Universitt Hannover Wirtschaftswissenschaftliche Fakultt Institut fr Wirtschaftsinformatik Prof. Dr. Michael H. Breitner Betreuer: Prof. Dr. Michael H. Breitner Ren Kuhr (Accenture)

Seminar zur Wirtschaftsinformatik WS 06/07 IT-Vorgehensmodelle, It-Homogenisierung und IT-Standardisierung

Vorgehensmodelle zur Einfhrung von ERP Software: AcceleratedSAP (ASAP) und Accenture Delivery Methods (ADM)

Erstellt von: Anja Stckmann Mat.-Nr. 2194324 Knigsberger Str. 1A 31535 Neustadt Tel.: 05032/966891 e-mail: forky@gmx.de Abgabedatum:02.01.2007

Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis ................................................................................................ II Abkrzungsverzeichnis.............................................................................................. III 1. 2. Einleitung............................................................................................................. 1 ERP-Systeme und IT-Vorgehensmodelle............................................................ 2 2.1 ERP-Systeme............................................................................................... 2 2.2 IT-Vorgehensmodelle........................................................................................ 3 3. IT-Vorgehensmodelle zur SAP-Einfhrung.......................................................... 4 3.1 ADM (Accenture Delivery Methods) ............................................................. 4 Accenture .............................................................................................. 4 IT-Vorgehensmodell ADM ..................................................................... 5 SAP AG................................................................................................. 6 IT-Vorgehensmodell ASAP ................................................................... 6 3.1.1 3.1.2 3.2 3.2.1 3.2.2 4.

AcceleratedSAP ........................................................................................... 6

Vergleich der Modelle ASAP und ADM ............................................................... 7 4.1 Vergleich der Phasen ................................................................................... 8 Phasen der Modelle .............................................................................. 8 Vergleich der Meilensteine .................................................................. 16 4.1.1 4.1.3 4.3

4.2 Vergleich Phasenaufbau ................................................................................. 17 Vergleich der Themenbereiche .................................................................. 21 4.4 Vergleich des Themenbereiches Training....................................................... 23 5. Organisation mit Hilfe der Modelle .................................................................... 27 5.1 5.2 5.3 6. Phasen als Organisationshilfe.................................................................... 27 Themenbereiche als Organisationshilfe ..................................................... 29 Rollen als Organisationshilfe...................................................................... 29

Fazit................................................................................................................... 31

Literaturverzeichnis .................................................................................................. 34 -I-

Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Abbildung 2: Abbildung 3: Abbildung 4: Abbildung 5: Abbildung 6a: Abbildung 7: Abbildung 8: Abbildung 9: Abbildung 10: Abbildung 11: Abbildung 12: Abbildung 13: Abbildung 14: Abbildung 15: Abbildung 16: IT-Vorgehensmodell ADM.......................................................................... 5 IT-Vorgehensmodell ASAP ........................................................................ 7 Einfaches Phasenmodell............................................................................ 8 Roadmap AcceleratedSAP ........................................................................ 9 Workstreams und Phasen ADM.............................................................. 11 Zeitliche Anordnung der Aufgabenbereiche in den Phasen ........... 13 Meilensteine der Phase Business Blueprint bei ASAP........................ 16 bergangspunkte der einzelnen Phasen ADM .................................... 17 Phasenaufbau ASAP ................................................................................ 18 Phasenaufbau ADM .............................................................................. 19 Aufgaben der Workstreams ADM ....................................................... 21 Aufgaben der Subject Areas ASAP .................................................... 22 Workstream Training & Performance Support.................................. 23 Verlinkte Activities ADM ....................................................................... 28 Baumstruktur ASAP .............................................................................. 28 Skills Profile Project Manager ASAP.................................................. 30

- II -

Abkrzungsverzeichnis ADM ASAP ERP IT Accenture Delivery Methods AcceleratedSAP Enterprise Resource Planning Informationstechnologie

- III -

1.

Einleitung

Das Thema ERP (Enterprise Resource Planning) und seine Einfhrung gewinnt immer mehr an Bedeutung. Informationssysteme werden nicht mehr nur als Kostenfaktor anerkannt.1

angesehen,

sondern

als

Steigerung

des

Unternehmenswertes

Somit nimmt auch die Zahl der Einfhrungen stetig zu. Jedoch ist nicht

jede Einfhrung von Erfolg gekrnt. 52 Prozent der IT-Verantwortlichen berichten, dass mehr als die Hlfte aller IT-Anwendungen bei der Live-Schaltung versagen. Dies ist das Ergebnis einer Umfrage unter 150 europischen IT-Verantwortlichen.2 Um die Grundlagen fr eine erfolgreiche ERP-Einfhrung zu legen, wurden spezielle IT-Vorgehensmodelle entwickelt. Sie sollen untersttzend bei der Einfhrung helfen, einen Leitfaden bieten und mgliche Fehlerquellen sowie Risiken minimieren. Neben allgemeinen, theoretischen IT-Vorgehensmodellen gibt es praktische Modelle. In dieser Arbeit werden spezielle Modelle zur Einfhrung der ERP-Software von SAP beleuchtet. Um eine erfolgreiche ERP-Einfhrung zu gewhrleisten, mssen diese gewisse Grundvoraussetzungen erfllen, zu denen zum Beispiel die zeitliche Einhaltung des Projektplanes zhlt. Im Folgenden wird untersucht, ob die IT-Vorgehensmodelle AcceleratedSAP und Accenture Delivery Methods quivalent sind. Es stellt sich die Frage, ob beide Modelle zur Einfhrung der ERP-Software von SAP gleich gut geeignet sind und ob sie sich hneln oder grundlegend verschieden sind. In Kapitel zwei wird ein berblick ber ERP-Systeme und IT-Vorgehensmodelle gegeben. Kapitel drei beschftigt sich mit den Unternehmungen Accenture und SAP. Die von Ihnen entwickelten ITVorgehensmodelle werden kurz vorgestellt. Kern dieser Arbeit ist das vierte Kapitel. Hier wird ein weiteres theoretisches Vorgehensmodell vorgestellt. Die Phasen dieses Modells werden mit den Phasen der praktischen Modelle verglichen. Weiterfhrend werden die Vorgehensmodelle von SAP und Accenture im Bezug auf Inhalte und Strukturen vergleichen. In Kapitel fnf wird die organisatorische Eignung der beiden praktischen Modelle verglichen. Abschlu dieser Arbeit bildet das sechste Kapitel mit einem Fazit ber die Eignung der beiden praktischen Modelle.

1 2

Vgl. mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Kapitel 1 Vgl Homepage Computerwocheo. V., Luft nicht! Altes Leiden mit neuer Software, Heftarchiv 45/2006

2.

ERP-Systeme und IT-Vorgehensmodelle

Die in dieser Arbeit betrachteten praktischen IT-Vorgehensmodelle beziehen sich nur auf die Einfhrung der ERP-Software von SAP. In diesem Kapitel wird als Grundlage der Bergriff ERP erlutert. Im Anschlu wird der Begriff IT-Vorgehensmodell grob umrissen. 2.1 ERP-Systeme

Der Begriff ERP Enterprise Resource Planning - entstand vor ca. 10 bis 15 Jahren und wird im Zusammenhang mit betriebswirtschaftlicher Software benutzt. Damals lag die Hauptaufgabe dieser und Systemlsung in den Bereichen Materialbedarfsplanung, Finanzwesen Personalwirtschaft. Auch einfache

Planungen der Versorgungskette (Supply Chain Planning) konnten abgebildet werden. Weitere Bereiche, wie zum Beispiel Planung und Konstruktion, Beschaffung, ein ausgebautes Versorgungskettenmanagement und Vertrieb erweiterten in den vergangenen Schwerpunkt Jahren der den ERP-Horizont. ERP-Systeme verstrkten Auerdem in einer liegt heutzutage einfacher der der sowie meisten und einer Rationalisierung

Geschftsprozesse

Automatisierung

komplexer Aufgaben.3 Die Dynamik der Mrkte fordert ein leistungsstarkes Informationssystem, welches bei der Unternehmungsfhrung untersttzt. Somit entwickelte sich das ERP-System im Laufe der Zeit zum IT-Mittelpunkt des Unternehmens. Hier werden alle Informationen an einer Stelle zusammengefhrt und es lt sich ermitteln, ob die Aktivitten letztendlich zu einem Gewinn oder Verlust fhren. Ein gut in die vorhandene ITLandschaft integriertes ERP-System ist eine wichtige Grundlage, um flexibel und effizient handeln und arbeiten zu knnen.4 Der sicherlich bekannteste Anbieter fr ERP-Software ist der Marktfhrer SAP (R/3, mySAP). Aktuell teilt sich SAP den Markt zum Beispiel mit Oracle (PeopleSoft) oder Microsoft (Axapta und Navision).5 In Deutschland ist ebenfalls das ERP-System Baan vertreten, allerdings existiert die gleichnamige Firma nur noch als Aktiengesellschaft, betreibt ihr Geschft aber nicht selber weiter.3 4 5

Vgl. mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite 19 Vgl. mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite 20 Vgl. Industrieanzeiger o. V., ERP-Studie 2005, ERP-Einsatz und Marktanteile der Hersteller (Teil 1), 4/2005

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Neben den oben bekannten ERP-Systemen gibt es zahlreiche Anbieter fr ERPSoftware. Gerade fr Mittelstndische Unternehmen ist die Investition in ein System der fhrenden Anbieter oft ein zu hoher Kostenfaktor. Kleinere Systeme wie zum Beispiel APOLLO!-PPS oder myfactory sind daher hier ebenfalls vorzufinden.6 2.2 IT-Vorgehensmodelle Durch IT-Vorgehensmodelle werden Ablufe fr die verschiedensten Bereiche festgelegt, wie zum Beispiel der Ablauf von Softwareentwicklung oder in diesem Fall die Einfhrung einer neuen Software. Sie dienen zur Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes. Innerhalb des IT-Vorgehensmodelles ist unter anderem eine Gliederung Meilensteine in Phasen und vorzufinden sowie durchzufhrende Durch den Arbeitsschritte, von ITbentigten Kapazitten. Einsatz

Vorgehensmodellen kann die Komplexitt des IT-Projektes verringert werden. Die groen Arbeitspakete werden in viele Teilaufgaben zerlegt.7 Die Anwender des IT-Vorgehensmodelles erhalten einen berblick ber alle Aktivitten, die zu erledigen sind, bekommen eine Information, mit welchen Standards, Methoden, Verfahren und Werkzeugen zu arbeiten ist, definieren einen Zeitplan, eine Aufgabenverteilung und ein Rahmenbudget. Durch Meilensteine ist der jeweilige Stand des Projektes erkennbar und Fehler oder auftretende Probleme knnen frhzeitig aufgesprt und behoben werden.8 Bekannte und weit verbreitete IT-Vorgehensmodelle sind unter anderem das Wasserfallmodell, dass moderne Spiralmodell sowie das V-Modell. Diese theoretischen Vorgehensmodelle sind meist sehr technisch ausgerichtet und vernachlssigen die soziale Ebene, wie zum Beispiel die End-Anwender mit einzubeziehen und so fr Akzeptanz der neuen Software zu sorgen.

6 7

Vgl. www.softguide.de Vgl. Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner Systementwicklung und Softwareengineering, WS 05/06 (1) 8 Vgl. Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner Systementwicklung und Softwareengineering WS 05/06 (2)

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3. IT-Vorgehensmodelle zur SAP-Einfhrung Gerade zu Beginn des Einfhrungsprojektes tauchen eine Menge Fragen auf: Welches Budget wird bentigt? Wie lange wird das Projekt dauern? Sind interne Ressourcen vorhanden oder wird Hilfe bentigt? Wie ist die Vorgehensweise und wer bernimmt welche Rollen? Wie wird die Qualitt gesichert? Welche Werkzeuge stehen zur Verfgung? Was fr Aufgaben sind zu erledigen? Wie werden Schulungen durchgefhrt?

Dieses ist nur ein kleiner Bereich der Fragen, die sich beim Projektstart ergeben. Gerade die Einfhrung von mySAP ist eine sehr groe Aufgabe und daher sehr komplex. Die IT-Vorgehensmodelle von SAP und Accenture sollen helfen, Antworten auf diese Fragen zu geben, die Komplexitt zu verringern sowie untersttzend zu wirken.910 3.1 ADM (Accenture Delivery Methods)

3.1.1 Accenture Bei der Firma Accenture handelt es sich um ein weltweit ttiges Unternehmen. Als fhrender Anbieter in dem Bereich der Unternehmensberatung untersttzt Accenture seine Kunden dabei, Innovationen umzusetzen und Geschftsprozesse und modelle zu optimieren. Somit bietet Accenture nicht nur die Beratung beim Kunden an, sondern auch die Umsetzung und Implementierung neuer Geschftsprozesse oder Informationssysteme.11 Fr Beratungs- und IT-Dienstleistungen hat Accenture eigene IT-Vorgehensmodelle entwickelt. Im Bezug auf die Einfhrung von ERP Systemen, wurde daher ein separates IT-Vorgehensmodell entwickelt. Grundlage hierfr war das bereits existierende ADM for Packaged Development. Neben ADM for SAP gibt es eine

9

Vgl. Vorlesungsunterlagen SAP 1, Prie und Schubert, SS 06 Vgl. PowerPoint Prsentation ASAP Implementation Roadmap 11 Vgl. www.accenture.de10

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Vielzahl weiterer Modelle wie zum Beispiel ADM for Siebel, ADM for Peoplesoft oder ADM for Oracle.12 Accenture verwendet ausschlielich seine eigenen IT-Vorgehensmodelle. Um immer gleiche Ablufe zu gewhrleisten, Fehler im Vorfeld zu vermeiden und um von den Erfahrungen der vergangenen Jahre zu profitieren, ist bei Accenture die Benutzung dieser Modelle Pflicht.13

3.1.2 IT-Vorgehensmodell ADM Im Nachfolgenden wird das speziell auf SAP Applikationen abgestimmte ADM for SAP vorgestellt. Im Fokus von ADM liegt die Planung und Analyse, das Design und Erstellen der speziellen SAP Anwendung sowie das Testen und der anschlieende Einsatz der SAP Software. ber diese sechs vertikal angeordneten Projektphasen legen sich horizontal vier Workstreams. Workstreams sind zu bearbeitende Themenbereiche. Die bei ADM vier wichtigen Worksteams sind: Application, Technical Architecture, Training & Performance Support sowie Service Introduction. Das Projektmanagement ist als fnfter Workstream alles bergreifend angeordnet. Der Themenbereich Training wird in Kapitel 4 nher beleuchtet.

Abbildung 1: IT-Vorgehensmodell ADM Quelle:12 13

ADM

Vgl. Quick Reference Guide von Accenture Vgl. Information aus Mitarbeiterinterview mit Ren Kuhr, Mitarbeiter der Firma Accenture

-5-

Durch eine gute visuelle Darstellung, kommt der Anwender des Modells von den groen Phasen und Workstreams in immer genauer werdende Phasen und Aufgabenbereiche, bis er zum Schlu ein definiertes, kleines Arbeitspaket mit genauer Vorgehensweise vorliegen hat.14 3.2 AcceleratedSAP

3.2.1 SAP AG Bei der SAP AG handelt es sich um den drittgrten Softwarelieferanten der Welt, welcher auf Kundenwnsche zugeschnittene Unternehmenslsungen entwickelt. Die SAP wurde 1972 gegrndet und kann somit auf einen Erfahrungsschatz von mehr als 30 Jahren zurckblicken. Durch ein breit gefchertes Software- und ServiceSpektrum deckt SAP standardisierte, wie auch ganz spezielle Anforderungen ab.15 Eines der fhrenden ERP-Systeme stammt von der SAP AG. Die derzeit aktuelle Version ist das mySAP ERP. mySAP ERP untersttzt die Kern- und erweiterten Geschftsprozesse von Mittelstandskunden, sowie auch von groen Unternehmen, egal in welchen Geschftsfeldern oder Lndern sie ttig sind.16 mySAP ERP bietet unter anderem die Standardmodule eines ERP-Systems an (zum Beispiel: Materialbedarfsplanung, Finanzwesen und Personalwirtschaft), aber ist auch in der Lage, die internen Geschftsprozesse, Lieferantennetzwerke und die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten zu untersttzen.17

3.2.2 IT-Vorgehensmodell ASAP Hinter der ASAP Implementation Roadmap versteckt sich das Vorgehensmodell zur Einfhrung oder Erweiterung von SAP Software. Es handelt sich hierbei um eine Entwicklung direkt von SAP. Wie in der Abbildung 2 zu sehen, gliedert sich die Roadmap in fnf Phasen: Projektvorbereitung, Konzeption, Realisierung, Produktionsvorbereitung sowie Go-Live und Support. In jeder Phase gibt es die gleichen horizontalen Strnge. Schaut man tiefer in die einzelnen Strnge hinein,

14 15

Vgl. Software ADM Bereich Methodology Vgl. www.sap.de 16 Vgl. mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite 44 17 Vgl. mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006, Seite 45

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sind die einzelnen Aufgabenbereiche zu erkennen. Es ist nicht automatisch jeder horizontale Strang in jeder Phase mit Aufgaben gefllt. 18

Abbildung 2: IT-Vorgehensmodell ASAP Quelle: ASAP

Auch bei ASAP gelangt der Anwender ber die linke Baumstruktur in immer genauer werdende Phasen, so dass zum Schlu das endgltige Arbeitspaket erreicht wird. 4. Vergleich der Modelle ASAP und ADM

Beide Modelle, sowohl ADM als auch ASAP haben hnliche Aufgaben. Hierzu zhlen zum Beispiel die Neueinfhrung von SAP Software, die Erweiterung einer bereits bestehenden SAP Software oder Umstellungswechsel, wie sie unter anderem bei einem Releasewechsel vorkommen.19 Trotz hnlicher Aufgaben sind die beiden Modelle unterschiedlich aufgebaut. Wichtige Elemente von IT-Vorgehensmodellen sind die Projektphasen, der Aufbau dieser Phasen sowie die zu bearbeitenden Themenbereiche. Diese drei Punkte werden in Kapitel vier untersucht und mit einander verglichen. Hinzu kommt die vertiefende Betrachtung des Themenbereiches Training. Gerade das Training ist ein sehr wichtiger Projektpunkt, da mit ihm die Anwenderschulungen zusammenhngen, in welchen viel zur Akzeptanz der neuen Software beigetragen werden kann.

18 19

Vgl. Software ASAP Bereich ASAP Implementation Complete Vgl. mySAP Einfhrung, Trk u. a., Addison-Wesley Verlag, Mnchen 2003, S. 450

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Die in Kapitel vier vorgenommenen Ausfhrungen und Vergleiche basieren, wenn nicht anders angegeben, auf Informationen aus der Software AcceleratedSAP und Accenture Delivery Methods. 4.1 Vergleich der Phasen

Bei dem Vergleich der Phasen wird hier ein theoretisches Vorgehensmodell mit herangezogen. Es wird geprft, ob die praktischen Modelle sich im Bezug auf die Einteilung der Phasen an das theoretische Modell anpassen oder ob es groe Unterschiede gibt. Hierzu werden die einzelnen Phasen der drei Modelle kurz beschrieben. Weiterhin werden die einzelnen Phasen von ADM und ASAP anhand von spter definierten Kriterien verglichen. Zum Schlu des Phasenvergleiches wird die Anordnung von Meilensteinen untersucht. Der Vergleich der Meilensteine ist ein sehr wichtiger Punkt, da diese zur zeitlichen Projekteinhaltung beitragen.

4.1.1 Phasen der Modelle Einfaches Phasenmodell Als Beispiel eines theoretischen Modells ist ein einfaches Phasenmodell in der Abbildung 3 zu sehen.

Abbildung 3: Quelle:

Einfaches Phasenmodell Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner -8-

Dieses Modell gliedert sich in die fnf Phasen Vorphase, Analyse, Entwurf, Realisierung und Einfhrung. Innerhalb dieser sind einzelne Aktivitten und Meilensteine zu finden.20 AcceleratedSAP Auch das Vorgehensmodell von SAP gliedert sich in fnf Phasen:

Abbildung 4:

Roadmap AcceleratedSAP

Quelle: PowerPoint Prsentation ASAP Implementation Roadmap 1) Project Preperation (Projektvorbereitung) Hier findet die erste Projektphase statt, Standards werden festgelegt und die technischen Voraussetzungen werden ermittelt sowie geplant. 2) Business Blueprint (Konzeption) Erstellung des Business Blueprints (Sollkonzept) und anschlieendes Projektteamtraining, sowie Aufsetzen der Systemumgebung und Definition der Geschftsprozesse. Hier wird unter anderem auch das Berechtigungskonzept entwickelt sowie viele weitere Punkte, die in der Realisierungsphase umgesetzt werden. 3) Realization (Realisierung) Inhalte hier sind das Training der Projektteams, Konfiguration und Abnahme des Grundsystems und im Anschlu Fertigstellung des SAP-Systems inklusive Abnahme, Entwicklung von Anwendungsschnittstellen sowie von Konvertierungsprogrammen zur bernahme von Altdaten. Im Anschlu wird das Berechtigungskonzept angelegt und es wird ein endgltiger Integrationstest vorgenommen.

20

Vgl. Vorlesungsunterlagen Prof. Dr. Breitner Systementwicklung und Softwareengineering, WS 05/06 (1)

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4) Final Preparation (Vorbereitung der produktiven Phase) Hier werden die End-Anwender geschult sowie die Aktivitten fr die produktive Phase festgelegt 5) Go Live & Support (bergang zur produktiven Phase) Das Projektmanagement wird abgeschlossen und es wird eine detaillierte Projektplanung fr die produktive Phase erstellt. Das Produktivsystem wird eingespielt, geprft und es erfolgt nun die Freigabe des Systems.2122 Es zeigt sich, dass zwar gleich viele Phasen verwendet werden, allerdings ist bereits an der Benennung der Phasen erkennbar, dass die Ablufe unterschiedlich sind. Was bei ASAP in der Businiess Blueprint Phase stattfindet (Analyse und Entwurf des Grundkonzeptes) ist in dem theoretischem Phasenmodell auf die zweite und dritte Phase aufgeteilt. Die vierte Phase bei ASAP, die der Vorbereitung der Produktiven Phase, ist in dem einfachen Phasenmodell gar nicht speziell ausgewiesen.

21 22

Vgl. mySAP Einfhrung, Trk u. a., Addison-Wesley Verlag, Mnchen 2003, S. 453 Vgl. Vorlesungsunterlagen SAP 1, Prie und Schubert, SS 06

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Accenture Delivery Methods Im Gegensatz zu diesen beiden Vorgehensmodellen hat Accenture nicht nur fnf, sondern sechs Phasen gewhlt:

Abbildung 5: Workstreams und Phasen ADM Quelle: 1) Plan Der Solution Blueprint wird definiert und die Projektziele, Anwendungsbereiche sowie die groben Anforderungen und technische Voraussetzungen werden festgelegt. 2) Analyze Die genauen Anforderungen werden zusammengetragen, identifiziert sowie analysiert. Es wird eine Leistungsbeschreibung inklusive Prozeablufe sowie eine technische Spezifikationen erstellt. Anschlieend wird errtert, ob diese mit dem SAP Standardtools abgedeckt werden oder ob Anpassungen bei den Geschftsprozessen, teilweise sogar in SAP, vorgenommen werden mssen. ADM

- 11 -

3) Design Die Anwendungen, technische Architektur und Infrastruktur werden definiert. Auerdem gibt es ein Application Training. 4) Build Umsetzung der in der Designphase festgelegten Designs anhand der zuvor erstellten Dokumentationen. 5) Test Alle Komponenten werden geprft. Es mu jeder einzelne Bereich geprft werden, sowie auch das Zusammenspiel zwischen verschiedenen Modulen oder angebundenen System und eingebundenen Altdaten. 6) Deploy Live-Schaltung des Systems sowie Training der Anwender.23 ADM hat zwar eine Phase mehr, als das allgemeine theoretische Vorgehensmodell, ist aber in der Einteilung sehr hnlich. Alle Phasen, die im einfachen Phasenmodell genannt sind, finden sich auch bei ADM wieder. Accenture hat als zustzliche Phase die Testphase eingeschoben und diesen Bereich somit aus der Realisierungsphase herausgenommen. Dadurch kommt das Modell auf insgesamt sechs Phasen. Zu erkennen ist, dass das Modell von SAP, als auch das von Accenture, jeden im theoretischem Modell zu findenden Punkt aufgenommen haben. Einzig und alleine die Definition und Aufteilung der Phasen ist individuell erstellt worden.

23

Vgl. Software ADM Bereich Methodology

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4.1.2 Vergleich der Phaseninhalte Stellt man nun die beiden Modelle von SAP und Accenture gegenber, lassen sich unter anderem Unterschiede in der zeitlichen Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben erkennen. Im Folgenden werden die ausgewhlten Aufgabenbereiche Grundvoraussetzungen Blueprint Realisierung Test Training

auf ihre zeitliche Anordnung untersucht.

Abbildung 6a: Quelle:

Zeitliche Anordnung der Aufgabenbereiche in den Phasen Eigendarstellung

Abbildung 6a zeigt die zeitliche Anordnung der oben genannten Aufgabenbereiche. Im Folgenden Text werden diese vertiefenden erklrt. - 13 -

Der erste Aufgabenbereich ist die Definition des Anwendungsbereiches und das Abklren der technischen Voraussetzungen, also eine Sicherstellung und Festlegung der Grundvoraussetzungen. Dieses wird bei beiden Modellen gleich zu Beginn des Projektes angesetzt, womit die erste Phase relativ hnlich ist. Allerdings beginnt Accenture in der ersten Phase schon mit dem Aufgabenbereich der Erstellung des Business Blueprints. In der Analyze Phase wird dieser verfeinert und technische Aspekte kommen hinzu. Erst in der Design Phase wird das System definiert. Dieses alles liegt bei ASAP erst in der zweiten Phase. ASAP hat dem Blueprint eine gesamte Phase gewidmet. In dieser Phase werden die Anforderungen aufgenommen, fixiert und in die Realisierungsphase bergeben. Was sich also bei ASAP in einer Phase abspielt, ist bei Accenture in drei Phasen unterteilt. Die Umsetzung des Konzeptes ist der nchste wichtige Aufgabenbereich. Dieses erfolgt bei beiden Modellen in einer einzigen Phase. Bei Accenture in der Build Phase, bei SAP in der Phase Realization. Allerdings weichen die Modelle in der nchsten Phase schon wieder voneinander ab. Accenture hat eine Test Phase eingerichtet, um die Gesamtheit des Systems zu testen. Bei SAP ist diese einzelne Phase nicht zu finden. Das Testen findet hier in der Realisierungsphase mit statt. Die Prfung des Systems findet bei beiden Modellen in der letzten Phase statt. Ein weiterer groer Unterschied findet sich im Aufgabenbereich des Trainings. SAP hat in vielen Phasen Training fr das Projektteam eingebaut. Das Training der EndAnwender findet in der Phase zur Vorbereitung der produktiven Phase statt. Accenture hat das End-Anwender Training ganz ans Ende des Projektes gelegt, also in die Deploy Phase. Das heit, dass die Live-Schaltung des Systems und die Anwenderschulungen in der gleichen Phase und somit sehr kurz nacheinander folgen. Dadurch, dass SAP diese beiden Vorgnge zeitlich getrennt voneinander betrachtet, kann es hier nicht zur berschneidung von Kapazitten kommen. In kleineren Projekten ist der Verantwortliche fr die Schulungen unter Umstnden auch Verantwortlich fr das Ausrollen des Systems. Treten nun Probleme auf, gelangt der Mitarbeiter in eine Zielkonflikt. Eine der beiden Ttigkeiten mu nach hinten gestellt - 14 -

werden und kann nicht mehr mit voller Beachtung weiter bearbeitet werden. Im schlimmsten Falle bemerken die End-Anwender, dass es Unklarheiten beim LiveSchalten des Systems gibt. Dieses fhrt schnell zu Akzeptanzproblemen, so dass die Einfhrung des Systems erschwert wird. Allerdings fhrt Accenture in der Testphase einen User Acceptance Test durch. Dieser lst zwar nicht das Problem, dass die End-Anwender unsicher werden, wenn Sie Strungen beim Live-Schalten bemerken, aber es macht die Projektleitung auf eventuelle Probleme aufmerksam, so dass diese schnell reagieren kann. Beide Modelle schlieen mit der bergabe des Systems in die produktive Phase. Abschlieend ist festzuhalten, dass die Modelle mit hnlichen Inhalten und Aufgaben gefllt sind. Allerdings ist die zeitliche Bearbeitung der Aufgaben oftmals unterschiedlich und auch in den Prioritten fallen Unterschiede auf, was sich aber beides auf die abweichende Anzahl der Phasen zurckfhren lt. So ist jedes Konzept fr sich schlssig und die Inhalte der Phasen gut auf das jeweilige Modell abgestimmt.

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4.1.3 Vergleich der Meilensteine Nicht nur die zeitliche Reihenfolge der Aufgabenbereiche spielt eine Rolle, sondern auch die Anordnung der Meilensteine. An jedem Ende einer Phase sind bei ADM und ASAP Meilensteine gesetzt. Zu diesem Zeitpunkt mssen die gesamten Deliverables der Phase zur Verfgung stehen, so dass sie in die nchste Phase bergeben werden knnen. SAP hat zustzlich zu den Phasenend-Meilensteine noch weitere in die einzelnen Phasen eingebaut. Dieses hat zum Vorteil, dass die fnf relativ groen Phasen in einzelne Bereiche unterteilt werden. So wird schnell erkannt, ob das Projekt noch im Zeitplan liegt und wo eventuelle Probleme auftreten knnen.

Abbildung 7: Meilensteine der Phase Business Blueprint bei ASAP Quelle: Software ASAP mit Eigendarstellung

Accenture hat diese zustzlichen Meilensteine leider nicht eingebaut. Allerdings ist durch die sechste Phase ein kleiner Ausgleich geschaffen worden. Das Projekt gliedert sich dadurch schon in kleinere Phasen, so dass dadurch eine gute Kontrolle des Projektes mglich ist und ein hnlicher Effekt erzielt wird wie bei ASAP. Bei genauerer Betrachtung des Modells von Accenture ist zu erkennen, dass die Meilensteine am Ende jeder Phase sich noch einmal aufgliedern. Somit hat jeder Workstream seinen eigenen Meilenstein (T = Transition Point) am Ende einer Phase.

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Abbildung 8: bergangspunkte der einzelnen Phasen ADM Quelle: Software ADM

Schaut man an dieser Stelle noch einmal zu der Abbildung 3, dem einfachem Phasenmodell, dann ist hier deutlich zu erkennen, dass weder SAP noch Accenture die gesamte Aufstellung der Meilensteine bernommen hat. Das theoretische Modell hat nicht an jedem Phasenende einen Meilenstein, allerdings sind innerhalb der Phasen Meilensteine zu finden. Anzumerken ist jedoch, dass zum Beispiel das ebenfalls weit verbreitete Wasserfallmodell an jedem Phasenende einen Meilenstein vorgibt. Eines haben letztendlich die meisten Vorgehensmodelle gemeinsam: ein weiterziehen in eine neue Phase ist nicht mglich, bevor die vorherige durch die Abnahme des Meilensteines beendet wurde. AcceleratedSAP sowie Accenture Delivery Methods behandeln Meilensteine mit einer sehr hohen Prioritt. Dieses ist ein wichtiger Punkt, um der Anforderung den zeitlichen Projektplan einzuhalten, gerecht zu werden. 4.2 Vergleich Phasenaufbau Jede Phase hat definierte Punkte, zu denen Informationen enthalten sind. Durch diese immer gleiche Darstellung der einzelnen Phasen ist eine gewisse Konstanz gegeben, so dass sich fr die Anwender des Modells ein Wiedererkennungseffekt einstellt. Es sind zwar in jeder Phase sehr unterschiedliche Aufgaben zu erledigen, - 17 -

allerdings immer nach hnlichen Vorgaben. Im Folgenden ist ein Vergleich der beiden Strukturen aufgefhrt. Eine gut aufgebaute und einheitliche Struktur ist wichtig, um einen geplanten und organisierten Ablauf gewhren zu knnen. SAP hat eine Baumstruktur gewhlt, anhand welcher sich der Anwender orientieren kann. Diese Aufstellung gibt somit einen guten berblick ber alle zu erledigenden Aufgaben.

Abbildung 9: Phasenaufbau ASAP Quelle: PowerPoint Prsentation ASAP Implementation Roadmap

Als oberste Instanz ist die bereits erluterte Phase angesetzt. Innerhalb dieser finden sich verschiedene Deliverable Groups, die wiederum in einzelne Deliverables24 unterteilt sind. Deliverables vereinen mehrer Outputs25 in sich, sowie Methods26. Die Methods bestehen aus Aktivitten, die sich in Tasks27 aufteilen. Durch die Bearbeitung der Tasks oder Activities werden die Outputs generiert. Am Ende einer bearbeiteten Deliverable Group wurden also alle Outputs (zum Beispiel Dokumente, PowerPoint Prsentationen etc.) erstellt und stehen zur weiteren Bearbeitung zur24 25

Deliverable = zu lieferndes Arbeitspaket; setzt sich zum Beispiel aus mehreren Dokumenten zusammen Output = meistens zu liefernde Dokumente 26 Method = Activity = Aktivitten, die zur Erstellung von zum Beispiel Dokumenten notwendig sind 27 Task = Aufgabenteil einer Aktivitt

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Verfgung. Positiv ist hier, dass genau zu erkennen ist, welche Aktivitten getan werden mssen um einen gewissen Output, wie zum Beispiel ein Dokument, zu generieren. Zum besseren Verstndnis ist die Abbildung 8 aufgefhrt. In dem Modell von Accenture ist dieser Bereich ebenfalls vorzufinden, allerdings anders aufgegliedert. Bei ASAP ist der Einstieg ber die Deliverable Group gegeben. Accenture hat den Einstieg ber die Activity gewhlt. Hier sind alle in dieser Phase zu erledigenden Tasks vorzufinden, welche genau wie bei ASAP einzelne Aufgaben beinhalten. Weiterhin sind ebenfalls Deliverables vorzufinden. Manche Deliverables sind direkt das endgltige zu liefernde Objekt, andere gliedern sich in weitere zu liefernde Outputs auf. Also auch in diesem Punkt sind die beiden Modelle sehr hnlich.

Abbildung 10: Quelle: ADM

Phasenaufbau ADM

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Die

einzig

groe

Abweichung

ist,

dass

Accenture

weiterfhrend

einen

Unterscheidung macht zwischen Primary und Secondary Deliverables. Die zu liefernden Objekte werden also nach Ihrer Wichtigkeit noch einmal in zwei Gruppen aufgeteilt. Dieses ist bei dem Modell von SAP leider nicht vorzufinden. Durch die Unterteilung wird der Anwender dazu gezwungen, nicht nur die anstehenden Arbeiten zu erledigen, sondern Prioritten auf die wichtigen Arbeiten zu setzen und diese somit nach vorne zu ziehen. Falls das Projekt durch uere Strungen in Verzug geraten sollte, ist somit gewhrleistet, dass nicht die am einfachsten zu bearbeitenden Objekte zuerst erstellt wurden, sondern das die kritischen Objekte als erstes erstellt wurden. Accenture hat auerdem noch den Punkt der Inputs. In jeder Activity sind Inputs verlinkt, die in diese Acitvity einflieen oder upgedatet werden. Dieses hat den Vorteil, dass beim Betrachten eines Deliverables ersichtbar ist, ob es neu entsteht, weiterentwickelt wird oder in einer spteren Phase als Input bentigt wird. In dem Modell von SAP sind die Inputs zwar ebenfalls erkennbar, aber leider sind diese nicht verlinkt. Daraus folgt, dass der Benutzer des Tools keinen berblick ber den gesamten Verlauf des Deliverables hat. Desweiteren sind in beiden Modellen Project Rolls vorzufinden. Also die Mitarbeiter, die an den einzelnen Punkten beteiligt sind. Bei ASAP gibt es nur einen Typ von Rollen. Accenture teilt in Rollen auf, die Verantwortlichkeiten haben und in solche, die nur zuarbeiten. Dieses ist ein sehr wichtiger Punkt, da jeder beteiligte Mitarbeiter so genau seinen Platz in der zu bearbeitenden Activity kennt. Das Gefhl, dass alles in einem Team erarbeitet wird, in welchem sich niemand verantwortlich fhlt, kann so nicht entstehen. Es ist noch eine weitere Gemeinsamkeit hervorzuheben. Beide Modelle haben in jeder Phase, jedem Delivery, jeder Activity etc. den Sinn und Zweck der zu erfllenden Aufgabe aufgefhrt. Somit kann der Anwender sich direkt zu Beginn seiner Arbeit einen berblick ber die Ziele und Resultate seiner Arbeit machen. Weiterfhrend sind in beiden Modellen Vorlagen zur Erstellung der Deliverables, wie zum Beispiel Exceltabellen, Worddokumente oder PowerPoint Prsentationen - 20 -

vorzufinden. Sehr schn ist bei ADM der Zusatz, dass es fr die zu erstellenden Dokumente Beispieldokumente gibt. Dieses erleichtert das Verstehen der Aufgabe, bietet dem Anwender eine gute Hilfestellung und gewhrleistet, dass es keine Miverstndnisse bei der Art und Weise der Erstellung der Dokumentation gibt. Dokumente werden somit standardisiert. SAP hingegen bietet gerade fr die Einfhrungsphase relativ viele PowerPoint Prsentationen an, die bei der Einfhrung des Projektes und zum Beispiel der Verdeutlichung der ASAP Methodology untersttzend wirken. Somit hat im Bereich der Dokumentation jedes Modelle seine Vor- und Nachteil, aber keines bietet eine vollkommene Untersttzung des Anwenders. 4.3 Vergleich der Themenbereiche

ber die Phasen legen sich bei ADM die sogenannten Workstreams, welche wiederum in kleine Phasen unterteilt sind. Bei ASAP gibt es sogenannte Subject Areas, welche sich ber die einzelnen Phasen legen. Innerhalb dieser sind ebenfalls weitere, untergeordnete Phasen zufinden. Unter den Begriffen Workstream und Subject Area sind Themenbereiche zu verstehen, wie zum Beispiel das Training.

Abbildung 11: Quelle:

Aufgaben der Workstreams ADM ADM - 21 -

Accenture organisiert sich ber diese Workstreams. In fast jeder Phase sind Aufgaben aus den Workstreams zu erledigen. In Abbildung 10 sind die Aktivittsbereiche den einzelnen Phasen zugeordnet. Jeder Workstream kann fr sich alleine eingesehen werden, so dass man auf einen Blick eine bersicht erhlt was fr Aufgaben dieser Workstream im Gesamten umfasst.

Abbildung 12: Quelle:

Aufgaben der Subject Areas ASAP ASAP

Bei SAP gibt es eine solche bersicht nicht. Es ist also nicht grafisch auf einen Blick erkennbar, welche Aktivittsbereiche in den verschiedenen Phasen abgearbeitet werden mssen. Was jedoch in der ASAP Roadmap vorhanden, ist eine Visualisierung der Aufgabenbereiche fr die einzelnen Phasen. Jede Phase hat eine Visualisierung ihrer Hauptaufgaben, wie in Abbildung 11 zu ersehen ist. Im Unterschied zu Accenture kann man sich hier also nur die Themenbereiche auf eine Phase bezogen ansehen. Es ist nicht mglich, sich alle Aufgaben z.B. des Themenbereiches Training Plans anzusehen.

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Somit bietet Accenture in diesem Bereich das flexiblere Tool. Zum einen die Ansicht der Aufgaben ber die Phasen, zum anderen die Ansicht durch die einzelnen Workstreams. 4.4 Vergleich des Themenbereiches Training Das Thema Training ist ein sehr umfangreiches und wichtiges Thema. Es stellt sich nicht nur in Form des End-Anwender-Trainings dar, sondern ist in jeder Projektphase von Relevanz. Wie bereits erlutert, gibt es in jeder Phase Deliverables, also Objekte, die in bestimmten Phasen zu liefern sind. Auch in dem Themenbereich des Trainings gibt es eine Vielzahl von Deliverables. Sehr wichtig und somit auch hier betrachtet sind dabei zum Beispiel: die Trainingsstrategie der Trainings Plan die Schulungen sowie das Trainingsmaterial.

In der Abbildung 12 ist der gesamte Bereich des Trainings bei ADM zu sehen. Eine bersicht in dieser Art bietet ASAP nicht.

Abbildung 13: Quelle:

Workstream Training & Performance Support Accenture Trainingsunterlagen

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Trainingsstrategie Im Bereich des Trainings gibt es eine Vielzahl zu erledigender Aufgaben und zu erstellender Dokumentationen. In der Anfangsphase des Projektes wird die Trainingsstrategie festgelegt. Dies geschieht im Modell von Accenture in der Analyze Phase. Hier werden unter anderem die Anforderungen an das Training aufgestellt, wie das Training durchgefhrt wird, welcher Personenkreis mit welchen Inhalten geschult wird, welche Datenbank bei der Schulung genutzt wird und letztendlich auch, wer die Schulungen durchfhrt und wie die Evaluation auszusehen hat. Die Ergebnisse werden in einem Worddokument festgehalten und eventuell zustzlich anhand einer PowerPoint Prsentation verkrzt dargestellt. Auch SAP legt in seinem Modell in der Business Blueprint Phase die Trainingsstrategie fest. Der Zeitpunkt ist somit bei beiden Modellen hnlich gewhlt jeweils direkt nach der Grobplanung des Projektes. Auch der Inhalt stellt sich hnlich dar, wird allerdings nicht so komprimiert aufgenommen, wie bei Accenture. Die Strategie wird in dieser Phase nur grob festgelegt. Allerdings finden sich in vielen spteren Phasen immer wieder kleine Phasen, die die Strategie nher beschreiben, wie zum Beispiel formale Standards, nach welcher das Schulungsmaterial zu erstellen ist. Doch im Gegensatz zu Accenture verlangt ASAP keine schriftliche Festlegung der Strategie, was zum Nachteil haben kann, dass Strategien nicht einheitlich umgesetzt werden oder im Laufe der Zeit in Vergessenheit geraten. Durch ein effizientes und definiertes Erarbeiten der Trainingsstrategie werden die folgenden Schritte erheblich erleichtert, da der zu bearbeitende Rahmen festgelegt wird. Trainingsplan In beiden Modellen wird ein Trainingsplan erstellt. Accenture hat die Erstellung dieses Planes in der Design Phase plaziert. SAP hingegen sieht diese Aufgabe direkt zu Beginn des Projektes in der Project Preperation Phase.

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Bei Accenture liefert der Trainingsplan unter anderem folgende Informationen: Trainingsziele Teilnehmer zu welchem Zeitpunkt geschult wird was fr Meilensteine einzuhalten sind wann die Trainingsagenda fr die Teilnehmer erstellt wird dass Trainingsmaterial definiert wird etc.

Die Software bietet hier ein Worddokument, welches alle zu erledigenden Punkte aufgliedert, so dass die Erstellung des Planes vereinfacht wird und nichts in Vergessenheit gert. SAP gibt hnliche Punkte vor, allerdings werden diese Punkte wieder nicht ausfhrlich in Word- oder Excelvorlagen aufgegliedert, sondern in einem Flietext beschrieben. Anzumerken ist, dass SAP eine andere Reihenfolge bzgl. der Strategie und des Trainingsplanes hat. SAP erstellt erst einen Trainingsplan und im Anschlu erst die Strategie. Allerdings liegt beides in der ersten Phase und somit sehr zeitnah beieinander. Accenture hat die umgekehrte Reihenfolge gewhlt und zustzlich befinden sich beide Bereiche nicht in der gleichen Phase, sondern in nacheinanderfolgenden, so dass sie in einigem Abstand zueinander liegen. Dadurch, dass ADM zuerst die Strategie erstellt und erst im Anschlu den Projektplan, kann die Strategie direkt in den Projektplan mit eingearbeitet werden. Zum Beispiel kann eine Strategie die frhe Einbindung von End-Anwendern sein. Dieses kann nun terminiert werden und ist gleich ab dem Beginn im Trainingsplan sichtbar. Schulungen Durch den Trainingsplan wird auch der Zeitpunkt der Schulungen festgelegt. Die Schulung ist ein wichtiger Hhepunkt im Themenbereich Training. Gerade in diesem wichtigen Bereich ist ein groer Unterschied zwischen den beiden Modellen vorzufinden. Accenture bercksichtigt nur Schulungen fr die End-Anwender, welche in der sechsten Phase geschult werden. ASAP hingegen hat viele Schulungsbereiche. Unter anderem wird relativ frh im Projekt das Projektteam geschult, so dass die betroffenen Mitarbeiter beim Kunden sehr frh im Projekt einen - 25 -

berblick ber die SAP-Lsung bekommen und eine Idee erhalten, wie die Software in der Unternehmung eingefhrt werden kann. Somit gibt ASAP die Erstellung zweier Trainingsplne vor einen fr das Projektteam sowie einen fr die End-Anwender, welche in der vierten Phase geschult werden. Trotz dieser guten Aufteilung zwischen Trainingsplnen fr zwei verschiedene Anwendergruppen, gibt es auch negative Aspekte bei ASAP. Es sind keine definitiven Vorgabe vorhanden, wie der Projektplan aussehen sollte. Auch sind die Inhalte leider nur grob beschrieben und nicht wie bei Accenture detailliert vorgegeben. Der bereits erwhnte Vorteil von ADM, also die gute Vorgabe von zu erstellenden Dokumenten, erleichtert dem Anwender hier die Arbeit. Trainingsmaterial Die Erstellung des Trainingsmaterials sieht Accenture als eine Aufgabe, die zusammenhngend in einer Phase abgearbeitet werden sollte. In der Phase Build ist daher die Aktivitt Develop Training Materials vorzufinden. Hier wird nicht nur das Trainingsmaterial entworfen und getestet, sondern es wird auch ein Evaluationsbogen fr die Bewertung des Materiales, der Schulung etc entworfen. Desweiteren findet ein Review der Dokumentation statt, unter anderem mit Hilfe der Stakeholder. Auerdem wird der Support Plan erstellt. Der einzige Punkt der in eine andere Phase ausgegliedert ist, ist das Testen des Trainingsmaterials. Dieses findet in der Testphase statt. ASAP hat die Erstellung des Trainingsmaterials ein wenig anders gestaltet. Bereits in der Phase Business Blueprint gibt es eine Teilphase Design Documentation Prototype in welcher ein Entwurf des Trainingsmaterials erstellt und getestet wird. In einer spteren Phase des Business Blueprint findet ein Review durch die Stakeholder, End-Anwender sowie weiterer relevanter Personen statt. Das Trainingsmaterial wird solange berarbeitet, bis es von den vorgeschriebenen Rollen abgenommen werden kann. In der nun folgenden Phase Realization werden unter dem Punkt Training Material, Documentation Standards and Naming Conventions Standards festgelegt, wie zum Beispiel das Format der Screen Shots, Dokumentenname etc.. In vielen kleinen weiteren Phasen wird das Trainingsmaterial weiterentwickelt.

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Im

Vergleich

ist

zu

erkennen,

dass

bei

Accenture

die

Erstellung

des

Trainingmaterials erst relativ spt beginnt und in einem abgearbeitet wird. Bei ASAP hingegen beginnt die Erstellung direkt in der zweiten Phase und endet in der dritten Phase. Die Erstellung des Trainingsmaterials zieht sich durch viele kleine Unterphasen und wird somit nicht an einem Stck abgearbeitet. Als Ziel und Ergebnis haben somit beide Modelle die rechtzeitige Fertigstellung des Trainingsmaterials, allerdings mit unterschiedlichen zeitlichen Vorgaben. 5. Organisation mit Hilfe der Modelle

Der Begriff Organisation und Geschftsprozessoptimierung hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Somit wird versucht, Prozesse zu optimieren, sie effizient zu strukturieren und sich somit optimal zu organisieren.28 Durch die beiden vorgestellten IT-Vorgehensmodelle soll die Organisation der tglich zu erledigenden Arbeit vereinfacht sowie optimiert werden. Dabei bieten die Modelle verschiedene Arten an, sich zu organisieren. Der Anwender kann die Phasen, Themenbereiche sowie die dargestellten Rollen als Organisationshilfe whlen. Wie im Folgenden zu erkennen ist, bieten nicht beide Modelle die gleiche Flexibilitt an Organisationswegen an. Die in Kapitel fnf vorgenommenen Ausfhrungen und Vergleiche basieren, wenn nicht anders angegeben, auf Informationen aus der Software AcceleratedSAP und Accenture Delivery Methods. 5.1 Phasen als Organisationshilfe

Sich ber die Phasen zu organisieren ist der klassische zu whlende Weg, wenn die Einfhrung von SAP mit Hilfe eines Vorgehensmodells durchgefhrt wird. Daher bieten beide Modelle diesen Weg sehr komfortabel, strukturiert sowie gut organisiert an. Bei Accenture sowie bei ASAP ist eine gute Visualisierung der Phasen vorzufinden. Der einzige organisatorische Unterschied ist zu sehen, wenn tiefer in die Phasen hineingeschaut wird. Accenture whlt hier den visuellen Weg ber Links innerhalb von Diagrammen, ASAP whlt den Weg ber eine gut gegliederte Baumstruktur.

28

Vgl. Ganzheitliches Management, Prof. Dr. Steinle, Gabler Verlag, Wiesbaden 2005

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Abbildung 14: Quelle:

Verlinkte Activities ADM ADM mit Eigendarstellung

Abbildung 15: Quelle:

Baumstruktur ASAP ASAP

Diese beiden Wege sind zwar sehr unterschiedlich, allerdings sind sie jeweils sehr ausgefeilt und bieten daher beide ein komfortables Arbeiten an. Fr Mitarbeiter die zum ersten Mal mit dem jeweiligen Modell arbeiten, ist es allerdings einfacher, sich in der Roadmap von SAP zurechtzufinden, da bei ADM relativ viele Verzweigungen mglich sind und der Anwender schnell den berblick verliert. Arbeitet der Anwender fter mit dem Modell, ist dieses das flexiblere und praxisnhere Modell.

- 28 -

5.2

Themenbereiche als Organisationshilfe

Die Workstreams (Themenbereiche) bei Accenture bieten eine sehr groe Hilfe, damit sich der Anwender hierdurch organisieren kann. Die Themenbereiche sind ebenfalls visuell dargestellt und es ist auf einen Blick sichtbar, welche Aufgaben in einer vorgegebenen Reihenfolge zu erledigen sind. Siehe hierzu auch Abbildung 8 in Kapitel 4.3. ASAP bietet diese Mglichkeit nicht. Es gibt nur die in Kapitel 4.3 Abbildung 9 vorgestellten Diagramme, die in einer Phase die Hauptaufgaben der Subject Areas (Themenbereiche) darstellen. Diese Diagramme eignen sich nur als grobe bersicht, aber nicht als Organisationshilfe. 5.3 Rollen als Organisationshilfe der Rollen. Accenture Delivery Methods unterscheidet in

Wie auf Anhieb zu erkennen ist, unterscheiden sich die beiden Modelle in der Definition verantwortungsbernehmende Rollen und in Rollen, die nur zuarbeiten oder untersttzend ttig sind. ASAP unterscheidet hier nicht. Durch die Entscheidung, Rollen in zwei Bereiche zu unterteilen, gibt es bei ADM, im Gegensatz zu ASAP, eine viel grere Anzahl an beteiligten Rollen. Dieses bedeutet nicht, dass mehr Personal bentigt wird. Eine Person kann auch mehrere Rollen in sich vereinen. Auch die Beschreibung der Rollen ist unterschiedlich dargestellt. ADM zeigt ganz genau auf, welche Deliverables die betrachtete Rolle zu liefern hat, an welchen sie beteiligt ist und fr welche Prozesse sie verantwortlich oder zuarbeitend ist. Die Person, die eine bestimmte Rolle annimmt, kann ber ADM zum Beispiel direkt in ihre zu erstellenden Deliverables klicken und sieht hier die genau zu liefernden Aufgaben. Das heit, dass die betroffene Person all ihre ToDo`s im berblick sehen kann. ASAP whlt hier eine andere Herangehensweise. Innerhalb der Phasen sind ebenfalls die verantwortlichen Rollen genannt. Beim genauen Betrachten der spezifischen Rolle erffnet sich ein Worddokument. In diesem ist in Form eines Textes beschrieben, welche Aufgaben die Rolle zu erledigen hat. Allerdings hat dieses eher einen berblickscharakter. Das heit, von hieraus knnen die einzelnen ToDo`s nicht erreicht werden, was zur Folge hat, dass der Anwender sich nicht ber diesen Bereich organisieren kann. Jedoch hat ASAP bei vielen Rollen einen weiteren Punkt mit eingebracht, welcher in dieser Form nicht bei ADM vorzufinden ist. Es gibt Worddokumente, welche die Rollen beschreiben. Hier sind Skills Profiles - 29 -

vorzufinden. Ein Beispiel eines Skills Profiles ist in der Abbildung 15 zu sehen. Dieses ist gerade fr die Auswahl der am Projekt beteiligten Mitarbeiter von Nutzen. Die Anforderungen an die Mitarbeiter werden hier klar definiert, so dass nicht im Laufe des Projektes erkannt wird, dass der betroffene Mitarbeiter der Rolle nicht gewachsen ist.

Abbildung 16: Quelle:

Skills Profile Project Manager ASAP Software AcceleratedSAP

Es ist zu erkennen, dass das Modell von Accenture sich dafr anbietet, den Arbeitsablauf auch ber Rollen zu organisieren. ASAP bietet diese Mglichkeit durch die eher oberflchlich beschriebenen Rollenaufgaben nicht. Hinzu kommen die bereits in Kapitel 4.2 erwhnten Vorteile bei ADM, wie zum Beispiel das genaue Bewutsein ber die Wichtigkeit und Verantwortung einer zu besetzenden Rolle.

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6.

Fazit

Bereits in den vorherigen Kapiteln lt sich erkennen, dass sowohl das ITVorgehensmodell von SAP, als auch das von Accenture in vielen Bereichen Strken aufweist, aber auch Schwchen. Beide Modelle sind im Vergleich zu einem theoretischem Modell vollstndig. Die in theoretischen Modellen grob definierten Phasen sind vorzufinden und wurden teilweise sogar noch produktiv ergnzt. Durch die Betrachtung einzelner Aufgaben ist zu erkennen, dass beide Modelle gut durchgeplant und in sich stimmig sind. Sie setzen jedoch unterschiedliche Prioritten. Im Bereich der Anwenderuntersttzung gehen sie sehr unterschiedlich vor. AcceleratedSAP untersttzt das Projektteam durch die Vorgabe vieler gemeinsamer Schulungen und somit durch einen stetigen Wissenstransfer von Seiten des Unternehmensberaters hin zum Kunden. Accenture Delivery Methods hingegen untersttzt durch eine groe Vielfalt an Dokumentenvorlagen und genauen Beschreibungen der zu erledigenden Aufgaben. Einen klare Strke besitzt ASAP in der durch einen Meilenstein getrennten Phase von End-Anwender Schulungen und Live-Schaltung. Der Meilenstein wirkt somit als Puffer. Sind die Schulungen nicht abgeschlossen, kann das Projekt nicht weiter bearbeitet werden. Gerade in kleinen Projekten werden somit Mitarbeiterressourcen nicht doppelt belastet, durch gleichzeitiges Schulen und Live-Schalten des Systems. Im Bereich der Abnahmen von einzelnen Projektphasen zeigt das Modell von SAP groe Strken. Es sind nicht nur am Ende der Phasen Meilensteine gesetzt worden, sondern auch sinnvolle Meilensteine innerhalb der Phasen. Durch die Vorgabe, dass zu diesen Meilensteinen definierte Aufgaben erledigt sein mssen, ergibt sich ein strenger Zeitplan und die Anwender des Modells werden gedrngt, Aufgaben fristgerecht zu erledigen. Accenture gleicht diesen Punkt aus, in dem die Projektleitung, oder andere Verantwortliche Rollen, selbst zustzliche Meilensteine definiert. Wie bereits in Kapitel 4.2 erlutert, bietet Accenture im Bezug auf die Struktur Informationen an, die SAP nicht anbietet. Deliverables, also zum Beispiel zu erstellende Dokumente, sind in zwei Priorittsstufen unterteilt. Somit ist gewhrleistet, dass die wichtigsten Dokumente zuerst erstellt werden und bei - 31 -

Zeitverzug spter folgende Phasen nicht blockiert werden. Auch Rollen werden bei Accenture in verantwortliche sowie zuarbeitende Rollen unterteilt. Somit sind sich die Anwender des Modells im Klaren ber die Verantwortung, die sie tragen. Auerdem knnen Sie hierdurch Prioritten in ihren zu bearbeitenden Aufgaben setzen. Ebenfalls positiv bei ADM ist der einzusehende Verlauf von Dokumenten. Wann und durch wen entsteht zum Beispiel ein Trainingsplan, in welcher Phase wird er weiterentwickelt und welche Aktivitten bentigen diesen als Grundlage. Diese Mglichkeiten bietet ASAP nicht und bt somit ein bichen an organisatorischem Komfort und Sicherheit ein. Bei der Untersttzung durch Dokumente bietet keines der Modelle einen perfekte Lsung an. ASAP bietet sehr viele fertige PowerPoint Prsentationen an, die gerade zu Beginn dem Kunden eine groe Hilfestellung sein knnen. ADM hingegen gibt zu jedem zu erstellenden Dokument ein fertig ausgeflltes Beispieldokument mit, an welchem sich der Anwender orientieren kann. Dadurch wird ein hoher Grad an Standardisierung erreicht. Im Bereich der Trainingsvorbereitung ist der wichtige Punkt der Schulungen fr Projektmitarbeiter ein groer Unterschied. ASAP bindet auch die Projektmitarbeiter des Kunden durch diese Schulungen sehr frh in den Proze mit ein. Der Kunde erhalt so eine gute bersicht ber das Projekt und wird sensibilisiert auf mgliche auftretende Probleme. ADM bindet die Kunden durch Gesprche, Aufgaben etc. auch mit ein, allerdings nicht ber den definierten Proze der Schulungen In der Dokumentation der Trainingsstrategie oder auch des Trainingsplanes liefert ADM wieder sehr gut definierte Vorgaben, so dass der Anwender die optimale Untersttzung bekommt und nichts in Vergessenheit gert. Gerade die schriftliche Fixierung der Trainingsstrategie ist ein Punkt, welchem eine hohe Prioritt zukommen sollte. Wird eine einheitliche und gut durchdachte Strategie gefahren, ist der erste Schritt gesetzt um bei den Mitarbeitern auf Akzeptanz zu stoen. IT-Vorgehensmodelle sind eine wichtige Grundlage zur Organisation der

Prozeschritte. Somit ist es wichtig, dass die praktischen Modelle ASAP und ADM dem Anwender hier eine gute und flexible Untersttzung anbieten. Der klassische - 32 -

Weg, den beide Modelle anbieten ist die Organisation ber die einzelnen Projektphasen. ASAP geht hier ber eine ausfhrliche Baumstruktur, ADM ber verlinkte Abbildungen. Zu Beginn ist die Baumstruktur sicherlich bersichtlicher, allerdings ist das flexible Konzept von ADM vielfltiger. Aus den Phasen heraus kann relativ schnell jede weitere Aufgabe, Rolle usw. eingesehen werden. Mit Hilfe der Themenbereiche bzw. Workstreams kann sich nur mit ADM organisiert werden. Sehr gut aufgelistet zeigt ADM hier alle zu erledigenden Aufgaben und Meilensteine je nach Themengebiet. ASAP bietet dieses nicht an. Sich ber Rollen zu organisieren ist ebenfalls nur mit ADM mglich. Hier sind fr jede Rolle aufgegliedert, was ihr fr Aufgaben zugeteilt sind und was fr Dokumente sie zu liefern hat. Bei ADM nicht definiert sind die Anforderungen an die Mitarbeiter, die die entsprechenden Rollen bernehmen. Dieses ist bei ASAP in Form eines Skill Profils sehr gut visualisiert und hilft somit bei der Auswahl der Mitarbeiter, welche an dem Projekt mitarbeiten werden. Sowohl Accenture Delivery Methods, wie auch AcceleratedSAP sind in der Praxis viel erprobte und gut definierte Vorgehensmodelle. Die Entscheidung, welches Modell eingesetzt wird, mu sicherlich an die jeweiligen Gegebenheiten angepat werden. Die Firma Accenture hat durch die Verwendung eines eigenen Modells den Vorteil, sich selber einheitliche Standards definieren zu knnen und ihr Modell durch tgliche Praxiserfahrungen kontinuierlich zu verbessern. Sie sind somit nicht abhngig von einem anderen Anbieter. Firmen, welche kein eigenes ITVorgehensmodell besitzen, sind jedoch auch sehr gut mit der Lsung von SAP beraten, mssen sich allerdings an die dortigen Ablufe anpassen oder eigene Erweiterungen vornehmen. Die Grundlage fr eine erfolgreiche ERP Einfhrung ist mit beiden

Vorgehensmodellen gegeben. Beide sind sehr umfangreich, praxiserprobt und legen viel Wert auf eine zeitliche Projekteinhaltung (Meilensteine) sowie auf standardisierte Ablufe.

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Literaturverzeichnis IT-Vorgehensmodell Accenture Delivery Methods Eigenentwicklung der Firma Accenture Software inklusive PowerPoint Prsentationen sowie weiterer Dokumente Version 3.0 (Juli 2006) IT-Vorgehensmodell AcceleratedSAP Eigenentwicklung der Firma SAP Software inklusive PowerPoint Prsentationen sowie weiterer Dokumente Version 2006 Quick Reference Guide Unterlagen der Firma Accenture, berblick ber die verschiedenen ITVorgehensmodelle der Firma Accenture Version August 2004 mySAP Einfhrung Trk, Gratzl, Petri u. a., Addison-Wesley Verlag, Mnchen 2003 mySAP ERP Forndron, Liebermann, Thurner u. a., Galileo Press, Bonn 2006 Ganzheitliches Management Prof. Dr. Steinle, Gabler Verlag, Wiesbaden 2005 Homepage Accenture http://www.accenture.com/Countries/Germany/About_Accenture/default.htm abgerufen am 30.12.2006 Homepage SAP http://www.sap.com/germany/company/index.epx abgerufen am 30.12.2006

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