richter, Soldaten, Bezieher von Vorruhestands-geld und Beamtenwitwen bzw. Beamtenwitwer. Für diese Personenkreise ist inder Meldung zur Sozialversicherung die Schlüsselziffer 2 – halber Beitrag – alsBeitragspflicht zur Pflegeversicherung zu melden.

Übersicht der Beitragsgruppen

In der nachstehenden Tabelle sind beispielhaft die vollständigen Beitrags-gruppenschlüssel für Arbeiter, Angestellte, Studierende, Schüler, Rentner,selbstständige Gesellschafter-Geschäftsführer und Aushilfen (Minijobber) zu-sammengestellt.

Übersicht der Beitragsgruppenschlüssel für wichtige Personengruppen

KV RV ALV PV

Arbeiter 1 1 1 1

Auszubildender 1 1 1 1

Arbeiter, freiwilliges KV-Mitglied (Firmenzahler) 9 1 1 1

Angestellter 1 1 1 1

Angestellter, freiwilliges KV-Mitglied (Selbstzahler) 0 1 1 1

Angestellter, privat KV/PV-versichert 0 1 1 0

Student (mehr als geringfügig) 0 1 0 0

Zwischenpraktikanten 0 0 0 0

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KV RV ALV PV

Vorpraktikanten ohne Entgelt 0 1 1 0

Rentner (Arbeiter/Angestellter) 3 3 2 1

Schüler (mehr als geringfügig) 1 1 0 1

Gesellschafter-Geschäftsführer 0 0 0 0

Nebenerwerbslandwirt 4 1 1 0

Tab.: Beitragsgruppenschlüssel für die Anmeldung von Vollzeitbeschäftigten

Die Beitragsgruppenschlüssel für Aushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftig-te) sind im nachfolgenden Kapitel 3.2 (siehe S. 79) nochmals genauer erläutert.

Angaben zur Tätigkeit

In diesem Feld sind die Art der Tätigkeit des Arbeitnehmers im Unternehmenund seine Ausbildung mit Schlüsselzahlen anzugeben. Seit Dezember 2011 sinddie Meldungen mit einem 9-stelligen Tätigkeitsschlüssel vorzunehmen.

Aufbau des Tätigkeitsschlüssels

Abb.: Aufbau des neuen Tätigkeitsschlüssels

Ausgeübter Beruf

Mit diesem Schlüssel ist die im Unternehmen ausgeübte Tätigkeit in einem5-stelligen Nummerncode verschlüsselt zu melden. Das „alphabetische Ver-zeichnis der Tätigkeiten zur Klassifikation der Berufe 2010“ kann von derArbeitsagentur bezogen oder über das Internet auf der Seite der Arbeitsagenturherunter geladen werden. Maßgebend ist allein die Tätigkeit, die der Beschäf-tigte aktuell im Betrieb ausübt – auch wenn diese Tätigkeit nicht dem erlernten

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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Beruf entspricht. Wenn der Beschäftigte z.B. eine Ausbildung zum Industrie-mechaniker abgeschlossen hat, im Betrieb aber als Berufskraftfahrer tätig ist,ist er mit dem Schlüssel 52122 „Berufskraftfahrer“ zu melden.

Tipp:

Das Schlüsselverzeichnis finden Sie unter www.arbeitsargentur.de unter derÜberschrift Veröffentlichungen. Suchen Sie nach dem Stichwort „Schlüssel-verzeichnis“.

Treffen mehrere Tätigkeitsbezeichnungen für einen Beschäftigten zu, ist dieBezeichnung zu melden, die für die überwiegend ausgeübte Tätigkeit gilt. Wirddie gesuchte Bezeichnung nicht gefunden, so ist eine artverwandte zutreffendeBezeichnung zu melden. Auszubildende, Praktikanten usw. werden mit derTätigkeit verschlüsselt, die sie mit ihrer Ausbildung anstreben bzw. in der siedas Praktikum absolvieren.

Schulabschluss

Für den höchsten erreichten Schulabschluss gelten folgende Schlüsselziffern.

Übersicht der Schlüssel für Schulabschlüsse

Stelle im Schlüssel Inhalt

Stelle 6 Höchster allgemein bildender Schulabschluss

1 = Ohne Schulabschluss

2 = Haupt-/Volkshochschulabschluss

3 = Mittlere Reife oder gleichwertiger Abschluss

4 = Abitur/Fachabitur

9 = Abschluss unbekannt

Schlüsselziffern für den erreichten Schulabschluss

Als Schulabschluss gilt der Besuch einer allgemeinbildenden Schule in dervorgeschriebenen Zeit bis zum erfolgreichen Abschluss der Prüfungen. DerSchulbesuch alleine reicht somit nicht aus. Ohne Hauptschulabschluss geltensomit:

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J wenn die Schule vorzeitig abgebrochen bzw.J ohne erfolgreichen Abschluss beendet wurde.

Bei ausländischen Abschlüssen wird ein vergleichbarer deutscher Abschlussgemeldet.

Die Schlüsselzahl 9 ist möglichst zu vermeiden und sollte nur gewählt werden,wenn überhaupt keine Informationen zum Schulabschluss vorliegen. In denFällen, in denen Unsicherheit zwischen zwei Alternativen besteht, ist auf jedenFall eine der Alternativen zu wählen. Ist es beispielsweise unklar, ob derBeschäftigte einen Hauptschulabschluss oder die Mittlere Reife besitzt, wirddie wahrscheinlichere der beiden Alternativen gewählt. Nur wenn überhauptkeine Angaben zu einer Schulbildung gemacht werden können, ist der Schlüssel9 zu melden. Bei ausländischen Schulabschlüssen ist eine vergleichbare deut-sche Schulbildung zu melden. Die gemeldete Schulbildung wir jedoch nur fürstatistische Zwecke verwendet.

Berufsausbildung

Für die berufliche Ausbildung sind folgende Schlüsselziffern in der Stelle 7 zumelden.

Übersicht der Schlüssel für die Berufsausbildung

Stelle im Schlüssel Inhalt

Stelle 7 Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss

1 = ohne berufliche Ausbildung

2 = Abschluss einer anerkannten Berufsausbildung

3 = Berufsfachschulabschluss

4 = Meister-/Techniker- oder gleichwertiger Fachschulabschluss

5 = Bachelor

6 = Diplom/Magister/Master/Staatsexamen

7 = Promotion

9 = Abschluss unbekannt

Schlüsselziffer für die abgeschlossene Ausbildung

Beruflicher Ausbildungsabschluss ist jede Form der betrieblichen und schu-lischen Berufsausbildung, die mit Zertifikat (Zeugnis, Diplom etc.) abgeschlos-

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sen wird. Bei ausländischen Abschlüssen ist ein vergleichbarer deutscherAbschluss zu melden. Kein Ausbildungsabschluss liegt vor bei:

J vorzeitigem Abbruch der AusbildungJ bisher nur betriebliche AnlerntätigkeitenJ Abschluss eines Berufsgrundbildungsjahres (BGJ)J Weiterbildungskursen, die die bisherige Ausbildung lediglich ergänzen, wie

z.B. IT-Kenntnisse, Fremdsprachen, Bilanzbuchhaltung, Controlling, Marke-ting etc.

Eine anerkannte Berufsausbildung ist eine betriebliche oder überbetrieblicheAusbildung nach dem Berufsbildungsgesetz oder der Handwerksordnung oderauch eine Berufsausbildung an einer vollqualifizierenden Berufsfachschule(z.B. Altenpflege, Assistenten in unterschiedlichen Bereichen) bzw. an einementsprechenden Berufskolleg.

Tipp:

Für die Auswahl der Schlüsselzahl ist der tatsächliche höchste erreichteBerufsabschluss des Arbeitnehmers maßgebend, auch wenn für die Tätigkeitim Unternehmen üblicherweise eine andere Ausbildung vorgesehen ist.

Das Melden der Schlüsselzahl 9 sollte möglichst vermieden werden. DerSchlüssel ist zu melden, wenn überhaupt keine Informationen zu einemAusbildungsabschluss vorliegen. In Fällen, bei denen Unsicherheit zwischenzwei Alternativen besteht, ist auf jeden Fall eine der Alternativen zu wählen. Istbeispielsweise unklar, ob es sich bei dem Abschluss um ein Diplom oder um denBachelor handelt, ist die wahrscheinlichere Alternative zu melden.

Leiharbeitsverhältnis

In der Stelle 8 sind Angaben zur Arbeitnehmerüberlassung zu machen.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Übersicht der Schlüssel für die Arbeitnehmerüberlassung

Stelle im Schlüssel Inhalt

Stelle 8 Arbeitnehmerüberlassung

1 = nein

2 = ja

Schlüsselziffern zur Kennzeichnung der Leiharbeit

In der Regel ist die Option 1 zu melden. Nur Zeitarbeitsunternehmen mit einerErlaubnis zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung unterscheiden hier,ob ihre Arbeitnehmer als Zeitarbeiter eingesetzt werden oder nicht. Alleanderen und somit die Mehrzahl der Betriebe melden ihre Beschäftigten mitder Schlüsselzahl 1.

Vollzeit/Teilzeitbeschäftigung

Die 9. Stelle des Tätigkeitsschlüssels macht Angaben zur Art des Arbeitsver-trages bzw. zum Umfang der Beschäftigung.

Übersicht der Schlüssel zur Kennzeichnung des Umfangs der Beschäftigung

Stelle im Schlüssel Inhalt

Stelle 9 Vertragsform

1 = Vollzeit, unbefristet

2 = Teilzeit, unbefristet

3 = Vollzeit, befristet

4 = Teilzeit befristet

Schlüsselziffern zur Kennzeichnung von Vollzeit oder Teilzeitverträgen

Ausschlaggebend für die Beurteilung des Umfangs der Beschäftigung ist die imArbeitsvertrag individuell vereinbarte Arbeitszeit.

Vollzeit

Unter Vollzeit ist die tariflich bzw. betrieblich festgelegte Regelarbeitszeit zuverstehen. Gelten mehrere Regelarbeitszeiten – z.B. 38 und 40 Stunden proWoche – gelten alle Mitarbeiter, die mindestens die geringste der Regelarbeits-zeiten erreichen, als in Vollzeit beschäftigt.

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Teilzeit

Teilzeit ist jede vertraglich festgelegte Arbeitszeit, die geringer als die tariflich/betrieblich festgelegte Regelarbeitszeit ist. Dies kann auch der Fall sein, wennfür vergleichbare Personen im Unternehmen die Regelarbeitszeit bei beispiels-weise 40 Stunden liegt und der Mitarbeiter nur 38 Stunden pro Woche arbeitet.

Befristet/unbefristet

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag wurde auf unbestimmte Zeit abgeschlossen.Wurde der Arbeitsvertrag auf eine bestimmte Zeit abgeschlossen (kalender-mäßig befristete Arbeitsverträge oder zweckbefristete Arbeitsverträge), han-delt es sich um eine befristete Beschäftigung.

Besondere Personengruppen

Bei Mitarbeitern in Altersteilzeit mit Blockmodell gilt die Beschäftigung in derBeschäftigungsphase und Freistellungsphase durchgängig als Vollzeit. BeiMitarbeitern, die Altersteilzeit in einem Teilzeitmodell durchführen, ist dieArbeitszeit durchgängig als Teilzeit zu melden.

Bei Aushilfen (Minijobber) handelt sich in der Regel um eine Teilzeitbeschäfti-gung, auch wenn dies die einzige Beschäftigung des Arbeitnehmers ist und aneinzelnen Tagen die Vollzeit-Arbeitszeit (z.B. 8 Stunden) erreicht wird. Beikurzfristig beschäftigten Aushilfen bzw. bei einer Befristung kann auch eineVollzeit vorliegen.

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) verwendet diese Angaben für Statistikenüber die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung im Bundesgebiet. Sie istverpflichtet, Art und Umfang der Beschäftigung im Bundesgebiet zu ermitteln,um künftige Entwicklungen am Arbeitsmarkt einschätzen zu können.

Tipp:

Der geänderte Meldeschlüssel ist bei jeder Meldung zur Sozialversicherungzu melden. Dies bedeutet, dass ein Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit bzw.umgekehrt ab 2012 eine Meldung zur Sozialversicherung auslöst.

Schlüssel der Staatsangehörigkeit

Die Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers wird in einem Länderschlüsselverschlüsselt. Der „Schlüssel der Staatsangehörigkeit“ ist als dreistellige Zahl

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anzugeben. Für die Bundesrepublik Deutschland ist der Länderschlüssel „000“zu melden. Kommt der Arbeitnehmer aus einem Land, welches nicht imSchlüsselverzeichnis aufgeführt ist, ist der Länderschlüssel 996 (unbekanntesAusland) in der Meldung zu übermitteln. Ist der Arbeitnehmer staatenlos oderist seine Herkunft ungeklärt, muss der Schlüssel 997 (staatenlos) bzw. 998(ungeklärt) gemeldet werden. Können aus anderen Gründen keine Angabenüber die Herkunft des Arbeitnehmers gemacht werden, zum Beispiel weil dasLand nicht mehr existiert, ist der Schlüssel 999 – ohne Angaben – im Staa-tenschlüssel anzugeben.

Tipp:

Eine Liste der Staaten mit den zugehörenden Länderschlüsseln ist bei derFirmenkrankenkasse oder bei jeder anderen Krankenkasse erhältlich. ImOnline-Formular von sv.net/online finden Sie das Verzeichnis unter derSchaltfläche „Aktuelle Staatsangehörigkeit“.

Statuskennzeichen

Das Feld „Statuskennzeichen“ dient zur versicherungsrechtlichen Klärung, obeine beitragspflichtige Beschäftigung vorliegt. Das Verfahren dient dazu, dassim Leistungsfall die Agentur für Arbeit nicht mehr prüft, ob die Vorausset-zungen für den Bezug von Arbeitslosengeld gegeben sind. Das Statuskenn-zeichen ist nur für folgende Personen zu kennzeichnen:

J 1. Ehegatte, Lebenspartner, Kinder (Abkömmling), Verwandte oder Ver-schwägerte des Geschäftsführers

J 2. Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH

Die Spitzenverbände der Sozialversicherungen haben sich auch darauf ver-ständigt, dass das Statuskennzeichen nur bei Beginn der Beschäftigung(Anmeldung) zu übermitteln ist. Bei allen weiteren Meldungen hat das Kenn-zeichen zu unterbleiben.

Durch die Kennzeichnung erfolgt eine Weiterleitung der Anmeldung an dieClearingstelle der Deutschen Rentenversicherung. Diese nimmt eine Prüfungder Versicherungspflicht vor und meldet den Status an alle anderen Sozial-versicherungsträger und den Arbeitgeber weiter. Der Status ist für alle späterenLeistungsfälle bindend.

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Geschäftsführer einer GmbH sind nicht per se sozialversicherungsfrei – auchdann nicht, wenn sie mehr als 50 % der Kapitalanteile besitzen. Damit derGeschäftsführer als beitragspflichtig anerkannt wird, genügt es auch nicht,eine Anmeldung bei einer gesetzlichen Krankenkasse vorzunehmen und dieBeiträge zu entrichten. Die Beurteilung wird von den Einzugsstellen derBeträge, also der Krankenkasse und der Berufsgenossenschaft oder der Mini-job-Zentrale, vorgenommen. Um das Feststellungsverfahren zu vereinfachen,können die Feststellungsanträge bei den Einzugsstellen angefordert werden.Für eine Freistellungsentscheidung sind zusätzlich folgende Unterlagen erfor-derlich:

J der Gesellschaftsvertrag,J der Anstellungsvertrag undJ ein Auszug aus dem Handelsregister

Tipp:

Gerade bei GmbH-Geschäftsführern, die auch GmbH-Gesellschafter sind,lehnt das Arbeitsamt oft Leistungen ab, obwohl Arbeitslosenversicherungs-beiträge entrichtet wurden. Um hier Rechtssicherheit zu erlangen, solltenbei der Krankenkasse ein Antrag nach § 7a SGB IV gestellt werden.

Wenn keine Versicherungsnummer angegeben werden kann

Die Felder Geburtsname, Geburtsort, Geburtsdatum, Geschlecht und Schlüsselder Staatsangehörigkeit sind nur dann in der Meldung zur Sozialversicherungzu ergänzen, wenn der Arbeitnehmer erstmalig eine rentenversicherungspflich-tige Beschäftigung aufnimmt. Hat der Arbeitnehmer bereits einen Sozialver-sicherungsausweis mit einer SV-Nummer, dürfen diese Felder nicht übermitteltwerden. Werden diese dennoch gemeldet, wird von der Deutschen Renten-versicherung erneut ein Rentenkonto für den Arbeitnehmer angelegt.

Mitgliedsnummer bei einem Versorgungswerk

Jedes Mitglied eines berufsständischen Versorgungswerkes erhält von diesemeine Mitgliedsnummer. Diese Mitgliedsnummer wird für die Entgeltabrechnungund das Meldewesen benötigt. Die 17-stellige Mitgliedsnummer setzt sichzusammen aus

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J einer internen Nummer (bis zu 13 Ziffern mit den Sonderzeichen Punkt,Schrägstrich oder Bindestrich. Bei einigen Versorgungswerken sind dieBuchstaben V oder W vorangestellt,

J der 3-stelligen Nummer der Versorgungseinrichtung (zwischen 001 und199),

J und einer 1-stelligen Prüfziffer.

Wurde zum Zeitpunkt der Abrechnung dem Versicherten die Mitgliedsnummernoch nicht zugeteilt, ist mit einer so genannten Dummy-Mitgliedsnummer zumelden. Der Aufbau dieser Dummy-Mitgliedsnummer entspricht dem obendargestellten, allerdings wird die bis zu 13-stellige interne Nummer durch einFragezeichen ersetzt. Beispiel: ????????? ??? ?. In diesem Fall sind zusätzlicheAngaben zur Person zu machen. Die Mitgliedsnummer ist nicht für die Anmel-dung des Arbeitnehmers erforderlich, aber für die Meldung des Arbeitsentgeltsbei der regelmäßig zu erstellenden „Meldung zur Beitragserhebung für berufs-ständische Versorgungseinrichtungen nach § 28a (11) SGB IV“.

3.1.3 Erstellen der Anmeldung zur SozialversicherungsmeldungDer Beginn einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung ist den Sozial-versicherungsträgern mitzuteilen. Die Mitteilung erfolgt mit der „Meldung zurSozialversicherung“. Die Meldung kann nur in elektronischer Form bei denAnnahmestellen der Krankenkassen eingereicht werden. Für die Erstellung undÜbermittlung stellt die ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetz-lichen Krankenversicherung) ein kostenloses Programm (sv.net) zur Verfügung.Enthält das Entgeltabrechnungssystem ein Datenübermittlungsmodul, kann dieMeldung auch über das Abrechnungsprogramm durchgeführt werden. Die Fristfür die Abgabe der Anmeldung endet sechs Wochen nach Eintritt des neuenArbeitnehmers.

Eine Besonderheit besteht für Betriebe mit vermeintlich hoher Fluktuation. FürBetriebe

J im Baugewerbe,J im Hotel und Gaststättengewerbe,J im Personenbeförderungsgewerbe,J im Speditions-, Transport und Logistikgewerbe,J im Schaustellergewerbe,

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3

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J bei Unternehmen der Fortwirtschaft,J im Gebäudereinigungsgewerbe,J im Messebau- und Ausstellungsgewerbe undJ in der Fleischwirtschaft

ist spätestens mit dem Beginn der Beschäftigungsaufnahme eine vorgezogeneAnmeldung des Mitarbeiters vorzunehmen – die so genannte Sofortmeldung.Da diese Meldung zu Beginn der Beschäftigung bei den Sozialversicherungs-trägern vorliegen muss, ist der Arbeitnehmer in der Regel einen Tag vor derBeschäftigungsaufnahme mit folgenden Daten zu melden:

J Vorname, FamiliennameJ Versicherungsnummer (soweit bekannt, sonst mit Anmeldung bzw. Ge-

burtstag, Geburtsort, Anschrift)J Betriebsnummer des ArbeitgebersJ Tag der Beschäftigungsaufnahme

Wurde die Sofortmeldung erstellt, kann die Anmeldung im Rahmen der erstenLohnabrechnung erstellt werden. Die Meldefrist beträgt sechs Wochen abBeschäftigungsaufnahme.

Achtung:

Die Sofortmeldung kann nicht nachgeholt werden. Das bedeutet: Findet einePrüfung am ersten Arbeitstag statt und liegt den Sozialversicherungen keineSofortmeldung vor, geht die Prüfung von Schwarzarbeit aus. Die Sofort-meldung kann jedoch vor Beschäftigungsbeginn über sv.net/online erstelltwerden (www.gkvnet-ag.de/svnet-online).

War der Arbeitnehmer bisher in der Familienversicherung mitversichert odernicht krankenversicherungspflichtig, kann er die Krankenkasse, bei der erkünftig versichert sein will, frei wählen. Bei dieser Krankenkasse ist dann fürihn eine Anmeldung auszuführen. Wählt der Arbeitnehmer innerhalb derAnmeldefrist keine Krankenkasse, ist die Meldung bei der Krankenkasse ein-zureichen, bei der er zuletzt versichert war. Ist diese nicht bekannt oder nichtgegeben, kann die Meldung an die Firmenkrankenkasse oder die Kasse, die fürdie Abführung der Rentenversicherungsbeiträge zuständig ist, eingereichtwerden. In der Regel ist dies die Firmenkrankenkasse – AOK oder IKK. Gleiches

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gilt für Arbeitnehmer, die bei einer Krankenversicherung privat krankenver-sichert sind.

Tipp:

Programme, die das maschinelle Meldeverfahren ermöglichen, sollten überdie ITSG-Zertifizierung für „systemgeprüfte Standardsoftware“ verfügen.Eine Liste der geprüften Programme ist über das Internet unter www.itsg.deabrufbar. Das Programm sv.net kann über das Internet heruntergeladenwerden. Den Aufruf finden Sie ebenfalls unter www.itsg.de unter „Down-load“.

3.2 Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigtenAushilfe zu tun?

Mit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung wurde sowohl dasMeldewesen wie auch das Steuer- und Sozialversicherungsrecht für Aushilfen(Minijobber) grundlegend geändert. Die Unterschiede einer Aushilfe gegenübereinem voll sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten liegen:

J im Meldewesen,J in der Beitragspflicht zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenver-

sicherung,J in der Steuerpflicht.

Um einem Missbrauch bei der Befreiung von den Sozialversicherungen vor-zubeugen, muss die Beschäftigung einer Aushilfe bei einer zentralen Stelle, derBundesknappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) in Essen, an- und abge-meldet werden. Wie bei Vollzeitbeschäftigten ist auf der Anmeldung dieSozialversicherungsnummer anzugeben. Auch sozialversicherungsfreie gering-fügig beschäftigte Arbeitnehmer erhalten einen Sozialversicherungsausweismit einer Sozialversicherungsnummer. Das Meldewesen für Aushilfen wurdemit der Neuregelung dem für Vollzeitbeschäftigte angepasst. Die Anmeldungvon geringfügig oder kurzfristig Beschäftigten ist nur noch elektronisch mög-lich. Für eine korrekte Anmeldung ist eine sozialversicherungsrechtliche Ein-stufung in geringfügige oder kurzfristige Beschäftigung erforderlich. Zusätzlichrelevant ist, ob die Aushilfstätigkeit nebenberuflich oder als einzige Beschäfti-

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gung ausgeübt wird. Eine geringfügige Beschäftigung ist nach § 8 SGB IVsozialversicherungsfrei, wenn

J das durchschnittliche monatliche Arbeitsentgelt 400 EUR nicht übersteigtund

J es sich nicht um eine zweite Nebenbeschäftigung zusätzlich zu einersozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung handelt.10

Aus den beiden Bedingungen wird deutlich, dass es im Sozialversicherungs-recht zwei Arten von geringfügigen Beschäftigungen gibt:

J Die geringfügige(n) Beschäftigung(en) ist/sind die Hauptbeschäftigung.J Die geringfügige Beschäftigung wird als Nebenbeschäftigung neben einer

sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt.

3.2.1 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einerAushilfstätigkeit (hauptberuflich)

Es empfiehlt sich auch für Aushilfen, einen Personalfragebogen auszufüllen.Durch die Führung des Datenblattes sind zum Zeitpunkt der Einstellung allemelderelevanten Daten bekannt und ermöglichen die Einhaltung der Melde-fristen. Vor der Anmeldung eines Minijobbers müssen Art und Umfang derBeschäftigung abgeschätzt werden. Aus der Neuregelung der geringfügigenBeschäftigung ergeben sich grundsätzlich drei Arten von Beschäftigungsver-hältnissen:

J geringfügige Beschäftigung in einem GewerbebetriebJ geringfügige Beschäftigung in einem privaten HaushaltJ kurzfristige Beschäftigung

Arbeitsentgeltgrenze

Im einfachsten Fall darf der monatlich gezahlte Lohn die Grenze von 400 EURnicht übersteigen. Hat der Arbeitnehmer durch vertragliche Regelungen, ausbetrieblicher Übung oder aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz Anspruch aufUrlaubs- und/oder Weihnachtsgeld, sind diese Zahlungen in der 400-Euro-Grenze zu berücksichtigen. Das heißt, der monatliche Verdienst darf für eine

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10 Die Arbeitsentgeltgrenze für eine geringfügige Beschäftigung wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf450 EUR pro Monat angehoben.

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Sozialversicherungsfreiheit des Arbeitnehmers nicht mehr als durchschnittlich400 EUR betragen und muss zusätzlich um den anteiligen Wert des Urlaubs-oder Weihnachtsgeldes darunter liegen. Bei der Prüfung, ob die 400-Euro-Grenze eingehalten ist, müssen allen Zahlungen, auf die der Arbeitnehmereinen Rechtsanspruch hat, einbezogen werden. Der Rechtsanspruch kann sichaus:

J einem Arbeitsvertrag,J einem Tarifvertrag,J einer betrieblichen Vereinbarung oder betrieblichen Übung

ergeben.

Nicht zum Arbeitsentgelt gehören unter anderem steuerfreie Entgeltbestand-teile wie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit oder steuerfreieAufwandsentschädigungen für Übungsleiter im Sportverein oder für Ausbilderbis zur Höhe von 2.100 EUR pro Jahr.

Achtung:

Verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Arbeitsentgeltes (z.B.Weihnachtsgeld), bleibt dieses für die Ermittlung der Jahresarbeitsentgelt-grenze unberücksichtigt. Voraussetzung ist jedoch, dass der Mitarbeiterschriftlich den Verzicht beantragt und dass der Verzicht arbeitsrechtlichzulässig ist.

Schwankt bei einer stundenweisen Beschäftigung das monatliche Arbeitsent-gelt, ist das geschätzte Jahresarbeitsentgelt maßgebend. Dies bedeutet, wenndas Arbeitsentgelt in einem Monat die 400-EUR-Grenze übersteigt, tritt nichtsofort Versicherungspflicht ein. Vielmehr darf das gesamte beitragspflichtigeJahresarbeitsentgelt bei durchgängiger Beschäftigung 4.800 EUR11 voraus-sichtlich nicht übersteigen.

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11 Die Höchstgrenze steigt voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 5.400 EUR für ein vollständiges Kalenderjahr.In 2012 gilt dann ggf. 5.100 EUR als Höchstgrenze.

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Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erzielt in den Monaten September bis April voraussichtlich360 EUR monatliches Arbeitsentgelt. In den Monaten Mai bis August liegtder Aushilfslohn saisonbedingt 480 EUR. Das für die versicherungsrechtlicheBeurteilung maßgebende regelmäßige Arbeitsentgelt ist wie folgt zu ermit-teln:

September bis April (8 · 360 EUR) 2.880 EUR

Mai bis August (4 · 480 EUR) 1.920 EUR

Summe 4.800 EUR

Ein Zwölftel dieses Betrages beläuft sich auf 400 EUR und übersteigt somitnicht die Arbeitsentgeltgrenze von 400 EUR durchschnittlich pro Monat. DerArbeitnehmer kann sozialversicherungsfrei beschäftigt werden.

Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis unter dem Monat, ist die 400-Euro-Grenze anteilig auf die Kalendertage umzurechnen. Die Berechnung ist nachfolgender Formel vorzunehmen:

Anteiliges Monatsentgelt 540030

3 Anzahl Kalendertage

Liegt bei einem Teillohnzahlungszeitraum (z.B. 1.1.–15.6.) das vereinbarteArbeitsentgelt über dem anteiligen Monatsentgelt, besteht Sozialversiche-rungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung.

Beispiel:

Ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer tritt zum 15. Januar in dasUnternehmen ein. Sein Arbeitsentgelt für Januar wird mit 230 EUR verein-bart. Die wöchentliche Arbeitszeit soll 12 Stunden betragen. Die Beschäfti-gung endet zum 31.1. des Jahres.

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Anteiliges Monatsentgelt 540030

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Anteiliges Arbeitsentgelt = 226,67 EUR

Das tatsächliche Arbeitsentgelt (230 EUR) liegt über dem anteiligen monat-lichen sozialversicherungsfreien Arbeitsentgelt. Somit besteht volle Bei-tragspflicht in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. In der Arbeits-losenversicherung besteht keine Beitragspflicht, da die Stundengrenze (< 15Stunden pro Woche) eingehalten ist.

Achtung:

Wird der Arbeitnehmer im Beispiel über die Monatsgrenze hinaus beschäf-tigt, ist die Einhaltung der anteiligen jährlichen Sozialversicherungsgrenze(4.800 EUR) zu prüfen. Liegt das gesamte Arbeitsentgelt unter der auf dieBeschäftigungsmonate bezogenen Grenze, besteht Sozialversicherungsfrei-heit für den Arbeitnehmer. Wird der Arbeitnehmer im Beispiel bis EndeFebruar beschäftigt, darf das gesamte Entgelt 626,67 EUR nicht übersteigen.

Pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung

Ist die sozialversicherungsrechtliche Grenze (400 EUR monatliches Arbeitsent-gelt) eingehalten, besteht für den Arbeitnehmer Beitragsfreiheit in den Sozial-versicherungen. Der Arbeitgeber muss 15 % des Arbeitsentgeltes als pau-schalen Beitrag zur Rentenversicherung entrichten. Wird die geringfügigeBeschäftigung in einem privaten Haushalt ausgeübt, ist nur der ermäßigtepauschale Beitrag von 5 % des Arbeitsentgeltes als Rentenversicherungsbei-trag vom Arbeitgeber zu leisten. Für Arbeitnehmer, die in einer gesetzlichenKrankenkasse krankenversichert sind, muss neben dem pauschalen Renten-versicherungsbeitrag 13 % des Arbeitsentgeltes als pauschaler Beitrag zurKrankenversicherung ermittelt und vom Arbeitgeber übernommen werden.Die Beitragspflicht besteht jedoch nur, wenn der Arbeitnehmer in einergesetzlichen Krankenkasse selbst oder familienversichert ist. Die pauschaleBetragspflicht gilt auch für gesetzlich versicherte Beamte oder Studenten, dieselbst in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert oder familienversichertsind.

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Beispiel:

Ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer bezieht ein Entgelt von monat-lich 350 EUR. Die Beschäftigung soll nicht mit einer Lohnsteuerkarte durch-geführt werden. Der Arbeitnehmer ist bei der Barmer Ersatzkasse kranken-versichert. Die Aufstockung in der Rentenversicherung wurde nicht gewählt.

Entgelt 350,00 EUR

+ pauschaler Krankenversicherungsbeitrag (13 %) 45,50 EUR

+ pauschaler Rentenversicherungsbeitrag (15 %) 52,50 EUR

+ pauschale Lohnsteuer (2 %) 7,00 EUR

= Arbeitgeberbelastung 455,00 EUR

Meldung zur Sozialversicherung

Für gesetzliche krankenversicherte Aushilfen ist in der Meldung zur Sozial-versicherung der Beitragsgruppenschlüssel 6-5-0-0 zu melden. Die Meldungerfolgt automatisch aus dem Entgeltabrechnungssystem oder manuell mit demProgramm sv.net. Die Meldung zur Sozialversicherung ist an die Bundesknapp-schaft Bahn-See (Minijob-Zentrale) in Essen zu richten.

Ausnahmen von der pauschalen Beitragspflicht

Aus den Pauschalbeiträgen zur Krankenversicherung entstehen grundsätzlichkeine Leistungsansprüche. Das heißt, der Arbeitnehmer muss noch anderweitigkrankenversichert sein. Der pauschale Arbeitgeberbeitrag zur Rentenversiche-rung erhöht hingegen den Rentenanspruch. Von der pauschalen Beitragspflichtdes Arbeitgebers zur Kranken- und Rentenversicherung gibt es einige Aus-nahmen:

Privat Krankenversicherte

Für Arbeitnehmer, die privat krankenversichert sind oder die keine Kranken-versicherung haben, ist der pauschale Beitrag von 13 % bzw. 5 % in privatenHaushalten nicht zu entrichten. Es entsteht auch kein Beitrag zu einer privatenKrankenversicherung. In der Meldung zur Sozialversicherung ist der Beitrags-gruppenschlüssel 0 für die Krankenversicherung (KV) zu melden.

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Praktikanten

Die Regelung der Beitragsfreiheit für geringfügige Arbeitsentgelte gilt nurbedingt für Praktikanten. Bei Praktikanten ist zu unterscheiden, ob es sich umein Vor- bzw. Nachpraktikum oder um ein studienbegleitendes vorgeschriebe-nes Zwischenpraktikum handelt. Nur das so genannte vorgeschriebene Zwi-schenpraktikum ist von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Wird fürein Zwischenpraktikum eine Vergütung in Höhe des geringfügigen Arbeits-entgeltes (bis 400 EUR monatlich) bezahlt, unterliegt dieses Arbeitsentgeltnicht der pauschalen Beitragspflicht zur Kranken- und Rentenversicherung.Handelt es sich bei dem Zwischenpraktikum um ein nicht in der Studien-ordnung vorgeschriebenes Praktikum, besteht die pauschale Beitragspflicht inder Krankenversicherung. Die Pflicht zur Ermittlung von pauschalen Beiträgenzur Krankenversicherung besteht jedoch nur dann, wenn die Beschäftigunggeringfügig und der Studierende in einer gesetzlichen Krankenkasse kranken-versichert ist.

Übt der Praktikant neben seinem Praktikum eine weitere geringfügige Be-schäftigung aus, unterliegt diese Beschäftigung der pauschalen Beitragspflichtzur Kranken- und Rentenversicherung. Die Beitragspflicht zur Krankenver-sicherung besteht in diesem Fall jedoch nur, sofern der geringfügig beschäf-tigte Arbeitnehmer in einer gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist.Für privat versicherte Aushilfen besteht keine pauschale Beitragspflicht desArbeitgebers.

Vor- und Nachpraktika sind sozialversicherungsrechtlich einer beitragspflich-tigen Vollzeitbeschäftigung gleichzusetzen (vgl. Kapitel 3.4.4 (siehe S. 111)).Bezahlte Praktika, die vor oder nach einem Studium ausgeübt werden, unter-liegen der normalen Beitragspflicht in allen Sozialversicherungszweigen, auchwenn das Arbeitsentgelt 400 EUR monatlich nicht übersteigt. Eine geringfügigeBeschäftigung neben einem bezahlten Vor- oder Nachpraktikum unterliegt nurden pauschalen Beiträgen in der Kranken- und Rentenversicherung.

Mehrere geringfügige Beschäftigungen

Der pauschale Beitrag von 15 % zur Rentenversicherung bzw. 13 % zurKrankenversicherung ist nur zulässig, wenn die durchschnittliche monatlicheEntgeltgrenze von 400 EUR12 beim Zusammenrechnen aller geringfügigenBeschäftigungen nicht überschritten wird. Übersteigt das kumulierte Arbeit-

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12 Die Grenze für eine geringfügige Beschäftigung wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450 EURangehoben.

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sent-gelt die 400-Euro-Grenze, entsteht volle Beitragspflicht in allen Zweigender Sozialversicherung. Ein pauschaler Beitrag zur Renten- und Krankenver-sicherung kommt nicht in Betracht, auch dann nicht, wenn jede einzelneBeschäftigung innerhalb der Entgeltgrenze liegt.

Tipp:

Mit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung hat sich auch dieHaftung für die Beiträge geändert. Die volle Beitragspflicht tritt erst nachMitteilung durch die zuständige Knappschaft ein. Bestehen mehrere gering-fügige Beschäftigungen und der Arbeitgeber erlangt keine Kenntnis, entstehtdie volle Beitragspflicht erst mit der Mitteilung durch die Bundesknappschaft.

Auszubildende

Auszubildende sind grundsätzlich sozialversicherungspflichtig in allen vierZweigen der Sozialversicherung. Die pauschalen Beiträge zur Renten- undKrankenversicherung kommen nicht in Betracht, auch dann nicht, wenn dieAusbildungsvergütung unter 400 EUR pro Monat liegt. Für Auszubildende sindjedoch die Sonderregelungen für „Geringverdiener“ zu beachten (siehe Kapi-tel 3.4.3 (siehe S. 110)).

Achtung:

Geringfügig entlohnte Beschäftigungen und kurzfristige Beschäftigungensind nicht zusammenzurechnen.

Aufstockung in der Rentenversicherung

Eine weitere Besonderheit besteht in der Rentenversicherung. Der Mitarbeiterhat die Möglichkeit, den pauschalen Arbeitgeberbeitrag von 15 % (5 % inPrivathaushalten) zur Rentenversicherung auf den normalen Beitrag von19,6 % aufzustocken. Die Aufstockung von 4,6 % bzw. 14,6 % trägt derArbeitnehmer aus seinem Bruttoarbeitsentgelt13. In diesem Fall ist der volle

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13 Das Gesetz zur Anpassung der Höchstgrenzen für eine geringfügige Beschäftigung sieht vor, dasVerfahren umzukehren. Bei dem neuen Verfahren wendet der Arbeitgeber automatisch die Aufstockungan, sollte der Arbeitnehmer dies nicht wünschen, muss er dies dem Arbeitgeber mitteilen. Ggf. muss derArbeitgeber eine andere Meldung zur Sozialversicherung übermitteln.

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Beitrag zur Rentenversicherung zu berechnen und an die Bundesknappschaftzu entrichten. Der volle Beitrag ist gesondert auf dem Beitragsnachweis inZeile 0100 auszuweisen. In der Meldung zur Sozialversicherung ist überdiesdie volle Beitragspflicht mit dem Beitragsgruppenschlüssel 1 im Feld RV zumelden.

Ein Verzicht auf die Versicherungsfreiheit kann dem Arbeitgeber jederzeitschriftlich erklärt werden, ist dann aber für die Dauer des Beschäftigungs-verhältnisses bindend. Bei mehreren geringfügigen Beschäftigungen kann derVerzicht nur einheitlich für alle Beschäftigungen erklärt werden. Das heißt,wurde die Aufstockung bei einem Arbeitgeber vorgenommen, ist sie bei einerweiteren oder dritten geringfügigen Beschäftigung ebenfalls vorzunehmen. BeiBeginn einer Beschäftigung kann der Arbeitnehmer die so genannte Aufsto-ckung (auf 19,6 %) innerhalb von zwei Wochen rückwirkend zum Beschäfti-gungsbeginn erklären.

Basis für die Berechnung der Aufstockung ist ein Mindestbetrag von 155 EUR.Das heißt, liegt das monatliche Entgelt unter 155 EUR, ist der Beitrag zurRentenversicherung vom Mindestbetrag zu ermitteln.

Beispiel:

Ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer bezieht ein Entgelt von mo-natlich 120 EUR und wählt die Aufstockungsoption in der Rentenversiche-rung.

Entgelt 120,00 EUR

+ Normaler RV-Beitrag (19,6 % für mind. 155 EUR) 30,38 EUR

– Pauschaler Arbeitgeberbeitrag (15 % auf 120 EUR) 18,00 EUR

= Zuzahlung des Arbeitnehmers 12,38 EUR

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Beispiel:

Ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer bezieht ein Entgelt von monat-lich 200 EUR und wählt die Aufstockungsoption in der Rentenversicherung.

Entgelt 200,00 EUR

+ Normaler RV-Beitrag (19,6 % auf 200 EUR) 39,20 EUR

– Pauschaler Arbeitgeberbeitrag (15 % auf 200 EUR) 30,00 EUR

= Zuzahlung des Arbeitnehmers 9,20 EUR

Der Arbeitgeber zieht die Zuzahlung direkt vom Nettolohn ab und überweistden Beitrag zusammen mit dem Pauschalbeitrag an die Bundesknappschaft-Bahn-See.

Bei Teillohnzahlungszeiträumen (Eintritt/Austritt während des laufenden Mo-nats) muss die 155-Euro-Grenze entsprechend auf die Kalendertage bzw. auf1/30 umgerechnet werden. Pro Kalendertag ist ein Mindestbetrag von 5,17 EURals Bemessungsgrenze anzusetzen.

Beispiel:

Eine Aushilfe beginnt zum 15. des Monats und erhält für die verbleibenden15 Kalendertage ein Entgelt von 100 EUR. Der Arbeitnehmer wählt dieAufstockung in der Rentenversicherung und erklärt dies schriftlich demArbeitgeber.

Entgelt 100,00 EUR

Anteilige Bemessungsgrenze (15 x 5,17 EUR) 77,55 EUR

Normaler RV-Beitrag (19,6 % auf 100 EUR) 19,60 EUR

– Pauschaler Arbeitgeberbeitrag (15 % auf 100 EUR) 15,00 EUR

= Zuzahlung des Arbeitnehmers 4,60 EUR

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3.2.2 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einernebenberuflichen Aushilfstätigkeit

Die Entgelte aus der ersten geringfügigen (Neben-) Beschäftigung sind nichtmit einer beitragspflichtigen Hauptbeschäftigung zusammengerechnet. Dasheißt, hat der Arbeitnehmer eine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäf-tigung und nimmt zusätzlich eine geringfügige Nebenbeschäftigung auf, bleibtdie nebenberufliche Aushilfstätigkeit für den Arbeitnehmer sozialversiche-rungsfrei. Der Arbeitgeber muss in der Regel den pauschalen Beitrag zurRentenversicherung (15 % des Arbeitsentgeltes) entrichten14. Ist der Mitarbei-ter in einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert, entstehen zusätzlich13 % des Arbeitsentgeltes als Krankenversicherungsbeitrag, den der Arbeit-geber trägt.

Meldung zur Sozialversicherung

Die geringfügige Nebenbeschäftigung ist beim Sozialversicherungsträger an-zumelden. Empfänger aller Meldungen für geringfügig Beschäftigte ist dieBundesknappschaft-Bahn-See in 45115 Essen. Die Meldung kann mit derAusfüllhilfe sv.net oder aus dem jeweiligen Entgeltabrechnungsprogrammvorgenommen werden. Als Beitragsgruppenschlüssel ist für die geringfügigeNebenbeschäftigung der Schlüssel 6-5-0-0 (KV-RV-ALV-PV) zu melden. Aus-nahmen von dieser Beitragsgruppe bestehen bei:

Aufstockung in der Rentenversicherung

Auch bei geringfügigen Nebenbeschäftigungen besteht die Möglichkeit derAufstockung des pauschalen Arbeitgeberbeitrags zur Rentenversicherung aufden vollen Beitrag (19,6 %). Die Differenz von 4,6 % des beitragspflichtigenArbeitsentgeltes (14,6 % in privaten Haushalten) trägt der Arbeitnehmer ausseinem Bruttolohn. Wird vom Mitarbeiter die so genannte Aufstockung ge-wählt, ist der Beitragsgruppenschlüssel 1 für die Rentenversicherung zumelden (Beispiel: 6-1-0-0).

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14 Ein Gesetzentwurf zur �nderung der geringfügigen Beschäftigung sieht vor, für Aushilfen grundsätzlichden allgemeinen Beitrag zur Rentenversicherung von 19,6 % anzuwenden. Wünscht der Arbeitnehmerden pauschalen Beitrag, muss er dies dem Arbeitgeber mitteilen. Die Regelung tritt ggf. zum 1.7.2012 inKraft.

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Rentenversicherung bei einem berufsständischen Versorgungswerk

Besondere Regelungen bestehen für geringfügig Nebenbeschäftigte, die inihrer Hauptbeschäftigung in einem berufsständischen Versorgungswerk ren-tenversichert sind. Grundsätzlich besteht auch für die geringfügige Neben-beschäftigung eines freien Berufes – wie zum Beispiel eines Arztes oderApothekers – eine pauschale Beitragspflicht zur Rentenversicherung. Wähltder Arbeitnehmer die Aufstockung in der Rentenversicherung, so ist zu unter-scheiden, ob es sich um eine „berufsfremde“ oder „berufsgleiche“ geringfügigeNebenbeschäftigung handelt. Übt der geringfügig Beschäftigte eine berufs-gleiche Nebenbeschäftigung aus und wählt die Aufstockung in der Renten-versicherung, sind die Beiträge dem Versorgungswerk zu melden (Beispiel: Arztist geringfügig im medizinischen Bereich nebenbeschäftigt). Wird die gering-fügige Nebenbeschäftigung in einem berufsfremden Bereich ausgeübt und dieAufstockung in der Rentenversicherung gewählt, ist die Deutsche Rentenver-sicherung zuständiger Versicherungsträger. Dementsprechend sind die Beiträgedann der Bundesknappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) zu melden.

Mehrfach geringfügig (neben-)beschäftigt

Wird neben der versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung eine zweitegeringfügige Beschäftigung aufgenommen, ist diese mit der Hauptbeschäfti-gung zusammenzurechnen. Sie unterliegt damit den Beiträgen zur Kranken-,Pflege und Rentenversicherung. In der Arbeitslosenversicherung ist jede ge-ringfügige Beschäftigung beitragsfrei. Die Sozialversicherungspflicht der zwei-ten geringfügigen Nebenbeschäftigung besteht auch dann, wenn die Entgelteaus allen geringfügigen Nebenbeschäftigungen zusammen nicht höher als400 EUR15 sind. Entsprechend muss die zweite geringfügige Beschäftigungwie eine Vollzeitbeschäftigung den Sozialversicherungsträgern mit der Bei-tragsgruppe 1-1-1-1 gemeldet werden. Zuständig ist die Krankenkasse an diedie Meldung der Hauptbeschäftigung gerichtet wird. Bei einer freiwilligen oderprivaten Krankenversicherung des Minijobbers ist ggf. die Beitragsgruppe9-1-1-1 bzw. 0-1-1-0 zu melden.

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15 Die Grenze wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450 EUR angehoben.

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Achtung:

Im Unterschied zu mehreren geringfügigen Beschäftigungen ohne einesozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung besteht bei Neben-beschäftigungen keine Beitragspflicht zur Arbeitslosenversicherung.

Eine zusätzliche Komplexität entsteht, wenn der Arbeitnehmer mit dem Entgeltaus der zweiten geringfügigen Nebenbeschäftigung die Beitragsbemessungs-grenze (BBG) in der Kranken- oder Rentenversicherung überschreitet. In diesemFall müssen die Entgelte aus Haupt- und geringfügiger Nebenbeschäftigungentsprechend ihrem Verhältnis zueinander verbeitragt werden. Das Verhältnisder Entgelte bzw. das beitragspflichtige Entgelt ist nach folgender Formel zuermitteln:

Entgelt aus Beschäftigung 3 BBG im VersicherungszweigGesamtentgelt aus allen SV-pflichtigen Beschäftigungen

Bei Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze unterliegt die geringfügigeMehrfach-Beschäftigung zwar der vollen Beitragspflicht zur Kranken-, Pflege-und Rentenversicherung, jedoch wird nur das anteilige Arbeitsentgelt zurBeitragsberechnung herangezogen.

3.2.3 Erstellen der SozialversicherungsmeldungWenn im umgangssprachlichen Gebrauch von Aushilfen oder Minijobbern dieRede ist, sind in der Regel geringfügig Beschäftigte gemeint. Werden diesozialversicherungsrechtlichen Grenzen einer geringfügigen Beschäftigungeingehalten, bleibt das Arbeitsentgelt für den Mitarbeiter beitragsfrei. DerArbeitgeber unterliegt in der Rentenversicherung einem pauschalen Beitrag.In der Krankenversicherung entsteht für den Arbeitgeber ebenfalls ein pau-schaler Beitrag, sofern der geringfügig Beschäftigte in einer gesetzlichenKrankenkasse, versichert ist. Unabhängig von der Versicherungspflicht sindAushilfen bei der Bundesknappschaft in Essen an- und abzumelden. Voraus-setzung dafür, dass eine Beschäftigung im Sinne des § 8 Abs. 1 Nr. 1 Sozialge-setzbuch IV (SGB IV) als geringfügig eingestuft werden kann, ist die Einhaltungder Entgeltgrenze von durchschnittlich 400 EUR monatliches Arbeitsentgelt.Bei Mehrfachbeschäftigung ist zu prüfen, ob es sich um die erste geringfügige

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Beschäftigung handelt oder ob der Arbeitnehmer bereits weitere geringfügige(Neben-)Beschäftigungen ausübt.

Die Anmeldung der Beschäftigung einer Aushilfe bei der Bundesknappschaftmuss innerhalb von sechs Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgen.Die Angaben auf der Meldung zur Sozialversicherung entsprechen weitgehenddenen für Vollzeitbeschäftigte. Abweichend zu Vollzeitbeschäftigten sind fol-gende Angaben erforderlich:

Personengruppe

Sind beide Bedingungen für die Geringfügigkeit erfüllt – Verdienstgrenze undmaximal erste geringfügige Nebenbeschäftigung – kann der Arbeitnehmer mitdem Gruppenschlüssel 109 im Feld „Personengruppe“ angemeldet werden.Wird die jährliche Entgeltgrenze für eine geringfügige Beschäftigung(4.800 EUR16) überschritten, besteht volle Sozialversicherungspflicht. Entspre-chend ist die Beschäftigung mit dem Personengruppenschlüssel 101 zu mel-den. Der Personengruppenschlüssel 101 ist auch anzugeben, wenn es sich beider Beschäftigung um eine zweite oder dritte geringfügige Beschäftigungneben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung handelt. Zu-ständig für die Anmeldung von Arbeitnehmern mit dem Personengruppen-schlüssel 101 ist nicht die Bundesknappschaft-Bahn-See, sondern die Annah-mestelle für die entsprechende Krankenkassenart (siehe Kapitel 4.1 (sieheS. 124)).

Mehrfachbeschäftigung

Hat der Arbeitnehmer mehrere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, wer-den diese für die Beurteilung der Sozialversicherungspflicht zusammengefasst.Ist die Grenze von maximal 4.800 EUR17 Arbeitsentgelt aus allen Beschäftigun-gen eingehalten, kann der Minijob als geringfügige Beschäftigung angemeldetwerden. Für die Zweite oder weitere Beschäftigungen ist das Feld „Mehrfach-beschäftigung“ zu melden.

Die Prüfung auf eine Überschreitung der durchschnittlichen monatlichen Ent-geltgrenze bzw. der Jahresentgeltgrenze (4.800 EUR) übernimmt die Bundes-knappschaft.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

92

16 Die Grenze wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 5.400 EUR pro Jahr angehoben.17 Die Grenze wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf monatlich 450 EUR bzw. jährlich 5.400 EUR steigen.

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Mehrere geringfügige Beschäftigungen bleiben nur bis zur Geringfügigkeits-grenze für den Arbeitnehmer beitragsfrei. Wird bei zwei oder mehreren gering-fügigen Beschäftigungen die Entgeltgrenze überschritten, entsteht volle Bei-tragspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer hat bisher die Beschäftigungen A und B. Er nimmtzusätzlich die Beschäftigung C auf (ohne sozialversicherungspflichtigeHauptbeschäftigung):

Beschäftigung Stunden pro Woche Entgelt pro Monat

A 5 240 EUR

B 4 120 EUR

C 4 110 EUR

Summe 13 470 EUR

Unter der Annahme, dass die Beschäftigungen das ganze Jahr ausgeübtwerden, überschreitet die Summe der Entgelte die Geringfügigkeitsgrenzevon 400 EUR. Somit ist jede einzelne Beschäftigung sozialversicherungs-pflichtig. Es ist eine Anmeldung bei der Krankenkasse erforderlich und ggf.eine Abmeldung bei der Bundesknappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale).

Aufgrund der Sozialversicherungspflicht ändert sich auch der Personengrup-penschlüssel. Besteht durch Mehrfachbeschäftigung volle Versicherungspflichtin allen vier Zweigen der Sozialversicherung (KV, PV, RV, AV), ist der Personen-gruppenschlüssel 101 auf den Meldungen zur Sozialversicherung anzugeben.

Wird eine geringfügige Beschäftigung neben einer sozialversicherungspflichti-gen Hauptbeschäftigung ausgeübt, besteht pauschale Beitragspflicht des Ar-beitgebers zur Renten- und gegebenenfalls zur Krankenversicherung. Entspre-chend ist, bei Einhaltung der Geringfügigkeitsgrenzen, der Arbeitnehmer mitdem Personengruppenschlüssel 109 anzumelden. Außerdem ist die „Mehrfach-beschäftigung“ in der Meldung anzugeben. Zuständig für die Meldung ist dieBundesknappschaft-Bahn-See.

Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun? 3

93

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Achtung:

Bei mehreren sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungen ist zusätzlichab 2012 monatlich eine so genannte GKV-Monatsmeldung der Annahme-stelle der Krankenkasse zu übermitteln. Weitere Einzelheiten finden Sie inKapitel 7.2 (siehe S. 395).

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer hat eine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäfti-gung und eine geringfügige Nebenbeschäftigung:

Beschäftigung Stunden pro Woche Entgelt pro Monat

A 37,5 1.860 EUR

B 10 400 EUR

Summe 2.260 EUR

Die Hauptbeschäftigung ist mit Personengruppenschlüssel 101 und Bei-tragsgruppenschlüssel 1-1-1-1 bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers zumelden. Die geringfügige Nebenbeschäftigung ist mit dem Personengrup-penschlüssel 109 und den Beitragsgruppenschlüssel 6-5-0-0 bei der Mini-job-Zentrale zu melden.

Achtung:

Sowohl bei mehreren geringfügigen Beschäftigungen wie bei einer Haupt-beschäftigung und einer gleichzeitigen geringfügigen Beschäftigung ist die„Mehrfachbeschäftigung“ bei der „Meldung zur Sozialversicherung“ anzu-geben.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Beitragsgruppenschlüssel

Wie bei Vollzeitbeschäftigten ist auch für Aushilfen die Beitragspflicht zu denSozialversicherungen mit dem Beitragsgruppenschlüssel anzugeben. Sind dieGrenzen einer geringfügigen Beschäftigung eingehalten, besteht eine pau-schale Beitragspflicht des Arbeitgebers mit eigenem Beitragsgruppenschlüssel.

Krankenversicherung

Übersicht der Beitragsgruppenschlüssel zur Krankenversicherung für Aus-hilfen

KV RV ALV PV

6

0

Beitragsgruppenschlüssel zur KV für Aushilfen

Für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer ohne sozialversicherungspflichtigeHauptbeschäftigung, die gesetzlich krankenversichert oder familienversichertsind, ist der Beitragsgruppenschlüssel 6 (Pauschalbeitrag zur Krankenversiche-rung für geringfügig Beschäftigte) im Feld KV zu melden. Privat krankenver-sicherte geringfügig Beschäftigte sind mit dem Beitragsgruppenschlüssel 0 derBundesknappschaft zu melden.

Beitragsgruppenschlüssel zur Krankenversicherung bei Sozialversiche-rungspflicht

KV RV ALV PV

1

Beitragsgruppenschlüssel zur KV bei Sozialversicherungspflicht der Aushilfen

Wird die geringfügige Beschäftigung aufgrund einer Mehrfachbeschäftigungoder wegen Überschreiten der Jahresentgeltgrenze (4.800 EUR18) sozialver-sicherungspflichtig, besteht in der Regel volle Beitragspflicht in der Kranken-versicherung. Entsprechend ist der Beitragsgruppenschlüssel 1 im Feld KV inder Meldung zur Sozialversicherung anzugeben. Keine Beitragspflicht bestehthingegen, wenn der Arbeitnehmer privat krankenversichert ist und wegen

Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun? 3

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18 Die Grenze wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 5.400 EUR steigen.

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Überschreiten der Entgeltgrenze (4.800 EUR) sozialversicherungspflichtig wird.In diesem Fall ist der Beitragsgruppenschlüssel 0 im Feld KV zu melden.

Rentenversicherung

Beitragsgruppenschlüssel zur Rentenversicherung bei Aushilfen

KV RV ALV PV

5

Beitragsgruppenschlüssel zur RV für Aushilfen

Geringfügig Beschäftigte sind mit einem dem Rentenversicherungsschlüssel 5bei der Bundesknappschaft-Bahn-See in 45115 Essen zu melden.

Beitragsgruppenschlüssel bei Aufstockung der Rentenversicherung vonAushilfen

KV RV ALV PV

1

Beitragsgruppenschlüssel zur RV bei vollem Rentenversicherungsbeitrag für Aushilfen

Verzichtet der geringfügig Beschäftigte auf die Sozialversicherungsfreiheit,wählt also die so genannte Aufstockung in der Rentenversicherung, muss ermit dem Beitragsschlüssel 1 im Feld RV (voller Beitrag zur Rentenversicherung)gemeldet werden. Empfänger der Meldung ist ebenfalls die Bundesknapp-schaft-Bahn-See.

Die nachfolgende Tabelle gibt nochmals einen Überblick über die wichtigstenBeitragsgruppenschlüssel von geringfügig Beschäftigten.

Übersicht der Beitragsgruppenschlüssel für geringfügig Beschäftigte

Beitragsgruppenschlüssel Personenkreis Empfänger der Meldung

KV RV ALV PV

6 5 0 0 Geringfügig beschäftigt, in einer ge-setzlichen Krankenkasse versichert Bundesknappschaft

0 5 0 0 Geringfügig beschäftigt, privat kran-kenversichert Bundesknappschaft

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Beitragsgruppenschlüssel Personenkreis Empfänger der Meldung

KV RV ALV PV

6 1 0 0

Geringfügig beschäftigt, in einer ge-setzlichen Krankenkasse versichertmit Aufstockung in der Rentenver-sicherung

Bundesknappschaft

0 1 0 0

Geringfügig beschäftigt, privat kran-kenversicherter Arbeitnehmer mitAufstockung in der Rentenversiche-rung

Bundesknappschaft

0 1 1 0

Mehrfach geringfügig beschäftigt,privat krankenversicherter Arbeit-nehmer, mit Überschreitung der Ent-geltgrenze über alle Beschäftigungen

AOK oder IKK oder letzte Pflicht-kasse

Tab.: Beitragsgruppenschlüssel für geringfügig Beschäftigte

Beitragsgruppen für spezielle Mitarbeiterkreise

Aushilfen über 65 Jahre

KV RV ALV PV

3 3 0 1

Für Arbeitnehmer, die das 64. Lebensjahr vollendet haben, ist bei einer sozial-versicherungspflichtigen Beschäftigung nur noch der Arbeitgeberanteil in derRentenversicherung zu entrichten (vgl. „Rentenversicherung RV“ in Kapitel 3.1(siehe S. 32)). Übernimmt der Arbeitnehmer neben einer Hauptbeschäftigungeine erste geringfügige Nebenbeschäftigung, unterliegt diese den pauschalenBeiträgen zur Kranken- und Rentenversicherung. Als Beitragsgruppenschlüsselist 6-5-0-0 in der Meldung zur Sozialversicherung zu übermitteln.

Achtung:

Der Beitragsgruppenschlüssel 6-5-0-0 gilt für Arbeitnehmer, die eine erstegeringfügige Nebenbeschäftigung ausüben, und für Arbeitnehmer, die nureine geringfügige Beschäftigung ausüben. Der Status „Arbeitnehmer über 65Jahre“ hat keinen Einfluss auf die Meldung zur Sozialversicherung.

Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun? 3

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Übernimmt ein Arbeitnehmer mit 65 Jahren oder älter eine zweite gering-fügige Nebenbeschäftigung, ist diese zu seiner Hauptbeschäftigung zu ad-dieren. Die geringfügige Beschäftigung ist voll sozialversicherungspflichtig.Aufgrund der Überschreitung der Altersgrenze ist für die geringfügige Beschäf-tigung jedoch in der Rentenversicherung nur der Arbeitgeber mit seinemBeitragsanteil versicherungspflichtig. Entsprechend ist die zweite geringfügigeNebenbeschäftigung mit dem Beitragsgruppenschlüssel 3 in der Rentenver-sicherung zu melden. In der Krankenversicherung unterliegt der Arbeitnehmerüber 65 Jahre nur dem ermäßigten Beitragssatz (Schlüssel 3) und in derArbeitslosenversicherung besteht keine Versicherungspflicht, sofern jede ein-zelne geringfügige Nebenbeschäftigung die 400-Euro-Grenze nicht über-schreitet. In der Pflegeversicherung besteht volle Beitragspflicht, es ist alsodie Beitragsgruppe 1 zu melden.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit 66 Jahren hat die Beschäftigungen A und B und nimmtnoch die Beschäftigung C auf.

Beschäftigung Stunden pro Woche Entgelt pro Monat

A 20 1.000 EUR

B 8 200 EUR

C 4 150 EUR

Die Beschäftigung A ist vollständig sozialversicherungspflichtig. Als Bei-tragsgruppe ist 3-3-2-1 und als Personengruppe 119 zu melden. DieBeschäftigung B ist geringfügig – Beitragsgruppe 6-5-0-0 und die Per-sonengruppe 109. Die Beschäftigung C wird mit der Beschäftigung Azusammengerechnet und ist mit dem Beitragsgruppenschlüssel 3-3-0-1und dem Personengruppenschlüssel 119 zu melden. Keine Beitragspflichtzur Arbeitslosenversicherung besteht, weil es sich um eine geringfügigeNebenbeschäftigung handelt.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Grenzgänger

KV RV ALV PV

0 5 0 0

0 1 0 0

Eine weitere Besonderheit gilt für Arbeitnehmer aus dem benachbarten Aus-land, die zwar im Inland arbeiten, jedoch täglich ins Ausland zurückkehren(Grenzgänger). Geringfügig beschäftigte Grenzgänger die in der Bundesrepu-blik Deutschland eine Beschäftigung ausüben, unterliegen grundsätzlich derVersicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- undUnfallversicherung nach deutschem Recht. Besteht jedoch nur eine gering-fügige Beschäftigung gilt Folgendes:

Eine eigene Mitgliedschaft in der deutschen gesetzlichen Krankenversicherungentsteht durch die Ausübung eines Minijobs für ausländische Arbeitnehmernicht. Der pauschale Beitrag zur Krankenversicherung ist deshalb nur zuentrichten, wenn der Arbeitnehmer in Deutschland gesetzlich krankenver-sichert ist. Bei einer Beitragspflicht ist der Beitragsgruppenschlüssel 1 ohneBeitragspflicht ist der Schlüssel 0 im Feld KV zu melden.

Wie bei deutschen Minijobbern wird das Arbeitsentgelt einem Konto bei derDeutschen Rentenversicherung gutgeschrieben. Somit entsteht für den Arbeit-geber pauschale Beitragspflicht zur Rentenversicherung. Es ist der Beitrags-gruppenschlüssel 5 zu melden. Auch Arbeitnehmer aus dem Ausland haben dieMöglichkeit, die pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung des Arbeitgebersaufzustocken und durch einen Eigenanteil von 4,6 % des Arbeitsentgelts vollerentenrechtliche Zeiten zu erwerben. In diesem Fall ist der Beitragsgruppen-schlüssel 1 im Feld RV zu melden.

Achtung:

Die ausländischen Regelungen können ggf. dazu führen, dass sich derMinijob in Deutschland nachteilig auf die soziale Absicherung des Arbeit-nehmers im Heimatland auswirkt. Arbeitnehmer aus dem Ausland solltensich daher bei den Stellen ihrer eigenen Sozialversicherung informieren,welche Auswirkungen eine geringfügige Beschäftigung in Deutschland aufihre soziale Absicherung hat.

Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun? 3

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Aushilfen mit Hauptbeschäftigung

KV RV ALV PV

1 1 0 1

0 1 0 0

Grundsätzlich ist eine erste geringfügige Beschäftigung neben einer Haupt-beschäftigung für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei. Für den Arbeit-geber entstehen die pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung (15 %) und –sofern der Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert ist – der pauschaleBeitrag zur Krankenversicherung (13 %).

Wird eine zweite geringfügige Beschäftigung neben einer Hauptbeschäftigungausgeübt, besteht Beitragspflicht zur Kranken-, Renten- und Pflegeversiche-rung. Zur Arbeitslosenversicherung besteht keine Beitragspflicht, sofern diegeringfügige Nebenbeschäftigung die 400-Euro-Grenze nicht übersteigt.19 Istdie Entgeltgrenze eingehalten, ist somit in der Arbeitslosenversicherung derBeitragsgruppenschlüssel 0 zu melden. Für die Rentenversicherung ist derBeitragsgruppenschlüssel 1 anzugeben. Ist der geringfügig Beschäftigte ineiner gesetzlichen Krankenkasse versichert, muss für das geringfügige Entgeltder normale Beitrag zur Kranken- und Pflegeversicherung entrichtet werden.Als Beitragsgruppenschlüssel ist die 1 und bei freiwillig versicherten Arbeit-nehmern die 9 (Firmenzahler) bzw. 0 (Selbstzahler) im Feld KV zu melden. Fürprivat versicherte Arbeitnehmer ist der Beitragsgruppenschlüssel 0 als Bei-tragsgruppenschlüssel in der KV und PV anzugeben.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit 45 Jahren hat die Beschäftigungen A und B und nimmtnoch die Beschäftigung C auf. Pro Monat werden folgende Arbeitsentgelteerzielt. Der Arbeitnehmer ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse kranken-versichert.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

100

19 Die Grenze steigt voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450 Euro pro Monat.

Page 102: Arbeitshilfen online unter...4 Die Lohnabrechnung 123 4.1 Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung 124 4.1.1 Ermittlung des Arbeitslohns/Entgelts 124 4.1.2 Steuerliche Abzüge 125 4.1.3

Beschäftigung Stunden pro Woche Entgelt pro Monat

A 20 2.000 EUR

B 10 300 EUR

C 4 150 EUR

Die Beschäftigung A ist vollständig sozialversicherungspflichtig Beitrags-gruppe 1-1-1-1 Personengruppe 101. Die Beschäftigung B ist die erstegeringfügige Nebenbeschäftigung – Beitragsgruppe 6-5-0-0, Personen-gruppe 109. Die Beschäftigung C wird mit der Beschäftigung A zusammen-gerechnet und ist mit dem Beitragsgruppenschlüssel 1-1-0-1 und demPersonengruppenschlüssel 101 zu melden. In der Arbeitslosenversicherungbesteht keine Beitragspflicht weil es sich um eine geringfügige Neben-beschäftigung handelt.

Die nachstehende Tabelle gibt einen Überblick über die Beitragsgruppen für diePersonenkreise Arbeitnehmer über 65 („Rentner“), Grenzgänger und mehrfachnebenbeschäftigte Aushilfen.

Übersicht: Beitragsgruppen und Personenkreise bei geringfügiger Beschäf-tigung

Beitragsgruppenschlüssel Personenkreis Empfänger der Meldung

KV RV ALV PV

6 5 0 0

Geringfügig nebenbeschäftigterRentner, in der gesetzlichenKrankenkasse versichert, ersteNebenbeschäftigung

Bundesknappschaft

3 3 0 1

Geringfügig nebenbeschäftigterRentner, in der gesetzlichenKrankenkasse versichert, zweiteNebenbeschäftigung

Krankenkasse des Arbeitnehmers

0 1 0 0 Geringfügig beschäftigter Grenz-gänger

Bundesknappschaft

Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun? 3

101

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Beitragsgruppenschlüssel Personenkreis Empfänger der Meldung

KV RV ALV PV

1 1 0 1

Geringfügig nebenbeschäftigterArbeitnehmer, in der gesetzlichenKrankenkasse versichert, zweiteNebenbeschäftigung

Krankenkasse des Arbeitnehmers

9 1 0 1

Geringfügig nebenbeschäftigterArbeitnehmer, in der gesetzlichenKrankenkasse freiwillig versichert,zweite Nebenbeschäftigung

Krankenkasse des Arbeitnehmers

0 1 0 0

Geringfügig nebenbeschäftigterArbeitnehmer, privat Krankenver-sichert, zweite Nebenbeschäfti-gung

AOK, IKK oder letzte Pflichtkasse

Tab.: Beitragsgruppenschlüssel für geringfügig Nebenbeschäftigte

3.3 Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigtenAushilfe zu tun?

Bei kurzzeitigen Arbeitsspitzen werden oft Aushilfen für einen absehbarenZeitraum benötigt. Steht die Dauer der Aushilfstätigkeit im Voraus schon fest,kann die Aushilfe als „kurzfristig Beschäftigte(r)“ eingestellt werden. Kurz-fristige Aushilfen haben den Vorteil, dass sie nicht an die starren Zeit- undVerdienstgrenzen der geringfügig Beschäftigten gebunden sind. Ein zweiterVorteil ist, dass kurzfristige Beschäftigungen in der Regel von Beiträgen zu denSozialversicherungen befreit sind. Jedoch gibt es auch für kurzfristig Beschäf-tigte einige Voraussetzungen, die für eine Befreiung von Beiträgen erfüllt seinmüssen. Eine Beschäftigung gilt im Sozialversicherungsrecht nach § 8 Abs. 1Nr. 2 SGB IV als kurzfristig, wenn:

J die Tätigkeit auf 50 Arbeitstage oder zwei Monate innerhalb eines Kalen-derjahres begrenzt ist und

J die Aushilfstätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird.

Bei der kurzfristigen Beschäftigung spielen die Höhe des Arbeitsentgeltes unddie Zahl der wöchentlichen Arbeitsstunden für die Sozialversicherungsfreiheitkeine Rolle. Wichtig ist jedoch die Begrenzung auf 50 Arbeitstage innerhalbeines Kalenderjahres.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

102

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Achtung:

Bei dieser Regel wird auf das Kalenderjahr abgestellt. Wenn eine Aushilfebeispielsweise innerhalb des laufenden Jahres bereits 30 Arbeitstage kurz-fristig beschäftigt war, kann diese nur noch 20 Tage als kurzfristig Beschäf-tigte aushelfen, um sozialversicherungsfrei zu bleiben.

Wiederholt sich die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres und wirddabei die Grenze von zwei Monaten bzw. 50 Arbeitstagen überschritten, gehtdie Bundesknappschaft von einer „berufsmäßigen Erwerbstätigkeit“ aus undsomit wird die Aushilfe vom Tag der Feststellung an sozialversicherungspflich-tig. Aushilfstätigkeiten während des Erziehungsurlaubs oder von Arbeitslosenmit Anspruch auf Arbeitslosengeld I werden grundsätzlich als berufsmäßigeErwerbstätigkeit angesehen.

Beispiel:

Eine Aushilfe übernimmt eine Urlaubsvertretung vom 18. Juli bis 10. August.Während dieser Zeit arbeitet sie 40 Stunden pro Woche und erhält einArbeitsentgelt von 1.400 EUR. Der Betrieb hat eine 5-Tage-Woche und dieVertretung ist zeitlich begrenzt. Die Aushilfe war im laufenden Jahr nochnicht kurzfristig beschäftigt.

Beurteilung

Beschäftigungsdauer: 24 Kalendertage

Arbeitsdauer: 18 Arbeitstage

Die Zeitgrenze (60 Kalendertage/50 Arbeitstage) wird bei dieser Aushilfenicht überschritten. Von einer berufsmäßigen Tätigkeit ist auch nichtauszugehen, da die Aushilfe im laufenden Jahr noch nicht kurzfristigbeschäftigt war. Die Aushilfe bleibt somit von Beiträgen zu den Sozial-versicherungen befreit und kann als kurzfristig Beschäftigte bei der Bun-desknappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) in 45115 Essen angemeldetwerden.

Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe zu tun? 3

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Erstellen der Sozialversicherungsmeldung

Auch für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer ist eine Meldung zur Sozial-versicherung zu erstellen. Die kurzfristige Beschäftigung ist bei der Bundes-knappschaft in Essen (Minijob-Zentrale) an- und abzumelden. Seit 2009 sindauch Unterbrechungsmeldungen und/oder Jahresmeldungen für kurzfristigBeschäftigte erforderlich. Die Anmeldung kann ggf. direkt aus dem Entgelt-abrechnungsprogramm erfolgen oder ist ggf. mit dem Programm sv.net derITSG vorzunehmen. Neben den allgemeinen Angaben zu Name, Anschrift etc.ist die Beschäftigungszeit, der Personengruppenschlüssel und der Beitrags-gruppenschlüssel anzugeben.

Tipp:

Wird die Meldung mit dem Programm sv.net durchgeführt, ist das Formular„Meldung zur Sozialversicherung“ mit der Option „Anmeldung“ zu wählen.

Personengruppe

Werden die Grenzen der kurzfristigen Beschäftigung (50 Arbeitstage) für dieBeschäftigung voraussichtlich eingehalten, ist der Arbeitnehmer mit demPersonengruppenschlüssel 110 der Minijob-Zentrale zu melden. Als „Grundder Abgabe“ ist bei einer Anmeldung der Schlüssel 10 – Anmeldung – anzuge-ben. Überschreitet eine kurzfristige Beschäftigung entgegen der ursprüng-lichen Erwartung zwei Monate oder 50 Arbeitstage im Kalenderjahr, so trittvom Tage des Überschreitens an die Sozialversicherungspflicht ein. Stellt sichbereits vor Erreichen der zwei Monate oder 50 Arbeitstage heraus, dass dieBeschäftigung länger dauern wird, so beginnt die Versicherungspflicht bereitsmit dem Tage, an dem das Überschreiten erkennbar wird. Bei einer Über-schreitung der kurzfristigen Beschäftigung ist der Arbeitnehmer sozialversiche-rungspflichtig und entsprechend mit dem Personengruppenschlüssel 101 derKrankenkasse des Arbeitnehmers zu melden.

Achtung:

Bei Eintritt der Sozialversicherungspflicht ist der Arbeitnehmer bei derBundesknappschaft ab- und bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Beitragsgruppe

KV RV ALV PV Personengruppe

0 0 0 0 110

Sind die Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung gegeben – Tages-grenze und keine Berufsmäßigkeit – ist die Beschäftigung beitragsfrei in derKranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Für kurzfristig be-schäftigte Arbeitnehmer entstehen auch keine pauschalen Beiträge zur Kran-ken- und Rentenversicherung. Als Beitragsgruppenschlüssel sind die Schlüssel-ziffern 0-0-0-0 zu melden.

Achtung:

Eine kurzfristige Beschäftigung darf für die Prüfung der Zeit- und Entgelt-grenzen nicht mit einer geringfügigen Beschäftigung zusammengerechnetwerden.

Beispiel:

Eine Aushilfe arbeitet bereits bei einer Gebäudereinigung (Arbeitgeber A)regelmäßig 14 Stunden in der Woche gegen ein monatliches Arbeitsentgeltvon 400 EUR. In einer Firma B soll der Arbeitnehmer eine Urlaubsvertretungfür 4 Wochen übernehmen. Der Betrieb hat eine 5-Tage-Woche und derArbeitslohn für diesen Monat beläuft sich auf 1.400 EUR. Die Aushilfe hattebereits eine Urlaubsvertretung für 25 Arbeitstage in einer anderen Firma Cübernommen.

Beurteilung

Beide Beschäftigungen sind sozialversicherungsfrei. Die Tätigkeit in derGebäudereinigung liegt innerhalb der Entgeltgrenze von 400 EUR pro Mo-nat. Damit ist die geringfügige Beschäftigung für den Mitarbeiter sozial-versicherungsfrei, der Arbeitgeber A muss jedoch den pauschalen Beitrag zurRentenversicherung und gegebenenfalls den pauschalen Beitrag zur Kran-kenversicherung entrichten. Die Urlaubsvertretung in der Firma B ist auf

Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe zu tun? 3

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20 Arbeitstage begrenzt und erfüllt somit die Grenze für eine kurzfristigeBeschäftigung. Von einer berufsmäßigen Beschäftigung ist nicht auszuge-hen, da die Summe der Arbeitstage mit der Beschäftigung in der Firma Cunter 50 Arbeitstagen liegt. Somit ist auch diese kurzfristige Beschäftigungsozialversicherungsfrei. Da beide Aushilfstätigkeiten nicht addiert werdenmüssen, kann die Aushilfe als kurzfristig Beschäftigte(r) angemeldet werden,auch wenn gleichzeitig eine geringfügige Beschäftigung besteht.

3.4 Sozialversicherungsmeldungen für besonderePersonengruppen

3.4.1 StudentenDie Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung hat – wenn auch nur geringe– Auswirkungen auf die versicherungsrechtliche Beurteilung von Studenten.Um die Beitragspflicht feststellen zu können, muss der Arbeitgeber zunächstentscheiden, wann und in welchem Umfang der Studierende beschäftigtwerden soll. Abhängig davon, ob der/die Student(in) in den Semesterferienoder während des Semesters, mit mehr oder weniger als 20 Stunden pro Wocheund gegen ein geringfügiges oder mehr als geringfügiges Entgelt beschäftigtwird, ergeben sich unterschiedliche Beitragspflichten. Bei Studierenden lassensich folgende Beschäftigungen unterscheiden:

J Geringfügige Beschäftigung (bis 400 EUR Entgelt pro Monat20)J Kurzfristige Beschäftigung (bis max. 50 Arbeitstage pro Jahr)J Beschäftigung während der SemesterferienJ Beschäftigung während des Semesters bis zu 20 Stunden pro WocheJ Beschäftigung während des Semesters für mehr als 20 Stunden pro Woche

Geringfügig Beschäftigter

Wird ein Studierender für ein geringes Arbeitsentgelt (bis 400 EUR durch-schnittlich pro Monat) beschäftigt, erfüllt der Arbeitnehmer die Vorausset-zungen für eine geringfügige Beschäftigung. Wie für alle anderen Arbeitneh-mer ist diese Beschäftigung für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei. DerArbeitgeber entrichtet die pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung. Für

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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20 Voraussichtlich ab 1.7.2012 steigt die Grenze auf 450 EUR.

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Studenten, die in der gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, muss derArbeitgeber neben dem pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung den Pau-schalbeitrag von 13 % zur Krankenversicherung leisten. Ist der Studierendeprivat versichert, entfällt der pauschale Krankenkassenbeitrag. Die geringfügigeBeschäftigung eines Studenten ist bei der Bundesknappschaft-Bahn-See mitdem Beitragsgruppenschlüssel 6-5-0-0 (0-5-0-0 privat versichert) und demPersonengruppenschlüssel 109 anzumelden. Auch der Student hat die Optionzur Aufstockung des pauschalen Rentenversicherungssatzes (15 %) auf denNormalsatz von 19,6 % (vgl. Kapitel 3.2.2 (siehe S. 1)).

Kurzfristig beschäftigt

Studenten, deren Beschäftigungsverhältnis von vornherein auf 2 Monate oder50 Arbeitstage befristet wird, sind in der Rentenversicherung versicherungsfrei(kurzfristige Beschäftigung). Es ist jedoch die Grenze der Arbeitstage und dieBerufsmäßigkeit zu prüfen. Die kurzfristige Beschäftigung ist bei der Minijob-Zentrale mit dem Beitragsgruppenschlüssel 0-0-0-0 und der Personengruppe110 anzumelden.

Beschäftigung während des Semesters

Wird ein Studierender mehr als geringfügig, aber nicht mehr als 20 Stunden proWoche beschäftigt und wird diese Beschäftigung während des laufendenSemesters ausgeübt, besteht Sozialversicherungspflicht nur in der Rentenver-sicherung. Vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt ist der normale Beitrag(19,6 %) zur Rentenversicherung zu ermitteln und hälftig von Arbeitgeber undArbeitnehmer zu tragen. In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherungbleibt er versicherungsfrei. Auch wenn der Arbeitnehmer in der gesetzlichenKrankenversicherung versichert ist, entsteht für den Arbeitgeber kein pauscha-ler Beitrag zur Krankenversicherung. In diesem Fall ist der Studierende mit demBeitragsgruppenschlüssel 0-1-0-0 bei der Krankenkasse, die die studentischeKrankenversicherung durchführt, anzumelden. Als Personengruppe ist die 106zu melden.

Beschäftigung mehr als 20 Stunden pro Woche

Geht die Beschäftigung des Studierenden während des Semesters über 20Wochenstunden hinaus, unterliegt er der vollen Beitragspflicht in allen vierZweigen der Sozialversicherung. Die Beitragspflicht teilen sich Arbeitgeber undArbeitnehmer je zur Hälfte.

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Beschäftigung während der Semesterferien

Während der Semesterferien ist die Begrenzung auf max. 20 Stunden proWoche aufgehoben. Wird ein Student während der Semesterferien für 40Stunden pro Woche gegen ein Arbeitsentgelt von 2.000 EUR beschäftigt, sobesteht lediglich Beitragspflicht zur Rentenversicherung. Den Rentenversiche-rungsbeitrag von 19,6 % teilen sich Arbeitgeber und Studierender je zur Hälfte.In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ist das Arbeitsverhältnisversicherungsfrei. Unabhängig, ob der Studierende gesetzlich oder privatkrankenversichert ist, besteht auch keine pauschale Beitragspflicht zur Kran-kenversicherung. Die Befreiung in der Kranken-, Arbeitslosen-, und Pflege-versicherung ist jedoch nur dann gegeben, wenn die Beschäftigung mehr alsgeringfügig ist und der Student an einer Hochschule immatrikuliert ist. Indiesem Fall ist die studentische Tätigkeit mit dem Beitragsgruppenschlüssel0-1-0-0 bei der Krankenkasse, die die studentische Krankenversicherungdurchführt oder bei der der Student familienversichert ist, anzumelden.

Achtung:

Die teilweise oder völlige Befreiung von Beiträgen zu den Sozialversiche-rungen ist unabhängig davon, ob der Studierende auf Lohnsteuerkartearbeitet oder sein Einkommen pauschal versteuert werden kann.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die Beitragsgruppen- und Personengruppen-schlüssel für Studenten.

Personen-gruppe

Beitragsgruppenschlüssel Personenkreis

KV RV ALV PV

106 0 1 0 0Immatrikulierter Student, mehr als geringfügig beschäf-tigt, weniger als 20 Stunden pro Woche während desSemesters oder beschäftigt in den Semesterferien

101 1 1 1 1 Immatrikulierter Student, mehr als 20 Stunden pro Wo-che während des Semesters beschäftigt

109 6 5 0 0 Immatrikulierter Student, geringfügig beschäftigt, ge-setzlich krankenversichert

109 6 1 0 0 Immatrikulierter Student, geringfügig beschäftigt, mitAufstockung in der Rentenversicherung.

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Personen-gruppe

Beitragsgruppenschlüssel Personenkreis

KV RV ALV PV

109 0 5 0 0 Immatrikulierter Student, geringfügig beschäftigt, Ar-beitnehmer, privat krankenversichert

110 0 0 0 0Immatrikulierter Student, kurzfristig beschäftigt, ohneweitere kurzfristige Beschäftigung im laufenden Kalen-derjahr

Tab.: Beitragsgruppen für Studierende

3.4.2 SchülerDie Beschäftigung von Kindern ist grundsätzlich verboten. Als Kind im Sinnedes Jugendarbeitsschutzgesetzes gilt, wer entweder noch nicht 15 Jahre alt istoder noch der Vollzeitschulpflicht unterliegt. Das Verbot der Kinderarbeit giltnicht für die Beschäftigung von Kindern über 13 Jahren mit Einwilligung derSorgeberechtigten bei leichten und für sie geeigneten Arbeiten (z.B. Austragenvon Zeitungen) bis zwei Stunden täglich (in der Landwirtschaft bis 3 Stunden),nicht zwischen 18 und 8 Uhr morgens und nicht vor oder während des Schul-unterrichts.

Schüler einer Hauptschule, Realschule oder eines Gymnasiums, die neben derSchule oder während der Schulferien eine Beschäftigung ausüben, sind ver-sicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. KeineVersicherungspflicht besteht hingegen in der Arbeitslosenversicherung. Voll-ständige Versicherungsfreiheit bzw. pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebersist dann gegeben, wenn die Beschäftigung nur geringfügig (nicht mehr als400 EUR Entgelt pro Monat21) oder kurzfristig (weniger als 50 Tage pro Jahr) ist.Da Schüler häufig während der Schulferien arbeiten, sind besonders dieVoraussetzungen der kurzfristigen Beschäftigung zu prüfen. Sind diese nichtgegeben, kann die Geringfügigkeit der Beschäftigung geprüft werden. Sindauch diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist ein Schüler mit dem Beitrags-gruppenschlüssel 1-1-0-1 bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden. AlsPersonengruppe ist der Schlüssel 101 zu melden.

Die zuständige Krankenkasse ist in aller Regel die Kasse, in der der Schülerfamilienmitversichert ist. Ist der Schüler privat krankenversichert, bestehtBeitragspflicht zur privaten Versicherung. Im Beitragsgruppenschlüssel muss

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unter KV dann eine 0 angegeben werden. Sind die Bedingungen der gering-fügigen Beschäftigung erfüllt, entsteht für den Arbeitgeber pauschale Bei-tragspflicht in der Renten- und bei gesetzlich versicherten Schülern in derKrankenversicherung. Dementsprechend ist der Schüler mit dem Beitrags-gruppenschlüssel 6-5-0-0 bei der Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) an-zumelden. Auch Schüler können auf die Versicherungsfreiheit in der Renten-versicherung verzichten und die Aufstockung wählen. In diesem Fall ist derBeitragsgruppenschlüssel 6-1-0-0 zu melden. Als Personengruppenschlüsselist die Gruppe 109 – geringfügig Beschäftigter – anzugeben. Die nachfolgendeTabelle gibt einen Überblick über die möglichen versicherungsrechtlichenBeurteilungen von Schülern – nicht jedoch von Schülern während der Berufs-ausbildung.

Überblick der Beitragsgruppen und Personengruppen für Schüler

Personen-gruppe

Beitragsgruppenschlüssel Personenkreis

KV RV ALV PV

101 1 1 0 1 Schüler, mehr als geringfügig beschäftigt

101 0 1 0 1 Schüler, mehr als geringfügig beschäftigt, privat kran-kenversichert

109 6 5 0 0 Schüler, geringfügig beschäftigt

109 6 1 0 0 Schüler, geringfügig beschäftigt, mit Aufstockung in derRentenversicherung

109 0 1 0 0 Schüler, geringfügig beschäftigt, privat krankenver-sichert, mit Aufstockung in der Rentenversicherung

109 0 5 0 0 Schüler, geringfügig beschäftigt, privat krankenver-sichert, ohne Aufstockung in der Rentenversicherung

Tab.: Beitragsgruppen für Schüler

3.4.3 GeringverdienerVon dem geringfügig Beschäftigten ist der Geringverdiener zu unterscheiden.Geringverdiener sind Auszubildende, deren Arbeitsentgelt zwar unter derGeringfügigkeitsgrenze von 400 EUR pro Monat liegt, die jedoch in allenSozialversicherungen beitragspflichtig sind. Die Regelung des § 8 SGB IIIschließt Auszubildende mit einer geringen Ausbildungsvergütung explizit von

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der Geringfügigkeitsregelung aus. Die Verdienstgrenze für Geringverdienerliegt bei 325 EUR Arbeitsentgelt pro Monat. Bis zu dieser Grenze muss derArbeitgeber die Beiträge zur Kranken- Pflege, Renten- und Arbeitslosenver-sicherung vollständig übernehmen. Seit 1999 können nur noch AuszubildendeGeringverdiener sein. Ein Auszubildender mit einer Ausbildungsvergütung vonbeispielsweise 310 EUR ist mit der Personengruppe 121 und dem Beitrags-gruppenschlüssel 1-1-1-1 bei seiner Krankenkasse anzumelden.

Achtung:

Für Auszubildende, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze nichtübersteigt, gilt für Meldezeiträume ab dem 01.01.2012 die Personengruppe121. Der Personengruppenschlüssel 121 ist selbst dann anzuwenden, wenndie Geringverdienergrenze infolge einmalig gezahlten Arbeitsentgelts über-schritten wird. Für Auszubildende in der Seefahrt, deren Arbeitsentgelt dieGeringverdienergrenze nicht übersteigt, gilt für Meldezeiträume ab dem01.01.2012 die Personengruppe 144.

3.4.4 PraktikantenPraktikanten schließen in der Regel mit der Ausbildungsstätte keinen Aus-bildungsvertrag ab. Es kommt durch die Einstellung lediglich zu einem ver-traglichen Arbeitsverhältnis. So bedarf es im Gegensatz zum Ausbildungsver-hältnis auch keiner schriftlichen Vertragsform. Trotzdem empfiehlt es sich,einen schriftlichen Praktikantenvertrag abzuschließen. Die besonderen Rege-lungen des Sozialversicherungs- und Melderechts beziehen sich auf Praktik-umstätigkeiten im Rahmen eines Studiums oder in Vorbereitung auf einStudium. Von den sozialversicherungsrechtlichen Regelungen sind Schulprak-tika ausgenommen. Durch ein Schulpraktikum kommt kein Arbeitsverhältniszustande. Als Beschäftigung gelten solche Praktika ebenfalls nicht. Währenddieser „Schnupperwochen“ werden keine beruflichen Kenntnisse, Fertigkeitenoder Erfahrungen erworben, sondern lediglich ein erster Eindruck der Arbeits-welt gewonnen. Dieses Praktikum wird als Gegenstand des schulischen Unter-richts gesehen und ist nicht vom Sozialversicherungsrecht berührt.

Für die versicherungsrechtliche Beurteilung von studentischen Praktikanten istzu unterscheiden, ob es sich bei dem Praktikum um ein Vor-, Zwischen- oderNachpraktikum handelt. Außerdem ist relevant, ob es sich um ein vor-geschriebenes oder freiwilliges Praktikum handelt und ob eine Praktikums-

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vergütung gezahlt wird oder nicht. Wesentlich ist, dass, wenn ein vorgeschrie-benes Praktikum durchgeführt wird, der Arbeitnehmer „zur Berufsausbildung“beschäftigt ist. Ist das Praktikum nicht vorgeschrieben, handelt es sich in derRegel um ein ganz „normales“ Arbeitsverhältnis mit entsprechenden Gering-fügigkeitsgrenzen.

Vorpraktikanten

Vorgeschriebenes Vorpraktikum

Einige Studienordnungen verpflichten zu einem Vorpraktikum, damit dasStudium aufgenommen werden kann. In diesen Fällen ist nach der Studien-ordnung ein Praktikum im Anschluss an die Schulzeit zu leisten. In der Regelliegt eine Immatrikulation noch nicht vor. Erhalten die Vorpraktikanten Ar-beitsentgelt, so sind sie als Arbeitnehmer anzusehen und versicherungspflich-tig zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Vorschrif-ten über die geringfügigen Beschäftigungen sowie bezüglich der Gleitzonefinden keine Anwendung, da das Praktikum der Berufsausbildung dient.

Entgelt wird gezahlt

Durch die Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebene Vorpraktika unter-liegen der Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung nach§ 5 Abs. 1 SGB V. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung sind vor-geschriebene Vorpraktika beitragspflichtige Beschäftigungen, auch wenn nurein geringfügiges Entgelt gezahlt wird. Das heißt, auch wenn die Grenze füreine geringfügige Beschäftigung eingehalten ist (400 EUR Entgelt pro Mo-nat22), besteht volle Beitragspflicht in der Renten- und Arbeitslosenversiche-rung. Die volle Beitragspflicht gilt auch, wenn das Vorpraktikum nur kurzfristigist, also weniger als zwei Monate oder 50 Arbeitstage dauert. Liegt das Entgeltfür das Praktikum bis 325 EUR pro Monat muss der Arbeitgeber den Gesamt-sozialversicherungsbeitrag alleine übernehmen (Geringverdienerregelung).Über 325 EUR pro Monat teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträgehälftig.

Es wird kein Entgelt gezahlt

Wird für das vorgeschriebene Vorpraktikum kein Entgelt gezahlt, sind dennochBeiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung zu berechnen und abzu-führen. Die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung müssen aus

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einem „fiktiven Entgelt“ berechnet werden. Die Bemessungsgrundlage ist diemonatliche Bezugsgröße (in 2012 2.625 EUR West bzw. 2.240 EUR Ost), ausder die Beiträge zu ermitteln sind. Die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosen-versicherung sind aus 1 % der Bezugsgröße zu berechnen. Somit ergeben sichals Beiträge 5,15 EUR (19,6 % von 26,25 EUR) zur Rentenversicherung und0,79 EUR (3,0 % von 26,25 EUR) zur Arbeitslosenversicherung. Der Gesamt-beitrag (5,94 EUR) ist alleine vom Arbeitgeber zu tragen.

Meldewesen

Ein Praktikant, der ein vorgeschriebenes Vorpraktikum ausübt und kein Entgelterhält, ist mit dem Personengruppenschlüssel 121 und mit dem Beitragsgrup-penschlüssel 0-1-1-0 seiner Krankenkasse zu melden. Wird für das Vorprakti-kum Entgelt bezahlt, ist der Beitragsgruppenschlüssel 1-1-1-1 der zuständigenKrankenkasse zu melden. Liegt das Arbeitsentgelt in der Geringverdienergrenze(bis 325 EUR), ist Personengruppenschlüssel 121 zu melden, liegt die Praktikan-tenvergütung monatlich über durchschnittlich 325 EUR, ist die Personengruppe105 anzugeben. Der Personengruppenschlüssel 121 ist selbst dann zu melden,wenn das monatliche Entgelt durch ein Urlaubs- oder Weihnachtsgeld über325 EUR liegt. Maßgeblich ist die Jahresgrenze von 3.900 EUR.

Nicht vorgeschriebenes Vorpraktikum

Übt die/der immatrikulierte Student(in) ein in der Studienordnung nicht vor-geschriebenes Vorpraktikum aus, besteht zunächst volle Sozialversicherungs-pflicht in allen Versicherungszweigen. Der Arbeitnehmer hat nicht den Status„zur Berufsausbildung beschäftigt“, somit ist die Geringverdienerregelung nichtmöglich.

Entgelt wird gezahlt

Ein Vorpraktikum, bei dem Entgelt gezahlt wird, ist in allen Zweigen derSozialversicherung versicherungspflichtig. Der Praktikant ist nicht anders zubehandeln als ein angestellter Arbeitnehmer. Das nicht vorgeschriebene Vor-praktikum ist mit dem Personengruppenschlüssel 101 und der Beitragsgruppe1-1-1-1 der zuständigen Krankenkasse zu melden.

Eine Ausnahmeregelung besteht, sofern die Geringfügigkeitsgrenze von400 EUR23 durchschnittliches Arbeitsentgelt pro Monat eingehalten wird. Istdie Grenze eingehalten, kann der Praktikant als geringfügig Beschäftigter

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behandelt werden. In diesem Fall besteht pauschale Beitragspflicht zur Kran-ken- und Rentenversicherung. Als Beitragsgruppenschlüssel ist der Schlüssel6-5-0-0 und als Personengruppenschlüssel die 109 zu melden. Ist das Prakti-kum kürzer als zwei Monate bzw. 50 Arbeitstage, kann es als kurzfristigeBeschäftigung beitragsfrei bleiben. In diesem Fall ist der Personengruppen-schlüssel 110 und der Beitragsgruppenschlüssel 0-0-0-0 der Bundesknapp-schaft (Minijob-Zentrale) zu melden.

Es wird kein Entgelt gezahlt

Wird ein nicht vorgeschriebenes Vorpraktikum ohne Entgelt ausgeübt, bestehtkeine Meldepflicht gegenüber der Krankenkasse oder der Bundesknappschaft.

MeldewesenEin Praktikant, der ein nicht vorgeschriebenes Vorpraktikum aus-übt, ist bei seiner Krankenkasse oder bei geringfügiger oder kurzfristigerBeschäftigung bei der Minijob-Zentrale anzumelden. Keine Meldepflicht be-steht, sofern kein Entgelt gezahlt wird.

Zwischenpraktikant

Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

Wird im Verlauf des Studiums ein von der Studien- oder Prüfungsordnungvorgeschriebenes Praktikum durchgeführt (Zwischenpraktikum), ist die Be-schäftigung sozialversicherungsfrei – unabhängig von der Höhe der Bezüge.Es besteht auch keine pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers, selbst dannnicht, wenn die Entgeltgrenze einer geringfügigen Beschäftigung eingehaltenist.

Das Zwischenpraktikum ist nicht der Krankenkasse zu melden. Es hat auchkeine Meldung an die Bundesknappschaft zu erfolgen.

Wird neben dem Zwischenpraktikum zusätzlich eine geringfügige Beschäfti-gung ausgeübt, ist diese so zu behandeln, als wäre sie die einzige Beschäfti-gung. Entsprechend ist für eine geringfügige Beschäftigung neben einemvorgeschriebenen Zwischenpraktikum der pauschale Beitrag zur Rentenver-sicherung und für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer der pauschaleBeitrag zur Krankenversicherung zu entrichten.

Nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

Wird während des Studiums ein nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikumdurchgeführt, handelt es sich um ein studentisches Arbeitsverhältnis. Ein

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Zwischenpraktikum setzt voraus, dass eine gültige Immatrikulation bei einerHochschule oder Fachhochschule besteht. Ein nicht vorgeschriebenes Zwi-schenpraktikum unterliegt den Beträgen zur Kranken- und Pflegeversicherungsowie der Renten- und Arbeitslosenversicherung, sofern die Grenze von20 Stunden pro Woche überschritten wird. Ist die 20-Stunden-Grenze einge-halten, besteht nur Beitragspflicht zur Rentenversicherung (siehe Kapitel 3.2(siehe S. 79)).

Entgelt wird gezahlt

Wird für das nicht vorgeschriebene Zwischenpraktikum ein geringfügigesArbeitsentgelt (bis 400 EUR pro Monat24) bezahlt, entsteht kein pauschalerBeitrag zur Rentenversicherung von 15 %. Praktikanten sind in der Gering-fügigkeitsregelung explizit ausgenommen. Gegebenenfalls ist der pauschaleBeitrag zur Krankenversicherung (13 %) vom Arbeitgeber zu entrichten. DerKrankenversicherungsbeitrag ist abhängig davon, ob der Student gesetzlichoder privat krankenversichert ist. Die Beschäftigung ist mit dem Beitrags-gruppenschlüssel 6-0-0-0 bzw. 0-0-0-0 (privatversichert) und dem Personen-gruppenschlüssel 109 bei der Minijob-Zentrale anzumelden.

Liegt das Arbeitsentgelt über 400 EUR pro Monat und ist die Grenze von20 Stunden pro Woche eingehalten, besteht volle Beitragspflicht zur Renten-versicherung.

In der Arbeitslosenversicherung besteht wie in der Kranken- und Pflegever-sicherung nur dann Sozialversicherungsfreiheit, wenn die Nichtberufsmäßig-keitsgrenze von 20 Stunden pro Woche eingehalten ist. Die Höhe des Arbeits-entgelts spielt keine Rolle..

Achtung:

Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung (15 %) sind für geringfügig ent-lohnte Zwischenpraktikanten nicht zu zahlen. Die Beitragsfreiheit in derRentenversicherung für den Arbeitgeber verhindert eine pauschale Ver-steuerung des geringfügigen Arbeitsentgelts mit 2 %. In diesem Fall musseine pauschale Steuer von 20 % und der pauschale Solidaritätszuschlagentrichtet werden.

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Es wird kein Entgelt gezahlt

Wird ein nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum ohne Entgelt ausgeübt,besteht keine Meldepflicht gegenüber der Krankenkasse oder der Bundes-knappschaft.

Achtung:

Wird neben dem nicht vorgeschriebenen Zwischenpraktikum eine erstegeringfügige Beschäftigung ausgeübt, ist für die Beurteilung der Renten-versicherungspflicht diese mit dem Praktikum nicht zusammenzurechnen. Eskann somit neben dem Praktikum eine geringfügige Nebenbeschäftigungausgeübt werden, ohne dass die Rentenversicherungspflicht eintritt.

Meldewesen

Ist die 20-Stunden-Grenze eingehalten, kann das nicht vorgeschriebene Zwi-schenpraktikum mit dem Beitragsgruppenschlüssel 0-1-0-0 und dem Per-sonengruppenschlüssel 106 der Krankenkasse des Studenten gemeldet werden.Ist die Stundengrenze von 20 Stunden überschritten, muss das nicht vor-geschriebene Zwischenpraktikum mit dem Beitragsgruppenschlüssel 1-1-1-1gemeldet werden. Als Personengruppenschlüssel ist der Schlüssel 101 anzuge-ben.

Ist die Stundengrenze überschritten und dauert das nicht vorgeschriebeneZwischenpraktikum nicht länger als zwei Monate, kann die Regelung derkurzfristigen Beschäftigung greifen. In diesem Fall ist der Praktikant mit demPersonengruppenschlüssel 110 und dem Beitragsgruppenschlüssel 0-0-0-0der Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) zu melden.

Nachpraktikum

Vorgeschriebenes Nachpraktikum

Arbeitnehmer, die im Anschluss an ihr Studium ein vorgeschriebenes Prakti-kum zur Erlangung von Berufserfahrung absolvieren (Nachpraktikum), unter-liegen in allen Zweigen der Sozialversicherung einer Versicherungspflicht.

Entgelt wird gezahlt

In der Kranken- und Pflegeversicherung besteht Beitragspflicht, sofern für dasPraktikum ein Entgelt gezahlt wird. Die Beitragspflicht gilt auch dann, wenn

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das Arbeitsentgelt die Geringfügigkeitsgrenze (400 EUR) einhält. In der Ren-ten- und Arbeitslosenversicherung sind vorgeschriebene Nachpraktika bei-tragspflichtige Beschäftigungen, auch wenn nur ein geringfügiges Entgeltgezahlt wird. Das heißt, auch wenn die Grenze für eine geringfügige Beschäf-tigung eingehalten ist (400 EUR Entgelt pro Monat), besteht volle Beitrags-pflicht in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die volle Beitragspflichtgilt auch, wenn das Nachpraktikum nur kurzfristig ist, also weniger als zweiMonate oder 50 Arbeitstage dauert. Zu beachten ist jedoch, dass, wenn diePraktikumsvergütung innerhalb der Geringverdienergrenze (325 EUR pro Mo-nat) liegt, der Arbeitgeber die Beiträge aus dem Arbeitsentgelt vollständigalleine trägt – Geringverdiener-Regelung.

Es wird kein Entgelt gezahlt

Wird für das vorgeschriebene Nachpraktikum kein Entgelt gezahlt, sind wie beieinem Vorpraktikum die Beträge aus der Bemessungsgrundlage zu ermittelnund abzuführen. Somit ergibt sich jeweils auf Basis von 26,25 EUR ein monat-licher Beitrag von 5,15 EUR zur Rentenversicherung und von 0,79 EUR zurArbeitslosenversicherung. Für Praktikanten in einem Unternehmen in denneuen Bundesländern ergibt sich 4,39 EUR (RV) und 0,67 EUR (AV) als Sozial-versicherungsbeiträge (Basis: 22,40 EUR). Die Beiträge werden vom Arbeit-geber getragen.

Meldewesen

Ein Praktikant, der ein vorgeschriebenes Nachpraktikum ausübt und keinEntgelt erhält, ist mit dem Personengruppenschlüssel 121 und mit demBeitragsgruppenschlüssel 0-1-1-0 seiner Krankenkasse zu melden. Wird fürdas Nachpraktikum Entgelt bezahlt, ist der Beitragsgruppenschlüssel 1-1-1-1der zuständigen Krankenkasse zu melden. Als Personengruppenschlüssel ist derSchlüssel 121 anzugeben.

Achtung:

Liegt die Praktikumsvergütung unter der Geringverdienergrenze von325 EUR, muss der Arbeitgeber die Beiträge für zur Berufsausbildungbeschäftigte Arbeitnehmer vollständig übernehmen – Geringverdiener-Re-gelung. Diese Regelung trifft nur für Praktikanten, die ein vorgeschriebenesNachpraktikum ausüben zu, sofern sie sozialversicherungspflichtig sind.

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Nicht vorgeschriebenes Nachpraktikum

Übt die/der immatrikulierte Student(in) ein in der Studienordnung nicht vor-geschriebenes Nachpraktikum aus, ist für die Sozialversicherungspflicht in derKranken- und Pflegeversicherung zu prüfen, ob die Beschäftigung berufsmäßigdurchgeführt wird (vgl. nicht vorgeschriebenes Vorpraktikum). Von Berufs-mäßigkeit ist auszugehen, wenn die Grenze von 20 Stunden pro Woche über-schritten wird. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung gelten die gleichenSozialversicherungspflichten wie für nicht vorgeschriebene Vorpraktika. DerArbeitnehmer hat nicht den Status „zur Berufsausbildung beschäftigt“, somitist die Geringverdiener-Regelung nicht möglich. Der Praktikant ist zu behan-deln wie ein angestellter Arbeitnehmer.

Entgelt wird gezahlt

Ein Nachpraktikum, bei dem Entgelt gezahlt wird, ist in allen Zweigen derSozialversicherung versicherungspflichtig. Das nicht vorgeschriebene Nach-praktikum ist mit dem Personengruppenschlüssel 101 und der Beitragsgruppe1-1-1-1 der zuständigen Krankenkasse zu melden.

Ist die Beschäftigung geringfügig (bis 400 EUR durchschnittliches Arbeitsent-gelt pro Monat), kann der Praktikant als geringfügig Beschäftigter behandeltwerden. In diesem Fall besteht pauschale Beitragspflicht zur Kranken- undRentenversicherung. Als Beitragsgruppenschlüssel ist der Schlüssel 6-5-0-0und als Personengruppenschlüssel die 109 zu melden. Ist das Praktikum kürzerals zwei Monate bzw. 50 Arbeitstage, kann es als kurzfristige Beschäftigungbeitragsfrei bleiben. In diesem Fall ist der Personengruppenschlüssel 110 undder Beitragsgruppenschlüssel 0-0-0-0 der Bundesknappschaft (Minijob-Zen-trale) zu melden.

Es wird kein Entgelt gezahlt

Wird ein nicht vorgeschriebenes Nachpraktikum ohne Entgelt ausgeübt,besteht keine Meldepflicht gegenüber der Krankenkasse oder der Bundes-knappschaft.

Meldewesen

Ein Praktikant, der ein nicht vorgeschriebenes Nachpraktikum ausübt, ist beiseiner Krankenkasse oder bei geringfügiger oder kurzfristiger Beschäftigung beider Minijob-Zentrale anzumelden.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die zu meldenden Personen-gruppen und Beitragsgruppenschlüssel für Praktikanten-Beschäftigungsver-hältnisse.

Überblick der Beitragsgruppen und Personengruppen für Praktikanten

Personen-gruppe

Beitragsgruppenschlüssel Personenkreis

KV RV ALV PV

121 0 1 1 0 Vorpraktikum, vorgeschrieben in der Studienordnung,ohne Entgelt,

121 1 1 1 1 Vorpraktikum, vorgeschrieben in der Studienordnung, mitEntgelt innerhalb der Geringverdienergrenze

105 1 1 1 1 Vorpraktikum, vorgeschrieben in der Studienordnung, mitEntgelt über der Geringverdienergrenze

109 6 5 0 0 Vorpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienord-nung, Entgelt bis 400 EUR

101 1 1 1 1 Vorpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienord-nung, mit Entgelt über 400 EUR

110 0 0 0 0 Vorpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienord-nung, bis 2 Monate mit Entgelt (unter oder über400 EUR)

– – – – – Zwischenpraktikant, vorgeschrieben in der Studienord-nung

109 6 5 0 0 Geringfügige Nebenbeschäftigung neben einem Zwi-schenpraktikum, in der gesetzlichen Krankenkasse kran-kenversichert

109 0 5 0 0 Geringfügige Nebenbeschäftigung neben einem Zwi-schenpraktikum, privat krankenversichert

109 6 0 0 0 Zwischenpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Stu-dienordnung, Entgelt bis 400 EUR

106 0 1 0 0 Zwischenpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Stu-dienordnung, mit Entgelt über 400 EUR aber 20-Stun-den-Grenze eingehalten

101 1 1 1 1 Zwischenpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Stu-dienordnung, 20-Stundengrenze überschritten

190 0 0 0 0 Zwischenpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Stu-dienordnung, bis 2 Monate mit oder ohne Entgelt

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Personen-gruppe

Beitragsgruppenschlüssel Personenkreis

KV RV ALV PV

121 0 1 1 0 Nachpraktikum, vorgeschrieben in der Studienordnung,ohne Entgelt

121 1 1 1 1 Nachpraktikum, vorgeschrieben in der Studienordnung,mit Entgelt innerhalb der Geringverdienergrenze

105 1 1 1 1 Nachpraktikum, vorgeschrieben in der Studienordnung,mit Entgelt über der Geringverdienergrenze

109 6 5 0 0 Nachpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienord-nung, Entgelt bis 400 EUR

101 1 1 1 1 Vorpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienord-nung, mit Entgelt über 400 EUR

110 0 0 0 0 Nachpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienord-nung, bis 2 Monate mit Entgelt (unter oder über400 EUR)

Tab.: Beitragsgruppen für Praktikanten

3.4.5 Freie BerufeAuf eine besondere Regelung für geringfügig Nebenbeschäftigte, die in derHauptbeschäftigung in einem berufsständischen Versorgungswerk rentenver-sichert sind, haben sich die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträgerverständigt. Für geringfügige Nebenbeschäftigungen von �rzten, Apothekern,Architekten u.a. (alle freien Berufe), die in der Hauptbeschäftigung vonBeiträgen zur Rentenversicherung nach § 6 Abs. 1 SGB VI befreit wurden, giltauch die pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers zur Rentenversicherung.Wählt der Arbeitnehmer bei der geringfügigen Nebenbeschäftigung die Auf-stockung in der Rentenversicherung, ist zu unterscheiden, ob es sich um eineberufsfremde oder um eine berufsgleiche Nebenbeschäftigung handelt. Ist dieNebenbeschäftigung eine berufsgleiche, ist der volle (aufgestockte) Renten-versicherungsbeitrag dem berufsständischen Versorgungswerk zu melden. Ab-hängig von der Krankenversicherungspflicht ergibt sich der Beitragsgruppen-schlüssel 6-0-0-0 oder bei privat krankenversicherten geringfügigNebenbeschäftigten 0-0-0-0. Als Personengruppenschlüssel ist die Schlüssel-ziffer 109 – geringfügige Beschäftigung – zu wählen. Zuständig für dieMeldung ist die Bundesknappschaft-Bahn-See in Essen (Minijob-Zentrale).Die Beiträge zur Rentenversicherung sind jedoch an das Versorgungswerk

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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abzuführen. Die Bundesknappschaft ist auch dann für die Meldung zuständig,wenn keine pauschalen Beiträge zur Krankenversicherung abzuführen sind.

Achtung:

Nur wenn es sich um eine berufsgleiche geringfügige Nebenbeschäftigunghandelt und der Arbeitnehmer die Aufstockung in der Rentenversicherungwählt, sind die Beiträge an das berufsständische Versorgungswerk abzufüh-ren. Hat der Arbeitnehmer nicht die Aufstockung gewählt, sind die pauscha-len Beiträge an die Bundesknappschaft bzw. von dieser an die DeutscheRentenversicherung abzuführen.

Beispiel:

Ein sozialversicherungspflichtiger Arzt übernimmt beim DRK zweimalig imMonat eine Bereitschaft und erhält dafür 400 EUR Entgelt. Der Arzt ist ineinem berufsständischen Versorgungswerk rentenversichert und hat auf dieSozialversicherungsfreiheit in der Rentenversicherung für die geringfügigeBeschäftigung verzichtet (Aufstockung gewählt). Der Arzt ist in einergesetzlichen Krankenkasse freiwillig versichert.

Beurteilung

Der Arzt ist in seiner ersten Hauptbeschäftigung versicherungspflichtig inder Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. In der Renten-versicherung werden die Beiträge an das Versorgungswerk abgeführt. DieBeschäftigung beim DRK ist eine geringfügig entlohnte Nebenbeschäftigungweil das monatliche Arbeitsentgelt 400 EUR nicht übersteigt. Die Befreiungvon der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht aufgrund der Mitglied-schaft in einem berufsständischen Versorgungswerk gilt auch für die Be-schäftigung in der berufsgleichen geringfügigen Beschäftigung, wenn derVerzicht auf die Versicherungsfreiheit gewählt wird. Durch die Wahl derAufstockung des pauschalen Beitrags in der Rentenversicherung sind dieBeiträge dem Versorgungswerk zu melden und zu überweisen.

Die geringfügige Beschäftigung ist mit dem Personengruppenschlüssel: 109und dem Beitragsgruppenschlüssel 6-0-0-0 der Minijob-Zentrale zu melden.

Sozialversicherungsmeldungen für besondere Personengruppen 3

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Handelt es sich bei der geringfügigen Nebenbeschäftigung um eine berufs-fremde, ist bei einer Aufstockung in der Rentenversicherung die DeutscheRentenversicherung der zuständige Träger. Entsprechend dieser Regelung istbeispielsweise für einen Architekten, der eine geringfügige Nebenbeschäfti-gung als Hausverwalter aufnimmt und die Aufstockung in der Rentenversiche-rung wählt, der Beitragsgruppenschlüssel 6-1-0-0 auf der Meldung zurSozialversicherung anzugeben. Ist der geringfügig beschäftigte Arbeitnehmerprivat krankenversichert, besteht keine pauschale Beitragspflicht zur gesetzli-chen Krankenversicherung. Somit ergibt sich als Beitragsgruppenschlüssel0-1-0-0. Der Personengruppenschlüssel ist mit 109 – geringfügige Beschäfti-gung – anzugeben. Zuständig für die Meldung und den Empfang der Beiträgeist die Bundesknappschaft in Essen (Minijob-Zentrale).

Die folgende Tabelle gibt nochmals einen Überblick über die Personengruppen-schlüssel und Beitragsgruppen für geringfügig Beschäftigte mit einer Renten-versicherung in einem Versorgungswerk.

Übersicht der Beitrags- und Personengruppen für Nebenbeschäftigungenvon freien Berufen

Personen-gruppe

Beitragsgruppenschlüssel Personenkreis

KV RV ALV PV

109 6 5 0 0 Geringfügig berufsgleiche Nebenbeschäftigung, in dergesetzlichen Krankenkasse versichert, in einem berufs-ständischen Versorgungswerk rentenversichert

109 6 0 0 0 Geringfügige berufsgleiche Nebenbeschäftigung, in dergesetzlichen Krankenkasse versichert, in einem berufs-ständischen Versorgungswerk rentenversichert, mit Auf-stockung in der RV

109 6 1 0 0 Geringfügige berufsfremde Nebenbeschäftigung, in dergesetzlichen Krankenkasse versichert, in einem berufs-ständischen Versorgungswerk rentenversichert, mit Auf-stockung in der RV

109 0 0 0 0 Geringfügige berufsgleiche Nebenbeschäftigung, privatkrankenversichert, in einem berufsständischen Versor-gungswerk rentenversichert, mit Aufstockung in der RV

109 0 1 0 0 Geringfügige berufsfremde Nebenbeschäftigung, privatkrankenversichert, in einem berufsständischen Versor-gungswerk rentenversichert, mit Aufstockung in der RV

Tab.: Beitragsgruppenschlüssel für Nebenbeschäftigte mit Versorgungswerk

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt

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4 Die Lohnabrechnung

Die wohl häufigsten Formen der Lohnvereinbarung sind die von Lohn oderGehalt. Von Lohn spricht man in der Regel, wenn der Arbeitnehmer einen festenStundenlohn erhält und dieser mit der Anzahl der Arbeitsstunden pro Monatmultipliziert wird (Stundenlohn · Anzahl Arbeitsstunden = Lohn). Unter Gehaltversteht man üblicherweise, wenn der Arbeitnehmer nicht stundenweise be-zahlt wird, sondern z.B. monatlich einen gleichbleibenden Betrag erhält. Nebendiesen Grundformen gibt es zahllose Varianten, wie z.B. Gehalt und Über-stunden, Grundlohn und feste Leistungszulage, Gehalt und Prämie oder Lohnund Einmalzahlung (Weihnachtsgeld).

Im Gegensatz zu einigen angelsächsischen Ländern, in denen die wöchentlicheoder 14-tägige Lohnzahlung vorherrscht, ist es in Deutschland üblich, Löhneund Gehälter im Monatsrhythmus zu zahlen. Aber auch hier gibt es Varianten.So werden Beamte am 10. eines Monats für den laufenden Monat bezahlt,Gehälter von Angestellten werden normalerweise zum Monatsende gezahltund Löhne werden in der Regel erst zu Beginn des Folgemonats für denzurückliegenden Monat berechnet. Löhne an Aushilfskräfte sind zum Teiltageweise oder wöchentlich abzurechnen, während Erfolgsprämien oft nureinmal pro Jahr vergütet werden.

In den folgenden Kapiteln werden Sie sehen, dass der Rhythmus der Lohn-zahlung eine erhebliche Rolle für die Berechnung der Lohnsteuer und derBeiträge zu den Sozialversicherungen spielt. Beispielsweise ist entsprechenddem Abrechnungszeitraum die Lohn- und Kirchensteuer auf Basis der Tages-,Wochen-, Monats- oder Jahreslohnsteuertabelle zu ermitteln. Zunächst sollenjedoch die Begriffe des Arbeitslohnes bzw. des Arbeitsentgeltes näher erläutertwerden. In den folgenden Abschnitten ist die Abrechnung von einigen beson-deren Lohnbestandteilen an Hand von Beispielen dargestellt.

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4.1 Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung4.1.1 Ermittlung des Arbeitslohns/EntgeltsAusgangspunkt jeder Lohnabrechnung ist der Bruttolohn. Der Bruttolohn ergibtsich aus der Summe aller Lohnbestandteile – den so genannten Lohnarten, dieder Arbeitnehmer erhält. Lohnarten können zum Beispiel Stundenlohn, Gehalt,Prämien, Fahrgeld, vermögenswirksame Leistungen, Sachleistungen des Arbeit-gebers, Urlaubsgeld, betriebliche Altersvorsorge und vieles mehr sein. DerBegriff des Arbeitslohnes entstammt dem Lohnsteuerrecht und bezeichnet dieSumme der lohnsteuerpflichtigen Lohnarten. Der Begriff des Bruttolohnes kannnicht synonym mit dem Arbeitslohn verwendet werden, weil es Lohnarten gibt,die zwar zum Bruttolohn gehören, jedoch nicht der Lohnsteuer unterliegen odermit einem festen pauschalen Satz versteuert werden.

Im Sozialversicherungsrecht verwendet man für die Entlohnung des Arbeitneh-mers den Begriff des Arbeitsentgeltes. Auch das Arbeitsentgelt kann sich vomBruttolohn unterscheiden, wenn im Bruttolohn sozialversicherungsfreie Lohn-bestandteile enthalten sind. Darüber hinaus gibt es Bruttolohnbestandteile, dieder Lohnsteuer unterliegen, jedoch nicht zur Berechnung von Sozialversiche-rungsbeiträgen herangezogen werden. Es können also auch Unterschiedezwischen Arbeitslohn und Arbeitsentgelt bestehen. Das folgende Schemaverdeutlicht nochmals den Zusammenhang (siehe nächste Seite).

Der Bruttolohn kann sich aus mehreren Lohnbestandteilen zusammensetzen.Lohn/Gehalt, Sachbezug, Fahrgeld sind nur einige Beispiele für möglicheBestandteile des Bruttolohnes. Grundsätzlich zählen zum Bruttolohn alle Leis-tungen des Arbeitgebers in Geld oder als Sachleistung. Durch Abzug dersteuerfreien Lohnbestandteile ergibt sich aus dem Bruttolohn der Arbeitslohn.Vom steuerpflichtigen Arbeitslohn sind die Abzüge für Lohn- und Kirchensteuersowie der Solidaritätszuschlag zu ermitteln. Wird der Bruttolohn um dassozialversicherungsfreie Arbeitsentgelt gekürzt, ergibt sich das beitragspflich-tige Arbeitsentgelt. Nur vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt sind Beiträge zuKranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu errechnen. NachKürzung des Bruttolohnes um die steuerlichen und sozialversicherungsrecht-lichen Abzüge ergibt sich der Nettolohn. Dieser ist vor der Auszahlung umNettoabzüge wie Vorschuss oder Pfändung zu reduzieren und um Nettobezügewie steuerfreie Erstattungen zu erhöhen.

4 Die Lohnabrechnung

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Abrechnungsschema: vom Bruttolohn zur Auszahlung

Lohn/Gehalt

+ Fahrgeld

+ Sachbezug

+ …

= Bruttolohn

– steuerfreier Arbeitslohn – sozialversicherungsfreies Arbeitsentgelt

= Arbeitslohn = Arbeitsentgelt

Darauf: Lohnsteuer/Kirchensteuer/ Solidaritäts-zuschlag/(Kammerbeitrag)25

Darauf: Arbeitnehmeranteil zu den Sozialversiche-rungen

= Summe steuerliche Abzüge = Summe sozialversicherungsrechtliche Abzüge

= Bruttolohn

– steuerliche Abzüge

– sozialversicherungsrechtliche Abzüge

= Nettolohn

– Nettoabzüge

+ Nettobezüge

= Auszahlung

Abb.: Abrechnungsschema

4.1.2 Steuerliche AbzügeIm Rahmen der Lohnabrechnung sind vom steuerpflichtigen Arbeitslohn dieLohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer zu ermitteln undvom Bruttolohn einzubehalten.

Zu den steuerrechtlichen Abzügen vom Arbeitslohn gehören:

J LohnsteuerJ KirchensteuersteuerJ Solidaritätszuschlag

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25 Der Kammerbeitrag ist nur in den Bundesländern Bremen und Saarland zu erheben.

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J Pauschale LohnsteuerJ Pauschale KirchensteuerJ ZuschlagssteuerJ Abgeltungssteuer

Für die Ermittlung der Lohnsteuer veröffentlicht das Bundesfinanzministeriumeine Lohnsteuerformel bzw. – daraus abgeleitete Lohnsteuertabellen. Die Höheder Lohnsteuer ist abhängig von der Höhe des steuerpflichtigen Arbeitslohns,dem Familienstand des Arbeitnehmers (Steuerklasse) und dem Lohnabrech-nungszeitraum (täglich, monatlich, jährlich). Zusätzlich ist auf den ermitteltenBetrag der Lohnsteuer ein Zuschlag von 5,5 % als Solidaritätszuschlag zuberechnen und mit der Lohnsteuer abzuführen. Ist der Arbeitnehmer kirchen-steuerpflichtig, muss der Arbeitgeber zusätzlich auf den Betrag der Lohnsteuer8 % oder 9 % des Betrags als Kirchensteuer einbehalten.

Neben der Versteuerung des Arbeitslohns nach der Steuerformel könneneinzelne Lohnbestandteile (Lohnarten) mit einem festen (einkommensunab-hängigen) Satz von 15 %, 20 %, 25 % oder 30 % versteuert werden. Die Höhedes anzuwendenden Satzes ist von der Art des Lohnbestandteils abhängig. Eineso genannte pauschale Verteuerung von Lohnbestandteilen ist immer dannvorteilhaft, wenn der Lohnsteuersatz nach Tabelle über dem pauschalen Steu-ersatz liegt. Zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer muss der Mitarbeiter denSolidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer entrichten.

Eine zusätzliche Regelung sieht vor, dass der gesamte Arbeitslohn von Aus-hilfen (geringfügig Beschäftigten) mit einem festen Satz von 2 % versteuertwerden darf, wenn dieser durchschnittlich 400 EUR26 pro Monat nicht über-steigt. Diese Regelung ist eine „Kann-Bestimmung“ – das heißt der Arbeitslohnkann auch nach der Formel der Lohnsteuertabelle bzw. nach den Regeln einerLohnsteuerkarte besteuert werden. Alternativ besteht jedoch die Möglichkeit,ohne Lohnsteuerklasse eine pauschale Lohnsteuer von 2 % des Arbeitslohneszur erheben.

Neben der pauschalen Versteuerung gibt es im Steuerrecht noch eine Zu-schlagssteuer in den Bundesländern Bremen und Saarland – den Kammerbei-trag – und einen auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Hinzurechnungs-betrag.

4 Die Lohnabrechnung

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26 Die Grenze wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450 EUR angehoben.

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4.1.3 Ermittlung der LohnsteuerGrundlage für die Ermittlung der Lohnsteuer ist die Lohnsteuerkarte desArbeitnehmers (§ 39 EStG) und die Höhe des Arbeitslohnes. Die Lohnsteuer-karte wurde 2010 letztmalig ausgestellt. Seit 2011 werden die steuerrecht-lichen Angaben der Mitarbeiter vom Bundeszentralamt für Steuern verwaltet.Ab 2013 können die steuerrechtlichen Angaben über das so genannte ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuer Abzugsmerkmale) direkt von der Steuer-verwaltung abgerufen werden. In der Übergangszeit (2011/2012) bleiben dieEinträge der Lohnsteuerkarte 2010 gültig. Besteht die Lohnsteuerkarte nichtmehr oder erfolgt in 2012 erstmalig eine steuerpflichtige Beschäftigung, wirdvom zuständigen Finanzamt eine Ersatzbescheinigung ausgestellt. Die Merk-male der Ersatzbescheinigung sind für die Lohnsteuerberechnung bindend.Ohne Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung ist für die Lohnabrechnungvon Steuerklasse VI (6) auszugehen. Da die Lohnsteuer in Deutschland grund-sätzlich vom Arbeitgeber abgeführt wird, müssen sich Grenzgänger, die inDeutschland arbeiten, vom automatischen Abzug der Lohnsteuer befreienlassen. Beispielsweise gibt es für Grenzgänger aus Frankreich eine Freistel-lungsbescheinigung mit dem Formular 5011 beziehungsweise Formular 5011a(für „Leiharbeitnehmer“) bei den Finanzämtern.

Tipp:

Lassen Sie sich auf jeden Fall von dem für Sie zuständigen Finanzamt ihresWohnortes beraten. Darüber hinaus bieten die Informations- und Bera-tungsstellen (INFOBEST) grenzüberschreitende Sprechtage an.

Arbeitslohn

Die Summe aller laufenden Lohnzahlungen und Sachleistungen des Arbeit-gebers ergibt den Bruttolohn. Der laufende Arbeitslohn ergibt sich aus demBruttolohn unter Abzug von steuerfreien Lohnarten, Steuerfreibeträgen undpauschal versteuerten Lohnbestandteilen. Sonstige Bezüge, wie Urlaubsgeld,Weihnachtsgeld oder Bonuszahlungen, müssen gesondert versteuert werden.

Die Lohnsteuer für so genannte sonstige Bezüge (Einmalzahlungen) wird auseiner Jahresbetrachtung ermittelt. Dazu wird der voraussichtliche Jahres-arbeitslohn auf Grundlage des im laufenden Jahr bereits bezahlten Arbeits-lohnes ermittelt. Der voraussichtliche Jahresarbeitslohn zuzüglich des sons-

Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung 4

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tigen Bezuges wird dann der Lohnsteuer unterworfen. Für die Lohnsteu-erermittlung wird die so genannte Jahreslohnsteuertabelle angewendet. Diesich aus dem sonstigen Bezug ergebende Lohnsteuer ist zum Zeitraum derZahlung (Entstehungsprinzip) zusammen mit der Lohnsteuer aus dem laufen-den Arbeitslohn zu melden und abzuführen. Auf der Lohnsteuerkarte einge-tragene Freibeträge (Jahresfreibetrag, Monatsfreibetrag) reduzieren den steu-erpflichtigen Arbeitslohn.

Lohnsteuerkarte/Ersatzbescheinigung

Auf der Lohnsteuerkarte bzw. der Ersatzbescheinigung sind die Angaben ver-merkt, welche für die Berechnung der Lohnsteuer erforderlich sind. In AbschnittI der Lohnsteuerkarte / Ersatzbescheinigung sind die Lohnsteuerklasse undeventuell für den Steuerabzug zu berücksichtigende Kinder eingetragen.

Lohnsteuerklasse

Die Lohnsteuerklasse ist auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte bzw. derErsatzbescheinigung im Abschnitt I vermerkt. Je nach Familienstand und Artdes Arbeitsverhältnisses wird dem Arbeitnehmer von der Finanzverwaltungeine der Steuerklassen von I bis VI zugeordnet. Mit dem steuerpflichtigenArbeitslohn und der Lohnsteuerklasse können die Lohnabrechnungsprogrammeüber die Lohnsteuerformel bzw. die Lohnsteuertabelle die einzubehaltendeLohnsteuer ermitteln. Welche Lohnsteuertabelle anzuwenden ist, ergibt sichaus der Dauer der Beschäftigung (Tag, Woche, Monat) bzw. der Lohnart(laufender Arbeitslohn oder sonstiger Bezug).

Für die Lohnsteuerberechnung ist der Arbeitgeber an die eingetragene /bescheinigte Lohnsteuerklasse gebunden. Auch wenn bereits bekannt ist, dasssich die Lohnsteuerklasse ändert, zum Beispiel wegen Heirat, kann die �nde-rung erst nach Eintrag auf der Lohnsteuerkarte bzw. nach Bescheinigung übereine Ersatzbescheinigung berücksichtigt werden.

Ermäßigungs-Faktor

Seit 2010 bietet das Lohnsteuerrecht Ehegatten, die beide in einem Arbeits-verhältnis stehen, die Möglichkeit, anstelle der bisherigen SteuerklassenwahlIII/V die Anwendung des so genannten Faktor-Verfahren beim Finanzamt zubeantragen. Das neue Lohnsteuerabzugsverfahren ist als zusätzliche Alterna-tive vorgesehen, wenn beide Ehegatten Arbeitslohn beziehen. Die bisherigeSteuerklassenkombination IV/IV wird um einen „Reduktionsfaktor“ erweitert.Dazu wird vom Finanzamt neben dem Eintrag der Steuerklasse der so genannte

4 Die Lohnabrechnung

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X/Y-Faktor auf der Lohnsteuerkarte oder der Ersatzbescheinigung eingetragen(Beispiel: IV/0,934). Der Faktor ergibt sich aus dem Verhältnis der Einkommen-steuer laut Splittingtabelle zur gesamten Lohnsteuer bei den SteuerklassenIV/IV. Der vom Finanzamt eingetragene Faktor ist stets kleiner als 1,0 und in derLohnabrechnung zu berücksichtigen. Der Faktor wird zusätzlich zur Steuer-klasse im Lohnabrechnungsprogramm bzw. in den Steuertabellen berücksich-tigt. Mit dem Faktor wird letztlich das aus der Einkommensteuer bekannteSplittingverfahren für die Lohnsteuerklassen IV/IV der Ehegatten in den Lohn-steuerabzug übernommen. Die Lohnsteuer wird zunächst nach der SteuerklasseIV ermittelt und anschließend mit dem Faktor multipliziert und damit ver-ringert. In einem Lohnprogramm erfolgt die Berechnung automatisch.

Achtung:

In Verbindung mit dem förmlichen Antrag auf Eintragung eines Freibetragskann auch das Faktorverfahren beantragt werden. Die für das Faktorver-fahren notwendigen voraussichtlichen Arbeitslöhne können in dem Vordruckangegeben werden. Ein etwaiger Freibetrag wird bei der Berechnung dervoraussichtlichen Einkommensteuer im Splittingverfahren berücksichtigt. Erwirkt sich damit bereits auf den einzutragenden Faktor aus und wirddeswegen auf der Lohnsteuerkarte nicht mehr gesondert eingetragen.

Lohnsteuertabelle

Grundsätzlich veröffentlicht das Bundesfinanzministerium einen so genanntenProgrammablaufplan zur Steuerberechnung, aus dem alle Steuertabellen abge-leitet sind. Die verschiedenen Lohnsteuertabellen unterscheiden sich danach,welche Freibeträge eingearbeitet und für welchen Lohnabrechnungszeitraum(Tag, Woche, Monat, Jahr) sie anzuwenden sind. Die vom Arbeitslohn einzube-haltende Lohnsteuer kann aus der Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tageslohn-steuertabelle entnommen werden. Aus welcher Tabelle die Lohnsteuer abzule-sen ist, hängt davon ab, ob der Arbeitnehmer wenige Tage oder den gesamtenKalendermonat beschäftigt war, sowie von dem Lohnbestandteil – laufenderArbeitslohn oder sonstiger Bezug. Diese so genannten allgemeinen Lohnsteuer-tabellen sind nach Steuerklassen (I–VI) unterteilt. Für bestimmte Berufsgrup-pen, die nicht rentenversicherungspflichtig sind, gilt eine besondere Lohn-steuertabelle. Besondere Lohnsteuer ist die Lohnsteuer, die von einemArbeitnehmer zu erheben ist, der in keinem Sozialversicherungszweig pflicht-

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versichert und privat kranken- und pflegeversichert ist sowie der dem Arbeit-geber keine Kranken- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge mitgeteilt hat.Arbeitnehmer, die nicht der Renten- und Arbeitslosenversicherungspflichtunterliegen, sind u.a. Beamte, Richter, Soldaten, Altersrentner und Geistlichesowie beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH.

Mit dem Jahressteuergesetz 2008 wurde die Berechnung der Lohnsteuergeändert. Für die monatliche Lohnsteuerberechnung ist der Arbeitslohn deslaufenden Lohnzahlungszeitraums stets auf einen Jahresarbeitslohn hoch-zurechnen und die Lohnsteuer aus der Jahreslohnsteuertabelle zu ermitteln.Die sich ergebende Jahreslohnsteuer ist bei einem monatlichen Lohnzahlungs-zeitraum durch 12 zu dividieren, für untermonatliche Abrechnung durch 360und mit der Anzahl Kalendertage zu multiplizieren. Sind Steuerfreibeträge oderVersorgungsfreibeträge zu berücksichtigen, werden diese auf den Jahres-arbeitslohn bezogen und die Jahreslohnsteuer nach Abzug der Jahresfrei-beträge ermittelt.

Abzug der Vorsorgeaufwendungen

Beiträge zur Rentenversicherung

Bei der Ermittlung der Lohnsteuer sind die Beiträge zur Renten- und Kranken-versicherung als so genannte Vorsorgepauschalen vom steuerpflichtigen Ar-beitslohn abzuziehen. Abzugsfähig sind in 2012 höchstens 48 % des Arbeit-nehmeranteils zur gesetzlichen Rentenversicherung. Der Höchstbetrag istzusätzlich durch die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenver-sicherung (67.200 EUR/ 57.600 EUR Ost) begrenzt. Der abzugsfähige Anteilsteigt jedoch jährlich um 4 % bis im Jahre 2025 der volle Arbeitnehmeranteilabzugsfähig ist. Dieser Teil der Vorsorgeaufwendungen wird seit 2005 auto-matisch von den Lohnprogrammen bei der Ermittlung der Lohnsteuer berück-sichtigt.

Beiträge zur Krankenversicherung

Seit 2010 können auch die Beiträge zur gesetzlichen oder privaten Kranken-und Pflegeversicherung als Vorsorgeaufwendungen vom steuerpflichtigen Ar-beitslohn abgezogen werden. Abzugsfähig ist jedoch nur der Arbeitnehmer-beitrag für die so genannte Basisvorsorge. In der Basisvorsorge ist nicht derBeitragsanteil für das Krankengeld und Zusatzleistungen wir Zahnersatz oderHeilpraktiker-Behandlung enthalten. Für die Ermittlung der Vorsorgepauschale

4 Die Lohnabrechnung

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ergeben sich somit unterschiedliche Ansätze für gesetzlich und privat kran-kenversicherte Arbeitnehmer.

Bei gesetzlich Krankenversicherte ergibt sich der Betrag für die Vorsorgeauf-wendungen aus dem halben ermäßigten Beitrag zur Krankenversicherung. Derermäßigte Beitrag zur Krankenversicherung liegt in 2012 bei 14,9 % desbeitragspflichtigen Arbeitsentgelts. Der Arbeitnehmeranteil beträgt 7,0 % desbeitragspflichtigen Arbeitsentgelts. Der seit 2006 geltende Zusatzbeitrag von0,9 % des Arbeitsentgelts kann ebenfalls als Vorsorgeaufwendung geltendgemacht werden. Damit ergibt sich für 2012 als Vorsorgeaufwendung für dieKrankversicherung 7,9 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts. Die Anrech-nung ist auf die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegever-sicherung (45.900 EUR pro Jahr bzw. 3.825 EUR pro Monat) begrenzt. AlsUntergrenze ist eine Mindestpauschale von 12 % des steuerpflichtigen Arbeits-lohns maximal 1.900 EUR pro Jahr zu berücksichtigen. Der Mindestbetragerhöht sich in der Steuerklasse III auf 3.000 EUR pro Jahr. Liegt der Beitragzur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung unter der Mindestpauschale,so ist für den Lohnsteuerabzug der Mindestsatz heranzuziehen.

Für Mitarbeiter, die bei einem privatwirtschaftlichen Versicherungsunterneh-men krankenversichert sind, ergibt sich der Anteil der Vorsorgeaufwendungenaus dem Mitarbeiterbeitrag für die so genannte Basisversorgung. Die Versiche-rungsunternehmen müssen den Gesamtbeitrag zur Krankenversicherung ineinen Basisbeitrag und einen freiwilligen Beitrag aufteilen. Vom Basisbeitragist dann noch der Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegever-sicherung abzuziehen. Zu dem Arbeitnehmerbasisbeitrag dürfen jedoch dieBasisbeiträge für unterhaltspflichtige Kinder und Ehegatten hinzugerechnetwerden. Der gesamte Arbeitnehmerbasisbeitrag (mit Hinzurechnung) fließt indie Steuerberechnung ein. Liegen dem Arbeitgeber keine Angaben zum Basis-beitrag der privaten Kranken- und Pflegeversicherung vor, ist mit einempauschalen Satz von 12 % des Arbeitslohns, jedoch maximal 1.900 EUR proJahr zu rechnen (Mindestpauschale). In der Steuerklasse III gilt die Mindest-pauschale von 3.000 EUR pro Jahr. Die Berücksichtigung des gesamten Basis-beitrags findet dann über die Einkommensteuererklärung statt. Die Anrechnungder Krankenversicherungsbeiträge ist nicht möglich, wenn der Mitarbeiter dieSteuerklasse VI (6) hat.

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Achtung:

Die Mindestvorsorgepauschale in Höhe von 12 % des Arbeitslohns miteinem Höchstbetrag von jährlich 1.900 EUR (in Steuerklasse III 3.000 EUR)ist anzusetzen, wenn sie höher ist als die Summe der Teilbeträge für diegesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung oder die private Basiskranken-und Pflegeversicherung. Die Mindestvorsorgepauschale ist auch dann an-zusetzen, wenn für den entsprechenden Arbeitslohn kein Arbeitnehmer-anteil zur gesetzlichen Kranken- und sozialen Pflegeversicherung zu ent-richten ist (z.B. bei geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern, die aufLohnsteuerkarte arbeiten). Die Mindestvorsorgepauschale ist in allen Steu-erklassen zu berücksichtigen.

Beiträge zur Pflegeversicherung

Auch die Beiträge zur gesetzlichen und privaten Pflegeversicherung könnenseit 2010 als Vorsorgeaufwendungen bereits beim Lohnsteuerabzug berück-sichtigt werden. Für gesetzlich Pflegeversicherte sind 0,975 % des beitrags-pflichtigen Arbeitsentgelts als Beitrag zur Pflegeversicherung anrechnungs-fähig. Kinderlosen müssen einen Zusatzbeitrag von 0,25 % des Arbeitsentgeltsleisten. Auch dieser Beitrag wird in die Vorsorgeaufwendungen eingerechnet.Zusätzlich ist auf eine so genannte Mindestpauschale zu prüfen. Diese liegt bei12 % des Arbeitslohns, maximal 1.900 EUR pro Jahr. Liegen die errechnetenVorsorgeaufwendungen aus Kranken- und Pflegeversicherung unter 1.900 EURpro Jahr, ist die Mindestpauschale für die Lohnsteuerermittlung zu berück-sichtigen. Für privat pflegeversicherte Arbeitnehmer ist wie bei der Kranken-versicherung der Basisbeitrag zur Pflegeversicherung als Vorsorgeaufwandanrechenbar. Vom Basisbeitrag ist jedoch der Arbeitgeberbeitrag zur gesetzli-chen Pflegeversicherung (0,975 % des Arbeitsentgelts) abzuziehen. Zusätzlichanrechnungsfähig sind vom Arbeitnehmer übernommene Basisbeiträge fürunterhaltspflichtige Kinder und den Ehegatten.

Achtung:

Die Ermittlung der Vorsorgeaufwendungen für gesetzlich oder freiwillig ineiner gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Arbeitnehmer ist in derLohnsteuerformel seit 2010 berücksichtigt. Eine �nderung der Sozialver-

4 Die Lohnabrechnung

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sicherungsbeiträge führt somit automatisch zu einer geänderten Lohnsteu-erberechnung. Für privat kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmer istjedoch der Basisbeitrag zur privaten Versicherung im Lohnabrechnungs-system zu hinterlegen. Unterbleibt die Eingabe, wird in den Steuerklassen I,II, IV und V mit 12 % des Arbeitslohns maximal 1.900 EUR pro Jahr und inder Steuerkasse III mit 12 % des Arbeitslohns maximal 3.000 EUR pro Jahrgerechnet. In der Steuerklasse VI erfolgt für privat Versicherte keine Anrech-nung. Die Vorsorgeaufwendungen für die Rentenversicherung sind vondieser Regelung unberührt – sie werden zusätzlich berücksichtigt.

Lohnsteuerkarte/pauschale Versteuerung

Der Arbeitslohn eines Mitarbeiters ist nicht in jedem Fall Arbeitslohn, der mitder Lohnsteuertabelle zu versteuern ist. Beispielsweise kann das Entgelt füreine geringfügige Beschäftigung pauschal, das heißt unabhängig von der Höhe,mit einem festen Satz versteuert werden. Im Steuerrecht gilt eine Beschäfti-gung als geringfügig, wenn

J das monatliche Arbeitsentgelt nicht mehr als 400 EUR27 beträgt undJ mindestens der pauschale Beitrag zur Rentenversicherung (15 %) entrichtet

wird.

Sind beide Bedingungen erfüllt, ist keine Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmerserforderlich. Der Arbeitslohn kann vom Arbeitgeber mit einer pauschalenAbgeltungssteuer von 2 % versteuert werden. In der Abgeltungssteuer sinddie Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag bereits enthalten. Ist die zweiteBedingung des pauschalen Rentenversicherungsbeitrags nicht erfüllt, bestehtdie Möglichkeit, das Arbeitsentgelt mit einem pauschalen (festen) Steuersatzvon 20 % zu versteuern (vgl. § 40 EStG). Bei einer pauschalen Versteuerungmit 20 % entstehen neben der Lohnsteuer 5,5 % Solidaritätszuschlag auf denBetrag der Lohnsteuer und zwischen 4 % und 7 % pauschale Kirchensteuer,sofern der Arbeitnehmer einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemein-schaft angehört.

Ist eine der Grenzen für eine geringfügige Beschäftigung überschritten, hat derArbeitgeber zu prüfen, ob die Beschäftigung kurzfristig ist. Im steuerrecht-lichen Sinne gilt eine Beschäftigung als kurzfristig, wenn:

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27 Die Grenze wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450 EUR angehoben.

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J die Beschäftigungsdauer höchstens 18 Arbeitstage beträgt,J das durchschnittliche Arbeitsentgelt nicht mehr als 62 EUR pro Tag beträgt

undJ der Stundenlohn nicht höher als 12 EUR ist.

Sind alle Grenzen eingehalten, kann der Arbeitslohn mit einem pauschalenSteuersatz von 25 % versteuert werden. Zusätzlich fallen wie bei der gering-fügigen Beschäftigung Solidaritätszuschlag (5,5 %) und pauschale Kirchen-steuer (4 %–7 %) an.

Ist eine der Grenzen überschritten, kann der Arbeitslohn nicht mehr pauschalversteuert werden, sondern es muss eine Versteuerung nach der Lohnsteuer-tabelle (Tages-, Wochen- oder Monatslohnsteuertabelle) erfolgen. Eine Lohn-steuerkarte / Ersatzbescheinigung ist dann zwingend erforderlich. Liegt vomMitarbeiter keine Lohnsteuerkarte / Ersatzbescheinigung vor, muss die Ver-steuerung nach der höchsten Steuerklasse (Klasse VI) erfolgen und die ein-behaltene Lohnsteuer auf einer Lohnsteuerbescheinigung dokumentiert wer-den.

4.1.4 Berechnung der KirchensteuerGehört der Arbeitnehmer einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemein-schaft an, ist von Arbeitgeber zusätzlich zur Lohnsteuer die Kirchensteuer zuermitteln und zusammen mit der einbehaltenen Lohnsteuer dem Finanzamt zumelden. Die Kirchensteuer beträgt, je nach Bundesland, 8 % oder 9 % auf denBetrag der ermittelten Lohnsteuer. In den Bundesländern Bayern und Baden-Württemberg liegt der Kirchensteuersatz bei 8 %, in den übrigen Bundes-ländern bei 9 %. Die Kirchensteuerpflicht ergibt sich aus der bescheinigtenKonfession auf der Lohnsteuerkarte (ev, rk etc.) bzw. der Ersatzbescheinigung.Bei verheirateten Arbeitnehmern ist bei konfessionsverschiedener Ehe zusätz-lich die Konfession des Ehegatten auf der Steuerkarte vermerkt. Eheleute sindkonfessionsverschieden, wenn beide Ehegatten einer Glaubensgemeinschaftangehören, jedoch einer unterschiedlichen wie zum Beispiel katholisch undevangelisch. Gehört nur ein Ehegatte einer steuerberechtigten Glaubens-gemeinschaft an, ist die Ehe glaubensverschieden. Für Arbeitnehmer ohneEintrag einer Konfession auf der Lohnsteuerkarte ist keine Kirchensteuer zuermitteln oder einzubehalten.

4 Die Lohnabrechnung

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Mindestkirchensteuer

Bei einem geringen Lohnsteuerbetrag ergeben sich unter Umständen nurwenige Cent als Kirchensteuer. In diesem Fall erheben einzelne Bundesländereine Mindestkirchensteuer. Die Mindestkirchensteuer wird immer dann erho-ben, wenn der Betrag der Kirchensteuer bei Anwendung des Regelkirchensteu-ersatzes kleiner ist als der Betrag der Mindestkirchensteuer. Die Mindest-kirchensteuer kommt häufig dann zum Tragen, wenn durch Kinderfreibeträgedie fiktive Lohnsteuer sehr gering oder sogar 0 EUR ist (siehe dazu Kapitel 4.8(siehe S. 219)). In Hessen und Hamburg wird die Mindestkirchensteuer jedochnur dann erhoben, wenn die Lohnsteuer größer als 0 EUR ist. Eine weitereAusnahme gilt in den Bundesländern Schleswig-Holstein und Hamburg. Indiesen Bundesländern wird in den Steuerklassen V und VI keine Mindest-kirchensteuer erhoben. In den Bundesländern Bayern, Berlin, Brandenburg,Bremen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Saarland wird keine Min-destkirchensteuer verlangt. In den Bundesländern Sachsen, Sachsen-Anhaltund Thüringen wird die Mindestkirchensteuer nur für die evangelische Kircheerhoben.

Pauschale Kirchensteuer

Einige Lohnarten unterliegen nicht einer Versteuerung entsprechend der Lohn-steuertabelle, sondern können mit einem festen Satz (pauschal) versteuertwerden. Bei pauschaler Versteuerung ist auf den Betrag der Lohnsteuer nichtder „normale“ Kirchensteuersatz (8 % oder 9 %) anzuwenden, sondern einermäßigter „pauschaler“ Kirchensteuersatz. Der ermäßigte pauschale Kirchen-steuersatz liegt, abhängig vom Bundesland des Firmensitzes, zwischen 4 % und7 %. Zusätzlich wird die pauschale Kirchensteuer vom Finanzamt nur auf dieKonfessionen evangelisch und römisch-katholisch aufgeteilt. Zu berechnen istsie jedoch vom Arbeitgeber. Die Aufteilung ist wiederum abhängig vomBundesland des Firmensitzes. In Hamburg beispielsweise wird vom Finanzamtdie pauschale Kirchensteuer im Verhältnis 70 % (evangelisch-lutherische Kir-che), 29,5 % (römisch-katholische Kirche) und 0,5 % (Jüdische GemeindeHamburg) aufgeteilt. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über dieKirchensteuersätze, Mindestkirchensteuer, Pauschalkirchensteuer und derenAufteilung.

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Übersicht der Kirchensteuersätze und der pauschalen Kirchensteuer

Bundesland Regel-kirchen-steuersatz(in %)

Mindestkirchen-steuer proMonat

PauschalerKirchen-steuersatz(in %)

Kirchensteuersatzfür Aushilfen in derLand- und Forst-wirtschaft

Baden-Württemberg 8 6 6

Bayern 8 – 7 7

Berlin 9 – 5 5

Brandenburg 9 – 5 5

Bremen 9 – 7 7

Stadt Bremerhaven 9 – 7 7

Hamburg 9 0,30 EUR 4 4

Hessen 9 0,15 EUR 7 7

Mecklenburg-Vorpommern 9 0,30 EUR 5 5

Niedersachsen 9 – 6 6

Nordrhein-Westfalen 9 – 7 7

Rheinland-Pfalz 9 – 7 7

Saarland 9 – 7 7

Sachsen 9 0,30 EUR 5 5

Sachsen-Anhalt 9 0,30 EUR 5 5

Schleswig-Holstein 9 0,30 EUR 6 6

Thüringen 9 0,30 EUR 5 5

Bei Zweifeln

Tab.: Regelkirchensteuersatz und pauschale Kirchensteuer nach Bundesland (2012)

Achtung:

Der Arbeitgeber weist in der Lohnsteueranmeldung nur die Höhe derpauschalen Kirchensteuer aus. Die Berechnung der Aufteilung auf dieKonfessionen wird von der Finanzverwaltung übernommen.

4 Die Lohnabrechnung

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Kappung der Kirchensteuer

Eine weitere Besonderheit in Bezug auf die Kirchensteuer besteht für Bezieherhöherer Einkommen. In allen Bundesländern außer Bayern gibt es eine Begren-zung der jährlichen Kirchensteuer – die so genannte Kappung. Die Kappung istbereits im Rahmen der Lohnsteuerermittlung zu berücksichtigen. Bei derKirchensteuerkappung sind der voraussichtliche Jahresarbeitslohn und diedarauf entfallende Lohn- und Kirchensteuer zu ermitteln. Liegt die Kirchen-steuer über einem bestimmten Prozentsatz des zu versteuernden Einkommens,kann diese beschränkt – gekappt – werden.

Die Kappung beträgt in den Bundesländern:

Übersicht über die Kappungsgrenzen für die Kirchensteuer nach Bundesland

Bundesland In Prozent des zu versteuernden Einkommens

Baden-Württemberg 2,75 % (Württemberg) bzw. 3,5 % (Baden)

Berlin 3,00 %

Brandenburg 3,00 %

Bremen/Bremerhaven 3,50 %

Hamburg 3,00 %

Hessen 3,50 %–4,00 %

Mecklenburg-Vorpommern 3,00 %

Niedersachsen 3,00 %

Nordrhein-Westfalen 3,50 %

Rheinland-Pfalz 3,50 %

Saarland 3,50 %

Sachsen 3,50 %

Sachsen-Anhalt 3,50 %

Schleswig-Holstein 3,00 %

Thüringen 3,50 %

Tab.: Kappung der Kirchensteuer

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Die Kappung der Kirchensteuer auf das zu versteuernde Einkommen kann aufden umgerechneten Arbeitslohn übertragen werden. Somit ist die Kappung fürdie monatliche Lohnsteuer wie für den Lohnsteuerjahresausgleich zu berück-sichtigen.

Anrechnung von Kinderfreibeträgen

Hat der Arbeitnehmer Kinder und sind diese im Abschnitt I auf der Lohn-steuerkarte bzw. der Ersatzbescheinigung eingetragen, müssen die Kinderfrei-beträge bei der Ermittlung der Kirchensteuer auf den laufenden Arbeitslohnberücksichtigt werden. Seit 2010 wird den Eltern von Kindern ein steuerfreiesExistenzminimum von 7.008 Euro pro Jahr auf die Lohnsteuer angerechnet. DerFreibetrag ergibt sich aus dem Kinderfreibetragszähler auf der Lohnsteuerkartebzw. Ersatzbescheinigung.

Freibeträge für Kinder sind bei der Ermittlung der Lohnsteuer zu nicht berück-sichtigen. Statt des Freibetrages hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Kinder-geld. Bei der Ermittlung der Kirchensteuer sind Kinderfreibeträge jedochanzuwenden. Durch diese Regelung lässt sich die Kirchensteuer bei Vorhan-densein von Kindern nicht mehr direkt aus dem Lohnsteuerbetrag errechnen.Für die Ermittlung der Kirchensteuer ist eine „Schattenlohnsteuerberechnung“unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge durchzuführen. Bei der Schatten-rechnung wird zunächst die „fiktive Lohnsteuer“ unter Berücksichtigung vonKinderfreibeträgen ermittelt. Auf den fiktiven Betrag der Lohnsteuer sind dannder Solidaritätszuschlag mit 5,5 % und die Kirchensteuer mit 8 % bzw. 9 % zubilden. Ergibt sich unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge eine „fiktiveLohnsteuer“ von 0 Cent, ist unter Umständen die Mindestkirchensteuer anzu-wenden. Die Fiktivrechnung kann dazu führen, dass für den Arbeitnehmer zwarLohnsteuer zu entrichten ist, jedoch trotz Kirchensteuerpflicht keine Kirchen-steuer entsteht (siehe Kapitel 4.8 (siehe S. 219)).

4.1.5 Berechnung des SolidaritätszuschlagsSeit 1995 wird zusätzlich zur Lohnsteuer der Solidaritätszuschlag auf denArbeitslohn erhoben. Alle Arbeitnehmer müssen auf den Lohnsteuerbetrag5,5 % als Solidaritätszuschlag entrichten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ausjeder laufenden und einmaligen Lohnzahlung den Solidaritätszuschlag zuermitteln und zusammen mit Lohn- und Kirchensteuer an das Finanzamtabzuführen. Für die Ermittlung des Solidaritätszuschlages sind Kinderfrei-beträge zu berücksichtigen. Kinderfreibeträge werden nicht bei der Ermittlung

4 Die Lohnabrechnung

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der Lohnsteuer berücksichtigt. Das bedeutet, hat der Arbeitnehmer Kinder, lässtsich der Solidaritätszuschlag nicht mehr direkt als Zuschlagssteuer auf dieLohnsteuer ermitteln. Vielmehr ist eine Schattenrechnung durchzuführen, mitder die Lohnsteuer unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge ermittelt wird.Auf den Betrag der „fiktiven“ Lohnsteuer ist dann der Solidaritätszuschlag zuberechnen. Eine genauere Beschreibung finden Sie im Kapitel 4.8 (siehe S. 219).

Der Solidaritätszuschlag wird erst erhoben, wenn der Betrag der Lohnsteuereine bestimmte Höhe übersteigt. Dieser Bereich von 0 EUR bis zum Grenzbetragder Steuererhebung wird Nullzone genannt. In der Nullzone wird auf denBetrag der Lohnsteuer kein Solidaritätszuschlag erhoben. Kein Solidaritäts-zuschlag ist zu bezahlen, wenn der Betrag der Lohnsteuer folgende Beträgenicht übersteigt:

Übersicht der Freigrenzen für den Solidaritätszuschlag

Steuerklasse I, II, IV, V, VI Steuerklasse III

972,00 EUR jährliche Lohnsteuer 1.944,00 EUR jährliche Lohnsteuer

81,00 EUR monatliche Lohnsteuer 162,00 EUR monatliche Lohnsteuer

2,70 EUR tägliche Lohnsteuer 5,40 EUR tägliche Lohnsteuer

Tab.: Grenzen für den Solidaritätszuschlag

An diese Nullzone schließt sich ein Übergangsbereich an. In diesem Bereichwird der Solidaritätszuschlag nicht sofort in voller Höhe erhoben. Erst nachdiesem Übergangsbereich wird der Solidaritätszuschlag mit 5,5 % vom Betragder Lohnsteuer berechnet. Die Nullzone und der Übergangsbereich sind bereitsin die Lohnsteuertabellen bzw. Steuerformel eingearbeitet.

4.1.6 Pauschale Lohnsteuer für AushilfenMit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung wurde eine so genannteAbgeltungssteuer in Höhe von 2 % des steuerpflichtigen Arbeitslohnes einge-führt. Die Abgeltungssteuer beinhaltet neben der Lohnsteuer die pauschaleKirchensteuer und den Solidaritätszuschlag. Voraussetzung für die Anwendungder Abgeltungssteuer ist, dass das durchschnittliche monatliche Arbeitsent-gelt 400 EUR28 nicht übersteigt und dass der Arbeitgeber die pauschalen

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28 Die Grenze wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450 EUR angehoben.

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Beiträge zur Rentenversicherung entrichtet. Besondere Bedeutung hat dieEinschränkung der Abgeltungssteuer für Beamte, Praktikanten und mehrfachbeschäftigte Aushilfen.

Achtung:

Eine pauschale Versteuerung mit 2 % Abgeltungssteuer ist nur möglich,sofern der pauschale Rentenversicherungsbeitrag durch den Arbeitgebergezahlt wird. Der pauschale Rentenversicherungsbeitrag ist nicht möglich,wenn die durchschnittliche monatliche Entgeltgrenze durch mehrere ge-ringfügige Beschäftigungen überschritten wird. Ist jedoch bei jeder einzel-nen Beschäftigung die Grenze von 400 EUR eingehalten, kann eine pau-schale Versteuerung mit 20 % Lohnsteuer zuzüglich Kirchensteuer undSolidaritätszuschlag nach § 40a EStG durchgeführt werden.

Auch die Abgeltungssteuer von 2 % kann im Innenverhältnis auf den Arbeit-nehmer überwälzt und als Nettoabzug von der Auszahlung abgezogen werden.Von der Grundsatzregelung 2 % Abgeltungssteuer gibt es für bestimmtePersonengruppen Ausnahmeregelungen.

Wichtig:

Beachten Sie, dass die Abgeltungssteuer von 2 % nicht dem Finanzamt,sondern der Bundesknappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) zu melden ist.Die Pauschalsteuern sind hingegen auf der Lohnsteuer-Anmeldung an dasFinanzamt auszuweisen.

Beamte

Für Beamte, bei denen der Dienstherr die Gewährleistung der Versorgungs-anwartschaften auf die geringfügige Beschäftigung ausgedehnt hat, sind keinepauschalen Beiträge zur Rentenversicherung zu entrichten. Ohne die pauscha-len Beiträge zur Rentenversicherung ist eine Versteuerung des geringfügigenArbeitsentgeltes mit 2 % jedoch nicht möglich.

Eine Ausdehnung der Versorgungsgarantie auf eine geringfügige privatwirt-schaftliche Beschäftigung ist in der Regel jedoch nicht gegeben, so dass auch

4 Die Lohnabrechnung

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für nebenberuflich geringfügig beschäftigte Beamte der pauschale Beitrag zurRentenversicherung zu entrichten ist.

Praktikanten

In der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebene Zwischenpraktika un-terliegen nicht den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Der Arbeitgebermuss auch keine pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung entrichten.Erhält ein Studierender für ein nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikumein geringfügiges Entgelt (bis 400 EUR), sind Pauschalbeiträge zur Kranken-versicherung zu zahlen. Zur Rentenversicherung sind für geringfügig entlohnte,nicht vorgeschriebene Zwischenpraktika keine Pauschalbeiträge zu zahlen.Ohne den pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung ist jedoch die Grundlagefür die Abgeltungssteuer von 2 % nicht gegeben. In diesem Fall kann dasgeringfügige Arbeitsentgelt mit dem pauschalen Steuersatz von 20 % ver-steuert werden oder es ist eine Versteuerung nach der Lohnsteuerklassevorzunehmen.

Mehrfach beschäftigte Aushilfen

Die Versteuerung mit einem pauschalen Steuersatz hat besondere Bedeutungbei mehrfacher geringfügiger Beschäftigung. Im Sozialversicherungsrecht sinddie Entgelte aller geringfügigen Beschäftigungen zu addieren. Wird die Ent-geltgrenze von durchschnittlich 400 EUR pro Monat durch mehrere gering-fügige Beschäftigungen überschritten, entsteht Sozialversicherungspflicht – essind keine pauschalen Rentenversicherungsbeiträge möglich. Im Steuerrecht istjedes Arbeitsverhältnis getrennt zu betrachten. Ist die Grenze für eine pau-schale Versteuerung nach § 40a EStG eingehalten (400 EUR Entgelt), kann derArbeitslohn pauschal mit 20 % versteuert werden – selbst dann, wenn Sozial-versicherungspflicht besteht. Neben der pauschalen Lohnsteuer entstehen5,5 % Solidaritätszuschlag auf den Betrag der pauschalen Lohnsteuer undgegebenenfalls zwischen 4 % und 7 % pauschale Kirchensteuer. Steuerschuld-ner der pauschalen „Ergänzungssteuern“ ist der Arbeitgeber. Im Innenverhältnisbesteht jedoch die Möglichkeit, die gesamten Steuern oder nur einzelnepauschale Steuerbestandteile auf den Arbeitnehmer zu überwälzen. Im Unter-schied zur pauschalen Abgeltungssteuer (2 %) sind die pauschale Lohnsteuerund die Ergänzungssteuer an das zuständige Finanzamt zu entrichten. DieAbgeltungssteuer ist mit dem Beitragsnachweis der Minijob-Zentrale zu mel-den.

Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung 4

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Achtung:

Steuerschuldner von pauschalen Steuern ist immer der Arbeitgeber. Dasheißt, wird der Arbeitslohn des geringfügig Beschäftigten pauschal versteu-ert, entsteht neben den pauschalen Beiträgen zur Renten- und Kranken-versicherung pauschale Lohnsteuer als Arbeitgeberbelastung.

Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht nochmals die steuerrechtliche Prü-fung für die Beurteilung einer geringfügigen Beschäftigung.

Entscheidungsstruktur geringfügige Beschäftigung

mit

Die Besteuerung der geringfügigen

ohne

Eine Eine

Beschäftigung

Beschäftigung seit 1.4.2003

Geringfügige Beschäftigung

versicherungspflichtige oderversicherungsfreieHauptbeschäftigung

Geringfügige Beschäftigung

(versicherungspflichtiger)Hauptbeschäftigung

Mehreregeringfügige

Beschäftigungen(Zusammen-rechnen)

geringfügigeBeschäftigung

geringfügigeMehrere

geringfügigeBeschäftigungen

Arbeits-entgelt

gesamt über400 €

Arbeits-entgelt

gesamt bis400 €

erstegeringfügigeBeschäftigung

zweite oderweitere

geringfügigeBeschäftigungen

PauschaleLohnsteuer von20 % L. St. an das

Finanzamt

Abgeltungssteuervon 2 %

an Bundes-knappschaft

PauschaleLohnsteuer von20 % L. St. an das

Finanzamt

Wahlrecht des Arbeitgebers: Lohnsteuerabzug nach den Merkmalen einerLohnsteuerkarte oder nach Steuerklasse VI

Abb.: Entscheidungsstruktur geringfügige Beschäftigung

4 Die Lohnabrechnung

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Kurzfristige Beschäftigung

Wird bei einem Minijob die durchschnittliche monatliche Entgeltgrenze(400 EUR) überschritten, kann geprüft werden, ob die Beschäftigung kurzfristigim steuerrechtlichen Sinne ist. In diesem Fall kann der Arbeitslohn mit einemPauschalsteuersatz von 25 % durch den Arbeitgeber versteuert werden. Einepauschale Besteuerung des Arbeitslohns mit 25 % kommt in Betracht, wenn:

J die Beschäftigungsdauer höchstens 18 Arbeitstage beträgt undJ der durchschnittliche Arbeitslohn nicht höher als 62 EUR täglich ist undJ der Stundenlohn nicht über 12 EUR liegt.

Achtung:

Die Grenzen für eine kurzfristige Beschäftigung im steuerrechtlichen Sinneweichen von den sozialversicherungsrechtlichen ab. Im Sozialversicherungs-recht gilt eine Beschäftigung als kurzfristig, wenn sie nicht mehr als2 Monate (50 Arbeitstage) und nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Diesbedeutet, dass die kurzfristige Beschäftigung ab dem 19. Arbeitstag nochsozialversicherungsfrei ist, jedoch der Arbeitslohn nicht mehr pauschalversteuert werden darf.

Ist eine der Kurzfristigkeitsgrenzen überschritten, darf der Arbeitslohn nichtmehr mit einem pauschalen Satz versteuert werden, sondern die Lohnsteuer istentsprechend der Beschäftigungsdauer aus der Tages-, Wochen- oder Monats-lohnsteuertabelle zu ermitteln.

Aushilfe in Land- und Forstwirtschaft

Arbeitslohn von Aushilfen in der Land- und Forstwirtschaft kann vom Arbeit-geber pauschal mit 5 % versteuert werden, wenn:

J die Beschäftigungsdauer höchstens 180 Kalendertage pro Jahr beträgt undJ der Stundenlohn nicht über 12 EUR liegt undJ der Arbeitnehmer keine landwirtschaftliche Fachkraft ist.

Erfolgt keine pauschale Besteuerung des Arbeitslohns, muss die Lohnsteuernach den Merkmalen einer Lohnsteuerkarte bzw. einer Ersatzbescheinigungermittelt werden.

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Achtung:

Wird der Arbeitslohn mit einem pauschalen Satz versteuert, trägt die Lohn-steuer nicht mehr der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber. Dies bedeutet,dass auf der Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer kein Steuerabzug statt-findet. Gleichwohl muss der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer ermittelnund an das Finanzamt abführen. Der Arbeitgeber als Steuerschuldner hat dieMöglichkeit, die pauschale Lohnsteuer auf den Arbeitnehmer abzuwälzenund sie als Nettoabzug in der Entgeltabrechnung auszuweisen.

4.1.7 Pauschale Lohnsteuer für einzelne LohnbestandteileNeben der pauschalen Lohnsteuer für das gesamte Arbeitsentgelt von Aushilfenkönnen einzelne Lohnbestandteile (Lohnarten) mit einer pauschalen Lohn-steuer der Versteuerung unterworfen werden. So besteht beispielsweise dieMöglichkeit Zuschüsse zum Fahrgeld mit einem festen Satz von 15 % zuversteuern. Die Beiträge zu Direktversicherungen (Altverträge) kann derArbeitgeber mit einem pauschalen Satz von 20 % versteuern. Vom Arbeitgebergewährte Zuschüsse zu Mahlzeiten dürfen mit 25 % pauschalem Steuersatzversteuert werden. Incentiveleistungen wie Logenkarten für Sportveranstal-tungen kann der Arbeitgeber mit einem Steuersatz von 30 % pauschal ver-steuern. Diese Lohnbestandteile sind aus dem steuerpflichtigen Arbeitslohnherauszurechnen und mit dem festen Steuersatz der Lohnsteuer zu unterwer-fen.

Achtung:

Erhält der Arbeitnehmer Lohnbestandteile, die pauschal versteuert werdenkönnen, sind diese aus dem steuerpflichtigen Arbeitslohn herauszurechnen.Die besonderen Lohnbestandteile können, müssen aber nicht, mit einemfesten Satz versteuert werden. Vorteil der pauschalen Versteuerung istjedoch in der Regel die Befreiung von Beiträgen zu den Sozialversicherun-gen.

Zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer muss der Arbeitgeber den Solidaritäts-zuschlag und ggf. die pauschale Kirchensteuer auf den Betrag der pauschalenLohnsteuer ermitteln, einbehalten und an die Finanzverwaltung abführen.

4 Die Lohnabrechnung

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Steuerschuldner von pauschalen Lohnsteuern ist immer der Arbeitgeber. DerArbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit die ermittelten pauschalen Steuern(Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag) bei der Lohnabrechnung aufden Arbeitnehmer zu überwälzen.

Achtung:

Im Unterschied zur pauschalen Versteuerung des Arbeitslohns von Aushilfen(geringfügig Beschäftigten) kann nicht der gesamte Arbeitslohn einer pau-schalen Versteuerung unterzogen werden, sondern nur einzelne (begüns-tigte) Lohnbestandteile dürfen (müssen aber nicht) mit einem festen (pau-schalen) Satz versteuert werden.

Pauschale Kirchensteuer

Pauschal versteuerter Aushilfslohn sowie pauschal versteuerte Lohnarten, wiezum Beispiel Fahrgeld, unterliegen nicht dem regulären Kirchensteuersatz,sondern einem ermäßigten „pauschalen“ Kirchensteuersatz. Der ermäßigtepauschale Kirchensteuersatz liegt zwischen 4 %–7 % je nach Bundesland.Voraussetzung für die Anwendung des ermäßigten Steuersatzes ist jedoch,dass auf die gesamte pauschale Lohnsteuer die Kirchensteuer vom Arbeitgeberentrichtet wird. Entsprechend einer Verwaltungsanweisung hat der Arbeitgebersomit zwei Möglichkeiten für die Pauschalierung der Kirchensteuer:

J Wenn der Arbeitgeber nachweist, dass ein Teil der von der Lohnsteuerpau-schalierung betroffenen Arbeitnehmer keiner kirchensteuerberechtigtenReligionsgemeinschaft angehört, ist auf die pauschale Lohnsteuer für dieseMitarbeiter keine pauschale Kirchensteuer zu entrichten. Für die übrigenArbeitnehmer mit pauschal versteuerten Lohnbestandteilen ist dann aberder „normale“ Regelkirchensteuersatz (8 % oder 9 %) anzuwenden. DieAnwendung des ermäßigten pauschalen Kirchensteuersatzes kommt für denArbeitslohn oder die Lohnarten nicht in Frage.

J Alternativ kann der Arbeitgeber auf die gesamte pauschale Lohnsteuer dieermäßigte pauschale Kirchensteuer entrichten. In diesem Fall übernimmt derArbeitgeber auch pauschale Kirchensteuer für Arbeitnehmer, die nicht einererhebungsberechtigten Religionsgemeinschaft angehören. Im Gegenzugliegt der pauschale Kirchensteuersatz zwischen 1 % und 5 % unter demRegelkirchensteuersatz.

Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung 4

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Beispiel:

Von zehn Arbeitnehmern gehören acht einer kirchensteuerberechtigtenGlaubensgemeinschaft an, zwei sind keiner Kirche zugehörig. Alle Arbeit-nehmer erhalten ein pauschal versteuertes Fahrgeld von 20 EUR pro Monat.Als Firmensitz wird das Bundesland Niedersachsen unterstellt. Außerdem istunterstellt, dass eine Pauschalierung möglich ist, der Arbeitsweg allerMitarbeiter also mindestens 5 km beträgt.

Beurteilung nach Alternative 1

Fahrgeld 10 · 20 EUR 200,00 EUR

Pauschale Lohnsteuer (15 %) 30,00 EUR

Kirchensteuerpflichtige Pauschalsteuer 24,00 EUR

Kirchensteuer (9 %) auf Pauschalsteuer 2,16 EUR

Beurteilung nach Alternative 2

Fahrgeld 10 · 20 EUR 200,00 EUR

Pauschale Lohnsteuer (15 %) 30,00 EUR

Kirchensteuerpflichtige Pauschalsteuer 30,00 EUR

Pauschale Kirchensteuer (6 % in Niedersachsen) 1,80 EUR

Achtung:

Steuerschuldner von pauschaler Lohn- und Kirchensteuer ist der Arbeit-geber. Somit liegt es in seinem Ermessen, ob er auch für Arbeitnehmer, dienicht einer Glaubensgemeinschaft angehören, die pauschale Kirchensteuerübernimmt oder stattdessen auf die pauschale Lohnsteuer den normalenRegelkirchensteuersatz für alle Arbeitnehmer mit Religionszugehörigkeitentrichtet.

4 Die Lohnabrechnung

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4.1.8 Berechnung des KammerbeitragsIn den Bundesländern Bremen und Saarland wird neben der Lohn- und Kirchen-steuer der Kammerbeitrag im Lohnsteuerabzugsverfahren erhoben. Die Arbeit-nehmerkammern haben die Aufgaben, die im Lande tätigen Arbeiter undAngestellte in wirtschaftlichen und sozialen Fragen zu beraten. Dazu gehörenunter anderem Rechtsberatungen sowie Veranstaltungen der wirtschaftlichenFort- und Weiterbildung.

Bremen

Beitragspflichtig zur Arbeitnehmerkammer in Bremen sind nach § 22 Bre-misches Arbeitskammer Gesetz (BrArbnKG) alle Arbeitnehmer, also auch die,deren Arbeitslohn unter 400 EUR pro Monat beträgt. Keine Beitragspflichtbesteht jedoch, wenn der monatliche umgerechnete steuerpflichtige Arbeits-lohn unter 250 EUR liegt. Der Kammerbeitrag beträgt 0,15 % des Brutto-arbeitslohnes. Bruchteile von Cent sind bei der Berechnung auf volle CentBeträge abzurunden.

Achtung:

Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften und Gesellschafter-Ge-schäftsführer einer GmbH unterliegen in Bremen nicht der Beitragspflicht.

Tipp:

In Bremen sind auch für geringfügig Beschäftigte (Aushilfen) Kammerbei-träge zu entrichten. Bei diesem Personenkreis kommt es vor, dass derArbeitgeber 400 EUR als Arbeitslohn auszahlt, wenn er den Arbeitslohnpauschal versteuert und die Pauschalsteuer selbst trägt. Der Arbeitgeber istjedoch verpflichtet, vom Arbeitnehmer den Kammerbeitrag einzubehalten.Zahlt der Arbeitgeber die 400 EUR voll aus und übernimmt somit denKammerbeitrag für den Arbeitnehmer, entsteht in Höhe des Kammerbeitra-ges (0,60 EUR bei 400 EUR Arbeitslohn) ein geldwerter Vorteil. Dies führt zueiner Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze und somit zu einer Sozial-versicherungspflicht des Arbeitnehmers.

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Saarland

Beitragspflichtig zur Arbeitnehmerkammer im Saarland sind alle Arbeitnehmermit Ausnahme von:

J Arbeitnehmer in der Berufsausbildung,J Praktikanten,J geringfügig Beschäftigte,J Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften und Gesellschafter-Ge-

schäftsführer einer GmbH sowieJ leitende Angestellte, die berechtigt sind, Mitarbeiter einzustellen oder zu

entlassen, oder die Generalvollmacht oder Prokura haben.

Auch im Saarland beträgt der Beitragssatz 0,15 %, jedoch nur vom kranken-versicherungspflichtigen Arbeitsentgelt. Die Höchstgrenze für die Erhebung istjedoch an die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung gekoppelt.Die Bemessungsgrenze für die Berechnung des Kammerbeitrages liegt seit1.1.2012 bei 75 % von 5.600 EUR. Der monatliche Höchstbetrag für denKammerbeitrag liegt also bei 6,30 EUR (4.200 EUR · 0,15 %). Der monatli-che Beitrag zur Arbeitskammer des Saarlandes in der Gleitzone ist von demfiktiven Arbeitsentgelt zu berechnen. Im Falle der Verzichtserklärung auf dieBeitragsermäßigung seitens des Arbeitnehmers gilt als Bemessungsgrenze dassozialversicherungspflichtige Bruttoarbeitsentgelt.

4.1.9 Besonderheiten der LohnsteuerermittlungHinzurechnungsbetrag

Auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte bzw. der Ersatzbescheinigung inAbschnitt IV kann ein so genannter Hinzurechnungsbetrag vom Finanzamteingetragen werden. Der Hinzurechnungsbetrag ist vom Arbeitgeber bei derErmittlung der Lohnsteuer zu berücksichtigen. Der Hinzurechnungsbetragkommt zum Tragen, wenn der Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungsverhält-nisse hat oder als Rentner eine Betriebsrente bezieht und zusätzlich eineBeschäftigung ausübt.

Werden mehrere Beschäftigungen mit geringem Arbeitsentgelt nebeneinanderausgeübt, wird oft der steuerliche Grundfreibetrag nicht ausgeschöpft. Trotz-dem unterliegt der Arbeitslohn im ersten Beschäftigungsverhältnis der Lohn-steuer nach Steuerklasse I-III und in weiteren Arbeitsverhältnissen der Steuer-

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klasse VI (zweite oder weiteren Lohnsteuerkarte). Da die mit Steuerklasse VIeinbehaltene Lohnsteuer in der Regel im Zuge der Einkommensteuer wiedererstattet wird, kann sich der Arbeitnehmer auf der zweiten oder auf weiterenLohnsteuerkarten einen Freibetrag eintragen lassen. Im Gegenzug muss auf derLohnsteuerkarte mit Steuerklasse I–III ein Hinzurechnungsbetrag in gleicherHöhe eingetragen werden. Dieser ist dem monatlichen Arbeitslohn oder derBetriebsrentenzahlung für die Ermittlung der Lohnsteuer hinzuzurechnen.

Achtung:

Der Hinzurechnungsbetrag ist kein Arbeitslohn. Dieser auf der Lohnsteuer-karte bzw. der Ersatzbescheinigung vermerkte Betrag ist für die Ermittlungder Lohnsteuer dem steuerpflichtigen Arbeitslohn hinzuzurechnen. Dasheißt, die Lohnsteuer wird nicht vom steuerpflichtigen Arbeitslohn, sondernvom Arbeitslohn plus Hinzurechnungsbetrag ermittelt und vom laufendenBruttolohn abgezogen. Der Hinzurechnungsbetrag muss ins Lohnprogrammeingepflegt werden.

Für den Eintrag des Hinzurechnungsbetrags ist dem Mitarbeiter die Lohn-steuerkarte auszuhändigen. Die Eintragung kann nur das örtliche Finanzamtvornehmen.

Steuerfreier Arbeitslohn

Grundsätzlich unterliegen alle in Geld oder als Sachleistungen gezahltenVergütungen des Arbeitgebers der Lohnsteuer. Eine weitere Ausnahme von derBesteuerung nach Lohnsteuertabelle ist der steuerfreie Arbeitslohn. WelcheLohnbestandteile nicht der Lohn- bzw. der Einkommensteuer unterliegen, ist in§ 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt. Zusätzlich gibt es für Aus-hilfen und Direktversicherungen Ausnahmeregelungen im § 40a/b des EStG.Mit diesen Vorschriften wird in der Regel nicht der gesamte Arbeitslohnsteuerfrei gestellt, sondern nur einzelne Bestandteile des Gesamtlohnes. Dersteuerfreie Arbeitslohn fließt zwar in das Gesamtbrutto ein, unterliegt jedochnicht der Lohnsteuer und in der Regel nicht den Beiträgen zu den Sozial-versicherungen.29

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29 Es gibt Ausnahmetatbestände, wonach steuerfreier Arbeitslohn den Beiträgen zu den Sozialversicherun-gen unterliegt.

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Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Möglichkeiten der Versteue-rung von einzelnen Lohnbestandteilen.

Methodeder Steuerberechnung Solidaritätszuschlag Kirchensteuer

Lohnsteuer nach Tabelle Soli auf den Betrag der Lohnsteuer Regelkirchensteuer auf den Betragder Lohnsteuer

Lohnsteuer nach Tabelle Soli auf den Betrag der Lohnsteuer Keine Kirchensteuer

Pauschalsteuer Soli auf den Betrag der Lohnsteuer Pauschale Kirchensteuer auf denBetrag der Lohnsteuer

Pauschalsteuer Soli auf den Betrag der Lohnsteuer Regelkirchensteuer auf den Betragder Lohnsteuer

Pauschalsteuer Soli auf den Betrag der Lohnsteuer Keine pauschale

Kirchensteuer

Keine Lohnsteuer Keinen Soli Keine Kirchensteuer

Tab.: Möglichkeiten der Versteuerung von Lohnarten

Im Regelfall sind alle Lohnbestandteile (Lohnarten) nach den Methoden „Lohn-steuer nach Tabelle, Soli, Kirchensteuer“ bzw. „Lohnsteuer nach Tabelle, Soli,keine Kirchensteuer“ zu versteuern. Gelten für einzelne Lohnbestandteile Aus-nahmeregelungen, sind die Pauschalsteuer-Methoden oder keine Lohnsteueranzuwenden.

4.2 SozialversicherungsbeiträgeNeben dem Lohnsteuerabzug ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Beiträge zuden Sozialversicherungen zu ermitteln und an die Krankenkasse(n) abzuführen.Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sindvom Arbeitsentgelt zu ermitteln. Die Höhe der Beiträge liegt in 2012 bundes-einheitlich bei:

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Übersicht: Sozialversicherungsrechengrößen 2012

Satz Jahr Monat Tag

Pflegeversicherung 1,95 %

Zuschlag Pflegeversicherung für Kin-derlose

0,25 %

Rentenversicherung 19,6 %

Rentenversicherung (Knappschaft) 26,0 %

Arbeitslosenversicherung 3,0 %

Krankenversicherung 15,5 %

Krankenversicherung (ermäßigterBeitrag)

14,9 %

Insolvenzumlage 0,04 %

Beitragssatz KV geringfügig Beschäf-tigte

13,0 %

Beitragssatz RV geringfügig Beschäf-tigte

15,0 %

U1 Umlage Minijob 0,70 %

U2 Umlage Minijob 0,14 %

Bezugsgröße 31.500 EUR 2.625,00 EUR 87,50 EUR

Bezugsgröße neue Bundesländer 26.880 EUR 2.240,00 EUR 74,67 EUR

Jahresarbeitsentgeltgrenze 50.850 EUR 4.237,50 EUR 141,25 EUR

BBG KV/PV 45.900 EUR 3.825,00 EUR 127,50 EUR

BBG RV/AV (West) 67.200 EUR 5.600,00 EUR 186,67 EUR

BBG RV/AV (Ost) 57.600 EUR 4.800,00 EUR 160,00 EUR

Geringfügigkeitsgrenze 4.800 EUR30 400,00 EUR 13,33 EUR

Geringverdienergrenze 3.900 EUR 325,00 EUR 10,83 EUR

Sachbezugswert Frühstück 47,00 EUR 1,57 EUR

Sachbezugswert Mittag/Abendessen. 86,00 EUR 2,87 EUR

Sozialversicherungsbeiträge 4

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30 Die Geringfügigkeitsgrenze steigt voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 5.400 EUR an.

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Satz Jahr Monat Tag

AG-Zuschuss privat KV 279,23 EUR 9,31 EUR

AG-Zuschuss privat KV ohne Kranken-geld

267,75 EUR 8,93 EUR

AG-Zuschuss privat PV 37,29 EUR 1,24 EUR

AG-Zuschuss privat PV BundeslandSachsen

18,17 EUR 0,61 EUR

Mindestbeitrag RV bei Aufstockung vonAushilfen

155,00 EUR 5,17 EUR

Mindestbeitrag für Praktikanten (West) 5,94 EUR 0,20 EUR

Mindestbeitrag für Praktikanten (Ost) 5,13 EUR 0,17 EUR

Übersicht Sozialversicherungsgrößen 2012

Krankenversicherung

In der Krankenversicherung gibt es seit 2011 einen einheitlichen Beitragssatzvon 15,5 %. Darin enthalten ist der Zusatzbeitrag für Zahnersatz und Kranken-geld von 0,9 % des Arbeitsentgelts. Der Gesamtbeitrag setzt sich zusammenaus 7,3 % Arbeitgeberbeitrag und 8,2 % Arbeitnehmerbeitrag. Bemes-sungsgrundlage ist das krankenversicherungspflichtige Entgelt. Jede Kranken-kasse hat zusätzlich die Möglichkeit einen Zusatzbeitrag direkt vom Mitglied zuerheben. Der Zusatzbeitrag wird nicht im Lohnabzugsverfahren vom Arbeit-geber erhoben, sondern einzeln von jedem Mitglied der Krankenkasse. EineBegrenzung des Zusatzbeitrags ist nicht vorgesehen, dafür soll es jedoch ab2013 einen so genannten Sozialausgleich geben.

Der ermäßigte Beitrag von 14,9 % des Arbeitsentgelts ist für Arbeitnehmer zuentrichten, die keinen Anspruch auf Krankengeld von der Krankenkasse haben.Dies ist z.B. der Fall, wenn der Arbeitnehmer wegen des Bezugs einer Alters-vollrente keinen Anspruch mehr auf Krankengeld besitzt. In diesem Fall ergebensich der Arbeitnehmeranteil aus 7,9 % und der Arbeitgeberanteil aus 7,0 % desbeitragspflichtigen Entgelts.

Zuschlag zur Pflegeversicherung

Für Arbeitnehmer ohne Kinder ist ein Zuschlag zur Pflegeversicherung fürKinderlose zu erheben. Der Zuschlag beträgt 0,25 % des beitragspflichtigenEntgelts. Dem Zuschlag unterliegen nur gesetzlich und freiwillig in einer

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gesetzlichen Krankenkasse versicherte Arbeitnehmer. Mitarbeiter, die bei einerprivaten Krankenversicherung versichert sind, unterliegen auch ohne Kindernicht dem Zusatzbeitrag. Der Zuschlag ist nur vom Arbeitnehmer zu entrichten– ein Arbeitgeberbeitrag entsteht nicht. Eine weitere Einschränkung für denZuschlag gilt in Bezug auf das Lebensalter. Der Zuschlag ist erst ab dem23. Geburtstag zu zahlen. Außerdem sind Arbeitnehmer die vor dem 1.1.1940geboren sind von dem Zuschlag ausgenommen.

Arbeitsentgelt

Die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sindnicht aus dem Bruttolohn, sondern aus dem beitragspflichtigen Arbeitsent-gelt zu ermitteln. Bruttolohn und Arbeitsentgelt fallen auseinander, sobald derArbeitnehmer Lohnbestandteile erhält, die pauschal versteuert werden oder diesozialversicherungsfrei sind. Beiträge sind auch nur bis zu bestimmten Entgelt-höchstgrenzen zu ermitteln. In der Kranken- und Pflegeversicherung liegt dieseGrenze in 2012 bei einem monatlich laufenden Arbeitsentgelt von 3.825 EUR,in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei monatlich 5.600 EUR (West)bzw. 4.800 EUR (neue Bundesländer). Liegt das beitragspflichtige laufendeArbeitsentgelt über diesen Grenzen, sind nur Beiträge bis zu den Grenzen zuermitteln und abzuführen. In der knappschaftlichen Rentenversicherung liegtdie Bemessungsgrenze bei 6.900 EUR (West) bzw. 5.900 EUR (Ost). Bei Ein-malzahlungen sind für die Beitragsermittlung die jährlichen Beitragsbemes-sungsgrenzen maßgeblich. Diese liegen in der Kranken- und Pflegeversicherungbei 44.900 EUR und in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei67.200 EUR bzw. 57.600 EUR (Ost) pro Jahr.

Achtung:

Wird die monatliche Entgeltgrenze nur durch eine Einmalzahlung über-schritten, ist die Einmalzahlung auf die bereits abgerechneten Monate deslaufenden Jahres zu verteilen und im Entstehungsmonat zu verbeitragen.Das heißt, liegt das laufende Entgelt unter der monatlichen Bemessungs-grenze und führt beispielsweise im April eine Einmalzahlung zur Über-schreitung der monatlichen Entgeltgrenze, so ist die Einmalzahlung für dieBeitragsberechnung auf die Monate Januar bis April zu verteilen und dieBeiträge bis zur Bemessungsgrenze zu ermitteln. Eine Ausnahme finden Sieunter dem Stichwort Märzklausel (siehe auch Kapitel 6 (siehe S. 341)).

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Halbteilungsgrundsatz

Anders als bei der Lohnsteuer teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber dieBeiträge zu den Sozialversicherungen. Der Arbeitgeber ermittelt zunächst dieBeiträge auf das beitragspflichtige Arbeitsentgelt, zieht dem Arbeitnehmeraber nur den halben Betrag von seinem Bruttolohn ab. Die andere Hälfte zahltder Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttolohn. Die Beiträge (Arbeitgeber- undArbeitnehmeranteil) zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- undArbeitslosenversicherung) überweist der Arbeitgeber der Krankenkasse desArbeitnehmers. Ist der Arbeitnehmer privat versichert, ist die Krankenversiche-rung, die kraft Gesetzes zuständig wäre (AOK/IKK oder die zuletzt zuständigegesetzliche Krankenkasse), Einzugsstelle für den Gesamtbeitrag zur Renten-und Arbeitslosenversicherung. Bei privat krankenversicherten Arbeitnehmernerhält den Kranken- und Pflegeversicherungsbeitrag (Prämie) das Versiche-rungsunternehmen.

4.2.1 Ausnahmeregelungen von der Versicherungspflicht und/oderdem Halbteilungsgrundsatz

Grundsätzlich besteht für alle nicht selbstständigen Arbeitnehmer die Ver-sicherungspflicht in den Sozialversicherungen. Die Beiträge zu den Sozialver-sicherungen teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zu Hälfte. Von derallgemeinen Versicherungspflicht und/oder dem Grundsatz der Halbteilung derBeiträge gibt es jedoch zahlreiche Ausnahmeregelungen.

Arbeitnehmer im Bundesland Sachsen

Eine Ausnahme vom Halbteilungsgrundsatz besteht im Bundesland Sachsen. Inallen anderen Bundesländern wurde zur Finanzierung der Pflegeversicherungein kirchlicher Feiertag (Buß- und Bettag) gestrichen. In Sachsen hat man aufdie Streichung verzichtet und belastet stattdessen die Arbeitgeber nur miteinem Anteil von etwa 20,5 % des Gesamtbeitrages zur Pflegeversicherung. DerBeitrag zur Pflegeversicherung wird also nicht je zur Hälfte vom Arbeitnehmerund Arbeitgeber getragen, sondern der Arbeitnehmer übernimmt 1,475 % undder Arbeitgeber 0,475 % von den 1,95 % Pflegeversicherung.

4 Die Lohnabrechnung

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Arbeitnehmer ohne Kinder

Arbeitnehmer, die keine Kinder haben oder hatten, müssen einen Zuschlag von0,25 % des Arbeitsentgeltes als Zusatzbeitrag zur Pflegeversicherung leisten.Beitragspflichtig ist nur der Arbeitnehmer.

Keine Beitragspflicht besteht für:

J Arbeitnehmer unter 23 Jahren,J Arbeitnehmer, die vor 1940 geboren wurden,J Wehr-/Zivildienstleistende,J Arbeitnehmer, die Kinder nachweisen können.

Die Pflicht zur bzw. Freiheit von der Erhebung des Zuschlages entsteht imMonat des Geburtstags bzw. im Monat des Eintritts des Befreiungsgrundes.Werden beispielsweise Arbeitnehmer am 13. März erstmalig Eltern, ist derZuschlag zur Pflegeversicherung für beide Elternteile im März nicht mehr zuentrichten. Der Nachweis von leiblichen oder adoptierten Kindern kann geführtwerden durch:

J GeburtsurkundeJ Auszüge aus PersonenstandsbüchernJ AbstammungsurkundeJ Auszug aus dem Geburtenbuch des StandesamtesJ Auszug aus dem Familienbuch/FamilienstammbuchJ steuerliche Lebensbescheinigung des EinwohnermeldeamtesJ Kinderfreibetrag auf einer LohnsteuerkarteJ Vaterschaftsanerkennungs- und VaterschaftsfeststellungsurkundeJ AdoptionsurkundeJ Kindergeldbescheid der Bundesagentur für ArbeitJ Kontoauszug, aus dem sich die Auszahlung des Kindergeldes durch die BA

ergibtJ ErziehungsgeldbescheidJ Bescheinigung über Bezug von MutterschaftsgeldJ Nachweis der Inanspruchnahme von ElternzeitJ Einkommensteuerbescheid mit KinderfreibetragJ Lohnsteuerkarte mit Eintrag eines Kinderfreibetrages

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J Sterbeurkunde des KindesJ Feststellungsbescheid des Rentenversicherungsträgers, in dem Kindererzie-

hungs- und Kinderberücksichtigungszeiten ausgewiesen sind

Kann der Arbeitnehmer mit einem dieser Dokumente nachweisen, dass erKinder hat oder hatte, ist ab dem Monat, in dem der Nachweis vorliegt, keinZuschlag mehr zu berechnen. Kann der Nachweis nicht geführt werden, bestehtBeitragspflicht. Wurde der Nachweis einmalig geführt gilt dieser für diegesamte Beschäftigungszeit. Das bedeutet, auch wenn zwischenzeitlich dieElterneigenschaft erloschen ist aber in der Vergangenheit für einen Monatbestand, wird diese dennoch für den Zuschlag zur Pflegeversicherung alsnachgewiesen betrachtet. Der Zuschlag wird auf dem Beitragsnachweis zu-sammen mit der Pflegeversicherung gemeldet. Es ist kein getrennter Ausweiserforderlich. Empfänger der Meldung ist die Krankenkasse, die für die Renten-und Arbeitslosenversicherung zuständig ist.

Achtung:

Im Bundesland Sachsen besteht keine Halbteilung der Beiträge zur Pflege-versicherung. Der Arbeitnehmer übernimmt 1,475 % und der Arbeitgeberträgt 0,475 % des Beitrags (1,95 %). Für Arbeitnehmer ohne Kinder bedeu-tet dies, dass der Beitrag bei 1,725 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltsliegt. Der Arbeitgeberbeitrag bleibt mit 0,475 % des beitragspflichtigenEntgelts unverändert.

Arbeitnehmer ab 65 Jahren

Eine weitere Ausnahme vom Halbteilungsgrundsatz besteht für Arbeitnehmer,die das 64. Lebensjahr vollendet haben und sozialversicherungspflichtig weiterbeschäftigt werden. Ab dem Monat, der dem 65. Geburtstag folgt, unterliegt nurnoch der Arbeitgeber den Beiträgen zur Renten- und Arbeitslosenversicherung.Der Arbeitnehmer ist mit seiner Beitragshälfte versicherungsfrei. Aus dembeitragspflichtigen Arbeitsentgelt ist nur noch 9,8 % als Beitrag zur Renten-versicherung und 1,50 % als Beitrag zur Arbeitslosenversicherung zu ermitteln.Die Beiträge übernimmt der Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitsentgelt.31

4 Die Lohnabrechnung

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31 Vom Jahr 2012 an wird das Rentenalter schrittweise auf 67 Jahre angehoben. Die Jahrgänge von 1947 bis1963 müssen gestaffelt 1 bis 22 Monate länger arbeiten. Ab dem Jahrgang 1964 liegt dann dasRentenalter bei 67 Jahren.

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Achtung:

Die Beitragspflicht für den Arbeitgeber gilt für mehr als geringfügig be-schäftigte Arbeitnehmer. Wird der Arbeitnehmer über 65 Jahre nur gering-fügig beschäftigt, ist die Regelung ohne Relevanz.

Privat krankenversicherte Arbeitnehmer

Arbeitnehmer, deren regelmäßiges laufendes Arbeitsentgelt oder das jährlicheArbeitsentgelt die Versicherungspflichtgrenze für die Krankenversicherungübersteigt (4.237,50 EUR pro Monat / 50.850 EUR pro Jahr), können sichbei einer privatwirtschaftlichen Versicherung krankenversichern. Die Versiche-rungspflichtgrenze liegt seit 2003 über der Beitragsbemessungsgrenze für dieKranken- und Pflegeversicherung.

Grundsätzlich haben privat krankenversicherte Arbeitnehmer auch Anspruchauf einen Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung. Der Zuschussbeträgt wie bei gesetzlich Krankenversicherten die halbe Versicherungsprä-mie. Der Arbeitgeberzuschuss ist jedoch durch einen Höchstbetrag begrenzt.Der Höchstzuschuss liegt beim Arbeitgeberanteil der gesetzlichen Kranken-versicherungen. Durch die Vereinheitlichung des Beitragssatzes zur Kranken-versicherung auf 15,5 % liegt der Höchstzuschuss bei 279,23 EUR pro Monat.Der Zuschuss ergibt sich durch Anwendung des Arbeitgeberbeitragssatzes aufdie monatliche Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegever-sicherung von 3.825 EUR. Der Gesamtbeitrag von 15,5 % teilt sich so, dass derArbeitgeber 7,3 % und der Arbeitnehmer 8,2 % trägt. Entsprechend ist derArbeitgeberzuschuss zur Krankenversicherung aus maximal 7,3 % bezogen aufdie Beitragsbemessungsgrenze zu ermitteln.

Achtung:

Liegt die Versicherungsprämie zur privaten Krankenversicherung unter558,46 EUR pro Monat, darf der Arbeitgeber maximal die halbe Prämie alsZuschuss gewähren. Liegt die Versicherungsprämie darüber, ist der Zuschussauf 279,23 EUR pro Monat für 2012 beschränkt. Leistet der Arbeitgebereinen höheren Zuschuss zur privaten Krankenversicherung, ist der über-steigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Sozialversicherungsbeiträge 4

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Beispiel:

Ein Mitarbeiter ist privat krankenversichert. Der Prämiennachweis für dieprivate Krankenversicherung weist einen monatlichen Beitrag von496,80 EUR aus.

Beurteilung

Der Arbeitgeber darf die Hälfte der privaten Versicherungsprämie als Zu-schuss gewähren, jedoch nicht mehr als 271,01 EUR. Der Prämienzuschussdes Arbeitgebers beträgt im Beispiel 248,40 EUR. Der Zuschuss liegt unterdem Höchstbetrag und kann somit vollständig gewährt werden.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter ist privat krankenversichert. Die Prämie für die privateKrankenversicherung beträgt monatliche 612,30 EUR.

Beurteilung

Der Arbeitgeber darf die Hälfte der privaten Versicherungsprämie maximaljedoch 279,23 EUR als Zuschuss zur Krankenversicherung leisten. Die halbeVersicherungsprämie wäre 306,15 EUR, der Prämienzuschuss des Arbeit-gebers beträgt im Beispiel 279,23 EUR. Somit entsteht im Beispiel einArbeitnehmeranteil von 333,07 EUR pro Monat.

Privat krankenversicherte Arbeitnehmer müssen sich auch privat pflegever-sichern. Für die private Pflegeversicherung ergibt sich der Höchstzuschuss desArbeitgebers aus dem Beitragssatz zur Pflegeversicherung und der Beitrags-bemessungsgrenze. In 2012 liegt der Zuschuss zur privaten Pflegeversicherung,den der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei seinem Mitarbeitergewähren darf, bei 37,27 EUR monatlich (außer Sachsen). Der Betrag ergibtsich aus � · 1,95 % · 3.825 EUR. Wie bei der Krankenversicherung ist derArbeitgeberzuschuss zur privaten Pflegeversicherung auf die Hälfte der Ver-sicherungsprämie beschränkt. Im Bundesland Sachsen ist die Besonderheit beider Aufteilung der Pflegeversicherung zu berücksichtigen. Die Aufteilung desBeitragssatzes zur Pflegeversicherung (1,95 % des Arbeitsentgeltes) ist in

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Sachsen nicht 0,975 % : 0,975 %, sondern 0,475 % trägt der Arbeitgeber und1,475 % trägt der Arbeitnehmer. Entsprechend dieser Aufteilung darf dersteuer- und beitragsfreie Höchstzuschuss des Arbeitgebers in Sachsen nur18,17 EUR pro Monat betragen. Der Betrag ergibt sich aus 0,475 % ·3.825 EUR (siehe auch Halbteilungsgrundsatz). Der Zuschlag zur Pflegever-sicherung für Arbeitnehmer ohne Kinder (0,25 %) ist bei Arbeitnehmern miteiner privaten Pflegeversicherung nicht zu berücksichtigen.

Arbeitnehmer über 55 Jahre (Altfallregelung)

Mit dem Gesetz für „moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt“ wurde in dasSGB III ein Artikel zur Arbeitsförderung aufgenommen. Die Einstellung undBeschäftigung älterer Arbeitnehmer soll durch eine beitragsrechtliche Sonder-regelung gefördert werden. Nach der Regelung des § 421k SGB III werdenArbeitgeber, die einen Arbeitslosen einstellen, der das 54. Lebensjahr vollendethat, vom Arbeitgeberanteil zur Arbeitslosenversicherung befreit. Der Arbeit-nehmer trägt den halben normalen Beitrag.

Die Regelung des § 421k SGB III ist zum 31.12.2007 ausgelaufen. Es gilt jedochein Bestandsschutz für „Altfälle“. Für Arbeitnehmer, die vor dem 31.12.2007eingestellt wurden und zum Zeitpunkt der Einstellung 55 Jahre oder älterwaren, gilt die Regelung für die Dauer der Beschäftigung auch über das Jahr2007 hinaus fort. Die Regelung ist auch für die Gleitzonenberechnung zuberücksichtigen.

Achtung:

Der Arbeitnehmer ist vollständig sozialversicherungspflichtig. Entsprechenddem Halbteilungsgrundsatz werden die Beiträge zur Kranken-, Pflege-Renten- und Arbeitslosenversicherung vom beitragspflichtigen Arbeitsent-gelt ermittelt. Der Arbeitgeber trägt jedoch nur in der KV, PV und RV denhalben Beitrag.

Die Beitragsfreiheit für den Arbeitgeber gilt für den gesamten Zeitraum derBeschäftigung bis zur Vollendung des 64. Lebensjahres des Arbeitnehmers. Abdem 65. Geburtstag unterliegt auch der Arbeitnehmer nicht mehr der Beitrags-pflicht zur Arbeitslosenversicherung.

Sozialversicherungsbeiträge 4

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Mitarbeiter mit einem Arbeitsentgelt zwischen 400,01 EUR und 800 EUR(Gleitzone)

Mit dem Zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt wurdedie so genannte Gleitzonenregelung für den Niedriglohnbereich eingeführt. DieGleitzonenregelung gilt für monatliche durchschnittliche Arbeitsentgelte zwi-schen 400,01 EUR und 800,00 EUR32.

Innerhalb dieser Gleitzone werden die Arbeitnehmerbeiträge zu den Sozial-versicherungen nicht vom tatsächlichen Arbeitsentgelt, sondern von einerermäßigten Basis ermittelt. Für den Arbeitgeberanteil ändert sich nichts. Dieserwird prozentual vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt errechnet. Ziel dieserRegelung ist es, den Arbeitnehmerbeitrag zu den Sozialversicherungen nachÜberschreiten der 400-Euro-Grenze nur langsam von ca. 4 % auf ca. 20 % desArbeitsentgeltes ansteigen zu lassen.

Voraussetzung für die Anwendung der Gleitzonenregelung ist, dass

J die Beschäftigung sozialversicherungspflichtig ist undJ ein durchschnittliches monatliches Arbeitsentgelt zwischen 400,01 EUR und

800,00 EUR bezahlt wird.

Von der Gleitzonenregelung ausgenommen sind:

J Entgelte von Auszubildenden und Praktikanten,J durch Kurzarbeit oder Schlechtwettergeld ermäßigte Entgelte,J Teilarbeitsentgelte, wenn die Beschäftigung nicht den gesamten Monat

bestand,J fiktive Entgelte für die Berechnung der Beiträge von behinderten Arbeit-

nehmern,J Entgelte, die durch den Eintritt in die Altersteilzeit die Grenzen der Gleitzone

erreichen.

Für die Ermittlung der Entgeltgrenze ist das durchschnittliche monatlicheArbeitsentgelt maßgebend. In das durchschnittliche Arbeitsentgelt sind Ein-malzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld einzubeziehen. Ebensozählen sozialversicherungspflichtige Sonderzahlungen und Bonuszahlungen,auf die ein gesetzlicher oder vertraglicher Anspruch besteht, anteilig zummonatlichen Arbeitsentgelt. Nicht zum Arbeitsentgelt gehören sozialversiche-

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32 Die Höchstbetragsgrenzen werden voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450,01 EUR und 850 EUR steigen.

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rungsfreien Entgeltbestandteile wie Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit,pauschal versteuerte Beiträge zu Direktversicherungen und alle weiterensozialversicherungsfreien Entgeltbestandteile. Wird neben einer Beschäftigungin der Gleitzone eine geringfügige (Neben-)Beschäftigung ausgeübt, ist diesenicht mit der versicherungspflichtigen (Haupt-)Beschäftigung zusammen-zurechnen.

Achtung:

Das Arbeitsentgelt in der Gleitzone unterliegt vollständig den Beiträgen zurKranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Beiträge fürden Arbeitnehmeranteil werden jedoch von einer ermäßigten Bemessungs-grundlage ermittelt.

Gleitzonenfaktor

Der Arbeitnehmeranteil der Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- undArbeitslosenversicherung wird in der Gleitzone nicht vom sozialversicherungs-pflichtigen Arbeitsentgelt, sondern von einer ermäßigten Basis ermittelt. Dieermäßigte Basis ergibt sich aus der Formel:

bE = F · 400 + (2 – F) · (Entgelt – 400)

Der Faktor F ist ein fester Wert, der jedes Jahr angepasst und vom Ministeriumfür Gesundheit und soziale Sicherheit veröffentlicht wird. Er ergibt sich ausdem pauschalen Beitragssatz für Aushilfen (30 %) dividiert durch den Gesamt-sozialversicherungsbeitrag (40,05 % in 2012). Für das Jahr 2012 beträgt derFaktor 0,7491. Die Variable bE steht für das beitragspflichtige Entgelt. DieFormel lässt sich auflösen in:

Beitragspflichtiges Entgelt = 1,2509 · Entgelt – 200,72

Die Anwendung der Formel setzt das Arbeitsentgelt für einen vollständigenAbrechnungsmonat voraus. Bei Teillohnzahlungszeiträumen – z.B. Eintritt/Aus-tritt während des Monats oder Ablauf der Lohnfortzahlung – ist das beitrags-pflichtige Entgelt auf das „anteilige beitragspflichtige Entgelt“ umzurechnen.Das anteilige beitragspflichtige Entgelt (abE) ergibt sich aus:

abE 5anteiliges Arbeitsentgelt 3 30

Kalendertage

Sozialversicherungsbeiträge 4

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Die Kalendertage entsprechen den Tagen des Monats, für die Entgelt fort-bezahlt wurde, oder den Kalendertagen, an denen das Arbeitsverhältnis be-stand.

Aus dem § 249 SGB V ergibt sich die besondere Form der Beitragsermittlung.Der Arbeitnehmeranteil wird als halber Beitrag aus dem ermäßigten beitrags-pflichtigen Entgelt ermittelt. Das ermäßigte beitragspflichtige Entgelt wirdmultipliziert mit dem halben Beitragssatz des jeweiligen Sozialversicherungs-zweiges. Der Arbeitgeberanteil ist jedoch aus dem vollen beitragspflichtigenArbeitsentgelt zu ermitteln. Der Arbeitgeberanteil wird immer als Zuschusszum gesamten Sozialversicherungsbeitrag gewährt. Somit ergibt sich für denArbeitnehmer eine weitere Reduktion des Beitragsanteils.

AnB = (bE · � Sozialversicherungssatz) · 2 – AgB

AnB = Arbeitnehmeranteil am Gesamtbeitrag

AgB = Arbeitgeberanteil am Gesamtbeitrag

Für die Berechnung des Gesamtbeitrags zur jeweiligen Sozialversicherung ist zubeachten, dass das Produkt aus dem ermäßigten Arbeitsentgelt multipliziertmit dem Beitragssatz kaufmännisch zu runden ist, bevor es mit zwei multi-pliziert wird. Dies ergibt sich aus der Berechnungsvorschrift für die Aufteilungder Beiträge zu den Sozialversicherungen auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Beispiel:

Monika Waldmann hat eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.Der regelmäßige monatliche Bruttolohn beträgt 680 EUR. Sie ist bei einergesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert, der Beitragssatz liegt bei15,5 %. Frau Waldmann wählt nicht die Aufstockung in der Rentenver-sicherung auf 19,6 % und kann ein Kind nachweisen.

Sozialversicherungsbeiträge

Bruttolohn 680,00 EUR

Beitragspflichtiges Entgelt ((1,2509 · 680) – 200,72) 649,89 EUR

Arbeitgeberbeiträge (AgB)

Arbeitgeberanteil KV (7,3 % von 680 EUR) 49,64 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Arbeitgeberanteil PV (0,975 % von 680 EUR) 6,63 EUR

Arbeitgeberanteil RV (9,8 % von 680 EUR) 66,64 EUR

Arbeitgeberanteil AV (1,50 % von 680 EUR) 10,20 EUR

Arbeitnehmerbeiträge

Arbeitnehmeranteil KV ((7,75 % von 649,89) · 2) – AgB 51,10 EUR

Arbeitnehmeranteil PV ((0,975 % von 649,89) · 2) – AgB 6,05 EUR

Arbeitnehmeranteil RV ((9,80 % von 649,89) · 2) – AgB 60,74 EUR

Arbeitnehmeranteil AV ((1,50 % von 649,89) · 2) – AgB 9,30 EUR

Besonderheit für das Bundesland Sachsen

Im Bundesland Sachsen ist für die Berechnung der Pflegeversicherung dieBesonderheit der Aufteilung der Pflegeversicherung zu beachten. In Sachsenwürde sich im Beispiel der Beitrag zur Pflegeversicherung ergeben aus:

Arbeitnehmerbeitrag zur Pflegeversicherung

(649,89 · 0,975 %) · 2 12,67 EUR

– (680 · 0,475 %) (Arbeitgeberanteil) 3,23 EUR

= Arbeitnehmerbeitrag 9,44 EUR

Besonderheit für Kinderlose

Der Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose in Höhe von 0,25 %erhöht gegebenenfalls die Arbeitnehmerbeiträge. Er ist im Gesamtsozialver-sicherungsbeitrag zu berücksichtigen. Hätte der Arbeitnehmer im Beispiel keineKinder, wäre zusätzlich zu berechnen:

Zusätzlicher Beitrag zur PV (0,25 % von 649,89) = 1,62 EUR

Für den zusätzlichen Beitrag zur PV gibt es keinen Arbeitgeberanteil – er ist vomArbeitnehmer vollständig zu tragen. Der Zuschlag zum Pflegeversicherungs-beitrag wird jedoch nur vom ermäßigten beitragspflichtigen Entgelt ermittelt.

Sozialversicherungsbeiträge 4

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Besonderheit in der Krankenversicherung

Der allgemeine Krankenversicherungsbeitrag von 15,5 % wird nicht hälftig vonArbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Der Gesamtbeitrag ergibt sich aus7,3 % Arbeitgeberbeitrag und 8,2 % Arbeitnehmerbeitrag vom beitragspflich-tigen Arbeitsentgelt. Für die Gleitzonenberechnung ist jedoch für die Ermitt-lung des Arbeitnehmeranteils vom halben Beitragssatz – also 7,75 % für denArbeitnehmer als Berechnungsgrundlage anzusetzen.

Besonderheit für Arbeitnehmer über 55 Jahre (Altfallregelung) Handelt essich bei dem Arbeitnehmer um einen Mitarbeiter über 59 Jahre der mit 55neu eingestellt wurde, ist auch in der Gleitzone die Altfallregelung des§ 421k SGB III zu berücksichtigen. Nach dieser Regelung ist der Arbeitgebervon Beiträgen zur Arbeitslosenversicherung befreit, wenn ein zuvor arbeits-loser Arbeitnehmer mit 55 Jahren oder älter eingestellt wurde.33 Für dieErmittlung des Arbeitnehmerbeitrags zur Arbeitslosenversicherung ist der„fiktive Arbeitgeberbeitrag“ anzusetzen. In der Kranken-, Pflege-, und Ren-tenversicherung sind keine Besonderheiten zu beachten. Für die Arbeitslosen-versicherung wäre ausgehend vom obigen Beispiel folgende Berechnungdurchzuführen:

Sozialversicherungsbeiträge

Bruttolohn 680,00 EUR

Beitragspflichtiges Entgelt ((1,2509 · 680) – 200,72) 649,89 EUR

Arbeitgeberbeiträge (AgB)

Arbeitgeberanteil KV (7,3 % von 680 EUR) 49,64 EUR

Arbeitgeberanteil PV (0,975 % von 680 EUR) 6,63 EUR

Arbeitgeberanteil RV (9,8 % von 680 EUR) 66,64 EUR

Fiktiver Arbeitgeberanteil AV (1,50 % von 680 EUR) 10,20 EUR

Tatsächlicher Arbeitgeberanteil 0,00 EUR

4 Die Lohnabrechnung

164

33 Diese Regelung gilt nur für Altfälle bis 31.12.2007. Wurde ein Arbeitnehmer mit 55 Jahren oder älter ab2008 neu eingestellt, ist die Regelung nicht mehr anzuwenden. Wurde sie vor dem 31.12.2007 bereitsangewendet, gilt sie für die Dauer der Beschäftigung auch über 2007 hinaus fort.

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Arbeitnehmerbeiträge

Arbeitnehmeranteil KV ((7,75 % von 649,89) · 2) – AgB 51,10 EUR

Arbeitnehmeranteil PV ((0,975 % von 649,89) · 2) – AgB 6,05 EUR

Arbeitnehmeranteil RV ((9,80 % von 649,89) · 2) – AgB 60,74 EUR

Arbeitnehmeranteil AV ((1,50 % von 649,89) · 2) – fAgB 9,30 EUR

Aufstockungsoption in der Gleitzone

In der Rentenversicherung richtet sich die Höhe des Rentenanspruches unteranderem nach dem verbeitragten Entgelt bzw. den Rentenbeiträgen. Aufgrundder reduzierten Beitragspflicht zur Rentenversicherung aus der Gleitzonenrege-lung kommt es später zu reduzierten Rentenansprüchen. Um eine Reduzierungder Rente zu vermeiden, kann der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schriftlicherklären, dass der Arbeitnehmerbeitrag zur Rentenversicherung aus dem beitrags-pflichtigen Arbeitsentgelt und nicht aus dem ermäßigten Entgelt ermitteltwerden soll. Die Erklärung kann formlos erfolgen und muss zu den Lohnunterlagengenommen werden. Die Erklärung bleibt für die Dauer der Beschäftigung bindendund gilt bei Mehrfachbeschäftigung für alle Arbeitgeber.34 Abgabefrist für dieErklärung ist bei Neueinstellung zwei Wochen nach Beschäftigungsaufnahme. Beibestehenden Arbeitsverhältnissen gilt die Erklärung mit dem Datum der Abgabe.

Beispiel:

Frau Monika Waldmann hat ein sozialversicherungspflichtiges monatlichesArbeitsentgelt von 680 EUR. Sie wählt die Aufstockungsoption in der gesetz-lichen Rentenversicherung (Verzicht auf die Sozialversicherungsfreiheit/-er-mäßigung).

Beitrag zur Rentenversicherung

� · (680 · 19,6 %) Arbeitnehmeranteil 66,64 EUR

+ � · (680 · 19,6 %) Arbeitgeberanteil 66,64 EUR

= Gesamtbeitrag 133,28 EUR

Sozialversicherungsbeiträge 4

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34 Die Erklärung ist jedoch bei jedem Arbeitgeber einzeln zu stellen. Es ist nicht möglich, nur bei einemArbeitgeber die Aufstockung zu wählen und bei einem zweiten die Beiträge nur aus dem ermäßigtenEntgelt abzuführen.

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Die Aufstockungsoption gilt nur für die Rentenversicherung. Für die Kranken-,Pflege- und Arbeitslosenversicherung ist die Berechnung des Arbeitnehmer-beitrags aus dem ermäßigten Entgelt vorzunehmen.

Gleitzone mit Rentenversicherung bei einem Versorgungswerk

Eine weitere Sonderregelung gilt für Arbeitnehmer, die rentenversicherungsfreioder in einem berufsständischen Versorgungswerk – z.B. �rztekammer –rentenversichert sind. Liegt das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt dieserArbeitnehmer in der Gleitzone, unterliegt nur der Arbeitgeber der Beitrags-pflicht zur Rentenversicherung. Der „normale“ Arbeitgeberanteil ist an dasVersorgungswerk zu entrichten. Ein Arbeitnehmeranteil ist nicht zu ermitteln.Es erfolgt auch kein Ausweis auf dem Beitragsnachweis an die Krankenkasse.

Achtung:

Die Sonderregelung gilt nur für die Rentenversicherung. Die Beiträge zurKranken-, Pflege und Arbeitslosenversicherung sind für den Arbeitnehmeraus dem ermäßigten Entgelt zu ermitteln. Der Arbeitgeber unterliegt dernormalen Beitragspflicht aus dem sozialversicherungspflichtigen Entgelt.

Gleitzone bei Überschreitung der Geringverdienergrenze

Auszubildende mit einer Ausbildungsvergütung bis 325 EUR pro Monat sindGeringverdiener. Sie unterliegen der vollen Beitragspflicht zur Kranken-,Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Für diesen Personenkreis hatder Arbeitgeber die Beiträge zu den Sozialversicherungen vollständig zutragen – es gibt keinen Arbeitnehmeranteil. Übersteigt das Arbeitsentgeltdurch eine Einmalzahlung – z.B. Weihnachtsgeld – die 325-Euro-Grenze, sinddie Beiträge für das übersteigende Entgelt je zur Hälfte zwischen Arbeitgeberund Arbeitnehmer zu teilen (vgl. Kapitel 4.6 (siehe S. 200)). Für Geringver-diener gilt die Gleitzonenregelung nicht. Das heißt, führt die Zahlung vonUrlaubs- oder Weihnachtsgeld zu einer Überschreitung der 325-Euro-Grenze,ist der Arbeitnehmerbeitrag vom gesamten sozialversicherungspflichtigenEntgelt zu ermitteln und nicht von einem „ermäßigten Entgelt“. Geringver-diener können auch nicht mit den pauschalen Beiträgen von 13 % bzw. 15 %verbeitragt werden.

4 Die Lohnabrechnung

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Pauschale Beiträge für Aushilfen

Wie bei der Lohnsteuer gibt es bei den Sozialversicherungen eine Ausnahmevom Halbteilungsgrundsatz für Aushilfen. Geringfügig Beschäftigte, derengesamtes Arbeitsentgelt 400 EUR pro Monat35 nicht übersteigt, sind sozial-versicherungsfrei. Für diese Arbeitnehmer trägt der Arbeitgeber einen pauscha-len Beitrag von 15 % des Arbeitsentgelts zur Rentenversicherung und gegebe-nenfalls 13 % als Beitrag zur Krankenversicherung. Der pauschale Beitrag zurKrankenversicherung ist jedoch nur dann zu entrichten, wenn der Arbeitnehmerin einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert ist. Ist die Aushilfe privatkrankenversichert entsteht kein pauschaler Beitrag. Arbeitnehmeranteile zuden Sozialversicherungen entstehen bei einer geringfügigen Beschäftigungnicht.

Kurzfristige Beschäftigung

Abweichend vom Steuerrecht hat das Sozialgesetzbuch (SGB) eine andereDefinition für kurzfristig und geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer. Nachdem Sozialgesetzbuch (SGB) ist ein Arbeitnehmer kurzfristig beschäftigt undsomit von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit, wenn

J die Tätigkeit auf 50 Arbeitstage oder zwei Monate innerhalb eines Kalen-derjahres begrenzt ist und

J die Aushilfstätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird.

Die Höhe des Arbeitsentgeltes und die Zahl der Wochenstunden sind bei dieserDefinition unerheblich. Pauschale Beiträge fallen bei diesem Beschäftigungs-verhältnis nicht an.

4.2.2 Sozialversicherungsbeiträge, die nur der Arbeitgeber trägtBeiträge zu den Umlagekassen U1/U2

Pflicht zur Teilnahme am Umlageverfahren

Seit 2006 besteht eine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers zur Teil-nahme am U2-Umlageverfahren. Die Pflicht zur Teilnahme am U1-Umlage-verfahren ist abhängig von der Betriebsgröße des Unternehmens. Das Umlage-verfahren U2 wurde auf alle Betriebe, unabhängig von der Zahl derbeschäftigten Arbeitnehmer ausgedehnt. Ausnahmen bestehen für:

Sozialversicherungsbeiträge 4

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35 Die Grenze wird voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450 EUR angehoben.

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J Bund, Länder, Gemeinden, Gemeindeverbände sowie Körperschaften, An-stalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts,

J Vereinigungen, Einrichtungen, Unternehmen mit Bindung an Tarifverträgedes öffentlichen Dienstes,

J Verbände von Gemeinden, Gemeindeverbänden und kommunalen Unter-nehmen sowie deren Spitzenverbände,

J Zivile Arbeitnehmer bei Dienststellen ausländischer Streitkräfte und derNATO,

J Hausgewerbetreibende und gleichgestellte Personen,J nach dem Zweiten Gesetz über die Krankenversicherung der Landwirte

versicherte mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichenUnternehmers,

J Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege und ihre Untergliederungen,Einrichtungen und Anstalten (es besteht eine Option zur freiwilligen Teil-nahme). Ferner findet das AAG keine Anwendung für Betriebe, bei denenArbeitgeber mit Genehmigung des Bundesministeriums für Gesundheit undSoziale Sicherung (BMGS) Einrichtungen zum Ausgleich der Arbeitgeber-aufwendungen errichtet haben.

Diese Unternehmen nehmen weder am U1- noch am U2-Umlageverfahren teil.

Achtung:

Die Pflicht zur Teilnahme an der U2-Umlage ist unabhängig von der Firmen-größe. Auch Betriebe die ausschließlich männliche Arbeitnehmer beschäfti-gen, müssen am Umlageverfahren U2 teilnehmen. Der Arbeitgeber muss dieU2-Umlage für jeden Mitarbeiter berechnen und an die zuständige Kran-kenkasse abführen.

Am Umlageverfahren U1 müssen alle Betriebe teilnehmen, die regelmäßignicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Für die Arbeitnehmergrenzevon 30 Vollzeitbeschäftigten werden folgende Personenkreise nicht mit ge-zählt:

J Auszubildende, Praktikanten, VolontäreJ schwerbehinderte ArbeitnehmerJ Mitarbeiter in Elternzeit

4 Die Lohnabrechnung

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J HeimarbeiterJ Wehr- und ZivildienstleistendeJ Bezieher von VorruhestandsgeldJ Beschäftigte in der Freistellungsphase der AltersteilzeitJ mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Unterneh-

mensJ Mitarbeiter im freiwilligen sozialen oder ökologischen JahrJ Ordensangehörige/Mitglieder von Ordensgemeinschaften

Eine weitere Einschränkung in Bezug auf die Firmengröße gilt für Teilzeit-beschäftigte. Arbeitnehmer mit einer vertraglichen Arbeitszeit von 30 Stundenoder weniger, dürfen für die Bestimmung der 30-Mitarbeiter-Grenze nuranteilig berücksichtigt werden. Für die Ermittlung der durchschnittlichenMitarbeiterzahl gilt:

Arbeitszeit bis 10 Std. pro Woche 0,25 Mitarbeiter

Arbeitszeit bis 20 Std. pro Woche 0,50 Mitarbeiter

Arbeitszeit bis 30 Std. pro Woche 0,75 Mitarbeiter

Arbeitszeit über 30 Std. pro Woche 1,00 Mitarbeiter

Hat ein Unternehmer mehrere Betriebe (auch Neben- und Zweigbetriebe), so istdie Gesamtzahl aller Beschäftigten aus allen Betrieben maßgebend. Das giltauch dann, wenn das Unternehmen seinen Sitz im Ausland hat.

Die Feststellung der Firmengröße erfolgt auf Grundlage der durchschnittlichenBeschäftigtenzahl der letzten 12 Monate des Vorjahres. Die Pflicht zur Teil-nahme an der U1-Umlage besteht, wenn das Unternehmen in den vergangenen12 Monaten an 8 oder mehr Monaten weniger als 30 Vollzeitäquivalente (FTE)beschäftigt hatte. Falls ein Betrieb nicht das ganze maßgebliche Kalenderjahrbestanden hat, nimmt der Arbeitgeber am Ausgleich nur dann teil, wenn erwährend des Bestehens des Betriebs in der überwiegenden Zahl der Kalender-monate nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigt hat.

Sozialversicherungsbeiträge 4

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Beispiel:

Ein Unternehmen beschäftigt folgende Mitarbeiter vom 1.1. bis 31.12. desJahres.

Mitarbeiter Anzahl WöchentlicheArbeitszeit

Anrechnungfür Betriebsgröße

Meister 2 40 2

Büroangestellte 4 40 4

Arbeiter 14 39 14

Auszubildende 3 39 0

Schwerbehinderte 1 36 0

GmbH-Geschäftsführer 1 40 1

Teilzeitbeschäftigte(r) 2 30,5 2

Teilzeitbeschäftigte(r) 1 20 0,5

Teilzeitbeschäftigte(r) 3 15 1,5

Teilzeitbeschäftigte(r) 1 8 0,25

Summe 32 25,25

Übersicht: FTE für Beitragspflicht zu den Umlagekassen

Beurteilung

Das Unternehmen nimmt aufgrund der Betriebsgröße (25,25 FTE) am Um-lageverfahren U1 das gesamte Folgejahr teil.

Für die Ermittlung der Teilnahmepflicht muss die Betriebsgröße unter Berück-sichtigung von Teilzeitbeschäftigungen, Eintritten, Austritten und Personen, dienicht mit gezählt werden, jeden Monat festgestellt werden. Liegt die Betriebs-größe in 8 oder mehr Monaten bei 30 oder darunter muss das Unternehmen amUmlageverfahren U1 teilnehmen. Übersteigt die durchschnittliche Mitarbeiter-zahl an 5 Monaten die Grenze von 30 FTE ist das Unternehmen im Folgejahr vonder Teilnahme am Umlageverfahren U1 befreit.

4 Die Lohnabrechnung

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Die Firmengröße wird immer per 31.12. ermittelt und gilt für das folgendeKalenderjahr.

Tipp:

Bei Zweifeln, ob der Betrieb die Grenze überschritten hat und somit nichtmehr am Ausgleichsverfahren teilnehmen kann, sollten Sie sich an dieFirmenkrankenkasse wenden. Für Innungsbetriebe ist diese in der Regel dieInnungskrankenkasse (IKK), für alle anderen die örtliche AOK.

Sinnvollerweise wird die FTE monatlich ermittelt und festgehalten. Für dieErmittlung zum Jahresende sind dann nur noch die Monatsübersichtenheranzuziehen.

Die Grenze der Betriebsgröße für die Teilnahme am Umlageverfahren fürgeringfügig Beschäftigte liegt ebenfalls bei 30 Arbeitnehmern. Zuständig fürdiesen Personenkreis ist die Minijob-Zentrale in Essen.

Zuständigkeit für den Beitragseinzug und Beitragshöhe

Alle Unternehmen36 müssen am Umlageverfahren zum Ausgleich der Arbeit-geberaufwände für die Lohnfortzahlung an Mitarbeiterinnen im Mutterschutzteilnehmen. Die Teilnahme am so genannten U2-Umlageverfahren ist unab-hängig von der Betriebsgröße und unabhängig davon, ob im Unternehmen nurMänner oder nur Aushilfen beschäftigt werden.

Nach dem so genannten Arbeitgeberaufwendungsausgleichsgesetz (AAG) er-statten die Krankenkassen den Unternehmen die Aufwendungen für die Ent-geltfortzahlung im Krankheitsfall (U1-Umlage) sowie die Aufwendungen derArbeitgeber für Mutterschaftsleistungen (U2-Umlage). Am U1-Verfahren neh-men jedoch nur Unternehmen teil, die im Durchschnitt nicht mehr als 30Arbeitnehmer pro Monat beschäftigen. Das U1- und das U2-Verfahren werdenvon allen Krankenkassen mit Ausnahme der landwirtschaftlichen Krankenkas-sen durchgeführt.

Die Umlage richtet sich nach der Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmerkrankenversichert ist. Der Umlagesatz ist von Krankenkasse zu Krankenkasseverschieden. Zusätzlich bieten die meisten Krankenkassen abhängig von der

Sozialversicherungsbeiträge 4

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36 Es gibt Ausnahmeregelungen für öffentlich-rechtliche Körperschaften und Unternehmen – vgl. Kapi-tel 2.2 (siehe S. 20).

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Höhe der Erstattungsleistung unterschiedliche Beitragssätze an. Die Spanneder Umlagesätze in der U1-Umlage reicht von 0,7 % (Bundesknappschaft) biszu 3,6 % des beitragspflichtigen laufenden Arbeitsentgelts des Mitarbeiters. Inder U2-Umlage liegt der Beitragssatz zwischen 0,14 % (Bundesknappschaft)bis zu 2,6 %. In der Regel bieten die Krankenkassen 2 bis 4 verschiedeneErstattungshöhen für durch den Arbeitgeber fortgezahlten Bruttolohn an. Dermaximale Erstattungssatz in der U1-Umlage liegt bei 80 % des an erkrankteArbeitnehmer fortgezahlten Bruttolohnes. Bei der U2-Umlage ist der Erstat-tungssatz 100 % des fortgezahlten Entgelts.

Achtung:

Das Unternehmen kann die Umlagekasse nicht frei nach der Höhe derBeiträge wählen. Die Umlagen und damit die Höhe des Beitrags für denMitarbeiter richten sich nach der Krankenkasse bei der der Mitarbeiterkrankenversichert ist. Für Mitarbeiter, die in der Landwirtschaftlichen Kran-kenkasse krankenversichert sind, ist die AOK zuständig. Für privat kranken-versicherte Mitarbeiter ist die letzte gesetzliche Krankenkasse und, wennsich diese nicht ermitteln lässt, die Kasse, an welche der Mitarbeiterangemeldet wurde und die Beiträge zur Rentenversicherung entrichtetwerden, zuständig.

Tipp:

Die Höhe des Erstattungssatzes kann jährlich für das kommende Jahrgewechselt werden. Ist der Krankenstand hoch, wird das Unternehmen einenhohen Erstattungssatz in der U1-Umlage wählen. Bei einem niedrigerenKrankenstand wird regelmäßig der niedrigste Erstattungssatz und damitBeitragssatz gewählt.

Umlagen für Aushilfen

Die Umlagesätze für Aushilfen (geringfügig Beschäftigte) sind fest geregelt. DerUmlagesatz für die U1-Umlage beträgt 0,7 % und für die U2-Umlage 0,14 %des Arbeitsentgelts. Beitragspflichtig ist das Bruttoarbeitsentgelt auch über400 EUR hinaus. Der Arbeitgeber entrichtet die Umlage zusätzlich zum pau-

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schalen Kranken- und Rentenversicherungsbeitrag an die Bundesknappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale).

Erkrankt eine Aushilfe und wird der Arbeitslohn fortbezahlt, besteht für denArbeitgeber ein Erstattungsanspruch aus der U1-Umlagekasse. Der Erstat-tungssatz in der U1-Umlage ist mit 80 % des fortgezahlten Arbeitsentgeltsfestgelegt. Die Erstattung von Einmalzahlungen (sonstige Bezüge) ist aus-geschlossen. Der pauschale Arbeitgeberbeitrag zur Kranken- und Rentenver-sicherung ist nicht erstattungsfähig – nur das fortgezahlte Entgelt. DerErstattungsanspruch aus der U2-Umlage beträgt 100 % des Arbeitgeber-zuschusses zum Mutterschaftsgeld zuzüglich der darauf entfallenden pauscha-len Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge.

Keine Beiträge sind für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer mit einer Be-schäftigungsdauer bis 4 Wochen und für sozialversicherungspflichtige Mit-arbeiter, die weniger als 4 Wochen beschäftigt werden zu entrichten.

Achtung:

Auch Aushilfen und Auszubildende sind umlagepflichtige Arbeitnehmer imSinne der U1/U2-Umlagepflicht. Außerdem ist zwischen der Beitragspflichtzu den Umlagekassen und der Berücksichtigung für die Ermittlung derBetriebsgröße zu unterscheiden. Beispielsweise sind Auszubildende, Prakti-kanten und Volontäre nicht für die Betriebsgröße zu berücksichtigen, jedochist auf das Arbeitsentgelt die Umlage U2 und ggf. U1 zu entrichten.

Berechnung der Umlagen

Der Beitragspflicht zu den Umlagekassen unterliegt nur der Arbeitgeber. DieBeiträge zur Umlagekasse entstehen also zusätzlich zum Bruttoarbeitslohn,sofern das Unternehmen am Umlageverfahren teilnimmt. Grundlage für dieBeitragsberechnung ist das rentenversicherungspflichtige laufende Arbeitsent-gelt des Arbeitnehmers. Keine Umlagen sind also aus Einmalzahlungen wieUrlaubs- oder Weihnachtsgeld zu ermitteln. Die Obergrenze für die Berechnungder Beiträge liegt bei der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung.Diese beträgt für das Jahr 2012 pro pflichtversicherten Arbeitnehmer5.600 EUR pro Monat (neue Bundesländer 4.800 EUR). Keine U1-Umlage istzu entrichten für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer, die befristetweniger als einen Kalendermonat (4 Wochen) beschäftigt werden. In diesem

Sozialversicherungsbeiträge 4

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Fall hat der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlungsverpflichtung und somit auchkein Erstattungsanspruch. Diese Regelung gilt nicht für Arbeitsverhältnisse, dieauf längere Zeit angelegt sind und durch Kündigung innerhalb von 4 Wochenenden. In diesem Fall besteht Beitragspflicht zu den Umlagekassen.

Die Höhe des Beitragssatzes zur Ausgleichskasse U1 bzw. U2 hängt vomUmfang der Erstattungszahlungen ab. Die Krankenkassen bieten Erstattungendes fortgezahlten Bruttolohnes zwischen 40 % und 80 % an.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist bei einer Betriebskrankenkasse (BKK) krankenver-sichert. Die Umlagesätze betragen 2,9 % (U1) und 0,2 % (U2) des renten-versicherungspflichtigen Arbeitsentgeltes. Der Erstattungssatz aus der Um-lagekasse U1 wurde vom Unternehmen mit 60 % gewählt, der aus derUmlagekasse U2 beträgt 100 %. Der Arbeitnehmer erhält ein Gehalt von2.800 EUR und ein pauschal versteuertes Fahrgeld von 30 EUR.

Berechnung

Gehalt 2.800 EUR

Fahrgeld (pauschal versteuert) 30 EUR

Bruttoentgelt 2.830 EUR

Rentenversicherungspflichtiges Entgelt 2.800 EUR

Beitrag U1 (2,9 % von 2.800 EUR) 81,20 EUR

Beitrag U2 (0,2 % von 2.800 EUR) 5,60 EUR

Die Umlagen für den bei der BKK versicherten Arbeitnehmer sind an die BKKzu entrichten. Das pauschal versteuerte Fahrgeld ist sozialversicherungsfreiund unterliegt somit nicht den Beiträgen zu den Umlagekassen.

Der Arbeitgeber ermittelt die Umlagebeträge aus dem Arbeitsentgelt undleistet diese zusätzlich zum Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungen an dieKrankenkasse. Die Umlage U1 ist vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt allerArbeitnehmer zu ermitteln. Es gibt jedoch Ausnahmereglungen für bestimmtePersonenkreise. Auch für die U2-Umlage sind Beiträge vom beitragspflichtigen

4 Die Lohnabrechnung

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Entgelt aller Arbeitnehmer zu berechnen. Die U2-Umlage ist nicht an dasGeschlecht des Arbeitnehmers gebunden. Mithin müssen auch Betriebe, dienur Männer beschäftigen, Beiträge zur U2 Kasse bezahlen. Auch in derU2-Umlage gibt es Mitarbeiter, die nicht einer Beitragspflicht zur U2-Umlageunterliegen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick darüber, für welcheMitarbeitergruppen Umlagen zu entrichten sind.

Umlagepflicht pro Personenkreis

Mitarbeiter Beitragspflichtzu U1-Umlage37

Beitragspflichtzur U2-Umlage

Auszubildende, Praktikanten, Volontäre Ja Ja

Arbeiter, Angestellte Ja Ja

Arbeitnehmer in Elternzeit Nein Nein

Heimarbeiter Nein Ja

Schwerbehinderte Arbeitnehmer Ja Ja

Wehr-/Zivildienstleistende Nein Nein

Altersteilzeit (Mitarbeiter in Freiphase) Ja Nein

Bezieher von Vorruhestandsgeld Nein Nein

GmbH-Geschäftsführer/innen Nein Nein

Vorstände einer AG Nein Nein

Freiwilliges soziales Jahr Nein Nein

Ausländische Saisonkräfte Ja Ja

Unständig Beschäftigte Nein Ja

Schüler Ja Ja

Ordensangehörige Nein Nein

ABM Kräfte Ja Ja

Sozialversicherungsbeiträge 4

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37 Die Beitragspflicht zur U1-Umlage besteht nur, wenn das Unternehmen aufgrund der Betriebsgröße amUmlageverfahren teilnimmt.

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Mitarbeiter Beitragspflichtzu U1-Umlage38

Beitragspflichtzur U2-Umlage

Freie Mitarbeiter Nein Nein

Geringfügig Beschäftigte Ja Ja

Kurzfristig Beschäftigte, weniger als 4 Wochen Nein Ja

Überblick: Beitragspflicht zu den Umlagen

Achtung:

Für Arbeitnehmer, deren Arbeitsentgelt über der so genannten Beitrags-bemessungsgrenze der Rentenversicherung liegt, sind nur Umlagen auf Basisdes beitragspflichtigen Entgelts in der Rentenversicherung zu ermitteln.

Der Beitragssatz zu den Umlagen ist bei der Krankenkasse, bei der der Mit-arbeiter versichert ist, zu erfragen.

Umlagen für Mitarbeiter in der Gleitzone

Eine Besonderheit für die Berechnung der Umlagen gilt es für Mitarbeiter in derso genannten Gleitzone zu berücksichtigen. Für Mitarbeiter, deren Arbeits-entgelt im Bereich zwischen 400,01 EUR und 800 EUR39 liegt, werden dieBeiträge zu den Sozialversicherungen aus einer gekürzten Bemessungsgrund-lage ermittelt. Für die Beitragspflicht des Arbeitgebers zu den Umlagen giltebenfalls das gekürzte Arbeitsentgelt als Bemessungsgrundlage.40

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält ein regelmäßiges monatliches Arbeitsentgelt von680 EUR. Er hat die Beitragsberechnung in der Gleitzone gewählt und keineAufstockung in der Rentenversicherung. Das Unternehmen unterliegt derUmlagepflicht zur U1-Umlage. Der Umlagesatz beträgt per Annahme 2,1 %

4 Die Lohnabrechnung

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38 Die Beitragspflicht zur U1-Umlage besteht nur, wenn das Unternehmen aufgrund der Betriebsgröße amUmlageverfahren teilnimmt.

39 Die Grenzen werden voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450,01 EUR und 800,00 EUR angehoben.40 Die Definition der Gleitzone und der Überblick über die Beitragsberechnung in den Sozialversicherungen

sind in Kapitel 2.2 (siehe S. 1), Sozialversicherungsbeiträge, dargestellt.

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des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts. Für die U2-Umlage soll der Beitrag0,3 % betragen.

Berechnung:

Die Beiträge zu den Umlagen bzw. zur Sozialversicherung ergeben sich aus:

Beitragspflichtiges Entgelt ((1,2509 · 680) – 200,72) 649,89 EUR

Beitrag zur Umlage U1 (649,89 EUR · 2,1 %) 13,65 EUR

Beitrag zur Umlage U2 (649,89 EUR · 0,3 %) 1,95 EUR

Wird die Arbeitsentgeltgrenze der Gleitzone überschritten, entsteht Beitrags-pflicht aus dem gesamten Arbeitsentgelt. Erhält der Arbeitnehmer beispiels-weise ab November einen laufenden Bezug von 870 EUR sind die Beiträge zuden U1/U2-Umlagen im November aus dem gesamten Arbeitsentgelt (870 EUR)zu ermitteln. Hat der Mitarbeiter die so genannte Aufstockung in der Renten-versicherung gewählt, sind die Umlagen nicht aus dem ermäßigten betrags-pflichtigen Entgelt, sondern aus dem tatsächlichen Arbeitsentgelt zu ermitteln(vgl. Stichwort: „Insolvenzumlage“).

Achtung:

Der Beitragspflicht zu den Umlagekassen unterliegt nur das laufende Ar-beitsentgelt mit laufenden sozialversicherungspflichtigen Zulagen und Zu-schlägen. Einmalzahlungen wie beispielsweise Urlaubsgeld oder Weih-nachtsgeld sind kein umlagepflichtiges Arbeitsentgelt.

Erstattungen aus den Umlagekassen

Erstattung bei Krankheit oder Kur

Erkranken Arbeitnehmer, ist der Arbeitgeber in der Regel verpflichtet, den Lohnbis zu einer Dauer von sechs Wochen fortzuzahlen (Entgeltfortzahlung). DieAusnahmen sind im Abschnitt Krankenkassenbeitragssätze erläutert. Wenn derArbeitnehmer nach Ablauf der Entgeltfortzahlung weiterhin erkrankt ist, erhälter Krankengeld von seiner Krankenkasse. Erfüllt der Betrieb die Bedingungen

Sozialversicherungsbeiträge 4

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für die Teilnahme am Umlage-Verfahren U1, erstattet die Krankenkasse demUnternehmen bis zu 80 % des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgeltes. Der tat-sächliche Erstattungssatz aus der U1-Umlagekasse hängt von der Krankenkassedes Arbeitnehmers und gegebenenfalls vom gewählten Erstattungssatz desUnternehmens ab (40 % bis 80 %). Neben dem fortgezahlten Arbeitsentgeltsieht § 1 Arbeitgeberaufwendungsausgleichsgesetz (AAG) vor, dass die Kran-kenkassen den Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen für den fort-gezahlten Lohn ebenfalls erstatten. Diese Aufwende können die Krankenkassenper Satzung jedoch ausschließen. Darüber hinaus haben die Krankenkassen dieMöglichkeit, die Erstattung der Lohnfortzahlung auf maximal 80 % der Bei-tragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (BBG-RV) per Satzung zubegrenzen.

Erstattung bei Mutterschutz

Werdende Mütter dürfen sechs Wochen vor und acht Wochen nach dervoraussichtlichen Geburt nicht mehr beschäftigt werden (Mutterschutzfrist).Während des Mutterschutzes erhalten die Arbeitnehmerinnen keine Entgelt-fortzahlung. Gesetzlich versicherte Arbeitnehmerinnen haben jedoch Anspruchauf Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 EUR pro Kalendertag. Das Mutter-schaftsgeld leistet die Krankenkasse, bei der die Arbeitnehmerin krankenver-sichert ist. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen Zuschuss zum Mutterschafts-geld zu bezahlen, wenn das Nettoarbeitsentgelt der letzten drei Monate vor derMutterschutzfrist höher war als 390 EUR pro Monat. Der Zuschuss ist derDifferenzbetrag zwischen dem durchschnittlichem täglichen Nettoarbeitsent-gelt und dem Mutterschaftsgeld. Nimmt das Unternehmen am Umlageverfah-ren teil, ist der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu 100 % aus der U2-Um-lagekasse erstattungsfähig.

Beispiel:

Eine Arbeitnehmerin tritt zum 16.4. die Mutterschutzfrist an. Die voraus-sichtliche Geburt ist für den 26.5. attestiert. Die Arbeitnehmerin hatte in denvergangen drei Monaten ein durchschnittliches Nettoarbeitsentgelt von1.125,68 EUR. Die Mitarbeiterin ist in bei der Barmer Ersatzkasse pflicht-versichert.

4 Die Lohnabrechnung

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Beurteilung

Die Arbeitnehmerin erhält von der Krankenkasse das Mutterschaftsgeld von13 EUR kalendertäglich (maximal 30 Tage pro Monat). Die Differenz zumdurchschnittlichen monatlichen Nettoentgelt muss der Arbeitgeber alsZuschuss zum Mutterschaftsgeld leisten. Im Beispiel ergibt sich für April:

Nettoentgelt der letzten drei Monate (1.125,68 EUR · 3) 3.377,04 EUR

Arbeitstägliches Nettoentgelt (3.377,04 EUR / 90 Tage) 37,52 EUR

Nettoentgelt minus Mutterschaftsgeld (37,52 EUR – 13 EUR) 24,52 EUR

Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (24,52 EUR · 16 Tage) 392,32 EUR

Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld wird zu 100 % von der Krankenkasseaus der U2-Umlagekasse erstattet. Die Erstattung ist elektronisch zu be-antragen.

Achtung:

Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld ist sozialversicherungsfreies Arbeits-entgelt. Somit entsteht kein erstattungsfähiger Arbeitgeberanteil zu denSozialversicherungen. Aber: Besteht für die Arbeitnehmerin Beschäftigungs-verbot vor dem Beginn der Mutterschutzfrist ist der Arbeitgeber auch zurFortzahlung des Arbeitslohnes verpflichtet. In diesem Fall besteht Sozial-versicherungspflicht für das fortgezahlte Entgelt und somit Erstattungs-anspruch gegenüber der Krankenkasse.

Da die Arbeitsverhältnisse mit geringfügig Beschäftigten nicht sozialversiche-rungspflichtig sind, kann es vorkommen, dass die Aushilfe keiner Krankenkasseangehört. In diesen Fällen ist nicht die Krankenkasse Leistungsträger für dasMutterschaftsgeld, sondern das Bundesversicherungsamt, und dies auch nurbis zu einer Höhe von 210 EUR. Liegt das Arbeitsentgelt der Aushilfe über210 EUR, ist der Arbeitgeber verpflichtet, das Mutterschaftsgeld bis zumdurchschnittlichen Bruttoentgelt der letzten drei Monate aufzustocken.

Sozialversicherungsbeiträge 4

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Die Erstattung des fortgezahlten Arbeitsentgeltes und des Arbeitgeberanteilszu den Sozialversicherungen (bei Beschäftigungsverbot) ist mit einem entspre-chenden Formular bei der Umlagekasse zu beantragen. Jede Krankenkasse, dieUmlagen entgegennimmt, hält einen entsprechenden Erstattungsantrag bereit.

Achtung:

Die Erstattung des Arbeitgeberanteils zu den Sozialversicherungen auf denfortgezahlten Arbeitslohn kann von der Krankenkasse per Satzung aus-geschlossen werden. In diesen Fällen erstattet die Krankenkasse nur denfortgezahlten Arbeitslohn bis zu 80 %.

Beiträge zur Insolvenzumlage

Pflicht zur Teilnahme am Umlageverfahren

Die Insolvenzumlage ist von allen Betrieben, die potentiell insolvent werdenkönnen, zu entrichten. Eine Ausnahme besteht für öffentliche Arbeitgeber undPrivathaushalte. Als Arbeitgeber der öffentlichen Hand gelten:

J der Bund, die Länder und die Gemeinden,J Körperschaften, Stiftungen und Anstalten des öffentlichen Rechts, über

deren Vermögen ein Insolvenzverfahren nicht zulässig ist,J juristische Personen des öffentlichen Rechts, bei denen der Bund, ein Land

oder eine Gemeinde kraft Gesetzes die Zahlungsfähigkeit sichert,J als Körperschaften des öffentlichen Rechts organisierte Religionsgemein-

schaften und ihre gleiche Rechtsstellung genießenden Untergliederungen,J öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten,J juristische Personen des öffentlichen Rechts, für deren Personalkosten der

Bund haftet.

Der Umlage unterliegen alle Arbeitnehmer, also auch geringfügig und kurz-fristig beschäftigte Arbeitnehmer (Aushilfen).

Zuständiger Sozialversicherungsträger

Bis 2009 war die Berufsgenossenschaft für die Erhebung des umlagepflichtigenArbeitsentgelts verantwortlich. Die Berufsgenossenschaft hatte das beitrags-pflichtige Entgelt an die Bundesagentur für Arbeit weiter geleitet und diesehatte daraus die Insolvenzumlage erhoben. Seit 2009 ist die Insolvenzumlage

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von den Unternehmen zu berechnen und unter dem Beitragsgruppenschlüssel0050 auf dem Beitragsnachweis an die Krankenkassen und die Bundesknapp-schaft-Bahn-See (Aushilfen) zu melden. Die Meldung (und Beitragszahlung)erfolgt monatlich. Die Beiträge zur Insolvenzumlage sind vollständig vomArbeitgeber zu tragen.

Berechnung der Beiträge und Beitragshöhe

Bemessungsgrundlage für die Umlage ist das rentenversicherungspflichtigeEntgelt des Arbeitnehmers. Der Beitragssatz wird von der Bundesregierungfestgelegt. Für 2012 beträgt der Beitragssatz 0,04 % (0,0 % in 2011) desrentenversicherungspflichtigen Entgelts aller Arbeitnehmer – also auch vonrentenversicherungsfreien Arbeitnehmern wie beispielsweise geringfügig oderkurzfristig Beschäftigten.

Beispiel:

Ein Unternehmen hat 3 Arbeitnehmer beschäftigt. Die Mitarbeiter erhaltenfolgende Bezüge:

Arbeitnehmer Gehalt Zulage Einmalzahlung

A 1.900 EUR

B 2.400 EUR 100 EUR 500 EUR

C 6.000 EUR

Die Insolvenzumlage wird mit 0,04 % des beitragspflichtigen Entgelts an-genommen.

Berechnung der Insolvenzumlage:

Arbeitnehmer betragspflichtiges Entgelt Umlage

A 1.900 EUR 0,76 EUR

B 3.000 EUR 1,20 EUR

C 5.600 EUR 2,24 EUR

Sozialversicherungsbeiträge 4

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Bemessungsgrenze für die Insolvenzumlage ist die Beitragsbemessungsgrenzeder Rentenversicherung – in 2012 also 5.600 EUR pro Monat. Insolvenzumlageist auch vom Arbeitsentgelt an geringfügig und kurzfristig Beschäftigte (Mini-jobber) zu zahlen. Liegt das monatliche Entgelt unter 155 EUR und hat derArbeitnehmer die Aufstockung in der Rentenversicherung gewählt, ist dieUmlage aus dem tatsächlichen Entgelt und nicht aus dem beitragspflichtigenEntgelt für die Rentenversicherungsbeiträge zu ermitteln.

Beispiel:

Ein geringfügig Beschäftigter Arbeitnehmer bezieht ein Entgelt von monat-lich 120 EUR und wählt die Aufstockungsoption in der Rentenversicherung.

Entgelt 120,00 EUR

+ Normaler RV-Beitrag (19,6 % für mind. 155 EUR) 30,38 EUR

– Pauschaler Arbeitgeberbeitrag (15 % auf 120 EUR) 18,00 EUR

= Zuzahlung des Arbeitnehmers 12,38 EUR

Die Insolvenzumlage ist aus 120,00 EUR zu berechnen.

Wie bei den U1/U2-Umlagen gilt für Mitarbeiter mit einem monatlichenArbeitsentgelt in der so genannten Gleitzone nur das gekürzte Arbeitsentgeltals Bemessungsgrundlage zur Insolvenzumlage (siehe Kapitel 4.8 (sieheS. 219)). Hat der Mitarbeiter jedoch die so genannte Aufstockung in derRentenversicherung gewählt, ist die Umlage aus dem tatsächlichen Arbeits-entgelt zu berechnen.

Beispiel:

Monika Waldmann hat eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.Der regelmäßige monatliche Bruttolohn beträgt 680 EUR. Frau Waldmannwählt die Aufstockung in der Rentenversicherung auf 19,6 %. Die Insolven-zumlage beträgt 0,04 % des Arbeitsentgelts. Für die U1/U2-Umlagen wer-den 1,9 % bzw. 0,4 % angenommen.

4 Die Lohnabrechnung

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Sozialversicherungsbeiträge

Bruttolohn 680,00 EUR

Beitragspflichtiges Entgelt für KV, PV, AV ((1,2509 · 680) – 200,72) 649,89 EUR

Beitragspflichtiges Entgelt für RV 680,00 EUR

Umlage U1 (680 · 1,9 %) 12,92 EUR

Umlage U2 (680 · 0,4 %) 2,72 EUR

Insolvenzumlage (680 · 0,04 %) 0,27 EUR

Bei der Aufstockung in der Rentenversicherung wird auch der Mitarbeiterbei-trag aus dem tatsächlichen Entgelt und nicht aus dem ermäßigten beitrags-pflichtigen Entgelt ermittelt.

Eine Ausnahme besteht für sozialversicherungsfreie Arbeitnehmer wie bei-spielsweise Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Das Arbeitsentgeltdieses Arbeitnehmerkreises unterliegt nicht der Insolvenzumlage. Ist der Ar-beitgeber oder Arbeitnehmer von Beiträgen zur Rentenversicherung befreitoder in einem berufsständigen Versorgungswerk rentenversichert, bemisstsich die Insolvenzumlage am fiktiven Arbeitsentgelt, das bei Rentenversiche-rungspflicht anzusetzen wäre. Bemessungsgrenze für die Insolvenzumlage istdie Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung.

4.3 Gesamtabrechnung4.3.1 NettoabzügeNach Kürzung des Bruttolohnes um Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritäts-zuschlag und die Arbeitnehmeranteile zu den Sozialversicherungen ergibt sichaus dem Bruttolohn der Nettolohn. Wurden auf den Bruttolohn bereits Voraus-zahlungen geleistet, sind diese vom Nettolohn abzuziehen. Diese so genanntenNettoabzüge können z.B. sein:

J bereits gezahlte VorschüsseJ PfändungenJ Prämien für Direktversicherungen

Gesamtabrechnung 4

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J Beiträge zu Pensionskassen oder PensionsfondsJ Rückzahlungsraten für einen ArbeitgeberkreditJ Abzug für vermögenswirksame Leistungen (VWL)

Neben den Nettoabzügen gibt es Lohnbestandteile, die weder der Lohnsteuernoch den Beiträgen zu den Sozialversicherungen unterliegen. Beispiele für dieso genannten Nettobezüge können sein:

J Arbeitgeberzuschuss zur freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflege-versicherung

J Erstattung von Reisekosten/ReisespesenJ Auslagenersatz an den Arbeitnehmer

Nach einer Erhöhung des Nettolohnes um alle Nettobezüge und der Kürzungum alle Nettoabzüge ergibt sich die Auszahlung – der Betrag, der demArbeitnehmer tatsächlich ausgezahlt wird. Aus der Gesamtabrechnung ent-stehen für den Arbeitgeber folgende Verbindlichkeiten:

J Auszahlungsbetrag an den ArbeitnehmerJ vom Arbeitnehmer einbehaltene Lohnsteuer und pauschale Lohnsteuer an

das FinanzamtJ vom Arbeitnehmer einbehaltener Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchen-

steuer bzw. pauschale Kirchensteuer an das FinanzamtJ Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkasse(n), gegebenenfalls an ein

VersorgungswerkJ Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge an private Kranken-

versicherungenJ Umlagen an die KrankenkasseJ Insolvenzumlage an die KrankenkasseJ Pauschale Beiträge für Aushilfen zur Kranken- und Rentenversicherung an

die Bundesknappschaft-Bahn-SeeJ Nettoabzüge an die Gläubiger (Bank, Bausparkasse, Versicherungen, Pfän-

dungen etc.)J Beiträge für eine betriebliche Altersvorsorge an Direktversicherungen, Pen-

sionskassen etc.J Kammerbeitrag an das Finanzamt

4 Die Lohnabrechnung

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4.3.2 ArbeitgeberbelastungDie Ermittlung der Arbeitgeberbelastung ist nicht unmittelbarer Bestandteil derLohn- und Gehaltsabrechnung. Sie wird jedoch häufig durchgeführt, um dietatsächlichen Personalkosten zu bestimmen. Neben dem Bruttolohn gehörenSachleistungen an den Arbeitnehmer, vom Arbeitgeber getragene pauschaleLohnsteuern, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie Beiträge zuDirektversicherungen, zu Pensionskassen, zur Umlageversicherung und zurBerufsgenossenschaft zur originären Arbeitgeberbelastung. Im öffentlichenDienst und in Teilen des Handwerks sind außerdem Beiträge zu den Zusatz-versorgungskassen (ZVK) zu berücksichtigen.

Rückstellungen

In mittleren und großen Unternehmen werden häufig Rückstellungen fürUrlaub, Lohnfortzahlung und Pensionsansprüche gebildet. Zum Teil wird dieserAufwand auch anteilig in der Arbeitgeberbelastung berücksichtigt.

Schwerbehindertenausgleichsabgabe

Nach dem Schwerbehindertengesetz müssen Unternehmen ab 20 Beschäftigten(ohne Auszubildende) mindestens 5 % der Belegschaft mit behinderten Arbeit-nehmern besetzen. Wird dieser Anteil nicht erfüllt, entstehen zusätzliche Aus-gleichsabgaben von 105 EUR bis 260 EUR pro unbesetzte Stelle je Monat, abhän-gig vom Anteil der Unterbesetzung (siehe auch Kapitel 11.6 (siehe S. 517)).

Beiträge zu Berufsgenossenschaften

Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, der für ihren Gewerbezweig zuständigenBerufsgenossenschaft beizutreten. Die Berufsgenossenschaft erhebt, abhängigvon der Entgeltsumme, jährliche Beiträge für die Unfallversicherung derArbeitnehmer. Die Höhe des Beitrages hängt von der Gefahrenklasse und derUnfallhäufigkeit im Unternehmen ab. Der anteilige Beitrag zur Berufsgenos-senschaft pro Arbeitnehmer ist in die vollständige Arbeitgeberbelastung miteinzubeziehen. Der anteilige Beitrag kann jedoch nur auf Basis der Zahlungendes Vorjahres ermittelt werden (siehe auch Kapitel 11.5 (siehe S. 510)).

Künstlersozialabgabe

Private Unternehmen sowie öffentlich-rechtliche Körperschaften, die typi-scherweise künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen erstellen

Gesamtabrechnung 4

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oder vertreiben unterliegen zusätzlich der Künstlersozialabgabe. Dazu gehörenunter anderem:

J Verlage (Buch, Presse- und sonstige Verlage),J Pressagenturen,J Theater,J Orchester,J Chöre,J Gastspieldirektionen (mit dem wesentlichen Zweck der Aufführung von

künstlerischen Werken),J Rundfunk und Fernsehanbieter,J Hersteller von Bild- und Tonträgern,J Galerien und Kunsthandel,J Werbung und Öffentlichkeitsarbeit für Dritte,J Museen,J Zirkus/Variet�,J Aus- und Fortbildung für künstlerisch und publizistisch Tätige,J Unternehmen, die zum Zwecke der eigenen Werbung regelmäßig Aufträge

an Künstler, Graphiker oder Publizisten vergeben.

Abgabepflichtig sind auch Unternehmer, die Werbung/Öffentlichkeitsarbeitfür ihr eigenes Unternehmen betreiben und nicht nur gelegentlich Aufträgean selbstständige Künstler oder Publizisten erteilen. Unerheblich ist dabei, obdie Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit sich auf ein bestimmtes Projektbezieht oder das Image des Unternehmens verbessert werden soll. Die Zwecke,die mit den Maßnahmen verfolgt werden, können z.B. Werbung für be-stimmte Produkte oder Dienstleistungen, Öffentlichkeitsarbeit für bestimmteUnternehmen oder Branchen, Verfolgung von politischen, sozialen, karitativenZielen, die Sammlung von Spenden oder die Finanzierung von Hilfeleistungensein.

Entgelt im Sinne des Künstlersozialversicherung ist alles, was der Unternehmeraufwendet, um das künstlerische/publizistische Werk oder die Leistung zuerhalten oder zu nutzen. Dazu zählen alle Aufwendungen für Löhne, Gagen,Honorare, Tantiemen, Lizenzen, Ankaufpreise, Zahlungen aus Kommissions-geschäften, Sachleistungen, Ausfallhonorare, freiwillige Leistungen zu Lebens-versicherungen oder zu Pensionskassen oder andere Formen der Bezahlung.

4 Die Lohnabrechnung

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Maßgeblich ist der Nettoaufwand ohne Umsatzsteuer. Darüber hinaus sindAuslagen und Nebenkosten wie Material, Transport, Telefon und sonstigeVertragsleistungen Arbeitslohn im Sinne der Künstlersozialversicherung. DerAbgabensatz wird vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales jährlich neufestgelegt und liegt in:

J 2011 bei 3,9 %J 2012 bei 3,9 %

des fakturierten Aufwands.

Diese Nebenleistung wird zum Teil in den Arbeitgeberaufwänden mit berück-sichtigt.

Nicht zur Bemessungsgrundlage gehören allerdings

J die in einer Rechnung oder Gutschrift gesondert ausgewiesene Umsatz-steuer des selbstständigen Künstlers oder Publizisten,

J Zahlungen an urheberrechtliche Verwertungsgesellschaften,J Zahlungen an juristische Personen des privaten oder öffentlichen Rechts

(GmbH, AG, e.V., öffentliche Körperschaften, Anstalten etc.), sofern diese imeigenen Namen handeln,

J Reisekosten, die dem Künstler/Publizisten im Rahmen der steuerlichen Frei-grenzen erstattet werden,

J steuerfreie Aufwandsentschädigungen (z.B. für Umzugskosten, Mehrauf-wendungen bei doppelter Haushaltsführung oder Fahrten zwischen Woh-nung und Arbeitsstätte) im Rahmen der steuerlichen Grenzen sowie die sogenannte „Übungsleiterpauschale“ (max. 2.100 EUR / Jahr).

4.4 Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet?Arbeitsverhältnisse mit einem durchschnittlichen monatlichen Arbeitsentgeltbis 400 EUR41 werden als geringfügige Beschäftigungen bezeichnet. Aus derseit 2003 geltenden Regelung für geringfügige Beschäftigungen ergeben sichgrundsätzlich drei Arten von Beschäftigungsverhältnissen:

Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet? 4

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41 Die Höchstgrenze steigt voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450 EUR.

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J geringfügige Beschäftigung in einem GewerbebetriebJ geringfügige Beschäftigung in einem privaten HaushaltJ kurzfristige Beschäftigung

Aus den verschiedenen Arten der geringfügigen Beschäftigung ergeben sichunterschiedliche Beitragspflichten zu den Sozialversicherungen bzw. Möglich-keiten zur Versteuerung des Arbeitslohnes. Die wesentliche Grenze ist dasdurchschnittliche Arbeitsentgelt von 400 EUR pro Monat. Ein weiterer wesent-licher Punkt ist, dass eine geringfügige Beschäftigung neben einer Haupt-beschäftigung steuer- und sozialversicherungsrechtlich nicht anders behandeltwird als wäre die geringfügige die einzige Beschäftigung des Arbeitnehmers.

Beispiel:

Frau Monika Waldmann hat eine geringfügige Beschäftigung übernommen.Sie ist in einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert. Die durch-schnittliche wöchentliche Arbeitszeit in der geringfügigen Beschäftigungbeträgt 12 Stunden und das durchschnittliche monatliche Arbeitsentgeltliegt bei 396 EUR. Frau Waldmann erhält zusätzlich von ihrem Arbeitgebereinen Zuschuss von 15 EUR für eine betriebliche Altersvorsorge. Der bAV-Vertrag läuft seit 1.6.2007 Auf die Zahlung von Urlaubs- oder Weihnachts-geld hat Frau Waldmann in ihrem Arbeitsvertrag verzichtet. Frau Waldmannlegt keine Steuerkarte vor. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren(U1/U2) teil.

4.4.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Aushilfsbezüge 396,00 EUR

+ Zuschuss bAV (frei) 15,00 EUR

= Bruttolohn 411,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 396,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 396,00 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer 0,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag 0,00 EUR

+ Kirchensteuer 0,00 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 0,00 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung 0,00 EUR

+ Rentenversicherung 0,00 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 0,00 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 411,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 0,00 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 0,00 EUR

– Beitrag zur bAV 15,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 396,00 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 411,00 EUR

+ Pauschale Lohnsteuer (AG) 7,92 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 110,88 EUR

+ Umlagen U1 (0,7 % · 396,00) 2,77 EUR

+ Umlagen U2 (0,14 % · 396,00) 0,55 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 396,00) 0,16 EUR

= Gesamtbelastung 533,28 EUR

Entgeltabrechnung geringfügige Beschäftigung

Zur Arbeitgeberbelastung sind gegebenenfalls noch die Beiträge zur Berufs-genossenschaft, die anteilige Schwerbehindertenabgabe sowie die anteiligeGewerbesteuer und sonstige Kosten zu rechnen.

Die Grenze für die pauschalen Beiträge zu den Sozialversicherungen liegt beidurchschnittlich 400 EUR Arbeitsentgelt pro Monat. Nicht zum beitragspflich-

Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet? 4

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tigen Arbeitsentgelt im Sinne des § 8 SGB IV gehören pauschal versteuerte undsteuerfreie Lohnbestandteile. Der Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge istnach § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfreier Arbeitslohn. Bis zueinem Höchstbetrag von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze besteht auchBeitragsfreiheit zu den Sozialversicherungen.

4.4.2 Steuerrechtliche AbzügeSind die steuerrechtlichen Grenzen einer geringfügigen Beschäftigung einge-halten, kann der Arbeitslohn vom Arbeitgeber mit einem festen Satz von 2 %versteuert werden. In der 2 %igen Abgeltungssteuer sind die Kirchensteuer undder Solidaritätszuschlag enthalten. Voraussetzung für die Anwendung derAbgeltungssteuer ist, dass

J der beitragspflichtige Arbeitslohn nicht mehr als 400 EUR pro Monat beträgtund

J der Arbeitgeber mindestens den pauschalen Beitrag zur Rentenversicherungentrichtet.

Im Beispiel sind beide Bedingungen erfüllt. Der Arbeitgeberzuschuss zurbetrieblichen Altersvorsorge ist steuer- und beitragsfreier Arbeitslohn.

Achtung:

Obwohl der Bruttoarbeitslohn die Entgeltgrenze von 400 EUR pro Monatübersteigt, besteht die Möglichkeit der pauschalen Versteuerung mit 2 %.Die Pauschalsteuer beträgt auch dann 2 %, wenn der Arbeitnehmer nichteiner Glaubensgemeinschaft angehört.

Der Arbeitgeber kann nach § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) für einenArbeitnehmer bis zu 4 % der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze der Ren-tenversicherung (West) steuerfrei in einen Durchführungsweg einer betrieb-lichen Altersvorsorge (z.B. Pensionskasse) einbezahlen. Für 2012 sind dies2.688 EUR bzw. monatlich 224 EUR. Außerdem sind die Leistungen an dieAltersvorsorge in Höhe des Steuerfreibetrages von Beiträgen zu den Sozial-versicherungen befreit. Voraussetzung für die steuerfreien Zuführungen zueiner betrieblichen Altersvorsorge ist das Bestehen eines ersten Dienstverhält-nisses. Die begrenzte Steuerfreiheit ist somit für eine geringfügige oder nicht

4 Die Lohnabrechnung

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geringfügige Nebenbeschäftigung ausgeschlossen. Ein erstes Arbeitsverhält-nis kann jedoch auch für eine geringfügige (Haupt-)Beschäftigung vorliegen,deren Arbeitslohn mit 2 %, 20 % oder 25 % pauschal versteuert wird.

Der Betrag der pauschalen Abgeltungssteuer (7,92 EUR im Beispiel) ist zusam-men mit dem pauschalen Renten- und Krankenversicherungsbeitrag der Bun-desknappschaft-Bahn-See in Essen zu melden. Die Meldung erfolgt elektro-nisch mit dem „Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte“ in der Zeile„einheitliche Pauschalsteuer“.

Tipp:

Neben der pauschalen Besteuerung mit 2 % bestünde die Möglichkeit, denArbeitslohn nach den Merkmalen einer Lohnsteuerkarte/Ersatzbescheini-gung zu besteuern. Bei einem Arbeitslohn bis 400 EUR entsteht in denSteuerklassen I-V keine Lohnsteuer und somit keine Kirchensteuer und keinSolidaritätszuschlag. Der Arbeitslohn ist jedoch in der Lohnsteuerbescheini-gung dem Finanzamt zu melden und dem Mitarbeiter auf dem Formular„Lohnsteuerbescheinigung“ zu dokumentieren. Die bescheinigte Lohnsteuerwird bei der Einkommensteuererklärung berücksichtigt.

4.4.3 SozialversicherungsbeiträgeDas Arbeitsentgelt unterliegt bis durchschnittlich monatlich 400 EUR denpauschalen Beiträgen zur Renten- und ggf. Krankenversicherung Für denZuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge besteht durch die Steuerfreiheitauch Beitragsfreiheit in den Sozialversicherungen.

Pauschale Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (pauschaler Beitrag 13 % von 396 EUR) 51,48 EUR

+ Rentenversicherung (pauschaler Beitrag 15 % von 396 EUR) 59,40 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 110,88 EUR

Das Arbeitsentgelt der geringfügigen Hauptbeschäftigung liegt innerhalb derEntgeltgrenze von 400 EUR pro Monat. Der Arbeitgeber muss den pauschalenBeitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 15 % entrichten, was für diepauschale Versteuerung des Arbeitslohnes mit 2 % eine Voraussetzung ist. Frau

Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet? 4

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Waldmann ist in einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert. AlsPflichtversicherte muss der Arbeitgeber zusätzlich zum pauschalen Renten-versicherungsbeitrag den pauschalen Beitrag zur gesetzlichen Krankenver-sicherung in Höhe von 13 % des Arbeitsentgelts entrichten. Dieser Beitragentsteht nicht, wenn die Aushilfe privat krankenversichert ist. In diesem Fallist nur der pauschale Beitrag zur Rentenversicherung zu entrichten.

4.4.4 ArbeitgeberbelastungNimmt das Unternehmen am Umlageverfahren U1/U2 teil, ist zusätzlich aufden Betrag des Arbeitsentgelts 0,7 % U1-Umlage vom Arbeitgeber zu leisten.Die U2-Umlage beträgt seit 0,14 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts. DieUmlagesätze sind von der Minijob-Zentrale einheitlich festgelegt. Am Umlage-verfahren U1 müssen alle Arbeitgeber mit bis zu 30 (Vollzeit-)Beschäftigtenteilnehmen. Für das Umlageverfahren U2 besteht eine generelle Teilnahme-pflicht unabhängig von der Firmengröße.

Für geringfügig Beschäftigte ist auch die Insolvenzumlage zu berechnen undmit den Sozialversicherungsbeiträgen an die Bundesknappschaft-Bahn-Seeabzuführen. Der Ausweis der Insolvenzumlage erfolgt auf dem Beitragsnach-weis in der Zeile 0050. Für 2012 wurde die Insolvenzumlage auf 0,04 %festgelegt. Der Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) ist steuer- undsozialversicherungsfreies Arbeitsentgelt. Somit ist er auch nicht bei der Insol-venzumlage zu berücksichtigen. Im Beispiel ergibt sich für den Arbeitgeberfolgende Gesamtbelastung.

Arbeitgeberbelastung

Gesamtbelastung

Bruttolohn 411,00 EUR

+ Pauschale Lohnsteuer (AG) 7,92 EUR

+ Krankenversicherung (pauschaler Beitrag 13 %) 51,48 EUR

+ Rentenversicherung (pauschaler Beitrag 15 %) 59,40 EUR

= Summe Steuer + Sozialversicherung (Arbeitgeber) 118,80 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Gesamtbelastung

+ Umlagen U1 (0,7 % · 396,00) 2,77 EUR

+ Umlagen U2 (0,14 % · 396,00) 0,55 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 396,00) 0,16 EUR

= Gesamtbelastung 533,28 EUR

Arbeitgeberbelastung geringfügige Beschäftigung

Der pauschale Beitrag zur Renten- und Krankenversicherung ist zusammen mitder pauschalen Abgeltungssteuer (2 %) der Bundesknappschaft-Bahn-See inEssen (Minijob-Zentrale) zu überweisen. Außerdem sind die zusätzlichen zumArbeitslohn entstehenden pauschalen Beiträge auf dem „Beitragsnachweis fürgeringfügig Beschäftigte“ aufzuschlüsseln und bis zum drittletzten Banktagdes Abrechnungsmonats der Bundesknappschaft zu melden.

4.5 Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 EUR?Mit dem Zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt wurdeeine Gleitzonenregelung für den Niedriglohnbereich eingeführt. Mit der Gleit-zonenregelung soll der Übergang in eine sozialversicherungspflichtige Beschäf-tigung für Arbeitnehmer attraktiver gestaltet werden. Bei einem monatlichenArbeitsentgelt zwischen 400,01 EUR bis 800,00 EUR42 besteht zwar Beitrags-pflicht zu allen Zweigen der Sozialversicherung, allerdings hat der Arbeitneh-mer nur einen reduzierten Beitragsanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitragzu zahlen. Der Beitragsanteil steigt von ca. 4 % bei 400,01 EUR auf den vollenArbeitnehmerbeitrag von ca. 20,6 % bei 800,00 EUR. Der Arbeitgeberbeitragbleibt in der Gleitzone unverändert. Die Regelung zur Gleitzone gilt jedochnicht für Auszubildende. Durch diese Regelung soll die so genannte Nied-riglohnschwelle beseitigt werden, die in Beschäftigungsverhältnissen bei Über-schreiten der Geringfügigkeitsgrenze zu einem abrupten Anstieg auf den vollenSozialversicherungsbeitrag führen würde.

In der Gleitzone wird der Arbeitnehmerbeitrag zu den Sozialversicherungennicht vom tatsächlich beitragspflichtigen Entgelt, sondern von einer fiktivenBerechnungsbasis ermittelt. Die Berechnungsbasis für die Sozialversicherungs-

Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 EUR? 4

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42 Die Grenzen werden voraussichtlich zum 1.7.2012 auf 450,01 EUR und 850 EUR angehoben.

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beiträge des Arbeitgebers ist das beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Die Basisdes Arbeitnehmers ergibt sich aus folgender Formel:

bE = F · 400 + (2 – F) · (Entgelt – 400)

Der Faktor F wurde vom Ministerium für Gesundheit und soziale Sicherheit fürdas Jahr 2012 mit 0,7491 festgesetzt. Die Abkürzung bE steht für das beitrags-pflichtige Entgelt. Die Formel lässt sich durch Einsetzen des Faktors F auflösenin:

Berechnungsbasis = 1,2509 · Entgelt – 200,72.

Für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge ist beim Arbeitnehmer vonder ermäßigten Berechnungsbasis und für den Arbeitgeber vom beitragspflich-tigen Arbeitsentgelt auszugehen. Bei der Berechnung sind die Arbeitgeber undArbeitnehmeranteile getrennt zu berechnen und jeweils kaufmännisch zurunden. Der gesamte Sozialversicherungsbeitrag ist aus der ermäßigten Be-rechnungsbasis zu ermitteln. Steuerrechtlich ist in der so genannten Gleitzonekeine Besonderheit zu berücksichtigen. Der Arbeitnehmer wird nach denMerkmalen der Lohnsteuerkarte versteuert.

Beispiel:

Monika Waldmann hat eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.Der regelmäßige monatliche Arbeitslohn beträgt 680 EUR. Zusätzlich erhältsie einen Zuschuss von 45 EUR für die regelmäßigen Fahrten mit öffent-lichen Verkehrsmitteln zur Arbeitsstätte. Das Fahrgeld wird nicht pauschalversteuert. Der tägliche regelmäßige Weg zur Arbeit beträgt 8 km. FrauWaldmann hat dem Arbeitgeber eine Lohnsteuerkarte mit Steuerklasse IVund 0,5 Kinderfreibeträgen vorgelegt. Sie ist kirchensteuerpflichtig und beieiner gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert. Der Beitragssatz derKrankenversicherung liegt bei 15,5 %. Der Beschäftigungsort liegt in Baden-Württemberg. Frau Waldmann wählt die Aufstockung in der Rentenver-sicherung auf den vollen Beitrag von 19,6 %. Der Umlagesatz der Kranken-kasse wird mit 1,9 % in der U1- und 0,2 % in der U2-Umlagekasseangenommen. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren U1 teil.

4 Die Lohnabrechnung

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4.5.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Aushilfsbezüge 680,00 EUR

+ Fahrgeld (steuerpflichtig) 45,00 EUR

= Bruttolohn 725,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 725,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 725,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer 0,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag 0,00 EUR

+ Kirchensteuer 0,00 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 0,00 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung ((7,75 % von 706,18) · 2) – AgB 56,53 EUR

+ Pflegeversicherung ((0,975 % von 706,18) · 2) – AgB 6,69 EUR

+ Rentenversicherung ((9,8 % von 725) · 2) – AgB 71,05 EUR

+ Arbeitslosenversicherung ((1,50 % von 706,18) · 2) – AgB 10,30 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 144,57 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 725,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 0,00 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 144,57 EUR

= Auszahlungsbetrag 580,43 EUR

Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 EUR? 4

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Gesamtbelastung

Bruttolohn 725,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 141,93 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 725) 13,78 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 725) 1,45 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % von 725) 0,29 EUR

= Gesamtbelastung 882,45 EUR

Entgeltabrechnung Arbeitsentgelt in der Gleitzone

4.5.2 Steuerrechtliche AbzügeSteuerrechtlich gilt für den steuerpflichtigen Arbeitslohn in der Gleitzone keineAusnahmebestimmung. Arbeitslohn über 400 EUR ist nach den Merkmaleneiner Lohnsteuerkarte/Ersatzbescheinigung zur versteuern. Liegt keine Lohn-steuerkarte vor, ist von Steuerklasse VI auszugehen. Eine pauschale Besteue-rung mit 2 % oder 20 % kommt nicht in Betracht.

Im Beispiel beträgt der steuerpflichtige Arbeitslohn 725 EUR. In der Steuer-klasse IV entsteht für einen steuerpflichtigen Arbeitslohn bis 725 EUR keineLohnsteuer, Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag. In den Steuerklassen Vund VI ergibt sich bereits ab 400,01 EUR Lohnsteuer.

Das Fahrgeld könnte vom Arbeitgeber mit einem pauschalen Steuersatz von15 % versteuert werden. Eine pauschale Versteuerung durch den Arbeitgeberist jedoch nur insoweit möglich, wie der Arbeitnehmer Werbungskosten inseiner Einkommensteuererklärung geltend machen darf. Der Mitarbeiter kannfür Fahrten zur Arbeitsstätte 0,30 EUR pro Entfernungskilometer (einfacheEntfernung) als Werbungskosten ansetzen. Dieser Betrag gilt auch für dieEntgeltabrechnung. Ohne weiteren Nachweis kann der Arbeitgeber von durch-schnittlich 15 Arbeitstagen pro Monat ausgehen (siehe Beispiel Kapitel 4.7(siehe S. 207)).

4 Die Lohnabrechnung

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4.5.3 SozialversicherungsbeiträgeArbeitgeberbeiträge

In der Gleitzone werden die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung als halbe„normale“ Beiträge aus dem Arbeitsentgelt ermittelt. Für den Arbeitgeberergibt sich:

Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen in der Gleitzone

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (7,30 % von 725,00) 52,93 EUR

+ Pflegeversicherung (0,975 % von 725,00) 7,07 EUR43

+ Rentenversicherung (9,8 % von 725,00) 71,05 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (1,50 % von 725,00) 10,88 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 141,93 EUR

Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungsbeiträgen

Mitarbeiterbeiträge

Aus dem § 249 SGB V ergibt sich die besondere Form der Beitragsermittlung fürdie Arbeitnehmeranteile zu den Sozialversicherungen. Der Arbeitnehmerbeitragwird als halber Beitrag aus dem ermäßigten beitragspflichtigen Entgelt ermit-telt. Aus der Formel zur Berechnungsbasis ergibt sich:

Beitragspflichtiges Entgelt (AN) = 1,2509 · 725 EUR – 200,72 EUR

Beitragspflichtiges Entgelt (AN) = 706,18 EUR

Das ermäßigte beitragspflichtige Entgelt wird multipliziert mit dem halbenBeitragssatz des jeweiligen Sozialversicherungszweiges. Der sich ergebendeBetrag ist dann zu verdoppeln und davon der Arbeitgeberanteil (AgB) desVersicherungszweigs abzuziehen. Der Arbeitgeberanteil wird nicht aus demermäßigten beitragspflichtigen Entgelt, sondern aus dem „normalen“ sozial-versicherungspflichtigen Entgelt ermittelt. Durch den einheitlichen Kranken-versicherungssatz ergibt sich für die Krankenversicherung eine Besonderheit.

Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 EUR? 4

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43 Beachten Sie: In der Pflegeversicherung gilt im Bundesland Sachsen eine Sonderregelung. In Sachsenträgt der Arbeitnehmer 1,475 % und der Arbeitgeber 0,475 % des Gesamtbeitrags.

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Im allgemeinen Beitrag von 15,5 % ist der Arbeitnehmerzuschlag von 0,9 %enthalten. Im Unterschied zum Arbeitsentgelt über der Gleitzone trägt derArbeitgeber in der Gleitzone die Hälfte des Zuschlags, so dass sich derArbeitnehmerbeitrag zur Krankenversicherung ergibt aus:

[(Berechnungsbasis · 7,75 %) · 2] – Arbeitgeberanteil

Das Ergebnis aus Berechnungsbasis · KV-Satz ist auf zwei Nachkommastellenzu runden, bevor es mit 2 multipliziert wird. Im Beispiel ergibt sich:

Berechnung KV Beitrag in der Gleitzone

706,18 · 7,75 % = 54,7289 = 54,73 EUR

54,73 EUR · 2 = 109,46 EUR

109,46 EUR – 52,93 EUR = 56,53 EUR

KV Beitrag in der Gleitzone

In der Rentenversicherung wurde von Frau Waldmann die so genannte Aufsto-ckung gewählt. Das bedeutet, dass die Beiträge zur Rentenversicherung für denArbeitnehmer nicht vom ermäßigten Entgelt, sondern vom „normalen“ bei-tragspflichtigen Entgelt ermittelt werden – im Beispiel also aus 725 EUR. WeilFrau Waldmann einen halben Kinderfreibetrag auf der Steuerkarte eingetragenhat, unterliegt sie nicht dem Zuschlag zur Pflegeversicherung.

4.5.4 ArbeitgeberbelastungFür den Arbeitnehmer entstehen in den Steuerklassen 1–4 keine Lohnsteuer,Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag. Der Arbeitslohn liegt unter dem mo-natlichen Grundfreibetrag. Der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungenist auch bei Anwendung der Gleitzonenregelung zunächst niedriger als derArbeitnehmeranteil – es besteht keine „echte Halbteilung“ mehr. Durch dievom Arbeitgeber zu tragenden Umlagen liegt der Gesamtsozialversicherungs-beitrag jedoch über dem Arbeitnehmeranteil.

4 Die Lohnabrechnung

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Arbeitgeberbeiträge zu den Sozialversicherungen bei Gleitzonenentgelt

Gesamtbelastung

Bruttolohn 725,00 EUR

Krankenversicherung (7,30 % von 725,00) 52,93 EUR

+ Pflegeversicherung (0,975 % von 725,00) 7,07 EUR44

+ Rentenversicherung (9,8 % von 725,00) 71,05 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (1,50 % von 725,00) 10,88 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 141,93 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 725,00) 13,78 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 725,00) 1,45 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 725) 0,29 EUR

= Summe Arbeitgeberbelastung 882,45 EUR

Arbeitgeberbeiträge bei Gleitzonenentgelt

Zur Arbeitgeberbelastung kommen im Beispiel die Umlagen zur U1/U2-Um-lagekasse sowie die Insolvenzumlage. Die U1-Umlage entsteht nur bei einerUnternehmensgröße bis 30 (Vollzeit-)Mitarbeiter. Die U2-Umlage ist seit2006 unabhängig von der Zahl der beschäftigten Mitarbeiter zu entrichten.Die Insolvenzumlage ist seit 2009 von allen Unternehmen zu entrichten. AlsBesonderheit ist zu berücksichtigen, dass die Insolvenzumlage bei Anwendungder Gleitzone aus dem ermäßigten beitragspflichtigen Entgelt zu ermittelnist. Hat der Arbeitnehmer jedoch auf die Reduktion der Beiträge in derRentenversicherung verzichtet (die Aufstockung gewählt), ist der Beitrag zurInsolvenzumlage aus dem tatsächlichen Arbeitsentgelt zu berechnen und diedritte Nachkommastelle ist kaufmännisch zu runden. Die gleiche Regelung giltfür die Umlagen U1/U2. Zur Arbeitgeberbelastung zählen noch die Beiträgezur Berufsgenossenschaft und die Schwerbehindertenabgabe. Diese wirdjedoch nur dann erhoben, wenn die Beschäftigungspflichtgrenze nicht er-reicht wird.

Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 EUR? 4

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44 Beachten Sie: In der Pflegeversicherung gilt im Bundesland Sachsen eine Sonderregelung. In Sachsenträgt der Arbeitnehmer 1,475 % und der Arbeitgeber 0,475 % des Gesamtbeitrags.

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4.6 Ist der Arbeitnehmer Auszubildender?Einige Besonderheiten gelten für Arbeitnehmer, die zwar vollzeitbeschäftigtsind, deren Arbeitsentgelt aber unter der Sozialversicherungsfreigrenze von325 EUR pro Monat liegt. Diese Geringverdiener sind steuerlich den Vollzeit-beschäftigten gleichgestellt. In den Sozialversicherungen gilt jedoch eineAusnahmeregelung. Dazu gehören nur noch Auszubildende mit einer entspre-chend geringen Ausbildungsvergütung.

Grundsätzlich tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge zur Kranken-,Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung je zur Hälfte. Beträgt dasArbeitsentgelt jedoch monatlich nicht mehr als durchschnittlich 325 EUR,muss der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge allein übernehmen.

Wird die Geringverdienergrenze durch eine einmalige Zahlung, wie z.B. Weih-nachtsgeld oder Urlaubsgeld, überschritten, sind die Sozialversicherungsbei-träge für den übersteigenden Teil wieder je zur Hälfte vom Arbeitgeber und vomArbeitnehmer zu tragen. Bis zur Geringverdienergrenze trägt der Arbeitgeberdie Beiträge zur KV, PV, RV und ALV allein.

Beispiel:

Ein Auszubildender in Baden-Württemberg erhält im ersten Lehrjahr eineAusbildungsvergütung von monatlich 300 EUR. Im November erhält erzusätzlich ein Weihnachtsgeld in Höhe von ebenfalls 300 EUR. Der Aus-zubildende ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse mit einem angenom-menen Beitragssatz von 15,5 % krankenversichert. Er hat keine Steuerkarteund keine Kinder. Der Auszubildende ist 17 Jahre alt.

4.6.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Ausbildungsvergütung 300,00 EUR

+ Weihnachtsgeld 300,00 EUR

= Bruttolohn 600,00 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Arbeitslohn (steuerpflichtig) 600,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 600,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer 0,00 EUR

Solidaritätszuschlag 0,00 EUR

Kirchensteuer 0,00 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 0,00 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 275,00 EUR) 22,55 EUR

Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 275,00 EUR)) 2,68 EUR

Rentenversicherung (� · (19,6 % von 275,00 EUR)) 26,95 EUR

Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 275,00 EUR)) 4,13 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 56,31 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 600,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 0,00 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 56,31 EUR

= Auszahlungsbetrag 543,69 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 600,00 EUR

Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 184,01 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 300,00) 5,70 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 300,00) 0,60 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 600) 0,24 EUR

= Gesamtbelastung 790,55 EUR

Entgeltabrechnung – Arbeitsentgelt in der Geringverdienergrenze

Ist der Arbeitnehmer Auszubildender? 4

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Der laufende Bezug von monatlich 300 EUR liegt unter der Geringverdien-ergrenze. Mit der Einmalzahlung im November wird die Grenze überschritten.Der Gesamtbezug im Jahr übersteigt jedoch nicht die Geringverdienergrenzevon 3.900 EUR.

Bis zur Geringverdienergrenze von 325 EUR trägt der Arbeitgeber die Beiträgezur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung allein. Bei einemBetrag zwischen 325 EUR und 600 EUR teilen sich Arbeitgeber und Arbeitneh-mer die Beiträge.

4.6.2 Steuerrechtliche AbzügeSteuerrechtlich besteht keine Sonderregelung für Geringverdiener. Der Arbeit-nehmer ist entsprechend seinen Merkmalen auf der Lohnsteuerkarte zu ver-steuern. Bei den Steuerklassen I–IV entsteht jedoch für einen Arbeitslohn bis325 EUR keine Lohnsteuer. Die Einmalzahlung ist nach der Jahreslohnsteuer-tabelle zu versteuern, was bei einem Jahresarbeitslohn unter 8.004 EUR(Grundfreibetrag) ebenfalls nicht zu einem Lohnsteuerabzug führt. Eine pau-schale Versteuerung der Bezüge kommt nicht in Betracht.

Seit 2009 werden von den Gemeinden keine Lohnsteuerkarten mehr aus-gestellt. Ab 2013 können die Angaben für die Lohnsteuerermittlung direkt voneinem Server der Finanzverwaltung in das Abrechnungsprogramm übernom-men werden (ELStAM-Verfahren). In der Übergangsphase gilt die Lohnsteuer-karte 2010 mit ihren Einträgen weiter. Für Auszubildende, die im Jahr 2012erstmalig eine Ausbildung beginnen, ledig sind und keine Kinder haben, gilteine Vereinfachungsregelung, wonach es ausreicht, wenn die Auszubildendendem Arbeitgeber schriftlich bestätigen, dass es sich um ein erstes Dienstver-hältnis handelt und gleichzeitig die Identifikationsnummer, das Geburtsdatumund die Religionszugehörigkeit mitteilen. Für Auszubildende ohne weitereBeschäftigung kann dann die Lohnsteuerklasse 1 unterstellt werden. Als Belegdient die Erklärung des Auszubildenden.

Achtung:

Der Geringverdiener ist vom geringfügig Beschäftigten (Aushilfe) zu unter-scheiden. Geringverdiener sind Arbeitnehmer, die pflichtversichert in allenZweigen der Sozialversicherung sind, bei denen der Arbeitgeber jedoch dieBeiträge zu den Sozialversicherungen bis 325 EUR allein trägt. Davon zu

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unterscheiden sind geringfügig Beschäftigte, die von Beiträgen zur Sozial-versicherung befreit sind, solange die Verdienstgrenze von durchschnittlich400 EUR Arbeitsentgelt pro Monat eingehalten ist.

4.6.3 SozialversicherungsbeiträgeMit dem Steuerentlastungsgesetz 1999/2000/2001 wurde die Geringverdien-erregelung auf zur Ausbildung beschäftigte Arbeitnehmer beschränkt. NebenAuszubildenden kann unter bestimmten Voraussetzung die Geringverdienerre-gelung auch für Praktikanten angewendet werden (siehe Kapitel 3.4.4 (sieheS. 111)). Die Beiträge sind vom Arbeitsentgelt zu ermitteln. Das heißt: Erhältder Arbeitnehmer steuerfreie Bezüge, unterliegt dieser Teil des Bruttolohnesnicht den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Analoges gilt für Lohn-bestandteile, die pauschal versteuert werden können, wie beispielsweise freieKost (vgl. Kapitel 4.14 (siehe S. 277)). Mit der Einmalzahlung (Weihnachtsgeld)wird die monatliche Grenze von 325 EUR überschritten. Die sozialversiche-rungsrechtliche Jahresgrenze von 3.900 EUR ist jedoch eingehalten.

Somit setzen sich die Gesamtsozialversicherungsbeiträge bei einem laufendenBezug von 300 EUR und einer zusätzlichen Einmalzahlung von 300 EUR wiefolgt zusammen:

Übersicht der Sozialversicherungsbeiträge bei Geringverdienern

Arbeitgeber Arbeitnehmer

Krankenversicherung(15,5 %)

50,38 EUR + 20,08 EUR 22,55 EUR

Pflegeversicherung(1,95 %)

6,34 EUR + 2,68 EUR 2,68 EUR

Rentenversicherung(19,6 %)

63,70 EUR + 26,95 EUR 26,95 EUR

Arbeitslosenversicherung(3,0 %)

9,75 EUR + 4,13 EUR 4,13 EUR

Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge bei Geringverdienern

Bei einem Arbeitsentgelt über der Geringverdienergrenze trägt der Arbeitgeberdie Sozialversicherungsbeiträge aus 325 EUR vollständig. Für den 325 EUR

Ist der Arbeitnehmer Auszubildender? 4

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übersteigenden Teil des Arbeitsentgelts teilen sich Arbeitgeber und Arbeitneh-mer die Sozialversicherungsbeiträge hälftig (Ausnahme: Krankenversicherung7,3 % AG, 8,2 % AN).

Ohne die Einmalzahlung trägt der Arbeitgeber die Beiträge vollständig. Unterder Voraussetzung, dass die Ausbildungsvergütung von 300 EUR ohne eineEinmalzahlung geleistet wird, entstehen folgende Arbeitgeber- bzw. Arbeit-nehmeranteile zu den Sozialversicherungen.

Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge bei Geringverdienern

Arbeitgeber Arbeitnehmer

Krankenversicherung

(15,5 %)46,50 EUR -.-

Pflegeversicherung

(1,95 %)5,85 EUR -.-

Zuschlag zur Pflegeversicherung(0,25 %)

-.- -.-

Rentenversicherung

(19,6 %)58,80 EUR -.-

Arbeitslosenversicherung(3,0 %)

9,00 EUR -.-

Sozialversicherungsbeiträge für Geringverdiener

Für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer ist ein Zuschlag von 0,25 % zurPflegeversicherung zu entrichten. Voraussetzung für die Beitragspflicht istjedoch, dass der Arbeitnehmer das 23. Lebensjahr vollendet hat. Der Arbeit-nehmer im Beispiel liegt unter dieser Altersgrenze, es entsteht somit keinZuschlag, den der Arbeitgeber zu tragen hätte.

Beitragspflichtig für die Zuschläge zur Pflegeversicherung ist eigentlich derArbeitnehmer, sofern er keine leiblichen oder adoptierten Kinder nachweisenkann. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungen haben jedoch klargestellt,dass für Geringverdiener der Arbeitgeber nach § 20 Abs. 3 SGB IV auch denZuschlag zur Pflegeversicherung bzw. Krankenversicherung trägt. Entsprechendist für zur Ausbildung beschäftigte Arbeitnehmer über 23 Jahre ohne Kinderder Zuschlag zur Pflegeversicherung in Höhe von 0,25 % des beitragspflichtigenEntgelts vom Arbeitgeber vollständig zu übernehmen. Den Krankenversiche-

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rungsbeitrag von 15,5 % teilen sich Arbeitgeber (7,3 %) und Arbeitnehmer(8,2 %). Der Arbeitnehmer muss jedoch seinen Anteil nur für den Betrag über325 EUR leisten. Bis 325 EUR übernimmt der Arbeitgeber den Gesamtbeitrag.

4.6.4 ArbeitgeberbelastungFür Auszubildende mit einer Ausbildungsvergütung bis 325 EUR pro Monatträgt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge als zusätzliche Arbeit-geberbelastung. Eine Abweichung von dieser Regelung besteht, wenn daslaufende Entgelt mit einer Einmalzahlung die Geringverdienergrenze über-steigt. In diesem Fall findet in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeits-losenversicherung eine Aufteilung des übersteigenden Betrags zwischen Ar-beitgeber und Arbeitnehmer statt. Die Zuschläge für den übersteigenden Teilgehen jedoch voll zu Lasten des Arbeitnehmers. Im Beispiel sind die Zuschlägeaus 275 EUR zu ermitteln und dem Arbeitnehmeranteil zuzurechnen. Somitergeben sich für die Beiträge folgende Bemessungsgrundlagen:

Sozialversicherungsbeiträge bei Überschreiten der Geringverdienergrenze

Arbeitgeber Arbeitnehmer

Bemessungsgrundlage 325 EUR 275 EUR 275 EUR

Krankenversicherung

(15,5 %)15,5 % 7,3 % 8,2 %

Pflegeversicherung

(1,95 %)1,95 % 0,975 % 0,975 %

Rentenversicherung

(19,6 %)19,6 % 9,8 % 9,8 %

Arbeitslosenversicherung

(3,0 %)3,0 % 1,5 % 1,5 %

Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge bei Überschreiten der Geringverdienergrenze

Im Beispiel trägt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge bis 325 EURvoll und für 275 EUR je zur Hälfte. Eine Ausnahme besteht ggf. für den Zuschlagzur Pflegeversicherung. Bei den Zuschlägen trägt der Arbeitgeber die Beiträgefür 325 EUR alleine für den übersteigenden Teil (275 EUR) muss der Arbeitneh-mer die Beitragslast alleine tragen. Die Umlagen U1 und U2 sind nur aus dem

Ist der Arbeitnehmer Auszubildender? 4

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laufenden Bezug zu berechnen. Eine Beitragspflicht für Einmalzahlungen be-steht nicht. Die Insolvenzumlage ist aus dem rentenversicherungspflichtigenEntgelt zu berechnen, also auch aus der Einmalzahlung. In 2012 wurde dieInsolvenzumlage auf 0,04 % angehoben. Für den Arbeitgeber ergibt sich imBeispiel folgende Gesamtbelastung unter Annahme der Umlagesätze U1/U2:

Arbeitgeberbelastung bei Arbeitsentgelt in der Geringverdienergrenze

Gesamtbelastung

Bruttolohn 600,00 EUR

+ Krankenversicherung (15,5 % von 325,00 EUR) 50,38 EUR

+ Krankenversicherung (7,3 % von 275,00 EUR) 20,08 EUR

+ Pflegeversicherung (1,95 % von 325,00 EUR) 6,34 EUR

+ Pflegeversicherung (0,975 % von 275,00 EUR) 2,68 EUR

+ Rentenversicherung (19,6 % von 325,00 EUR) 63,70 EUR

+ Rentenversicherung (9,8 % von 275,00 EUR) 26,95 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (3,0 % von 325,00 EUR) 9,75 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (1,5 % von 275,00 EUR) 4,13 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 184,01 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 300,00 EUR) 5,70 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 300,00 EUR) 0,60 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 600,00 EUR) 0,24 EUR

= Gesamtbelastung 790,55 EUR

Übersicht: Arbeitgeberbelastung bei Arbeitsentgelt in der Geringverdienergrenze

Neben den Sozialversicherungsbeiträgen entsteht für Arbeitnehmer im Bau-und im Baunebengewerbe zusätzlich der Beitrag zur ZVK. Zusätzlich fallenauch für Auszubildende jährliche Beiträge zur Berufsgenossenschaft und unterUmständen eine Schwerbehindertenabgabe an. Auszubildende werden jedochnicht in die Mitarbeiterzahl für die Ermittlung der Betriebsgröße eingerechnet.Für Betriebe über 30 vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer entsteht nicht dieU1-Umlage. Die Umlagesätze hängen von der Krankenkasse ab, bei welcherder Arbeitnehmer krankenversichert ist.

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4.7 Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld?Bei Vermögenswirksamen Leistungen (VWL) handelt es sich um Geldleistun-gen, die der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer in einer bestimmten vor-geschriebenen Form anlegt. Erfolgt die Überweisung durch den Arbeitgebergibt es zwei verschiedene staatliche Förderarten:

J Anlage zum Wohnungsbau (Bausparkassenbeiträge oder Entschuldung vonWohnungseigentum) und geförderte Kapitalversicherungsverträge.

J Anlagen in betrieblichen oder außerbetrieblichen Beteiligungen (Erwerb vonAktien, Anteilen an Aktienfonds, Beteiligung an Unternehmungen des Ar-beitgebers durch stille Beteiligung oder Darlehen).

Es können beide Sparformen mit der zugehörigen staatlichen Förderung neben-einander in Anspruch genommen werden.

Arbeitgeberzuschüsse zur Vermögensbildung in Arbeitnehmerhand sind nichtlohnsteuerlich begünstigt. Sie gehören zum laufenden Arbeitslohn und Arbeits-entgelt und unterliegen damit der Lohnsteuer und den Beiträgen zur Sozial-versicherung. Eine Pflicht des Arbeitgebers zur Gewährung eines Zuschuss zueinem Vermögensbildungsvertrag besteht nicht. In ca. 80 % der Tarifverträge istjedoch ein Arbeitgeberzuschuss zu einem VL-Vertrag geregelt. Ist der Arbeitgebernicht tarifgebunden, ist seine Zahlung eines Zuschusses freiwillig. Die Ver-mögensbildung des Arbeitnehmers wird staatlich gefördert, sofern bestimmteEinkommensgrenzen eingehalten sind. Die Förderung gewährt die Finanzver-waltung in Form einer Arbeitnehmer-Sparzulage im Zuge der Einkommensteu-ererklärung. Seit 2008 können Arbeitgeberzuschüsse zur Vermögensbildungauch in einer betrieblichen Altersvorsorge angespart werden. In diesem Fallbesteht die staatliche Förderung darin, dass bis zu 4 % der Beitragsbemessungs-grenze der Rentenversicherung steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.

Leistet der Arbeitgeber für die Fahrten zur Arbeit (und zurück) einen Zuschusszum Fahrgeld, ist dies zunächst steuer- und sozialversicherungspflichtigerArbeitslohn. Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (einfacheEntfernung), kann das Fahrgeld jedoch pauschal mit einem Steuersatz von15 % versteuert werden. Die pauschale Besteuerung ist jedoch insoweit einge-schränkt, dass sie vom Arbeitgeber nur in dem Umfang durchgeführt werdendarf, wie der Mitarbeiter Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärunggeltend machen kann. Zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer ist der Solidari-tätszuschlag in Höhe von 5,5 % und ggf. die pauschale Kirchensteuer mit 4 %bis 7 % auf den Betrag der Lohnsteuer zu entrichten.

Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld? 4

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Beispiel:

Monika Waldmann erhält ein monatliches Bruttogehalt von 1.900 EUR. Fürden täglichen Weg zur Arbeit (27 km einfache Entfernung) erstattet ihr derArbeitgeber die Kosten für den öffentlichen Nahverkehr in Höhe von 54 EUR.Das Fahrgeld soll soweit wie möglich pauschal versteuert werden. DiePauschalsteuer trägt der Arbeitgeber. Außerdem zahlt er ihr einen Zuschussvon 14 EUR zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL). Den Zuschussüberweist er zusammen mit einem Eigenanteil von 26 EUR direkt an dieBausparkasse. Frau Waldmann ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse (KK)krankenversichert, der Beitragssatz soll 15,5 % betragen. Auf der Lohn-steuerkarte sind Steuerklasse I und die Konfession „rk“ vermerkt. DerFirmensitz ist in Baden-Württemberg. Frau Waldmann hat keine Kinder.Der Umlagesatz wird mit 1,9 % in der U1-Umlage und mit 0,2 % in derU2-Umlage angenommen.

4.7.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 1.900,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

+ Fahrgeld (pauschal versteuert – AG) 54,00 EUR

= Bruttolohn 1.968,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 1.914,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 1.914,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstab. f. 1.914,00 EUR bei Steuerklasse I) 197,33 EUR

+ Solidaritätszuschlag 10,85 EUR

+ Kirchensteuer (8 %) 15,78 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 223,96 EUR

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Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 1.914,00 EUR) 156,95 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.914,00 EUR)) 18,66 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 1.914,00 EUR) 4,79 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 1.914,00 EUR)) 187,57 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 1.914,00 EUR)) 28,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 396,68 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 1.968,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 223,96 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 396,68 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.307,36 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.968,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 374,66 EUR

+ Pauschale Lohnsteuer auf Fahrgeld 8,10 EUR

+ Pauschale Kirchensteuer auf Fahrgeld 0,48 EUR

+ Solidaritätszuschlag auf Fahrgeld 0,44 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.914,00 EUR) 36,37 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.914,00 EUR) 3,83 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.914,00 EUR) 0,77 EUR

= Gesamtbelastung 2.392,65 EUR

Entgeltabrechnung mit VL und Fahrgeld

Arbeitslohn sind alle Leistungen des Arbeitgebers in Geld oder Geldeswert.Nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, der nach Tabelle versteuert wird,gehören pauschal versteuerte Leistungen oder steuerfreie Lohnnebenleistun-gen. Vom steuerpflichtigen Arbeitslohn ist die Lohn- und Kirchensteuer zuermitteln. Die Höhe der Lohnsteuer bemisst sich nach den Besteuerungs-

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merkmalen des Arbeitnehmers. Steuermerkmale sind neben der Steuerklasse(I–VI) die Lohnsteuerfreibeträge, die Kirchenzugehörigkeit und eventuell zumHaushalt gehörende Kinder. Die Höhe der Kirchensteuer richtet sich nach demKirchensteuersatz im Bundesland des Arbeitgebersitzes (8 % oder 9 % desLohnsteuerbetrages). Im Beispiel wird mit dem Satz von 8 % für Baden-Würt-temberg gerechnet. Zusätzlich zur Lohn- und Kirchensteuer ist der Arbeitgeberverpflichtet, den Solidaritätszuschlag von 5,5 % auf den Lohnsteuerbetrag zuermitteln und im Direktabzug vom Bruttolohn abzuziehen.

Berechnungsgrundlage für die Beiträge zur Sozialversicherung ist das Arbeits-entgelt. Pauschal versteuerte Lohnbestandteile und sozialversicherungsfreieLeistungen des Arbeitgebers zählen nicht zum Arbeitsentgelt. Vom Arbeits-entgelt sind die Beiträge zur Sozialversicherung zu ermitteln. Sie werden je zurHälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen. Der Anteil des Arbeitgebersist mit dem vom Arbeitnehmer einbehaltenen Teil an die Krankenkasse desArbeitnehmers zu überweisen.

4.7.2 Steuerrechtliche AbzügeDie Arbeitnehmerin war im Abrechnungsmonat durchgehend beschäftigt. Fürdie Lohnsteuerermittlung sind 30 Steuertage bzw. die Monatslohnsteuertabelleanzuwenden. Die Lohnsteuer kann aus einer Tabelle oder mithilfe eines Lohn-steuerprogramms ermittelt werden. Frau Waldmann gehört einer kirchensteu-erberechtigten Glaubensgemeinschaft an. Aus dem Bundesland des Firmensit-zes (Baden-Württemberg) ergibt sich die Höhe der Kirchensteuer (8 %) auf denBetrag der Lohnsteuer. Das Fahrgeld von 54 EUR ist steuer- und sozialver-sicherungspflichtig. Im Beispiel wird jedoch von der Möglichkeit der pauscha-len Versteuerung Gebrauch gemacht. Der Zuschuss zu den vermögenswirk-samen Leistungen (14 EUR im Beispiel) unterliegt wie das Gehalt den Abzügenzur Lohn- und Kirchensteuer, dem Solidaritätszuschlag sowie den Sozialver-sicherungen.

Vermögenswirksame Leistungen

Spart der Arbeitnehmer aus Einmalzahlungen oder einen Teil des Nettolohnesin speziellen vermögenswirksamen Sparverträgen oder in Vermögensbetei-ligungen, kann er dafür im Rahmen seiner Einkommenssteuererklärung eineArbeitnehmer-Sparzulage erhalten. Die Sparzulage wird vom Finanzamt nurdann gewährt, wenn bestimmte Einkommenshöchstgrenzen nicht überschrit-ten werden. Entscheidend ist das zu versteuernde Einkommen im Kalenderjahr.

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Der Arbeitgeber ist nur noch insoweit eingebunden, als er die vermögenswirk-samen Leistungen für den Arbeitnehmer anlegen (überweisen) muss.

Achtung:

Nicht der Bruttoarbeitslohn, sondern die Summe der Einkünfte im Kalender-jahr abzüglich von Pauschalen und Freibeträgen ist für die Gewährung derSparzulage maßgebend. Wird diese Grenze überschritten, erhält der Arbeit-nehmer keine Sparzulage.

Für den Anspruch auf Sparzulage liegt seit 2009 die Höchstgrenze des zuversteuernden Einkommens bei:

J 20.000 EUR für Ledige undJ 40.000 EUR für Verheiratete.

Im Regelfall wird diese Einkommensgrenze bei einem jährlichen Bruttoarbeits-lohn von ca. 25.700 EUR bzw. ca. 51.400 EUR gemeinsames Einkommen beiVerheirateten erreicht. Für die Anwendung der Einkommensgrenze von 40000 EUR für Ehegatten ist allein maßgeblich, ob tatsächlich eine Zusammen-veranlagung durchgeführt wird. Aus diesem Grunde ist die 40.000-Euro-Grenzeauch bei der Zusammenveranlagung des überlebenden Ehegatten mit demverstorbenen Ehegatten im Todesjahr des Ehegatten anzuwenden.

Die Arbeitnehmer-Sparzulage beträgt 20 % für vermögenswirksame Leistun-gen auf einen Höchstbetrag von 400 EUR, wenn diese in Vermögensbetei-ligungen angelegt werden, d.h. auf:

J Sparverträge über Wertpapiere oder andere Vermögensbeteiligungen,J Wertpapier-Kaufverträge,J Beteiligungs-Verträge an Unternehmensbeteiligungen,J Beteiligungs-Kaufverträge.

Die Maximalförderung beträgt somit 80 EUR pro Jahr. Ist die Sparleistunggeringer als 400 EUR ergibt sich ein geringerer Förderbetrag. Wird die Grenzedes zu versteuernden Einkommens überschritten, erhält der Arbeitnehmer aufdie Vermögensbeteiligungen keine Sparzulage.

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Beispiel:

Ein Arbeitgeber bietet einmal jährlich seinen Mitarbeitern Aktien mit einemBörsenkurs in Höhe von 500 EUR zum Preis von 300 EUR an.

Beurteilung

Der geldwerte Vorteil aus der Vermögensbeteiligung beträgt 200 EUR und istnach § 3 Nr. 39 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei. Zusätzlich kannfür die Anlage ab 2009 die Sparzulage im Rahmen der Einkommensteuerer-klärung gewährt werden, sofern die Einkommensgrenzen eingehalten sind.

Achtung:

Die Steuerfreiheit für die vergünstigte Gewährung von Vermögensbetei-ligungen besteht nur, wenn diese zusätzlich und freiwillig zum Arbeitslohnbezahlt werden. Eine Umwandlung zu Lasten von laufendem Arbeitslohnführt zu einer Steuerpflicht. Die Steuerpflicht kann auch entstehen, wenndie Vermögensbeteiligung aus betrieblicher Übung zu leisten ist.

Zusätzlich kann der Mitarbeiter eine Arbeitnehmer-Sparzulage von 9 % fürvermögenswirksame Leistungen auf einen Höchstbetrag von 470 EUR erhal-ten, sofern die vermögenswirksame Leistung angelegt wird

J nach dem Wohnungsbau-Prämiengesetz (§ 2 Abs. 1 Nr. 4 VermBG; Ab-schnitt 9) oder

J für den Bau, den Erwerb, den Ausbau, die Erweiterung oder die Entschuldungeines Wohngebäudes genutzt wird.

Für den Anspruch auf diese Sparzulage liegt die Höchstgrenze des jährlich zuversteuernden Einkommens bei:

J 17.900 EUR für Ledige undJ 35.800 EUR für Verheiratete.

Wird die Grenze des zu versteuernden Einkommens in der Einkommensteuerer-klärung überschritten, besteht kein Anspruch auf die staatliche Sparzulage. DieSparzulage von maximal 42,30 EUR pro Jahr wird nur für vermögenswirksame

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Leistungen in Bausparverträgen gewährt. Die Sparzulage bezahlt nicht derArbeitgeber, sondern der Mitarbeiter erhält sie im Erstattungsverfahren vomFinanzamt über seine Einkommensteuererklärung. Im Übrigen sind vermögens-wirksame Leistungen nicht auf den zulagefähigen Höchstbetrag von 470 EURbeschränkt. Vermögenswirksame Leistungen liegen deshalb auch insoweit vor,als der begünstigte Höchstbetrag (400 EUR bzw. 470 EUR) überschritten wirdoder der Anspruch auf Arbeitnehmer-Sparzulage nicht besteht, weil das Ein-kommen des Arbeitnehmers die Einkommensgrenze übersteigt. Spart der Ar-beitnehmer über diesen Höchstbetrag hinaus, erhält er also für die zusätzlicheSparsumme keine Sparzulagen.

Ein Arbeitnehmer, der beide Sparformen voll nutzt (Bausparen und Erwerb vonBeteiligungen), kann somit bis zu 122,30 EUR Sparzulage pro Jahr erhaltensofern er 870 EUR in unterschiedliche Sparformen anlegt. Die höchstmöglicheArbeitnehmer-Sparzulage kann nur erhalten, wer sowohl in Vermögensbetei-ligungen als auch in Bausparen bzw. in Anlagen für den Wohnungsbau anlegt.Dies bedingt zwei Anlageverträge. Da nur Zahlungen durch den Arbeitgeber mitZulage begünstigt sind, muss dieser zwei Verträge bedienen.

Die Sparzulage wird erst nach Ablauf einer Sperrfrist ausgezahlt. Das bedeutet,dass der Arbeitnehmer die Gewährung der Sparzulage wie bisher im Rahmenseiner Einkommensteuererklärung jährlich beantragen muss. Sie wird ihmjedoch erst nach Ablauf der Sperrfrist (in der Regel 7 Jahre) ausgezahlt. Wurdendie vermögenswirksamen Leistungen auf einen Bausparvertrag eingezahlt undwird dieser zugeteilt, so wird die Sparzulage bei Zuteilung des Bausparvertragsausgezahlt. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Sparzulage, muss er sich dieHöhe des Anlagebetrages von seinem Kreditinstitut bescheinigen lassen.

Vermögenswirksame Leistungen nach dem 5. Vermögensbildungsgesetz kön-nen für alle Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitsrechts erbracht werden, gleich-gültig, ob sie beschränkt oder unbeschränkt steuerpflichtig sind. Der Arbeit-nehmer kann vermögenswirksame Leistungen auf Verträge anlegen lassen, dievon seinem Ehegatten abgeschlossen wurden. Dies gilt auch für Verträge vonKindern des Arbeitnehmers, solange die Kinder zu Beginn des Kalenderjahres, indem die vermögenswirksame Leistung erbracht wird, das 17. Lebensjahr nochnicht vollendet haben. Der Arbeitgeber darf also in den genannten Fällen dievermögenswirksamen Leistungen seines Arbeitnehmers auf Verträge überwei-sen, die auf den Namen des Ehegatten oder eines Kindes lauten.

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Fahrgeld

Wird Fahrgeld als Ersatz für die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder mitdem privaten Pkw gewährt, ist es steuer- und sozialversicherungspflichtigerArbeitslohn. Der Arbeitgeber kann das Fahrgeld jedoch insoweit mit 15 %pauschal versteuern, wie der Arbeitnehmer Werbungskosten in seiner Einkom-mensteuererklärung geltend machen kann. Das bedeutet, der Arbeitnehmerkann in 2012 für die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätteab dem 1. Kilometer pro Kilometer folgende Werbungskosten geltend machen:

pro km = 0,30 EUR

Zusätzlich gilt für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln ein Höchstbetragvon 4.500 EUR pro Jahr als Werbungskostenansatz.

Die Werbungskosten sind mit der Anzahl der Arbeitstage pro Monat zu multi-plizieren. Der sich ergebende Betrag ist die Obergrenze für das Fahrgeld, wennes pauschal versteuert werden soll. Wird ein höheres Fahrgeld bezahlt, unter-liegt der übersteigende Betrag der Lohnsteuer entsprechend der Monatslohn-steuertabelle. Würde Frau Waldmann im Beispiel kein Fahrgeld für den Weg zurArbeit erhalten, könnte sie arbeitstäglich folgende Werbungskosten in derEinkommensteuererklärung geltend machen:

27 km · 0,30 EUR = 8,10 EUR

Bei täglicher Nutzung des Fahrzeugs kann von 15 Arbeitstagen im Monatohne weiteren Nachweis ausgegangen werden. Somit können im Beispielmonatlich 121,50 EUR als Werbungskosten geltend gemacht werden. Zahltder Arbeitgeber Fahrgeld für Fahrten mit dem privaten Pkw, kann er maximaldiesen Betrag mit 15 % Pauschalsteuer der Lohnsteuer unterziehen. Übersteigtder Fahrgeldzuschuss die potentiellen Werbungskosten, ist die Differenz wiederdem Arbeitslohn des Arbeitnehmers zuzurechnen. Kann der Arbeitgeber, zumBeispiel durch einen Zeitnachweis, nachweisen, dass an mehr als 15 Tagen imMonat gearbeitet wurde, ist eine höhere Pauschalierung (z.B. 18 Tage) möglich.Aus der Aufzeichnung müssen jedoch Urlaub, Krankheit, Feiertage und sonstigeFehlzeiten hervorgehen. Im Beispiel erhält Frau Waldmann 54,00 EUR Fahr-gelderstattung vom Arbeitgeber. Das Fahrgeld liegt unter dem steuerbarenHöchstbetrag von 121,50 EUR und kann vollständig pauschal versteuert wer-den. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer in der Einkommensteuererklärungdie Differenz zum Höchstbetrag (67,50 EUR/Monat) als Werbungskosten gel-tend machen.

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Wird der Werbungskostenanteil des Fahrgeldzuschusses durch den Arbeitgeberpauschal versteuert, ist dieser Betrag von Beiträgen zu den Sozialversicherun-gen befreit.

Im Beispiel wird das Fahrgeld pauschal versteuert. Bei einer pauschalen Ver-steuerung entstehen zunächst als Arbeitgeberbelastung zusätzlich:

Übersicht Pauschalsteuern bei Fahrgeld

Pauschale Lohnsteuer (15 % auf 54 EUR) 8,10 EUR

+ Pauschale Kirchensteuer (6,0 % auf 8,10 EUR) 0,48 EUR

+ Pauschaler Solidaritätszuschlag (5,5 % auf 8,10 EUR) 0,44 EUR

= Summe Pauschalsteuern 9,02 EUR

Berechnung der Pauschalsteuern bei Fahrgeld

Für die Kirchensteuer ist der pauschale Kirchensteuersatz anzuwenden. Dieserunterscheidet sich von Bundesland zu Bundesland. Im Beispiel wird derpauschale Kirchensteuersatz für Baden-Württemberg (6 %) unterstellt. Zu-sätzlich wird im Beispiel davon ausgegangen, dass der Arbeitgeber die pau-schalen Steuern trägt. Im Gegenzug spart der Arbeitgeber bei einer pauschalenVersteuerung den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen auf denBetrag des pauschal versteuerten Fahrgelds:

Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge ohne pauschale Versteuerung

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (7,3 % von 54 EUR) 3,94 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 54 EUR)) 0,53 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 54 EUR)) 5,29 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 54 EUR)) 0,81 EUR

= Summe Arbeitgeberanteil Sozialversicherungen 10,57 EUR

Mehrbelastung durch Sozialversicherungsbeiträge ohne pauschale Versteuerung

Wird das Fahrgeld nicht pauschale versteuert, sondern wie Arbeitslohn derLohnsteuer nach der Lohnsteuertabelle unterworfen, entfällt die Sozialver-sicherungsfreiheit. Zusätzlich hat der Arbeitgeber bei Pauschalversteuerung

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die Möglichkeit die pauschalen Steuern im Innenverhältnis auf den Arbeitneh-mer zu überwälzen. In diesem Fall wird der Gesamtbetrag von 9,02 EUR alsNettoabzug vom Auszahlungsbetrag an den Mitarbeiter abgezogen.

4.7.3 SozialversicherungsbeiträgeDie Zuschüsse zur Vermögensbildung durch den Arbeitgeber und der Zuschusszum Fahrgeld unterliegen grundsätzlich den Beiträgen zu den Sozialversiche-rungen. Wird der Zuschuss zur VWL in eine betriebliche Altersvorsorge ein-bezahlt, bleibt diese beitragsfrei, sofern der Höchstbetrag von 2.688 EUR proJahr (in 2012) nicht überschritten wird. Der Fahrgeldzuschuss ist nur in Höhedes pauschal versteuerten Anteils beitragsfrei. Die Beiträge zu den Sozial-versicherungen ergeben sich als prozentualer Anteil vom Arbeitsentgelt. ImUnterschied zu den steuerlichen Abzügen ist dem Arbeitnehmer nur der halbeBeitrag vom Bruttolohn abzuziehen. Die zweite Hälfte muss der Arbeitgeberzusätzlich zum Bruttolohn leisten.

Eine Ausnahme besteht in der Pflegeversicherung. Kinderlose Arbeitnehmermüssen einen Zuschlag von 0,25 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts alsZuschlag zur Pflegeversicherung entrichten, sofern sie 23 Jahre oder älter sindund nach 1940 geboren wurden. Beitragspflichtig ist nur der Arbeitnehmer –ein Arbeitgeberanteil besteht nicht. Keine Beitragspflicht besteht, wenn derArbeitnehmer privat krankenversichert ist oder nachweisen kann, dass er Kinderbzw. Adoptivkinder hat oder hatte. Die Nachweispflicht obliegt dem Arbeit-nehmer, ohne Nachweis muss der Arbeitgeber den Zuschlag zur Pflegever-sicherung berechnen und abführen. Für Arbeitnehmer, die unter 23 Jahre oderim laufenden Abrechnungsmonat Eltern geworden sind, gilt die Befreiung vonder Zuschlagspflicht ab dem Monat des Nachweises. Für alle gesetzlichkrankenversicherte Arbeitnehmer gilt ein Zuschlag zur Krankenversicherung inHöhe von 0,9 % des krankenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts. DerZuschlag ist seit 2009 im Gesamtbeitrag zur Krankenversicherung von 15,5 %enthalten. Die Aufteilung des Gesamtbeitrags ist jedoch 7,3 % Arbeitgeberbei-trag und 8,2 % Arbeitnehmerbeitrag.

Der pauschal versteuerte Anteil des Fahrgelds unterliegt nicht den Beiträgen zuden Sozialversicherungen. Es entstehen weder ein Arbeitgeber- noch einArbeitnehmeranteil. Auf einen gegebenenfalls steuerpflichtigen Teil des Fahr-gelds wären Beiträge zu allen Zweigen der Sozialversicherung zu entrichten.Ausnahmen bestehen, wenn der Arbeitnehmer in einem oder mehreren Ver-

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sicherungszweigen von der Beitragspflicht befreit ist – z.B. Arbeitnehmer über65 Jahre.

4.7.4 ArbeitgeberbelastungDie Überweisung der Sparrate an die Bausparkasse erfolgt in der Regelzusammen mit dem Zahllauf der Lohnzahlung. Der Arbeitnehmer muss dasBestehen eines vermögenswirksamen Sparvertrages nachweisen und die Bank-verbindung mitteilen. Der Arbeitgeber überweist monatlich die Sparrate desMitarbeiters und ggf. den Arbeitgeberzuschuss zu den vermögenswirksamenLeistungen auf den Sparvertrag.

Die Aufteilung des Fahrgeldes in steuerpflichtig und pauschal versteuert mussmit dem Mitarbeiter geklärt werden. Die Abwälzung der pauschalen Steuernauf den Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber entscheiden. Der Arbeitnehmer hatjedoch einen Anspruch auf eine Abrechnung der Brutto-Nettobezüge. AufWunsch des Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Abrechnungund die Zusammensetzung der Abzüge zu erläutern. Wird das Fahrgeld pau-schal versteuert, ist der pauschale Anteil in Zeile 18 auf der Lohnsteuer-bescheinigung des Arbeitnehmers getrennt auszuweisen.

Zusätzlich zum Bruttolohn, dem Zuschuss zur Vermögensbildung und demFahrgeldzuschuss entstehen bei einer pauschalen Versteuerung des Fahrgeldsfolgende Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen:

Übersicht Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (7,3 % von 1.914,00 EUR) 139,72 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.914,00 EUR)) 18,66 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 von 1.914,00 EUR)) 187,57 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 von 1.914,00 EUR)) 28,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 374,66 EUR

Berechnung der Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen

Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld? 4

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Achtung:

In den Sozialversicherungsbeiträgen für den Arbeitgeber ist nicht der Zu-schlag für die Pflegeversicherung enthalten. Dieser ist nur vom Arbeitneh-mer zu tragen.

Für den Arbeitgeber ergibt sich im Beispiel folgende Arbeitgeberbelastung:

Arbeitgeberbelastung

Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.968,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 374,66 EUR

+ Pauschale Lohnsteuer auf Fahrgeld 8,10 EUR

+ Pauschale Kirchensteuer auf Fahrgeld 0,48 EUR

+ Solidaritätszuschlag auf Fahrgeld 0,44 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.914,00 EUR) 36,37 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.914,00 EUR) 3,83 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.914,00 EUR) 0,77 EUR

= Gesamtbelastung 2.392,65 EUR

Übersicht: Arbeitgeberbelastung bei pauschalem Fahrgeld

In der Arbeitgeberbelastung wird unterstellt, dass es sich um einen Betrieb mitnicht mehr als 30 in Vollzeit beschäftigten Arbeitnehmern handelt und dieUmlage U1 zu entrichten ist. Diese entfällt für Betriebe mit mehr als 30Vollzeitkräften. Die Umlage U2 ist von der Firmengröße unabhängig. DerBeitragssatz zu den Umlagekassen ist ebenfalls ein Annahmewert. Er istabhängig von der Krankenkasse bei der der Mitarbeiter krankenversichert ist.Seit 2009 müssen alle Unternehmen (mit wenigen Ausnahmen) zusätzlich dieInsolvenzumlage entrichten und auf dem Beitragsnachweis an die Kranken-kasse melden. In 2012 wurde der Beitragssatz auf 0,04 % des Arbeitsentgeltserhöht.

Für Arbeitnehmer im Bau- und im Baunebengewerbe sind zusätzlich derBeitrag zur ZVK und die pauschale Lohnsteuer auf die Beiträge zu berück-

4 Die Lohnabrechnung

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sichtigen. Neben der monatlichen Belastung fallen jährliche Beiträge zurBerufsgenossenschaft und unter Umständen eine Schwerbehindertenabgabean.

Übernimmt der Arbeitgeber die Pauschalsteuern auf das Fahrgeld, entstehenzusätzlich als Arbeitgeberbelastung 15 % pauschale Lohnsteuer auf den Betragdes Fahrgelds sowie 5,5 % Solidaritätszuschlag auf den Betrag der pauschalenLohnsteuer. Bei Kirchensteuerpflicht können zwischen 4 % und 7 % pauschaleKirchensteuer auf den Betrag der Pauschalsteuer als zusätzliche Belastungentstehen. Diese pauschalen Steuern könnten jedoch durch einen Nettoabzugauf den Arbeitnehmer überwälzt werden.

4.8 Hat der Arbeitnehmer Kinder?Hat der Arbeitnehmer Kinder und sind diese im Abschnitt I auf der Lohn-steuerkarte/Ersatzbescheinigung eingetragen, müssen die Kinderfreibeträge beider Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages berücksichtigtwerden. Seit dem 2010 dürfen für jedes Kind jährlich 7.008 EUR (monatlich584 EUR) vom steuerpflichtigen Arbeitslohn abgezogen werden. Die Kirchen-steuer und der Solidaritätszuschlag ergeben sich prozentual vom Betrag derLohnsteuer. Freibeträge für Kinder sind jedoch nicht mehr bei der Ermittlungder Lohnsteuer zu berücksichtigen. Durch diese Regelung lassen sich beisteuerrechtlich eingetragenen Kindern die Kirchensteuer und Solidaritäts-zuschlag nicht mehr direkt aus dem Betrag der Lohnsteuer errechnen. Für dieErmittlung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages ist bei lohnsteu-erlich bescheinigten Kindern eine „Schattenrechnung“ unter Berücksichtigungder Kinderfreibeträge durchzuführen. Auf die fiktive Lohnsteuer, unter Berück-sichtigung der Kinderfreibeträge, sind dann der Solidaritätszuschlag mit 5,5 %und die Kirchensteuer mit 8 % bzw. 9 % zu bilden. Der Kinderfreibetrag sowiedie Freibeträge für Betreuungs-, Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf sindbereits in die Lohnsteuertabellen eingearbeitet.

Beispiel:

Frau Monika Waldmann hat Steuerklasse III und zwei Kinderfreibeträge aufder Steuerkarte eingetragen. Das monatliche Bruttogehalt beträgt1.900 EUR. Außerdem zahlt der Arbeitgeber ihr einen Zuschuss von 14 EUR

Hat der Arbeitnehmer Kinder? 4

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zu den vermögenswirksamen Leistungen. Er überweist den monatlichenEigenanteil von 26 EUR zusammen mit dem Zuschuss an die Bausparkasse.Der Betrag wird gleich vom Nettoverdienst abgezogen. Frau Waldmann istbei einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert, mit einem Beitrags-satz von 15,5 %. Sie gehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubens-gemeinschaft an und der Firmensitz ist in Hamburg. Das Unternehmennimmt am Umlageverfahren U1 teil. Die Umlagen werden mit 1,9 % in derUmlagekasse U1 und 0,2 % in der Umlagekasse U2 angenommen.

4.8.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 1.900,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

= Bruttolohn 1.914,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 1.914,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 1.914,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 1.914 EUR bei Steuerkl. III) 25,83 EUR

+ Solidaritätszuschlag 0,00 EUR

+ Kirchensteuer 0,00 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 25,83 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 1.914,00 EUR) 156,95 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.914,00 EUR)) 18,66 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 1.914,00 EUR)) 187,57 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 1.914,00 EUR)) 28,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 391,89 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Gesamtabrechnung

Bruttolohn 1.914,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 25,83 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 391,89 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.456,28 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.914,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 374,66 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.914,00 EUR) 36,37 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.914,00 EUR) 3,83 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.914,00 EUR) 0.77 EUR

= Gesamtbelastung 2.329,63 EUR

Entgeltabrechnung mit Kinderfreibeträgen

In der Entgeltabrechnung ist für die Ermittlung der Kirchensteuer und desSolidaritätszuschlages eine Schattenrechnung auf Basis des um zwei Kinder-freibeträge gekürzten Arbeitslohns durchzuführen.

4.8.2 Steuerrechtliche AbzügeKirchensteuer

Die Kirchensteuer ergibt sich als Prozentsatz auf den Betrag der Lohnsteuer. DieHöhe richtet sich nach dem Bundesland des Firmensitzes, im Beispiel Hamburg(9 %). Grundsätzlich wären als Kirchensteuer anzusetzen:

Betrag der Lohnsteuer · Kirchensteuersatz = Kirchensteuer

25,83 EUR · 9 % = 2,32 EUR

Für die Ermittlung der Kirchensteuer sind Steuerfreibeträge für Kinder zuberücksichtigen. Der Ansatz von Kinderfreibeträgen richtet sich nach den aufder Lohnsteuerkarte eingetragenen Kindern. Für jedes Kind kann pro Jahr einKinderfreibetrag von 7.008 EUR berücksichtigt werden. Pro Monat ergibt sich

Hat der Arbeitnehmer Kinder? 4

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somit bei zwei Kindern ein Freibetrag von 1.168 EUR ((7.008 EUR : 12) · 2). DerFreibetrag kann nicht rückwirkend für beschäftigungslose Monate geltendgemacht werden. Eine Verrechnung erfolgt im Rahmen des Einkommensteuer-jahresausgleichs. Der Kinderfreibetrag ist für die Berechnung der Kirchensteuervom Arbeitslohn abzuziehen. Nur der sich ergebende „fiktive Arbeitslohn“ wirddann der Lohnsteuer unterworfen. Im Beispiel ist also zunächst die Lohnsteuerfür einen fiktiven Arbeitslohn von 746 EUR (1.914 EUR – 1.168 EUR) beiSteuerklasse III zu ermitteln. Nach der Monatslohnsteuertabelle fällt für diesenArbeitslohn in Steuerklasse III keine Lohnsteuer und somit auch keine Kirchen-steuer an. In verschiedenen Bundesländern gibt es eine weitere kirchensteuer-liche Besonderheit – eine Mindestkirchensteuer. Die Mindestkirchensteuer wirdin diesen Ländern immer dann erhoben, wenn die sich aus der Lohnsteuerergebende Kirchensteuer unter einem Mindestbetrag liegt. Dies gilt auch, wennsich aufgrund von Kinderfreibeträgen eine „fiktive Lohnsteuer“ und somit einekleine Kirchensteuer ergibt. In den Bundesländern Hamburg, Niedersachsen,Sachsen, Sachsen-Anhalt, Mecklenburg-Vorpommern, Schleswig-Holstein undThüringen liegt dieser Mindestbetrag bei 0,30 EUR pro Monat, im BundeslandHessen 0,15 EUR pro Monat. Im Beispiel ist der Betrag der Lohnsteuer unterBerücksichtigung der Kinderfreibeträge 0 EUR und somit ist keine Mindest-betrag von 0,30 EUR anzusetzen.

Solidaritätszuschlag

Der Solidaritätszuschlag berechnet sich als prozentualer Anteil auf den Betragder Lohnsteuer.

Bei einem Bruttolohn von 1.914 EUR ergibt sich im Beispiel eine Lohnsteuervon 25,83 EUR bei Steuerklasse III. Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 % aufden Betrag der Lohnsteuer, also 1,42 EUR.

Auch für den Solidaritätszuschlag gilt, wie für die Kirchensteuer, dass Kinder-freibeträge bei der Berechnung zu berücksichtigen sind. Im Beispiel ergibt sichunter Berücksichtigung von zwei Kinderfreibeträgen ein „fiktiver Arbeitslohn“von 746 EUR (1.914 EUR – 1.168 EUR Kinderfreibeträge für 2 Kinder). In derSteuerklasse III beträgt die Lohnsteuer für 746 EUR nach der Monatslohn-steuertabelle 0 EUR, und somit fällt auch kein Solidaritätszuschlag an.

Bei der Ermittlung des Solidaritätszuschlags gilt es zusätzlich eine Besonder-heit zu berücksichtigen. Solidaritätszuschlag wird erst dann erhoben, wenn diesich aus dem fiktiven Arbeitslohn ergebende Lohnsteuer einen bestimmtenBetrag übersteigt. Dieser Grenzbetrag ist außerdem von der Lohnsteuerklasse

4 Die Lohnabrechnung

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abhängig. Die folgende Tabelle zeigt die Grenzbeträge abhängig von derSteuerklasse.

Übersicht Freigrenzen für den Solidaritätszuschlag

Steuerklasse I, II, IV, V, VI Steuerklasse III

972,00 EUR jährliche Lohnsteuer 1.944,00 EUR jährliche Lohnsteuer

81,00 EUR monatliche Lohnsteuer 162,00 EUR monatliche Lohnsteuer

2,70 EUR tägliche Lohnsteuer 5,40 EUR tägliche Lohnsteuer

Grenzen (Nullzone) für den Solidaritätszuschlag

Die Lohnsteuergrenze, bis zu der kein Solidaritätszuschlag entsteht, liegt in denSteuerklassen I, II, IV, V, VI bei 972 EUR (jährlich), in der Steuerklasse III bei1.944 EUR (§ 3 Abs. 3 Solidaritätszuschlagsgesetz). Der Bereich von 0 EURLohnsteuer bis zum Grenzbetrag wird Nullzone genannt. Liegt die Lohnsteuerunter Berücksichtigung von Kinderfreibeträgen in der Nullzone, fällt keinSolidaritätszuschlag an, obwohl vom Arbeitnehmer Lohnsteuer gezahlt werdenmuss. Die tägliche Lohnsteuerberechnung bzw. der tägliche Grenzbetrag istanzusetzen, wenn der Arbeitnehmer kürzer als einen Kalendermonat beschäf-tigt war bzw. während eines Kalendermonats in das Unternehmen ein- oderaustritt. In diesem Fall ist der Grenzbetrag mit der Anzahl der beschäftigtenKalendertage des Abrechnungsmonats zu multiplizieren.

Beispiel:

Frau Waldmann hat im aktuellen Monat ein laufendes Gehalt von2.700 EUR. Sie hat Steuerklasse III und keine Kinder. Für den Solidaritäts-zuschlag ergibt sich folgende Berechnung:

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.700,00 EUR

Lohnsteuer bei Steuerklasse III/keine Kinder 170,83 EUR

Steuerfreigrenze für Solidaritätszuschlag bei 30 St.-Tagen 162,00 EUR

= Solidaritätszuschlag 1,76 EUR

Hat der Arbeitnehmer Kinder? 4

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Wären zusätzlich Kinder zu berücksichtigen, ist zunächst die „fiktive Lohn-steuer“ unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge zu ermitteln unddarauf ist dann die „Freigrenze“ anzuwenden.

Übersteigt die einzubehaltende Lohnsteuer die oben genannten Freigrenzen, sowird der Solidaritätszuschlag nicht sofort in voller Höhe erhoben. Nach § 3Abs. 5 des Solidaritätszuschlagsgesetzes gilt vielmehr eine Gleitregelung. Ineinem Übergangsbereich darf der Solidaritätszuschlag 20 % der Differenzzwischen der Lohnsteuer und der Freigrenze nicht übersteigen. Der Übergangs-bereich wird oft als Einschleifungsbereich bezeichnet. Im Beispiel liegt dieLohnsteuer mit 170,83 EUR über dem Freibetrag von 162 EUR. Der Solidaritäts-zuschlag ermittelt sich dann aus:

5,5 % Solidaritätszuschlag auf 170,83 EUR = 9,39 EUR

höchstens jedoch 20 % von (170,83 EUR – 162 EUR ) = 1,76 EUR

Auf die Lohnsteuer von 170,83 EUR wäre also nicht ein Solidaritätszuschlagvon 9,39 EUR zu erheben, sondern nur von 1,76 EUR. Bei der Berechnung desSolidaritätszuschlages bleiben nach § 4 Satz 2 SolidaritätszuschlagsgesetzCent-Bruchteile unberücksichtigt.

Achtung:

Die Werte im Beispiel beziehen sich auf einen ganzen Abrechnungsmonat.Ist der Arbeitnehmer nur einen anteiligen Monat durchgängig beschäftigt,sind die täglichen Freigrenzen für den Solidaritätszuschlag zu berücksichti-gen.

4.8.3 SozialversicherungsbeiträgeKinderfreibeträge haben keinerlei Auswirkungen auf das beitragspflichtigeArbeitsentgelt und somit auch nicht auf die Beiträge zur Kranken-, Pflege-,Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Gesamtbeiträge zur Pflege- Ren-ten- und Arbeitslosenversicherung werden je zur Hälfte vom Arbeitnehmer undvom Arbeitgeber getragen. Bemessungsgrundlage ist das beitragspflichtigeArbeitsentgelt. In der Entgeltabrechnung wird nur der Arbeitnehmeranteilausgewiesen. Seit der �nderung des Gesundheitsfonds trägt der Arbeitgeber

4 Die Lohnabrechnung

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7,3 % des Arbeitsentgelts und der Arbeitnehmer 8,2 % des Entgelts als Kran-kenkassenbeitrag (15,5 %). Der Gesamtbeitrag aus Arbeitnehmer- und Arbeit-geberanteil erscheint auf dem Beitragsnachweis und wird im Zahlungsverkehran die Krankenkasse berücksichtigt.

Ein Zuschlag zur Pflegeversicherung ist im Beispiel aufgrund der zwei Kinderauf der Lohnsteuerkarte nicht zu berücksichtigen. Wäre der Arbeitnehmerkinderlos, müsste zusätzlich 0,25 % des Arbeitsentgelts als Zuschlag zurPflegeversicherung berechnet werden. Dieser Zusatzbeitrag entsteht nur fürden Arbeitnehmer – ein Arbeitgeberanteil ist nicht zu ermitteln.

4.8.4 ArbeitgeberbelastungDer Arbeitgeber überweist den Sparbetrag zur Vermögensbildung zusammenmit seinem Zuschuss an die Bausparkasse. Den Gesamtbetrag (40 EUR imBeispiel) zieht er direkt vom Auszahlungsbetrag ab.

Das Kindergeld wird nicht mehr durch den Arbeitgeber ausgezahlt. Arbeitneh-mer mit Kindern erhalten von der Kindergeldkasse eine Aufforderung zurAngabe der Bankverbindung, auf die das Kindergeld direkt überwiesen wird.Das Kindergeld beträgt seit 2010 für die ersten beiden Kinder 184 EUR und fürdas dritte Kind 190 EUR. Für das 4. und jedes weitere Kind liegt das Kindergeldbei 215 EUR pro Monat. Die Höhe des Kindergeldes beträgt seit 2010:

Übersicht Staffelung des Kindergelds

Kinder Kindergeld von der Kindergeldkasse

1. Kind 184 EUR

2. Kind 184 EUR

3. Kind 190 EUR

4. Kind und jedes weitere 215 EUR

Kindergeld pro Kind seit 1.1.2010

Das Kindergeld wird nur bis maximal zum 25. Lebensjahr gewährt. Seit 2007wird zusätzlich ein einkommensabhängiges Elterngeld gezahlt. Dafür entfälltdas bis dahin gezahlte Erziehungsgeld von 300 EUR, welches an einkommens-schwache Eltern bis zu 24 Monate gezahlt wurde. Das Elterngeld wird an Vaterund Mutter für maximal 14 Monate gezahlt, beide können den Zeitraum frei

Hat der Arbeitnehmer Kinder? 4

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untereinander aufteilen. Ein Elternteil kann höchstens zwölf Monate alleinnehmen, zwei weitere Monate sind als Option für den anderen Partner reser-viert. Ersetzt werden 67 Prozent des wegfallenden bereinigten Nettoeinkom-mens, maximal 1.800 EUR im Monat. Das Mindestelterngeld, das Eltern erhal-ten, die vor der Geburt des Kindes nicht erwerbstätig waren, beträgt 300 EUR.Zuständige Antragsstelle ist in der Regel das Einwohnermeldeamt. Das Eltern-geld wird nicht über die Gehaltabrechnung ausbezahlt, es ist bei der Kinder-geldkasse zu beantragen.

Im Beispiel ist der Sozialversicherungsbeitrag des Arbeitgebers geringer als derdes Arbeitnehmers, da der Arbeitgeber einen 0,9 % niedrigeren Beitrag zurKrankenversicherung entrichtet.

Arbeitgeberbelastung

Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.914,00 EUR

Krankenversicherung (7,3 % von 1.914,00 EUR) 139,72 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.914,00 EUR)) 18,66 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 1.914,00 EUR)) 187,57 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 1.914,00 EUR)) 28,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 374,66 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.914,00 EUR) 36,37 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.914,00 EUR) 3,83 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.914,00 EUR) 0,77 EUR

= Gesamtbelastung 2.329,63 EUR

Arbeitgeberbelastung bei Kinderfreibeträgen

In der Arbeitgeberbelastung sind zusätzlich die Beiträge zu den UmlagekassenU1/U2 berücksichtigt. Handelt es sich um ein Unternehmen mit mehr als 30 inVollzeit beschäftigten Personen, entfällt die U1-Umlage als Arbeitgeberbelas-tung. Die U2-Umlage ist jedoch für alle Mitarbeiter zu ermitteln und derzuständigen Annahmestelle zu melden. Die Beitragssätze zu den Umlagekassenunterscheiden sich von Krankenkasse zu Krankenkasse. Die Werte im Beispielsind Annahmewerte. Neben den Umlagen ist zusätzlich die Insolvenzumlage zu

4 Die Lohnabrechnung

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ermitteln, an die Krankenkasse des Arbeitnehmers abzuführen und im Beitrags-nachweis unter dem Beitragsgruppenschlüssel 0050 zu melden.

Weiterhin fallen für Arbeitnehmer im Bau- und im Baunebengewerbe Beiträgezur ZVK (Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit, mit Sitz in Wiesbaden) unddie pauschale Lohnsteuer auf die Beiträge an. Neben der monatlichen Belas-tung fallen jährliche Beiträge zur Berufsgenossenschaft und unter Umständeneine Schwerbehindertenabgabe sowie ggf. Beiträge zur Künstlersozialversiche-rung an.

4.9 Erhält der Arbeitnehmer Erstattungen fürDienstreisen?

Die meisten Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträge seheneine Regelung für die Erstattung der Kosten, die dem Arbeitnehmer im Rahmeneiner auswärtigen Beschäftigung entstehen, vor. Diese so genannten Reise-kostenerstattungen sind in bestimmtem Umfang steuerfreier und sozialver-sicherungsfreier Nettolohn (vgl. § 3 Nr. 16 EStG). Erstattet der Arbeitgeber dieKosten der Reisetätigkeit nicht, besteht für den Mitarbeiter die Möglichkeitentsprechende Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltendzu machen.

Die Erstattung von Reisekosten ist grundsätzlich bei einer beruflichen Aus-wärtstätigkeit des Arbeitnehmers möglich. Unter dem Begriff „Auswärts-tätigkeit“ sind Dienstreise, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit zusammenge-fasst. Nimmt der Mitarbeiter im Auftrag des Arbeitgebers eine Reise vor, sokann dieser die entstandenen Kosten für Fahrt, Übernachtung und sonstigeReisespesen in vollem Umfang steuerfrei ersetzen. Hat der Arbeitnehmer dieReise mit seinem eigenen Pkw durchgeführt, dürfen 0,30 EUR pro gefahrenenKilometer erstattet werden. War der Arbeitnehmer während der Dienstreisenicht in einem Hotel, sondern privat untergebracht, kann ggf. eine Pauschalevon 20 EUR pro Inlandsübernachtung steuerfrei ersetzt werden.

Für Dienstreisen ins Ausland gelten pro Land unterschiedliche Übernachtungs-pauschalen. Zusätzlich darf der Arbeitgeber bei Dienstreisen von mehr als8 Stunden einen steuerfreien Zuschuss zur Verpflegung des Arbeitnehmersbezahlen. Diese so genannte Verpflegungspauschale staffelt sich nach derDauer der Reise. Für eine Dienstreise im Inland können Verpflegungsmehr-

Erhält der Arbeitnehmer Erstattungen für Dienstreisen? 4

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aufwendungen bis zu folgenden Beträgen pro Kalendertag steuer- und sozial-versicherungsfrei erstattet werden:

J 24 EUR bei einer Abwesenheit von 24 StundenJ 12 EUR bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mehr als

14 StundenJ 6 EUR bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mehr als

8 Stunden

Maßgebend ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßi-gen Arbeitsstätte. Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrereDienstreisen durch, können die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertagzusammengerechnet werden.

Achtung:

Maßgeblich für die Höhe der steuerfreien Verpflegungspauschale ist dieAbwesenheit an jedem einzelnen Kalendertag. Ist der Arbeitnehmer bei-spielsweise vom 18:00 Uhr bis 24:00 Uhr und am nächsten Tag von 0:00 Uhrbis 7:30 Uhr auf Dienstreise ist keine steuerfreie Verpflegungspauschalemöglich. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer seineWohnung bzw. sein regelmäßige Arbeitsstätte erreicht.

Legt der Arbeitnehmer eine Hotelrechnung vor, umfasst diese in der Regel auchdie Kosten für ein Frühstück. Diese Kosten müssen herausgerechnet werden, daes sich hierbei um einen geldwerten Vorteil handelt. Weist die Hotelrechnungnur einen Gesamtbetrag – Unterkunft mit Frühstück – aus, so ist für dasFrühstück der Erstattungsbetrag um 20 % der Verpflegungspauschale zukürzen. Bemessungsgröße ist der Verpflegungssatz am Unterkunftsort für eine24-stündige Abwesenheit – in Deutschland also 20 % von 24 EUR =4,80 EUR.45 Die Kürzung der Erstattung ist auch dann anzusetzen, wenn derArbeitnehmer steuerlich keine Verpflegungspauschale erhalten kann, weil seineReise an einem Tag weniger als 8 Stunden gedauert hat.

4 Die Lohnabrechnung

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45 Mit dem Wachstumsbeschleunigungsgesetz vom 18.12.2009 wurde eine Herabsetzung der Umsatzsteuerfür Hotelrechnungen auf 7 % beschlossen. Die Mehrwertsteuer von 19 % gilt jedoch für das Frühstück.Somit ist der Betrag des Führstücks, zumindest für die Umsatzsteuer, getrennt auf der Hotelrechnungauszuweisen.

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Die Reisekostenrichtlinie sieht vor, dass die Verpflegungspauschale zusätzlichprozentual zu kürzen ist, wenn der Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeit-gebers ein Mittag- und/oder Abendessen erhalten hat. Die Kürzungen betragenjeweils 40 % der höchsten Verpflegungspauschale (24 EUR in Deutschland) fürein Mittagessen bzw. für ein Abendessen.

Der prozentuale Abschlag von 20 % bzw. 40 % gilt auch für Auslandsreisen unddie dafür vorgesehenen länderabhängigen Verpflegungspauschalen.

Beispiel:

Frau Monika Waldmann war im Abrechnungsmonat auf Geschäftsreisenund besuchte Kunden im In- und Ausland. Die Reise beginnt am Montagum 7:00 Uhr und führt sie in die Niederlande. Von Montag auf Dienstagübernachtet sie in den Niederlanden. Frau Waldmann legt dem Arbeitgeberkeine Hotelrechnung für die Übernachtung vor. Am Dienstag um 6 Uhrbricht Sie auf zu einem Kunden nach Köln. Von Dienstag auf Mittwochübernachtet sie in einem deutschen Hotel. Der Zimmerpreis inklusiveFrühstück beträgt laut Rechnung 110 EUR. Das Frühstück ist auf derRechnung nicht getrennt ausgewiesen. Die Dienstreise endet am Mittwochum 20:30 Uhr in der Wohnung von Frau Waldmann. Sie hat die Dienstreisemit dem eigenen Pkw durchgeführt und ist 420 km gefahren. Frau Wald-mann hat ein monatliches Gehalt von 1.900 EUR und erhält einen Zuschussvon 14 EUR zu den vermögenswirksamen Leistungen. Der Arbeitgeberüberweist der Bausparkasse den Gesamtbetrag zur VWL in Höhe von40 EUR. Frau Waldmann ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse pflicht-versichert, der Beitragssatz liegt bei 15,5 %. Sie gehört einer kirchen-steuerberechtigten Glaubensgemeinschaft an, ist nicht verheiratet und hatkeine Kinder. Der Firmensitz liegt in Hessen. Die Beiträge zu den Umlage-kassen U1/U2 werden mit 1,9 % bzw. 0,2 % angenommen. Das Unterneh-men nimmt am Umlageverfahren U1 teil.

Erhält der Arbeitnehmer Erstattungen für Dienstreisen? 4

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4.9.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 1.900,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

= Bruttolohn 1.914,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 1.914,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 1.914,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 1.914 EUR bei Steuerklasse I) 198,66 EUR

+ Solidaritätszuschlag 10,92 EUR

+ Kirchensteuer 17,87 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 227,45 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 1.914,00 EUR) 156,95 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.914,00 EUR)) 18,66 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 1.914,00 EUR) 4,79 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 1.914,00 EUR)) 187,57 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 1.914,00 EUR)) 28,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 396,68 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 1.914,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 227,45 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 396,68 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

+ Erstattung Reisekosten 405,20 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.655,07 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.914,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 374,66 EUR

+ Erstattung Reisepauschalen 405,20 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.914,00 EUR) 36,37 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.914,00 EUR) 3,83 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.914,00 EUR) 0,77 EUR

= Gesamtbelastung 2.734,83 EUR

Entgeltabrechnung mit Erstattung von Reisekosten

4.9.2 Steuerrechtliche AbzügeFür die Dienstreise am Montag kann der Arbeitgeber 26 EUR als steuerfreieVerpflegungspauschale bezahlen. Es gilt der Auslandsverpflegungssatz für dieNiederlande, der Ort, der vor 24 Uhr erreicht wurde. Die Reise dauerte nicht denvollständigen Tag, aber über 14 Stunden. Somit kann der Verpflegungssatz fürmindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden in Höhe von 26 EURerstattet werden.

Ohne die Vorlage des Hotelbelegs ist für die Übernachtung in den Niederlandeneine Pauschale von 100 EUR steuerfrei möglich (Übernachtungspauschale).

Für den gesamten Dienstag gilt noch die ausländische Verpflegungspauschalevon 39 EUR für die Berechnung von Kürzungen. Der Hotelbeleg für die Über-nachtung in Deutschland (110 EUR) kann nur mit der Kürzung der Verpfle-gungspauschale für das Frühstück ausbezahlt werden. Die Kürzung beträgt20 % von 39 EUR = 7,80 EUR. Für den Mittwoch darf der Arbeitgeber diedeutsche Verpflegungspauschale von 12 EUR steuerfrei bezahlen, da dieDienstreise mehr als 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden an diesem Tagangedauert hat.

Für die Fahrten mit dem eigenen Pkw (420 km) darf der Arbeitgeber pauschal0,30 EUR für jeden gefahrenen Kilometer erstatten. In den 30 Cent pro Kilo-meter sind die Kosten für Treibstoff, Öl und die allgemeine Abnutzung ent-halten. Straßennutzungsgebühren dürfen zusätzlich erstattet werden. Somitergibt sich ein Gesamterstattungsbetrag für Frau Waldmann von:

Erhält der Arbeitnehmer Erstattungen für Dienstreisen? 4

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Tag Verpflegung Übernachtung Fahrtkosten

Montag 26,00 EUR 100,00 EUR

Dienstag 39,00 EUR 102,20 EUR

Mittwoch 12,00 EUR –

Mo.–Mi. 126,00 EUR

Gesamt 77,00 EUR 202,20 EUR 126,00 EUR

Für die Verpflegungspauschale am Dienstag gilt der Pauschalsatz zum Zeit-punkt 0:00 Uhr. Da Frau Waldmann zu diesem Zeitpunkt noch in den Nieder-landen war, wird für den Dienstag der niederländische Pauschalsatz angesetzt.Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durch-geführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend,selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird. DiePauschalen bzw. Erstattungen kann der Arbeitgeber steuer- und sozialver-sicherungsfrei an den Arbeitnehmer ausbezahlen.

Gewährt der Arbeitgeber Tagespauschalen über die steuerlich zulässigenHöchstwerte hinaus, sind diese zunächst steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dieübersteigenden Pauschalen können jedoch mit einem pauschalen Steuersatzvon 25 % versteuert werden, soweit sie nicht 100 % des zulässigen Höchst-betrags übersteigen. Dies bedeutet, dass bei einer Abwesenheitszeit je Kalen-dertag von:

J mindestens 8 Stunden 12 EUR gezahlt werden dürfen, wovon 6 EUR pau-schal zu versteuern sind,

J mindestens 14 Stunden 24 EUR gezahlt werden dürfen, wovon 12 EURpauschal zu versteuern sind,

J 24 Stunden 48 EUR gezahlt werden dürfen, wovon 24 EUR pauschal zuversteuern sind.

Tipp:

Die steuerfreien Pauschalen sind Höchstgrenzen. Es ist auch zulässig, nied-rigere Pauschalen zu bezahlen oder auf die Vergütung von Pauschalen zuverzichten.

4 Die Lohnabrechnung

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4.9.3 SozialversicherungsbeiträgeReisespesen können vom Arbeitgeber im Rahmen der Höchstbeträge steuerfreiund somit auch sozialversicherungsfrei erstattet werden. Die Pauschalen sindsozialversicherungsfreies Arbeitsentgelt und unterliegen bis zu den Höchst-sätzen nicht den Beiträgen zu den Sozialkassen. Werden Tagespauschalen überdie steuerlich zulässigen Höchstbeträge hinaus gewährt, unterliegt der über-steigende Anteil den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Der übersteigendeAnteil kann mit einem pauschalen Steuersatz versteuert werden. Nimmt derArbeitgeber die pauschale Versteuerung mit 25 % vor, entsteht Beitragsfreiheitin den Sozialversicherungen. Die pauschale Versteuerung ist jedoch nur bis zumDoppelten der steuerfreien Pauschalen möglich (Beispiel: 12 EUR Verpfle-gungspauschale bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit).

Die Erstattung der Auslagen für Hotel und Pkw sind kein sozialversicherungs-pflichtiges Arbeitsentgelt. Die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit,die Reisedauer und den Reiseweg muss der Mitarbeiter aufzeichnen undanhand geeigneter Unterlagen, z.B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrech-nungen, Schriftverkehr, nachweisen oder glaubhaft machen. Der Mitarbeitermuss dazu Unterlagen führen, aus denen Anlass und Art der beruflichenAuswärtstätigkeit sowie die Dauer der Reise ersichtlich sind.

4.9.4 ArbeitgeberbelastungWerden die Reisekosten über die Entgeltabrechnung ausbezahlt, sind diesteuerfrei gewährten Verpflegungspauschalen grundsätzlich in die elektro-nische Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen. Eine Bescheinigung ist jedochnicht zwingend erforderlich, wenn das Betriebsstättenfinanzamt eine andereAufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, weil die Reisekosten beispiels-weise nicht über die Lohnabrechnung ausbezahlt werden.

Arbeitgeberbelastung

Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.914,00 EUR

Krankenversicherung (7,3 % von 1.914,00 EUR) 139,72 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.914,00 EUR)) 18,66 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 1.914,00 EUR)) 187,57 EUR

Erhält der Arbeitnehmer Erstattungen für Dienstreisen? 4

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+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 1.914,00 EUR)) 28,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 374,66 EUR

+ Erstattung Reisepauschalen 405,20 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.914,00 EUR) 36,37 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.914,00 EUR) 3,83 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.914,00 EUR) 0,00 EUR

= Gesamtbelastung 2.734,83 EUR

Arbeitgeberbelastung bei Erstattung von Reisepauschalen

Der Arbeitgeberbeitrag zu den Sozialversicherungen ist zunächst geringer alsder Arbeitnehmerbeitrag. Dies resultiert aus dem um 0,9 % geringeren Kran-kenkassensatz und dem Fehlen des Zuschlags zur Pflegeversicherung (0,25 %des Arbeitsentgelts). In der Arbeitgeberbelastung sind zusätzlich die Beiträgezu den Umlagekassen U1/U2 berücksichtigt. Die Umlage U1 entsteht jedoch nurfür Unternehmen mit bis zu 30 in Vollzeit beschäftigten Personen als Arbeit-geberbelastung. Die U2-Umlage ist für alle Mitarbeiter zu ermitteln und derzuständigen Annahmestelle zu melden. Die Beitragssätze zu den Umlagekassenunterscheiden sich von Krankenkasse zu Krankenkasse. Die Werte im Beispielsind Annahmewerte. In 2012 wurde der Beitrag zur Insolvenzumlage auf0,04 % angehoben. Der Wert wird jährlich zum 1. Januar neu festgelegt.

Zusätzlich fallen für Arbeitnehmer im Bau- und im Baunebengewerbe Beiträgezur ZVK (Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit, mit Sitz in Wiesbaden) unddie pauschale Lohnsteuer auf die Beiträge an. Neben der monatlichen Belas-tung fallen jährliche Beiträge zur Berufsgenossenschaft und unter Umständeneine Schwerbehindertenabgabe sowie ggf. Beiträge zur Künstlersozialversiche-rung an.

4.10 Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monatsangefangen?

Ist der Lohnzahlungszeitraum der Kalendermonat, bleibt es für die Lohnsteuer-berechnung ohne Bedeutung, ob dieser 28, 29, 30 oder 31 Kalendertage hat.Die Lohnsteuer bemisst sich nach einem Zwölftel der Jahreslohnsteuertabelle(Monatstabelle), also nach 30 Steuertagen. Bei Ein- oder Austritt während des

4 Die Lohnabrechnung

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Lohnzahlungszeitraums verkürzt sich dieser jedoch entsprechend, und es ent-steht ein Teillohnzahlungszeitraum. Die Lohnsteuer ergibt sich in diesem Fallaus der Zahl der beschäftigten Kalendertage des Monats. Ein Teillohnzah-lungszeitraum bewirkt außerdem eine Verringerung der monatlichen Sozial-versicherungstage. Entsprechend den Steuertagen ergeben sich bei Ein- oderAustritt während des Kalendermonats die Sozialversicherungstage aus derAnzahl „beschäftigter“ Kalendertage.

Wichtig:

Bei Ein- oder Austritt während des Monats ist für die Berechnung derLohnsteuer nicht von 30 Steuertagen auszugehen, sondern von der Anzahlder Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer beschäftigt war. Entsprechendist für die Ermittlung der Lohnsteuer nicht die Monatslohnsteuertabelle,sondern die Tageslohnsteuertabelle anzuwenden. Der Lohnzahlungszeitraumverkürzt sich jedoch nicht durch unbezahlten Urlaub, Kurzarbeit, Streik,Arbeitsunfähigkeit von mehr als 6 Wochen, Mutterschutz oder Erziehungs-urlaub.

Beispiel:

Frau Monika Waldmann beginnt ein neues Arbeitsverhältnis. Laut Arbeits-vertrag ist der erste Arbeitstag nach „Heilige drei Könige“, also am 7.1.2012.Vertraglich wird vereinbart, dass Frau Waldmann ein Bruttogehalt von2.100 EUR monatlich erhält. Dieses wird im Januar anteilig gekürzt. Au-ßerdem gewährt ihr der Arbeitgeber einen Zuschuss von 14 EUR zu denvermögenswirksamen Leistungen. Der Arbeitgeber überweist der Bauspar-kasse den Gesamtbetrag zur VWL in Höhe von 40 EUR. Frau Waldmann istbei einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert, der Beitragssatz liegtbei 15,5 %. Sie gehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubensgemein-schaft an, ist nicht verheiratet und hat keine Kinder. Der Firmensitz liegt inSachsen. Die Beiträge zu den Umlagekassen U1/U2 werden mit 1,9 % bzw.0,2 % angenommen. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren U1teil.

Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen? 4

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4.10.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.100,00 EUR

Anteiliges Gehalt für Januar (30stel Methode) 1.750,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

= Bruttolohn 1.764,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 1.764,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 1.764,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Tagestabelle für 1.764 EUR bei Steuerkl. I / 25 Steuertage) 201,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag 11,00 EUR

+ Kirchensteuer 18,00 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 230,00 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung 8,2 % von 1.764 ,00 EUR) 144,65 EUR

+ Pflegeversicherung (1,475 % von 1.764 ,00 EUR) 26,02 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 1.764 ,00 EUR) 4,41 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 1.764 ,00 EUR)) 172,87 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 1. 1.764 ,00 EUR)) 26,46 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 374,41 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 1.764,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 230,00 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 374,41 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.119,59 EUR

4 Die Lohnabrechnung

236

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Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.764,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 336,48 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.764 ,00 EUR) 33,52 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.764 ,00 EUR) 3,53 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.764 ,00 EUR) 0,71 EUR

= Gesamtbelastung 2.138,24 EUR

Entgeltabrechnung mit einem Teillohnzahlungszeitraum

Die Beschäftigung von Frau Waldmann beginnt erst zum 7. des Monats. Somitwird die Lohnsteuer im Januar aus der Tageslohnsteuertabelle für die verblei-benden Kalendertage des Monats ermittelt. Im Beispiel ergeben sich 25 steuer-pflichtige Kalendertage (31 Tage minus 6 Tage). Im Februar bemisst sich dieLohnsteuer trotz 28 Kalendertage an der Monatslohnsteuertabelle, sofern derMitarbeiter durchgängig beschäftigt ist.

4.10.2 Steuerrechtliche AbzügeLohnsteuer

War ein Arbeitnehmer vom ersten bis zum letzten Tag eines Monats durch-gehend beschäftigt, geht das Steuerrecht immer von 30 Steuertagen aus. Indiesem Fall ist es für die steuerliche Berechnung unerheblich, ob der Monat nur20 Arbeitstage hat oder ob es sich um einen Monat mit 31 Kalendertagenhandelt. Bei Ein- oder Austritt während des Monats ist für die Berechnung derLohnsteuer von den tatsächlichen Kalendertagen auszugehen. Ist der Arbeit-nehmer also nicht den vollen Monat beschäftigt, wie im Beispiel von FrauWaldmann, hat dies zwei Wirkungen:

J Die Steuertage kürzen sich nach folgender Formel:Steuertage = Kalendertage des Monats – Kalendertage vor Eintritt desArbeitnehmers.

J Die Lohnsteuer wird nicht nach der Monatslohnsteuertabelle, sondern nachder Tageslohnsteuertabelle ermittelt.

Die Lohnsteuer auf den Arbeitslohn ist nach der Tageslohnsteuertabelle für 25Steuertage zu bestimmen. Im Beispiel ergibt sich 1.764 : 25 = 70,56 EURBruttoverdienst pro Tag.

Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen? 4

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Vergleicht man die Lohnsteuer laut Tageslohnsteuertabelle im Beispiel mit derin der Monatstabelle, ergibt sich eine etwas höhere Lohnsteuer. Würde derArbeitslohn von 1.764 EUR für den gesamten Kalendermonat bezahlt (Monats-lohnsteuertabelle) ergeben sich folgende steuerrechtlichen Abzüge.

Steuerliche Abzüge

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 1.764,00 EUR

Lohnsteuer (lt. Tagestabelle für 1.764 EUR bei 30 Steuertage) 161,41 EUR

+ Solidaritätszuschlag 8,87 EUR

+ Kirchensteuer 14,52 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 184,80 EUR

Die höhere Steuerbelastung ist im Vergleich zur Tagestabelle nicht weiterverwunderlich, da der gleiche Arbeitslohn in weniger Steuertagen erzielt wurdeund somit ein höherer, fiktiver Arbeitslohn für den gesamten Monat mit einerentsprechend höheren Lohnsteuer entsteht. Wäre Frau Waldmann beispiels-weise nicht später eingetreten, sondern vor dem Monatsende aus dem Unter-nehmen ausgeschieden, würden sich die Steuertage um die verbleibenden Tagezwischen Austrittstag und Monatsende reduzieren.

Achtung:

Im Bundesland Sachsen trägt der Mitarbeiter einen höheren Anteil an derPflegeversicherung. Die Sozialversicherungsbeiträge werden auf die Lohn-steuer angerechnet. Im Beispiel wird unterstellt, dass der Zuschuss zurVermögensbildung nicht anteilig gekürzt wird, sondern in vollem Umfangauch für den Teillohnzahlungszeitraum bezahlt wird.

Kirchensteuer

Auch für die Kirchensteuer ist analog zur Lohnsteuer im Beispiel die Tages-lohnsteuertabelle anzuwenden. Bei einem Arbeitslohn von 1.764 EUR ergibtsich bei 25 Steuertagen ein Tageslohn von 70,56 EUR. Entsprechend der Tages-tabelle ist darauf bei der Steuerklasse I eine Lohnsteuer von 8,04 EUR pro Tagzu bezahlen. Die Kirchensteuer ergibt sich nun aus 9 % (Sachsen) von 8,04 EUR(0,72 EUR) multipliziert mit der Anzahl der Steuertage (25 Tage). Bei der

4 Die Lohnabrechnung

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Ermittlung der Kirchensteuer bleiben Bruchteile eines Cent nicht berücksich-tigt. Der Prozentsatz der Kirchensteuer richtet sich nach dem Bundesland desFirmensitzes – im Beispiel 9 % für Sachsen.

Solidaritätszuschlag

Wie bei der Lohnsteuer ist für den Solidaritätszuschlag die Tageslohnsteuer-tabelle anzuwenden. Der Solidaritätszuschlag ergibt sich im Beispiel aus 5,5 %von 8,04 EUR (0,44 EUR) · 25 Steuertage. Auch bei Teillohnzahlungszeiträu-men ist die Freigrenze für den Solidaritätszuschlag zu berücksichtigen. Sieergibt sich als 1/30 des jeweiligen Monatswertes. Bei der Steuerklasse I liegtdie Freigrenze bei 2,70 EUR Lohnsteuer pro Tag. Für die Prüfung des Über-gangsbereichs (Einschleifungsbereich) ist folgende Vergleichsrechnung anzu-stellen:46

5,5 % Solidaritätszuschlag von 8,04 EUR = 0,44 EUR

höchstens jedoch 20 % von (8,04 EUR – 2,70 EUR) = 1,06 EUR

Im Beispiel liegt der Höchstbetrag des Übergangsbereichs mit 1,06 EUR pro Tagüber dem tatsächlichen Solidaritätszuschlag (0,44 EUR pro Tag). Somit sind alsSolidaritätszuschlag 11,00 EUR (25 · 0,44 EUR) anzusetzen. Hätte der Arbeit-nehmer Kinder, wäre zusätzlich für die Berechnung des Solidaritätszuschlagesder Kinderfreibetrag zu berücksichtigen (vgl. Kapitel 4.10.2 (siehe S. 237)).

Achtung:

Hat ein Arbeitnehmer wegen Krankheit, Urlaub, Streik, unerlaubtem Fern-bleiben o.�. nicht den vollen Monat gearbeitet, kommt es nicht zu einerKürzung der Steuertage. Eine Kürzung tritt nur dann ein, wenn der Arbeit-nehmer nach dem Monatsbeginn in die Firma eintritt oder vor Monatsendeaus dem Unternehmen ausscheidet.

4.10.3 SozialversicherungsbeiträgeEinstellung oder Austritt während des Kalendermonats verringert entsprechendden Steuertagen auch die Sozialversicherungstage (SV-Tage). Hat der Arbeit-nehmer in einem Monat weniger als 30 SV-Tage, ist die anteilige Beitrags-

Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen? 4

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46 Vgl. Kapitel D 1.5 „Berechnung des Solidaritätszuschlags“.

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bemessungsgrenze (BBG) zu berücksichtigen. Die BBG ist der Höchstbetrag desArbeitsentgeltes, von dem Beiträge zu den Sozialversicherungen berechnetwerden. Für über der BBG liegende Teile des Arbeitsentgeltes sind keineBeiträge zu erheben und abzuführen. Die Jahresbeitragsbemessungsgrenze(JBBG) liegt für die Renten- und Arbeitslosenversicherung (RV/ALV) bei67.200 EUR (57.600 EUR in den neuen Bundesländern), für die Kranken- undPflegeversicherung (KV/PV) bei 45.900 EUR. Aus der Jahresbeitragsbemes-sungsgrenze lässt sich die entsprechende Tagesgrenze nach folgender Formelermitteln:

Tagesbeitragsbemessungsgrenze (TBBG) 5JBBG360

Wie das Steuerrecht geht das Sozialversicherungsrecht von 360 Sozialver-sicherungstagen pro Jahr aus. Besteht das Beschäftigungsverhältnis nicht dendurchgehenden Kalendermonat, ist für die BBG die Tagesgrenze mit der AnzahlKalendertage zu multiplizieren, an denen das Arbeitsverhältnis bestand. ImBeispiel bestand das Arbeitsverhältnis an 25 Kalendertagen und entsprechendliegt die Grenze, bis zu der Arbeitsentgelt beitragspflichtig ist, bei 4.000 EURfür die RV/ALV (Grenze Ost) und 3.187,50 EUR für die KV/PV. Die Grenze ergibtsich aus 3.825 EUR / 30 = 127,50 EUR pro Tag multipliziert mit 25 Tagen. Fürdie Renten und Arbeitslosenversicherung lautet die Berechnung:

BBG Ost: 4.800 EUR / 30 160 EUR

160 EUR · 25 4.000 EUR

Beispiel:

Frau Waldmann tritt am 7.1.2012 in die Firma ein. Angenommen ihrlaufendes Gehalt beträgt 5.100 EUR pro Monat. Für den Monat Januar erhältsie ihr anteilig auf 25 Tage umgerechnetes Gehalt von 4.250 EUR. Die Firmaliegt in Sachsen, es gelten also die Bemessungsgrenzen Ost in der Renten-und Arbeitslosenversicherung.

Für die Berechnung der Beiträge zu den Sozialversicherungen ist vonfolgenden Grenzen auszugehen:

4 Die Lohnabrechnung

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BBG in der RV/ALV (TBBG · 25 Tage) = 4.000,00 EUR

BBG in der KV/PV (TBBG · 25 Tage) = 3.187,50 EUR

Im Beispiel von Frau Waldmann würden sich bei einem anteilig laufendenBruttolohn von 4.250 EUR folgende Beiträge (Arbeitnehmeranteil) ergeben:

Sozialversicherungsbeiträge Arbeitnehmer

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 3.187,50 EUR) 261,38 EUR

+ Pflegeversicherung (1,475 % von 3.187,50 EUR) 47,02 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 3.187,50 EUR) 7,97 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 4.000,00 EUR)) 392,00 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 4.000,00 EUR)) 60,00 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 768,37 EUR

Sozialversicherungsbeiträge bei Überschreitung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze

Das anteilige beitragspflichtige Entgelt für 25 Sozialversicherungstage istauf Basis der Beitragsbemessungsgrenzen Ost (45.900 EUR/57.600 EUR) zuermitteln und liegt bei 3.187,50 EUR in der Kranken- und Pflegeversiche-rung. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung unterliegen für 25Kalendertage maximal 4.000 EUR den Beiträgen (anteilige Beitragsbemes-sungsgrenze). Bei der Ermittlung des Zuschlags zur Pflegeversicherung wirddavon ausgegangen, dass Frau Waldmann keine Kinder und keine Adoptiv-kinder hat oder hatte.

Wichtig:

Liegt das beitragspflichtige Arbeitsentgelt unter der Beitragsbemessungs-grenze für die Kranken- und Pflegeversicherung, hat eine Kürzung derSozialversicherungstage keine direkten Auswirkungen auf die Berechnungder Sozialversicherungsbeiträge. Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze(BBG) bei weniger als 30 SV-Tagen ist nur bei einer Überschreitung eineroder beider BBGs von Bedeutung.

Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen? 4

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Besonderheit im Bundesland Sachsen

Im Bundesland Sachsen gilt es eine Besonderheit zu beachten. In Sachsen trägtder Arbeitgeber nur 0,475 % von den 1,95 %-Beitrag zur Pflegeversicherung. Inder Pflegeversicherung gilt in diesem Bundesland also nicht der Halbteilungs-grundsatz. Entsprechend wurde im Beispiel von Frau Waldmann die Pflege-versicherung nicht aus 0,975 % · 1.764 EUR ermittelt, sondern aus 1.475 %· 1.764 EUR. Der für Sachen gültige Prozentsatz ist ggf. auch auf eine anteiligeBeitragsbemessungsgrenze anzuwenden.

4.10.4 ArbeitgeberbelastungDer Arbeitgeber überweist den Sparbetrag zur Vermögensbildung zusammenmit seinem Zuschuss der Bausparkasse. Der Gesamtbetrag von 40 EUR wirddirekt vom Auszahlungsbetrag abgezogen (Nettoabzug). Der im Vergleich zurMonatstabelle höhere Steuerbetrag gilt nur für den Eintrittsmonat. Für dieBerechnung der Beiträge zur Sozialversicherung ist die anteilige monatlicheBeitragsbemessungsgrenze zu berücksichtigen. Das Entgelt von Frau Wald-mann liegt jedoch unter dieser Grenze, so dass die anteilige Beitragsbemes-sungsgrenze keine Rolle spielt.

Aus der Gesamtabrechnung ergibt sich für den Arbeitgeber folgende Arbeit-geberbelastung:

Arbeitgeberbelastung

Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.764,00 EUR

Krankenversicherung (7,3 % von 1.764,00 EUR) 128,77 EUR

+ Pflegeversicherung (0,475 % von 1.764,00 EUR) 8,38 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 1.764,00 EUR)) 172,87 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 1.764,00 EUR)) 26,46 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 336,48 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.764,00 EUR) 33,52 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.764,00 EUR) 3,53 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.764,00 EUR) 0,71 EUR

= Gesamtbelastung 2.138,24 EUR

Arbeitgeberbelastung bei Teillohnzahlungszeitraum

Der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen ist aufgrund des Fehlens desZuschlags zur Pflegeversicherung und des geringeren Beitrags zur Kran-kenversicherung geringer als der Arbeitnehmeranteil. Außerdem beträgt derArbeitgeberanteil zur Pflegeversicherung nur 0,475 %, der Anteil des Ar-beitnehmers 1,475 %. Die Insolvenzumlage ist für 2012 auf 0,04 % der ren-tenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts angehoben worden. In der Arbeit-geberbelastung sind zusätzlich die Beiträge zu den Umlagekassen U1/U2berücksichtigt. Handelt es sich um ein Unternehmen mit mehr als 30 in Vollzeitbeschäftigten Personen, entfällt die U1-Umlage als Arbeitgeberbelastung. DieU2-Umlage ist jedoch unabhängig von der Firmengröße für alle Mitarbeiter zuberechnen. Die Beitragssätze zu den Umlagekassen unterscheiden sich vonKrankenkasse zu Krankenkasse und wurden beispielhaft angenommen.

Zur Gesamtarbeitgeberbelastung sind noch die Beiträge zur Berufsgenossen-schaft, unter Umständen die Schwerbehindertenabgabe und im Bau- undBaunebengewerbe die Beiträge zur ZVK zu rechnen.

4.11 Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn- undFeiertagen?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, für gesetzliche Feiertage denArbeitslohn so fortzuzahlen, als ob an diesem Tag ohne Feiertag zu arbeitengewesen wäre (Lohnausfallprinzip). Für Arbeitnehmer mit einem festen monat-lichen Gehalt wird der Feiertag ohne Gehaltsabzug bezahlt. Arbeitnehmer, dieauf Stundenlohnbasis vergütet werden, sind so zu stellen, als wäre am Feiertaggearbeitet worden. Insbesondere sind in den so genannten Feiertagslohn

J Zulagen und Schichtzuschläge (z.B. Erschwerniszulage),J ausgefallene Überstunden,J durchschnittliche Akkord- und Prämienleistungen,

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J Krankstunden undJ Urlaubsstunden

mit einzurechnen. Den Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben nach § 2 Ent-geltfortzahlungsgesetz (EFZG) alle Arbeitnehmer, also auch Aushilfen undTeilzeitkräfte. Die gesetzlichen Feiertage ergeben sich aus den Bundes- undLändervorschriften zur Feiertagsregelung.

Arbeiten Mitarbeiter zu unüblichen Tageszeiten (nach 20 Uhr bis 6 Uhr) oder anSonn- und Feiertagen, können zum Ausgleich steuerfreie Zuschläge zusätzlichzum (fortgezahlten) Grundlohn gezahlt werden. Zuschläge für Sonn- undFeiertagsarbeit sind jedoch nicht unbegrenzt steuerfrei. § 3b Einkommensteu-ergesetz (EStG) regelt die steuerfreien Höchstgrenzen für Arbeit zu ungüns-tigen Arbeitszeiten. Zahlt der Arbeitgeber Zuschläge über die Höchstgrenzenhinaus, ist der übersteigende Zuschlag dem laufenden Arbeitslohn zuzurechnenund unterliegt der normalen Besteuerung sowie den Beiträgen zu den Sozial-versicherungen. Treten mehrere steuerbegünstigte Umstände zusammen (z.B.Nachtarbeit am Sonntag), dürfen die steuerfreien Höchstgrenzen zum Teiladdiert werden. Zahlt der Arbeitgeber hingegen Zuschläge für Mehrarbeit(Überstunden), die nicht nachts oder an Sonn- und Feiertagen geleistet werden,sind diese voll steuerpflichtig. Steuerfreie Zulagen zum Grundlohn sind vonBeiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Für die Nacht- Sonntags- undFeiertagszuschläge besteht jedoch eine steuerrechtliche Begrenzung. Die Steu-erfreiheit der Zuschläge wurde auf ein monatliches Einkommen von 8.000 EURbzw. 50 EUR Stundenlohn begrenzt. Übersteigt der steuerpflichtige Arbeits-lohn eine dieser Grenzen, unterliegen Zuschläge für Nacht-, Sonntags- undFeiertagsarbeit grundsätzlich der Lohnsteuer.

Außerdem wurde die Sozialversicherungsfreiheit von Zuschlägen einge-schränkt. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit unterliegen denBeiträgen zu den Sozialversicherungen, sobald der durchschnittliche Stunden-lohn 25 EUR übersteigt. Die Ermittlung des maßgeblichen Grundlohns orien-tiert sich am Steuerrecht. Hiernach handelt es sich um das laufende Arbeits-entgelt, das dem Arbeitnehmer für seine regelmäßige Arbeitszeit im jeweiligenEntgeltabrechnungszeitraum zusteht. Zum Grundlohn gehören insbesondere:

J laufender Arbeitslohn, laufendes Gehalt,J Nachzahlungen, Vorauszahlungen von laufendem Arbeitslohn,J Sachbezüge,J Zuschüsse zu vermögenswirksame Leistungen,

4 Die Lohnabrechnung

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J Zuschläge und Zulagen, die wegen der Besonderheit der Arbeit regelmäßiggezahlt werden, z.B. Erschwerniszulagen oder Schichtzuschläge,

J Zuschläge, die für Arbeit in nicht begünstigten Zeiten gezahlt werden,J steuerfreie Beiträge für eine Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensi-

onsfonds, soweit der Arbeitgeber diese laufend bezahlt. Dies gilt auch, sofernder Betrag die Grenze von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze Rentenver-sicherung übersteigt.

Wird das laufende Arbeitsentgelt nicht auf Stundenbasis abgerechnet, sondernals Monatsgehalt gezahlt, ist es in einen Stundenlohn umzurechnen. Dazumuss zunächst aus der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit des Arbeitneh-mers seine monatliche Stundenzahl ermittelt werden, indem die wöchentlicheArbeitszeit mit dem Faktor 4,35 multipliziert wird. Anschließend ist daslaufende monatliche Arbeitsentgelt durch die so ermittelte Stundenzahl zuteilen.

Beispiel:

Monika Waldmann hat eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden. Ihrmonatliches Gehalt beträgt 2.400 EUR.

Beurteilung

Die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit beträgt

4,35 · 39 1169,65 Stunden.

2.400 EUR / 169,65 14,15 EUR Grundlohn.

Alternativ ist auch die durchschnittliche Stundenzahl der letzten 12 Wochenfür die Ermittlung des Grundlohns als Berechnungsbasis zulässig.

Wird ein Stundenlohn von 25 EUR überschritten, sind die Zuschläge, die aufden überschreitenden Teil des Stundenlohns entfallen, gemäß § 1 Satz 2Arbeitsentgeltverordnung (ArEV) dem Arbeitsentgelt zuzurechnen und damitbeitragspflichtig. Dieser Betrag kann ermittelt werden, indem der Differenz-betrag zwischen 25 EUR und dem tatsächlichen Grundlohn mit dem für diegeleistete Arbeit als zu berücksichtigenden Wert multipliziert und diesesProdukt anschließend mit der Anzahl der Zuschlagsstunden multipliziert wird.

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Beispiel:

Monika Waldmann erhält ein monatliches Bruttogehalt in Höhe von4.300 EUR. Ihre regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 38 Stunden.Sie hat im vergangen Monat 20 Überstunden in der Zeit von 20.00 Uhr bis0.00 Uhr gearbeitet. Für diese Nachtarbeitsstunde erhält sie einen Zuschlagin Höhe von 25 % auf den Stundenlohn. Die Mehrarbeit wird mit demdurchschnittlichen Grundlohn vergütet. Außerdem zahlt der Arbeitgeber ihreinen Zuschuss von 17,50 EUR zu den vermögenswirksamen Leistungen(VWL). Den Gesamtbetrag von 40 EUR überweist er an die Bausparkasseund zieht ihn vom Nettoverdienst ab. Die Arbeitnehmerin ist bei einergesetzlichen Krankenkasse krankenversichert (Beitragssatz 15,5 %) undgehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubensgemeinschaft an. Der Fir-mensitz ist im Bundesland Bremen. Frau Waldmann hat Steuerklasse I undkeine Kinder. Die Beiträge zu den Umlagekassen U1/U2 werden mit 1,9 %bzw. 0,2 % angenommen. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren U1teil.

4.11.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Monatsstundenzahl (38 · 4,35) 165,30 Std.

Durchschnittlicher Stundenlohn (4.300 EUR / 165,30) 26,01 EUR

Überstundenzuschlag (25 % von 26,01 EUR) 6,50 EUR

Basis Arbeitslohn (4.300 EUR + 17,50 EUR) 4.317,50 EUR

+ Überstunden (20 · 26,01 EUR) 520,20 EUR

+ Überstundenzuschlag (20 · 6,50 EUR steuerfrei) 130,00 EUR

= Bruttolohn 4.967,70 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 4.837,70 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 4.842,70 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 4.837,70 EUR bei Steuerkl. I, keineKinder)

1.073.83 EUR

+ Solidaritätszuschlag 59.06 EUR

+ Kirchensteuer 96,64 EUR

+ Kammerbeitrag 7,25 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 1.236,78 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 3.825 EUR) 313,65 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 3.825 EUR)) 37,29 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 3.825 EUR) 9,56 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 4.842,70 EUR)) 474,58 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 4.842,70 EUR)) 72,64 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 907,72 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 4.967,70 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 1.236,78 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 907,72 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 2.783,20 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 4.967,70 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 863,74 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 4.842,70 EUR) 92,01 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 4.842,70 EUR) 9,69 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 4.842,70 EUR) 1,94 EUR

= Gesamtbelastung 5.935,08 EUR

Entgeltabrechnung mit Sonn- und Feiertagslohn

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Aus den Personalunterlagen von Frau Waldmann kann die regelmäßige Wo-chenarbeitszeit (38 Stunden) entnommen werden. Frau Waldmann erhält einmonatliches Festgehalt, die Überstunden bzw. der Zuschlag auf die Über-stunden werden jedoch auf Stundenbasis berechnet. Deshalb gilt es, zunächstden durchschnittlichen Stundenlohn zu ermitteln, um die Zuschläge entspre-chend errechnen zu können.

Bei einem monatlichen Lohnzahlungszeitraum ist die regelmäßige Wochen-arbeitszeit mit dem Faktor 4,35 zu multiplizieren, um die durchschnittlicheMonatsgesamtstundenzahl zu erhalten. Der Faktor 4,35 ist steuerrechtlichvorgegeben. Alternativ ist der Stundendurchschnitt der vergangenen 3 Monateohne Mehrarbeit (Überstunden) zulässig. Der durchschnittliche Stundenlohnwird ermittelt, indem der Arbeitslohn ohne Überstunden durch die Monats-stundenzahl dividiert wird. Der Arbeitslohn ergibt sich aus:

Laufender Arbeitslohn

+ vermögenswirksame Leistungen

+ Sachbezüge (z.B. Firmenwagen)

+ sonstige Zulagen zum laufenden Arbeitslohn (z.B. Erschwerniszulagen)

Im Beispiel wird nur der Grundlohn für die Überstundenberechnung heran-gezogen. Zulässig wäre jedoch auch, den Grundlohn zuzüglich Zulagen heran-zuziehen.

4.11.2 Steuerrechtlich AbzügeLohnsteuer

Tarifvertragliche Regelungen sehen oftmals vor, dass für Überstunden, Arbeitan Sonn- und Feiertagen sowie in den Nachtstunden gestaffelte Zulagen zuzahlen sind. Zuschläge zum Grundlohn für tatsächlich geleistete Sonntags-,Feiertags- und Nachtarbeit sind bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei. Werdenvom Arbeitgeber über diese Freigrenzen hinaus Zulagen gewährt, ist der über-steigende Teil in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtigerArbeitslohn bzw. Arbeitsentgelt (Freibetrag). Die nachstehende Tabelle gibteinen Überblick über die tageszeitabhängigen steuerfreien Zuschläge auf denGrundlohn.

4 Die Lohnabrechnung

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Übersicht Freigrenzen für Sonn-, Feiertags- und Nachzuschläge

Zeit von: Steuerfreier Zuschlag auf den Grundlohn

Nachtarbeit 20–6 Uhr 25 %

Nachtarbeit 0–4 Uhr 40 %

Sonntagsarbeit von 0–24 Uhr 50 %

Montag von 0–4 Uhr** 50 %

Gesetzlicher Feiertag 0–24 Uhr 125 %

Tag auf Feiertag folgend 0–4 Uhr* 125 %

Silvester 14–24 Uhr 125 %

Weihnachten 0–24 Uhr 150 %

Weihnachtsfeiertage 0–4 Uhr* 150 %

Heiligabend 14–24 Uhr 150 %

1. Mai 0–24 Uhr 150 %

2. Mai 0–4 Uhr* 150 %

Steuerfreie Zuschläge für Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit

* Als Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit am dem Feiertag folgenden Tag von 0–4 Uhr, wenn die Nachtarbeitvor 0 Uhr aufgenommen wurde.

** Als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit am darauf folgenden Montag von 0–4 Uhr, wenn die Nachtarbeit vor0 Uhr aufgenommen wurde.

Die steuerfreien Zuschläge gelten für alle Arbeitnehmer, also auch für pauschalversteuerte Aushilfen, Teilzeitkräfte sowie für Gesellschafter-Geschäftsführereiner GmbH. Grundsätzlich können steuerfreie Zuschläge nicht kumulativgewährt werden. Eine Ausnahme besteht für den Nachtzuschlag. Der Nacht-zuschlag ist als einzige Zulagenart kumulativ. Wird die Nachtarbeit an Sonn-und Feiertagen geleistet, kann zusätzlich zum Feiertags- ein Nachtarbeits-zuschlag steuerfrei gewährt werden. Die Steuerfreiheit für Zuschläge ist jedochauf einen steuerpflichtigen Arbeitslohn von 8.000 EUR pro Monat bzw.50 EUR pro Stunde beschränkt. Liegt der Arbeitslohn ohne Überstunden undohne Zuschlag über einer dieser Grenzen, ist der gesamte Zuschlag in vollemUmfang steuerpflichtig. Ist bei Gehaltsempfänger der durchschnittliche Stun-denlohn unter 50,01 EUR/Stunde, bleibt der Zuschlag im Rahmen der zeit-abhängigen Höchstgrenzen steuerfrei. Würde Frau Waldmann beispielsweise

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am 1. Mai von 22 Uhr bis 6 Uhr morgens (2. Mai) arbeiten, könnte sie folgendeZulagen steuerfrei zusätzlich zum Grundgehalt erhalten:

Zuschlag Zuschlag auf den Grundlohn Gesamtzuschlag (steuerfrei)

Für 1. Mai 150 %

Für Nachtarbeit 22–0 Uhr 25 % 175 %

Für Nachtarbeit 0–4 Uhr 40 % 190 %

Für Nachtarbeit 4–6 Uhr 25 % 25 %

Fällt beispielsweise der 1. Mai auf einen Sonntag, ist jedoch keine Kumulierungmit dem Sonntagszuschlag möglich. Nur der steuerfreie Zuschlag für Nacht-arbeit darf bis zur Höchstgrenze von 40 % (25 %) zu anderen Zulagen addiertwerden.

Im Beispiel liegt der Grundlohn bei 4.300 EUR bzw. der Stundenlohn bei26,01 EUR. Damit sind die Grenzen für eine steuerrechtliche Freiheit desZuschlags eingehalten. Der Zuschlag von 25 % wird nur für die begünstigteNachtzeit 20 Uhr – 0 Uhr gewährt und erfüllt somit auch die Voraussetzung füreine Steuerfreiheit. Entsprechend ist die Grundvergütung für die Mehrarbeit(520,20 EUR) steuer- und beitragspflichtig, der Zuschlag (130,00 EUR) bleibtvon der Lohnsteuer befreit.

Wichtig:

Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit sind nur insoweit steuer-frei, wie sie zusätzlich zum laufenden Grundlohn gezahlt werden. EineUmwandlung von laufendem Arbeitslohn in Zuschläge führt nicht zu einerSteuerfreiheit.

Kammerbeitrag

In den Bundesländern Bremen und Saarland gibt es eine steuerliche Besonder-heit – den Kammerbeitrag. Beitragspflichtig sind in Bremen alle nicht selbst-ständig beschäftigten Arbeitnehmer. Der Beitrag zur Arbeitskammer beträgt0,15 % des steuerpflichtigen Arbeitslohnes. Den Beitrag muss der Arbeitgeberermitteln und vom laufenden Arbeitslohn einbehalten. Er ist auf der Lohn-

4 Die Lohnabrechnung

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steueranmeldung auszuweisen und mit der Lohnsteuer abzuführen. Bei derBerechnung werden Bruchteile eines Cents auf volle Cent abgerundet.

4.11.3 SozialversicherungsbeiträgeSozialversicherungsfreier Zuschlag

Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind bis zueinem Stundenlohn von 25 EUR von Beiträgen zu den Sozialversicherungenbefreit (Freibetrag). Übersteigt der durchschnittliche Stundenlohn diese Grenze,so ist der auf den übersteigenden Anteil entfallende Zuschlag beitragspflichtigesArbeitsentgelt. Die Grundvergütung für die Mehrarbeit zählt in jedem Fall zumlaufenden Arbeitsentgelt, nur die Zuschläge sind steuerlich und beitragsrecht-lich begünstigt. Für die Ermittlung der Beitragspflicht ist beim Gehaltsemp-fänger zunächst der durchschnittliche Stundenlohn zu ermitteln. Im Beispiel istdie vertragliche Wochenstundenzahl mit 4,35 zu multiplizieren und durch dasMonatsgehalt zu dividieren. Der sich ergebende Stundenlohn (26,01 EUR) liegtüber dem Freibetrag von 25 EUR. Somit ist der anteilige Zuschlag (1,01 EUR ·25 % · 20 Stunden) den Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeits-losenversicherung zu unterwerfen. Beitragsfrei bleibt der Anteil des Zuschlags,der auf den Freibetrag von 25 EUR Stundenlohn entfällt. Es ergibt sich:

38 Wochenstunden · 4,35 165,30 Std.

Durchschnittlicher Stundenlohn (4.300 EUR / 165,30) 26,01 EUR

Überstundenzuschlag (25 % von 26,01 EUR) 6,50 EUR

Überstundenzuschlag steuerfrei (bis 50 EUR Stundenlohn) 6,50 EUR

Überstundenzuschlag sozialversicherungsfrei (25 EUR · 25 %) 6,25 EUR

Überstundenzuschlag sozialversicherungspflichtig (1,01 EUR · 25 %) 0,25 EUR

Als Gesamtwerte für die 20 Überstunden ergeben sich:

Überstundengrundvergütung (20 · 26,01 EUR) 520,20 EUR

Überstundenzuschlag steuerfrei (20 · 6,5 EUR) 130,00 EUR

Überstundenzuschlag sozialversicherungsfrei (20 · 6,25 EUR) 125,00 EUR

Überstundenzuschlag sozialversicherungspflichtig (20 · 0,25 EUR) 5,00 EUR

Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn- und Feiertagen? 4

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Bei beitragspflichtigen Zulagen empfiehlt es sich, den sozialversicherungs-pflichtigen Teil getrennt vom sozialversicherungsfreien Teil auszuweisen –zum Beispiel mit zwei Lohnarten.

Achtung:

Nur eine Zulage zusätzlich zum Grundlohn kann steuer- und sozialversiche-rungsfrei gewährt werden. Die Umwandlung von laufendem Arbeitslohn zuGunsten von Zulagen bewirkt keine Steuerbefreiung bzw. Beitragsfreiheit inden Sozialversicherungen. Der laufende Bezug bleibt auch bei Gewährungvon Zulagen zum Grundlohn stets beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Pflegeversicherung

Frau Waldmann hat keine Kinder, somit ist ein Zuschlag zur Pflegeversicherungvon 0,25 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes zu erheben und mit demBeitrag zur Pflegeversicherung abzuführen. Beitragspflichtig sind nur gesetz-lich und freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versicherte Arbeitnehmer.

Steuerrechtlich liegt die Höchstgrenze bei einem durchschnittlichen Stunden-lohn von 50 EUR. Im Sozialversicherungsrecht wurde der durchschnittlicheStundensatz für die Beitragsfreiheit auf 25 EUR begrenzt. In der Regel bleibtdie Grenze von 25 EUR pro Stunde für die Kranken- und Pflegeversicherungjedoch ohne Wirkung. Die Beitragsbemessungsgrenze von 3.825 EUR proMonat wird bei einer durchschnittlichen Arbeitszeit von monatlich 168 Stun-den � 25 EUR/Stunde überschritten. Somit besteht in diesen Fällen Sozial-versicherungsfreiheit in der Kranken- und Pflegeversicherung aufgrund desÜberschreitens der Beitragsbemessungsgrenze. Für die Ermittlung des regel-mäßigen Jahresarbeitsentgelts sind aber alle dem Grunde nach beitragspflich-tigen Zuschläge zu berücksichtigen, soweit die Sonntags-, Feiertags- oderNachtarbeit regelmäßig geleistet wird.

4.11.4 ArbeitgeberbelastungFür den Arbeitgeber entsteht zusätzlich zum Bruttolohn und den steuerfreienZuschlägen folgende Arbeitgeberbelastung:

4 Die Lohnabrechnung

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Arbeitgeberbelastung

Gesamtbelastung

Bruttolohn 4.967,70 EUR

Krankenversicherung (7,3 % von 3.825 EUR) 279,23 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 3.825 EUR)) 37,29 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 4.842,70 EUR)) 474,58 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 4.842,70 EUR)) 72,64 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 863,74 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 4.842,70 EUR) 92,01 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 4.842,70 EUR) 9,69 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 4.842,70 EUR) 1,94 EUR

= Gesamtbelastung 5.935,08 EUR

Der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen ist aufgrund des Fehlens desZuschlags zur Pflegeversicherung und des geringeren Anteils zur Krankenver-sicherung (7,3 %) niedriger als der Arbeitnehmeranteil. In der Arbeitgeberbe-lastung sind zusätzlich die Beiträge zu den Umlagekassen U1/U2 berücksich-tigt. Die Insolvenzumlage trägt ausschließlich der Arbeitgeber. Sie wurde für2012 auf 0,04 % des rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts angeho-ben. Handelt es sich um ein Unternehmen mit mehr als 30 in Vollzeitbeschäftigte Personen, entfällt die U1-Umlage als Arbeitgeberbelastung. DieU2-Umlage ist für alle Mitarbeiter, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten,zu entrichten. Bemessungsgrundlage für die Umlage ist das rentenversiche-rungspflichtige Entgelt. Die Beitragssätze zu den Umlagekassen U1/U2 sind vonder Krankenkasse bei welcher der Arbeitnehmer versichert ist abhängig. Somitkann für jeden Mitarbeiter eine unterschiedliche Arbeitgeberbelastung ent-stehen.

Zur Gesamtarbeitgeberbelastung sind noch die Beiträge zur Berufsgenossen-schaft, unter Umständen die Schwerbehindertenabgabe und im Bau- undBaunebengewerbe die Beiträge zur ZVK zu rechnen.

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4.12 Hat der Arbeitnehmer eine betrieblicheAltersvorsorge?

Arbeitnehmer haben einen Rechtsanspruch auf die Durchführung einer be-trieblich geförderten privaten Altersvorsorge. Als so genannte Durchführungs-wege der Altersvorsorge stehen

J die Direktzusage,J die Pensionskasse,J der Pensionsfonds,J die Unterstützungskasse undJ die Direktversicherung

zur Verfügung.

Wird vom Arbeitgeber keine eigene betriebliche Altersvorsorge angeboten, somuss er mindestens die Durchführung einer Direktversicherung seinen Mit-arbeitern anbieten. Anspruch auf einen Zuschuss zur betrieblichen Altersvor-sorge vom Arbeitgeber besteht nicht. Die betriebliche Altersvorsorge kann auchrein aus Beiträgen des Arbeitnehmers finanziert sein.

Direktzusage

Bei einer Direktzusage (Pensionszusage) gibt der Arbeitgeber dem Arbeitneh-mer die vertragliche Zusage einer zukünftigen Altersversorgungsleistung (Ren-tenzahlung des Unternehmens). Diese Versorgungszusage führt beim Arbeit-nehmer nicht zum Zufluss von Arbeitslohn. Somit entsteht steuerrechtlich keinZufluss von Arbeitslohn und keine Lohnsteuer oder Sozialversicherungspflicht.Der später fließende Versorgungsbezug unterliegt jedoch der Lohnsteuer undden Beiträgen zur Kranken- und Pflegeversicherung.

Pensionskasse/Pensionsfonds/Unterstützungskasse

Der Durchführungsweg Pensionsfonds wurde erst mit der Neuregelung derbetrieblichen Altersvorsorge gefördert. Pensionsfonds sind, wie die Pensions-kassen, rechtlich selbstständige Einrichtungen, häufig in Form einer Aktien-gesellschaft oder eines Pensionsfondsvereins. Der Pensionsfonds zahlt anehemalige Arbeitnehmer eines Mitgliedsunternehmens ausschließlich Alters-renten sowie Invaliditäts- und Hinterbliebenenrenten. Einmalige Kapitalzah-lungen, wie sie beispielsweise Direktversicherungen gewähren, dürfen Pen-

4 Die Lohnabrechnung

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sionsfonds nicht leisten. Eine Zahlung von Rentenleistungen kann ab Voll-endung des 60. Lebensjahres erfolgen.

Pensionskassen sind, meist von einem Versicherungsunternehmen getragene,eigenständige Unternehmen in der Rechtsform eines Versicherungsvereins aufGegenseitigkeit oder einer Kapitalgesellschaft. Aufgabe der Pensionskassen istes, die betriebliche und private Altersvorsorge, neben der gesetzlichen Ren-tenversicherung durchzuführen. Träger einer Pensionskasse sind entwederGroßbetriebe oder Gruppen von Unternehmen oder Unternehmensverbände.Kleinere Unternehmen können bei Versicherungsunternehmen oft einer „Sam-melpensionskasse“ beitreten. Die Versorgungsleistungen von Pensionskassenbestehen ausschließlich in Rentenzahlungen an die Arbeitnehmer des an derPensionskasse teilnehmenden Unternehmens. Die Mittel für die Versorgungs-leistungen werden aus Beiträgen des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmersoder von beiden gemeinsam aufgebracht. Von der Gestaltungsform der Direkt-versicherung unterscheiden sich die Pensionskassen durch die Bindung an einoder mehrere Unternehmen.

Der Unterschied einer Unterstützungskasse zur Pensionskasse liegt im We-sentlichen in der staatliche Versicherungsaufsicht und dem garantiertenRechtsanspruch des Arbeitnehmers auf eine Rentenleistung. Die Rentenleis-tung aus der Pensionskasse wird in der Regel jährlich neu ermittelt und demMitarbeiter von der Kassenverwaltung mitgeteilt.

Direktversicherung

Direktversicherungen sind eine besondere Form der Lebens-, Unfall- oderPensionsversicherung, bei der der Arbeitgeber Versicherungsnehmer, Begüns-tigter aus der Versicherung jedoch der Arbeitnehmer ist. Beiträge zu Versiche-rungen gehören eigentlich zu den Kosten der privaten Lebensführung undwären somit aus dem versteuerten Arbeitslohn zu tragen. Die besondere Formder Direktversicherung wird vom Gesetzgeber als Vorsorge und Zukunftssiche-rungsmaßnahme gesehen und ist gem. § 3 Abs. 63 EStG bzw. bis 31.12.2004nach § 40b EStG bzw. § 2 Abs. 2 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)steuerlich begünstigt.

Mit der �nderung des Alterseinkünftegesetzes wurden die steuerrechtliche unddamit auch die beitragsrechtliche Behandlung der betrieblichen Altersvorsorgevollständig neu geregelt. Aus Bestandsschutzgründen blieben jedoch die steu-er- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen für Verträge, die vor diesemZeitpunkt geschlossen wurden, erhalten. Aus diesem Grund ist für die Lohn-

Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge? 4

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abrechnung zwischen einer „Altvertragsregelung“ (vor 2005) und einer „Neu-vertragsregelung“ (ab 1.1.2005) zu unterscheiden.

Altvertragsregelung – Lohnsteuer

Beiträge zu Versicherungen gehören eigentlich zu den Kosten der privatenLebensführung und wären somit aus dem versteuerten Arbeitslohn zu tragen.Die besondere Form der Direktversicherung wird vom Gesetzgeber als Vor-sorge und Zukunftssicherungsmaßnahme gesehen und ist gemäß § 40b EStGbzw. § 2 Abs. 2 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) steuerlich be-günstigt. § 40b EStG regelt, dass der Arbeitgeber Bruttolohnbestandteile, diein eine Direktversicherung eingezahlt werden, mit einem pauschalen Steu-ersatz von 20 % versteuern kann. Sind die Voraussetzungen für eine Direkt-versicherung erfüllt, kann ein Höchstbetrag von 1.752 EUR pro Jahr(2.148 EUR bei Gruppenverträgen) pauschal versteuert werden. Eine pau-schale Besteuerung mit 20 % führt in der Regel dazu, dass der pauschalierteArbeitslohn kein Arbeitsentgelt und somit von Beiträgen zur Sozialversiche-rung befreit ist.

Wichtig:

Nur der pauschalierbare Teil einer Prämie für eine Direktversicherung ist vonBeiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Kann nur ein Teil der Prämiemit 20 % pauschal versteuert werden, unterliegt jener Teil, der nach derMonats- oder Jahreslohnsteuertabelle versteuert wird, den Beiträgen zurKranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.

Die Möglichkeit der pauschalen Versteuerung gilt für Verträge die vor dem1.1.2005 geschlossen wurden. Alle Verträge, die ab 2005 neu abgeschlossenwurden, unterliegen der so genannten Neuvertragsregelung.

Altvertragsregelung – Sozialversicherung

Die Befreiung der Versicherungsprämie von Beiträgen zu den Sozialversiche-rungen ist davon abhängig, ob der Arbeitgeber die Versicherungsprämiezusätzlich zum laufenden Arbeitslohn übernimmt (Zusatzleistung), ob sie derArbeitnehmer durch Verzicht von laufendem Arbeitslohn (Bruttolohn-umwandlung) zahlt oder ob der Arbeitnehmer die Prämie aus einer sonstigenZahlung (Einmalzahlung), wie beispielsweise dem Weihnachtsgeld, bestreitet.

4 Die Lohnabrechnung

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Nur die Zusatzleistung und die Umwandlung einer Einmalzahlung sind sozial-versicherungsrechtlich begünstigt. Das heißt: in diesen beiden Fällen führt einepauschale Versteuerung zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

Altvertragsregelung – Barlohnumwandlung

Im Falle der Barlohnumwandlung besteht zwar die Möglichkeit der pauschalenVersteuerung der Prämienzahlung, die Prämie unterliegt jedoch den Beiträgenzu den Sozialversicherungen. Übersteigen die Prämienzahlungen den Freibetragvon 1.752 EUR pro Jahr (2.148 EUR), unterliegt der übersteigende Teil derLohnsteuer und den Beiträgen zur Sozialversicherung. Das heißt, diese Beiträgesind aus zuvor vom Arbeitnehmer versteuertem Arbeitslohn zu tragen.

Beispiel:

Frau Waldmann hat über ihren Arbeitgeber 1999 eine Direktversicherung(DV) abgeschlossen. Sie bezahlt seit 1999 monatlich 100 EUR als Prämie indie DV ein. Die Prämienzahlung erfolgt als Gehaltsverzicht von ihremlaufenden Gehalt. Der Arbeitgeber ist mit Frau Waldmann übereingekom-men, dass sie die Pauschalsteuern für die Versicherung selbst trägt. FrauWaldmann erhält ein monatliches Bruttogehalt von 2.100 EUR und einenZuschuss von 14 EUR zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL), derzusammen mit dem Arbeitnehmeranteil von 26 EUR der Bausparkasse über-wiesen wird. Frau Waldmann ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse kran-kenversichert (Beitragssatz 15,5 %) und gehört einer kirchensteuerberech-tigten Glaubensgemeinschaft an. Der Firmensitz liegt in Bayern. MonikaWaldmann hat Steuerklasse I und keine Kinder. Die Beiträge zu den Um-lagekassen U1/U2 werden mit 1,9 % und 0,2 % (U2) angenommen. DasUnternehmen unterliegt der Umlage U1.

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

= Bruttolohn 2.114,00 EUR

Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge? 4

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– Beitrag zur Direktversicherung (Bruttolohnumwandlung) 100,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.014,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 2.114,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 2.014 EUR bei Steuerklasse I) 220,33 EUR

+ Solidaritätszuschlag 12,11 EUR

+ Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 17,62 EUR

+ Pauschale Lohnsteuer (20 % von 100 EUR) 20,00 EUR

+ Pauschale Kirchensteuer (7 % von 20 EUR) 1,40 EUR

+ Solidaritätszuschlag (5,5 % von 20 EUR) 1,10 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 272,56 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 2.114 EUR) 173,35 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.114 EUR)) 20,61 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.114 EUR) 5,29 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.114 EUR)) 207,17 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.114 EUR)) 31,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 438,13 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 2.114,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 272,56 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 438,13 EUR

– Überweisung an Direktversicherung 100,00 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.263,31 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.114,00 EUR

+ Krankenversicherung AG-Anteil (7,3 % von 2.114 EUR) 154,32 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.114 EUR)) 20,61 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.114 EUR)) 207,17 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.114 EUR)) 31,71 EUR

= Sozialversicherungsbeiträge (AG-Anteil) 413,81 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.114 EUR) 40,17 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.114 EUR) 4,23 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.114 EUR) 0,85 EUR

= Gesamtbelastung 2.573,06 EUR

Entgeltabrechnung mit betrieblicher Altersvorsorge

Sind die vertraglichen Voraussetzungen erfüllt, besteht die Möglichkeit, Brut-tolohnbestandteile, die in eine Direktversicherung eingezahlt werden, mit 20 %Lohnsteuer, 7 % pauschaler Kirchensteuerund 5,5 % Solidaritätszuschlag zuversteuern. Die Bruttolohnumwandlung ist jedoch von der Sozialversicherungnicht begünstigt. Somit entstehen trotz pauschaler Versteuerung Beiträge zuden Sozialversicherungen für den Betrag des Entgelts, der in die Direktver-sicherung einbezahlt wird.

Eine Besonderheit ist bei Altverträgen zu beachten, die als Auszahlungsplaneine monatliche Rente vorsehen. Für diese Direktversicherung gilt die Neuver-tragsregelung, auch wenn der Vertrag bereits vor 2005 abgeschlossen wurde.Der Arbeitnehmer kann dem Arbeitgeber jedoch schriftlich den Verzicht auf dieSteuerfreiheit zu Gunsten einer pauschalen Versteuerung erklären. Bei einerpauschalen Versteuerung in der Ansparphase entfällt die nachgelagerte Ver-steuerung in der Auszahlungsphase.

Ist der Arbeitnehmer kirchensteuerpflichtig, unterliegt der pauschal versteuerteLohnbestandteil einer pauschalen Kirchensteuer. Der pauschale Kirchensteu-ersatz ist nicht bundeseinheitlich, sondern unterscheidet sich von Bundeslandzu Bundesland. Der pauschale Kirchensteuersatz liegt je nach Bundesland um1 bis 5 Prozentpunkte unter dem normalen Kirchensteuersatz.

Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge? 4

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Altvertragsregelung – Zusatzleistung

Wird die Prämie vom Arbeitgeber zusätzlich zum laufenden Gehalt gezahlt,stellt diese zusätzliche Zahlung kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsent-gelt dar.

Beispiel:

Frau Waldmann hat 1999 mit ihrem Arbeitgeber vereinbart, dass dieser statteiner Gehaltserhöhung monatlich 100 EUR für sie in eine Direktversicherungeinbezahlt. Der Arbeitgeber übernimmt auch die pauschalen Steuern für dieZusatzleistung. Die Direktversicherung wird als Kapitalleistung mit 65Jahren ausbezahlt.

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.000,00 EUR

+ Direktversicherung als Zusatzleistung 100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

= Bruttolohn 2.114,00 EUR

– Beitrag zur Direktversicherung 100,00 EUR

= Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.014,00 EUR

= Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 2.014,00 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 2.014 EUR) 165,15 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.014 EUR)) 19,65 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.014 EUR) 5,03 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.014 EUR)) 197,37 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.014 EUR)) 30,21 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 417,41 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Obwohl der Arbeitgeber Frau Waldmann einen um 100 EUR höheren Brutto-lohn zahlt (Zusatzleistung), erhöht sich das Arbeitsentgelt nicht, da die Zusatz-leistung voll in die beitragsfreie Form der Direktversicherung eingezahlt wird.

Altvertragsregelung – aus Einmalzahlung

Eine weitere Möglichkeit der Prämienzahlung ist es, diese aus einer Sonder-zahlung wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld zu entrichten. Prämienleistungenan Direktversicherungen aus Einmalzahlungen sind, wie die Zusatzleistung desArbeitgebers, von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Würde FrauWaldmann beispielsweise in diesem Monat ein anteiliges Urlaubsgeld von100 EUR erhalten und diesen Betrag in ihre Direktversicherung einbezahlen,wäre das Urlaubsgeld bzw. die Prämie zur Direktversicherung von Beiträgen zurKranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung befreit. Das Arbeits-entgelt ergibt sich aus:

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.000,00 EUR

+ Einmalzahlung (anteiliges Urlaubsgeld) 100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

= Bruttolohn 2.114,00 EUR

– Beitrag zur Direktversicherung 100,00 EUR

= Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.014,00 EUR

= Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 2.014,00 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 2.014 EUR) 165,15 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.014 EUR)) 19,65 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.014 EUR) 5,03 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.014 EUR)) 197,37 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.014 EUR)) 30,21 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 417,41 EUR

Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge? 4

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Ist die Einmalzahlung höher als die Prämie für die Direktversicherung, ist derübersteigende Teil sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Ebenfalls sindPrämien für eine Direktversicherung nur bis zu einem jährlichen Gesamtbetragvon 1.752 EUR bzw. monatlich 146 EUR von Beiträgen zu den Sozialversiche-rungen befreit (Altvertrag). Werden über den Höchstbetrag hinaus Prämien ausEinmalzahlungen oder als Zusatzleistung gezahlt, bleibt der übersteigendeBetrag beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Tipp:

Die wohl häufigste Form der Prämienzahlung in eine Direktversicherung ausAltverträgen ist, dass der Beitrag aus dem Weihnachtsgeld und/oder demUrlaubsgeld getragen wird. Auch eine Aufteilung der Gesamtprämie aufUrlaubs- und Weihnachtsgeld ist möglich. Entscheidend für die Sozialver-sicherungsfreiheit ist nur, dass im Monat der Prämienzahlung eine Einmal-zahlung fließt und die Versicherungsprämie auf die Einmalzahlung ange-rechnet wird.

Die Prämienzahlung aus einer Einmalzahlung oder als Zusatzleistung desArbeitgebers führt neben dem Beitragsvorteil für den Mitarbeiter zu einerErsparnis des Arbeitgeberanteils zu den Sozialversicherungen ungefähr in gleichgroßer Höhe. Außerdem fallen keine Beiträge zu den U1/U2 bzw. zur Insolven-zumlage für den Beitrag an. Direktversicherungen, die aus Bruttolohnumwand-lung getragen werden, sind aus dem Blickwinkel der Sozialversicherungspflichtnur dann sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer mit seinem laufenden Arbeitsent-gelt nach Abzug der Direktversicherung über der Beitragsbemessungsgrenze inder Kranken- und Pflegeversicherung oder besser über der Renten- undArbeitslosenversicherung liegt. Der Steuervorteil durch eine pauschale Ver-steuerung des Arbeitslohnes, der in die Prämie fließt, bleibt erhalten.

Neuvertragsregelung – Lohnsteuer

Mit der Neuregelung des Alterseinkünftegesetzes wurde die Direktversicherungin die steuerfreie Altersvorsorge des § 3 EStG integriert. Seit 2005 sind Beiträgezur betrieblichen Altersvorsorge bis zu 4 % der Jahresbeitragsbemessungs-grenze der Rentenversicherung sozialversicherungsfrei. Dies bedeutet, dass in2012 bis zu 2.688 EUR (4 % von 67.200 EUR) beitragsfrei in eine oder mehrereAltersvorsorgeverträge einbezahlt werden können.

4 Die Lohnabrechnung

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Zusätzlich kann bei Neuverträgen ein steuerfreier Höchstbetrag von1.800 EUR pro Jahr für Vorsorgeleistungen steuerfrei (beitragspflichtig) blei-ben. Die Steuerfreiheit besteht, sofern über 2.688 EUR hinaus Lohnbestandteilein eine Direktversicherung, einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse ein-bezahlt werden. Die Anwendung der Steuerfreiheit ist jedoch ausgeschlossen,wenn neben der Neuzusage, Beiträge für eine Direktversicherung aus „Alt-zusage“ pauschal nach § 40b versteuert werden (beides). Der zusätzlicheHöchstbetrag von 1.800 EUR führt nicht zu einer Beitragsfreiheit in denSozialversicherungen (Steuerfreiheit, aber Sozialversicherungspflicht). Die pau-schale Besteuerung nach § 40b ist auch nach einem Firmenwechsel möglich. Esist jedoch zu prüfen, ob die Bedingungen einer Neuzusage erfüllt wären undggf. eine Umstellung des Vertrags vorzunehmen ist, wenn der Mitarbeiter nichtschriftlich auf die Steuerfreiheit verzichtet.

Achtung:

Wird für einen Arbeitnehmer aufgrund einer Altzusage eine Direktversiche-rung pauschal nach § 40b versteuert, kann für eine Neuzusage nicht derzusätzliche Steuerfreibetrag von 1.800 EUR in Anspruch genommen werden.

Neuvertragsregelung – Sozialversicherung

Seit 2005 sind Beiträge, die aus dem Arbeitslohn in eine betriebliche Alters-vorsorge einbezahlt werden, bis zu 4 % der Jahresbeitragsbemessungsgrenzeder Rentenversicherung sozialversicherungsfrei. Diese bedeutet, dass in 2012bis zu 2.688 EUR (4 % von 67.200 EUR) beitragsfrei in eine oder mehrereAltersvorsorgeverträge einbezahlt werden können. Diese Regelung gilt jedochnur für so genannte Neuverträge die nach dem 31.12.2004 abgeschlossenwurden.

Übersteigt die Vorsorgeleistung den jährlichen Höchstbetrag sind Beiträge dieüber die Höchstgrenze von 2.688 EUR hinaus in betriebliche Altersvorsorgever-träge einbezahlt werden, mit Beiträgen zu den Sozialversicherungen zu bele-gen. Eine pauschale Besteuerung von zusätzlichen Vorsorgeleistungen undeiner daraus entstehenden Beitragsfreiheit in den Sozialversicherungen ist beiNeuverträgen nicht möglich.

Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge? 4

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Beispiel:

Frau Waldmann wollte zusätzlich etwas für ihre Altersversorgung tun undhat im März 2008 eine Direktversicherung (DV) über ihren Arbeitgeberabgeschlossen. Die DV bezahlt sie durch einen monatlichen Gehaltsverzichtvon 100 EUR aus ihrem laufenden Gehalt. Frau Waldmann erhält einmonatliches Bruttogehalt von 2.100 EUR und einen Zuschuss von 14 EURzu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL), der zusammen mit demArbeitnehmeranteil von 26 EUR der Bausparkasse überwiesen wird. FrauWaldmann ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert (Bei-tragssatz 15,5 %) und gehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubens-gemeinschaft an. Der Firmensitz liegt in Bayern. Monika Waldmann hatSteuerklasse I und keine Kinder. Die Beiträge zu den Umlagekassen U1/U2werden mit 1,9 % bzw. 0,2 % angenommen. Das Unternehmen nimmt amUmlageverfahren U1 teil.

4.12.1 Entgeltabrechnung

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

= Bruttolohn 2.114,00 EUR

– Beitrag zur Direktversicherung 100,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.014,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 2.014,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 2.014 EUR bei Steuerklasse I) 220,33 EUR

+ Solidaritätszuschlag 12,11 EUR

+ Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 17,62 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 250,06 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 2.014 EUR) 165,15 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.014 EUR)) 19,65 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.014 EUR) 5,03 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.014 EUR)) 197,37 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.014 EUR)) 30,21 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 417,41 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 2.114,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 250,06 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 417,41 EUR

– Überweisung an Direktversicherung 100,00 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.306,53 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.114,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 394,24 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.014 EUR) 38,27 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.014 EUR) 4,03 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.014 EUR) 0,81 EUR

= Gesamtbelastung 2.551,35 EUR

Im Beispiel wird von einem Neuvertrag, der nach 2005 geschlossen wurde,ausgegangen. Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit der Prämienfür eine Direktversicherung sind:

J Es muss ein erstes Dienstverhältnis bestehen, also keine Versteuerung nachSteuerklasse VI vorliegen und

J die Versorgungsleistung aus der Direktversicherung muss in Form einerlebenslangen Rente bestehen und

J es muss sich um einen Neuvertrag ab dem 1.1.2005 handeln.

Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge? 4

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4.12.2 Steuerrechtliche AbzügeIm Beispiel handelt es sich um eine betriebliche Altersvorsorge nach derNeuvertragsregelung. Seit 2012 können monatlich bis zu 374 EUR ((2.688 EUR+ 1.800 EUR) / 12) steuerfrei in eine oder mehrere Verträge der betrieblichenAltersvorsorge (Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse, Direktver-sicherung) einbezahlt werden. Dabei ist die Steuerfreiheit unabhängig davon,ob die Vorsorgeleistung aus Einmalzahlung oder durch monatlichen Lohnver-zicht aufgebracht wird. Ebenso unerheblich ist, ob die Vorsorgeleistung vomArbeitgeber als Zusatzleistung oder vom Arbeitnehmer im Wege der Entgelt-umwandlung aufgebracht wird. Der monatliche Wert ist abhängig von derjährlichen Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (4 % von BBG-RV-West + 150 EUR). Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) wird jährlich zum1. Januar angepasst. Somit ändert sich der Betrag, der steuerfrei in dieVorsorgeleistung einbezahlt werden kann, jährlich.

Achtung:

Die Steuerfreiheit in der Ansparphase der Altersvorsorge führt zu einerBesteuerung in der Auszahlungsphase (Rentenbezug) – der so genanntennachgelagerten Besteuerung. Rentenzahlungen aus steuerfreien Direktver-sicherungen unterliegen in voller Höhe der Einkommensteuer bei Auszah-lung.

4.12.3 SozialversicherungsbeiträgeIm Beispiel handelt es sich um eine Neuvertragsregelung. Die Beiträge bleibenbei einer Neuzusage bis 4 % der Jahresbeitragsbemessungsgrenze (JBBG) derRentenversicherung (West) sozialversicherungsfrei. Für 2012 bedeutet dies,dass monatlich bis zu 224 EUR in einen oder mehrere Verträge (Pensionskasse,Pensionsfonds, Direktversicherung, Unterstützungskasse) einbezahlt werdenkönnen und darauf keine Beiträge zu den Sozialversicherungen entstehen. DieSozialversicherungsfreiheit ist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber oder derArbeitnehmer durch Gehaltsverzicht die Beiträge leistet. Übersteigen die Vor-sorgeleistungen den jährlichen Freibetrag von 2.688 EUR, ist der übersteigendeTeil beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

4 Die Lohnabrechnung

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Achtung:

Der zusätzliche steuerfreie Betrag von jährlich 1.800 EUR für Beiträge anVorsorgeleistungen ist beitragspflichtig in den Sozialversicherungen.

4.12.4 ArbeitgeberbelastungEntscheidend für die Entgeltabrechnung von betrieblichen Altersvorsorgen ist,ob der Vertag vor dem 1.1.2005 oder ab 2005 abgeschlossen wurde. Dementsprechend ist die Altvertragsregelung bzw. die Neuvertragsregelung anzu-wenden. Im Beispiel wurde die Direktversicherungen nach 2005 neu abge-schlossen, sie ist deshalb bis 2.688 EUR pro Jahr steuer- und sozialversiche-rungsfrei. In Höhe der Sozialversicherungsfreiheit entstehen auch keineUmlagepflichten für den Arbeitgeber.

Arbeitgeberbelastung

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.114,00 EUR

+ Krankenversicherung (7,3 % von 2.014 EUR) 147,02 EUR

+ Pflegeversicherung (0,975 % von 2.014 EUR) 19,64 EUR

+ Rentenversicherung (9,95 % von 2.014 EUR) 197,37 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (1,5 % von 2.014 EUR) 30,21 EUR

= Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 394,24 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.014 EUR) 38,27 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.014 EUR) 4,03 EUR

+ Insolvenzumlage (0,0 % · 2.014 EUR) 0,81 EUR

= Gesamtbelastung 2.551,35 EUR

In den Sozialversicherungsbeiträgen für den Arbeitgeber ist kein Zuschlag fürdie Kranken- und Pflegeversicherung enthalten. Somit beträgt der Arbeitgeber-anteil zur Krankenversicherung nur 7,3 %, der des Arbeitnehmers 8,2 %.Handelt es sich bei dem Arbeitgeber um ein Unternehmen mit bis zu 30 Voll-

Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge? 4

267

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zeitbeschäftigten, ist neben der U2 auch die Umlage U1 zu ermitteln. DieInsolvenzumlage wurde für 2012 auf 0,04 % des rentenversicherungspflichti-gen Arbeitsentgelts angehoben. In der Arbeitgeberbelastung nicht berück-sichtigt sind Beiträge zur Berufsgenossenschaft und Rückstellungen. Diesewerden in der Regel erst zum Ende des Kalenderjahres ermittelt. Im Bau- undBaunebengewerbe sind zusätzlich noch Beiträge zur Zusatzversorgung (ZVK) zuberücksichtigen.

4.13 Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einenVorschuss erhalten?

Beihilfen oder Unterstützungsleistungen des Arbeitgebers bei Studium oderErholung sind bis zu bestimmten Höchstgrenzen steuerfrei. Übersteigen dieZahlungen den Freibetrag, ist nur der übersteigende Betrag steuer- und sozial-versicherungspflichtig. Die Freibeträge sind für alle begünstigten Beihilfen in§ 3 Einkommensteuergesetz (EStG) einzeln geregelt. Der steuerfreie Teil einerBeihilfe ist immer von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Beihilfenbei Heirat oder Geburt sind nicht mehr steuerlich begünstigt. Übernimmt derArbeitgeber für Mitarbeiter, die an einer Berufsakademie bzw. dualen Hoch-schule studieren, die Studiengebühren, entsteht dem Mitarbeiter wegen desganz überwiegenden betrieblichen Interesses des Arbeitgebers daraus keinsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Für die Sozialversicherung gilt jedoch,dass die Übernahme von Studiengebühren jeglicher Art durch den Arbeitgeberein beitragspflichtiger geldwerten Vorteil darstellt und somit das beitrags-pflichtige Arbeitsentgelt erhöht.

Mit der Neuregelung der dualen Studiengänge hat der Gesetzgeber festgelegt,dass Studierende an dualen Hochschulen ab 2012 wieder zur Ausbildungbeschäftigt sind. Somit unterliegen sie ab 2012 den vollen Beiträgen zurKranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Wird eine Ausbil-dungsvergütung bis 325 EUR pro Monat bezahlt, greift zusätzlich die Gering-verdiener-Regelung (vgl. Kapitel 4.6 (siehe S. 200)). Liegt das Arbeitsentgeltüber 325 EUR aber unter 800 EUR darf für zur Ausbildung Beschäftigte dieGleitzonenregelung jedoch nicht angewendet werden. Die Versicherungs-pflicht gilt ausdrücklich für alle Phasen des Studiums, also sowohl währendder Praxisphase wie auch während der Studienphase.

4 Die Lohnabrechnung

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Tipp:

In der Phase des Studiums an der dualen Hochschule besteht für denStudenten Beitragsfreiheit in der Unfallversicherung. Dementsprechend istdas Arbeitsentgelt, welches während der Studienphase gezahlt wird, nicht inder Jahresmeldung als beitragspflichtiges Entgelt zur Unfallversicherung zuberücksichtigen.

Vorschüsse sind Vorauszahlungen von Arbeitslohn, der erst zukünftig verdientwird. Ein Vorschuss wird in der Regel zwischen zwei Lohnabrechnungsperiodenungekürzt ausgezahlt und hat somit den Charakter einer Nettozahlung. Bei derLohnabrechnung kann die Nettozahlung auf den Bruttobetrag hochgerechnetwerden oder die Vorauszahlung wird mit dem Auszahlungsbetrag aus demlaufenden Bruttolohn verrechnet. Erhält der Arbeitnehmer entsprechend sei-nem Arbeitsfortschritt eine Abschlagszahlung auf den Gesamtlohn, handelt essich nicht um Vorschuss im eigentlichen Sinne. Abschlagszahlungen sindjedoch genau wie Vorschüsse mit der Lohnabrechnung zu verrechnen, wennder Lohnzahlungszeitraum nicht länger als fünf Wochen dauert.

Beispiel:

Monika Waldmann möchte im Folgemonat heiraten. Der Arbeitgeber will dasjunge Paar bei der Hochzeit mit einer Heiratsbeihilfe von 400 EUR unter-stützen. Diese zahlt er zusammen mit dem monatlichen Bruttogehalt von2.100 EUR aus. Außerdem braucht Frau Waldmann für die Hochzeitsvor-bereitungen einen Vorschuss von 600 EUR, der zum 15. des Monats nettoausgezahlt wird. Wie in jedem Monat erhält Frau Waldmann einen Zuschussvon 14 EUR zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL). Der Zuschusszur VWL wird vom Nettolohn einbehalten und zusammen mit dem Arbeit-nehmeranteil von 26 EUR der Bausparkasse überwiesen. Frau Waldmanngehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubensgemeinschaft an und istbei einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert. Der Beitragssatz zurKrankenversicherung beträgt 15,5 % des Arbeitsentgelts. Als Firmensitz fürdie Ermittlung der Kirchensteuer wird Baden-Württemberg unterstellt. FrauWaldmann hat zum Zeitpunkt der Lohnabrechnung noch Steuerklasse I undkeine Kinder. Als Beitragssatz für die Umlagekasse U1 wird 1,9 % und für dieUmlagekasse U2 0,2 % angenommen.

Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten? 4

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4.13.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

+ Heiratsbeihilfe 400,00 EUR

= Bruttolohn 2.514,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.514,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 2.514,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 2.114 EUR bei Steuerklasse I) 243,66 EUR

+ Solidaritätszuschlag (5,5 % auf den Betrag der Lohnsteuer 13,40 EUR

+ Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 19,49 EUR

+ Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 400 EUR bei Steuerklasse I) 95,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag (5,5 % auf den Betrag der Jahreslohnsteuer) 5,22 EUR

+ Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Jahreslohnsteuer) 7,60 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 384,37 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 2.514 EUR) 206,15 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.514 EUR)) 24,51 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.514 EUR) 6,29 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.514 EUR)) 246,37 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.514 EUR)) 37,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 521,03 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Gesamtabrechnung

Bruttolohn 2.514,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 384,37 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 521,03 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

– Vorschuss (ausbezahlt) 600,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 968,60 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.514,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 492,11 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.114 EUR) 40,17 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.114 EUR) 4,23 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.514 EUR) 1,01 EUR

= Gesamtbelastung 3.051,52 EUR

Entgeltabrechnung mit Beihilfe

Heirats- und Geburtsbeihilfen sind nicht mehr steuerfrei. Außerdem fallenBeiträge zu den Sozialversicherungen für Heirats- und Geburtsbeihilfen an.Die Heiratsbeihilfe ist als sonstiger Bezug beziehungsweise Einmalzahlung zuversteuern und mit Beiträgen zu den Sozialversicherungen zu belegen. DerVorschuss ist ein steuer- und sozialversicherungsfreier Abzug vom Nettover-dienst – er reduziert nur die Auszahlung.

4.13.2 Steuerrechtliche AbzügeNicht alles, was der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer zukommen lässt, iststeuerpflichtiger Arbeitslohn. Beihilfen, die aufgrund besonderer Belastungenwie Krankheit oder Unfall gezahlt werden, sind bis zu bestimmten Freibeträgenvon der Lohnsteuer befreit. Private Unterstützungen des Arbeitgebers sind bis600 EUR jährlich steuerfrei, wenn diese aufgrund von Unglücksfällen, Krank-heit, Tod oder Vermögensverlust gezahlt werden. Bezahlt beispielsweise derArbeitgeber seinem Arbeitnehmer nach Vorlage der Rechnung einen Zuschussvon 200 EUR zu den von der Krankenkasse nicht übernommenen Kosten für

Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten? 4

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Zahnersatz, handelt es sich um eine Beihilfe, die nach R 3.11 Lohnsteuerricht-linien steuerfrei bleiben kann.

Betriebsinterne Maßnahmen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemei-nen Gesundheitszustands seiner Mitarbeiter oder zur betrieblichen Gesund-heitsförderung bleiben bis zu 500 EUR im Kalenderjahr je Arbeitnehmersteuerfrei, wenn sie hinsichtlich Qualität, Zweckbindung und Zielgerichtetheitdie Anforderungen der §§ 20 und 20a SGB V erfüllen und zusätzlich zumohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Bei der steuerfreien För-derung handelt es sich um einen Höchstbetrag, das heißt, übersteigendeBeträge gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Die Steuerfreiheit gilt ausschließlich für Leistungen, die durch die Spitzen-verbände der Krankenkassen konkretisiert wurden. Die begünstigten Maßnah-men sind demnach:

J allgemeine Reduzierung von Bewegungsmangel sowie Vorbeugung undReduzierung spezieller gesundheitlicher Risiken durch verhaltens- und ge-sundheitsorientierte Bewegungsprogramme,

J Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewe-gungsapparats, allgemeine Vermeidung von Mangel- und Fehlernährungsowie Vermeidung und Reduktion von Übergewicht,

J gesundheitsgerechte betriebliche Gemeinschaftsverpflegung (z.B. Ausrich-tung der Betriebsverpflegungsangebote an Ernährungsrichtlinien und Be-dürfnissen der Beschäftigten, Schulung des Küchenpersonals, Informations-und Motivierungskampagnen),

J Stressbewältigung und Entspannung (Vermeidung stressbedingter Gesund-heitsrisiken), Förderung der individuellen Kompetenzen der Stressbewälti-gung am Arbeitsplatz, gesundheitsgerechte Mitarbeiterführung,

J Einschränkung des Suchtmittelkonsums (allgemeine Förderung des Nicht-rauchens, „rauchfrei“ im Betrieb, gesundheitsgerechter Umgang mit Alkohol,allgemeine Reduzierung des Alkoholkonsums, Nüchternheit am Arbeits-platz).

Unter die Steuerbefreiung fallen auch Barzuschüsse des Arbeitgebers an seineMitarbeiter für extern durchgeführte Maßnahmen. Die Übernahme bzw. Be-zuschussung von Mitgliedsbeiträgen an Sportvereine und Fitnessstudios istjedoch nicht steuerbefreit.

4 Die Lohnabrechnung

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Heirat oder Geburt eines Kindes können vom Arbeitgeber nicht mehr steuerfreigefördert werden. Bei Zuwendungen, die nicht regelmäßig bezahlt werden,handelt es sich um sonstige Bezüge bzw. Einmalzahlungen. Diese sind geson-dert vom laufenden Bezug mit der Jahreslohnsteuertabelle zu versteuern (sieheKapitel 6 (siehe S. 341)). Eine Umwandlung von laufendem Arbeitslohn in einesteuerbegünstigte Zulage ist nicht möglich. Die Zulage muss zusätzlich zumlaufenden Bezug bezahlt werden.

Freibetrag bzw. Freigrenze

Vom Freibetrag zu unterscheiden ist die Freigrenze. Übersteigt beispielsweiseder Wert einer Sachzuwendung die Freigrenze von 40 EUR (Gelegenheits-geschenke) bzw. monatlich 44 EUR bei Sachzuwendungen, ist der Lohn-bestandteil in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtig. Wirddie Freigrenze überschritten, ist im Vergleich zum Freibetrag nicht nur derübersteigende Teil steuer- und sozialversicherungspflichtig, sondern die ge-samte Zuwendung gehört zum laufenden Arbeitslohn bzw. zum beitragspflich-tigen Arbeitsentgelt.

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die häufigsten steuerlichbegünstigten Zuwendungen mit den jeweiligen Höchstgrenzen. Bis zu diesenHöchstbeträgen sind die Zuwendungen steuer- und sozialversicherungsfrei.

Art des steuerfreien Bezuges Steuerfrei bis zum Höchstbetrag von

Beihilfe für Notfälle wie Krankheit, Unfall, Todesfall 600 EUR pro Jahr

Maßnahmen zur Gesundheitsförderung 500 EUR pro Jahr

Gelegenheitsgeschenke (z.B. Geburtstagsgeschenk) 40 EUR*

Auslagenersatz ohne Begrenzung

Personalrabatt (monatlich) 90 EUR

Trinkgelder (monatlich) ohne Begrenzung

Sachbezüge monatlich 44 EUR*

Fehlgeldentschädigung an der Kasse (monatlich) 16 EUR

Betriebsveranstaltung (eintägig) 110 EUR*

Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten? 4

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Umzugskostenpauschale bei Arbeitgeberwechsel

Ledige

Verheiratete

Pro Kind zusätzlich

640 EUR

1.279 EUR

282 EUR

Kindergartenzuschuss (mit Originalbeleg) Ohne Begrenzung

Verpflegungsmehraufwand bei Reisen von

Mehr als 8 Stunden abwesend

Mehr als 14 Stunden abwesend

Mehr als 24 Stunden abwesend

6 EUR**

12 EUR**

24 EUR**

Tab.: Steuerfreie Zuwendungen des Arbeitgebers

* Übersteigt der Wert der Zuwendung die Höchstgrenze, so ist die gesamte Zuwendung steuer- undsozialversicherungspflichtig.

** Übersteigt der Wert der Zuwendung die Höchstgrenze, so ist die gesamte Zuwendung steuer- undsozialversicherungspflichtig. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Gesamtbetrag mit 25 % pauschal zuversteuern.

4.13.3 SozialversicherungsbeiträgeDas beitragspflichtige Arbeitsentgelt ergibt sich durch Kürzung des Bruttolohnsum den steuerfreien Teil der Zuwendung. Im Beispiel ist eine Heiratszulage vollsteuerpflichtig und somit auch beitragspflichtig in den Sozialversicherungen.Wie im Lohnsteuerrecht sind sonstige Bezüge bzw. Einmalzahlungen besonderszu behandeln und auszuweisen (siehe Kapitel 6 (siehe S. 341)). Besteht dieMöglichkeit, bei Überschreitung einer Freigrenze die Lohnsteuer zu pauscha-lieren (Reisekosten, Betriebsveranstaltung), so ist der pauschalierungsfähigeBetrag von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit. Zahlungen bzw. Zuschüssedes Arbeitgebers sind bis 500 EUR pro Jahr beitragsfrei in den Sozialversiche-rungen, wenn der Arbeitgeber diese für Maßnahmen zur:

J Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands bzw.J für die betriebliche Gesundheitsförderung

erstattet.

4 Die Lohnabrechnung

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Wichtig:

Die Höchstbeträge für die Steuer- bzw. Sozialversicherungsfreiheit vonZuschüssen bei Krankheit oder Rehabilitation unterscheiden sich.

Der steuerfrei ausbezahlte Vorschuss hat keinen Einfluss auf die Beitrags-berechnung in den Sozialversicherungen. Der Vorschuss wird als „durchlaufen-der Posten“ nach der Verbeitragung vom Nettolohn abgezogen.

Im Beispiel wird für den Arbeitnehmer der Zuschlag zur Pflegeversicherung fürKinderlose berechnet. Dieser Zuschlag entsteht nicht, wenn mindestens einleibliches oder adoptiertes Kind nachgewiesen werden kann oder konnte (mind.1 Monat).

Im Krankenversicherungsbeitragssatz von 15,5 % des Arbeitsentgelts ist derZuschlag von 0,9 % für den Arbeitnehmer enthalten. Die Aufteilung desGesamtbeitrags ist 7,3 % Arbeitgeber und 8,2 % Arbeitnehmer.

4.13.4 ArbeitgeberbelastungEin Vorschuss ist ein im Voraus ausgezahlter laufender Arbeitslohn bzw.laufendes Arbeitsentgelt und somit vollständig steuer- und beitragspflichtigesArbeitsentgelt. Der am 15. des Monats ausgezahlte Vorschuss vermindert alsonur den Auszahlungsbetrag.

Von der Vorschusszahlung ist die Abschlagszahlung zu unterscheiden. Bei derAbschlagszahlung erhält der Arbeitnehmer eine ungefähre Zahlung für bereitsgeleistete Arbeit. Die genaue Lohnabrechnung mit der endgültigen Lohnsteuerund den Beiträgen zur Sozialversicherung kann bis zu fünf Wochen nach derAbschlagszahlung vorgenommen werden.

Der Arbeitgeber überweist den Zuschuss zur VWL und den Sparbetrag von FrauWaldmann direkt der Bausparkasse. Zuschuss und Sparbetrag werden deshalbvom Auszahlungsbetrag abgezogen. Im Beispiel ergibt sich für den Arbeitgeberfolgende Belastung.

Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten? 4

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Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.514,00 EUR

+ Krankenversicherung (7,3 % von 2.514 EUR) 183,52 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.514 EUR)) 24,51 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.514 EUR)) 246,37 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.514 EUR)) 37,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 492,11 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.114 EUR) 40,17 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.114 EUR) 4,23 EUR

+ Insolvenzumlage (0,0 % · 2.514 EUR) 1,01 EUR

= Gesamtbelastung 3.051,52 EUR

Der Gesamtbeitrag zu den Sozialversicherungen ist geringer als der Mitarbei-terbeitrag. Dies liegt am Zuschlag zur Pflegeversicherung und am geringerenBeitragsanteil zur Krankenversicherung (7,3 %).

Nimmt das Unternehmen aufgrund seiner Mitarbeiterzahl am Umlageverfahrenteil, ist die Umlage U1 zu entrichten. Sie entfällt für Betriebe mit mehr als30 Mitarbeitern, die über 30 Wochenstunden arbeiten. Bei der Heiratsbeihilfehandelt es sich um eine Einmalzahlung, diese unterliegt nicht den Beiträgen zuden Umlagekassen U1/U2. Der Beitrag zur Insolvenzumlage ist aus dem renten-versicherungspflichtigen Entgelt zu ermitteln. Somit ist die Heiratsbeihilfe fürdie Ermittlung der Insolvenzumlage zu berücksichtigen. Der Satz zur Insolven-zumlage liegt in 2012 bei 0,04 %.

Nicht in der Arbeitgeberbelastung berücksichtigt sind Beiträge zur Berufs-genossenschaft sowie Rückstellungen für Jubiläen, Urlaub oder Pensionen.Diese werden in der Regel erst zum Ende des Kalenderjahres ermittelt, gehörenjedoch zur Arbeitgeberbelastung. Im Bau- und Baunebengewerbe sind zusätz-lich noch Beiträge zur Zusatzversorgung (ZVK) zu berücksichtigen. Beschäftigtdas Unternehmen nicht seiner Größe entsprechend behinderte Mitmenschen,ist zusätzlich noch eine anteilige Schwerbehindertenabgabe in die Berechnungaufzunehmen. Beschäftigt das Unternehmen Künstler oder hat regelmäßig

4 Die Lohnabrechnung

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Aufträge an Publizisten oder Künstler vergeben, entstehen ggf. noch Beiträgezur Künstlersozialabgabe.47

4.14 Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten?Neben Geldzuwendungen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Leistungenin Form von Sachzuwendungen zukommen lassen. Sachleistungen, wie z.B.freie Kost, freie Wohnung, Firmenwagen, Waren und anderes, verschaffen demArbeitnehmer einen geldwerten Vorteil und sind laufender Arbeitslohn odersonstige Bezüge (vgl. § 8 EStG). Sachzuwendungen erhöhen das Arbeitsentgeltund sind somit in Höhe des steuerpflichtigen Teils beitragspflichtig in derKranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Gewährt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil inForm eines Sachbezugs, stellt sich die Frage, mit welchem Wert dieser anzu-setzen ist. Für Sachleistungen in Form von Unterkunft, Mahlzeiten, Heizungund Beleuchtung gibt es amtliche Sachbezugswerte, in denen festgelegt wird,mit welchem Wert („Bruttolohn“) der Sachbezug anzusetzen ist. Sachbezüge,für die keine amtlichen Sachbezugswerte festgelegt sind, müssen mit denEndpreisen am Abgabeort, gemindert um die üblichen Preisnachlässe, bewertetwerden. Für 2012 gelten folgende Sachbezugswerte:

Mahlzeit Sachbezugswert für alle Arbeitnehmer

Frühstück 1,57 EUR

Mittagessen 2,87 EUR

Abendessen 2,87 EUR

Tab.: Amtliche Sachbezugswerte für Mahlzeiten ab 2011

Erhalten Arbeitnehmer Waren verbilligt oder kostenlos, die der Arbeitgeberherstellt oder vertreibt, bleibt der geldwerte Vorteil hieraus gemäß § 8 Abs. 3EStG bis zu einem Rabattfreibetrag von 1.080 EUR jährlich steuerfrei. DerRabattvorteil des Arbeitnehmers wird durch Vergleich des um 4 % gemin-derten Endpreises der Ware mit dem tatsächlichen Kaufpreis, den der Arbeit-nehmer gezahlt hat, ermittelt. Der Endpreis ist der Preis, den der Verbraucherbezahlen muss, inklusive Umsatzsteuer. Ist dieser Betrag kleiner oder gleich

Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten? 4

277

47 Vgl. Kapitel 4.3.2 (siehe S. 1) – Stichwort „Künstlersozialabgabe“.

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90 EUR pro Monat bzw. 1.080 EUR im Jahr, besteht keine Steuerpflicht für diekostenlos oder verbilligt erhaltenen Waren oder Leistungen. Übersteigt derPreisvorteil den Rabattfreibetrag, ist der übersteigende Teil steuer- und bei-tragspflichtiger Arbeitslohn.

Erhält der Mitarbeiter über den Arbeitgeber Waren oder Leistungen, die diesernicht selbst herstellt oder vertreibt, kann der Rabattfreibetrag (1.080 EUR) nichtangewendet werden. Es ist jedoch zu prüfen, ob der amtliche Sachbezugswertoder die Kleinbetragsregelung angewendet werden kann. Für die Bewertung desgeldwerten Vorteils aus den Waren oder Leistungen über Dritte kann der Arbeit-geber 96 % des üblichen Verkaufspreises inklusive Umsatzsteuer ansetzen.

Eine Vereinfachung bewirkt die Kleinbetragsregelung des § 8 Abs. 2 EStG.Zuwendungen in Form von geldwerten Vorteilen, die nach Anrechnung etwai-ger vom Arbeitnehmer gezahlter Eigenanteile im Kalendermonat nicht mehr als44 EUR betragen und für die keine Sachbezugswerte angesetzt werden, sindnicht steuerpflichtig. Für die Berechnung der 44-Euro-Grenze ist auf deneinzelnen Kalendermonat abzustellen, eine Kumulierung des Freibetrags fürmehrere Monate ist nicht möglich. Mehrere geldwerte Vorteile, die unter dieKleinbetragsregelung fallen, sind zusammenzurechnen. Übersteigt der Gesamt-wert danach den Betrag von 44 EUR, unterliegen alle einzelnen Sachbezügedem Lohnsteuerabzug.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält monatlich 10 Freikaten für ein Hallenbad im Wertvon 38 EUR. Zusätzlich überreicht ihm sein Vorgesetzter im aktuellen Monateinen Gutschein für ein Essen im Wert von 40 EUR.

Beurteilung

Beide Sachbezüge müssen zusammengerechnet werden und die Summeübersteigt die Freigrenze von 44 EUR pro Monat. Somit unterliegen beideSachbezüge der Lohnsteuer und den Beiträgen zu den Sozialversicherungen.

Die unten stehende Grafik gibt einen Überblick wie Sachbezüge zu bewertensind.

Ist für eine Sachleistung ein amtlicher Sachbezugswert vorhanden, ist mindes-tens dieser als Wert für die Sachleistung anzusetzen. Eine Anwendung der

4 Die Lohnabrechnung

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Kleinbetragsregelung oder des Rabattfreibetrages ist ausgeschlossen. Dafür isteine pauschale Versteuerung des Sachbezuges in der Regel möglich. Ist für dieSachleistung kein Sachbezugswert vorgegeben, muss der gekürzte Endpreis alsWert angesetzt werden. Ist der geldwerte Vorteil bzw. der Rabatt größer als derRabattfreibetrag bzw. die Freigrenze, entsteht steuerpflichtiger Arbeitslohnbzw. beitragspflichtiges Entgelt.

Für Sachleistungen oder Dienstleistungen, die der Arbeitnehmer als Geschenkoder so genanntes Incentive zusätzlich zu seiner Entlohnung erhält, wurde mitdem § 37b EStG eine zusätzliche Pauschalbesteuerungsmöglichkeit geschaffen.Sachgeschenke an einen Arbeitnehmer aufgrund eines persönlichen Anlassbleiben pro Anlass bis zu einem Höchstbetrag von 40 EUR steuer- und sozial-versicherungsfrei.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer wird am 10. August 40 Jahre alt und erhält anlässlich desrunden Geburtstags ein Buchgeschenk im Wert von 40 EUR. Am 1. Augusthatte der Mitarbeiter zehnjähriges Firmenjubiläum. Bei der Jubiläumsfreieram 25. August erhält er einen Blumenstrauß und eine Flasche Sekt im Wertvon 38 EUR.

Beurteilung

Zu beiden Anlässen erhält der Mitarbeiter ein Sachgeschenk. Beide Ge-schenke bleiben innerhalb der Freigrenze von 40 EUR. Da die Geschenkejeweils zu unterschiedlichen persönlichen Anlässen gewährt werden, sindbeide Geschenke steuer- und beitragsfrei in den Sozialversicherungen,obwohl sie in einem Abrechnungsmonat gewährt werden.

Übersteigen die Zuwendungen an den Arbeitnehmer die Kleinbetragsregelungdes § 8 EStG (40 EUR), besteht die Möglichkeit für Geschenke bis 10.000 EURpro Kalenderjahr mit einer pauschalen Steuer von 30 % durch den Arbeitgeberzu versteuern. Zusätzlich entstehen auf den Betrag der Pauschalsteuer nochder Solidaritätszuschlag und ggf. die pauschale Kirchensteuer. Als Bemes-sungsgrundlage für die Steuer sind die tatsächlichen Kosten des Geschenksbzw. der Incentiveleistung inklusive der Umsatzsteuer heranzuziehen. EineUmwandlung von laufendem oder einmaligem Arbeitslohn zu Gunsten derSachleistung ist explizit ausgeschlossen. Der Arbeitgeber hat auch zum Zwecke

Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten? 4

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der Nachprüfung Aufzeichnungen über die Betriebsausgaben und beim Mit-arbeiter Aufzeichnungen im Lohnkonto zu führen. Die Grenze von 10.000 EURfür die pauschale Versteuerung stellt eine Freigrenze da. Dies bedeutet, dass,wenn der Bruttowert des Geschenkes diese Grenze übersteigt, das gesamteGeschenk/Incentive der Lohnsteuer entsprechend den Merkmalen der Lohn-steuerkarte unterliegt. Eine pauschale Besteuerung von Geschenken nach§ 37b bewirkt auch eine Beitragsfreiheit in den Sozialversicherungen. Außer-dem hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die pauschale Lohnsteuer im Innen-verhältnis auf den Arbeitnehmer zu überwälzen.

Schema des Sachbezugs

Sachbezug

Waren oder Leistungen

der Arbeitgeber stelltWare selbst her oder

vertreibt sie

Mitarbeiter erhält Warenverbilligt über Dritte aufVeranlassung des AG

Ware oder Leistung mit

Preises bewerten unddie Differenz zum Preis, den

Mitarbeiter bezahlt hatzu ermitteln

Rabattfreibetrag (90 € /

Vorteil anwenden

Ware oder Leistung mit

preises bewerten und

ermitteln

Freigrenze

werten Vorteil ansetzen

pauschale Versteuerung

den Sozialversicherungen

Verpflegung/Unterkunft verbilligte/kostenlose

amtlichen Sach-bezugswert als geld-

des geldwerten Vorteils 96 % des Verkaufs-

die Differenz zum Preis, dender Mitarbeiter bezahlt hat,

96 % des Verkaufs-

1.080 €) auf geldwertenAnwendung der 44-Euro-

Versteuerung nach Lohnsteuertabelle/Betragspflicht in

Abb.: Schema des Sachbezugs

4 Die Lohnabrechnung

280

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Beispiel:

Frau Waldmann hat keine Möglichkeit, tagsüber im Unternehmen einewarme Mahlzeit einzunehmen. In der Nachbarschaft ihres Büros befindetsich jedoch ein preisgünstiges italienisches Restaurant. Der Arbeitgebervereinbart mit dem Restaurant die Entgegennahme von Essensgutscheinen.Für den Gutschein erhält Frau Waldmann arbeitstäglich eine Mahlzeit imWert von 4,80 EUR. Außerdem bezieht Frau Waldmann ein Bruttogehaltvon 2.100 EUR und bekommt einen Zuschuss von 14 EUR zu den ver-mögenswirksamen Leistungen (VWL). Zusammen mit dem Arbeitnehmer-anteil überweist der Arbeitgeber 40 EUR an die Bausparkasse. MonikaWaldmann hat in diesem Monat an 21 Tagen gearbeitet. Sie ist bei einergesetzlichen Krankenkasse krankenversichert (Beitragssatz 15,5 %). FrauWaldmann gehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubensgemeinschaftan. Der Firmensitz liegt in Hamburg. Sie hat eine Lohnsteuerkarte mitSteuerklasse I und keine Kinder. Das Unternehmen nimmt am U1-Umlage-verfahren teil. Die Umlagesätze werden mit 1,9 % U1- und 0,2 % U2-Um-lage angenommen.

4.14.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

+ Sachbezug (steuerfrei/sozialversicherungsfrei) 40,53 EUR

+ Geldwerter Vorteil (21 · 2,87 EUR) 60,27 EUR

= Bruttolohn 2.214,80 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.174,27 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 2.174,27 EUR

Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten? 4

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Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 2.174,27 EUR bei Steuerklasse I) 257,91 EUR

+ Solidaritätszuschlag 14,18 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 23,21 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 295,30 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 2.174,27 EUR) 178,29 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.174,27 EUR)) 21,20 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.174,27 EUR) 5,43 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.174,27 EUR)) 213,08 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.174,27 EUR)) 32,61 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 450,62 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 2.214,80 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 295,30 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 450,62 EUR

– Sachbezugswert 100,80 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.328,08 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.114,00 EUR

+ Essensgutscheine 100,80 EUR

+ Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 425,61 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.174,27 EUR) 41,31 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.174,27 EUR) 4,35 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.174,27 EUR) 0,87 EUR

= Gesamtbelastung 2.686,94 EUR

Entgeltabrechnung mit einem Sachbezug

4 Die Lohnabrechnung

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Frau Waldmann hat durch die arbeitstäglichen Mahlzeiten einen geldwertenVorteil (GwV). Damit ist der Geldbetrag gemeint, den sie selbst ausgebenmüsste, um diese Leistung (Mittagessen) zu erhalten. Durch die Gewährungder Essensgutscheine ist Frau Waldmann besser gestellt als ein vergleichbarerArbeitnehmer mit gleichem Bruttogehalt. Aus diesem Grund muss der durchden Arbeitgeber getragene GwV als zusätzlicher Arbeitslohn angesetzt werden.

Für die Abgabe von Mahlzeiten bzw. wenn der Arbeitnehmer auf Veranlassungdes Arbeitgebers von einem Dritten Mahlzeiten erhält, gelten amtliche Sachbe-zugswerte. Der amtliche Sachbezugswert ist der Betrag, der dem Arbeitslohnmindestens zugerechnet werden muss, wenn ein Arbeitnehmer die entspre-chende Leistung verbilligt oder kostenlos erhält. Die amtlichen Sachbezugs-werte werden im Rhythmus von 2 Jahren überprüft und angepasst.

4.14.2 Steuerrechtliche AbzügeBei dem an den Mitarbeiter ausgegebenen Essensgutschein handelt es sich umeine steuerpflichtige und beitragspflichtige Sachleistung. Grundsätzlich unter-liegt der Wert der Sachleistung der Lohnsteuer und den Beiträgen zu den Sozial-versicherungen. Für die Abgabe von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder einenDritten sehen die Lohnsteuerrichtlinien jedoch eine Sonderregelung vor (R 8.1LStR). Bei der kostenlosen oder verbilligten Abgabe von Mahlzeiten kann, beieinem Wert der Mahlzeit bis 5,97 EUR (in 2012), der amtliche Sachbezugswert alsgeldwerter Vorteil angesetzt werden. Der Arbeitslohn ist um den Sachbezugswert(2,87 EUR pro Mahlzeit) bzw. den steuerpflichtigen Teil des geldwerten Vorteilszu erhöhen. Somit ergibt sich für die 21 Mahlzeiten bei Frau Waldmann einsteuerpflichtiger Sachbezugswert von 60,27 EUR. Zusätzlich kann der geld-werte Vorteil noch pauschal durch den Arbeitgeber versteuert werden.

Achtung:

Für die Ermittlung des Arbeitslohnes bzw. des Arbeitsentgeltes wird nichtdie tatsächliche Zahlung an das Restaurant (21 · 4,80 EUR = 100,80 EUR)herangezogen, sondern nur der Sachbezugswert in Höhe von 60,27 EUR(21 · 2,87 EUR).

Auf den steuerpflichtigen Teil des Sachbezugs (amt. Sachbezugswert) sindLohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag gemäß der Monats- bzw.Tageslohnsteuertabelle zu entrichten. Will der Arbeitgeber vermeiden, dass der

Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten? 4

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Arbeitnehmer mit dem geldwerten Vorteil steuerlich belastet wird, besteht fürMahlzeiten die Möglichkeit, den amtlichen Sachbezugswert pauschal zu ver-steuern. Der Arbeitgeber kann im Beispiel den Sachbezug von 60,27 EUR mitdem Pauschalsteuersatz von 25 % versteuern. Übernimmt der Arbeitgeber beipauschaler Versteuerung die Steuern, erhöht sich der Arbeitslohn nicht um denSachbezug. Bei einer pauschalen Versteuerung und Übernahme der Pauschal-steuer durch den Arbeitgeber ergibt sich aus dem obigen Beispiel:

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 2.214,80 EUR

Arbeitslohn/Arbeitsentgelt 2.114,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 278,98 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)48 438,13 EUR

– Sachbezug (pauschal versteuert AG) 100,80 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.356,89 EUR

Ein weiterer Vorteil der Pauschalversteuerung ergibt sich bei der Kirchensteuer.Für pauschal versteuerte Lohnbestandteile ist nicht die „normale“ Kirchensteueranzusetzen, sondern nur die ermäßigte pauschale Kirchensteuer. Diese beträgtbeispielsweise in Hamburg 4 % im Vergleich zu 9 % Normalkirchensteuer.49

Als pauschale Steuern ergeben sich:

Pauschale Lohnsteuern

Pauschalsteuer (25 % auf 60,27 EUR) 15,06 EUR

+ Solidaritätszuschlag (5,5 % auf Betrag der Lohnsteuer) 0,82 EUR

+ Kirchensteuer (4 % auf den Betrag der Lohnsteuer)50 0,60 EUR

= Summe Pauschalsteuern 16,48 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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48 Bei der Berechnung wird der Zuschlag zur Pflegeversicherung von 0,25 % des Arbeitsentgelts unter-stellt.

49 Gehört der Arbeitnehmer keiner kirchensteuerberechtigten Konfession an, kann die Ermittlung derpauschalen Kirchensteuer unterbleiben. Für kirchensteuerpflichtige Arbeitnehmer ist dann jedoch dernormale Kirchensteuersatz auf den Pauschalsteuerbetrag anzuwenden.

50 Als pauschale Kirchensteuer wird der Satz von Hamburg angenommen.

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Nur der pauschal versteuerte Lohnbestandteil unterliegt der pauschalen Kir-chensteuer. Lohnbestandteile, die nicht pauschal versteuert werden, sind mitdem normalen Kirchensteuersatz zu versteuern. Im Beispiel würde sich beipauschaler Versteuerung durch den Arbeitgeber ein Steuernachteil ergeben.

Lohnsteuer Differenzbetrachtung

Lohnsteuer + Kirchensteuer + Solidaritätszuschlag, wenn

der Sachbezug mit dem Gehalt versteuert wird 295,30 EUR

– Lohnsteuer + Kirchensteuer + Solidaritätszuschlag, wenn

der Sachbezug pauschal versteuert wird 278,98 EUR

= Differenz 16,32 EUR

– Summe Pauschalsteuern 16,48 EUR

= Steuervorteil aus pauschaler Versteuerung - 0,16 EUR

Wird der Sachbezug mit dem Gehalt versteuert, ergibt sich eine Lohnsteuer von295,30 EUR. Versteuert der Arbeitgeber den Sachbezug nach § 40 EStGpauschal mit 25 %, entsteht für Frau Waldmann zunächst eine Steuerbelas-tung von 278,98 EUR. (Basis: 2.100 EUR Gehalt + 14 EUR VWL). Sie hat einenSteuervorteil von 16,32 EUR. Für den Arbeitgeber entsteht eine zusätzlichePauschalsteuer in Höhe von 16,48 EUR. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit diepauschalen Steuern im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer abzuwälzen.Trägt der Arbeitnehmer die Pauschalsteuern, sind diese vom Nettoverdienstabzuziehen.

Achtung:

Eine pauschale Versteuerung mit 25 % ist nicht grundsätzlich für Sachbe-züge zulässig. Eine Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 EStG ist jedochfür die Abgabe von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf Veranlassungdes Arbeitgebers möglich.

Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeiten einen Eigenanteil, verringert sich dersteuerpflichtige Sachbezug entsprechend. Würde Frau Waldmann beispiels-weise täglich 2,87 EUR im Restaurant selbst bezahlen, entstünde kein zusätz-licher steuerpflichtiger Arbeitslohn. Bei einer Zuzahlung von 2 EUR beträgt der

Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten? 4

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geldwerte Vorteil nur noch (2,87 EUR – 2,00 EUR) 0,87 EUR. Auch dieser Betragkönnte wieder durch den Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuert werden.

Der Verrechnungswert des Essensgutscheins bzw. des Zuschusses durch denArbeitgeber darf arbeitstäglich nicht höher als 5,97 EUR (4,67 EUR für einFrühstück) sein. Übersteigt der Zuschuss des Arbeitgebers den Sachbezugswertarbeitstäglich um mehr als 3,10 EUR, darf nicht mehr der Sachbezugswert von2,87 EUR (Mittagessen/Abendessen) bzw. 1,57 EUR (Frühstück) angesetzt wer-den, stattdessen ist der volle Preis der Mahlzeit dem Arbeitslohn als geldwerterVorteil zuzurechnen.

Wäre im Beispiel der Verrechnungswert des Essensgutscheins 6,00 EUR, müsstesich Frau Waldmann bei 21 Arbeitstagen einen geldwerten Vorteil von 126 EURauf den Arbeitslohn anrechnen lassen.

Übernimmt hingegen bei einem Preis von 6,00 EUR Frau Waldmann einenEigenanteil von 0,03 EUR arbeitstäglich, liegt der Zuschuss bzw. der Verrech-nungswert nicht über 5,97 EUR (6,00 EUR – 0,03 EUR = 5,97 EUR) und derArbeitgeber kann weiterhin den amtlichen Sachbezugswert von 2,87 EUR jeMahlzeit als geldwerten Vorteil anrechnen. Die folgende Tabelle gibt einenÜberblick über die Steuerpflicht und die pauschale Versteuerung bei Essen-zuschüssen durch den Arbeitgeber.

Essenszuschuss

Preis pro Essen Zuschuss desArbeitgebers

Eigenanteil desMitarbeiters

Steuer-/SV-Pflicht pauschal versteuerbarmit 25 %

5,00 EUR 5,00 EUR 0,00 EUR 2,87 EUR ja

6,00 EUR 6,00 EUR 0,00 EUR 6,00 EUR nein

6,00 EUR 5,00 EUR 1,00 EUR 1,87 EUR51 ja

6,00 EUR 3,10 EUR 2,90 EUR 0,00 EUR __

8,00 EUR 3,00 EUR 5,00 EUR 0,00 EUR __

12,00 EUR 6,00 EUR 6,00 EUR 6,00 EUR nein

5,30 EUR 2,30 EUR 3,00 EUR 0,00 EUR __

5,00 EUR 3,00 EUR 2,00 EUR 0,87 EUR ja

Steuerpflicht bei Essenszuschüssen

4 Die Lohnabrechnung

286

51 Der Eigenanteil des Mitarbeiters wird auf den Sachbezugswert in Höhe von 2,87 EUR angerechnet.

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Tipp:

Eine Besonderheit ist im Hotel- und Gaststättengewerbe zu beachten. InHotels und Gaststätten ist bei Abgabe von Mahlzeiten an Arbeitnehmerneben der Pauschalbesteuerung der Rabattfreibetrag von 1.080 EUR proJahr anwendbar. Voraussetzung ist jedoch, es handelt sich nicht um Per-sonalessen, sondern um Speisen von der Speisekarte.

4.14.3 SozialversicherungsbeiträgeDer geldwerte Vorteil erhöht das Arbeitsentgelt und unterliegt damit denBeiträgen zur Sozialversicherung. Ist der Ansatz eines amtlichen Sachbezugs-wertes möglich, unterliegt nur dieser den Beiträgen zur Sozialversicherung.Wird der Wertansatz des Sachbezugswertes vom Arbeitgeber pauschal ver-steuert, entsteht aus dem geldwerten Vorteil kein beitragspflichtiges Arbeits-entgelt. Somit bleibt der gesamte Sachbezug sozialversicherungsfrei. Im Bei-spiel von Frau Waldmann würde die Differenz aus dem GwV für den Arbeitgeber11,80 EUR betragen, für den Arbeitnehmer ergibt sich ein Vorteil von12,49 EUR.

Sozialversicherungsbeiträge Arbeitnehmer

Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, wenn derSachbezug mit dem Gehalt versteuert wird52

450,62 EUR

– Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, wenn derArbeitgeber den Sachbezug pauschal versteuert

438,13 EUR

= Differenz 12,49 EUR

Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber

Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, wenn derSachbezug mit dem Gehalt versteuert wird

425,61 EUR

– Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, wenn derArbeitgeber den Sachbezug pauschal versteuert

413,81 EUR

= Differenz 11,80 EUR

Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten? 4

287

52 Berechnungsgrundlage ist das Arbeitsentgelt von 2.174,27 EUR.

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Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammen entsteht im Beispiel durch diepauschale Versteuerung ein Sozialversicherungsvorteil von 24,29 EUR. Auchwenn der Arbeitgeber die pauschale Steuer im Innenverhältnis dem Arbeitneh-mer in Rechnung stellt, ergibt sich der Vorteil in den Sozialversicherungen fürArbeitnehmer und Arbeitgeber.

Achtung:

Sozialversicherungsfreiheit für Sachbezüge entsteht nur insoweit, wie derSachbezug pauschal versteuert werden kann. Übersteigt der Sachbezug denpauschalierbaren Betrag, entsteht Steuerpflicht entsprechend der Lohn-steuertabelle und Beitragspflicht zu den Sozialversicherungen.

Als Sozialversicherungsbeiträge für den Arbeitgeber ergeben sich bei pauscha-ler Versteuerung aus:

Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber

Krankenversicherung (7,3 % von 2.114 EUR) 154,32 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.114 EUR)) 20,61 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.114 EUR)) 207,17 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.114 EUR)) 31,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 413,81 EUR

4.14.4 GesamtabrechnungTrägt der Arbeitnehmer die Lohnsteuer und Nebensteuern für den geldwertenVorteil, erhöhen sich sein Arbeitslohn und sein beitragspflichtiges Arbeits-entgelt. Es ist die Lohnsteuer entsprechend der Lohnsteuertabelle und dieBeiträge zu den Sozialversicherungen zu ermitteln und vom Bruttolohn ab-zuziehen.

4 Die Lohnabrechnung

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Gesamtabrechnung

Bruttolohn 2.214,80 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 295,30 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 450,62 EUR

– Sachbezugswert 100,80 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.328,08 EUR

Wird der geldwerte Vorteil pauschal durch den Arbeitgeber versteuert undträgt dieser die pauschale Steuer, ergibt sich folgende Abrechnung:

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 2.114,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 278,98 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 438,13 EUR

– Sachbezug (pauschal versteuert AG) 100,80 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.356,89 EUR

Versteuert der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal mit 25 % undüberwälzt die Steuer im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer, ergibt sich diefolgende Gesamtabrechnung:

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 2.214,80 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 278,98 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 438,13 EUR

– Sachbezugswert 100,80 EUR

– Pauschale Lohnsteuer/Kirchensteuer/Soli. 16,48 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.340,41 EUR

Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten? 4

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Beim Vergleich von normaler zu pauschaler Versteuerung und Übernahme derpauschalen Lohnsteuer durch den Arbeitnehmer ergibt sich im Beispiel vonFrau Waldmann ein Gesamtvorteil von 12,33 EUR (– 0,16 EUR Steuer +12,49 EUR Sozialversicherung). Durch die pauschale Versteuerung verringernsich nicht nur die steuerpflichtigen Abzüge, sondern auch der Arbeitnehmer-anteil zur Sozialversicherung. Beim Arbeitgeber entsteht im Beispiel, unabhän-gig von der Übernahme der pauschalen Steuern, ein Beitragsvorteil von11,80 EUR. Neben dem Beitragsvorteil in den Sozialversicherungen ergibt sichein Vorteil in der U2-Umlage, der Insolvenzumlage und gegebenenfalls in derU1-Umlage für Unternehmen mit weniger als 30 Vollzeitbeschäftigten. Durchdie pauschale Besteuerung sinken das beitragspflichtige Entgelt und damit dieBemessungsgrundlage für die Umlagebeträge.

Wird die pauschale Versteuerung durchgeführt und trägt der Arbeitgeber diepauschale Versteuerung, ergibt sich eine Gesamtarbeitgeberbelastung von:

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.114,00 EUR

+ Essensgutscheine 100,80 EUR

+ Pauschale Lohnsteuer/Kirchensteuer/Soli 16,48 EUR

+ Krankenversicherung (7,3 % von 2.114 EUR) 154,32 EUR

+ Pflegeversicherung (� · 1,95 % von 2.114 EUR) 20,61 EUR

+ Rentenversicherung (� · 19,6 % von 2.114 EUR) 207,17 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · 3,0 % von 2.114 EUR) 31,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (AG-Anteil) 413,81 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.114,00 EUR) 40,17 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.114,00 EUR) 4,23 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.114,00 EUR) 0,85 EUR

= Gesamtbelastung 2.690,34 EUR

Gesamtbelastung bei Versteuerung nach Lohnsteuertabelle 2.686,94 EUR

Gesamtbelastung bei pauschaler Versteuerung durch AG und Übernahme derSteuer

2.690,34 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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Obwohl der Arbeitgeber die pauschale Steuer träge, erhöht sich die Arbeit-geberbelastung im Beispiel nur um 3,40 EUR. Die geringe Zusatzbelastungresultiert aus dem Sozialversicherungsvorteil durch die pauschale Versteue-rung.

Achtung:

Der Sachbezug ist in voller Höhe Arbeitgeberbelastung. Für die Ermittlungder Lohnsteuer und der Beiträge zu den Sozialversicherungen ist jedoch nurder amtliche Sachbezugswert anzusetzen.

Nicht in der Arbeitgeberbelastung berücksichtigt sind Beiträge zur Berufs-genossenschaft und Rückstellungen für Jubiläen, Urlaub oder Pensionen. ImBau- und Baunebengewerbe sind zusätzlich noch Beiträge zur Zusatzversor-gung (ZVK) zu berücksichtigen. Gegebenenfalls, wenn der Arbeitgeber nicht diePflichtzahl der Schwerbehindertenplätze besetzt hat, entsteht noch eine antei-lige Schwerbehindertenabgabe als Arbeitgeberbelastung. Die U1-Umlage fälltnur in Betrieben mit bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten an. Die U2-Umlage und dieInsolvenzumlage müssen alle Arbeitgeber leisten.

4.15 Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen?Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur pri-vaten Nutzung, entsteht dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil. Der Arbeit-nehmer erhält zwar keine direkte Zahlung vom Arbeitgeber, aber durch dieprivate Nutzung des Wagens spart er Kosten für einen eigenen Pkw. Diesergeldwerte Vorteil erhöht den steuerpflichtigen Arbeitslohn und das beitrags-pflichtige Arbeitsentgelt. Für die Bewertung des Vorteils aus der Pkw-Nutzungmuss unterschieden werden zwischen

J privater Nutzung des Wagens allgemein,J Nutzung des Wagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte undJ Nutzung des Wagens für Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsfüh-

rung.

Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils der privaten Nutzung des Firmen-wagens sind zwei Verfahren zulässig:

Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen? 4

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J Führung eines Fahrtenbuches mit einer Anrechnung der Vollkosten progefahrenem Kilometer,

J monatliche 1-%-Pauschale des Brutto-Listenpreises als geldwerter Vorteil.

Wird die 1-%-Pauschale angewendet, muss für den Wagen neben der all-gemeinen privaten Nutzung für die tägliche Fahrt zur Arbeit ein zusätzlicherNutzungsvorteil versteuert werden. Der geldwerte Vorteil ist mit 0,03 % desBruttolistenpreises je Entfernungskilometer nach der Pauschalmethode anzu-setzen. Die Regelung geht davon aus, dass der Firmenwagen mindestens 15Arbeitstage pro Monat genutzt wird. Ist die Nutzung weniger als 15 Arbeits-tage pro Monat, kann der Arbeitgeber eine Einzelbewertung vornehmen. Beieiner Einzelbewertung ist der geldwerte Vorteil mit 0,002% des Bruttolisten-preisen pro Nutzungstag anzusetzen. Die Bewertungsmethode 0,03 % desBruttolistenpreises oder 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Nutzungstag kannnicht fallbezogen gewählt werden. Vielmehr ist pro Mitarbeiter die Methodeder pauschalen Besteuerung für ein Kalenderjahr festzulegen und anzuwenden.

Wichtig:

Die Berechnungsmethode für die Pauschalversteuerung der Fahrten zwi-schen Wohnung und Arbeitsstätte muss vom Arbeitgeber für ein Jahr inAbstimmung mit dem Mitarbeiter festgelegt werden. Ein Wechsel zwischender Methode 0,03 % und 0,002 % mit Einzelnachweis kann für jedesKalenderjahr neu getroffen werden. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtetdie 0,002 %-Methode anzuwenden, auch dann nicht, wenn der Arbeitneh-mer ihm die Nutzungstage nachweist.

Für die Anwendung der Einzelbewertung wurden von der Finanzverwaltungzusätzliche Vereinfachungsregelungen zugelassen:

J Die Lohnabrechnung des aktuellen Monats darf für die Einzelbewertung mit0,002 % von der Erklärung Nutzungstage des Vormonats ausgehen. Aller-dings ist eine Korrektur der Abrechnung ggf. im Folgemonat vorzunehmen.

J Der Arbeitgeber muss die Angaben des Arbeitnehmers nicht nachprüfen. Nuroffenkundige Unrichtigkeiten sind zu beanstanden.

J Bei der Einzelbewertung sind auch Nutzungen über 15 Tage pro Monatabzurechnen. Der Arbeitgeber muss jedoch die Grenze von 180 Abrech-nungstagen pro Jahr beachten.

4 Die Lohnabrechnung

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Lebt die Familie des Arbeitnehmers an einem weiter entfernten Wohnort undnutzt der Arbeitnehmer den Firmenwagen zu Familienheimfahrten, entstehtein weiterer steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Eine Familienheimfahrt wö-chentlich wird steuerlich freigestellt. Mehrere Familienheimfahrten pro Wochesind ein steuerpflichtiger Sachbezug. Als steuerpflichtiger Sachbezug für dieFamilienheimfahrten sind 0,002 % des Bruttolistenpreises je Entfernungs-kilometer zwischen Beschäftigungsort und Wohnsitz je Heimfahrt anzurech-nen. Der geldwerte Vorteil ist zusätzlich zur 1 %-Methode und eventuellzusätzlich zum Sachbezug für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits-stätte anzusetzen.

Hat der Arbeitnehmer wechselnde Arbeitsstätten oder arbeitet er mehrmals imJahr an unterschiedlichen Arbeitsorten, führt die Fahrzeugnutzung nicht zueinem geldwerten Vorteil von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.Bei wechselnden Einsatzorten des Arbeitnehmers fallen die Fahrten von derWohnung zum Einsatzort unter das Reisekostenrecht und stellen keinen geld-werten Vorteil dar, auch dann nicht, wenn die Entfernung nur wenige Kilometerbeträgt.

Der geldwerte Vorteil aus Privatnutzung, Nutzung für Fahrten Wohnung –Arbeitsstätte und Familienheimfahrten kann mit einem Fahrtenbuch oder mitmonatlichen Pauschalsätzen ermittelt werden. Er erhöht den Bruttolohn undohne pauschale Versteuerung den Arbeitslohn und das beitragspflichtigeArbeitsentgelt.

Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung zur Anschaffung des Pkw oder laufendwährend der Nutzung, so sind diese Zahlungen auf den geldwerten Vorteilanzurechnen. Wird vom Arbeitnehmer, beispielsweise weil er eine andereAusstattung wünscht, ein Eigenanteil bei der Anschaffung übernommen, kannder übernommene Anteil im Jahr der Anschaffung auf den geldwerten Vorteilvollständig angerechnet werden. Übersteigt die Zuzahlung jedoch den geld-werten Vorteil des Anschaffungsjahres, ist keine weitere Verteilung auf meh-rere Jahre möglich.

Leistet der Arbeitnehmer einen festen Betrag pro Monat oder einen kilometer-abhängigen Betrag (z.B. 0,20 EUR pro km) als Eigenanteil und lässt diesen vomNettoverdienst einbehalten, so ist die Zuzahlung vom errechneten geldwertenVorteil abzuziehen. Eine laufende Zuzahlung kann auch sein, dass der Mit-arbeiter einen Teil der monatlichen Leasingrate übernimmt. Eine Zuzahlungkann auch einmalig aus dem Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld oder aus einerPrämie oder Tantieme geleistet werden.

Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen? 4

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Die Berechnungsverfahren des geldwerten Vorteils für die private Nutzung unddie Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sowie Aus-wärtstätigkeit gelten auch für Leasingfahrzeuge. Die Anrechnung von Zuzah-lungen auf den Leasingvertrag ist analog wie bei einem gekauften Fahrzeug zubehandeln. Für Leasingfahrzeuge gilt jedoch zu beachten, dass der geldwerteVorteil des Arbeitnehmers aus dem Listenpreis bei Erstzulassung des Fahr-zeuganbieters ermittelt werden muss.

Beispiel:

Der Arbeitgeber stellt Frau Waldmann einen Firmenwagen zur Verfügungund erlaubt, den Wagen auch für Privatfahrten zu nutzen. Dies schließt ein,dass sie ihn z.B. für Einkaufs- oder Urlaubsfahrten verwenden kann. DerWagen ist geleast und hat einen Listenpreis inkl. Umsatzsteuer von19.500 EUR. Ein Schiebedach als Sonderausstattung schlägt mit weiteren410 EUR zu Buche. Der Händler überlässt dem Arbeitgeber den Wageninklusive Sonderausstattung für 18.850 EUR (brutto). Die Entfernung zwi-schen der Wohnung von Frau Waldmann und dem Büro beträgt 25 km(einfache Entfernung). Als Eigenanteil für die private Nutzung übernimmtsie 60 EUR monatlich. Der Eigenanteil wird vom Nettoverdienst abgezogen.Frau Waldmann bekommt neben dem Firmenwagen ein Bruttogehalt von2.100 EUR und einen Zuschuss von 14 EUR zu den vermögenswirksamenLeistungen (VWL). Die VWL werden zusammen mit dem Eigenanteil von26 EUR vom Arbeitgeber auf einen Bausparvertrag eingezahlt. Auf dieFührung eines Fahrtenbuches wird verzichtet. Frau Waldmann gehört einerkirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft an und ist bei einer ge-setzlichen Krankenkasse pflichtversichert (Beitragssatz 15,5 %). Sie hatSteuerklasse I und keine Kinder. Der Firmensitz ist im Bundesland Baden-Württemberg (8 % Kirchensteuer). Die Beiträge zur den UmlagekassenU1/U2 werden mit 1,9 % und 0,2 % angenommen.

4 Die Lohnabrechnung

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Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

+ Geldwerter Vorteil private Nutzung Pkw (19.900 EUR) 199,00 EUR

+ Geldwerter Vorteil Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte(Pauschalmethode: 0,03 % · 19.900 EUR · 25 km)

149,25 EUR

= Bruttolohn 2.462,25 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.402,25 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 2.402,25 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.402,25 EUR bei Steuerklasse I/0 Kinder) 313,25 EUR

+ Solidaritätszuschlag 17.22 EUR

+ Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 25.06 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 355,53 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 2.402,25 EUR) 196.98 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.402,25 EUR)) 23,42 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.402,25 EUR) 6,01 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.402,25 EUR)) 235,42 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.402,25 EUR)) 36.03 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 497,86 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn (2.100 EUR + 14 EUR + 348,25 EUR) 2.462,25 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 355,53 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 497,86 EUR

– Zuzahlung Firmenwagen 60,00 EUR

Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen? 4

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– Sachbezug (Firmenwagen) 288,25 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.220,61 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.114,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil 470,23 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.402,25 EUR) 45,64 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.402,25 EUR) 4,80 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.402,25 EUR) 0,96 EUR

= Gesamtbelastung 2.635,63 EUR

Entgeltabrechnung mit einem Firmenwagen

4.15.1 EntgeltabrechnungFür den Firmenwagen wird kein Fahrtenbuch geführt. Die Ermittlung desgeldwerten Vorteils muss mit der 1 %-Methode bzw. über 0,03 % des Listen-preises pro Entfernungskilometer erfolgen.

Bei der 1 %-Methode muss sich der Arbeitnehmer pro Kalendermonat 1 % desListenpreises plus etwaiges Zubehör als geldwerten Vorteil auf den Arbeitslohnanrechnen lassen. Für die Berechnung ist grundsätzlich vom Bruttolistenpreisbei Zulassung des Fahrzeugs auszugehen. Das heißt: Gewährte Preisnachlässeoder der Abzug von Vorsteuer dürfen nicht berücksichtigt werden. Der Listen-preis ist sogar um „Extras“ wie Schiebedach, Radio, Klimaanlage etc. nach obenzu korrigieren. Auch bei Überlassung eines Gebrauchtfahrzeuges sind derursprüngliche Listenpreis und Extras anzusetzen. Zur rechnerischen Verein-fachung ist der Listenpreis mit Zubehör auf volle 100 EUR abzurunden. Mitder 1 %-Methode wird der geldwerte Vorteil für Privatfahrten wie Urlaubs-,Freizeit- oder Einkaufsfahrten steuerlich erfasst. Leistet der Arbeitnehmer eineZuzahlung, kann diese auf den geldwerten Vorteil aus der 1 %-Methode ange-rechnet werden. Die Zuzahlung kürzt das Steuerbrutto und das sozialversiche-rungspflichtige Entgelt. Im Beispiel reduziert die Zuzahlung von Frau Wald-mann den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil für die private Nutzung (1 %des Listenpreises) um 60 EUR.

4 Die Lohnabrechnung

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Nicht zur privaten Nutzung gehören Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits-stätte sowie Familienheimfahrten, wenn der Arbeitnehmer eine Zweitwohnungunterhält. Die Nutzung des Pkw für diese Fahrten ist ein gesonderter geld-werter Vorteil und erhöht zusätzlich den steuer- und sozialversicherungs-pflichtigen Arbeitslohn bzw. das Arbeitsentgelt. Die Fahrten zwischen Woh-nung und Arbeitsstätte können wieder durch ein Fahrtenbuch dokumentiertoder mit der Pauschalmethode dem Arbeitnehmer zugerechnet werden.

Bei der Pauschalmethode sind dem Arbeitnehmer 0,03 % des Listenpreises proEntfernungskilometer (einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeits-stätte) als geldwerter Vorteil anzurechnen. Die Entfernungspauschale ist un-abhängig von der Anzahl der tatsächlich genutzten Arbeitstage im Kalender-monat anzusetzen. Die gesetzliche Regelung stellt auf die Möglichkeit derNutzung ab. Eine Anrechnung des geldwerten Vorteils kann unterbleiben, wennder Arbeitnehmer am Ort des Firmensitzes wohnt (weniger als 1 km), denWagen nachweislich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstättenutzt oder wegen Urlaub, Krankheit, Fortbildung etc. den Wagen den gesamtenMonat nachweislich nicht nutzen konnte. Wird der Wagen nur für Fahrtenzwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, ist trotzdem 1 % des Listen-preises für die „Privatnutzungsmöglichkeit“ anzusetzen.

4.15.2 Steuerrechtliche AbzügeFür die private Nutzung des Firmenwagens entsteht ein geldwerter Vorteil(GwV) in Höhe von 1 % des Listenpreises + Zubehör (19.910 EUR) gerundet aufvolle 100 EUR. Der Rabatt des Händlers darf für die 1 %-Methode nichtberücksichtigt werden. Gleiches gilt für Gebrauchtwagen oder Leasingfahr-zeuge. Sie müssen mit dem Listenpreis des Herstellers (Neupreis ohne Rabatte)bei Erstzulassung angesetzt werden. Der Listenpreis ist immer der Kaufpreisinklusive Mehrwertsteuer (Bruttopreis).

Zusätzlich zur privaten Nutzung muss sich Frau Waldmann einen geldwertenVorteil für die Nutzung des Firmenwagens für die Fahrten zwischen Wohnungund Büro anrechnen lassen. Bei Anwendung der Pauschalmethode ergibt sichals GwV:

0,03 % · 19.900 EUR · 25 km = 149,25 EUR.

Bei der Pauschalmethode für die Fahrten zwischen Wohnung und Büro bestehtdie Möglichkeit, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuer ganz oder teilweiseübernimmt. Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil für die Fahrten

Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen? 4

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zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 15 % Pauschalsteuer insoweitversteuern, wie der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung Wer-bungskosten für diese Fahrten geltend machen kann. Dies bedeutet: DerArbeitgeber ermittelt zunächst den geldwerten Vorteil für die Fahrten zwischender Wohnung und der Arbeitsstätte mit der Pauschalmethode. Anschließendwird ermittelt, welchen Betrag der Arbeitnehmer in seiner jährlichen Einkom-mensteuererklärung für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstättegeltend machen kann. Für diese Berechnung müssen Sie die tatsächlichenArbeitstage des Arbeitnehmers kennen. Aus Vereinfachungsgründen darf je-doch mit 15 Tagen pro Monat gerechnet werden.

Der Arbeitnehmer kann pro Kilometer (einfache Entfernung) zwischen Woh-nung und Arbeitsstätte 0,30 EUR als Werbungskosten in seiner Einkommen-steuererklärung geltend machen (§ 9 EStG). Für unser Beispiel ergibt sichsomit:

0,30 EUR · 25 km · 15 Tage = 112,50 EUR

Bei Benutzung eines privaten Pkw könnte Frau Waldmann pro Monat Kostenvon 112,50 EUR in ihrer Steuererklärung geltend machen. Bei Nutzung einesFirmenwagens kann der Arbeitgeber genau diesen Betrag mit 15 % Pauschal-steuer der Lohnsteuer unterziehen. Übersteigt der Betrag aus der Pauschal-methode die potentiellen Werbungskosten, ist die Differenz wieder demArbeitslohn des Arbeitnehmers zuzurechnen.

Geldwerter Vorteil

GwV aus Pauschalmethode 149,25 EUR

– potentielle Werbungskosten des Arbeitnehmers 112,50 EUR

= GwV für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, den derArbeitnehmer tragen muss

36,75 EUR

Im Beispiel kann der Arbeitgeber maximal 112,50 EUR des geldwerten Vorteils(149,25 EUR) mit 15 % Pauschalsteuer der Lohnsteuer unterwerfen. Der Restvon 36,75 EUR erhöht den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeits-lohn bzw. das Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers. Leistet der Arbeitnehmer eineZuzahlung pro Kilometer, ist dieser Betrag vom geldwerten Vorteil nach derPauschalmethode abzuziehen. Würde Frau Waldmann beispielsweise die Zu-zahlung von 36,75 EUR auf die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

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leisten, könnte der geldwerte Vorteil vom Arbeitgeber vollständig pauschalversteuert werden.

Geldwerter Vorteil

GwV aus Pauschalmethode 149,25 EUR

– Eigenanteil des Mitarbeiters 36,75 EUR

– potentielle Werbungskosten des Arbeitnehmers 112,50 EUR

= GwV für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, den derArbeitnehmer tragen muss

0,00 EUR

Wird der Werbungskostenanteil des geldwerten Vorteils durch den Arbeitgeberpauschal versteuert, ist dieser Betrag von Beiträgen zu den Sozialversicherun-gen befreit. Im Innenverhältnis besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeberdie Pauschalsteuer vom Nettolohn des Arbeitnehmers abzieht. Aus einerpauschalen Versteuerung durch den Arbeitgeber würde sich also immer derVorteil in den Sozialversicherungen und in den meisten Fällen eine geringereLohnsteuer ergeben.53

Sofern der Arbeitnehmer kirchensteuerpflichtig ist, entsteht durch die Pau-schalversteuerung ein weiterer Vorteil. Für pauschal versteuerte Lohnbestand-teile ist nicht der Regelkirchensteuersatz anzusetzen, sondern nur der ermä-ßigte pauschale Kirchensteuersatz. Im Bundesland Baden-Württembergbeträgt dieser nur 6 % im Vergleich zu 8 % Normalkirchensteuersatz. Voraus-setzung ist jedoch, dass die pauschale Kirchensteuer für alle Arbeitnehmer mitpauschalen Lohnbestandteilen bezahlt wird, unabhängig davon, ob diese einerGlaubensgemeinschaft angehören oder nicht.

Wichtig:

Es können jedoch nur die pauschal versteuerten Lohnbestandteile mit dempauschalen Kirchensteuersatz versteuert werden. Lohnbestandteile, die dernormalen Lohnsteuer unterliegen, sind mit dem normalen Kirchensteuersatzzu versteuern.

Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen? 4

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53 Der Vorteil in den Sozialversicherungen durch eine pauschale Versteuerung besteht nur insoweit, wie daslaufende Arbeitsentgelt nicht über der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung liegt.

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Wird im Beispiel der geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung undArbeitsstätte soweit wie möglich pauschal versteuert und übernimmt derArbeitgeber die Pauschalsteuer, ergibt sich folgende Abrechnung:

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

+ Geldwerter Vorteil private Nutzung Pkw (1 % v. 19.900 EUR) 199,00 EUR

+ Geldwerter Vorteil Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte (pauschal durchArbeitgeber versteuert)

112,50 EUR

+ Fahrten Wohnung-Büro (steuerpflichtig Arbeitnehmer) 36,75 EUR

= Bruttolohn 2.462,25 EUR

– Zuzahlung des Mitarbeiters 60,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.289,75 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 2.289,75 EUR

Der steuerpflichtige Arbeitslohn bzw. das beitragspflichtige Arbeitsentgelt re-duziert sich um den Teil des GwV, den der Arbeitgeber pauschal versteuert, undum die vom Arbeitnehmer übernommene Zuzahlung (112,50 EUR + 60 EUR).

Aus dem geringeren Arbeitslohn ergeben sich die folgenden steuerlichenAbzüge:

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.289,75 EUR bei Steuerklasse I/0 Kinder) 285.66 EUR

+ Solidaritätszuschlag 15.71 EUR

+ Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 22,85 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 324,22 EUR

Wälzt der Arbeitgeber im Innenverhältnis die von ihm gezahlte pauschaleLohnsteuer, die pauschale Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag auf denArbeitnehmer über, entstehen diesem weitere steuerliche Abzüge:

4 Die Lohnabrechnung

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Pauschale Lohnsteuern

pauschale Lohnsteuer (15 % auf 112,50 EUR) 16,87 EUR

+ pauschale Kirchensteuer (6,0 % auf 16,87 EUR)54 1,01 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag der Lohnsteuer 0,92 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 18,80 EUR

Das Beispiel zeigt: Selbst im Fall der Abwälzung der pauschalen Steuern aufden Arbeitnehmer ist die Summe aus „steuerrechtlichen Abzügen“ und„abgewälzter Pauschalsteuer“ geringer, als wenn der geldwerte Vorteil nachder Monatslohnsteuertabelle versteuert wird (324,22 EUR + 18,80 EUR =343,02 EUR ist kleiner als 355,53 EUR).

Führt der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch und fährt nachweislich an mehr als 15Tagen zur Arbeitsstätte, erhöhen sich die Werbungskosten und somit der vomArbeitgeber pauschalierbare Betrag. Würde Frau Waldmann im Beispiel nach-weislich durchschnittlich an 20 Tagen im Monat mit dem Firmenwagen zurArbeit fahren, ergeben sich:

0,30 EUR · 25 km · 20 Tage = 150 EUR

als potentielle Werbungskosten pro Monat. Der Arbeitgeber kann in diesem Fallden gesamten geldwerten Vorteil für die Fahrten zur Arbeitsstätte mit 15 %Pauschalsteuer versteuern.

Tipp:

Für die Einkommensteuererklärung können in der Regel mehr als 180Steuertage nachgewiesen werden. Somit könnten für die Berechnung derWerbungskosten zusätzliche Kosten für die Fahrten Wohnung/Arbeit vomArbeitnehmer geltend gemacht werden. Zur Vermeidung einer Steuernach-zahlung sollten Sie die „prüfungssicheren“ Arbeitstage beim Betriebsstät-ten-Finanzamt erfragen bzw. von 15 Arbeitstagen pro Monat ausgehen.

Bei der Zuzahlung wäre natürlich auch eine Anrechnung auf den geldwertenVorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte möglich. Die

Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen? 4

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54 Für den pauschalen Kirchensteuersatz wird das Bundesland Baden-Württemberg herangezogen.

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Anrechnung ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn der geldwerte Vorteil nichtpauschal versteuert wird. Die Zuzahlung führt zu einer Beitragsfreiheit in denSozialversicherungen, diese kann jedoch auch über die pauschale Versteuerungerreicht werden.

Achtung:

Der pauschal versteuerte Anteil des geldwerten Vorteils „Fahrten Wohnung– Arbeitsstätte“ ist auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung für den Mit-arbeiter anzugeben. Er ist in der Zeile 18 auszuweisen und kann damit nichtmehr bei der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Soferndie Fahrten nicht mit dem Pkw durchgeführt werden, sind die Werbungs-kosten auf 4.500 EUR pro Jahr begrenzt (z.B. bei öffentlichen Verkehrs-mitteln).

4.15.3 SozialversicherungsbeiträgeDer geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung des Firmenwagens (1 %-Regel)ist immer sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Bei dem geldwertenVorteil (GwV) aus der Nutzung des Wagens für die Fahrten zwischen Wohnungund Arbeitsstätte kommt es darauf an, ob dieser soweit wie möglich pauschalversteuert wird. Im Beispiel wurde keine pauschale Versteuerung vorgenom-men. Somit unterliegt der geldwerte Vorteil den Beiträgen zu den Sozialver-sicherungen. Für den Arbeitgeber ergeben sich folgende Beitragspflichten:

Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitgeber

Krankenversicherung (7,3 % von 2.402,25 EUR) 175,36 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.402,25 EUR)) 23,42 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.402,25 EUR)) 235,42 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.402,25 EUR)) 36,03 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 470,23 EUR

Keine Beitragspflicht für Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht, sofern daslaufende Arbeitsentgelt schon die Beitragsbemessungsgrenze in der Renten-und Arbeitslosenversicherung übersteigt. Eine eingeschränkte Beitragspflicht

4 Die Lohnabrechnung

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besteht, wenn das laufende Arbeitsentgelt über der Beitragsbemessungsgrenzeder Kranken- und Pflegeversicherung liegt.

Wird der pauschalierbare Betrag vom Arbeitgeber pauschal versteuert, so istdieser Teil von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Im Beispielergeben sich bei einer pauschalen Versteuerung durch den Arbeitgeber fol-gende Beiträge

Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitnehmer

Krankenversicherung (8,2 % von 2.289,75 EUR) 187.76 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.289,75 EUR)) 22,33 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.289,75 EUR) 5,72 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.289,75 EUR)) 224,40 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.289,75 EUR)) 34.35 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 474,56 EUR

Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitgeber

Krankenversicherung (7,3 % von 2.289,75 EUR) 167,15 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.289,75 EUR)) 22,33 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.289,75 EUR)) 224,40 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.289,75 EUR)) 34.35 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 448,23 EUR

Durch die pauschale Versteuerung ergibt sich ein Vorteil in den Sozialversiche-rungen von 45,30 EUR.

Sozialversicherungen Versteuerung nachLohnsteuerkarte

Pauschale Versteuerung Differenz

Arbeitgeber 470,23 EUR 448,23 EUR 22,00 EUR

Arbeitnehmer 497,86 EUR 474,56 EUR 23,30 EUR

Der Sozialversicherungsvorteil entsteht auch, wenn der Arbeitgeber zunächsteine Pauschalversteuerung vornimmt, die pauschalen Steuern dann aber imInnenverhältnis auf den Arbeitnehmer überwälzt.

Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen? 4

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Mit der Einführung des Gesundheitsfonds wird der Zuschlag zur Krankenver-sicherung nicht mehr von den freiwillig und gesetzlich versicherten Arbeitneh-mern erhoben. Dafür ergibt sich jedoch die Aufteilung des Gesamtbeitrags von15,5 % in 7,3 % Arbeitgeberanteil und 8,2 % Arbeitnehmeranteil. Zusätzlichentsteht im Beispiel der Zuschlag für Kinderlose in Höhe von 0,25 % dessteuerpflichtigen Teils des geldwerten Vorteils. Durch die beiden Zuschlägeweicht der Arbeitgeberbeitrag vom Arbeitnehmerbeitrag der Gesamtsozialver-sicherungen voneinander ab.

4.15.4 ArbeitgeberbelastungFür die private Nutzung muss sich Frau Waldmann 1 % des Listenpreises alsmonatlichen geldwerten Vorteil anrechnen lassen. Der geldwerte Vorteil stelltzwar Bruttolohn dar, führt aber zu keiner direkten Arbeitgeberbelastung. Dassteuer- und sozialversicherungspflichtige „fiktive“ Entgelt hat jedoch Auswir-kungen auf die Beitragspflicht zu den Sozialversicherung und über den Arbeit-geberanteil auf die Arbeitgeberbelastung. Übernimmt der Arbeitgeber diepauschale Lohnsteuer für den geldwerten Vorteil der Fahrten zur Arbeit, erhöhtsich die Arbeitgeberbelastung aber durch die Reduzierung des beitragspflichti-gen Arbeitsentgelts ergibt sich ein niedriger Beitragszuschuss zu den Sozial-versicherung und geringere Umlagebeiträge. Trägt der Arbeitgeber die pau-schalen Steuern, ergibt sich die folgende Arbeitgeberbelastung:

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.114,00 EUR

Krankenversicherung (7,3 % von 2.289,75 EUR) 167,15 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.289,75 EUR)) 22,33 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.289,75 EUR)) 224,40 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.289,75 EUR)) 34,35 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 448,23 EUR

+ Pauschale Lohnsteuern 18,80 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.289,75 EUR) 43,51 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.289,75 EUR) 4,57 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.289,75 EUR) 0,92 EUR

= Gesamtbelastung 2.630,03 EUR

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In die Arbeitgeberbelastung sind noch die Kosten für den Firmenwagen ein-zurechnen. Bei Leasingfahrzeugen sind dies die monatliche Leasingrate undsonstige Kosten für Tank, Service etc. Bei gekauften Fahrzeugen sind die Kostenaus der Vollkostenrechnung (Abschreibung, Reifen, Service, Tanken etc.) zuermitteln.

Tipp:

Der pauschal verteuerte Anteil der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits-stätte ist in Zeile 18 auf der Lohnsteuerbescheinigung 2012 auszuweisen. ImUmfang der pauschal versteuerten Fahrten können keine Werbungskosten inder Einkommensteuererklärung mehr geltend gemacht werden. Aus diesemGrund kann es sich für höhere Einkommen als vorteilhafter erweisen, dieLohnsteuer nach der Monatstabelle zu erheben, um dann die vollen Wer-bungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte geltendmachen zu können.

Die in die Arbeitgeberbelastung einbezogene U1-Umlage entsteht nur beiUnternehmen mit bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten. Zusätzlich sind in der Arbeit-geberbelastung anteilige Kosten für die Berufsgenossenschaft, die Schwerbe-hindertenabgabe und gegebenenfalls Beiträge zur ZVK und/oder Künstlersozi-alabgabe zu berücksichtigen. Die Insolvenzumlage als zusätzlicheArbeitgeberbelastung ist für 2012 auf 0,04 % des rentenversicherungspflichti-gen Arbeitsentgelts festgesetzt.

4.16 Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zuberücksichtigen?

Auf Antrag kann sich der Arbeitnehmer bei seinem zuständigen FinanzamtFreibeträge vom Arbeitslohn auf seiner Lohnsteuerkarte 2010 eintragen lassen.Liegt keine Lohnsteuerkarte vor, muss der Arbeitnehmer bei seinem Finanzamteinen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen und erhält eine für den Arbeit-geber maßgebliche „Ersatzbescheinigung für den Lohnsteuerabzug“. Die Ein-tragung eines vom „Arbeitslohn abzuziehenden Betrages“ bewirkt, dass sich beigleichem Bruttolohn der steuerpflichtige Arbeitslohn und damit die Lohnsteuerverringern. Die Eintragung eines Freibetrages ist unter anderem möglich für:

Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen? 4

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J Behinderte, Hinterbliebene und Personen, die die Pflege Angehöriger über-nommen haben,

J Werbungskosten, die den Pauschalbetrag von 1.000 EUR pro Jahr über-steigen,

J erhöhte Sonderausgaben (außer Vorsorgeaufwendungen),J außergewöhnliche Belastungen, die die zumutbare Eigenbelastung über-

steigen,J Aufwendungen für steuerlich gefördertes Wohneigentum,J Ausbildungskosten, Kinderbetreuungskosten.

Die Eintragung auf der Lohnsteuerkarte bzw. die Ersatzbescheinigung erfolgtals Jahres- und Monatsfreibetrag sowie bei Bedarf als Wochen- oder Tages-freibetrag. Ein Freibetrag wird auf der Lohnsteuerkarte nur dann eingetragenbzw. die Ersatzbescheinigung wird nur dann ausgestellt, wenn der Arbeitneh-mer in seiner Einkommensteuererklärung Sonderausgaben, außergewöhnlicheBelastungen und Werbungskosten von mehr als 600 EUR jährlich geltendmachen kann.

Das Einkommensteuerrecht zählt zu steuerlich abziehbaren Sonderausgabenunter anderem Unterhaltsleistungen, Rentenzahlungen, gezahlte Kirchensteu-er, Spenden, Schulgeld oder Berufsausbildungskosten. Von der Einkommen-steuer begünstigte außergewöhnliche Belastungen sind beispielsweise Krank-heitskosten, Beerdigungskosten, Pflegekosten oder Aufwendungen für Kuren.Zu den Werbungskosten zählen alle Aufwendungen des Arbeitnehmers zumErwerb, zur Sicherung und zur Erhaltung seines Arbeitslohnes. Beispiele hierfürsind Arbeitskleidung, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, Fortbil-dungskosten oder Umzugskosten. Werbungskosten werden in die 600-EUR-Grenze nur dann einbezogen, wenn sie den Arbeitnehmerpauschbetrag von1.000 EUR jährlich übersteigen.

Freibeträge dürfen, mit Ausnahme des Altersentlastungsbetrages, erst dann beider Lohnabrechnung berücksichtigt werden, wenn der Arbeitnehmer eineLohnsteuerkarte bzw. eine entsprechende Ersatzbescheinigung mit dem ent-sprechenden Eintrag vorlegt. Gleiches gilt für Kinderfreibeträge.

Mit der Einführung des elektronischen Lohnsteuerverfahrens ELStAM (Elektro-nische Lohnsteuerabzugsmerkmale) werden ab 2013 die Lohnsteuerdatendirekt an die Arbeitgeber übermittelt. Die Lohnsteuerkarte 2010 hat zunächstauch für das Jahr 2012 ihre Gültigkeit. Deshalb können Freibeträge für das Jahr2010 oder 2011 auf der Lohnsteuerkarte 2010 weiter eingetragen werden. Wer

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seinen Arbeitsplatz in 2012 wechselt, nimmt die Lohnsteuerkarte 2010 zumneuen Arbeitgeber mit.

Arbeitnehmern, die zu Beginn des Kalenderjahres das 65. Lebensjahr (65.Geburtstag) vollendet haben, kann ein Altersentlastungsbetrag gewährt wer-den. Ist der Arbeitnehmer vor dem 1.1.1940 geboren, kann ohne Eintrag auf derLohnsteuerkarte ein Freibetrag in Höhe von 40 % des steuerpflichtigen Arbeits-lohns, höchstens 1.900 EUR jährlich bzw. 158,33 EUR monatlich, angerechnetwerden (§ 24a EStG). Mit dem Alterseinkünftegesetz wurde die stufenweise„Abschmelzung“ des Altersentlastungsbetrags beschlossen. Seit 2006 verrin-gert sich der Altersentlastungsbetrag um jährlich 1,6 % bzw. 76 EUR proJahrgang. Dies bedeutet, Arbeitnehmer mit Jahrgang 1946 erhalten für dieDauer ihrer Beschäftigung einen Altersentlastungsbetrag von maximal1.44 EUR pro Jahr. Für Mitarbeiter des Jahrgangs 1947 sinkt der Altersent-lastungsbetrag ab 65 auf max. 1.368 EUR pro Jahr.55 Im Einzelnen gelten fürfolgende Jahrgänge als jährlicher Altersentlastungsbetrag:

Jahr Prozentsatz Betrag

2005 40,0 1.900 EUR

2006 38,4 1.824 EUR

2007 36,8 1.748 EUR

2008 35,2 1.672 EUR

2009 33,6 1.596 EUR

2010 32,0 1.520 EUR

2011 30,4 1.444 EUR

2012 28,8 1.368 EUR

2013 27,2 1.292 EUR

2014 25,6 1.216 EUR

2015 24,0 1.140 EUR

2016 22,4 1.064 EUR

2017 20,8 988 EUR

Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen? 4

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55 Auf www.haufe.de/arbeitshilfen finden Sie eine Übersicht der Altersentlastungsbeträge nach Jahrganggestaffelt.

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Jahr Prozentsatz Betrag

2018 19,2 912 EUR

2019 17,6 836 EUR

2020 16,0 760 EUR

2021 15,2 722 EUR

2022 14,4 684 EUR

2023 13,6 646 EUR

2024 12,8 608 EUR

2025 12,0 570 EUR

2026 11,2 532 EUR

2027 10,4 494 EUR

2028 9,6 456 EUR

2029 8,8 418 EUR

2030 8,0 380 EUR

2031 7,2 342 EUR

2032 6,4 304 EUR

2033 5,6 266 EUR

2034 4,8 228 EUR

2035 4,0 190 EUR

2036 3,2 152 EUR

2037 2,4 114 EUR

2038 1,6 76 EUR

2039 0,8 38 EUR

2040 0,0 0 EUR

Tab.: Übersicht Altersentlastungsbetrag

Für Kinder, die auf der Lohnsteuerkarte eingetragen sind, ist pro Jahr einFreibetrag von 7.008 EUR (monatlich 584 EUR) bei der Kirchensteuer und demSolidaritätszuschlag zu berücksichtigen. Kinderfreibeträge sind jedoch nichtmehr bei der Ermittlung der Lohnsteuer anzurechnen.

4 Die Lohnabrechnung

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Beispiel:

Frau Waldmann wird von ihrem Ehegatten geschieden und muss jährlichUnterhaltsleistungen von 3.036 EUR zahlen. Aus diesem Grund hat sie sichbeim Finanzamt einen monatlichen Freibetrag von 253 EUR auf der Lohn-steuerkarte eintragen lassen. Monika Waldmann hat ein Bruttogehalt von2.100 EUR und bekommt von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss von 40 EURzu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL). Die VWL werden in einePensionskasse einbezahlt. Der VL-Vertrag wurde zum 1.4.2007 geschlossen.Sie ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert (Beitragssatz15,5 %) und gehört einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaftan. Die Lohnsteuerkarte ist mit Steuerklasse I ausgestellt und der Firmensitzist im Bundesland Berlin. Frau Waldmann hat keine Kinder. Das Unterneh-men nimmt am Umlageverfahren U1 teil. Die Umlagesätze liegen bei 1,9 %(U1-Umlage) und 0,2 % (U2-Umlage).

4.16.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 40,00 EUR

= Bruttolohn 2.140,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.100,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 2.100,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle für 2.100,00 EUR bei Steuerklasse I / 0Kinder mit Lohnsteuerfreibetrag)

173,16 EUR

+ Solidaritätszuschlag 9,52 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 15,58 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 198,26 EUR

Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen? 4

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Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 2.100 EUR) 172.20 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.100 EUR)) 20,48 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.100 EUR) 5,25 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.100 EUR)) 205,80 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.100 EUR)) 31.50 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 435,23 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn (2.100 EUR + 40 EUR) 2.140,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 198,26 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 435,23 EUR

– Überweisung an Pensionskasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.466,51 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.140,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil (von 2.100 EUR) 411,08 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.100,00 EUR) 39,90 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.100,00 EUR) 4,20 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.100,00 EUR) 0,84 EUR

= Gesamtbelastung 2.596,02 EUR

Entgeltabrechnung mit einem Lohnsteuerfreibetrag

Bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Arbeitslohnes sind die auf der Steuer-karte eingetragenen „Steuerfreibeträge“ zu berücksichtigen. Auf der Vorder-seite der Lohnsteuerkarte bzw. auf der Ersatzbescheinigung sind in Abschnitt IIIunter „Für die Berechnung der Lohnsteuer sind vom Arbeitslohn als steuerfreiabzuziehen“ Steuerfreibeträge vermerkt. Entsprechend dem Lohnabrechnungs-zeitraum ist auf der Karte der Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tagesfreibetragvermerkt. Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge können bis zu einemHöchstbetrag von 224 EUR (in 2012) monatlich steuer- und sozialversiche-

4 Die Lohnabrechnung

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rungsfrei in einen so genannten Durchführungsweg wie zum Beispiel einePensionskasse einbezahlt werden.

Ist für die Ermittlung der steuerlichen Abzüge ein Steuerfreibetrag zu berück-sichtigen, muss zunächst der Monatslohn auf den voraussichtlichen Jahres-arbeitslohn hochgerechnet werden. Vom Jahresarbeitslohn sind dann gegebe-nenfalls der Versorgungsfreibetrag, ein Altersentlastungsbetrag oder auf derLohnsteuerkarte eingetragene Jahresfrei- oder Hinzurechnungsbeträge abzu-ziehen. Die Lohnsteuer für den Monatsarbeitslohn ergibt sich dann aus 1/12 derso ermittelten Jahreslohnsteuer. Die Wochen- oder Tageslohnsteuer ergibt sichentsprechend aus 7/360 bzw. 1/360 der Jahreslohnsteuer.

4.16.2 Steuerrechtliche AbzügeSteuerfreibeträge werden von der Finanzverwaltung aufgrund von ungewöhn-lichen Belastungen gewährt. Kauf oder Bau von Wohnungseigentum, Schei-dung, Unterhaltsleistungen und anderes mehr kann der Arbeitnehmer bei seinerEinkommensteuererklärung geltend machen. Sind die besonderen Belastungenvon Dauer, würde sich Jahr für Jahr am Jahresende eine hohe Einkommensteu-ererstattung ergeben. Der Arbeitnehmer würde also neben seiner Belastungdem Finanzamt noch einen zinslosen Kredit gewähren. Mit der Eintragung desFreibetrages soll eine größere Vorauszahlung gegenüber der tatsächlichenJahreslohnsteuer vermieden werden.

Ohne die Berücksichtigung des Lohnsteuerfreibetrages würden sich bei FrauWaldmann folgende steuerlichen Abzüge ergeben:

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.100,00 EUR bei Steuerklasse I/0 Kinder) 240,41 EUR

+ Solidaritätszuschlag 13,22 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 21,63 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 275,26 EUR

Der Steuerfreibetrag und damit die Reduzierung des steuerpflichtigen Arbeits-lohnes führt im Beispiel von Frau Waldmann zu einer monatlichen Steuer-erleichterung von 77,00 EUR.

Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen? 4

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Mit der Verwendung der vermögenswirksamen Leistung für die betrieblicheAltersvorsorge bleibt der Zuschuss des Arbeitsgebers (40 EUR) steuer- undsozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber kann nach § 3 Nr. 63 Einkommensteu-ergesetz (EStG) für einen Arbeitnehmer bis zu 4 % der jährlichen Beitrags-bemessungsgrenze der Rentenversicherung (West) steuerfrei in einen Pensi-onsfonds oder eine Pensionskasse einbezahlen. Für 2012 sind dies 2.688 EURbzw. monatlich 224 EUR. Voraussetzung für die steuerfreien Zuführungen zueiner Pensionskasse ist das Bestehen eines ersten Dienstverhältnisses. Diebegrenzte Steuerfreiheit ist somit für eine geringfügige oder nicht geringfügigeNebenbeschäftigung ausgeschlossen. Eine weitere Voraussetzung ist, dass derVertrag für die Pensionskasse oder Pensionsfonds nach dem 1.1.2005 geschlos-sen wurde.

Mit der �nderung des Alterseinkünftegesetzes besteht zusätzlich die Möglich-keit, bis zu 1.800 EUR pro Jahr und Arbeitgeber steuerfrei in einen Pensions-fonds einzubezahlen. Dieser zusätzliche Steuerfreibetrag bewirkt jedoch keineSozialversicherungsfreiheit. Außerdem kann der steuerfreie Zusatzbetrag von1.800 EUR pro Jahr nur für Neuverträge, die nach dem 31.12.2004 geschlossenwurden, genutzt werden. Eine weitere Bedingung für die Nutzung des Frei-betrags ist, dass kein zusätzlicher Altersvorsorgevertrag besteht, der mit 20 %pauschal versteuert wird – z.B. eine Direktversicherung nach Altvertragsrege-lung (die detaillierten Regelungen finden Sie in Kapitel 4.12 (siehe S. 254)).

4.16.3 SozialversicherungsbeiträgeDer Steuerfreibetrag berührt nicht das sozialversicherungspflichtige Arbeits-entgelt. Steuerfreibeträge führen also nicht zu einer Entlastung bei denBeiträgen zu den Sozialversicherungen. Beiträge zu den Sozialversicherungensind vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zu ermitteln. Dieses Beispiel zeigtein Auseinanderfallen von Bruttolohn, Arbeitslohn (Steuerrecht) und Arbeits-entgelt (sozialversicherungsrechtliche Bemessungsbasis). Im Bruttolohn ist dersteuer- und sozialversicherungsfreie Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorgeenthalten.

Seit 2007 gibt es einen Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung von 0,9 % desArbeitsentgelts und einen Zuschlag zur Pflegeversicherung für Arbeitnehmerohne Kinder (0,25 %). Der Zuschlag ist von allen freiwillig und gesetzlichkrankenversicherten Arbeitnehmern zu erheben. Beitragspflichtig ist nur derArbeitnehmer.

4 Die Lohnabrechnung

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Achtung:

Der Zuschlag zur Pflegeversicherung ist nur dann zu leisten, wenn keineleiblichen oder adoptierten Kinder nachgewiesen werden können. Der Zu-satzbeitrag zur Krankenversicherung ist nur vom Arbeitnehmer zu leisten –es gibt kein Arbeitgeberanteil.

Der Arbeitgeber kann für einen Arbeitnehmer bis zu 4 % der jährlichenBeitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (67.200 EUR) beitragsfreiin eine Pensionskasse oder Pensionsfonds einbezahlen. Für 2012 sind diesmonatlich 224 EUR. Übersteigt die Vorsorgeleistung des Arbeitgebers oder desArbeitnehmers den Freibetrag, ist der übersteigende Anteil zunächst beitrags-pflichtiges Arbeitsentgelt. Für Verträge, die vor dem 1.1.2005 geschlossenwurden, besteht jedoch die Möglichkeit, den übersteigenden Anteil bis zurHöhe von 1.752 EUR pro Jahr nach § 40b EStG pauschal mit 20 % zu ver-steuern. Eine pauschale Versteuerung führt zur Beitragsfreiheit in den Sozial-versicherungen. Die Kombination von steuerfreien Vorsorgeleistungen (4 % derBBG) und pauschal versteuerter Altersvorsorge besteht nur für Altverträge, dievor dem 1.1.2005 geschlossen wurden, und nur für die betriebliche Alters-vorsorge in Form einer Pensionskasse. Für Direktversicherungen oder Pensions-fonds besteht die Möglichkeit der Pauschalversteuerung eines übersteigendenAnteils nicht.

Achtung:

Die Berücksichtigung von Freibeträgen bei der Lohnabrechnung führt zueinem geringeren Abzug von Lohn- und Kirchensteuer sowie geringeremSolidaritätszuschlag. Treten die Belastungen nicht oder nicht in der Höhedes Freibetrages ein, wird sich bei der Einkommensteuererklärung eineNachzahlung ergeben. Es entstehen in diesem Fall also nur ein Zinsvorteilund kein eigentlicher Steuervorteil für den Arbeitnehmer.

4.16.4 ArbeitgeberbelastungAuf der Lohnsteuerkarte eingetragene oder über eine Ersatzbescheinigungdokumentierte Freibeträge verringern den steuerpflichtigen Arbeitslohn unddamit die steuerrechtlichen Abzüge für den Arbeitnehmer. Hat der Arbeitneh-

Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen? 4

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mer durch außergewöhnliche Belastungen, Sonderausgaben oder hohe Wer-bungskosten ungewöhnlich hohe Ausgaben, ist dem Arbeitnehmer auf Antragdie Steuerkarte auszuhändigen, damit dieser einen Freibetrag von seinemzuständigen Finanzamt eintragen lassen kann. Liegt keine Lohnsteuerkartevor, muss das Finanzamt dem Arbeitnehmer eine Ersatzbescheinigung ausstel-len. Für die Lohnabrechnung dürfen nur auf der Lohnsteuerkarte oder Beschei-nigung eingetragene Freibeträge berücksichtigt werden. Die Kenntnis einerhöheren Belastung reicht nicht aus, um einen Steuerabzug vorzunehmen.

Tipp:

Scheidet der Arbeitnehmer während des laufenden Kalenderjahres aus demUnternehmen aus, ist ihm die Lohnsteuerkarte wieder auszuhändigen. Hatder Arbeitnehmer eingetragene Freibeträge, sollte eine Kopie der Lohn-steuerkarte in den Lohnunterlagen verbleiben.

Steuerfreibeträge führen zu keiner Veränderung der Arbeitgeberbelastung,auch dann nicht, wenn der Arbeitgeber pauschale Steuern für den Arbeitneh-mer übernimmt. Steuerfreibeträge sind nur bei der Ermittlung der Lohnsteuerentsprechend der Lohnsteuertabelle zu berücksichtigen. Sie finden keine An-wendung bei pauschaler Besteuerung wie zum Beispiel bei Mahlzeiten oderFahrgeld. Durch die Verwendung des Zuschusses zur Vermögensbildung in einerPensionskasse sinken das beitragspflichtige Entgelt und damit die Bemes-sungsgrundlage für die Umlagebeträge. Für den Arbeitgeber ergibt sich eineGesamtarbeitgeberbelastung von:

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.140,00 EUR

+ Krankenversicherung (7,3 % von 2.100 EUR) 153,30 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.100 EUR)) 20,48 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.100 EUR)) 205,80 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.100 EUR)) 31,50 EUR

= Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil (von 2.100 EUR) 411,08 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.100,00 EUR) 39,90 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.100,00 EUR) 4,20 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.100,00 EUR) 0,84 EUR

= Gesamtbelastung 2.596,02 EUR

Die U1-Umlage im Beispiel ist nur dann zu entrichten, wenn das Unternehmennicht mehr als 30 Mitarbeiter in Vollzeit beschäftigt. Die U2-Umlage entstehtauch dann, wenn das Unternehmen ausschließlich männliche Arbeitnehmerbeschäftigt. Die Insolvenzumlage wurde für 2014 auf 0,04 % angehoben. DieUmlagen sind an die Krankenkasse des Mitarbeiters abzuführen und auf dementsprechenden Beitragsnachweis zu melden. Zusätzlich können die Beiträgefür die Berufsgenossenschaft, ggf. die Schwerbehindertenabgabe oder Beiträgezur Künstlersozialkasse in die Arbeitgeberbelastung aufgenommen werden. ImBau- und Baunebengewerbe sind auch die Beiträge zur Zusatzversorgungs-kasse (ZVK) zu berücksichtigen.

4.17 Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung beiKrankheit erhalten?

Arbeitnehmer haben in der Regel Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgeltsbei Krankheit, Rehabilitation, Vorsorge oder Arbeitsunfall für die Dauer vonsechs Wochen (§ 3 EFZG) bzw. 42 Kalendertagen. Der Anspruch auf Entgelt-fortzahlung gilt für alle Arbeitnehmer, unabhängig von der Arbeitszeit. Eshaben also auch geringfügig Beschäftigte und Arbeitnehmer mit einem Zeit-arbeitsvertrag Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Ausgenommen vom Anspruchauf Entgeltfortzahlung sind Heimarbeiter. Für diesen Personenkreis leistet dieKrankenkasse vom ersten Tag der Krankheit an Krankengeldzahlungen. FürHeimarbeiter ist auch der allgemeine Beitrag zur Krankenversicherung (15,5 %)zu entrichten.

Gemäß § 4 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ist bei Arbeitsunfähigkeit infolgevon Krankheit das Arbeitsentgelt so fortzuzahlen, wie es bei normaler Arbeits-leistung zu vergüten gewesen wäre (Lohnausfallprinzip). Somit sind beiKrankheit auch Schichtzuschläge, Erschwerniszulagen oder Nachtzuschläge,Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen oder Provisionen fortzuzahlen.

Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten? 4

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Vergütungen für Mehrarbeit (Überstunden) müssen nur dann gezahlt werden,wenn sie erbracht wurden. Somit sind bei Krankheit oder Kur keine Über-stundenvergütungen mehr zu leisten. Bei Mitarbeitern, die nach geleistetenArbeitsstunden bezahlt werden, ist die Lohnfortzahlung entsprechend denSollstunden zu leisten. Für die Zuschlagsberechnung ist der Durchschnitt derletzten 90 Kalendertage zulässig (3-Monatsschnitt). Das fortgezahlte Arbeits-entgelt ist vollständig steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohnbzw. Arbeitsentgelt.

Eine Ausnahme von der Pflicht zur Entgeltfortzahlung besteht für Neueintritte.Bei einem neu begründeten Arbeitsverhältnis muss der Arbeitgeber erst dann,wenn die Beschäftigung mindestens 28 Kalendertage (4 Wochen) besteht,Entgeltfortzahlung leisten. Erkrankt der Arbeitnehmer innerhalb der ersten 4Wochen, erhält er in der Regel Krankengeld von seiner Krankenkasse stattArbeitsentgelt.

Endet die Lohnfortzahlung des Arbeitgebers, hat der Arbeitnehmer in der RegelAnspruch auf Krankengeld von seiner Krankenkasse. Für privat krankenver-sicherte Arbeitnehmer muss das Krankengeld in der Versicherungspolice extraabgesichert werden. Das Krankengeld von der Krankenkasse/Krankenversiche-rung ist steuer- und sozialversicherungsfrei, unterliegt aber dem so genanntenProgressionsvorbehalt, das heißt, es wird zur Berechnung der Einkommensteuerherangezogen. Einmalzahlungen während des Krankengeldbezugs durch denArbeitgeber unterliegen jedoch der Lohnsteuer und den Sozialversicherungs-beiträgen. Wird hingegen bei Krankengeldbezug die VWL fortbezahlt, bleibtdiese in der Regel beitragsfrei. Die Klarstellung des § 23c SGB IV regelt, dassarbeitgeberseitige Leistungen, die für die Zeit des Bezugs von Krankengeld,Versorgungskrankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld und Mutterschafts-geld sowie von Krankentagegeld oder für eine Elternzeit erzielt werden, nichtals beitragspflichtiges Arbeitsentgelt gelten, soweit die Zahlungen zusammenmit den genannten Sozialleistungen das Nettoarbeitsentgelt im Durchschnittder letzten drei Monate der Beschäftigung nicht übersteigen. Dies gilt sowohlfür Versicherte der gesetzlichen Krankenversicherung als auch für Versicherteder privaten Krankenversicherung.

Endet die Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers, entsteht beitragsrechtlich einTeillohnzahlungszeitraum. Mit dem Ende der Entgeltfortzahlung enden dieanrechenbaren Sozialversicherungstage. Dies führt auch zu einer anteiligenKürzung der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze. Kein Teillohnzahlungs-zeitraum besteht hingegen im Steuerrecht beim Ende der Entgeltfortzahlung

4 Die Lohnabrechnung

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im laufenden Abrechnungsmonat. Steuerrechtliche Teillohnzahlungszeiträumeentstehen nur dann, wenn der Mitarbeiter vor dem kalendarischen Monatsendeaus dem Unternehmen ausscheidet oder nach dem ersten des laufendenAbrechnungsmonats in das Unternehmen eintritt.

Beispiel:

Frau Monika Waldmann ist seit 6 Wochen ärztlich krankgeschrieben. DieLohnfortzahlung endet am 15. März 2012. Ab dem 16. März bezieht FrauWaldmann Krankengeld. Frau Waldmann hat ein Bruttogehalt von2.100 EUR und bekommt von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss von 14 EURzu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL). Der Zuschuss zu den VWLwird auch während eines Krankengeldbezuges gewährt. Der Arbeitgeberbei-trag wird mit dem Eigenanteil von 26 EUR einer Bausparkasse mit derGehaltsabrechnung überwiesen. Monika Waldmann ist bei der einer gesetz-lichen Krankenkasse pflichtversichert (Beitragssatz 15,5 %). Sie gehört einerkirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft an. Die Lohnsteuerkartehat die Steuerklasse I und keine Kinderfreibeträge eingetragen. Kinderkönnen auch nicht nachgewiesen werden. Der Firmensitz ist im BundeslandSaarland. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren U1 teil. Der Bei-tragssatz zur U1-Umlage beträgt 1,9 %, der zur U2-Umlage 0,2 %.

4.17.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 1.050,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

= Bruttolohn 1.064,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 1.064,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 1.064,00 EUR

Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten? 4

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Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 1.064,00 EUR bei Steuerkl. I/0 Kinder) 20,50 EUR

+ Solidaritätszuschlag 0,00 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 1,84 EUR

+ Kammerbeitrag 1,59 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 23,93 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 1.064,00 EUR) 87,25 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.064,00 EUR)) 10,37 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 1.064,00 EUR) 2,66 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 1.064,00 EUR)) 104,27 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 1.064,00 EUR)) 15,96 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 220,51 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn (anteilig 1.050 EUR + 14 EUR) 1.064,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 23,93 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 220,51 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 779,56 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.064,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil (von 1.064,00 EUR) 208,27 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.064,00 EUR) 20,22 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.064,00 EUR) 2,13 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.064,00 EUR) 0,43 EUR

= Gesamtbelastung 1.295,05 EUR

Entgeltabrechnung mit einer Kürzung Lohnfortzahlung

4 Die Lohnabrechnung

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Die Lohnfortzahlung endet mit dem 15. März. Ab 16. März bezieht derArbeitnehmer Krankengeld. Das anteilige Arbeitsentgelt bestimmt sich nachden tatsächlichen Arbeitstagen. Der März 2011 hat 23 Arbeitstage. Die Entgelt-fortzahlung ist für 11 Arbeitstage zu leisten. Somit ergibt sich das anteiligeGehalt aus:

3 2.100 EUR 5 1.050,00 EUR1122

Neben der anteiligen Gehaltsrechnung auf Basis der Arbeitstage ist die sogenannte Dreißigstel-Methode oder eine kalendertägliche Berechnung mög-lich. Bei der Dreißigstel-Methode wird von einer festen Anzahl von 30 Tagenpro Monat ausgegangen. Diese werden in das Verhältnis zu den Kalendertagender Entgeltfortzahlung gesetzt. Im Beispiel würde sich ergeben:

3 2.100 EUR 5 1.050,00 EUR1530

Bei der kalendertäglichen Methode wird die Anzahl Kalendertage mit Entgelt-fortzahlung zu den tatsächlichen Kalendertagen des Monats ins Verhältnisgesetzt.

3 2.100 EUR 5 1.016,13 EUR1531

Welche Methode zur anteiligen Berechnung der Entgeltfortzahlung heran-zuziehen ist, entscheiden Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder einzel-vertragliche Regelungen. Sind diese nicht gegeben, ist die so genannte betrieb-liche Übung maßgebend. Falls keine Regelung durchgängig angewandt wurde,ist nach der arbeitstäglichen Methode vorzugehen.

Im Beispiel wird unterstellt, dass der Arbeitgeber die VWL für den Monat, indem die Entgeltfortzahlung endet, vollständig fortbezahlt. Eine anteilige Kür-zung entsprechend dem Gehalt wäre zulässig und möglich. Für die Zeit ab dem16. März erhält der Mitarbeiter Krankengeld von seiner Krankenkasse. DieKrankengeldberechnung erfolgt nach den Angaben des Arbeitgebers. Seit2011 kann die Meldung des Arbeitsentgelts für die Berechnung des Kranken-geldes durch die Krankenkasse nur noch elektronisch vorgenommen werden. In

Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten? 4

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der Regel erfolgt die Übermittlung direkt aus den Entgeltabrechnungspro-gramm heraus. Auch eine Online-Bescheinigung über sv.net ist möglich.

4.17.2 Steuerrechtliche AbzügeSteuerrechtlich entsteht durch den Bezug des Krankengelds kein Teillohn-zahlungszeitraum. Somit ist für die Abrechnung im März die Monatslohn-steuertabelle anzuwenden. Durch die Anwendung der Monatslohnsteuer-tabelle entsteht eine Lohnsteuer unter 81 EUR. Dadurch liegt der Arbeitslohnin der so genannten Nullzone des Solidaritätszuschlages. Abhängig von derSteuerklasse ergeben sich folgende Freibeträge:

Steuerklasse I, II, IV, V, VI Steuerklasse III

81,00 EUR monatliche Lohnsteuer 162,00 EUR monatliche Lohnsteuer

Der Bereich von 0 EUR Lohnsteuer bis zum Grenzbetrag wird Nullzone genannt.Liegt die Lohnsteuer in der Nullzone, fällt kein Solidaritätszuschlag an, obwohlvom Arbeitnehmer Lohnsteuer gezahlt werden muss. Die tägliche Lohnsteuer-berechnung bzw. der tägliche Grenzbetrag ist anzusetzen, wenn für denArbeitnehmer ein steuerrechtlicher Teillohnzahlungszeitraum entsteht.

Die Firma hat den Sitz im Bundesland Saarland. Im Saarland ist zusätzlich zurLohn- und Kirchensteuer der Kammerbeitrag einzubehalten. Er beträgt 0,15 %des krankenversicherungspflichtigen Entgelts. Im Beispiel ist dies mit demArbeitsentgelt identisch. Die Höchstgrenze des krankenversicherungspflichti-gen Entgelts liegt nicht bei der Beitragsbemessungsgrenze, sondern bei 75 %der Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung(4.200 EUR) pro Monat.

Die Kürzung der SV-Tage sind im Lohnkonto zu dokumentieren. Außerdem istzur Kontrolle für die Finanzbehörden auf der Lohnsteuerbescheinigung ab 5Arbeitstagen, an denen Krankengeld bezogen wurde, die „Anzahl U“ um eins zuerhöhen. Bei 2 Wochen Krankengeldbezug wäre im Beispiel auf der Lohn-steuerbescheinigung unter Anzahl U der Zähler 1 einzutragen.

Unterliegt der Arbeitnehmer dem allgemeinen Beitrag zur gesetzlichen Kran-kenversicherung, erhält er nach Ablauf der Lohnfortzahlung Krankengeld vonseiner Krankenkasse. Das Krankengeld ist steuer- und sozialversicherungsfrei,unterliegt jedoch dem so genannten Progressionsvorbehalt. Dies bedeutet, das

4 Die Lohnabrechnung

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Krankengeld ist in der Einkommensteuer-Erklärung anzugeben und zählt zumsteuerpflichtigen Einkommen. Der Bezug von Krankengeld ist vom Arbeitgebermit dem Buchstaben U auf der Lohnsteuerbescheinigung zu dokumentieren.

Wichtig:

Wochenenden und Feiertage führen nicht zu einer Unterbrechung oderKürzung der Anzahl U.

4.17.3 SozialversicherungsbeiträgeSozialversicherungsrechtlich entsteht mit dem Ende der Entgeltfortzahlung einTeillohnzahlungszeitraum. Der Teillohnzahlungszeitraum führt zu einer Kür-zung der Sozialversicherungstage (SV-Tage) und zur Anwendung der anteiligenBeitragsbemessungsgrenze.

Reduzieren sich die Sozialversicherungstage eines Abrechnungsmonats auf 0 –weil einen gesamten Kalendermonat lang Krankengeld bezogen wurde – isteine Unterbrechungsmeldung durchzuführen (siehe Kapitel 10 (siehe S. 463)).

Achtung:

Eine Unterbrechungsmeldung ist nur dann zu erstellen, wenn ein vollstän-diger Kalendermonat ohne Entgeltzahlung ist.

Das Sozialversicherungsrecht geht von 360 Sozialversicherungstagen (SV-Ta-gen) pro Jahr bzw. 30 SV-Tagen pro Monat aus. Die jährlichen bzw. monatli-chen Beitragsbemessungsgrenzen beziehen sich immer auf volle SV-Monate.Kommt es durch das Ende der Lohnfortzahlung oder durch Wehrdienst, dieKrankheit eines Kindes oder eine andere Fehlzeit zu einer Kürzung der SV-Tage,ist die anteilige monatliche Beitragsbemessungsgrenze zu ermitteln. Für dieErmittlung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze ist die jährliche Beitrags-bemessungsgrenze durch 360 zu dividieren und mit der Anzahl der SV-Tage desMonats zu multiplizieren. Die täglichen Beitragsbemessungsgrenzen (TBBG) in2012 zeigt die folgende Übersicht.

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Sozialversicherungszweig BBG-Monat BBG-Tag

KV/PV 3.825 EUR 127,50 EUR

RV/AV (West) 5.600 EUR 186,67 EUR

RV/AV (Ost) 4.800 EUR 160,00 EUR

Tab.: Tagesbeitragsbemessungsgrenzen

Die täglichen Beitragsbemessungsgrenzen sind mit der Anzahl der verbleiben-den SV-Tage im Abrechnungszeitraum zu multiplizieren. Das Ergebnis ist dieanteilige monatliche Beitragsbemessungsgrenze. Übersteigt das Arbeitsentgeltdie anteilige BBG, sind nur Beiträge bis zur Bemessungsgrenze zu ermitteln. ImBeispiel von Frau Waldmann liegt die anteilige BBG im Monat März bei:

KV/PV: 127,50 EUR · 15 Tage = 1.912,50 EUR

RV/AV (West) 186,67 EUR · 15 Tage = 2.800,00 EUR

Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt (1.064,00 EUR) liegt unter der anteiligenBBG und ist somit vollständig beitragspflichtig zur Kranken- und Pflegever-sicherung sowie auch zur Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Tipp:

Wird in einem gesamten Abrechnungsmonat außer den VWL kein Arbeits-entgelt fortgezahlt, bleibt der Zuschuss zu den vermögenswirksamen Leis-tungen sozialversicherungsfrei, solange nicht das Gesamtentgelt (Zuschuss+ Ersatzleistung) höher ist als das Nettentgelt der vergangenen drei Arbeits-monate.

Würde das gekürzte Arbeitsentgelt von Frau Waldmann beispielsweise über deranteiligen Beitragsbemessungsgrenze liegen, sind nur Beiträge bis zu dieserGrenze zu berechnen.

Beispiel:

Angenommen das laufende monatliche Arbeitsentgelt von Frau Waldmannliegt bei 4.200 EUR. Außerdem erhält Sie einen Zuschuss von 14 EUR zu den

4 Die Lohnabrechnung

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vermögenswirksamen Leistungen. Sie ist seit 6 Wochen erkrankt und dieLohnfortzahlung endet am 15. März 2012. Ab dem 16. März bezieht FrauWaldmann Krankengeld von der Krankenkasse. Die VWL werden gesamtenMonat fortbezahlt. Monika Waldmann ist bei der einer gesetzlichen Kran-kenkasse pflichtversichert (Beitragssatz 15,5 %). Der Firmensitz ist imBundesland Saarland. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren U1teil. Der Beitragssatz zur U1-Umlage beträgt 1,9 %, der zur U2-Umlage0,2 %. Die Bezüge werden nach der Methode „Arbeitstage“ anteilig auf11/22 gekürzt.

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

= Bruttolohn 2.114,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.114,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig KV/PV) 1.912,50 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig RV/AV) 2.114,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.114 EUR bei Steuerklasse I/0 Kind) 243,66 EUR

+ Solidaritätszuschlag 13.40 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 21,96 EUR

+ Kammerbeitrag 3,17 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 282,15 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 1.912,50 EUR) 156,83 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.912,50 EUR)) 18,65 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 1.912,50 EUR) 4,78 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.114,00 EUR)) 207,17 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.114,00 EUR)) 31,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 419,14 EUR

Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten? 4

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Gesamtabrechnung

Bruttolohn (2.100 EUR + 14 EUR) 2.114,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 282,15 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 419,14 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.372,71 EUR

Das anteilige beitragspflichtige Arbeitsentgelt (2.114,00 EUR) liegt unter dermonatlichen Beitragsbemessungsgrenze der Kranken- und Pflegeversicherung(3.825 EUR) und würde eigentlich vollständig mit Beiträgen zur KV/PV belegt.Die monatliche Beitragsbemessungsgrenze geht jedoch von 30 Sozialversiche-rungstagen aus. Im Beispiel von Frau Waldmann bestehen im März nur 15Sozialversicherungstage. Dies führt zu einer anteiligen Kürzung der Beitrags-bemessungsgrenze:

(3.825 EUR / 30 Tage) · 15 Tage = 1.912,50 EUR

Nur dieser Teil des Arbeitsentgelts unterliegt den Beiträgen in der Kranken- undPflegeversicherung. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung liegt dieanteilige monatliche Beitragsbemessungsgrenze bei 2.800,00 EUR (5.600 EUR/ 30 · 15 Tage). Das gekürzte Arbeitsentgelt von Frau Waldmann liegt unter derBeitragsbemessungsgrenze RV/AV und somit ist das gesamte Arbeitsentgelt mitBeiträgen für dieses Sozialversicherungszweigen zu belegen.

Arbeitnehmer ohne leibliche oder adoptierte Kinder müssen zusätzlich einenZuschlag von 0,25 % des Arbeitsentgelts zur Pflegeversicherung entrichten. ImBeispiel wird dieser Zusatzbeitrag erhoben, da der Nachweis von Kindern nichtgeführt werden konnte.

Mit dem Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialver-sicherungsrecht wurde der § 23c SGB IV eingeführt. Nach dieser Regelung sindArbeitgeberleistungen, die während des Bezugs von Krankengeld, Mutter-schaftsgeld, Verletztengeld oder Übergangsgeld gezahlt werden, nicht mehrbeitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Die Zahlungen des Arbeitgebers zusätzlichzu den Sozialversicherungsleistungen bleiben jedoch nur so lange beitragsfrei,wie sie zusammen mit den Sozialleistungen nicht das Nettoarbeitsentgelt beiArbeitstätigkeit (Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt) übersteigen. Diese Regelunggilt sowohl für in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversicherte

4 Die Lohnabrechnung

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Arbeitnehmer, wie für freiwillig in einer gesetzlichen Kasse Versicherte undprivat krankenversicherte Arbeitnehmer. Beispiele für vom Arbeitgeber wei-terbezahlte laufende Lohnzahlungen können sein:

J Vermögenswirksame LeistungenJ KontoführungsgebührenJ TelefonkostenzuschüsseJ Beiträge zur betrieblichen AltersvorsorgeJ Sachleistungen wie Firmenwagen oder freie WohnungJ Zuschuss zum KrankengeldJ Zinsersparnisse aus DarlehenJ Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

Eine beitragspflichtige Einnahme nach § 23c SGB IV entsteht aber erst dann,wenn die Summe der weitergezahlten Arbeitgeberleistungen (inklusive Zu-schüsse) das Nettoarbeitsentgelt um mehr als 50 EUR überschreitet. Bei derBagatellgrenze handelt es sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag,d.h. wenn beitragspflichtige Einnahmen über der 50-Euro-Freigrenze vorliegen,dann erfolgt die anschließende Verbeitragung wie bisher ohne Abzug der50 EUR. Bei der Ermittlung des Nettoarbeitsentgelts sind die Arbeitnehmerbei-träge an ein berufsständisches Versorgungswerk abzuziehen. Dadurch werdendie in einem berufsständischen Versorgungswerk Versicherten mit denen in dergesetzlichen Rentenversicherung Versicherten gleichgestellt. Das Brutto-Kran-kengeld wird nach dem Einkommen vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit berech-net. Es beträgt 70 % des letzten Brutto-, aber höchstens 90 % des Netto-einkommens der letzten 12 Monate. Regelmäßige Überstunden undAbweichungen vom vereinbarten Entgelt erhöhen das Krankengeld. Regel-mäßig bedeutet z.B. bei Überstunden, dass in den letzten drei abgerechnetenMonaten vor Eintritt der Arbeitsunfähigkeit pro Monat mindestens eine Über-stunde angefallen sein muss. Bei schwankendem Entgelt (z.B. Akkordlohn) wirdder Durchschnitt der letzten drei Monate (12 Wochen) zugrunde gelegt. DieBerechnung des Krankengeldes erfolgt für den Kalendertag.

Zahlt der Arbeitgeber bei Bezug von Lohnersatzleistungen (wie z.B. Kranken-geld) Teile des Arbeitsentgelts fort, ist das Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt zuermitteln und ggf. die Beiträge zu den Sozialversicherungen einzubehalten undabzuführen. Das Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt ist der Krankenkasse zu mel-den. Eine Entgeltfortzahlung kann auch durch die Beibehaltung einer Sach-leistung wie zum Beispiel eines Firmenwagens entstehen.

Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten? 4

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Achtung:

Entstehen aufgrund einer Überschreitung des Vergleichs-Nettolohnes Bei-träge zu den Sozialversicherungen, kommt es nicht zu einer Kürzung derSV-Tage.

4.17.4 ArbeitgeberbelastungDer Arbeitgeber bezahlt bei Krankheit das anteilige Arbeitsentgelt für maximal42 Kalendertage fort. Endet während des laufenden Abrechnungsmonats dieLohnfortzahlung ist eine Teillohnberechnung vorzunehmen. Mit dem Ende derLohnfortzahlung tritt die Krankenkasse mit der Zahlung von Krankengeld ein.Der Arbeitgeber kann bei Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 eine Erstat-tung bis zu 80 % des während der Lohnfortzahlung fortgezahlten Bruttoent-gelts erhalten. Die Höhe der Erstattung ist abhängig vom gewählten Erstat-tungssatz des Unternehmens bei der Krankenkasse, die für den Mitarbeiterzuständig ist. Erstattet die Krankenkasse den Arbeitgeberanteil zu den Sozial-versicherungen, entfällt auch dieser Teil bei der Arbeitgeberbelastung. Erstat-tungen für fortgezahltes Entgelt sind für alle Arbeitnehmer möglich, sofern dieGrenze von 30 in Vollzeit beschäftigten Arbeitnehmern eingehalten ist. AlsGesamtbelastung fallen nur das anteilig fortgezahlte Arbeitsentgelt und diedarauf entstehenden Beiträge zu den Sozialversicherungen an.

Bietet die Krankenkasse eine Erstattung von beispielsweise 70 % des fort-gezahlten Bruttolohnes entsteht als Arbeitgeberbelastung:

Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.064,00 EUR

Krankenversicherung (7,3 % von 1.064,00 EUR) 77,67 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.064,00 EUR)) 10,37 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 1.064,00 EUR)) 104,27 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 1.064,00 EUR)) 15,96 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (AG-Anteil) 208,27 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.064,00 EUR) 20,22 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.064,00 EUR) 2,13 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.064,00 EUR) 0,43 EUR

– Erstattung aus Umlage U1 744,80 EUR

= Gesamtbelastung 550,25 EUR

Erstattet die Krankenkasse zusätzlich die Arbeitgeberanteile zu den Sozial-versicherungen auf das fortgezahlte Arbeitsentgelt, sinkt die Gesamtbelastungim Beispiel auf:

Gesamtbelastung

Bruttolohn 1.064,00 EUR

Krankenversicherung (7,3 % von 1.064,00 EUR) 77,67 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.064,00 EUR)) 10,37 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 1.064,00 EUR)) 104,27 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 1.064,00 EUR)) 15,96 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (AG-Anteil) 208,27 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 1.064,00 EUR) 20,22 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 1.064,00 EUR) 2,13 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 1.064,00 EUR) 0,43 EUR

– Erstattung aus Umlage U1 744,80 EUR

– Erstattung AG-Anteil SV aus 1.064,00 EUR 208,27 EUR

= Gesamtbelastung 341,98 EUR

Tipp:

Viele Krankenkassen schließen die Erstattung der Arbeitgeberanteile zu denSozialversicherungen per Satzung aus. Es ist mit jeder Krankenkasse dieErstattungsmöglichkeit der Arbeitgeberbeiträge zu den Sozialversicherun-gen für die bei Krankheit fortgezahlten Arbeitsentgelte zu klären. DerErstattungsantrag ist an die Krankenkasse des erkrankten Mitarbeiters zurichten.

Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten? 4

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Die vermögenswirksamen Leistungen werden in der Regel aus Verfahrens-gründen in voller Höhe fortbezahlt und sind ggf. erstattungsfähig.

Die U1-Umlage im Beispiel ist nur dann zu entrichten, wenn das Unternehmennicht mehr als 30 Mitarbeiter in Vollzeit beschäftigt. Die U2-Umlage entstehtauch dann, wenn das Unternehmen ausschließlich männliche Arbeitnehmerbeschäftigt. Die Insolvenzumlage wurde für 2012 auf 0,04 % angehoben. DieUmlagen sind an die Krankenkasse des Mitarbeiters abzuführen und im elek-tronischen Meldeverfahren zu melden. Zusätzlich können die Beiträge für dieBerufsgenossenschaft, ggf. die Schwerbehindertenabgabe oder Beiträge zurKünstlersozialkasse, in die Arbeitgeberbelastung aufgenommen werden. ImBau- und Baunebengewerbe sind auch die Beiträge zur Zusatzversorgungs-kasse (ZVK) zu berücksichtigen.

4.18 Hat der Arbeitnehmer eine Nettolohnzahlungerhalten?

Der Arbeitgeber schuldet dem Arbeitnehmer grundsätzlich einen Bruttolohn.Beide Partner können jedoch vereinbaren, dass der Arbeitnehmer einen fixenauszuzahlenden Betrag erhält. Eine solche Vereinbarung ist eine Nettolohnver-einbarung. Das Steuer- und Sozialversicherungsrecht kennt keine Nettolöhne.Wird ein fixer auszuzahlender Betrag vereinbart, trägt der Arbeitgeber quasi diedie Lohnabzüge für den Arbeitnehmer. Übernimmt der Arbeitgeber die Lohn-steuer und die Sozialversicherungsbeiträge für den Mitarbeiter entsteht darausein geldwerter Vorteil der wiederum steuer- und sozialversicherungspflichtigerArbeitslohn darstellt. Zur Ermittlung der übernommenen Steuer und Sozial-versicherungsbeiträge muss der vereinbarte Nettolohn somit auf einen Brutto-lohn hochgerechnet werden. Dieser Bruttolohn ist der Arbeitslohn im Sinne derLohnsteuer und das Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. DieseBerechnung erfolgt nach den gleichen Grundsätzen wie bei einer Bruttolohn-vereinbarung. Das hochrechnen des Bruttolohns geschieht durch ein „Abtas-ten“.

Wird eine Nettozahlung geleistet, ist der Bruttowert zu bestimmen, welcherunter Abzug der Lohnsteuern und der Sozialversicherungsbeiträge den Netto-betrag ergibt. Die Brutto-Einmalzahlung ergibt sich durch eine rekursiveRechnung aus der Nettozahlung. In diesem rekursiven Prozess werden aus derNettozahlung die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge bestimmt.

4 Die Lohnabrechnung

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Da diese bei einer Nettozahlung durch den Arbeitgeber übernommen werden,stellen sie einen steuer- und beitragspflichtigen geldwerten Vorteil dar. Dieserist der Nettozahlung zuzurechnen und erneut sind die daraus entstehendenSteuern und Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln. Dieses Verfahren mussso lange wiederholt werden, bis sich der entstehende Bruttobetrag nicht mehrändert.

Beispiel:

Als Jubiläumsgeschenk hat der Arbeitgeber Frau Waldmann im Mai einenScheck von 300 EUR (netto) übergeben. Sie erhält monatlich einen Brutto-arbeitslohn von 2.100 EUR und erhält einen Zuschuss von 14 EUR zu denVermögenswirksamen Leistungen. Frau Waldmann hat einen Sparvertragüber 40 EUR bei einer Bausparkasse. Frau Waldmann hat Steuerklasse I,keine Kinder, ist kirchensteuerpflichtig, sie ist pflichtversichert in der Sozial-versicherung (15,5 % KV-Beitrag) und hat einen geschätzten Jahresbrutto-lohn von 25.368 EUR. Als Bundesland für die Kirchensteuerberechnung wirdNordrhein-Westfalen angenommen.

4.18.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

+ Jubiläumsgeschenk (brutto) 574,86 EUR

= Bruttolohn 2.688,86 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 2.688,86 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 2.688,86 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.114,00 EUR bei Steuerklasse I/0 Kinder) 243,66 EUR

+ Solidaritätszuschlag 13,40 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf den Betrag der Lohnsteuer) 21,92 EUR

Hat der Arbeitnehmer eine Nettolohnzahlung erhalten? 4

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+ Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle. für 574,86 EUR bei Steuerklasse I) 136,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % für sonstigen Bezug 7,48 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für sonstigen Bezug) 12,24 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 434,70 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 2.688,86 EUR) 220,49 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.688,86 EUR)) 26,22 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.688,86 EUR) 6,72 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.688,86 EUR)) 263,51 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.688,86 EUR)) 40,33 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 557,27 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 2.688,86 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 434,70 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 557,27 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

– Scheck (Nettozahlung) 300,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 1.356,89 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.414,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil (von 2.688,86 EUR) 526,33 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.114,00 EUR) 40,17 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.114,00 EUR) 4,23 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.688,86 EUR) 1,08 EUR

= Gesamtbelastung 2.985,81 EUR

Entgeltabrechnung mit Nettolohnzahlung

Bei der Jubiläumszahlung handelt es sich um eine Netto-Einmalzahlung. DieNettozahlung ist für die Berechnung der Lohnsteuer und der Beiträge zu denSozialversicherungen auf den Bruttowert hochzurechnen.

4 Die Lohnabrechnung

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4.18.2 Steuerrechtliche AbzügeDie Berechnung der Lohnsteuer ist, wie bei einer Einmalzahlung der geschätzteJahresbruttoarbeitslohn aus den bisherigen laufenden Bezügen hochzurech-nen. Für den geschätzten Jahresbruttolohn ergibt sich die Lohnsteuer aus derJahreslohnsteuertabelle. Anschließend ist aus der Jahreslohnsteuertabelle dieLohnsteuer für den geschätzten Jahresbruttolohn plus Nettobezug zu ermit-teln. Die Differenz der beiden Steuerwerte ist die vorläufige Lohnsteuer für denNettobezug. Die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag ergeben sich ent-sprechend als Zuschlag auf die Jahressteuer. Anschließend sind die Beiträge zuden Sozialversicherungen auf die Netto-Einmalzahlung zu bestimmen. Imnächsten Schritt muss die Netto-Einmalzahlung um die Summe der steuer-rechtlichen Abzüge und der SV-Beiträge erhöht werden. Es ergibt sich das„Zwischenbrutto 1“. Mit dem Zwischenbrutto 1 ist die Steuer- und Beitrags-berechnung erneut durchzuführen. Das Zwischenbrutto 1 plus die Summedieser Abzüge ist das „Zwischenbrutto 2“, mit dem erneut in die Berechnungeinzusteigen ist. Diese Rechenschritte sind so lange zu wiederholen, bis sichdas „Zwischenbrutto X“ nicht mehr ändert. Der sich abschließend ergebendeWert ist der Bruttobetrag der Einmalzahlung bzw. des sonstigen Bezuges.

Nettozahlung 300,00 EUR

+ Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle auf 574,86 EUR) 136,00 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf die Lohnsteuer) 12,24 EUR

+ Solidaritätszuschlag (5,5 % auf Lohnsteuer) 7,48 EUR

+ Krankenversicherung. (8,2 % von 574,86 EUR) 47,14 EUR

+ Pflegeversicherung (0,975 von 574,86 EUR) 5,60 EUR

+ Zuschlag z. Pflegeversicherung (0,25 % von 574,86 EUR) 1,44 EUR

+ Rentenversicherung (9,8 % von 574,86 EUR) 56,34 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (1,5 % von 574,86 EUR) 8,62 EUR

= Brutto-Einmalzahlung/sonstiger Bezug 574,86 EUR

Im Beispiel wurden ein Krankenversicherungssatz von 15,5 % und ein Kirchen-steuersatz von 9 % unterstellt. Der Arbeitnehmer unterliegt dem Zuschlag zurPflegeversicherung wegen des fehlenden Kindernachweises. Außerdem wirdvon keiner weiteren Einmalzahlung im laufenden Kalenderjahr ausgegangen.

Hat der Arbeitnehmer eine Nettolohnzahlung erhalten? 4

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4.18.3 SozialversicherungsbeiträgeWie bei der Lohnsteuer sind die Beiträge aus der Bruttozahlung an denArbeitnehmer zu ermitteln. Dazu ist die Nettozahlung in einer wiederholendenNebenrechnung auf den Bruttobetrag hochzurechnen. Im ersten Schritt erge-ben sich für die 300 EUR Nettozahlung folgende Sozialversicherungswerte:

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 300 EUR) 24,60 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 300 EUR)) 2,93 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 300 EUR) 0,75 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 300 EUR)) 29,40 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 300 EUR)) 4,50 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 62,18 EUR

Die Summe von 62,18 EUR stellt einen geldwerten Vorteil dar. Dieser Betragunterliegt somit wiederum den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. InSchritt 2 ist auf 62,18 EUR die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosen-versicherung zu ermitteln. Auch diese Summe ist ein weiterer geldwerterVorteil der vom Arbeitgeber übernommen wurde und mit Beiträgen zu belegen.Das Verfahren wird so lange wiederholt, bis der verbleibende geldwerte Vorteil0 EUR ist. In Summe aus allen geldwerten Vorteilen ergibt den gesamtenSozialversicherungsbeitrag für die Nettozahlung.

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung 47,14 EUR

+ Pflegeversicherung 5,60 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung 1,44 EUR

+ Rentenversicherung 56,34 EUR

+ Arbeitslosenversicherung 8,62 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer übernommenvon AG)

119,14 EUR

4 Die Lohnabrechnung

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4.18.4 GesamtabrechnungBei dem Jubiläumsgeschenk handelt es sich um eine Einmalzahlung. Die aufden Bruttobetrag hochgerechnete Netto-Einmalzahlung unterliegt den Arbeit-geberbeiträgen zu den Sozialversicherungen. Im Beispiel sind die Beiträge auslaufendem Bezug und Einmalzahlung mit Arbeitgeberbeiträgen belegt. Ein-malzahlungen unterliegen jedoch nicht den Beiträgen zur U1- bzw. U2-Um-lage. Die Insolvenzumlage ist jedoch von Einmalzahlungen zu rechnen. Sie istauf Basis des rentenversicherungspflichtigen Entgelts zu ermitteln und beträgtfür 2012 0,04 %.

Für den Arbeitgeber ergibt sich somit folgende Bruttobelastung:

Gesamtbelastung

Bruttolohn 2.414,00 EUR

+ Krankenversicherung (7,3 % von 2.688,86 EUR) 196,28 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 2.688,86 EUR)) 26,21 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,9 % von 2.688,86 EUR)) 263,51 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.688,86 EUR)) 40,33 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.114,00 EUR) 40,17 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.114,00 EUR) 4,23 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 2.688,86 EUR) 1,08 EUR

= Gesamtbelastung 2.985,81 EUR

Die Bruttozahlung des Arbeitgebers beträgt 2.414 EUR (2.100 EUR + 14 EUR +300 EUR). Beiträge zu den Sozialversicherungen sind jedoch aus dem hoch-gerechneten Bruttolohn von 2688,86 EUR zu ermitteln.

Hat der Arbeitnehmer eine Nettolohnzahlung erhalten? 4

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5 Bruttolohnbestandteile

Für die Erstellung einer korrekten Abrechnung ist es wichtig zu wissen, welcheLohnart bzw. welcher Lohnbestandteil steuerpflichtig ist, welcher pauschalversteuert werden kann, welcher sozialversicherungsfrei ist oder welcher denSozialversicherungen unterliegt. Leider bestehen im Lohnsteuer- und Sozial-versicherungsrecht zahlreiche Ausnahmeregelungen, so dass an dieser Stellekeine eindeutige Regel formuliert werden kann. Für die Praxis lassen sichjedoch einige Grundsätze als Faustregeln formulieren.

J Als erster Grundsatz gilt – Bestandteile des laufenden Arbeitslohns sindsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig.Regelmäßiger Bruttolohn und sonstige Bezüge unterliegen der Lohnsteuerentsprechend den Lohnsteuertabellen. Lohnbestandteile, die nach der Lohn-steuertabelle versteuert werden, sind Arbeitsentgelt und unterliegen derBeitragspflicht zu den Sozialversicherungen. Lohnbestandteile, die regel-mäßig oder unregelmäßig zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden, sindauf Steuerfreiheit oder Pauschalierbarkeit zu prüfen. Lohnarten, die derArbeitgeber mit einem pauschalen Steuersatz versteuern kann, sind vonBeiträgen zur Sozialversicherung befreit. Es gibt wenige Ausnahmen vondieser Regel, wie das Beispiel Direktversicherung aus Barlohnumwandlungzeigt.

J Als zweiter Grundsatz gilt – die Sozialversicherung folgt der Lohnsteuer.Alle Lohnbestandteile, die steuerfrei sind, sind von Beiträgen zur Sozial-versicherung befreit. Zu den steuerfreien Lohnbestandteilen gehören u.a.Zuschüsse des Arbeitgebers zur privaten oder freiwilligen Kranken- undPflegeversicherung (KV/PV) des Arbeitnehmers. Steuerfreie Lohnbestandteilesind in § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Aber auch von dieserRegel gibt es einige wenige Ausnahmen. So sind beispielsweise Arbeit-geberzuschüsse zur KV/PV bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäfts-führern einer GmbH steuerpflichtiger Arbeitslohn.

335

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Tipp:

In Zweifelsfällen sollte eines der zahlreichen Lohnlexika zu Rate gezogenwerden. Zu Detailfragen empfiehlt es sich, Rücksprache mit dem Finanzamtbzw. der zuständigen Krankenkasse zu nehmen.

J Als dritte Regel gilt das so genannte Zuflussprinzip im Steuerrecht bzw.Entstehungsprinzip im Sozialversicherungsrecht. Nach dem Zuflussprinzipsind Arbeitslöhne erst dann steuerpflichtig, wenn sie dem Arbeitnehmerzufließen. D.h. wird Urlaubsgeld oder eine Prämie anteilig jährlich „erdient“,entsteht die Steuerpflicht erst bei Auszahlung des Arbeitslohnes. Im Regel-fall ist die Einmalzahlung dem Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen, indem sie gezahlt wird (§ 23a SGB IV). Das gilt sogar dann, wenn für keinenTag des Monats laufendes Arbeitsentgelt bezogen wird und demzufolgeBeitragspflicht aus laufendem Arbeitsentgelt besteht – z.B. bei erkranktenMitarbeitern außerhalb der Entgeltfortzahlung.

J Einmalzahlungen, die nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnissesgezahlt werden, sind dem letzten Entgeltabrechnungsmonat des laufendenKalenderjahrs zuzuordnen, in dem das Beschäftigungsverhältnis bestandenhat.

J Eine Ausnahme besteht für Arbeitsentgelte, die im Rahmen der Altersteilzeiterarbeitet werden. Bei den Blockmodellen der Altersteilzeit arbeitet einArbeitnehmer 1,5 bis 3 Jahre Vollzeit, erhält jedoch nur den halben normalenArbeitslohn. In den 1,5 bis 3 Jahren der Freistellungsphase erhält er dieandere Hälfte des Arbeitsentgeltes und verbeitragt es auch zu diesem Zeit-punkt. In den so genannten Störfällen wird diese Regelung jedoch wiederaufgehoben.

J Für Einmalzahlungen, die in der Zeit vom 1.1. bis 31.3. eines Jahrs gezahltwerden, gelten unter bestimmten Umständen Besonderheiten. Sie sind beiÜberschreitung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze dem letzten Ent-geltabrechnungszeitraum des vergangenen Kalenderjahrs, in der Regel demDezember des Vorjahres zuzuordnen (Anwendung der „Märzklausel“, sieheKapitel 6.1.2 (siehe S. 345)). In solchen Fällen gelten die Beitragssätze,Beitragsbemessungsgrenzen und das bisher beitragspflichtige Arbeitsentgeltdes Vorjahres für die Beitragsberechnung aus der Einmalzahlung.

5 Bruttolohnbestandteile

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In der nachfolgenden Tabelle sind alle in den Beispielen verwendeten Lohn-arten nach ihrer Steuerpflicht, der Möglichkeit einer pauschalen Versteuerungund der Beitragspflicht zur Sozialversicherung zusammengestellt.

Übersicht: Steuer- und Sozialversicherungspflicht von Lohnarten

Lohnart Steuerpflichtig Pauschal zuversteuern

Sozialversicherungs-pflichtig

Abfindungen ja 2) – nein

Arbeitslohn ja – ja

Ausbildungsvergütung ja – ja

Aushilfslohn für geringfügig beschäftigteArbeitnehmer

– 3) 2 %

20 %

pauschal

Aushilfslohn für kurzfristig beschäftigteArbeitnehmer

– 25 % nein

Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorgebis 4 % der Bemessungsgrenze

nein – nein

Berufskleidung(Zuschuss des Arbeitgebers)

nein – nein

Bonus ja1) – ja

Darlehen ja – ja

Dienstwagen(1 % des Listenpreises + Zubehör)

ja – ja

Dienstwagen(km Wohnung – Arbeitsstätte)

ja 15 % nein

Direktversicherung(Zuschuss des Arbeitgebers)

– 20 %7) nein

Erschwerniszulage ja – ja

Fahrgelderstattung für öffentliche Ver-kehrsmittel

ja 15 %6) ja/

nein6)

Fahrgeldzuschuss des Arbeitgebers – 15 %6) nein

Feiertagszuschlag(125 % vom Grundlohn)

nein – nein

Bruttolohnbestandteile 5

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Lohnart Steuerpflichtig Pauschal zuversteuern

Sozialversicherungs-pflichtig

Feiertagszuschlag(150 % vom Grundlohn)

nein – nein

Gehalt ja _ ja

Geburtsbeihilfe ja _ ja

Getränke (frei vom Arbeitgeber) nein – nein

Geschenke bis 40 EUR nein -5) nein

Heiratsbeihilfe ja _ ja

Kindergeld/Kindergartenzuschuss nein – nein

Mitarbeiterbeteiligung/Vermögens-beteiligung bis 360 EUR pro Jahr

nein – nein

Mutterschaftsgeld(Zuschuss des Arbeitgebers)

nein – nein

Nachtarbeitszuschlag(25 % vom Stundenlohn)

nein – nein

Nachtarbeitszuschlag(40 % vom Stundenlohn)

nein – nein

Mahlzeiten ja ja4) ja/nein

Nachzahlung ja1) – ja

Prämie ja – ja

Preisnachlass b. 1.080 EUR / Jahr nein – nein

Reisekostenerstattung nein – nein

Reisekostenzuschuss des Arbeitgebers – 25 % nein

Sachbezug bis 44 EUR monatlich nein – nein

Sachbezüge als Incentives bis 10.000 EUR(§ 37b EStG)

Ja 30 % nein

Sonntagszuschlag(50 % vom Stundenlohn)

nein – nein

Tantieme ja1) – ja

Trinkgelder nein – nein

5 Bruttolohnbestandteile

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Lohnart Steuerpflichtig Pauschal zuversteuern

Sozialversicherungs-pflichtig

Überstunden ja – ja

Überstundenzuschlag ja – ja

Urlaubsgeld ja1) – ja

Unfallversicherung f. Mitarbeiter nein 20 %8) nein

Vermögenswirksame Leistungen(Arbeitgeberzuschuss)

ja – ja

Vorschuss (Abzug des Vorschuss) nein – nein

Weihnachtsgeld ja1) – ja

13. Gehalt ja1) – ja

Zulage (sonstige) ja – ja

Zuschuss zur betriebl. Gesundheitsför-derung bis 500 EUR/Jahr

nein – nein

Zuschuss Pensionskasse oder Pensions-fonds bis 4 % BBG

nein – nein

Tab.: Steuer- und Sozialversicherungspflicht von Lohnarten

1) Bei diesen Lohnarten handelt es sich um Einmalzahlungen, die mit der Jahreslohnsteuertabelle versteuertwerden.

2) Die Steuerlast ist für den steuerpflichtigen Teil mit der Fünftel-Regelung zu versteuern (siehe Kapitel 6.2(siehe S. 350)).

3) Sind die steuerrechtlichen Grenzen 400 EUR/pauschaler Beitrag zur Rentenversicherung eingehalten, kanneine pauschale Versteuerung mit 2 % Lohnsteuer auf den Arbeitslohn erfolgen. Ist die Bedingung despauschalen Rentenbeitrags nicht gegeben, kann nur mit 20 % pauschal versteuert werden.

4) Eine pauschale Versteuerung ist nur möglich, sofern der Arbeitgeberzuschuss 3,10 EUR des Sachbezugs-wertes nicht übersteigt. Bei pauschaler Versteuerung besteht Sozialversicherungsfreiheit. Bei Steuerpflichtbesteht Beitragspflicht zu den Sozialversicherungen.

5) Eine pauschale Versteuerung ist nur bei Geschenken im Rahmen einerBetriebsveranstaltung möglich.

6) Wird das Fahrgeld pauschal versteuert, ist es sozialversicherungsfrei, erfolgt eine Versteuerung mit demArbeitslohn, besteht Sozialversicherungspflicht.

7) Gilt nur für Altverträge die vor dem 1.1.2005 geschlossen wurden.

8) Wenn Nettobetrag pro Mitarbeiter ohne Versicherungssteuer nicht höher liegt als 62 EUR (Gruppenunfall-versicherung).

Bruttolohnbestandteile 5

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6 Einmalzahlungen

Einmalige Zahlungen, die zusätzlich zum laufenden Bruttolohn gezahlt werden,sind steuerlich und sozialversicherungsrechtlich anders zu behandeln alslaufender Arbeitslohn. Lohnzahlungen, die einmalig oder unregelmäßig imJahr zusätzlich zum laufenden Bruttolohn fließen, werden im Steuerrecht als„sonstige Bezüge“ bezeichnet. Im Sozialversicherungsrecht lautet das Pendant„einmalige Zuwendung“ oder kurz „Einmalzahlung“. Eine Ausnahmeregelunggilt für Überstunden. Die Abgeltung von Mehrarbeit (Überstunden) ist keinsonstiger Bezug bzw. keine Einmalzahlung. Bezüge für Mehrarbeit sind steuer-und sozialversicherungsrechtlich dem laufenden Arbeitslohn/Arbeitsentgeltzuzurechnen, auch wenn diese einmalig nachträglich gezahlt werden.

6.1 Was sind Einmalzahlungen?Zu den sonstigen Bezügen gehören insbesondere einmalige Arbeitslohnzah-lungen, die neben dem laufenden Arbeitslohn gezahlt werden, wie:

J dreizehnte und vierzehnte MonatsgehälterJ einmalige Abfindungen und EntschädigungenJ Gratifikationen und Tantiemen, die nicht fortlaufend gezahlt werdenJ Jubiläumszuwendungen, PrämienJ Urlaubsgelder, die nicht fortlaufend gezahlt werden, und Entschädigungen

zur Abgeltung nicht genommenen UrlaubsJ Vergütungen für ErfindungenJ WeihnachtszuwendungenJ Bonuszahlung oder jährliche/halbjährliche PrämienJ Entlohnung für mehrjährige Tätigkeit

341

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6.1.1 Steuerliche AbzügeLohnsteuerrechtlich sind sonstige Bezüge nicht nach der Tages-, Wochen- oderMonatslohnsteuertabelle zu versteuern, sondern nach der Jahreslohnsteuer-tabelle. Dies bedeutet, für die Ermittlung der Lohnsteuer auf die sonstigenBezüge ist zunächst der voraussichtliche Jahresarbeitslohn zu bestimmen.Der voraussichtliche Jahresarbeitslohn ergibt sich aus den im laufenden Jahrbereits geflossenen laufenden Zahlungen zuzüglich der voraussichtlichen lau-fenden Zahlungen für das Kalenderjahr inklusive der bereits geflossenen sons-tigen Bezüge. Auf diese Summe ist die Lohnsteuer aus der Jahreslohnsteuer-tabelle zu ermitteln. Anschließend ist die voraussichtliche Jahressumme umden aktuellen sonstigen Bezug zu erhöhen und wieder die Lohnsteuer aus derJahreslohnsteuertabelle zu ermitteln. Aus der Differenz der Jahreslohnsteuern– mit und ohne sonstigen Bezug – ergibt sich die Lohnsteuer auf die ergän-zende Zahlung (Einmalzahlung).

Werden sonstige Bezüge gezahlt, nachdem der Arbeitnehmer aus dem Arbeits-verhältnis ausgeschieden ist, richtet sich die Versteuerung danach, ob derArbeitnehmer eine Beschäftigung bei einem neuen Arbeitgeber hat oder keinesteuerpflichtige Beschäftigung mehr durchführt. Bei einer Anschlussbeschäfti-gung ist der sonstige Bezug (Nachzahlung) nach Steuerklasse VI zu besteuern(Vermutung der zweiten Lohnsteuerkarte). Ohne eine Anschlussbeschäftigungist die Steuerklasse der Beschäftigung beim Arbeitgeber, der die Nachzahlungleistet, anzusetzen. Für die Ermittlung der Lohnsteuer ist dann der beimehemaligen Arbeitgeber geflossene steuerpflichtige Arbeitslohn als Jahres-arbeitslohn zu unterstellen (R 39b-6 LStR).

Unter bestimmten Voraussetzungen können sonstige Bezüge mit einer ermä-ßigten Lohnsteuer versteuert werden (z.B. Arbeitslohn für mehrere Jahre). Trifftein ermäßigt besteuerter sonstiger Bezug mit einem sonstigen Bezug zusam-men, der nicht ermäßigt besteuert werden darf, so ist zuerst die Lohnsteuer aufden „normalen“ sonstigen Bezug und anschließend die Lohnsteuer nach demermäßigten Verfahren für den besonderen sonstigen Bezug zu ermitteln. Indiesem Fall sind zwei getrennte Steuerberechnungen für die zwei unterschied-lichen sonstigen Bezüge anzuwenden.

Ein weiterer Unterschied zur Steuerermittlung bei laufenden Bezügen bestehtdarin, dass für die Berechnung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschla-ges keine Kinderfreibeträge berücksichtigt werden dürfen. Sowohl die Kir-chensteuer wie der Solidaritätszuschlag ergeben sich als direkte Zuschlags-teuern auf den Betrag der Lohnsteuer. Auch der Einschleifungsbereich bei der

6 Einmalzahlungen

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Ermittlung des Solidaritätszuschlags ist nicht anzuwenden. Dies gilt auch fürdie Nullzone – sie ist nur für Ermittlung des Solidaritätszuschlags auf laufendenArbeitslohn zulässig.

Die nachfolgende Abbildung zeigt ein grundsätzliches Berechnungsschema fürdie Ermittlung der steuerlichen Abzüge bei Arbeitslohn mit sonstigen Bezügen.

Tipp:

Ergeben sich bei sonstigen Bezügen Differenzen zu Vergleichsabrechnungen,liegt dies in der Regel im Berechnungsverfahren für die Einmalzahlungbegründet. Es gibt zwei zulässige Verfahren, um den Jahresbruttoarbeitslohnzu „schätzen“. Entsprechend entstehen bei abweichendem Jahresarbeitslohnunterschiedliche Lohnsteuerbeträge laut Jahreslohnsteuertabelle. Der Ar-beitnehmer muss jedoch nicht fürchten, durch ein bestimmtes Berech-nungsverfahren benachteiligt zu werden. Eventuelle Überzahlungen imlaufenden Jahr werden mit dem internen Lohnsteuerjahresausgleich imDezember oder bei der Einkommensteuererklärung wieder ausgeglichen. Esentsteht lediglich ein Zinseffekt für die Zeit der Vorauszahlung.

In der Regel unterliegt der volle sonstige Bezug der Lohnsteuer. Es gibt jedochAusnahmeregelungen für sonstige Bezüge, bei denen Steuerfreibeträge zuberücksichtigen sind, die Lohnsteuer nur anteilig erhoben wird oder nur einTeil des sonstigen Bezuges der Lohnsteuer unterliegt. Entsprechende Beispielesind in den folgenden Abschnitten dieses Kapitels dargestellt.

Berechnungsschema: Lohnsteuer für einen sonstigen Bezug

Berechnung der Lohnsteuer für sonstige Bezüge

Schritt 1: Lohnsteuer auf steuerpflichtigen Jahresarbeitslohn

Bereits von früheren Arbeitgebern gezahlter Arbeitslohn im laufenden Kalenderjahr (soweitbekannt)

+ Laufender steuerpflichtiger Arbeitslohn bis einschließlich zum Monat der Einmalzahlung (ohnefrühere sonstige Bezüge und ohne den aktuellen sonstigen Bezug)

= Summe aufgelaufener laufender Arbeitslohn (A)

Was sind Einmalzahlungen? 6

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Berechnung der Lohnsteuer für sonstige Bezüge

Voraussichtlicher laufender Arbeitslohn für die Restzeit des laufenden Kalenderjahres

3 Y-TageA

X-TageVJA 5

VJA = voraussichtlicher laufender Jahresarbeitslohn

A = Summe aufgelaufener laufender Arbeitslohn im Jahr

X-Tage = Steuertage im laufenden Kalenderjahr inkl. aktueller Monat, wo-bei jeder volle Monat 30 Steuertage hat

Y-Tage = verbleibende Steuertage im laufenden Jahr, wobei jeder volleMonat 30 Steuertage hat

VJA

+ Summe sonstiger Bezüge im laufenden Jahr (ohne aktuelle)

+ Hinzurechnungsbetrag lt. Lohnsteuerkarte

– abzüglich eines Altersentlastungsbetrags

– abzüglich eines Jahresfreibetrags lt. Lohnsteuerkarte

= Voraussichtlicher steuerpflichtiger Jahresarbeitslohn (VSA)

� Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle auf voraussichtlichen steuerpflichtigenJahresarbeitslohn (LSA)

Schritt 2: Voraussichtlicher steuerpflichtiger Gesamtarbeitslohn

VSA – voraussichtlicher steuerpflichtiger Jahresarbeitslohn

+ sonstiger Bezug im laufenden Abrechnungsmonat

= Voraussichtlicher steuerpflichtiger Gesamtjahresarbeitslohn (VGA)

� Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle auf den voraussichtlichen steuerpflichtigenGesamtjahresarbeitslohn (LGA)

Schritt 3: Differenz der Jahreslohnsteuern bilden

LGA (Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle auf Gesamtjahresarbeitslohn)

– LSA (Lohnsteuer auf voraussichtlicher steuerpflichtigen Jahresarbeitslohn)

= Lohnsteuer auf sonstigen Bezug

Abb.: Schema für die Lohnsteuerberechnung auf Einmalzahlungen

6 Einmalzahlungen

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6.1.2 SozialversicherungsbeiträgeAuch im Sozialversicherungsrecht gibt es einige Ausnahmeregelungen für dieBeitragspflicht von Einmalzahlungen. Grundsätzlich unterliegen Einmalzah-lungen voll der Beitragspflicht zu allen Sozialkassen. Allerdings ist die Beitrags-pflicht durch die anteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenzen einge-schränkt. Teilweise sind Einmalzahlungen ganz von Beiträgen zur Kranken-,Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung befreit (z.B. bei Abfindungen)oder unterliegen nur mit dem steuerpflichtigen Anteil der Beitragspflicht (z.B.Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge).

Märzklausel

Eine weitere Besonderheit besteht bei einmalig gezahltem Arbeitsentgelt inden Monaten Januar bis März. Übersteigt die Einmalzahlung zusammen mitdem laufenden Bezug die anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenze (BBG)in der Kranken- und Pflegeversicherung (KV/PV), ist die Einmalzahlung nicht imlaufenden Monat zu verbeitragen, sondern im letzten Abrechnungszeitraumdes Vorjahres – in der Regel Dezember (Märzklausel). Die anteilige Beitrags-bemessungsgrenze in 2012 liegt bei der:

Renten- und Arbeitslosenversicherung

Anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenzen Renten- und Arbeitslosen-versicherung

alte Bundesländer neue Bundesländer

Januar 5.600 EUR 4.800 EUR

Februar 11.200 EUR 9.600 EUR

März 16.800 EUR 14.400 EUR

Was sind Einmalzahlungen? 6

345

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Kranken- und Pflegeversicherung

Anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenzen Kranken- und Pflegever-sicherung

alle Bundesländer

Januar 3.825 EUR

Februar 7.650 EUR

März 11.475 EUR

Liegt das aufsummierte beitragspflichtige Entgelt in den Monaten Januar bisMärz unter der anteiligen jährlichen BBG und übersteigt mit der Einmalzahlungdie anteilige jährliche BBG in der KV/PV, muss die Einmalzahlung im MonatDezember des Vorjahres verbeitragt werden. Bei der Aufrollung des Dezembersist dann zu prüfen, ob das aufgelaufene Entgelt des Vorjahres die jährlicheBeitragsbemessungsgrenze erreicht hat oder ob so genannte SV-Luft besteht.Die jährliche Beitragsbemessungsgrenze in 2011 lag bei:

alte Bundesländer neue Bundesländer

Renten-/Arbeitslosenversicherung 66.000 EUR 57.600 EUR

Kranken-/Pflegeversicherung 44.550 EUR 44.550 EUR

Bei einem beitragspflichtigen Einkommen in 2011 unter 44.550 EUR sind beiAnwendung der Märzklausel Beiträge bis zur jährlichen Bemessungsgrenze ausder Einmalzahlung zu ermitteln und abzuführen. Für die Renten- und Arbeits-losenversicherung sind die Beiträge bis zur Grenze von 66.000 EUR (55.800 EUROst) aus der Einmalzahlung einzubehalten.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem laufenden monatlichen Arbeitsentgelt von3.000 EUR erhält im Februar eine Prämienzahlung von 2.000 EUR. DerBeitragssatz der Krankenkasse beträgt 15,5 % in 2011 und 2012. DerArbeitnehmer unterliegt dem Zuschlag zur Pflegeversicherung. Aus derJahresmeldung an die Krankenkasse ergibt sich ein beitragspflichtigesJahresentgelt von 44.100 EUR für das Jahr 2011.

6 Einmalzahlungen

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Sozialversicherungsbeiträge bei Märzklausel

Aufgelaufenes Arbeitsentgelt

Laufender Bezug Januar 3.000,00 EUR

+ Laufender Bezug Februar 3.000,00 EUR

+ Einmalzahlung Februar 2.000,00 EUR

= Summe Bezüge 8.000,00 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 3.000 EUR) 246,00 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 3.000 EUR)) 29,25 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 3.000 EUR) 7,50 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 3.000 EUR)) 294,00 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 3.000 EUR)) 45,00 EUR

+ Krankenversicherung (8,2 % von 450 EUR)) 36,90 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 450 EUR)) 4,39 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 450 EUR) 1,13 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,9 % von 2.000 EUR)) 199,00 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.000 EUR)) 30,00 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 893,17 EUR

Das aufgelaufene Arbeitsentgelt inklusive Einmalzahlung (Prämie) liegt imFebruar bei 8.000 EUR und übersteigt die anteilige BeitragsbemessungsgrenzeKV/PV für Februar 2012 (7.650 EUR). Somit sind die Beiträge zu den Sozial-versicherungen für die Einmalzahlung nicht für Februar 2012 zu berechnen,sondern für Dezember 2011. Die Beiträge für den laufenden Bezug richten sichnach den Sozialversicherungssätzen des laufenden Abrechnungsmonats undsind in diesem zu verbeitragen.

Die Beitragsbemessungsgrenze in der KV/PV lag in 2011 bei 44.550 EUR und inder Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 66.000 EUR. Für den Arbeitneh-mer wurden in 2011 Beiträge von 44.100 EUR Arbeitsentgelt entrichtet – esbestehen folgende „SV-Lüfte“ – d.h. nicht verbeitragtes Entgelt bis zur Bei-tragsbemessungsgrenze in 2011:

Was sind Einmalzahlungen? 6

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KV/PV: 44.550 – 44.100 = 450 EUR

RV/AV: 66.000 – 44.100 = 21.900 EUR

Die Einmalzahlung im Februar ist im Dezember des Vorjahres bis zur jährlichenBeitragsbemessungsgrenze 2011 zu verbeitragen. Das bedeutet, für die Kran-ken- und Pflegeversicherung sind für die Prämie von 2.000 EUR Beiträge für450 EUR (SV-Luft) zu berechnen. In der Renten- und Arbeitslosenversicherungmüssen die Beiträge für die gesamten 2.000 EUR (SV-Luft 21.600 EUR) ermit-telt werden.

Achtung:

Bei Anwendung der Märzklausel sind die Beiträge mit den Beitragssätzenvom Dezember des Vorjahres zu ermitteln. Hat sich beim Jahreswechsel eine�nderung der Beitragssätze (z.B. Rentenversicherung) ergeben, sind dieBeiträge mit den Werten des Vorjahres zu ermitteln. Zusätzlich ist ggf. derZuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose zu berücksichtigen. DerZuschlag zur Pflegeversicherung ist nur für den Arbeitnehmer zu berechnen,ein Arbeitgeberanteil entsteht nicht.

Die Beitragsberechnung auf Basis der Sozialversicherungswerte des Dezembersim Vorjahr ist sowohl für den Arbeitnehmer wie für den Arbeitgeberanteildurchzuführen. Es ist eine Aufrollung der Abrechnung für Dezember desVorjahres erforderlich. Die Aufrollung für zu neuen Meldepflichten und zugeänderte Dokumentationen wie beispielsweise Lohnkonto und Meldung zurSozialversicherung (Jahresmeldung).

Achtung:

Eine Aufrollung der Dezemberabrechnung aufgrund der Märzklausel führt zueiner geänderten Jahresmeldung für den Mitarbeiter. Wurde die Jahres-meldung (Grund der Abgabe: 50) bereits durchgeführt, ist eine Korrek-turmeldung zu erstatten. Durch die Verbeitragung der Einmalzahlung imDezember des Vorjahres erhöht sich das gemeldete Jahresentgelt und ist ineiner korrigierten Jahresmeldung den Sozialversicherungsträgern zu mel-den.

6 Einmalzahlungen

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Eine Ausnahme von der Märzklausel besteht bei einem Arbeitgeberwechsel inden Monaten Januar bis März. In diesem Fall greift die Märzklausel nicht. Hatdas Arbeitsverhältnis beispielsweise zum 1.1. bei einem neuen Arbeitgeberbegonnen, müssen nicht die Vorjahreswerte des Vorarbeitgebers berücksichtigtwerden. In diesem Fall findet eine Verbeitragung im laufenden Jahr bis zuranteiligen Beitragsbemessungsgrenze statt. Im Beispiel würden sich ergeben:

Sozialversicherungsbeiträge bei Einmalzahlung

Krankenversicherung (8,2 % von 3.000 EUR) 246,00 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 3.000 EUR)) 29,25 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 3.000 EUR) 7,50 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 3.000 EUR)) 294,00 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 3.000 EUR)) 45,00 EUR

+ Krankenversicherung (8,2 % von 1.650 EUR) 135,50 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 1.650 EUR)) 16,09 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 1.650 EUR) 4,13 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 2.000 EUR)) 196,00 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 2.000 EUR)) 30,00 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 1.003,47 EUR

Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze KV/PV liegt in 2012 im Februar bei7.650 EUR. Das Gesamte Arbeitsentgelt inklusive Einmalzahlung beträgt imFebruar 8.000 EUR. Somit sind in der Kranken- und Pflegeversicherung fürmaximal (7.650 – 3.000) = 4.650 EUR Beiträge zu entrichten. Im Januar wurdenbereits für 3.000 EUR Beiträge berechnet und abgeführt.

Achtung:

Kann die Märzklausel nicht angewendet werden, so ist die anteilige jährlicheBeitragsbemessungsgrenze für das laufende Jahr pro Versicherungszweigheranzuziehen. Für 2012 ergibt sich in der KV/PV 7.650 EUR und in derRV/AV 11.200 EUR. Diese ist dem aufgelaufenen Arbeitsentgelt inklusiveEinmalzahlung gegenüberzustellen.

Was sind Einmalzahlungen? 6

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Werden Einmalzahlungen erst nach Ablauf des Beschäftigungsverhältnissesgezahlt (Nachzahlungen) oder während ruhender Beschäftigungsverhältnisse(z.B. Wehr-/Zivildienst), ist die Einmalzahlung dem letzten laufenden Abrech-nungszeitraum im Kalenderjahr zuzuordnen. Der letzte Abrechnungszeitraum,zu dem laufende Bezüge entstanden sind, ist für die Einmalzahlung auch dannheranzuziehen, wenn in diesem Monat zum Beispiel aufgrund von Verrech-nungen kein laufendes Arbeitsentgelt mehr gezahlt wird. Bei Nachzahlungenan ausgeschiedene Mitarbeiter kann dies eine Aufrollung der letzten Entgelt-abrechnung zur Folge haben.

Aufgrund der unterschiedlichen steuerlichen und sozialversicherungsrecht-lichen Behandlung sind sonstige Bezüge bzw. Einmalzahlungen auf der Lohn-abrechnung und im Lohnkonto getrennt vom laufenden Arbeitslohn auszuwei-sen.

6.2 Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oderTantiemen abzurechnen?

Unregelmäßige Zahlungen zusätzlich zum laufenden Arbeitslohn sind steuer-lich und beitragsrechtlich anders zu behandeln als laufende Zahlungen. Nebender Steuerermittlung auf Grundlage der Jahreslohnsteuertabelle sind die Bei-träge zu den Sozialversicherungen nur bis zur anteiligen jährlichen Beitrags-bemessungsgrenze zu ermitteln. Sonstige Bezüge sind zwar im Zeitpunkt derZahlung zu versteuern (Zufluss-Prinzip), jedoch ist für die Besteuerung dervoraussichtliche Jahresarbeitslohn maßgeblich. Das heißt: Werden sonstigeBezüge vor Dezember geleistet, muss der voraussichtliche Jahresarbeitslohn„geschätzt“ werden. Die Lohnsteuer für den sonstigen Bezug ergibt sich alsDifferenz aus den Steuern für den Jahresarbeitslohn ohne sonstigen Bezug unddem Jahresarbeitslohn mit sonstigem Bezug. Mit der Besteuerung nach derJahreslohnsteuertabelle soll vermieden werden, dass der Arbeitnehmer durcheine einmalige Sonderzahlung überproportional steuerlich belastet wird undein Ausgleich eventuell erst über die Einkommensteuererklärung erfolgen kann.

Beispiel:

Monika Waldmann erhält von Januar bis April ein Gehalt von 2.100 EUR undeinen Zuschuss von 14 EUR zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL).

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Zusammen mit ihrem Eigenanteil von 26 EUR überweist der Arbeitgebermonatlich 40 EUR der Bausparkasse. Zum 1. Mai hat Frau Waldmann eineLohnerhöhung um 200 EUR auf 2.300 EUR erhalten. Im Juli erhält sie einUrlaubsgeld von 2.200 EUR. Im November soll sie ein Weihnachtsgeld von2.300 EUR zusätzlich zum Gehalt bekommen. Frau Waldmann hat Steuer-klasse I, keine Kinder. Sie ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse kranken-versichert (15,5 % Beitrag) und Mitglied einer kirchensteuerberechtigtenReligionsgemeinschaft. Der Firmensitz ist in Hessen. Das Unternehmennimmt am Umlageverfahren teil. Die Umlagesätze betragen 1,9 % (U1-Um-lage) bzw. 0,2 % (U2-Umlage). Beispielhaft soll die Entgeltabrechnung fürJuli dargestellt werden.

6.2.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.300,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

+ Urlaubsgeld 2.200,00 EUR

= Bruttolohn 4.514,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 4.514,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 4.514,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle für 2.314 EUR bei Steuerklasse I) 291,58 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag LSt. laufender Bez. 16,03 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) 26,24 EUR

+ Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle. für 2.200 EUR bei Steuerklasse I) 534,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % für sonstigen Bezug 29,37 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für sonstigen Bezug) 48,06 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 945,28 EUR

Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen? 6

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Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 4.514 EUR) 370,15 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 4.514 EUR)) 44,01 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 4.514 EUR) 11,29 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 4.514 EUR)) 442,37 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 4.514 EUR)) 67,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 935,53 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 4.514,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 945,28 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 935,53 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 2.593,19 EUR

Gesamtbelastung

Bruttolohn 4.514,00 EUR

+ Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 883,61 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.314 EUR) 43,97 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.314 EUR) 4,63 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 4.514 EUR) 1,81 EUR

= Gesamtbelastung 5.448,02 EUR

Die Lohnsteuer auf den sonstigen Bezug ist aus der Jahreslohnsteuertabelle zuermitteln. Dazu ist zunächst der geschätzte Bruttolohn für das laufende Jahr zubestimmen. In den voraussichtlichen Jahresbruttolohn sind bereits gezahltesonstige Bezüge, erfolgte Lohnerhöhungen und Steuerfreibeträge einzubezie-hen. Künftige Lohnerhöhungen oder bereits feststehende sonstige Bezüge inder Zukunft (z.B. Weihnachtsgeld) dürfen hingegen in die Schätzung desJahresbruttolohnes nicht einfließen. Hat der Arbeitnehmer im laufenden Ka-lenderjahr bei einem anderen Arbeitgeber bereits steuerpflichtigen Arbeitslohnbezogen, ist dieser ebenfalls in die Schätzung des Jahresbruttolohnes einzube-ziehen. Ist bei einem Arbeitgeberwechsel die Höhe des bei einem anderen

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Arbeitgeber bezogenen Arbeitslohnes nicht bekannt, darf der laufende Arbeits-lohn beim jetzigen Arbeitgeber hochgerechnet werden.

Der geschätzte Jahresbruttolohn für Frau Waldmann errechnet sich wie folgt:

Lohnsteuer laut Jahreslohnsteuertabelle für geschätztenJahresarbeitslohn

Ermittlung des Jahresarbeitslohn/Jahreslohnsteuer

Arbeitslohn von Januar bis April (4 · 2.114 EUR) 8.456,00 EUR

+ Arbeitslohn von Mai bis Juli (3 · 2.314 EUR) 6.942,00 EUR

= Bruttolohn bis Juli 15.398,00 EUR

= Geschätzter Jahresbruttolohn (15.398 EUR / 7) · 12 26.396.57 EUR

= Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle für 26.396,57 EUR 3.168,00 EUR

Ermittlung der Lohnsteuer für sonstigen Bezug

= Geschätzter Jahresbruttolohn für Lohnsteuerberechnung 26.396.57 EUR

+ Sonstiger Bezug/Einmalzahlung 2.200,00 EUR

= Geschätzter Jahresbruttolohn mit sonstigem Bezug 28.596,57 EUR

= Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle für 28.596,57 EUR 3.702,00 EUR

= Differenz der Jahreslohnsteuern (Steuer auf sonstigen Bezug 3.702 – 3.168) 534,00 EUR

Achtung:

Der bereits bekannte sonstige Bezug im November (Weihnachtsgeld) wirdfür die Berechnung des geschätzten Jahresbruttolohnes nicht berücksich-tigt. Außerdem werden steuerfreie Bezüge und pauschal besteuerter Bezugnicht in die Berechnung einbezogen. Bereits gezahlte sonstige Bezügemüssen in die Berechnung des Jahresarbeitslohnes einfließen.

Wäre beispielsweise im April bereits ein sonstiger Bezug in Höhe von 1.000 EURgeflossen, ergibt sich der geschätzte Jahresarbeitslohn aus:

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Ermittlung des Jahresarbeitslohn

Arbeitslohn von Januar bis April (4 · 2.114 EUR) 8.456,00 EUR

+ Arbeitslohn von Mai bis Juli (3 · 2.314 EUR) 6.942,00 EUR

= Bruttolohn bis Juli 15.398,00 EUR

= Geschätzter Jahresbruttolohn (15.398 EUR / 7) · 12 26.396.57 EUR

+ Sonstiger Bezug im April 1.000,00 EUR

= Geschätzter Jahresbruttolohn für Lohnsteuerberechnung 27.396,57 EUR

Der sonstige Bezug erhöht den geschätzten Jahresarbeitslohn. Er ist jedoch ausdem bis Juni gezahlten Bruttoarbeitslohn herauszurechnen, so dass er nicht indie Durchschnittsberechnung ((15.398 EUR7 7) · 12)) einfließt.

6.2.2 Steuerrechtliche AbzügeDie Lohnsteuer aus dem laufenden Arbeitslohn wird aus der Monatslohnsteuer-tabelle ermittelt. Bei der Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritäts-zuschlages sind zusätzlich eventuelle Kinderfreibeträge oder ein Altersentlas-tungsbetrag zu berücksichtigen (vgl. Kapitel 4.8 (siehe S. 219) bzw.Kapitel 4.16 (siehe S. 305)). Die Lohnsteuer auf den sonstigen Bezug ergibtsich aus der Jahreslohnsteuertabelle. Es wird die Differenz der Lohnsteuer aufden geschätzten Jahresarbeitslohn mit und ohne Urlaubsgeld gebildet. Kir-chensteuer und der Solidaritätszuschlag für den sonstigen Bezug dürfen nichtum einen Kinderfrei- oder einen Altersentlastungsbetrag gekürzt werden.

Bei monatlich unterschiedlichen Lohnzahlungen ist die Vorgehensweise ähn-lich wie bei einer Gehaltszahlung. Für die Ermittlung des geschätzten Jahres-bruttolohnes wird die Summe aus den bereits gezahlten Monaten gebildet.Diese ist durch die Anzahl der gezahlten Monate zu dividieren und mit 12 zumultiplizieren. Das Produkt ist der durchschnittlich geschätzte Jahresbrutto-lohn.

6 Einmalzahlungen

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Praxis-Beispiel

Beispiel

Monat Bruttolohn

Januar 2.117 EUR

Februar 2.083 EUR

März 2.248 EUR

April 2.319 EUR

Summe 8.767 EUR

Der durchschnittlich geschätzte Jahresbruttolohn beträgt (8.767 EUR7 4 =2.191,75 EUR) · 12 = 26.301 EUR. Der durchschnittlich geschätzte Jahres-bruttolohn entspricht dem geschätzten Jahresbruttolohn bei Gehaltszah-lungen.

Achtung:

Auch bei der Ermittlung des durchschnittlich geschätzten Jahresbrutto-lohnes dürfen bereits gezahlte sonstige Bezüge nicht in die Durchschnitts-rechnung einbezogen werden. Sie müssen, wie bei der Gehaltszahlung,zunächst für die Ermittlung des monatlichen Durchschnittslohnes heraus-gerechnet und zur Summe des geschätzten Jahresbruttolohnes addiertwerden.

Durch die Versteuerung des sonstigen Bezuges mit der Jahreslohnsteuertabelleentsteht ein kurzfristiger steuerlicher Vorteil. Würde der sonstige Bezug wielaufender Arbeitslohn behandelt, ergäbe sich auf Basis der Monatslohnsteuer-tabelle ein höherer Steuerabzug.

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Steuerliche Abzüge bei Versteuerung als laufender Arbeitslohn

Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 4.514 EUR bei Steuerklasse I) 950,83 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf den Betrag der Lohnsteuer 52,29 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) 85,57 EUR

= Summe steuerrechtlicher Abzüge 1.088,69 EUR

Im Vergleich dazu entsteht bei einer Versteuerung als sonstiger Bezug einVorteil von 143,41 EUR.

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle für 2.314 EUR bei Steuerklasse I) 291,58 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag LSt. laufender Bezug 16,03 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) 26,24 EUR

+ Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle. für 2.200 EUR bei Steuerklasse I) 534,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % für sonstigen Bezug 29,37 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für sonstigen Bezug) 48,06 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 945,28 EUR

Die Differenz (1.088,69 EUR zu 945,28 EUR) zwischen Versteuerung als laufen-der Bezug und Versteuerung als sonstiger Bezug würde der Arbeitnehmer beiseiner jährlichen Einkommensteuererklärung erstattet bekommen. Er hätteaber dem Fiskus den Betrag bis zur Erstattung zinslos zur Verfügung gestellt.

6.2.3 SozialversicherungsbeiträgeIm Sozialversicherungsrecht spricht man bei einmalig oder unregelmäßiggezahltem Bruttolohn von Einmalzahlungen. Einmalzahlungen unterliegenwie das laufende Arbeitsentgelt der Beitragspflicht zu den Sozialversicherun-gen. Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungwerden jedoch nur bis zu den jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen (BBG)erhoben. Das heißt, für jeden Sozialversicherungszweig gibt es eine Einkom-mensobergrenze, bis zu der Beiträge vom Arbeitsentgelt zu berechnen sind. DerTeil des Arbeitsentgeltes, der diese Obergrenzen übersteigt, ist nicht mehr

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beitragspflichtig. Die Beitragsbemessungsgrenzen für die Sozialversicherungenwerden jährlich angepasst und liegen 2012 in der Renten- und Arbeitslosen-versicherung bei 67.200 EUR (West) bzw. 57,600 EUR (neue Bundesländer). Inder Kranken- und Pflegeversicherung liegt die jährliche Grenze bei 45.900 EURbundeseinheitlich.

Für die Beurteilung, welcher Teil des Arbeitsentgeltes beitragsfrei bleibt,werden die anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenze und das bereits imKalenderjahr verbeitragte Arbeitsentgelt benötigt. Außerdem muss die Zahl derSozialversicherungstage (SV-Tage), an denen der Arbeitnehmer sozialversiche-rungspflichtig beschäftigt war, bekannt sein. Die nachfolgende Tabelle zeigt dieanteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenzen unter der Voraussetzung,dass der Arbeitnehmer den ganzen Monat sozialversicherungspflichtig be-schäftigt war (jeweils 30 SV-Tage).

Renten- und Arbeitslosenversicherung

Anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenzen in der Renten- und Ar-beitslosenversicherung

alte Bundesländer neue Bundesländer

Januar 5.600 EUR 4.800 EUR

Februar 11.200 EUR 9.600 EUR

März 16.800 EUR 14.400 EUR

April 22.400 EUR 19.200 EUR

: : :

Dezember 67.200 EUR 57.600 EUR

Tab.: Anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenzen

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Kranken- und Pflegeversicherung

Anteilig jährliche Beitragsbemessungsgrenzen in der Kranken- und Pflege-versicherung

alle Bundesländer

Januar 3.825,00 EUR

Februar 7.650,00 EUR

März 11.475,00 EUR

April 15.300,00 EUR

: :

Dezember 45.900,00 EUR

Tab.: Anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenzen

Ist ein Arbeitnehmer nicht den vollen Monat beschäftigt, weil er beispielsweiseerst zum 15. des Monats in die Firma eintritt, muss die anteilige Monatsgrenzeauf die Tagesgrenze umgerechnet werden. In diesem Fall ist nicht mehr von 30SV-Tagen pro Monat, sondern von den Kalendertagen auszugehen. Pro Kalen-dertag ergeben sich in 2012 folgende Beitragsbemessungsgrenzen:

alte Bundesländer neue Bundesländer

Renten- und Arbeitslosenversicherung 186,66 EUR 160,00 EUR

Kranken- und Pflegeversicherung 127,50 EUR 123,75 EUR

Tab.: Tägliche Beitragsbemessungsgrenzen

Im Beispiel ergeben sich für Frau Waldmann im Juli folgende anteiligeBeitragsbemessungsgrenzen in den Sozialversicherungen:

Sozialversicherungszweig Betrag

Anteilige BBG in der RV/ALV im Juli (7 · 5.600 EUR) 39.200,00 EUR

Anteilige BBG in der KV/PV im Juli (7 · 3.825 EUR) 26.775,00 EUR

Das bis Juli aufgelaufene Arbeitsentgelt beträgt im Beispiel von Frau Wald-mann:

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Ermittlung des Jahresarbeitslohn

Arbeitsentgelt von Januar bis April (4 · 2.114 EUR) 8.456,00 EUR

+ Arbeitsentgelt von Mai bis Juli (3 · 2.314 EUR) 6.942,00 EUR

+ Einmalzahlung 2.200,00 EUR

= Beitragspflichtiges Entgelt bis Juli 17.598,00 EUR

Das aufgelaufene Arbeitsentgelt bis Juli (17.598 EUR) liegt unter den anteiligenjährlichen Beitragsbemessungsgrenzen für Juli (RV/ALV 39.200 EUR bzw.26.775 EUR für KV/PV). Somit ist das Arbeitsentgelt für Juli einschließlichUrlaubsgeld voll beitragspflichtig in allen vier Sozialversicherungszweigen.Das gesamte Entgelt unterliegt ebenfalls dem Zuschlag zur Pflegeversicherung.Als Beiträge ergeben sich:

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 4.514 EUR) 370,15 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 4.514 EUR)) 44,01 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 4.514 EUR) 11,29 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 4.514 EUR)) 442,37 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 4.514 EUR)) 67,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 935,53 EUR

Obwohl das beitragspflichtige Arbeitsentgelt mit 4.514 EUR über der monatli-chen Beitragsbemessungsgrenze von 3.825 EUR in der KV/PV liegt, ist dasgesamte Arbeitsentgelt beitragspflichtig. Die Beitragspflicht ergibt sich durchdie Unterschreitung der anteiligen BBG für Juli.

Für Arbeitnehmer ohne leibliche oder adoptierte Kinder ist ein Zuschlag von0,25 % zur Pflegeversicherung zu ermitteln. Dieser Zuschlag entsteht auf dasgesamte beitragspflichtige Entgelt. Der Zuschlag wird nur von Arbeitnehmern,die keine Kinder nachweisen können, erhoben und ist nicht zwischen Arbeit-geber und Arbeitnehmer geteilt, sondern geht vollständig zu Lasten des Mit-arbeiters. Arbeitnehmer, die Kinder nachweisen können, sind von diesemZuschlag ausgenommen.

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Achtung:

War der Arbeitnehmer nicht das gesamte Jahr durchgängig beim gleichenArbeitgeber beschäftigt (z.B. wegen Arbeitslosigkeit/Wechsel des Arbeit-gebers), sind nur die seit Arbeitsbeginn aufgelaufenen Arbeitsentgelte bzw.SV-Tage für die anteilige BBG zu berücksichtigen. Arbeitsentgelt und SV-Tage aus Vorbeschäftigungen bei anderen Arbeitgebern sind bei der Berech-nung nicht zu berücksichtigen.

6.2.4 GesamtabrechnungDie Lohnsteuer muss in einem zweistufigen Verfahren berechnet werden.

Die 1. Stufe ist für die Berechnung des laufenden Bezugs. Die 2. Stufe für dieBerechnung des sonstigen Bezuges. Für die Lohnsteuer auf den sonstigenBezug ist der voraussichtliche Jahresarbeitslohn ohne die aktuelle Einmalzah-lung zu schätzen. Aus der Jahreslohnsteuertabelle kann dann die Lohnsteuerfür den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn mit und ohne den sonstigen Bezugermittelt werden. Die Differenz der beiden Jahreslohnsteuern ist die Lohnsteuerauf die Prämienzahlung.

Achtung:

Für die Ermittlung der Lohnsteuer entsprechend der Jahrestabelle ist dergesamte aufgelaufene Arbeitslohn anzusetzen. Entsprechend sind in die„Schätzung“ des Jahresarbeitslohnes bereits bei Vorarbeitgebern bezogenerArbeitslohn bzw. Steuertage einzubeziehen. Die Daten können bei einemArbeitgeberwechsel der Lohnsteuerbescheinigung entnommen werden.Liegt diese nicht vor, kann die Berechnung auf Basis der voraussichtlichenBezüge beim aktuellen Arbeitgeber vorgenommen werden. Auf der Lohn-steuerbescheinigung bzw. im Lohnkonto ist dann jedoch der Buchstabe „S“in Zeile drei zu vermerken.

Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze ist nicht nur bei Einmalzahlungen vonBedeutung. Hat der Arbeitnehmer laufende monatliche Bezüge über 3.825 EURbzw. 5.600 EUR (Ost 4.800 EUR), sind nur Beiträge bis zur jeweiligen Bemes-sungsgrenze zu ermitteln. Wird darüber hinaus eine Einmalzahlung gewährt, ist

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diese vollständig beitragsfrei. Würde das Gehalt von Frau Waldmann beispiels-weise bei 3.900 EUR statt bei 2.300 EUR liegen, ist die Einmalzahlung in derKranken- und Pflegeversicherung beitragsfrei. Für die Renten- und Arbeits-losenversicherung wären die anteilige BBG zu ermitteln und Beiträge für dieEinmalzahlung abzuführen.

Nimmt das Unternehmen am Umlageverfahren teil, unterliegt das laufendeEntgelt bis zur Renten-/ Arbeitslosenversicherungsbemessungsgrenze der U1-und der U2-Umlage. Keine Beitragspflicht besteht für Einmalzahlungen.

Im Beispiel ergibt sich für Frau Waldmann folgende Arbeitgeberbelastung:

Gesamtbelastung

Bruttolohn 4.514,00 EUR

Krankenversicherung (7,3 % von 4.514 EUR) 329,52 EUR

Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 4.514 EUR) 44,01 EUR

Rentenversicherung (� · (19,6 % von 4.514 EUR)) 442,37 EUR

Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 4.514 EUR)) 67,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 883,61 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.314 EUR) 43,97 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.314 EUR) 4,63 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 4.514 EUR) 1,81 EUR

= Gesamtbelastung 5.448,02 EUR

Der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen ergibt sich ohne den Zu-schlag zur Pflegeversicherung und mit einem geringeren Arbeitgeberbeitrag zurKrankenversicherung (7,3 %). Zur Gesamtarbeitgeberbelastung hinzu kommtder anteilige Beitrag zur Berufsgenossenschaft und unter Umständen dieSchwerbehindertenabgabe. Seit 2009 ist die Insolvenzumlage mit einzubezie-hen. Der Beitrag zur Insolvenzumlage wurde für 2012 auf 0,04 % des renten-versicherungspflichtigen Entgelts festgesetzt. Einmalzahlungen unterliegennicht der U1/U2-Umlage, wohl aber der Insolvenzumlage. Die Umlage U1 istnur von Unternehmen, die durchschnittlich maximal 30 Mitarbeiter in Vollzeitbeschäftigen, zu entrichten. Im Bau- und Baunebengewerbe sind noch dieBeiträge zur ZVK zu berücksichtigen. Außerdem sind gegebenenfalls Rückstel-lungen für Urlaub und eine betriebliche Altersvorsorge in die Arbeitgeberbe-

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lastung mit aufzunehmen. Werden Beiträge an die Künstlersozialkasse geleis-tet, können diese in die Arbeitgeberbelastung aufgenommen werden.

6.3 Wie ist eine Abfindung abzurechnen?Eine besondere Form des sonstigen Bezuges bzw. der Einmalzahlung sindAbfindungen. Abfindungen sind Zahlungen an den Arbeitnehmer als Entschä-digung für die Auflösung seines Arbeitsverhältnisses. Abfindungen sind steuer-pflichtiger Arbeitslohn. Da es sich bei Abfindungen um Arbeitslohn (rück-wirkend) für mehrere Jahre handelt, ist eine Versteuerung nach der sogenannten Fünftel-Methode möglich. Bei der Fünftel-Methode ist nur 1/5des sonstigen Bezuges steuerpflichtiger Arbeitslohn. Entsprechend § 34 Abs. 1EStG ist die Lohnsteuer auf den steuerpflichtigen Teil dann aber zu verfünf-fachen. Im Unterschied zum sonstigen Bezug wird für die Besteuerung in derRegel nicht der „voraussichtliche“ Jahresarbeitslohn ermittelt, sondern nur derbis zum Zeitpunkt der Abfindung geflossene Arbeitslohn. Bei dieser „Fiktion“wird unterstellt, dass kein weiteres steuerpflichtiges Beschäftigungsverhältnisim laufenden Kalenderjahr aufgenommen wird. Voraussetzung für die Anwen-dung der so genannten Fünftel-Methode ist eine Zusammenballung vonEinkünften. Kriterium für die Zusammenballung von Einkünften ist, dass mitder Abfindung der normale Jahresarbeitslohn überschritten wird. Für dieAnwendung der Fünftel-Methode ist also immer zu prüfen, wie hoch dieEinkünfte bei Fortbestand der Beschäftigung bis zum Jahresende gewesenwären. Ergibt die so genannte „Günstigerprüfung“ keinen steuerlichen Vorteilgegenüber einer Versteuerung als sonstiger Bezug, darf die Fünftel-Methodenicht angewandt werden. Der Arbeitgeber muss deshalb neben der Prüfung aufZusammenballung eine Vergleichsrechnung zum sonstigen Bezug durchführen.

Achtung:

Die Fünftel-Methode darf nur angewendet werden, wenn die Günstiger-prüfung eine Vorteilhaftigkeit für den Mitarbeiter ergibt.

Abfindungen sind in den Sozialversicherungen begünstigt, wenn die Abfindungfür den Verlust des Arbeitsplatzes gezahlt wird. Abfindungen sind daher nichtbeitragspflichtig zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.Der steuerpflichtige Teil der Abfindung ist nach Urteilen des Bundesarbeits-

6 Einmalzahlungen

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gerichtes und des Bundessozialgerichtes ebenfalls kein beitragspflichtigesArbeitsentgelt, weil die Abfindung für den Verlust des Arbeitsplatzes und damitfür Zeiten nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses gezahlt wird.

Beispiel:

Der Arbeitgeber veranlasst nach einer sechsjährigen Betriebszugehörigkeitdie Auflösung des Arbeitsverhältnisses von Monika Waldmann zum31.8.2012. Im August zahlt er ihr ein Gehalt von 2.800 EUR. Mit dem Gehaltim August wird eine Abfindung von 12.200 EUR bezahlt. Außerdem erhält siejeden Monat neben ihrem Gehalt einen Zuschuss von 14 EUR zu den ver-mögenswirksamen Leistungen (VWL). Der Zuschuss wird zusammen mit demArbeitnehmeranteil von 26 EUR der Bausparkasse überwiesen. Im Mai hatteFrau Waldmann bereits einen sonstigen Bezug (Urlaubsgeld) in Höhe von2.200 EUR bekommen. Für November ist ihr vertraglich ein Weihnachtsgeldvon 2.400 EUR zugesichert. Das Weihnachtsgeld erhält sie anteilig (8/12) mitder letzten Abrechnung im August ausbezahlt. Frau Waldmann hat Steuer-klasse I und keine Kinder. Sie ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse pflicht-versichert (Beitragssatz von 15,5 %) und gehört einer kirchensteuerberech-tigten Glaubensgemeinschaft an. Als Bundesland für den Firmensitz wirdRheinland-Pfalz angenommen. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfah-ren teil – die Umlagesätze liegen bei 1,9 % (U1) und 0,2 % (U2).

6.3.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Gehalt 2.800,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

+ Abfindung (steuerpflichtig) 12.200,00 EUR

+ Weihnachtsgeld (anteilig) 1.600,00 EUR

= Bruttolohn 16.614,00 EUR

Arbeitslohn (steuerpflichtig) 16.614,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 4.414,00 EUR

Wie ist eine Abfindung abzurechnen? 6

363

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Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (laufender Bezug für 2.814 EUR bei Steuerklasse I) 418,58 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag LSt. laufender Bezug 23,02 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) 37,67 EUR

+ Lohnsteuer für sonstigen Bezug (anteiliges Weihnachtsgeld) 438,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag auf LSt. für sonstigen Bezug 24,09 EUR

+ Kirchensteuer auf LSt für sonstigen Bezug 39,42 EUR

+ Lohnsteuer für Abfindung (5 · 592 EUR) 2.960,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag auf LSt. für sonstigen Bezug 162,80 EUR

+ Kirchensteuer auf LSt für sonstigen Bezug 266,40 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 4.369,98 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 4.414 EUR) 361,95 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 4.414 EUR)) 43,04 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 4.414 EUR) 11,04 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 4.414 EUR)) 432,57 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 4.414 EUR)) 66,21 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 914,81 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 16.614,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 4.369,98 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 914,81 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 11.289,21 EUR

6 Einmalzahlungen

364

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Gesamtbelastung

Bruttolohn 16.614,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil (von 4.414 EUR) 864,04 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.814 EUR) 53.47 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.814 EUR) 5,63 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 4.414 EUR) 1,77 EUR

= Gesamtbelastung 17.538,91 EUR

Die Abfindung unterliegt vollständig der Lohnsteuer, sie kann jedoch mit der sogenannten Fünftel-Methode versteuert werden. Voraussetzung für die Anwen-dung der Fünftel-Methode ist eine Zusammenballung von Einkünften. DasKriterium der Zusammenballung ist erfüllt, wenn der aufgelaufene Arbeitslohnplus Abfindung den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn übersteigt. Dazu istzunächst der Arbeitslohn zu ermitteln, welcher bei Fortbestand der Beschäfti-gung bis zum Jahresende geflossen wäre.

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Weiterbeschäftigung

Bruttoarbeitslohn (12 · 2.814 EUR) 33.768,00 EUR

+ Sonstiger Bezug im Mai 2.200,00 EUR

+ Sonstiger Bezug im November (lt. Vertrag) 2.400,00 EUR

= Jahresbruttoarbeitslohn (ohne Austritt) 38.368,00 EUR

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Austritt

Bruttoarbeitslohn (8 · 2.814 EUR) 22.512,00 EUR

+ Sonstiger Bezug im Mai 2.200,00 EUR

+ Anteiliger sonstiger Bezug (Weihnachtsgeld) 1.600,00 EUR

+ Abfindung 12.200,00 EUR

= Jahresbruttoarbeitslohn (bei Austritt) 38.512,00 EUR

Der Jahresbruttoarbeitslohn mit der Abfindung übersteigt den Jahresarbeits-lohn bei fortbestehendem Beschäftigungsverhältnis. Somit ist das Kriterium derZusammenballung erfüllt und die Fünftel-Methode kann angewendet werden.

Wie ist eine Abfindung abzurechnen? 6

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6.3.2 Steuerrechtliche AbzügeDie Lohnsteuer auf den laufenden Arbeitslohn wird aus der Monatslohnsteuer-tabelle ermittelt. Bei der Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritäts-zuschlages sind zusätzlich eventuelle Kinderfreibeträge oder ein Altersentlas-tungsbetrag zu berücksichtigen (vgl. Kapitel 4.8 (siehe S. 219) bzw.Kapitel 4.16 (siehe S. 305)).

Steuerrechtliche Abzüge für den laufenden Bezug

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (laufender Bezug für 2.814 EUR bei Steuerklasse I) 418,58 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag LSt. laufender Bezug 23,02 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) 37,67 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 479,27 EUR

Die Lohnsteuer für den sonstigen Bezug (anteiliges Weihnachtsgeld) ergibt sichaus der Jahreslohnsteuertabelle. Für den Steuerabzug ist zunächst der maß-gebende laufende Jahresbruttoarbeitslohn zu ermitteln.

Im Laufe des Jahres bereits geleistete sonstige Bezüge sind in der Steuerbasiszu berücksichtigen. Der sonstige Bezug unterliegt der Besteuerung nach derJahreslohnsteuertabelle ohne eine Anwendung der Fünftel-Methode. Im Bei-spiel ergibt sich die Lohnsteuer auf das anteilige Weihnachtsgeld aus:

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Bruttoarbeitslohn (12 · 2.814 EUR) 33.768,00 EUR

+ Sonstiger Bezug im Mai 2.200,00 EUR

= Jahresbruttoarbeitslohn (ohne Austritt) 35.968,00 EUR

Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle f. 35.968 EUR bei Steuerklasse I) 5.612,00 EUR

Ermittlung Lohnsteuer auf sonstigen Bezug

Jahresbruttoarbeitslohn (bis Jahresende) 35.968,00 EUR

+ Sonstiger Bezug (anteiliges Weihnachtsgeld) 1.600,00 EUR

= Jahresbruttoarbeitslohn (ohne Abfindung mit sonst. Bez.) 37.568,00 EUR

6 Einmalzahlungen

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Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle f. 37.568 EUR bei Steuerklasse I) 6.050,00 EUR

Lohnsteuer für sonstigen Bezug (6.050 EUR – 5.612 EUR) 438,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag auf LSt. für sonstigen Bezug 24,09 EUR

+ Kirchensteuer auf LSt. für sonstigen Bezug 39,42 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge für sonstigen Bezug 501,51 EUR

Achtung:

Für die Ermittlung der Lohnsteuer auf die Einmalzahlung wird auf den„voraussichtlichen“ Jahresarbeitslohn bei Fortbestand des Arbeitsverhält-nisses abgestellt. Es wäre auch zulässig als Berechnungsgrundlage denaufgelaufenen Arbeitslohn bis zum Zeitpunkt des Austritts heranzuziehen(im Beispiel 8 · 2.814 EUR + 2.200 = 24.712 EUR). Tritt der Arbeitnehmer imlaufenden Kalenderjahr eine Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeberan, ist dann aber bei einer Einkommensteuererklärung mit einer Steuernach-zahlung zu rechnen.

Für die Ermittlung der Lohnsteuer auf die Abfindung sind alle bereits geleis-teten laufenden Bezüge, die Einmalzahlung im Mai und der sonstige Bezug zumZeitpunkt der Abfindung zu berücksichtigen. Der aufgelaufene Jahresarbeits-lohn inklusive aller sonstigen Bezüge ggf. abzüglich eines Jahressteuerfrei-betrags laut Lohnsteuerkarte ist die Steuerbasis 1. Von dieser Steuerbasis ist dieLohnsteuer aus der Jahreslohnsteuertabelle zu ermitteln.

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Austritt

Bruttoarbeitslohn (8 · 2.814 EUR) 22.512,00 EUR

+ Sonstiger Bezug im Mai 2.200,00 EUR

+ Sonstiger Bezug im August (anteiliges Weihnachtsgeld) 1.600,00 EUR

= Jahresbruttoarbeitslohn (bis zum Austritt) 26.312,00 EUR

Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 26.312 EUR bei Steuerklasse I) 3.148,00 EUR

Wie ist eine Abfindung abzurechnen? 6

367

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Ermittlung Lohnsteuer auf Abfindung

Jahresbruttoarbeitslohn (bei Austritt) 26.312,00 EUR

+ 1/5 Abfindung 2.440,00 EUR

= Jahresbruttoarbeitslohn (mit Abfindung und sonst. Bez.) 28.752,00 EUR

Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 28.752 EUR bei Steuerklasse I) 3.740,00 EUR

Lohnsteuer für 1/5 der Abfindung (3.740 EUR – 3.148 EUR) 592,00 EUR

+ Lohnsteuer für Abfindung (5 · 592 EUR) 2.960,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag auf LSt. für sonstigen Bezug 162,80 EUR

+ Kirchensteuer auf LSt. für sonstigen Bezug 266,40 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge für Abfindung 3.389,20 EUR

Achtung:

Für die Ermittlung der Lohnsteuer auf die Abfindung wird auf den „voraus-sichtlichen“ Jahresarbeitslohn abgestellt. Im Beispiel wird unterstellt, dass in2012 kein weiteres steuerpflichtiges Beschäftigungsverhältnis aufgenom-men wird. Es wäre auch zulässig, den voraussichtlichen Jahresbruttolohn beiFortbestand der Beschäftigung (12 · 2.814 EUR) in die Steuerberechnungeinzubeziehen. Nimmt der Arbeitnehmer nach dem Austritt eine steuer-pflichtige Beschäftigung auf, ist mit einer Steuernachzahlung in der Ein-kommensteuererklärung zu rechnen.

Die Steuerbasis 1 ist dann um 1/5 der Abfindung zu erhöhen. Der sichergebende Betrag ist die Steuerbasis 2. Aus der Steuerbasis 2 ist wiederum dieLohnsteuer aus der Jahreslohnsteuertabelle zu ermitteln. Die Differenz derbeiden Jahreslohnsteuerbeträge ergibt zunächst die Lohnsteuer für den fünftenTeil der Abfindung. Da es sich bei dem sonstigen Bezug um eine Abfindunghandelt, muss der Steuerbetrag verfünffacht werden. Wie bei anderen sons-tigen Bezügen ist es nicht zulässig, die Lohnsteuer für die Ermittlung derKirchensteuer und des Solidaritätszuschlags um eventuelle Kinderfreibeträgeoder einen Altersentlastungsbetrag zu kürzen.

6 Einmalzahlungen

368

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Achtung:

Der sonstige Bezug im Mai wird nicht bei der Kumulierung des Jahres-arbeitslohnes berücksichtigt, sondern fließt nur in den maßgebenden Jah-resbruttoarbeitslohn ein.

Bei der Kumulierung des Jahresbruttolohnes fließen die aufgelaufenen laufen-den Bezüge ein. Es wird nicht, wie bei anderen sonstigen Bezügen, eine„Schätzung“ des voraussichtlichen Jahresarbeitslohnes auf Basis der bisherigenBezüge angestellt.

Neben der Prüfung auf eine Zusammenballung von Bezügen ist die so genannteGünstigerprüfung durchzuführen. Bei der Günstigerprüfung ist die Versteue-rung nach der 1/5-Methode einer Versteuerung als sonstiger Bezug gegen-überzustellen. Würde die Abfindung als sonstiger Bezug und nicht mit derFünftel-Methode besteuert, ergibt sich folgender steuerlicher Abzug:

Günstigerprüfung der Versteuerung nach der Fünftel-Methode

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Austritt

Bruttoarbeitslohn (8 · 2.814 EUR) 22.512,00 EUR

+ Sonstiger Bezug im Mai 2.200,00 EUR

+ Sonstiger Bezug im August (anteiliges Weihnachtsgeld) 1.600,00 EUR

= Jahresbruttoarbeitslohn (bis zum Austritt) 26.312,00 EUR

Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle f. 26.312 EUR bei Steuerklasse I) 3.148,00 EUR

Ermittlung Lohnsteuer auf Abfindung

Jahresbruttoarbeitslohn (bis zum Austritt) 26.312,00 EUR

+ Abfindung 12.200,00 EUR

= Jahresbruttoarbeitslohn (mit Abfindung und sonst. Bez.) 38.512,00 EUR

Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle f. 38.512 EUR bei Steuerklasse I) 6.314,00 EUR

Lohnsteuer für Abfindung (6.314 EUR – 3.148 EUR) 3.166,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag auf LSt. für sonstigen Bezug 174,13 EUR

+ Kirchensteuer auf LSt. für sonstigen Bezug 284,94 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge für Abfindung 3.625,07 EUR

Wie ist eine Abfindung abzurechnen? 6

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Die Günstigerprüfung zeigt, dass eine Versteuerung mit der Fünftel-Methodeim Beispiel für den Mitarbeiter vorteilhafter ist: 2.960 EUR ist geringer als3.166 EUR.

Die Möglichkeit zur Anwendung der so genannten Fünftel-Methode ist jedochnur dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer nicht selbst kündigt, es sich nichtohnehin um ein Zeitarbeitsverhältnis handelt und der Arbeitnehmer nicht dasRentenalter erreicht hat.

Die Kirchensteuer ist für den Mitarbeiter nur zu berücksichtigen, wenn er einersteuerberechtigten Glaubensgemeinschaft angehört und diese auf der Lohn-steuerkarte eingetragen ist. Die Kirchensteuer beträgt im Bundesland Rhein-land-Pfalz 9 % auf den Betrag der Lohnsteuer. Gegebenenfalls sind bei derKirchensteuer auf den laufenden Arbeitslohn Kinderfreibeträge zu berücksich-tigen. Diese werden nicht berücksichtigt für die Kirchensteuerberechnung aufsonstige Bezüge oder Abfindungen.

Tipp:

Die im Beispiel gewählte Versteuerung der Abfindung nur mit dem steuer-pflichtigen Arbeitslohn bis zum Austritt ist zunächst für den Mitarbeitersteuerlich günstiger. Wird der Arbeitnehmer nach dem Austritt in einemanderen Unternehmen beschäftigt, kann dies zu einer Steuernachzahlung inder Einkommensteuererklärung führen. Die Schätzbasis für den Jahres-arbeitslohn verändert sich nachträglich, was zu einer höheren Steuer aufden sonstigen Bezug führen kann. Aus diesem Grund verwenden mancheEDV-Programme als Schätzbasis nicht den Jahresarbeitslohn bis zum Aus-tritt, sondern führen die Schätzung bis zum Jahresende ohne Austritt durch.

6.3.3 SozialversicherungsbeiträgeAbfindungen sind in der Regel vollständig von Beiträgen zur Sozialversicherungausgenommen. Das heißt: Trotz Steuerpflicht bleiben auch 2012 Abfindungs-zahlungen in voller Höhe von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit.Sind die Voraussetzungen des § 3 Nr. 9 EStG für eine Abfindung erfüllt, erhöhtdie Abfindung nicht das Arbeitsentgelt. Anders sind dagegen Zahlungen vonrückständigem Arbeitsentgelt anlässlich einer einvernehmlichen Beendigungvon Arbeitsverhältnissen oder die gerichtlichen Auflösung im Kündigungs-schutzprozess zu beurteilen. Diese Zahlungen sind sozialversicherungspflichti-

6 Einmalzahlungen

370

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ges laufendes Arbeitsentgelt und unterliegen somit der Beitragspflicht. ImBeispiel von Frau Waldmann sind das laufende Gehalt, der Zuschuss zu denVWL und die Einmalzahlung in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosen-versicherung beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, nicht jedoch die Abfindung.

Werden beim Austritt andere Einmalzahlungen wie Urlaubsabgeltung oderanteiliges Weihnachtsgeld bezahlt, unterliegen diese bis zur anteiligen jähr-lichen Beitragsbemessungsgrenze den Beiträgen zu den Sozialversicherungen(vgl. Kapitel 6.1 (siehe S. 341)). Im Beispiel von Frau Waldmann unterliegensomit der laufende Bezug und das anteilige Weihnachtsgeld der Sozialver-sicherung. Für die Berechnung der Beiträge ist die anteilige Beitragsbemes-sungsgrenze für August heranzuziehen. Diese beträgt 2012 in der:

Renten- und Arbeitslosenversicherung:

alte Bundesländer neue Bundesländer

44.800 EUR 38.400 EUR

in der Kranken- und Pflegeversicherung:

alle Bundesländer

30.600 EUR

Das aufgelaufene beitragspflichtige Entgelt beträgt:

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Austritt

Bruttoarbeitslohn (8 · 2.814 EUR) 22.512,00 EUR

+ Sonstiger Bezug im Mai 2.200,00 EUR

+ Sonstiger Bezug im August (anteiliges Weihnachtsgeld) 1.600,00 EUR

= Beitragspflichtiges Entgelt (bis zum Austritt) 26.312,00 EUR

Das aufgelaufene beitragspflichtige Entgelt liegt, inklusive des anteiligenWeihnachtsgelds, unter der anteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenze(30.600 EUR bzw. 44.800 EUR). Somit ist die gesamte Einmalzahlung beitrags-pflichtiges Entgelt.

Wie ist eine Abfindung abzurechnen? 6

371

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Der Zuschlag zur Pflegeversicherung für Arbeitnehmer ohne Kinder ist zuberücksichtigen. Den Zuschlag trägt Frau Waldmann alleine – es gibt keineHalbteilung. Die Abfindung ist kein beitragspflichtiges Entgelt und wird somitnicht bei der Ermittlung des Zuschlags berücksichtigt.

6.3.4 GesamtabrechnungDie Anwendung der Fünftel-Methode setzt voraus, dass die Abfindung einen„Schadensersatz“ für entgangene Einkünfte darstellt. Es muss aus dem Auf-hebungsvertrag klar hervorgehen, dass die Abfindung alle bestehenden undkünftigen Forderungen abgelten soll. Wird ein Arbeitnehmer mit sofortigerWirkung von seinen Pflichten freigestellt und erhält bis zum Ablauf dergesetzlichen Kündigungsfrist seinen Lohn fortgezahlt, können diese Zahlungen,auch wenn sie als Einmalzahlungen gewährt werden, nicht mit der Fünftel-Methode versteuert werden.

Bei Anwendung der Fünftel-Methode entsteht in der Regel eine geringereLohnsteuer als bei der Versteuerung als sonstiger Bezug. Im Beispiel von FrauWaldmann entsteht eine Lohnsteuer von 2.960 EUR, im Vergleich zu 3.166 EURbei Versteuerung als sonstiger Bezug. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet,die Vorteilhaftigkeit der Fünftel-Methode zu prüfen und gegebenenfalls dieAbfindung als sonstigen Bezug zu versteuern, wenn diese Methode für denArbeitnehmer vorteilhafter ist.

Abfindungen müssen auf der Lohnabrechnung gesondert ausgewiesen werden.Auch die Versteuerung als sonstiger Bezug und die Einbehaltung des fünf-fachen Steuerbetrages müssen aus dem Lohnkonto des Arbeitnehmers hervor-gehen. Auf der Lohnsteuerbescheinigung wird der steuerpflichtige Teil derAbfindung in Zeile 10 ausgewiesen. Die aus dem steuerpflichtigen Teil ein-behaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind in denZeilen 11 bis 13 zu vermerken. Bei einer Besteuerung als sonstiger Bezug ist dieAbfindung in den Zeilen 3 und 19 auf der Lohnsteuerbescheinigung auszuwei-sen. Für den Arbeitgeber von Frau Waldmann ergibt sich im August folgendeArbeitgeberbelastung:

6 Einmalzahlungen

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Übersicht der Arbeitgeberbelastung

Gesamtbelastung

Bruttolohn 16.614,00 EUR

+ Krankenversicherung (7,3 % von 4.414 EUR) 322,22 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 4.414 EUR)) 43,04 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 4.414 EUR)) 432,57 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 4.414 EUR)) 66,21 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 864,04 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 2.814 EUR) 53.47 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 2.814 EUR) 5,63 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 4.414 EUR) 1,77 EUR

= Gesamtbelastung 17.538,91 EUR

Tab.: Arbeitgeberbelastung bei Abfindung als Einmalzahlung

Der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen ergibt sich ohne den Zu-schlag von 0,25 % zur Pflegeversicherung. Der Beitrag zur Krankenversicherungliegt mit 7,3 % unter dem Arbeitnehmeranteil von 8,2 %. Die Umlagen U1/U2bemessen sich nur aus dem laufenden Arbeitsentgelt. Einmalzahlungen undsozialversicherungsfreie Lohnbestandteile unterliegen nicht der Umlagepflicht.Die Insolvenzumlage bemisst sich am rentenversicherungspflichtigen Entgelt.Somit ist für das anteilige Weihnachtsgeld die Insolvenzumlage zu entrichten.Der Beitragssatz zur Insolvenzumlage wurde jedoch für 2012 auf 0,04 % desrentenversicherungspflichtigen Entgelts erhöht. Der steuerpflichtige Teil einerAbfindung gehört zum meldepflichtigen Arbeitsentgelt für die Berufsgenos-senschaft. Er erhöht die Lohnsumme, sofern dieser nicht über dem melde-pflichtigen Höchstbetrag liegt (siehe Kapitel 11.5 (siehe S. 510)). Für dieGesamtbelastung ist unter Umständen auch eine Schwerbehindertenabgabezu berücksichtigen. Außerdem ist im Bau- und Baunebengewerbe die ZVK zuberücksichtigen. Für Unternehmen mit bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten ist dieUmlage U1 einzubeziehen. Ist die durchschnittliche Mitarbeiterzahl des ver-gangenen Jahres größer als 30 in Vollzeit beschäftigte Arbeitnehmer, entstehtnur die Belastung durch die U2-Umlage. Zu prüfen ist auch, ob ggf. die Beiträgezur Künstlersozialabgabe in die Gesamtbelastung mit einbezogen werdenmüssen.

Wie ist eine Abfindung abzurechnen? 6

373

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6.4 Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen?Arbeitslohn für mehrere Jahre ist eine weitere Sonderform eines sonstigenBezugs bzw. einer Einmalzahlung. Jubiläumsgeschenke für langjährige Be-triebszugehörigkeit, Tantiemen für mehrere Jahre oder Erfindervergütungenfür mehrjährige Entwicklungsarbeit sind einige Beispiele für Arbeitslohn, dermehreren Jahren zuzurechnen ist. Immer dann, wenn Arbeitslohn für Leistun-gen gezahlt wird, die sich über mehr als ein Kalenderjahr erstrecken, handelt essich um Arbeitslohn für mehrere Jahre. Diese Sonderform des sonstigenBezuges kann mit der Fünftel-Methode versteuert werden.

Bei einer Besteuerung nach der Fünftel-Methode ist nur der fünfte Teil dessteuerpflichtigen sonstigen Bezuges der Lohnsteuer zu unterwerfen. Die sichergebende Lohnsteuer ist dann aber zu verfünffachen. Ziel dieses Verfahrens istes, im Vergleich zu einer Besteuerung als sonstiger Bezug die Steuerprogressionabzuschwächen. Der Einkommensteuertarif und somit der Lohnsteuertarif sindzunehmend ansteigend (progressiv). Das heißt: Liegt der jährliche Arbeitslohnüber einem Grundfreibetrag von 8.004 EUR (16.008 EUR für Verheiratete), istdieser mit dem Eingangssteuersatz von 14,0 % zu versteuern. Der steuerlicheGrundfreibetrag wird in den Jahren 2013 und 2014 um insgesamt 350 Euro(bzw. 4,4 Prozent) angehoben. Ab 2014 wird er dann bei 8.354 Euro liegen. Jehöher der jährliche Arbeitslohn, desto höher ist der darauf entfallende Lohn-steuersatz. Der Spitzensteuersatz von 42 % wird erreicht bei einem jährlich zuversteuernden Einkommen von:

52.882 EUR bei Ledigen

105.764 EUR bei Verheirateten

Bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens sind der Grundfreibetragund eventuelle andere Freibeträge zu berücksichtigen. Seit 2007 wird zusätz-lich ein Steuerzuschlag von 3 % für Einkommen von mehr als 250.731 EUR(Ledige) bzw. 501.462 EUR (Verheiratete) erhoben. Für diesen Personenkreisliegt der Spitzensteuersatz bei 45 %. Das bedeutet, der 250.731 EUR über-steigende Teil der Einkünfte wird mit einem Steuerzuschlag von 3 % belegt.Liegt beispielsweise das steuerpflichtige Jahreseinkommen eines Ledigen bei400.000 EUR, so ist auf 149.270 EUR ein Zuschlag von 3 % also 4.478,10 EURzu bezahlen. Ausgenommen von dieser �nderung werden Einkünfte ausGewerbebetrieb und selbstständiger Arbeit.

6 Einmalzahlungen

374

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Beispiel:

Frau Waldmann ist 10 Jahre in ihrer Firma tätig. Anlässlich ihres zehnjäh-rigen Betriebsjubiläums erhält sie im Mai neben dem monatlichen Gehalt inHöhe von 4.100 EUR ein Jubiläumsgeschenk von 2.000 EUR. Zusätzlich zumGehalt zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den vermögenswirksamenLeistungen (VWL) von 14 EUR. Die VWL überweist der Arbeitgeber mit demArbeitnehmeranteil von 26 EUR direkt an die Bausparkasse. Frau Waldmannhat auf der Lohnsteuerkarte Steuerklasse I und keine Kinder eingetragen. Sieist bei einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert und gehört einerkirchensteuerberechtigten Glaubensgemeinschaft an. Der Beitragssatz zurKrankenversicherung wird mit 15,5 % unterstellt. Als Bundesland des Fir-mensitzes wird Berlin angenommen. Das Unternehmen nimmt am Umlage-verfahren U1/U2 teil. Die Umlagesätze bei der Krankenkasse des Mitarbeitersbetragen 1,9 % (U1) und 0,2 % (U2) des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts.

6.4.1 Entgeltabrechnung

Abrechnung der Bruttobezüge

Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes

Arbeitslohn von Januar bis Mai (5 · 4.114 EUR) 20.570,00 EUR

Geschätzter Jahresarbeitslohn (20.570 EUR7 5) · 12 49.368,00 EUR

Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 49.368 EUR Steuerklasse I) 9.672,00 EUR

1/5 der steuerpflichtigen Jubiläumszuwendung 400,00 EUR

Geschätzter Jahresarbeitslohn + 1/5 sonstiger Bezug 49.768,00 EUR

Lohnsteuer lt. Jahrestabelle für 49.768 EUR bei Steuerklasse I) 9.813,00 EUR

Lohnsteuer für Jubiläumszuwendung (5 · 141 EUR) 705,00 EUR

Gehalt 4.100,00 EUR

+ Zuschuss VWL 14,00 EUR

+ Jubiläumszuwendung 2.000,00 EUR

= Bruttolohn 6.114,00 EUR

Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen? 6

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Arbeitslohn (steuerpflichtig) 6.114,00 EUR

Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) 6.114,00 EUR

Steuerliche Abzüge

Lohnsteuer (lt. Monatstabelle für 4.114 EUR bei Steuerklasse I) 806,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag LSt. laufenden Bezug 44,33 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) 72,54 EUR

+ Lohnsteuer (lt. Jahrestab. für 2.000 EUR m. 1/5-Methode) 705,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % für sonstigen Bezug 38,77 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für sonstigen Bezug) 63,45 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 1.730,09 EUR

Sozialversicherungsbeiträge

Krankenversicherung (8,2 % von 3.825 EUR) 313,65 EUR

+ Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 3.825 EUR)) 37,29 EUR

+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 3.825 EUR) 9,56 EUR

+ Rentenversicherung (� · (19,6 % von 6.114 EUR)) 599,17 EUR

+ Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 6.114 EUR)) 91,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) 1.051,38 EUR

Gesamtabrechnung

Bruttolohn 6.114,00 EUR

– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) 1.730,09 EUR

– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) 1.051,38 EUR

– Überweisung an Bausparkasse 40,00 EUR

= Auszahlungsbetrag 3.292,53 EUR

6 Einmalzahlungen

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Gesamtbelastung

Bruttolohn 6.114,00 EUR

+ Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil (von 6.114 EUR) 1.007,40 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 4.114 EUR) 78,17 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 4.114 EUR) 8,23 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 6.114 EUR) 2,45 EUR

= Gesamtbelastung 7.210,25 EUR

Der Gesetzgeber mit der Neuregelung des § 34 Abs. 1 EStG den Wegfall derDrittelregelung zugunsten der Fünftel-Methode festgelegt. Bei der Fünftel-Methode unterliegt nur ein Fünftel des steuerpflichtigen Teils einer Mehr-jahresvergütung der Lohnsteuer. Die Lohnsteuer laut Jahreslohnsteuertabelleist dann aber zu verfünffachen.

Die Jubiläumszuwendung (sonstiger Bezug) anlässlich des zehnjährigen Fir-menjubiläums von Frau Waldmann kann als Arbeitslohn für mehrere Jahre mitder Fünftel-Methode versteuert werden. Für die Anwendung der Fünftel-Me-thode ist zunächst der geschätzte Jahresbruttolohn zu ermitteln. Er ergibt sichaus dem bis zum aktuellen Monat aufgelaufenen Arbeitslohn dividiert durch dieAnzahl abgerechneter Monate. Der sich ergebende durchschnittliche Monats-arbeitslohn wird mit 12 multipliziert. Auf den sich ergebenden geschätztenJahresarbeitslohn ist Lohnsteuer aus der Jahreslohnsteuertabelle zu bestim-men. Anschließend ist der geschätzte Jahresarbeitslohn um 1/5 der Jubiläums-zuwendung zu erhöhen und wiederum die Lohnsteuer aus der Jahreslohn-steuertabelle zu bestimmen. Die Differenz der beiden Jahreslohnsteuern istdann zu verfünffachen.

In einem zweiten Schritt ist zusätzlich die Vorteilhaftigkeit gegenüber einerVersteuerung als sonstiger Bezug zu prüfen (Günstigerprüfung). Eine Prüfungauf Zusammenballung von Einkünften für die Anwendung der Fünftel-Methodeist nicht vorzunehmen, da bei Arbeitslohn für mehrere Jahre immer von einerZusammenballung ausgegangen werden kann. Eine Ausnahme besteht nur indem Fall, dass im Monat des sonstigen Bezuges kein laufender Arbeitslohnfließt.

Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen? 6

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Achtung:

Sind im aufgelaufenen Arbeitslohn sonstige Bezüge enthalten (z.B. bereitsgezahltes Urlaubsgeld), sollten diese zunächst für die Ermittlung des durch-schnittlichen Monatslohnes herausgerechnet werden. Sie sind dann aberdem geschätzten Jahresarbeitslohn wieder zuzurechnen (vgl. Kapitel 6.3(siehe S. 362)).

6.4.2 Steuerrechtliche AbzügeDie Fünftel-Methode ist nicht in jedem Fall vorteilhafter als eine Versteuerungentsprechend einem sonstigen Bezug. Aus diesem Grund ist immer eineVergleichsrechnung zum normalen sonstigen Bezug durchzuführen. Ergibtsich aus der Fünftel-Methode eine höhere Steuerbelastung als bei einemvergleichbaren sonstigen Bezug, so darf die Fünftel-Methode nicht angewandtwerden (Günstigerprüfung). Stattdessen ist der Arbeitslohn für mehrere Jahrewie ein sonstiger Bezug (z.B. Urlaubsgeld) zu berechnen.

Sozialversicherungsbeiträge bei Arbeitslohn für mehrere Jahre

Ermittlung der Lohnsteuer bei Versteuerung mit Fünftel-Methode

Arbeitslohn von Januar bis Mai (5 · 4.114 EUR) 20.570,00 EUR

Geschätzter Jahresarbeitslohn (20.570 EUR7 5) · 12 49.368,00 EUR

Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 49.368 EUR Steuerklasse I) 9.672,00 EUR

1/5 der steuerpflichtigen Jubiläumszuwendung 400,00 EUR

Geschätzter Jahresarbeitslohn + 1/5 sonstiger Bezug 49.768,00 EUR

Lohnsteuer lt. Jahrestabelle für 49.768 EUR bei Steuerklasse I) 9.813,00 EUR

Lohnsteuer für Jubiläumszuwendung (5 · 141 EUR) 705,00 EUR

6 Einmalzahlungen

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Ermittlung der Lohnsteuer bei Versteuerung als sonstiger Bezug

Arbeitslohn von Januar bis Mai (5 · 4.114 EUR) 20.570,00 EUR

Geschätzter Jahresarbeitslohn (20.570 EUR7 5) · 12 49.368,00 EUR

Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 49.368 EUR Steuerklasse I) 9.672,00 EUR

Jubiläumszuwendung (als sonstiger Bezug) 2.000,00 EUR

Geschätzter Jahresarbeitslohn + sonstiger Bezug 51.368,00 EUR

Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 51.368 EUR bei Steuerklasse I) 10.385,00 EUR

Lohnsteuer für Jubiläumszuwendung 713,00 EUR

Die Vergleichsrechnung zeigt: Die Besteuerung mit der Fünftel-Methode(705 EUR) ist steuergünstiger im Vergleich zu einer Versteuerung als sonstigerBezug (713 EUR). Wird Arbeitslohn für mehrere Jahre zusätzlich zum normalenLohn bezahlt, so liegt stets eine Zusammenballung von Einkünften vor. Somitist die Voraussetzung für die Anwendung der Fünftel-Methode gegeben.

Der Steuervorteil durch die Fünftel-Methode beträgt im Beispiel 9,16 EUR. Erergibt sich aus dem Vergleich zwischen der Lohn- und Kirchensteuer sowie demSolidaritätszuschlag bei einer Versteuerung als sonstiger Bezug bzw. bei derAnwendung der Fünftel-Methode.

Steuervergleich Sonstiger Bezug 1/5-Methode

Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 2.000 EUR) 713,00 EUR 705,00 EUR

+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Lohnsteuer 39,21 EUR 38,77 EUR

+ Kirchensteuer (9 % auf Lohnsteuerbetrag) 64,17 EUR 63,45 EUR

= Summe steuerrechtliche Abzüge 816,38 EUR 807,22 EUR

Im Beispiel beträgt der Vorteil bei der Lohnsteuer 8 EUR. Hinzu kommen dieanteilig geringere Kirchensteuer (0,72 EUR) und der geringere Solidaritäts-zuschlag (0,44 EUR) bei der Fünftel-Methode.

Die Steuerdifferenz mag im Beispiel nicht sehr hoch erscheinen. Die Fünftel-Methode wirkt sich in kleineren bis mittleren Einkommen nicht sehr stark aus.Bei höheren Einkommen wird eine Versteuerung nach der Fünftel-Methodeimmer vorteilhafter sein.

Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen? 6

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Wichtig:

Nur wenn die Fünftel-Methode angewendet werden darf, ist der Arbeitslohnfür mehrere Jahre gesondert in Zeile 10 auf der Lohnsteuerbescheinigungauszuweisen. Er darf nicht im Bruttoarbeitslohn in Zeile 3 enthalten sein. BeiVersteuerung als sonstiger Bezug ist der Arbeitslohn hingegen in Zeile 3 undZeile 19 auszuweisen.

6.4.3 SozialversicherungsbeiträgeArbeitslohn für mehrere Jahre wird für die Ermittlung der Beiträge zur Sozial-versicherung wie eine Einmalzahlung behandelt. Im Sozialversicherungsrechtsind laufende Bezüge zum Zeitpunkt der Entstehung zu verbeitragen (Ent-stehungsprinzip). Abweichend von dieser Regelung können Einmalzahlungenzum Zeitpunkt der Zuwendung verbeitragt werden. Wird Arbeitsentgelt fürmehrere Jahre als Einmalzahlung bezahlt, ist somit eine Aufrollung vergange-ner Abrechnungsperioden nicht erforderlich. Vom steuerpflichtigen Teil derEinmalzahlung sind Beiträge bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze inallen Zweigen der Sozialversicherung zu erheben (vgl. Kapitel 6.2 (sieheS. 350)). Wenn Arbeitsentgelt für mehrere Jahre gezahlt wird, unterliegt diesesden aktuellen Beitragssätzen in den Sozialversicherungen. Eine anteilige Rück-rechnung auf die Jahre, denen das Entgelt zuzuordnen ist, ist nicht erforderlich.Eine Ausnahme besteht, wenn die Einmalzahlung in den Monaten Januar bisMärz gezahlt wird. Übersteigt der laufende Arbeitslohn mit einer Einmalzah-lung die anteilige Beitragsbemessungsgrenze KV/PV im Januar, Februar oderMärz, ist die Einmalzahlung dem letzten Abrechnungszeitraum des Vorjahreszuzuordnen (Märzklausel, vgl. Kapitel 6.1.2 (siehe S. 1) Sozialversicherungs-beiträge). Im Vorjahr ist dann wiederum die anteilige Jahresbeitragsbemes-sungsgrenze zu prüfen (in der Regel ist dies die BBG im Dezember). Liegt dasgesamte Entgelt im Vorjahr unter der anteiligen Jahresbeitragsbemessungs-grenze (JBBG) in der Kranken- und Pflegeversicherung, ist dieses bis zur JBBGaufzufüllen und zu verbeitragen.

Im Beispiel von Frau Waldmann unterliegen der laufende Bezug und dasJubiläumsgeld den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Für die Berechnungder Beiträge ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für Mai heranzuzie-hen.

6 Einmalzahlungen

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Diese liegt in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei:

alte Bundesländer neue Bundesländer

28.000 EUR 24.000 EUR

in der Kranken- und Pflegeversicherung bei:

alle Bundesländer

19.125 EUR

Das aufgelaufene beitragspflichtige Entgelt von Frau Waldmann beträgt:

+ Gehalt + VWL (Jan. – Mai) 20.570,00 EUR

+ Jubiläumszuwendung 2.000,00 EUR

= Summe beitragspflichtiges Entgelt 22.570,00 EUR

Das aufgelaufene beitragspflichtige Entgelt liegt, inklusive des Jubiläumsgel-des, unter der anteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenze in der Renten-und Arbeitslosenversicherung (28.000 EUR bzw. 24.000 EUR), aber über derBeitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung. Der lau-fende Bezug übersteigt bereits die Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken-und Pflegeversicherung. Somit ist die Jubiläumszuwendung in diesen Versiche-rungszweigen zwar sozialversicherungspflichtig, jedoch beitragsfrei. In derRenten- und Arbeitslosenversicherung liegt die anteilige jährliche Beitrags-bemessungsgrenze über dem aufgelaufenen Arbeitsentgelt inklusive der Ein-malzahlung. Somit unterliegen das laufende Arbeitsentgelt und die gesamteEinmalzahlung den Beiträgen zur Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Achtung:

Die Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherungliegt in 2012 bei 3.825 EUR pro Monat. Somit besteht für den übersteigen-den Teil des laufenden Bezugs (289 EUR) keine Beitragspflicht zu diesenZweigen der Sozialversicherung.

Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen? 6

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In der Pflegeversicherung wird ein Zuschlag in Höhe von 0,25 % des beitrags-pflichtigen Arbeitsentgelts für Kinderlose erhoben. Der Zuschlag ist nur vonArbeitnehmern ohne leibliche oder adoptierte Kinder zu entrichten. Die Bei-tragspflicht besteht auch für Einmalzahlungen, soweit sie zum beitragspflich-tigen Entgelt gehören. Ist der Arbeitnehmer privat kranken- und pflegever-sichert, besteht keine Beitragspflicht für den Zuschlag. Beitragspflichtig ist nurder Arbeitnehmer, ein Arbeitgeberanteil ist nicht vorgesehen.

6.4.4 GesamtabrechnungDie Lohnsteuer auf den Arbeitslohn für mehrere Jahre wird nicht rückwirkenderhoben, sondern bei Zufluss der Zahlung (Zuflussprinzip). Alle steuerrecht-lichen Abzüge auf Arbeitslohn für mehrere Jahre sind zusammen mit derLohnsteuer für den laufenden Bezug einzubehalten und abzuführen.

Im Beispiel von Frau Waldmann ergibt sich im Mai folgende Arbeitgeberbelas-tung:

Arbeitgeberbelastung bei Arbeitslohn für mehrere Jahre

Gesamtbelastung

Bruttolohn 6.114,00 EUR

– Krankenversicherung (7,3 % von 3.825 EUR) 279,23 EUR

– Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 3.825 EUR)) 37,29 EUR

– Rentenversicherung (� · (19,6 % von 6.114 EUR)) 599,17 EUR

– Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 6.114 EUR)) 91,71 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 1.007,40 EUR

+ Umlagen U1 (1,9 % · 4.114 EUR) 78,17 EUR

+ Umlagen U2 (0,2 % · 4.114 EUR) 8,23 EUR

+ Insolvenzumlage (0,04 % · 6.114 EUR) 2,45 EUR

= Gesamtbelastung 7.210,25 EUR

Die Einmalzahlung unterliegt zwar den Beiträgen zur Renten- und Arbeits-losenversicherung, nicht jedoch den Umlagen U1 bzw. U2. Entsprechend ist dieUmlage nur aus dem laufenden Bezug und den Zuschuss zur VWL zu berechnet.

6 Einmalzahlungen

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Für die Berechnung der Insolvenzumlage ist das rentenversicherungspflichtigeEntgelt inklusive Einmalzahlungen heranzuziehen. Der Beitragssatz für dieInsolvenzumlage liegt in 2012 bei 0,04 %. Im Arbeitgeberbeitrag zu denSozialversicherungen ist kein Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 %) ent-halten. Außerdem beträgt der Krankenkassenbeitrag nur 7,3 % für den Arbeit-geber.

Bei der Arbeitgebergesamtbelastung sind in der Regel zusätzlich noch dieBeiträge zur Berufsgenossenschaft, die Beiträge zur ZVK (nur Baugewerbe)und unter Umständen die anteilige Schwerbehindertenabgabe zu berücksich-tigen. Die Umlage U1 entsteht nur, sofern das Unternehmen aufgrund seinerBetriebsgröße am Umlageverfahren teilnimmt. Umlagepflichtig sind nur Un-ternehmen mit bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten zum Ende des Vorjahres. DieU2-Umlage ist für alle Mitarbeiter unabhängig von der Betriebsgröße zuermitteln und an die Krankenkasse des Arbeitnehmers abzuführen. Beitrags-pflichtig ist nur der Arbeitgeber. Zu prüfen ist auch, ob der Arbeitgeber derKünstlersozialversicherung unterliegt und ggf. sind die Beiträge in die Arbeit-geberbelastung mit aufzunehmen.

Tipp:

Jubiläumszuwendungen können anlässlich eines Arbeitnehmer- oder Arbeit-geberjubiläums gezahlt werden. Mit dem Wegfall der Freibeträge könnensomit auch Jubiläumszuwendungen nach 3 oder 5 oder 8 oder 10 oder 20Jahren gezahlt werden. Eine Beschränkung für die Anwendung der Fünftel-Methode ist nicht vorgesehen.

Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen? 6

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7 Wer erhält welche Lohnabzüge und wiesind diese zu melden?

Die Abzüge vom Bruttoarbeitslohn lassen sich in drei Gruppen einteilen.

Zur ersten Gruppe, den steuerrechtlichen Abzügen, gehören die Lohnsteuer, dieKirchensteuer, der Solidaritätszuschlag sowie die Pauschalsteuern. Danebengibt es regionale Besonderheiten wie den Kammerbeitrag (Saarland, Bremen)und das Kirchgeld bzw. die Mindestkirchensteuer.

In der zweiten Gruppe sind die sozialversicherungsrechtlichen Abzüge vomBruttolohn zusammengefasst. Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung,zur Rentenversicherung und zur Arbeitslosenversicherung gehören zu dieserGruppe. In diese Gruppe gehört auch der Zuschlag zur Pflegeversicherung. Istder Arbeitgeber aufgrund der Betriebsgröße verpflichtet, am Umlageverfahrenfür die Lohnfortzahlung (U1-Umlage) teilzunehmen, gehören die Umlage-Bei-träge sowie die Pflichtbeiträge zur U2-Umlage in diese Gruppe. Die vomArbeitgeber monatlich zu leistende Insolvenzumlage ist zwar keine Sozialver-sicherung im engeren Sinne, da die Beiträge jedoch zusammen mit den Sozial-versicherungen zu melden sind, können Sie verfahrenstechnisch der Gruppe derSozialversicherungsbeiträge zugeordnet werden.

Eine dritte Gruppe sind die Beiträge zur Berufsgenossenschaft (BG) und zurZusatzversorgung im Baugewerbe bzw. Baunebengewerbe (Handwerk). DieBeiträge zur BG werden einmal jährlich in Form einer Kostenumlage erhoben.Die Beiträge zur Zusatzversorgung stellen steuerpflichtige Aufwendungen desArbeitgebers dar. Eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 20 % ist möglich.Beide Beiträge trägt der Arbeitgeber alleine zuzüglich der pauschalen Lohn-steuer für die Zahlungen an die Zusatzversorgungskasse. Die Schwerbehinder-tenabgabe wird ebenfalls jährlich in einem Umlageverfahren erhoben, soferndie Pflichtquote nicht erreicht wird. Sie ist nur vom Arbeitgeber zu tragen.

Alle Beiträge und Abgaben müssen den erhebenden Stellen (Krankenkasse,Finanzamt, BG, Integrationsamt, ZVK) in regelmäßigen Meldungen nachgewie-sen werden. Die Meldungen bzw. Nachweise sind elektronisch zu übermitteln.

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7.1 Was erhält das Finanzamt?Arbeitgeber sind verpflichtet, von jedem Arbeitnehmer die Lohn- und Kirchen-steuer vom Bruttolohn einzubehalten. Zusätzlich werden 5,5 % auf den Lohn-steuerbetrag als Solidaritätszuschlag erhoben. Dieser Betrag wird ebenfallsvom Bruttolohn abgezogen. Außerdem ist der Arbeitgeber verpflichtet, diepauschalen Lohnsteuern für begünstigte Bezüge zu ermitteln und an daszuständige Finanzamt abzuführen.

7.1.1 Lohnsteueranmeldung mit ELSTER erstellenVon den Arbeitnehmern einbehaltene Steuern und der Solidaritätszuschlagsind regelmäßig dem Finanzamt mitzuteilen und in einer Summe zu über-weisen. Die kumulierten Werte für alle Mitarbeiter sind in einer so genanntenLohnsteueranmeldung dem Finanzamt mitzuteilen. Die pauschale Lohn- undKirchensteuer sind getrennt auf der Lohnsteueranmeldung auszuweisen. FürAbschlagszahlungen und Vorschüsse, die im folgenden Lohnabrechnungszeit-raum verrechnet werden, ist die Lohnsteuer erst bei der endgültigen Lohn-abrechnung einzubehalten und zu melden. In welcher Regelmäßigkeit dieMeldung an das Betriebsstätten Finanzamt abgegeben werden muss, hängtvon der Höhe der jährlich abzuführenden Lohnsteuer ab.

Fristen für die Lohnsteueranmeldung

Der Rhythmus, nach dem die Lohnsteuer dem Finanzamt gemeldet und abge-führt werden muss, ist abhängig von der Höhe des betrieblichen Lohnsteuer-aufkommens. Die Tabelle gibt eine Übersicht.

Meldefristen für die Lohnsteueranmeldung

Meldefrist Höhe des Lohnsteueraufkommens pro Jahr(Vorjahr)

Abgabetermin bis spätestens

Monatlich Mehr als 4.000 EUR 10. des Folgemonats

Vierteljährlich Zwischen 1.000 EUR und 4.000 EUR 10. April, 10. Juli,

10. Oktober, 10. Januar

Jährlich Bis 1.000 EUR 10. Januar

7 Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?

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Entstanden im vergangenen Kalenderjahr oder entstehen bei neuen Unterneh-men voraussichtlich im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 EURLohnsteuer, werden alle zu meldenden Steuern des gesamten Kalenderjahresin einer Lohnsteueranmeldung zusammengefasst. Abgabetermin für diese„Jahresmeldung“ ist spätestens der 10. Januar des folgenden Kalenderjahres.Lag oder liegt der Gesamtbetrag der einbehaltenen Lohnsteuer zwar über1.000 EUR, aber unter 4.000 EUR, so muss die Lohnsteueranmeldung vier-teljährlich erfolgen (vgl. § 41a EStG). Abgabetermin in diesem Fall ist jeweilsder 10. des dem Quartalsmonat folgenden Monats. Entstand im vergangenenKalenderjahr für alle Arbeitnehmer eine Lohnsteuersumme von mehr als4.000 EUR, muss die Lohnsteuer monatlich angemeldet werden und demFinanzamt bis zum 10. des Folgemonats überwiesen sein. Bei der Bestimmungdes Melderhythmus ist nur die Summe der Lohnsteuer maßgeblich. DieKirchensteuer und der Solidaritätszuschlag werden für die Berechnung derGrenzen nicht berücksichtigt.

Beispiel:

In einem Unternehmen sind im Vorjahr folgende steuerrechtlichen Gesamt-abzüge entstanden:

Steuer Summe gesamt

Gesamtlohnsteuersumme 2011 3.800 EUR

Kirchensteuersumme 2011 324 EUR

Solidaritätszuschlagssumme 2011 254 EUR

Gesamt 4.378 EUR

Der Lohnsteueranmelderhythmus für das Kalenderjahr 2012 ist das Quartal,da die Summe der Lohnsteuer im Vorjahr über 1.000 EUR, aber unter4.000 EUR liegt. Ein monatlicher Melderhythmus ist nicht möglich.

Bei einer monatlichen Entgeltabrechnung und quartalsweiser oder jährlicherLohnsteuermeldung ist die Lohnsteuer zwar monatlich einzubehalten, wirdjedoch erst zum Ende des Quartals bzw. des Jahres an das Finanzamtabgeführt.

Was erhält das Finanzamt? 7

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Lohnsteueranmeldung 2012

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43

- Bitte weiße Felder ausfüllen oder � ankreuzen und Hinweise auf der Rückseite beachten -

Unter-fallartSteuernummerFallart

Jan.

Feb.

März

April

Mai

Juni

Kalender-vierteljahr

Kalender-vierteljahr

Kalender-vierteljahr

Kalender-vierteljahr

I.

II.

III.

IV.

Juli

Aug.

Sept.

Okt.

Nov.

Dez.

6211

12 01

12 02

12 03

12 04

12 05

12 06

12 07

12 08

12 09

12 10

12 11

12 12

Zeile

Finanzamt

Eingangsstempel oder -datum

Arbeitgeber - Anschrift der Betriebsstätte - Telefonnummer - E-Mail

Anmeldungszeitraumbei monatlicher Abgabe bitte ankreuzen bei vierteljährlicherAbgabe

bitte ankreuzen

Berichtigte Anmeldung(falls ja, bitte eine „1“ eintragen).........Zahl der Arbeitnehmer (einschl.Aushilfs- und Teilzeitkräfte)................

EUR CtSumme der einzubehaltenden Lohnsteuer 1) 2)

Römisch-Katholische Kirchensteuer 1) 2)

abzüglich an Arbeitnehmer ausgezahltes Kindergeld

abzüglich Kürzungsbetrag für Besatzungsmitglieder von Handelsschiffen

Verbleiben 1)

Solidaritätszuschlag 1) 2)

Evangelische Kirchensteuer 1) 2)

Gesamtbetrag 1)

Ein Erstattungsbetrag wird auf das dem Finanzamt benannte Konto überwiesen, soweit der Betragnicht mit Steuerschulden verrechnet wird.Verrechnung des Erstattungsbetrags erwünscht/Erstattungsbetrag ist abgetreten(falls ja, bitte eine „1“ eintragen) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Geben Sie bitte die Verrechnungswünsche auf einem besonderen Blatt oder auf dem beim Finanzamterhältlichen Vordruck „Verrechnungsantrag“ an.Die Einzugsermächtigung wird ausnahmsweise (z.B. wegen Verrechnungswünschen)für diesen Anmeldungszeitraum widerrufen (falls ja, bitte eine „1“ eintragen) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Ein ggf. verbleibender Restbetrag ist gesondert zu entrichten.

Datum, Unterschrift

Hinweis nach den Vorschriften der Datenschutzgesetze:Die mit der Steueranmeldung angeforderten Daten werden auf Grund der §§ 149 ff. derAbgabenordnung und des § 41a des Einkommensteuergesetzes erhoben.Die Angabe der Telefonnummer und der E-Mail-Adresse ist freiwillig.Vom Finanzamt auszufüllen

Bearbeitungshinweis1. Die aufgeführten Daten sind mit Hilfe des geprüften und

genehmigten Programms sowie ggf. unter Berücksichtigungder gespeicherten Daten maschinell zu verarbeiten.

2. Die weitere Bearbeitung richtet sich nach den Ergebnissender maschinellen Verarbeitung.

Datum, Namenszeichen/Unterschrift

Kontrollzahl und/oder Datenerfassungsvermerk

Kalender-jahr

bei jährlicher Abgabe bitteankreuzen

1) Negativen Beträgen ist ein Minuszeichen voranzustellen2) Nach Abzug der im Lohnsteuer-Jahresausgleich erstatteten Beträge

Summe der pauschalen Lohnsteuer - ohne § 37b EStG - 1)

pauschale Kirchensteuer im vereinfachten Verfahren

Summe der pauschalen Lohnsteuer nach § 37b EStG 1)

201230Lohnsteuer-Anmeldung 2012

86

11 19

12

29

26

83

6261

494833

42

43

41

47

10

1219

44

1241

12421243

1244

6.11 - LStA - Lohnsteuer-Anmeldung 2012 -

Abb.: Lohnsteueranmeldung 2012

7 Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?

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Die Meldung der einbehaltenen Lohnsteuer ist nur noch elektronisch möglich.Verfügt das Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers bzw. der Rechner übereinen Internet-Zugang müssen die Daten direkt an die so genannte Clearing-stelle der Finanzbehörden gemeldet werden. Die Datenübertragung erfolgt ineinem verschlüsselten Format, für die Verschlüsselung müssen die Software-Anbieter sorgen. Die Verschlüsselung erfolgt nach einer von den Finanzbehör-den festgelegten Form – dem ELSTER-Verfahren. Es besteht zusätzlich dieMöglichkeit, über ein von den Finanzbehörden zur Verfügung gestelltes Pro-gramm die Lohnsteueranmeldung zu erstellen und diese online an die Clearing-stelle zu übertragen. Voraussetzung ist auch bei diesem Verfahren, dass einRechner mit einem Internetzugang vorhanden ist. Der Gesetzgeber sieht dieAnschaffung einer entsprechenden Ausstattung als zumutbare Belastung an.

Tipp:

Das Programm für die elektronische Steueranmeldung kann aus dem Inter-net kostenlos heruntergeladen werden (www.elsterformular.de). Vorausset-zung für die Nutzung ist ein PC mit einem Internetanschluss. Die Programm-CD-ROM kann auch bei jedem Finanzamt kostenlos bezogen werden.

Die elektronische Übermittlung der Steuerdaten erfordert eine Authentifizie-rung des Arbeitgebers. § 6 der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung sieht vor,dass eine vom Arbeitgeber oder dessen Bevollmächtigten unterschriebeneErklärung dem Finanzamt eingereicht wird. Die Erklärung entspricht der Ver-sicherung auf dem amtlichen Vordruck, dass alle Angaben vollständig undwahrheitsgemäß vorgenommen werden. Ein entsprechender Vordruck ist beiden Finanzämtern verfügbar und muss einmalig eingereicht werden. Seit 2010ist eine zusätzliche Authentifizierung erforderlich. Das für die Authentifizie-rung erforderliche Zertifikat muss vom Datenübermittler einmalig – möglichstfrühzeitig – im ELSTER-Online-Portal (www.elsteronline.de/eportal/) beantragtwerden. Ohne Authentifizierung ist eine elektronische Übermittlung der Lohn-steueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung 2011 nicht möglich. Werdendie Daten von einem Lohnbüro oder einem Steuerberater übermittelt, ist dieAuthentifizierung des Datenlieferanten erforderlich. Ein zusätzliches Zertifikatfür den Kunden oder Mandanten wird nicht benötigt.

Die Lohnsteueranmeldung muss bis zum 10. Tag des dem Meldezeitraumfolgenden Monats beim Betriebsstätten-Finanzamt eingegangen sein. Die

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Meldefrist ist zugleich die Zahlungsfrist, bis zu der die einbehaltenen Steuer-abzüge und der einbehaltene Solidaritätszuschlag beim Finanzamt eingegan-gen sein müssen. Es gibt jedoch für die Zahlung eine 3-tägige Schonfrist. Beiverspäteter Abführung entsteht entsprechend ein Säumniszuschlag. Der Säum-niszuschlag beträgt monatlich 1 % des rückständigen, auf 50 EUR abgerunde-ten Steuerschuldbetrags, also im Jahr 12 %. Für rückständige Beträge unter50 EUR entsteht kein Säumniszuschlag. Für die Berechnung des Säumnis-zuschlages wird immer auf volle 50 EUR zu Gunsten des Schuldners abge-rundet.

Keine Pflicht zur Übermittlung oder Abgabe einer Lohnsteuer-Anmeldungbesteht, wenn dem Betriebsstätten-Finanzamt mitgeteilt wurde, dass keineLohnsteuer einzubehalten oder zu übernehmen ist. Gleiches gilt, wenn nurArbeitnehmer beschäftigt werden, für die lediglich die 2 %-ige Pauschsteueran die Bundesknappschaft-Bahn-See abzuführen ist (geringfügig Beschäf-tigte).

Für jede Betriebsstätte und für jeden Anmeldezeitraum darf nur eine Lohn-steueranmeldung gemeldet werden. Entstehen nachträglich �nderungen, müs-sen diese in einer Korrekturmeldung sofort nach Bekanntwerden der �nderunggemeldet werden. Das heißt: Entsteht bei Quartalsmeldung in den beidenFolgemonaten eine �nderung, welche die Quartalsmeldung betrifft, ist dieseaußerhalb des Zyklus zu korrigieren. Muss beispielsweise die Lohnsteueranmel-dung des ersten Quartals im Mai korrigiert werden, so ist die korrigierteMeldung im Mai dem Finanzamt einzureichen. Durch die außerordentlicheKorrekturmeldung verschiebt sich jedoch nicht der Melderhythmus. Nach derKorrekturmeldung ist die „regelmäßige“ Meldung zum Quartalsende bzw. biszum 10. des Folgemonats abzugeben. Ergibt sich aus der korrigierten Meldungein Lohnsteuererstattungsanspruch, wird der Erstattungsbetrag dem Arbeit-geberkonto gutgeschrieben; Nachzahlungen müssen sofort mit der Meldunggeleistet werden.

Auf der Lohnsteueranmeldung sind zahlreiche Pflichtangaben vorzunehmen. Zuden wichtigsten Angaben einer vollständigen Meldung gehören:

Steuernummer des Unternehmens

Jeder Arbeitgeber bzw. jede Betriebsstätte erhält vom zuständigen Betriebs-stätten Finanzamt eine Steuernummer. Diese wird automatisch mit der An-meldung der Betriebsstätte vergeben und ist in jedem Fall auf der Lohnsteuer-anmeldung zu melden. Wurde die Steuernummer noch nicht vergeben, ist eine

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Zuteilung der Steuernummer beim zuständigen örtlichen Finanzamt zu bean-tragen.

Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer

In dieses Feld ist die Anzahl der Arbeitnehmer einzutragen, die zum Zeitpunktder Meldung beschäftigt werden. Tritt ein Mitarbeiter während des Melde-zeitraums aus, ist dieser in der Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer noch zuberücksichtigen. Zu den beschäftigten Arbeitnehmern zählen Aushilfen ebensowie Auszubildende und Praktikanten. Nicht gemeldet werden passive Mitarbei-ter, die beispielsweise in Elternzeit oder beim Wehrdienst sind.

Berichtigung der Anmeldung

Ergeben sich nach Abgabe der Lohnsteueranmeldung �nderungen in den Lohn-abrechnungen, die Auswirkungen auf die Lohnsteuer haben, ist eine berichtigteMeldung für den entsprechenden Zeitraum abzugeben. Die berichtigte Mel-dung wird durch eine 1 im Feld 10 (Zeile 15) besonders gekennzeichnet. Auf derberichtigten Meldung sind nochmals alle korrigierten Angaben für den Melde-zeitraum einzutragen – nicht nur die Korrekturwerte. Müssen aufgrund geän-derter Lohnabrechnungen mehrere Meldezeiträume korrigiert werden, ist fürjeden Meldezeitraum eine gesonderte korrigierte Meldung einzureichen. Ent-steht aus der Korrektur eine höhere Steuerschuld als aus der ursprünglichenMeldung, ist die Nachzahlung mit der korrigierten Meldung abzuführen.

Lohnsteuer

Die auf den Arbeitslohn erhobene Lohnsteuer hängt im Wesentlichen von dreiGrößen ab – der Höhe des Arbeitslohnes, der Lohnsteuerklasse und deranzuwendenden Lohnsteuertabelle. In Zeile 18 der Anmeldung ist die pau-schale Lohnsteuer auszuweisen. Dabei ist es unerheblich, ob die pauschaleLohnsteuer vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer getragen wird. In Zeile 17sind die Summen der einbehaltenen Lohnsteuer auf laufende und sonstigeBezüge auszuweisen. Ist die Lohnsteuer vierteljährlich oder jährlich demFinanzamt zu melden, ist unter der Position 42 die Lohnsteuersumme allerArbeitnehmer der letzten drei Monate bzw. des vergangenen Kalenderjahresanzugeben.

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Kindergeld

Das Kindergeld wird von der Kindergeldkasse ausgezahlt. Eine Ausnahme vonder Befreiung der Kindergeldzahlung besteht für den öffentlichen Dienst.Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst erhalten auch 2012 von ihrem Arbeit-geber das Kindergeld ausbezahlt.

Solidaritätszuschlag

In Zeile 23 der Lohnsteueranmeldung ist die Summe des von allen Arbeitneh-mern einbehaltenen Solidaritätszuschlags anzuweisen. Der Solidaritäts-zuschlag ergibt sich als 5,5-%-Aufschlag auf den Lohnsteuerbetrag. Bei derErmittlung des Solidaritätszuschlages sind jedoch Kinderfreibeträge und derAltersentlastungsbetrag zu berücksichtigen. Außerdem besteht eine Freigrenze(81 EUR/162 EUR) und eine Gleitregelung bei Überschreitung der Freigrenze(vgl. Kapitel 4.8 (siehe S. 219)). Für sonstige Bezüge gilt, dass der Solidaritäts-zuschlag grundsätzlich 5,5 % der Lohnsteuer auf den steuerpflichtigen Teil deseinmaligen Bezuges ausmacht. Kinderfreibeträge und der Altersentlastungs-betrag werden bei sonstigen Bezügen nicht berücksichtigt.

Kirchensteuer

Kirchensteuer ist nur von den Arbeitnehmern einzubehalten, die einer steuer-berechtigten Religionsgemeinschaft angehören. Nicht alle Religionsgemein-schaften sind bundeseinheitlich zur Erhebung von Kirchensteuer berechtigt.Welche Religionsgemeinschaften im Bundesland des Arbeitgebers kirchen-steuerberechtigt sind, ist in den Zeilen 25 bis 31 auf der Lohnsteueranmeldungvermerkt. Gehört der Arbeitnehmer keiner kirchlichen Religionsgemeinschaftoder einer nicht steuerpflichtigen Religionsgemeinschaft an, ist er von derKirchensteuer befreit. In Zeile 24 ist die vom Arbeitgeber zu leistende pauschaleKirchensteuer anzugeben. Die pauschale Kirchensteuer darf nicht in denKirchensteuerbeträgen der Zeilen 25 bis 28 enthalten sein. Die Aufteilung derpauschalen Kirchensteuer auf die erhebungsberechtigten Glaubensgemein-schaften übernimmt die Finanzverwaltung.

Arbeiter-/Angestelltenkammerbeiträge

Eine steuerliche Besonderheit gilt in den Bundesländern Saarland und Bremen.In diesen Bundesländern sind die Arbeitgeber verpflichtet, von jedem Arbeit-nehmer einen Beitrag zur Arbeiter- bzw. Angestelltenkammer zu erheben. DerKammerbeitrag vom Arbeitgeber im Lohnabzugsverfahren einzubehalten und

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an das Betriebsstätten Finanzamt abzuführen und mit der Lohnsteueranmel-dung zu melden. Der Ausweis erfolgt in Zeile 32 der Lohnsteuer-Anmeldung.

Übermittlungspflicht

Eine Lohnsteueranmeldung ist selbst dann zu übertragen, wenn der Arbeitgeberin einem Lohnsteueranmeldezeitraum keine Lohnsteuer und keinen Solidari-tätszuschlag einbehält und selbst keine pauschale Lohnsteuer übernommenhat. In diesem Fall erklärt der Arbeitgeber in einer Nullanmeldung, dass erkeine Lohnsteuer für den Anmeldezeitraum einbehalten hat. Die Nullanmel-dung kann entfallen, wenn der Arbeitgeber zukünftig keine Arbeitnehmerbeschäftigt und dies dem Finanzamt schriftlich mitteilt.

7.1.2 �nderungen von Besteuerungsmerkmalen aus ELStAMübernehmen

Ab dem Jahr 2013 ist die Finanzverwaltung für die Übermittlung der zurBesteuerung des Arbeitnehmers notwendigen Merkmale zuständig. Alle fürdie Besteuerung der Arbeitnehmer erforderlichen Daten sollen bis dahin beimBundeszentralamt für Steuern (BZSt) aktuell gespeichert sein. Sobald einMitarbeiter eine neue Arbeitsstelle antritt und lohnsteuerpflichtig ist, über-nimmt der Arbeitgeber aus der Datenbank des BZSt die notwendigen Daten insein Abrechnungsprogramm. Für die Übernahme meldet der Arbeitgeber zu-nächst das Beschäftigungsverhältnis mit einer Meldeliste dem BZSt. Die Über-mittlung der Daten erfolgt nach einer Prüfung des BZSt bis spätestens fünfTage nach der Anmeldung.

Sind im laufenden Abrechnungsmonat Mitarbeiter ausgeschieden oder habensich sonstige steuerrechtliche �nderungen ergeben, sind diese Angaben miteiner Meldeliste an die ELStAM-Datenbank zu übermitteln. Für den Abruf bzw.die Übermittlung der Daten muss sich der Arbeitgeber an der ELStAM-Daten-bank anmelden. Als Authentifizierung sind die Steuernummer der Betriebs-stätte und das Elster-Zertifikat zu übermitteln.

Wichtig:

Keine Datenübermittlung bzw. Datenabrufe sind für geringfügig Beschäf-tigte Arbeitnehmer, deren Arbeitslohn pauschal versteuert wird (Mini-Job-ber), vorzunehmen. Führt ein Dritter, z.B. Steuerberater oder Lohnbüro die

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Meldung bzw. den Datenabruf durch, muss dieser neben seiner eigenenAuthentifizierung über Steuernummer und Zertifikat auch die Angaben desArbeitgebers übermitteln. Dabei ist ein eigenes Zertifikat des Arbeitgebersnicht erforderlich.

Damit ggf. weitere Arbeitgeber die Steuerdaten für einen Mitarbeiter aus derELStAM-Datenbank abrufen können, muss der Arbeitgeber neben der Steuer-ID, Geburtsdatum, unter anderem den Beginn bzw. das Ende der Beschäfti-gung und das Merkmal „Hauptarbeitgeber“ für neue Mitarbeiter melden. Ohnedie Angabe, ob es sich um ein erstes oder weiteres Beschäftigungsverhältnishandelt, wird immer eine Zweitbeschäftigung mit Steuerklasse VI unterstellt.Übermittelt der Arbeitgeber das Merkmal Hauptarbeitgeber kann in der ELS-tAM-Datenbank eine Steuerklasse I – V gespeichert werden bzw. wird an denArbeitgeber zurückgemeldet. Hat der Arbeitnehmer weitere Beschäftigungs-verhältnisse, erhalten diese Arbeitgeber beim nächsten Datenabruf auto-matisch die Steuerklasse VI übermittelt. Gilt für einen Arbeitnehmer aufgrundvon �nderungen in den persönlichen Verhältnissen eine andere Steuerklasse,muss der Arbeitnehmer dies dem zuständigen Finanzamt melden. Meldet derArbeitnehmer die Veränderung nicht, führt die Finanzverwaltung nach Mel-dung von Gemeinden und Behörden selbstständig eine �nderung der ELStAM-Daten durch.

Scheidet ein Arbeitnehmer im oder zum Ende des Abrechnungsmonats aus demUnternehmen aus, muss der Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Dienst-leister den Arbeitnehmer bei der ELStAM-Datenbank abmelden. Die Abmeldungbeinhaltet neben dem Enddatum der Beschäftigung, die Steuer-ID und desGeburtsdatum des Mitarbeiters auch die Steuernummer und Authentifizierungdes Arbeitgebers. Als Rückmeldung erhält der Arbeitgeber eine Abmeldebestä-tigung. Verstirbt der Arbeitnehmer, wird das Sterbedatum von der Gemeinde andie ELStAM-Datenbank übermittelt. Der Arbeitgeber erhält bei der Protokoll-abholung die Rückmeldung, dass kein Datenabruf für den ehemaligen Mit-arbeiter mehr möglich ist.

Achtung:

Erhält der Arbeitnehmer nach einer Abmeldung noch Arbeitslohn (z.B.Nachzahlung oder Korrekturabrechnung), ist eine Versteuerung nachSteuerklasse VI vorzunehmen.

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�nderungen an den Besteuerungsmerkmalen der Mitarbeiter werden durch sogenannte „�nderungslisten“ an die Arbeitgeber übermittelt. Dies bedingt, dassmöglichst monatlich vor der Lohnabrechnung eine ggf. vorhandene �nderungs-liste in das Lohnabrechnungsprogramm übernommen wird. Die Abholung mussaktiv durch den Arbeitgeber erfolgen – ein Informationsdienst ist nicht geplant.Bestandteil der „�nderungsdatei“ ist eine Versionsnummer und für jeden�nderungssatz ein Gültigkeitsdatum. Ergeben sich rückwirkende �nderungenwird dies zu einer Aufrollung der Lohnabrechnung für zurückliegende Monateführen.

Wichtig:

Das ELStA-Verfahren soll ab November 2012 in einem Pilotverfahren getes-tet werden. Ab 1.1.2013 wird das Verfahren für alle Arbeitgeber verpflich-tend. In 2012 gelten zunächst für den Lohnsteuerabzug die Eintragungenauf der Lohnsteuerkarte 2010 weiter fort. Wurden zwischenzeitliche �nde-rungen durch den Mitarbeiter beim Finanzamt geltend gemacht, ist dieErsatzbescheinigung für den Lohnsteuerabzug maßgeblich. Die Ersatz-bescheinigung enthält auch eventuelle �nderungen in Kinderfreibeträgen,Lohnsteuerfreibeträgen oder ein Steuerklassenwechsel.

7.2 Was ist der Krankenkasse zu melden?Die im Zuge der Entgeltabrechnung ermittelten Beiträge zur Kranken-, Pflege-,Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die Umlagen sind regelmäßig denAnnahmestellen der Krankenkassen zu melden. Dabei ist zu beachten, dass derStichtag für die Meldung und die Bezahlung der Beiträge auseinanderfallen.

7.2.1 Ermittlung der BeitragsschuldMit dem Gesetz zur vorgezogenen Beitragsfälligkeit vom 3.8.2005 wurde dieFälligkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrags neu geregelt. Durch die Neu-regelung ist der voraussichtliche Gesamtsozialversicherungsbeitrag bis spä-testens am drittletzten Banktag des Abrechnungsmonats an die Krankenkassenzu überweisen. Zur Überprüfung der Zahlung müssen die so genannten Bei-tragsnachweise 2 Arbeitstage vor der Zahlungsfälligkeit bei den Annahme-stellen der Krankenkassen eingegangen sein. Der zum drittletzten Banktagfällige Gesamtsozialversicherungsbeitrag enthält:

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J die voraussichtliche Beiträge aller Sozialversicherungszweige für den ge-samten laufenden Abrechnungsmonat und

J die verbleibende Restzahlung aus dem Vormonat.

Die Problematik dieser Regelung liegt in der Ermittlung der „voraussichtlichen“Höhe der Beitragsschuld für den gesamten Abrechnungsmonat. Nach dergesetzlichen Regelung ist die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld so zubemessen, dass eine Restzahlung im Folgemonat 10 % der ursprünglichenBeitragsschuld nicht übersteigt. Dies führt zu einer „Schätzung“ der Beitrags-schuld zum Zeitpunkt der Entgeltabrechnung. Die Schätzung basiert auf demvoraussichtlichen beitragspflichtigen Arbeitsentgelt für den laufenden Monat.In die Schätzung müssen alle voraussichtlichen laufenden Bezüge und Ein-malzahlungen bis zum Monatsende einbezogen werden. Für Mitarbeiter, dienach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden, ist das Arbeitsentgelt für dieSollarbeitszeit sowie bereits bekannte Mehrarbeit der Schätzung zu Grunde zulegen. Auch alle variablen Entgeltbestandteile, wie Umsatzprämien oder Boni,die zum Monatsende fließen, sind für die Schätzung zu berücksichtigen. DieRegelung führt in vielen Fällen zu einer vorgezogenen „Pro-Forma-Abrech-nung“ zur Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge. In einem zweiten Ab-rechnungslauf werden dann die tatsächlichen Beiträge zu den Sozialversiche-rungen und die Differenzen zu den gemeldeten Beiträgen ermittelt. DieseDifferenzen sind dann auf den Folgemonat vorzutragen und in die „Schätzung“des Folgemonats einzubeziehen. Die Schätzung der Beiträge entfällt in derRegel wenn nur Gehälter und fixe sonstige Bezüge bezahlt werden. In diesemFall wird die Entgeltabrechnung bereits zwei Arbeitstage vor dem drittletztenBanktag durchgeführt und die sich ergebenden tatsächlichen Beiträge gemel-det.

Achtung:

Die Berechnungsgrundlagen, nach denen die voraussichtliche Gesamtsozial-versicherungsbeitragsschuld ermittelt wird, sind zu dokumentieren. Sie sindunter anderem Gegenstand einer Prüfung durch die Sozialversicherungs-träger. Wird die voraussichtliche Beitragsschuld fahrlässig zu niedrig „ge-schätzt“, können Säumniszuschläge festgesetzt werden.

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Vereinfachtes Schätzverfahren

Bei monatlich schwankenden Bezügen gibt es eine Vereinfachungsregelung fürdie Ermittlung der Beitragsschuld. Unternehmen mit einem regelmäßigenMitarbeiterwechsel oder variablen Entgeltbestandteilen können als „Schät-zung“ des laufenden Monats die „reale Abrechnung“ des Vormonats ansetzen.Ergeben sich zur Schätzung Abweichungen, sind diese in die Beitragsberech-nung des Folgemonats aufzunehmen. Die Spitzenverbände der Sozialversiche-rungen haben in einem Rundschreiben festgelegt, dass von „regelmäßigemMitarbeiterwechsel“ auszugehen ist, wenn im aktuellen Abrechnungsmonatund in den beiden vorangegangenen Monaten ein Eintritt oder Austritt statt-gefunden hat. Ein Wechsel zwischen Betriebsstätten wird dabei nicht alsMitarbeiterwechsel gesehen.

Als alternative Bedingung für die Anwendung der Vereinfachungsregelunghaben die Spitzenverbände die Zahlung von variablen Entgeltbestandteilengenannt. Unter variable Entgeltbestandteile fallen Zahlungen, die zusätzlichzu Löhnen oder Gehältern gezahlt werden und deren Höhe von Monat zuMonat schwankt. Beispiele können variable Zulagen, Zuschläge für Sonntags-,Feiertags- und Nachtarbeit oder Schichtzuschläge sein. Somit kann (muss abernicht) bei regelmäßiger Zahlung von Zuschlägen die Abrechnung des Vor-monats als „Schätzung“ für den aktuellen Abrechnungsmonat herangezogenwerden.

Tritt ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus und war er der einzige imUnternehmen, der bei dieser Krankenkasse versichert ist, muss bei einer Schät-zung im Folgemonat des Austritts ggf. nochmals ein Beitragsnachweis mitKorrekturen eingereicht werden.

Tipp:

Bestehen monatlich weitgehend gleiche Bezüge (z.B. nur Gehaltsempfän-ger) wird in aller Regel die vollständige Entgeltabrechnung zwischen dem22. und 24. des Monats durchgeführt. Die „geschätzten“ Beiträge entspre-chen in diesem Fall den korrekten Beiträgen. Entstehen nach der Entgelt-abrechnung nochmals �nderungen für den aktuellen Monat, sind diese imBeitragsnachweis des Folgemonats enthalten.

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7.2.2 Fälligkeit der BeiträgeSind mehrere Arbeitnehmer in der gleichen Krankenkasse versichert, sind derenkumulierte Beiträge bis zum drittletzten Banktag des laufenden Monats zuüberweisen. Die Meldung der Beiträge erfolgt mit dem Beitragsnachweis.Dieser ist zwei Arbeitstage vor der Zahlfrist der Annahmestelle einzureichen.Die Regelung gilt auch für Beiträge von geringfügig Beschäftigten, welche andie Bundesknappschaft-Bahn-See in Essen zu melden sind. Mit der Fälligkeitdes Gesamtsozialversicherungsbeitrags werden auch die vom Arbeitgeber zutragenden Umlagen (U1/U2-Umlage) und die Insolvenzumlage fällig. Aus derRegelung des drittletzten Bankarbeitstags für die Fälligkeit der Zahlung erge-ben sich für 2012 folgende Zahlungsfristen für die Beiträge zu den Sozial-versicherungen:

Meldefristen für die Beitragsnachweise 2012

Monat Fälligkeit Beitragsnachweis Fälligkeit der Beiträge

Januar 25.1. 27.1.

Februar 23.2. 27.2.

März 26.3. 28.3.

April 24.4. 26.4.

Mai 24.5. 29.5.

Juni 25.6. 27.6.

Juli 25.7. 27.7.

August 27.8. 29.8.

September 24.9. 26.9.

Oktober 25.10. 29.10.

November 26.11. 28.11.

Dezember 19.12. 21.12.

Tab.: Beitragsfälligkeitstermine in 2012

Zu den Fälligkeitsterminen sind auch die Beiträge der freiwillig in einergesetzlichen Krankenkasse versicherten Arbeitnehmer zu leisten und zu mel-den.

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7.2.3 Meldung der Sozialversicherungsbeiträge

Einzugsstelle aller Sozialversicherungsbeiträge ist die jeweilige Krankenkassedes Arbeitnehmers. Das heißt: Ist der Arbeitnehmer beispielsweise bei der AOKversichert, werden Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil für die Kranken- undPflegeversicherung, Renten- und Arbeitslosenversicherung an die AOK abge-führt. Die Krankenkassen überweisen anschließend die vereinnahmten Beiträgeanteilig an die Deutsche Rentenversicherung und an die Bundesagentur fürArbeit (Arbeitslosenversicherung) weiter.

Um die Beitragssumme an die anderen Sozialversicherungsträger weiterleitenzu können, benötigen die Krankenkassen die Aufteilung der Beitragssumme aufKranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Mitteilung er-folgt mit dem so genannten Beitragsnachweis. Ein Beitragsnachweis istmonatlich jeder Krankenkasse, an die Beiträge abgeführt werden, einzureichen.Die nachzuweisenden Beiträge setzen sich zusammen aus:

J dem geschätzten Beitrag des laufenden Monates pro Sozialversicherungs-zweig und

J der Differenz zwischen Schätzung und Endabrechnung des Vormonats.

War die Schätzung des Vormonats im Vergleich zur tatsächlichen Abrechnungzu niedrig, ist die Restschuld pro Versicherungszweig zusammen mit derSchätzung des laufenden Monats auszuweisen. War die Schätzung zu hoch,wird die Überzahlung vom aktuellen Beitragsnachweis abgezogen. War imUnternehmen nur ein Mitarbeiter bei der Krankenkasse versichert und trittdieser im laufenden Monat aus, so ist im nächsten Monat ein „Korrektur-Beitragsnachweis“ einzureichen. Führte die Schätzung zu einer Überzahlung,gilt der Beitragsnachweis mit negativen Werten als „Erstattungsantrag“. Sindfür den ausgeschiedenen Mitarbeiter noch Nachzahlungen zu leisten, ist derenFälligkeit die Zahlungsfrist im Folgemonat des Austritts.

Achtung:

Über- bzw. Unterzahlungen können nur eintreten, sofern die Sozialver-sicherungsbeiträge aufgrund einer fiktiven Abrechnung geschätzt werden.Wird die „endgültige“ Lohnabrechnung bereits am 21. des Monats durch-geführt, entstehen in der Regel keine Abweichungen. Diese können jedochbei Korrekturen von Lohnabrechnungen für Vormonate auftreten. Eine

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möglicherweise entstehende Restschuld ist in den Beitragsnachweisennicht getrennt ausgewiesen. Sie ist in den Summen des Folgemonatsenthalten.

Selbstzahler/Firmenzahler

Arbeitnehmer, die freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind,haben die Möglichkeit die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung selbstzu überweisen (Selbstzahler) oder der Arbeitgeber überweist und meldet dieBeiträge zusammen mit den Pflichtbeiträgen (Firmenzahler). Überweist derMitarbeiter die Beiträge selbst, sind der Krankenkasse nur die Renten undArbeitslosenversicherung für diesen Mitarbeiter auf dem Beitragsnachweis zumelden.

Privat Krankenversicherte

Für Arbeitnehmer, die in einer privatwirtschaftlichen Krankenversicherungkranken- und pflegeversichert sind, ist die zuständige Einzugsstelle der Bei-träge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung die Krankenkasse, die kraftGesetzes für die Krankenversicherung zuständig wäre. In der Regel ist es dieKrankenkasse, bei der der Arbeitnehmer zuletzt pflichtversichert war. Ist diesenicht bekannt, können die Beiträge an eine vom Arbeitgeber gewählte Kassegemeldet werden. Bei dieser Krankenkasse muss der Arbeitnehmer zuvorangemeldet sein (vgl. Kapitel 3.1 (siehe S. 32)).

Versorgungswerk

Ist der Arbeitnehmer in einem berufsständischen Versorgungswerk rentenver-sichert (z.B. Apothekerkammer, Architektenkammer, �rztekammer), muss beiprivater Krankenversicherung nur der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung dergesetzlichen Krankenkasse gemeldet und überwiesen werden. Ist der Arbeit-nehmer mit einer Rentenversicherung bei einem Versorgungswerk in einergesetzlichen Krankenkasse versichert (z.B. Barmer, Techniker etc.), ist dieKranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung an die Einzugsstelle der Kran-kenkasse zu melden und die Beiträge an diese Krankenkasse abzuführen. DerRentenversicherungsbeitrag fließt unter Angabe der Mitgliedsnummer derStändeversorgung zu. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick, welcheBeiträge der Krankenkasse zu melden sind.

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Kranken-/Pflegeversicherung bei Rentenversicherung bei Der Krankenkasseist zu melden

Gesetzliche Krankenkasse(pflicht- oder freiwillig versichert)

Deutsche Rentenversicherung KV-Beitrag

PV-Beitrag

RV-Beitrag

AV-Beitrag

Gesetzliche Krankenkasse(pflicht- oder freiwillig versichert)

Versorgungswerk KV-Beitrag

PV-Beitrag

AV-Beitrag

Privates Versicherungsunternehmen Deutsche Rentenversicherung RV-Beitrag

AV-Beitrag

Privates Versicherungsunternehmen Versorgungswerk AV-Beitrag

Tab.: Zuständige Annahmestelle für Sozialversicherungsbeiträge

Meldung des Sozialausgleichs

Mit dem Gesetz zur nachhaltigen und sozial ausgewogenen Finanzierung dergesetzlichen Krankenversicherung – kurz GKV-Finanzierungsgesetz – sollte dieBelastung durch den von den Krankenkassen erhobenen Zusatzbeitrag füreinkommensschwache Arbeitnehmer gemindert werden. Das Gesetz sieht dieDurchführung eines so genannten Sozialausgleichs direkt mit der Lohnabrech-nung durch den Arbeitgeber vor. Der Sozialausgleich soll die nicht mehreinkommensabhängigen Zusatzbeiträge der Krankenkassen dem Arbeitnehmerganz oder teilweise erstatten. Ein Sozialausgleich ist nach dem GKV-Finanzie-rungsgesetz dann vorzunehmen, wenn der durchschnittliche Zusatzbeitrag 2% des individuellen sozialversicherungspflichtigen Einkommens übersteigt. Derdurchschnittliche Zusatzbeitrag wurde vom Bundesministerium für Arbeit undSoziales für das Jahr 2012 auf 0 EUR festgesetzt. Somit kann der Zusatzbeitragniemals die individuelle Belastungsgrenze überschreiten und es ist in 2012 keinSozialausgleich durchzuführen.

Im April 2011 wurden bereits neue gemeinsame Grundsätze zum Beitrags-nachweis 2012 von den Spitzenverbänden der Krankenkassen verfasst. Obwohlder Sozialausgleich für 2012 nicht durchzuführen ist, wirken sich die �nderun-gen auf die Meldebestandteile des Beitragsnachweises aus.

Was ist der Krankenkasse zu melden? 7

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Ab 2012 sind in einem Beitragsnachweis der allgemeine und der ermäßigteKrankenversicherungsbeitrag sowohl mit als auch ohne Sozialausgleich ge-trennt auszuweisen.

Da die Durchführung des Sozialausgleichs aufgrund der Festlegung des durch-schnittlichen Zusatzbeitrags auf 0 EUR für 2012 entfällt, sind die Beiträge in2012 identisch.

7.2.4 Meldung der UmlagenZuständige Umlage-Krankenkasse

Alle Krankenkassen müssen sowohl das U1- wie auch das U2-Umlageverfahrenanbieten. Die Krankenkassen sind auch für den Einzug und die Abführung derInsolvenzumlage zuständig. Somit sind die Umlagen immer an die Krankenkasseabzuführen, bei der der Mitarbeiter kranken- und pflegeversichert ist. EineAusnahme besteht bei der Landwirtschaftlichen Krankenkasse (LKK). Für Mit-arbeiter, die bei der LKK krankenversichert sind, müssen die Umlagen an die AOKabgeführt werden. Für Mitarbeiter, die bei einer privaten Versicherung kranken-versichert sind (Privatversicherte), müssen die Umlagen an die letzte gesetzlicheKrankenkasse des Arbeitnehmers abgeführt werden. War der Arbeitnehmernoch nicht gesetzlich krankenversichert, kann der Arbeitgeber die Umlagekassewählen bzw. die Umlagen sind an die Krankenkasse zu entrichten, an welche dieRenten- und Arbeitslosenversicherung gemeldet wird. Mit der Neuregelung dergeringfügigen Beschäftigung wurde auch die Zuständigkeit der Umlagen fürAushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte) neu geregelt. Zuständig für dieEntgegennahme der Umlagen und alle Meldungen für diesen Mitarbeiterkreis istdie Zweigstelle der Bundesknappschaft in Essen (Minijob-Zentrale). Die fol-gende Tabelle gibt nochmals einen Überblick über die zuständige Krankenkasse:

Arbeitnehmer krankenversichertbei

U1-Umlage U2-Umlage Insolvenzumlage

Arbeiter Angestell-ter Auszubildender

Ersatzkasse (z.B.Barmer Ersatzkasse)

Barmer Ersatz-kasse

Barmer Ersatz-kasse

Barmer Ersatz-kasse

Arbeiter Angestell-ter Auszubildender

AOK AOK AOK AOK

Arbeiter Angestell-ter Auszubildender

Private Krankenver-sicherung

Letzte gesetzli-che Kranken-kasse sonst freieKassenwahldurch AG

Letzte gesetzlicheKrankenkassesonst freie Kas-senwahl durch AG

Letzte gesetzlicheKrankenkassesonst freie Kassen-wahl durch AG

7 Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?

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Arbeitnehmer krankenversichertbei

U1-Umlage U2-Umlage Insolvenzumlage

Arbeiter Angestell-ter Auszubildender

Betriebskranken-kasse (BKK)

Betriebskran-kenkasse (BKK)

Betriebskranken-kasse (BKK)

Betriebskranken-kasse (BKK)

Arbeiter Angestell-ter Auszubildender

LandwirtschaftlicheKrankenkasse (LKK)

AOK AOK AOK

Aushilfe TechnikerKrankenkasse

Bundesknapp-schaft Essen

Bundesknapp-schaft Essen

Bundesknapp-schaft Essen

Tab.: Zuständige Einzugsstelle für Umlagen

Achtung:

Die Umlage U1 ist nur dann zu entrichten, wenn das Unternehmen aufgrundseiner Betriebsgröße (bis 30 Vollzeitarbeitnehmer) am Umlageverfahrenteilnehmen muss. Die U2-Umlage ist von allen Betrieben – unabhängig vonder Betriebsgröße zu entrichten. Die Insolvenzumlage ist ebenfalls von allenBetrieben mit Ausnahme der öffentlich rechtlichen Betriebe und von pri-vaten Haushalten zu entrichten.

Die Umlagebeträge zur U1/U2-Umlage und die Insolvenzumlage sind auf demBeitragsnachweis den Krankenkassen zu melden. Ein besonderer Vermerk inden Meldungen zur Sozialversicherung ist nicht erforderlich.

7.2.5 Übermittlung der BeitragsnachweiseDie einbehaltenen Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosen-versicherung sind bis zum drittletzten Banktag im Monat den Krankenkassen zuüberweisen. Die Übermittlung des Beitragsnachweises muss mindestens zweiArbeitstage vor dem drittletzten Banktag erfolgen. Die Datenübertragungerfolgt in der Regel direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm. Bei manu-eller Abrechnung oder als Alternative zum Abrechnungsprogramm stellt dieInformationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenkassen (ITSG)ein kostenloses Programm für die Erfassung und Übermittlung der Beitrags-nachweise zur Verfügung. Das Programm mit Namen sv.net wird kostenlos imInternet bereitgestellt (www.itsg.de). Für die verschlüsselte Datenübermittlungist ein Zertifikat von einem so genannten Trustcenter erforderlich. Das Zertifi-kat muss schriftlich bzw. via E-Mail bei der ITSG beantragt werden und ist in

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das Datenübermittlungsprogramm einzuspielen. Zuvor sind eine Anmeldungund eine Zertifizierungsverfahren von den Datenlieferanten zu durchlaufen.

Es gibt für jeden Krankenkassentyp (AOK, BKK, Ersatzkassen etc.) eine eigeneAnnahmestelle für die Entgegennahme der Datei mit den Beitragsnachweisen.Die Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) unterhält zusätzlich eine eigeneAnnahmestelle. Die Tabelle gibt eine Übersicht der Annahmestellen und Mail-adressen für die Beitragsnachweise.

Übersicht der Annahmestellen für Beitragsnachweise und Sozialversiche-rungsmeldungen

Kassenart Annahmestelle Mailadresse

Ersatzkassen VdAK [email protected]

Betriebskrankenkassen (BKK) Bundesverband der BKK [email protected]

Bundesknappschaft Bundesknappschaft [email protected]

AOK Landesverband 8 Annahmestel-len bundesweit

[email protected]

IKK Landesverband [email protected]

See Kasse See Kasse [email protected]

Die E-Mail an die Annahmestelle muss eine Auftragssatzdatei und ein Nutz-datendatei enthalten. Sind diese nicht im richtigen Format angefügt, kann dieMeldung nicht verarbeitet werden.

Aufbau des Beitragsnachweises

Im Beitragsnachweis sind nach Beitragsgruppen (1000, 0100, 0020 etc.)getrennt die Gesamtsummen der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosen-versicherung auszuweisen. Die Gesamtsummen setzen sich aus den Arbeitneh-mer- und den Arbeitgeberanteilen zusammen. Bei einer manuellen Meldungder Beiträge über eine Ausfüllhilfe wie sv.net sind folgende Angaben auf demBeitragsnachweis erforderlich.

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Muster: Beitragsnachweis 2012

Abb.: Muster – Beitragsnachweis 2012

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Tipp:

Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenkassen(ITSG) stellt kostenlos ein Programm zur Erstellung und Übertragung vonBeitragsnachweisen bereit. Das Programm kann bei jeder AOK oder direkt beider ITSG (Daimlerstraße 11, 63110 Rodgau-Weiskirchen) bestellt werden.Ein Download über das Internet ist ebenfalls möglich (www.itsg.de). SV.netist jedoch kein Ersatz für ein Entgeltabrechnungsprogramm. Die Entgeltesowie die Sozialversicherungs- und Steueranteile werden nicht errechnet.Das Produkt bietet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, Beitragsnachweise zuerstellen und an die Krankenkassen zu übermitteln.

Betriebsnummer

Bei Meldungen an die AOK, IKK oder BKK ist in dieses Feld die Betriebsnummerder Firma einzutragen, die von der Agentur für Arbeit vergeben wurde. DieBetriebsnummer erhält der Arbeitgeber bei der Gewerbeanmeldung von derAgentur für Arbeit.

Dauer-Betragsnachweis

Ergeben sich monatlich immer wiederkehrende gleiche Zahlungen, besteht dieMöglichkeit, den Beitragsnachweis als Dauer-Beitragsnachweis zu kennzeich-nen. Der Nachweis gilt für zukünftige Monate so lange, bis er durch erneuteEinsendung eines Beitragsnachweises außer Kraft gesetzt wird. Weiß derLohnabrechnende, dass zukünftig über mehrere Monate gleiche Gehältergezahlt werden und somit gleichbleibende Beitragsnachweise entstehen, kannder Beitragsnachweis als Dauer-Beitragsnachweis gekennzeichnet werden. Esist dann so lange kein Beitragsnachweis einzureichen, wie sich die Höhe derZahlung nicht ändert.

Korrektur Beitragsnachweis

Durch die Einführung des Gesundheitsfonds müssen bei Korrekturen der Ent-geltabrechnungen vor 2009, die Auswirkungen auf die Sozialversicherungs-beiträge haben, Korrekturbeitragsnachweise erstellt werden. Muss die Entgelt-abrechnung eines Mitarbeiters vor 2009 nachträglich geändert werden,entstehen in der Regel korrigierte Sozialversicherungswerte und somit ist eingeänderter Beitragsnachweis für diesen Zeitraum erforderlich. Beiträge für

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Zeiten vor 2009 dürfen nicht in den laufenden Beitragsnachweis aufgenom-men werden. Vielmehr sind sie unter Angabe des betreffenden Monats ineinem „Korrektur-Beitragsnachweis“ gesondert nachzuweisen. Dabei dürfenauch mehrere korrigierte Monate selbst jahresübergreifend in einem Korrek-tur-Beitragsnachweis zusammengefasst werden (zum Beispiel 1.10.2007 bis31.12.2008). Ein Korrektur-Beitragsnachweis ist auch bei Anwendung derMärzklausel zu erstellen (siehe Kapitel 6.1.2 (siehe S. 345)).

Die Regelung des Korrektur-Beitragsnachweises gilt auch für Restschuld-Bei-träge aus Dezember 2008. Entstehen bei der Entgeltabrechnung für Dezember2008 Differenzen zur Beitragsschätzung, sind die entsprechenden Restbeiträgezwar am drittletzten Bankarbeitstag des Monats Januar 2009 fällig, da es sichjedoch um Beiträge handelt, die der Entgeltabrechnung Dezember 2008 zu-zuordnen sind, ist für diese (Restbeiträge) ein Korrekturbeitragsnachweisabzugeben.

Achtung:

Sind lediglich Renten- und/oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge für Zei-ten vor 2009 korrigiert, ist kein Korrekturbeitragsnachweis abzugeben. DieseBeiträge können wie vor 2009 in dem Beitragsnachweis des laufendenAbrechnungsmonats aufgeführt werden. Korrekturbeitragsnachweise sindnicht grundsätzlich bei Korrekturen in Vormonaten einzureichen. Bei Kor-rekturen in Vormonaten ist der Korrekturbetrag mit dem aktuellen Beitrags-nachweis zu verrechnen. Der Korrekturbeitragsnachweis ist einmalig für denÜbergang zum Gesundheitsfonds geschaffen worden.

Beiträge zur Krankenversicherung

In das Feld „Allgemeiner Beitrag – 1000“ ist vom Lohnabrechnenden dieGesamtsumme der Krankenversicherungsbeiträge aller Arbeitnehmer, die inder jeweiligen Krankenkasse versichert sind, einzutragen. In diesem Feld sindalso nicht nur die Summen der Arbeitnehmeranteile, sondern auch die Arbeit-geberanteile kumuliert anzugeben. Unter „Allgemeiner Beitrag“ sind jedoch nurdie Pflichtbeiträge auszuweisen. Die Beiträge von Arbeitnehmern, die freiwilligbei dieser gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, müssen getrennt am Endedes Beitragsnachweises im Feld „Beiträge zur Krankenversicherung für freiwil-lig Krankenversicherte“ ausgewiesen werden. Diese Beiträge dürfen nicht imFeld „Allgemeiner Beitrag“ enthalten sein. Bei einem Arbeitsentgelt zwischen

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400,01 EUR und 800,00 EUR trägt der Arbeitgeber einen höheren Beitrags-anteil als der Arbeitnehmer. Der Gesamtbeitrag ist in der Zeile „AllgemeinerBeitrag – 1000“ auszuweisen.

Beiträge von Arbeitnehmern, die dem erhöhten Beitragssatz in der Kranken-versicherung unterliegen, sind getrennt im Feld „Erhöhter Beitrag – 2000“auszuweisen. Der erhöhte Beitrag ist für alle Arbeitnehmer ohne oder ohne denvollen Anspruch auf 42 Tage Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu entrichten.56

Gilt für einen Arbeitnehmer der ermäßigte Beitragssatz, ist die Summe ausArbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil in das Feld „Ermäßigter Beitrag – 3000“einzutragen. Ermäßigten Beiträgen unterliegen Arbeitnehmer, die keinen An-spruch auf Krankengeld nach Ablauf der Lohnfortzahlung haben (vgl. Kapi-tel 2.2 (siehe S. 79)).

Beiträge zur Pflegeversicherung

Die Summe aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Pflegeversicherungist im Feld „Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung – 0001“ anzugeben. Indieser Zeile sind jedoch nur die Pflichtbeiträge einzutragen. Arbeitnehmer, diefreiwillig in der gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, entrichten freiwil-lige Beiträge zur Pflegeversicherung. Diese sind getrennt am Ende des Beitrags-nachweises auszuweisen.

Unter der Beitragsgruppe 0001 ist auch der Gesamtbeitrag zur Pflegeversiche-rung für Arbeitsentgelte in der Gleitzone (400,01 EUR bis 800,00 EUR) aus-zuweisen. Das Feld enthält auch den Beitragszuschlag zur Pflegeversicherungfür Arbeitnehmer ohne leibliche Kinder (0,25 %).

Beiträge zur Rentenversicherung

Von Arbeitern, Auszubildenden und Angestellten sind die einbehaltenen Bei-träge zur gesetzlichen Rentenversicherung zusammen mit dem Arbeitgeber-anteil unter „Rentenversicherung für Arbeiter – 0100“ einzutragen. Die Ge-samtsumme aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil wird von derKrankenkasse an die Deutsche Rentenversicherung weitergeleitet. Auch dieBeiträge von Arbeitsentgelten in der Gleitzone (400,01 EUR bis 800,00 EUR)sind unter der Beitragsgruppe 0100 auszuweisen.

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56 Der erhöhte Beitrag zur Krankenversicherung ist zum 1.1.2009 entfallen.

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Ist aufgrund des Status des Arbeitnehmers nur der Arbeitgeberanteil zurRentenversicherung zu entrichten (z.B. für in Vollzeit beschäftigte Arbeitneh-mer über 65 Jahre), sind diese „halben Beiträge“ getrennt in der Zeile 0300auszuweisen (vgl. Kapitel 3.1 (siehe S. 32)). Die Beiträge dürfen nicht in denBeiträgen für Arbeiter und Angestellte (Zeile 0100) enthalten sein.

Achtung:

Bei der Zeile 0300 handelt es sich nicht generell um den Arbeitgeberanteilder Beiträge zur Rentenversicherung, sondern um die Arbeitgeberbeiträge,wenn keine Arbeitnehmeranteile entstehen.

Die pauschalen Beiträge für geringfügig Beschäftigte sind an die Bundesknapp-schaft in Essen (Minijob-Zentrale) zu melden. Für die Meldung ist der geson-derte „Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (einschließlich einheitli-cher Pauschalsteuer)“ zu verwenden.

Die Beiträge von Geringverdienern (Auszubildende) sind unter der Beitrags-gruppe 0100 auszuweisen, obwohl der Gesamtsozialversicherungsbeitrag vomArbeitgeber alleine getragen wird. Es ist also nicht wie bei Arbeitnehmern inVollzeit über 65 Jahre nur der Arbeitgeberanteil zu melden und zu entrichten.

Beiträge zur Bundesagentur für Arbeit

Die Summe aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Arbeitslosenversiche-rung ist im Feld „Bundesagentur für Arbeit – 0010“ einzutragen. Auch dieermäßigten Beiträge für Arbeitnehmer mit einem Arbeitsentgelt in der Gleit-zone sind unter der Beitragsgruppe 0010 auszuweisen.

Wie bei der Rentenversicherung kann nur der Arbeitgeber beitragspflichtig zurArbeitslosenversicherung sein – z.B. in Vollzeit beschäftigte Arbeitnehmerüber 65. Jahre. Für den Arbeitgeberanteil ist dann der halbe normale Beitragvom Arbeitsentgelt zu ermitteln. Bei einer ausschließlichen Beitragspflicht desArbeitgebers ist der Beitrag unter „Arbeitgeberanteil – 0020“ auf demBeitragsnachweis einzutragen. Unter der Beitragsgruppe 0020 sind auch dieBeiträge auszuweisen, die nur vom Arbeitnehmer erhoben werden. Wurde vor2008 ein Mitarbeiter mit 55 Jahren oder älter aus Arbeitslosigkeit eingestellt,besteht keine Beitragspflicht des Arbeitgebers – der Arbeitnehmer bleibt mitseinem (halben) Beitragssatz versicherungspflichtig in der Arbeitslosenver-

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sicherung. Dieser „Arbeitnehmeranteil“ zur Arbeitslosenversicherung ist inZeile 0020 getrennt auszuweisen und darf nicht in der Zeile 0010 enthaltensein.

Für Geringverdiener gilt wie bei der Rentenversicherung, dass der Arbeitgeberden vollen Beitrag (3,0 % des Arbeitsentgeltes) allein trägt. Der Beitrag ist inder Zeile „Bundesagentur für Arbeit – 0010“ auszuweisen. In der Zeile 0050 istdie kumulierte Insolvenzumlage für alle Mitarbeiter, die bei der Krankenkasseversichert sind, auszuweisen. Die Insolvenzumlage trägt ausschließlich derArbeitgeber.

Umlagen für Lohnfortzahlung (U1) und Mutterschutzaufwendungen (U2)

Ist der Arbeitgeber aufgrund der Anzahl beschäftigter Arbeitnehmer (bis zu30 Vollzeitbeschäftigte) berechtigt, am Ausgleichsverfahren U1 teilzunehmen,müssen von der Arbeitsentgeltsumme die Beiträge zu den Umlagen ermitteltwerden (siehe Kapitel 2.2 (siehe S. 20)). Unabhängig von der Anzahl Beschäf-tigter ist die U2-Umlage zu ermitteln und auf jedem Beitragsnachweis derKrankenkasse zu melden. Gemeldet wird die Umlage, die sich für diejenigenMitarbeiter ergibt, die bei der Krankenkasse versichert sind. Beispielsweisemüssen auf dem Beitragsnachweis an die Techniker Krankenkasse die U2- undgegebenenfalls die U1-Umlage für alle Mitarbeiter des Unternehmens, die beider Techniker Krankenkasse versichert sind, gemeldet werden. Für Mitarbeiter,die bei einem Versicherungsunternehmen privat krankenversichert sind, ist dieUmlage an die Kasse zu melden, die für die Renten- und Arbeitslosenver-sicherung zuständig ist – die letzte gesetzliche Krankenkasse des Arbeitneh-mers.

Beispiel:

Die 5 Mitarbeiter eines Unternehmens sind bei folgenden Krankenkassenversichert:

Mitarbeiter Krankenkasse RV-Entgelt

1) Gert Müller AOK 2.500 EUR

2) Rita Heller Techniker Krankenkasse 1.900 EUR

3) Lea Klein Schwenninger BKK 2.100 EUR

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Mitarbeiter Krankenkasse RV-Entgelt

4) Hinz Claasen AOK 1.600 EUR

5) Ralf Werner Techniker Krankenkasse 1.800 EUR

Der Umlagesatz der AOK in der U1-Umlage soll 2,1 %, in der U2-Umlage0,2 % betragen. Die Umlagesätze der BKK sollen im Beispiel bei U1 = 1,9 %und bei der U2 = 0,2 % liegen. Die Umlagesätze der Techniker Krankenkassebetragen im Beispiel U1 = 2,4 % und U2 = 0,2 %

Beurteilung

Auf dem Beitragsnachweis an die AOK sind die Beiträge der Mitarbeiter1 und 4 zu melden.

U1 (Entgeltsumme: 4.100 EUR · 2,1 %) = 86,10 EUR

U2 (Entgeltsumme: 4.100 EUR · 0,2 %) = 8,20 EUR

Auf dem Beitragsnachweis an die Schwenninger BKK ist die Umlage fürMitarbeiter 3 zu melden.

U1 (Entgeltsumme: 2.100 EUR · 1,9 %) = 39,90 EUR

U2 (Entgeltsumme: 2.100 EUR · 0,2 %) = 4,20 EUR

Auf dem Beitragsnachweis an die Techniker Krankenkasse ist die Umlage fürMitarbeiter 2 und 5 zu melden.

U1 (Entgeltsumme: 3.700 EUR · 2,4 %) = 88,80 EUR

U2 (Entgeltsumme: 3.700 EUR · 0,2 %) = 7,40 EUR

Für Aushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte) ist die Umlage getrennt aufdem „Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (einschließlich einheitli-cher Pauschalsteuer)“ auszuweisen. Umlagen für Aushilfen sind nicht imBeitragsnachweis an die AOK, IKK oder BKK anzugeben, sondern müssen derBundesknappschaft-Bahn-See in Essen gemeldet werden.

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Beiträge für freiwillig Kranken-/Pflegeversicherte

Arbeitnehmer, deren laufendes Arbeitsentgelt über der Versicherungspflicht-grenze liegt, sind nicht mehr Pflichtmitglieder in der gesetzlichen Kranken-versicherung. Liegt das laufende Jahresarbeitsentgelt in 2012 voraussichtlichüber 50.850 EUR und lag in 2011 über 49.500 EUR hat er die Möglichkeit, diegesetzliche Krankenversicherung zu verlassen und sich stattdessen privatgegen das Krankheits- und Pflegerisiko zu versichern. Da bei Überschreitungder Versicherungspflichtgrenze keine Pflichtmitgliedschaft mehr besteht, kannder Arbeitnehmer auch als freiwilliges Mitglied in einer gesetzlichen Kran-kenkasse bleiben. Die Summe der Beiträge von freiwillig kranken- und pflege-versicherten Arbeitnehmern ist gesondert in den entsprechenden Feldern imBeitragsnachweis auszuweisen. Die Beitragssummen dürfen nicht in den „All-gemeinen Beiträgen“ enthalten sein.

Erstattungen aus der U1/U2-Umlage

Nimmt der Betrieb am Ausgleichsverfahren für Entgeltfortzahlung (U1) undMutterschutz (U2) teil, kann auf dem Beitragsnachweis ein Ausgleichsanspruchmit den abzuführenden Beiträgen verrechnet werden. Der Erstattungsbetragvon fortgezahltem Lohn infolge Krankheit oder Mutterschutzfrist richtet sichnach dem gewählten Erstattungssatz. Je nach Krankenkasse kann der Arbeit-geber Erstattungen von bis zu 80 % des fortgezahlten Entgelts an Arbeiter-nehmer und Auszubildende erhalten. Zusätzlich erstatten einzelne Kranken-kassen die Arbeitgeberbeiträge zu den Sozialversicherungen für das währendder Krankheit fortgezahlte Arbeitsentgelt. Auch dieser Teil ist im Betrag der U1Erstattung auszuweisen.

Tipp:

Der Erstattungsanspruch der Arbeitgeberbeiträge zu den Sozialversicherun-gen auf das fortgezahlte Entgelt kann von der Krankenkasse per Satzungausgeschlossen werden. Sie sollten vor der Berechnung Rücksprache mit dererstattenden Krankenkasse halten.

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7.2.6 Beitragsnachweis für geringfügig BeschäftigteMit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung hat sich die Zuständig-keit für das Meldewesen von Aushilfen geändert. Die Bundesknappschaft-Bahn-See in Essen ist für alle Meldungen und der Weiterleitung der Sozial-versicherungsbeiträge sowie der pauschalen Abgeltungssteuer zuständig. Dievom Arbeitgeber zu leistenden pauschalen Beiträge zur Kranken- und Renten-versicherung sowie die Umlage auf das beitragspflichtige Arbeitsentgelt sindauf einem besonderen „Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (ein-schließlich einheitlicher Pauschalsteuer)“ zu melden.

Die Kopfdaten entsprechen den Angaben des „Allgemeinen Beitragsnachwei-ses“. Diese Angaben sind im vorausgegangenen Abschnitt dieses Kapitelserläutert.

Wichtig:

Im Unterschied zu den Beitragsnachweisen an die Krankenkassen sind füralle Aushilfen, unabhängig bei welcher Krankenkasse diese versichert sind,die Beiträge in einem Beitragsnachweis an die Bundesknappschaft-Bahn-See zusammenzufassen.

Die folgende Abbildung zeigt das allgemeine Muster eines Beitragsnachweisesfür geringfügig Beschäftigte. Auf dem Beitragsnachweis sind folgende Angabenvorzunehmen:

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Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte

22222220 09 119 61967Schnelleinstieg Lohn- und GehaltsabrechnungMunzinger Straße 11, 79111 Freiburg

Arbeitgeber Betriebs-Nr. des Arbeitgebers Steuernummer des Arbeitgebers *

Zeitraum von 01 01 2012

bis 31 01 2012

Tag Monat Jahr

Tag Monat Jahr

Rechtskreis ** Ost: West: X

Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte(einschließlich einheitlicher Pauschsteuer)

Beitrags-gruppe Euro Cent

Beiträge zur Krankenversicherung für geringfügig Beschäftigte 6000Beiträge zur Rentenversicherung der Arbeiter - voller Beitrag bei Verzicht auf dieRentenversicherungsfreiheit 0100Beiträge zur Rentenversicherung der Angestellten - voller Beitrag bei Verzicht auf dieRentenversicherungsfreiheit 0200

Beiträge zur Rentenversicherung der Arbeiter für geringfügig Beschäftigte 0500

Beiträge zur Rentenversicherung der Angestellten für geringfügig Beschäftigte 0600

Beiträge zur Insolvenzgeldumlage 0050

Umlage nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) für Krankheitsaufwendungen U1

Umlage nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) für Mutterschaftsaufwendungen U2

einheitliche Pauschsteuer St

Gesamtsumme

52 00

60 00

0 16

2 80

0 56

8 00

123 52

123 52

Es wird bestätigt, dass die Angaben mit denen der Lohn-und Gehaltsunterlagen übereinstimmen und in diesensämtliche Entgelte enthalten sind.

Datum, Unterschrift

abzüglich Erstattunggemäß §§ 1 - 3 AAG

zu zahlenderBetrag/Guthaben

* Die Steuernummer ist nur anzugeben, sofern dieeinheitliche Pauschsteuer an die Bundesknapp-schaft abgeführt wird.

** Zutreffendes ankreuzen

Knapp-B-S

Abb.: Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte

7 Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?

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Beiträge zur Krankenversicherung

In der Zeile „Beiträge zur Krankenversicherung für geringfügig Beschäftigte –6000“ ist der pauschale Arbeitgeberbeitrag (13 %) zur Krankenversicherungauszuweisen. Keine pauschalen Beiträge zur Krankenversicherung entstehenfür privat versicherte geringfügig Beschäftigte. Die Ermittlung der Beiträge istin Kapitel 4.4 (siehe S. 187) dargestellt.

Beiträge zur Rentenversicherung

Die vom Arbeitgeber zu leistenden pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung(15 % des Arbeitsentgelts) sind in der Zeilen „Beiträge zur Rentenversicherungder Arbeiter – 0500“ auszuweisen. Bei den Pauschalbeiträgen gibt es keinenArbeitnehmeranteil. Mit der Organisationsreform der Rentenversicherungwurde die Aufteilung zwischen Arbeiter- und Angestelltenversicherung auf-gehoben. Somit sind pauschale Beiträge zur Rentenversicherung sowohl fürArbeiter wie für angestellte Aushilfen unter „Beiträge zur Rentenversicherungder Arbeiter“ zu melden. In der Zeile 0600 dürfen keine Einträge mehr vor-genommen werden.

Wählt der geringfügig Beschäftigte in der Rentenversicherung die Aufstockungauf 19,6 % (Verzicht auf die Versicherungsfreiheit), ist der gesamte Beitragnicht mehr in den Zeilen 0500, sondern unter „Beiträge zur Rentenversicherungder Arbeiter voller Beitrag mit Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit –0100“ auszuweisen. Bei Verzicht auf die Versicherungsfreiheit in der Renten-versicherung entsteht neben dem pauschalen Arbeitgeberbeitrag ein Arbeit-nehmeranteil in Höhe von 4,6 % des Arbeitsentgeltes (14,6 % in Privathaus-halten). Der gesamte Beitrag – Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil – ist unterden Beitragsgruppen 0100 zu melden. Es erfolgt keine Aufteilung auf die Zeilen0100 und 0500. Mit der Organisationsreform der Rentenversicherung ist dergetrennte Ausweis der Rentenversicherungsbeiträge von Arbeitern und Ange-stellten weggefallen. Somit sind auch die aufgestockten pauschalen Beiträgevon angestellten Aushilfen in Zeile 0100 auszuweisen. In Zeile 0200 erfolgt seit2005 kein Eintrag mehr.

Insolvenzumlage

Mit dem Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz (UVMG) überträgt derGesetzgeber den Einzug der Insolvenzgeldumlage auf die Krankenkassen bzw.die Minijob-Zentrale. Zur Weiterleitung der Insolvenzumlage an die Bundes-agentur für Arbeit muss die Umlage auf dem Beitragsnachweis ausgewiesen

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sein. In Zeile 0050 – Insolvenzumlage ist die auf das geringfügige beitrags-pflichtige Entgelt zu leistende Umlage auszuweisen. Ausgewiesen wird nur dieInsolvenzumlage auf alle geringfügigen Entgelte im Abrechnungsmonat.

Umlagen U1/U2

Die Bundesknappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) ist für alle geringfügigBeschäftigten die zuständige Lohnausgleichskasse, unabhängig davon, beiwelcher Krankenkasse die Aushilfe krankenversichert ist. Am Ausgleichsver-fahren bei der Bundesknappschaft nehmen gemäß § 1 Aufwendungsaus-gleichsgesetz (AAG) grundsätzlich alle Arbeitgeber mit maximal 30 Vollzeitä-quivalenten teil (Ausnahme: öffentlich-rechtliche Arbeitgeber). Beitragspflichtzur U1-Umlage besteht für alle Aushilfen (Arbeiter und Angestellte) sofern dasUnternehmen U1-umlagepflichtig ist. Die Pflicht zur U2-Umlage bestehtunabhängig vom Status (Arbeiter/Angestellter) und von der Anzahl der be-schäftigten Arbeitnehmer.

Die Umlagen sind auf das sozialversicherungspflichtige Arbeitsentgelt zuentrichten und in den Zeilen „Umlage nach dem Lohnfortzahlungsgesetz …“auf dem Beitragsnachweis auszuweisen.

Erstattungen für Lohnfortzahlung

Geringfügig Beschäftigte, die durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit oderinfolge einer medizinischen Vorsorge- bzw. Rehabilitationsmaßnahme an ihrerArbeitsleistung verhindert sind, haben grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfort-zahlung durch den Arbeitgeber für längstens 42 Tage. Das fortgezahlte Entgeltkann von der Bundesknappschaft zum Teil erstattet werden. Die Erstattungdurch die Lohnausgleichskasse der Bundesknappschaft beträgt für alle Aus-hilfen 80 % des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgelts ohne Einmalzahlungen.Des Weiteren gehören Leistungen nach dem Mutterschutzgesetz zu denerstattungsfähigen Arbeitgeberaufwendungen. Danach erstattet die Bundes-knappschaft für Arbeiter und Angestellte 100 % des Arbeitgeberzuschusseszum Mutterschaftsgeld während der Schutzfristen vor und nach der Ent-bindung. Zusätzlich sind die pauschalen Kranken- und Rentenversicherungs-beiträge für den Zeitraum der Entgeltfortzahlung aus der U2-Kasse erstat-tungsfähig. Der Erstattungsanspruch entsteht sofort nach geleisteterEntgeltfortzahlung und kann auf dem nächsten Beitragsnachweis in der Zeile„abzüglich Erstattung gemäß § 1 AAG“ ausgewiesen werden.

7 Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?

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Pauschale Steuer

In der Pauschalsteuer für Aushilfen (2 %) sind die Kirchensteuer und derSolidaritätszuschlag enthalten. Die Pauschalsteuer trägt der Arbeitgeber. Wirddie Pauschalsteuer vom Arbeitgeber übernommen, ist sie auf dem Beitrags-nachweis an die Bundesknappschaft in der Zeile „einheitliche Pauschalsteuer –ST“ auszuweisen. Kein Eintrag in der Zeile ist für die geringfügig Beschäftigtenvorzunehmen, welche nach einer Lohnsteuerklasse (nicht pauschal) besteuertwerden. Werden aufgrund der Angaben einer Lohnsteuerkarte bzw. einerErsatzbescheinigung die Lohnsteuern ermittelt, sind diese auf der Lohnsteuer-anmeldung an das Finanzamt auszuweisen.

Achtung:

In der Zeile „Einheitliche Pauschalsteuer“ ist nur die vom Arbeitgeber über-nommene pauschale Abgeltungssteuer von 2 % auszuweisen. Wird füreinzelne Aushilfen eine pauschale Versteuerung mit 20 % Lohnsteuer zu-züglich pauschale Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag durchgeführt oderdie Lohnsteuer nach einer Steuerklasse (1 – 6) ermittelt, sind diese Steuernin der Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt anzugeben.

Übermittlung des Beitragsnachweises

Die Beitragsnachweise für geringfügig Beschäftigte können nur noch perE-Mail an die Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) übermittelt werden. Inder Regel stellen die Lohnabrechnungsprogramme eine Funktion für die Über-tragung der Daten zur Verfügung – z.B. über das Tool Dakota der ITSG. Wird dieEntgeltabrechnung manuell durchgeführt oder bietet das Lohnprogramm keineSchnittstelle, kann für die Übermittlung der Nachweise die kostenlose Ausfüll-hilfe „sv.net“ der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichenKrankenversicherung GmbH) genutzt werden. Das Programm ist bei den Kran-kenkassen erhältlich oder kann über das Internet auf den Rechner geladenwerden (www.itsg.de – Rubrik: sv.net). Die Ausfüllhilfe sv.net stellt das Formu-lar „Beitragsnachweis und die Übermittlung via Internet“ zur Verfügung.

7.2.7 Beitragserhebung für Mitglieder in einem VersorgungswerkAngestellte Arbeitnehmer der freien Berufe (�rzte, Apotheker, Rechtsanwälte,Architekten, Tierärzte, Steuerberater u.a.) können sich in ihrer Ständeversor-

Was ist der Krankenkasse zu melden? 7

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gung rentenversichern. Grundsätzlich besteht dann für die Rentenversicherungein Vertragsverhältnis zwischen dem Versorgungswerk und dem Arbeitnehmer– nicht zum Arbeitgeber. Die Zahlung der Beiträge an das Versorgungswerkerfolgt häufig durch den Versicherten selbst (Selbstzahler). Durch eine �nde-rung im Sozialgesetzbuch (SGB IV) müssen die Rentenversicherungsbeiträge anberufsständische Versorgungswerke auch elektronisch gemeldet werden. DieMeldepflicht ist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber (Firmenzahler) oder derArbeitnehmer (Selbstzahler) die Beiträge an das Versorgungswerk überweist.Beschäftigt der Arbeitgeber Mitarbeiter, die in einem berufsständischen Ver-sorgungswerk rentenversichert sind, müssen dem Versorgungsträger die ein-behaltenen Beiträge monatlich in elektronischer Form gemeldet werden. DerArbeitgeber ist verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer der in einem berufsstän-dischen Versorgungswerk versichert ist und Anspruch auf einen Arbeitgeber-anteil gemäß § 172 Abs. 2 SGB VI hat, monatlich eine arbeitnehmerbezogeneMeldung, die so genannte Beitragserhebung, an die DatenannahmestelleDASBV57 zu übermitteln. Die in der gesetzlichen Sozialversicherung vorgesehe-nen Beitragsnachweise sind für die berufsständischen Versorgungswerke nichtverwendbar und können deshalb auch nicht übermittelt werden. Stattdessenbenötigen die Versorgungswerke mitgliedsbezogene Informationen. Die zuübermittelnden Daten sind:

J AbrechnungsmonatJ Rentenversicherungstage (RV-Tage)J ungekürztes laufendes RentenversicherungsbruttoJ ungekürzte laufendes Rentenversicherungsbrutto aus EGAJ rentenversicherungspflichtige Einmalzahlung, aus denen tatsächlich der

Beitrag bezahlt wurdeJ Firmenzahler oder SelbstzahlerJ gesamter Pflichtbeitrag ohne HöherversicherungJ Höherversicherungsfreibeitrag (sofern Eigenbetrag in der Rentenversiche-

rung)

Der Datensatz zur Beitragserhebung beinhaltet alle Informationen, die dasberufsständische Versorgungswerk zur Abwicklung des Beitragsverfahrens be-nötigt.

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57 Datenservice für berufsständische Versorgungseinrichtungen.

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Für Versicherte in Versorgungswerken sind der Beitragssatz und die Beitrags-bemessungsgrenzen in der Rentenversicherung identisch mit denen der ge-setzlichen Rentenversicherung. Teilweise wird der zu zahlende Beitrag aber aufvolle Euro gerundet. In der Regel muss immer ein gewisser Mindestbeitraggezahlt werden. Versorgungswerke bieten in Ihrer Satzung meist auch Höher-versicherungen an.

Die Meldung lässt sich in der Regel direkt aus dem Entgeltabrechnungspro-gramm erstellen und übertragen. Alternativ besteht die Möglichkeit die Aus-füllhilfe sv.net/online (www.gkvnet-ag.de/svnet-online) oder das ProgrammPerfidia ab der Version 2.90 für die Erstellung der Meldungen an das Ver-sorgungswerk zu nutzen. Für die Beitragserhebung stellt auf die DASBV eineOnline-Meldemaske zur Verfügung. Diese kann über das Internet unterwww.da.dasbv.de aufgerufen werden. Zuvor ist eine Anmeldung bzw. dasEinrichten einer Benutzerkennung erforderlich.

7.2.8 GKV-Monatsmeldung – SozialausgleichAus dem Gesetz zur nachhaltigen und sozial ausgewogenen Finanzierung dergesetzlichen Krankenversicherungentstehen ab 2012 neue Meldepflichten fürbestimmte Personenkreise. Arbeitgeber müssen eine monatliche Entgeltmel-dung (GKV-Monatsmeldung) für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer denAnnahmestellen der Krankenkassen übermitteln. Zur Prüfung und Durchfüh-rung des zukünftigen Sozialausgleichs benötigen die zuständige Einzugsstelledie Information aller Beschäftigungen und das dabei entstandene beitrags-pflichtige Arbeitsentgelt. Das Bundesministerium für Gesundheit sieht dieAbgabe der GKV-Monatsmeldung auch in Jahren mit einem durchschnittlichenZusatzbeitrag von null Euro vor, also wenn kein Sozialausgleich durchzuführenist. Die GKV-Monatsmeldung ist jedoch nur bei mehreren sozialversicherungs-pflichtigen Beschäftigungen, unabhängig von der Höhe des Entgelts, abzu-geben. Somit ist die GKV-Monatsmeldung nicht für eine geringfügige Ne-benbeschäftigung bei einer bestehenden sozialversicherungspflichtigenHauptbeschäftigung vorzunehmen. Auch bei mehreren geringfügigen Beschäf-tigungen mit einem Gesamtentgelt innerhalb der 400-EUR-Grenze sind keineGKV-Monatsmeldungen zu erstellen.

Erfährt der Arbeitgeber von seinem Beschäftigten selbst oder durch eine Rück-meldung von der Krankenkasse, dass der Arbeitnehmer noch in einem weiterensozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis steht, muss die GKV-Monatsmeldung von allen Arbeitgebern übermittelt werden. Die Krankenkassen

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sind seit 2012 verpflichtet den Arbeitgebern die Aufnahme einer weiterenBeschäftigung oder den Bezug mehrerer beitragspflichtiger Einnahmen fürderen Beschäftigte mitzuteilen, sofern ihnen die Information vorliegt.

Die melderechtlichen Vorschriften wurden zum 01.01.2012 dahingehend er-gänzt, dass der Arbeitgeber nach § 28a SGB IV Meldungen über eine gesicherteund verschlüsselte Datenübertragung monatlich an die zuständige Einzugs-stelle der Krankenkasse übermitteln muss für:

J Arbeitnehmer, die bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt sind,J für unständig Beschäftigte,J in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer weitere in der gesetzlichen

Krankenversicherung beitragspflichtige Einnahmen erzielt, soweit bekannt.

Die GKV-Monatsmeldung (Grund der Abgabe: 58) ist mit der ersten Entgelt-abrechnung nach Aufnahme einer weiteren sozialversicherungspflichtigenBeschäftigung bzw. nach der Rückmeldung der Krankenkasse abgegeben unddanach monatlich zu erstellen bis der Arbeitnehmer keine weiteren beitrags-pflichtigen Einnahmen mehr erzielt. Die GKV-Monatsmeldung muss auch dannübermittelt werden, wenn nur in der Renten- und/oder Arbeitslosenversiche-rung Beitragspflicht besteht – zum Beispiel bei privat krankenversicherteArbeitnehmer. Bei Mehrfachbeschäftigten mit einem monatlichen Gesamtent-gelte innerhalb der Gleitzone (bis 800 EUR), meldet die Krankenkasse denArbeitgebern die Höhe des Gesamtentgelts zur anteilig Berechnung der Sozial-versicherungsbeiträge zurück.

GKV-Monatsmeldung – Ausnahmeregelungen

J Für geringfügige und kurzfristige Beschäftigte ist nach § 8 SGB IV keineGKV-Monatsmeldung abzugeben. Dies gilt auch, wenn bei einer gering-fügigen Beschäftigung die Aufstockung in der Rentenversicherung gewähltwurde (Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit).

J Für Arbeitnehmer, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherungversichert sind, ist ebenfalls keine GKV-Monatsmeldung vorzunehmen.Hierzu zählen unter anderem Praktikanten, die ein vorgeschriebenes Zwi-schenpraktikum absolvieren und daneben eine sozialversicherungspflichtigeBeschäftigung ausüben.

J Keine GKV-Monatsmeldung ist für Arbeitnehmer, die bei der landwirt-schaftlichen Krankenkasse versichert sind, zu übermitteln.

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Somit ist ab 2012 zu differenzieren, ob lediglich eine Mehrfachbeschäftigungvorliegt oder ob es sich bei der Mehrfachbeschäftigung um mehrere sozial-versicherungspflichtige Beschäftigungen handelt.

Basiert die Mehrfachbeschäftigung auf mehreren sozialversicherungspflichti-gen Beschäftigungen, spricht man von einem Mehrfachtatbestand.

Achtung:

Handelt es sich bei der Mehrfachbeschäftigung um mehrere nicht sozial-versicherungspflichtige Beschäftigungen, führt dies lediglich zu einer Kenn-zeichnung in den Sozialversicherungsmeldungen, dass eine Mehrfach-beschäftigung vorliegt. Eine GKV-Monatsmeldung ist nicht vorzunehmen.

7.2.9 Erstellen der GKV-MonatsmeldungDer Arbeitgeber mit mehrfach sozialversicherungspflichtig beschäftigten Ar-beitnehmern muss monatlich nach der Entgeltabrechnung einen elektro-nischen Datensatz für jeden sozialversicherungspflichtigen Mehrfachbeschäf-tigten an die Annahmestelle übermitteln. Als Meldegrund ist der Grund derAbgabe: 58 – GKV-Monatsmeldung zu melden. Als Meldegrund ist der Annah-mestelle zu melden:

J die Sozialversicherungsnummer des ArbeitnehmersJ Name und VornameJ Name und Betriebsnummer des BeschäftigungsbetriebsJ das in der Rentenversicherung beitragspflichtige ArbeitsentgeltJ der Zeitraum, für den dieses Entgelt gezahlt wurde (von/bis)

Zu melden ist das auf die Beitragsbemessungsgrenze begrenzte sozialversiche-rungspflichtige Entgelt in der Rentenversicherung. Auch Entgelte aus Einmal-zahlungen sind zu melden, soweit sie den Rentenversicherungsbeiträgenunterliegen. Die Abgabe einer GKV-Monatsmeldung ist auch nach Beendigungeines Beschäftigungsverhältnis für den letzten abgerechneten Monat erforder-lich. Ebenfalls meldepflichtig sind beitragspflichtige Einmalzahlungen, die nachdem Austritt gewährt werden.

Mit der GKV-Monatsmeldung ist das jeweilige beitragspflichtige Entgelt vonjedem Arbeitgeber an die Annahmestellen der Krankenversicherung zu melden.

Was ist der Krankenkasse zu melden? 7

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Aus den einzelnen Meldungen der Arbeitgeber ermitteln die Krankenkassen dasGesamtentgelt und meldet diese an die Arbeitgeber zurück. Dieses ist dannGrundlage für die Ermittlung des anteiligen beitragspflichtigen Entgelts auf-grund der Mehrfachbeschäftigung. Die Rückmeldung erfolgt für Mehrfach-beschäftigungen in der Gleitzone monatlich und in der Regel rückwirkend undkann ggf. eine Korrekturabrechnung auslösen. Die GKV-Monatsmeldung löstbei der Krankenkasse eine Prüfung aus, ob es durch die Mehrfachbeschäftigungzu einem Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenzen oder der Gleitzonen-grenze kommt. In beiden Fällen wird dem Arbeitgeber das Gesamtentgeltzurückgemeldet, wobei Rückmeldungen einer Überschreitung der Beitrags-bemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung bzw. Rentenver-sicherung erst im Jahre 2013 rückwirkend für 2012 erfolgen.

Ab 2012 obliegt es dem Arbeitgeber, bei einer Mehrfachbeschäftigung in derGleitzone die anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen für das einzelne Beschäf-tigungsverhältnis zu berechnen. Dazu wird das sozialversicherungspflichtigeGesamtentgelt aus allen Beschäftigungen benötigt. Dieses ist dann in Relationzu dem in der jeweiligen Beschäftigung erzielten beitragspflichtigen Entgelt zusetzen.

Berechnung des beitragspflichtigen Entgelts in der Gleitzone beiMehrfachbeschäftigung

Die Beitragsberechnung für Entgelt in der Gleitzone bei einer Mehrfach-beschäftigung ist ab 2012 anhand des von der Krankenkasse zurückgemeldetenGesamtentgelts vorzunehmen.

Das beitragspflichtige Entgelt ergibt sich dann aus der Formel:

5 bAE(1,2509 3 GAE 2 200,72) 3 EAE

GAE

GAE = Gesamtentgelt

EAE = Einzelarbeitsentgelt beim jeweiligen Arbeitgeber

bAE = beitragspflichtiges Arbeitsentgelt

Aus dem über die Formel ermittelten beitragspflichtigen Arbeitsentgelt sinddann die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) zu berechnen. Der Ar-beitgeberanteil zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

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ergibt sich aus dem Arbeitsentgelt beim jeweiligen Arbeitgeber ohne Berück-sichtigung der Gleitzonenformel.

Das sozialversicherungspflichtige Gesamtentgelt wird ab 2012 elektronisch andie zur Berechnung verpflichteten Arbeitgeber zurückgemeldet.

Aufgrund des durchschnittlichen Zusatzbeitrags von 0 EUR ist in 2012 keinSozialausgleich durchzuführen. Somit gibt es bei einer Mehrfachbeschäftigun-gen keine Mitteilung, wer den Sozialausgleich durchzuführen hat. Deshalb sindfür die Fälle, in denen ein Arbeitnehmer neben einer sozialversicherungs-pflichtigen Beschäftigung eine gesetzliche Rente bezieht, derzeit keine GKV-Monatsmeldungen abzugeben.

Wichtig:

Die GKV-Monatsmeldung ist ab 2012 mit der ersten Entgeltabrechnungabzugeben, die auf den Beginn der Mehrfachbeschäftigung bzw. der wei-teren beitragspflichtigen Einnahme folgt, spätestens jedoch innerhalb vonsechs Wochen nach dem der Arbeitgeber Kenntnis von dem Mehrfachtat-bestand erlangt hat.

Die GKV-Monatsmeldung kann in der Regel direkt aus dem Entgeltabrech-nungsprogramm heraus erstellt werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, dieGKV-Monatsmeldung mit dem kostenlosen Programm sv.net der ITSG zuerstellen und zu versenden. Das Programm kann über das Internet (www.itsg.de-> svnet) auf den Rechner heruntergeladen werden. Für die Rückantwort desGKV-Kommunikationsservers muss das Lohnabrechnungsprogramm in der Lagesein, maschinelle Rückantworten der Krankenkassen zu verarbeiten und derenInhalte bei der Berechnung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge zu berück-sichtigen.

Tipp:

In einem Rundschreiben der Spitzenverbände der Krankenkassen finden Sieeinen Fragenkatalog zu der GKV-Monatsmeldung und der Rückmeldung derKrankenkassen. Das Rundschreiben ist auf der Internetseite der AOK ver-fügbar.

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7.2.10 Rückmeldung vom Kommunikationsserver abholenErstmalig im ab Februar 2012 erhalten die Arbeitgeber mit mehrfachbeschäf-tigten sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern eine Rückmeldung vom sogenannten GKV-Kommunikationsserver. In 2012 werden ausschließlich Rück-meldungen für zwei Sachverhalte versendet:

1. Aufforderung zur Abgabe von GKV-Monatsmeldungen bei Mehrfachtat-beständen, wenn diese der Arbeitgeber nicht bereits gemeldet hat

2. Rückmeldung des Gesamtentgelts bei Fällen von Mehrfachbeschäftigungmit einem Arbeitsentgelt in der Gleitzone

Liegt ein Mehrfachtatbestand vor, ohne dass der Arbeitgeber davon Kenntnishat, wird er von den Krankenkassen über eine Rückmeldung informiert undaufgefordert, für den betroffenen Mitarbeiter regelmäßig GKV-Monatsmeldun-gen zu übermitteln. Werden für Mitarbeiter GKV-Monatsmeldungen übermit-telt, löst dies nicht in allen Fällen eine Rückmeldung des Gesamtentgelts aus.Eine Rückmeldung erfolgt nur in Fällen einer Mehrfachbeschäftigung in derGleitzone.

Neben der Aufforderung zur Abgabe einer GKV-Monatsmeldung über dieRückmeldung werden dem Arbeitgeber die Datenbausteine zur Beitragsberech-nung für Mehrfachbeschäftigte in der Gleitzone von den Krankenkassen über-mittelt. Die Krankenkassen melden den Arbeitgebern Beginn und Ende vonMehrfachbeschäftigungen und damit den Zeitraum für die Abgabepflicht einerGKV-Monatsmeldung. Die Meldegründe wurden in Anlehnung an die DEÜV-Meldepflichten wie folgt definiert:

Meldetatbestand Schlüssel

Beginn einer Mehrfachbeschäftigung 10

Ende einer Mehrfachbeschäftigung 30

Beginn und Ende in einem Zeitraum 40

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Als Rückmeldung vom GKV-Server erhält der Arbeitgeber folgende Rückmelde-gründe:

Rückmeldetatbestand Schlüssel

Mitteilung über eine weitere beitragspflichtige Einnahme 01

Prüfergebnis des Sozialausgleich 02

Beitragsberechnung für Mehrfachbeschäftigte in der Gleitzone 03

Beitragsberechnung für Mehrfachbeschäftigte bei Überschreiten derBeitragsbemessungsgrenzen

04

In 2012 werden ausschließlich die Abgabeaufforderung zur GKV-Monatsmel-dungen bei Mehrfachtatbeständen (Rückmeldegrund 01) und die Rückmeldungdes Gesamtentgelts bei Mehrfachbeschäftigung in der Gleitzone (Rückmelde-grund 03) zurückgemeldet.

Was ist der Krankenkasse zu melden? 7

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8 Wo werden die Bezüge/Abzügedokumentiert?

Auf der Entgeltabrechnung sind unter anderem der Bruttolohn, steuerlicheLohnabzüge, sozialversicherungsrechtliche Abzüge, Urlaub, Krankheit und auf-gelaufene Summenwerte dokumentiert. Zusätzlich ist der Arbeitgeber nach§ 41 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) verpflichtet, die Einkünfte undAbzüge jedes Arbeitnehmers getrennt in Lohnkonten zu erfassen. Ein Lohn-konto ist eine kontenartige Übersicht aller Be- und Abzüge des Mitarbeiters.Eine besondere Form ist für das Lohnkonto nicht vorgeschrieben. Der Inhalt desLohnkontos ergibt sich jedoch weitgehend aus den Vorschriften des § 4 Abs. 1und 2 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Die in § 4 vor-geschriebenen Angaben im Lohnkonto lehnen sich stark an die Angaben aufder Lohnsteuerbescheinigung an.

Bei mehreren Beschäftigten empfiehlt es sich, neben dem Lohnkonto für alleArbeitnehmer eine Übersicht über die gesamten Lohn- und Sozialversiche-rungsverpflichtungen zu führen. Diese Übersichten sind in der Regel wie einBuchhaltungsjournal aufgebaut, weshalb man in der Lohnbuchhaltung voneinem Lohnjournal spricht. Eine gesetzliche Verpflichtung zum Führen einesLohnjournals besteht nicht. Jedoch erleichtert eine Übersicht mit kumuliertenWerten die Planung und Entscheidung von Personalfragen.

8.1 Entgeltbescheinigung mit dem EntgeltnachweisDer Arbeitgeber hat in Betrieben mit in der Regel mindestens zwanzigArbeitnehmern eine schriftliche Lohnabrechnung mit Angaben des verdientenLohns und der einzelnen Abzüge zu erstellen (§§ 133 h und 134 GewO). NachAnsicht des Bundesarbeitsgerichts (BAG) haben alle Arbeitnehmer auch einenAnspruch auf eine schriftliche Lohnabrechnung. Mit der 2009 in Kraft getrete-nen Verordnungsermächtigung des § 108 Gewerbeordnung wurden erstmalsMindeststandards für einen Entgeltabrechnungsbeleg definiert. Die Entgelt-

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bescheinigung dient Arbeitnehmern auch als Nachweis gegenüber Dritten,insbesondere gegenüber Leistungsbehörden wie der Wohngeldstelle. Die Ent-geltbescheinigung muss alle Angaben zur Identifikation des Arbeitgebers, desArbeitnehmers sowie die relevanten Angaben, die ein Nachvollziehen derAbrechnung ermöglichen, enthalten. Dazu gehören:

J Name und Anschrift des Arbeitgebers,J Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers,J Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers,J Datum des Beginns der Beschäftigung,J Ende der Beschäftigung, wenn es in den letzten Entgeltabrechnungszeit-

raum fällt,J bescheinigter Abrechnungszeitraum sowie Anzahl der darin enthaltenen

Steuer- und Sozialversicherungstage,J Steuerklasse und Zahl der Kinderfreibeträge,J Merkmale für den Kirchensteuerabzug sowie ggf. Steuerfreibeträge und

Steuerhinzurechnungsbeträge,J Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozi-

alversicherungsbeitrag,J ggf. Angabe, dass ein Beitragszuschlag für Kinderlose erhoben wird.

Die Richtlinie regelt die differenzierte Darstellung der Entgeltzahlung nachSteuern und Sozialversicherung. Der Arbeitnehmer kann damit die Art und denUmfang der jeweiligen Abzüge bzw. Zuwendungen erkennen. So muss dieEntgeltbescheinigung mindestens enthalten:

J den steuerpflichtigen Arbeitslohn,J das Gesamtbruttoentgelt mit Trennung nach laufenden und einmaligen

Bezügen,J Arbeitgeberzuschuss zur freiwilligen und privaten Kranken- und Pflegever-

sicherung,J Arbeitgeberzuschuss zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung,J Entgeltaufstockung nach dem Altersteilzeitgesetz,J geldwerte Vorteile,J Entgeltumwandlungen bei betrieblicher Altersvorsorge.

8 Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert?

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Der Arbeitnehmer kann darüber hinaus vom Arbeitgeber eine Bescheinigungverlangen, die alle Angaben die für eine Erlangung einer Sozialleistung erfor-derlich bzw. zu diesem Zweck notwendig sind, enthält.

8.2 Übersicht der Bezüge und Abzüge im LohnkontoDas Lohnkonto dient als Grundlage für die lohnsteuerliche Betriebsprüfung.Aus diesem Grund muss der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer und jedesKalenderjahr ein Lohnkonto führen. Bei einer manuellen Lohnabrechnung wirdman sich zweckmäßigerweise Karteikarten bedienen. Bei der maschinellenLohnabrechnung wird in der Regel für jeden Arbeitnehmer ein Stammblattgeführt, das alle für den Steuerabzug maßgebenden Merkmale enthält. Un-abhängig von der Form – manuell oder maschinell – ist zu Beginn einesKalenderjahres ein neues Lohnkonto anzulegen.

Jedes Lohnkonto muss gemäß § 4 LStDV die nachfolgenden Daten des Arbeit-nehmers beinhalten:

Persönliche Daten des Mitarbeiters

J Familienname, Vorname, PLZ, WohnortJ GeburtsdatumJ Gültigkeitszeitraum des Lohnkontos (z.B. von 1.1.2012 bis 31.12.2012)J Beschäftigungsdauer von ... bis ...

Steuerliche Daten des Mitarbeiters

J Anschrift des FinanzamtesJ Anschrift der Gemeinde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat (AGS-

Nummer)J SteuerklasseJ Steueridentifikationsnummer (Steuer ID)J KirchenzugehörigkeitJ Erhebung der Steuer nach der „allgemeinen“ oder „besonderen“ Lohnsteu-

ertabelleJ jährlicher und monatlicher Steuerfreibetrag

Übersicht der Bezüge und Abzüge im Lohnkonto 8

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J Zahl der KinderfreibeträgeJ Datum der �nderung von Steuerdaten wie Steuerklasse oder FreibeträgeJ steuerlicher HinzurechnungsbetragJ steuerliche Besonderheiten (Großbuchstaben U, S, F)J Zeiträume, für die die Lohnsteuerkarte schuldhaft nicht vorgelegen hat

Lohnabrechnungsdaten des Mitarbeiters

J Lohnzahlungszeitraum (Tag, Woche, Monat)J Tag der LohnzahlungJ Tag der Ermittlung des voraussichtlichen ArbeitslohnesJ steuerpflichtiger laufender Bruttoarbeitslohn (ohne Abzug von Freibeträgen)J steuerpflichtige SachbezügeJ sonstige BruttobezügeJ NettolohnzahlungenJ Zuschuss zu vermögenswirksamen LeistungenJ steuerfreie Bruttobezüge (z.B. Zuschuss zur Krankenversicherung) ohne

TrinkgelderJ steuerfreie Verpflegungszuschüsse des Arbeitgebers bei ReisenJ sonstige Bezüge für mehrjährige TätigkeitJ pauschal versteuerte Bezüge (z.B. Direktversicherung, Dienstwagen)J ermäßigt besteuerte BezügeJ einbehaltene Lohnsteuer (täglich, wöchentlich, monatlich)J einbehaltene KirchensteuerJ einbehaltener SolidaritätszuschlagJ pauschale LohnsteuerJ pauschale KirchensteuerJ Solidaritätszuschlag auf pauschale LohnsteuerJ Zuschuss zum MutterschaftsgeldJ Lohnersatzleistungen (z.B. Kurzarbeit-/Winterausfallgeld)J Kammerbeiträge (nur im Saarland und in Bremen)J Aufstockungsbetrag zum Altersteilzeitgeld,J Versorgungsbezüge einschließlich Sonderzahlungen

8 Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert?

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J Monat, Jahr des ersten VersorgungsbezugsJ VersorgungsfreibetragJ Zuschlag zum VersorgungsfreibetragJ Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung.

Achtung:

Auch wenn das Lohnkonto über ein Lohnabrechnungsprogramm erstelltwird, müssen Sie auf die Vollständigkeit der Angaben achten. Lohnkontensind relevant für die Steuer- und Sozialversicherungsprüfung.

Arbeitsunterbrechungen

Auf dem Lohnkonto muss die Anzahl der Arbeitsunterbrechungen ohne An-spruch auf Lohnzahlung unter dem Punkt „Anzahl U“ vermerkt sein. DerBuchstabe „U“ steht für Unterbrechungen und bedeutet, dass der Arbeitnehmerfür mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage keinen Anspruch aufLohnzahlung gehabt hat, obwohl das Arbeitsverhältnis fortbestand. Beispielefür Unterbrechungszeiten bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis sind der Be-zug von Mutterschaftsgeld ohne Arbeitgeberzuschuss, unbezahlter Urlaub, kurzoder langfristige Pflegezeit oder der Bezug von Krankengeld. Für jedes Ereignis,das länger als fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage dauert, ist die „AnzahlU“ um einen Zähler zu erhöhen. Ein Wochenende zwischen den Arbeitstagenunterbricht nicht die zusammenhängende Arbeitszeit.

Vorarbeitgeberdaten

In der Zeile 2a der Lohnsteuerbescheinigung ist der Buchstabe „S“ einzutragen,sofern der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr eingestellt wurde und er indiesem Kalenderjahr sonstige Bezüge bzw. Einmalzahlungen erhält. Der Buch-stabe S ist nur einzutragen, sofern die Bezüge bei einem Vorarbeitgeber nichtbekannt sind. Sind die Vorverdienste dem Arbeitgeber nicht bekannt, so ist fürdie „Schätzung“ des voraussichtlichen Jahresarbeitslohn, als Grundlage für dieBesteuerung von Einmalzahlungen, der Jahresarbeitslohn beim aktuellen Ar-beitgeber anzusetzen. In diesem Fall ist im Lohnkonto der Buchstabe „S“ zuvermerken. Außerdem darf für diesen Arbeitnehmer kein interner Lohnsteuer-jahresausgleich durchgeführt werden.

Übersicht der Bezüge und Abzüge im Lohnkonto 8

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Steuerfreie Sammelbeförderung

Erhalten Mitarbeiter eine steuerfreie Sammelbeförderung zwischen Wohnungund Arbeitsstätte, ist diese auf der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Buch-stabe „F“ kenntlich zu machen. Der Arbeitgeber wurde mit dem Steuerände-rungsgesetz 2003 (St�ndG) verpflichtet, sofern der Mitarbeiter eine kostenloseBeförderung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzt, diese auf der Lohn-steuerbescheinigung anzugeben. Zu einer kostenlosen Beförderung kann einevom Arbeitgeber angebotene Sammelbeförderung oder die kostenlose Nutzungeines Shuttleservice, der durch einen Dritten betrieben wird, fallen.

8.3 Übersicht der sozialversicherungsrechtlichen Angabenim Lohnkonto

Die Angabe der Beiträge zu den Sozialversicherungen (KV/PV/ RV/ALV) ist keinPflichtbestandteil des Lohnkontos. Der Arbeitgeber hat jedoch nach § 2 Bei-tragsüberwachungsverordnung (BÜVO) für jeden Arbeitnehmer Lohnunterlagenzu führen, die die Beitragsberechnung der Sozialversicherungsbeiträge doku-mentieren. Aus diesem Grund bietet es sich an, die sozialversicherungsrecht-lichen Angaben in das Lohnkonto aufzunehmen.

Neben den steuerrechtlichen und den sozialversicherungsrechtlichen Mindest-angaben kann das Lohnkonto um weitere „Kennzahlen“ erweitert werden. AlsErgänzung bieten sich Werte an, die für die Lohnabrechnung bereits ermitteltwurden. Beispielhaft könnten folgende Größen zusätzlich dokumentiert werden:

J NettoverdienstJ AuszahlungsbetragJ Summe der steuerrechtlichen AbzügeJ Summe der sozialversicherungsrechtlichen AbzügeJ Anzahl steuerpflichtiger Arbeitstage (ST-Tage)J Anzahl der sozialversicherungsrechtlichen Arbeitstage (SV-Tage)J Krankheits- und UrlaubstageJ Summe der monatlichen Arbeitsstunden (für die Berufsgenossenschafts-

meldung)J Summe sonstiger Abzüge (z.B. Vorschusszahlungen)J Sonstige Vermerke (z.B. Korrekturen, Lohnsteuerjahresausgleich etc.)

8 Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert?

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Führt der Arbeitgeber den Lohnsteuerjahresausgleich durch, sind zusätzlich dieSteuererstattungen (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag) auf demLohnkonto zu vermerken. Auch für Aushilfen (kurzfristig/geringfügig Beschäf-tigte) ist die Führung eines Lohnkontos erforderlich. Der Arbeitgeber musszusätzlich zum Zwecke der steuerlichen Dokumentation folgende Daten fürjede Aushilfskraft schriftlich festhalten:

J Art der BeschäftigungJ pauschale Beiträge zur Kranken- und RentenversicherungJ pauschale Lohnsteuer, pauschale Abgeltungssteuer

Das Lohnkonto ist beim Ausscheiden eines Arbeitnehmers, spätestens jedochzum Jahresende abzuschließen. Nach dem Abschluss muss es für sechs weitereJahre in gedruckter und leicht lesbarer Form aufbewahrt werden oder jederzeitaus dem Abrechnungssystem oder einem Archiv wieder herzustellen sein. EineArchivierung auf optische Datenträger oder die Verfilmung auf Mikrofiche istzulässig.

Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses bzw. zum Jahreswechsel mussder Arbeitgeber die Abrechnungsdaten auf der Lohnsteuerbescheinigung be-scheinigen. Grundlage für die Bescheinigung ist das Lohnkonto.

Tipp:

Mit dem § 147 Abgabe Ordnung (AO) wurde den Finanzbehörden das Rechteingeräumt, bei einer Steuerprüfung neben den gedruckten Belegen direktauf die DV-Systeme zuzugreifen. Das Recht der Finanzverwaltung geht soweit, dass alle steuerrelevanten Daten in digitaler Form den Prüfungsdiens-ten überlassen werden müssen. Die steuerrelevanten Daten inklusive dernotwendigen Angaben zu Datei- und Datenstrukturen sind auch dann zurVerfügung zu stellen, wenn sich die Daten bei einem Steuerberater oderLohnbüro befinden oder in Archiven von Rechenzentren abgelegt sind. DieFinanzverwaltung setzt für die Auswertung die Prüfsoftware IDEA der FirmaAudicom ein. Zur Vermeidung von hohen Kosten bei einer Betriebsprüfungsollte das Entgeltabrechnungssystem die Möglichkeit zum Datenexportbieten.

Übersicht der sozialversicherungsrechtlichen Angaben im Lohnkonto 8

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8.4 Die Jahresübersicht im LohnjournalDie meisten elektronischen Lohnabrechnungssysteme bieten neben dem Lohn-konto eine Abrechnungsübersicht für die gesamte Firma oder rechtlich selbst-ständige Einheiten in einem so genannten Lohnjournal. Im Lohnjournal sind diekumulierten Werte der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Be- undAbzüge über eine Gruppe von Mitarbeitern (oder alle) ausgewiesen. DieFührung eines Lohnjournals unterliegt keinen gesetzlichen Bestimmungen. Obder Lohnabrechnende ein Lohnjournal führt und welche Größen darin aus-gewiesen sind, hängt von den Zielen der Lohnbuchhaltung ab.

Um die gesamte Arbeitgeberbelastung durch Lohnkosten zu ermitteln, müssenneben laufenden und einmaligen Zahlungen pauschale Steuern, Arbeitgeber-anteile zu den Sozialversicherungen, steuerfreie Zuschüsse und Erstattungen,Beiträge in Pensionskassen oder zu Direktversicherungen, Kindergeldzahlun-gen58 und Beiträge zu Verbänden berücksichtigt werden. Es bietet sich an, dieseGrößen in ein Lohnjournal aufzunehmen.

Achtung:

Das Lohnjournal muss keinen gesetzlichen Vorschriften genügen, sondernsoll sich an den Erfordernissen der Lohnbuchhaltung bzw. der Personalpolitikausrichten. Kumulierte Werte, wie zum Beispiel die gesamten Arbeitsstun-den pro Jahr, die Gesamtsumme des Bruttoarbeitslohnes oder die Summeder Fehlzeiten, erleichtern jährlich durchzuführende Meldungen an dieKrankenkassen oder an die Berufsgenossenschaft (siehe Kapitel 11.4 (sieheS. 506) und Kapitel 11.5 (siehe S. 510)). Darüber hinaus dienen aufgelaufeneJahreswerte nicht nur dem Summenabgleich zur Buchhaltung, sondern sindin der Regel Grundlage für externe Prüfungen durch die Sozialversiche-rungsträger oder die Finanzbehörden.

Die Führung von Lohnjournalen ist mit einem hohen zusätzlichen Rechen-aufwand verbunden. Sie bietet sich in der Regel also nur dann an, wenn einmaschinelles Lohnabrechnungssystem zum Einsatz kommt. Wenn nur Abrech-nungen für einige wenige Arbeitnehmer vorgenommen werden, können Ab-stimmungsarbeiten ohne Lohnjournal durchgeführt werden. Häufig werden

8 Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert?

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58 Seit 1999 nur noch bei öffentlichen Arbeitgebern.

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Lohnjournale für die Abstimmung der Lohnbuchhaltung mit der Finanzbuch-haltung herangezogen.

8.5 Checkliste EntgeltabrechnungZu einer vollständigen Entgeltabrechnung gehören die Überarbeitung derStammdaten(-blätter), die Anpassung von Bezügen, Abzügen, ergänzendenZahlungen und die Durchführung der Entgeltabrechnung zur Ermittlung dersteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge. Aus der Entgelt-abrechnung ergeben sich die Beiträge zu den Sozialversicherungen, die abzu-führenden Steuern sowie die Umlagen. Diese Daten sind den Krankenkassen,der Bundesknappschaft und dem Finanzamt zu melden. Sind Arbeitnehmer beieinem Versorgungswerk rentenversichert, erhält das Versorgungswerk eineMeldung der Summe der Beiträge. Die Meldungen können ausschließlichelektronisch vorgenommen werden. Bestehende Erstattungsansprüche ausEntgeltfortzahlung sind gegenüber der Firmenkrankenkasse oder der Bundes-knappschaft geltend zu machen. Für die Mitarbeiter sind die Entgeltabrech-nungen zu erstellen, der Zahlungslauf durchzuführen und das Meldewesenvorzunehmen. Zur Vervollständigung der Lohnunterlagen ist das Lohnkontofortzuschreiben und gegebenenfalls ein Lohnjournal zu erstellen. An die Fi-nanzbuchhaltung ist eine Buchungsliste mit den kumulierten Angaben derLohnabrechnung weiterzugeben. Mit der vorgezogenen Beitragsfälligkeit erge-ben sich zusätzliche Aufgaben. So sind die voraussichtlichen Arbeitsentgeltebis zum Monatsende zu schätzen. Für die korrekte Ermittlung des beitrags-pflichtigen Entgelts müssen abrechnungsrelevante Fehlzeiten, wie das Ende derLohnfortzahlung, berücksichtigt werden. Gegebenenfalls sind Differenzen zurSchätzung des Vormonats zu ermitteln und die neue Schätzung des Entgelts fürden laufenden Monat aufzunehmen. Nachfolgend ist eine Checkliste für dieEntgeltabrechnung zusammengestellt.

Checkliste Entgeltabrechnung 8

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Checkliste Entgeltabrechnung Erledigt

Sind neue Mitarbeiter bei der Entgeltabrechnung zu berücksichti-gen?

Sind für neue Mitarbeiter Vorarbeitgeberdaten zu berücksichtigen?

Haben sich die Bankverbindungen, Anschriften etc. von Mitarbei-tern geändert?

Haben sich Bezüge von Mitarbeiter geändert?

Sind Einmalzahlungen / sonstige Bezüge zu berücksichtigen?

Welche zusätzlichen Entgelte entstehen aus geplanten Überstun-den, Mehrarbeit, Prämien, Boni etc. bis zum Monatsende?

Sind Beiträge zu Pensionskassen, Direktversicherungen, Unter-stützungskassen zu berücksichtigen?

Sind neue VL-Verträge zu berücksichtigen oder laufen VL-Verträgeaus?

Haben sich steuerrechtliche Daten (Steuerklasse, Kinder etc.) beiMitarbeitern geändert?

Haben sich die sozialversicherungsrechtlichen Daten (Mitglied-schaft in der Krankenkasse, Beitragspflicht zur Kranken- oderRentenversicherung etc.) geändert?

Sind Differenzbeträge für die Ermittlung des voraussichtlichenArbeitsentgelts aus dem Vormonat zu berücksichtigen?

Haben sich die Umlagesätze von Krankenkassen geändert?

Ist der Zuschuss zur freiwilligen oder privaten Krankenversiche-rung anzupassen?

Liegen �nderungen bei Kostenstellen vor?

Sind für die Abrechnung Fehlzeiten wie Krankheit, Kind krank,unbezahlte Freistellung etc. zu berücksichtigen?

Sind die Entgeltbelege / Lohnabrechnungen erstellt?

8 Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert?

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Checkliste Entgeltabrechnung Erledigt

Wurden die Beitragsnachweise für jede Krankenkasse erstellt?

Wurde der Beitragsnachweis für die Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) erstellt?

Wurde die Lohnsteueranmeldung erstellt?

Ist die �nderungsliste von ELStAM abgeholt (ab 2013)?

Wurden die Meldungen an die Krankenkassen nach DEÜV durch-geführt (Anmeldung, Unterbrechungsmeldung, Abmeldung etc.)?

Wurde der Erstattungsantrag für fortgezahlten Arbeitslohn oderZuschüsse zum Mutterschaftsgeld an die Krankenkasse übermit-telt?

Wurden die Bescheinigungen für die Entgeltersatzleistungen (EEL)an die Annahmestellen der Krankenkassen übermittelt?

Wurden die Zahlungsträger erstellt bzw. der Zahlungslauf durch-geführt?

Sind die Lohnkonten fortgeschrieben?

Wurde das Lohnjournal erstellt?

Wurden die Lohnabrechnungsdaten an die Buchhaltung weiterge-geben?

Sind die Mitarbeiterstatistiken fortgeschrieben (z.B. FTE für Um-lagen)?

Tab.: Checkliste Entgeltabrechnung

Checkliste Entgeltabrechnung 8

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9 Arbeitnehmer scheidet aus oder wechseltden Status

Mit dem Ausscheiden eines Arbeitnehmers aus dem Unternehmen sind auch inder Entgeltabrechnung einige Formalakte verbunden. Zum Austritt muss derArbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Steuerbescheinigung zukommen lassen, erist bei seiner Krankenkasse oder der Minijob-Zentrale abzumelden und zugleichist das aufgelaufene Arbeitsentgelt zu melden. In den Lohnunterlagen ist dasLohnkonto abzuschließen und im Personaldatenblatt der Austritt zu vermerken.Außerdem ist zu prüfen, ob laufende Überweisungen wie die vermögenswirk-samen Leistungen (VWL), Zuschüsse zu Direktversicherungen, Fahrgeldpau-schalen, Pfändungen oder �hnliches storniert werden müssen. Zu prüfen istauch, ob der Arbeitnehmer noch Anspruch auf einen Teil des Weihnachts- oderUrlaubsgeldes hat. Steht dem Arbeitnehmer noch anteiliger Jahresurlaub zu,kann dieser eventuell ausgezahlt werden. Hat der Arbeitnehmer ein Darlehenerhalten, kann die Rückzahlung mit der letzten Lohnzahlung verrechnet wer-den.

Gleiches gilt, wenn er beispielsweise einen Dauerreisekostenvorschuss erhaltenhat. Scheidet der Arbeitnehmer zum Jahresende aus, ist unter Umständen einLohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. In jedem Fall sind die im laufendenKalenderjahr geleisteten Arbeitsstunden für die Meldung an die Berufsgenos-senschaft zu vermerken. Für die Lohnsteuerbescheinigung ist die Anzahl derUnterbrechungen von mehr als 5 Tagen (Anzahl U) zu ermitteln. Zahlt derArbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Abfindung, ist diese Zahlung in der letztenLohnabrechnung zu berücksichtigen. Hat der Arbeitnehmer eine betrieblicheAltersvorsorge, muss die Übertragung auf einen neuen Arbeitgeber vorbereitetwerden. Gegebenenfalls ist ein Auszug aus dem Rentenkonto zu erstellen, bzw.der Anspruch auf Versorgungsbezüge zu ermitteln. Aus der Übergangsregelungder vorgezogenen Beitragsfälligkeit ergeben sich weitere Aufgaben. Sind ausdem geschätzten Arbeitslohn noch Restzahlungen an die Krankenkasse vor-handen, müssen diese auf den Folgemonat vorzutragen werden. Erstattungs-ansprüche gegenüber der Krankenkasse werden im Folgemonat mit den Ver-bindlichkeiten verrechnet. Wichtige Unterlagen für alle Abschlussarbeiten sind

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die Personaldaten und das Lohnkonto des Arbeitnehmers. Für die Vollständig-keit aller Abschlussarbeiten bietet es sich an, eine Checkliste anzufertigen, inder alle Aufgaben abgehakt werden können. Die folgende Tabelle zeigt bei-spielhaft, wie eine „Checkliste Austritt“ aussehen könnte.

Checkliste Austritt

Checkliste Austritt Erledigt

Verbleibende Zahlungen ermitteln

J Urlaubsgeld

J Weihnachtsgeld

J Provision

J Tantiemen

J Arbeitslohn aus Vorjahr(en)

J Abfindung

J Abgeltung von Resturlaub

J Abgeltung von Überstunden, Prämien

J Sonstiges

Verbleibende Rückzahlungen ermitteln (Vorschuss/Darlehen etc.)

Letzte Reisekostenabrechnung durchführen

Anzahl U-Tage ermitteln

Letzte Lohnabrechnung erstellen

Lohnkonto abschließen

Lohnsteuerbescheinigung erstellen

Abmeldung bei der ELStAM-Datenbank erstellen (ab 2013)

Abmeldung/Jahresmeldung für die Krankenkasse erstellen

9 Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status

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Checkliste Austritt Erledigt

Arbeitsstundenzahl für Berufsgenossenschaft ermitteln

Laufende Zahlungen stornieren

Abschluss des Kontos für betriebliche Altersvorsorge

Ermittlung der Versorgungsansprüche

Austritt im Personalstamm vermerken

Tab.: Checkliste Austritt

9.1 Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamtübermitteln

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses während des laufenden Kalender-jahres 2012 ist dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 oder ggf. dieerhaltene Ersatzbescheinigung wieder auszuhändigen. Zusätzlich erhält ereinen Ausdruck der elektronisch übermittelten Lohnsteuerbescheinigung. Vordem Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung müssen die Daten elektronisch andie Finanzverwaltung übermittelt werden. Die Lohnsteuerbescheinigung istnicht mit der Lohnsteuerkarte oder der Ersatzbescheinigung zu verbinden.Endet das Arbeitsverhältnis zum 31.12.2012 verbleibt die Lohnsteuerkartebeim Arbeitgeber.59 Dieser sollte die „leere“ Lohnsteuerkarte zu den Lohn-unterlagen nehmen. Ist der Arbeitnehmer uneingeschränkt steuerpflichtig inder Bundesrepublik Deutschland, müssen im Austrittsmonat oder spätestenszum 28.2. des Folgejahres die steuerlichen Abzüge elektronisch per verschlüs-selte Datenfernübertragung dem Finanzamt übermittelt werden. Sofern vomArbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte oder eine Ersatzbescheinigung des Fi-nanzamts vorliegt, wird eine Versteuerung nach Steuerklasse VI durchgeführtund die einbehaltenen Steuern im Ausdruck der elektronischen Lohnsteuer-bescheinigung dokumentiert.60

Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt übermitteln 9

441

59 Die Lohnsteuerkarte 2010 gilt für die Steuerjahre 2010, 2011 und 2012.60 Für Aushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte), die pauschal versteuert werden, ist keine Lohn-

steuerbescheinigung erforderlich.

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Muster: Lohnsteuerbescheinigung 2012

Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2012Nachstehende Daten wurden maschinell an die Finanzverwaltung übertragen.

Datum:

eTIN:

Personalnummer:

Geburtsdatum:

Transferticket:

Dem Lohnsteuerabzug wurden zugrunde gelegt:

Steuerklasse/Faktor vom - bis

Zahl der Kinderfreibeträge vom - bis

Steuerfreier Jahresbetrag vom - bis

Jahreshinzurechnungsbetrag vom - bis

Kirchensteuermerkmale vom - bis

Anschrift und Steuernummer des Arbeitgebers:

1. Dauer des Dienstverhältnissesvom - bis

2. Zeiträume ohne Anspruch auf ArbeitslohnAnzahl „U“

Großbuchstaben (S, F)

EUR Ct

3. Bruttoarbeitslohn einschl. Sachbezüge ohne 9.und 10.

4. Einbehaltene Lohnsteuer von 3.

5. Einbehaltener Solidaritätszuschlag von 3.

6. Einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmersvon 3.

7. Einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten von 3.(nur bei konfessionsverschiedener Ehe)

8. In 3. enthaltene Versorgungsbezüge

9. Ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge fürmehrere Kalenderjahre

10. Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrereKalenderjahre (ohne 9.) und ermäßigt besteuerteEntschädigungen

11. Einbehaltene Lohnsteuer von 9. und 10.

12. Einbehaltener Solidaritätszuschlag von 9. und 10.

13. Einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmersvon 9. und 10.

14. Einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten von9. und 10. (nur bei konfessionsverschiedener Ehe)

15. Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld,Verdienstausfallentschädigung (Infektionsschutzge-setz), Aufstockungsbetrag und Altersteilzeitzuschlag

16. SteuerfreierArbeitslohnnach

a) Doppelbesteuerungs-abkommen

b) Auslandstätigkeitserlass

17. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrtenzwischen Wohnung und Arbeitsstätte

18. Pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen fürFahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigtbesteuert wurden - in 3. enthalten

-tätigkeit

21. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelterHaushaltsführung

22. Arbeitgeber-anteil

a) zur gesetzlichen Rentenver-sicherung

b) an berufsständische Versor-gungseinrichtungen

23. Abeitnehmer-anteil

a) zur gesetzlichen Rentenver-sicherung

b) an berufsständische Versor-gungseinrichtungen

24. SteuerfreieArbeitgeber-zuschüsse

a) zur gesetzlichen Krankenver-sicherung

b) zur privaten Krankenver-sicherung

-sicherung

25. Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Kranken-versicherung

-rung

27. Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversiche-rung

28. Beiträge zur privaten Krankenversicherung und

29. Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibe-trag zu 8.

30. Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbe-ginns zu 8. und/oder 9.

31. Zu 8. bei unterjähriger Zahlung: Erster und letzterMonat, für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden

32.Nachzahlungen von Versorgungsbezügen - in 3.und 8. enthalten

33. Ausgezahltes Kindergeld –

Finanzamt, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde (Name und vierstellige Nr.)

Abb.: Muster der Lohnsteuerbescheinigung 2012

9 Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status

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Auf dem Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sind in denZeilen 1 bis 33 alle steuerlich relevanten Be- und Abzüge entsprechend § 41bEinkommensteuergesetz (EStG) aufgelistet. Zusätzlich sind Angaben zur Per-sonalnummer, zur Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) sowie zur Steuer-klasse, zu Steuerfrei- und Hinzurechnungsbeträgen und zu Kirchensteuermerk-malen anzugeben. Die Anschrift des Arbeitgebers und die so genannteTransferticket-Nummer sind ebenfalls in das gedruckte Formular aufzunehmen.

Für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist seit 2010grundsätzlich die Steuer-ID als Identifikationsmerkmal des Mitarbeiters zuverwenden. Lohnsteuerbescheinigungen mit der eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) sind nur noch für beschränkt steuerpflichtige Mit-arbeiter (Mitarbeiter ohne Steuer-ID) zulässig. Diese, in der Regel ausländischeArbeitnehmer, werden erst in 2014 auf die Steuer-ID umgestellt. Für dieÜbertragung der Lohnsteuerbescheinigung muss der Arbeitgeber oder einbeauftragter Dienstleister autorisiert sein. Eine Authentifizierung mit demErhalt eines elektronischen Zertifikats kann über das ELSTER-Online-Portal derFinanzverwaltung vorgenommen werden (www.elsteronline.de).

Die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerauszüge undder Lohnsteueranmeldung setzt fast zwangsweise den Einsatz eines Lohn-abrechnungsprogramms voraus. Soll die Übermittlung der Daten nicht ausdem Abrechnungsprogramm heraus erfolgen, besteht die Möglichkeit, dieDaten über das kostenlose Programm „ELSTER-Formular“ der Finanzverwaltungzu übermitteln. Das Programm kann über die Finanzämter bezogen werden oderüber das Internet (www.elsterformular.de) auf den Rechner heruntergeladenwerden. Bei einer elektronischen Datenübermittlung sind die Möglichkeiten zurKontrolle der Angaben nur noch eingeschränkt vorhanden. Umso wichtiger ist,die Angaben auf dem Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung zu überprüfen.Welche Angaben die Lohnsteuerbescheinigung enthalten muss, ist in Kapi-tel 11.3 (siehe S. 489) beschrieben. Wird ein geringfügig beschäftigter Arbeit-nehmer in eine steuerpflichtige Vollzeitbeschäftigung übernommen, ist eineLohnsteuerkarte oder eine Ersatzbescheinigung 2012 des Finanzamts erforder-lich. Eine steuerrechtliche Ummeldung der Beschäftigung ist nicht erforderlich.Die pauschal versteuerten Bezüge der geringfügigen Beschäftigung sind derBundesknappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) und nicht dem Finanzamt zumelden. Sie dürfen dementsprechend nicht in der Lohnsteuerbescheinigung beieiner elektronischen Datenübermittlung enthalten sein.

Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamtübermitteln 9

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Mit der Einführung der ELStAM-Datenbank ist ab 1.1.2013 das Ende einerBeschäftigung mit einer so genannten Abmeldeliste dem Bundeszentralamt fürSteuern zu melden. Die Abmeldeliste wird direkt aus dem Lohnabrechnungs-programm erstellt und kann mittels Elster übertragen werden. Alternativ isteine Übermittlung über Elster-Formular geplant. Mit der Abmeldung endet die„Hauptarbeitgeber“-Eigenschaft des Unternehmens. Somit kann ein Folge-arbeitgeber zum „Hauptarbeitgeber“ werden und die steuerlichen Merkmaledes Mitarbeiters (Steuerklasse, Freibeträge, Kirchensteuerpflicht, etc.) aus derELStAM-Datenbank abrufen. Ohne die Abmeldung können zukünftige Arbeit-geber nicht Hauptarbeitgeber werden und somit wird immer die Steuerklasse VIan weitere Arbeitgeber übermittelt.

9.2 Abmeldung bei der KrankenkasseEndet das Arbeitsverhältnis eines Arbeitnehmers, muss die Beendigung seinerKrankenkasse mit einer Abmeldung mitgeteilt werden. Eine Abmeldung ist fürAushilfen und für Vollzeitbeschäftigte erforderlich. Geringfügig und kurzfristigBeschäftigte sind bei der Bundesknappschaft-Bahn-See in Essen an- undabzumelden. Vollständig sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer müssenbei der zuständigen Krankenkasse an- und abgemeldet werden. Die gesetzlicheKrankenkasse ist auch für die Abmeldung von privat krankenversichertenArbeitnehmern zuständig. Die Abmeldung ist bei der Krankenkasse vorzuneh-men, an die die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung entrichtetwurden. Die versicherungspflichtige Beschäftigung endet mit Ablauf des letz-ten Arbeitstages. Das heißt: Sollte der Arbeitnehmer vor seinem Austritt nochUrlaub nehmen oder von der Arbeit freigestellt sein, besteht die Versicherungs-pflicht bis zum vertraglichen Arbeitsende weiter. Ist der Arbeitnehmer anseinem vertraglichen Arbeitsende erkrankt und liegt die Krankheit innerhalbder Lohnfortzahlungsfrist, endet die Versicherungspflicht nicht mit dem Endedes Arbeitsverhältnisses, sondern erst mit Ende der Entgeltfortzahlung.

Statuswechsel

Ist die Ausbildung eines Auszubildenden beendet, muss dieser ebenfalls beiseiner Krankenkasse abgemeldet und im Falle der Weiterbeschäftigung mitseinem neuen Status als Angestellter wieder angemeldet werden. Eine Abmel-dung muss auch erfolgen, wenn die Voraussetzung für die Pflichtversicherungweggefallen ist. Das ist beim Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze

9 Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status

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oder bei Erreichen des Rentenalters der Fall. Wechselt der Arbeitnehmer seineKrankenkasse bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis, ist er ebenfalls bei seinerbisherigen Kasse abzumelden und bei der neuen Krankenkasse mit dem „Grundder Abgabe: 11 – Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel“ anzumelden.Weitere Gründe für eine Abmeldung bei der Krankenkasse können eine Arbeits-unterbrechung ohne Entgeltzahlung von mehr als einem Kalendermonat(Krankheit), unbezahlter Urlaub von mehr als einem Monat, rechtmäßigerStreik, Beginn der Pflegezeit oder der Tod des Arbeitnehmers sein.

Die Abmeldung bei der zuständigen Krankenkasse sollte innerhalb von sechsWochen nach dem vertraglichen Arbeitsende bzw. dem Ende der Entgeltfort-zahlung spätestens mit der letzten Entgeltabrechnung erfolgen. Die Meldun-gen können nur noch in elektronischer Form der Krankenkasse eingereichtwerden. In der Regel bieten die Abrechnungssysteme ein entsprechendesÜbermittlungsmodul. Ersatzweise kann die Meldung mit der Ausfüllhilfe sv.neterstellt und elektronisch versendet werden. Die Krankenkassen stellen dasProgramm „sv.net“ zur Verfügung. Für die Übermittlung ist ein Computer miteinem Internetanschluss erforderlich. Bei geringfügigen und kurzfristig be-schäftigten Arbeitnehmern entsteht aus der Beschäftigung zwar kein beitrags-pflichtiges Entgelt, das Ende der Beschäftigung ist jedoch mit einer Abmeldungder Bundesknappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) zu melden. Hat ein ge-ringfügig Beschäftigter die Aufstockung in der Rentenversicherung gewählt(Verzicht auf Sozialversicherungsfreiheit), muss das rentenversicherungspflich-tige Entgelt gemeldet werden. Dies gilt auch für Studenten, die in der Regel nurrentenversicherungspflichtig sind.

Tipp:

Das Programm sv.net kann über das Internet unter www.itsg.de in der Rubrik„svnet? Downloads“ auf den Rechner heruntergeladen werden.

Empfänger der Abmeldung von sozialversicherungspflichtig Beschäftigten istdie Annahmestelle der zuständigen Krankenkasse. Zuständig ist die Kasse, beider der Arbeitnehmer krankenversichert ist oder zuletzt krankenversichert war.Ist der Arbeitnehmer nicht krankenversicherungspflichtig oder privat kranken-versichert, ist die zuständige Kasse diejenige, welche die Beiträge zur Renten-versicherung entgegennimmt – in der Regel die AOK oder IKK oder die letztegesetzliche Krankenkasse.

Abmeldung bei der Krankenkasse 9

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Die Abmeldung eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers ist mit dem elektro-nischen Formular „Meldung zur Sozialversicherung“ zu erstatten. Die sozial-versicherungsrechtlichen Angaben wie Versicherungsnummer, Land, Tätig-keitsschlüssel, Betriebsnummer etc. unterscheiden sich nicht von denAngaben bei einer Anmeldung und sind in Kapitel 3.1 (siehe S. 32) erläutert.Die Felder Straße und Hausnummer, Land, Postleitzahl und Wohnort sind beieiner Abmeldung nicht mehr anzugeben.

Wichtige Bestandteile der Abmeldung sind neben Beginn und Ende der Be-schäftigung:

J Grund der AbgabeJ BeitragsgruppenschlüsselJ Beitragspflichtiges EntgeltJ Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BG)J BG-Mitgliedsnummer des BetriebesJ Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt für die BGJ Gefahrenstelle des MitarbeitersJ im Abrechnungsjahr geleistete Arbeitsstunden

Achtung:

Auf der Abmeldung, Unterbrechungsmeldung und Jahresmeldung ist dieAngabe der Sozialversicherungsnummer erforderlich. Liegt die SV-Nummerzum Zeitpunkt der Anmeldung nicht vor, so kann eine Abmeldung nur mitder korrekten Sozialversicherungsnummer erfolgen. Eine Ausnahmeregelungbesteht für die Personengruppe 997 – sozialversicherungsfreie Arbeitneh-mer.

Meldung der Berufsgenossenschaftsdaten an die Krankenkassen

Mit dem Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz (UVMG) haben sich dieMeldepflichten, Meldewege, Meldetermine und der Meldeumfang der Sozial-versicherungsmeldungen geändert. Die Pflichten der Arbeitgeber im Rahmendes DEÜV-Meldeverfahrens61 wurden erweitert. Bei Austritt eines Arbeitneh-mers sind folgende Angaben für jeden Mitarbeiter zusätzlich erforderlich:

9 Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status

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61 DEÜV steht für Datenerfassungs- und Übermittlungs-Verordnung.

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J Mitgliedsnummer des Unternehmens bei der BerufsgenossenschaftJ Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BG)J UV-GrundJ Unfallversicherungspflichtiges Entgelt jedes ArbeitnehmersJ Zuordnung jedes Arbeitnehmers zu einer GefahrtarifstelleJ geleistete Arbeitsstunden jedes Arbeitnehmers

Diese Angaben zu Berufsgenossenschaftsdaten sind bei jeder Meldung zurSozialversicherung (Jahresmeldung, Unterbrechungsmeldung, Abmeldung,sonstige Entgeltmeldung, Sondermeldung Unfallversicherung) der Kranken-kasse zu melden.

Seit 2011 können auch mit einer Meldung Daten an mehr als einen Unfall-versicherungsträger gemeldet werden.

Seit Januar 2012 sind die Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft zuGunsten der DEÜV-Meldungen vollständig entfallen. Damit ändert sich ab2013 auch die Meldefrist für die Unfallversicherung. Statt zum 11. Februarmuss die Meldung am 15. April im Rahmen der allgemeinen Jahresmeldungabgegeben werden. Der Beitrag kann von der Berufsgenossenschaft erst rundzwei Monate später berechnet werden; der Beitrag zur Unfallversicherung wirdspäter fällig.

Achtung:

In der Abmeldung müssen die Jahresarbeitsstunden für den Arbeitnehmerfür 2012 gemeldet werden. Tritt der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres 2012aus, sind die seit Januar aufgelaufenen Arbeitsstunden zu melden. Fehler-hafte Stundenangaben in Sozialversicherungsmeldungen führen zu kor-rigierten Abmeldungen bzw. Unterbrechungsmeldungen.

9.2.1 Grund der Abgabe der SozialversicherungsmeldungMit dem seit 2011 geltenden Meldewesen – DEÜV62 – wurde der Melde-schlüssel erweitert und umgestellt. Als Abgabegrund für eine Abmeldung sindfolgende Schlüssel anzugeben:

Abmeldung bei der Krankenkasse 9

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62 DEÜV = Datenerfassungs- und Übermittlungs-Verordnung.

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Schlüssel Grund der Abgabe der Meldung

30 bei Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung

31 bei Abmeldung wegen Krankenkassenwechsels

32 bei Abmeldung wegen Beitragsgruppenwechsels

33 bei Abmeldung wegen sonstiger Gründe / bei �nderung des Beschäftigungsverhält-nisses

34 bei Abmeldung wegen Ende einer sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung nacheiner Unterbrechung von länger als einem Kalendermonat

35 bei Abmeldung wegen Arbeitskampfes von länger als einem Monat

36 bei Abmeldung wegen Wechsels des Entgeltabrechnungssystems63

40 bei gleichzeitiger Ab- und Anmeldung wegen Ende der Beschäftigung

49 bei Abmeldung wegen Tod

71 Meldung des Vortages der Insolvenz

72 Entgeltmeldung zum rechtlichen Ende der Beschäftigung

Tab.: Meldegründe – Abmeldung

Meldegrund: 30

Endet das Beschäftigungsverhältnis und verlässt der Arbeitnehmer das Unter-nehmen, ist als Grund der Abmeldung die Schlüsselzahl 30 zu übermitteln. DerGrund der Abgabe 30 ist anzugeben, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmeroder Arbeitgeber gekündigt hat, der Arbeitsvertrag ausläuft oder ein sonstigerGrund (außer Tod) zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses geführt hat. EineAbmeldung mit „Grund der Abgabe: 30“ ist auch für geringfügig und kurzfristigbeschäftigte Arbeitnehmer – Aushilfen – vorzunehmen. Empfänger der Mel-dungen für Aushilfen ist die Bundesknappschaft-Bahn-See in Essen (Minijob-Zentrale).

Aus dem Pflegezeitgesetz hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit sich bis zu 6Monate für die Pflege eines nahen Angehörigen freistellen zu lassen. Bei einerFreistellung zur (Langzeit-)Pflege bleibt das Arbeitsverhältnis arbeitsrechtlicherhalten (Kündigungsschutz) der Arbeitnehmer ist jedoch zum Beginn derAufnahme der Pflegezeit bei der Krankenkasse abzumelden. Die Abmeldung istmit „Grund der Abgabe: 30“ zu melden. Da während der Pflegezeit das Arbeits-

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63 Keine Pflichtmeldung.

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verhältnis ruht, muss sich der Arbeitnehmer selbst um den Krankenversiche-rungsschutz kümmern. Nach dem Ende der Pflegezeit ist der Arbeitnehmerwieder anzumelden mit Grund der Abgabe: 10.

Meldegrund: 31

Alle gesetzlich Krankenversicherte haben das Wahlrecht, zu einer anderenKrankenkasse zu wechseln. Die Kündigungsfrist beträgt einheitlich 2 Monatezum Monatsende. Die neue Mitgliedschaft nach dem Wechsel muss dannmindestens 18 Monate bestehen. Ein Sonderkündigungsrecht besteht jedochbei einer Beitragssatzerhöhung oder der Einführung eines Zusatzbeitrags derKrankenkasse. Die Kündigungsfrist beträgt 2 Monate. Eine Kündigung beimArbeitgeberwechsel oder der Eintritt eines neuen versicherungspflichtigenTatbestandes, beispielsweise der Wechsel vom Arbeitnehmer zum Rentner,führt nicht mehr zu einem Sonderkündigungsrecht.

Bleibt das Beschäftigungsverhältnis bestehen und wechselt der Arbeitnehmerseine Krankenkasse, ist er mit dem Meldeschlüssel 31 bei seiner „alten Kasse“abzumelden. Gleichzeitig muss er bei seiner neuen Krankenkasse angemeldetwerden. Als Grund der Abgabe ist auf der Anmeldung dann der Meldeschlüssel11 zu melden.

Meldegrund: 32

Übersteigt nach einer Gehaltserhöhung das jährliche Arbeitsentgelt die Pflicht-versicherungsgrenze, kann sich der Arbeitnehmer im folgenden Jahr bei einemVersicherungsunternehmen privat krankenversichern oder als freiwilliges Mit-glied in einer der gesetzlichen Krankenkassen verbleiben. Voraussetzung füreinen Wechsel ist, dass die Pflichtversicherungsgrenze im vergangenen Kalen-derjahr überschritten war und im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich eben-falls überschritten wird (1+1 Regel). In beiden Fällen kommt es zu einemWechsel des Beitragsgruppenschlüssels (0-1-1-0 privat / 9-1-1-1 freiwilliggesetzlich versichert). Ein anderes Beispiel könnte die Versicherungspflichteiner Aushilfe wegen Überschreitung der Entgeltgrenze sein. Möglich ist auchdas Erreichen der Altersgrenze 65 Jahre (+ 1 Monat in 2012) mit einerVersicherungsfreiheit des Arbeitnehmers in der Renten- und Arbeitslosenver-sicherung. In all diesen Fällen (und einigen mehr) ändert sich der Beitrags-gruppenschlüssel. Der Arbeitnehmer ist mit dem ursprünglichen Beitragsgrup-penschlüssel abzumelden und gleichzeitig mit seiner neuen Beitragsgruppeanzumelden. Als Grund für die Abgabe der Abmeldung ist der Meldeschlüssel

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32 (Abmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel) bzw. 12 (Anmeldung wegenBeitragsgruppenwechsel) zu melden.

Meldegrund: 33

Wechselt ein Arbeitnehmer seinen Status – zum Beispiel vom Auszubildendenzum Angestellten –, ist die �nderung des Beschäftigungsverhältnisses derKrankenkasse mitzuteilen. Bei einem Statuswechsel ist eine Abmeldung mitdem Meldegrund 33 und zusätzlich eine Anmeldung mit dem Meldegrund 13bei der zuständigen Krankenkasse einzureichen. Ein Statuswechsel liegt auchvor, wenn ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer (Aushilfe) in eine Voll-zeitbeschäftigung übernommen wird. In diesem Fall ist er bei der Bundes-knappschaft abzumelden und bei seiner Krankenkasse anzumelden. Ist derArbeitnehmer privat krankenversichert, ist die Kasse der letzten Pflichtver-sicherung zuständig. War noch keine Pflichtversicherung gegeben, kann dieAnmeldung bei einer frei wählbaren Kasse erfolgen.

Achtung:

Wird der Auszubildende nach bestandener Prüfung in ein Angestelltenver-hältnis übernommen und wechselt er gleichzeitig seine Krankenkasse, ent-stehen zwei Meldegründe – 31 und 33. Bei zwei oder mehreren Meldegrün-den ist die kleinste Schlüsselzahl der möglichen Abgabegründe anzugeben.Analoges gilt für eine eventuelle gleichzeitige Wiederanmeldung.

Meldegrund: 34

Nimmt ein Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub von mehr als einem Monat, endetmit Ablauf des Monats seine Versicherungspflicht. Der Arbeitgeber muss denArbeitnehmer zum Ende der Vier-Wochen-Frist mit dem Meldegrund 34abmelden. Eine Abmeldung mit Grund 34 ist auch abzugeben, wenn derArbeitnehmer mehr als einen Monat unentschuldigt der Arbeit fern bleibt oderbei einem unrechtmäßigen Arbeitskampf.

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Beispiel:

Monika Waldmann möchte eine ausgedehnte USA-Reise unternehmen. Zudiesem Zweck nimmt sie neben ihrem Erholungsurlaub noch sieben Wochenunbezahlten Urlaub. Der unbezahlte Urlaub beginnt am 22.8.2012 und endetam 11.10.2012. Am 12.10.2012 nimmt Frau Waldmann die Arbeit wiederauf.

Beurteilung

Die Versicherungspflicht besteht ohne Arbeitsentgelt für längstens einenMonat weiter. Zum 19.9. endet die Versicherungspflicht in der Sozialver-sicherung trotz weiter bestehendem Beschäftigungsverhältnis. Frau Wald-mann ist zum 20.9.2011 bei der zuständigen Krankenkasse mit Abgabegrund34 abzumelden. Bei Wiederaufnahme der Beschäftigung am 12.10. mussFrau Waldmann neu angemeldet werden. Als Grund der Anmeldung ist derMeldeschlüssel 13 „Anmeldung wegen sonstiger Gründe“ zu melden.

Meldegrund: 35

Arbeitskampfmaßnahmen wie Streik oder Aussperrung können unter Umstän-den lange andauern. Ist der Arbeitskampf rechtmäßig, endet bei einem Streikvon mehr als einem Monat die Versicherungspflicht in der Renten- undArbeitslosenversicherung. Übersteigt ein Streik 30 zusammenhängende Tage,sind die streikenden Arbeitnehmer mit dem Meldeschlüssel 35 bei ihrerKrankenkasse abzumelden. Nach Wiederaufnahme der Beschäftigung mussder Kasse eine Anmeldung mit „Grund der Abgabe: 13“ eingereicht werden. Istder Arbeitskampf rechtmäßig, bleibt der Versicherungsschutz auch ohne Bei-träge in der Kranken- und Pflegeversicherung bestehen, unabhängig davon wielange der Arbeitskampf andauert.

Ist der Streik widerrechtlich (wilder Streik), muss ebenfalls nach Ablauf einesKalendermonats eine Abmeldung durchgeführt werden. In diesem Fall ist derAbgabegrund jedoch 34, wie bei anderen Arbeitsunterbrechungen ohne Ent-geltfortzahlung.

Meldegrund: 36

Führt der Arbeitgeber eine computergestützte Entgeltabrechnung durch undwird das Abrechnungssystem gewechselt, kann dies den Krankenkassen mit-

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geteilt werden. In diesem Fall sind alle Arbeitnehmer mit „Grund der Abgabe:36“ bei ihrer Krankenkasse abzumelden und gleichzeitig auf einer zusätzlichenMeldung mit „Grund der Abgabe: 13“ wieder anzumelden.

Meldegrund: 40

Beginnt und endet eine Beschäftigung innerhalb der Meldefrist – in der Regelzwei Wochen bei einer Anmeldung –, kann die Abmeldung zusammen mit derAnmeldung auf einem Meldevordruck vorgenommen werden. Eine gesonderteAbmeldung kann entfallen, der Arbeitnehmer ist mit dem Meldegrund 40 zumelden.

Meldegrund: 49

Endet die Beschäftigung durch Tod des Arbeitnehmers, ist das Beschäftigungs-ende mit dem gesonderten „Grund der Abgabe: 49“ der Krankenkasse bzw. derBundesknappschaft-Bahn-See zu melden. Bei Tod des Arbeitnehmers währenddes laufenden Monats kann das Beschäftigungsverhältnis erst zum Monats-ende enden. Entsprechend ist der letzte Tag des Abrechnungsmonats als Endeder Beschäftigung auf der Meldung an die Sozialversicherung einzutragen.

9.2.2 Entgelt in der GleitzoneMit der Einführung der Gleitzonenregelung wurde die Meldung zur Sozial-versicherung erweitert bzw. umgestellt. Neu in das Melderecht wurde das Feld„Entgelt in Gleitzone“ aufgenommen. Somit gilt, dass bei allen Meldungen, indenen das beitragspflichtige Entgelt anzugeben ist (Unterbrechungsmeldung,Jahresmeldung, Abmeldung), das Kennzeichen für die „Gleitzone“ einzutragenist. Das Kennzeichen hat folgende Ausprägungen:

0 keine Gleitzone

1 Gleitzone; die Arbeitsentgelte in allen Abrechnungszeiträumen lagen zwi-schen 400,01 EUR und 800 EUR.64

2 teilweise Gleitzone; das gemeldete Entgelt umfasst sowohl Entgelt, auf dasdie Gleitzone angewandt wurde, wie auch Entgelt außerhalb der Gleitzone. DieEntgelte außerhalb der Gleitzone können über 800 EUR oder unter 400,01 EURliegen.

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64 Zum 1.7.2012 wird die Grenze der Gleitzone voraussichtlich auf 450,01 EUR bis 900,00 EUR angehoben.

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Achtung:

Die Kennzeichnung der Gleitzone ist immer für Mitarbeiter, deren Arbeits-entgelt in der Gleitzone liegt, vorzunehmen. Für alle Mitarbeiter, derenArbeitsentgelt im Bereich von 400,01 EUR bis 800 EUR liegt und bei denendie Gleitzonenregelung jedoch nicht angewendet wurde, ist die 0 in derJahresmeldung, Unterbrechungsmeldung oder Abmeldung einzutragen.

Der Meldeschlüssel 1 im Feld „Gleitzone“ ist einzutragen, wenn seit der letztenJahresmeldung oder Unterbrechungsmeldung das beitragspflichtige Arbeits-entgelt immer zwischen 400,01 EUR und 800 EUR lag und die Gleitzonen-regelung durchgehend angewendet wurde. Die Meldung zur Sozialversicherungenthält unter „Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt“ immer das rentenver-sicherungspflichtige Entgelt. Bei Anwendung der Gleitzonenregelung ist jedochnur das reduzierte Entgelt, von dem die Arbeitnehmerbeiträge ermitteltwurden, anzugeben.

Eine Sonderregelung gilt für Arbeitnehmer, deren Arbeitsentgelt in der Gleit-zone liegt, die die Aufstockung in der Rentenversicherung gewählt haben.Verzichtet der Arbeitnehmer auf die Beitragsermittlung von dem reduziertenArbeitsentgelt (wählt die Aufstockung auf 19,6 %), ist das tatsächliche Arbeits-entgelt in der Meldung anzugeben. Die Meldung des ungekürzten Arbeits-entgeltes ist auch dann zu melden, wenn in der Kranken-, Pflege-, undArbeitslosenversicherung die Gleitzonenregelung angewendet wurde.

Sonderregelungen für den Eintritt oder Austritt in die Gleitzone wurden nicht indas Melderecht aufgenommen. Wird für einen beschäftigten Mitarbeiter dieGleitzonenregelung erstmalig angewandt, ist keine gesonderte Meldung erfor-derlich. Dies gilt auch, wenn durch eine Entgelterhöhung das Arbeitsentgeltüber die Gleitzonengrenze steigt und die Gleitzonenregelung nicht mehrangewendet werden darf. In beiden Fällen ist jedoch bei der Jahresmeldungdie entsprechende Kennzeichnung 2 im Feld „Entgelt in Gleitzone“ zu melden.Der Schlüssel kennzeichnet, dass das gemeldete Gesamtentgelt sowohl Entgeltenthält, auf das die Gleitzonenregelung angewendet wurde, als auch Entgelt,auf das die Gleitzonenregelung nicht angewendet werden konnte.

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9.2.3 Beitragspflichtiges Bruttoentgelt

In der Abmeldung bei der Krankenkasse ist die Summe des rentenversiche-rungspflichtigen Arbeitsentgeltes für das laufenden Kalenderjahr bzw. währendder Beschäftigungszeit des Arbeitnehmers zu melden. Cent-Beträge des Ar-beitsentgeltes sind kaufmännisch zu runden. Das heißt: Cent-Beträge bis 49Cent sind nach unten abzurunden, ab 50 Cent ist auf volle Euro aufzurunden.Das Entgelt ist immer sechsstellig anzugeben. Gegebenenfalls sind dem Ent-geltbetrag Nullen voranzustellen.

Beispiel:

Zu bescheinigendes Arbeitsentgelt: 47.836,48 EUR

Das Entgelt ist im Feld „Bruttoarbeitsentgelt“ zu bescheinigen als: 047836

Achtung:

Es handelt sich nicht um die Summe des Bruttoarbeitslohnes, sondern umdie Summe der monatlichen Entgelte, von denen Beiträge zur Renten- undArbeitslosenversicherung berechnet wurden (RV-Brutto). Im RV-Brutto sindalso Einmalzahlungen enthalten, soweit diese beitragspflichtiges Arbeits-entgelt waren. Die Summe des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes kanndem Lohnkonto entnommen werden.

Ist das RV/ALV-Entgelt höher als das KV/PV-Entgelt, ist das höhere renten-versicherungspflichtige Entgelt zu melden. Eine Abweichung kann entstehen,wenn der Arbeitnehmer ein laufendes Arbeitsentgelt über der Beitragsbemes-sungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung (KV/PV) hat, also in 2012über 45.900 EUR verdient. Scheidet der Arbeitnehmer unterjährig aus, ist dieJahresgrenze (JBBG) anteilig auf die Monatsgrenze umzurechnen (JBBG7 360· Anzahl Sozialversicherungstage). Der Höchstbetrag des zu bescheinigendenArbeitsentgeltes liegt in 2012 bei 67.200 EUR (57.600 EUR neue Bundesländer)– die Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Wurde das Arbeitsentgelt z.B. aufgrund einer Unterbrechung bereits im lau-fenden Jahr gemeldet, ist bei einer Abmeldung, Unterbrechungs- oder Jahres-

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meldung nur das Arbeitsentgelt zu melden, das seit der letzten Abmeldung/Unterbrechungs- oder Jahresmeldung beitragspflichtig war. Gleiches gilt, wennder Arbeitnehmer vor der Beschäftigung in Ihrem Unternehmen bereits beieinem anderen Arbeitgeber beschäftigt war (siehe auch Kapitel 10 (sieheS. 463)). Eine Ausnahmeregelung besteht auch in der Gleitzone (siehe Stich-wort oben in diesem Abschnitt).

9.2.4 Entgelt für die Unfallversicherung

Aus dem Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz ergeben sich zusätzlichePflichtangaben für die Abmeldung von Arbeitnehmer. Neben dem sozialver-sicherungspflichtigen Arbeitsentgelt ist das beitragspflichtige Entgelt für dieUnfallversicherung in der Meldung zur Sozialversicherung zu melden. Dasbeitragspflichtige Entgelt zur Unfallversicherung kann (muss aber nicht) vomrentenversicherungspflichtigen Entgelt abweichen. Im unfallversicherungs-pflichtigen Entgelt sind über das Arbeitsentgelt hinaus enthalten:

J Arbeitsentgelt über der Beitragsbemessungsgrenze der RentenversicherungJ Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, auch wenn diese sozial-

versicherungsfrei sindJ Arbeitsentgelte von geringfügigen und kurzfristig Beschäftigten

Nicht zum meldepflichtigen Entgelt gehören Arbeitsentgelte, die denHöchstbetrag des unfallversicherungspflichtigen Entgelts überschreiten. DerHöchstbetrag des BG-Entgelts unterscheidet sich von Berufsgenossenschaftzu Berufsgenossenschaft. Der Höchstbetrag ist jedoch nicht anteilig zuzwölften. Das bedeutet: Tritt der Arbeitnehmer erst im laufenden Abrech-nungsjahr ein, gilt für diesen Arbeitnehmer die gesamte Entgelthöchst-grenze. Gleiches gilt für Arbeitnehmer die unterm Jahr aus dem Unterneh-men ausscheiden.

Beispiel:

Die Entgelthöchstgrenze der Berufsgenossenschaft liegt bei 72.000 EUR proJahr. Der Arbeitnehmer scheidet zum 31.10. des Jahres aus und hatte einmonatliches beitragspflichtiges Entgelt zur Berufsgenossenschaft in Höhevon 7.000 EUR.

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Beurteilung

Als beitragspflichtiges Entgelt für die Berufsgenossenschaft sind70.000 EUR zu melden. Eine anteilige Kürzung (10/12 = 60.000 EUR) istnicht zulässig.

Wechselt der Arbeitnehmer während des Kalenderjahres die Beschäftigunginnerhalb des Unternehmens und unterliegt einer anderen Gefahrenstelle, sindfür den Arbeitnehmer bei Austritt oder in der Jahresmeldung zwei Datensätzein der Sozialversicherungsmeldung zu übermitteln.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer wechselt zum 1.5. vom Außendienst in den Innendienst.Im Außendienst hatte er die Gefahrenklasse 6.32, im Innendienst gilt dieGefahrenklasse 2.74. Der Arbeitnehmer bezieht ein Gehalt von 3.200 EUR inden Monaten Januar bis April und 3.500 EUR von Mai bis Oktober. Zum31.10. scheidet der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus. Der Arbeit-nehmer hat eine vertragliche Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche.

Beurteilung

Die Meldung zur Sozialversicherung – Grund der Abgabe: 30 (Abmeldung)muss für die Unfallversicherung folgende Sätze enthalten:

UV-Träger Mitglieds-nummerbei der BG

UV-Grund Unfallvers. Entgelt Gefahrenklasse/Gefahrenstelle

Arbeits-stunden

14066582 774689736 000 12.800 EUR 0000 0632 696

14066582 774689736 000 21.000 EUR 0000 0274 1.044

Für den Arbeitnehmer ist nur eine Meldung mit zwei Sätzen für die Unfall-versicherung zu erstellen. Bei der Ermittlung der Arbeitsstunden kann von4,35 Wochen pro Monat ausgegangen werden. Viele Berufsgenossenschaf-ten haben jedoch feste Jahresstunden die auf den Monat umgerechnetwerden können.

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Die Gefahrenklasse ist ein 8-stelliges Feld. Ist der Schlüssel der Gefahren-klasse kürzer, können führende Nullen in die Meldung aufgenommen wer-den.

Eine Besonderheit gilt für Mitarbeiter in der Land- und Forstwirtschaft. DieLandwirtschaftliche BG berechnet die Beiträge nicht nach dem unfallversiche-rungspflichtigen Entgelt, sondern nach dem Hektarwert. In der Meldung zurSozialversicherung ist für diese Mitarbeiter kein Entgelt und als Gefahrenklasse8888 8888 zu melden.

Eine weitere Besonderheit gilt für die Berufsgenossenschaft für Transport- undVerkehrswirtschaft. Bei der Meldung der Arbeitsentgelte sind die Mindest-entgeltgrenzen zu beachten. Liegt das tatsächliche Arbeitsentgelt darunter, istin der Sozialversicherungsmeldung nicht das tatsächliche Entgelt, sondern dasMindestentgelt zu melden. Die Mindestentgeltgrenzen gelten auch für unent-geltlich tätige Personen, wenn sie im Betrieb wie Arbeitnehmer tätig werden.Für 2012 gelten folgende Mindestentgeltgrenzen:

West Jahr Monat Tag Stunde

2011 18.396 EUR 1.533 EUR 61,32 EUR 7,67 EUR

2012 18.900 EUR 1.575 EUR 63,00 EUR 7,88 EUR

Ost Jahr Monat Tag Stunde

2011 16.128 EUR 1.344 EUR 53,76 EUR 6,72 EUR

2012 16.128 EUR 1.344 EUR 53,76 EUR 6,72 EUR

Tab.: Mindestentgelte für die BG Transport und Verkehrswirtschaft

9.2.5 Stornierung einer Meldung zur SozialversicherungAbmeldungen, Jahresmeldungen oder Unterbrechungsmeldungen sind zu stor-nieren, wenn der Inhalt nicht zutreffend war, sie bei der falschen Einzugsstelleeingereicht wurden oder der Grund der Erstattung weggefallen ist. Für eineStorno-Meldung ist der Kopfteil der „Meldung zur Sozialversicherung“ mitVersicherungsnummer, Name, Anschrift auszufüllen. Nicht im Meldeformularist der Grund der Abgabe, die Gleitzonenregelung und die Angaben zu Namens-änderung oder �nderung der Staatsangehörigkeit einzutragen.

Abmeldung bei der Krankenkasse 9

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Zusätzlich ist für die Storno-Meldung der Block „Stornierung“ einer bereitsabgegebenen Meldung zu übermitteln. Die Angaben sind entsprechend derervorzunehmen, die fälschlicherweise gemeldet wurden.

Wurde eine fehlerhafte Meldung bei der richtigen Einzugsstelle abgegeben, istsie auch zu stornieren. Die korrekte Meldung kann auf dem Meldevordruck mitder Stornierung kombiniert werden – es sind keine zwei getrennten Meldungenerforderlich.

9.3 Was ist bei Abmeldung von teilzeitbeschäftigtenAushilfen zu tun?

Obwohl geringfügig/kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer sozialversiche-rungsfrei sind, ist der Arbeitgeber verpflichtet, Beginn und Ende jeder gering-fügigen/kurzfristigen Beschäftigung der Bundesknappschaft-Bahn-See in Es-sen (Minijob-Zentrale) zu melden. Die Frist für die Abgabe der Abmeldung vonAushilfen beträgt eine Woche nach Ende der Beschäftigung. Wie bei Vollzeit-beschäftigten ist für die Abmeldung von geringfügig/kurzfristig Beschäftigtennur noch die elektronische Meldung per systemgeprüftem Programm oder überdie Ausfüllhilfe (sv.net) möglich.

Das Meldewesen für Aushilfen weicht für kurzfristig Beschäftigte nicht mehrgegenüber dem für Vollzeitbeschäftigte ab. So sind für kurzfristig Beschäftigteauch Unterbrechungen oder Jahresentgeltmeldungen vorzunehmen. Wird dieAusfüllhilfe sv.net genutzt, sind bei einer Abmeldung neben der Versicherungs-nummer, dem Name und Vornamen des Arbeitnehmers folgende Angaben aufder Meldung vorzunehmen:

J Grund der AbgabeJ Beschäftigungszeit von … bis …J Betriebsnummer des ArbeitgebersJ PersonengruppeJ Mehrfachbeschäftigung,J BetriebsstätteJ BeitragsgruppenschlüsselJ Angaben zur TätigkeitJ Schlüssel der Staatsangehörigkeit

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J WährungJ beitragspflichtiges EntgeltJ Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BG)J BG-Mitgliedsnummer des BetriebesJ beitragspflichtiges Arbeitsentgelt für die BGJ Gefahrenstelle des MitarbeitersJ im Abrechnungsjahr geleistete Arbeitsstunden

Grund der Abgabe

Endet die Beschäftigung einer Aushilfe, ist als Grund für die Abgabe derMeldung der Meldeschlüssel 30 – Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung– einzutragen. Der Schlüssel 30 ist in diesem Fall auch zu verwenden, wenn dasBeschäftigungsverhältnis wegen Tod des Arbeitnehmers beendet wird.

Wechselt der Arbeitnehmer die Art der Beschäftigung, z.B. von einer kurz-fristigen in eine geringfügige Beschäftigung oder umgekehrt, ist die ursprüng-liche Beschäftigung mit dem Meldeschüssel 30 abzumelden und die neueBeschäftigung mit dem „Grund der Abgabe: 10“ anzumelden. Abmeldung undAnmeldung können zur gleichen Zeit eingereicht werden, es sind jedoch zweigetrennte Meldungen erforderlich.

Handelt es sich nur um eine kurze Beschäftigung, so dass Beginn und Ende derBeschäftigung innerhalb der Meldefrist von einer Woche liegen, kann dieAbmeldung zusammen mit der Anmeldung vorgenommen werden. Als Melde-schlüssel ist für diesen Fall der Meldegrund 40 – Gleichzeitige An- undAbmeldung – im Feld „Grund der Abgabe“ zu vermerken.

Ebenfalls eine Abmeldung ist vorzunehmen bei Arbeitsunterbrechungen vonmehr als einem Monat (34), bei längeren Arbeitskämpfen (35) oder beimWechsel des Entgeltabrechnungssystems (36). Diese Meldetatbestände entfal-len für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer.

Beschäftigung von … bis …

Als Beschäftigungszeit sind das vertragliche Beginn- und das Enddatum derBeschäftigung anzugeben. Dabei ist es unerheblich, ob die Beschäftigungwegen eines Feiertages oder einer Krankheit erst später aufgenommen werdenkonnte. Bestand die Beschäftigung bereits im Vorjahr, ist als Beginn-Datum der1.1. des laufenden Jahres anzugeben. Der erste Tag des laufenden Jahres ist

Was ist bei Abmeldung von teilzeitbeschäftigten Aushilfen zu tun? 9

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deshalb zu wählen, weil zum 31.12. jedes Kalenderjahres eine Jahresmeldungdurchgeführt werden muss. In der Abmeldung ist dann nur der Zeitraum seitder letzten (Jahres-)Meldung anzugeben. Wurden bereits im laufenden Kalen-derjahr Meldungen erstellt, ist die letzte Anmeldung zu wählen. Als „bis-Da-tum“ ist der letzte Tag der Beschäftigung, Berufsausbildung oder Altersteilzeitanzugeben.

Eine Besonderheit besteht, wenn während einer Unterbrechungszeit einmaligArbeitsentgelt gezahlt wird. Erhält beispielsweise eine in Mutterschutz oderErziehungsurlaub befindliche Mutter ein anteiliges Weihnachtsgeld, sind Be-ginn und Ende des Monats anzugeben, in dem die Einmalzahlung fließt(Sondermeldung – Grund der Abgabe: 54).

Betriebsnummer des Arbeitgebers

In der Meldung zur Sozialversicherung ist die von der Agentur für Arbeitzugeteilte achtstellige Nummer zu melden. Ist eine Betriebsnummer noch nichtzugeteilt, kann dieses in der Regel telefonisch bei der für den Betrieb zustän-digen Agentur für Arbeit (Betriebsnummernstelle) erfragt werden.

Achtung:

Arbeitet der Arbeitnehmer in einer Niederlassung oder Zweigstelle miteigener Betriebsnummer, ist diese entsprechend anzugeben.

Personengruppe

Bei einer Abmeldung ist wie bei der Anmeldung der Personengruppenschlüsselanzugeben. Für geringfügig beschäftigte Aushilfen ist der Gruppenschlüssel109, für kurzfristig Beschäftigte der Schlüssel 110 zu melden. Der Schlüssel109/110 gilt auch, wenn die geringfügige Beschäftigung neben einer versiche-rungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt wird. Wird die geringfügigeBeschäftigung aufgrund des Überschreitens der Entgeltgrenze sozialversiche-rungspflichtig, ist der Personengruppenschlüssel 101 in der Anmeldung abzu-geben. Zuvor ist eine Abmeldung mit dem Personengruppenschlüssel 109vorzunehmen. Die Abmeldung ist dann der Bundesknappschaft-Bahn-See ein-zureichen, die Anmeldung bei der Krankenkasse des sozialversicherungspflich-tigen Arbeitnehmers.

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Mehrfachbeschäftigung

Der Arbeitnehmer ist nach § 28o SGB IV verpflichtet, dem Arbeitgeber dieAufnahme einer weiteren Beschäftigung oder der Bezug einer weiteren bei-tragspflichtigen Einnahme mitzuteilen. Eine Mehrfachbeschäftigung kann nurbei verschiedenen Arbeitgebern vorliegen. Übt ein Arbeitnehmer bei demselbenArbeitgeber gleichzeitig mehrere Beschäftigungen aus, werden diese für dieSozialversicherungen zu einem einheitlichen Beschäftigungsverhältnis zusam-mengefasst. War oder ist der Arbeitnehmer zusätzlich in einem weiterenBetrieb beschäftigt, ist auch auf der Abmeldung die Mehrfachbeschäftigunganzugeben (siehe auch Stichwort in Kapitel 3.1.2 (siehe S. 39)).

Beitragsgruppe

Einzutragen sind die Beitragsgruppenschlüssel gemäß der Anmeldung. Werdenvom Arbeitgeber pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherungentrichtet, ist der Gruppenschlüssel 6-5-0-0 zu melden. Hat der geringfügigBeschäftigte auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzich-tet (Aufstockung gewählt), ist der Gruppenschlüssel 6-1-0-0 anzugeben. (Dieverschiedenen Beitragsgruppen sind in Kapitel 3.1 (siehe S. 32) unter denStichworten „Krankenversicherung“ und „Rentenversicherung“ ausführlich be-schrieben). Für kurzfristig Beschäftigte sind generell vier Nullen als Beitrags-gruppenschlüssel zu melden.

Angaben zur Tätigkeit

Auch bei der Abmeldung ist der Tätigkeitsschlüssel einzutragen. Er besteht ausdem 9-stellingen Teilschlüssel. Den Aufbau und die einzutragenden Schlüssel-ziffern finden Sie in Kapitel 3.1.2 (siehe S. 39) beschrieben.

Beitragspflichtiges Entgelt

Als beitragspflichtiges Entgelt ist das kumulierte Entgelt einzutragen, von dempauschale Beiträge zur Rentenversicherung entrichtet wurden. Das heißt, warder Arbeitnehmer das gesamte Jahr beschäftigt, ist die Summe der pauschalverbeitragten Entgelte anzugeben. Hat der geringfügig Beschäftigte auf seineVersicherungsfreiheit verzichtet (Aufstockung gewählt), wird das Arbeitsent-gelt angegeben, von dem Beiträge gezahlt wurden. Der Mindestbetrag für diemonatliche Beitragsermittlung liegt bei 155 EUR. Das bedeutet, lag dasmonatliche Arbeitsentgelt unter 155 EUR und wurde die Aufstockung in derRentenversicherung gewählt, ist als Arbeitsentgelt 155 EUR pro vollständigem

Was ist bei Abmeldung von teilzeitbeschäftigten Aushilfen zu tun? 9

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Abrechnungsmonat zu melden. Bei höheren Arbeitsentgelten ist der tatsäch-liche Betrag anzugeben. Cent-Beträge sind kaufmännisch zu runden. Für kurz-fristig Beschäftigte ist grundsätzlich „000000“ zu melden.

Angaben für die Unfallversicherung

Die zusätzlichen Meldevorschriften aus dem Unfallversicherungsmodernisie-rungsgesetz gelten auch für geringfügige und kurzfristig Beschäftigte. DieMeldevorschriften sehen vor, dass auch für Aushilfen bei Austritt der Bundes-knappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) eine SV-Meldung mit folgendenAngaben erstattet wird:

J Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BG)J BG-Mitgliedsnummer des Betriebes bei der BGJ UV-GrundJ beitragspflichtiges Arbeitsentgelt für die BGJ Gefahrenstelle des MitarbeitersJ im Abrechnungsjahr geleistete Arbeitsstunden

Somit ist auch bei Meldungen mit „Grund der Abgabe: 30“ für geringfügig undkurzfristig Beschäftigte das unfallversicherungspflichtige Entgelt zu melden(siehe auch Kapitel 9.2.4 (siehe S. 455)). Das unfallversicherungspflichtigeEntgelt kann – muss aber nicht – vom beitragspflichtigen Arbeitsentgeltabweichen.

Achtung:

Bei der Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers handelt es sich umdie Betriebsnummer der Berufsgenossenschaft und nicht um die Betriebs-nummer des meldenden Unternehmens.

9 Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status

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10 Arbeitsunterbrechung wegen Krankheitoder Mutterschutz

10.1 Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz(AAG)

Sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer haben in der Regel Anspruch aufLohnzahlung für sechs Wochen bei Krankheit – Lohnfortzahlungsanspruch. ZurDeckung der Kosten im Krankheitsfall bieten die Krankenkassen ein Versiche-rungsverfahren, die so genannte U1-Umlagekasse an. Nach dem Arbeitgeber-aufwände Ausgleich Gesetz (AAG) müssen am U1-Umlageverfahren alle Be-triebe teilnehmen, die durchschnittlich nicht mehr als 30 Vollzeitäquivalenteim Vorjahr beschäftigt hatten. Für die Arbeitnehmergrenze werden folgendePersonenkreise nicht mit gezählt:

J Auszubildende, Praktikanten, VolontäreJ schwerbehinderte ArbeitnehmerJ Mitarbeiter in ElternzeitJ HeimarbeiterJ freiwilliges soziales Jahr/BundesfreiwilligeJ Bezieher von VorruhestandsgeldJ Beschäftigte in der Freistellungsphase der AltersteilzeitJ mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Unterneh-

mensJ ausländische Saisonkräfte mit einer E 101-Bescheinigung

Die Feststellung der Firmengröße erfolgt auf Grundlage der Beschäftigtenzahlinnerhalb von mindestens acht Kalendermonaten im vorangegangenen Jahr.

War ein Arbeitnehmer im aktuellen Abrechnungsmonat erkrankt, ist zunächstdie Höhe des fortgezahlten Lohnes zu ermitteln. Aus der Lohnfortzahlung ergibtsich bei Teilnahme am Umlageverfahren U1 ein Erstattungsanspruch (sieheKapitel 4.17 (siehe S. 315)). Die Lohnfortzahlung beginnt grundsätzlich mit

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dem Tag nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Tritt die Arbeitsunfähigkeit aberan einem Arbeitstag vor Beginn der Arbeit ein, zählt dieser Tag als erstattungs-fähig. Erkrankt der Arbeitnehmer während des Arbeitstages, hat der Arbeit-geber für diesen Tag keinen Erstattungsanspruch. Ein angebrochener Arbeits-tag zählt somit auch nicht in die Sechs-Wochen-Frist. Der Erstattungszeitraumbeginnt immer mit dem ersten vollständig ausgefallenen Arbeitstag.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter erkrankt im Laufe eines Montags und legt die Arbeit abNachmittag 13:00 Uhr nieder.

Beurteilung

Der Arbeitgeber muss für die restliche Arbeitszeit des laufenden Tages dasArbeitsentgelt weiter bezahlen, ohne dafür eine Arbeitsleistung zu bekom-men. Erst ab dem Folgetag (Dienstag) kann der Arbeitgeber Erstattungs-ansprüche geltend machen. Die Sechs-Wochen-Frist beginnt erst ab demDienstag.

Antragsstellung auf Erstattungszahlungen

Seit 2011 sind die Erstattungsanträge nur noch elektronisch der Annahmestelleder Krankenkassen zu übermitteln. Die Datenübermittlung kann in der Regeldirekt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm mit einem Übertragungsmodul(z.B. dakota) oder mittels der maschinellen Ausfüllhilfe (sv.net) erfolgen. Daselektronische Meldeverfahren umfasst

J Erstattungsanträge für fortgezahltes Entgelt (U1),J Erstattungsanträge für gezahltes Entgelt bei Beschäftigungsverbot (U2),J Erstattungsanträge bei Zuschuss des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld

(U2).

Die Erstattungsanträge sind an die Datenannahmestelle der Krankenkasse deserkrankten Mitarbeiters zu übermitteln. Für privat versicherten Arbeitnehmernsind die Anträge an die Krankenkasse zu übermitteln, an die die Renten-und/oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden. Die Daten-annahmestelle für geringfügig Beschäftigte bzw. kurzfristig Beschäftigte istdie Bundesknappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale). Die landwirtschaftlichen

10 Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit oder Mutterschutz

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Krankenkassen nehmen an dem AAG-Erstattungsverfahren nicht teil. Für Mit-glieder einer landwirtschaftlichen Krankenkasse ist der Erstattungsantrag andie AOK zu übermitteln.

Achtung:

Eine Anmeldung zu dem elektronischen Ausgleichverfahren ist nicht erfor-derlich. Sofern das Unternehmen am Umlageverfahren teilnimmt, könnenauch Erstattungsanträge übermittelt werden.

Nach der Übermittlung eines Erstattungsantrags, werden die Daten geprüft undsofern der Datensatz fehlerfrei ist, wird dieser an die Krankenkassen zurBearbeitung weitergeleitet. Im Falle, dass die Daten fehlerhaft sein sollten,erhält der Arbeitgeber von der Datenannahmestelle eine Rückmeldung entwe-der per Post, per verschlüsselte E-Mail oder direkt als Protokoll von dem sogenannten Kommunikationsserver. Der Arbeitgeber muss den korrigiertenDatensatz dann erneut übermitteln. Auf Wunsch kann der Arbeitgeber auchbei fehlerfreien Datensätzen eine Eingangsbestätigung von der Datenannah-mestelle erhalten. Diese Bestätigung erfolgt ausschließlich per E-Mail. Sollkeine Bestätigung gesendet werden, ist ein entsprechender Eintrag im Daten-satz mitzusenden.

Der Arbeitgeber versendet die maschinellen Anträge unter Angabe seinerBetriebsnummer und der Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers. Allefür die Erstattung erforderlichen Daten sind in einem so genannten Daten-baustein (DSER) zu übermitteln. Die Übermittlung erfolgt in einem gesondertenMeldeverfahren.

Ein Erstattungsantrag bezieht sich immer auf einen Abrechnungsmonat. Dasheißt, ist ein Arbeitnehmer über die Monatsgrenze hinweg erkrankt, sind zweiErstattungsanträge zu stellen. Der Erstattungsantrag darf erst dann gestelltwerden, wenn dem Arbeitgeber die Aufwendungen tatsächlich entstanden sind.Die dem Arbeitgeber nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz zustehendenErstattungen werden erst nach der Prüfung durch die Krankenkasse erstattet.Alternativ besteht die Möglichkeit die Erstattung mit der nächsten Beitrags-zahlung zu verrechnen.

Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) 10

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Erstattung von Arbeitgeberanteilen zu den Sozialversicherungen

Neben dem fortgezahlten Lohn sind ggf. die Arbeitgeberanteile der Sozial-versicherungsbeiträge auf das fortgezahlte Entgelt erstattungsfähig. Hat dasUnternehmen im vergangenen Jahr im Durchschnitt mehr als 30 Vollzeitäqui-valente beschäftigt, besteht keine Teilnahme am Umlageverfahren U1 undsomit kein Erstattungsanspruch aus der Umlagekasse U1.

Beispiel:

Frau Waldmann war vom 7.5.2012 bis 11.5.2012 (eine Arbeitswoche) krank.Ihre regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 37,5 Stunden bei einer5-Tage-Woche und einem Stundenlohn von 12 EUR. Frau Waldmann hatAnspruch auf Entgeltfortzahlung für sechs Wochen. Die AOK soll einenBeitragssatz zur Krankenversicherung von 15,5 % haben und gewährt einenErstattungssatz von 80 % in der Ausgleichskasse U1. Die AOK gewährt imBeispiel auch die Erstattung der Arbeitgeberanteile zu den Sozialversiche-rungen. Das Unternehmen nimmt am U1-Umlageverfahren teil.

Beurteilung

In der Krankheitswoche entstand eine Entgeltfortzahlung in Höhe von:

37,5 · 12 EUR = 450,00 EUR.

Davon werden 80 % erstattet.

450 EUR · 0,8 = 360 EUR.

Für 450 EUR Entgelt entsteht folgender Arbeitgeberanteil zu den Sozial-versicherungen:

Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitgeberanteile

Krankenversicherung (7,3 % von 450 EUR) 32,85 EUR

Pflegeversicherung (� · (1,95 % von 450 EUR)) 4,39 EUR

Rentenversicherung (� · (19,6 % von 450 EUR)) 44,10 EUR

Arbeitslosenversicherung (� · (3,0 % von 450 EUR)) 6,75 EUR

= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber) 88,09 EUR

Der Betrag von 88,09 EUR ist ebenfalls erstattungsfähig.

10 Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit oder Mutterschutz

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Im Beispiel könnte bei der AOK im Juni ein Erstattungsanspruch gemäß § 1 AAGvon 448,09 EUR geltend gemacht werden.

Die Krankenkassen haben die Möglichkeit, den Umfang der Erstattungen zubegrenzen. �nderungen an der Höhe des Erstattungssatzes oder der Bemessungder Erstattung müssen in der Satzung der Krankenkasse geregelt sein. FolgendeEinschränkungen können die Krankenkassen treffen:

J Begrenzung der Erstattung in der U1-Umlage auf einen niederen Satz, z.B.60 %, 70 % etc.

J keine Erstattung der Arbeitgeberanteile zu den SozialversicherungenJ Beschränkung der Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen auf einen

festen Satz oder BetragJ Begrenzung der Erstattung auf die Beitragsbemessungsgrenze in der Ren-

tenversicherungJ Ausschluss oder Begrenzung der Erstattung von Entgeltfortzahlungen an

freiwillig oder privat krankenversicherte Arbeitnehmer

Auch Kombinationen aus den Begrenzungsmöglichkeiten sind gegeben. Sokönnen beispielsweise die Krankenkassen Erstattungszahlungen auch für Löhneüber der Beitragsbemessungsgrenze leisten, aber die Erstattung der Arbeit-geberanteile aus dem Entgelt auf die Beitragsbemessungsgrenze beschränken.

Beispiel:

Frau Waldmann ist vom 1.5.2012 bis 4.6.2012 krank. Sie ist bei der AOKfreiwillig krankenversichert und hat Anspruch auf Entgeltfortzahlung fürsechs Wochen. Das monatliche Gehalt beträgt 6.000 EUR. Die AOK soll einenBeitragssatz zur Krankenversicherung von 15,5 % haben und gewährt einenErstattungssatz von 80 % in der Ausgleichskasse U1. Die AOK gewährt imBeispiel auch die Erstattung der Arbeitgeberanteile zu den Sozialversiche-rungen und begrenzt die Erstattung nicht auf die Beitragsbemessungsgrenze(BBG) der Rentenversicherung. Allerdings soll eine Begrenzung der Arbeit-geberanteile zu den Sozialversicherungen auf pauschal 10 % des fortgezahl-ten Entgelts bis maximal zur Beitragsbemessungsgrenze bestehen. DasUnternehmen nimmt am U1-Umlageverfahren teil.

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Beurteilung

Frau Waldmann ist den gesamten Monat Mai krank, das fort gezahlteEntgelt beträgt somit 6.000 EUR. Die Erstattungsleistungen der Kranken-kasse sind:

80 % des fortgezahlten Arbeitsentgelts, nicht auf BBG begrenzt, ErstattungSV-Arbeitgeberanteile mit einem festen Pauschalsatz aus fortgezahltemEntgelt mit 10 % begrenzt auf die BBG der Rentenversicherung.

Erstattung für fortgezahltes Entgelt:

6.000 EUR · 80 % 4.800,00 EUR

Erstattung SV-AG-Anteil maximal aus BBG-RV:

5.600 EUR · 10 % 560,00 EUR

Achtung:

Der Umfang der Erstattungsleistungen ist bei jeder Krankenkasse unter-schiedlich. Der Arbeitgeber muss vor dem Erstattungsverfahren den Erstat-tungssatz und die Erstattung der Arbeitgeberanteile zu den Sozialversiche-rungen mit der zuständigen Krankenkasse klären.

Stornierung von Erstattungsanträgen

Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sind zu stornie-ren, wenn

J sie nicht abzugeben waren, also zu Unrecht erstellt wurden,J bei einer nicht zuständigen Einzugsstelle gestellt wurden,J sie unzutreffende Angaben enthalten (in diesen Fällen ist eine Stornierung

und eine Neumeldung erforderlich).

Bei Stornierung eines bereits übermittelten Antrags auf Erstattungen ist derursprünglich übermittelten Datensatz mit dem Kennzeichen „Stornierung einesbereits abgegebenen Antrags“ zu übermitteln.

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Krankheit nach Ablauf der 42-Tage-Frist

Bei Krankheit des Arbeitnehmers endet nach 42 Kalendertagen die Lohnzah-lungsverpflichtung des Arbeitgebers. Besteht die Krankheit weiter fort, erhältder Arbeitnehmer in der Regel Krankengeld von seiner Krankenkasse oderKrankentagegeld von der privaten Krankenversicherung.

Besteht für einen vollen Kalendermonat kein Anspruch auf Entgelt(fort)zah-lung, ist die Arbeitsunterbrechung der Krankenkasse mit einer so genanntenUnterbrechungsmeldung („Grund der Abgabe: 51“) zu melden. Ist der Arbeit-nehmer privat krankenversichert, ist die Unterbrechungsmeldung der Kranken-kasse einzureichen, an die die Renten- und/oder Arbeitslosenversicherungs-beiträge entrichtet werden. Die Unterbrechungsmeldung ist eine besondereForm der Abmeldung. Ruht das Arbeitsverhältnis für mehr als einen vollenKalendermonat und zahlt der Arbeitgeber in diesem Monat kein Arbeitsentgelt,ist innerhalb von zwei Wochen nach der Monatsfrist die Arbeitsunterbrechungder zuständigen Krankenkasse mit einer „Meldung zur Sozialversicherung“anzuzeigen.

Achtung:

Eine Unterbrechungsmeldung ist nicht nach einem Monat, sondern erst nachAblauf eines vollen Kalendermonats ohne Lohnzahlung einzureichen. Wirdnur für einen Tag des Kalendermonats Entgelt gezahlt, ist die Meldung mit„Grund der Abgabe: 51“ nicht erforderlich.

Beispiel:

Frau Monika Waldmann ist durch einen Skiunfall vom 5. Februar bis 19. Maiarbeitsunfähig gewesen. Sie hat monatlich ein Gehalt von 2.400 EUR und imMonat Mai eine Einmalzahlung von 2.000 EUR bezogen. Frau Waldmann istgesetzlich krankenversichert und hat eine 5-Tage-Woche.

Beurteilung

Während der Krankheit wurde zunächst vom 5. Februar bis 18. März (sechsWochen bzw. 42 Kalendertage) das Gehalt vom Arbeitgeber fortgezahlt.Vom 19. März bis 19. Mai bezieht Frau Waldmann Krankengeld von ihrer

Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) 10

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Krankenkasse. Am 1. Mai ist ein voller Kalendermonat (April) ohne Entgelt-zahlung des Arbeitgebers abgeschlossen. Dieser Monat ohne Entgeltzahlungmuss der Rentenversicherung in Form einer Unterbrechungsmeldung mit-geteilt werden. Somit müsste spätestens bis 14. Mai bei der Krankenkassevon Frau Waldmann eine „Meldung zur Sozialversicherung“ mit dem „Grundder Abgabe: 51 – Unterbrechungsmeldung wegen Bezug von bzw. Anspruchauf Entgeltersatzleistungen“ eingereicht werden.

Als „beitragspflichtiges Bruttoentgelt“ sind die bis zum 19. März aufgelau-fenen Bezüge zu melden.

1.1.2012 – 28.2.2012: 2 · 2.400 EUR = 4.800,00 EUR

1.3.2012 – 18.3.2012: 127 22 · 2.400 EUR = 1.309,09 EUR

Zum 18. März ist nach dieser Methode Arbeitstag als beitragspflichtigesEntgelt 6.109 EUR zu melden.

Während das Arbeitsverhältnis ruht, bleibt der Arbeitnehmer weiter beschäftigtund auch Mitglied in der Krankenversicherung. Bei Wiederaufnahme derBeschäftigung ist nach einer Unterbrechungsmeldung keine Anmeldung beider Krankenkasse einzureichen. Eine Ausnahme besteht bei einer Unterbre-chung von mehr als 72 Wochen. In diesem Fall kommt es zu einer so genanntenAussteuerung aus der Kranken- bzw. Rentenversicherung.

Beitragspflichtige Einnahmen während der Krankheit

Eine Besonderheit in Bezug auf das Meldewesen ist aus der Neuregelung des§ 23c SGB IV zu beachten. Eine Unterbrechungsmeldung bzw. eine Abmeldungist nur dann zu erstatten, wenn für Zeiten des Bezugs von Sozialleistungenkeine beitragspflichtigen Einnahmen beim Mitarbeiter vorliegen. Zu beitrags-pflichtigen Einnahmen kann es kommen, wenn der Arbeitgeber zum Beispielwährend des Bezugs von Krankengeld weiterhin Geld- oder Sachleistungenbezahlt. Eine Sachleistung kann sich auch durch die Nutzung eines Firmenwa-gens während des Krankengeldbezugs ergeben. Im Übrigen besteht aufgrundder Arbeitsentgeltzahlung weiterhin Versicherungspflicht, so dass die im Rah-men eines Beschäftigungsverhältnisses üblichen Meldungen (Jahresmeldung/Abmeldung) anfallen. In einer Klarstellung haben die Spitzenverbände derSozialversicherungen festgelegt, dass, wenn während des Bezugs von Sozial-leistungen wie beispielsweise Krankengeld die Zuschüsse und sonstigen lau-

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fenden Leistungen des Arbeitgebers zusammen mit den Sozialleistungen dasVergleichs-Nettoarbeitsentgelt um nicht mehr als 50 EUR übersteigen, esnicht zu einer beitragspflichtigen Einnahme kommt. Als Vergleichsnetto-arbeitsentgelt ist das Nettoentgelt anzusetzen,, was der Arbeitnehmer ohneden Arbeitsausfall erzielt hätte.

10.2 Mutterschutz/ElternzeitWerdende Mütter dürfen in den letzten sechs Wochen vor der voraussicht-lichen Geburt und acht Wochen nach der tatsächlichen Geburt nicht beschäf-tigt werden. Bei Früh- oder Mehrlingsgeburten verlängert sich die Frist vonacht auf bis zu zwölf Wochen nach der Entbindung. Während dieser Zeiterhalten die Arbeitnehmerinnen von ihrer Krankenkasse Mutterschaftsgeld inHöhe von 13 EUR pro Kalendertag. Nach § 14 Mutterschutzgesetz müssenArbeitgeber für die Zeit der Schutzfrist sowie für den Entbindungstag einenZuschuss in Höhe des Unterschiedsbetrages zwischen 13 EUR und dem um diegesetzlichen Abzüge verminderten kalendertäglichen Arbeitsentgelt (Netto-arbeitsentgelt) leisten. Bei einem kalendertäglichen Nettoarbeitsentgelt vonbis zu 13 EUR besteht somit kein Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss. Beimonatlich schwankenden Bezügen ist der kalendertägliche Durchschnitt ausden letzten zwölf Abrechnungswochen zu ermitteln. Arbeitnehmerinnen, dienicht in der gesetzlichen Krankenkasse versichert sind (z.B. privat versicherte),erhalten kein Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse. Sie können jedoch vomBundesversicherungsamt auf Antrag ein Mutterschaftsgeld von 13 EUR proKalendertag, maximal 210 EUR für die gesamte Schutzfrist erhalten. KeinMutterschaftsgeld vom Bundesversicherungsamt erhalten:

J Frauen, deren Arbeitsverhältnis in beiderseitigem Einvernehmen oder wegenBefristung vor Beginn der Schutzfrist endete,

J Hausfrauen,J Beamtinnen, es sei denn, sie üben eine Nebentätigkeit aus,J selbstständig Tätige,J beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführerinnen,J pflicht- bzw. freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung Versicherte,

Mutterschutz/Elternzeit 10

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J Frauen in unbezahltem (Sonder-)Urlaub, der erst nach den Schutzfristenendet und die während des Urlaubs kein weiteres Arbeitsverhältnis einge-gangen sind,

J Frauen in Elternzeit, die erst nach den Schutzfristen für das zu erwartendeKind abläuft und die während der Elternzeit nicht teilzeit- oder geringfügigbeschäftigt sind.

Schließt der Erziehungsurlaub unmittelbar an die Mutterschutzfrist an, istdieser nicht gesondert durch eine Unterbrechungsmeldung der Krankenkassemitzuteilen. Wird nach der Mutterschutzfrist die Beschäftigung jedoch noch-mals aufgenommen und erst zu einem späteren Zeitpunkt der Erziehungsurlaubangetreten, ist dieser nach Ablauf eines Kalendermonats der Krankenkassemitzuteilen.

Beispiel:

Frau Waldmann hat am 20. Januar ein Kind geboren. Zuvor war sie sechsWochen in Mutterschutz. Am 17. März nimmt sie ihre Beschäftigung fürzehn Tage wieder auf, da dringende Abschlussarbeiten erledigt werdenmüssen. Am 1. April tritt Frau Waldmann ihre dreijährige Elternzeit an.

Beurteilung

Während der Mutterschutzfrist (acht Wochen nach der Geburt) erhält FrauWaldmann steuer- und sozialversicherungsfreies Mutterschaftsgeld vonihrer Krankenkasse. Entsteht ein Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (Netto-lohn höher als 13 EUR pro Tag), ist dieser ebenfalls steuer- und sozialver-sicherungsfrei. Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld muss nicht gemeldetwerden. Zum 1. April ist wiederum eine „Meldung zur Sozialversicherung“zu erstatten mit „Grund der Abgabe: 52“. Diese Meldung sollte bis spätes-tens am 14. April bei der zuständigen Krankenkasse eingereicht sein. Alsbeitragspflichtiges Entgelt ist das Arbeitsentgelt seit der letzten Unter-brechungsmeldung, Abmeldung oder Jahresmeldung anzugeben. Im Beispielwäre das Entgelt seit 17. März zu melden.

Die Elternzeit kann gleichzeitig von beiden Eltern in Anspruch genommenwerden. Das bedeutet, dass beide Elternteile wegen der Erziehung des Kindesder Arbeit fern bleiben können. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die

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Elternzeit abwechselnd für bestimmte Zeiträume zu nehmen. Während derElternzeit ist eine Erwerbstätigkeit zulässig, wenn die vereinbarte wöchentlicheArbeitszeit 30 Stunden nicht übersteigt und sich der Arbeitgeber und derArbeitnehmer über die Arbeitszeit und ihre Ausgestaltung einigen. Erfolgt keinefreiwillige Einigung, regelt § 15 Abs. 7 des Bundeserziehungsgeldgesetz(BErzGG) die Voraussetzungen, wann ein Arbeitgeber der Verringerung derArbeitszeit trotzdem zustimmen muss.

Achtung:

Der Zuschuss des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld ist zu 100 % erstat-tungsfähig aus der U2-Umlagekasse. Der Erstattungsantrag ist seit 2011elektronisch bei der Krankenkasse, bei welcher die Arbeitnehmerin kranken-versichert ist, zu stellen.

Antragsstellung auf Erstattungszahlungen

Seit 2011 sind die Erstattungsanträge elektronisch zu übermitteln. Die Daten-übermittlung kann in der Regel direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogrammmit einem Übertragungsmodul (z.B. dakota) oder mittels der maschinellenAusfüllhilfe (sv.net) erfolgen.

10.3 Einmalzahlung während einer ArbeitsunterbrechungEine Besonderheit besteht im Melderecht für Einmalzahlungen, die währenddes Bezugs von Entgeltersatzleistungen – z.B. Krankengeld – gezahlt werden.Im Meldeverfahren nach der DEÜV hat der Arbeitgeber beitragspflichtigeEinmalzahlungen gesondert zu melden, wenn für das Kalenderjahr, dem dasArbeitsentgelt zuzuordnen ist, keine Sozialversicherungsmeldung mit Entgeltmehr zu melden ist. Eine gesonderte Meldung ist aber erforderlich, wenn:

J eine Meldung mit laufendem Entgelt in dem Kalenderjahr, dem die Ein-malzahlung zuzuordnen ist, nicht mehr erfolgt,

J die folgende Meldung kein laufendes beitragspflichtiges Arbeitsentgeltenthält,

J für das beitragspflichtige laufende und einmalig gezahlte Arbeitsentgeltunterschiedliche Beitragsgruppen gelten.

Einmalzahlung während einer Arbeitsunterbrechung 10

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Diese gesonderte Meldung ist mit der folgenden Gehaltsabrechnung, spätes-tens sechs Wochen nach der Auszahlung der Einmalzahlung der zuständigenKrankenkasse zu übermitteln. Entsteht eine Einmalzahlung während einerUnterbrechungszeit ohne zukünftig laufenden Bezug im Kalenderjahr, ist dieEinmalzahlung mit der Sondermeldung – Grund der Abgabe: 54 – zu melden.Als Zeitraum ist der erste bis zum letzten Tag des Monats der Auszahlunganzugeben.

Beispiel:

Monika Waldmann ist seit 4.7.2011 erkrankt. Seit 15.8.2011 bezieht sieKrankengeld von ihrer Krankenkasse. Die Krankheit wird voraussichtlich bis19.2.2012 fortbestehen. Im November 2011 erhält Frau Waldmann einWeihnachtsgeld in Höhe von 1.500 EUR. Im September 2011 wurde eineUnterbrechungsmeldung zum 14.8.2011 erstattet, da das Beschäftigungs-verhältnis länger als einen Kalendermonat ohne Entgeltfortzahlung unter-brochen war.

Beurteilung

Aufgrund der Krankheit ist eine Unterbrechungsmeldung im September zumelden.

Beschäftigungszeit: 01.01.2011 bis 14.08.2011

Grund der Abgabe: 51

Weil die Krankheit über die Jahresgrenze hinweg besteht, ist für 2011 keineJahresmeldung (Grund der Abgabe: 50) zu erstatten. Somit entsteht für2011 keine Sozialversicherungsmeldung mehr mit zu meldendem Entgelt.Für die Einmalzahlung ist im Dezember eine Sondermeldung zu erstatten.

Beschäftigungszeit: 01.11.2011 bis 30.11.2011

Grund der Abgabe: 54

Beitragspflichtiges Entgelt: 1500

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Achtung:

Wir eine Einmalzahlung ohne laufendes Arbeitsentgelt gezahlt, so ist sie fürdie Beitragsberechnung dem letzten Abrechnungsmonat mit Lohn(fort)zah-lung zuzurechnen und zu verbeitragen. Wird eine Einmalzahlung in denMonaten Januar bis März gezahlt und bestand im laufenden Jahr aufgrundeiner Krankheit kein laufendes Arbeitsentgelt, ist die Einmalzahlung demletzten Abrechnungszeitraum des Vorjahres zuzuordnen – Märzklausel. Wirdeine Einmalzahlung erst nach Ende der Beschäftigung gezahlt, so ist diesedem letzten Abrechnungsmonat des Kalenderjahres zuzuordnen. Findet dieEinmalzahlung nach Austritt ab April des Folgejahrs statt, so werden aus derEinmalzahlung keine Beiträge erhoben. Zu beachten ist jedoch die März-klausel-Regelung.

Seit 2012 besteht eine zusätzliche Meldepflicht bei Einmalzahlungen ohnelaufenden Bezug.

Aufgrund des Übergangs der Prüfpflicht für das Berufsgenossenschaftsentgeltauf die Rentenprüfer muss den Krankenkassen seit 2010 das BG-Entgeltgemeldet werden. In der Unfallversicherung bestehen jedoch abweichendeRegelungen zu den anderen Sozialversicherungen für die Meldung von bei-tragspflichtigem Arbeitsentgelt. Durch die abweichenden beitragspflichtigenEntgelte zwischen Sozialversicherung und BG entstanden Fälle, zu denen keineSozialversicherungsmeldung mit Entgelt, jedoch eine Berufsgenossenschafts-meldung mit Entgelt einzureichen waren. Für dies Fälle, in denen der Arbeit-nehmer eine Einmalzahlung erhält, die ausschließlich dem meldepflichtigenEntgelt der Berufsgenossenschaft unterliegt, ist eine gesonderte Meldung zurSozialversicherung mit dem Grund der Abgabe: 91 der Annahmestelle derKrankenkasse einzureichen.

Beispiel:

Frau Waldmann bezieht seit 17.11.2011 Krankengeld von ihrer Krankenkas-se. Die Arbeitsunfähigkeit dauert voraussichtlich bis 18.05.2011. Im April2012 erhält sie ihre Vertriebsprämie für das Vorjahr in Höhe von 2.000 EURals Einmalzahlung. Es ist davon auszugehen, dass Frau Waldmann im Mai2012 ihre Beschäftigung wieder aufnimmt.

Einmalzahlung während einer Arbeitsunterbrechung 10

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Beurteilung

Das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt ist im April 2012 gehört zum unfall-versicherungspflichtigen Entgelt in 2012.

Für die Sozialversicherung fällt die Einmalzahlung in einen Monat ohnelaufendes Entgelt und ohne Sozialversicherungstage. Aufgrund der Zahlungim April ist keine Märzklausel anzuwenden. Somit bleibt die Einmalzahlungbeitragsfrei und ist nicht in der Jahresmeldung 2012 als beitragspflichtigesEntgelt zu melden.

Für die Unfallversicherung ist eine gesonderte Meldung zur Sozialversiche-rung zu erstellen.

Beschäftigungszeit: 01.04.2012 bis 30.04.2012

Grund der Abgabe: 91

Beitragspflichtiges Entgelt: 2000

Achtung:

Einmalzahlungen unterliegen nicht der Prüfung auf eine beitragspflichtigeEinnahme nach § 23c SGB IV. Eine Vergleichsrechnung des Nettoarbeits-entgelts bei Beschäftigung mit der Sozialleistung plus der Einmalzahlungkann unterbleiben.

10.4 Elektronische Entgeltersatzleistung – EELSeit Mitte 2011 ist der Arbeitgeber verpflichtet, Meldungen zur Berechnungdes Krankengelds, Krankengeld wegen erkrankter Kinder und anderen Entgelt-ersatzleistungen an die Annahmestellen der Krankenkasse elektronisch zuübermitteln. Diese so genannten Entgeltbescheinigungen können in der Regeldirekt aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder über dieAusfüllhilfen (sv.net) übermittelt werden. Die Datenannahmestellen leiten dieEntgeltbescheinigungen an die unterschiedlichen Leistungsträger (wie z.B.Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Rentenversicherungsträger, Bundes-agentur für Arbeit) weiter. Die Meldung ist vom Arbeitgeber 5 Arbeitstage vor

10 Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit oder Mutterschutz

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dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit (einschließlich anrechenbarer Vorerkran-kungen) zu übermitteln. Handelt es sich bei der Erkrankung um einen Arbeits-unfall, der in die Zuständigkeit der Unfallversicherung fällt, erhalten die Arbeit-geber vom jeweiligen Träger der Unfallversicherung ein Hinweisschreibenspätestens bis zum 6 Arbeitstag vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit, dassalle Angaben zum jeweiligen Unfall enthält.

Mit dem elektronischen Meldeverfahren übermittelt der Arbeitgeber für denArbeitnehmer in so genannten Datenbausteinen folgende Informationen an dieDatenannahmestelle:

J NameJ AnschriftJ AllgemeinesJ ArbeitsentgeltJ ArbeitszeitJ Arbeitszeit bei Erkrankung/Verletzung des KindesJ Abwesenheitszeiten ohne ArbeitsentgeltJ Angaben zur Freistellung bei Erkrankung/Verletzung des KindesJ Arbeits-/Schul-/KindergartenunfallJ Entgeltbescheinigung zur Berechnung von MutterschaftsgeldJ Anforderung VorerkrankungsmitteilungJ Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen (§ 23c SGB IV)J Zusatzdaten für die Berechnung des Übergangsgeldes bei Leistungen zur

TeilhabeJ Zusatzdaten für die Berechnung der Entgeltersatzleistungen für SeeleuteJ Zusatzdaten für die Berechnung der Entgeltersatzleistungen bei Bezug von

Transfer-Kurzarbeitergeld

Wie bei den Sozialversicherungsmeldungen ist für die Entgeltbescheinigungder Grund der Abgabe als Schlüsselzahl zu melden. Abhängig vom zuständigenVersicherungsträger sind folgende Schlüsselzahlen zu melden:

Elektronische Entgeltersatzleistung – EEL 10

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Grund der Abgabe Schlüssel

Krankenversicherung

Krankengeld 01

Krankengeld bei Pflege eines erkrankten Kindes 02

Mutterschaftsgeld 03

Versorgungskrankengeld 04

Rentenversicherung

Übergangsgeld (Leistung währende der Rehabilitation) 11

Übergangsgeld (Leistung zur Teilhabe) 12

Unfallversicherung (BG)

Verletztengeld (vgl. Krankengeld) 21

Übergangsgeld 22

Kinderpflegeverletztengeld (vgl. Krankengeld bei Pflege eines Kindes) 23

Bundesagentur für Arbeit

Übergangsgeld 31

Sonstige Meldungen

Anforderung der Übermittlung von Vorerkrankungen des Arbeitnehmers 41

Gesonderte Anforderung zur Übermittlung der beitragspflichtigen Einnahme(§ 23c SGB IV)

51

Tab.: Übersicht der Meldegründe für Entgeltbescheinigungen

Die Datenannahmestelle der Krankenkasse schickt dem Absender der Daten-lieferung (also dem Ersteller der Datei, z.B. Arbeitgeber, Steuerberater oderService-Rechenzentrum) eine elektronische Eingangsbestätigung. Nach derPrüfung der Daten auf Plausibilität erhält der Datenlieferant eine Verarbei-tungsbestätigung. Die Verarbeitungsbestätigungen werden der übermittelndenStelle jedoch nicht automatisch zugesendet, sondern stehen auf einem Daten-server zum Abruf zur Verfügung. Fehlerhafte Datensätze sind zu korrigieren underneut zu übermitteln. Falls eine Korrektur der Datensätze aus dem Entgelt-abrechnungsprogramm nicht möglich ist, sind die Meldungen mit der Ausfüll-hilfe sv.net erneut zu versenden.

10 Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit oder Mutterschutz

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Nach der Prüfung und Verarbeitung der Meldungen durch die Krankenkassenerhält der Arbeitgeber eine Rückmeldung von der Datenannahmestelle. In derRückmeldedatei sind folgende Informationen enthalten:

J Vorerkrankungszeiten des Arbeitnehmers (nur Krankenkasse)J Höhe der EntgeltersatzleistungJ Datenfehler mit Fehlerbeschreibungen

Mit den Rückmeldeinformationen kann die Berechnung der Frist für die Lohn-fortzahlung (42 Kalendertage) ggf. erneut erfolgen. Die Rückmeldung der Höheder Entgeltersatzleistung ist dann von Bedeutung, sofern mit dem Arbeitneh-mer eine Aufstockung des Krankengelds auf das durchschnittliche Netto-arbeitsentgelt vereinbart wurde. Die freiwillige Sozialleistung des Arbeitgebersbleibt steuer- und sozialversicherungsfrei.

10.5 Geringfügige Beschäftigung während einerArbeitsunterbrechung

Wird während des Erziehungsurlaubs oder während der Dienstpflicht einegeringfügige Beschäftigung ausgeübt, ist diese nicht mit den Leistungen Dritterzusammenzurechnen. Eine geringfügige Beschäftigung ist auch dann versiche-rungsfrei, wenn sie beim gleichen Arbeitgeber ausgeübt wird. Die ruhendeBeschäftigung ist nicht von Bedeutung. Die geringfügige Beschäftigung istjedoch mit „Grund der Abgabe: 10“ bei der Minijob-Zentrale anzumelden undnach Beendigung mit dem Schlüssel 30 bei der Bundesknappschaft-Bahn-Seein Essen (Minijob-Zentrale) abzumelden.

Geringfügige Beschäftigung während einer Arbeitsunterbrechung 10

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11 Welche Aktivitäten gehören zumJahresabschluss?

Wie in der Finanzbuchhaltung sind in der Lohnbuchhaltung zum Jahreswechseleinige abschließende Arbeiten vorzunehmen.

Nach § 42b Einkommensteuergesetz (EStG) muss in Betrieben mit mehr alszehn Arbeitnehmern der Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt werden. Beiweniger als zehn Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber ihn durchführen. Vonjedem Arbeitnehmer ist das Lohnkonto abzuschließen, indem die Summen proZeile bzw. Spalte ermittelt werden. Für alle Arbeitnehmer, deren Lohnsteuer-karte oder eine Ersatzbescheinigung vorliegt, ist die Lohnsteuerbescheinigungdurchzuführen. Das heißt: Die Summenwerte an Lohnsteuer, Kirchensteuer,Solidaritätszuschlag, Fahrgeld etc. sind aus dem abgeschlossenen Lohnkontoelektronisch der Clearingstelle der Finanzverwaltung zu melden.

Neben den steuerrechtlichen Abschlussarbeiten sind Jahresmeldungen an dieSozialversicherungsträger vorzunehmen. Für jeden Arbeitnehmer ist der Kran-kenkasse das beitragspflichtige Jahresarbeitsentgelt (JAE) zu melden. DieMeldung kann nur noch in elektronischer Form aus einem Entgeltabrechnungs-programm oder mit der Ausfüllhilfe (sv.net) durchgeführt werden.

Träger der gesetzlichen Unfallversicherung sind die Berufsgenossenschaften(BG). Für die jährliche Beitragsberechnung ist der BG das Formblatt „Lohn-nachweis“ einzureichen, auf dem das Jahresarbeitsentgelt und die geleistetenArbeitsstunden aller Arbeitnehmer zusammengestellt sind. Die Werte könnenin der Regel dem Jahreslohnjournal entnommen werden. Das Formular für denLohnnachweis erhält der Arbeitgeber nach seiner Anmeldung bei der zuständi-gen Berufsgenossenschaft. Viele Berufsgenossenschaften ermöglichen auch dieAbgabe einer Online-Meldung über das Internet.

Mit dem Gesetz zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit Schwerbehinderter sinddie Vorschriften zur Beschäftigungspflicht von behinderten Arbeitnehmern undzur Ausgleichsabgabe geändert worden. Die Pflicht zur Beschäftigung schwer-behinderter Menschen besteht für Arbeitgeber, die über mindestens 20 Ar-

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beitsplätze verfügen. Gleichzeitig wurde die Pflichtquote von 6 % auf 5 %gesenkt. Arbeitgeber müssen nicht mehr für jeden Betrieb bzw. jede Dienst-stelle eine getrennte Anzeige erstatten, sondern nur noch eine Gesamtanzeigemit einem Verzeichnis der beschäftigten schwerbehinderten Menschen. DieMeldung über die Anzahl der Beschäftigten schwerbehinderten Arbeitnehmerim Betrieb ist an das Integrationsamt bei der Agentur für Arbeit zu richten.

Abschließend sollten die Personalstammblätter mit allen Neuerungen aktuali-siert und eventuell bestehende Urlaubsansprüche der Arbeitnehmer vorgetra-gen werden. Für freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versicherteArbeitnehmer oder für privat versicherte Mitarbeiter ist die Versicherungs-pflichtgrenze zu prüfen. Übersteigt das voraussichtliche Arbeitsentgelt in 2012nicht mehr die Versicherungsgrenze von 50.850 EUR pro Jahr und war derArbeitnehmer nicht bereits in 2002 privat versichert, wird der Arbeitnehmerwieder Pflichtmitglied in der gesetzlichen Krankenversicherung. Im Fall derfreiwilligen Versicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse ist eine Ab-/Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel durchzuführen. Privat krankenver-sicherte Arbeitnehmer werden wieder Pflichtmitglied in einer gesetzlichenKrankenkasse – entsprechend ist das Kassenwahlrecht und die Anmeldung beider Kasse durchzuführen.65

11 Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?

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65 Eine Ausnahme besteht für Arbeitnehmer, die 55 Jahre oder älter sind und in den letzten fünf Jahren nichtgesetzlich oder freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert waren.

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11.1 Checkliste JahresabschlussIn der Checkliste Jahresabschluss sind die wichtigsten Abschlussarbeitenzusammengestellt.

Checkliste Jahresabschluss Erledigt

Mitarbeiterdaten/Stammdaten prüfen

Austritte prüfen

Ermittlung der Resturlaubsansprüche und Übertragung ins Folge-jahr

Erreichen der Pflichtversicherungsgrenze in der KV/PV prüfen

Jahresfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte / Ersatzbescheinigungprüfen

Wechsel von Bankverbindungen prüfen

Wechsel von Krankenkassen prüfen

Ermitteln des Erreichens des Rentnerstatus prüfen

Lohnpfändungs- und Vermögensbildungsverträge prüfen

Überprüfung Arbeitnehmerdarlehen

Abrechnung

Abrechnung von Provisionen und Jahresboni

Ermittlung der Bemessungsgrundlage für Dienstwagenabrechnung

Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen (wo möglich)

Ermittlung von Arbeitsunterbrechungen für „Anzahl U“

Ermittlung der Pauschalierungsmöglichkeit für Fahrtkosten-zuschüsse und Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge

Lohnkonten abschließen

Checkliste Jahresabschluss 11

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Checkliste Jahresabschluss Erledigt

Meldungen/Bescheinigungen

Lohnsteuerbescheinigung erstellen

Jahresmeldung an die Krankenkassen erstellen (falls erforderlich)

Archivierung Lohnsteuerkarten 2010

Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft erstellen

Erstellung der Meldung für die Schwerbehinderten-Ausgleichs-abgabe

Sonstiges

Einrichten neuer Lohnkonten

Aktualisieren der Beitragsbemessungsgrenzen

Aktualisierung der Sachbezugswerte für Mahlzeiten und Wohnung

Aktualisierung der Sachbezugswerte für Reisekostenerstattungen

Aktualisierung Steuerfreibeträge für betriebliche Altersvorsorge

Archivierung der Lohnunterlagen

Ermittlung der Berechnungsgrundlage für die Gewerbesteuer

Bildung von Rückstellungen für Jubiläen, Urlaubsgeld, Pensionen

Feststellen der Betriebsgröße für die Teilnahme am Umlagever-fahren

Überprüfung der Gültigkeit des Zertifikats für die Beitragsmeldungmit DAKOTA

Überprüfung der Gültigkeit des Zertifikats für die Lohnsteuer-anmeldung (ElsterOnline)

Überprüfung Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversiche-rung

Tab.: Checkliste Jahresabschluss

11 Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?

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11.2 LohnsteuerjahresausgleichDie Lohnsteuer für laufende Bezüge wird aus der Tages-, Wochen- oderMonatslohnsteuertabelle ermittelt. Hingegen ist die Lohnsteuer für sonstigeBezüge bzw. Einmalzahlungen aus der Jahressteuertabelle zu entnehmen.Grundlage für die Besteuerung ist der geschätzte Jahresbruttoarbeitslohn. Dergeschätzte Jahresbruttolohn (GJBL) errechnet sich nach folgender Formel:

1 gezahlte sonstige BezügeSumme steuerpflichtige Bezüge 3 360

bisherige SteuertageGJBL 5

Die Summe der steuerpflichtigen Bezüge sind alle im Kalenderjahr aufgelaufe-nen regelmäßigen steuerpflichtigen Bezüge. Diese sind mit den gesamtenSteuertagen pro Jahr (360) zu multiplizieren. Aus dem steuerpflichtigen Jahres-bruttolohn sind bereits gezahlte sonstige Bezüge herauszurechnen. ErfolgteLohnerhöhungen und Steuerfreibeträge sind jedoch einzubeziehen. KünftigeLohnerhöhungen oder bereits zum Zeitpunkt der Ermittlung des geschätztenJahresbruttolohnes feststehende künftige Bezüge (z.B. Weihnachtsgeld) dürfenhingegen in diese Schätzung nicht einfließen. Werden im kommenden JahrPrämien für das zurückliegende Jahr gezahlt, dürfen diese nicht in die Schät-zung einfließen, auch dann nicht, wenn deren Höhe schon bekannt ist. Hat derArbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr bei einem anderen Arbeitgeber bereitssteuerpflichtigen Arbeitslohn bezogen, ist dieser ebenfalls in die Schätzung desJahresbruttolohnes einzubeziehen – sofern er bekannt ist. Für die bisherigenSteuertage ist jeder volle Beschäftigungsmonat mit 30 Tagen zu rechnen. BeiEintritt oder Austritt nach Monatsbeginn bzw. Monatsende ist von den be-schäftigten Kalendertagen im Eintritts-/Austrittsmonat als Steuertage aus-zugehen. Zur Ermittlung der Steuertage siehe Kapitel 4.10. (siehe S. 234)

Wenn sich die Schätzung des Jahresbruttoarbeitslohnes durch weitere Ein-malzahlungen oder durch Lohnerhöhungen im Dezember als unzutreffendherausstellt, kann bzw. muss bei mehr als zehn Arbeitnehmern der Arbeitgebereinen Abgleich der bereits gezahlten Lohnsteuer mit der Jahreslohnsteuer fürjeden Arbeitnehmer vornehmen. Die Differenz aus der periodisch einbehaltenenLohnsteuer und der Jahreslohnsteuer wird mit der im Dezember zu zahlendenLohnsteuer verrechnet. Ergibt sich im Dezember, wenn alle gezahlten Bezügebekannt sind, aus der Jahreslohnsteuertabelle eine geringere Steuer als dieSumme der periodisch bereits gezahlten Lohnsteuer, wird die Differenz mit derLohnsteuer auf den Dezemberbezug verrechnet. Parallel ist ein Abgleich der

Lohnsteuerjahresausgleich 11

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bereits entrichteten Kirchensteuer und des bereits einbehaltenen Solidaritäts-zuschlages vorzunehmen. Beim Lohnsteuerjahresausgleich sind für die Kir-chensteuer und den Solidaritätszuschlag die Werte der Jahressteuertabellemaßgeblich. Die Berechnung der Summendifferenz ergibt sich nach folgendemSchema:

Schema zur Ermittlung des Lohnsteuerjahresausgleichs

Bruttoarbeitslohn des Jahres laut Lohnkonto

+ ermäßigt besteuerte Arbeitsentgelte für mehrere Jahre

+ Arbeitslohn aus vorhergehenden Arbeitsverhältnissen des laufenden Jahres

- Versorgungsfreibetrag

- Altersentlastungsbetrag

= maßgeblicher Jahresarbeitslohn

Lohnsteuer aus Jahreslohnsteuertabelle für den maßgeblichen Jahresarbeitslohn

- tatsächlich einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer

= Lohnsteuererstattung/Lohnsteuernachzahlung im Dezember

Solidaritätszuschlag auf Lohnsteuer des maßgeblichen Jahresarbeitslohnes

- tatsächlich einbehaltener und abgeführter Solidaritätszuschlag

= Solidaritätszuschlagserstattung/Solidaritätszuschlagsnachzahlung

Kirchensteuer auf Lohnsteuer des maßgeblichen Jahresarbeitslohnes

- tatsächlich einbehaltene und abgeführte Kirchensteuer

= Kirchensteuererstattung/Kirchensteuernachzahlung

Bruttoarbeitslohn

Für die Ermittlung des Jahresarbeitslohns ist der steuerpflichtige Bruttoarbeits-lohn inklusive Sachzuwendungen für das gesamte Kalenderjahr heranzuziehen.Nicht in den steuerpflichtigen Arbeitslohn sind pauschal versteuerte Lohn-bestandteile und steuerfreier Arbeitslohn (z.B. Zuschuss zur betrieblichenAltersvorsorge) einzubeziehen. Außerdem muss der Arbeitslohn lückenlos fürdas gesamte Kalenderjahr vorliegen. Bei steuerrechtlichen Fehlzeiten, z.B.durch einen Arbeitgeberwechsel, darf der Lohnsteuerjahresausgleich nicht

11 Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?

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durchgeführt werden. Der Lohnsteuerjahresausgleich ist möglich, wenn dieVorarbeitgeberdaten vorliegen und bei der Ermittlung von Einmalzahlungenberücksichtigt wurden.

Versorgungsfreibetrag/Altersentlastungsbetrag

Arbeitnehmer, die Ruhegehälter aus dem öffentlichen Dienst, Witwenrente,Waisenrente, Erwerbsunfähigkeitsrente oder Hinterbliebenenrente erhalten,sowie Arbeitnehmer, die von ihrem ehemaligen Arbeitgeber eine Betriebsrenteerhalten, beziehen Versorgungsbezüge. Versorgungsbezüge sind dem steuer-pflichtigen Arbeitslohn gleichgestellt und unterliegen dem Lohnsteuerabzug.Von den Versorgungsbezügen bleibt 40 % der Bezüge, höchstens jedoch einBetrag von 3.000 EUR im Kalenderjahr, von der Lohnsteuer befreit (Versor-gungsfreibetrag). Einen Altersentlastungsbetrag erhalten Arbeitnehmer, die vorBeginn des Kalenderjahres das 64. Lebensjahr vollendet haben. Er beträgt 40 %des Arbeitslohnes, höchstens jedoch 1.900 EUR im Kalenderjahr. Der Abzug desAltersentlastungsbetrags ist bei Versorgungsbezügen nicht anzuwenden. Mitdem Alterseinkünftegesetz wurde in 2004 eine schrittweise Verringerung derProzentsätze und Freibeträge beschlossen. Seit 2006 sinkt für jeden neuenJahrgang von Versorgungsempfängern der Satz um 1,6 % bzw. 120 EUR biszum Jahre 2020. Dies bedeutet, Arbeitnehmer, die in 2006 erstmalig einenVersorgungsbezug von ihrem ehemaligen Arbeitgeber erhalten, steht nur nochein Versorgungsfreibetrag von 38,4 % des Bezuges, höchstens jedoch2.880 EUR pro Jahr zu. Der Prozentsatz bzw. der Höchstbetrag muss dannjedoch für die Gesamtdauer des Versorgungsbezuges beibehalten werden. FürArbeitnehmer, die in 2012 erstmalig einen Versorgungsbezug erhalten, gilt fürdie Gesamtdauer des Bezuges ein Freibetrag von 28,8 %, höchstens jedoch2.160 EUR pro Jahr. Auch für den Altersentlastungsbetrag gilt ab 2006 dieSenkung um jährlich 1,6 % bzw. 76 EUR für jeden neuen Jahrgang. Bis zumJahre 2040 sollen beide Freibeträge für neue Generationen auf 0 % abge-schmolzen sein.

Gebot/Verbot des Lohnsteuerjahresausgleichs

Ergeben sich beim Lohnsteuerjahresausgleich Erstattungen, sind diese Erstat-tungsbeträge mit der für den Dezember ermittelten Lohn- und Kirchensteuersowie dem Solidaritätszuschlag zu verrechnen. Ist der Erstattungsbetraghöher als die sich aus den Dezemberbezügen ergebende Lohnsteuer, kannder Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den übersteigenden Betrag erstatten unddiesen bei der Lohnsteueranmeldung mit dem Finanzamt verrechnen. Erstat-

Lohnsteuerjahresausgleich 11

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tungen von Lohn- und Kirchensteuer müssen auf dem Lohnkonto gesondertausgewiesen sein. Außerdem sind die Erstattungen bei der elektronischenMeldung der Lohnsteuer bzw. bei der Lohnsteuerbescheinigung zu berück-sichtigen. Ergeben sich beim Lohnsteuerjahresausgleich Nachzahlungen, müs-sen diese zusätzlich mit der Lohnsteuer aus Dezember einbehalten und abge-führt werden.

Der Lohnsteuerjahresausgleich ist jedoch nur unter bestimmten Vorausset-zungen möglich. Er darf nicht durchgeführt werden, wenn:

J der Arbeitnehmer den Verzicht beantragt hat,J der Arbeitnehmer nicht im Inland wohnt,J die Steuerklasse II nicht ganzjährig auf der Lohnsteuerkarte bescheinigt ist;

ein unterjähriger Wechsel führt zum Ausschluss,J der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres die Steuerklasse gewechselt hat,J der Arbeitnehmer einen Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag auf der

Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung eingetragen hat,J der Arbeitnehmer nicht das ganze Jahr beim gleichen Arbeitgeber beschäf-

tigt war bzw. die Bezüge eines Vorarbeitgebers nicht aus der Steuer-bescheinigung hervorgehen,

J der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr Lohnersatzleistungen (Kurz-arbeitergeld, Schlechtwettergeld, Winterausfallgeld, Zuschuss zum Mutter-schaftsgeld, Aufstockung zum Altersteilzeitgeld oder Entschädigungen nachdem Bundesseuchengesetz) erhalten hat,

J dem Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte oder eine Ersatzbescheinigung desArbeitnehmers vorliegt und die Steuerklasse V oder VI ist,

J der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr nach der allgemeinen und derbesonderen Lohnsteuertabelle besteuert wurde (beides),

J der Arbeitnehmer U-Tage auf dem Lohnkonto hat,J die Steuerklasse darf nicht IV mit Faktor sein,J der Arbeitnehmer keine begünstigten Einkünfte nach dem Auslandstätig-

keitserlass oder einem Doppelbesteuerungsabkommen bezogen hat.

Beschäftigt der Arbeitgeber zum 31.12. des Kalenderjahres mindestens zehnuneingeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, ist er gemäß § 42b EStG ver-pflichtet, den Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dabei ist es unerheb-lich, ob er für einzelne Arbeitnehmer, die die oben genannten Bedingungen

11 Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?

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nicht erfüllen, keinen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen darf. Beschäftigtder Arbeitgeber zu diesem Stichtag weniger als zehn Arbeitnehmer, kann er denLohnsteuerjahresausgleich durchführen.

Achtung:

Aus der Einführung des elektronischen Meldeverfahrens für die Lohnsteuerhat sich eine �nderung für den Lohnsteuerjahresausgleich ergeben. Gemäßdem Einführungsschreiben zum Steueränderungsgesetz darf der Arbeitgeberkeinen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen, wenn der Arbeitnehmer imlaufenden Jahr den Arbeitgeber gewechselt hat und dem neuen Arbeitgeberkeine Lohnsteuerbescheinigung aus dem vorangegangenen Dienstverhältnisvorlegen kann.

11.3 Erstellen der elektronischenLohnsteuerbescheinigung

Für jeden Mitarbeiter muss zu Beginn des Jahres der steuerpflichtige Arbeits-lohn sowie die einbehaltende Lohn- und Lohnzuschlagssteuern gemeldetwerden. Bis 28. Februar des Folgejahres ist die so genannte Lohnsteuer-bescheinigung elektronisch an die Annahmestellen der Finanzverwaltung zumelden. Auch bei Austritten unterm Jahr ist die Meldung in elektronischer Formzu übermitteln. Eine Frist für die unterjährige Übermittlung bei Austritt istnicht gegeben. Die Daten werden in der Regel verschlüsselt aus einem Entgelt-abrechnungsprogramm über das Internet direkt an die Clearingstellen derFinanzverwaltung übertragen. Der Arbeitnehmer erhält einen Ausdruck derübertragenen Daten, die so genannte Lohnsteuerbescheinigung. Die Lohnsteu-erbescheinigung sollte vor der Weitergabe durch den Arbeitgeber geprüftwerden.

Erstellen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 11

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Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2012Nachstehende Daten wurden maschinell an die Finanzverwaltung übertragen.

Datum:

eTIN:

Personalnummer:

Geburtsdatum:

Transferticket:

Dem Lohnsteuerabzug wurden zugrunde gelegt:

Steuerklasse/Faktor vom - bis

Zahl der Kinderfreibeträge vom - bis

Steuerfreier Jahresbetrag vom - bis

Jahreshinzurechnungsbetrag vom - bis

Kirchensteuermerkmale vom - bis

Anschrift und Steuernummer des Arbeitgebers:

1. Dauer des Dienstverhältnissesvom - bis

2. Zeiträume ohne Anspruch auf ArbeitslohnAnzahl „U“

Großbuchstaben (S, F)

EUR Ct

3. Bruttoarbeitslohn einschl. Sachbezüge ohne 9.und 10.

4. Einbehaltene Lohnsteuer von 3.

5. Einbehaltener Solidaritätszuschlag von 3.

6. Einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmersvon 3.

7. Einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten von 3.(nur bei konfessionsverschiedener Ehe)

8. In 3. enthaltene Versorgungsbezüge

9. Ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge fürmehrere Kalenderjahre

10. Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrereKalenderjahre (ohne 9.) und ermäßigt besteuerteEntschädigungen

11. Einbehaltene Lohnsteuer von 9. und 10.

12. Einbehaltener Solidaritätszuschlag von 9. und 10.

13. Einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmersvon 9. und 10.

14. Einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten von9. und 10. (nur bei konfessionsverschiedener Ehe)

15. Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld,Verdienstausfallentschädigung (Infektionsschutzge-setz), Aufstockungsbetrag und Altersteilzeitzuschlag

16. SteuerfreierArbeitslohnnach

a) Doppelbesteuerungs-abkommen

b) Auslandstätigkeitserlass

17. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrtenzwischen Wohnung und Arbeitsstätte

18. Pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen fürFahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigtbesteuert wurden - in 3. enthalten

-tätigkeit

21. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelterHaushaltsführung

22. Arbeitgeber-anteil

a) zur gesetzlichen Rentenver-sicherung

b) an berufsständische Versor-gungseinrichtungen

23. Abeitnehmer-anteil

a) zur gesetzlichen Rentenver-sicherung

b) an berufsständische Versor-gungseinrichtungen

24. SteuerfreieArbeitgeber-zuschüsse

a) zur gesetzlichen Krankenver-sicherung

b) zur privaten Krankenver-sicherung

-sicherung

25. Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Kranken-versicherung

-rung

27. Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversiche-rung

28. Beiträge zur privaten Krankenversicherung und

29. Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibe-trag zu 8.

30. Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbe-ginns zu 8. und/oder 9.

31. Zu 8. bei unterjähriger Zahlung: Erster und letzterMonat, für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden

32.Nachzahlungen von Versorgungsbezügen - in 3.und 8. enthalten

33. Ausgezahltes Kindergeld –

Finanzamt, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde (Name und vierstellige Nr.)

Abb.: Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

11 Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?

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11.3.1 Wichtige Angaben auf der LohnsteuerbescheinigungZeile 2: Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn – Anzahl "U"

Mit diesem Eintrag soll das Finanzamt darauf hingewiesen werden, dass derArbeitnehmer Lohnersatzleistungen wie Krankengeld, Mutterschaftsgeld,Wehrsold oder �hnliches erhalten hat. Diese Einkünfte unterliegen zunächstnicht der Lohnsteuer, müssen aber vom Arbeitnehmer in der Einkommen-steuererklärung angegeben werden (Progressionsvorbehalt).

Bei „Anzahl U-Tage“ ist nur dann ein Eintrag vorzunehmen, wenn der Arbeit-nehmer im Bescheinigungszeitraum für fünf zusammenhängende Tage keinenAnspruch auf Arbeitslohn hatte bzw. für mindestens fünf zusammenhängendeTage eine Lohnersatzleistung bezogen hat. Es sind also in folgenden FällenEintragungen bei „Anzahl U“ vorzunehmen:

J bei unbezahltem Urlaub von fünf oder mehr ArbeitstagenJ während des ErziehungsurlaubesJ bei Wehrübungen von fünf oder mehr Arbeitstagen ohne LohnfortzahlungJ bei unberechtigtem Fernbleiben oder unrechtmäßigem StreikJ bei Pflege eines kranken Kindes (Kinder-Krankengeld) von fünf oder mehr

ArbeitstagenJ bei Krankheit über die Lohnfortzahlung hinaus von fünf oder mehr Arbeits-

tagen (Krankengeldbezug)J Bei Kurzzeit- oder Langzeitpflege ohne Lohnfortzahlung

Achtung:

Anzahl U-Tage sind auch zu bescheinigen, wenn lediglich vermögenswirk-same Leistungen oder Krankengeldzuschüsse gezahlt werden oder wennwährend unbezahlter Fehlzeiten (z.B. Erziehungsurlaub) eine Beschäftigungmit reduzierter Arbeitszeit aufgenommen wird. Wird Kurzarbeitergeld, Win-terausfallgeld, ein Zuschuss zum Mutterschaftsgeld oder werden Aufsto-ckungsbeträge nach dem Altersteilzeitgesetz gezahlt, ist kein Großbuch-stabe U in das Lohnkonto einzutragen.

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Beispiel:

Frau Monika Waldmann hat einen Skiunfall erlitten und war vom 7.2.2011bis zum 03.04.2011 krank. Am 4.4.2011 tritt Sie ihre Arbeit wieder an.

Beurteilung

Auf der Lohnsteuerbescheinigung ist für jeden Fall von fünf zusammenhän-genden Arbeitstagen ohne Lohnzahlung eine 1 einzutragen.

Für die Ermittlung der Fehlzeiten von Frau Waldmann ergibt sich Folgendes:

7.2.–20.3.:

Für die ersten sechs Wochen entstehen keine U-Tage. Die ersten sechsWochen (42 Kalendertage) hat der Arbeitnehmer in der Regel Anspruch aufEntgeltfortzahlung.

21.3.–31.3.:

Am 21.3. endet die Lohnfortzahlung des Arbeitgebers. Bis zum 31.3. sind es 9zusammenhängende Arbeitstage. Auf der Lohnsteuerkarte ist unter „AnzahlU“ eine 1 einzutragen. Die zusammenhängenden Arbeitstage werden durchSamstag, Sonn- und Feiertage nicht unterbrochen.

Achtung:

Unter „Anzahl U“ ist nicht der genaue Zeitraum oder die Anzahl der Tageohne Anspruch auf Arbeitslohn einzutragen, sondern nur die Anzahl derFälle, in denen an fünf oder mehr zusammenhängenden Arbeitstagen keinAnspruch auf Lohnfortzahlung bestand. Tritt im laufenden Kalenderjahr einweiterer Fall von 5 oder mehr Tagen Krankengeldbezug ein, ist als Zähler 2unter Anzahl U zu bescheinigen.

Zeile 2: Großbuchstaben S, F

In die zu erstellende Lohnsteuerbescheinigung sind verschiedene Kennzeichenfür Besonderheiten der Lohnsteuererhebung aufgenommen worden. Die Be-sonderheiten werden mit den so genannten Großbuchstaben der Finanzver-waltung übermittelt.

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Großbuchstabe S

Der Großbuchstabe „S“ ist zu bescheinigen, wenn die Lohnsteuer von einemsonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei derArbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Be-tracht geblieben ist. Dies ist der Fall, wenn der Arbeitnehmer bei einem Arbeit-geberwechsel keine Lohnsteuerbescheinigung vorlegt und der Mitarbeiter beimneuen Arbeitgeber Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgelderhält. Ohne Einmalzahlungen beim aktuellen Arbeitgeber sind die Bezüge desVorarbeitgebers unerheblich – der Eintrag kann auch bei Nichtvorlage derBescheinigung des Vorarbeitgebers unterbleiben.

Großbuchstabe F

Der Großbuchstabe „F“ ist einzutragen, wenn der Arbeitgeber eine steuerfreieSammelbeförderung gemäß § 3 Nr. 32 EStG für den Mitarbeiter durchgeführthat. Mit diesem Eintrag wird den Finanzbehörden signalisiert, dass keineWerbungskosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte geltendgemacht werden können.

Zeile 3: Bruttoarbeitslohn

In dieser Zeile ist die Summe des Bruttoarbeitslohnes einzutragen, den derArbeitnehmer während der Dauer des Arbeitsverhältnisses bzw. während desKalenderjahres erhalten hat. Zum steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn gehörender laufende Arbeitslohn (Bruttolohn) und sonstige Bezüge wie Weihnachts-geld, Urlaubsgeld, Tantiemen etc. Ebenfalls zum laufenden Arbeitslohn gehörenSachbezüge und geldwerte Vorteile wie Dienstwagen, Essenzuschüsse u.a.Netto gezahlter Arbeitslohn ist mit dem Bruttobetrag anzusetzen.

Bei der Ermittlung des Bruttoarbeitslohnes sind steuerfreie Lohnbestandteilewie Reisekostenerstattung, Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit oder�hnliches nicht zu berücksichtigen. Ebenfalls nicht zum Bruttoarbeitslohngehören Lohnbestandteile, die der Arbeitgeber pauschal versteuert hat. InAbschnitt II auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragene Freibeträge(Monat/Jahr) dürfen nicht bei der Ermittlung des Bruttoarbeitslohnes berück-sichtigt werden.

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Zeilen 4-7: Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag

In Zeile 4 ist die Lohnsteuersumme aus der Beschäftigungszeit bzw. währenddes Kalenderjahres ausgewiesen. Pauschale Lohnsteuer, die der Arbeitnehmerübernommen hat (z.B. für eine Direktversicherung [Altvertrag]), ist in dieserZeile nicht enthalten. Die Summe der Lohnsteuer ergibt sich durch Kumulie-rung der Lohnsteuer pro Abrechnungsperiode bzw. als Gesamtwert aus demLohnkonto. In Zeile 5 ist die Summe der einbehaltenen Solidaritätszuschlägewährend der Beschäftigungszeit bzw. des Kalenderjahres ausgewiesen.

Die Summe der einbehaltenen Kirchensteuer wird in Zeile 6 und 7 bescheinigt.Bei konfessionsverschiedenen Ehen (z.B. Ehemann ev, Ehefrau rk) ist der aufden Ehegatten entfallende Teil der Kirchensteuer in Zeile 7 bzw. in Zeile 14 desAusdrucks anzugeben (Halbteilung der Kirchensteuer). Diese Halbteilung derKirchensteuer gilt nicht für die Bundesländer Bayern, Bremen und Nieder-sachsen. In diesen Ländern erfolgt keine Aufteilung, sondern die Kirchensteuerwird auch bei konfessionsverschiedener Ehe in voller Höhe der Glaubens-gemeinschaft des Arbeitnehmers zugewiesen.

Zeilen 8-9: Versorgungsbezüge

In Zeile 8 sind vom Arbeitgeber gezahlte Pensionen/Werksrenten oder ähnlicheVersorgungsleistungen an den ehemaligen Arbeitnehmer anzugeben. Empfän-ger dieser Versorgungsbezüge müssen ihrem (ehemaligen) Arbeitgeber zurDurchführung des Lohnsteuerabzuges die Lohnsteuerkarte 2010 oder eineErsatzbescheinigung vorlegen. Versorgungsbezüge sind steuerpflichtiger Ar-beitslohn und werden nach Abzug des Versorgungsfreibetrages der Einkom-mensteuer unterworfen. Als Versorgungsfreibetrag stehen dem Arbeitnehmerin 2012 entsprechend 28,8 % des Versorgungsbezuges, höchstens jedoch jähr-lich 2.160 EUR bzw. 180 EUR monatlich zu. Hat die Versorgungsleistung bereits2005 bestanden, liegt der Versorgungsfreibetrag bei 40 % des Versorgungs-bezugs, höchstens jedoch bei 3.000 EUR pro Jahr. Versorgungsfreibeträge sindnicht auf der Lohnsteuerkarte eingetragen, der Arbeitgeber hat sie jedoch beider Ermittlung der Lohnsteuer auf Versorgungsleistungen zu berücksichtigen.Versorgungsbezüge sind jedoch nur insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, alssie den Versorgungsfreibetrag übersteigen. Erfolgt die Zahlung der Versor-gungsbezüge nachträglich für mehrere Jahre, ist dieser steuerlich begünstigt(vgl. Kapitel 6.4 (siehe S. 374)). Für mehrere Jahre zusammen gezahlte Ver-sorgungsbezüge sind in Zeile 9 ausgewiesen. Versorgungsbezüge für mehrereJahre dürfen nicht im Bruttolohn (Zeile 3) enthalten sein. Hingegen sind

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Versorgungsleistungen für das laufende Kalenderjahr im Bruttolohn enthaltenund in Zeile 8 nur getrennt ausgewiesen.

Achtung:

Leistungen, die ein Rentner aus der gesetzlichen Rentenversicherung einerAlters-, Witwen- oder Waisenrente bezieht, sind keine Versorgungsbezüge.

Zeile 10: Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und ermäßigt besteuerteEntschädigungen

Wird Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre einmalig ausgezahlt, kann dersonstige Bezug nach der Fünftelmethode ermäßigt versteuert werden. Bei derFünftelmethode wird nur ein Fünftel des steuerpflichtigen Teiles der Zahlungals sonstiger Bezug versteuert. Die sich ergebende Steuer ist dann zu verfünf-fachen. Die Fünftelmethode ist jedoch nur anzuwenden, wenn sie gegenübereiner Versteuerung als sonstiger Bezug vorteilhafter ist. Abhängig davon, ob dieFünftelmethode angewandt wird, ist in Zeile 10 der mit der Fünftelmethodeermäßigt besteuerte Arbeitslohn für mehrere Jahre getrennt von sonstigenBezügen auszuweisen.

Ebenfalls in Zeile 10 ist der steuerpflichtige Teil einer Abfindung einzutragen,sofern diese ermäßigt versteuert wurde. Der steuerpflichtige Teil einer Abfin-dung kann unter bestimmten Voraussetzungen mit der Fünftelmethode ver-steuert werden und ist dann in Zeile 10 mit dem Gesamtbetrag der Abfindungauszuweisen (vgl. Kapitel 6.3 (siehe S. 362)).

Zeilen 11-14: Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag

Die auf die ermäßigt besteuerten Lohnbestandteile der Zeilen 9 bis 10 entfal-lende Lohn- und Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag für diese Zah-lungen sind in den Zeilen 11 bis 14 anzugeben.

Wie in Zeile 5 wird bei konfessionsverschiedener Ehe die Kirchensteuer auf diebeiden Religionsgemeinschaften der Eheleute je zur Hälfte aufgeteilt (Halb-teilungsgrundsatz). In Zeile 14 ist die Kirchensteuerhälfte des Ehegattenanzugeben.

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Zeile 15: Kurzarbeit, Winterausfallgeld, Mutterschaftszuschuss,Altersteilzeit

Das Kurzarbeitergeld einschließlich Saison-Kurzarbeitergeld, der Zuschuss zumMutterschaftsgeld, die Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektions-schutzgesetz, Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge sind in einerSumme in Zeile 15 des Ausdrucks zu bescheinigen. Hat der Arbeitgeber Kurz-arbeitergeld zurückgefordert, sind nur die so gekürzten Beträge zu bescheini-gen. Ergibt die Verrechnung von ausgezahlten und zurückgeforderten Beträgeneinen negativen Betrag, so ist dieser Betrag mit einem deutlichen Minuszei-chen zu bescheinigen. In Zeile 15 ist der tatsächlich gezahlte Bruttobetragdieser Lohnersatzleistungen einzutragen. Außerdem ist der Aufstockungs-betrag zur gesetzlichen Rentenversicherung anzugeben. Der Aufstockungs-betrag bei Altersteilzeit ist zwar steuerfrei, er unterliegt jedoch nach § 32bEStG dem Progressionsvorbehalt. D. h. die Bezüge sind in der Einkommensteu-ererklärung anzugeben und müssen deshalb vom Arbeitgeber bescheinigtwerden.

Zeile 16: Steuerfreier Arbeitslohn nachDoppelbesteuerungsabkommen/Auslandstätigkeitserlass

In der Doppelzeile 16 ist der Arbeitslohn einzutragen, der entsprechend einemDoppelbesteuerungsabkommen nicht dem Lohnsteuerabzug unterworfen wur-de. Im zweiten Teil der Zeile 16 sollten Sie den Bruttoarbeitslohn eintragen,wenn der Arbeitnehmer im Ausland tätig war. Einträge in dieser Zeile dürfennur vorgenommen werden, wenn mit dem ausländischen Staat kein Doppel-besteuerungsabkommen besteht (Beispiel: Irak, Nigeria).

Zeilen 17-18: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Ein Eintrag in Zeile 17 ist dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer dieFahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vom Arbeitgeber steuerfreiübernommen wurden (Beispiel: Jobticket bis 44 EUR). Bei Fahrgelderstattungist in dieser Zeile die Bruttosumme des Fahrgeldzuschusses für das Kalender-jahr bzw. die Beschäftigungsdauer anzugeben.

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Achtung:

Die Steuerfreiheit des Fahrgeldzuschusses für öffentliche Verkehrsmittel istim Prinzip aufgehoben. Somit darf in Zeile 17 nur noch für die steuerfreieSammelbeförderung (z.B. Firmenbus) oder die steuerfreie Sachleistung (z.B.Straßenbahnkarte bis 44 EUR) eingetragen werden.

Bei steuerfreien durch den Arbeitgeber finanzierten Sammelbeförderungennach § 3 Nr. 32 EStG ist zusätzlich der Großbuchstabe „F“ in Zeile 2 ein-zutragen.

Waren die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte steuerpflichtig, weilsie beispielsweise mit einem Dienstwagen oder mit dem privaten Pkw unter-nommen wurden, besteht die Möglichkeit, diesen geldwerten Vorteil pauschalzu versteuern. Hat der Arbeitgeber die pauschale Steuer übernommen, ist dersteuerpflichtige Bruttobetrag in Zeile 18 auszuweisen. Eine pauschale Ver-steuerung des Fahrgelds durch den Arbeitgeber ist nur insoweit möglich, wieder Arbeitnehmer Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung gel-tend machen kann (vgl. Kapitel 4.7 (siehe S. 207)).

Zeile 19: Steuerpflichtige Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrereJahre

In Zeile 19 sind Abfindungen und Arbeitslohn für mehrere Jahre dann ein-zutragen, wenn sie nicht mit der Fünftelmethode versteuert werden konnten.Hat die so genannte Günstigerprüfung ergeben, dass es für den Arbeitnehmervorteilhafter ist, die Abfindung als sonstiger Bezug zu behandeln, ist dersteuerpflichtige Teil in Zeile 3 einzutragen. Der Arbeitnehmer hat dann dieMöglichkeit, im Rahmen der Einkommensteuererklärung die ermäßigte Be-steuerung durchführen zu lassen. Dies ist jedoch nur mit dem Eintrag derAbfindung in Zeile 19 und/oder einer formlosen Arbeitgeberbescheinigungmöglich.

Zeilen 20-21: Steuerfreie Verpflegungszuschüsse/Zuschüsse zur doppeltenHaushaltsführung

Hat der Arbeitgeber steuerfreie Verpflegungszuschüsse an den Arbeitnehmergezahlt, wie z.B. eine Verpflegungspauschale bei einer Dienstreise oder beiFahrtätigkeiten, ist der Gesamtbetrag in Zeile 20 anzugeben. Die Verpflegungs-

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pauschalen (6 EUR, 12 EUR, 24 EUR pro Tag) ergeben sich aus den kumuliertenReisekostenabrechnungen des Mitarbeiters. Die unentgeltliche Gewährung vonMahlzeiten sowie die Zuzahlung des Arbeitnehmers zu gewährten Mahlzeitenhaben auf die Höhe der zu bescheinigenden Beträge keinen Einfluss.

Musste der Arbeitnehmer bedingt durch seine Arbeit eine Zweitwohnung amBeschäftigungsort beziehen, kann der Arbeitgeber ihm arbeitstäglich einePauschale für Übernachtung in Höhe von bis zu 20 EUR steuerfrei erstatten.66

Die Summe der steuerfreien Zuschüsse zur doppelten Haushaltsführung mussin Zeile 21 vermerkt werden. In dieser Zeile sind auch vom Arbeitgeber über-nommene (steuerfreie) Umzugskosten und Trennungsentschädigungen aus-zuweisen.

Zeile 22-23: Arbeitgeber-/Arbeitnehmeranteil zur Rentenversicherung

Mit dem Alterseinkünftegesetz wurde die steuerrechtliche Behandlung derBeiträge zur Rentenversicherung neu geordnet. Ziel der �nderung ist es,sukzessive von einer Besteuerung der Beiträge zur Rentenversicherung aufeine nachgelagerte Besteuerung der Rente umzustellen. In 2012 können 76 %des Beitrags zur Rentenversicherung abzüglich des steuerfreien Arbeitgeber-zuschusses in der Einkommensteuererklärung steuerreduzierend geltend ge-macht werden. Die Lohnsteuerbescheinigung wurde aus diesem Grund um dieZeilen 22 bis 23 erweitert. In den Zeilen sind der Arbeitgeber- und derArbeitnehmerbeitrag zur gesetzlichen Rentenversicherung auszuweisen.

Gleiches gilt für Beiträge, die aufgrund von ausländischen Gesetzen an auslän-dische Sozialversicherungsträger geleistet werden.

Seit 2011 sind zusätzlich die Beiträge an berufsständische Versorgungswerkegetrennt von den Beiträgen an die gesetzliche Rentenversicherung auszuwei-sen. Die Zeile 22 und 23 ist deshalb seit 2011 entsprechend in:

a) gesetzliche Rentenversicherung

b) berufsständisches Versorgungswerk

unterteilt. Die Anteile ergeben sich jeweils aus 9,8 % des gesamten jährlichenbeitragspflichtigen Arbeitsentgeltes. In den Zeilen 22 und 23 sind auchBeiträge zur umlagefinanzierten Hüttenknappschaftlichen Zusatzversicherungim Saarland sowie Rentenversicherungsbeiträge bei geringfügiger Beschäfti-

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66 Die Pauschale kann nur für die ersten drei Monate bezahlt werden. Anschließend handelt es sich umsteuerpflichtigen Arbeitslohn.

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gung auszuweisen. Der pauschale Arbeitgeberbeitrag (15 % bzw. 5 %) und derArbeitnehmerbeitrag bei Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit sindebenfalls zu bescheinigen. Bei geringfügiger Beschäftigung gilt dies für denArbeitgeberbeitrag auch dann, wenn der Arbeitnehmer auf die Rentenversiche-rungsfreiheit nicht verzichtet hat.

Achtung:

Hat der Arbeitnehmer die Grenze von 65 Jahren überschritten und wirdweiter mehr als geringfügig beschäftigt, unterliegt der Mitarbeiter nichtmehr den Rentenversicherungsbeiträgen – wohl aber der Arbeitgeber. DieArbeitgeberbeiträge dürfen in diesem Fall nicht in Zeile 22 bescheinigtwerden.

Zeile 24: Arbeitgeberzuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung

Überschreitet das laufende Arbeitsentgelt die jährliche Versicherungspflicht-grenze der Krankenversicherung, kann sich der Arbeitnehmer privat versichernoder als freiwilliges Mitglied in der gesetzlichen Krankenversicherung verblei-ben. In beiden Fällen hat er Anspruch auf den Arbeitgeberzuschuss zurKrankenversicherung.

Steuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers zur gesetzlichen Krankenversicherungbei freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherten Arbeitneh-mern, soweit der Arbeitgeber zur Leistung gesetzlich verpflichtet ist, sind unterNummer 24 a) der Bescheinigung einzutragen. Entsprechend sind die Zu-schüsse zur privaten Krankenversicherung unter Nummer 24 b) zu bescheini-gen. Unter Nummer 24 c) sind steuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers zugesetzlichen und privaten Pflegeversicherungen einzutragen. Bei Beziehernvon Kurzarbeitergeld ist der gesamte vom Arbeitgeber gewährte Zuschuss zubescheinigen. Zu bescheinigen sind auch Zuschüsse des Arbeitgebers an aus-ländische Versicherungsunternehmen und an ausländische Sozialversiche-rungsträger. Werden von ausländischen Sozialversicherungsträgern Globalbei-träge erhoben, ist eine Aufteilung der Zuschüsse vorzunehmen. In diesen Fällenist unter Nummer 24 der Teilbetrag zu bescheinigen, der auf die Zuschüsse zurKranken- und Pflegeversicherung entfällt. Nicht einzutragen ist der Arbeit-geberanteil zur gesetzlichen Kranken- und sozialen Pflegeversicherung beipflichtversicherten Arbeitnehmern.

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Zeile 25-26: Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Kranken- undPflegeversicherung

Der Arbeitnehmerbeitrag zur inländischen gesetzlichen Krankenversicherungbei pflichtversicherten Arbeitnehmern ist unter Nummer 25 einzutragen. Essind die an die Krankenkasse abgeführten Beiträge zu bescheinigen, das heißtmit Beitragsanteilen für Krankengeld. Die Arbeitnehmerbeiträge beinhaltenauch den Zuschlag zur Pflegeversicherung für kinderlose Arbeitnehmer(0,25 %) bzw. den Zusatzbeitrag von 0,9 % des Arbeitsentgelts, den nur derArbeitnehmer trägt. Wurde ein Sozialausgleich für den Zusatzbeitrag durch-geführt, ist der dadurch geminderte Beitrag zu bescheinigen.67

Die Beiträge des Arbeitnehmers zur inländischen sozialen Pflegeversicherungsind unter Nummer 26 des Ausdrucks zu bescheinigen.

Bei freiwillig versicherten Arbeitnehmern ist unter Nummer 25 und 26 dergesamte Beitrag zu bescheinigen, wenn der Arbeitgeber die Beiträge an dieKrankenkasse abführt (sog. Firmenzahler). Arbeitgeberzuschüsse sind nicht vonden Arbeitnehmerbeiträgen abzuziehen, sondern gesondert unter Nummer 24zu bescheinigen. In Fällen, in denen der freiwillig versicherte Arbeitnehmer undnicht der Arbeitgeber die Beiträge an die Krankenkasse abführt (sog. Selbst-zahler), sind unter Nummer 25 und 26 keine Eintragungen vorzunehmen.Arbeitgeberzuschüsse sind unabhängig davon unter Nummer 24 zu bescheini-gen. Beiträge an ausländische Sozialversicherungsträger sind nicht zu beschei-nigen.

Zeile 27: Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung

Der Arbeitnehmeranteil des Beitrags zur Arbeitslosenversicherung ist in Zeile27 zu bescheinigen. Kein Eintrag erfolgt, wenn der Arbeitnehmer aufgrund desÜberschreitens der Altersgrenze von 65 Jahren nicht mehr der Beitragspflichtzur Arbeitslosenversicherung unterliegt.

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67 In 2012 ist der durchschnittliche Zusatzbeitrag mit 0 EUR festgesetzt, somit kann kein Sozialausgleichdurch den Arbeitgeber stattfinden.

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Achtung:

Unter den Nummern 22 bis 27 dürfen keine Beiträge oder Zuschüssebescheinigt werden, die mit steuerfreiem Arbeitslohn in unmittelbaremZusammenhang stehen, z.B. Arbeitslohn, der nach dem Auslandstätigkeits-erlass oder aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens steuerfrei abersozialversicherungspflichtig ist. Gleiches gilt in den Fällen, in denen Beiträgeoder Zuschüsse des Arbeitgebers für steuerfreien aber sozialversicherungs-pflichtigen Arbeitslohn entstehen. Dies kann beispielsweise der Fall sein,wenn Arbeitslohn in eine betriebliche Altersvorsorge einbezahlt wird überdie Höchstgrenze von 2.688 EUR pro Jahr. In diesem Fall kann ein Höchst-betrag von 1.800 EUR pro Jahr steuerfrei bleiben, unterliegt aber denBeiträgen zu den Sozialversicherungen. Dies gilt auch für Rentenversiche-rungsbeiträge des Arbeitgebers, die im Zusammenhang mit steuerfreiemKurzarbeitergeld stehen. In diesen Fällen sind die auf den steuerfreien Teilentfallenden Sozialversicherungsbeiträge nicht zu bescheinigen.

Achtung:

Hat der Arbeitnehmer steuerfreie und steuerpflichtige Arbeitslohnteile, istnur der Anteil der Sozialversicherungsbeiträge zu bescheinigen, der sichnach dem Verhältnis des steuerpflichtigen Arbeitslohns zum gesamtenArbeitslohn des Lohnzahlungszeitraums ergibt. Hierbei sind steuerpflich-tige Arbeitslohnanteile, die nicht der Sozialversicherungspflicht unterlie-gen (z.B. Entlassungsabfindungen), nicht in die Verhältnisrechnung ein-zubeziehen.

Beispiel:

Frau Waldmann hat ein Gehalt von 2.100 EUR. Sie erhält zusätzlich monat-lich 250 EUR als Zuschuss zu einer Pensionskasse steuerfrei von ihremArbeitgeber (Neuvertrag). Außerdem hat sie im aktuellen Monat eine Sach-zuwendung in Höhe von 400 EUR erhalten die nach § 37b pauschal ver-steuert wird und sozialversicherungspflichtig ist.

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Beurteilung

Bezug Steuerpflicht Sozialversicherungspflicht

Gehalt 2.100 EUR 2.100 EUR

Zuschuss zur Pensionskasse 30 EUR

Sachbezug 400 EUR

Summen 2.100 EUR 2.530 EUR

Steuerpflichtiger Arbeitslohn 2.100 EUR

Sozialversicherungspflicht. Arbeitsentgelt 2.530 EUR

Verhältnis Arbeitslohn zu Arbeitsentgelt 0,830

Krankenversicherungsbeitrag Arbeitnehmer

8,2 % von 2.530 EUR 207,46 EUR

Krankenversicherungsbeitrag Arbeitnehmer

1,225 % von 2.530 EUR 30,99 EUR

Zu bescheinigender Arbeitnehmeranteil

238,45 EUR · 0,830 in der LSt.-Bescheinigung 197,91 EUR

Ist der Mitarbeiter im Beispiel das gesamte Jahr mit diesen gleichbleibendenBezügen beschäftigt, müssen die Monatswerte mit 12 multipliziert werden.

Der steuerfreie, aber sozialversicherungspflichtige Anteil zur Pensionskasseergibt sich aus dem Höchstbetrag von 2.688 EUR pro Jahr bzw. 224 EUR proMonat (in 2012). Der übersteigende Anteil ist zu berücksichtigen.

Zeile 28: Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung

In Zeile 28 des Ausdrucks sind die vom Arbeitnehmer nachgewiesenen Beiträgezur privaten Krankenversicherung und privaten Pflege-Pflichtversicherung ineiner Summe zu bescheinigen. Bescheinigt werden dürfen nur die vom Ver-sicherungsunternehmen dokumentierten Beiträge über die Basisabsicherung fürden Arbeitnehmer und ggf. die Angehörigen. Legt der Arbeitnehmer keine Be-scheinigung der Krankenversicherung vor, muss eine Bescheinigung unterbleiben.

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Achtung:

In Zeile 28 ist der für das laufende Kalenderjahr kumulierte Monatswert derKranken- und Pflegeversicherung zu bescheinigen. Dies gilt auch dann,wenn beim Lohnsteuerabzug in einzelnen Kalendermonaten die Mindest-vorsorgepauschale zu berücksichtigen war oder bei fortbestehendemDienstverhältnis kein Arbeitslohn gezahlt wurde (z.B. Krankheit ohne An-spruch auf Lohnfortzahlung). Unterjährige Beitragsänderungen sind zuberücksichtigen. Bei der Ermittlung des zu bescheinigenden Beitrags ist aufvolle Monatsbeiträge abzustellen, auch wenn das Dienstverhältnis nicht denganzen Monat bestand.

Zeile 29-31: Bemessungsgrundlage für Versorgungsbezüge

In Zeile 29 ist der hochgerechnete gesamte Versorgungsbezug (z.B. Betriebs-rente) für den ehemaligen Mitarbeiter zu bescheinigen. Dieser ergibt sich ausdem Zwölffachen der monatlichen Versorgungsleistung zuzüglich etwaigerSonderzahlungen. Der hochgerechnete Betrag ist Grundlage für die Ermittlungdes Versorgungsfreibetrags.

Durch die Neuregelung des Alterseinkünftegesetzes hängt der Altersentlas-tungsbetrag und der Versorgungsfreibetrag vom Jahr des erstmaligen Eintrittsder Versorgungsleistung ab. Der Versorgungsfreibetrag von 40 % der Jahres-versorgungsleistung, jedoch höchstens 3.000 EUR pro Jahr, wird bis zum Jahr2040 vollständig abgebaut. Die Reduzierung beträgt jährlich 1,6 % bzw.120 EUR bis zum Jahr 2020 und danach 0,8 % bzw. 60 EUR bis zum Jahr 2040.Der zum Eintritt des Versorgungsfalls gültige Freibetrag ist aber für die gesamteDauer der Rentenleistung beizubehalten. Somit ist in Zeile 30 auf der Lohn-steuerbescheinigung das Jahr des Beginns der Versorgungszahlung vierstelligzu bescheinigen. Aus dem Kalenderjahr ergibt sich der für den Versorgungs-empfänger gültige jährliche Freibetrag. Dieser ist jährlich wiederkehrend an-zugeben.

Unter der Zeile 31 ist nur bei unterjährigem Beginn oder Ende der Zahlungeines laufenden Versorgungsbezugs der erste und letzte Monat einzutragen.Der Eintrag ist zweistellig mit Bindestrich, z.B. „02-12“ oder „01-08“ vor-zunehmen. Dies gilt auch bei unterjährigem Wechsel des Versorgungsträgers.

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Zeile 32: Versorgungsbezug, der einen sonstigen Bezug darstellt

Sterbegelder, Kapitalauszahlungen/Abfindungen von Versorgungsbezügen unddie als sonstige Bezüge zu behandelnden Nachzahlungen von Versorgungs-bezügen, die in Nr. 3 und Nr. 8 des Ausdrucks enthalten sind, sind in Zeile 32gesondert zu bescheinigen. Nach § 34 EStG ermäßigt zu besteuernde Ver-sorgungsbezüge für mehrere Jahre sind dagegen in Zeile 9 des Ausdrucks zubescheinigen. Zusätzlich ist zu den in Zeile 9 oder Zeile 29 bescheinigtenVersorgungsbezügen jeweils unter der Nr. 30 des Ausdrucks das Kalenderjahrdes Versorgungsbeginns anzugeben. Bei mehreren als sonstige Bezüge gezahl-ten Versorgungsbezügen mit unterschiedlichem Versorgungsbeginn sind dieAngaben jeweils getrennt zu bescheinigen (gegebenenfalls auf einem Zusatz-blatt).

Zeile 33: Kindergeld

Mit dem Jahressteuergesetz 1996 hatte der Gesetzgeber die Auszahlung desKindergeldes teilweise den Arbeitgebern übertragen. Seit 1.1.1999 ist dieseRegelung wieder ausgesetzt und die Auszahlung des Kindergeldes erfolgt wievor 1996 durch die Kindergeldkasse.

Die Neuregelung der Kindergeldauszahlung über die Familienkasse gilt nicht füröffentliche Arbeitgeber. Arbeiter und Angestellte im öffentlichen Dienst erhal-ten auch 2012 das Kindergeld vom Arbeitgeber und entsprechend der Aus-zahlung ist dann der Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.

Neben den Angaben zur Steuerbemessung, dem Steuerabzug, den Beiträgen zuden Sozialversicherungen müssen das Steuerordnungsmerkmal, die Steuer-IDund der Gemeindeschlüssel (ASG) der ausstellenden Gemeinde der Lohnsteu-erkarte bescheinigt werden. Auf den letzten Lohnsteuerkarten ist die Steueri-dentifikationsnummer aufgedruckt. Die Steueridentifikationsnummer ist aufdie Lohnsteuerbescheinigung zu übernehmen. Ebenfalls auf die Lohnsteuer-bescheinigung sind das Transferticket von der elektronischen Datenübermitt-lung an die Finanzverwaltung und die Personalnummer zu übernehmen.

Transferticket

Bei der Datenübertragung des Arbeitgebers zu den Annahmestellen der Finanz-verwaltung wird eine elektronische Quittungsnummer zurückgemeldet. Dieseist auf der Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer anzugeben.

11 Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?

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Die meisten Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung können direkt aus demLohnkonto und dem Personalstamm des Arbeitnehmers übernommen werden.Teilzeitbeschäftigte und Aushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte), derenBezüge pauschal versteuert wurden (2 %, 20 %, 25 %, 5 %), brauchen keineLohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung vorzulegen. Für geringfügig be-schäftigte Arbeitnehmer ist somit beim Austritt bzw. zum Jahresende keineLohnsteuerbescheinigung zu erstellen.

Identifikationsnummer

Mit dem § 39 EStG wurde die Voraussetzung für ElsterLohn II geschaffen.Gleichzeitig wurde die Steuer-Identifikationsnummer eingeführt. Die Steuer-ID-Nr. besteht aus zehn zufällig gebildeten Ziffern, die keinen Rückschluss aufDaten des Steuerpflichtigen zulassen, und einer zusätzlichen Prüfziffer (11 Zif-fern). Ziel dieses Verfahrens ist es, das Verfahren mit Lohnsteuerkarte von derGemeinde ganz abzuschaffen. Die Daten sollen dem Arbeitgeber von derFinanzverwaltung auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt werden.Die Übermittlung durch das Bundeszentralamt für Steuern soll erstmals im Jahr2013 durchgeführt werden. Die Identifikationsnummer vergibt das Zentralamtfür Steuern auf Antrag durch den Arbeitnehmer. Für den Abruf der Daten wirdder Arbeitgeber ab 2013 das Geburtsdatum und die Identifikationsnummerbenötigen.

11.3.2 Übermittlung der LohnsteuerbescheinigungDie Lohnsteuerbescheinigung kann nur in elektronischer Form an die Finanz-verwaltung übertragen werden. Für die Übermittlung stellt die Finanzverwal-tung das Programm ElsterFormular zur Verfügung. In der Regel verfügen jedochalle Entgeltabrechnungsprogramme über das so genannte Elster-Modul für dieDatenübermittlung an die Finanzämter. Die Übertragung muss zwingend miteiner Authentifizierung erfolgen. Die Authentifizierung ist über ein Zertifikatmöglich, das bei jeder Übertragung an die Finanzverwaltung mitgesendet wird.Das Zertifikat kann über das Elster-Online-Portal beantragt werden (www.els-teronline.de/eportal). Die Lohnsteuerbescheinigung ist Grundlage für die Ein-kommensteuererklärung des Mitarbeiters und muss bis spätestens 28.2. desFolgejahres der Finanzverwaltung übermittelt sein.

Erstellen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 11

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Achtung:

Nach Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist eine�nderung des Lohnsteuerabzugs nicht mehr zulässig. Stellt der Arbeitgeberfest, dass der Lohnsteuerabzug in zu geringer Höhe vorgenommen wurde,hat er dies dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen (§ 41c EStG), damitdas Finanzamt die fehlenden Steuerabzugsbeträge nachfordern kann. Zu vieleinbehaltene Lohnsteuer kann nur im Rahmen einer Einkommensteuerver-anlagung vom Finanzamt erstattet werden.

Der Arbeitnehmer erhält eine Kopie bzw. einen Ausdruck des an die Finanz-verwaltung übermittelten Datensatzes. Die so genannte Lohnsteuerbescheini-gung kann auch unterjährig erstellt werden, sofern der Mitarbeiter aus demUnternehmen ausscheidet. Der Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung kannvon Folgearbeitgebern für die Besteuerung von Einmalzahlungen berücksich-tigt werden. Eine Kopie ist auch in sein Lohnkonto aufzunehmen und sechsJahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für geringfügigbeschäftigte Arbeitnehmer, sofern diese nach einer Lohnsteuerklasse besteuertwurden.

11.4 Jahresmeldung an die KrankenkasseFür alle Arbeitnehmer, deren Beschäftigung über den Jahreswechsel hinausbesteht, ist per 31.12. eine Jahresmeldung zu erstellen. Mit der Jahresmeldungwird dem Rentenversicherungsträger bzw. der Krankenkasse abschließend dasrentenversicherungspflichtige Arbeitsentgelt gemeldet. Diese Meldung dientden Sozialversicherungsträgern zum Abgleich mit den entrichteten Beiträgenfür den gemeldeten Beschäftigungszeitraum. Die Rentenversicherung bautanhand der Jahresmeldung für jeden versicherungspflichtigen Beschäftigtenein Rentenkonto auf. Ist der Arbeitnehmer rentenversicherungsfrei oder beieinem Versorgungswerk rentenversichert, ist als Arbeitsentgelt 000000 zubescheinigen. Die Jahresmeldung ist nur noch in elektronischer Form möglich.Es besteht jedoch die Möglichkeit, mit der manuellen Ausfüllhilfe (sv.net) derKrankenkassen die Meldung zu übermitteln. Das kostenlose Programm kann beiden meisten Krankenkassen oder direkt über das Internet unter www.itsg.debezogen werden.

11 Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?

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Grund der Abgabe und Arbeitsentgelt

Die Mehrzahl der Einträge entspricht denen der Abmeldung (siehe Kapitel 9.2(siehe S. 444)). Als „Grund der Abgabe“ ist bei manueller Erstellung die Option„Jahresmeldung“ Schlüsselziffer 50 anzugeben. Als Beschäftigungszeitraumwird im Allgemeinen das gesamte Kalenderjahr (1.1. bis 31.12.) ausgewiesen.War der Arbeitnehmer nicht das ganze Jahr im Unternehmen beschäftigt, istder Zeitraum des vertraglichen Arbeitsbeginns bis zum Ende des Kalenderjahreszu melden. Wurde der Arbeitnehmer im Laufe des Kalenderjahres einmal abge-meldet und wieder angemeldet (z.B. wegen unbezahlten Urlaubs), ist nur derZeitraum seit der letzten Anmeldung in der Jahresmeldung zu berücksichtigen.War das Beschäftigungsverhältnis im Kalenderjahr wegen des Bezugs vonEntgeltersatzleistungen, z.B. Bezug von Krankengeld von der Krankenkasseunterbrochen, sind nur Zeitraum und Entgelt seit der letzten Unterbrechungs-meldung zu melden. Keinesfalls darf ein Zeitraum und/oder gezahltes Entgeltdoppelt gemeldet werden.

Auf der Jahresmeldung ist das Entgelt in vollen Euro anzugeben. Cent-Beträgesind kaufmännisch zu runden. Das heißt: Beträge bis 0,49 EUR werden wegge-lassen, ab 0,50 EUR ist auf den nächst höheren Euro-Betrag aufzurunden.

Achtung:

Es darf nur das beitragspflichtige Arbeitsentgelt gemeldet werden, das seitder letzten Jahresmeldung, Abmeldung oder Unterbrechungsmeldung auf-gelaufen ist. Das beitragspflichtige Entgelt beinhaltet auch Einmalzahlun-gen, die in der Beschäftigungszeit bzw. seit der letzten Entgeltmeldunggezahlt wurden. Bei durchgängiger Beschäftigung liegt die Obergrenze deszu bescheinigenden Arbeitsentgeltes für 2012 bei 67.200 EUR (West) bzw.57.600 EUR (neue Bundesländer), was der Beitragsbemessungsgrenze in derRentenversicherung entspricht.

Für Aushilfen (geringfügig Beschäftigte) sind ebenfalls Jahresentgelt-Meldun-gen zu erstellen. Geringfügig beschäftigte Aushilfen, deren monatlich laufen-des Arbeitsentgelt bis 400 EUR beträgt, unterliegen nicht der Beitragspflichtzur Sozialversicherung. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, pauschaleBeiträge zur Rentenversicherung zu entrichten. In der Jahresmeldung ist dasArbeitsentgelt, auf das pauschale Rentenversicherungsbeiträge entrichtet wur-

Jahresmeldung an die Krankenkasse 11

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den, zu melden. Maximal kann das beitragspflichtige Entgelt 4.800 EUR be-tragen.

Achtung:

Liegt das monatliche Arbeitsentgelt unter 155 EUR und wählt der Arbeit-nehmer die Aufstockung in der Rentenversicherung, ist das beitragspflich-tige und nicht das tatsächlich geleistete Entgelt zu dokumentieren. Erhältder Arbeitnehmer beispielsweise regelmäßig monatlich 140 EUR und hat dieAufstockung gewählt, sind bei durchgängiger Beschäftigung zum Jahres-ende 1.860 EUR als Entgelt zu bescheinigen.

Meldung des Arbeitsentgelts für die Unfallversicherung

Aus der stufenweisen Übertragung des Beitragseinzugs für die Unfallversiche-rung auf die Krankenkassen entstehen zusätzliche Meldepflichten. Es sind auchfür kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer Jahresmeldungen zu erstatten. In derJahresmeldung ist kein rentenversicherungspflichtiges Entgelt, aber das unfall-versicherungspflichtige Entgelt zu melden. Die Meldepflicht gilt auch fürbeitragsfreie Praktikanten, Studenten und unständig Beschäftigte. Neben demunfallversicherungspflichtigen Entgelt sind auch zu melden:

J Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BG)J BG-Mitgliedsnummer des BetriebesJ UV-GrundJ Gefahrenstelle des MitarbeitersJ im Abrechnungsjahr geleistete Arbeitsstunden

Achtung:

Das beitragspflichtige Entgelt für die Unfallversicherung muss nicht iden-tisch sein mit dem beitragspflichtigen Entgelt zur Rentenversicherung. Sosind im Entgelt für die Unfallversicherung beispielsweise sozialversiche-rungsfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit und Arbeits-entgelt über die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung hinausenthalten (siehe auch Kapitel 11.5 (siehe S. 510)).

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Meldungsempfänger/Meldefrist

Die Jahresmeldung sollte bis spätestens 15.4. des Folgejahres an die Kranken-kasse des Arbeitnehmers bzw. an die Annahmestelle für den Krankenkassentypgemeldet sein. Für privat krankenversicherte Arbeitnehmer ist die Meldung beider Krankenkasse einzureichen, die für die Entgegennahme der Renten- undArbeitslosenbeiträge zuständig ist. In der Regel ist dies die AOK oder IKK bzw.die Krankenkasse bei der der Arbeitnehmer zuletzt pflichtversichert war. Warder Arbeitnehmer noch nie Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse, kann derArbeitgeber die Kasse für die Meldung frei wählen. Die Meldung ist jedoch andie Krankenkasse zu richten, bei der der Arbeitnehmer angemeldet wurde.Zuständig für die Jahresmeldungen von geringfügigen und kurzfristig Beschäf-tigten ist die Bundesknappschaft-Bahn-See in Essen. Eine Abgabe der Jahres-meldung kann entfallen, wenn

J der 31.12. in eine Unterbrechungszeit fällt und bereits eine Unterbre-chungsmeldung abgegeben wurde,

J die Beitragsgruppe sich zum 1.1. des Folgejahres ändert (Abmeldung wegenBeitragsgruppenwechsel),

J das Arbeitsverhältnis zum 31.12. des Jahres endet (Abmeldung zum31.12.).

Der Arbeitnehmer erhält eine Kopie der elektronischen Meldung zur Sozial-versicherung zur Dokumentation des verbeitragten Entgelts. Eine Kopie ist auchin sein Lohnkonto aufzunehmen und sechs Jahre aufzubewahren. Die Auf-bewahrungspflicht gilt auch für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer.

Für kurzfristig beschäftigte Aushilfen sind sowohl die Jahresmeldung wie auchUnterbrechungsmeldungen einzureichen. Wechselt der Arbeitnehmer zumEnde des Kalenderjahres seine Krankenkasse, ist statt der Jahresmeldung eineAbmeldung einzureichen (Grund der Abgabe: 30).

Tipp:

Wird die Jahresmeldung aus einem Entgeltabrechnungsprogramm erstellt,ist ein Zertifikat eines so genannten Trust Centers erforderlich. Die Herstellerder Entgeltabrechnungsprogramme arbeiten in der Regel mit einem Unter-nehmen für die Datenverschlüsselung und Datenübertragung zusammen.Die Datenverschlüsselung geschieht mit einem elektronischen Zertifikat,welches die Trust Center zur Verfügung stellen. Dieses Zertifikat muss

Jahresmeldung an die Krankenkasse 11

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beantragt und in das Abrechnungssystem bzw. Übertragungsmodul einge-lesen werden. Genauere Informationen stellen die Hersteller der Entgelt-abrechnungssysteme zur Verfügung.

11.5 Jahresmeldung an die BerufsgenossenschaftJeder Arbeitgeber ist kraft Gesetzes verpflichtet, Mitglied in der für seinenGewerbezweig errichteten Berufsgenossenschaft (BG) zu werden. Die Berufs-genossenschaft ist Träger der Unfallversicherung und gehört zu den gesetzli-chen Sozialversicherungen. Im Unterschied zur Kranken-, Pflege-, Renten- undArbeitslosenversicherung trägt der Arbeitgeber die Beiträge zur Unfallversiche-rung allein, es besteht keine Halbteilung. Die Zuständigkeit einer Berufsgenos-senschaft ergibt sich aus der Branchenzugehörigkeit des Unternehmens. Wel-che Berufsgenossenschaft für den Gewerbezweig zuständig ist, kann bei derörtlichen Industrie- und Handelskammer erfragt werden.

In der Berufsgenossenschaft sind alle Arbeitnehmer der Firma, unabhängig vonAlter, Tätigkeit, Betriebszugehörigkeit, Einkommen etc. unfallversichert. AuchPraktikanten und Aushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte) sind bei Ar-beitsunfällen über die Berufsgenossenschaft versichert. Nicht zu den unfall-versicherten Personen gehören:

J Vorstände einer AG/eines KonzernunternehmensJ beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH

Meldepflichtiges Arbeitsentgelt

Die Berufsgenossenschaften erheben von ihren Mitgliedsunternehmen Bei-träge zur Deckung von Schadensfällen und ihrer laufenden Betriebskosten. DieBeitragshöhe richtet sich nach:

J Gefahrenklasse/Gefahrenstelle des UnternehmensJ Lohnsumme pro JahrJ Schadenshäufigkeit (Schadensaufschlag/Schadensrabatt)

Die Beitragserhebung erfolgt nachträglich im Umlageverfahren. Dies bedeutet:Die BG ermittelt die Summe ihrer Aufwendungen plus 5 % Rücklagepolster undlegt diesen Betrag auf ihre Mitglieder entsprechend der Betriebsgröße undGefahrenklasse um. Der Arbeitgeber erhält von seiner Berufsgenossenschaft

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einen Katalog, in welchem die Zuordnung der Arbeitnehmer in einem Gefah-rentarif geregelt ist. Im Gefahrentarif ist für die meisten Tätigkeiten eineGefahrenklasse festgelegt. Die Gefahrenklassen ergeben sich zum einen auseiner vermuteten Unfallgefahr, zum anderen aus der Belastungsziffer. DieBelastungsziffer wiederum ermittelt sich aus den tatsächlichen Aufwendungenfür Unfälle und der Summe der Arbeitsentgelte eines bestimmten Zeitraumes.

Jeder Mitarbeiter ist einer Gefahrenstelle bzw. Gefahrenklasse zuzuordnen. DieZuordnung erfolgt in der Regel in den Stammdaten des Abrechnungssystems.Sein jährliches Arbeitsentgelt fließt in die Summe des beitragspflichtigenBerufsgenossenschaftsentgelts ein.

Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft 11

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Abb.: Beispiel für einen Gefahrentarif

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Grundsätzlich berechnen sich die Beiträge zur Unfallversicherung nach dembeitragspflichtigen Arbeitsentgelt der Arbeitnehmer. Zum beitragspflichtigenArbeitsentgelt sind steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nacht-arbeit hinzuzurechnen. Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeldoder Jubiläumszahlungen gehören auch zum BG-pflichtigen Arbeitsentgelt.Auch Aushilfslöhne bis 400 EUR pro Monat, die nur pauschalen Beiträgen zurRV und KV unterliegen, sind im Sinne der Berufsgenossenschaft beitrags-pflichtiges Arbeitsentgelt. Gleiches gilt für sozialversicherungsfreie Entgeltean kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer. Nicht zum beitragspflichtigen Ar-beitsentgelt gehören:

J Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld,J Erholungsbeihilfen,J Beiträge zu Direktversicherungen, Pensionskassen, Pensionsfonds, soweit sie

4 % der BBG (West) pro Jahr nicht übersteigen,J Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung.

Die Gesamtsumme des beitragspflichtigen Entgeltes aller Arbeitnehmer ist aufvolle Euro abzurunden. Das heißt: Cent-Beträge bleiben unberücksichtigt. Indie Berechnung der gesamten Entgeltsumme sind auch die Entgelte von imLaufe des Jahres ausgeschiedenen Mitarbeitern zu berücksichtigen. Wie beiden übrigen Sozialversicherungen gibt es für die Unfallversicherung eineBeitragsbemessungsgrenze (BBG). Die Höchstgrenze des Arbeitsentgeltes jeArbeitnehmer, bis zu der Beiträge berechnet werden, ergibt sich aus derSatzung der Berufsgenossenschaft und ist von BG zu BG unterschiedlich. DieHöchstgrenze kann bei der BG erfragt werden oder ist auf der Internet Seite derBerufsgenossenschaft verfügbar. Besteht keine Regelung in der Satzung derBerufsgenossenschaft, so ist als Höchstgrenze der doppelte Betrag der Bezugs-größe, also 63.000 EUR (West) bzw. 53.760 EUR (neue Bundesländer) heran-zuziehen. Neben der Entgelthöchstgrenze für den Lohnnachweis hat die BGVerkehr und Fahrzeughaltung ein Mindestentgelt das pro Vollzeitbeschäftig-tem Arbeitnehmer zu melden ist. Die Angaben über Mindestentgelte beinhaltenneben dem Jahreswert, Mindestbeträge

J pro vollem Beschäftigungsmonat,J pro Arbeitstag (wenn nicht der gesamte Monat die Beschäftigung bestand),J pro Arbeitsstunde (für Teilzeitbeschäftigte).

Liegt das beitragspflichtige Entgelt zur Berufsgenossenschaft unter dem Min-destbetrag, ist nicht das tatsächliche Arbeitsentgelt, sondern der Mindest-

Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft 11

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betrag für den Mitarbeiter zu melden. Das Mindestentgelt kann dem FormularLohnnachweis, der Satzung der Berufsgenossenschaft oder deren Internetseiteentnommen werden.

Achtung:

Die Entgelthöchstgrenze pro Mitarbeiter, die in den Lohnnachweis auf-genommen wird, darf nicht aliquotiert werden. Liegt beispielsweise dieHöchstgrenze des Arbeitsentgelt für einen Arbeitnehmer bei 72.000 EURpro Jahr und scheidet dieser Arbeitnehmer zum 31.8. aus dem Unternehmenaus, ist auch für diesen Mitarbeiter die Höchstgrenze anzuwenden und nichtetwa 48.000 EUR (8/12).

Ist ein Mitarbeiter zwei oder mehr Gefahrenstellen zugewiesen, erfolgt dieAufteilung seines jährlichen Arbeitsentgelts entsprechend auf die Gefahren-klassen.

Beispiel:

Die Berufsgenossenschaft hat in der Satzung ein Höchstjahresarbeitsentgeltvon 72.000 EUR festgelegt. Ein Mitarbeiter mit einem Gehalt von 7.000 EURmonatlich ist der Gefahrentarifstelle A mit 50 % und der GefahrentarifstelleB mit 50 % zugeordnet. Sein Jahresbruttolohn beträgt 84.000 EUR.

Beurteilung

Im Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft ist für diesen Arbeitnehmerzu melden:

36.000 EUR für Gefahrentarifstelle A

36.000 EUR für Gefahrentarifstelle B

Betriebsgröße/Arbeitsstunden

Die Betriebsgröße des Unternehmens bezieht sich auf die Summe der geleis-teten Arbeitsstunden und die im abgelaufenen Kalenderjahr gezahlte Summean Löhnen und Gehältern. Unter Arbeitsstunden sind die tatsächlich geleistetenbzw. abgerechneten Arbeitsstunden aller Arbeitnehmer zu verstehen. War ein

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Arbeitnehmer nicht das gesamte Jahr beschäftigt, sind nur die Stunden derBeschäftigungszeit zu ermitteln. Von den Beschäftigungsstunden sind Krank-heitsstunden, Urlaubsstunden, Feiertagsstunden und Fehlzeiten abzuziehen.Bei Gehaltsempfängern ist für den Abzug der Fehlzeiten von der regelmäßigenwöchentlichen Arbeitszeit auszugehen. Bei wöchentlich geregelter Arbeitszeitergibt sich der Abzug für Fehlzeiten nach folgender Formel:

3 FehltageWochenarbeitszeit

Arbeitstage pro WocheFehlzeiten 5

Beispiel:

Frau Waldmann hat eine vertraglich geregelte Wochenarbeitszeit von 37,5Stunden mit fünf Arbeitstagen pro Woche. Im August war sie an sechsArbeitstagen krank.

Beurteilung

Bei einer Wochenarbeitszeit von 37,5 Stunden und einer 5-Tage-Wocheergibt sich eine Tagesarbeitszeit von 7,5 Stunden. Die Tagesarbeitszeitmultipliziert mit sechs Fehltagen ergibt als Summe der „Fehlstunden“ 45Stunden. Somit sind bei der Ermittlung der Jahresarbeitsstunden im Beispieldie Stunden für August um 45 zu kürzen.

Für die Beitragsermittlung hat die Gesamtzahl der Arbeitsstunden jedoch eherstatistischen Wert. Entscheidenden Einfluss auf die Beitragshöhe hat dieGesamtsumme der gezahlten Arbeitsentgelte.

Erstellung des Lohnnachweises

Zur Feststellung des Umlageanteils muss der Arbeitgeber der Berufsgenossen-schaft für das vorangegangene Kalenderjahr einen Lohnnachweis einreichen.Den Lohnnachweis erhalten Sie auf Anfrage bei der zuständigen BG. Wurdeeinmal ein Lohnnachweis eingereicht, wird das Formular automatisch spätes-tens im Januar zugestellt. Im Allgemeinen sind auf dem Lohnnachweis folgendeAngaben erforderlich:

J Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer je GefahrenklasseJ Lohnsumme je Gefahrenklasse

Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft 11

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J Summe der durch Unfälle ausgefallenen ArbeitsstundenJ Zahl der deutschen und ausländischen ArbeitnehmerJ Zahl der Vollzeit-/Teilzeitbeschäftigten (einzelne BGs)

Die Lohnsumme je Gefahrenklasse enthält die kumulierten beitragspflichtigenJahresentgelte über alle Arbeitnehmer in dieser Gefahrenklasse. Die Lohn-summe ist unter Berücksichtigung der Mindest- und Höchstentgelte je Arbeit-nehmer zu bilden. Außerdem ist in der Lohnsumme je Gefahrenklasse zuberücksichtigen, ob der Arbeitnehmer ggf. mehreren Gefahrenklassen zugeord-net ist. Dies kann aufgrund seiner Tätigkeit der Fall sein.

Der Lohnnachweis ist binnen sechs Wochen nach Ablauf eines Kalenderjahresbei der zuständigen Berufsgenossenschaft einzureichen. Spätestens bis EndeApril erhält der Arbeitgeber von der Berufsgenossenschaft den Beitrags-bescheid für das abgelaufene Kalenderjahr. Der sich aus dem Beitragsbescheidergebende Beitrag ist spätestens bis zum 15. des dem Bescheid folgendenMonats zu zahlen. Spätester Fälligkeitstermin ist somit der 15. Mai.

Tipp:

Viele Berufsgenossenschaften bieten das Formular „Lohnnachweis“ bereitsin elektronischer Form. Der Versand kann per E-Mail direkt an die Berufs-genossenschaft erfolgen. Über die Internet-Adresse www.berufsgenossen-schaft.de kommt man auf die Seiten der jeweiligen Berufsgenossenschaft.

Die Lohnnachweise werden zum 31.12.2012 abgeschafft. Die Meldung desunfallversicherungspflichtigen Entgelts erfolgt dann nur noch im DEÜV-Ver-fahren. Damit ändert sich auch die Meldefrist: Statt zum 11. Februar muss dieMeldung in 2013 am 15. April im Rahmen der allgemeinen Jahresmeldungabgegeben werden. Der Beitrag kann von der Berufsgenossenschaft erst rundzwei Monate später berechnet werden; der Beitrag zur Unfallversicherung wirdspäter fällig. In der Übergangsphase sind die Entgelte sowohl im DEÜV-Ver-fahren (Jahresmeldung, Unterbrechungsmeldung, Abmeldung) wie auch mitdem Lohnnachweis zu melden.

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11.6 Jahresmeldung an das IntegrationsamtJeder Arbeitgeber mit 20 und mehr Arbeitnehmern ist nach den Vorschriftendes Schwerbehindertengesetzes verpflichtet, mindestens 5 % der Arbeitsplätzemit behinderten Arbeitnehmern zu besetzen. Wird diese Quote nicht erreicht,ist eine Ausgleichsabgabe an das so genannte Integrationsamt zu entrichten.Für die Ermittlung der Anzahl der Beschäftigten sind Auszubildende nicht zuberücksichtigen.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bis zum 31.3. des Jahres die Anzahl derbehinderten Beschäftigten zu melden und bei einer Unterbesetzung die Aus-gleichsabgabe zu ermitteln und diese dem Integrationsamt mitzuteilen.

Arbeitgeber, die im Laufe des Jahres ihre Betriebstätigkeit aufnehmen bzw.beenden, haben nur für die Monate Daten zu melden, in denen die Unter-nehmens-/Betriebstätigkeit mindestens an einem Tag bestanden hat. Maßgeb-licher Zeitpunkt der Gründung bzw. des Erlöschens ist die tatsächliche Be-triebsaufnahme/-stilllegung eines Unternehmens, einer Handelsfirma odereines sonstigen Betriebes.

Wird die Beschäftigungsquote vom Arbeitgeber nicht erreicht, sind so ge-nannte Ausgleichsabgaben zu entrichten.

Die Ausgleichsabgabe beträgt:

Übersicht der Ausgleichsabgaben

105 EUR monatlich pro unbesetzte Stelle, wenn die Quote zwischen 3 % und 5 % derBeschäftigten liegt

180 EUR monatlich pro unbesetzte Stelle, wenn die Quote zwischen 2 % und 3 % liegt

260 EUR monatlich pro unbesetzte Stelle, wenn die Quote unter 2 % der durchschnitt-lichen monatlichen Beschäftigten liegt

Eine Ausnahmeregelung besteht für Kleinbetriebe mit bis zu 39 bzw. bis zu 59Arbeitnehmern.

Ein Unternehmen mit bis zu 39 Arbeitnehmern muss

J monatlich 105 EUR pro unbesetzte Stelle entrichten, wenn im Jahresdurch-schnitt weniger als eine Stelle besetzt wird.

Jahresmeldung an das Integrationsamt 11

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Ein Unternehmen mit bis zu 59 Arbeitnehmern muss

J monatlich 105 EUR pro unbesetzte Stelle entrichten, wenn im Jahresdurch-schnitt weniger als zwei Stellen besetzt werden,

J monatlich 180 EUR pro unbesetzte Stelle entrichten, wenn im Jahresdurch-schnitt weniger als eine Stelle besetzt wird.

Die Anzahl der durchschnittlich Beschäftigten pro Monat ergibt sich, in dem dieZahl der Arbeitnehmer jeden Monat über das gesamte Jahr kumuliert und dieSumme durch 12 dividiert wird. Die Zahl der durchschnittlich besetzten Stellenergibt sich, wenn die Monate, in denen behinderte Menschen beschäftigtwerden, addiert werden und die Summe durch 12 dividiert wird.

Beispiel:

Ein Unternehmen beschäftigt im Jahresdurchschnitt 44,6 Mitarbeiter. Imlaufenden Jahr wurde seit 1. Mai ein schwerbehinderter Mitarbeiter be-schäftigt.

Beurteilung

Für die Berechnung der Ausgleichsabgabe ist die Anzahl der beschäftigtenArbeitnehmer und der behinderten Mitarbeiter pro Monat festzustellen. DiePflichtquote beträgt 5 % der Beschäftigten somit 2 Mitarbeiter durchgängigdas gesamte Jahr. Somit ergibt sich im Beispiel zum 31.12.

Pflichtmonate: 2 · 12 Monate 24 Monate

Unbesetzt: 1 · 12 Monate 12 Monate

1 · 4 Monate 4 Monate

Unbesetzte Pflichtmonate gesamt 16 Monate

Besetzte Pflichtstellen:

5 0,660,812

Jahresdurchschnittliche Beschäftigung

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Im Jahresdurchschnitt wird weniger als 1 Pflichtplatz besetzt (0,66 Pflicht-plätze). Somit ist bei einer Firmengröße bis 59 Mitarbeiter pro unbesetzterPflichtmonat eine Ausgleichsabgabe von 180 EUR zu entrichten.

Ausgleichsabgabe: 16 Monate · 180 EUR = 2.880 EUR

In die Anzahl der monatlich beschäftigten Arbeitnehmer bzw. in die Durch-schnittsberechnung der Mitarbeiterzahl sind folgende Personen einzurechnen:

J Arbeiter, Angestellte (auch leitende Angestellte)J Beamtenanwärter, Beamte, RichterJ AuszubildendeJ Teilnehmer an einer EinstiegsqualifizierungJ andere zu ihrer beruflichen Bildung Eingestellte (z.B. Fortzubildende, Prak-

tikanten, Volontäre)J Arbeitsgelegenheiten von ruhende Arbeitsverhältnissen (wegen Wehr- oder

Zivildienst, Elternzeit/Erziehungsurlaub, unbezahltem Urlaub oder Bezugseiner Rente auf Zeit oder bei Altersteilzeit in der Freistellungsphase)

J Ersatzkräfte (Vertretungen), die für die o.g. ruhenden Arbeitsverhältnissebeschäftigt werden

J freigestellte Betriebs- und PersonalräteJ alle weiteren in § 73 SGB IX Abs. 2 und 3 aufgeführten Personengruppen

(z.B. Teilzeitarbeitskräfte unter 18 Wochenstunden).

Auch Teilzeitkräfte, die sich einen Arbeitsplatz teilen, werden einzeln gezählt.

Die Ausgleichsabgabe ist vom Arbeitgeber (oder dessen Beauftragten) selbst-ständig zu ermitteln und auf dem Formular „Verzeichnis nach § 80 Abs. 1SGB IX der beschäftigten schwerbehinderten, ihnen gleichgestellten behinder-ten Menschen und sonstigen anrechnungsfähigen Personen“ gemeldet werden.Der Vordruck kann von jeder Agentur für Arbeit bezogen werden. Sofern dieAnzeige mithilfe der EDV erstellt wird, müssen auf dem Vordruck alle Angabenentsprechend dem Originalvordruck der Agentur für Arbeit enthalten sein.

Jahresmeldung an das Integrationsamt 11

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Achtung:

Für die Ermittlung der zu besetzenden Stellen wird ab 60 Mitarbeiter einJahresdurchschnitt von 0,5 und höher aufgerundet, unter 0,5 wird abge-rundet.

Tipp:

Eine genaue Anleitung für die Berechnung erhalten Sie von der zuständigenAgentur für Arbeit. Das Institut der deutschen Wirtschaft in Köln stellt einekostenlose Meldesoftware „REHADAT-Elan“ zur Verfügung. Diese kann be-stellt oder im Internet unter www.rehadat.de/elan bezogen werden. Mitdieser Software kann die Meldung erstellt, übertragen und die Höhe derPflichtabgabe ermittelt werden.

11 Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?

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Stichwortverzeichnis

11 %-Methode 296

4400,01 EUR bis 800,00 EUR Entgelt 193

AAAG 463Abfindungen 495Abmeldung 444Abrechnungsunterlagen 17Abschlagszahlung

(siehe) Arbeitslohn 275Abwälzung von Pauschalsteuer 301AGS Schlüssel 504Altersentlastungsbetrag 308, 486Anzahl U 431Arbeitslosenversicherung

fi Arbeitsförderung 63fi Arbeitsunfähigkeit 63fi Arbeitsunfall 63fi Ausfallzeit 63fi Baugewerbe 63fi Bundesanstalt für Arbeit 63fi Kurzarbeit 63fi Sozialversicherung 63

Arzt, Apotheker, Architekten 120Aufstockung in der RV 86, 197Aushilfen 89Austritt 441Auszubildender 86, 444

BBasisbeitrag für Lohnsteuerberechnung 131Beamtenähnliche Gesamtversorgung 454Beitragsgruppen 51, 95Berufsgenossenschaft

fi Arbeitsschutz 510fi Arbeitsunfall 510fi Sicherheitsbeauftragter 510fi Unfallverhütung 510fi Unfallversicherung 510(siehe) Arbeitsschutz 26(siehe) Arbeitsunfall 26(siehe) Sicherheitsbeauftragter 26(siehe) Unfallverhütung 26

(siehe) Unfallversicherung 26Berufsständische Vereinigung 61Beschäftigungszeit 459Betriebliche Altersvorsorge 254Betriebsnummer 18Betriebsnummer der Krankenkasse 21Betriebsstätte 49Betriebsstättenfinanzamt 24Bruttolohnbestandteile 15

DDauerbeitragsnachweis 406DEÜV 41, 447Dienstwagen

(siehe) Firmenwagen 291(siehe) Reisekosten 291(siehe) s. Firmenwagen 291(siehe) siehe Firmenwagen 291(siehe) siehe Reisekosten 291

Direktversicherung 513

EEingangssteuersatz 374Einmalzahlung 202, 342, 459Einschleifungsbereich bei Soli 224ELStAM-Verfahren 127, 393ELSTER

(siehe) Umsatzsteuervoranmeldung 24Entgeltfortzahlung nach § 23c SGB IV 316Erstattung U1/U2 173, 177, 326Erziehungsurlaub

fi Elternzeit 471Essenpauschalen 279

FFahrgeld 496Faktorverfahren 129Fehlzeiten 514Finanzamt 23, 386Firmendaten 18Firmenwagen

(siehe) Dienstwagen von Arbeitnehmern 291(siehe) Geschäftswagen des Unternehmers 291(siehe) Geschäftswagen & Umsatzsteuer 291

Firmenzahler 400Freibeträge 306

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Freibetrag vs. Freigrenze 273Fünftelmethode 362, 374

GGefahrenklasse 28Geldwerter Vorteil

(siehe) (siehe) s. Sachbezüge 291(siehe) s. Sachbezüge 291(siehe) siehe Sachbezüge 291

Geringfügige Beschäftigungfi Aushilfen 79fi Aushilfskräfte 79fi Kurzfristige Beschäftigung 79fi Teilzeitarbeit 79(siehe) Aushilfen 133(siehe) Aushilfskräfte 133(siehe) Kurzfristige Beschäftigung 133(siehe) Teilzeitarbeit 133

Geringfügige und kurzfristige Beschäftigungfi Aushilfen 79

Geringverdiener 110, 112Gewerbebetrieb 188Gleitzonenregelung 42, 160, 193, 224, 452GmbH Geschäftsführer 61Großbuchstabe F 431Großbuchstabe S 360, 431, 493Grundfreibetrag 374Günstigerprüfung 362, 377, 378

HHalbteilungsgrundsatz 154Heimarbeiter 169, 315

IInsolvenzumlage 415

JJahresmeldung 509Jubiläumszuwendung

fi Sachbezüge 377

KKammerbeitrag 250Kappung der Kirchensteuer 137Kfz-Leasing 293Kindergeld 391Kirchensteuer

fi Kirchenlohnsteuer 392fi siehe Kirchenlohnsteuer 392(siehe) Kirchenlohnsteuer 134(siehe) siehe Kirchenlohnsteuer 134

Krankenversicherung

fi Arbeitgeberzuschuss 52fi Arbeitslosenversicherung 52fi Befreiende Lebensversicherung 52fi Beitragsüberwachung 52fi Ersatzkasse 52fi Freiwillige Weiterversicherung 52fi Sonderausgaben 52fi Sozialversicherung 52

Künstlersozialabgabe 185kurzfristige Beschäftigung 133Kurzfristige Beschäftigung 133, 143

LLandwirte 67Leasing 293Lohnkonto

fi Arbeitslohn 427fi Haftung 427fi Lohnsteuer-Außenprüfung 427

Lohnsteuerberechnung 391, 494Lohnsteuerjahresausgleich 485

MMärzklausel 345Mehrfachbeschäftigung 49, 92Mehrjahresvergütung 374Mindestkirchensteuer 134

NNebenbeschäftigung

fi Aushilfskräfte 89fi Ehrenamt 89fi Geringfügige Beschäftigung 89fi Mehrere Arbeitsverhältnisse 89fi Musiker 89fi Nebentätigkeit 89fi Schüler 89fi Schwarzarbeiter 89fi Werkstudenten 89

Nettolohn(siehe) Hausgehilfin 329(siehe) Nettolohnvereinbarung 329(siehe) Pauschalbesteuerung 329

PPauschale Beiträge Sozialversicherung 83Pauschale Kirchensteuer 145Pauschale Versteuerung 298Personalnummer 41Personengruppenschlüssel 43Pflegeversicherung 66, 408Pflegeversicherungszuschlag 152

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Stichwortverzeichnis

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Praktikantenfi Arbeitspflicht 63, 65, 85, 111fi Praktika 63, 65, 85, 111fi Schüler 63, 65, 85, 111fi Werkstudenten 63, 65, 85, 111(siehe) Arbeitspflicht 140(siehe) Praktika 140(siehe) Schüler 140(siehe) Werkstudenten 140

Private Krankenversicherungfi Krankenversicherung, private 84(siehe) Krankenversicherung, private 157

SSachbezugswerte

(siehe) Sachbezüge 277Säumniszuschlag 389Schätzverfahren Sozialversicherung 397Schüler

fi Aushilfskräfte 64fi Jugendarbeitsschutz 64fi Pauschalbesteuerung 64fi Werkstudenten 64

Solidaritätszuschlag 392Sonstiger Bezug 202, 343, 459Sozialversicherungsnummer 40, 76Sozialversicherungswerte 2011 154Staatsangehörigkeit 74Statuskennzeichen 75Steuerfreibetrag

(siehe) Freibetrag 306Steuerfreier Arbeitslohn 149Steueridentifikationsnummer 35Studenten

fi berufsbegleitende Studiengänge 64fi berufs- und ausbildungsintegrierte Studien-

gänge 64fi duale Studiengänge 64fi Eingruppierung, Entgelt 64fi Entgeltfortzahlung 64

fi Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversiche-rung 64

fi praxisintegrierte Studiengänge 64fi Rentenversicherung 64fi Schüler 64fi Urlaub 64fi Werkstudenten 64

TTätigkeitsschlüssel 69Teilentgelte 88Transferticket 504

UUmlage für Aushilfen 172Umlagekasse 402Umlagen 403, 411

VVermögensbildung

(siehe) Vermögenswirksame Leistungen 210Versicherungsnummer 40Versorgungsbezüge

fi (siehe) s. Pensionen 494fi Betriebliche Altersversorgung 494fi Pensionen 494fi s. Pensionen 494fi siehe Betriebliche Altersversorgung 494fi siehe Pension 494

Versorgungsfreibetrag 486Versorgungswerk 76Vorsorgeaufwendungen 130

WWechsel der Krankenkasse 51, 157Weihnachtsgeld 341

ZZahlstellen 22

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Stichwortverzeichnis

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