Ausgabe 18

Einarbeiten, fortbilden, Führungskräfte entwickeln

Digitalisierte Personalakten unterstützen die strategische Personalarbeit

ARCHIV AKTIV 18

„Viele Kliniken machen Verlust“, so fasste Ende 2012 das Deutsche Kran-kenhausinstitut in seinem „Kranken-haus Barometer“ die Entwicklung zusammen. Laut der Repräsentativ- umfrage schrieb beinahe jedes drit-te deutsche Krankenhaus 2011 rote Zahlen, das Betriebsergebnis sank in 58 Prozent der Häuser. Die wirtschaft-liche Situation hat sich verschärft; le-diglich 22 Prozent der Häuser rechnen für 2013 mit einer Verbesserung ihrer Lage.

Angesichts einer gut funktionieren-den Wirtschaft mit geringer Arbeits-losigkeit und vollen Sozialkassen ist diese Situation bedauerlich. Den Blick nach vorne, auf die „guten“ 22 Pro-zent, gerichtet, stellt sich die Frage: Was machen diese Häuser besser? Eine Einschätzung liegt nahe: Diese Häuser haben motivierte Mitarbeiter, betreiben ein erfolgreiches Marketing erzielen hervorragende Belegungs-quoten. Und/oder sie verfügen über effiziente Strukturen im Bereich Kos-ten- und Erlösmanagement.

Und was hat das mit ArchivAktiv zu tun? Ein digitales Dokumenten- und Archivmanagement unterstützt maß-geblich alle drei kritischen Bereiche – Marketing mit zufriedenem Personal sowie Kosten- und Erlösmanagement. Es ermöglicht Produktivität und Si-cherheit bei Arbeitsabläufen, Analy-sen und strategischen Entscheidungen und es verbindet die an der Behand-lung Beteiligten im Krankenhaus und außerhalb durch eine gesicherte Infor-mationsversorgung. Ob die betriebswirtschaftlichen Zah-len im jeweiligen Haus heute bereits positiv sind oder nicht: Die Investi- tion in effiziente, digitale Informa-tions- und Kommunikationsdienste schafft Zukunftssicherheit im vernetz-ten Gesundheitswesen.

Ihr Christoph Schmelter

EditorialHohe Arbeitsbelastung, starke Fluktuation, kontinuierlicher Fortbildungsbedarf: In Zeiten von Personalengpässen, wachsendem Produk-tivitätsdruck und einem großen Anteil nicht-deutschsprachiger Mitarbeiter stellt das Perso-nalmanagement Deutschlands Krankenhäuser vor große Herausforderungen. Auch die syste-matische Entwicklung der Führungskräfte spielt für mehr als 60 Prozent der Einrichtungen eine wichtige Rolle, so das DKI Krankenhaus Baro-meter 2012. Diese Personalarbeit können HR-Softwarelösungen und digitalisierte Personal-akten deutlich unterstützen, erläutert Dr. Josef Düllings, Hauptgeschäftsführer der St. Vincenz-Krankenhaus GmbH und Präsident des Verban-des der Krankenhausdirektoren Deutschlands (VKD) e. V. im Gespräch mit ArchivAktiv.

ArchivAktiv: Wo sehen Sie die wichtigsten Auf-gaben der Personalarbeit?

Dr. Josef Düllings: In Krankenhäusern gibt es – über die verschiedenen Berufsgruppen hinweg – einen enormen Bedarf an Maßnahmen zur Perso-nalentwicklung. So ist Weiterbildung eine wichti-ge Aufgabe hinsichtlich des ärztlichen und pflege-rischen Personals sowie im Management. Dabei steht das Fachliche im Vordergrund, Kommuni-

kation und Persönlichkeitsbildung spielen jedoch auch eine zentrale Rolle: Eine funktionierende Kommunikation zwischen den Abteilungen und innerhalb der Teams im Behandlungsprozess hilft, Abläufe zu optimieren und Risiken zu vermeiden. Vor eine besondere Herausforderung stellt uns in den Krankenhäusern, dass inzwischen 30 bis mehr als 50 Prozent der Ärzte aus dem nichtdeutsch-sprachigen Ausland stammen. Zu den Weiterbil-dungsaufgaben in der steuernden Verantwortung der Personalabteilungen zählt somit die Sicherstel-lung der Kompetenz in der deutschen Sprache wie auch in der medizinischen Fachsprache und in der Dokumentation. Auch die Befähigung zur Kom-munikation mit den Patienten muss ausgebaut werden.

In welcher Form stehen in den Personalabtei-lungen die Unterlagen zu den Mitarbeitern – als Voraussetzung für strategische Personalarbeit – zur Verfügung?

Dr. Düllings: Eine Reihe von Häusern setzt be-reits HR-Software ein, die mit strukturierten Da-ten gespeist wird. Im Aktenbereich arbeitet man jedoch üblicherweise nach wie vor mit Papier. Nehmen wir die St. Vincenz-Krankenhaus GmbH als Beispiel – unser Verbund ist ein „Durch-schnittshaus mit Schwerpunktangeboten“: Wir zählen an unseren vier Standorten jährlich etwa 40.000 stationäre Patientenfälle. Es gibt bei uns rund 2.000 Personalfälle, darunter 1.600 Vollkräf-te. Zu jedem dieser Mitarbeiter führen wir eine konventionelle Akte mit den Unterlagen, die je-weils während der Tätigkeit bei uns anfallen – von Bewerbungsschreiben und Zeugnissen bis hin zu Fort- und Weiterbildungszertifikaten sowie Ver-setzungen und Beförderungen. Die Gespräche mit Kollegen im Umfeld des Verbandes zeigen mir, dass diese Gegebenheiten vergleichbar sind.

Sehen Sie im Hinblick auf diese konventionelle Aktenhaltung Handlungsbedarf ?

Dr. Düllings: Ich kenne wenige Geschäftsfüh-rerkollegen, die in ihren Büros bereits voll digital arbeiten; in Personalabteilungen ist dies eher noch seltener der Fall. Es liegt jedoch auf der Hand, dass die Entwicklung zum einen zu strukturierten elek-tronischen Daten und zum anderen zu gescannten Unterlagen gehen muss, mit Kompatibilität zu HR-Software. Das Digitalisieren muss sich aller-dings über resultierende Prozessvorteile rechnen.

Also Schluss mit Papier und Bleistift auch in der Personalabteilung – worin sehen Sie die konkre-ten Vorteile digitalisierter Personalakten?

Dr. Düllings: Zu den klaren Vorzügen zählen die orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit, die Vermeidung von Suchaufwand und Platzeinspa-rungen. Während die strukturierten Daten in der HR-Software unternehmensstrategische Auswer-tungen zum Erfolg und zu den Kosten von Maß-nahmen ebenso ermöglichen wie das Prüfen von Fortbildungspunkte-Konten und Beförderungs-ansprüchen lassen sich Details zum jeweiligen Fall punktuell bequem in der digitalisierten Akte nachschlagen. Solange ein Vier-Augen-Prinzip gilt und die Zugriffsrechte geregelt sind, lässt sich im Übrigen auch der Datenschutz im Kontext zeit-gemäß digitalisierter Personalakten gewährleisten. MR

Download ArchivAktiv 18

Sieht klare strategische Vorteile durch Digitalisie-rung von Personalakten: Dr. Josef Düllings, Haupt-geschäftsführer der St. Vincenz-Krankenhaus GmbH und Präsident des Verbandes der Kranken-hausdirektoren Deutschlands (VKD) e. V.

> Aktuelles Fallbeispiel zum Thema:

Digitalisierte Personalakten unter-stützen strategische Personalarbeit im Katholischen Klinikum Koblenz-Montabaur GmbH – ArchivAktiv 18, Im Fokus

ConnectingHealthcare IT

Halle 2.2 ∙ Stand A-1029. – 11. April 2013

DMI Archivierung freut sich auf Ihren Besuch:

02 | ArchivAktiv 18

Bessere Verfügbarkeit, reduzierte Kosten

ARCHIVIERUNGSEXPERTE DR. JANDOK PLÄDIERT FÜR DMI ALS TECHNOLOGISCH INNOVATIVEN PARTNER

Der Anbahner für die digitale Zukunft

Er ist seit dreieinhalb Jahrzehnten im Gesund-heitswesen aktiv: Dr. Wilfried Jandok, viele Jahre hindurch an einem Universitätsklinikum verant-wortlich unter anderem für die Dokumentation und Archivierung im stationären und ambulan-ten Bereich, gründete vor 19 Jahren mit zwei Mitgesellschaftern das Beratungs- und Dienst-leistungsunternehmen KOG Berlin. Der Fokus des Unternehmens: die Einrichtung von Regis-traturen und Archiven sowie die Optimierung von Verwaltungsprozessen mit dem Schwer-punkt „Krankenhaus“. ArchivAktiv sprach mit dem Organisationsexperten, der seit einigen Jah-ren wieder eng mit DMI zusammenarbeitet.

ArchivAktiv: Bitte beschreiben Sie die Leistun-gen der KOG im Kontext der Archivierung.

Dr. Wilfried Jandok: Unser Unternehmen ana-lysiert den Dokumentationsbedarf eines Hauses, erstellt gemeinsam mit den Verantwortlichen ein Gesamtkonzept und richtet die neue Organisati-on mit ein. Dazu gehört auch die Bereitstellung aller dafür notwendigen Geräte und Organisa-tionsmittel. Diese Leistungen erbringen wir mit unserem eigenen Team und/oder mit Personal vor Ort.

Wir betreuen zurzeit rund 60 aktive Kunden, insbesondere in den neuen Bundesländern und angrenzend.

Welches Angebot hat die KOG im Bereich der Digitalisierung?

Dr. Jandok: Unsere Kompetenz liegt in der umfassenden Archivberatung, in der prak-

tischen Arbeit liegt der Schwerpunkt in der konventionellen Archivierung. Vor etwa zehn Jahren startete die Nachfrage nach der Digi-talisierung von Archiven; von 2005 an hat die KOG dann solche Projektanfragen umgesetzt. Wir erkannten, dass diese Herausforderung (insbesondere die praktische Umsetzung) mit unseren Mitteln nicht zu meistern war, da-her haben wir kompetente, bewährte externe Partner ins Boot geholt, um so unsere Kunden weiterhin vollumfänglich betreuen zu können. Wie verändern sich Ihre persönlichen Aktivi-täten?

Dr. Jandok: Im Oktober 2012 habe ich meine Verantwortung als geschäftsführender Gesell-schafter im Rahmen einer Nachfolgeregelung ab-gegeben. Als Berater bin ich auch weiterhin für die KOG tätig. Wie lautet Ihr Rat an die KOG-Kunden, die ihr Archiv digitalisieren möchten?

Dr. Jandok: Inzwischen ist klar, dass Papierarchi-ve und der Mikrofilm (zumindest im Kranken-hausbereich) langfristig nicht überleben werden.

Der Trend zur Digitalisierung und zu konsoli-dierten Archiven aus ursprünglich papierbasier-ten und auch elektronischen Patientenunterlagen beruht auf klaren Prozessvorteilen für die Kran-kenhäuser. Er wird sich daher im Markt durch-setzen. Als zertifizierten, effizienten, bewährten Dienstleister – übrigens mit der Kompetenz für das komplette Spektrum der Archivierung – sehe ich DMI im Zusammenhang mit dieser klaren Entwicklung als technologisch fortschrittlichen Partner der Wahl. Durch das Angebot der rechts- und revisionssicheren digitalen Langzeitarchivie-rung hat sich DMI als der geeignete Dienstleister im Markt profiliert.

In den letzten zwei Jahren haben wir mit DMI die digitale Archivierung bei sechs KOG-Kunden gemeinsam erfolgreich akquiriert, drei Kunden arbeiten bereits im Routinebetrieb, drei Kun-den befinden sich in der Einführungsphase. Das DRK-Krankenhaus Luckenwalde war darunter das erste Haus. Den Weg in die digitale Welt mit diesem Partner werde ich in meinem Kundenum-feld weiter positiv unterstützen. MR

Unterstützt den Weg seiner Kunden in die digitale Welt mit DMI als kompetentem Partner der Wahl: Dr. Wilfried Jandok, Experte für Krankenhaus- archivierung und Mitgründer des Beratungs- und Dienstleistungsunternehmens KOG Berlin, ist heute als Berater aktiv.

DRK-KRANKENHAUS LUCKENWALDE

Bislang hatte man im DRK-Krankenhaus Lu-ckenwalde die Akten im Haus mikroverfilmt. Den Kostenaufwand hierfür und die Situation hinsichtlich der Verfügbarkeit entsprachen nicht mehr den Ansprüchen der Entscheider und An-wender. „Durch die Digitalisierung wollten wir die zeit- sowie ortsunabhängige Zugriffsmög-lichkeit auf die Patienteninformationen, auch an Wochenenden, sicherstellen“, erinnert sich Birgit Spielhagen. Von Dr. Wilfried Jandok, KOG Ber-lin, kam die Empfehlung, das Angebot von DMI zu bewerten. Die Entscheidung fiel dann insbe-sondere aufgrund des guten Preis-Leistungs-Ver-hältnisses für diesen Anbieter.

Nach Ende der Testphase, berichtet die Leite-rin Patientenmanagement/QM, digitalisiert der Dienstleister seit Oktober 2012 die Papierunter-lagen zu rund 11.000 stationären Patienten jähr-lich, beginnend mit dem Behandlungsjahr 2012.

DER ABLAUF

Nach Entlassung geht die Patientenakte ins Me-dizincontrolling zur Kodierung. Parallel zu der Erstellung der Rechnung wird sie dann an die internen Archivmitarbeiter geschickt, aufberei-tet und daraufhin per Versandbox an das DMI Servicezentrum Leisnig versandt. „Derzeit läuft noch das Finetuning bei der Doku-menttyp-Erkennung und bei den Parametern für Bilder aus Ultraschall und Endoskopie sowie für Dekubitus-Fotos“, beschreibt Birgit Spielhagen den Stand im Februar 2013. Die bestehenden Daten aus dem bislang genutzten Archivverwal-tungsprogramm der KOG werden demnächst in das DMI AVP übernommen.

Nach der Digitalisierung werden die Patienten-unterlagen aus Leisnig sicher nach Luckenwalde überspielt. Im Krankenhaus lassen sich diese Ar-

chivdaten aus der Oberfläche des führenden Sys-tems heraus aufrufen.

ZIELERREICHUNG GESICHERT„Geplant ist, die digitalisierten Akten auch zur Bearbeitung von MDK-Prüfanzeigen zu nutzen, der bislang aufwendige Prozess wird durch die Verfügbarkeit der Patientenunterlagen in digita-ler Form deutlich erleichtert und beschleunigt“, so Birgit Spielhagen perspektivisch. Auch die

Akteneinsicht durch Patienten, nach Maßgabe des behandelnden Arztes, wird durch die Di-gitalisierung vereinfacht. „Wir werden mit der zuverlässigen DMI Dienstleistung unsere Ziele erreichen“, unterstreicht die Managerin.

WICHTIGE ROLLE BEI DER ZERTIFIZIERUNGDer Brandenburger Regelversorger ist zum drit-ten Mal KTQ-zertifiziert. „Im Zusammenhang mit der Zertifizierung werden auch hohe An-

forderungen im Archivbereich gestellt“, erläu-tert die Qualitätsmanagerin: „Die Verfügbarkeit muss verbessert werden – so die Vorgaben. Die Dokumentation zählt insgesamt, durch die mit ihr verbundenen Kosten und Risiken, zu den wichtigsten qualitätsrelevanten Prozessen. Die Zusammenarbeit mit DMI wird uns mittelfristig dabei unterstützen, auf diesem Gebiet maßgeb-liche Optimierungspotenziale zu erschließen.“ Geplant ist in Luckenwalde, die gesamte Doku-mentenlandschaft inklusive der Formulare und Abläufe zu straffen und zu vereinheitlichen.

ÜBER DAS DRK- KRANKENHAUS LUCKENWALDE

Dieses Krankenhaus der Regelversorgung gehört, wie auch drei weitere Häuser, zur DRK gemein-nützige Krankenhausgesellschaft Thüringen Brandenburg mbH. Über 450 Mitarbeiter sind hier in neun Fachabteilungen tätig, verteilt auf zehn Stationen. Insgesamt stehen 236 Planbetten zur Verfügung. MR

„Die Zusammenarbeit mit DMI wird uns mittelfristig dabei unterstüt-zen, auf dem Gebiet der Dokumen-tation und Archivierung maßgeb-liche Optimierungspotenziale zu erschließen“:

Birgit Spielhagen, Informatik-Betriebswirtin (VWA), Leiterin

Patientenmanagement/QM, DRK-Krankenhaus Luckenwalde

03 | ArchivAktiv 18

Digitalisierung tritt an die Stelle dezentraler Archivstrukturen

ST. MARIEN-HOSPITAL DÜREN BESCHLEUNIGT WORKFLOWS

Der „Ticker“ stellt Projekte der Digitalisierung von Pati-entenakten zusammen, die in den letzten sechs Mona-ten umgesetzt wurden bzw. angelaufen sind. Der Erfolg dieser Projekte wird grundsätzlich von DMI verantwortet. Jedes Projekt basiert auf einem IT-gestützten Daten- und Prozessmanagement mit den erforderlichen Schnittstel-len zu den archivrelevanten Systembausteinen des jewei-ligen KIS.

Der Trend im Krankenhaussektor geht klar in die Richtung der Umstellung auf digitale Langzeitarchivierung. Jede fünfte stationäre Patientenakte in Deutschland ist inzwi-schen mit DMI revisionssicher digital langzeitarchiviert. Den Krankenhäusern eröffnet die Digitalisierung wertvol-le neue Möglichkeiten, um medizinische und administrati-ve Prozesse zu verbessern.

+++ Das Evangelische Krankenhaus Johannisstift in Münster führt IT-gestützte Aktenverwaltung ein und digitalisiert ab dem Behandlungsjahr 2013 +++ Die Klinik St. Hedwig in Regensburg digitalisiert Ambulanzak-ten in der Servicestelle eines Krankenhauses +++ Das DRK Krankenhaus Chemnitz-Rabenstein führt Online-Anforderung der bei DMI zentral ver-walteten konventionellen Akten ein +++ Klinikum Arnsberg gGmbH ver-einheitlicht die Dokumentenverarbeitung der Kliniken in Hüsten und im St. Johannes-Hospital Neheim, bindet das Marienhospital in die Digitali-sierung von Patientenakten ein +++ Das Evangelische Krankenhaus Hamm archiviert Ambulanzakten in archiv24 SaaS (Software as a Service) +++ Das Siloah St. Trudpert Klinikum Pforzheim digitalisiert Patientenakten ab dem Behandlungsjahr 2013 +++ Das Universitätsklinikum Bonn digitali-siert Patientenakten ebenfalls ab dem Behandlungsjahr 2013 +++ Klinikum Nürnberg – Kliniken Nord und Süd digitalisieren 45 Millionen Dokumente in den nächsten fünf Jahren in krankenhausinterner Servicestelle +++ Das Evangelische Krankenhaus Lippstadt stellt auf hundertprozentige Digitali-sierung und revisionssichere Langzeitarchivierung um +++ Für SANA HAN-SE-Klinikum Wismar GmbH übernimmt DMI das komplette Altarchiv und digitalisiert seit dem Behandlungsjahr 2012 +++ Das Evangelische Lukas-Krankenhaus Gronau führt EDV-gestützte Aktenverwaltung (AVP) ein und digitalisiert ab dem Behandlungsjahr 2013 +++ Caritas Trägergesellschaft West gGmbH, Linnich, stellt auf hundertprozentige Digitalisierung und re-visionssichere Langzeitarchivierung ab dem Behandlungsjahr 2013 um +++ Marien-Hospital Witten steigt von der En-bloc-Verarbeitung früherer Be-handlungsjahre auf die Verarbeitung aktueller Jahrgänge mit Versandbo-xen-Logistik um +++ Die Kliniken Westmünsterland starten im St. Agnes-Hospital Bocholt mit EDV-gestützter Aktenverwaltung und digitalisieren die Patientenakten ab dem Behandlungsjahr 2013 +++

TICKER „GOING DIGITAL“IT-GESTÜTZTE ARCHIVIERUNG LÖST PAPIER-PATIENTENAKTE AB

Die Archivierungssituation im St. Marien-Hos-pital Düren war bis 2011 komplex: Jeder Fach-bereich führte vor Ort ein eigenes Archiv für am-bulante und stationäre Fälle im laufenden Jahr. Die Aktenstrukturierung war unterschiedlich, beispielsweise nach Geburts- oder Aufnahme- datum, und mitunter lagen zu einem Fall Akten in mehreren Abteilungen wie etwa Chirurgie, Innere Medizin, Gynäkologie und Geburtshil-fe sowie Geriatrie vor. Klare Abläufe sicherten die Zusammenführung relevanter Daten für die Abrechnung. Für die zurückliegenden zwei Jahre wurden die Akten in einem Archivraum aufbe-wahrt. Unterlagen aus davor liegenden Behand-lungsjahren lagerte man aus.

Mit der Einführung eines neuen Krankenhaus-informationssystems, mit dem auch eine digitale Patientenakte in weiter Zukunft entstehen kann, entschied sich die Krankenhausleitung für eine Neuorganisation des Archivs und für die Digita-lisierung sowie für die digitale Langzeitarchivie-rung.Das St. Marien-Hospital Düren gehört zur Ca-ritas Trägergesellschaft West. Gute Erfahrungen in einem Schwesterkrankenhaus trugen dazu bei, dass – nach einer Analyse des Marktes – die Wahl auf DMI fiel. Seit 1. Januar 2012 digitalisiert der Anbieter die stationären Akten des Hauses.

BESCHLEUNIGTE KLINISCHE UND ADMI-NISTRATIVE ABLÄUFE

In den Sekretariaten gibt es jetzt einen EDV- gestützten Akten-Registratur-Arbeitsplatz, an dem – nach Entlassung, Ergänzung durch Nach-läufer und Kodierung des Behandlungsfalls – die Akten zum Versand an das DMI Servicezentrum in Leisnig vorbereitet und verbucht werden. Im

gleichen System ist auch die Online-Nachverfol-gung des Weges jeder Akte möglich. Das bringt Sicherheit in die Abläufe. „So ist man heute bei-spielsweise in den Sekretariaten der Chirurgie und der Unfallchirurgie begeistert von der Lösung mit DMI. Niemand wünscht sich die vorherige Situa-tion zurück, das zeitaufwendige Suchen von Ak-ten entfällt, ebenso das Kopieren von Akten etwa für MDK-Anfragen“, so Sascha Katharina Künzel, Leiterin Qualitätsmanagement, sowie Doris Eßer und Bettina Cardung, Chefsekretärinnen der Chi-rurgie bzw. Unfallchirurgie. Auch in den anderen Abteilungen verlief die Anpassung von Arbeitsab-läufen nach den üblichen Schulungen reibungslos.

Eine wichtige Rolle spielt das Register, das im Detail zum Projektbeginn definiert wurde und Suchvorgänge in den digitalisierten Daten verein-facht. Die Papierakten werden nach einer internen Überprüfung auf Vollständigkeit künftig nach drei Monaten vernichtet – mit Ausnahme der Inneren Medizin, deren Papierunterlagen ein halbes Jahr lang aufbewahrt werden.

Ärzte, Pflegepersonal und administrative Berei-che stellen sich auf das Arbeiten mit digitalen Unterlagen um; der Zugriff auf Archivdaten er-folgt heutzutage bequem mit einem Klick aus dem führenden System heraus. Vorteile ergeben sich hier insbesondere bei onkologischen und chronischen Fällen. Aber auch in der Verwaltung freut man sich über deutlich erleichterte Abläufe: Bei MDK-Prüfanfragen erfolgt jetzt der Zugriff auf die digitalisierten Daten, die ausgedruckt oder, bei Vor-Ort-Terminen, am Bildschirm be-trachtet werden.

HOHE QUALITÄT AUCH BEI VORLAGEN AUS DER BILDGEBUNG

„Wir sind ein Grund- und Regelversorger mit 381 Planbetten und jährlich circa 15.000 statio-nären Fällen“, fasst Sascha Katharina Künzel zu-sammen. „Darunter fallen etwa 1.200 Geburten, von denen über 30 Prozent Risikogeburten sind. Hieraus ergibt sich eine Vielzahl an Ultraschall-bildern und CTGs.“ Die Testakten hatten für die-se Vorlagen eine gute Qualität gezeigt „und im Routinebetrieb erweist sich, dass die Darstellung der Bilder von gleichbleibend hoher Qualität ist, mitunter besser als beim Original“.

DIE NATIV ELEKTRO- NISCHE PATIENTENAKTE – EINE LANGFRISTIGE PERSPEKTIVEDie Qualitätsbeauftragte erwartet, dass originär elektronische Patienteninformationen sich weiter durchsetzen werden, „allerdings bremsen die Ar-beitsgewohnheiten diese Entwicklung – hier wer-den noch einige Jahre ins Land gehen“. Aus Sicht des Qualitätsmanagements besteht jedoch kein

Zweifel daran, dass einer verschlankten Doku-mentation mit einem hohen nativ digitalen Anteil die Zukunft gehört. Dazu bedarf es der Analyse der zugrunde liegenden Arbeitsabläufe und der Dokumentenlandschaft. „So planen wir zurzeit elektronische Leistungsanforderungen und da-mit verbunden auch die direkte Dokumentation. Somit reduziert sich das Ausdrucken von Formu-laren. Patientenbezogene Informationen stehen unmittelbar nach der Diagnostik zur Verfügung. Die Mehrfacherfassung von Informationen soll künftig vermieden, unnötiger Aufwand eliminiert werden – bereits an der Quelle. MR

Sascha Katharina Künzel war 17 Jahre lang stellvertretende Pflegedirektorin im St. Marien Hospital Düren, zeitweise mit parallelen Aufga-ben im QM. Seit Mai 2012 leitet sie den Bereich Qualitätsmanagement und verantwortet die Umsetzung der Zertifizierung proCumCert (pCC) unter Berücksichtigung der besonderen konfes-sionellen Kriterien des ISO 9001-Hauses.

„Das zeitaufwen-dige Suchen von Akten entfällt“: Bettina Cardung, Chefsekretärin der Unfallchirurgie

Begeistert von der Lösung mit DMI: Doris Eßer, Chefsekretärin der Chirurgie

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Impressum

Herausgeber:DMI GmbH & Co. KG Otto-Hahn-Straße 11-13 48161 Münster Tel.: 02534 800-50 Fax: 02534 800-520 info@dmi.de www.dmi.de

Auflage: 11.700 Stück

Redaktion:Michael Reiter M.A. (verantwortlich; „MR“)

Koordination:Rufina WienersPetra Burghardt

Redaktionsschluss: 28. Februar 2013

Fotos:S. 1 li. Verband der Kranken-hausdirektoren Deutsch-lands (VKD) e. V.; re. DMI; S. 2 oben DRK-Krankenhaus Luckenwalde; u. KOG Berlin; S. 3 St. Marien Hospital Düren; S. 4 1. v. oben Marian Chodura, DMI; 2. v. oben: Leipziger Messe; 3. v. oben und unten: MR; Im Fokus/ Vorderseite sowie Rückseite oben: J. Heider, H.-J. Dott, F. Pfeifer: MR; A. Ruppel und Außenansicht: Kath. Klinikum Koblenz-Monta-baur; unten: perbit

Gestaltung/Satz:TRYXZ Designwww.tryxz.de

Druck:Wentker Druck www.wentker-druck.de

DMI vor Ort 2013

LEIPZIG 15. – 16.5.

med.Logisticawww.medlogistica.de

DORTMUND 15. – 16.5.

Krankenhaus-IT-Leiterinnen/Leiter-Frühjahrstagungwww.kh-it.de

MÜNCHEN 18. – 19.9.

Krankenhaus-IT-Leiterinnen/Leiter-Herbsttagungwww.kh-it.de

FRANKFURT 19. – 20.9.

DGfM-Herbstsymposium www.medizincontroller.de

DÜSSELDORF 20. – 23.11.

MEDICAwww.medica.de

Details zu diesen Events und zum DMI Information Break-fast erfahren Sie auf unserer Website unter:

www.dmi.de > Aktuelles > Veranstaltungen

Partnerschaft für Erfolg

Rund 50 gemeinsam gewonnene Krankenhaus-kunden sind ein stolzes Ergebnis der Partner-schaft von Siemens und DMI. Was vor sechs Jah-ren mit vorsichtigem Optimismus gestartet war, hat sich zu einer fachlich und emotional gefestig-ten Zusammenarbeit entwickelt. Rund 40 markt-verantwortliche Mitarbeiter von Siemens HS IT und DMI legten mit dem vierten Partnertreffen Ende 2012 den Grundstein zum Fortschreiben der Erfolgsgeschichte: Mit Expertenvorträgen und Workshops förderte die Veranstaltung den intensiven Austausch zu aktuellen Markt- und Technologietrends und ermöglichte so die wei-tere Verbesserung des Angebots gegenüber be-stehenden und neuen Kunden. Auch in diesem Jahr wird ein Partnertreffen die enge Zusammen-arbeit weiter festigen. MR

SIEMENS-DMI PARTNERTREFFEN 2012: AUSTAUSCH VON ERFAHRUNG UND WISSEN ZUM VORTEIL DER KUNDEN

Durch den Austausch von Know-how das gemeinsame Lösungsangebot für die Krankenhäuser weiter verbessern: Teilnehmer am Siemens-DMI Partnertreffen 2012

> Ihre Meinung ist uns wichtig

Wir möchten unser Informationsange-bot gerne noch besser auf Ihre Bedürf-nisse anpassen und um Ihre Meinung bitten. Hier finden Sie unsere Fragen – wir danken Ihnen recht herzlich für Ihre Unterstützung.

Sie können die Fra-gen auch mit Ihrem Browser aufrufen:

http://www.dmi.de/FragebogenAA18

Gemeinsame Managementverantwortung zur Gesundheitsversorgung

Entscheiderevent 2013: Auf dem Weg zum papierarmen Krankenhaus

> 15.5. – 16.5. DMI auf der med.Logistica Congress Center Leipzig

Alle zwei Jahre bietet die med.Logistica den Anbie-tern logistischer Dienstleistungen eine Plattform zum Informationsaustausch mit Krankenhausent-scheidern. Der Kongress mit begleitender Fach-ausstellung findet in Leipzig statt. Im Mittelpunkt der Impulsreferate, Podiumsdiskussionen und Seminare steht in diesem Jahr die Optimierung von Prozessen. Die Ausstellung zeigt Produkte, Dienstleistungen und Lösungen der Logistik – von der Beschaffung über innerbetriebliche Personen-, Material- und Informationsflüsse bis hin zur Ent-sorgung.DMI ist auf der med.Logistica mit einem Vortrag und einem Stand vertreten. Die herausragenden

Prozessvorteile digitaler Patientenakten bilden den Schwerpunkt der Präsentationen. Gern reservieren wir für Sie einen Besuchstermin an unserem Stand. http://www.medlogistica.de

Wir laden Sie ein, sich über die elektronische Anmeldefunktion einen Platz im Workshop zu re-servieren und/oder einen Besuchstermin an unse-rem Stand zu vereinbaren. Gern reservieren wir für Sie einen Eintrittsgut-schein. MR

Terminvereinbarung mit DMI auf der med.Logistica(Foto: Leipziger Messe)

Die Entscheiderfabrik führt IT-Leiter und Ge-schäftsführer aus Krankenhäusern in Projekten zu-sammen. Damit erreicht die Brancheninitiative in den beteiligten Häusern ihr Ziel, unternehmerische Strategien der Krankenhausführung durch nutzen-orientierte IT zu unterstützen. Auf dem Entschei-derevent 2013 trafen sich im Februar rund 230 Ak-teure zur Diskussion der eingereichten IT-Themen.Auch Werner Koch, Vorsitzender der Geschäfts-führung im Marienkrankenhaus Hamburg, und Stefan Müller-Mielitz, DMI Geschäftsfeldentwick-lung, präsentierten ihr Projekt im Düsseldorfer Industrieclub. Der Krankenhausdirektor erläuterte die zentralen Vorteile digitalisierter Akten: Einspa-rungen bei Raum und Logistik; freie Verfügbarkeit

der Informationen; die Möglichkeit der weiteren Verarbeitung und Aufbereitung sowie der internen und externen Weitergabe. Damit werden die pfle-gerischen und administrativen Prozesse unterstützt. Das Ziel, so Werner Koch, sollte lauten, sämtliche relevanten Informationen bereits während des Falls digital vorzuhalten. Die revisionssichere digita-le Langzeitarchivierung sämtlicher analogen und elektronischen Patienteninformationen schaffe die lückenlose Verfügbarkeit für die geforderten Aufbe-wahrungsfristen.Mit seinen innovativen Dienstleistungen und zer-tifizierten Prozessen unterstützt DMI das Marien-krankenhaus auf seinem Weg in eine papierarme Zukunft. MR

Digitale Patientenakte als Dienst: Werner Koch, Vorsitzender der Geschäftsführung Marien-krankenhaus Hamburg (re.), und Stefan Müller-Mielitz, Geschäftsfeldentwicklung DMI, bei der Präsentation auf dem Entscheiderevent 2013.

PATIENTENAKTEN HABEN EINE WICHTIGE ROLLE IM WANDEL

Rhein-Main Zukunftskongress 2013: Über 500 Vertreter aus Krankenhäusern, Kostenträger-schaft, Politik, Beratung und Industrie diskutier-ten Ende Februar die gegenwärtigen Trends und die absehbaren Veränderungen in der Gesund-heitswirtschaft. „Die Gesundheitsversorgung befindet sich im Wandel und die Management-verantwortung muss diesen Wandel mittragen“,

erläuterte Kongresspräsident Prof. Dr. Andreas J. W. Goldschmidt von der Uni Trier das Thema der Veranstaltung. „Prozessunterstützung ist not-wendig, um den Paradigmenwechsel zu ermögli-

chen, der ganz klar von ‚stationär‘ zu ‚ambulant‘ geht. Gesundheitssysteme in den Niederlanden und in Dänemark sind hier beispielgebend. Dieser vom Gesetzgeber gewünschte „Trend zur verstärk-ten ambulanten Behandlung“, unterstrich der Ex-perte weiter, „bedeutet, dass auch Patientenunter-lagen dieser Tendenz folgend mit verlagert werden müssen. Die Zukunft erfordert vollständige, kon-solidierte Archive aus originär papierbasierten wie auch elektronischen Daten, die dem ambulanten Bereich je nach Übernahme der ärztlichen Versor-gungsverantwortung uneingeschränkt zugreifbar gemacht werden müssen.“ MR

DIGITALE PATIENTENAKTE ALS DIENST BRINGT WICHTIGE MEHRWERTE

„Konsolidierte Patienten-akten müssen dem ambu-lanten Bereich verfügbar gemacht werden“: Prof. Dr. Andreas J. W. Goldschmidt, Präsident des Rhein-Main Zukunfts-kongresses in Offenbach

Das Katholische Klinikum Koblenz-Monta-baur GmbH ist aus zwei Zusammenschlüssen hervorgegangen. Heute zählt der Leistungs-erbringer drei Betriebsstätten: den Marien-hof und das Brüderhaus im Ballungszentrum Koblenz und das Brüderkrankenhaus in der Westerwald-Kreisstadt Montabaur. Im Jahr 2010 setzte sich der Verbund das Ziel, infor-mationsbezogene Prozesse zu verbessern und einen Teil der Archivräume umzuwidmen. Der Auswahlprozess für die Digitalisierung von Papier-Patientenakten begann.„Im Rahmen unserer Marktanalyse präsentierten

bei uns mehrere Anbieter Archivdienstleistungen“, erinnert sich der Projektverantwortliche Franz Pfeifer, Leiter Medizin-Controlling und Archiv. „Wir waren uns bewusst, dass für die Verarbeitung unserer hochsensiblen Patientenunterlagen nur ein bewährter, kompetenter und zertifizierter Dienst-leister infrage kam“, fügt Archivleiter Hans-Joa-chim Dott hinzu. „DMI war uns schon lange Zeit aus dem Markt bekannt. Zu dem Zeitpunkt war die Entscheidungsreife für die Einführung der Di-gitalisierung erreicht.“ DMI erhielt den Zuschlag.

Man startete mit der Digitalisierung 2010 am Standort Montabaur, wo weniger Akten anfal-len. Im September 2011 begann das Projekt in den beiden Koblenzer Häusern. Parallel wur-den konventionelle Altbestände in ein neues Zentralarchiv am Koblenzer Marienhof über-führt. „Die Röntgentaschen verlegten wir im Original in das DMI Servicezentrum Leisnig, von wo aus sie ,on demand‘ digitalisiert und, mit einem DICOM-Header versehen, in das anfragende Krankenhaus überspielt werden“, beschreibt Franz Pfeifer. Ein zeitlich befristetes Präsenzarchiv hält man in Montabaur vor.

DIE LÖSUNG

Das Projekt umfasste die Einrichtung einer Archivorganisation mit Schnittstellen durch das Online-Archivverwaltungsprogramm DMI AVP sowie mit Systemschulungen von DMI. Als fortlaufende Dienstleistung erhält das DMI Servicezentrum Versandboxen mit Pa-tientenakten, die mit Barcodes zur Identifi-zierung versehen sind, zur Digitalisierung mit

Dokumenttyp-Zuordnung. Die digitalen Ak-ten werden über eine sichere Datenleitung an das Klinikum überspielt und bei DMI revisi-onssicher langzeitarchiviert. Die Papierunterlagen werden nach einer ver-einbarten Frist vernichtet. Der jährliche Um-fang dieser Dienstleistung beträgt circa 25.000 bis 27.000 Akten stationärer Patienten. „Die Qualität der digitalisierten Akten ist sehr gut. Selten wird eine Akte angefordert, die sich noch auf dem Weg zur Digitalisierung befindet, etwa ein Beatmungsprotokoll. Als Expressakte lau-fen auch diese Sonderfälle wunschgemäß“, sagt Hans-Joachim Dott.

Nach der Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur im Verbund hat heute jede Betriebsstätte im Rahmen des Berechtigungskonzepts Zugriff auf das Online-Archivverwaltungsprogramm sowie, über ein Mo-dul aus dem KIS heraus, auf die digitalisierten Akten.

„Die Einführung lief mit einer bemerkenswerten Ruhe und Prozesssicherheit. Auch der laufende Betrieb dieses umfangreichen Projekts funktio-niert sehr gut. Unsere Anwender in den Bereichen Medizin, Pflege und Verwaltung haben sich ohne Schwierigkeiten an die neuen Abläufe gewöhnt und sind sehr zufrieden“, beschreibt Franz Pfeifer die Ak-zeptanz. Fortsetzung auf der Rückseite

Das besondere Fallbeispiel: Katholisches Klinikum Koblenz-Montabaur

Schlankere Abläufe durch Aktendigitalisierung: Neben der Patientenbehandlung jetzt auch bei der Personalarbeit

ArchivAktiv 18 | IM FOKUS

Die Digitalisierung von Personalakten ist „eine prima Sache, weil sich unsere Arbeitsabläufe erleichtern und auch keine Unterlagen mehr verloren gehen können. Ein Akten-Aufruf-Button in der Bedienober-fläche des HR-Systems perbit ermöglicht den direkten Zugriff auf die Unterlagen“:

Julia Heider-Zakrzewski, Referentin Personalmanagement

„Nach dem Erfolg der Patienten- akten-Digitalisierung empfanden wir auch Papierakten im Personal-bereich aufgrund ihrer aufwendi-gen Handhabung als nicht mehr zeitgemäß. Gerade Fusionsprozes-se benötigen situative Informati-onen und schnelle Aktenzugriffe. Daher haben wir das System auch im Personalbereich eingesetzt“:

Alfred Ruppel, kaufmännischer Direktor,

Katholisches Klinikum Koblenz-Montabaur GmbH

POTENZIAL FÜR WEITERE ENTWICKLUNGPerspektiven für mögliche künftige Projekte des Katholischen Klinikums Koblenz-Montabaur umfassen unter anderem die Digitalisierung von Akten zu ambulanten Patienten, die derzeit in den einzelnen Abteilungen gepflegt und abgelegt werden. Steht auch eine Umstellung auf originär elektronische Akten im Raum? „Der Weg zu einer vollumfänglichen elektronischen Patientenakte, die den Anforderungen aller Abteilungen gerecht wird, ist noch weit“, so Hans-Joachim Dott.

DIGITALISIERUNG AUCH FÜR DAS PERSONAL-MANAGEMENT

„Die Digitalisierung der Patientenakte war so-mit erfolgreich eingeführt und brachte durch die Integration mit dem führenden System die gewünschten Workflow-Vorteile“, fasst Alfred Ruppel zusammen. „Klare Vorteile bringt das digitalisierte Archiv beispielsweise bei der Be-arbeitung von MDK-Prüfanfragen“, so der kauf-männische Direktor weiter. „Inzwischen hatten wir im Verbund eine Softwarelösung für das Per-sonalmanagement angeschafft. Nach dem Erfolg der Patientenakten-Digitalisierung empfanden wir auch Papierakten im Personalbereich auf-grund ihrer aufwendigen Handhabung als nicht mehr zeitgemäß. perbit und DMI zeigten, dass eine Schnittstelle zwischen der HR-Software und dem digitalisierten Archiv funktioniert, und wir beauftragten die Digitalisierung der Perso-nalakten durch DMI.“

DIE UMSETZUNG

Zur Strukturierung der Personalakten entwi-ckelte DMI gemeinsam mit dem Klinikum ein neues Register mit Oberpunkten wie Bewer-bungsunterlagen, Vertragsunterlagen, Qualifi-kation, Persönliches/Familie, Bescheinigungen, Krankenversicherung, Sozialversicherung/Ärz-teversorgung. Danach gingen die mehr als 1.900 Personalakten ins DMI Servicezentrum Leisnig zur Digitalisierung und Sicherungsverwahrung. Aktuell anfallende Unterlagen werden, ähnlich wie die Patientenakten, mit Barcodes verse-hen und zur Digitalisierung nach Leisnig ge-schickt. Das Projekt wurde 2011 abgeschlossen. „Eine prima Sache, weil sich unsere Arbeitsab-läufe erleichtern und auch keine Unterlagen mehr verloren gehen können“, freut sich Julia Heider-Zakrzewski.

AUF DER SICHEREN SEITEDatenschutz und Datensicherheit, maßgebliche Aspekte bei sensiblen Daten wie Patienten- und auch Personalunterlagen, sind durch die zertifi-zierten DMI Verfahren gewährleistet – auch auf Anwenderseite, etwa durch Einschränkungen der Vervielfältigung.

EINSATZ IM ALLTAG

Ein Akten-Aufruf-Button in der Bedienober-fläche des HR-Systems ermöglicht den direkten Zugriff auf die Unterlagen. „So stehen neben den strukturierten Daten innerhalb von perbit die ge-samten Informationen zum jeweiligen Mitarbei-ter zur Verfügung, auf die wir ‚manuell‘ zugrei- fen – viel rascher und bequemer als auf Papier“, fügt die Referentin Personalmanagement hinzu. „Die Arbeit mit dem digitalisierten Archiv ist deut-

lich ergonomischer als der Umgang mit – häufig umfangreichen, in sich ungeordneten – Papier- akten in abgesperrten Schränken: Mitarbeiter unserer Personalabteilung können auf digitali-sierte Unterlagen rascher und bequemer sowie zeitgleich zugreifen.“

So bringen Qualifikationsspiegel jetzt zwar immer noch manuelle Arbeit mit sich, das Ein-pflegen aus den digitalisierten Daten in die HR-Software fällt jedoch viel leichter als das Arbeiten mit Papierunterlagen. Mit den übertragenen In-formationen lassen sich dann Abfragen durch-führen wie etwa zu Weiterbildungsmaßnahmen und zur Röntgenerlaubnis. Auch die Klärung der Altersvorsorge zählt zu den zahlreichen Aufga-ben, die sich digital gestützt in optimaler Weise durchführen lassen, sagt die Referentin Personal-management – immer mit der Möglichkeit des raschen Blicks ins digitale Archiv. MR

Software bietet heutzutage Mitarbeitern in Per-sonalabteilungen Unterstützung bei einer Viel-zahl von Abläufen. Im Gespräch mit ArchivAktiv fasst Hendrik Kellermeyer, Geschäftsführer des HR-Software-Anbieters perbit, die Vorteile zu-sammen und erläutert, wie die Integration digita-lisierter Personalakten das Personalmanagement zusätzlich erleichtert.

ArchivAktiv: Wo sehen Sie die aktuellen – strategischen wie auch operativen – Heraus-forderungen der Personalabteilungen in den Krankenhäusern?

Hendrik Kellermeyer: Der Kostendruck und der demografische Wandel sind die Herausfor-derungen der Zeit. Hierunter leiden das Gesund-heitswesen und damit auch die Krankenhäuser sehr stark. Die Personalabteilungen haben hier einen Drahtseilakt zu erbringen – sie müssen sich als attraktiver Arbeitgeber und kostenbewusster Partner der Geschäftsleitung präsentieren. Das ist heute ohne moderne Unterstützung durch HR-Systeme nicht mehr möglich.

Wie leisten Ihre Softwarelösungen Unterstüt-zung?

Kellermeyer: Unser aktuelles HR-System perbit.insight bindet neue Benutzergruppen intelligent in den Personalprozess ein, sodass die Personalabteilung von abgestimmten Routi-neaufgaben entlastet wird. Sie gewinnt dadurch Zeit, um sich den aktuellen Herausforderungen zu stellen. Eine integrierte Prozessengine ermög-licht es, Personalprozesse frei zu definieren. Die zuständigen Bearbeiter oder Genehmiger wer-den per Mail an ihre Aufgabe erinnert. Sollte es zu lange dauern, dann weiß der Prozess, wer diese Aufgabe übernehmen kann.

Wie verändern sich dadurch die Abläufe?

Kellermeyer: Nehmen wir einen Genehmi-gungsprozess für ein Seminar. Musste bisher die Personalabteilung darauf achten, um was für eine Weiterbildung es sich handelt und wer ggf. Zuschüsse dafür erhält, wer genehmigen und wer informiert werden muss, übernimmt jetzt

perbit.insight diese vorher eingestellten Ent-scheidungswege. Personalarbeit findet jetzt nicht mehr nur in der Personalabteilung statt, sondern wird intelligent von der Personalabteilung ge-steuert und verteilt.

Wo sehen Sie die Nutzenvorteile der Digitali-sierung von Papierakten? Wie lassen sich diese Unterlagen in Ihr System einbinden oder aus Ihrem System abrufen?

Kellermeyer: Die Personalakte ist und bleibt ein zentraler Baustein im Personalwesen. Ihre recht-liche Relevanz im Streitfall, aber auch ihr ein-maliges Vorhandensein machen den modernen Personalprozessen Probleme, solange sie noch in Papierform vorliegt. In digitaler Form kann sie dezentral eingesehen werden und hilft gerade großen und dezentralen Krankenhäusern bei der Administration der Akte.

Mit DMI können wir dasselbe System und die-selbe Dienstleistung nutzen, wie sie auch für Pa-tientenakten Verwendung finden. Damit können

Krankenhäuser auf ein bewährtes System zurück-greifen und ersparen sich Kosten bei einer späte-ren Nutzung des Systems für Personalakten. MR

DIGITALISIERTE PERSONALAKTEN ERGÄNZEN DIE PROZESSVORTEILE VON HR-SOFTWARE-SYSTEMEN

Die optimale Kombination

02 | ArchivAktiv 18 | Im Fokus

Hendrik Kellermeyer, Geschäftsführer, perbit Software GmbH

Fortsetzung – Das besondere Fallbeispiel: Katholisches Klinikum Koblenz-Montabaur

„Für die Verarbeitung unserer hochsensiblen Patientenunterlagen kommt nur ein bewährter, kompetenter und zertifizier-ter Dienstleister infrage“:Hans-Joachim Dott, Leiter des Archivs

„Die Einführung lief mit einer bemerkenswerten Ruhe und Prozesssicherheit. Auch der laufende Betrieb dieses umfangreichen Projekts funktioniert sehr gut“:

Franz Pfeifer, Leiter Medizin-Controlling und Archiv sowie

Projektleiter der Digitalisierung von Patientenakten

V.i.S.d.P.: Beilage zu ArchivAktiv 18, DMI GmbH & Co. KG, www.dmi.de, Michael Reiter (MR)