Armasuisse armasuisse Immobilien Planung der Bauwerkserhaltung bei armasuisse Immobilien M....

armasuisse

armasuisse Immobilien

Planung der Bauwerkserhaltung bei armasuisse Immobilien

M. Klopfstein, Projektleiter «neues IH-Tool»

Expert Talk IFMA Regionalgruppe Bern 21.05.2015

• Anforderungen• Projekt

2armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien

Normenwerke Bauwerkserhaltung

Instandhaltung Instandsetzung ErneuerungBeobachtungInspektion

KontrollmessungFunktionskontrolle

Wartung Instandsetzung

ÄnderungModifikationInstandhaltung

Erhaltung

UnterhaltÜberwachung

Definition nach SIA Norm 469

AnpassungUmbau

Erweiterung

Veränderung

ÄnderungModifikation

Verbesserung

(Änderung, Verbesserung K 6.2

AM1 Mieterbedürfnis)Inspektion

Definition nach DIN 31051


PhilosophieProzesse

Rollenin der

Instandhaltung


„Zielbereiche der Instandhaltung“

• Bewahren einer ausreichenden Sicherheit (Trag- und Betriebssicherheit).

• Sicherstellen der Gebrauchstauglichkeit eines Bauwerkes.• Erhalten des wirtschaftlichen Wertes eines Bauwerkes unter

Berücksichtigung der zukünftigen Betriebs- und Instandhaltungskosten (Lebenswegkosten).

• Erhalten des kulturellen Wertes eines Bauwerkes.• Erhalten oder verbessern des ökologischen Werts einer

Immobilie.• Wahrnehmen der gesetzlichen Verantwortung der

Eigentümerschaft.


Prozesse


IH-Planung – Prozesslandschaft Ei

genl

eist

ung

Steuerung

Die operativen Leistungen sind via SLA an den Betreiber beauftragt sowie die systematische Zustandsbeurteilung an den BeIMB technisch.Fr

emdl

eist

ung


Hauptakteure in der Instandhaltung

Auftrag

Portfoliomanager

Facility Manager

Strategie

Steuerung


Rollen/Verantwortlichkeiten in der Instandhaltung

armasuisse Immobilien PFM / MAD

Portfolio-manager

armasuisse Immobilien FM

Facility Manager

armasuisse Immobilien UNS

Normen und Standards

Diverse externe Firmen

Fach-spezialist


Dienstleister


Spez. Planer

Fachberater


BEW


BeIMBkaufm.


Fach-spezialisten


BeIMBtech.

LBA und diverse externe Firmen

Betreiber

liefert Informationenliefert Informationen

Aufträge/ Vorgaben

unterstützt unterstützt unterstütztunterstützt

unterstütztunterstütztunterstützt

INTERN

EXTERN

HauptakteureUnterstützung


Anforderungenfür ein neues

Instandhaltung-Tool


Instandhaltungsplanung – Systemarchitektur «bis und mit 2013»

Betreiber BeIMB

SAP PM IMARS Access-ToolR5030 Schattenplanungen

IMARS

SAP PS

1. Erfassung 2. Erfassung 3. Erfassung

elektronisch Papier

?händisch

FM

Eingangs-pforte PUM

?FM PUM

händisch


Ausgangslage

Ausgangslage• Um in der Zukunft ein effizientes und effektives

Immobilienmanagement für die armasuisse Immobilien zu gewährleisten, müssen die Bedürfnis-, die Vorhabens-, die Investitions- und die Instandhaltungsplanung sehr exakt aufeinander abgestimmt sein. Es soll ein Instrument zur Verfügung gestellt werden, welches die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle von Aufträgen (Meldungen, Bedürfnisse und Vorhaben) erleichtert bzw. ermöglicht.


Ausgangslage

Anforderungen IH Planung• Anforderungsdefinition für ein IT-Tool für die

Unterstützung bei der Instandhaltungsplanung• Anforderungen für Funktionalitäten von der

Unterstützung der Zustandsbeurteilung über die Instandhaltungsplanung inkl. Budgetierung inkl. Szenarienbildung und das Auftragsmanagement bis zum Reporting (Bedürfnis, Massnahme, Projekt) aus Objektsicht


Projektziele und Rahmenbedingungen

Aus Projektauftrag• Anforderungen (Funktionalitäten, Daten, etc.) an eine

EDV Unterstützung für die Instandhaltung (gem. DIN 310151) sind definiert und priorisiert.

• Marktanalyse über gängige Tools ist erstellt.• Projektplanung für die Phase Evaluation (nach Hermes)

ist erfolgt.• Ablösung/Integration/Anbindung vorhandener Tools (SAP

ar, SAP LBA, IMARS, BEIMB-Tool, Datenbanken UNS, etc.) ist analysiert


Entscheidfür ein neues

Instandhaltungs-Tool


Genehmigte Anforderungen – Wahl IT Systeme – SAP Modul PM

Beschaffung und Einführung Neues IH-Tool:• Bedingung der armasuisse IT und der FUB = Einsatz von SAP Modul PM

Vorteile SAP PM:• Bewährte Lösung (ist schon über 10 Jahre praxiserprobt)• Durchgängiges IT System innerhalb ar Immo (vom Bedarf via Bedürfnis zum

Vorhaben)• Direkte Schnittstelle mit dem Betreiber (LBA)• Integration Formulare und das Mehrjahresreporting• Bekannte Oberfläche (SAP RE-FX)

Nachteile SAP PM:• Standardisiertes Programm (wenig Anpassungsmöglichkeit) • Nicht optimal anwenderfreundlich (viele Datenfelder etc.)• Ressourcenintensiv


• Bei SAP PM handelt es sich um das SAP-Modul Instandhaltung. • PM steht für Plaint Maintenance.• Folgende Grundfunktionen sind im SAP PM enthalten:• Inspektion: Maßnahmen zur Feststellung des Ist-Zustandes eines

technischen Systems.• Wartung: Maßnahmen zur Bewahrung des Soll-Zustandes eines

technischen Systems. • Instandsetzung: Maßnahmen zur Wiederherstellung des Soll-Zustandes

eines technischen Systems.• Weitere Maßnahmen, die über die Instandhaltungsorganisation

durchgeführt werden.

SAP Modul PM


Instandhaltungsplanung – SAP-Welt in der ar ImmoFM-Landschaft


Instandhaltungsplanung – Systemarchitektur «bis und mit 2013»

Betreiber BeIMB

SAP PM IMARS Access-ToolR5030 Schattenplanungen

IMARS

SAP PS

1. Erfassung 2. Erfassung 3. Erfassung

elektronisch Papier

?händisch

FM

Eingangs-pforte PUM

?FM PUM

händisch


Instandhaltungsplanung – Systemarchitektur «ab 2014»

Betreiber BeIMB

SAP PM

SAP PM SAP PS

1. Erfassung

elektronisch

PUM

Formular AIF

elektronisch

elektronisch

FM


Projekt- und Arbeitsgruppen

für ein neues

Instandhaltung-Tool


Projekte

Themen / Phasen / Prozesse

Zustand (baulich)

Bedarf (Massnahme)

Bedürfnis (Antrag)

Vorhaben (Sanierungsprojekt)

Projekte

Zustandsbeurteilung

Faci

lity

Man

agem

ent

Port

folio

M

anag

emen

t

Bedürfnismanagement«neues IH-Tool»

Vorhabensmanagement


Projekt Bedürfnismanagement «neues IH-Tool»

KT, TPL 2FMO

M. Klopfstein

KT erweitert, FMM

L. Huber

KT erweitert, FMW

M. Meyer

KT erweitert, FMS

M. Schweizer

FachberatungD. Gebhard

APP

FachberatungD. Meier

Pom+

SupportE. Winzenried

Rexult AG

Aufgaben

Projektbeteiligte

• Anforderungen, Grob- und Sicherheitskonzepte• Ablauforganisation• Applikationen (Die Ablösung/Integration/Anbindung

vorhandener Tools wie SAP – (ar), SAP V (LBA), IMARS, BEIMB-Tool, Datenbanken UNS etc.)

• Geschäftsfälle IH-Planung• Schnittstellen und Vorgaben• Formularwesen• Mehrjährige IH-Planung• Schulungen


Aufgaben• Definition Zustandsmanagement (Inspektion)• Definition der Ablauforganisation

(Regelung des künftigen Ablaufs und der Zusammenarbeit der externen Organisation)• Definition der Aufbauorganisation

(Definition der beteiligten internen und externen Rollen und deren Aufgaben)• Definition von Hilfsmitteln

(Umfang / Verfügbarkeit, Vorgaben zur Zustandserfassung, Tool-Unterstützung etc.)• Definition von Massnahmen

(Schulungen, Ausschreibungen etc.)

ProjektbeteiligteProjektleiterK. Gasser

Vertreter FMOM. Klopfstein

Vertreter FMML. Huber

Vertreter FMSM. Schweizer

Vertreter FMWM. Meyer

Vertreter UNSM. Adam

SupportE. Winzenried

Rexult AG

Projekt neue Zustandsbeurteilung für BeIMB


Patrick Gurtner

Alexander Riesen

Stefan Matsch

Projekt neue Zustandsbeurteilung für BeIMB

Externes Entwicklungsteam


Vorgaben Instandhaltung

undInstandhaltungs-

strategie


IH-Planung – Vorgaben Portfoliomanagement

• Portfoliostrategie

• Instandhaltungsstrategie

• Normstrategie

Segmentierung

Instandhaltungsstrategie

NormstrategienObjekt-

Zustand 1-4


Zustand 1 WartungsobjektObjekt mit gutem Zustand, die Instandhaltung beschränkt sich auf die Wartung.

Es sind keine Instandsetzungen nötig.

Zustand 2 InstandsetzungsobjektObjekt mit noch genügendem Zustand.

Einzelne Instandsetzungen sind nötig.

Zustand 3 TeilsanierungsobjektInstandsetzungen / Schwachstellenbeseitigungen / Verbesserungen von ganzen Bauteilen sind nötig (Teilsanierung).

Zustand 4 GesamtsanierungsobjektInstandsetzungen / Schwachstellenbeseitigungen / Verbesserungen sind im Ausmass eines Neubaus nötig (Gesamtsanierung oder Neubau).

Zustand 9 Nicht relevant

Instandhaltungsplanung – Objektzustand


KB0 Kernbestand in Bau (nicht nutzbar)

KB1 Kernbestand langfristig

KB2 Kernbestand reduzierte Bereitschaft

KB3 Kernbestand klassifiziert, nicht genutzt

KB4 Kernbestand in Überprüfung

KB5 Kernbestand Zwischennutzungsbestand

KB6 Kernbestand Verzicht

DB1 Dispositionsbestand in Entwicklung

DB2 Dispositionsbestand bleibt im Eigentum

DB3 Dispositionsbestand im Baurecht abgegeben

DB4 Dispositionsbestand Verkauf/Abtretung

DB5 Dispositionsbestand Stilllegung

DB6 Dispositionsbestand Rückbau

DB7 Dispositionsbestand vertragliche Verpflichtung

Instandhaltungsplanung – Segmentierung


Code Objektzustand im SAP REFX (Stammdaten)


Instandhaltungsstrategie - IH-Planung


Prinzip


Aus den Anforderungen zum Entscheid

Themen / Phasen / Prozesse

Zustand (baulich)

Bedarf (Massnahme)

Bedürfnis (Antrag)

Vorhaben (Sanierungsprojekt)

Anforderungen Entscheid

• Einheitliche Inspektionen• Klare Vorgaben • IT-Unterstützung• Daten nicht in ar Immo Systemen

• IT-Lösung auf Basis SAP• Durchgängiges System• Datenhoheit ar Immo• Kein Zugang von Dritten• Mehrjahresplanung/-sicht mind. 10 Jahre

SAP

PS• Eröffnung Vorhaben auf den Daten des

Bedürfnisses aus dem SAP PM• Bündelung Instandsetzungs-Bedürfnisse

mit Mieter-Bedürfnisse

SAP

PMEx

cel

Faci

lity

Man

agem

ent

Port

folio

M

anag

emen

t


Instandhaltung - Ziele, Philosophie, Grundsätze

Ablauf Zustand Bedarf, Bedürfnis und Vorhaben

Wie

Entwurf 0.1 I 24. März 2014

Zustand

Entwurf 0.1 I 16. Februar 2015

Wer

WasBedarf Bedürfnis Vorhaben

strategie-gerechteBedarfe

Mehrjahres-planung

- planbar- ungeplant- Kleinmass- nahmen FM

BeIMB technisch

BeIMB technisch

FM

BeIMB technisch

FM FM FM FMPUM / BMPUM / BM

Zustandserhebung• FO-Zustandserhebung• ZB-Tool (Excel)• strategieunabhängig• Modul 1• genutzt / ungenutzt• in Zusammenarbeit mit

der LBA• nach Beauftragung

innert 3 Monaten• Bestimmung

Objektzustand 1-4

Bedarfsmeldung• FO-Bedarfsmeldung• strategiegerecht • pro Bauteil nach eBKP• priorisiert

(zwingend/empfehlenswert)

• Terminiert (mind. auf 10 Jahre)

• Wichtige Grundlage für Mehrjahresplanung

• nur Kompetenz ar Immo nicht LBA-Kompetenz

Bedürfnis• FO-Bedürfnis IS• strategiegerecht • Zum richtigen Zeitpunkt• Absprache mit:

PFM, MAD, UNS, SIP, OM, (BM)

• Konsequenz bei nicht Umsetzung aufzeigen

• Qualitative Um-schreibung des Bedürfnisses (Word)

Vorhaben• Um-

setzung Bedürfnis


IH-Planung – Prinzip

Zustandsbeurteilung (Inspektion)

StörungsmeldungIH-Anforderungen

Bedarf

Bedürfnis

Vorhaben

Betreiber BeIMB

SAP PMVerantwortung FM

SAP PSVerantwortung PUM


Fina

nzier

ung

Vorh

aben

Kauf

en

Bau

(inkl.

In

vesti

tions

beitr

ägen

)

Miet

en /

Pach

ten

Klein

mas

snah

men

FM

(ink

l. In

vesti

tions

beitr

ägen

)

Elem

enta

rsch

aden

SOM

A

Investition Aufwand

Bedü

rfnis

Beda

rf

Entw

icklun

gen

(inkl.

In

vesti

tions

beitr

ägen

)

IS-Standard

IS-Elementar-schadenSOMA

GEP VEK IS-RückbauIS-Investitionsbeitrag

IS-Elementar-schaden Wiederh.

FM-BedürfnisIS-Bedürfnis

Elem

enta

rsch

aden

SOM

A

Unge

plant

klein

er 1

00k

Unge

plant

grö

sser

100

k

Plan

bar g

röss

er 3

-10M

io

Plan

bar k

leine

r 3M

io

Mieterbedürfnis

Plan

bar g

röss

er 1

0Mio

Plan

bar 3

-10M

io

Plan

bar k

leine

r 3M

io

Plan

bar g

röss

er 1

0Mio

Standard

Paketierung FM

Bündelung PFM

Papi

erlo

sPa

pier

(Mäp

pli)

IH-Tool – Gesamtsicht Auftragsmanagement

Bedarf

Bedürfnis

Vorhaben


Zustandsbeurteilung


Systematische Zustandsbeurteilung

Rhythmus Zustandbeurteilungen durch BeIMB

5 Jahre 5 Jahre 5 Jahre 5 Jahre 5 Jahre 5 Jahre 5 Jahre

Aktueller ZustandStrategiegerechte Bedarfe auf min. 10 JahreBedürfnisse zur rechten Zeit


Zustandsbeurteilung / Bedarfsermittlung

Beschluss: • Zustandserfassung nach eBKP Hoch- und Tiefbau• Separates Werkzeug für die Erfassung auf der Basis von Excel• Keine Zustandsdaten im IH-Tool führen• keine automatische Berechnung für Bedarfsermittlung• Bedarfsermittlung aufgrund Zustandsbeurteilung (zustandsorientiert und

nicht nutzungsorientiert)

StruktureBKP

Berechnungvorausschauend und Nutzungs-

dauer

Strategiegerechter Bedarf


Modul 1 (alt)Bauteilkatalog/-gliederung Eigenentwicklung

Modul 1 (neu)Bauteilkatalog/-gliederung Branchenlösung

Instandhaltungsplanung – Zustandsbeurteilung (Inspektion)Gliederung Bauteile


Bauteilkatalog – eBKP H/T

Instandhaltungsplanung – Zustandsbeurteilung (Inspektion)


Beauftragung des BeIMB technisch zur Zustandsbeurteilung aus demSAP PM mittels dem Formular «Beauftragung Zustands-beurteilung»

Formular Beauftragung Zustandsbeurteilung


Bedarfe (Massnahme)Bedürfnis (Antrag)


Strategiegerechte Bedarfe

Mehrjährige Bedarfssicht• Bedarfe pro Bauteil nach eBKP abbilden• Sichtweise mind. 10 Jahre für eine mehrjährige

Instandsetzungsplanung• Bedarfe gemäss Objektstrategie (Segmentierung) bestimmen• Priorität «zwingend» / «empfehlenswert» richtig anwenden• realistischer Endtermin setzen• aufzeigen Konsequenz bei nicht Umsetzung


Bedarf - Bauteilgliederung

• Im Grundsatz sind pro Bauteil ein Bedarf gemäss eBKP zu melden

• Zusammenfassungen sind für eine mehrjährige Instandsetzungs-planung nicht geeignet

• Bedarfe zu Bedürfnis paketieren obliegt alleine dem FM

Beispiel mehrere Bedarfsmeldungen mit der gleichen eBKPeBKP Titel Kurztext

D Heizung ersetzen

D Elektroanlagen sanieren

D MSRL modernisieren

D Kälteanlage Ersatz Kältemittel

Pro Bedarfsmeldung ist für den FM ein «knackiger»

Kurztext durch den BeIMB sehr wichtig


Priorität = zwingend / empfehlenswert

Bedarf zwingend:• Dieser Bedarf ist zwingend umzusetzen unter

Berücksichtigung der aktuellen Objektstrategie und relevanten Sicherheitsrisiken.

Bedarf empfehlenswert:• Dieser Bedarf ist nur als Information für die mehrjährige

IH-Planung gedacht und sollte nicht ausgeführt werden, da nicht gemäss Objektstrategie.


Anwenderstatus Bedarf

Wird autom. erzeugt bei Erstellung des Bedarfs durch Melder

FM / Bei erster Bearbeitung durch FM

FM / Bedarf bleibt in Mehrjahresplanung offen

FM / Bedarf wird zur Paketierung für Bedürfnis vorbereitet

FM / Bedürfnis wird abgelehnt


Formular Bedarfsmeldung


Anwenderstatus Bedürfnis

FM / Wird autom. erzeugt bei Erstellung des Bedürfnisses

FM / Zwingend bei > 3 Mio.

FM / Wenn Bedürfnis an BeIMB zur Formulierung

L FB / Wenn Bedürfnis an PUM (Eingangspforte)

L FB / Wenn Bedürfnis an Supp. FM bei ungeplant. <100’000.-

Eingangspforte

PFM/MAD

PFM/MAD und L FB FM


Formular Bedürfnis

armasuisse


Planung der Bauwerkserhaltung bei armasuisse Immobilien

M. Klopfstein, Super User

Expert Talk IFMA Regionalgruppe Bern 21.05.2015

• Praxiserfahrung


Instandhaltungsplanung – Erfolgsfaktoren

• Die Linie (Kader) steht hinter dem IH-Tool und setzt dessen Anwendung durch

• Bereitschaft der Mitarbeitenden die Bedienung des neuen IH-Tool zu erlernen

• Nutzen der Schulungsunterlagen und der Handbücher• Kompetente Unterstützung der Anwender durch First Level Support der

Super User und Second Level Support (externe Unterstützung) bei schwierigen Fragen und Problemen

• IH-Tool wird stetig verbessert und wird als zentrales Arbeitsinstrument für einen FM in der armasuisse wahrgenommen

• IH-Daten nur noch auf dem IH-Tool führen, keine separaten Excel (Schattenplanungen) mehr

• Sorgfältige Datenbearbeitung im IH-Tool• Zentrale Qualitätssicherung und Fehlerbereinigung

Die 80/20 Regel gilt beim IH-Tool nicht, Daten verlangen 100% Genauigkeit


Instandhaltungsplanung – Schulungskonzept

Aug Sept Okt Nov Dez Jan

Schulung Super User FMA006

Schulung USER (FM)

Begleitung USER

Feb März

Eigene Weiterbildung

Führung BeIMB

Schulung BeIMB

(learning by doing)

2013 2014

Anwendung


Fragen?

Lob und Kritik?

Bemerkungen?

Besten Dank für ihre Aufmerksamkeit

Armasuisse armasuisse Immobilien Planung der Bauwerkserhaltung bei armasuisse Immobilien M....

Documents

Transcript of Armasuisse armasuisse Immobilien Planung der Bauwerkserhaltung bei armasuisse Immobilien M....