Auswahl und Pflege des Bibliothekssystems in einer Spezialbibliothek

Beispiel: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY

Dr. Martin Köhler

12. Jahrestreffen der WGL Bibliotheken

Dortmund, 29. September 2011

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Helmholtz-Gemeinschaft

Grundlagenforschung in strategischen Programmen

Beiträge zur Lösung drängender Probleme von Gesellschaft,

Wissenschaft und Wirtschaft

Bau und Betrieb von Forschungsinfrastrukturen für die nationale und

internationale Forschergemeinde

Erkenntnisse zum Nutzen von Gesellschaft und Wirtschaft umsetzen

17 Zentren mit 30.900 Mitarbeitern/innen und 3,3 Mrd € Budget

Helmholtz-Zentrum

Zweigstelle

Helmholtz-Geschäftsstelle

Helmholtz-Institut

Hermann von Helmholtz (1821 – 1894)

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DESY

Ein weltweit führendes Beschleunigerzentrum

Forschungsspektrum:

> Entwicklung, Bau und Betrieb von Beschleunigern, Forschung mit

Photonen sowie Teilchen- und Astroteilchenphysik

> Standorte in Hamburg und Zeuthen (Brandenburg) mit 192 Mio€ Etat

> Etwa 2000 Mitarbeiter/innen

davon etwa 650 Wissenschaftler/innen

> Jährlich über 3000 Gastforscher/innen aus über 40 Nationen

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DESY Bibliothek und Dokumentation

Die DESY Bibliothek und Dokumentation …

> … sammelt und beschafft von DESY Mitarbeitern benötigte Fachliteratur

> … bearbeitet Literatur zur Hochenergie- physik dokumentarisch und stellt Ergebnisse in der SPIRES-HEP Datenbank öffentlich zur Verfügung

> … ist zuständig für Berichts- und Veröffentlichungswesen bei DESY

> … ist Ausbildungsstelle für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste

> … ist kooperatives Mitglied in der Arbeitsgemeinschaft der Spezialbibliotheken, im HGF AK Bibliotheks- und Informationsmanagement, der DFG und der Gesellschaft für Informatik

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Zahlen und Fakten

Mitarbeiter: 15 (5 Teilzeit)

Bibliothek:

Aktive Leser: ca. 1300

Ausleihen: ca. 4500

Fernleihe: ca. 270 gebend

ca. 390 nehmend

Volltexte lokal: ca. 148.000

Verbrauch: ca.600 Medien direkt and die Gruppen

Dokumentation (HEP Datenbank)

Klassifiziert und Indexiert: ca. 15.000 Dokumente

Kurzaufnahmen: ca. 9.800 Dokumente

Publikationsvermerke ergänzt: ca. 13.000 Dokumente

Lehrbücher und Monographien Ca. 30.000

Gebundene Zeitschriftenbände Ca. 30.000

Laufend gehaltene Zeitschriften Ca. 360

Elektronische Zeitschriften Ca. 660

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Bibliothekssystem

> Bis 1997 Einsatz einer am SLAC (Stanford national

Accelerator Laboratory) entwickelten Software auf

Basis einer propietären nicht relationalen Datenbank

(IBM Mainframe Technologie)

Katalogisate: Proprietäres Datenformat (MARC ähnlich) mit Anreicherungen

(Schlagworte)

Ausleihe über Karteikarten, Keine integrierte Erwerbung

„OPAC“ über einfaches WWW Interface

> Wunsch nach einem modernen, integrierten Bibliothekssystem mit den

Modulen:

Erwerbung

Katalogisierung

Zeitschriftenverwaltung

Ausleihe

OPAC

Selbstverbuchung

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Verbundteilnahme ?

> Eine Verbundteilnahme erschien 1996 für DESY nicht sinnvoll

Abdeckung des DESY Literaturbestandes in den damaligen (deutschen) Verbünden gering

Fremddatenübernahme durch Z39.50 erschien einfacher

Gehostete Lokalsysteme gab es nicht, bzw. waren nicht zuverlässig genug

> HGF Bibliotheken und Verbundteilnahme (Auswertung von 12 Zentren)

Sehr heterogenes Bild: Die Hälfte der ausgewerteten Zentren nimmt an einem Verbund teil, die übrigen haben verschiedene Lokalsysteme

GBV KOBV SWB

Ein Zentrum verwendet eine Hosting Lösung über GBV

Spektrum der Nutzung reicht von „Hosting“ über „Katalogisierung“ und „Fernleihe“ bis zu „nur Datenübernahme“

Fast alle Zentren sind mit der gewählten Lösung überwiegend zufrieden

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Pro

> Praktisch für Übergang

vom Zettelkatalog

>Regionale Vernetzung

> Einfache

Datenübernahme

> Schulungen

> „Rundum Sorglos“

Paket, bei gehosteter

Lösung

Contra

> Katalogisierung in zwei

Systemen zu kompliziert

> Eigenaufnahme geht

schneller, wenn

regelmäßig

Nachbearbeitung nötig

> Verbünde sind/waren

lokal, nicht national

> Verhältnis gebende /

nehmende Fernleihe

Verbundteilnahme in der HGF

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Auswahl des neuen Systems (1996)

> Marktstudie zu integrierten Bibliotheksystemen anhand von Literatur

und Reisen zu anderen Spezialbibliotheken

Drei Anbieter kamen in die nähere Auswahl (darunter ExLibris)

> Erstellung eines Anforderungskatalogs

Ausgangspunkt:

Inkl. Testdatensätze für spätere Migration von ca. 30.000 Datensätzen

> Organisation von Vorführungen durch die o.g. Anbieter

> Beschaffung durch Aufforderung zur Angebotsabgabe anstelle einer

Ausschreibung

Drei Firmen haben Angebote abgegeben

> Entscheidung an Hand der Angebote mit Hilfe einer

Entscheidungsmatrix im November 1996

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Einführung des ALEPH Systems

> Bestellung bei ExLibris im Februar 1997

> Installation und Altdatenübernahme im Februar 1997

> Beginn des Produktivbetrieb im Juni 1997 (Katalogisierung)

> Voller Produktivbetrieb ab Ende November 1997

Server/Datenbankadministration, Backup, … → IT

Systemadministration durch Personal in der Gruppe (2 Köpfe ca. 0,1 FTE)

> Schulungen in 1997

> Endabnahme Dezember 2000, da erst die September 1999 installierte

Version 12.1den Anforderungen vollständig entsprach (jetzt Version 18)

> Seitdem Wartungsvertrag, updates, …

Das System läuft weitestgehend störungsfrei

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Fazit

> Was klappt(e) gut (DESY)

Altdatenübernahme

System läuft zuverlässig, stabil und wartungsarm

Module: Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe inkl. Selbstverbuchung produktiv;

Zeitschriften, ILL nicht (ILL via doctor.doc aktiv)

> Worauf sollte man unbedingt achten

Welche Leistungen kann das neue System jetzt, nicht, „was ist geplant“

Produktionsbetrieb nur nach erfolgreicher „Altdatenübernahme“ möglich

„Finetuning“ kann beliebig aufwändig werden.

Lernkurve bei der Systemadministration ist steil

Arbeitsabläufe wenn möglich an das System anpassen, nicht umgekehrt

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Vielen Dank