AUDITORIA INTERNA 2018 · 2021. 3. 28. · TRD – 160-04-01 . AUDITORIA INTERNA 2018 ... de...

AUDITORIA INTERNA 2018

FUNCIONARIO ELABORADO REVISADO APROBADO

NOMBRES JENNIFER PAOLA CORTES ACUÑA ERNESTO FORERO CLAVIJO ERNESTO FORERO CLAVIJO

CARGO Jefe de Control Interno Gerente General Gerente General

FECHA 08 de Octubre de 2018 Página 1 de 15

Sibate, Octubre 8 de 2018

Dr. ERNESTO FORERO CLAVIJO

Gerente General Sociedad Empresas Públicas Municipales de Sibaté S.C.A – E.S.P.

Doctor Forero:

Para su conocimiento adjunto el resultado de la auditoria interna a los procesos adoptados e

implementados por la Sociedad Empresas Públicas Municipales de Sibaté S.C.A – E.S.P, ejercicio realizado del 25 al 28 de Septiembre de 2018 dando así cumplimiento al programa de auditorías de la

vigencia, proporcionando información acerca del Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta la

importancia de todos los procesos involucrados (Estratégicos, Misionales, de apoyo y de evaluación), los cambios que pueden afectar la organización y los resultados de auditorías previas.

El informe se realizan bajo dos escenarios, el primero es la identificada como no conformidad la cual

debe ser sujeta a la adopción e implementación de una acción con el fin de eliminar la causa de dicha

no conformidad, la segunda se realiza bajo la modalidad de observación y oportunidad de mejora el cual no es sujeto a una toma de acción pero si serán inspeccionados de manera periódica por control interno

para evitar que no se incurra en la misma falla.

Es importante resaltar que será responsabilidad de cada dueño de proceso el adoptar e implementar la

acción correspondiente y su respectiva fecha de cierre; para que esta sea corroborada por el encargado del Sistema Integrado de Gestión y proceder al seguimiento por la oficina de Control Interno, hasta el

cierre de la misma.

Cordialmente

PAOLA CORTÉS ACUÑA

Jefe Control Interno

CC. Dr. Helbert Zarate Subgerente Administrativo y Comercial (Representante de la Dirección)

Dueños de Proceso

Empresas Públicas Municipales de Sibaté SCA ESP

No. De Radicado ___________ TRD – 160-04-01






INFORME DE AUDITORIA INTERNA

SEPTIEMBRE 25 AL 28 DE 2018

Dando cumplimiento al programa de auditoría para la vigencia 2018, donde se planifico la realización

de una auditoria interna al Sistema Integrado de Gestión, a continuación se encontraran los hallazgos

evidenciados durante el desarrollo de la auditoría interna en EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES

DE SIBATÉ SCA ESP.

OBJETIVO

Determinar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión de Empresas Publicas Municipales

de Sibaté SCA ESP de acuerdo a los requisitos establecidos.

Orientar a la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y su misión. Determinar si el Sistema Integrado de Gestión se mantiene de manera eficaz, eficiente y

efectivo.

ALCANCE

Todos los procesos de la organización (Estratégicos, Misionales, de Apoyo y evaluación)

CRITERIOS DE LA AUDITORIA

ISO 9001-2015, MIPG (DECRETO 1499 DE 2017), MECI 2017, procesos y procedimientos establecidos

por Empresas Públicas Municipales de Sibaté SCA ESP y ley aplicable a la entidad.

FECHA APERTURA Septiembre 25 de 2018 8:00 a.m.

FECHA DE CIERRE Septiembre 28 de 2018 02:00 p.m.

COORDINADOR DE AUDITORIA JEFE DE CONTROL INTERNO-PAOLA CORTÉS ACUÑA AUDITORES PRINCIPALES SUBGERENTE OPERATIVO-ING.CARLOS MURCIA

SUBGERENTE FINANCIERA-GLADYS AREVALO PROFESIONAL UNIVERSITARIO-DIANA ROZO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO-JOHON SIMBAQUEVA JEFE CONTROL INTERNO-PAOLA CORTES ACUÑA

AUDITORES OBSERVADORES AUXILIAR ADMINISTRATIVO-NEDDY CUASQUER SUPERVISOR-RODOLFO PINEDA

SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y CCIAL-HERLBERT ZARATE GERENTE GENERAL-ERNESTO FORERO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO-CAMILA GONZALEZ

Ver; Cronograma y Plan de Auditoria.






ACTIVIDADES DESARROLLADAS

El día 14 de Septiembre se realizó el plan de auditoria y fue distribuido a cada uno de los

auditados.

¿La auditoría se hizo de forma combinada y/o integrada?

Si x No

Auditoria combinada, aplica los requisitos de ISO 9001:2015, MIPG DECRETO 1499.

La auditoría realizo seguimiento y verificación a la conformidad del sistema Integrado de Gestión

de Empresas Públicas Municipales de Sibaté, así como lo establecido por la misma organización.

Para el desarrollo de la auditoria se utilizó la metodología P-H-V-A

Se dio inicio a la auditoria, con la reunión de apertura

Se ejecutó la auditoria entrevistando a las personas responsables de los procesos, según

correspondiera y con la consulta de la documentación del sistema por cada uno de los auditores seleccionados.

Los principales clientes son los usuarios de los servicios públicos prestados dentro del Municipio de Sibaté.

Durante el desarrollo de la auditoria se generaron 22 no conformidades, las cuales se presentan

para que los dueños de proceso determinen las correcciones, análisis de causa y planes de acción, para que estas sean aprobadas.

En reunión de cierre se comunicó a los dueños de proceso los hallazgos encontrados durante la auditoria y las No conformidades.






ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

La Ejecución del 97.14% de los recursos, respecto al plan estratégico que cobijo la vigencia entre Julio de 2013 y Julio de 2018.

El fortalecimiento en la prestación de los servicios como uno de los ítems del plan estratégico 2013-2015, reflejado en la ampliación de la planta de tratamiento, adquisición de la telemetría

y sondas para control de calidad de agua, remodelación del laboratorio, adquisición de vehículo

y equipo de lavado para alcantarillado y adquisición de recolector. Se encuentran documentos actualizados, disponibles y de acuerdo a los procedimientos

ejecutados en el área. Se encuentra una lista de chequeo y una herramienta en Excel para la ejecución de la revisión

por la dirección, con la evaluación de cada una de las entradas. Se evidencia a un informe detallado de la revisión por la dirección de la vigencia 2017.

Se encuentran resultados de las auditorías internas y externas, satisfacción del cliente, ajuste

de políticas y objetivos, retroalimentación a las partes intercedas, cumplimiento de objetivos, indicadores de procesos y procedimientos, servicios no conformes, estado de acciones

correctivas, resultados de revisiones anteriores, cambios que podrían afectar el sistema de tipo normativo, desempeño de proveedores.

Se evidencia el seguimiento al sistema lo cual permite detectar a tiempo no conformidades o

debilidades en el S.G.C. Esta entrada es fundamental para definir posibles políticas de acción frente a causas de no conformidades frecuentes o reincidentes.

Se encuentra evidencia de un oficio, calendario o cronograma de la realización de las actividades por la dirección y el cual es mencionado como documento de salida en el procedimiento.

Dentro del informe se encuentran fortalezas y debilidades, áreas que necesitan mejoras, eficiencia por área. Dentro del informe de revisión por la dirección se encuentra claramente

definidas las situaciones o cambios que puedan afectar el S.G.C.

Se evidencia la existencia del cronograma de revisión de matrices de indicadores, lo cual está establecido por el procedimiento. Así mismo se evidencia la divulgación del mismo.

Se evidencia una buena trazabilidad de la información, desde el momento de la creación de la compra y recepción de los elementos en el almacén, esto sumado al sólido desempeño del

Software HAS SQL que se utiliza para el área de almacén lo cual garantiza la ejecución eficaz,

rápida y segura de la información y a la vez agiliza los procesos de consolidación y generación de informes.

Se realiza un estricto control de recepción a los “productos críticos” garantizando el cumplimiento de la normatividad legal en cuanto a calidad, materiales.

Se evidencia una buena trazabilidad de la información, ya que se cuenta con un sistema de

georreferenciación (arcgis), donde se reflejan datos al día y se identifica fácilmente en que parte del municipio se encuentran pozos de inspección, sumideros y colectores.

Según la norma técnica Ras 2000, se cuenta con 2 años para realizar el mantenimiento a toda la infra estructura de alcantarillado. Se evidencia que según el cronograma, se iniciaron los dos

años a partir del 1 enero del 20, contando que son43.160 mts de red y a la fecha se ha realizado el mantenimiento a 22.923.5 mts lo que equivale a 53,11 % de la red. Esto apoya la eficiencia

de la prestación del servicio de alcantarillado, ya que se han desarrollado 8 meses de lo que

lleva esta vigencia y aun faltando 4 meses se prevé que se superara el 60%.






Se encuentran definidas 3 macro rutas y 7 micro rutas, se tiene establecido la rotación del personal, se hace la entrega en cada rotación de los planos y el protocolo de Barrido de Vías y

Limpieza de áreas públicas mediante un memorando.

Se verifica la fumigación en la transversal 14 entre calle 13 y 14 el cual se realiza con frecuencia mensual, se revisa el registro físico encontrando que se está realizando la fumigación como lo

indica el procedimiento. La planificación de la facturación demostrada en el cronograma, en la toma de lecturas de

acuerdo al mismo en la carpeta del Servidor (HAS LECTURAS) y su divulgación a los usuarios.

La aplicación tarifaria de forma eficiente de acuerdo a la verificación aleatoria realizada durante la auditoria a un usuario de estrato 1 y estrato 3 durante el periodo del Mayo de 2018.

Se encuentra con la información de los procesos disponible en la carpeta pública de calidad, adicionalmente se encuentra que las dos ventanillas habilitadas de correspondencia PQR y

Secretaría general cumplen con el procedimiento debido para la recepción de correspondencia de acuerdo a la naturaleza de la misma.

Cronograma de control con las fechas de los informes a cargar del área financiera y los

impuestos. Balances de prueba y PyG por servicios.

El manejo del software de PQR HAS, ya que se cuenta con el registro de solicitudes y ordenes, los cuales se encuentra vinculados de forma automática con Facturación. se registran novedades

de usuarios nuevos, cobros de materiales de órdenes de trabajo, registro de revisiones en el

módulo. Se verifica la planificación de encuesta de satisfacción del cliente realizada a una muestra de

usuarios en el periodo 2017, se encuentra consolidada y con resultados, se enviaron oficios a usuarios que calificaron servicio como insatisfecho, sin que se tenga respuesta de todos.

Encuesta para medir la eficiencia en la comunicación interna y externa, con su tabulación, análisis y resultados que apoyan la toma de decisiones y logran identificar mejores estrategias

de comunicación e información, además que permiten medir el objetivo del plan de

comunicaciones. Existe una excelente trazabilidad en el cumplimiento del Cronograma de Mantenimientos

Preventivos y Correctivos según Manual de Mantenimiento (M03-01-01), de acuerdo al (P03-01) Procedimiento de Captación, Aducción, Pretratamiento y Conducción de Agua Cruda, se cumple

con los registros solicitados donde se lleva un histórico de toda la información del mantenimiento

efectuado como lo es: Funcionarios que la ejecutan, Tareas realizadas, Recursos invertidos y algo muy importante que se incluye la necesidad de tareas adicionales.

Los instrumentos instalados en la PTAP como lo son: Sondas de Medición, Flujo metro, Software; son una gran fortaleza para la ejecución de las diferentes actividades inmersas en los

procedimientos, ya que con estas se tiene información veraz y oportuna.

La inclusión de Válvulas e Hidrantes en el catastro de redes mediante el programa ARGICS, es una fortaleza ya que mediante esta herramienta se puede llevar un mejor control y seguimiento

en el mantenimiento que se debe realizar a estos.






DESCRIPCIÓN DE NO CONFORMIDADES

1. No se evidencia control ni seguimiento para verificar la eficacia de las acciones implementadas, en las acciones correctivas de las auditorías internas y externas al sistema integrado de Gestión, como

por ejemplo: 1. acción correctiva de no conformidad auditoria externa "La organización no realiza seguimiento de las percepciones de los clientes en el grado en el que se cumplan sus necesidades

y expectativas, la fecha de implementación de la acción es 1 de septiembre pero no se encuentra

evidencia de la implementación. 2. No hay evidencia de la implementación de las acciones correctivas descritas en la acción de una no conformidad detectada en auditoria interna del 2017, las cuales

tenían fecha de implementación 28 de diciembre de 2017 y 7 de enero de 2018 referente a la actualización del Li05-01, Li05-02, Li05-03 Así mismo los formatos no se encuentran totalmente

diligenciados, faltan firmas, falta validación de seguimiento, se encuentra un documento en medio magnético de control, pero este no permite verificar la eficiencia de las acciones. NTC ISO

9001:2015, 10.2.1

2. No se evidencia la identificación, control y documentación de las salidas no conformes de acuerdo

a lo estipulado por la organización, ya que la solicitud 8521 del 23 de Julio den 2018, en la cual el usuario manifiesta que no están barriendo la calle frente al predio, se encuentra todo el proceso de

trazabilidad con respecto a la respuesta del usuario como revisión 6491, carta de respuesta con

fecha 30 de Julio, sin embargo la salida no conforme no está documentada. Así mismo se revisa control de aseo de vías y limpieza de áreas públicas del 27 de Agosto de 2018, se determina que

en la ruta No 3, la cual es responsabilidad del señor Steven Jiménez, el formato de calificación de la ruta, realiza observación de que la ruta no se encuentra fumigada, el documento no fue validado,

y tampoco se documentó la salida no conforme. NTC ISO 9001:2015, 8.7

3. No se evidencia el cumplimiento a la planificación en las necesidades de cambio del sistema de

gestión de la calidad, así como el propósito de estos cambios y sus consecuencias potenciales, no

se lleva manejo adecuado del registro R02-04, no se contemplan todos los cambios, ni se realiza claramente la planificación de cambios. NTC ISO 9001:2015, 6.3.

4. En la Orden de Compra OC 093, no hay evidencia de RUT y certificado de existencia y representación legal no mayor a 90 días (Cámara y Comercio), requisitos establecidos en la

invitación a cotizar y no se cuenta con una certificación de la prestación del servicio, pero ya se

ha ejecutado el pago. No se encuentra una comunicación escrita de la designación del supervisor en Contrato 040 El Hidrante, Orden de compra 096 Jesús Darío González, Orden de compra 093

Colombiana de Comercio, Orden de compra 092. NTC ISO 9001:2015, 4.4.1.

5. No hay evidencia de las evaluaciones a los proveedores, en las carpetas que fueron revisadas. NTC

ISO 9001:2015, 4.4.1

6. No hay evidencia de la realización de la verificación del inventario físico del segundo semestre del año 2017 tal como está establecido en el P12-02. NTC ISO 9001:2015,4.4.1






7. No hay evidencia de aplicación de la encuesta de satisfacción de prestación de servicios especiales y complementarios, ni orden de pedido ni de servicio en algunas ventas de Servicios

complementarios y especiales, se identificó el usuario 10178710 con solicitud de servicio no

evaluado. NTC ISO 9001:2015, 9.1

8. No hay evidencia que soporte el mantenimiento realizado a las redes de alcantarillado por el tercero

(contratista), además no se evidencia el registro en el “Cuadro control de mantenimiento de infraestructuras de sistemas de alcantarillado” el mantenimiento realizado el día 05/06/2018 al igual

que el día 31/08/2018, que fue verificado mediante la carpeta del contratista, para ninguno de los

casos se encontró la orden de trabajo correspondiente. Igualmente no se evidencia el registro en el “Cuadro control de mantenimiento de infraestructuras de sistemas de alcantarillado” de una

mantenimiento realizado en el mes de febrero en el barrio San Rafael colector estadio Municipal, no se generó orden de trabajo, ni registro dejado por el tercero. Con esto se estaría afectando el

resultado del indicador de mantenimiento de redes. NTC ISO 9001:2015,8.1 No. D y E

9. No se realiza la ruta de barrido de acuerdo a la planificación establecida, se evidencia en la revisión

de la micro ruta No. 4 encargada al funcionario Pablo Aguilar, donde de acuerdo al plano y según

revisión donde inicia la ruta no se encontró barrido sobre las 11 a.m. NTC ISO 9001:2015,8.1 No. d

10. No se evidencia el reporte de la inspección al vehículo OFK 479 antes de salir a operación, así mismo la luz de la direccional izquierda no se encontró funcionando y tampoco se había informado

del daño. NTC ISO 9001:2015,8.1 D y E

11. No hay soporte de inducción o reinducción y entrega de cargos en los siguientes casos; Auxiliar

administrativo de Facturación que ejerce funciones en el área desde el mes de abril; el funcionario JAVIER MONTOYA MEDINA, la realización de funciones de alcantarillado y para la toma de muestras

de agua cruda y tratada que desempeñaba durante la auditoria; y el funcionario Luis Eduardo

Castellanos, quien realizaba un reemplazo. NTC ISO 9001:2015, 4.4.1

12. Se identificó que el auxiliar administrativo de RRHH, se encuentra ejerciendo funciones, que no

corresponden a la requisición de personal R08-03-01. NTC ISO 9001:2015, 4.1.1

13. No se encuentran actualizado a la fecha el Listado Maestro de Documentos ya que su última

actualización tiene fecha del 31 de diciembre de 2017 y posterior a esta fecha se han realizado modificaciones a documentación de calidad. Tampoco hay evidencia de la existencia del Listado

Maestro de documentos externos y del Listado maestro de registros. NTC ISO 9001:2015, 7.5.3.

14. A la fecha no se encuentra evidencia de la transferencia de archivos del año 2016 del área PQR y Facturación incumpliendo el cronograma de transferencias establecido, también se identificó que






no hay control en la administración de la documentación de los usuarios, el usuario registrado con código 106993, cuenta con carpeta de usuario pero no se pudo consultar debido a que no se

encuentra organizado el archivo, por otro lado se detectan documentos que no han sido archivados

en las carpetas de los usuarios de periodos anteriores porque no se cuenta con la disponibilidad de consulta de las carpetas. Así mismo se detectan carpetas de archivo de los años 2014, 2015 y 2016

que deberían reposar ya en archivo central. NTC ISO 9001:2015, 4.4.1

15. El contratista de SG-SST tiene acceso al archivo de Hojas de Vida e historial Laboral, pero no hay

evidencia de cláusula de confidencialidad en su Orden de Prestación de Servicios para poder acceder

a la consulta de las mismas, por cuanto las Hojas de vida e historial laboral es una serie documental de manejo y acceso reservado de acuerdo al Decreto 1443/12 y Decreto 1072/15 se debe garantizar

la confidencialidad de los documentos acorde a la normatividad vigente. NTC ISO 9001:2015, 4.4.1

16. En el formato de control de tiempos y respuestas de correspondencias radicadas (No. 1791, No.

1143, No. 1144) que requieren respuesta, no se evidencia consecutivo de salida ni la respuesta al radicado. NTC ISO 9001:2015, 4.4.1

17. No se encontraron las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente del banco de Bogotá No. 587-

000167, de Junio, Julio y Agosto. NTC ISO 9001:2015, 4.4.1

18. No se evidencia el cumplimiento al procedimiento con respecto al caso del usuario con código

201770 Melo Peña Alfonso, el cual se registra en el listado de usuarios para suspensión programada el día 20/06/2018, se observa carta de notificación, no se encuentra el acta de suspensión, en el

sistema no se reporta la suspensión, no se realiza el trabajo de la suspensión de acuerdo a lo

programado, y el usuario registra pago hasta el 21/06/2018 un día después de lo programado; no existe evidencia de ampliación del plazo o del porque no se realizaron los trabajos. NTC ISO

9001:2015, 4.4.1

19. No se evidencia control al resultado del indicador, ya que para el periodo de Junio de 2018, se

observa que el indicador “Atención al Usuario PQR” estuvo por fuera de la meta, no se evidencia

acciones preventivas o correctivas que permitan controlar que este indicador no se vuelva a salir de la meta proyectada. NTC ISO 9001:2015, 4.4.1 – 9.1.3

20. No se realizó el mantenimiento programado para el 12 de Junio de 2018 a un hidrante, de acuerdo al Cronograma de Inspección y Mantenimiento de Hidrantes, Válvulas y Accesorios. NTC ISO

9001:2015, 8.1 No. D

21. No se encuentra la evidencia de la reprogramación de actividades no realizadas, incumpliendo con

la planificación del proceso. Ya que se realizó la verificación del programa de auditorías con sus

fechas de las diferentes actividades (Inspecciones, arqueo de caja menor, informes entes de control y Auditorías Internas). Dando como resultado que se han programado 67 con corte a septiembre y






se evidencia la realización de 17 inspecciones, 4 arqueos de caja menor, 7 informes a los entes de control y 2 auditorías internas. Para un total de 30 Actividades, Evidenciando la ejecución del

programa en un 44,77%. NTC ISO 9001:2015, 4.4.1

22. No se cuenta con la evidencia de la socialización de los mapas de riesgos a los funcionarios y

contratistas involucrados en los diferentes procesos. NTC ISO 9001:2015, 4.4.1

OBSERVACIONES Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

C01-01 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

P01-01 Plataforma Estratégica

Identificar mecanismo para medir el impacto en los proyectos de responsabilidad social

Empresarial donde se vincula Empresas Publicas Municipales de Sibate SCA ESP. Actualizar documentos y Manuales de acuerdo a la infraestructura adquirida durante el plan

estratégico 2013-2018.

Dentro de la matriz de Excel del Plan Estratégico, vincular los planes, programas y /o proyectos

a los objetivos misionales de Empresas Publicas Municipales de Sibate SCA ESP.

Complementar el informe de formulación del nuevo plan estratégico vigencia 2018-2023, con

todo lo mencionado dentro del procedimiento P01-01. Divulgar los resultados del plan estratégico 2013-2018 a los funcionarios, de tal forma que

conozcan las mentas cumplidas, y así mismo socializar el plan estratégico 2018-2023, una vez

aprobado por la junta directiva.

C 02-01 GESTIÓN DE SISTEMAS INTEGRADOS

P02-01 Revisión por la Dirección

La documentación de todo el sistema se encuentra con documentos asociados los cuales no

hacen parte del alcance de la acreditación como son NTCGP1000:2009, es necesario realizar el

ajuste a todos las caracterizaciones, procedimientos, manuales, instructivos y protocolos para

que no aparezca la documentación que se encuentra obsoleta o no hace parte del alcance de la acreditación.

Se realiza mención de documento asociado ISO 19011:2012, el cual fue actualizado en julio de

2018, se hace necesario realizar revisión del documento para proyectar si se requiere realizar cambios al sistema.

Se debe realizar ajuste al documento P02-01, numeral 4 documentos asociados, se encuentra

repetido ISO 9000.

Se verifica los resultados de seguimiento y medición de los indicadores, se encuentra que el

indicador “Contar con planta de personal con educación y formación” no cumple la meta, se evidencia acciones para el cumplimiento de la meta pero no se cuenta con un plan de mejora

acción preventiva o acción correctiva que permita identificar las acciones que se están realizando para el cumplimiento, así mismo no se puede realizar medición al seguimiento de las acciones.






Así mismo el objetivo definido en el SSGT a la fecha ya se encuentra al límite del cumplimiento

de la meta, de acuerdo a lo conversado con el auditado se presume que no se va a cumplir con la meta, se evidencian varias actividades de control, de las cuales es necesario verificar la

eficacia o verificar el alcance de la meta del indicador para poder dar cumplimiento a este.

Se hace necesario realizar socialización a las partes interesadas de las conclusiones del informe

sobre revisión por la dirección, haciendo énfasis sobre las recomendaciones para la mejora a cada dueño de proceso, y poder así establecer el grado de avance, mejora en eficiencia y eficacia

del SGC frente a la revisión del 2017.

P02-02 Acciones Correctivas y Preventivas

Si bien el formato de acción correctiva externa no permite incluir evidencia o seguimiento a las

acciones, se tiene contemplado migrar estas acciones a los formatos internos del sistema de

calidad de la empresa, es necesario que el dueño del proceso tenga claro este procedimiento.

P02-03 Salida No Conforme

Se debe realizar ajuste al documento P02-01, numeral 4 documentos asociados, se encuentra

repetido ISO 9000.

No se llevan indicadores del proceso, se sugiere evaluar la pertinencia de la implementación de

un indicador que mida el número de salidas no conformes en la Empresa y la eficacia de las correcciones de las salidas no conformes.

P02-04 Planificación de Cambios

Se evidencia carpeta con documentos denominada normograma, se evidencia que la carpeta no

cuenta con toda la documentación que la empresa maneja con respecto a normatividad, existe solicitud por parte del dueño del proceso a asesora externa para actualización de esta carpeta.

No se lleva matriz de riesgo. Debería llevarse una matriz de riesgo considerando el impacto de

no planificación de algún cambio que afecten de manera importante al SGC.

C12-01 Adquisición de Bienes y servicios

P12-01 Adquisición de Bienes y Servicios

Hacer una revisión del mapa de riesgos para ajustar controles más adecuados al riesgo y de

acuerdo a lo que se requiere aplicar o cómo se está ejecutando realmente y evitar la posible

materialización de riesgos

P12-02 Recepción, Almacenamiento y entrega






Garantizar que toda salida de almacén se soporte con la solicitud interna de pedido, una

orden de trabajo, etc., que permitan realizar el proceso de descargue del sistema de los elementos, en tiempo real.

Verificar la pertinencia y utilidad del indicador del área, ya que a la fecha no se encuentra

que sea una herramienta para la toma de acciones o para la mejora.

C06-01 PRESTACIÓN DE SERVICIOS ESPECIALES Y COMPLEMENTARIOS

P06-01 Servicios Especiales y Complementarios

Fortalecer las actividades del procedimiento que dirigen a diligenciar la orden se servicio, el

pedido y la encuestas de satisfacción.

Definir un portafolio de servicios complementarios y especiales, que permita hacer claridad

dentro del procedimiento el ciclo PHVA de la prestación de los mismos. Incluir dentro del procedimiento los criterios establecidos para los usuarios en cuanto a

recolección de escombros.

Socialización y Divulgación del proceso con los ejecutores de actividades.

C04-01 ALCANTARILLADO

P04-01 Alcantarillado

Se recomienda vincular al procedimiento lo referente al “Cuadro control de mantenimiento de

infraestructuras de sistemas de alcantarillado”.

C05-01 ASEO

P05-01 Barrido de Vías y P05-02 Recolección, transporte y disposición final.

Fortalecer reinducción por parte de la persona encargada sobre las macro y micro rutas,

manuales, protocolos cuando se realice la rotación. Fortalecer la realización de la fumigación y retirar todos los residuos restantes derivados de la

misma.

C08-01 ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL

P08-01 Facturación y Recaudos, P08-02 Nomina, P08-03 Selección y Contratación de Personal, P08-04

Entrenamiento y Capacitación, P08-05 Seguridad y Salud en el trabajo, P08-06 Peligros y Riesgos

Laborales, P08-07 Mantenimiento Área Administrativa

Documentar las “Las salidas No conformes”, identificadas por los fontaneros en la toma de

lecturas y que se registran en el R08-01-01 “Re impresión de Factura”. Ajustar el rango de metros cúbicos de la factura en el Sistema Operativo HAS, que aún se

encuentra “De 0 a 20”, pero en la actualidad su liquidación es de “De 0 a 11”.






Ajustar el procedimiento de facturación de acuerdo a la ejecución del registro de novedades en

la actualidad. Además incluir la aprobación de las novedades por la Gerencia, como parte del verificar.

Retroalimentar con facturación el control realizado por el supervisor a la desviación significativa

que tienen los usuarios, para así determinar cambios en las facturas, como por ejemplo el aforo.

Documentar la entrevista realizada al funcionario Edwin Ramírez, en el registro R08-03-02, que

fue realizada por la Gerencia General. No se encontró tabulación y análisis a la encuesta para priorizar las capacitaciones, se

recomienda tener en cuenta los resultados de estas encuestas para la formulación del plan de

capacitación y así determinar de manera objetiva la selección de dichas capacitaciones.

C09-01 GESTIÓN DOCUMENTAL

P09-01: Control de documentos:

Se evidencia la necesidad de realizar una actualización del procedimiento P09-01 e instructivo

donde se incluya un glosario general del proceso y se incluyan algunas claridades en el

procedimiento de actualización y/o modificación de documentos, eliminación de información desactualizada.

Evaluar la pertinencia de implementar un mapa de riesgos que incluyan aquellos generados por

la falta de control de la documentación del sistema de acuerdo a la Norma 9001:2015.

Evaluar la pertinencia del indicador y realizar el ajuste respectivo de la meta después del primer

año, para que sea una herramienta que permita la toma de acciones para la mejora de la gestión documental.

P09-02: Archivo

Evaluar la necesidad de ajustes en la infraestructura disponible para el archivo para garantizar la custodia y protección de documentos, por cuanto que en el área, se encuentra el servidor y

el escritorio de un funcionario ajeno al proceso.

Realizar las acciones necesarias para adelantar el ajuste de las TRD existentes.

Adelantar el programa de gestión documental, el programa institucional de archivo y gestión de

documentos electrónicos. Proyectar necesidades del área en el presupuesto del siguiente año.

Realizar inducción a funcionarios nuevos o reinducción a funcionarios en rotación sobre el

archivo de la dependencia.

Hacer una revisión del mapa de riesgos para hacer mayor claridad en los controles

implementados y evitar la posible materialización de riesgos

P09-03: Recepción, radicación, trámite de correspondencia interna y externa.

Implementar controles que permita el control de correspondencia recibida por medios

electrónicos.

Gestionar la capacitación sobre la confidencialidad de la información y sensibilización al equipo

de trabajo sobre el manejo confidencial de la información de acuerdo a las sugerencias realizadas por Control Interno.






C07-01 FINANCIERA

P07-01 Contable-P07-02 Tesoreria-P07-03 Presupuesto

Incluir en el ciclo PHVA del procedimiento como actividad del “Hacer”, “la priorización de las

compras de acuerdo a las necesidades”, ya que estas compras priorizadas son las que se

trasladan al plan de compras.

C 10-01 ATENCIÓN AL CLIENTE PQR

P10-01 Atención al Cliente PQR

Se identifica procedimiento actualizado y bien definido por actividades, sin embargo se

determina que hay actividades repetitivas que pueden ser condensadas en un solo Hacer como

por ejemplo registros en el módulo HAS.

Se observa que se deben realizar oficios de respuesta al usuario, se definen criterios al final del

procedimiento, pero es necesario realizar la observación en el hacer de la elaboración de la respuesta para que quede claro a que oficios se refiere.

Si bien se realiza el registro de novedades en el sistema, no existe un mecanismo de verificación

del registro de estas novedades que garantice que se registren todas, que se cobren todos los materiales o que no quede ninguna novedad sin reportar.

Se evidencia documentación faltante en las carpetas de algunos usuarios, se enviaron cartas de

solicitud de documentos a usuarios que no cuentan con documentación, los cuales no

respondieron de ninguna forma. Se sugiere implementar otro mecanismo para actualizar las carpetas de usuarios que no contienen ningún documento.

Se observa que la planificación de la encuesta para el periodo 2018, se encontraba programada

para el 1 de Septiembre de 2018, a la fecha se observa que hubo un cambio en la planificación para el mes de Octubre - Noviembre, pero no se encuentra evidencia de este cambio. es

necesario dejar registro de este cambio para la planificación o no dejar tan específico la fecha de esta encuesta.

Se deben aclarar los criterios para la realización de la evaluación de los servicios, se identifican

que las ordenes 8258, 8259, 8260, 8261 y 8262 no cuenta con la evaluación, debido a que son

suspensiones definitivas del servicio. No se evidencia seguimiento sobre los usuarios suspendidos, se cuenta con una base de datos

de los usuarios suspendidos, se registran las novedades cuando los usuarios cancelan y se

reinstala el servicio, pero se observa que existen usuarios suspendidos en el periodo de agosto que se encuentran con lecturas de consumo para el periodo de Septiembre y no se realizó

ninguna revisión al respecto, es el caso del usuario registrado con código 105135. Es necesario

realizar estas inspecciones ya que se encuentra con base de datos de control.

C11-01 COMUNICACIONES

P11-01 Comunicaciones






Verificar la normatividad en cuanto al uso de WhatsApp como medio de información laboral.

Buscar la herramienta que permita identificar en la matriz de comunicaciones el cumplimiento

de las actividades.

Incluir dentro de la interpretación del análisis correspondiente al indicador de “oportunidad en

él envió de información a entes de control”, el total de informes que se deben cargar según el

mes que está siendo evaluado.

C03-01 ACUEDUCTO

P03-02 Tratamiento de Agua

Se recomienda consultar con personas idóneas en la materia para que se realice el ajuste al

software que mide el nivel del tanque de almacenamiento de agua tratada, el cual debido a su forma irregular no se ha podido parametrizar para que haga el cálculo correctamente.

P03-02 Tratamiento de Agua

Se recomienda incluir dentro del cronograma de Inspección y Mantenimiento de Hidrantes,

Válvulas y Accesorios los dos (2) Macromedidores que se tienen instalados en la red de

distribución de la zona industrial (ESJIM y Stanton). Se recomienda realizar una revisión junto con el área de comunicaciones al proceso de solicitud

de comunicaciones cuando exista suspensión del servicio.

C13-01 EVALUACION Y SEGUIMIENTO

P13-01 Auditorias, P13-02 Control Interno, P13-03 Gestión de Riesgos

Se recomienda cambiar los criterios en el procedimiento para la evaluación de los auditores, ya

que así como esta no se puede determinar una calificación para tomar una acción que permita

fortalecer las competencias de los auditores.






CONCEPTO DE LA AUDITORIA

Las herramientas que tiene el Sistema Integrado de Gestión le permite a la entidad y a cada de dueño y responsable de proceso realizar sus actividades de forma eficiente y ajustable a necesidades de cada

uno, es importante que cada dueño de proceso utilice estas herramientas para que se logre un sistema más dinámico dentro de la entidad, además utilizar las herramientas en su totalidad trae mejores

resultados corporativos, mayores índices de eficacia, y toma acertada de decisiones para así lograr el

mayor objetivo del sistema y de la organización, la satisfacción del cliente (los usuarios) y para mantener la gestión en pro del cumplimiento de los objetivos.

De forma reiterativa esta oficina invita a todos los dueños y responsables de procesos a ejercer la política

de autocontrol en cada uno de los procesos lo que le ayudara a determinar cuál es la herramienta que mejor puede utilizar y es el primer paso para detectar oportunidades de mejora, siempre los primeros

en reconocer sus debilidades y donde deben mejorar deben ser de quienes ejecutan los procesos.

Como resultado de la auditoria al Sistema Integrado de Gestión de la entidad, se concluye que de

acuerdo con los requisitos mínimos que debe tener implementado Empresas Publicas Municipales de Sibate SCA ESP, cuentan con los instrumentos necesarios para su mantenimiento, mejora continua; sin

embargo deben fortalecer algunos aspectos mencionados en las recomendaciones y oportunidades de

mejora, apuntándole al cumplimiento de los objetivos institucionales, a mantener el cumplimiento de los requisitos del Sistema, lo establecido por la organización y lo que es aplicable de ley.

Cordialmente,

PAOLA CORTÉS ACUÑA

Jefe Control Interno EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE SIBATÉ SCA ESP

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