Leitfaden Web-Terminal

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Arbeitszeiterfassung mit dem Web-Terminal

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben sich entschieden die Web Applikation Web-Terminal zur Arbeitszeiterfassung mit

Personal-Login zu nutzen. Dieser Leitfaden führt Sie in die grundlegende Einrichtung und Bedienung von Web-

Terminal ein, und erläutert außerdem wichtige Einstellungen und praktische Funktionen der Applikation.

Erstinstallation von Web-Terminal

Öffnen Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet-PC den

Webbrowser. Auf Geräten der Marke Apple® handelt es

sich vorwiegend um den Browser Safari. Auf den

entsprechenden Android-Geräten können verschiedene

Webbrowser zur Anwendung kommen, u.a. Firefox oder

Chrome. Die weiteren Beschreibungen beziehen sich

deshalb auf eine Einrichtung über den Webbrowser Safari

und können in anderen Webbrowsern geringfügig

abweichen. Geben Sie zuerst in die Adresszeile Ihres

Browsers (siehe Abb. 1.1) folgende URL-Adresse ein:

www.personal-login.de/webapp

Klicken Sie anschließend auf den Button „Öffnen“ (Abb.

1.2), um die Seite zu laden. Jetzt wird Web-Terminal direkt

im Browser gestartet (siehe Abb. 2).

Verknüpfung erstellen So verknüpfen Sie Web-Terminal mit dem Startbildschirm

Ihres Smartphones: Klicken Sie in der Browserleiste auf das

mittlere Symbol mit dem Pfeil (Abb. 2.1). Anschließend

wählen Sie in dem sich öffnenden Menü (Abb. 3) den

Eintrag „Zum Home-Bildschirm“ (Abb. 3.1). Nun öffnet sich

die in Abb. 4 angezeigte Seite. Klicken Sie zuletzt auf den

Button „Hinzufügen“ oben rechts auf dem Bildschirm (Abb.

4.1). Falls Sie ein Smartphone mit Android-Betriebssystem

benutzen, sollten Sie zunächst ein Lesezeichen für die

aufgerufene Website erstellen. Dieses können Sie im

Anschluss mit Ihrem Desktop verknüpfen.

Abb. 1 Abb. 2

Abb.3 Abb. 4

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Aktivierung von Web-Terminal Das neue Icon wird jetzt auf Ihrem „Home-Bildschirm“

angezeigt (Abb.5). Sie können Web-Terminal nun wie jede

andere App auf Ihrem Smartphone nutzen. Klicken Sie

zunächst auf das Icon um Web-Terminal zu starten.

Achten Sie bitte darauf, dass die Einstellungen Ihres

Browsers JavaScript und Cookies erlauben, weil diese für

den ordnungsgemäßen Betrieb Ihres Web-Terminals

erforderlich sind. Da der Modus „privates Surfen“ den

Einsatz von Cookies blockiert, sollte die Option auch in

den Browser-Einstellungen deaktiviert sein, während Sie

das Web-Terminal verwenden.

Systemanmeldung und GPS-Aktivierung

Öffnen Sie das Web-Terminal indem Sie das Icon auf Ihrem

„Home-Bildschirm“ anklicken. Nun startet das Programm.

Nach dem Ladevorgang öffnet sich der Anmeldebildschirm

(Abb. 6). Melden Sie sich hier mit Ihren Zugangsdaten an.

Wenn Sie angemeldet bleiben wollen, anstatt jedes Mal

bei Programmstart die Zugangsdaten erneut einzugeben,

drücken Sie zuerst auf den Button „Angemeldet bleiben“

(Abb. 6.1) und anschließend auf „Anmelden“ (Abb.6.2).

Das Hauptmenü (Abb. 7) öffnet sich. Beim ersten Login

fragt der Browser zunächst, ob die Website eine GPS-

Ortung vornehmen darf (Abb. 8). Bestätigen Sie auf jeden

Fall mit „OK“ (Abb. 8.1), wenn Sie die GPS-Koordinaten

zusätzlich zur Arbeitszeiterfassung benötigen.

Falls Sie sich fünfmal hintereinander falsch anmelden

sollten, sperrt das System aus Sicherheitsgründen den

Login für eine Stunde.

Abb. 5 Abb. 6

Abb. 7 Abb. 8

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Arbeitszeiten stempeln Wenn Sie sich erfolgreich angemeldet haben, sehen Sie auf

dem Bildschirm das Hauptmenü (Abb. 9). Unter der

Anzeige „Personal-Login“ finden Sie die Angabe wie exakt

die aktuelle Position erfasst ist (Abb. 9.1). Achtung: Der

Standort wird nach jeder Buchung und jedem Menüaufruf

neu erfasst! Wenn die Genauigkeit den Systemvorgaben

entspricht, erhalten Sie den Hinweis „Position auf […]

Meter genau erfasst“ (Abb. 9.1). Falls Sie den Richtwert

überschreiten, oder eine Erfassung nicht möglich ist,

werden Sie vom System gewarnt.

Eine Übermittlung ihrer GPS-Koordinaten kann nur

stattfinden, wenn die Einstellungen Ihres iPhones bzw.

Android-Smartphones erlauben, dass Ihr aktueller

Standort von Ortungsdiensten ermittelt werden darf.

Kontrollieren Sie also vor Aktivierung der Web-Terminal

im Einstellungsmenü Ihres iPhones bzw. Smartphones,

dass die Verwendung von Ortungsdiensten zugelassen

wird, da sonst die Standortübermittlung bei einer

Stempelung deaktiviert ist. Arbeitszeitstempel werden

trotzdem erfasst, allerdings ohne Standortangabe.

Um die Arbeitszeiterfassung zu starten, klicken Sie jetzt

einfach auf den grünen Button „Einstempeln“ (Abb. 10.1).

Wenn Sie sich zur Pause ausstempeln, oder den Arbeitstag

endgültig beenden möchten, können Sie jederzeit den

roten Button „Ausstempeln“ betätigen (Abb. 10.2). Warten

Sie jedoch immer, bis die Position erfasst werden konnte,

damit ihr Standort in der Buchung gespeichert wird. Sie

können jeweils nur auf den Button klicken, den Sie nicht

zuletzt verwendet haben. Das heißt, wenn Sie eine

„Kommt-Buchung“ erfasst haben, können Sie bei der

nächsten Buchung ausschließlich eine Geht-Buchung

erfassen. Der Button „Einstempeln“ (Abb. 11.1) wird dann

blass dargestellt und kann nicht betätigt werden. Dadurch

wird eine plausible Buchungsabfolge gesichert. Ihr Status

im webbasierten Personal-Planer-System wird umgehend

aktualisiert, sobald die Buchung im System gespeichert ist.

Abb. 9

Abb. 10

Abb. 11

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Erfassen von Dienstgängen Um einen Dienstgang zu starten, gehen Sie

folgendermaßen vor: Klicken Sie im Hauptmenü die Option

„Dienstgang“ an. Die Bearbeitungsmaske für Dienstgänge

wird geöffnet (Abb. 12). Hier können Sie eine

Dienstgangart im Feld „Art des Dienstgangs“ auswählen

(Abb. 12.1). Klicken Sie dazu das Feld an und wählen Sie

den entsprechenden Eintrag aus dem Menü aus. Warten

Sie, bis Ihre Position erfasst wurde. Klicken Sie danach auf

„Dienstgang starten“ (Abb. 12.2). Sie werden im Anschluss

sofort in das Hauptmenü umgeleitet. Unter dem

Menüpunkt „Dienstgang“ sehen Sie jetzt die Meldung „Ja“

(Abb. 13.1). Soll ein aktiver Dienstgang beendet werden,

wählen Sie die Option „Dienstgang“ erneut aus. Jetzt wird

Ihnen der momentan aktive Dienstgang angezeigt (Abb.

14.1). Klicken Sie auf „Dienstgang stoppen“ (Abb. 14.2) und

der Dienstgang wird beendet.

Erfassen von Projektzeiten Sofern Sie aktuell „eingestempelt“ sind, wird Ihnen,

abhängig von Ihrer Berechtigung zur Projektbuchung, im

Hauptmenü ein Button mit dem Namen „Projekte“

angezeigt (Abb. 15.1). Klicken Sie diesen Button an, um zur

Buchungsseite für Projekte zu gelangen. Sind Sie aktuell an

keinem Projekt angemeldet, so haben Sie hier die

Möglichkeit sich für ein Projekt zu stempeln. Klicken Sie

hierfür auf das leere Feld, das sich unter „Projekte wählen“

befindet (Abb. 16.1). Nun öffnet sich ein Fenster, in dem

Sie das gewünschte Projekt auswählen können. Außerdem

befinden sich darunter zwei Freitextfelder, in die Sie ihre

Tätigkeit und weitere Informationen eintragen können

(Abb. 16.2). Diese Felder sind nicht zwingend auszufüllen

um ein Projekt zu starten. Sobald Sie ein Projekt

ausgewählt haben, und gegebenenfalls die Textfelder

beschrieben haben, klicken Sie auf den Button „Projekt

starten“ (Abb. 16.3). Ein bereits gestartetes Projekt

beenden Sie, indem Sie wieder im Hauptmenü auf den

Button „Projekte“ klicken. Betätigen Sie nun den Button

„Projekt stoppen“ (Abb. 17.1). Das Projekt wird beendet.

Abb. 12 Abb. 13

Abb. 14 Abb. 15

Abb. 16 Abb. 17

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Monatsauswertung ansehen Je nach Berechtigungen können Mitarbeiter Ihre eigene

Monatsauswertung ansehen. Klicken Sie hierfür im

Hauptmenü auf den Button „Monatsauswertung“. Der

Aufbau der Monatsauswertung ist besonders intuitiv: An

jedem angezeigten Datum werden die jeweiligen Soll- und

Ist-Zeiten des entsprechenden Tages aufgeführt (Abb.

18.1). Rechts daneben sehen Sie die Tagesdifferenz (Abb.

18.2), resultierend aus Soll- und Ist-Zeit, sowie eventuellen

Anpassungen.

Die berücksichtigten Anpassungen werden in der

WebApp aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht

aufgeführt.

Auch die einzelnen Buchungen eines Tages kann man in

der WebApp nachvollziehen. Hierfür klicken Sie auf den

Tag, von dem Sie die Buchungen ansehen möchten. Jetzt

werden alle Buchungen aufgeführt, die an diesem Tag

angefallen sind (Abb. 19).

Anwesenheitsliste ansehen Abhängig von ihren Berechtigungen können Mitarbeiter

die Anwesenheitsliste Ihres Unternehmens einsehen.

Klicken Sie nun im Hauptmenü auf den Button

„Anwesenheitsliste“, um die Echtzeit-Anwesenheitsliste

aufzurufen (Abb. 20).

Die Anwesenheitsliste benutzt die gleiche Farbsymbolik

wie die Anwesenheitsliste in Ihrer webbasierten Version:

Rot steht für Abwesenheit.

Grün steht für Anwesenheit.

Gelb sind hinterlegte Dienstgänge und

Blau sind Projekte

Durch Anklicken eines Namens in der Anwesenheitsliste

können autorisierte Mitarbeiter die Monatsauswertung

des gewählten Benutzers aufrufen.

Abb. 19

Abb. 20

Abb. 18

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Urlaubsplanung Mitarbeiter können den Status ihrer Urlaubstage in der

WebApp kontrollieren. Klicken Sie dafür im Hauptmenü auf

den Button „Urlaubsplanung“. In der Urlaubsplanung

sehen Sie nun eine Liste aller Urlaubstage (Abb. 21), mit

entsprechendem Status (Abb. 21.1), die in der Zukunft

liegen. Urlaubstage die bereits in der Vergangenheit liegen

werden hier nicht angezeigt.

Einsatzplanung In der WebApp können Mitarbeiter auch jederzeit die

aktuellen Einsatzpläne nachvollziehen. Klicken Sie hierfür

im Hauptmenü auf den Button „Einsatzbereich“. Eine Liste

aller Einsatzbuchungen für sieben Tage wird angezeigt, ab

dem aktuellen Datum (Abb. 22). Über den Buchungen

finden Sie jeweils eine Leiste, in der das Datum der

Buchungen aufgeführt wird (Abb. 22.1). Darunter sehen Sie

den verplanten Zeitraum und die gebuchte Position (Abb.

22.2). Auch Samstage und Sonntage werden hier

berücksichtigt. Liegt an einem Datum keine Buchung vor,

wird der Hinweis „Keine Planung vorhanden“ (Abb. 22.3)

angezeigt.

Abmelden Wenn Sie sich abmelden möchten, klicken Sie im

Hauptmenü auf den Button „Abmelden“ (Abb. 23.1).

Sobald Sie dort drauf geklickt haben, werden Sie von der

WebApp abgemeldet. Der Anmeldebildschirm öffnet sich.

Abb. 21

Abb. 22

Abb. 23