Audi optimiert Frachtkosten-Controlling mit SAP NetWeaver BI 7.0

Vorteile

„ Mit SAP NetWeaver BI haben wir beim Frachtkosten-Controlling eine weitestgehend durchgängig IT-gestützte und sichere Planung von hoher Qualität mit einer konsolidierten Datenbasis.” Walter Oswald, IT-Projektleiter Prozess- und Systemintegration Finanz und Business Administration, AUDI AG

Unternehmen: AUDI AG

Branche: Automobilhersteller

Land: Deutschland

Mitarbeiter: 59.513 (2010)

Website: audi.de

Es wurde eine integrierte und skalierbare Lösung gesucht, um künftig die Planung, Budgetierung und Auswertung der Frachtkosten durchgängig IT-gestützt und mit einer konsolidierten Datenbasis durchführen zu können.

Mit SAP NetWeaver BI 7.0 kontrolliert das Logistik-Controlling die Planungsprozesse sowie das Reporting der Frachtkosten in der Produktion. Eine konsolidierte Datenbasis erhöht die Qualität der jährlichen und monatlichen Planung, zudem können Berichte schneller erzeugt werden.

Allein in Ingolstadt, Sitz der Firmenzentrale von Audi und weltweit größter Produktionsstandort, laufen jährlich mehr als 500.000 Fahrzeuge vom Band. Insgesamt produzierte der Konzern mehr als eine Million Fahrzeuge im Jahr 2008.

Das Logistik-Controlling der AUDI AG optimiert mit SAP NetWeaver BI 7.0 die Planungsprozesse sowie das Reporting der Frachtkosten in der Produktion. Eine konsolidierte Datenbasis erhöht die Qualität der jährlichen und monatlichen Planung, zudem können Berichte schneller erzeugt werden. Die Berater von Dell unterstützten die Umsetzung kompetent und mit qualifizierter Beratung.

Bei der Herstellung der Fahrzeuge fallen neben den Kosten für Entwicklung und Produktion auch Transport- und Frachtkosten an. Letztere entstehen zum Beispiel wenn Logistikdienstleister und Zulieferer Material und Bauteile zu Audi beziehungsweise an die Fertigungslinien liefern, oder beim Frachtverkehr zwischen den Werken.

Im Rahmen einer ganzheitlichen Kostensteuerung legt Audi bei der jährlichen Budgetplanung die Herstellungskosten in Euro für jedes einzelne Fahrzeug fest. In diese Gesamtkostenrechnung fließen auch die Fracht- und Transportkosten ein, deren Planung und Berichterstattung das Logistik-Controlling von Audi in Ingolstadt verantwortet. Der Prozess erfolgt in enger Abstimmung mit den Sachbearbeitern und

Kostenstellenverantwortlichen aus den Logistik-Bereichen der Werke in Ingolstadt und Neckarsulm.

Zunächst werden die Jahresplanwerte für die jeweiligen Werke erstellt, abgestimmt und auf die gefertigten Modelle sowie Modellvarianten verteilt. Die Reporting-Berichte für die Fachbereiche und das Management werden im Rahmen des Monatsabschlusses erstellt, so erhalten das Management sowie die Fachbereiche aktuelle Kennzahlen.

Im Rahmen der Berichterstattung werden auch auf Basis der Erkenntnisse aus den Monatsabschlüssen Forecasts und Prognosen für die kommenden Monate erstellt. „Die Kumulierung der monatlichen Planwerte sowie der Ist-Kosten liefert uns zudem qualifizierte Prognosen zu den voraussichtlichen jährlichen Ist-Kosten und Ist-Stückzahlen, die zum Jahresende hin immer genauer werden“, erklärt Maria Wittmann, Mitarbeiterin Controlling, Fertigung Ingolstadt und Logistik bei der AUDI AG. Die monatlichen Ist-Kosten für Frachten werden aus den Buchungen in der zentralen SAP-

Die AUDI AG zählt zu den weltweit erfolgreichsten Automobilherstellern im Premium-Segment. Den Großteil seiner attraktiven, leistungsstarken und e!zienten Modelle – vom Audi A3 über den Audi A8 bis zum Audi Q7 sowie deren Modellvarianten – stellt der Automobilkonzern in seinen Produktionswerken in Ingolstadt und Neckarsulm her.

„ Standardisierte Berichte einerseits und andererseits die Möglichkeit, individuelle und flexible Auswertung erstellen zu können, unterstützen uns wirkungsvoll bei der Optimierung des Frachtkosten-Managements.“ Walter Oswald, IT-Projektleiter Prozess- und Systemintegration Finanz und Business Administration, AUDI AG

Technologie in der Praxis

Dell Consulting Services

SAP NetWeaver BI 7.0

R/3-Software von Audi ermittelt, die Ist-Stückzahlen zu den gefertigten Fahrzeugen stammen aus dem IT-System eines anderen Anbieters.

Bislang waren Planungsabläufe mit zahlreichen manuellen Arbeitsschritten sowie Eingaben verbunden, denn das Logistik-Controlling setzte für die Planung der Frachtkosten und für die Berichterstattung eine eigenentwickelte Excel-Lösung ein. Der Austausch mit den Fachbereichen fand über gemeinsame Laufwerke, Dateien und E-Mail-Verkehr satt.

„Das war nicht nur zeitaufwendig, sondern barg auch das Risiko von Übertragungsfehlern, was zu Brüchen und Inkonsistenzen in der Planung und Berichterstattung führte“, erläutert Walter Oswald, IT-Projektleiter im Bereich Prozess- und Systemintegration Finanz und Business Administration der AUDI AG. Es fehlte insbesondere an der nötigen Transparenz im Planungsprozess, denn die Fachbereiche hatten keinen direkten Einblick in die aktuelle Planungssituation. Das führte häufig zu Rückfragen und nicht zuletzt zu Abstimmungsproblemen. Hinzu kam, dass die verwendete Excel-Lösung immer komplexer geworden war und die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit erreichte, nicht zuletzt weil Audi in den letzten Jahren den Absatz und vor allem die Modellvielfalt gesteigert hat.

„Wir suchten daher nach einer integrierten und skalierbaren Lösung, um künftig die Planung, Budgetierung

und Auswertung der Frachtkosten durchgängig IT-gestützt und mit einer konsolidierten Datenbasis durchführen zu können“, verdeutlicht Walter Oswald.

Seit Anfang Januar 2009 setzt das Logistik-Controlling bei Audi dafür SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP NetWeaver BI) in der aktuellen Version 7.0 ein. „Das scha!t harmonisierte, standardisierte sowie transparente Arbeitsabläufe aus einem Guss und erhöht die Qualität der monatlichen Planung und Berichterstattung“, betont Walter Oswald.

Logistik-Controller sowie die Anwender in den Fachabteilungen arbeiten nun zudem einheitlich in einem System. Das reduziert bislang zeitaufwändige administrative und manuelle Tätigkeiten – von der Planungsvorbereitung bis zur

-nachbereitung. Dadurch kann sich das Logistik-Controlling ganz auf die Analyse der Zahlen konzentrieren und so die Fachabteilungen bei der Planung sowie das Management bei der Steuerung der Frachtkosten bestmöglich unterstützen.

Von großem Vorteil für die Anwender ist, dass die BI-Anwendung leicht verständlich und komfortabel zu bedienen ist. Mit Hilfe des Planning Modeler erfolgt die Planung nun webgestützt und in Echtzeit. Dabei können in der browserbasierten Planungsanwendung die jeweiligen Aggregations- und Planungsebenen sowie die Planungssequenzen festgelegt werden. Die für die

Planung benötigten Ist-Daten werden aus SAP R/3 sowie aus weiteren im VW-Konzern eingesetzten IT-Systemen extrahiert, über definierte Schnittstellen automatisch in das Data Warehouse von SAP NetWeaver BI geladen und dort aufbereitet.

Ein weiterer Vorzug der BI-Lösung ist laut Maria Wittmann, „dass mit dem Business Explorer Analyzer (BEx Analyzer) alle Daten flexibel und mit wenigen Mausklicks auswertbar sind. Die monatlich kumulierten Ist-Daten für die Frachtkosten, die Frachtkosten pro Fahrzeug sowie die voraussichtlichen Ist- beziehungsweise Zielzahlen lassen sich jederzeit einsehen.“

Dank der konsolidierten Daten können die monatlichen Berichte heute quasi per Knopfdruck erzeugt werden. Dadurch lassen sich auch erhebliche Zeiteinsparungen realisieren. Die Berichte liegen nun bereits nach acht Tagen vor, statt wie bisher nach

“Bei der Umsetzung standen uns die Berater von Dell kompetent zur Seite.“ Walter Oswald, IT-Projektleiter Prozess- und Systemintegration Finanz und Business Administration, AUDI AG

zehn Tagen. Ein weiteres Plus ist, dass der BEx Analyzer in Microsoft Excel eingebettet ist. Dadurch lassen sich die monatlichen Berichte im vertrauten Layout erstellen und ausdrucken.

Derzeit greifen die Anwender auf die BI-Anwendung über den SAP GUI zu, doch es gibt Überlegungen, das Frachtkosten-Controlling in das servicebasierte „mynet“-Mitarbeiterportal von Audi zu integrieren. Das hat den Vorzug, dass Mitarbeiter per Single-Sign-on auf die Anwendung zugreifen sowie in Cockpits ihre individuellen Arbeitsprozesse planen und verwalten können.

Audi und Dell arbeiten seit Jahren auf verschiedenen Themengebieten zusammen und die Verantwortlichen im Logistik-Controlling überzeugte das qualifizierte und ausgereifte Angebot des IT-Beratungsunternehmens. Darüber hinaus haben die Berater von Dell umfangreiches Wissen bei der Implementierung und Inbetriebnahme von SAP NetWeaver BI.

Eine wesentliche Herausforderung für Dell lag bei dem Projekt darin, in SAP NetWeaver BI die einzelnen Aggregationsebenen und die komplexe Berechnungslogik für die Kennzahl „Euro pro Fahrzeug“ sowie für die voraussichtlichen Ist-Zahlen und die angepassten Zielzahlen abzubilden. Trotz der komplizierten Struktur der Berichte und Berechnungen gelang es Dell gemeinsam mit den Spezialisten von Audi die Lösung für die Anwender benutzerfreundlich und stabil zu implementieren.

Ein Erfolgskriterium dabei war auch die Nutzung von Synergiee!ekten im Zuge der parallelen Realisierung eines Projekts in der Technischen Entwicklung von Audi zur Planung, Steuerung und Überwachung von Entwicklungsprojekten. Zusammen mit diesem Projekt ist der Einsatz von SAP NetWeaver BI 7.0 im Logistik-Controlling eines der ersten Projekte, das der Audi Konzern mit der aktuellen Version der Planungs- und Reporting-Lösung durchgeführt hat.

„ Mit dem Business Explorer Analyzer (BEx Analyzer) von SAP NetWeaver BI können wir alle Daten flexibel und mit wenigen Mausklicks auswerten.“ Maria Wittmann, Mitarbeiterin Controlling, Fertigung Ingolstadt und Logistik, AUDI AG

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